Klar til at byde på offentlige bud ?” Spilleregler som offentlig leverandør”

Indkøbschef Annette Bjørnannette.bjorn@regionsyddanmark.dk

Tlf. 7663 1624

Spilleregler som offentlig indkøber

• Første skridt på vejen for at vinde udbud, at du og din virksomhed kender til de grundlæggende

regler og love i udbudsprocessen og hos din kunde.

• Kort præsentation

• Hvem er kunden

• Hvad har kunden fokus på

• Trends i det offentlige indkøb

• Spilleregler og formalia

• Dialog - gennemsigtighed og ligebehandling

• Hvor finder du udbudsplan og henter mere viden

Min baggrund …

Fakta om mig

15. Marts 2012 : Afdelingschef for Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark

2005 – 2012: Indkøbschef i Odense Kommune

Fakta om Region Syddanmark•Indbyggertal: 1.2 millioner.

•Areal: 12.191 km2.

•Antal kommuner: 22

•Region Syddanmark er den største arbejdsplads i regionen med ca. 25.000 ansatte

•Et årligt indkøbsvolumen (varer og tjenesteydelser til driften) på 8 mia. kr.

•Modtager 600.000 fakturaer om året

•Antal varenr. i systemet 150.000 og 26 lagre

•Primære kunder: Sygehusvæsnet og den behandlende psykiatri

•Indkøbsafdelingen har 26 medarbejdere (strategisk stabsfunktion).

•Medicoteknik og lokale indkøbs- og logistikafdelinger på sygehusene

•Ny hjemmeside undervejs…… èn indgang til indkøb……

Hvad siger loven om offentlige indkøb …

EU- og nationale regler Bærende principper• Udbudsdirektivet - Ligebehandlingsprincippet

• Tilbudsloven - Gennemsigtighedsprincippet

- Proportionalitetsprincippet

EU-direktiver• Vare og Tjenesteydelser - Tærskelværdi 1.438.448 kr

• Bygge og Anlæg – Tærskelværdi 36.110.270 kr

• Over kr. 300.000 indhentes flere tilbud (underhåndsbud)

• Over kr. 3.000.000 skal i licitation

Annonceringspligten – pr. 1. juli 2007• Tærskelværdi 500.000 kr.

• Udbud.dk

Klagenævnslov – pr. 1. juli 2010

Mange kommuner / regioner offentliggør deres udbudsplaner på egne websites

Fra udbud af pligt til udbud af gavn … Konkurrenceudsættelse ud fra en kommerciel betragtning

Stærke

indkøbsfunktioner –

giver gevinst

Stærke samarbejder

giver gevinst !

ÆldrebyrdenBedre patientbehandling – og flere varme hænder i sundhedssektorenMere velfærd for mindre pengeSundhedsvæsen i verdensklasseCO2 – klima - bæredygtighed

Kilde:

Danmarks

Statistik –

marts

2010

Få et indblik i din kunde ?

Staten

Regionen

Kommunen

(Borgeren)

Indkøbspolitik / udbudspolitik / Lovgivning

Miljøpolitik / CSR-krav

Digitalisering/effektivisering

Innovation

Økonomisk råderum / velfærd

Tidens trends …

• Den offentlige indkøbsrolle ændrer sig markant

• Øgede krav til organisation / kompetencer / nye profiler

• Effektivisering – professionalisering – topstyring - kontraktstyring

• Digitalisering / Optimering (proces og adfærd)

• Innovation – indkøb / organisation – det ”intelligente” indkøb

• Markedsdialog � Høring � Bedre løsninger

• Indkøb en del af behandlingen / løsningen

• Regeringsaftaler / 2020 planen / Nationale aftaler

• Indkøbsalliancer / Større udbud / flere delkontrakter / Konsortier

• Bredere udviklingssamarbejder / OPP

• CSR-krav – Større samfundsansvar

• Kerneområder konkurrenceudsættes

• Større åbenhed - dialog og mere fairness

Udbuddet

baseres på

TCO

= bedre

bundlinje

Udbudsprocessen – fra analyse

til implementering …

Analyse / markedsvurdering / behov• Indkøbsstrategi / Succeskriterier

• Kvalitetsniveau, sortimentsbredde, effektivisering, lean, besparelsespotentielle

• Markedssammensætning / Markedskendskab / antal leverandører

• / erfaring / Produkter / kompleksitet

• Forbrugsmønster og adfærd (historik og forecast) godt & skidt, sammenhæng

• Teknologi og bæredygtighed

• Miljø/CSR/Innovation

Markedsdialog• Nye produkter / nye løsninger / nye modeller / TCO

Strategi fastlægges (indkøbsalliancer)• Nationale aftaler

• SKI (staten og kommunernes indkøbsservice)

• Indkøbsalliancer (kommunale / regionale)

• … andre alliancer eller selv

• ”det intelligente indkøb” – udbudsform – succes og effektiviseringsstrategi

Styregruppe (ledelse) / brugergruppe (fagpersonale)• Ledelse og beslutning

• Faglig sparring og produktvurdering

Skal vi udbyde

produkter ---

eller skal vi

udbyde

opgaven…

Udbudsprocessen – fra analyse

til implementering …

Høring• Kravspecifikation / udbudsmateriale (forhåndsmeddelse)

Udbudsmateriale / kravspecifikation• udbudsform / krav til produkter / ydelser / miljø

Spørgerunde • spørgsmål/svar - potentielle tilbudsgivere

Evaluering og udvælgelse• tilbudssammenligning / vurdering af produkter/ydelser

Kontraktindgåelse • Kontraktperiode 3 + 1 år • Stand-still / tilsagn / feedbackmøder / afslag / aktindsigt / klage • Brugeregruppetilfredshed / leverandørtilfredshed

Implementering, controlling og kontraktstyring• controlling (compliance – hvor er leverandøren) - loyalitet• papirpenge / realiserede gevinster• Aftaledækning• fakturakontrol og kontraktstyring (overholder leverandør kontrakter)• Drift og optimering af kontrakter – Kommunikation og E-handel•

• Output -> forbedret Input til næste gang

NYE tiltag:

Høringsrunde / Dialogmøder

Informationsmøder (udbudsplan)

Abonnement på aktuelle udbud

Andre udbudsformer

Leverandøren har også ansvar for compliance er høj

Dokumentation / belønning ?

Digitale processer

Standarder og procedurebeskrivelser

Ikke lovmæssige hensyn

CSR (Corporate Social Responsibility)

• Sociale klausuler, afklaringsjob

• Lærlingekrav (partneraftaler / krav i byggekontrakter)

• ILO-konventionen (tvangsarbejde, diskrimination, børnearbejde, organisationsfrihed og sundhed)

Grønne indkøb

• Etiske krav

• Bæredygtighed – Miljøpolitikker – Klimaplaner

• Partnerskabet for offentlige grønne indkøb

Få adgang til større ordre –Konsortium er det en mulighed …

• Sammenslutning af to eller flere virksomheder for i fællesskab at løse en offentlig opgave, som ellers ville have været for stor til at løse enkeltvis

• Virksomhederne hæfter solidarisk overfor den offentlige myndighed

• Konsortium kan oprettes ad hoc eller som permanent konsortium

• Skriftlig aftale mellem deltagerne om fordeling af opgaver og økonomi, inden tilbud afleveres

• Afklaring af, hvem der hæfter for tab i hvilke situationer

• Læs mere om konsortiedannelse :• www.kfst.dk/udbudsomraadet/konsortiedannelse/

• http://www.ski.dk/Aktuelt/nyheder/Sider/Nyvejledningikonsortiedannelse.aspx

Vil du vide mere …

• IKA – www.ika.dk

• Udbudsportalen – Tilbud trin for trin – www.udbudsportalen.dk

• Udbud.dk - www.udbud.dk

• Konkurrence og Forbrugerstyrelsen – www.kfst.dk

• SKI – Statens og Kommunernes Indkøbsservice - www.ski.dk

• Danske Regioner – www.regioner.dk

• Kommunerne – de enkelte kommuner websites (kontakter findes på

IKA.dk)

• Indkøbsalliancernes websites – (findes på ika.dk)

… fortsat godt seminar

At skrive et vindende tilbud er ikke en "kunst",

der kun kan mestres af få.

Det er viden og kompetencer,

som de fleste virksomheder kan lære at beherske

Vær forberedt og overhold alle formalia - og HUSK at forberedelsen starter

lang tid før udbuddet kommer !

Tøv ikke med at spørge eller tage kontakt

– hellere et spørgsmål for meget –

end et for lidt ….

Det er jo ikke forbudt at have kontakt til os ……