FORKUP-Novi Sad

SEMINARSKI RAD:

Ko treba da upravlja naim radnim vremenom?

Sadraj:

1)Uvod 3

2) Upravljanje i gospodarenje vremenom je sinonim za opsednuto ponaanje.43)Analiza vremena .... 44)Sticanje uvida u sopstvene afinitete i potekoe organizovanja vremena.......... 6

5)Smanjenje neproduktivnog troenja vremena na radnom mestu.....96)Zakljuak12Literatura.......14Retki ljudi imaju dovoljno vremena, a ipak svaki ovek ima gotovo sve vreme koje postoji.

(Paradoks vremena) Uvod:Za sve velike uspehe u poslu, a i u ivotu, potrebno je vreme. Vreme je ogranieni resurs i svima je neophodno da znaju kako da njime efikasno upravljaju. Od najnie do najvie pozicije u firmi, upravljajui sopstvenim vremenom, apsolutno svi utiu na profitabilnost kompanije.

U poslovnom i privatnom ivotu, postizanje eljenih i zacrtanih ciljeva predstavlja prioritet svakog pojedinca, dok vreme koje se utroi na putu ka ciljevima predstavlja najvredniji resurs kojim svako od nas raspolae. Zbog toga, jednu od tajni uspeha predstavlja efikasno i racionalno upravljanje vremenom. Ne misli se samo na upravljanje vremenom u biznisu, ve i na upravljanje sopstvenim ivotom. Pravilno upravljanje vremenom predstavlja klju zadovoljstva u profesionalnom i linom ivotu.

Uspeno voenje kompanije i zaposlenih postavlja pred menadere zahtev za efikasnim upravljanjem vremenom. Zadaci se svakodnevno poveavaju, stalno pristiu nove informacije, obaveze stiu jedna drugu, tako da se esto deava da se vreme predvieno za slobodne aktivnosti esto koristi za obavljanje poslovnih zadataka. To vrlo esto rezultira stresom koji moe ugroziti fiziko i mentalno zdravlje. Poslovni uspeh i kvalitet ivota zavisi od toga kako se upravlja raspoloivim vremenom.

U ovim turbulentnim vremenima niko ne moe da oekuje da e ostvariti spektakularne rezultate, ako ne ume da potuje vreme, i to ne samo da ga potuje ve i da sa njim vrlo obazrivo i racionalno postupa.

Ljudi u dananje vremene znaju efikasno upravljati svojim vremenom, a to ih spreava da maksimalno efikasno iskoriste svoje poslovne i ljudske kapacitete.

Vremenom se moe upravljati, ako se svi poslovi obavljaju, onda kada su isplanirani i ako im se posveuje onoliko vremena, koliko je planirano.

Pitanje, odnosno problemi planiranja, organizacije i vremenskog upravljanja

radnim aktivnostima oduvek su sastavni deo organizacijske problematike u privatnom i

poslovnom ivotu oveka. Vremenski aspekt organizacijskih aktivnosti naroito je

dobio na vanosti u savremenom informacijskom drutvu. Trajanje dnevnog i nedeljnog

radnog optereenja sve se vie produuje, pojavom svetskih globalizacijskih trendova

svakodnevno raste konkurencija na tritu, a pravovremena informacija postala je jedan

od najvanijih resursa. S druge strane, ovek je svakodnevno obasipan gomilom

najrazliitijih informacija od kojih se vrlo mali broj njih moe izdvojiti kao zanimljiv i

koristan sadraj. Izdvajanje korisnih informacija iz gomile podataka vremenski je

zahtevna aktivnost. Da bi se odrao potrebni nivo konkurentnosti na tritu, osigurali

zadovoljavajui poslovni opsezi, ali i ostavilo dovoljno prostora privatnom ivotu,

neizbeno je pribei pomnom vremenskom planiranju radnih aktivnosti.

Tokom vremena naunici, menaderi i ostali zaposleni angaovani na

organizacijskim poslovima prepoznali su vie razliitih stilova i metoda za poboljanje

organizacije vremena. Primenjivost nekog od stilova u odreenim okolnostima, ipak,

ponajvie zavisi od pojedinca. Pogrene su interpretacije prema kojima je u datoj situaciji i organizacijskoj sredini najbolje primeniti upravo odreeni stil. Isto tako, nije nuno

da e ak i isti pojedinac u svakoj prilici postii jednako dobru vremensku organizovanost primenjujui uvek isti stil organizacije vremena.

U dosadanjim je istraivanjima utvrena i injenica da je vrlo vaan inilac u

procesu organizacije i gospodarenja vremenom okruenje u kojem pojedinac ivi i radi.

Pojam okruenja opte moe poprimiti vrlo iroki spektar znaenja. Za aktivnosti

organizacije i gospodarenja vremenom okruenjem se smatraju ljudi, mesta i stvari koje

imaju znaajan uticaj na poslovne i line aktivnosti pojedinca.

Upravljanje i gospodarenje vremenom je sinonim za opsednuto ponaanje:Veina ljudi pojam opsednutog ponaanja povezuje s preteranom zaokupljenou odreenim dogaajima. Psiholozi opsednutost definiu kao stalnu i uglavnom nerazumnu misaonu aktivnost koja zaokuplja ljudski mozak. Primer, stalno pomiljanje da su vrata ostala otkljuana nakon naputanja kue, ili da su poverljivi dokumenti ostali zaboravljeni na stolu po naputanju radnog mesta mogu se smatrati blaim oblicima opsednutosti.

Opsednutost je vremenom jedan od vrlo estih oblika ljudske opsednutosti.

Pojavni oblici opsednutosti vremenom ogledaju se kroz sledee primere: oseaj krivice

zbog neproduktivnog rada tokom vikenda, pokuaj da se uvek dolazi na ugovoreni

sastanak tano na vreme, ne pre niti nakon dogovorenog vremena, nervozni vozai

zaustavljeni na crvenom svetlu na semaforu, ljutnja zbog prividnog breg kretanja drugih

linija na blagajnama supermarketa itd. Najuestalija posledica opsednutosti vremenom

jeste stres. Zabluda je, meutim, miljenje da je planiranje i gospodarenje vremenom

sinonim za opsednuto ponaanje. Ve pre nekoliko decenija, naunici su utvrdili

dva psiholoka uzorka ljudske linosti tip A i tip M. Dok tip A karakterie velika

opsednutost vremenom koja uglavnom oteava postizanje eljenih ciljeva, tipu M je

karakteristino razumno planiranje i raspolaganje vremenom, kao i delotvorni uinci takvog planiranja.

Analiza vremena:

Troenje vremena se stalno mora analizirati. Analizom troenja vremena moe se saznati koje su aktivnosti produktivne, a koje nisu, koliko se vremena izgubi u toku dana za rutinske poslove, koliko se vremena utroi za razvojne i kreativne poslove, da li se daju ovlaenja za obavljanje rutinskih poslova i u kom obimu, koliko je jo poslova ostalo, koji se mogu delegirati i kolika je to vremenska rezerva za menadera.

Greke u upravljanju vremenom:Nepotpuno planiranje. Planiranje je jedan od najvanijih delova menadmenta. Nepotpun plan je jedan od razloga zato dolazi do neupeha.

Pamenje obaveza u glavi. Mnogi ljudi pamte sve svoje obaveze, ponaajui se kao da imaju kompjuter u mozgu.To dovodi do zbrke u glavi i zaboravljanja vanih zadataka. Zbog toga je neophodno beleiti sve bitne podatke.

Stalno klimanje glavom. Prihvatanje novih obaveza nije uvek loe ako postoji ansa da se dobiju vani poslovi. Ali, stalno prihvatanje novih zadataka moe odvui od prioritetnih, zato treba znati odluiti ta e se prihvatiti, za ta je ovek siguran da je u stanju da obavi. Prihvatanje novih obaveza smanjuje slobodno vreme.

Manjak dobre komunikacije. Manjak dobre komunikacije dovodi do loeg upravljanja tokovima zadataka u kompaniji. Neadekvatan prenos zadataka sa osobe na osobu dovodi do zaboravljanja zahteva, nepotpunog obavljanja posla i pretrpanosti.

Paraliza od analiza. Ako se previe vremena provodi u planiranju stvari nego u njihovoj realizaciji, troi se dragoceno vreme. Ostaje se zaglavljen u procesu planiranja, organizacije i pripreme.

Prebukiranost. Misli se na mnogo obaveza, vie nego to je ovek u stanju da ispuni. Ovakva situacija prouzrokuje isticanje roka za ispunjenje obaveza, ostavke partnera, velike krize..

Perfekcionizam. Perfekcionizam u izradi stvari koje nee povratiti uloeno dovodi do gubitka vremena i energije koje su mogle da se utroe na stvari koje su bitnije i vrednije.

Trivijalnosti. Ova je situacija kada se ljudi odvajaju od bitnih zadataka i usmeravaju panju ka manje bitnim. Izbegavaju se bitne, nautrb stvari koje oveka ine zadovoljnim dok ih radi. Pravljenje liste prioriteta je nain na koji moe da se izbegne ova situacija.Rasporeivanje aktivnosti unutar radnog vremena:Za dobro planiranje u bilo kojem smislu vaan je dobar raspored. Kolika je vanost

rasporeivanja aktivnosti unutar radnog vermena pokazuje sledea anegdota. Na

raspolaganju stoji prazna kanta. Kanta se do vrha ispuni velikim komadima kamenja.

Nakon toga mnogi bi bili skloni da tvrde da je kanta napunjena. Meutim, rupe meu

kamenjem jo se mogu ispuniti sitnim kameniima. Da se sad postavi pitanje

popunjenosti kante, veina ljudi bi bila u najmanju ruku sumnjiava. Kanta se nadalje, moe popuniti pijeskom, a ak i u tako naizgled potpuno ispunjenu kantu stala bi

odreena koliina vode.

Poenta prethodne anegdote lei u ideji da postoji samo jedan nain da se sve, vie

ili manje vremenski zahtevne aktivnosti uspeno organizuju unutar predvienog

vremena njihovo mudro rasporeivanje. Potrebno je oceniti vremensku zahtevnost

pojedinih aktivnosti, te vremenski najzahtevnije aktivnosti rasporeivati dajui im najvei prioritet.

Primena ponuenih tehnika u individualnom upravljanju vremenom:

Nije uvek lako uraditi ono to znamo da je najbolje za nas. Pogotovu ako to znai da kolegama sa kojim saraujemo i od kojih u brojnim situacijama zavisimo, moramo rei ne.

I sada lagano dolazimo do rei hitno koja tako esto u kombinaciji sa reju vano pravi guvu u naem ivotu.

Pogledajmo znaenja:

Hitan - nuan, uporan, nametljiv, nasrtljiv, aktuelan, uran, prek, eljan, estok

Vaan - znaajan, ugledan, uticajanKao to se vidi "hitno" je mnogo agresivnije i kao takvo i pobedniki orijentisano. Hitno se doivljava kao kratkorono, a "vano" kao dugorono. Svi znamo da u naim postupcima, pa ak i u organizacijama, kratkorono, na alost, uvek pobeuje dugorono.

Odreivanje prioriteta je odluivanje ta neemo raditi, a ne ta hoemo (jer mi moemo i hoemo sve).

Tek ovim malim korakom, stvari e krenuti na bolje, a tiranija hitnog e moda malo popustiti.

Racionalno korienje vremena podrazumeva korienje vremena za aktivnosti koje vas pribliavaju ostvarenju postavljenih ciljeva.

Kao to sam naslov kae, upravljanje vremenom podrazumeva vetinu koja zahteva samoprocenu, planiranje, stalnu disciplinu i kontrolu - dnevne postupke za racionalno korienje vremena (raspored rada, delegiranje...).

To do liste

-Naviknite se da piete liste sa zadacima za svaki dan

-Budite realni i svesni ogranienja svog vremenskog okvira

-Dajte sebi predaha, nagradite sebe

-Napraviti pregled ostvarenih zadataka na poetku/kraju radnog dana

-Dopiite jo zadataka poto pojedine zavrite

-Grupiite srodne aktivnosti

-Vee zadatke podelite u manje

Kada prenesete odgovornost na druge sposobne i motivisane ljude,onda moete da se u potpunosti posvetite drugim bitnim aktivnostima.

Sticanje uvida u sopstvene afinitete i potekoe organizovanja vremena:

Izgubljeno i proputeno vreme u biznisu moe da donese nenadoknadivu tetu organizaciji.

Vremenom se moe upravljati kada se svi poslovi obavljaju onda kada su isplanirani i ako im se posveuje onoliko vremena koliko je planirano.

Organizacija je u stvari maksimalna iskorienost vremena kroz sopstvenu organizovanost.Kako izbei ometanja u radnom prostoruhrpe pairaSortiraj ili bacito je vazno pravilo.Rani prostor ima veliki uticaj na korienje vremena.

Razlikujemo radne stilovekada smo najvie ,a kada najmanje produktivni.

Odluke se donose kada treba,a treba odluivati brze i bolje

Doskoiti rokovima ,a smanjiti stres je odlika samo onih koji imaju dobru organizovanost.

Trku sa vremenom jos niko nije dobio.Zato je vano dobro se organizovati kako bi sve svoje obaveze zavrili u zadatom vremenskom roku.Ponekad e to zahtevati i redukciju vaih dnevnih obaveza.Treba uraditi sve ono to je vano.Biti produktivan znai znati kako da iskoristite svo svoje vreme najracionalnije.Biti produktivan znai racionalizovati plan,organizovati obaveze tako da sve ima svoj redosled.Svaki pojedinac ima svoj metod organizovanja upravljanja vremenom. Iako je za obavljanje nekih aktivnosti neophodno da na njih budete fokusirani i posvetite im svu svoju panju i energiju, postoje i oni koje moete reavati nekoliko u isto vreme. Dakle, mogunost efektivnog reavanja nekoliko problemskih situacija u isto vreme. Neretko smo u situaciji da nam se nagomila nekoliko sitnica i nikako da ih uradimo. U takvoj situaciji moete da radite nekoliko stvari odjednom i tako raistite svoj raspored. Primer takve situacije je da, ukoliko vam je potrebna povratna informacija od kolege ili ekate da vam se neki projekat odobri, ne radite to skrtenih ruku. U tim pukotinama slobodnog vremena obavite sve one sitne stavke koje vam, ukoliko se nagomilaju, mogu oduzeti mnogo vremena.

Metode i postupci za efikasnu izradu vremenskog rasporeda aktivnosti:-Postavljanje ciljevaMnogi uspeni pojedinci kao najvaniji razlog svoga uspeha izdvajaju jasno

postavljene ciljeve. Ciljevi moraju biti dostini, merljivi, zabeleeni, prihvaeni s odgovornou i s utvrenim rokovima ispunjenja. Dostino postavljeni ciljevi su oni koji, iako ambiciozni, jo uvek imaju realne izglede za ispunjenje. Merljivost ciljeva je nuna za linu motivaciju pojedinca, za mogunost prepoznavanja da je cilj dostignut, te za vrednovanje postignutih rezultata. Zabeleeni ciljevi omoguuju jednostavnije praenje napredovanja za vreme rada na ispunjavanju cilja. Istaknuti ciljevi esto imaju i povoljan uinak na potencijalne korisnike usluga koje kompanija ili pojedinac nudi, jer oni mogu prepoznati kvalitetnu uslugu. Ispunjavanju zadatog cilja mora se pristupiti ozbiljno i odgovorno, a odgovornijem pristupu svakako doprinose i postavljeni krajnji rokovi za ispunjenje ciljeva. U pravilu je nivo odgovornosti vei ako su krajnji rokovi za

ispunjenje ciljeva postavljeni od strane druge osobe, organizacije ili nadreenih struktura.

-Grupisanje zadataka

Grupisanje zadataka je naziv za aktivnost prikupljanja zadataka i njihovo organiziranje u skupine zadataka koji imaju zajednike karakteristike. Primer su, zadaci koji su okarakterisani kao vremenski nezahtevni mogu biti svrstani u zajedniku

skupinu. Utvrdi li se kraa vremenska pukotina u rasporedu aktivnosti, ona se moe

popuniti izvravanjem zadataka iz skupine vremenski nezahtevnih zadataka. Drugi primer grupisanja zadataka je skupljanje svih dokumenata koji trebaju biti kopirani za arhivu ili poslati potom, te kopiranje ili slanje svih dokumenata istovremeno, samo jednom u toku radnog vremena.

-Otkrivanje uzroka dogaanja

Ako se unutar odreenog vremenskog razdoblja uoavaju uzroci dogaaja koji se u

odreenoj meri redovno ponavljaju, pokazuje se da je vremenski raspored u takvim

sluajevima pogodno uskladiti s tim ponavljajuim uzorcima dogaaja. Utvreno je, na

primer, da se veina poslovnih telefonskih razgovora obavi izmeu 11 i 12 sati, te izmeu 14 i 15 sati. Ako je to uzrok ponavljanja koji vredi u sredini u kojoj odreeni pojedinac deluje, on bi trebao upravo ta vremenska razdoblja predvideti za obavljanje aktivnosti koje ne zahtevaju veliku koncentraciju. Na taj nain uestali prekidi uzrokovani telefonskim pozivima nee znaajno uticati na produktivnost. Ostali primeri ponavljajuih uzroka mogu biti konsultacije sa saradnicima, primanje poslovnih partnera ili stranaka, odravanje poslovnih sastanaka itd. Prilikom izrade vremenskog rasporeda u koji je potrebno uklopiti poslovni sastanak, preporuljivo je predvideti vreme trajanja sastanka koje je 50 posto due od predvienog. U pravilu se uoava ponavljanje uzroka prema kojem gotovo svi poslovni sastanci premauju unapred predvieno vreme trajanja.

Predvianje dogaaja nepovoljnih po vremensko planiranje:Razmatrajui generalizovani Marfijev zakon poznat po izjavi Ako neto moe

poi po zlu, poi e po zlu, moe se primetiti da to nije samo pesimistina formulacija, ve injenica koja vrlo esto vredi u stvarnom svakodnevnom ivotu, bilo linom ili poslovnom. Meutim, ljudima je odavno poznata jo jedna izjava, slina prethodnoj, koja glasi av danas poteuje nas devet avova sutra (engl. A stitch in time saves nine.). Drugim reima, ako se manja, vrlo esto i beznaajna teta ne sanira istog asa, ona bi vremenom mogla postati ozbiljni problem s velikim socijalnim, materijalnim ili vremenskim posledicama. Predvianje moguih nepovoljnih dogaaja, i njihovo spreavanje ili pripremanje da teta koju e uzrokovati ,biti to manja gotovo je najvaniji segment pri gospodarenju vremenom.

Kod ljudi koji su svesni vanosti predvianja dogaaja nepovoljnih po vremensko

planiranje i skloni spreavanju velikih teta , njihova pojavljivanja uoavaju odreene karakteristike nabrojane u nastavku. Oni, naime:(prave vlastitu kopiju svih dokumenata s kojima se slue u radu ili ih potpisuju

(ponovno potvruju sastanke koji su dogovoreni pre dueg vremenskog perioda

(u neposrednoj blizini telefona uvek dre papir i olovku

(u automobilu imaju kartu ili plan podruja kojim se kreu

(redovno servisiraju i odravaju automobil

(prirunike za rukovanje ureajima u domainstvu uvek dre na mestima gde ih

mogu brzo i lako pronai

(u sluaju bolesti imaju saradnika koji ih na poslu moe dovoljno efektno

zameniti i preuzeti njihove odgovornosti

(u kui ili stanu uvek imaju rezervne sijalice za zamenu pregorelih

Ovim i slinim merama moe se uveliko doprineti smanjenju tetnih uticaja koje

uzrokuju dogaaji koji nepovoljno utiu na vremenski plan. Jo dve strategije koje sa

psihilokog gledita mogu imati povoljan uinak na gospodarenje vremenom su

izbegavanje sindroma parkirnog sata i strategija prevremenog roka za dovrenje.

Sindrom parkirnog sata je sklonost da se za obavljanje odreene radnje, zadatka ili

dunosti predvidi upravo onoliko vremena koliko je unapred predvieno da bi takva

radnja trebala potrajati. Za vreme obavljanja radnje, meutim, osoba koja ju obavlja

izloena je razliitim spoljnim uticajima.Primer, neoekivani dugotrajni telefonski

poziv u vreme predvieno za obavljanje kratkotrajne aktivnosti, prometna guva u gradu prilikom dolaska na ugovoreni sastanak, nepovoljne vremenske prilike za vreme

terenskog rada i slini uticaji mogu znaajno produiti oekivano trajanje odreene

radnje. Da bi se izbegle neugodne posledice takvih uticaja, potrebno je imati na umu da

aktivnosti gotovo uvek traju due nego to se oekuje, te u skladu s tim pristupiti izradi

vremenskog plana.Strategija prevremenog roka za dovrenje primenjiva je za osobe na nadreenim poloajima koje imaju mogunost odreivanja rokova unutar kojih podreeni saradnici moraju zavriti odreeni posao. Upravo zbog sindroma parkirnog sata moe se oekivati da e obavljanje posla potrajati due nego to bi bilo prvobitno dogovoreno. Iz tog je razloga rokove za dovrenje posla saradnicima mogue predvideti preuranjenima. Psiholoki sklop i oseaj odgovornosti kod saradnika e podstai ambicije da se zadatak zaista i dovri unutar dogovorenih odreenih rokova. Ako saradnicima ponestane vremena za dovrenje zadatka, rokovi za dovrenje mogu se pomeriti, budui da postoji vremenska rezerva zbog prethodnog pomeranja istih. Bude li zadatak dovren unutar odreenog roka, saradnike je prikladno nagraditi godinjim odmorom ili slinom motivacijskom nagradom.

Smanjenje neproduktivnog troenja vremena na radnom mestu:U savremenom drutvu radni dan zaposlenog na prosenom radnom mestu sve se

vie produuje. Nije retkost da ljudi na radnom mestu provode 10, 12, pa i vie sati

tokom dana. Zavisno o dinamici posla kojim se bave, stvarno efektivno radno vreme ini samo deo ukupnog radnog vremena. Poslovi ije obavljanje zahteva znatne intelektualne napore i visok nivo koncentracije pri radu, trebaju ukljuivati i povremene pauze tokom radnog vremena. Istraivanja, naime, potvruju injenicu da rad u kraim

vremenskim intervalima s povremenim pauzama znatno poveava produktivnost u odnosu na besprekidan rad tokom celog radnog vremena . Postavlja se pitanje na koji nain je mogue efektno ispuniti pukotine unutar radnog vremena uzrokovane povremenim prekidanjem osnovnog posla, a da one jo uvek slue u svrhu oputanja i prikupljanja koncentracije za nastavak obavljanja posla. S druge strane, pukotine u radnom vremenu uzrokovane su i odreenim nepoeljnim uticajima, primer, traenjem zagubljenih stvari ili dugotrajnim telefonskim razgovorima. Menaderi u poslovnim organizacijama su otkrili nekoliko uzroka najeeg neproduktivnog troenja vremena na radnom mestu.

1. Upravljanje vremenom i rasporedom sastanaka

Vreme i novac predstavljaju najznaajnije stvari u ivotu. Meutim, novac se uvek moe

zaraditi, dok vreme ne moe

Organizovanje naina iskoriavanja vremena predstavlja osnovnu vetinu za svakog elnika kole. Uenje da se bolje upravlja vremenom znai poznavanje ta podrazumeva efektivno upravljanje vremenom, kako zakazati aktivnosti (sastanci,kancelarijski rad, itd.) i uravnoteavanje upotrebe vremena kako bi se ispunile line i profesionalne obaveze. Porodica i prijatelji su vani. Uravnoteen ivot stvara ravnoteu za rukovoenjem

na radnom mestu.

2. Upravljanje vremenom

Na poetku svakog procesa upravljanja vremenom, neophodno je da se razmisli o individualnom korienju vremena kako bi se pronalo gde je neko uspean i efektivan i gde osoba moe poboljati svoje line vetine upravljanja vremenom. Koje su glavne karakteristike i razlike u pogledu naina na koji uesnici seminara o upravljanju kolom planiraju vreme?

3. Rasporedi klju za organizaciju

Svakom treba Dnevnik. Neki ljudi vode evidenciju ne samo o onome to planiraju da urade, njihovim obavezama; oni takoe vode evidenciju onoga to su zapravo uradili. Dobar dnevnik takoe sadri stranice na kojima moete zabeleiti budue zadatke koji treba da budu ispunjeni. Dakle papirni dnevnik predstavlja jedno sredstvo. Drugi koriste digitalne kalendare i rasporede kao one koji su dostupni u programu Microsoft Outlook.

1. Proverite va rokovnik za planiranje/raspored da vidite obaveze, sastanke (ukljuujui vreme za putovanja): vae obaveze prema drugima

2. Utvrdite raspored za vae potrebe, redovne aktivnosti, pauze za kafu, ruak, aktivnosti strunog usavravanja: vae obaveze prema sebi

3. Isplanirajte vreme za rad na konkretnim projektima, konkretnim dosijeima (sa liste projekata i aktivnosti): vae obaveze da se unapredi organizacija

4. Odluite o obliku komunikacije i izdvojite/isplanirajte vreme (telefonski pozivi, interni i spoljni, pismena komunikacija, kontinuitet dodeljenih zadataka, ocene): vae obaveze prema vaim kolegama

Upravljanje vremenom podrazumeva upravljanje zadacima. Koliko dugo vam treba da zavrite zadatak ili projekat i kada se moe isplanirati vreme za obavljanje posla koji je neophodan? I, gde je mesto ovim zadacima u smislu prioriteta?

1.Vodite listu projekata i aktivnosti kojetreba da budu uraene

Pripremite konkretne liste za posebneprojekte/aktivnosti i zabeleite njihove

vlasnike. Predvidite vreme neophodno da se zavri projekat (poetne i krajnje datume)

2.Podelite velike projekte na nekoliko vanih perioda.Identifikujte faze projekta i periode izvetavanja

3.Odluite ta se moe dodeliti (i kako)Kao direktor kole, ne morate da posveujete

vreme za sve zadatke u okviru projekta ve morate da potroite odreeno vreme na

nadgledanje ljudi kojima su zadaci dodeljeni.

4.Utvrdite prioritete na listi (hitno, vano,

podeljeni rokovi)Uvek je vano da se projekti podele po prioritetima. Sav rad ne mora da se obavlja istovremeno.

5.Zabeleite isto u va kalendar(raspored)/ planer, utvrdite vreme.

Ovi rokovi i projekti/aktivnosti moraju uvek biti zabeleeni u va raspored. Nemojte

zaboraviti da zabeleite vlasnika projekta.Savetuje se da se sauva tampana i digitalna

evidencija.

6.Ograniite prekide u vaem radu u vaoj kancelariji, kad god je mogue,

posebno kada radite na znaajnim projektima razvoja vae kole.

Vrata vae kancelarije nisu uvek otvorena.Imate vremena za sve ali takoe svako mora

da ima vremena za vas.Upravljanje vremenom deo je samoupravljanja. Mi nismo samo ljudi koji rade. Mi smo ljudska bia sa razliitim potrebama i eljama. Ukoliko nismo u skladu sa naim razliitim potrebama i odgovornostima, moemo da ponemo da se oseamo negativno i da prolazimo kroz depresiju ili oseaj potpune iscrpljenosti. Stoga je potrebno da proverimo s vremena na vreme da li smo i dalje u ravnotei.Ponekada jedna oblast elja i potreba vea je od druge. Ovo je normalno, ali ne bi trebalo da bude normalno zauvek. Upravljanje kolom u velikoj meri zavisi od vremena, posebno ukoliko posao treba dobro da se obavi. Meutim, kako biste odigrali ulogu na najbolji nain, vano je da stvorite ivotnu ravnoteu kako biste mogli da unesete energiju i perspektivu u va rad. Ukoliko ste neprekidno preumorni ili je va ivot sve vreme van ravnotee, moda neete biti efikasni na nivou koji odgovara vaim sposobnostima. Dnevni planovi, nedeljni planovi, projektni planovi itd. pokuavaju da nam pomognu da budemo u ravnotei i da i dalje imamo vremena za privatne ivote.

Upravljanje vremenom je optimalno korienje vremena u cilju ostvarenja naih vrednosti i ciljeva u ivotu. Poto vreme nije parametar koji je mogue kontrolisati, mi zapravo ne upravljamo vremenom, ve nama u vremenu. Da bi to uspenije radili neophodan je u prosenom danu balans fizike i mentalne aktivnosti i uivanja. Pod uivanjem se podrazumeva obavljanje stvari koje priinjavaju zadovoljstvo (kafa sa prijateljem, itanje novina, knjige, gledanje televizije, sluanje muzike).

Indikatori loeg upravljanja vremenom su konstantna jurnjava i urba, kanjenje, niska produktivnost, nestrpljenje i impulsivnost, tekoe u postavljanju i ostvarivanju ciljeva, odlaganje (prokrastinacija).

Uzroci loeg upravljanja vremenom su:1. karakteristike same osobe:

-perfekcionizam (Ne smem napraviti greku!)

-neasertivnost (nedovoljno zauzimanje za sebe, preterano izlaenje u susret drugim ljudima, nemogunost da se kae NE)

-lenjost

-nemotivisanost

2. nedostatak vetina (neorganizovanost, curenje vremena)

Karakteristike same osobe se mogu promeniti promenom line filozofije!

Vetine upravljanja vremenom podrazumevaju da:1. jasno postavimo vrednosti i ciljeve2. pratimo kako provodimo vreme (monitoring)3. odredimo prioritetne aktivnosti4. usavrimo interpersonalne vetine5. dobro upravljamo emocijama Zakljuak:Globalizacijski trendovi koji u poslednjih nekoliko godina zahvataju oveanstvo

iziskuju i odreene promene u pristupu i ponaanju ljudi, kako u linom, tako i u

poslovnom ivotu. U predvodnike globalizacijskih procesa svakako je ukljuena i

sveprisutna i proimajua informaciona tehnologija, te internet kao globalna svetska

raunarska mrea. Kako bi se kvalitetom, sposobnostima i mogunostima ostalo

konkurentnim u takvom globalizacijskom okruenju, potrebno je na odgovarajui nain

prilagoditi se zahtevima koje postavlja trite. Jedan od vrlo znaajnih inilaca u procesu

prilagodjavanja je planiranje i organizacija, odnosno gospodarenje vremenom.

Disciplina gospodarenja vremenom je tokom svog razvoja iznedrila mnoge metode kojima se pribegava radi to uinkovitijeg upravljanja vremenom. Upravljanje i

organizacija vremena nipoto se ne treba tumaiti kao znak opsednutog ponaanja i

drutvene neprilagoenosti. Naprotiv, organizacija vremena se provodi upravo zbog

nastojanja da se efikasnost u poslovnim angamanima podigne na visok nivo, ali na

nain da poslovne aktivnosti ostavljaju dovoljno prostora za line potrebe i drutveni

ivot oveka. Takoe, pokuaj vrednovanja pojedinih metoda i stilova za gospodarenje

vremenom pripada jednoj o najeih zabluda. Primena odreenog postupka za

upravljanje i organizaciju vremenskim aktivnostima zavisi od konkretnog pojedinca, te o

okolini u kojoj se potupak primenjuje. Metoda koja se pokazala uspenom u jednoj

situaciji, ne mora nuno biti efikasna u svakoj, ak i ako se radi o istom pojedincu, jer

okolina ima znaajan uticaj na svrsishodnost primenjenog organizacijskog stila.

Uspeno gospodarenje vremenom ima uporite u ljudskim navikama. Promenom

ponaanja mogu se postii znaajni pozitivni pomaci na planu vremenske organiziranosti.

Neke od metoda, kao to su metode za izbegavanje kanjenja izvravanja zadataka, te

metode za smanjivanje neproduktivnog troenja vremena zasnivaju se upravo na

svojstvima ponaanja pojedinaca, odnosno na promeni uobiajenih navika. O pojedincu i

njegovoj sposobnosti za promenom i prilagoavanjem ponaanja zavisi u kojoj meri je on u stanju primeniti takve metode. S druge strane, postoje uinkovite metode za organizaciju vremena koje ne zadiru u psiholoki sklop pojedinca. To su metode za prioritetnu organizaciju radnih aktivnosti i metode za izradu vremenskog rasporeda aktivnosti. Planiranje i organizacija vremena preduslov su opstanka na dinaminom tritu informacijskih tehnologija. Slina situacija vlada i na gotovo svim ostalim podrujima ljudske delatnosti i linog ivota pojedinaca. Nita manje bitno od gospodarenja vremenom, meutim, nije ni edukacija pojedinaca o vanosti gospodarenja vremenom. Vreme je investicija.Vreme je faktor produktivnosti,jednom reju vreme je kljuna stvar u naim ivotima.Pitanje je samo koliko racionalno koristimo to nae vreme. Upravljanje vremenom nam omoguava da postignemo zadate ciljeve u ogranienom vremenskom intervalu.Literatura:1.Gleb A.Arhangeljski- Upravljanje i organizacija vremena,Beograd,2012

2.Gorard, T, Duraku, Nebraska, Ninaku, Ksh.. (2006):Uvod u obrazovni menadment,voenje za trenera,uvajte Pritinu. 3.Miroslav Zori-Upravljanje vremenom ,Kutak za menadere i HR menadere4.MONT - Administrativno uputstvo - Standardi Strune prakse i direktorska kola

5.H.V.Bauman (2004):priprema i voenje sastanaka GTZ, Pritina Pesec ian, Nosstar: eli n t nikad nisi imao, onda uradi ono to nikada nisi uradio ranije. Herder, Freiburg, 2002

H.V.Bauman (2004):priprema i voenje sastanaka GTZ, Pritina

Seminar: Komunikacija i odnosi i upravljanje

H.V.Bauman (2004):priprema i voenje sastanaka GTZ, Pritina

PAGE 2