NEWSLETTERSHARING IS POWER

March, 2015FREE FOR ALL KM’ERS KMPLUS

Kmplus Optima @KMPlusOptimawww.kmplus.co.id

kNOWLEDGE MAPPING: MEMETAKAN ASET PENGETAHUAN ORGANISASI

Dalam perspektif knowledge management (KM), pengetahuan merupakan sumber daya yang

paling penting. Karena itu fokus utama dalam KM adalah bagaimana mengelola pengetahuan sehingga bisa memberikan nilai tambah bagi organisasi. Persoalannya adalah, sebuah organisasi atau perusahaan tentunya memiliki banyak pengetahuan. Lantas, apakah semua pengetahuan harus dioptimalkan?

Banyak inisiatif yang dilakukan untuk mengembangkan, memanfaatkan, dan meningkatkan pengetahuan, secara eksplisit tidak sejalan dengan pengetahuan penting organisasi, terutama terkait dengan bisnis strateginya. Misalnya kita membahas dan mengembangkan banyak pengetahuan, namun akhirnya kita berpikir, pengetahuan makin banyak tetapi kinerjanya tetap biasa-biasa saja. Mengapa bisa begitu?

Kemungkinan tersebut bisa terjadi karena pengetahuan yang kita kembangkan

bukan pengetahuan yang menjadi prioritas pertama, yang dibutuhkan dalam bekerja. Untuk itu, agar tidak salah dalam mengeksplor atau mendevelop ke depannya, kita harus memilah pengetahuan yang betul-betul menjadi prioritas. Kita harus memetakan pengetahuan yang menjadi aset bagi perusahaan. Gunanya pemetaan adalah untuk memastikan bahwa kita berada di tempat yang tepat. Ini yang disebut sebagai Knowledge Mapping (Pemetaan Pengetahuan).

Manfaat dari sebuah peta adalah supaya kita tidak tersesat atau salah arah. Peta akan membawa kita ke tempat dimana kita ingin berada. Harapannya, knowledge mapping akan memberikan kita sebuah peta mengenai pengetahuan seperti apa yang kita inginkan dan kembangkan.

Layaknya sebuah peta, penyusunan knowledge mapping tidak bisa dilakukan secara copy-paste. Jika itu dilakukan, arah yang akan kita tuju jelas salah. Apa yang

akan terjadi ketika kita menggunakan peta Kota Jakarta untuk bertamasya di Bandung? Karena itu, di dalam organisasi kita harus mendevelop peta pengetahuan kita sendiri.

Kita bisa menemukan banyak definisi mengenai knowledge mapping. Intinya,

TABLE OF CONTENTS

seperti yang disampaikan Cindy Hubert dari APQC (American Productivity & Quality Center), knowledge mapping adalah proses mengidentifikasi core knowledge (pengetahuan inti) yang penting bagi bisnis. Dengan begitu, outputnya menjadi jelas, dari knowledge mapping kita bisa mengetahui core knowledge yang dibutuhkan perusahaan.

Knowledge Map fokus dalam mengorganisir aset pengetahuan agar para manajer dan karyawan dapat mendeteksi jurang pemisah (gap) pada pengetahuan, mengetahui sumber-sumber pengetahuan penting (key knowledge), dan menemukan para pakar internal (experts) yang dapat memberikan solusi.

Bayangkan, kita bisa memiliki sebuah peta pengetahuan yang berisi pengetahuan yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah proses bisnis berikut aktivitas strategisnya (aset pengetahuan perusahaan). Kita bisa mengetahui siapa saja orang-orang yang ahli dalam pengetahuan tersebut.

Kita bisa mengetahui tingkat penguasaan perusahaan (level of acquisition) terhadap pengetahuan tersebut. Kita juga bisa mengetahui jenis aktivitas yang dibutuhkan untuk menguasai pengetahuan tersebut, apakah melalui pelatihan atau aktivitas lainnya. Dengan melakukan knowledge mapping, semua itu bisa kita ketahui.

Agar tetap relevan, peta pengetahuan harus dievaluasi setidaknya satu tahun sekali. Dinamika organisasi baik internal maupun eksternal perusahaan sangat mempengaruhi penyusunan knowledge mapping.o

CHAPTER 1: HEADLINEMEMETAKAN ASET PENGETAHUAN

CHAPTER 2: KNOWLEDGE MANAGEMENTKNOWLEDGE MAPPING 8 KOLOM

CHAPTER 3: KNOWLEDGE MANAGEMENTKNOWLEDGE MAPPING 8 KOLOM

CHAPTER 2: KNOWLEDGE MANAGEMENTKOLABORASI SEBAGAI PRIORITAS UTAMA

http://swiss-miss.com

KNOWLEDGE MANAGEMENTPublished by: KMPLUS

knowledge mapping 8 kolom

Informasi mengenai knowledge mapping bisa dengan mudah kita dapatkan melalui mesin pencarian Google. Ada

jutaan informasi mengenai knowledge mapping disitu. Kita juga bisa melihat contoh-contoh gambar knowledge mapping yang dikembangkan oleh para praktisi di seluruh dunia.

Acuan utama dalam penyusunan knowledge mapping adalah proses bisnis organisasi dan aktivitas strategis. Setelah menentukan proses dan aktivitasnya, tentu ada pertanyaan, untuk seseorang bisa melakukan aktivitas seperti itu pengetahuan apa yang dibutuhkan? Dari situ kemudian disusun pengetahuan penting yang diperlukan untuk melakukan aktivitas strategis. Ini merupakan kerangka dasar knowledge mapping.

Proses bisnis dalam knowledge mapping bisa saja proses bisnis yang dilakukan organisasi saat ini (current competency) ataupun proses bisnis yang ingin dikembangkan organisasi di masa

(future competency). Organisasi tentunya memiliki rencana strategis di masa mendatang. Melalui knowledge mapping, persiapan ke arah itu bisa dilakukan dengan baik. Pada umumnya, proses bisnis yang dimasukkan adalah proses bisnis level 0 atau level 1.

KMPlus sendiri sejak beberapa tahun lalu mulai mengembangkan apa yang disebut sebagai Knowledge Mapping 8 Kolom. Penambahan 5 kolom (tiga kolom utama merupakan proses bisnis, aktivitas strategis dan pengetahuan penting) dilakukan agar peta pengetahuan yang

dibuat menjadi semakin lengkap.

Ada tiga syarat sebuah knowledge map yang baik, yaitu: komplit, artinya lengkap, mencakup proses bisnis end-to-end. Kedua, detil. Dalam hal ini mencakup semua aktivitas strategis. Ketiga, integrated. Maksudnya adalah terintegrasi dengan proses dan aktivitas unit kerja. Pada akhirnya, kalau semua divisi/unit kerja memiliki peta, maka kita akan memiliki sebuah corporate knowledge map.

Hasil knowledge Kerangka dasar Knowledge Mapping

http://mindmapart.com

KNOWLEDGE MANAGEMENTPublished by: KMPLUS

mapping bisa dianalogikan sebagai suatu susunan puzzle, dimana organisasi harus paham secara utuh wujud dari puzzle tersebut agar mampu mempertahankan keutuhan susunan dan kelengkapan setiap puzzle. Kotak-kotak puzzle inilah yang dianalogikan sebagai pengetahuan di setiap divisi. Dengan demikian, hasil knowledge mapping akan menggambarkan komponen-komponen pengetahuan organisasi yang terstruktur secara lengkap dan merupakan wujud kekuatan perusahaan.

Kembali kepada Knowledge Mapping 8 Kolom. Ada dua bagian besar dalam 8 kolom ini. Pertama, 3 kolom penentuan pengetahuan penting (proses bisnis, aktivitas strategis & pengetahuan penting). Bagian kedua adalah 5 kolom penguasaan pengetahuan tersebut oleh organisasi. 5 kolom tambahan ini untuk mengetahui sejauhmana pengetahuan penting tersebut dikuasai oleh organisasi.

Ketika bicara aktivitas, pasti banyak sekali. Karena itu, aktivitas yang diidentifikasi di dalam knowledge mapping adalah aktivitas strategis. Apa bedanya aktivitas penting dengan strategis? Kita bisa lihat dari outputnya. Aktivitas penting merupakan aktivitas yang penting untuk dilakukan, akan tetapi belum tentu outputnya memberikan dampak yang signifikan bagi bisnis organisasi. Sedangkan aktivitas stratetgis, jelas memberikan output dengan dampak yang signifikan.

3 Level PengetahuanPertanyaan yang muncul kemudian

adalah pengetahuan apa yang diinventarisir di dalam knowledge mapping? Tentunya bukan pengetahuan dasar (basic knowledge), melainkan pengetahuan yang memberikan differensiasi.

Ada 3 level pengetahuan, yaitu: basic knowledge, advance knowledge dan

innovative knowledge. Yang diharapkan muncul dalam knowledge mapping adalah advance & innovative knowledge. Bahkan jika mungkin, lebih didominasi oleh innovative knowledge.

Bagaimana membedakannya? Basic knowledge merupakan pengetahuan yang sudah ada dalam manual, atau sesuatu yang seharusnya sudah diketahui oleh orang. Kalau sampai orang tidak tahu pengetahuan yang paling basic, pekerjaannya sudah pasti berantakan.

Sedangkan advance, pengetahuan yang muncul dari pengalaman kerja. Biasanya, orang yang bekerja dalam bidang dan pekerjaan yang sama selama minimal 1 tahun, pengetahuannya akan mulai advance. Advance muncul dari pengalaman dimana kita mulai membuat berbagai pengembangan.

Innovative knowledge, merupakan pengetahuan khas. Tidak ada jangka waktu tertentu untuk mendapatkan pengetahuan inovatif. Tidak semua orang bisa mencapai level pengetahuan ini. Karena itu, menjadi penting untuk dipetakan agar bisa diketahui dan dilakukan pengembangan.

Jadi, pengetahuan yang dianggap inovatif adalah pengetahuan yang bisa memberikan kemampuan seseorang melakukan strategic activity. Kita agak susah menebak level pengetahuan seseorang karena tidak ada ukurannya. Dalam hal ini, kita harus mengingat definisi KM yang sangat pragmatis terhadap perkembangan. Kalau pun kita lakukan assessment terhadap pengetahuan, yang kita assess biasanya hanya basic knowledge. Advance juga masih bisa kita ukur.

Namun untuk inovatif, tidak bisa diukur. Kita bisa mengukurnya hanya ketika seseorang bekerja. Jika hasil pekerjaannya berdampak signifikan, banyak value creation-nya, berarti orang itu memiliki pengetahuan inovatif.

Menyusun Knowledge Mapping 8 KolomPenyusunan knowledge mapping

dimulai dari 3 kolom pertama (proses bisnis, aktivitas strategis & pengetahuan

penting. Setelah mengetahui pengetahuannya, kita lihat juga siapa orang yang memiliki pengetahuan tersebut (who). Akan bahaya jika orang tersebut ternyata sudah tidak ada di organisasi. Atau kita yakin ada orang yang menguasai pengetahuan tersebut, akan tetapi lupa siapa orangnya.

Bisa saja terjadi, tidak ada orang yang ahli atau menguasai pengetahuan tersebut namun organisasi tetap dalam kondisi yang aman. Idealnya, kondisi tersebut tidak boleh terjadi. Dalam kondisi tanpa masalah, mungkin organisasi merasa aman. Akan tetapi, ketika terjadi masalah, effort yang dibutuhkan untuk mengantisipasi masalah tersebut menjadi sangat besar.

Kemudian, dari situ kita lihat sumbernya dari mana? Dimana dokumentasinya (where). Kita memiliki best practice atau tidak? Pernah atau tidak kita mengerjakan proyek sejenis?

Selanjutnya pertanyaan keenam, tingkat penguasaan kita terhadap pengetahuan tersebut (level of acquisition). Ada 3 level, fully occupied (ada yang mengusai dan pendukungnya), partial (ada yang kita kuasai, ada yang tidak), non (sama sekali tidak menguasai pengetahuan). Level kita ada dimana? Apakah tinggi atau tidak? Tinggi dalam pengertian, kita menjamin semua yang kita lakukan akan memberikan dampak yang strategis, outputnya sesuai dengan yang diharapkan.

Apakah sumbernya ada di dalam (internal structure) atau ada di luar (eksternal structure)? Disini kita bicara mengenai knowledge asset. Apakah semua pengetahuan ada dokumentasinya? Kalau tidak ada, kapan kita akan membuat dokumen tersebut? Atau bisa saja, tidak perlu dokumen (eksplisit), cukup dengan pengetahuan itu ada di orang (tacit). Tapi, bagaimana kalau orang itu pindah? Kalau memang orang yang punya pengetahuan tersebut ada banyak, tidak ada masalah.

Terakhir, development seperti apa yang dibutuhkan, apakah coaching, e-learning, job procession, job assignment, project assignment atau bahkan semuanya diperlukan. Kebanyakan, diberikan pembelajaran dalam bentuk job assignment.o

KNOWLEDGE Management

Kmplus Optima @KMPlusOptimawww.kmplus.co.id

FREE FOR ALL KM’ERS PLEASE TAKE ONE

kOLABORASI SEBAGAI PRIORITAS UTAMA

KMPLUS OPTIMA INTERNASIONALJL. Cawang Baru Tengah No. 48

Jakarta021-85917227 | 021-29360893

“Organizations use the process of knowledge mapping to understand what knowledge is needed for a particular process or part or their business ”

- Wesley Vestal, APQC -

Mengawali tahun 2015, salah satu lembaga yang concern dalam melakukan riset KM,

APQC (American Productivity & Quality Center), kembali melakukan survey apa yang menjadi prioritas dan tujuan dalam implementasi KM di 2015. Survey tersebut diikuti oleh 520 perusahaan di seluruh dunia dari lima benua. Kebanyakan merupakan perusahaan yang sudah establish dan telah menjalankan KM dalam waktu yang bisa dibilang mature.

Penguatan kolaborasi antar pekerja masih menjadi prioritas utama dalam implementasi KM di 2015. 87% responden memilihnya sebagai prioritas utama. Padahal, kolaborasi bukan suatu hal yang baru. Akan tetapi

aktivitas tersebut masih relevan untuk dilakukan bahkan semakin dirasakan perlu. Aktivitas kolaborasi ini diikuti oleh tiga prioritas lainnya, yaitu: melakukan capture atau memperbanyak dokumentasi pengetahuan eksplisit, membangun budaya berbagi pengetahuan, serta menggali dan mentransfer lebih banyak lagi pengetahuan tacit dari para pekerja. 4 dari 5 orang responden mengatakan ketiga aktivitas tersebut (diiringi dengan kolaborasi) sangat penting untuk dilakukan di tahun 2015. Survey yang dilakukan APQC juga mendapati bahwa 61% responden merasa positif dengan keberhasilan KM di 2015. Mereka merasa keberhasilan KM berdampak signifikan

terhadap bisnis organisasi.Pertanyaan lain terkait

dengan inisiatif yang sudah dijalankan namun akan terus dilakukan di 2015. Di posisi teratas adalah Community of Practice (CoP). Sebanyak 66% responden mengatakan akan terus menjalankan inisiatif CoP di 2015. CoP merupakan inisiatif KM yang paling sederhana. Inisiatif ini tidak memerlukan teknologi. Ironisnya,

CoP juga merupakan inisiatif KM yang paling sulit untuk dijalankan. Hasil survey juga mengungkapkan bahwa 2/3 responden mengatakan sudah memiliki CoP dan mengatakan bahwa CoP merupakan pendekatan KM yang paling diprioritaskan dibanding pendekatan lainnya.

Sedangkan dari sisi improvement, 58% responden melihat perlu dilakukan di bagian knowledge capture/transfer approach. Jumlah responden tersebut melihat improvement perlu dilakukan dari sisi policies & process. Sementara 49% responden menilai improvement terhadap inisiatif tersebut juga perlu dilakukan dari sisi supporting teknologi.o