KH1-Khai Niem Co Ban Ve Quan Ly Du an ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạchMođun KH1: Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA

Trang số: 1/25

Kết thúc mođun này học viên có khả năng: Nắm vững các khái niệm về dự án ODA, quản lý dự án ODA và vòng đời dự án ODA

Xem xét, phân tích văn kiện dự án ODA và mô tả thứ bậc mục tiêu dự án ODA (khung lô-gíc)

Không có yêu cầu đặc biệt

Người học tự nghiên cứu tài liệu. Người học được phát và yêu cầu đọc trước 1 ví dụ văn kiện dự án ODA Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học. Thực hành để xem xét báo cáo phân tích dự án, xây dựng sơ đồ thứ bậc

mục tiêu dự án Tự thực hiện phần kiểm tra đánh giá

Module KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA ”

1. Tư tìm hiểu một số khái niệm cơ bản về dự án, quản lý dự án ODA

2. Đọc trước các tài liệu được yêu cầu 3. Thảo luận nhóm 4. Thực hành một jcác kỹ năng đã học 5. Tự kiểm tra đánh giá

Mođun KH1: KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA



Trang số: 2/25

1. Khái niệm về dự án ODA

Hãy đọc và ghi nhận các khái niệm, đặc điểm cơ bản của dự án ODA. Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt được một hoặc một số mục tiêu xác định, được thực hiện trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định, dựa trên những nguồn lực xác định. Sản phẩm chuyển giao do dự án tạo ra là hạng mục cuối cùng của dự án. Dự án có thể được chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, được phối hợp với nhau nhằm đạt được mục tiêu của dự án. Một số ví dụ về dự án như: làm đường, xây bệnh viện, cải cách sách giáo khoa,vv.

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật. Dự án đầu tư là dự án tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định. Dự án hỗ trợ kỹ thuật là dự án có mục tiêu hỗ trợ phát triển năng lực và thể chế hoặc cung cấp các yếu tố đầu vào kỹ thuật để chuẩn bị, thực hiện các chương trình, dự án thông qua các hoạt động cung cấp chuyên gia, đào tạo, hỗ trợ trang thiết bị, tư liệu và tài liệu, tham quan khảo sát, hội thảo.

Các dự án Hỗ trợ phát triển chính thức (sau đây gọi tắt là dự án ODA) được hiểu là các dự án thuộc khuôn khổ hoạt động hợp tác phát triển giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nhà tài trợ.

Một số đặc điểm chính của dự án ODA được trình bày dưới đây:

Đặc điểm dự án ODA “Phát triển

và chi tiết hoá” liên

tục

Duy nhất

Tính tạm thời

Nguồn

vốn

Giới hạn về nguồn lực



Trang số: 3/25

Giải thích đặc điểm của dự án ODA: Nguồn vốn: Toàn bộ hoặc một phần nguồn vốn thực hiện dự án ODA là

do các tổ chức/chính phủ nước ngoài, các tổ chức song phương tài trợ. Cơ chế tài chính trong nước đối với việc sử dụng ODA là cấp phát, cho vay (toàn bộ/một phần) từ ngân sách Nhà nước. Các dự án ODA thường có vốn đối ứng là khoản đóng góp của phía Việt Nam bằng hiện vật và giá trị để chuẩn bị và thực hiện các chương trình, dự án (có thể dưới dạng tiền đuợc cấp từ ngân sách hoặc nhân lực, cơ sở vật chất). Nguồn vốn là điểm khác biệt lớn nhất giữa dự án ODA với với các dự án khác; kèm theo nó là các yêu cầu, quy định, cơ sở pháp lý về quản lý và thực hiện của nhà đầu tư và nhà tài trợ.

Tính tạm thời: Tính tạm thời có nghĩa là các dự án ODA có khởi điểm và kết thúc xác định. Dự án không phải là loại công việc hàng ngày, thường tiếp diễn, lặp đi lặp lại theo quy trình có sẵn. Dự án có thể thực hiện trong một thời gian ngắn hoặc có thể kéo dài trong nhiều năm. Về mặt nhân sự, dự án không có nhân công cố định, họ chỉ gắn bó với dự án trong một khoảng thời gian nhất định (một phần hoặc toàn bộ thời gian thực hiện dự án). Khi dự án kết thúc, các cán bộ dự án có thể phải chuyển sang/tìm kiếm một công việc/hợp đồng mới.

Duy nhất: mặc dù có thể có những mục đích tương tự, nhưng mỗi dự án ODA phải đối mặt với những vấn đề về nguồn lực, môi trường và khó khăn khác nhau. Hơn thế nữa, ở mức độ nhất định, mỗi dự án đem lại các sản phẩm, dịch vụ “duy nhất”, không giống hoàn toàn với bất kỳ dự án nào khác. Ví dụ như đều với mục đích xây nhà nhưng các dự án có sự khác biệt về chủ đầu tư, thiết kế, địa điểm, vv. Khi sử dụng kinh nghiệm của trong việc lập kế hoạch các dự án tương tự nhau, cần phải hiểu rõ các đặc trưng riêng của mỗi dự án. Hơn thế nữa, cần phải phân tích thật kỹ lưỡng cũng như có kế hoạch chi tiết trước khi bắt đầu thực hiện.

“Phát triển và chi tiết hoá” liên tục: Đặc tính này đi kèm với tính tạm thời và duy nhất của một dự án ODA. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, ở mỗi bước thực hiện cần có sự phát triển và liên tục được cụ thể hoá với mức độ cao hơn, kỹ lưỡng, công phu hơn. Ví dụ như: □ Mục đích ban đầu đặt ra của dự án ”Đảm bảo an ninh lương thực và

nước sạch cho những người nông dân nghèo ở tỉnh X” có thể được cụ thể hoá là “Ưu tiên tập trung nâng cao năng suất, sản lượng lương thực và tiếp thị và tiếp đến cung cấp nguồn nước sạch cho người dân” khi nhóm thực hiện dự án phát triển các hiểu biết của mình về mục đích, phạm vi, sản phẩm của dự án.

□ Một dự án có mục đích “xây dựng nhà máy chế biến thức ăn gia súc” sẽ được bắt đầu bằng xem xét quy trình kỹ thuật của việc biến thức ăn



Trang số: 4/25

gia súc. Đây là cơ sở của việc thiết kế các phân xưởng chế biến để xác định được các đặc điểm phục phụ cho thiết kế kỹ thuật của mỗi phân xưởng. Tiếp đó, các bản vẽ chi tiết sẽ được tiến hành, thông qua, làm cơ sở cho việc thực hiện, kiểm soát quá trình xây dựng nhà máy. Sản phẩm sẽ được thông qua trên cơ sở các bản thiết kế và những điều chỉnh khi vận hành thử.

Giới hạn: Mỗi dự án ODA được thực hiện trong một khoảng thời gian, nguồn lực và kinh phí nhất định. Các nhà quản lý cần phải liên tục cân bằng về nhu cầu, tài chính, nguồn lực và lịch trình để hoàn thành dự án, đảm bảo yêu cầu của nhà đầu tư và nhà tài trợ.

GHI NHỚ

Đặc tính của dự án ODA = đặc tính của dự án + toàn bộ hoặc một phần Nguồn vốn do các tổ chức/chính phủ nước ngoài, các tổ chức song phương tài trợ.

2. Vòng đời của dự án

Đọc kỹ mô tả và ghi nhận đặc điểm về vòng đời của dự án: Dự án được coi như là một chuỗi các hoạt động hay quy trình có mục đích. Khi sắp xếp một cách liên tục theo các giai đoạn xác định, chúng được biết đến như vòng đời (chu trình) của một dự án. Mỗi giai đoạn của dự án được đánh dấu bằng sự kết thúc của một hoặc vài kết quả công việc.

Trong thực hành, có nhiều cách thức xác định các giai đoạn trong vòng đời dự án, phụ thuộc vào quy chế quản lý và sử dụng ODA của mỗi quốc gia/tổ chức.

Vòng đời dự án cung cấp khung và “ngôn ngữ” chung cho việc thuưc hiện dự án, làm cho công việc dự án rõ ràng và dễ dự đoán hơn, cũng như thời điểm đưa ra các quyết định, mốc rõ ràng hơn. Hoạt động của cán bộ liên quan tới quản lý dự án luôn gắn liền với vòng đời dự án.

Những kết quả công việc của giai đoạn trước thường được thông qua trước khi công việc của giai đoạn tiếp theo bắt đầu. Giai đoạn sau đôi khi được bắt đầu cùng lúc với lúc thông qua kết quả của giai đoạn trước khi các rủi ro đã được xác định và chấp nhận. Sự nối tiếp của các giai đoạn



Trang số: 5/25

thường bao gồm một vài dạng chuyển giao công nghệ, sản phẩm hoặc trao tay.

Mỗi giai đoạn của vòng đời dự án có thể được chia ra nhiều giai đoạn hay

quy trình phụ, chi tiết hơn với mục đích nâng cao khả năng kiểm soát quá trình quản lý (Hình 2). Một số công việc được hoàn thành hay các mốc (ví dụ như hoàn thành lập kế hoạch dự án) đánh dấu ranh giới giữa các giai đoạn phụ. Đây là cơ sở cho việc xem xét, đánh giá tiến độ dự án.

Hình 2. Giai đoạn phụ của dự án

Đọc và ghi nhận sự cần thiết của việc xác định vòng đời của dự án Thiết lập khung cơ sở để phát triển tiến trình thực hiện dự án

Hình 1. Ví dụ về sơ đồ vòng đời dự án

Hình thành, Chuẩn bị, Thẩm định, Phê duyệt

Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch

Triển khai

Đánh giá, Kết thúc

DỰ ÁN ODA

Hình thành, thiết kế, Thẩm định, Phê duyệt

Chuẩn bị thực hiện, lập kế hoạch

Đánh giá, Kết thúc

Triển khai

Sau khi được duyệt và cấp vốn

Thành lập Ban quản lý dự án

Xây dựng cấu trúc tổ chức, quy trình

Lập kế hoạch và lịch trình dự án

(Giai đoạn phụ)



Trang số: 6/25

Cung cấp tiếp cận hệ thống trong quản lý dự án Cung cấp “ngôn ngữ” chung cho quá trình quản lý dự án Góp phần nâng cao hệ thống thông tin, phối hợp và kiểm soát

3. Quản lý dự án ODA

Đọc kỹ các mô tả sau đây và ghi nhận đặc điểm quản lý thực hiện dự án: Có một số trường hợp, quản lý dự án được tính từ giai đoạn hình thành

dự án. Trong khuôn khổ tài liệu này, quản lý dự án ODA được hiểu là quản lý việc thực hiện dự án ODA, tính từ giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án, sau khi đã hoàn tất khâu thiết kế, thẩm định, phê duyệt và sẵn sàng cho các giai đoạn tiếp theo.

Thế nào là quản lý dự án?

Hiểu rõ mục tiêu và xác định các yêu cầu, thủ tục để thực hiện mục tiêu dự án

Thiết lập và giải tán các nhóm làm việc cho Ban quản lý dự án

Xây dựng kế hoạch, lịch trình, kiểm soát và đánh giá việc thực hiện dự án

Điều chỉnh các chi tiết, kế hoạch trong qúa trình thực hiện

Cân bằng các yêu cầu về chất lượng, phạm vi, nguồn lực và thời gian

Sử dụng các kiến thức, năng lực, kỹ năng của các bên tham gia dự án để thực hiện và đạt được mục tiêu của dự án

Hướng dẫn, liên lạc, kết nối và phối hợp giữa các bên tham gia trong tiến trình thực hiện dự án

Tìm hiểu và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án

Quản lý sản phẩm và quy trình thực hiện dự án

Quản lý dự án là sử dụng mọi nguồn lực để hoàn thành mục tiêu của dự án.



Trang số: 7/25

Quản lý dự án ODA phải đáp ứng những yêu cầu của chủ đầu tư và nhà tài trợ, bao gồm: i)Mục tiêu của chủ đầu tư và nhà tài trợ; ii) Thời gian, chi phí, và chất lượng dự án; iii) Những yêu cầu xác định (nhu cầu) và những yêu cầu không xác định (mong muốn). Những yêu cầu này được thực hiện thông qua các lĩnh vực quản lý đa dạng (Hình 3).

Hình 3. Quản lý dự án ODA

Quản lý tổng hợp: nhằm đảm bảo mọi hoạt động của dự án được phối hợp hài

hoà, bao gồm phát triển kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi, đánh giá, kiểm soát những thay đổi một cách toàn diện.

Quản lý phạm vi: nhằm đảm bảo dự án thực hiện những công việc được yêu cầu để hoàn thành dự án một cách thành công, thuờng bao gồm quy hoạch, xác định và kiểm tra phạm vi, đồng thời kiếm soát những thay đổi trong phạm vi của dự án.

Quản lý thời gian, lịch trình: nhằm đảm bảo cho dự án được hoàn thành đúng về mặt thời gian, bao gồm xác định các hoạt động, sắp xếp các hoạt động, dự đoán thời gian của các hoạt động, thực hiện và kiểm soát các hoạt động.

Quản lý chi phí, mua sắm: nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách được giao và việc mua sắm thực hiện theo đúng yêu cầu của dự án cũng như tuân thủ quy định chung.

Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án sẽ thoả mãn nhu cầu phát sinh việc thực hiện nó.

Quản lý nhân lực: quá trình nhằm đảm bảo việc tận dụng tối đa nguồn nhân lực có trong dự án.

Quản lý liên lạc: nhằm đảm bảo việc phát sinh, thu thập, phổ biến, lưu trữ và sắp đặt cơ bản thông tin trong dự án được thực hiện đúng hạn và thích hợp.

Quản lý tác động môi trường-xã hội: Hầu như tất cả các dự án đều phải đối mặt với nhiều vấn đề môi trường-xã hội trong quá trình thực hiện dự án, trong đó có những vấn đề không lường trước được.

Quản lý chất lượng: nhằm đảm bảo dự án đạt chất lượng cao, chủ yếu thông qua việc giám sát và đánh giá. Theo dõi, đánh giá dự án đưa ra các kiến nghị điều chỉnh cần thiết, kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định

Quản lý dự án ODA

Lịch trình, thời gian

Chi phí, mua sắm

Tổng hợp

Chất lượng

Phạm vi

Liên lạc, thông tin

Nhân lực

Tác động môi trường-xã hội



Trang số: 8/25

Đọc và ghi nhận một số nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cơ bản của Chủ dự án ODA trong việc quản lý dự án.

Tổ chức bộ máy quản lý và thực dự án; ký kết các hợp đồng theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, dự toán các hạng mục công trình;

Đàm phán, ký kết, giám sát việc thực hiện các hợp đồng và xử lý các vi phạm hợp đồng;

Kiến nghị với Cơ quan chủ quản về cơ chế, chính sách bảo đảm việc thực hiện dự án phù hợp với cam kết quốc tế;

Thực hiện công tác đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu; Cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan cho các bên hợp đồng và tư vấn lập

và thực hiện dự án; chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý và độ tin cậy của các thông tin, tài liệu đã cung cấp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về dự án theo quy định của pháp luật;

Thực hiện giám sát, đánh giá dự án, quản lý khai thác chương trình, dự án;

Để thực hiện các dự án ODA, các hiểu biết về các quy định về quản lý việc sử dụng vốn, thực hiện dự án của Việt Nam và các nhà tài trợ là đặc biệt cần thiết. Các hoạt động của dự án ODA phải tuân thủ các quy định của Chính phủ

Việt Nam và nhà tài trợ. Do vậy, tìm hiểu các văn bản pháp luật của Chính phủ Vỉệt Nam và nhà tài trợ là cơ sở pháp lý cho việc quản lý thực hiện dự án ODA là công việc đặc biệt cần quan tâm tiến hành.

Các quy định của Chính phủ Việt Nam và nhà tài trợ trong việc thực hiện dự án ODA có thể được sửa đổi do vậy cần liên tục cập nhật các văn bản có liên quan.

Trình các báo cáo tiến độ, báo cáo tài chính của dự án ODA cho các Bộ, ngành có liên quan của Việt nam và các nhà tài trợ theo quy định.

Quản lý dự án cung cấp các công cụ, kỹ thuật đáng tin cậy, giúp định hướng để đạt được mục tiêu đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép. Quán lý dự án giúp cho chúng ta tập trung vào những hoạt động ưu tiên, khắc phục những khó khăn và thích nghi với sự thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Nó cũng hỗ trợ quá trình kiểm soát được tốt hơn, hiệu quả hơn.

GHI NHỚ

Việc quản lý dự án ODA cần đồng thời tuân thủ các quy định của Chính phủ Việt Nam và Nhà tài trợ.



Trang số: 9/25

Hãy đọc, cập nhật các thay đổi và bổ sung các văn bản pháp luật của Chính phủ Việt Nam cần tham chiếu đối với trong qúa trình thực hiện dự án ODA trên cơ sở hiểu biết của bạn.

Bước tiến

hành

Văn bản

Đấu thầu

Đền bù, Giái phóng mặt bằng, tái định cư

Thiết kế, Thiết kế kỹ thuật, Ước tính tổng chi phí,

Tài chính

Giám sát và Đánh giá

Kết thúc

Nghị định 12/CP X X X X Nghị định 14/CP X Nghị định 22/CP x Nghị định 52/CP X X X X Nghị định 88/CP X Nghị định17/CP X X X Quyết định 01/2000/ MOF

X X

Quyết định 17/2000/ MOC

X X

Quyết định 704/1998/ MOC

X X

Quyết định 96/ MOF

X

Thông tư 07/1999/MOC

X X

Thông tư 08/2000/MPI

X

Thông tư 1248/2000/TCDC

X

Thông tư 135/1999/MOF

X

Thông tư 1417/1999/TCDC

X

Thông tư 145/1998/MOF

X

Thông tư 17/MPI X Thông tư 40/1998/MOF

X

Thông tư 416/MPI –MOF và MOC

X

…………….. …………….. ……………..



Trang số: 10/25

Quản lý dự án được thực hiện thông qua hàng loạt các hành động, hoạt động liên quan với nhau nhằm đạt được sản phẩm, dịch vụ, kết quả định trước, trong đó: Rất nhiều hành động, hoạt động có thể lặp lại trong quá quản lý dự án. Mối quan hệ của các hoạt động quản lý dự án (nhóm công việc) được xác định trên cơ sở của chuỗi các hoạt động“Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh”.

Bên cạnh mối quan hệ giữa các nhóm công việc còn tồn tại mối quan hệ giữa các nhóm quy trình dự án và môi trường dự án, cơ sở cho việc thực hiện dự án (Hình 5).

Hình 5. Tóm tắt sơ bộ mối quan hệ giữa các nhóm công việc và các yếu tố tác động trong quản lý dự án ODA

Giao sản phẩm

Nhà tài trợ

Chuẩn bị và lập kế hoạch

Kiểm soát/đánh giá

Triển khai thực hiện dự án

Kết thúc

Cơ sở cho việc thực hiện dự án

Môi trường thực hiện dự án

Văn kiện dự án, Nhân lực, Kinh nghiệm, vv

Cập nhật

Phạm vi dự án/Kế hoạch dự án (cập nhật); Báo cáo; Dự báo, vv

Sản phẩm; Những điều chỉnh cần thiết, Hành dộng chính xác, Thông tin, vvv

Phê duyệt

Phân tích mục tiêu của dự án, Kế hoạch dự án

Xác định, tinh lọc mục tiêu của dự án, lên kế hoạch hành động

Kết hợp các nguồn lực (bao gồm cả nhân lực) để thực hiện dự án

Thường xuyên giám sát, đánh giá tiến trình để xác định những sai khác đối với kế hoạch đặt ra

Điều kiện tự nhiên, văn hoá, hệ thống quản lý, chính sách vvv

Thủ tục, quy trình kết thúc



Trang số: 11/25

Trong khuôn khổ của tài liệu này, các hoạt động của dự án được phân chia ra các nhóm công việc sau: 1. Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch dự án 2. Thực hiện dự án:

Tổ chức và quản lý nhân sự Tổ chức mua sắm Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội Đảm bảo hoat động tài chính, kế toán

3. Giám sát, đánh giá và báo cáo

Liên hệ với dự án ODA mà bạn đang thực hiện, hãy mô tả sơ bộ các hoạt động cần tiến hành của các nhóm công việc khi quản lý dự án ODA.

Giám đốc dự án

Cần làm những việc gi?

Các quy định cần tuân thủ?

Thực hiện các yêu cầu về thủ tục quản lý dự án của cơ quan chủ quản và nhà tài trợ

Chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch dự án

Tổ chức và quản lý nhân sự

Tổ chức mua sắm

Đảm bảo hoat động tài chính, kế toán

Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội

Triển khai các hoạt động giám sát, đánh giá, báo cáo

Triể

n kh

ai thực

hiệ

n dự

án

OD

A


Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án Mođun KH1: Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA

Trang số: 12 / 25

Để quản lý dự án ODA một cách có hiệu quả, cần nắm vững đặc điểm của các hoạt động, các kỹ năng cần thiết đối với mỗi nhóm công việc cũng như quan hệ của các nhóm công việc (Hình 6).

Hình 6. Ví dụ về mối quan hệ giữa chuẩn bị thực hiện và lập kế hoạch với các các công việc khác trong thực hiện dự án ODA

Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo Cơ sở cho hoạt động giám, báo

cáo Thông báo cho nhau khi có sự điều chỉnh kế hoạch

Kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án

GS: Giám sát-Đánh giá-Báo

Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Cở sở cho hoạt động quản lý tài chính

Thông báo cho nhau khi có sự điều chỉnh kế hoạch


Phân phối nguồn lực

TC: Tài chính-Kế toán


Cơ sở để thành lập nhóm dự án và quản lý nhân sự

Cấu trúc tổ chức Ma trận trách nhiệm

NS: Nhân sự


Cở sở cho việc triển khai hoạt động đúng tiến độ



MT: Môi trường–Xã hội


Kế hoạch mua sắm trong kế hoạch tổng thể dự án


Kế hoạch thực hiện dự án

KH: Mua sắm

KH: Chuẩn bị - Kế hoạch



Trang số: 13 / 25

Cần chú ý phân tích môi trường thực hiện dự án trong quá trình thực hiện dự án ODA. Mỗi dự án được thực hiện trong những môi trường dự án đặc trưng và thường gây ra những tác động tích cực hoặc tiêu cực nhất định đến môi trường (được trù tính hoặc không được trù tính) và ngược lại (môi trường có thể có những tác động đến việc thực hiện dự án).

Hãy đọc ví dụ về môi trường tự nhiên, xã hội và chính sách trong việc thực hiện dự án ODA. Môi trường tự nhiên: Nếu dự án có tác động đến môi trường tự nhiên

xung quanh, rất cần có những hiểu biết về lĩnh vực này như hiểu biết về chất lượng môi trường nước/không khí hay hệ sinh thái. Các yếu tố môi trường tự nhiên, các điều kiện khí hậu, thời tiết, vvv, cũng có thể gây nên những tác động trong việc thực hiện dự án.

Môi trường văn hoá, xã hội: trong quá trình quản lý dự án, việc hiểu biết tác động của dự án đối con người và ngược lại là rất cần thiết. Nó đòi hỏi phải hiểu biết nhiều khía cạnh về môi trường xã hội và môi trường văn hoá, làm việc của nhóm thực hiện dự án.

Môi trường chính sách và quốc tế: Do đặc tính của dự án ODA là sử dụng nguồn vốn tài trợ của các tổ chức nước ngoài, các quốc gia nên việc thông hiểu về luật (đặc biệt trong việc thực hiện dự án), tập quán của các tổ chức/quốc gia tài trợ là không thể thiếu được.

Các yếu tố môi trường thực hiện dự án (sự kiện, tình huống) được xem như một phần “đầu ra” và “đầu vào” của các hoạt động trong qúa trình thực hiện dự án (Hình 7).

Dự án

Cơ sở hạ tầng

Kỹ thuật

Chính sách, Thể chế

Văn hoá, xã hội, tâm lý

Tự nhiên Thương mại, tài chính, Kinh tế

Hình 6. Một số loại môi trường thực hiện dự án



Trang số: 14 / 25

Hình 7. Dự án và môi trường thực hiện dự án

Hiểu biết về môi trường thực hiện dự án là rất quan trọng. Việc phân tích các yếu tố môi trường thực hiện dự án có thể tíến hành qua vòng lặp sau trong suốt tiến trình thực hiện dự án (Hình 8)

Hình 8. Các bước phân tích môi trường thực hiện dự án

Khi phân tích môi trường thực hiện dự án, có thể sử dụng các câu hỏi hỗ trợ như sau:

Dự án đỏi hỏi đầu vào như thế nào? “Ai” kiểm soát và có ảnh hưởng đến đầu vào? Các tình huống, điều kiện, yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng có được đầu vào đúng lúc? Chất lượng cần có?

Hoạt động

Đầu vào

Đầu ra

Môi trường thực hiện dự án

Dự án

Đầu raĐầu vào

Xem xét tỉ mỉ môi trường thực hiện dự án và xác định các yếu tố, nhân tố ảnh hưởng qua lại đến việc thực hiện dự án

Nghiên cứu mức độ phụ thuộc vào môi trường thực hiện dự án, mức độ ảnh hưởng của chúng tới thành công của dự án

Xác định những những yếu tố có lợi, khó khăn tiềm ẩn (rủi ro).

Xây dựng chiến lược và hành động cho việc thực hiện thành công dự án



Trang số: 15 / 25

Đầu ra của dự án là gì? Điều kiện cần thiết cho đầu ra của dự án? Ai có lợi từ dự án hoặc ảnh hưởng đến đầu ra của dự án? Xem xét các yếu tố của môi trường tự nhiên, kinh tế -xã hội, kỹ thuật, vv

bị ảnh hưởng bởi dự án (hoặc ảnh hưởng đến dự án)?

GHI NHỚ

Để thực hiện thành công một dự án ODA, cần nắm vững đặc điểm của các nhóm công việc cần tiến hành, mối quan hệ của chúng cũng như môi trường thực hiện dự án.

4. Khung lô gíc

Việc tìm hiểu, phân tích văn kiện của một dự án ODA là rất quan trọng. Văn kiện dự án ODA, là tài liệu đã được phê duyệt, cung cấp thông tin và cơ sở pháp lý cho các nhà quản lý dự án về mọi phương diện trong quá trình chuẩn bị thực hiện, triển khai thực hiện cũng như kiểm soát và đánh giá việc thực hiện dự án. Để dự án thành công thì việc hiểu thấu đáo mục tiêu dự án là rất cần thiết.

Phương pháp khung lô-gic (hay thứ bậc mục tiêu) là một phương pháp dùng để làm sáng tỏ mục tiêu của dự án, có khả năng diễn giải một dự án phức tạp một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Trong nhiều dự án ODA, khung lô gíc đã được sử dụng và mô tả trong các văn kiện dự án. Để phục vụ cho công tác quản lý dự án ODA, việc nắm vững khái niệm về khung lô gíc là rất quan trọng.

Khi xem xét thứ bậc của mục tiêu, mỗi tổ chức có thể sử dụng những tên gọi khác nhau cho các mức và loại mục tiêu ở mỗi mức. Trong phần tiếp theo, các ví dụ về khung lô gíc được xây dựng trên cở sở tiếp cận thường được sử dụng trong thiết kế dự án ODA, đó là các mức mục tiêu bao gồm chính sách, chiến lược, vận hành (Bảng 1).



Trang số: 16 / 25

Bảng 1. Thứ bậc mục tiêu cơ bản của dự án

Mức mục tiêu Mức quản lý “Mô tả” Thứ bậc của mục tiêu

Chính sách “Cao” Kết qủa (tác động) Mục tiêu chính sách

Chiến lược “Trung bình” Hiệu quả Mục tiêu chiến lược

Vận hành Công việc cụ thể

Đầu vào

Mục tiêu dự án Mục tiêu đầu vào

Lô gic theo chiều dọc

Thức bậc mục tiêu có lô gíc theo chiều dọc, từ các mục tiêu đầu vào cụ thể ở hàng dưới cùng cho đến các mục tiêu chính sách rộng hơn ở hàng trên cùng. Câu hỏi “Tại sao? - Bằng cách nào?” là công cụ hỗ trợ cho quá trình xây dựng khung lô gic.

Mức mục tiêu

Chính sách

Chiến lược

Dự án/Vận hành

Lô gic theo chiều dọc cho phép chúng ta khởi đầu từ bất cứ mức mục tiêu nào với việc sử dụng câu hỏi tại sao cho mục tiêu rộng hơn và câu hỏi bằng cách nào cho mục tiêu cụ thể hơn (Bảng 2, Hình 8).

Đầu ra

Hoạt động

Tại sao?

Cụ thể hơn Bằng cách nào?

Rộng hơn



Trang số: 17 / 25

Bảng 2. Ví dụ (1) về lô gíc theo chiều dọc

Thứ bậc mục tiêu Chuỗi phương tiện – mục đích

Mục tiêu chính sách

Tại sao? Mục tiêu: Tăng thu nhập nông dân

Bằng cách nào? Chiến lược: Tăng sản xuất lúa

Mục tiêu chiến lược

Tại sao? Mục tiêu: Tăng sản xuất lúa

Bằng cách nào? Chiến lược: Sử dụng giống và phân bón

Mục tiêu dự án Tại sao? Mục tiêu: Sử dụng giống và phân bón

(Điều hành) Bằng cách nào? Chiến lược: Cho vay vốn và triển khai khuyến nông

Mục tiêu đầu vào Tại sao? Mục tiêu: Cho vay vốn và triển khai các hoạt động khuyến nông

Bằng cách nào? Chiến lược: Vay vốn ngân hàng

Hình 8. Ví dụ (2) về lô gíc theo chiều dọc

Chính sách

Chiến lược

Mục tiêu dự án

Mục tiêu đầu vào

Nâng cao sản xuất công nghiệp

Sản xuất điện với công suất 50 MW

Nhà máy điện mới

10 tỷ (hợp động, lao động, đất)

Làm thế nào để thực hiện được?

Làm thế nào để có được?

Xây bằng cách nào?

Thứ bậc mục tiêu

Mục tiêu Câu hỏi về giải pháp



Trang số: 18 / 25

Bằng cách trả lời câu hỏi “ Bằng cách nào?”, các giải pháp đã được đặt ra và chọn lựa. Trong quá trình phân tích, cần đưa ra nhiều phương án để có thể lựa chọn được mục tiêu thích hợp.

Lô gíc theo chiều ngang

Thứ bậc mục tiêu có lô gíc theo chiều ngang với mục đích là xác định đầu ra mà dự án cần đạt được và đưa ra các giả thuyết ở mỗi mức mục tiêu.

Bảng 3. Ví dụ về lô gíc theo chiều ngang


Chuỗi phương tiện – mục đích

Chỉ tiêu có thể đo được

kết quả

Giả thuyết


Mục tiêu: Tăng thu nhập nông dân

đ/đầu người

Chiến lược: Tăng sản xuất lúa

Tấn/ha

Giá gạo không giảm khi tăng sản xuất


Mục tiêu: Tăng sản xuất lúa

Tấn/ha

Chiến lược: Sử dụng giống và phân bón

Số phân bón sử dụng (tấn)

Sử dụng hợp lý phân bón sẽ tăng sản lượng

Mục tiêu dự án

Mục tiêu: Sử dụng giống và phân bón

(vận hành) Chiến lược: Cho vay vốn và triển khai hoạt động

khuyến nông

Số vốn cho vay

Số tiền cho vay sẽ khiến canh tác lúa tốt

hơn

Mục tiêu đầu vào

Mục tiêu: Cho vay vốn và triển khai hoạt động

khuyến nông

Chiến lược: Vay vốn ngân hàng

Mức độ chi tiêu



Trang số: 19 / 25

Lô gíc theo chiều ngang sử dụng các giả thuyết để trả lời câu hỏi “các ảnh hưởng bên ngoài nào có thể tác động đến dự án” với việc sử dụng dạng quan hệ “Nếu…. thì”. Các giả thuyết này giúp cho người tiến hành dự án nắm được điều kiện cần có để đạt được mục tiêu dự án.

Trong lô gíc theo chiều ngang, cần đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường kết quả. Các chỉ tiêu này trợ giúp đắc lực cho việc đánh giá tiến trình thực hiện dự án ODA.

Đọc và ghi nhận sự hợp lý của việc sử dụng khung lô gíc trong quản lý dự án ODA

Các mức của thứ bậc mục tiêu phù hợp với mức quản lý Việc lập kế hoạch dự án có thể bắt đầu ở bất cứ mức nào (theo chiều dọc)

Vậy Khung lô gíc có thể sử dụng với những mục đích nào?

Chỉ ra mối quan hệ rõ ràng giữa các mục đích trong thứ bậc của chúng. Làm sáng tỏ các nhu cầu của dự án để thoả mãn các yêu cầu của dự án. Cung cấp cách thức kết nối mục tiêu của dự án với tất cả mọi người tham

gia dự án. Giúp những nhà đánh giá dự án có được khả năng đo lường được mức độ

thành công của dự án trong việc đạt được mục tiêu dự án.

GHI NHỚ

Nắm vững khung lô gíc (thứ bậc mục tiêu) giúp cho quá trình tìm hiểu mục tiêu của dự án ODA. Nó đồng thời hỗ trợ cho một số hoạt động trong quản lý dự án ODA như lập kế hoạch dự án, đánh giá thực hiện dự án.



Trang số: 20 / 25

(Thực hành dành cho học viên)

Tên: “Phân tích khung lô gíc của một dự án ODA” Mục tiêu:

Hình thành khả năng hiểu biết (và xây dựng ) khung lô gíc, phân tích mục tiêu dự án

Thời gian :

30 phút.

Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên. • Giáo viên hướng dẫn, trao nhiệm vụ cho mỗi nhóm một khung

lô gíc theo chiều dọc và mô tả sơ bộ về dự án ODA • Các nhóm thảo luận, phân tích logíc theo chiều dọc và xây

dựng khung lô gíc theo chiều ngang • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá học

về kết quả của nhóm • Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên. • Giáo viên nhận xét, tóm tắt.

Chuẩn bị:

Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)

5. Thành công của dự án

Đọc kỹ các mô tả sau đây về một số yếu tố chính, quyết định sự thành công của việc quản lý dự án ODA: Phải làm rõ ràng mục đích dự án và được tất cả mọi người tham gia dự án

thấu hiểu và cam kết thực hiện: Mục tiêu của dự án là nhân tố xuyên suốt các giai đoạn của dự án và chỉ ra đích cuối cùng phải đạt, sản phẩm phải hoàn thành khi kết thúc dự án.

Tận dụng được sự ủng hộ của cấp lãnh đạo: Giúp cho việc cung cấp các nguồn lực kịp thời và giải quyết các khó khăn nảy sinh

Có kế hoạch và lịch trình cụ thể: Giúp cho dự án được thực hiện đúng tiến độ và công ác giám sát, kiểm tra

Tham khảo ý kiến của các bên tham gia: xác định được những nhu cầu, vấn đề vướng mắc của các bên tham gia.



Trang số: 21 / 25

Có nhân sự tốt, có trình độ chuyên môn cao, phù hợp để thực hiện: Nhân lực là nguồn lực quan trọng, quyết định sự thành công của dự án

Các công việc được tiến hành trên cơ sở ứng dụng kỹ thuật phù hợp và hiệu quả: ứng dụng công nghệ mới, phù hợp, hiệu quả sẽ nâng cao chất lượng của dự án.

Sản phẩm đạt yêu cầu: đây là điểm quan trọng cho tiến trình kết thúc dự án

Hệ thống giám sát và phản hồi hiệu quả: Kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai phạm, giải quyết các vấn đề nảy sinh

Thông tin được cập nhật liên tục: Giúp cho quá trình giám sát và đánh giá dự án

Xử lý sự cố kịp thời: tránh những hậu quả của các sự cố có thể gây phát sinh về chi phí, thời gian.

Hệ thống báo cáo hoàn chỉnh; hệ thống báo cáo phải rõ ràng, cập nhật và phải trình đúng thời hạn quy định

Các hoạt động quản lý phải minh bạch: Việc minh bạch trong quản lý giúp cho việc nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả đầu tư.

Việc quản lý dự án phải được tiến hành linh hoạt: giúp cho dự án đối phó được với những thay đổi của môi trường dự án và các yếu tố rủi ro.

Xác định và phân loại những vấn đề có thể gây ảnh hưởng đến dự án là rất cần thiết. Cần phải liên tục xem xét tỉ mỉ môi trường dự án do tình huống thể thay đổi. Việc xây dựng các danh sách các vấn đề có thể nảy sinh, chiến luợc và kế hoạch ứng phó với các sự cố bất ngờ là rất cần thiết.

Xây dựng chiến lược và hành động nhằm mục tiêu: giảm mức độ phụ thuộc, giảm rủi ro và nâng cao năng lực thực hiện (thêm khả năng kiểm soát hay ảnh hưởng). Sử dụng các mối liên kết sau nhằm nâng cao hiệu quả của việc quản lý:

Chính thức - Hội đồng

- Điều phối viên dự án - Lực lượng chuyên biệt của dự án

- Hợp nhất, kết hợp

Không chính thức - Hội họp

- Kế hoạch - Chú ý đến cá tính

- Phần thưởng



Trang số: 22 / 25

Khi lập kế hoạch thực hiện dự án cũng như kế hoạch các hoạt động, nên sử dụng một số công cụ hỗ trợ như phần mềm Microsoft Project, là một phần mềm dễ sử dụng, hữu ích và sẽ được sử dụng, đề cập đến trong khuôn khổ tài liệu này.

(Thực hành dành cho học viên)

Tên: “Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của dự án” Mục tiêu: Nâng cao hiểu biết về các yếu tố dẫn đến thành công của dự án

Thời gian : 30 phút.

Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên. • Các nhóm phân tích, thảo luận các yếu tố dẫn đến thành công

của dự án • Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá học

về kết quả của nhóm • Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên. • Giáo viên nhận xét, tóm tắt.

Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)



Trang số: 23 / 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TT Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt

1 Nghị định 17/2001/NĐ-CP về quản lý sử dụng ODA

http://www.vietnamtraining.net/ODAtraining.htm

Các mục về: Phạm vi điều chỉnh, nguyên tắc cơ abrn trong quản lý vốn ODA, nộ dung chủ yếu của văn kiện dự án đầu tư, văn bản hỗ trợ kỹ thuật, quản lý thực hiện

2

Thông tư 06/2001/TT-BKH về quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA

http://www.vietnamtraining.net/ODAtraining.htm

Các mục về: những quy định chung, phạm vi điều chỉnh.

3

A. Bruce &K.Langdon. Quản lý dự án. Cẩm nang quản lý hiệu quả. Nhà xuất bản tổng hợp TP. Hồ Chí MInh

… Vòng đời dự án, một số điểm chính cần lưu ý khi quản lý một dự án

4

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (3rd Excerpts)

Project Management Institute - WB - 2000

Chapter 1: Introduction, Chapter 2: project Life cylcle and organization. Chapter 3: project prosess management for a project

5 Tài liệu tập huấn về quản lý dự án của VIM Module 4: Lập kế hoạch và

quản lý lịch trình thực hiện



Trang số: 24 / 25

Chuẩn bị thực hiện dự án: Công việc/Nhiệm vụ Thứ tự ưu tiên

1. Tìm hiểu dự án: . 2. Lập kế hoạch dự án: 3. Lập kế hoạch nhân sự: 4. Văn bản hoá 1, 2, 3: 5. Chuẩn bị cơ sở vật chất 6. ------------ 7. ------------

Kết thúc dự án: Công việc/Nhiệm vụ Thứ tự ưu tiên

1. Nghiệm thu 2. Đánh giá 3. Báo cáo 4. Bàn giao: 5. Định hướng triển khai: 6. ……………… 7. ………………………

Triển khai dự án: Công việc/Nhiệm vụ Thứ tự ưu tiên

1. Chi tiết công việc dự án: 2. Quản lý nhân sự: 3. Điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch: 4. Mua sắm 5. Giải phóng mặt bằng… 6. Quản lý tài chính, kế toán: 7. Giám sát, đánh giá: 8. Thông tin báo cáo: 9. --------- 10. ------------

Liên hệ với dự án ODA mà bạn đã/đang thực hiện, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên (một cách tương đối) các nhiệm vụ/công việc chủ yếu của các giai đoạn thực hiện dự án ODA



Trang số: 25 / 25

Hãy đưa ra 1 ví dụ và xây dựng, phân tích lô gíc theo chiều ngang và chiều dọc.

Lô gíc theo chiều dọc

Thứ bậc mục tiêu Chuỗi phương tiện – mục đích

Mục tiêu chính sách Tại sao? Mục tiêu:

Bằng cách nào? Chiến lược:

Mục tiêu chiến lược Tại sao? Mục tiêu:


Mụctiêu dự án Tại sao? Mục tiêu:

(Điều hành) Bằng cách nào? Chiến lược:

Mục tiêu đầu vào Tại sao? Mục tiêu:


Lô gíc theo chiều ngang


Chuỗi phương tiện – mục đích

Chỉ tiêu có thể đo được kết quả

Giả thuyết


Mục tiêu:

Chiến lược:


Mục tiêu:

Chiến lược:

Mụctiêu dự án Mục tiêu:

(vận hành) Chiến lược:

Mục tiêu đầu vào Mục tiêu:

Chiến lược:

Documents

KH1-Khai Niem Co Ban Ve Quan Ly Du an ODA