Knowledge Management Tools Ada beberapa faktor yang dapat memotivasi sebuah organisasi untuk membentuk manajemen formal dan pengetahuan sistematis, termasuk keinginan atau kebutuhan untuk :

i. mendapatkan wawasan yang lebih baik pada cara kerja organisasi.

ii. mengurangi waktu dan tenaga dalam mencari informasi dan dokumen.

iii. menghindari pengulangan kesalahan dan duplikasi yang tidak perlu.

iv. mengurangi waktu respons untuk pertanyaan yang sering diminta.

v. meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan penting.

Berbagai tingkat organisasi, termasuk administrasi, taktis dan strategis, bisa mendapatkan keuntungan dari KM yang sistematis dan formal.

Manfaat administrasi termasuk penurunan yang signifikan dalam beban kerja (workload) Human Resource Management (HRM), rekrutmen karyawan, pelatihan staf, dan perbaikan dalam retensi karyawan. KM dapat menyediakan alat yang diperlukan karyawan untuk mengelola data secara otomatis. Misalnya sebuah portal enterprise, dapat menyediakan sarana bagi karyawan untuk memperbarui data tertentu yang menyangkut diri mereka, seperti alamat rumah, rekening bank dan sejenisnya. Proses ini mengendalikan aspek-aspek tertentu yang berhubungan dengan informasi pribadi mereka.

Manfaat taktis termasuk akses cepat ke informasi dan dokumen yang relevan pada setiap saat menghasilkan proses organisasi.

Manfaat strategis termasuk keunggulan kompetitif yang dapat dihasilkan dari pengelolaan yang baik dan sistematis. Melalui KM, organisasi dapat mengubah pengetahuan menjadi aset strategis dan menciptakan pembelajaran organisasi.

Untuk melaksanakan sistem KM ada 2 elemen dibutuhkan,yaitu :

1. Infrastruktur teknologi, terdiri dari komputer, jaringan dan database.

2. Aplikasi perangkat lunak yang diinstal di lingkungan terdistribusi.

2 elemen ini biasanya disebut sebagai KM Tools. Alat-alat ini dirancang dan dibangun untuk memungkinkan penggunaan yang lebih mudah dan lebih cepat, seperti manajemen dokumen, mesin pencari superior dan sejenisnya. Penyebaran alat-alat yang efektif dalam suatu sistem untuk meningkatkan :

1. kolaborasi dan lingkungan kerja

2. kompetitif dalam keuntungan dan responsif 3. produktivitas secara keseluruhan.

KM Tools digunakan untuk membuat, mengatur dan membagi pengetahuan yang ditemukan pada waktu tertentu, dalam sebuah dokumen, laporan atau memo. Sebuah KM Tools yang ideal harus menyertakan fitur seperti mobilitas yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem dari tempat manapun dan waktu kapanpun.

Untuk pengguna akhir, kegunaan KM Tools adalah alat tersebut harus tersedia dan user friendly. Sebagian besar pengguna sudah akrab dengan Internet Web Browser,dan database terutama Oracle atau SQL server, terintegrasi dengan Enterprise Resource Planning (ERPs), seperti SAP R/3, aplikasi seperti Lotus Notes dan produk pengembangan seperti Microsoft atau SUN untuk C, C++, Java dan Visual Basic.

Beberapa alat yang digunakan dalam solusi KM,yaitu :

(a) document management system

(b) enterprise portal

(c) knowledge map and skills management

(d) information database and lessons learned system

(e) collaboration tool

(f) communities of practice 1. Document Management Dokumen adalah repositori paling umum dari informasi dan pengetahuan di organisasi mana pun. Dokumen yang dihasilkan misalnya proposal proyek kontrak atau perjanjian, laporan teknis, makalah ilmiah, dan lain-lain. Berbagai macam jenis dan panjang dokumen dihasilkan organisasi, dikelola secara sistematis dan terorganisir untuk menyimpan dokumen. Upaya organisasi mengelola dokumen secara sistematis adalah titik awal manajemen pengetahuan.

Manajemen dokumen memiliki 2 fungsi utama :

1. Menyediakan konten

2. Memfasilitasi pengelolaan konten dan aksesnya

2 fungsi ini memiliki dampak positif signifikan terhadap efisiensi organisasi. Tergantung pada sifat dan ukuran organisasi, inefisiensi yang terkait dengan aksesibilitas dokumen.

Manajemen dokumen memiliki 4 elemen dasar, yaitu:

1. Catatan diskusi, email dan dokumen arsip.

2. Mengatur dokumen elektronik dalam kerangka hirarkis atau jaringan.

3. Menyediakan mesin pencari untuk pengambilan dokumen yang diinginkan.

4. Meningkatkan keamanan konten dengan mengalokasikan akses pada tingkat yang tepat ke masing-masing dokumen.

2. Enterprise Portal Portal dapat didefinisikan sebagai titik akses tunggal yang disediakan dengan mudah dan tepat waktu ke pengetahuan. Portal merupakan alat penting untuk KM karena memudahkan berbagi pengetahuan dalam organisasi. Pada dasarnya, portal pengetahuan menjadi titik sentral untuk berbagi pengetahuan. Melalui portal ini, pengguna dapat memberikan kontribusi informasi ke pengetahuan perusahaan, informasi akses, dan berkolaborasi dengan para ahli lainnya. Karena salah satu tujuan dari portal adalah meningkatkan kinerja perusahaan dengan informasi yang berkualitas terbaik untuk menjamin suksesnya penggunaan sistem KM.

Siklus pengetahuan mencakup serangkaian episode. Pekerja pengetahuan mencari dan mengambil pengetahuan dari portal dan kemudian mengatur dan menganalisis sehingga dapat digunakan untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan. Hasilnya dibagi dan disebarluaskan sebagai pelajaran. Pengetahuan ini kemudian disimpan di tempat yang dapat diakses oleh rekan-rekan lainnya. Pengguna dapat memperoleh pengetahuan dari orang-orang dengan keahlian yang dibutuhkan atau dari dokumen dan artefak lainnya, sehingga memanfaatkan pengalaman masa lalu. Untuk membuat lebih berguna, dokumen dan artefak diakses melalui portal termasuk ringkasan, penulis, jenis, tanggal dan data kontekstual lainnya.

Konsep portal perusahaan meliputi berbagai peralatan, teknologi dan praktik yang membuat hasil dan pengetahuan tersedia bagi semua staf organisasi dan pengguna lain. Mereka melayani untuk mendukung karya kolaborasi kelompok pekerja pengetahuan dalam komunitas praktik dan dapat melayani berbagai tujuan termasuk akademik dan bisnis. Portal berbasis web, memungkinkan dokumen untuk didistribusikan dan mencari informasi secara online.

Sebagai teknologi informasi dan komunikasi portal menjadi lebih kuat dan tersedia secara luas, menjadi struktur yang lebih luas yang mendukung berbagai kegiatan berbasis pengetahuan yang berbeda. Contoh entry point di Google.com. Namun, sebagian besar portal biasanya terbatas ke sejumlah orang yang menjadi milik sebuah organisasi, instansi pemerintah atau lembaga masyarakat sipil atau berbagi wilayah pengetahuan umum walaupun milik organisasi yang berbeda. Tipe lain dari portal diatur sekitar pengetahuan sektor tertentu di suatu negara atau sekelompok negara. Tipe ini biasanya disebut sebagai "portal vertical.

Dari perspektif teknis, 2 fitur utama dari portal adalah taksonomi dan crawler. Taksonomi organisasi dan mesin pencari merupakan elemen penting dari portal yang memfasilitasi navigasi. Selain itu, portal termasuk fungsi web-crawling, tujuan utamanya adalah penelitian dan analisis informasi. Setelah dokumen diserahkan ke portal repositori, diakses oleh crawler bahwa isi teks dan meta-data dari kumpulan dokumen, di dapat dari beberapa repository melalui jaringan.

Tujuan penting dari portal adalah untuk memudahkan berbagi kualitas pengetahuan tinggi yang diambil secara elektronik, sesuai dengan isi yang relevan. Organisasi pembuat portal harus menilai dan mengevaluasi kualitas kontribusi yang diajukan dan menetapkan meta-data sesuai dengan fitur khususnya. Ini memungkinkan pembentukan struktur dan kategorinya.

Keseimbangan penting harus dicapai untuk pengambilan yang dinamis daninformasi yang berkualitas. Beberapa organisasi memilih untuk "informasi konvergen", bahwa setiap bagian dari pengetahuan yang diterima harus divalidasi oleh organisasi dan membuat pengetahuan yang benar berkualitas tinggi. Dalam rangka mendukung pekerja pengetahuan dan praktek masyarakat, portal menawarkan fungsi tambahan untuk didistribusikan, berbagi ruang kerja, telepon, dan konferensi video dan penyebaran atau pertukaran artefak seperti presentasi atau dokumen teks yang digunakan dalam pertemuan. Berkolaborasi menggunakan real-time aplikasi chatting, membentuk kelompok, identitas peserta diskusi dan secara real time dapat diakses secara grafis dengan hypertext dan peta visual.

Pelaksanaan portal membutuhkan kustomisasi dalam rangka merevisi lingkungan tertentu, menganalisis kebutuhan fungsional dan menambahkan pribadi dan sosial pertimbangan. Hal ini dilakukan dengan alat bantu implementasi yang memungkinkan - menggunakan algoritma yang kuat - interface pemrograman tingkat tinggiuntuk membantu mengubah aplikasi dan manipulasi data untuk spesifik kebutuhan dan permintaan dari pengguna. Hal ini biasanya dipasang di web infrastruktur untuk standar akses lebih lanjut. 3. Knowledge Map and Skills Management Dalam sebuah organisasi, manusia adalah aset paling penting dalam mengelola keterampilan, kemampuan, minat dan pengalaman. Skills Management System adalah tool berbasis web yang mendukung dalam distribusi atau penyebaran beban kerja seluruh organisasi.

Semua karyawan dapat memperbarui keterampilan mereka sendiri (menambah keterampilan baru atau mengubah tingkat keterampilan) dan kepentingan menggunakan alat ini untuk menemukan orang dengan keahlian tertentu. Seperti back office tools departemen HRM, yaitu 'web server', misalnya, apa keterampilan yang dibutuhkan untuk programmer senior atau junior. Software Skillman termasuk fungsi yang cocok, yang memungkinkan orang-orang (atau HRM, tergantung pada hak akses) untuk melihat seberapa dekat mereka ke profil tertentu, misalnya seseorang perlu 1 tahun lebih dari pengalaman untuk menjadi seorang konsultan senior.

Setelah disimpan semua keterampilan serta sejarah mereka, sistem ini dapat menghasilkan peta pengetahuan perusahaan, yang memberikan wawasan dalam kekuatan dan kelemahan perusahaan. Peta pengetahuan membantu menavigasi melalui dokumen, yaitu versi, penulis, keahlian dan pengguna eksternal informasi, yang bisa menjadi mitra, pelanggan, pemasok dan pesaing. Peta Pengetahuan adalah alat standar yang digunakan untuk mengontrol, portal akses ke repositori dan kategorisasi dokumen. 4. Information Database and Lessons Learned Dalam organisasi setiap orang belajar sehari-hari dan meningkatkan pekerjaan berdasarkan pengalaman yang diperoleh. Hal ini positif bagi karyawan (meningkatkan pengetahuan dan keterampilan) dan bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian, organisasi dapat juga belajar pada dirinya sendiri dengan menangkap pengalaman yang relevan dan mendistribusikannya melalui organisasi. Hal ini memastikan bahwa orang-orang berkonsultasi pengetahuan yang benar pada waktu yang tepat.

Lessons Learned System mendukung proses penangkapan dan penyebaran pengetahuan. Sistem ini sangat berguna dalam organisasi di mana dalam praktiknya bisa berulang kali dan disebarluaskan sebanyak mungkin. Selain dari sistem pendukung, proses menentukan apa pengetahuan harus ditangkap dan saat pengetahuan harus disebarkan adalah faktor penting untuk keberhasilan sebuah Lessons Learned System. Pengalaman menunjukkan Lessons Learned System dapat menyediakan banyak fungsi yang diperlukan untuk mengubah perusahaan menjadi organisasi pembelajaran.

5. Collaboration Tool Kerjasama adalah salah satu aspek yang paling penting dalam KM Tools. Sebuah lingkungan yang kolaboratif memungkinkan orang untuk bekerja di ruang kerja online, di mana mereka menggunakan e-mail, web dan browser internet untuk berbagi pengetahuan, membangun organisasi dan menyederhanakan proses kerja. Seperti mendorong karyawan untuk berbagi informasi dalam forum diskusi terbuka, sehingga memberikan akses ke pengetahuan tacit. Selain itu, alat kolaborasi menawarkan antarmuka pengguna yang lebih baik bagi pengguna internal dan eksternal, sehingga memberikan hubungan antara organisasi, mitra dan pelanggan.

Groupware dan workflow management juga berfungsi kolaboratif. Groupware menyatukan hampir semua karyawan yang terlibat dalam tugas tertentu atau proyek. Penggunaan produk groupware, seperti Microsoft Exchange atau Lotus Notes, sering digambarkan sebagai kolaborasi berbasis artefak karena aktivitas kolaboratif yang melibatkan satu artefak, seperti e-mail atau dokumen bersama ditulis oleh orang banyak, misalnya pesanan penjualan atau individual file. Teknologi groupware termasuk aplikasi ICT untuk mengatur pertemuan dan mendukung kelompok interaksi dan pengambilan keputusan.

Penggambaran alur kerja interaksi antara karyawan dengan mendefinisikan jalan, waktu dan individu yang terlibat dalam prosedur tertentu. Sistem ini dapat secara otomatis mengatur prosedur dan meningkatkan kualitas kolaborasi. Alur kerja yang efektif terutama dalam distribusi lingkungan di mana karyawan sering tidak dapat diakses. Dalam kasus tersebut, kolaborasi antara individu yang terlibat dalam proses yang sama. Contoh, ketika pekerja selesai bekerja pada dokumen, sistem diprogram mengirim ke daftar pengawas, yang secara otomatis akan diberitahu melalui e-mail, dan permintaan tinjauan.

E-mail adalah cara dasar tapi sangat efisien untuk bekerja sama. Hal ini memungkinkan orang untuk membuat kontak dan berbagi pandangan pada pekerjaan, masalah dan solusi. Untuk mencapai penyebaran massa, idealnya KM Tools mencakup pembuatan halaman web untuk memfasilitasi pengaturan dari sejumlah dokumen dan isi bersama-sama.

KM Tools yang ideal memiliki ruang pertemuan virtual yang beroperasi secara real time, secara bersamaan dan langsung untuk semua karyawan, yang didistribusikan melalui lokasi yang berbeda namun tetap terhubung dengan demikian dapat bertukar informasi sekaligus. Berbagai kemungkinan yang tersedia, seperti chatting, videoconference, forum diskusi, email dan halaman web. 6. Communities of Practice Komunitas sebagai cara yang baik untuk berbagi pengetahuan antara orang-orang yang memiliki kepentingan bersama. Di sini mereka akan menjelaskan secara singkat dari perspektif yang digunakan sebagai alat dalam pelaksanaan manajemen pengetahuan sistem dalam sebuah organisasi. Fakta bahwa masyarakat praktik dapat dilihat sebagai hal penting untuk berbagi pengetahuan dan pengayaan serta alat yang berguna untuk implementasi dari manajemen pengetahuan.

Komunitas praktek menyediakan tempat virtual dimana orang-orang dapat bertukar pengetahuan dan pengalaman.

Selain menentukan ukuran masyarakat, juga diperlukan untuk memilih suatu sistem yang tepat untuk interaksi. Dalam beberapa kondisi, pertemuan tatap muka tidak bisa diandalkan, seperti dalam kasus yang secara geografis jauh, prosedur atau pengalaman dalam jarak jauh lebih sulit. Jarak dapat diatasi melalui penggunaan informasi interaktif dan teknologi komunikasi seperti videoconference, teleconference panggilan, teleconference situs web, e-mail dan forum diskusi (milis).