Sist oppdatert: 27.10.2017

InnholdDeaktiverte elementer i Outlook/Grå WebSak – Tre varianter.............................................................3

Deaktiverte elementer i Word...............................................................................................................3

Får ikke ekspedert brev i ekspederingsbildet........................................................................................6

Ekspederinger som feiler.......................................................................................................................8

Ekspedering som henger seg opp..........................................................................................................8

Ekspedering som henger seg opp fordi man får spørsmål om man vil lagre endringer.........................8

E-post som importerer har tydeligvis for mange mottakere eller kopimottakere.................................9

Brevet eller notatet ble ekspedert for tidlig..........................................................................................9

Får ikke fjernet x-notater fra kurv........................................................................................................10

Får ikke avskrevet innkommet brev eller mottatt notat fra Innkurv/Ubehandlede.............................10

Noen har sendt en oppgave, men angrer seg og vil ha den tilbake.....................................................10

Importbildet for e-post blir borte........................................................................................................11

Får ikke fjernet oppgaver fra kurv.......................................................................................................13

Får ikke satt et av vedleggene som hoveddokument...........................................................................13

Import av e-post som er sendt internt i KMD, men som egentlig er et innbrev – doktype I eller utbrev - doktype U..........................................................................................................................................14

Notater fra kommunalministeren til en eller flere andre statsråder...................................................15

Kopimottakere kommer ikke med i brevet selv om de er lagt inn i adressefeltet i Fokus...................17

Det skal lages brev som skal sendes fra to statsråder eller to departement.......................................17

Postfordeler får ikke fordelt notater....................................................................................................18

Saksbehandler/leder får ikke omfordelt notater de er saksbehandler på...........................................19

Arkivet prøver å flytte en journalpost som enten er avskrevet med en annen journalpost eller en journalpost som avskriver en annen....................................................................................................20

Noen får ikke tilgang til gammel FAD-base..........................................................................................20

Import av adresselister fra Excel..........................................................................................................21

Hvilken adressegruppe skal man bruke når fagavdelingene sender noe på intern foreleggelse?.......22

Uforståelig melding som av og til kommer opp ved ekspedering........................................................22

To vanlige problemer med rundskriv...................................................................................................23

Problemer med å redigere og ekspedere brev til flere mottaker unntatt offentlighet........................24

Hvordan opprette brev med mange mottakere som ligger i adresseregisteret i WebSak Fokus.........25

Vanlige problemer hos dep.råd/PL......................................................................................................27

1

2

Vanlige henvendelser til brukerstøtten

Deaktiverte elementer i Outlook/Grå WebSak – Tre varianter

1. Kurvene i WebSak har grå skrift og saksbehandler får ikke åpnet kurvene.

Løsning:

Gå til Mine programmer. Last ned valget: Acos Fokus 4.1.148 INSTALL. Lukk Outlook og åpne Outlook på nytt. Nå skal det virke.

2. Kurvene i WebSak er helt tomme.

Løsning:

Trykk Fil, Alternativer, Tillegg og Deaktiverte elementer i Outlook. Du får da opp ei liste over deaktiverte elementer. Merk linja med WebSak Fokus og trykk Aktiver. Lukk Outlook og åpne Outlook på nytt. Denne feilen forekommer sjelden.

Sjekk om det er riktig NT-bruker som er registrert på vedkommende. Er NT-brukeren feil, vises ikke kurvene i WebSak og det står øverst til høyre at man ikke er tilkoblet.

Feilen kan også skyldes at brukeren er deaktivert, altså at sluttdatoen til vedkommende er passert. Dersom vedkommende fortsatt skal jobbe her, må sluttdatoen slettes eller endres i administrator.

Hvis det ikke kommer opp at WebSak Fokus er deaktivert, må DSS kontaktes, tlf 40000.

3. WebSak vises ikke i det hele tatt nederst under Outlook-mappene.

Løsning:

Ser også ut til å skyldes Deaktiverte elementer i Outlook. Feilen forekommer sjelden.

Trykk Fil, Alternativer, Tillegg og Deaktiverte elementer i Outlook. Du får da opp ei liste over deaktiverte elementer. Merk linja med WebSak Fokus og trykk Aktiver. Lukk Outlook og åpne Outlook på nytt.

Deaktiverte elementer i Word

Denne feilen merkes ved at brev og notater mangler brevhode. De får heller ikke opp malbildet når de oppretter brev og notater.

Løsning:

3

Trykk på fanen Fil oppe til venstre. Velg Alternativer for Word.

Du får da opp bildet nedenfor.

Velg Alternativer nederst på venstremargen og Tillegg i venstremargen på neste bilde som kommer opp.

4

Hent opp og marker valget Deaktiverte elementer. Trykk Start. Du får da opp bildet nedenfor:

Hvis det står noe om WebSak eller Start.dot i elementene som listes opp, markeres linja og du trykker Aktiver. Dersom det står flere er det bare å markere disse også. Etter at vi fikk Office 2013 er det vanligvis Start.dot som har blitt deaktivert og som må aktiveres. Det kan se ut til at årsaken til at Start.dot blir deaktivert er at brukeren får opp denne feilmeldingen når de skal åpne Word:

5

Det kan se ut som at hvis man trykker Ja blir Start.dot deaktivert og man får ikke opp brevhode. Hvis man svarer Nei kan man tydeligvis bare fortsette å jobbe uten at man får noen problemer.

Vær også klar over at hvis det er Start.dot som er deaktivert, så er det lett å gå videre. Man lukker bare Word-fila man hadde oppe for å aktivere Start.dot. Deretter åpner man fila ved å høyreklikke og velge Rediger. Da skal malbildet komme opp og når man har trykt OK på det, skal brevhodet være på plass.

DSS jobbet mye med denne feilen sommeren 2015. Det var ikke bare KMD som hadde den. Feilen har etter dette nesten blitt borte.

Hvis det ikke er listet opp elementer, som i bildet ovenfor, trykker du Lukk og deretter OK i neste bilde. Deretter lukker du Outlook og åpner Outlook igjen. Lukk også alle andre Word-dokumenter du har oppe.

Nå skal du få brevhode på nye brev og notater. Dersom dette ikke skjer, må du starte PC’en på nytt. Hjelper heller ikke det, må DSS kontaktes, tlf. 40 000.

Får ikke ekspedert brev i ekspederingsbildet

Saksbehandler står i ekspederingsbildet, men får ikke ekspedert brevet. Dette kan skyldes flere ting:

1. Har mottaker e-postadresse?

Løsning:

Hvis ikke legges e-postadressen inn og prøv på nytt. Gå til fanen Mottaker , dobbeltklikk på mottakeren og legg inn e-postadressen i e-postfeltet i bildet AvsenderMottaker.

2. Hoveddokument er satt som meldingstekst, ikke vedlegg

Løsning:

6

I øverste linje står det Hoveddokument som meldingstekst. Det er feil.

Trykk en gang der det står Hoveddokument som meldingstekst, og teksten endres til Hoveddokument som vedlegg. Dette er riktig. Nå kan brevet ekspederes.

3. Filene er for store

Dersom filstørrelsen er over 20 Megabyte får vi ikke ekspedert journalposten fra ekspederingsbildet.

Løsning:

Journalposten ekspederes ved å høyreklikke på journalposten, velge Send til/E-post og Forhåndsvisning. Del opp og send filene i flere omganger. Legg inn en melding i e-posten om at vedleggene kommer i flere forsendelser. Når e-postene er sendt, må status på journalposten settes til E. Legg inn en kommentar om at brevet ble ekspedert i flere forsendelser pga. størrelsen på filene. Historikken forteller at filene ble sendt til mottaker, når og av hvem.

Brevet har for mange mottakere

Å opprette brev med mange mottakere går nå greit. Det tar litt ekstra tid å opprette dokumentet og man får ei lang adresseliste nederst i brevet. Ekspederingen til mange mottakere fungerer nå greit, men det forutsettes at man bruker ekspederingsalternativet Felles e-post til alle – Blindkopi.

Dersom det er mange mottakere, kan det være lurt å opprette dokumentkortet uten å legge inn mottakere eller bare legge inn mottakere I følge liste. Deretter opprettes det et tomt brev hvor det

7

legges inn en fellesbetegnelse for mottakerne i adressefeltet i brevet, for eksempel Alle landets kommuner, høringsinstansene osv. (Alternativt kan man velge Ny under Mottakerfanen og skrive inn fellesbetegnelsen der.)

Nå kan adressatene legges inn i på journalposten fordi de ikke skal inn i brevet. Journalposten ekspederes. Velg ekspederingsalternativet Felles e-post til alle – Blindkopi.

Dersom mottakere I følge liste er lagt inn, må denne slettes før brevet ekspederes. Denne adressaten har jo ikke noen e-postadresse.

Se også punktet Import av adresseliste fra Excel. Ved store høringssaker er det ofte denne måten det gjøres på.

Ekspederinger som feiler

Saksbehandler får beskjed om at ekspedering har feilet, men får likevel kvittering fra mottaker at de har fått den. Dette kan skje. Saksbehandler må da dobbeltsjekke med enkelte mottakere at de virkelig har fått brevet og vedleggene.

Ekspedering som henger seg opp

Vi kan avbryte ekspedering hvis den henger seg opp. Det vil da være lurt å finne ut hvem som har fått dokumentet. Det ser man ved enten å notere seg hvem som står som ekspedert eller ved å sjekke Sendte elementer i Outlook. Hvem som har fått brevet går ikke fram av historikken. Denne lista lages først samtidig med at status endres fra R til E. Den raskeste måten å avbryte på er ved å trykke CTRL+ALT+DEL, velge oppgavebehandling og avslutt ekspederingsoppgaven. Da lukkes Outlook. Deretter kan man velge Sendt som e-post og utelate de mottakerne som har fått brevet. Denne ekspederingen går raskt. Status må deretter endres fra R til E. Er man i tvil om alle har fått brevet, må saksbehandler ta kontakt med mottaker.

Ekspedering som henger seg opp fordi man får spørsmål om man vil lagre endringer

8

Ekpederingen blir hengende på en av mottakerne, vanligvis den første. Man får samtidig spørsmålet "Vil du lagre endringene i ……" og svaralternativene Ja, Nei og Avbryt. Her må man svare Nei. Da hopper ekspederingen videre til neste mottaker. Samme spørsmålet dukker opp og man svarer Nei igjen osv osv til brevet er ekspedert til alle mottakerne. Hvis spørsmålet ikke dukker opp, kan det skyldes at det ligger bak Outlookbildet. Dette bør sjekkes hvis ekspederingen henger.

Denne feilen dukker bare opp hos noen få enkeltpersoner, og de får den tydeligvis opp hver gang de ekspederer. De kan enten leve med feilen hvis de ekspederer lite. Feilen har noe med RdokMaler å gjøre. DSS er klar over det, men venter på at ny versjon kan legges inn. De som jobber med BudMod og stortingsdokumenter må ha RdokMaler. Andre kan trolig deaktivere den. Dette testes nå ut. Det kan også være aktuelt å bytte PC.

E-post som importerer har tydeligvis for mange mottakere eller kopimottakere

Saksbehandler skal importerer en e-post til WebSak, men får opp en feilmelding tilsvarende denne:

Løsning:

Videresend e-posten til deg selv. Importer denne og endre til riktig dokumenttype. Se nærmere om dette under punktet: Import av e-post som er sendt internt i KMD, men som egentlig er et innbrev – doktype I eller utbrev - doktype U

Brevet eller notatet ble ekspedert for tidlig

Brevet eller notatet har fått status E, men saksbehandler vil redigere videre i brevet.

9

Løsning:

Arkivet må kontaktes. Det er bare de som kan stille statusen tilbake fra E til R.

Får ikke fjernet x-notater fra kurv

Du har fått et X-notat i kurven Innkurv/Ubehandlede. Du prøver å høyreklikke og velge Behandle, men avskrivningsvalgene mangler. Dette skyldes at X-notater ikke skal ha mottakere fordi de mangler behandlingstype i WebSak. Skal du sende X-notater til noen, må du bruke en oppgave, for eksempel Beskjed/merknad, Til uttalelse eller Intern kopi.

Løsning:

Arkivet må kontaktes. Det er bare de som kan slett mottakerne på det som har status E eller J. Når det er gjort forsvinner journalposten fra kurven.

Får ikke avskrevet innkommet brev eller mottatt notat fra Innkurv/Ubehandlede

Saksbehandler høyreklikker og velger Behandle, men alle avskrivningsvalgene er grået ut.

Løsning:

Sjekk Beh.type på dokumentkortet. Hvis denne er blank, har det skjedd en feil. Behandlingstypen skal være U – Restanse uten forfallsdato. Rett opp og trykk Lagre. Det har også vært et tilfelle der status var blank, men behandlingstypen var U.

Noen har sendt en oppgave, men angrer seg og vil ha den tilbake

Løsning:

Marker oppgaven og trykk på knappen Deaktiver. Det kommer da en strek over oppgaven. Den forsvinner altså ikke helt. Deretter kan man gjøre det som skal før man eventuelt lager en ny oppgave eller behandler oppgaven.

10

NB. Hvis den som starter oppgaven deaktiverer den, havner journalposten tilbake i kurven Under arbeid. Hvis en leders om har fått en oppgave på godkjenning deaktiverer den, vil oppgaven havne tilbake i kurven Mottatte oppgaver. Vær obs på at det finnes tilfeller hvor den ikke havner tilbake i kurven Mottatte oppgaver.

Dep.råden kan ikke deaktivere oppgave inn til politisk ledelse.

Importbildet for e-post blir borte

Hva gjør man hvis noen har mistet importbildet for e-post, se bildet nedenfor. Årsaken kan være at man har haket av for Ikke vis dette vindu igjen…..

Løsning :

I Outlook velger du Fil og Alternativer. I bildet du får opp velger du Tillegg og Alternativer for tillegg….

11

Du får da opp bildet nedenfor:

Velg Flere innstillinger og du får opp bildet nedenfor.

12

Hak av for Vis ”Import dialog” ved import av filer og eposter til journalpost.

Får ikke fjernet oppgaver fra kurvDe fleste oppgaver skal man kunne høyreklikke på og fjerne fra kurv, men ikke alle. Vi kan ikke fjerne oppgaver sendt på godkjenning i kurve Mottatte oppgaver.

Løsning:

Hvis en slik oppgave skal fjernes, må noen med systemrettigheter på arkivet kontaktes. De må gå inn i ACOS WebSak Admin-pakke, velge Oppgavetyper, finne den aktuelle oppgaven og under fanen Diverse må valget Kan fjerne ubehandlede fra kurven slås på. Gjelder som regel oppgaven Til godkjenning og Videresend for godkjenning.

Får ikke satt et av vedleggene som hoveddokument

Saksbehandler høyreklikker på vedlegget for å gjøre det om til hoveddokument, men valget Sett som hoveddokument er grået ut.

Løsning:

13

Muligheten til å sette et vedlegg som hoveddokument forsvinner når journalposten har fått en oppgave. Så lenge det ikke er noen oppgave på journalposten, går det greit å sette vedlegget som hoveddokument. Å sende en oppgave, låser muligheten. Etter at en oppgave er sendt, er det bare i Basis (arkivets modul) det går an å sette vedlegget som hoveddokument. Skal dette gjøres, må altså arkivet gjøre det.

Import av e-post som er sendt internt i KMD, men som egentlig er et innbrev – doktype I eller utbrev - doktype U

Leder har sendt en ekstern e-post til saksbehandler for at han skal importere den i WebSak. Hvordan får saksbehandler endret e-posten til et innkommet brev eller et utgående brev?

Løsning:

Innkomne e-poster som er videresendt innenfor KMD, blir Notater når du importerer e-posten til WebSak Fokus. Det samme gjelder e-poster som er sendt ut av KMD og som videresendes internt. Dette skjer fordi vedkommende som sendte e-posten sist er intern. Hvis du bare importerer e-posten uten å gjøre noe for å endre dokumenttype, vil den bli importert som notat. Du vil dermed miste mulighet til å endre dokumenttypen, redigere i journalteksten og endre mottaker.

Hva kan gjøres?

Den som fikk e-posten utenfra importerer e-posten selv Den som fikk e-posten sender den videre til postmottak som importerer Den som importerer kan endre dokumenttype i importbildet. Se nedenfor.

14

I bildet ovenfor kan du altså endre til både doktype I, U og X. For å endre avsender til en ekstern vi har i adresseregisteret, klikker man på navnet i kolonnen Avsender (her Sissel Ødegård). Da får man opp bildet under.

I adressebok kan man velge Identitetsregister I/U. Deretter søker man opp riktig avsender i søkefeltet til venstre.

Når man trykker OK kommer man tilbake til importbildet, hvor dokumenttype har blitt I og avsender har blitt riktig.

Hvis avsender ikke ligger i adresseregisteret vårt, kan man velge en annen ekstern eller den interne avsenderen av e-posten. Etter at man har trykt OK, kan man gå til fanen Avsender/Mottaker på dokumentkortet/registreringsbildet og legge inn den nye adressaten ved å velge Ny (avsender). Deretter sletter man den man valgte.

Dersom e-posten er sendt ut til eksterne og du har fått den oversendt fra for eksempel lederen din, velger du doktype U i importbildet. Når du kommer til dokumentkortet/registreringsbildet retter du opp mottakeren

Notater fra kommunalministeren til en eller flere andre statsråder

Slik lager du et notat fra statsråd Sanner til en statsråd i et annet departement:

Opprett et nytt dokument på den aktuelle saken i WebSak Fokus og velg N – Notat med oppfølging.

15

Legg inn tittel på notatet og velg Statsråd via departementsråd som mottaker.

Opprett et notat på journalposten, og klikk OK i bildet nedenfor.

Legg inn opplysninger om avsender og mottaker på notatet tilsvarende som i eksempelet nedenfor.

Lukk notatet med Sjekk inn og avslutt. Det er viktig at avsender og mottaker er lagt inn i selve notatet før du sjekker inn og avslutter første gang.

16

Nå kan du endre notatet til dok.type U. For å endre dokumenttype må du ha Avansert visning.

Nå kan du fjerne Statsråd via departementsråd som mottaker og legge inn departementet som mottakeren jobber i.

Kopimottakere kommer ikke med i brevet selv om de er lagt inn i adressefeltet i Fokus.

P.g.a. problemer med fletting i brevmalen, kommer ikke kopimottakerne med til slutt i brevet. Disse kopimottakerne må derfor legges inn manuelt til slutt i brevet.

Det skal lages brev som skal sendes fra to statsråder eller to departement

Lim inn bildet nedenfor i toppteksten på brevet, slik at den erstatter logoen som ligger der fra før av. Hvis brevet skal undertegnes av statsråden, pass på å få bildet inn over der hvor det står statsråden i kursiv. Teksten kan endres til hvilket departement man ønsker. Eksempel på slik sak er 15/130 og 15/4634.

17

Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepartement

Det kongelige landbruks- og matdepartementet

Postfordeler får ikke fordelt notater

Postfordeler prøver å fordele et notat, men får ikke opp noe felt for å legge inn saksbehandler. Bildet kan se slik ut:

18

Årsaken er at vedkommende har "Middels" oppløsning på skjermen. Dette er en variant av en gammel feil hvor saksbehandlerne ikke fikk tatt saker TE eller saksbehandler ikke fikk lagt inn adressater i brev som ikke lå i avsender-/mottakerregisteret. Saksbehandler må stille tilbake til "Mindre – 100%". Innstillingen endrer du på Kontrollpanel / Utseende og personalisering / Skjerm

Denne feilen ser nå ut til å være løst.

Saksbehandler/leder får ikke omfordelt notater de er saksbehandler på

Saksbehandler/leder har mottatt et notat, men får ikke omfordelt det til noen andre, slik det var tilfelle med Baard Krag i eksempelet nedenfor.

Saksbehandlerfeltene er grået ut. Det hjelper heller ikke å gå på dokumentkortet å prøve å omfordele derfra.

For å få omfordelingsrettigheter må man være satt opp som postfordeler på sin seksjon. Når Baard Krag ble lagt inn som postfordeler (jfr. bildet nedenfor) fikk han muligheten til å omfordele. Det hjalp ikke at han allerede hadde funksjon 3.

19

Arkivet prøver å flytte en journalpost som enten er avskrevet med en annen journalpost eller en journalpost som avskriver en annen.

Disse journalpostene lar seg ikke flytte så lenge de avskriver en annen eller blir avskrevet. Men selv om man tar bort avskrivningen, lar den seg ikke flytte. Det hjelper ikke at avskrivningsfeltene er helt blanket ut.

Det som må gjøres er at man etter å ha fjernet avskrivningen tar det innkomne brevet TE. Da lar begge dokumentene seg flytte.

Noen får ikke tilgang til gammel FAD-base

En saksbehandler kommer ikke inn i den gamle FAD-basen, den fra 1998-2004. Han får en feilmelding som om at arkivdelen er feil. Han kommer greit inn i FAD-basen 2004-2013.

20

Årsaken er at det står ELARK2 i feltet Arkivdel. I det feltet skal det ikke stå noe, slik som i bildet nedenfor. I den andre FAD-basen skal det stå ELARK2 i dette feltet.

Vi har hatt problemer med at noen ikke har kommet inn i historisk FAD 2014-2013. Det har vært mer uklart hva som har vært årsaken i disse tilfellene

Import av adresselister fra Excel

Adresselister som ligger i Excel kan importeres til WebSak.

Forberedelser:

Lag en kopi av det opprinnelige excel-arket. Det er denne kopien du nå jobber med.

21

Arket lagres i .xlsx, altså den versjonen vi bruker (default-verdien). Det må være tre kolonner og de må ha overskriftene: Fornavn; Etternavn og E-post,

skrevet akkurat slik. Fornavn-kolonnen må også ha innhold, en strek burde klare seg. Navnet på adressater som ikke er personer, legges i kolonnen Etternavn. Disse tre kolonnene må ligge lengst til venstre. Andre kolonner legges til høyre for disse eller slettes. De vil likevel ikke bli importert til WebSak.

Listen behøver ikke lenger å være på kun 75 navn, det går greit med over 200. Vi behøvde ikke lukke excel-arket, bare lagre.

Adressater og adressegrupper som allerede ligger i WebSak importeres ikke til adressefeltet fra excel-arket. De legges inn på vanlig måte.

Fra dokumentkortet klikker du på Mottakere og velger Legg til, Adressebok. Nederst finner du Adressebok i excel-format. Velg riktig excel-ark. Etter litt tid kommer navnelisten opp. Marker og klikk navnene inn i Til-feltet og de lagrer seg i WebSak.

Kolonneoverskriftene skal se slik ut: Fornavn Etternavn E-post

Alle tre trenger innhold.

Hvilken adressegruppe skal man bruke når fagavdelingene sender noe på intern foreleggelse?

Velg: Intern adressegruppe for høringer og r-notater. Denne inneholder høringskoordinatorene i alle avdelingene. Egen avdelings høringskoordinator bør fjernes.

Adressegruppen R-notat brukes av SAM når de sender andre departementers høringer og r-notater på intern høring i KMD. Denne lista inneholder flere fra SAM.

Uforståelig melding som av og til kommer opp ved ekspedering

Saksbehandler eller sekretær holder på å ekspedere et brev til flere mottakere med en e-post pr. mottaker. Mens ekspederingen jobber seg nedover i lista, kommer denne meldingen opp:

22

Dette er en melding som ikke gir noen mening. Hvilken endring lagrer man hvis man svarer Ja og hva er Dokument1? Det står alltid Dokument1 i denne meldingen.

Løsning:

Den som ekspederer må svare Nei. Da kommer meldingen opp igjen, samtidig som WebSak jobber seg ett hakk nedover i adresselista. Meldinga forsvinner først når man har trykt Nei på siste adressat i adresselista.

Det som ligger i sendt elementer i Outlook har bekreftet at brevet ble riktig sendt ut til mottaker.

Saken er meldt inn til DSS og Acos.

To vanlige problemer med rundskriv

1. Problemer med rundskriv med flere mottakere

Hvis man velger rundskrivmalen og oppretter et rundskriv til alle departementene, vil bare Arbeids- og sosialdepartementet komme opp i adressefeltet i rundskrivet (altså den første i alfabetet). Det kommer ikke opp ei adresseliste bakerst i brevet. Det hjelper ikke å gjøre noe i bildet Rundskrivmal:

23

Måten dette kan løses på er å først fjerne den mottakeren som står der, for eksempel Arbeids- og sosialdepartementet. Også ramma rundt navnet må bort. Deretter skriver man inn fellesbetegnelsen, for eksempel Departementene eller Kommunene. Adresselista på journalposten styrer ekspederingen.

2. Problemer med datoen på rundskriv

Hvis man prøver å endre dokumentdatoen i rundskrivet, spretter hele tiden den opprinnelige datoen tilbake. For å løse dette må man endre Dok.dato-feltet i journalen til datoen du ønsker. Dermed oppdateres dokumentdatoen i selve rundskrivet automatisk.

Vi har ikke dette problemet i vanlige brev.

Det jobbes med maler, så disse feilene vil trolig bli løst når de nye malene er på plass, trolig i 2017.

Problemer med å redigere og ekspedere brev til flere mottaker unntatt offentlighet

Hva må man gjøre dersom man får meldingene nedenfor i forbindelse med redigering av et brev?

24

Meldingen oppstår dersom saksbehandler har gradert et dokumentet med flere mottakere unntatt offentlighet og satt på paragraf. Feilen dukker oftest opp på foreleggelser.

Det nytter derfor ikke å gjøre noe med hoveddokumentet i første omgang.

Det første vi må gjøre er å fjerne graderingen på journalposten.

Deretter oppretter vi et nytt vedlegg på journalposten og velger brevmal. Vi forsikrer oss om at det nye brevet har identisk overskrift og opplysninger om hvem som undertegner brevet. Når det er klart, limer vi inn brevteksten fra hoveddokumentet. Dermed har vi fått et vedlegg på saken som er identisk med det brevet som skal gå ut.

Kopier dette dokumentet til skrivebordet (dra og slipp). Deretter drar du det inn og slipper det over hoveddokumentet. Du får spørsmål om du vil lagre det som en ny versjon av hoveddokumentet og svarer Ja.

Nå må du slette det ekstra vedlegget du lagde. Deretter legger du inn UO og paragraf på journalposten. Til slutt må du redigere dokumentet og legge inn paragrafen der også.

Nå bør ekspederingen gå greit. Dokumentet kan åpnes uten problemer og PDF-konverteringen vil gå greit.

For å unngå problemet i første omgang, kan man også opprette journalposten med paragraf, men i stedet for å legge inn alle mottakerne legger man inn I følge liste. Når man så har lagret journalposten og første versjon av fila, kan man legge inn alle mottakerne og fjerne i følge liste. Da vil det ikke bli foretatt noen flettinger, men brevet vil bli ekspedert dit det skal. Mottakerne kan legges inn manuelt nederst i brevet.

Hvordan opprette brev med mange mottakere som ligger i adresseregisteret i WebSak Fokus

Det er to begrensninger i WebSak som skaper problemer når man sak opprette et brev med mange mottakere:

- Dersom brevet skal ha mer enn ca. hundre mottakere, får systemet problemer med å flette adressatene inn i adresselista nederst i brevet. Dette betyr at når det opprettes et brev til alle landets kommuner, vil WebSak få problemer med å flette inn kommunene i brevet.

25

- Brevet må ha minst en mottaker. Hvis du ikke velger mottaker på journalposten, får du bare opprettet et dokument med mange > og < tegn. Dokumentet mangler også brevhode og må bare slettes. Når du oppretter dokumentet, vil du også få opp følgende feilmeldingen, som du må trykke OK på:

Det er viktig at operasjonene nedenfor gjøres i riktig rekkefølge.

Opprett en utgående journalposten og legg inn minst en mottaker, f.eks. Ifølge liste (IFLG). Opprett et nytt dokument med brevmal. Nå får du opp et dokument med en mottaker. Nå må du endre mottakeren i selve brevet til f.eks. Alle landets kommuner. Når du gjør det er det viktig først å få den opprinnelige mottakeren i brevet helt bort. Du må ta bort hele boksen rundt adressaten, jfr. eksempelet nedenfor. Du kan ikke bare overskrive det som står inne i boksen. Denne nye adressaten blir stående i brevet uansett hva du gjør i mottakerfeltet i journalen.

Nå kan du legge inn alle landets kommuner i mottakerfeltet på journalposten ved å velge adressegruppa Kommunene. Kommunene vil ikke legge seg inn som adressater i brevet. Det er derfor viktig at adresseopplysningen du legger inn i brevet blir dekkende. Du kan f.eks. skrive Alle landets kommuner, fylkeskommuner, departement og fylkesmenn hvis det er riktig.

I adresselista har du nå fått en adressat for mye, Ifølge liste. Denne har ingen e-postadresse og må derfor fjernes før ekspedering ved å trykke på krysset Slett og deretter Lagre.

26

Vanlige problemer hos dep.råd/PL

Politiker som ikke er tilstede:

Eivind har sendt en sak til en politiker som ikke er tilstede. Saken haster, og han vil at en annen politiker skal se på den i stedet.

Løsning:

Alle sekretærene på statsrådsseksjonen + Eivind er registrert som stedfortredere for alle politikerne. Hvem som helst av dem kan gå inn som stedfortreder for den som er fraværende, og sende saken videre til en annen politiker ved å behandle oppgaven med valget Videresend innen politisk ledelse og velge riktig mottaker.

Depråd sendte saken til PL for kjapt:

Eivind har sendt en sak til en politiker, og ser at han skulle gjort noe mer på saken. Hvordan får han den tilbake?

Løsning:

Eivind må søke opp notatet, markere den oppgaven hvor han sendte inn til politiker (fanen Oppgaver på journalposten), og deaktivere oppgaven. Oppgaven går ikke tilbake til Mottatte oppgaver. Han må så ta kontakt med arkivet for å få endret status fra E til R. Så behandler han oppgaven på nytt.

Samme sak i flere kurver hos PL:

En politiker har det samme notatet i både Innkurv/Ubehandlede og Mottatte oppgaver. Når han/hun er ferdig med å behandle notatet fra Mottatte oppgaver, ligger det fortsatt i Innkurv/Ubehandlede. Hvordan rydde opp?

Løsning:

Saksbehandler har ikke brukt mottaker ”statsråd via dep.råd”, men spesifisert politikeren som mottaker, for eksempel JTSA. Fjern JTSA som mottaker på journalposten (dobbeltklikk på mottaker i fanen Mottakere). Notatet forsvinner da fra JTSAs Innkurv/Ubehandlede.

PL ønsker mer info om saker i Mottatte oppgaver:

27

En av politikerne ønsker at avdelingen skal svare på noen spørsmål eller komme med utfyllende informasjon til notatet som har kommet på godkjenning.

Løsning:

Politikeren må ikke returnere saken tilbake til depråden. I stedet kan de velge Ny oppgave og sende saken Til uttalelse enten til ekspedisjonssjefen eller til en annen person i avdelingen. Når svaret har kommet tilbake, kan politikeren fortsette saksgangen.

Det er noe galt med notatet:

Det er noe som har gått galt med et notat – Eivind eller politikerne får ikke opp de rette valgene m.m.

Løsning:

Sjekk at disse tingene stemmer:

Notatet skal ha status E når Eivind har sendt det til en politiker. Før han sender det skal det ha status R.

Sjekk at mottaker er riktig eller om mottaker mangler – alle notater til politisk ledelse skal ha mottaker ”statsråd via dep.råd”

Er dokumenttypen riktig? Har notatet doktype U? Hvis det har det, må notatet sendes tilbake til saksbehandler som endrer dok.type fra U til N med riktig mottaker og sender saken på ny godkjenning med Ny oppgave.

Valget Behandle oppgave er grått for politiker

Hovedårsaken vil nok være at politikeren uforvarende har kommet til å peke på en annens oppgave.

Løsning:

Sjekk om politikeren peker på riktig oppgave. Behandle oppgave er bare aktiv hvis politikeren står på riktig oppgave. Finn derfor riktig oppgave i oppgavetreet. Ellers vil alltid dette stille seg tilbake riktig når man lukker og åpner Outlook.

28