Estudo de Caso Projeto da Nova Loja da Kitchen Heaven Parte IComo acontece na vida real, nem todos os detalhes de cada processo so seguidos ao longo de todo o projeto. Lembre-se de que os processos do Guide to the PMBOK so apenasdiretrizesparaogerenciamentodeprojetos;comfreqnciaacabamos combinando processos, o que nos permite dar conta de vrias etapas de uma s vez. VocgerentedeprojetodaKitchenHeaven,umacadeiadelojasdovarejoespecializadaem utensliosdecozinha,apetrechosparacozinhar,pratos,pequenoseletrodomsticoseartigospara gourmets,taiscomomolhosecondimentos.Vocnovonocargo,tendosidocontratadopara substituir um gerente de projeto que se aposentou h pouco tempo.Nomomento,aredeKitchenHeavencompostapor49lojas,espalhadaspor34estados americanoseCanad.AmatrizmundialficaemDenver,Colorado.Contandoosfuncionriosem meio-perodoeemtempointegral,acompanhiaemprega1.500pessoas,200delasnoescritrio central.A empresa fatura anualmente US$200 milhes, com lucro mdio de US$30 milhes, e negociada em bolsa sob o ticker KHVN. Suas aes esto cotadas atualmente em US$1 7,50/ao, com ndice preo-lucro de 15,8.A declarao de misso : Os melhores utenslios para os amantes da boa mesa.Umdia,vocprocuradopelovice-presidentedemarketing,DirkPerrierumhomemmuito agradveleelegante,comaquelearformalquevocsempreachouqueumapessoadaquele gabarito deveria ter. Ele lhe d um aperto de mo e abre um sorriso largo e limpo. Talvez voc ainda no saiba, mas resolvemos inaugurar a nossa qinquagsima loja l As vendas aumentaram e nossa linha de utenslios culinrios de cermica quentssima, sem trocadiIbos Como no sei se voc conhece a filosofia de nossas lojas, vou explicar. Preferimos abrir lo- ias em bairros decertonvelfinanceiro.Nobuscamoscompradoresricos,neminstalamoslojasemreas freqentadassomenteporeles,masaverdadequeamaioriadenossosclientestemreceitas anuais acima de US$150 mil e procuramos colocar nossas lojas nas reas em que eles Costumam fazer compras. Preferimos atingir quem no gourmet, aqueles que gostam de cozinha mas no vo fazer um pato de Pequim. Sendo assim, as lojas so alegres e tm uma ambientao meio campestre uma sensao de rede na varanda, por assim dizer.Nossaprximalojaserbemaquinanossarea,emCobradoSprings.Temosumalojaem Boulder eoutra em Denver, mas nenhuma mais para osul. Como ser nossa qinquagsima loja, pretendemosfazerumacomemoraoemgrandeestilo,comaquelassurpresaseatividadesque todo mundo espera ver num evento badalado. Em geral, nossas lojas tm de 18Cm2 a 36Cm2 de espao de varejo; costumamos contratar mo-de-obra local para asobras, que demoram em mdia 120 dias, desde a aquisio doimvel ata abertura das portas para o pblico. Posso lhe passar o plano do nosso projetomais recente desse gnero, para voc ter uma idia melhor do que acontece. Sua tarefa ser encontrar a propriedade, negociaroaluguel,adquirirasprateleirasedemaismobilirios,contratarumaempreiteiraparao servioeprepararasfestividadesdainaugurao.Meupessoaldemarketingvaiajudarnessa ltima parte. Voc tem seis meses para finalizar o projeto. Alguma pergunta?Voc respira fundo e procura organizar as idias. Dirk acaba de despejar sobre voc uma saraivada de informaes. Alguns pensamentos atravessam sua cabea enquanto voc pega seu notebook.Voctrabalhaemumaorganizaofuncional,comumdepartamentoparte,orientadopor projetos,queresponsvelpelaexecuodeprojetosdessanatureza.Vocjestalihtempo suficiente para saber que Dirk um alto executivo, com autoridade e poder de sobra para fazer as coisas acontecerem o que faz dele um candidato ideal a patrocinador do pro jeto.Voc abre o notebook e comea a anotar alguns dos pontos mencionados, esclarecendo certasinformaes medida que digita:. O objetivo do projeto abrir uma nova loja em Cobrado Springs, daqui a seis meses.. A loja deve ser localizada em uma rea abastada.Alojavaivenderalinhacompletadeprodutos,desdeutensliosatitensalimentciospara gourmets. A grande inaugurao ser bem espalhafatosa, j que estamos falando da qinquagsimaloja.Voc tem uma ou duas perguntas a fazer. Existe algum motivo especial para abrirmos exatamente daqui a seis meses?Sim.Queremosquealojasejainauguradanaprimeirasemanadefevereiro,quequandoa confernciaGardenandHomeShowchegareadeSprings.Vamosterumestandele,pela nossa experincia em outras reas, sabemos que as lojas experimentam uma exploso nas vendas nesse ms como resultado da exposio. uma tima maneira de fazer propaganda e informar onde estamos localizados. E j foi estipulado um oramento para o projeto?Aindanofixamosumvalor,massabemos,tambmporexperinciaanterior,queser necessrioalgoemtornodeUS$1,5milhoaUS$2milhes.Enopodemosesqueceragrande festa da inaugurao.Obrigado,Dirk.Voucomeararedigirotermodeaberturaagoramesmoevoucolocaroseu nome no documento, j que o patrocinador do projeto.Fiquevontadeparametrazersuasdvidasoupreocupaesaqualquermomentoelelhe assegura.Uma semana mais tarde.Voc rel suas anotaes e o termo de abertura preparado para a nova loja da Kitchen Heaven uma ltimavezantesdeprocurarDirk.VocfinalmenteencontraDirk,emumcorredorpertodo banheiro dos executivos.Dirk,quebomqueteencontrei.Gostariadediscutirotermodeaberturaantesdareuniode amanh. Voc tem alguns minutos? Claro, vamos l. O termo de abertura define a meta do projeto, que, evidentemente, abrir a qinquagsima loja da Kitchen Heaven, em Cobrado Springs. Tambm documentei alguns dos requisitos gerais sobre os quaisconversamosdaltimavez.Mesmosabendoquevamosvoltaraelasquandocriara declarao de escopo, documentei tambm as premissas e restries que voc me deu. Inclu uma seo que descreve o cronograma preliminar de marcos e alguns clculos iniciais sobre o retorno de investimentos.CombasenasuaestimativadeUS$2milhescomonossooramentoiniciale baseadonosinfluxosprojetadosquevocmedeunasemanapassada,calculeiem16meseso perodo de payback, com uma TIR de 22%. Impressionante comenta Dirk. Melhor do que a nossa loja de Phoenix. Se bem me lembro, o perodo de retorno era de apenas 2 anos. Vamos esperar que esses nmeros se confirmem.Acho que so nmeros confiveis. Pesquisei alguns dados com base em inauguraes recentes de lobas, em cidades de porte semelhante, e computei as condies econmicas da regio de Cobrado Springs. Como esto em expanso, acredito que a poca seja perfeita. Como voc sabe, oincio do projeto est marcado para amanh. Vou precisar, ento, que voc falesobreoprojetoeasmetas,ocompromissodaequipegerencialparaapoi-loequevocme apresente como gerente de projeto. J enviei uma cpia do termo de abertura aos participantes da reunio, para que possam examin-la com antecedncia. E inclu uma lista das premissas feitas at agora como um apndice do documento. Por ltimo, preciso que voc pea que todos assinem uma cpia do termo. Parece que voc cuidou de tudo. Acho que no teremos problemas amanh, porque todos esto ansiosos pela inaugurao dessa loja.Lista de Verificao do Estudo de CasoObjetivo do projeto: Abrir uma nova loja em Cobrado Springs daqui a seis meses.Demandaounecessidadedenegcio:OsdadosdaempresaconcluemqueosclientesdaKitchen Heaven tm uma receita acimade US$150 mil anuais. A regio de Cobrado Springs concentra um grandenmerodepessoascomessareceita.NoexisteaindaumalojadaKitchenHeavennessa rea, mas parece haver demanda local.Patrocinador do projeto: Dirk Perrier, VP de marketing.Estruturaorganizacional:Organizaofuncionalcomumdepartamentoparteorientadopor projetos.Mtodos de seleo: Perodo de payback estimado em 16 meses e TIA calculada em 22%. Termo de abertura: Criado o termo de abertura, que contm: Viso geral do projeto Lista dos requisitos que iro satisfazer as expectativas do patrocinador do projeto Oportunidade de negcio e justificativa para o projeto Cronograma preliminar de marcos com data de concluso prevista, a princpio, para i2 de fevereiro Oramento inicial de US$2 milhes Definio das funes do patrocinador e gerente do projetoReunio de incio agendada para a discusso do termo e obteno da sua aprovao. A reunio inicial do termo de abertura aconteceu e foi um sucesso. Voc est pronto para comear a redigir a declarao de escopo do projeto e tem algumas perguntas para Dirk. Voc bate a sua porta e ele lhe convida a entrar. Diga. Estou pronto para definir as entregas e os requisitos do projeto e quero ter certeza de que vou convidaraspessoascertasparaareunio.Comquaisstakeholdersvocachaqueeudevo conversar?Existemalgumaspessoasquevocnodeveesquecer:JakePeterson,dodepartamentode instalaes. Ele o responsvel pela moblia das lojas e pelo suprimento dos produtos que no so do varejo. Ele tambm pode ajudar na construo. Ele supervisionou as ltimas oito lojas e fez um excelente trabalho.Algum mais?Voc tambm devia conversar com Jill Overstreet, diretora responsvel pelos produtos de varejo. Elapodeajudarcomoestoqueiniciale,quandoalojaestiveraberta,oseugrupovaicuidardas operaes contnuas. Todos os gerentes distritais esto subordinados a ela.Voc agradece a Dirk e diz que vai entrar em contato com Jake e Jill para agendar uma sesso de brainstorming para definio de requisitos.

Alguns dias depois. Antes de encontrar-se com Dirk, voc revisa suas anotaes e rel o primeiro rascunho dadeclarao de escopo que preparou para o projeto da nova loja de varejo da Kitchen Heaven.Depois da reunio com os stakeholders, voc conseguiu refinar os objetivos e entregas doProjeto. Dirk, que bom que te encontrei. Gostaria de revisar com voc a declarao de escopo antes de entreg-la aos stakeholders. Claro. Vamos l. O objetivo do projeto inaugurar a qinquagsima loja de varejo da Kitchen Heaven no dia 12 de fevereiro, em Colorado Springs. Quando me encontrei com Jake, ele confirmou que so necessrios 120diasparaconstruodaloja,incluindoainstalaodasprateleirasparaarmazenamentodo estoque.Dirk pergunta se Jake falou com voc sobre a idia para localizao da loja. Falou. Ele me deu um nome de contato da imobiliria e eu deixei um recado de voz. Quanto antes assinarmosocontratodelocao,melhor.Jakevai precisarde120diasparaconstruireJilldisse que precisa de duas semanas para encomendar o estoque inicial e abastecer as prateleiras. Isso nos deixa muito prximos de 1 de fevereiro, incluindo o prazo para assinatura dos papis do aluguel. At agora, tudo certo. O que mais? Com base nos documentos escritos para a abertura da ltima loja, inclu uma descrio atualizada dos produtos e servios que a nova loja vai oferecer. Para que no houvesse dvidas, Jili revisou as atualizaes. A loja vai incluir algumas linhas novas que decidimosaceitar utensilios de cozinha de chefes famosos, e coisas do gnero.JakejfezcontactocomumfornecedorgeralemCobradoSpringseeleestprontopara comear assim que assinarmos o contrato. Mais uma coisa, Dirk. Como estamos incluindo o sucesso da inaugurao como uma das entregas, faleicomumpessoaldodepartamentodemarketingparapegaralgumasidias.Elesachamque deveramosdispordebonsprmiosparasorteioetambmdeveramosservircomida.Eles pensaram que demonstraes ao vivo do preparo de receitas com alguns chefes locais tambm seria um bom atrativo. Parece que esse o caminho certo. Algo mais?Depoisquevocaprovaradeclaraodeescopo,gostariadeenviarumacpiaparaos stakeholders.Omeuprximopassodecomporasentregaseosrequisitosquedocumenteiem atividades para que possamos continuar o trabalho do projeto. Lista de Verificao do Estudo de Caso Anlise dos stakeholders: Jake Peterson e Jili Overstreet foram entrevistados. Necessidades, anseios e expectativas foram registrados e priorizados. Estruturaorganizacional:Organizaofuncionalcomumdepartamentoparteorientadopor projetos. Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a exposio de casa e jardim. Premissas: A construo de uma loja costuma levar 120 dias. Jill Overstreet ir ajudar no estoque inicial. Jake Peterson ir fornecer os suprimentos que no sejam produtos de varejo, tais como a moblia da loja, e tambm pode auxiliar na construo. O oramento para o projeto estar entre US$1,5 milho e US$2 milhes. Criada a declarao de escopo do projeto, que inclui os seguintes elementos: Objetivos do projeto: Inaugurar a 50 loja em 12 de fevereiro, em Colorado Springs. Entregas do projeto: Construir a fachada e as estantes. Comercializar a linha de produtos entregue duas semanas antes da inaugurao. Grande festa de inaugurao com demonstraes culinrias. Requisitos do projeto: Assinar o contrato de aluguel dentro de 14 dias. Nova linha de produtos gastronmicos. Saia de aula no fundo da loja para demonstraes e aulas de culinria. Restries: 12 de fevereiro para coincidir com a exposio de casa e jardim. Limitaes de fundos: Somente US$2 milhes para o projeto. Premissas: (As mesmas listadas anteriormente). Voc est finalizando sua conversa ao telefone com Jill quando v Dirk se encaminhando para a sua sala. O corretor de imveis descobriu um timo local, e voc e Jill combinaram uma visita mais para o fim da semana.Dirkentra,cruzaosbraossobreopeitoepraaoladodasuamesa,comcaradequemquer respostas. Vim ver se voc j assinou o aluguel e instruiu Jake a comear as obras. Acabo de falar com Jill ao telefone voc responde. Marcamos uma visita a um imvel para o final desta semana. Por que a demora? Achei que j estaramos prontos para comear a reforma por agora. Tenho trabalhado nos planos do projeto.Planosdoprojeto?ointerrompe.Jtemosumplano.Aqueletermoquevocescreveu semana passada deixou tudo muito claro. O termo de abertura foi s o pontap inicial do projeto. Embora j contivesse todas as entregas, no incluiu detalhes suficientes para delinear os planos do projeto. Redigi uma declarao de escopo que esmia as entregas e outras informaes. J enviei para voc. Tambm elaborei uma estrutura analtica do projeto, com todas as entregas dispostas numa estrutura em rvore, que eu gostaria de discutir com voc antes de apresentar equipe do projeto.Noestamosconstruindorvores,masumanovaloja.Noentendoporquevocest desperdiando tanto tempo com planejamento. Todos ns sabemos quais so as metas.Dirk,seinvestirmosodevidotempoeesforonaetapadeplanejamento,afasedaexecuo devetranscorrersemproblemas.Oplanejamentoprovavelmenteoestgiomaisimportantedo projeto. Se no for bem realizado, vamos correr o risco de perder algo relevante, capaz de atrasar a inaugurao da loja. E, segundo me consta, estamos trabalhando com um prazo bastante rgido.Defato,rgido.Masnovejocomopoderamosesqueceralgumacoisa.Jnosreunimos diversas vezes e sei que voc conversou com Jill e Jake, que so as outras peas-chave do projeto. verdade, j conversei com Jill e Jake. Esse, alis, um bom exemplo de por que precisamos de umplano.QuandoestivecomJill,elameexplicouquetodososdadosdalojasotransmitidos, todas as noites, por uma conexo de rede via satlite. Isso significa que precisamos do grupo de TI.Voc d uma olhada nas suas anotaes e prossegue:RicardoRamirezodiretordeTI.Nasemanapassada,faleicomelesobreassuasentregase inclu o grupo dele como um subprojeto da estrutura analtica.Hum...TinhaesquecidoaTI.Temrazo,umaparteimportantedoprojetoquenopodeser deixada de lado... No comente com o Ricardo que eu disse isso, mas eu no sou muito tcnico e no sei o que voc vai precisar dele. O que eu sei que ele instala os terminais PDV, mas voc vai ter que falar sobreisso com ele. Certo, estou comeando a entender por que voc est levando o planejamento to a srio. Vamos ver essa estrutura analtica.Voc lhe entrega uma cpia da EAP. Veja a seguir uma verso parcial. Para mim, est tudo certo. timo. S mais duas coisas, Dirk. Depois de me encontrar com Jake, Ricardo e Jill, rascunhei um planodecomunicaeseumplanodegerenciamentodaqualidade.Oplanodecomunicaes descreve o tipo de informao que eles devem receber, quando e como. O plano de gerenciamento daqualidade...bom,vocconheceovelhoditado:Faacertodaprimeiravez.Eledescreveo planoparaimplementaodanossapolticadequalidade.Tambmaproveiteipararedigiras mtricas de qualidade especficas que estamos buscando, incluindo a data de assinatura do contrato (quedeveseriniciadaeconcludanoprazo)easespecificaesdoequipamentodeTI.Jill documentou os produtos para gourmet e a linha de utenslios para cozinha. Entregas decompostas em uma EAP.A EAP abrange: O nvel 1 contm os subprojetos ou entregas. O nvel 2 contm entregas ou atividades. Os nveis restantes so atividades. O ltimo nvel da EAP o de pacotes de trabalho, onde se podem definir estimativas de tempo e custo no processo seguinte. Documentado o plano de gerenciamento das comunicaes, que inclui: Necessidades de comunicao dos stakeholders Tipos e formatos de comunicaes do projeto Freqncia e mtodos de comunicao Pessoa responsvel por produzir as comunicaes Documentados o plano de gerenciamento de qualidade e as mtricas de qualidade, que incluem: Datas de incio e trmino da assinatura do contrato Especificaes do equipamento de TI Produtos para gourmet taxas de disponibilidade e defeitos Linha de utenslios para cozinha taxas de disponibilidade Ricardo bate sua porta: Voc tem uns minutinhos para conversarmos? Clarovocresponde,eelesesentaemumadasconfortveiscadeirasdamesadereunio. Voc tem um pressentimento de que essa conversa vai demorar. QueriadizerqueestoupreocupadocomadisponibilidadedalinhaT1.Jligueiparafazeruma reserva porque, como disse na semana passada, existe um perodo de espera de 30 a 45 dias para esses pedidos. Estamos apenas na metade do processo de Planejamento. realmente necessrio solicitar a T1 to cedo? Nem sabemos ainda onde ser a loja. Emboradigamqueoperododeesperade30a45diasexplicaRicardojchegueia esperar5ou6mesesparaconseguirumainstalao.Seiqueimportantemanteradatada inauguraonoinciodefevereiro,entoacheimelhormeadiantar.Precisoteresseendereoem mos o mais rpido possvel. J afunilamos as opes e estamos entre alguns imveis, de modo que terei essa informao para voc nas prximas semanas. suficiente para voc? Quanto mais cedo, melhor. timo. Foi bom voc vir aqui, Ricardo. Eu queria mesmo conversar com voc sobre riscos, e voc entrou direto no assunto. Gostaria de saber que probabilidade voc atribui instalao da linha T1 s daqui a 6 meses? Eu diria que a probabilidade para 6 meses baixa. mais provvel que, se houver atraso, seja de 3 a 4 meses ele avalia. Senoinstalaremem6meses,teramosumaparalisao?Emoutraspalavras,existealguma outra maneira de transferir os dados de Jill at a T1 ser instalada? Claro,existemoutrosmtodos.Jillnovaiquererus-lospormuitotempo,masexistem alternativas viveis. Muitobom.Agora,oquevocachadosriscosrelacionadosaosprazosedisponibilidadede fornecedores e hardware? Vocs se pem a discutir os riscos associados s tarefas de TI. Mais tarde, voc faz esse mesmo tipo de perguntas para Jill e Jake, e compila uma lista de riscos. Alm disso, analisa as informaes do projetodainauguraodalojadeAtlanta,de tamanhoe escopomuitoprximosaosdestaloja,e acrescentamaisalgunsriscoslista.Algunsriscossodivididosemcategorias:TI,Instalaese Varejo.Vejaaseguirumaamostradessalista,comasavaliaesgeraisbaseadasnumaAnlise Qualitativa de Riscos e numa matriz de Probabilidade e Impacto (PI). Categoria/Risco: TI Disponibilidade e instalao da linha Ti. Classificao do risco: Baixo Disponibilidade de fornecedor para instalao da linha Ethernet. Classificao do risco: Mdio Disponibilidade do PDV e do hardware do servidor. Classificao do risco: Mdio Categoria/Risco: Instalaes Local desejado na faixa de preo adequada. Classificao do risco: Alto Disponibilidade do fornecedor para as obras. Classificao do risco: Baixo Disponibilidade dos acessrios e prateleiras. Classificao do risco: Baixo Categoria/Risco: Varejo Disponibilidade de produtos. Classificao do risco: Mdio Datas de envio dos produtos. Classificao do risco: Mdio Apsexaminarosriscos,vocdecidedesenvolverplanosderespostaparaosdoisltimositens listados na parte de TI, para o primeiro item das Instalaes e para os dois riscos de Varejo. RicardomitigouoriscodainstalaoeconexodaT1,cadastrando-sevriosmesesantesda necessidadedeinstalao.Adisponibilidadedosfornecedorespodesersolucionadacomumplano decontingncia,especificandoumfornecedordereservacasoaprimeiraoponoesteja disponvel.Paraosterminaisehardwaredoponto-de-venda,vocoptapelaestratgiade transferncia,einserenocontratoumaclusulaestipulandoque,casoosfornecedoresno cumpram o prazo de entrega, sero obrigados a fornecer e pagar pela locao do material at seus equipamentos serem entregues. OriscodasInstalaesedoVarejoserotratadoscomumacombinaodeaceitao,planosde contingncia e mitigao. Voc calculou o valor esperado para vrios possveis eventos de risco. Dois deles esto detalhados aqui: OimvelesperadotemumvalorprevistodeUS$780mil.Aprobabilidadedeescolherumlocal incorreto ou aqum do desejvel de 60%. O prejuzo potencial nas vendas a diferena entre uma loja de alto desempenho, que gera US$2,5 milhes em vendas por ano, e uma loja mdia, que gera US$1,2 milho por ano. O valor esperado do evento disponibilidade de produtos de US$50 mil e sua probabilidade de ocorrncia, 40%. O prejuzo potencial nas vendas de US$125 mil, caso a inaugurao no se d na poca do Garden and Home Show. Lista de Verificao do Estudo de Caso Planejamento do Gerenciamento de Riscos Identificao dos Riscos Anlises da documentao Tcnicas de coleta de dados Anlise Qualitativa de Riscos Probabilidade e impacto dos riscos Classificao dos riscos por probabilidade/impacto Lista de riscos, em ordem de prioridade Anlise Quantitativa de Riscos Entrevista Valor esperado Planejamento de Respostas aos Riscos Estratgias de preveno, transferncia, mitigao e aceitao Plano de respostas aos riscos documentados