Embed Size (px)
Citation preview
KodeksEtyczny
3
Spis treści
Przesłanie Działu Etyki i Integralności BiznesuKodeks: deklaracja naszej uczciwości
Poszanowanie dla ludzi
Poszanowanie dla prywatności i ochrona danych osobowych
Poszanowanie dla zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska
Poufność i ochrona informacji objętych tajemnicą
Ochrona naszego wizerunku: media społeczne
Zapobieganie konfliktom
Zapobieganie nielegalnym transakcjom z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie
Informacje finansowe i udzielanie odpowiedzi na zapytania
Udział w życiu politycznym i publicznym
Poszanowanie zasady wolnej konkurencji
Zwalczanie nielegalnych płatności i korupcji
Dobre praktyki promocji
Bezpieczeństwo transakcji z kontrahentami
Obowiązek informowania
Infolinia ds. zgodności z przepisami
Compliance
Nasza etyka
6
Kodeks Etyczny, konkretny i namacalny dowód istnienia Naszego Sanofi
Nasze Sanofi to nasza kultura, to, czym jesteśmy jako zbiorowość. To sposób, w jaki komunikujemy się ze sobą nawzajem i z naszymi partnerami, w jaki podejmujemy decyzje, a przede wszystkim to, co nas wyróżnia jako organizację wyjątkową.
Ważne jest, że osiągamy rezultaty oraz sposób, w jaki to robimy. Kodeks Etyczny stanowi integralną część naszej kultury, a w związku z tym – część naszego Sanofi.
Zasady etyczne odzwierciedlają się w naszych wartościach i postawach
Uczciwość – Etyczne Postępowanie
Zobowiązujemy się do przestrzegania najwyższych standardów etycznych i jakościowych, bez żadnych kompromisów
Szacunek – Tolerancja Różnic
Zauważamy i szanujemy różnorodność oraz potrzeby naszych pracowników, pacjentów i partnerów oraz zapewniamy przejrzystą i konstruktywną komunikację opartą na wzajemnym zaufaniu
Solidarność – Odpowiedzialność Społeczna
Łączy nas wspólna odpowiedzialność za nasze działania, naszych pracowników, stan naszych pacjentów oraz wpływ naszych działań na środowisko
Tak jak nasze wartości przyświecają naszym procesom podejmowania decyzji i działaniom, Zasady Zarządzania są niezbędnym zbiorem praktyk, które stosujemy, aby osiągnąć założone cele.
Tych 8 zasad jest ściśle powiązanych z Kodeksem Etycznym, a pierwsza z nich brzmi:
“Zawsze działamy uczciwie, aby zapewnić najwyższe standardy etyczne i jakościowe“
Nasze Sanofi
7
Przesłanie Działu Etyki i Integralności Biznesu
Kodeks: deklaracja naszej uczciwości.Najwyższe standardy postępowania poszczególnych osób budują wzajemne zaufanie.
Z uwagi na złożony charakter otoczenia, w jakim działa Grupa Sanofi, jesteśmy w sposób szczególny zobowiązani do przestrzegania zasad etyki oraz ustaw i
rozporządzeń obowiązujących w krajach, w których nasza firma prowadzi działalność.
Stosujemy się do zasad określonych w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ, zaleceń Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO) oraz Organizacji Współpracy
Gospodarczej i Rozwoju (OECD). Szanujemy również prawo każdego człowieka do zdrowia, zgodnie z definicją zawartą w Międzynarodowym Pakcie Praw
Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych. Przestrzegamy postanowień inicjatywy ONZ Global Compact, a także wspieramy i stosujemy jej główne zasady dotyczące
praw człowieka, pracy, środowiska i zwalczania korupcji.
Niniejszy Kodeks Etyczny określa oczekiwania Grupy wobec sposobu realizacji jej celów. Został on opracowany jako zbiór wskazówek, z których należy korzystać
podczas wykonywania codziennych obowiązków zawodowych zarówno wewnątrz Grupy, jak i poza nią.
Niniejszy Kodeks określa zakres odpowiedzialności Grupy Sanofi wobec jej pracowników i całej branży.
1 - Pracownicy:
Wszystkim naszym pracownikom zapewniamy różnorodność, równość szans, zdrowe i bezpieczne otoczenie oraz szacunek w miejscu pracy.
2 - Uczestnicy rynku:
- Pacjenci i konsumenci:
Jesteśmy zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa i wysokiej jakości produktów oraz zgodności z wszelkimi wymogami prawnymi, rejestracyjnymi i
wynikającymi z regulacji wewnętrznych w taki sposób, abyśmy byli w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań oraz działać w myśl zasady uczciwości.
- Pracownicy służby zdrowia:
Jesteśmy zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących promowania produktów leczniczych oraz stosowania się do zasad
przyjętych w poszczególnych krajach.
- Dostawcy i kontrahenci:
We wszystkich transakcjach biznesowych przestrzegamy przepisów prawa lokalnego, naszych wewnętrznych regulacji i standardów w zakresie praw człowieka,
pracy, środowiska i etycznego postępowania. W szczególności, nasi pracownicy powinni wymagać od dostawców zobowiązania się do przeciwdziałania
wszelkim formom korupcji.
- Pracownicy i przedstawiciele instytucji rządowych:
Jesteśmy zobowiązani do utrzymywania relacji opartych na zasadzie prawości i uczciwości oraz zwracania szczególnej uwagi na zapewnianie pełnej zgodności
z przepisami konwencji i ustaw antykorupcyjnych, takich jak Konwencja OECD, amerykańska Ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt
Practices Act) i brytyjska Ustawa o łapownictwie (Bribery Act).
- Akcjonariusze i inwestorzy:
Regularnie przekazujemy akcjonariuszom i inwestorom przejrzyste informacje na temat naszych działań, strategii, wyników działalności, perspektyw i sytuacji
finansowej, tak aby mogli właściwie ocenić kondycję Grupy.
Realizacja powyższych zobowiązań zależy od zaangażowania i etycznego postępowania każdego z naszych pracowników we wszystkich okolicznościach.
Dział Etyki i Integralności Biznesu, przy wsparciu lokalnych Działów Etyki i Integralności Biznesu na całym świecie, realizuje zadania służące zwiększeniu świadomości
etycznego postępowania i poszerzeniu zasobu źródeł, w tym niniejszego Kodeksu Etycznego, dzięki którym zwiększa się świadomość etyki korporacyjnej i dążenia do
wdrażania jej zasad przez naszych pracowników.
Dział Etyki i Integralności Biznesu
8
Poszanowanie dla Ludzi
Dążenie do stworzenia stymulującego, twórczego i wolnego od dyskryminacji środowiska pracy dla wszystkich naszych pracowników i partnerów, przy jednoczesnym poszanowaniu różnorodności i godności osobistej.
Rozwijanie talentów, motywowanie naszych pracowników i nagradzanie ich osiągnięć to warunki konieczne do tego, aby Grupa była nadal innowacyjna, szanowana i konkurencyjna. W związku z tym Grupa Sanofi:
jest zobowiązana do promowania różnorodności, ponieważ jest przekonana, że wyraźna tożsamość naszych pracowników i partnerów handlowych jest źródłem siły i najważniejszym komponentem sukcesu działalności biznesowej prowadzonej na skalę globalną;
wspiera równość szans każdego pracownika i kandydata na pracownika w takich kwestiach, jak przebieg procesu rekrutacji, dostęp do szkoleń, wynagrodzenie, dodatkowe świadczenia, mobilność wewnętrzna i rozwój kariery. Pod uwagę brane są wyłącznie umiejętności, doświadczenie i indywidualne predyspozycje;
zabrania stosowania jakichkolwiek form dyskryminacji ze względu na: płeć; wiek; pochodzenie; wyznanie; orientację seksualną; wygląd; stan zdrowia; niepełnosprawność; przynależność do związków.
zabrania takiego zachowania, które może naruszać godność osobistą innej osoby. Żaden z pracowników nie może być obiektem jakichkolwiek form prześladowania, napastowania lub nękania. Grupa Sanofi jest zobowiązana do promowania zdrowego środowiska pracy, w którym wszyscy pracownicy mają szansę na swobodny rozwój.
9
Poszanowanie dla Ludzi
Pytania i odpowiedziJeden z moich zagranicznych kolegów, pracujący tymczasowo w innym kraju zawsze wypowiada seksistowskie uwagi na temat koleżanki z naszego zespołu i nie widzi w tym nic niestosownego. Taka postawa nie tylko stwarza nieprzyjemną atmosferę w pracy, ale po prostu jest żenująca. Co powinienem zrobić w tej sytuacji?
Zachowanie kolegi nie tylko powoduje obniżenie wydajności zespołu przez to, że źle wpływa na ducha współpracy, lecz także jest naruszeniem zasad etycznych Grupy w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji pracowników (lub innych osób) ze względu na pochodzenie, przynależność etniczną, płeć czy przekonania religijne.Zachęcamy do zgłoszenia tego przypadku na forum firmy, tak aby można było go niezwłocznie przeanalizować i w razie potrzeby zastosować działania naprawcze. Taką sytuację można również zgłosić swojemu przełożonemu, przedstawicielowi Działu HR lub do lokalnego Działu Etyki i Integralności Biznesu (można anonimowo).
Wskazówki praktyczne
W każdym kraju, w którym Grupa Sanofi prowadzi działalność, należy przestrzegać przepisów prawa lokalnego i rozporządzeń w zakresie praw człowieka i prawa pracy.
Należy odwołać się do zaleceń Grupy, a w szczególności do Karty Socjalnej.
Należy przyjąć otwarte podejście i unikać uprzedzeń wobec opinii, wyglądu lub postaw kolegów.
Należy szanować innych ludzi i zachowywać się wobec nich w sposób, jakiego i my oczekujemy w stosunku do nas samych.
Jeśli stwierdzisz naruszenie którejkolwiek z zasad przedstawionych w niniejszym rozdziale, poinformuj o tym swojego przełożonego, Dział HR lub Dział Etyki i Integralności Biznesu.
10
Poszanowanie dla Prywatności i Ochrona Danych Osobowych
Ochrona danych osobowych:Prawo podstawowe, którego celem jest ochrona ludzkiej prywatności.
Wszyscy nasi pracownicy i osoby trzecie, z którymi Grupa Sanofi prowadzi transakcje (pacjenci biorący udział w badaniach klinicznych, przedstawiciele zawodów medycznych, kontrahenci, przedstawiciele środowiska naukowego itp.) mają prawo do ochrony swojej prywatności. Grupa jest zobowiązana zatem do ochrony ich danych osobowych.
„Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje, które można wykorzystać w celu ustalenia tożsamości osoby, w sposób bezpośredni lub pośredni (np. nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, fotografia, adres e-mail, numer identyfikacyjny komputera).
Ochrona danych osobowych daje osobom (których te dane dotyczą), prawo do nadzorowania procesu ich gromadzenia, przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania i przechowywania.
Takie dane należy wykorzystywać w sposób uczciwy oraz w konkretnym, jednoznacznym i legalnym celu, przez okres niezbędny do jego realizacji.
Ze względu na to, że prawodawstwo w zakresie ochrony danych i prywatności różni się w poszczególnych krajach, oraz na to, że Grupa Sanofi prowadzi działalność na wszystkich rynkach międzynarodowych, przyjęliśmy Kartę Ochrony Danych Osobowych, której postanowienia obowiązują wszystkich pracowników Grupy na całym świecie.
W Europie kwestie przetwarzania danych osobowych reguluje dyrektywa, która została zaimplementowana do prawa krajowego państw członkowskich Unii Europejskiej. Regulacji podlega też transfer danych osobowych z państwa członkowskiego UE do kraju trzeciego. W celu ułatwienia transferu danych osobowych w ramach Grupy na całym świecie, wydane zostały wewnętrzne zasady Grupy Sanofi w zakresie danych osobowych.
11
Pytania i odpowiedziZnajomy, który nie pracuje w Grupie Sanofi, poprosił mnie o adresy e-mail moich kolegów i powiedział, że wykorzysta je do celów służbowych. Czy mogę mu je udostępnić?
Zawsze, kiedy ujawniamy informacje dotyczące danych osobowych, musimy pomyśleć o ich ochronie, ponieważ mogą dostać się w niepowołane ręce. We wszystkich przypadkach, przed ujawnieniem danych osobowych należy uzyskać zgodę osób, których dane te dotyczą.
Wskazówki Praktyczne Należy przestrzegać przepisów prawa lokalnego
i zasad zawartych w Karcie Ochrony Danych Osobowych, dostępnej w intranecie.
Należy gromadzić, wykorzystywać, ujawniać i przechowywać dane osobowe w konkretnym, legalnym i niezbędnym celu.
Należy zapewnić ochronę danych osobowych w trakcie ich gromadzenia, przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania, przechowywania i transferowania na skalę międzynarodową.
Należy dysponować danymi osobowymi jedynie przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim są przetwarzane i zgodnie z przepisami lokalnego prawa.
Należy zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Należy zapewnić, by osoby, których dane są gromadzone, były o tym fakcie informowane.
W razie wątpliwości, należy skonsultować się z przełożonym lub Działem Etyki i Integralności Biznesu.
12
Poszanowanie dla Zdrowia, Bezpieczeństwa i Środowiska
Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, zapewnienie możliwie najwyższego poziomu bezpieczeństwa w zakładach oraz poszanowanie dla środowiska.
Nasza polityka dotycząca zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska (HSE) jest integralną częścią ogólnej polityki Grupy. Zależy nam na stosowaniu rygorystycznych standardów naukowych i etycznych we wszystkich obszarach działalności Grupy.
Zgodnie z najważniejszymi zasadami zawartymi w polityce HSE, Grupa Sanofi zobowiązuje się do:
Ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz wszystkich innych osób, z którymi Grupa nawiązała kontakty, w perspektywie krótko-, średnio- i długoterminowej. Obejmuje ona ewaluację, prewencję i kontrolę fizycznych, chemicznych i biologicznych zagrożeń, które mogą wystąpić w naszej działalności. W tym celu, powołaliśmy komitety ekspertów, których zadaniem jest monitorowanie kwestii rejestracyjnych, technicznych i naukowych, a także laboratoria odpowiedzialne za bezpieczeństwo naszych procesów oraz zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy. W bardziej ogólnym ujęciu, Dział Administracji zajmujący się HSE, jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom szkolenia w celu uświadomienia im ich czynnej roli w zapobieganiu wypadkom i adekwatnej odpowiedzialności.
Ograniczenia wpływu naszych działań na środowisko. W bardziej szczegółowym ujęciu podjęliśmy kroki służące ograniczeniu skali emisji gazów cieplarnianych, wpływu naszych działań na jakość powietrza oraz naszego zużycia zasobów naturalnych. Wdrożyliśmy również działania dotyczące utylizacji odpadów stałych i płynnych oraz rekultywacji skażonej gleby. Przy opracowywaniu produktów, jesteśmy zobowiązani do stosowania technik konserwacji i optymalizacji w celu zwiększenia bezpieczeństwa i ekologiczności naszych procesów przy jednoczesnym ograniczeniu zużycia surowców.
Zachęcania naszych dostawców, wytwórców i podwykonawców do stosowania zasad bezpieczeństwa i ochrony środowiska oraz do traktowania tych zasad jako kryterium rozwoju ich działalności.
13
Pytania i odpowiedziNa terenie zakładu, w którym pracuję, ludzie często jeżdżą brawurowo i nie przestrzegają przepisów ruchu drogowego. Czy te przepisy obowiązują tylko na drogach publicznych?
Niezależnie od zasad bezpieczeństwa drogowego, wszyscy powinni ostrożnie prowadzić zarówno samochód prywatny, jak i służbowy. W przypadku samochodów służbowych nieostrożna jazda oznacza brak poszanowania własności firmy. Grupa Sanofi nie toleruje łamania przepisów ruchu drogowego, jako że Grupa ma obowiązek zapewnić bezpieczne środowisko pracy wszystkim pracownikom w zakładzie. Wszelkie obrażenia lub szkody wyrządzone przez osobę, która łamie przepisy ruchu drogowego, mogą wiązać się z poważnymi konsekwencjami, jakie zostaną wobec niej zastosowane.
Praktyczne wskazówki Należy przestrzegać obowiązujących przepisów
prawa w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska, regulacji i standardów wewnętrznych we wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność.
Należy przestrzegać polityki HSE, dostępnej na stronach intranetowych.
Należy pamiętać, że naruszenie ustaw i rozporządzeń w zakresie zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska może podlegać dotkliwym sankcjom określonym w kodeksach cywilnym i karnym, które odnoszą się zarówno do osób fizycznych, jak i przedsiębiorstw.
Należy ograniczyć codzienny wpływ prowadzonych przez spółkę działań na środowisko.
Wszelkie sytuacje, które mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska, należy niezwłocznie zgłaszać swojemu przełożonemu lub do Działu Administracji zajmującego się HSE.
14
Poufność i Ochrona Informacji Objętych Tajemnicą
Ochrona informacji poufnych i objętych tajemnicą.
Wszelkie informacje, które nie znajdują się w obiegu publicznym, podlegają ochronie, nawet jeśli wobec nich nie zostało sformułowane formalne zobowiązanie do zachowania poufności. Zasada ta dotyczy w równym stopniu informacji o Grupie i jej pracownikach, jak i informacji o osobach trzecich.
Grupa Sanofi opiera swoją przewagę konkurencyjną głównie na informacjach objętych tajemnicą o charakterze naukowym, technicznym i handlowym. Informacje te są niezwykle cenne dla naszej działalności biznesowej, a ujawnienie ich w sposób niewłaściwy lub przypadkowy może nie tylko narazić na szwank pozycję konkurencyjną Grupy, ale także prowadzić do czynów zabronionych, czy nieuczciwej konkurencji (podróbki, szpiegostwo przemysłowe). Ryzyko związane z nielegalnym kopiowaniem plików z danymi, infekowanie komputerów wirusami i podobne działania – stanowią nieustanne zagrożenia i dotyczą wszystkich pracowników Grupy.
Należy więc podjąć wszelkie niezbędne działania w celu ochrony takich informacji (niezależnie od tego, na jakim nośniku są przechowywane) i umieścić je w bezpiecznym miejscu. Ponadto, ujawnienie takich informacji może oznaczać naruszenie zobowiązania do zachowania poufności zadeklarowanego przez Grupę Sanofi wobec stron trzecich (takich jak właściciel produktu, na który została nam udzielona licencja, czy nasz partner w przedsięwzięciu joint venture) lub może być inspiracją do nielegalnych transakcji z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie.
Dlatego należy chronić informacje poufne i objęte tajemnicą. Każdą sytuację, która przewiduje możliwość ujawnienia takich informacji poza Grupą należy dokładnie przeanalizować, nawet wtedy, gdy istnieje ustalony tryb współpracy z daną stroną trzecią.
Przykłady informacji poufnych / objętych tajemnicą:
wyniki finansowe;
proponowane transakcje przejęcia lub zbycia;
wyniki ważnych badań klinicznych;
wydane pozwolenia na dopuszczenie do obrotu nowego produktu;
utrata lub pozyskanie ważnego kontraktu;
toczące się przed sądem postępowania.
15
Pytania i odpowiedziNa spotkaniu pewien mężczyzna przedstawił mi się jako kierownik działu marketingu agencji, która została zaangażowana w realizację kampanii dotyczącej jednego z naszych produktów, ale jeszcze nie podpisała umowy. Czy mogę mu przekazać informacje, które wciąż są poufne, np. niepublikowane wyniki nowego badania tego produktu?
Do momentu podpisania zobowiązania do zachowania poufności przez kontrahenta (lub umowy zawierającej klauzulę poufności i nieujawniania informacji) ani ta osoba, ani jej firma nie mogą mieć dostępu do informacji poufnych i objętych tajemnicą dotyczących któregokolwiek z naszych produktów.
Praktyczne wskazówki Należy zapewnić, aby wszyscy przestrzegali:
- zasad dotyczących ujawniania, powielania, zatrzymywania i niszczenia dokumentów oraz wszelkich innych nośników danych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prowadzenia archiwum;
- zasad bezpieczeństwa danych i bezpieczeństwa ogólnego, ze szczególnym uwzględnieniem Zasad korzystania z systemów informatycznych Grupy Sanofi, dostępnych na stronach intranetowych.
Nie można ujawniać poufnych informacji osobom spoza Grupy i zawsze należy zachowywać ostrożność podczas prowadzenia rozmów w miejscach publicznych (w pociągu, samolocie, restauracji, na konferencji itp.).
Przed ujawnieniem osobom trzecim informacji poufnych / objętych tajemnicą należy skonsultować się z Działem Prawnym, który pomoże określić, czy potrzebne jest zobowiązanie do zachowania poufności i / lub z Działem IT, który zastosuje odpowiednie środki ochrony danych.
Każdą sytuację, w której może wystąpić naruszenie zasad ochrony informacji poufnych i objętych tajemnicą (np. zagubienie dokumentu, niestandardowe prośby o udzielenie informacji, sugestie dotyczące możliwości ingerencji w system informatyczny), należy zgłaszać swojemu przełożonemu, Działowi IT i/lub Działowi Prawnemu.
16
Ochrona Naszego Wizerunku:Media Społeczne
Odpowiedzialne korzystanie z mediów społecznych.
Grupa Sanofi przywiązuje bardzo dużą wagę do ochrony swojego wizerunku i reputacji. Dotyczy to korzystania przez jej pracowników z internetowych mediów społecznych w celach zarówno służbowych, jak i prywatnych. Zasada ta dotyczy wszystkich portali społecznościowych (np. Facebook, Xing, LinkedIn, Twister), blogów, stron, na których publicznie udostępniane są zdjęcia lub nagrania wideo (np. YouTube, Flickr), stron wiki i forów internetowych.
Do wypowiadania się w imieniu Grupy Sanofi o którejkolwiek spółce lub jej produktach upoważnieni są wyłącznie wyznaczeni pracownicy.
Każdy przypadek korzystania z medium społecznego przez pracownika Grupy Sanofi, nawet w celach prywatnych, może być skojarzony z Grupą oraz wpłynąć negatywnie na jej wizerunek i reputację. W związku z tym, wszyscy pracownicy, którzy korzystają z mediów społecznych muszą używać ich odpowiedzialnie.
Pracownicy powinni również pamiętać, że:
do każdej informacji opublikowanej w internecie może mieć dostęp każdy użytkownik w dowolnym miejscu na świecie i że taka informacja może być dostępna przez nieograniczony czas;
mogą ponosić odpowiedzialność za treści, które umieszczają w internecie.
17
Pytania i odpowiedziNa firmowym spotkaniu bożonarodzeniowym zrobiłem koledze kilka bardzo śmiesznych zdjęć. Czy mogę je umieścić na swoim prywatnym blogu?
Przed umieszczeniem tych zdjęć w internecie należy nie tylko poprosić o zgodę tego kolegi, lecz także odpowiedzieć sobie na pytanie: jaki stworzę wizerunek samego siebie, moich kolegów i mojej firmy, jeżeli umieszczę te zdjęcia na blogu?
Wskazówki praktyczne
Należy przestrzegać obowiązującego prawa, zwłaszcza w zakresie ujawniania informacji finansowych, jak również prawa autorskiego, prawa do prywatności, tajemnicy zawodowej i poufności.
Należy przestrzegać zasad korzystania z systemów informatycznych Grupy Sanofi oraz polityki komunikacji zewnętrznej i kontaktów z mediami.
Nigdy nie należy wypowiadać się w imieniu Grupy, chyba że na podstawie uprzednio otrzymanego wyraźnego upoważnienia.
Umieszczając swoje wypowiedzi w mediach społecznych (społecznościowych), należy świadomie dobierać słowa i powstrzymać się od używania słów obraźliwych oraz komentarzy o charakterze politycznym, religijnym, seksualnym lub rasistowskim.
Nie należy komentować ani omawiać treści umieszczonych w internecie przez innych pracowników Grupy Sanofi, partnerów handlowych, przedstawicieli władz ds. zdrowia lub pracowników firm konkurencyjnych.
Wszelkie negatywne komentarze lub dyskusje internetowe na temat problemów dotyczących produktów Grupy Sanofi należy zgłaszać do Działu Komunikacji i/lub Działu Bezpieczeństwa Farmakoterapii.
18
Zapobieganie Konfliktom Interesów
Prywatny interes pracowników, a interes Grupy Sanofi.
Pracownicy mogą znaleźć się w sytuacji, w której istnieje ryzyko konfliktu ich prywatnego interesu i interesu pracodawcy. Każdy rzeczywisty lub widoczny konflikt interesów może być źródłem poważnych problemów i może narazić na szwank reputację Grupy Sanofi.
„Prywatny interes” należy rozumieć w szerokim kontekście, jako pojęcie dotyczące nie tylko interesu samego pracownika, lecz także jego bliskich współpracowników (osób lub spółek). Aby zapobiec wystąpieniu konfliktu interesów, pracownicy muszą unikać sytuacji, w których obiektywność ich decyzji biznesowych mogłaby zostać zakwestionowana. W szczególności dotyczy to:
Zobowiązań zewnętrznych
Pracownicy mają obowiązek z wyprzedzeniem informować swoich przełożonych o inwestycjach w spółkę konkurencyjną, będącą dostawcą lub klientem, zarówno tych, które polegają na objęciu udziału w kapitale spółki (w sposób inny niż przez zakup akcji spółki notowanej na Giełdzie Papierów Wartościowych), jak i tych, które wynikają z działalności biznesowej. Tego rodzaju sytuacje mogą negatywnie wpłynąć na opinię o obiektywności pracowników Grupy podczas wykonywania działań w jej imieniu.
Pracownicy mają prawo uczestniczyć w działaniach charytatywnych we własnym imieniu, jednak powinni w takich sytuacjach zadbać, aby działalność ta nie powodowała konfliktu interesów z interesem Grupy.
Szanujemy poglądy polityczne i osobiste przekonania naszych pracowników, jednak wyrażanie takich poglądów lub przekonań musi mieć charakter prywatny (tzn. poza godzinami pracy i na koszt pracownika). W związku z tym, formalnie zabrania się pracownikom Grupy Sanofi składania w imieniu Grupy deklaracji udziału w działaniach politycznych lub demonstracjach poprzez wymienianie nazwy Grupy i/lub jej spółki, używanie papieru firmowego z logo spółki/Grupy, jej funduszy lub innych zasobów. Analogicznie – nie można wykorzystywać pomieszczeń Grupy Sanofi do prowadzenia prywatnych działań politycznych.
Związków prywatnych
Może się zdarzyć, że prywatny interes osoby bliskiej pracownikowi, wiąże się z działalnością Grupy. Przy stwierdzeniu takiej sytuacji, gdzie obiektywność decyzji podejmowanych w imieniu Grupy mogłaby zostać zakwestionowana, pracownik ma obowiązek poinformować swojego przełożonego o istnieniu takiej relacji przed podjęciem decyzji i nie brać udziału w procesie decyzyjnym.
Przedmiotów wartościowych innych niż upominki o znikomej wartości*
Jeżeli takie upominki dotyczą osób, które współpracują z Grupą lub chcą z nią współpracować, może to prowadzić do konfliktu interesów. Przyjęcie upominku może spowodować, że osoba obdarowana będzie czuła się zobowiązana, co potencjalnie może wpłynąć na obiektywność jej decyzji.
* Definicja „upominku o znikomej wartości” jest różna w poszczególnych krajach i zależy od lokalnych uwarunkowań prawnych, kulturowych i ekonomicznych oraz regulacji wewnętrznych.
19
Pytania i odpowiedziMój brat prowadzi firmę, która drukuje wysokiej jakości materiały promocyjne. Czy pełniąc rolę menedżera zarządzającego kampanią informacyjną, mogę mu zlecić produkcję materiałów, jeżeli jego firma złoży najkorzystniejszą ofertę?
Należy poinformować przełożonego o relacji z potencjalnym dostawcą, tak aby decyzja została podjęta w sposób obiektywny i przejrzysty. Osoba znajdująca się w takiej sytuacji nie może brać udziału w procesie decyzyjnym.
Wskazówki praktyczne Należy przestrzegać ustaw i rozporządzeń, które
dotyczą konfliktu interesów, kodeksów wydanych przez międzynarodowe lub lokalne stowarzyszenia branżowe, do których należy Grupa Sanofi (np. IFPMA czy EFPIA) oraz Kodeksu Etyki Zakupowej.
Należy uprzejmie, lecz stanowczo odmawiać przyjęcia jakichkolwiek upominków lub zaproszeń, które mogą wywołać poczucie zobowiązania wobec osoby, od której pochodzą.
W niektórych krajach odmowa przyjęcia upominku od partnera biznesowego może być postrzegana jako zachowanie nieuprzejme, a nawet może
negatywnie wpłynąć na kontakty biznesowe. W takim przypadku należy ustalić z przełożonym, w jaki sposób należy zachować się w takiej sytuacji.
Należy dokładnie analizować wszystkie sytuacje, tak aby móc określić potencjalne konflikty interesów.
W sytuacjach potencjalnego konfliktu interesów przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji należy skonsultować się ze swoim przełożonym, Działem Prawnym lub Działem Etyki i Integralności Biznesu.
20
Zapobieganie nielegalnym transakcjom z wykorzystaniem poufnych informacji
Transakcje akcjami Grupy dokonywane z wykorzystaniem informacji poufnych / objętych tajemnicą, które mogą mieć wpływ na cenę akcji.
Transakcje z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie występują wtedy, gdy ktoś kupuje lub sprzedaje akcje jednej ze spółek, będąc w posiadaniu ważnych, nieujawnionych publicznie informacji, które mogą mieć wpływ na wartość tych akcji. Mogą również wystąpić w przypadku gdy, pracownik Grupy, który jest w posiadaniu ważnych, poufnych informacji, korzysta z opcji i/lub zmienia alokację swoich inwestycji w ramach pracowniczych funduszy praw własności akcji.
Koncepcje transakcji z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie i nielegalnego wykorzystania poufnych informacji rozwinęły się na wszystkich większych rynkach finansowych w ciągu ostatnich kilku lat. Ze względu na to, że akcje Grupy Sanofi są notowane na giełdach w Paryżu i Nowym Jorku, podlegają prawodawstwu francuskiemu i amerykańskiemu. Amerykańska Komisja ds. Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) oraz francuski Urząd ds. Rynków Finansowych (AMF) traktują wykrywanie i ściganie przestępstw polegających na dokonywaniu transakcji z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie za swój priorytet i bez wahania wymierzają surowe sankcje karne i administracyjne wobec osób skazanych za tego rodzaju przestępstwa.
Transakcje z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie mają miejsce wtedy, gdy akcje są kupowane lub sprzedawane przed ogłoszeniem komunikatu, który mógłby mieć pozytywny lub negatywny wpływ na cenę rynkową akcji bądź aktualnego lub potencjalnego partnera biznesowego. Poufne informacje mające wpływ na zakup lub sprzedaż akcji, dotyczą m.in:
wyników finansowych; proponowanych transakcji przejęcia lub zbycia; wyników ważnych badań klinicznych; wydania pozwolenia na dopuszczenie do obrotu nowego produktu; utraty lub zyskania ważnego kontraktu; toczących się przed sądem postępowań.
Zasady dotyczące transakcji z wykorzystaniem poufnych informacji o Grupie odnoszą się nie tylko do akcji spółek Grupy Sanofi, lecz także do akcji jakiejkolwiek strony trzeciej, z którą Grupa prowadzi negocjacje lub spór. Odnoszą się one do wszystkich pracowników, niezależnie od ich pozycji w hierarchii organizacyjnej Grupy.
21
Pytania i odpowiedziW czasie lunchu w stołówce słyszałem, jak koledzy przy stoliku obok rozmawiali o gwałtownym wzroście kwartalnych zysków Grupy, który ma zostać ogłoszony za dwa dni. Czy mogę wykorzystać te informacje, aby zakupić akcje Grupy Sanofi jeszcze przed ogłoszeniem tej informacji, a następnie sprzedać je z zyskiem?
Zgodnie z powyższymi wyjaśnieniami osoba, która posiada takie informacje, nie można dokonać żadnej transakcji na akcjach Grupy do momentu publicznego ogłoszenia tych informacji.
Wskazówki praktyczne
Należy przestrzegać ustaw, rozporządzeń oraz wewnętrznych regulacji, które dotyczą transakcji z wykorzystaniem informacji poufnych o Grupie.
Informacje poufne należy ujawniać wyłącznie w razie potrzeby (uważać na wiadomości e-mailowe rozsyłane na zasadzie łańcuszkowej, ostrożnie prowadzić rozmowy w miejscach publicznych, takich jak pociąg, samolot, restauracja, sala konferencyjna itp.).
Należy upewnić się, że osoby trzecie, z którymi Grupa współpracuje, gwarantują poufność przekazywanych im informacji, zwłaszcza poprzez stosowanie zobowiązań do zachowania poufności i odpowiednich klauzul umownych.
W razie wątpliwości przed zakupem lub sprzedażą akcji należy skonsultować się z Działem Prawnym.
22
Informacje Finansowe i Udzielanie Odpowiedzi na Zapytania
Zasady przejrzystości i ładu korporacyjnego w kwestiach finansowych.
Grupa Sanofi stosuje zasady ładu korporacyjnego i promuje przejrzystość.
Naruszenie zasad dotyczących informacji finansowych i udzielania odpowiedzi na zapytania może prowadzić do nałożenia wysokich grzywien przez władze finansowe lub inne urzędy, a także narazić na szwank wizerunek Grupy oraz zakwestionować jej wiarygodność na rynkach finansowych.
Francuski Urząd ds. Rynków Finansowych (AMF) wymaga od spółek i ich pracowników publikowania dokładnych, szczegółowych i prawdziwych informacji, zgodnie z obowiązującymi standardami. Komunikacja finansowa ma wpływ nie tylko na nasz wizerunek i reputację, lecz także na cenę naszych akcji oraz poziom zaufania naszych inwestorów. Dlatego też, wszelkie komunikaty publiczne wydawane przez spółki Grupy Sanofi podlegają obowiązkowi uzgadniania i zatwierdzania, zgodnie z wymogami określonymi przez Grupę. Dotyczy to m.in. publikacji w komunikatach następujących informacji :
oficjalnych zestawień finansowych; corocznych raportów składanych władzom rynku giełdowego i podobnych publikacji; informacji ogłoszonych publicznie (w komunikatach prasowych, na konferencjach prasowych, briefingach, na
spotkaniach analityków, podczas prezentacji publicznych itp.).
Poza wymaganiem publikacji sprawozdań finansowych Grupy i ogłaszania działań korporacyjnych, należy terminowo informować opinię publiczną o wszelkich wydarzeniach, które mogą mieć wpływ na cenę rynkową akcji spółek Grupy Sanofi, takich jak:
publikacja wyników rocznych i kwartalnych; pozwolenie rejestracyjne i administracyjne na strategiczny produkt lub nowe wskazanie dla istniejącego produktu; wyniki badań klinicznych dla strategicznego produktu; zawieszenie wytwarzania lub wycofanie strategicznego produktu; informacje dotyczące postępowań toczących się przed sądem, w których uczestniczy Grupa; oficjalne dochodzenia.
Informacje o tego rodzaju zdarzeniach należy niezwłocznie przesyłać do właściwych działów Grupy, tak aby można je było w niedługim czasie przekazać władzom i rynkowi finansowemu. Ponieważ decyzje w tej dziedzinie mogą być skomplikowane, kompetencje niezbędne do określania co i kiedy należy opublikować, posiadają wyłącznie Country Chair. Grupy oraz szefowie poszczególnych Działów (Komunikacji, Finansów, Relacji Zewnętrznych, Rejestracji, Prawnego).
23
Pytania i odpowiedziPełnię rolę menedżera ds. marketingu. Pewna dziennikarka zajmująca się tematyką biznesową poprosiła mnie o wywiad do artykułu na temat produktu, dla którego nie opublikowano jeszcze wyników badań klinicznych. Czy mogę przekazać jej informacje o tych wynikach?
Jeżeli wyniki nie zostały jeszcze opublikowane, a mogą mieć wpływ na wartość akcji Grupy, należy przesunąć wywiad w czasie co najmniej do momentu publikacji wyników badań klinicznych. Poza tym, należy uzyskać zgodę odpowiednich działów na taki wywiad.
Wskazówki praktyczne
Należy przestrzegać regulacji i zachować hierarchię przekazywania obowiązków związanych z rozpowszechnianiem informacji w ramach Grupy.
Bez oficjalnego upoważnienia, nie można publicznie ujawniać informacji finansowych ani innych informacji, które mogą mieć wpływ na cenę akcji spółek Grupy Sanofi.
Należy zachować ostrożność podczas zewnętrznych spotkań służbowych.
W razie wątpliwości należy skonsultować się ze swoim przełożonym, Działem Komunikacji lub Działem Prawnym.
24
Udział w Życiu Politycznym i Publicznym
Społeczna odpowiedzialność biznesu.
Żaden pracownik ani przedstawiciel Grupy Sanofi nie jest upoważniony do składania w imieniu Grupy, bezpośrednio lub pośrednio deklaracji wsparcia dla partii politycznych w jakiejkolwiek formie, ani też do powoływania się na związki z Grupą w prowadzonych przez siebie działaniach politycznych.
Zabronione jest korzystanie z zasobów Grupy i udzielanie darowizn lub dokonywanie wpłat w ramach wsparcia działalności politycznej, polityków lub kandydatów w wyborach (zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio, na szczeblu lokalnym, krajowym i międzynarodowym), chyba że za wyraźną zgodą Country Chair.
25
Pytania i odpowiedziPracuję w oddziale Grupy Sanofi w kraju, w którym przyjęte jest, że partie polityczne w czasie kampanii wyborczej poszukują wsparcia w firmach działających w tym kraju. Czy mogę dokonać wpłaty na rzecz jednej z partii w imieniu Grupy?
Nawet jeśli lokalne prawo zezwala na finansowanie partii politycznych przez firmy działające w danym kraju, dokonywanie wpłat w imieniu Grupy Sanofi bez uprzedniej zgody Country Chair jest niedozwolone.
Wskazówki praktyczne
Nie należy angażować się w działania mające na celu wsparcie partii politycznych, polityków lub kandydatów w wyborach w imieniu Grupy Sanofi.
W razie uczestnictwa w działalności politycznej, nie należy przedstawiać się jako reprezentant Grupy Sanofi.
W razie wątpliwości należy skonsultować się ze swoim przełożonym, Działem HR, Działem Prawnym lub Działem Etyki i Integralności Biznesu.
26
Poszanowanie Zasady Wolnej Konkurencji
Promowanie wolnej i uczciwej konkurencji.
Przypadki naruszenia przepisów prawa antymonopolowego i dotyczącego konkurencji podlegają sankcjom, które mogą być nałożone zarówno na spółki, jak i na osoby fizyczne, które się ich dopuściły. W niektórych krajach przypadki poważnego naruszenia tych przepisów, np. nielegalne zmowy cenowe czy podział rynku, podlegają karze pozbawienia wolności. Kwestie antymonopolowe i dotyczące konkurencji mogą wyniknąć z kontaktów Grupy Sanofi z jej konkurentami, dostawcami i klientami.
Kontakty z firmami konkurencyjnymi. Nie wolno omawiać z przedstawicielami firm konkurencyjnych kwestii związanych z:
cenami: widełkami cenowymi, metodami ustalania cen, obciążeniami zwrotnymi, warunkami promocyjnymi i rozliczeniowymi, narzutami i rabatami;
produktami: planami i strategiami marketingowymi; produkcją: potencjałem produkcyjnym, logistyką, jakością produktów; podziałem rynku: na regiony, klientów, obszary zastosowań; informacjami finansowymi: kosztami towarów i usług lub produktów, zyskami, marżami; procedurami przetargowymi i zamiarem składania (lub nieskładania) ofert przetargowych; umowami z dostawcami i/lub klientami.
Relacje w łańcuchu dostaw. W większości krajów praktyki polegające na dyskryminacji lub bojkocie, stosowane w relacjach w łańcuchu dostaw (z dostawcami i/lub klientami), są sprzeczne z przepisami prawa antymonopolowego i dotyczącego konkurencji.
27
Pytania i odpowiedziZaproszono mnie na konferencję poświęconą sprzedaży leku przeznaczonego dla szpitali. Będzie w niej uczestniczyć kolega, który pracuje na podobnym stanowisku w konkurencyjnej firmie. Przed konferencją zorientowałem się, że obie nasze firmy zamierzają złożyć ofertę w przetargu dla jednego szpitala. Czy podczas konferencji lub przy innych okolicznościach mogę rozmawiać z nim na temat tego przetargu?
Należy zachować dużą ostrożność podczas rozmowy na temat ustalania cen i kosztów z przedstawicielem firmy konkurencyjnej. Należy unikać rozmowy na temat przetargu, zarówno w kontekście służbowym (na konferencji), jak i poza pracą. Trzeba cały czas pamiętać o zasadach określonych w niniejszym rozdziale i bez wahania konsultować się z Działem Prawnym, aby upewnić się, że nie występuje ryzyko naruszenia przepisów prawa antymonopolowego lub dotyczącego konkurencji.
Wskazówki praktyczne Należy przestrzegać rozporządzeń oraz
przepisów krajowego i międzynarodowego prawa antymonopolowego i dotyczącego konkurencji.
Na forach, podczas konferencji i na innych spotkaniach należy unikać nieformalnych kontaktów z przedstawicielami firm konkurencyjnych, aby nie omawiać z nimi tematów, które mogłyby wiązać się z naruszeniem przepisów prawa antymonopolowego i dotyczącego konkurencji. Jeżeli osoba lub osoby będące
przedstawicielami firm konkurencyjnych rozpoczną rozmowę na ten temat, należy zakomunikować brak chęci kontynuacji rozmowy. Należy bez wahania wyrazić swój sprzeciw wobec poruszania danego tematu i wyłączyć się z takiej rozmowy.
W razie pytań lub wątpliwości należy skonsultować się ze swoim przełożonym lub Działem Prawnym.
28
Zwalczanie Nielegalnych Płatności i Korupcji
Przeciwdziałanie wszelkim formom korupcji.
Grupa Sanofi w pełni zobowiązuje się do zwalczania wszelkich form korupcji we wszystkich krajach, w których prowadzi działalność. Nasi pracownicy nie mogą przyjmować, w sposób bezpośredni lub pośredni, podczas pełnienia obowiązków służbowych:
pieniędzy; upominków; usług ; innych świadczeń;
od przedstawicieli urzędów państwowych, polityków, partii politycznych ani jakichkolwiek osób czy organizacji, co mogłoby ich skłonić do podjęcia lub niepodjęcia pewnych działań, lub ułatwić takie działania, w ramach pełnionych przez nich obowiązków służbowych. To samo dotyczy nieoferowania powyższych korzyści tym osobom.
W ostatnim czasie walka z korupcją zyskała wymiar globalny i została zdynamizowana głównie dzięki uszczegółowieniu traktatów międzynarodowych i prawodawstwa krajowego. Celem tych przepisów jest zapobieganie korupcji w handlu międzynarodowym, transakcjach prywatnych oraz ściganie takich przypadków. Przepisy te dotyczą:
korupcji czynnej, tzn. przypadków, w których oferowana lub obiecywana jest nielegalna korzyść (pieniądze, upominki, usługi itp.) w celu skłonienia przedstawiciela urzędu państwowego lub innej osoby do podjęcia lub niepodjęcia pewnych działań, lub ułatwienia takich działań w ramach pełnionych przez te osoby obowiązków służbowych.
korupcji biernej, tzn. przypadków, w których przedstawiciel urzędu państwowego albo inna osoba, dąży do uzyskania lub uzyskuje oferty bądź obietnice wręczenia pieniędzy, upominków, usług czy innych korzyści w celu podjęcia / niepodjęcia pewnych działań, lub ułatwienia takich działań w ramach pełnionych przez te osoby obowiązków służbowych.
Przepisy odnoszą się nie tylko do korupcji bezpośredniej, lecz także do korupcji pośredniej (której dopuszczają się strony trzecie w imieniu lub na rzecz danej spółki bądź osoby).
Spółki i osoby fizyczne mogą podlegać sankcjom cywilnym i karnym, w tym wysokim grzywnom i karze pozbawienia wolności.
Ponadto, praktyki korupcyjne popełnione w jednym kraju mogą mieć również konsekwencje w postaci postępowania cywilnego i karnego w innych krajach, gdzie przepisy mają zasięg jurysdykcji.
Praktyki korupcyjne narażają podmioty, które się ich dopuściły (zwłaszcza spółki), na bardzo poważne negatywne konsekwencje handlowe (utrata kontraktów) i znaczące uszczerbki wizerunku.
29
Pytania i odpowiedziRozumiem, że Grupa Sanofi nie może oferować upominków przedstawicielom zagranicznych urzędów państwowych. Czy mogę jednak takiej osobie wręczyć upominek, za który zapłacę z własnej kieszeni, aby podziękować jej za pomoc w zdobyciu przez naszą firmę kontraktu z urzędem państwowym?
Taki upominek jest nielegalny niezależnie od tego, czy płaci za niego Grupa, czy dany pracownik z własnej kieszeni. Wręczenie takiego upominku oznaczałoby narażenie na szwank zarówno Grupę, jak i osobę wręczającą. Z uwagi na coraz ściślejszą współpracę między krajami, które ratyfikowały międzynarodowe konwencje dotyczące zwalczania korupcji (np. Konwencję OECD z 1997 r.), osoba lub spółka, która dopuszcza się praktyk korupcyjnych za granicą, na mocy przepisów kodeksu karnego, może być ścigana w swoim kraju ojczystym.
Należy przestrzegać prawodawstwa i konwencji dotyczących zwalczania korupcji i nielegalnych płatności, np. Konwencji OECD z 1997 r. i amerykańskiej Ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (FCPA), w każdym kraju, w którym Grupa Sanofi prowadzi działalność. Tego samego należy wymagać od kontrahentów.
Należy odwołać się do zaleceń Grupy dotyczących przeciwdziałania korupcji i szkoleń w tym temacie. W relacjach z pracownikami służby zdrowia należy przestrzegać regulacji przyjętych przez Grupę.
Prowadząc współpracę z kontrahentami, należy uważać na sygnały ostrzegawcze, które mogą sugerować potencjalne zamiary korupcyjne. Należy zwrócić szczególną uwagę na następujące czynniki:
- reputację kontrahenta w środowisku lokalnym;- kontrakty, które powinny zawierać szczegółowe
zobowiązania każdej ze stron;- warunki płatności prowizji w umowach z
agentami lub konsultantami - należy zwrócić uwagę na wysokie lub nieuzasadnione zaliczki;
- faktury, które powinny zawierać szczegółowy opis wykonanych usług;
- pułap ustalonych cen i płatności, który powinien być zgodny z aktualnymi cenami na dane usługi.
W razie wątpliwości przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji należy skonsultować się ze swoim przełożonym, Działem Prawnym lub Działem Etyki i Integralności Biznesu.
Wskazówki Praktyczne
30
Dobre Praktyki Promocji
Przestrzeganie najwyższych standardów etycznych podczas promocji naszych produktów.
We wszystkich działaniach prowadzonych w celu promocji lub reklamy naszych produktów jesteśmy zobowiązani do:
stosowania w wykorzystywanych materiałach najwyższych standardów etycznych dotyczących przekazywania informacji, opartych na aktualnych, dokładnych, obiektywnych i niewprowadzających w błąd danych, tak, aby umożliwić właściwą ocenę jakości produktu i określić sposób jego zastosowania;
zapewniania, aby wszystkie materiały promocyjne i informacje o produkcie były opracowane w oparciu o naukowo udowodnione wyniki badań;
spełniania oczekiwań dotyczących przejrzystości relacji między Grupą Sanofi a pracownikami służby zdrowia, organizacjami pacjentów, dostawcami i klientami.
W ujęciu bardziej szczegółowym, w naszych relacjach z pracownikami służby zdrowia musimy przestrzegać następujących przepisów:
prawodawstwa obowiązującego zarówno w kraju ojczystym danego pracownika służby zdrowia, jak i w kraju organizującym dane wydarzenie, konferencję, kongres czy spotkanie naukowe;
zasad dotyczących dystrybucji, śledzenia i kontroli zamówień na próbki produktów farmaceutycznych oraz ich zwrotów;
kodeksu Międzynarodowej Federacji Producentów i Stowarzyszeń Farmaceutycznych (IFPMA) oraz regulacji obowiązujących w krajach, w których promujemy nasze produkty wśród pracowników służby zdrowia.
31
Pytania i odpowiedziJestem przedstawicielem handlowym. Podczas zeszłotygodniowego spotkania, jeden z lekarzy powiedział mi, iż mógłby znacznie zwiększyć liczbę przepisywanych recept na jeden z naszych produktów, w zamian za jego uczestnictwo w konferencjach organizowanych przez Grupę Sanofi, w charakterze eksperta, otrzymującego wynagrodzenie. Czy powinienem przystać na jego propozycję i od razu podpisać z nim kontrakt jako z ekspertem otrzymującym wynagrodzenie?
Grupa Sanofi regularnie angażuje pracowników służby zdrowia do przekazywania niezbędnej wiedzy podczas konferencji, publikacji, czy też do przeprowadzania badań. Świadczone w ten sposób usługi biznesowe muszą kierować się realną przydatnością dla działalności Grupy. W żadnym wypadku Grupa nie może zawierać umów z przedstawicielem służby zdrowia w celu wpłynięcia na zwiększenie przepisywalności produktów Grupy. Ponadto, umowy na usługi podpisywane z pracownikami służby zdrowia, podlegają rygorystycznym, wewnętrznym procedurom i zasadom.
Należy promować produkty Grupy Sanofi w sposób etyczny, obiektywny, wyważony i niewprowadzający w błąd.
Należy przestrzegać zasad przyjętych przez Grupę i lokalnych uregulowań dotyczących przekazywania materiałów promocyjnych pracownikom służby zdrowia.
Należy przestrzegać przyjętych przez Grupę Sanofi reguł i zasad promocji produktów farmaceutycznych, kodeksów międzynarodowych (zwłaszcza kodeksów IFPMA i EFPIA) oraz lokalnych ustaw i kodeksów (które mogą być bardziej restrykcyjne).
Pracownikom służby zdrowia, organizacjom pacjentów, dostawcom i klientom należy przekazywać wyłącznie informacje (w dowolnej formie), które są zatwierdzone do rozpowszechniania zgodnie z regulacjami Grupy.
Należy korzystać wyłącznie z dokumentów promocyjnych i innych materiałów informacyjnych, które zostały zatwierdzone zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi.
W razie pytań lub wątpliwości należy skonsultować się ze swoim przełożonym.
Wskazówki praktyczne
32
Bezpieczeństwo transakcji z kontrahentami
Wymaganie stosowania standardów etycznych przez strony trzecie.
Grupa Sanofi oczekuje od wszystkich kontrahentów, z którymi prowadzi współpracę biznesową, stosowania najwyższych standardów etycznych we wszystkich realizowanych przez nich działaniach.
Prawa człowieka i warunki pracy Zależy nam na tym, aby nasi kontrahenci przestrzegali podstawowych zasad określonych przez Międzynarodową Organizację Pracy, zwłaszcza tych, które dotyczą pracy dzieci, pracy przymusowej, godzin pracy, wynagrodzenia, wolności wypowiedzi i równości szans.
Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona środowiska Od naszych kontrahentów wymagamy zapewnienia optymalnych warunków zdrowia i bezpieczeństwa pracy ich pracowników, a także prowadzenia działalności w zakładach, respektując ochronę środowiska oraz wdrożenia struktury i systemów zarządzania zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska w celu spełniania wymagań określonych w ustawach i rozporządzeniach obowiązujących w danym kraju.
Konflikt interesów Od naszych kontrahentów i dostawców wymagamy informowania nas o każdym możliwym przypadku konfliktu interesów, który może wpłynąć na wywiązywanie się przez nich z zawartych kontraktów lub realizację usług w imieniu Grupy Sanofi.
Wymagania antykorupcyjne Od naszych kontrahentów wymagamy ścisłego przestrzegania krajowych i międzynarodowych kodeksów i rozporządzeń antykorupcyjnych, w szczególności poprzez:
sprawdzanie naszych kontrahentów – metodą kwestionariuszy i wywiadów (due diligence);
zastosowanie w umowach specjalnych klauzul antykorupcyjnych oraz dokładne monitorowanie relacji z kontrahentami.
33
Pytania i odpowiedziPoproszono mnie o przygotowanie wewnętrznej kampanii informacyjnej na temat jednego z naszych produktów. Podczas tego projektu będę współpracować z kontrahentem, który jest już znany w Grupie i który próbował zaproponować mojemu koledze unikalny przedmiot promocyjny, autorstwa tego kontrahenta. Zainteresowała mnie ta propozycja, ale zastanawiam się, jakie powinienem zastosować środki ostrożności?
Należy sprawdzić z Działem Zakupów, czy ten kontrahent zazwyczaj oferuje takie usługi i czy w związku z tym podlega naszej kontroli wewnętrznej. Jeżeli wcześniej nie oferował tego rodzaju usług, należy zapytać, czy przedmiot ten jest wytwarzany przez podwykonawcę za granicą; jeżeli tak, należy zobowiązać kontrahenta do uzyskania zapewnienia dotyczącego przestrzegania przez podwykonawcę prawa obowiązującego w jego kraju oraz standardów etycznych Grupy, i potwierdzenia powyższych kwestii na piśmie.
Wskazówki praktyczne
Przed zawarciem jakiegokolwiek kontraktu należy zweryfikować reputację kontrahenta.
Należy udostępnić kontrahentom regulacje Grupy, które mogłyby ich dotyczyć.
Należy uzyskać zapewnienie od kontrahentów o przestrzeganiu przepisów prawa i konwencji dotyczących pracy.
W razie pytań lub wątpliwości należy skonsultować się ze swoim przełożonym lub Działem Etyki i Integralności Biznesu.
34
Obowiązek Informowania
Produkty farmaceutyczne i szczepionki.
Środki Ochrony Zdrowia.
Grupa Sanofi ma obowiązek monitorowania, adaptacji i aktualizacji wszelkich informacji dostarczanych pacjentom na temat jakości, skuteczności i bezpieczeństwa swoich produktów.
Potrzeba poszanowania pacjentów i zapewnienia im bezpieczeństwa jest najważniejszym zagadnieniem całego cyklu życia produktu.
Podczas badań klinicznych, cechy produktu muszą być analizowane w odniesieniu do najnowszych danych naukowych. Opisy wyników muszą spełniać standardy wewnętrzne. W szczególności należy dostarczać pracownikom służby zdrowia informacji na temat korzyści ze stosowania naszych produktów ochrony zdrowia, ale także na temat ich przeciwwskazań, zalecanych środkach ostrożności i możliwych działaniach niepożądanych.
W momencie wprowadzenia produktu na rynek musi on spełniać wymagania dotyczące jakości, bezpieczeństwa i skuteczności jego stosowania przez pacjentów.
Ulotka informacyjna musi być sporządzona w języku lokalnym i powinna być napisana w sposób jasny, zrozumiały i czytelny dla pacjenta. Może być sporządzona w kilku językach, pod warunkiem, że każda wersja językowa będzie zawierać te same informacje. Musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do właściwego stosowania produktu oraz informacje na temat znanych działań niepożądanych, które mogą wystąpić podczas normalnego stosowania produktu. W ulotce należy też zawrzeć wskazówki dla pacjentów dotyczące obowiązku informowania Działu Bezpieczeństwa Farmakoterapii, swojego lekarza lub farmaceuty o wszelkich przypadkach wystąpienia działań niepożądanych.
Chętnie uwzględniamy oczekiwania pacjentów, a nawet je wyprzedzamy. W tym celu, prowadzimy wszelkie możliwe działania, aby dostarczać merytorycznych, jasnych i zrozumiałych informacji służących promowaniu właściwego stosowania naszych produktów. Naszym nieustającym dążeniem jest zapewnianie stosowania najwyższych standardów jakości i bezpieczeństwa.
Grupa Sanofi uczestniczy w kampaniach społecznych dotyczących różnych schorzeń i ich leczenia, skierowanych do pacjentów i ich rodzin, we współpracy z licznymi podmiotami sektora ochrony zdrowia (pracownikami służby zdrowia, przedstawicielami instytucji rządowych, towarzystwami naukowymi, organizacjami pacjentów, ubezpieczycielami oferującymi obowiązkowe i dobrowolne ubezpieczenia zdrowotne itp.).
W przypadku produktów weterynaryjnych, Grupa Sanofi jest zobowiązana do dostarczania rzetelnych i regularnie aktualizowanych informacji rolnikom, lekarzom i technikom weterynarii oraz właścicielom zwierząt. Zapewnia również przestrzeganie standardów jakości i bezpieczeństwa.
Grupa Sanofi stosuje te same środki ochrony zdrowia do działań związanych z wytwarzaniem i promocją szczepionek, jak i produktów farmaceutycznych. W takim samym też zakresie przestrzega wszystkie etyczne regulacje.
Jesteśmy zobowiązani do przestrzegania ustaw i rozporządzeń dotyczących opracowywania i promocji produktów z obszaru środków ochrony zdrowia.
Kontrolujemy jakość i bezpieczeństwo wszystkich produktów. Na każdym etapie produkcji, wytwarzania i wprowadzania do obrotu, wykonywane są badania i testy bezpieczeństwa w celu zapewnienia nieszkodliwości użytych substancji.
Wszelkie informacje przeznaczone dla konsumenta muszą zostać umieszczone na oznakowaniu opakowania oraz w ulotkach informacyjnych i materiałach reklamowych. Zapewniamy, że informacje na temat naszych produktów są dokładne, obiektywne, uzasadnione oraz zgodne z aktualną wiedzą naukową i obowiązującym prawem, dzięki czemu można z nich korzystać we właściwy sposób.
Analizujemy pytania i komentarze dotyczące naszych produktów, przez co jesteśmy w stanie nieustannie precyzować nasze standardy jakości i bezpieczeństwa, z myślą o jakości produktów i satysfakcji konsumentów.
35
Pytania i odpowiedziOsoba z mojej rodziny, która stosuje produkt Grupy Sanofi na ból gardła, skarży się na silny ból brzucha i uważa, że jest on spowodowany przyjmowaniem tego leku. Czy powinienem poinformować o tym fakcie kogoś z pracy?
Tak. Nieważne, w jaki sposób dowiadujemy się o problemie lub działaniu niepożądanym, które mogą mieć związek ze stosowaniem któregoś z naszych produktów, należy niezwłocznie poinformować o tym Dział Bezpieczeństwa Farmakoterapii. Ogólna zasada mówi, iż pacjent, który zauważy tego rodzaju problem, powinien o nim poinformować swojego lekarza lub farmaceutę.
Należy przestrzegać ustaw i rozporządzeń dotyczących testowania, produkcji, promocji i dystrybucji produktów Grupy.
Należy niezwłocznie zgłaszać wszelkie problemy dotyczące jakości, bezpieczeństwa lub skuteczności produktów Grupy Sanofi w każdy dostępny sposób (telefonicznie, listownie, faksem, pocztą elektroniczną, osobiście itp.), niezależnie od tego, jak poważny jest dany problem.
W razie wątpliwości należy skonsultować się ze swoim przełożonym lub z Działem Prawnym.
Wskazówki praktyczne
36
Infolinia ds. zgodności z przepisami
Prawa i obowiązki pracowników
Jeśli pracownik uważa, działając w dobrej wierze, że którakolwiek z zasad niniejszego Kodeksu Etyki została lub może zostać naruszona, może poinformować swojego przełożonego lub Dział ds. Etyki i Integralności Biznesu o swoich obawach dotyczących ewentualnych nielegalnych lub nieetycznych praktyk. Dokonując takiego zgłoszenia pracownik zobowiązany jest przestrzegać zasad obowiązujących w kraju, w którym mieszka i wykonuje swoją pracę.
Każdy pracownik, który, działając w dobrej wierze, ma jakiekolwiek wątpliwości lub podejrzenia dotyczące potencjalnych nielegalnych lub nieetycznych praktyk, może skontaktować się z lokalnym Dyrektorem ds. Zgodności i Etyki Biznesu lub anonimowo z Infolinią ds. zgodności z przepisami:
w Internecie: https://wrs.expolink.co.uk/ Kod dostępu: sanofi
lub telefonicznie: korzystając z numerów lokalnych znajdujących się w intranecie lub z międzynarodowego połączenia na koszt odbiorcy 0044 1249 661 808
W Stanach Zjednoczonych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i praktykami, bezpłatna zewnętrzna Infolinia ds. zgodności z przepisami jest dostępna dla pracowników firmy, którzy mogą w dowolnej chwili zadzwonić na poniższy numer:
Tel: + 1 800 648 12 97
E-mail: [email protected]
Wobec pracowników nie będą podejmowane żadne środki dyscyplinarne ani nie będą oni dyskryminowani, jeżeli działają oni w dobrej wierze oraz bez złych zamiarów, nawet w przypadku, gdy przedstawione fakty nie zostaną potwierdzone lub dalsze działania nie zostaną podjęte.
Dział ds. Etyki i Integralności Biznesu zbada zgłoszone zarzuty, korzystając w razie potrzeby ze wsparcia innych działów.
Osoby, których zachowania dotyczy zgłoszenie, zostaną o tym bez zbędnej zwłoki poinformowane, z zastrzeżeniem wszelkich wstępnych dochodzeń, których przeprowadzenie może być konieczne. Mają oni prawo do sprostowania i/lub usunięcia wszelkich danych na swój temat, które są niedokładne, niekompletne, dwuznaczne lub nieaktualne
Każdy raport, który ujawnia znaczące naruszenie zgodności, znaczącą słabość kontroli wewnętrznej lub oszustwo zostanie uwzględniony w działaniach korygujących i/lub środkach dyscyplinarnych i/lub postępowaniu sądowym.
37
Wskazówki praktyczne Należy przestrzegać ustaw i rozporządzeń oraz
zasad zawartych w niniejszym Kodeksie Etycznym.
Należy odwoływać się do Kodeksu i głównych wartości przyjętych przez Grupę, tak aby postępować etycznie we wszystkich okolicznościach.
Należy identyfikować i analizować, w dobrej wierze i bez złych zamiarów, sytuacje i zachowania, które mogą stanowić naruszenie zasad zawartych w Kodeksie lub narazić Grupę na niepotrzebne ryzyko.
W razie pytań lub wątpliwości należy zgłosić sprawę swojemu przełożonemu lub w razie konieczności – skorzystać ze wspomnianego wyżej zabezpieczonego systemu komunikacji.
Cré
dits
pho
to :
p7 -
Sup
erno
va, p
9 - S
ellin
gpix
, p13
- To
oga,
p15
- D
imitr
i Ver
vits
iotis
, p17
- E
cho,
p19
- B
driv
er, p
21 -
Pre
ssm
aste
r, p2
3 - G
hisl
ain
& M
arie
Dav
id
de L
ossy
, p25
- di
vani
r4a,
p27
- Ja
mes
Lau
ritz,
p29
- Im
age
Sou
rce,
p31
- E
ric A
udra
s, p
33 -
Des
ign
Pic
s/D
on H
amm
ond,
p35
- N
yul
Compliance
Nasza etyka
Upd
ated
ver
sion
– 2
016
