Embed Size (px)
Citation preview
i
i
KETEPATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS
RAWAT INAP DI RSPAU dr.SUHARDI HARDJOLUKITO YOGYAKARTA
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
RENANTHA SILVI JEFRIANY
1314066
PROGRAM STUDI DIPLOMA
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
ii
HALAMAN PENGESAHAN
iii
iii
LEMBAR PERNYATAA
iv
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat-
Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan usulan penelitian dengan judul “Ketepatan
Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSPAU dr.S.Hardjolukito
Yogyakarta”.
Harapan bahwa penelitian akan terselenggara dan diberi ijin mengambil data
di rumah sakit. Usulan penelitian ini dapat diselesaikan, atas bimbingan, arahan, dan
bantuan berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus-tulusnya kepada :
1. Koeswanto Hardjo, dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan kegiatan Karya Tulis Ilmiah;
2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes., SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma (D-3)
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan di Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta yang telah mendukung pelaksanaan kegiatan Karya Tulis Ilmiah;
3. dr.Rijantono Fransiscus Maria, MPH yang dengan penuh kesabaran telah
memberikan masukan dan bimbingan selama proses penyelesaian karya tulis ini;
4. dr. Didik Kestito, Sp.U.,MM.RS selaku kepala RSPAU dr.S.Hardjolukito
Yogyakarta, yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan;
5. Letkol Kes Nina Amelina, AMK selaku Kepala Instalasi Rekam Medis RSPAU
dr.S.Hardjolukito Yogyakarta;
6. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis RSPAU dr.S.Hardjolukito Yogyakarta;
7. Seluruh staf dosen Rekam Medis STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan;
8. Papa dan (Almh) Mama yang menjadi penyemangat untuk menyelesaikan studi;
9. Serta semua pihak yang membantu penulisan dan memberikan dukungan dan
masukan yang namanya tidak mungkin disebutkan satu persatu.
v
v
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas
segala amal kebaikan dan bantuannya. Akhirnya besar harapan penulis semoga karya
tulis ilmiah ini berguna bagi semua.
Penulis
vi
vi
DAFTAR ISI
Hal
HALAMAN JUDUL……………………………………………………………….. .... i
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................................... ii
LEMBAR PERNYATAAN ......................................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv
DAFTAR ISI…………. ............................................................................................... vi
DAFTAR TABEL……. ............................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... ix
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................. x
DAFTAR SINGKATAN ............................................................................................. xi
INTISARI…………………………………………………………………………....xii
ABSTRACT………………………..………………………………………….....…xiii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
A. Latar Belakang .................................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................. 3
C. Tujuan Penelitian .............................................................................................. 3
1. Tujuan Umum ......................................................................................... 3
2. Tujuan Khusus ........................................................................................ 3
D. Manfaat Penelitian ............................................................................................ 3
1. Bagi Rumah Sakit ................................................................................... 3
2. Bagi Penulis ............................................................................................ 3
3. Bagi Institusi Pendidikan ........................................................................ 3
E. Keaslian Penelitian ............................................................................................ 4
BAB II LANDASAN TEORITIS ................................................................................. 5
A. Landasan Teoritis .............................................................................................. 5
1. Rumah Sakit ............................................................................................ 5
2. Rekam Medis .......................................................................................... 6
3. Tujuan Rekam Medis .............................................................................. 6
4. Proses Kegiatan Rekam Medis Assembling ........................................... 7
5. Mutu Pelayanan Rekam Medis ............................................................. 11
6. Pengembalian Rekam Medis ................................................................. 12
7. Ketepatan Waktu Pengembalian Rekam Medis .................................... 12
8. Pasien Rawat Inap ................................................................................. 13
B. Kerangka Teori................................................................................................ 14
C. Kerangka Konsep ............................................................................................ 15
BAB III METODOLOGI PENELITIAN.................................................................... 16
A. Jenis dan Rancangan Penelitian ...................................................................... 16
vii
vii
1. Jenis Penelitian ...................................................................................... 16
2. Rancangan Penelitian ............................................................................ 16
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .......................................................................... 17
1. Lokasi Penelitian ................................................................................... 17
2. Waktu Penelitian ................................................................................... 17
C. Sumber Data .................................................................................................... 17
1. Populasi dan Sampel ............................................................................. 17
2. Subyek dan Obyek Penelitian ............................................................... 18
D. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ............................................................... 19
1. Teknik Pengumpulan Data .................................................................... 19
2. Alat Pengumpulan Data ........................................................................ 21
E. Variabel dan Definisi Operasional .................................................................. 22
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ............................................................. 24
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ........................................................... 24
1. Metode Pengolahan Data ...................................................................... 24
2. Analisis Data ......................................................................................... 25
H. Etika Penelitian ............................................................................................... 26
I. Pelaksanaan Penelitian .................................................................................... 27
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ............................................ 28
A. Gambaran Umum ............................................................................................ 28
1. Gambaran Umum Rumah Sakit ............................................................ 28
a. Moto, Visi dan Misi Rumah Sakit ........................................................ 29
b. Sarana dan Prasarana............................................................................. 30
c. Performance Rumah Sakit……………………………………………32
2. Gambaran Instalasi Rekam Medis .................................................................. 33
B. Hasil Penelitian ............................................................................................... 36
1. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap ................................. 36
2. Faktor-Faktor Penyebab Ketidaktepatan Waktu Pengembalian
Berkas Rekam Medis Rawat Inap ........................................................ 43
C. Pembahasan Penelitian .................................................................................... 48
1. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap ................................. 48
2. Faktor-Faktor Penyebab Ketidaktepatan Waktu Pengembalian
Berkas Rekam Medis Rawat Inap ......................................................... 49
D. Keterbatasan Penelitian ................................................................................... 53
BAB V PENUTUP.. .................................................................................................... 54
A. Kesimpulan ..................................................................................................... 54
B. Saran ................................................................................................................ 55
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
viii
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Checklist Observasi Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap......20
Tabel 3.2 Variabel dan Definisi Operasional……..…………………………………23
Tabel 4.1 Petugas dan Pendidikan yang Mengontrol Dalam Pengembalian
Berkas Rekam Medis Rawat Inap RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito
Bulan Juli 2017…………………………………………………………....36
Tabel 4.2 Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Bulan Juli 2017…..................................37
Tabel 4.3 Lama Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat
Inap RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Bulan Juli 2017…..........................38
Tabel 4.4 Prosentase Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis
Rawat Inap RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta………………..38
ix
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori…………………………………………………………14
Gambar 2.2 Kerangka Konsep……………………………………………………….15
Gambar 4.1 Susunan Organisasi Bagian Pelayanan Medis RSPAU dr.Suhardi
Hardjolukito Yogyakarta…..…...………………………………………34
Gambar 4.2 Susunan Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSPAU dr.Suhardi
Hardjolukito Yogyakarta…………………………………………...…..35
Gambar 4.3 Alur Berkas Rekam Medis di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito
Yogyakarta……………………………………………………………..35
Gambar 4.4 Grafik Prosentase Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas
Rekam Medis Rawat Inap Bulan Juli 2017…………………………….39
Gambar 4.5 Checklist Observasi……………………….…………………………....43
x
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Perijinan Penelitian
Lampiran 2. Surat Ethical Clearance (Etika Penelitian)
Lampiran 3. Surat Izin Penelitian RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta
Lampiran 4. Pengantar Daftar Pertanyaan Penelitian
Lampiran 5. Lembar Pernyataan Persetujuan Subyek Responden dan Triangulasi
Lampiran 6. Pedoman Wawancara Responden dan Triangulasi
Lampiran 7. Transkrip Wawancara Responden dan Triangulasi
Lampiran 8. Checklist Observasi Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat
Inap Bulan Juli 2017 RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta
Lampiran 9. Lembar Bimbingan Karya Ilmiah
xi
xi
DAFTAR SINGKATAN
RSPAU dr.S.Hardjolukito : Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara dr.Suhardi
Hardjolukito
DPJP : Dokter Penangung Jawab
SPM : Standar Pelayanan Minimal
Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan
Depkes : Departemen Kesehatan
Kepmenkes : Keputusan Menteri Kesehatan
IFHRO : International Federation of Health Record
Organization
KBBI : Kamus Besar Bahasa Indonesia
UU : Undang-Undang
KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit
SPO : Standar Prosedur Operasional
SDM : Sumber Daya Manusia
PMKP : Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
KLPCM : KetidakLengkapan Pengisian dan Pencatatan Medik
BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
TT : Tempat Tidur
xii
xii
KETEPATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS
RAWAT INAP DI RSPAU dr.SUHARDI HARDJOLUKITO YOGYAKARTA
Renantha Silvi Jefriany1, Rijantono Fransiscus Maria
2
INTISARI
Latar Belakang: Pencapaian standar pengembalian berkas rekam medis rawat inap
di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta memiliki Standar Pelayanan Minimal
(SPM) yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang dari perawatan. Permasalahan yang
dihadapi oleh RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta adalah pengembalian
berkas rekam medis rawat inap yang tidak tepat waktu.
Tujuan Penelitian: Penelitian in bertujuan untuk mengetahui ketepatan waktu
pengembalian berkas rekam medis dan faktor-faktor penyebab ketidaktepatan waktu
pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
Metode Penelitian: Penelitian deskriptif dengan kuantitatif sederhana untuk
mengetahui prosentase ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis dan
kualitatif dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian ini adalah satu
petugas assembling, 2 perawat ruang rawat inap dan kepala Instalasi Rekam Medis
sebagai triangulasi. Obyek penelitian ini dari buku ekspedisi pengembalian berkas
rekam medis pasien rawat inap selama periode bulan Juli 2017.
Hasil: Penelitian menunjukkan bahwa waktu pengembalian berkas rekam medis yang
tepat waktu selama bulan Juli 2017 yaitu sebanyak 127 berkas rekam medis
sedangkan waktu pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat waktu sebanyak
145 berkas atau 53,67 % tidak tepat waktu dalam 10 bangsal. Faktor-faktor penyebab
ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap : dari sumber
daya manusia yaitu belum ada terdapat petugas khusus, kepatuhan, ketelitian dan
pemahaman penanggung jawaban dalam pengembalian berkas rekam medis rawat
inap. Serta sosialisasi yang belum diupayakan secara maksimal.
Kesimpulan: Dari 272 berkas rekam medis yang tidak tepat waktu terdapat 145
berkas dan 127 merupakan berkas rekam medis yang tepat waktu. Faktor
ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis yaitu, belum adanya SDM
khusus pengembalian berkas rekam medis, ketelitian dalam pengisian, kesadaran
kepatuhan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap, pemahaman
penanggungjawab dan upaya sosialisasi yang belum maksimal.
Kata Kunci : Pengembalian Berkas, Rekam Medis Rawat Inap
1Mahasiswa D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2Dosen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
xiii
xiii
THE TIMING ACCURACY OF INPATIENT MEDICAL RECORDS FILES
RETURN IN RSPAU dr.SUHARDI HARDJOLUKITO YOGYAKARTA
Renantha Silvi Jefriany1, Rijantono Fransiscus Maria
2
ABSTRACT
Background: The achievement of inpatient medical record files return standard in dr.
Suhardi Hardjolukito air force hospital has minimal service standard of 1x24 hours
after a patient is sent home. The problem faced by dr. Suhardi Hardjolukito air force
hospital of Yogyakarta is late inpatient medical record files return.
Objective: This study was aimed at identifying the timing accuracy of medical record
files return and the causal factors of timing inaccuracy of inpatient medical record
files return.
Method: This was a descriptive study with simple quantitative approach to find out
percentage of timing accuracy of inpatient medical record files return and qualitative
approach with cross sectional design. The subjects in this study were 1 assembly
staff, 2 inpatient ward nurses, and head of medical record instalation as triangulation.
The object in this study was the book of inpatient medical record files return
expedition during July in 2017.
Result: This study identified that during July 2017, as many as 127 medical record
files were submitted on-time and 145 files (53.67%) were submitted late in 10 wards.
The causal factors of timing inaccuracy of inpatient medical record files return were
human resources in which there was no special staff, compliance, accuracy, and
comprehension of responsibility in inpatient medical record files return, and
socialization effort which was still not optimized.
Conclusions: From 272 medical record files, 145 files were late and 127 files were
on time. The causal factors of timing inaccuracy of medical record files return were;
the absence of special staff for medical record files return, accuracy in form filling,
compliance to timing of inpatient medical record files return, comprehension of
responsibility, and unoptimized socialization effort.
Keywords : File Returns, Inpatient Medical Record
1Students of Medical Record and Health Information Study Program Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta 2Lecture of Medical Record and Health Information Study Program Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pelayanan kesehatan yang semakin berkembang dan semakin
dibutuhkan di kalangan masyarakat menjadikan mutu pelayanan kesehatan
harus di tingkatkan. Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu
mutu pelayanan kesehatan yang harus di tingkatkan pada setiap sarana
pelayanan kesehatan.
Salah satu peningkatan mutu pelayanan di sarana kesehatan yaitu
peningkatan mutu di unit rekam medis. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis
menjelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan
dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang
telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Rekam medis dikatakan bermutu apabila rekam medis tersebut akurat,
lengkap, dapat dipercaya, valid dan tepat waktu (Abdelhak dkk, 2001).
Berdasarkan penelitian Bagus (2013) yang dilakukan di RSUD
Wangaya Kota Denpasar yang menganalisis faktor-faktor keterlambatan
berkas rekam medis apakah ada hubungannya dengan keterlambatan
pembuatan rekam medis oleh Dokter Penanggung Jawab Pelayanan (DPJP);
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis oleh perawat; tidak adanya
monitoring dan pengawasan pihak manajemen dan komite medik; tidak
adanya sistem koordinasi antara pihak DPJP, perawat ruangan, instalasi rekam
medis; tidak adanya keterkaitan antara kinerja dalam hal pengembalian berkas
rekam medis dengan sistem remunerasi dan; tidak tersedianya formulir
resume medis.
2
Berdasarkan penelitian tersebut maka ketepatan waktu dalam rekam
medis dapat ditinjau dari pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Jika
terdapat ketidaktepatan waktu dalam pengembalian berkas rekam medis
disebabkan oleh beberapa faktor, sehingga mengakibatkan pelayanan
kesehatan terganggu ataupun terhambat. Pengembalian berkas rekam medis di
RSPAU dr.S.Hardjolukito sudah memiliki standarnya. Permasalahan
pencapaian standar pengembalian berkas rekam medis rawat inap Standar
Pelayanan Minimal (SPM) adalah 1x24 jam. Pada saat peneliti melakukan
studi pendahuluan peneliti masih menemukan pengembalian berkas rekam
medis yang melebihi waktu yang telah ditetapkan. Hasil dari wawancara,
observasi, dan penelusuran data yang telah peneliti dapatkan pengembalian
berkas rekam yang tidak tepat waktu (lebih dari 1x24 jam) dari Instalasi
Rawat Inap ke Instalasi Rekam Medis periode April 2017 prosentase tertinggi
mencapai 90,41 % berkas rekam medis tidak tepat waktu dalam pengembalian
ke rekam medis.
Dampak pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang terlambat
pengembaliannya akan mempengaruhi dan mengakibatkan pada pengolahan
data rekam medis selanjutnya, karena rekam medis pasien rawat inap yang
telah dikembalikan akan diolah kemudian akan menghasilkan informasi yang
tepat waktu dan tepat guna bagi peningkatan mutu pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Selain itu, dampaknya terdapat pada pelayanan terhadap pasien
yang menjadi lama karena harus mencari berkas rekam medis yang terlambat
dalam pengembalian. Sedangkan, pasien sangat membutuhkan pelayanan
untuk segera ditangani hal tersebut akan berpengaruh pada keselamatan
pasien.
Berdasarkan permasalahan di atas penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan judul “Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam
Medis Rawat Inap Di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta”.
3
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah penelitian
ini adalah bagaimana ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis
rawat inap di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta ?
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis
rawat inap di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui prosentase ketepatan waktu pengembalian berkas rekam
medis rawat inap.
b. Mengetahui faktor-faktor penyebab ketidaktepatan waktu
pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Memberikan masukan tentang ketepatan waktu pengembalian berkas
rawat inap dari ruang rawat ke instalasi rekam medis dan informasi
kesehatan.
2. Bagi Penulis
Sebagai proses pembelajaran dan meningkatkan pengetahuan dan
menerapkannya dilingkungan rumah sakit.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Dapat dipergunakan sebagai tambahan wacana untuk meningkatkan
pengetahuan dan peningkatan ketrampilan terutama bagi Mahasiswa
rekam medis dan informasi kesehatan
4
E. Keaslian Penelitian
1. Supriyanto (2013), persamaan penelitian ini adalah membahas tentang
pengembalian berkas rekam medis rawat inap dengan metode deskriptif.
Perbedaan penelitian tersebut bertujuan untuk menganalisis kelengkapan
pengisian pada saat pengembalian berkas rekam medis rawat inap,
sedangkan penelitian ini menganalisis tentang ketepatan waktu
pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
2. Rachmani (2010), persamaan penelitian tersebut pada metode yang
digunakan deskriptif. Perbedaan terletak pada analisa data peneliti tersebut
mengkaitkan faktor predisposing, enabling, reinforcing dengan tingkat
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
3. Bagus (2013), persamaan untuk mengetahui faktor keterlambatan tentang
pengembalian berkas rekam medis. Perbedaan pada peneltian tersebut
terletak pada metode yang digunakan adalah observasional, dengan
rancangan cross-sectional analitik kuantitatif, sedangkan penelitian ini
adalah deskriptif kualitatif dan kuantitatif sederhana. Selain itu letak
perbedannya penelitian tersebut menganalisis apakah ada hubungan di
setiap faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian
berkas rekam medis, sedangkan penelitian ini mencari faktor-faktor
penyebabnya.
29
28
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
A. Gambaran Umum
1. Gambaran Umum Rumah Sakit
Berawal dari bangunan sederhana di bentuk TPS (Tempat
Pengobatan Sementara) pada tahun 1945 yang berada di dalam area Lanud
Adi Sutjipto. Dalam perjalanan waktu pada tanggal 9 april 1990 TPS
dengan penambahan beberapa bangunan ruang pemeriksaan dan
perawatan serta pendukung lainnya secara resmi diubah menjadi Rumah
Sakit TNI angkatan Udara “ dr. Suhardi Hardjolukito “ yang bertepatan
dengan hari ulang tahun TNI AU ( Rumah Sakit Tingkat IV / Tipe D ).
Tepat pada tanggal 1 Maret 2004 Status RSAU dr. Suhardi Hardjolukito
yang berlokasi didalam kompleks perkantoran Lanud Adi Sutjipto telah
dinaikan menjadi Rumah Sakit Tingkat III dengan Skep KASAU nomor :
Kep/5/III/2004 tanggal 1 Maret 2004.
Tanggal 29 Mei 2006 secara bertahap kegiatan dukungan dan
pelayanan kesehatan RSAU dr.S. Hardjolukito dipindahkan ke bangunan
yang baru yang berlokasi di Jln. Raya Janti Blok “O” dan dilanjutkan
peresmian penggunaannya pada tanggal 2 Agustus 2007 oleh Kepala Staf
Angkatan Udara. Selanjutnya seiring dengan perjalanan waktu, tepatnya
tanggal 22 Januari 2009 ditetapkan menjadi Rumah Sakit Tingkat II
dengan dasar Perkasau no : 8/I/2009 tentang peningkatan Status RSAU dr.
S. Hardjolukito dari Tk. III ke Tk. II.
Tidak membutuhkan waktu yang lama RSAU dr. S. Hardjolukito
di tingkatkan kembali menjadi Rumah Sakit Pusat TNI AU dengan
keluarnya Perpres No 10 tahun 2009 dengan Perkasau no : 93 /X / 212.
Dimana tanggal 22 Oktober Operasional RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito
diresmikan oleh Kepala Staf Angkatan Udara dengan Ka RSPAU pertama
29
adalah Marsekal Pertama TNI dr. Hari Haksono.Sp.THT- KL., Sp.KP.( 12
September 2012 s/d 29 Januari 2013 ). Urutan Ka Rumkit :
a. Letkol kes dr. Rahardjo Muljono ( Tahun 1985 s/d 1988 )
b. Kolonel Kes dr. Darmawan. Sp. THT ( 1988 s/d 1990 )
c. Mayor Kes dr. Harjanto. Sp. PD ( 1990 s/d 1993 )
d. Mayor Kes dr. Dede Suwenda. Sp. B ( 1993 s/d 1995 )
e. Letkol Kes dr. Kusmanto. Sp.Ort ( 1995 s/d 1998 )
f. Letkol Kes dr. M. Syahbudi Shaleh. Sp.M ( 1998 s/d 2000 )
g. Mayor Kes dr. Prawoto. Sp.PD ( 2000 s/d 2002 )
h. Letkol Kes dr. M. Soewandi. Sp.M ( 2002 s/d 2005 )
i. Letkol Kes dr. Djunadi. Sp,KP ( 2005 s/d 2009 )
j. Kolonel Kes dr. Krismono.MH.Kes ( 2009 s/d 2012.
Urutan Ka RSPAU :
a. Marsma dr. Hari Haksono.Sp.THT-KL.,Sp.KP ( 2012 s/d 2013 ).
b. Marsma dr. Benny H Tumbelaka. Sp.OT.,MH.Kes.,Sp.KP.MARS
( 2013 s/d 2016 ).
c. Marsma dr. Didik Kestito, Sp.U.,MM.RS ( 2016 s/d sekarang ).
Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara dr. S. Hardjolukito dan Rumah
Sakit Tipe – B Kemenkes RI adalah salah satu Pelaksana Teknis Diskesau
yang bertanggung jawab langsung kepada Diskesau.
a. Moto, Visi dan Misi Rumah Sakit
1) Moto
Melayani dengan Profesional dan Penuh Kasih
2) Visi
Menjadi Rumah Sakit rujukan TNI angkatan udara yang mampu
melaksanakan kegiatan dukungan operasi dan memberikan
kwalitas pelayanan kesehatan secara propfesional di wilayah
Indonesia khususnya Jawa Tengah dan DIY.
30
3) Misi
a) Menjamin pelayanan Prima yang berkualitas dan paripurna
bagi anggota TNI AU/TNI, PNS dan keluarga serta
Masyarakat Umum.
b) Mengembangkan SDM yang profesional dan kompeten di
bidang pelayanan kesehatan dan keselamatan pasien serta
kesehatan penerbangan pada khususnya secara
berkesinambungan.
c) Menyelenggarakan pengembangan pendidikan dan latihan,
penelitian bidang kesehatan guna menunjang dukungan
kesehatan dan pelayanan kesehatan yang optimal.
d) Meningkatkan sarana prasarana dan pemeliharaan peralatan
serta materiil penunjang lainnya, membangun kerjasama
bidang kesehatan, pelayanan masyarakat dan Diklat litbangkes
lainnya.
b. Sarana dan Prasarana
Untuk saran dan prasaran yang harus dipenuhi misalnya
Tempat Tidur pasien harus 400 TT, secara bertahap pada tahun
2012 sudah ada penambahan sebanyak 100 TT hasil dari
pengadaan Yanmasum serta bantuan dari APBN sebanyak 30
sehingga berjumlah menjadi 215. Bangunan yang diharapkan dapat
menampung 400 TT sudah dibangun pada tahap I yaitu 1 ( satu )
gedung dengan 3 lantai dengan pembagian Lantai 1 sebagai ruang
poliklinik ( Jantung, Cath Lab, Lasik, BMD, ESWL, Gama
Camera, Fluroskopi, dll ), Lantai 2 sebagai ruang perawatan Bedah
dan Lantai 3 di peruntukan untuk Ruang perawatan Penyakit
Dalam. Dalam memenuhi kebutuhan 400 TT sudah di bangunkan
satu bangunan yang sama seperti pada tahap 1 serta direncanakan
31
satu lagi bangunan yang sama. Sudah dibangunkan pula bangunan
Ruang Jenazah pada akhir tahun 2013 dan pada akhirnya
pembangunan tahap III akan dibangunkan pada Tahun Anggaran
2014.
Bangunan RSPAU dr. S. Hardjolukito berada pada lahan
seluas 4,480 Ha dengan luas bangunan 4000 M 2. RSPAU dr. S.
Hardjolukito memiliki pelayanan klinik rawat jalan, pemeriksaan
penunjang dan pelayanan rawat inap.
1) Pelayanan Klinik Rawat Jalan :
a) Poliklinik Gilut (Gigi dan Mulut);
b) Poliklinik Penyakit Dalam;
c) Poliklinik Anak;
d) Poliklinik Bedah;
e) Poliklinik Obsgyn;
f) Poliklinik Saraf;
g) Poliklinik Mata;
h) Poliklinik THT;
i) Poliklinik Kulmin (Kulit dan Kelamin);
j) Poliklinik Umum/Air crew;
k) Poliklinik Urologi;
l) Poliklinik Jantung;
m) Poliklinik Orthopaedi;
n) Rehabmedik;
o) Poliklinik Paru;
p) Poliklinik Jiwa;
q) Poliklinik Akupunktur;
r) Poliklinik Bedah Mulut;
s) Poliklinik Bedah Saraf;
t) Poliklinik Onkologi dan;
32
u) Poliklinik VCT.
2) Pelayanan Pemeriksaan Penunjang :
a) MRI;
b) CT scan;
c) Laboratorium dan;
d) Radiologi;
3) Pelayanan Rawat Inap :
a) Bangsal Kebidanan;
b) Bangsal Penyakit Anak;
c) Bangsal Bedah Kelas III;
d) Bangsal Bedah Kelas I dan II;
e) Bangsal Penyakit Dalam Kelas 1 dan 2 dan;
f) Ruang ICU, ICCU, NICU, PICU.
Beberapa bangunan di dirikan pada tahun 2013 dengan
dana non APBN hasil Yanmasum meliputi : Pembangunan Ruang
Rekam Medis dan SIM RS, Ruang tunggu VIP, penjernih air yang
merupakan sumbangan dari KASAU, Pengadaan CCTV,
Pemeliharaan Ipal, Ruang pelayanan apotik di UGD, Instalasi Gizi
dengan standar Kemenkes RI. Pengadaan ruang tunggu Apotik,
Pengadaan Mobil Dinas 1 Unit.
Fasilitas Umum yang ada di RSPAU dr. Suhardi
Hardjolukito adalah lahan parkir yang memadai, Layanan ATM,
Pemulasaraan Jenazah, Kantin “Melati” Koperasi RSPAU dr. S.
Hardjolukito.
c. Performance Rumah Sakit
Gambaran data pelayanan rawat inap pada tahun 2016 di
RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito yaitu dengan LOS (Lengh of
Stay) atau rata-rata lama pasien dirawat sebanyak 2.63 per tahun.
33
BOR (Bed Occupancy Ratio) atau angka penggunaan tempat tidur
dengan jumlah 64.07 per tahun. TOI (Turn Over Interval) atau
tenggang perputaran sebanyak 1.99 per tahun. BTO (Bed Trun
Over) atau angka perputaran tempat tidur sebanyak 67.46 per
tahun. GDR (Gross Death Rate) atau angka kematian umum untuk
setiap 1000 penderita sebanyak 17.99 per tahun. NDR (Net Death
Rate) atau angka kematian 48 jam setelah dirawat sebanyak 10.11
per tahun.
2. Gambaran Instalasi Rekam Medis
RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta merupakan rumah
sakit bertipe B dan telah memiliki 23 orang pegawai tenaga rekam medis,
terdiri atas 1 orang sebagai kepala bagian layanan medis, 1 orang sebagai
Kasi Rekam Medis, 1 orang sebagai Kasilapevsi, 2 orang di bagian
pendaftaran pasien baru, 4 orang bagian pendaftaran pasien lama, 2 orang
di bagian assembling, 1 orang, 2 orang di bagian coding,1 orang di bagian
pelaporan, 2 orang di bagian assembling ,1 orang di bagian logistik, 1
orang di bagian SKM, 3 orang dibagian filing, 2 orang dibagian distribusi.
Petugas koding di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta berlatar
belakang perekam medis dan telah mengikuti pelatihan tentang
pengkodeaan penyakit yang diselenggarakan oleh RSPAU dr. Suhardi
Hardjolukito Yogyakarta pada bulan Februari 2016.
Proses Indexing di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta
sudah terkomputerisasi melalui SIMRS. Proses assembling dilakukan
setelah berkas rekam medis pasien kembali dari bangsal. Proses
assembling pada berkas rekam medis pasien bertujuan untuk mengurutkan
form yang ada di berkas tersebut sesuai ketentuan rumah sakit. Untuk
bagian filing di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta sudah
terkoordinasi dengan baik, namun dalam aspek ruangan belum mencukupi
34
yaitu untuk tata ruang berkas rekam medis pasien inaktif karena belum
adanya ruang. Di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta sudah
melakukan penyusutan dan pemusnahan. Sedangkan untuk proses
pendaftaran juga sudah terkoordinasi dengan baik. Tempat penerimaan
pasien rawat jalan baik baru maupun lama, umum atau dengan jaminan
sudah tertata dengan baik dan didukung dengan adanya mesin antrian dan
pemanggil yang terkomputerisasi.
Unit rekam medis menyusun struktur organisasi menurut sumber
daya manusia yang ada. Struktur organisasi rekam medis yang digunakan
di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta yaitu dengan organisasi
staf. Pengorganisasian yang ada di unit rekam medis dilaksanakan
dibawah pimpinan kepala seksi rekam medis yang berada dibawah
pimpinan kepala bagian pelayanan medik. Berikut merupakan struktur
organisasi yang terdapat di unit rekam medis:
Gambar 4.1 Susunan Organisasi Bagian Pelayanan Medis RSPAU dr.
Suhardi Hardjolukito Yogyakarta
35
Gambar 4.2 Susunan Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSPAU
dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta
Alur berkas rekam medis di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito
sebagai berikut :
Gambar 4.3 : Alur Berkas Rekam Medis di RSPAU dr. Suhardi
Hardjolukito Yogyakarta
36
B. Hasil Penelitian
1. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Pengembalian berkas rekam medis mulai terhitung 1x24 jam sejak
pasien pulang dari perawatan rawat inap. Pada saat pengembalian harus
kembali dengan lengkap. Jika tidak lengkap maka dari rekam medis akan
menelfon ruang bangsal untuk melengkapi kekurangan di instalasi rekam
medis. Berkas rekam medis yang kembali dalam keadaan lengkap dicatat di
bagian buku khusus pengembalian di instalasi RM kemudian di entry
dikomputerisasi proses komputerisasi berlangsung dari bulan Juli 2017.
Setelah itu di sortir di sesuai bangsalnya dan sesuai tanggal serta jam
pengembalian berkas rekam medis yang selanjutnya akan ditulis di buku
pengendalian. Kemudian berkas rekam medis di assembling setelah itu di
coding dan dimasukan ke bagian filing.
Pengembalian berkas rekam medis di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito
Yogyakarta yang diberikan tanggung jawab dalam pengembalian berkas
rekam medis terdapat 4 petugas yaitu :
Tabel 4.1 Petugas dan Pendidikan yang Diberikan Tanggung Jawab Dalam
Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap RSPAU dr.
Suhardi Hardjolukito Bulan Juli 2017
S
Sumber : Hasil Observasi Penelitian Bulan Juli 2017
No. Petugas Pendidikan
1. Petugas A D3 Perawat
2. Petugas B D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
3. Petugas C D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
4. Petugas D D3 Arsip
37
Berdasarkan hasil penelitian di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito
Yogyakarta diketahui jumlah seluruh berkas rekam medis rawat inap yang
dikembalikan ke assembling selama bulan Juli 2017 yaitu 272 berkas rekam
medis terdiri dari 10 bangsal. Dari 272 berkas rekam medis yang tidak tepat
waktu terdapat 145 berkas rekam medis dan 127 merupakan berkas rekam
medis yang tepat waktu pengembaliannya ke assembling.
Tabel 4.2 Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Bulan Juli 2017
No. Bangsal Jumlah Berkas
Rekam Medis
Ketepatan Waktu
Ya Tidak
1. Murai 10 3 7
2. Camar 53 27 26
3. Cendrawasih 18 7 11
4. Parkit 21 12 9
5. Nuri 25 19 6
6. Merpati 28 10 18
7. Kutilang 25 12 13
8. Merak 44 16 28
9. Elang (ICU) 4 0 4
10. Kasuari 44 21 23
Total Berkas Rekam Medis 272 127 145
Sumber : Hasil Observasi Penelitian Bulan Juli 2017
Dari tabel 4.2 memberikan hasil prosentase ketidaktepatan waktu
pengembalian berkas rekam medis rawat bulan Juli 2017. Total keseluruhan
prosentase ketidaktepatan pengembalian berkas rekam media rawat inap
menunjukan hasil 53,67 %. Prosentase tertinggi terdapat di bangsal Elang
100% dan terendah terdapat di bangsal Nuri 24 %.
38
Tabel 4.3 Lama Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat
Inap RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Bulan Juli 2017
No. Bangsal
Lama Waktu
Minimal Maksimal Frekuensi
Terbanyak
1. Murai 3 7 4
2. Camar 2 11 4
3. Cendrawasih 2 10 2
4. Parkit 2 11 2
5. Nuri 2 14 2
6. Merpati 2 26 3
7. Kutilang 2 10 3
8. Merak 2 21 3
9. Elang (ICU) 2 4 4
10. Kasuari 2 20 3
Sumber : Hasil Observasi Penelitian Bulan Juli 2017
Tabel 4.4 Prosentase Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam
Medis Rawat Inap RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Bulan Juli 2017
No. Bangsal Jumlah Berkas
Rekam Medis
Prosentase (%)
Tepat waktu Tidak Tepat
Waktu
1. Murai 10 30 % 70 %
2. Camar 53 50,94 % 49, 05 %
3. Cendrawasih 18 38,89 % 61,11 %
4. Parkit 21 57,14 % 42,85 %
5. Nuri 25 76 % 24 %
6. Merpati 28 35,71 % 64,28%
7. Kutilang 25 48 % 52 %
8. Merak 44 36,36 % 63,33 %
9. Elang (ICU) 4 0 % 100 %
10. Kasuari 44 47,72 % 53,48 %
Sumber : Hasil Observasi Penelitian Bulan Juli 2017
Dari tabel 4.4 menunjukan pengembalian berkas rekam medis rawat
inap ke rekam medis bulan Juli 2017 tertinggi dari bangsal Elang. Data
tentang ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap dapat
39
dilihat pada lampiran. Total prosentase ketidaktepatan waktu pengembalian
berkas rekam medis sebagi berikut :
=
x 100 %
=
x 100 %
= 53,67 %
Berdasrkan tabel diatas, variabel dapat disajikan dalam bentuk grafik
yaitu sebagai berikut :
Gambar 4.4 Grafik Prosentase Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas
Rekam Medis Rawat Inap Bulan Juli 2017
Hasil penelitian menunjukkan bahwa waktu pengembalian berkas
rekam medis yang tepat waktu sebanyak 127 berkas rekam medis sedangkan
waktu pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat waktu sebanyak
Parkit 42,85%
Elang 100%
Camar 49,05%
Kasuari 53,48%
Merak 63,33% Kutilang 52%
Cendrawasih 61,11%
Merpati 64,28%
Nuri 24%
Murai 70%
Parkit 42,85%
Elang (ICU) 100%
Camar 49,05%
Kasuari 53,48 %
Merak 63,33 %
Kutilang 52%
Cendrawasih61,11%Merpati 64,28%
Nuri 24%
Murai 70%
40
145 berkas atau 53,67 %. Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal yang
ditetapkan bahwa rekam medis harus dikembalikan dalam keadaan lengkap
ke rekam 1x24 jam setelah pasien selesai dalam perawatan. Pengembalian
berkas rekam medis yang tidak tepat waktu dapat menjadi beban petugas
dalam pengolahan data. Karena data yang diperoleh sudah mengalami
keterlambatan, maka dalam pengolahannya juga akan mengalami
keterlambatan. Hal ini akan mempengaruhi informasi yang disampaikan
kepada pimpinan rumah sakit menjadi tidak tersaji tepat waktu. Kelengkapan
yang berpengaruh pada saat pengembalian berkas rekam medis harus diisi
secara lengkap agar berguna sebagai pengambilan keputusan manajemen
secara efektif. Sedangkan bagi pasien akan mempengaruhi pengobatan
selanjutnya yang akan dijalani oleh pasien dan pasien terhambat dalam
mendapatkan informasi yang seharusnya dapat diperoleh dari data yang ada
didalam berkas rekam medis pasien.
Berkas rekam medis rawat inap dikembalikan ke bagian Instalasi
Rekam Medis dari bangsal setelah pasien pulang. Ditetapkan sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM) adalah 1x24 jam. Berdasarkan hasil pengamatan di
RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito berkas rekam medis rawat inap dikatakan
terlambat masuk ke assembling apabila melebihi batas waktu penyerahan
yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang dari perawatan rawat inap. Tanggal
berkas rekam medis rawat inap masuk ke rekam medis dapat diperoleh
datanya dari buku ekspedisi, sedangkan untuk tanggal pasien pulang dapat
diketahui datanya dari ringkasan masuk dan keluar ataupun melalui komputer.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan pada tanggal 13 Juli 2017
kepada responden 1 adalah salah satu petugas rekam medis tentang alur dan
waktu pengembalian berkas rekam medis memberikan keterangan sebagai
berikut:
41
Hasil wawancara dari responden 2 mendapatkan keterangan yang
dilakukan pada tanggal 17 Juli 2017 di bangsal Camar tentang alur dan waktu
pengembalian berkas rekam medis dengan keterangan sebagai berikut:
Sedangkan wawancara responden 3 yang sama dilakukan pada tanggal
17 Juli 2017 di bangsal Merpati memiliki keterangan berbeda dengan
Responden 2 tentang alur dan waktu pengembalian berkas rekam medis.
Keterangan yang diberikan sebagai berikut :
Tau prosedurnya dari ruangan dilengkapin terus ke rekam medis atas.
1x24 jam terus kalo ngga lengkap ngga pernah di kembaliin ke ruangan,
nanti ditumpuk ruang mana yang ngga lengkap nanti kita ke sana
ngelengkapin.
Responden 3
Untuk prosedur yang biasanya sih jadi pasien pulang rekam medis di
lengkapi terus nulis di buku ekspedisi baru dikembalikan ke rekam
medisnya. 1x24 jam kalo ngga lengkap nanti disini ditelepon dulu ada
yang ngga lengkap baru nanti kita ambil baru diisi lagi terus sore apa
paginya dikembaliin lagi, waktunya tetep 1x24 jam.
Responden 2
Disini pengembalian rawat inap itu 1 x 24 jam harus sudah kembali. Kalo
berkasnya sudah kembali ternyata belum lengkap berarti kita pisahin terus
kita panggil dari ruangan untuk melengkapi di ruang rekam medis.
Misalkan, yang ngga lengkap salah satu bangsal itu nanti ke RM yang di
atas ngelengkapin disitu. Biasanya untuk ngelengkapin nanti di panggil
telepon hari berikutnya.
Responden 1
42
Wawancara dengan triangulasi pada tanggal 18 Juli 2017 memberikan
keterangan tentang alur dan waktu pengembalian berkas rekam medis.
Keterangan yang diberikan sebagai berikut :
Selain itu, observasi dilaksanakan dengan mengamati fenomena yang
ada di lapangan untuk kemudian dilakukan cross check dengan pedoman
observasi yang telah disiapkan. Jika pengamatan sesuai dengan kriteria yang
ada dalam pedoman observasi, tanda ( √ ) pada kolom ya atau ada.
Sebaliknya, jika pengamatan tidak sesuai dengan kriteria yang ada dalam
pedoman observasi, tanda ( √ ) pada kolom tidak. Observasi tidak hanya
dilakukan terhadap aktivitas penyelenggaraan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap, tetapi juga upaya dan dokumen yang terkait aktivitas
penyelenggaraan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Hasil
observasi akan membantu juga dalam menentukan faktor-faktor penyebab
ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Dari
observasi yang dilakukan, diperoleh data sebagai berikut :
Rawat inap ya pengambilannya dari ruangan dek jadi pasien masuk berkas
masuk ke sana setelah diisi diharapkan ngisinya lengkap kemudia dari
ruang perawatan setelah pasien pulang1x24jam kam harus kembali ke sini
tapi ada beberapa yang masih belum dikembalikan karena ada beberapa
faktor itu kurang lengkap resume terus ada untuk kepentingan BPJS jadi
berkas 10 ngga bisa baliknya bareng masuk ke sini 10 kadang ya ada 2
yang tertinggal disana karena masih belum lengkap kemudian masuk ruang
sini nah diruang sini kita kalo sekarang karena ada permintaan data itu
semua kita catat karena tidak mungkin dalam sehari kita memasukkan
sekian berkas dari ruangan bangsal untuk diteliti kan ngga sanggup
orangnya kurang jadi kita catat dulu di buku kemudian di entry jadi kita
punya catatan hari ini ruang mana aja yang mengembalikan jumlahnya
berapa setelah itu kemudian di entry kemudian di itu di sortir di meja itu
ruang mana aja pulangnya tanggal berapa, jam berapa kan itu untuk
menentukan PMKP kan dari situ nah baru masuk buku kalo dari bulan Juli
ini kita udah komputer kemudian dari situ baru di assembling baru di
coding baru masuk ke filing
Triangulasi
43
Tabel 4.5 Checklist Observasi
Sumber : Hasil Observasi Penelitian Bulan Juli 2017
2. Faktor-Faktor Penyebab Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas
Rekam Medis Rawat Inap
Penelitian ini berdasarkan hasil observasi selama bulan Juli 2017, bahwa
faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap pasien di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala rekam medis, petugas rekam medis
dan perawat bangsal Camar dan bangsal Merpati serta observasi yang dilakukan
secara langsung di unit rekam medis karena belum terdapat penempatan uraian
tugas petugas dalam menjalankan tugasnya. Jadi belum terdapat petugas khusus
yang bertanggung jawab dalam pengembalian berkas rekam medis. Tetapi hasil
wawancara dengan responden memberikan keterangan agar diberikan SDM
tambahan. Hal tersebut diberikan keterangan pada saat wawancara dengan
responden 1, 3 dan triangulasi :
No. Aspek yang diamati (Observasi) Checklist
Ada Tidak
1. Adanya prosedur tetap mengenai
pengembalian berkas rekam medis rawat inap √
2. Apakah berkas rekam medis terhitung 1x24
jam sejak pasien keluar rawat inap √
3.
Apakah prosedur berkas rekam medis rawat
inap dikembalikan harus lengkap dan tepat
1x24 jam √
4.
Adakah petugas khusus yang bertanggung
jawab terhadap pengembalian berkas rekam
medis rawat inap
√
5. Adakah buku ekspedisi pengembalian berkas
rekam medis rawat inap √
6. Pernah dilakukan upaya sosialisasi √
44
Selain itu, yang menyebabkan ketidaktepatan waktu pengembalian
berkas rekam medis salah satunya adalah kurang ketelitian perawat dan tenaga
medis lainnya dalam pengisian berkas rekam medis. Keterangan pada saat
wawancara diberikan dari responden 1, 2 dan 3 yaitu :
“….perlu yang ngambil, perlu yang nganter. Selama ini kita yang ngambil
status …”
Responden 3
“ Penyebab keterlambatan itu biasanya pengisian yang di klpcm atau ya
pokoknya kelengkapan berkas itu biasanya e ada tenaga medis yang
belum melengkapi kan jadi terlambat ngembaliinnya kan harus lengkap
dulu.…”
Responden 1
“ Kalo untuk dari ruangan bangsal biasanya karena tanda tangan
perawat.…”
Responden 2
“…yo karena dokternya juga ada yang tidak lengkap mungkin kekurang-
kekurangan itu lho mbak, administrasi juga bisa yo semuanya bisa kalo
memang tidak tepat pengiisiannya jadi kan terlambat buat
kembalinya.…”
Responden 3
“…jadi gini dek sebelum akreditasi ada tugasnya masing-masing tapi
setelah akreditasi kan tugas makin banyak pembagian uraian tugas tidak
bisa semua tempat yang harusnya dipegang si A kita penuhi kan ngga bisa
karena kesulitan pertama SDM kurang, penambahan SDM tidak sesuai
permintaan karena anggaran.”
Triangulasi
“….mungkin ada penambahan SDM biar bisa cepet selesai sih…”
Responden 1
45
Kepatuhan sangat berpengaruh dalam pengembalian berkas rekam
medis berkas rekam medis menjadi tepat waktu. Hal tersebut diberikan
keterangan pada saat wawancara oleh triangulasi :
Berdasarkan observasi dan wawancara langsung dengan petugas
tentang protap yang merupakan kebijakan atau prosedur telah ditetapkan oleh
rumah sakit dan menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengembalian berkas
rekam medis di rumah sakit. Dalam hal ini antara protap dan kenyataan yang
ada pada saat observasi berbeda. Hal tersebut diberikan keterangan pada saat
wawancara dengan responden 1,2, dan 3 :
Ada yang terlambat biasanya hari Sabtu sama Minggu karena hari libur.
Responden 2
Ngga juga ya status kalo ngga lengkap nunggu dokternya kadang ada
yang sekarang pulang langsung dikembalikan kalo udah lengkap.
Responden 3
“….ruangan kalo memang kurang orang harusnya mereka mengajukan
untuk menambah SDM yaang mengerjakan itu kan SDM faktor lain juga
bisa karena SDM malas itu dari SDM terus kepatuhan, kesadaran dari
masing-masing tentang pengembalian yang tepat apa terlambatnya dek.”
Triangulasi
Ya itu 1x24 jam dek jadi sebenernya intinya mereka tahu bahwa
pengembalian itu harus 1x24 jam tapi ya balik lagi itu kadang-kadang
tidak semua ruangan bisa mengembalikan 1x24 jam contoh ICU itu ngga
bisa ngembalikan 1x24 jam
Triangulasi
Ngga mesti tepat sih, kadang 2x24 jam, kadang ada yang melebihi, ya
tapi ada juga yang tepat.
Responden 1
46
Tanggung jawab dalam pengembalian memilik keterangan berbeda
pada saat wawancara dengan responden 1, 3 dan triangulasi :
Sosialisasi dalam pelaksaan pengembalian berkas rekam medis
diberikan keterangan sesuai hasil wawancara dari responden 1, 3 dan
triangulasi :
Sosialisasi sudah pernah ke bangsal-bangsal pernah.
Responden 1
Ada dulu pas mau akreditasi
Responden 3
Kalo yang mengembalikan seharusnya bukan dari perawat harusnya
rekam medis jadi setiap ruangan ada adminnya sendiri jadi yang
mengembalikan admin bangsal tapi yang menerima direkam medis semua
yang stay di situ.
Responden 1
Penanggung jawabnya siapa ya, ngga ada mbak kita tu yo siapa yang bisa
ya ke sana ngembaliin seluruh anggotalah penanggung jawab
Responden 3
“Tanggung jawab secara keseluruhan itu ibu semua teknis memang
tanggung jawab saya cuman untuk menerima pengembalian dan
mengontrol memang ada bagiannya 4 orang petugas itu nanti dilaporkan
ke saya itu tanggung jawab saya ….”
Triangulasi
47
Keterangan yang tidak sesuai diberikan oleh responden 2 mengenai
sosialisasi pengembalian berkas rekam medis :
Berdasarkan observasi dan wawancara langsung sarana untuk
membantu dalam pengembalian berkas rekam medis sudah mencukupi. Pada
saat wawancara keterangan yang diberikan sesuai antara responden 1,2 dan 3
tentang sarana yang membantu dalam pengembalian berkas rekam medis
sebagai berikut :
“ Terus troli sementara ini udah mencukupi..…”
Responden 1
“ Sementara sih belum mungkin kalo troli kita udah mencukupi.…”
Responden 2
“..kalo troli udah cukup..”
Responden 3
Jadi ini kan termasuk ke indikator mutu pelayanan dek jadi yang
menerangkan pengembalian berkas rekam medis yang menerangkan
keseluruhan ketua PMKP (Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien)
nah itu sosialisasinya. Maksud saya gini jadi dari sosialisasi ada
peningkatan untuk pengembalian cepat dan lengkap ya walaupun tidak
lengkap 100 % tapi kalo sudah mundur-mundur mulai mlempen lagi,
kencengnya waktu setelah sosialisasi itu dek baru nanti turun lagi
diingatkan naik lagi
Triangulasi
Belum ada.
Responden 2
48
C. Pembahasan Penelitian
1. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
Pada saat melakukan penelitian, peneliti mengamati dari sisi ketapatan
waktu pengembalian berkas rekam medis tidak beserta kelengkapan berkas
rekam medis. Hasil yang didapatkan melalui cheklist observasi pengembalian
berkas rekam medis menunjukkan bahwa ketidaktepatan waktu pengembalian
berkas rekam medis rawat inap di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito
Yogyakarta bulan Juli 2017 sebesar 145 dari jumlah pengembalian berkas
rekam medis rawat inap 272 berkas. Angka keterlambatan tertinggi dalam
bulan Juli 2017 selama melakukan observasi yaitu dari bangsal Elang dengan
prosentase 100 % dan bangsal dengan prosentasee terendah dari bangsal Nuri
dengan prosentase 24 %. Berdasarkan observasi, untuk menghitung lamanya
waktu ketidaktepatan waktu pengembalin berkas rekam medis rawat inap dari
masing-masing bangsal, waktu ketidaktepatan waktu pengembalian paling
lama terjadi di bangsal Merpati yang mencapai 26 hari.
Berdasarkan hasil jawaban responden saat melakukan wawancara
diberikan penjelasan beberapa berkas rekam medis rawat inap kembali ke
instalasi rekam medis ada yang lebih dari 1x24 jam. Selain itu, berdasarkan
hasil observasi bangsal Elang sering tidak tepat waktu dalam pengembalian
berkas rekam medis dikarenakan bangsal tersebut merupakan ICU yang
memiliki berkas tebal dan banyak. Beberapa pasien dari bangsal Elang yang
meninggal membutuhkan, sehingga pasien yang meninggal dalam
pengembaliannya menjadi tidak tepat waktu. Dalam hal ini kegiatan
pengembalian dari ruang rawat inap ke bagian rekam medis belum memenuhi
ketetapan Permenkes 269 tahun 2008 dan Standar Pelayanan Minimal tentang
pengembalian berkas rekam medis di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito
Yogyakarta yang menentukan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
dalam 1x24 jam.
49
Menurut (Shofari, B 2002) menjelaskan bahwa berkas rekam medis
yang telah selesai perawatan ataupun pasien sudah keluar pengembalian
berkas rekam medis diserahkan kepada bagian assembling di instalasi rekam
medis dalam waktu selambat-lambatnya 1x24 jam. Pada saat observasi dan
wawancara langsung responden 1, 2, 3 dan triangulasi sudah mengetahui
bagaimana alur dalam pengembalian berkas rekam medis. Tetapi pada saat
pengembalian masih ada yang terlambat karena belum ada kelengkapan dan
terkadang harus menunggu tenaga medis yang bersangkutan dalam
kelengkapan. Hal tersebut membuat terhambat pengembalian berkas rekam
medis.
2. Faktor-Faktor Penyebab Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas
Rekam Medis Rawat Inap
Berdasarkan SDM dapat ditinjau dari perawat bangsal, dokter,
petugas assembling dan tenaga medis lain yang bersangkutan dalam
pengembalian berkas rekam medis di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito
Yogyakarta, disetiap bangsal rawat inap terdapat admin bangsal dan petugas
dari instalasi rekam medis. SDM dari instalasi rekam medis belum ada
petugas rekam medis khusus untuk memantau pengambalian berkas rekam
medis setiap hari. Hal tersebut terdapat keterangan pada saat wawancara
dengan triangulasi bahwa uraian tugas tidak bisa semua harus di pegang salah
satu petugas rekam medis karena kesulitan dan keterbatasan tenaga.
Berdasarkan wawancara tersebut belum terdapat petugas rekam medis
yang khusus dalam pengembalian berkas rekam medis karena uraian tugas
bagian instalasi rekam medis semua petugas melakukan banyak tugas yang
dibagi pagi hari dan siang hari dilakukan setiap hari. Hal tersebut
mengakibatkan adanya ketidaktepatan waktu dalam pengembalian berkas
rekam medis rawat inap di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta.
Sehingga sangat penting terperincinya uraian tugas tentang pengembalian
50
berkas rekam medis rawat inap untuk mengurangi ketidaktepatan waktu
pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Jika terdapat petugas rekam
medis yang khusus untuk pengembalian berkas rekam medis rawat inap akan
lebih cepat dan membantu dalam proses pengembaliannya.
Aspek SDM selain itu dikarenakan ketelitian pengisian kelengkapan
dan kepatuhan yang berpengaruh dalam pengembalian berkas rekam medis
rawat inap. Hal tersebut diberikan keterangan yang sesuai pada saat
wawancara dengan responden 1. Dalam prakteknya masih ada berkas rekam
medis yang belum lengkap pengisianya dan hal ini menyebabkan berkas
rekam medis tidak tepat waktu dikembalikan. Pengembalian berkas rekam
medis yang sering tidak tepat waktu akan menganggu kinerja petugas
assembling dan pelayanan kepada pasien.
Hasil observasi dan wawancara ketidaktepatan waktu pengembalian
terjadi karena perawat, dokter dan tenaga medis lain yang bersangkutan dalam
pengisian ada yang kurang teliti sehingga pengembalian berkas rekam medis
menjadi terhambat harus menunggu untuk dilengkapi terlebih dahulu. Tenaga
medis yang berangkutan dalam pengembalian berkas rekam medis ketelitian
pengisian setiap berkas rekam medis pasien sangat berpengaruh karena hal
tersebut berhubungan dengan kelengkapan berkas rekam medis. Jika berkas
rekam medis tidak lengkap dalam pengembalian hal tersebut tidak akan sesuai
berdasarkan prosedur pengembalian berkas rekam medis di RSPAU
dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta. Berkas rekam medis rawat inap harus
dikembalikan 1x24 jam dalam keadaan lengkap.
Kepatuhan dan kesadaran dari masing-masing bangsal yang
bertanggungjawab atau bersangkutan dalam pengembalian berkas rekam
medis. Hal tersebut dijelaskan pada saat wawancara salah satunya dengan
triangulasi. Dari sinilah dapat diketahui bahwa sebagian besar petugas sudah
51
mengetahui tentang ketetapan batas waktu pengembalin berkas rekam medis
dan ketentuan kelengkapan isi rekam medis.
Berdasarkan penelitian Rachmani tahun 2010 beranggapan bahwa
pelayanan di unit rawat inap lebih penting daripada mengembalikan berkas
rekam medis ke assembling dan sebanyak 75% setuju dengan anggapan itu.
Kesadaran dari masing-masing tenaga medis dalam pengembalian berkas
rekam medis berpengaruh dalam proses pengembalian. Jika ada kesadaran
maka akan adanya kepatuhan untuk mengembalikan berkas rekam medis
rawat inap secara tepat waktu.
Di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta meskipun sudah ada
kebijakan atau protap tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap,
masih saja terjadi ketidaktepatan waktu dalam pengembalian berkas rekam
medis dari bangsal ke instalasi rekam medis. Hal ini disebabkan karena
kebijakan yang sudah ditetapkan tidak dilaksanakan sesuai protap. Kebijakan
yang sudah ditetapkan sebaiknya dijalankan oleh semua tenaga medis yang
bersangkutan dalam proses pengembalian berkas rekam medis. Pengembalian
berkas rekam medis mengacu pada SPM bahwa 1x24 jam harus kembali dan
lengkap setelah pasien pulang rawat inap. Masih terdapat pengembalian
berkas rekam medis rawat inap lebih dari 1x24 jam sehingga tidak sesuai
dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Selain itu, dari aspek prosedur pelaksanaan, prosedur tetap belum
sepenuhnya dilaksanakan jika berkas rekam medis kembali tetapi belum
lengkap dikembalikan ke ruangan. Berdasarkan wawancara dan observasi jika
terdapat berkas rekam medis yang kembali belum lengkap maka instalasi RM
akan menelfon bangsal untuk ke instalasi RM melengkapi. Keterangan yang
diberikan pada saat wawancara oleh triangulasi. Kebijakan yang ditetapakan
jika terdapat berkas rekam medis yang sudah kembali namun belum lengkap
52
pengisiannya akan dikembalikan ke ruangan untuk dilengkapi. Hasil observasi
dan wawancara jika berkas rekam medis kembali namun tidak lengkap di
instalasi rekam medis akan menelepon ruang bangsal untuk melengkapi di
instalasi rekam medis. Karena jika berkas rekam medis dikembalikan ke
bangsal pada saat akan kembali ke RM lagi berkas dikemabalikan dalam
jangka waktu yang cukup lama. Hal tersebut mengakibatkan ketidak sesuaiin
dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Adanya kesadaran setiap bangsal jika
berkas yang kembali belum lengkap dan dikembalikan oleh instalasi rekam
medis untuk segera melengkapi dan mengembalikan kembali supaya proses
tersebut sesuai dengan adanya kebijakan yang ditetapkan.
Adanya perbedaan pemahaman petugas yang bertanggung jawab
dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Keterangan sesuai
diberikan ada saat melakukan wawancara. Penanggung jawab dalam
pengembalian berkas rekam medis rawat inap membantu dalam proses
pengembalian untuk memantau setiap berkas rekam medis yang kembali ke
instalasi rekam medis dan yang belum kembali karena belum lengkap atau
faktor lain. Sehingga jika terdapat penanggung jawab di setiap bangsal dan di
bagian instalasi rekam medis akan membantu proses pengembalian yang
terkontrol jika sewaktu-waktu berkas rekam medis belum kembali, belum
lengkap untuk segera dilengkapi dan dikembalikan di instalasi rekam medis.
Perlu adanya sosialisasi kembali untuk pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSPAU dr.Suhardi Hardjolukito Yogyakarta. Hasil
wawancara dengan salah satu responden mengatakan belum adanya sosialisasi
sedangkan hasil wawancara dengan triangulasi memberikan keterangan
pernah dilakukan sosialisasi. Hasil penelitian ini sejalan dengan penelitian
yang dilakukan Wiyarsih tahun 2011 yang di jelaskan pada penelitian Bagus
tahun 2011 yang memberikan penjelasan bahwa faktor ketidaktepatan waktu
53
pengembalian salah satunya kurang sosialisasi mengenai prosedur tetap
pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan hasil wawancara yang tedapar perbedaan pemahaman
tentang sosialisasi untuk pengembalian berkas rekam medis keseluruhan
bangsal rawat inap. Hal tersebut mengakibatkan upaya sosialisasi untuk
pengembalian berkas rekam medis belum diupayakan secara maksimal karena
kesadaran dari masing-masing bangsal rawat inap, instalasi rekam medis dan
tenaga medis yang bersangkutan dalam pengembalian berkas rekam medis.
Sedangkan hasil wawancara terkait dengan sarana dan prasarana
menjawab sarana untuk mengembalikan berkas rekam medis sudah terpenuhi.
Pengembalian berkas rekam medis ke assembling ditempuh dengan jalan kaki,
dan berkas rekam medis dibawa dengan tangan atau dengan troli. Maka dari
itu perlu ditambahkan sarana atau alat bantu untuk mempermudah
pengembalian berkas rekam medis ke assembling. Karena jarak antara bangsal
dengan instalasi rekam medis jauh. Sarana seperti sepeda merupakan alat
bantu yang digunakan oleh petugas.
D. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian adalah waktu penelitian yang sangat terbatas.
Keterbatasan penelitian terkait ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis
hanya melihat dari sisi ketepatan tidak beserta kelengkapan berkas rekam medis.
54
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Total pengembalian berkas rekam medis terdapat 272 berkas. Berkas rekam
medis tidak tepat waktu terdapat 145 berkas dan 127 merupakan berkas rekam
medis yang tepat waktu pengembaliannya ke assembling. Prosentase
ketidaktepatan pengembalian berkas rekam media rawat inap menunjukan
hasil 53,67 %. Prosentase ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam
medis rawat inap tertinggi terdapat di bangsal Elang 100 % dan terendah
terdapat di bangsal Nuri 24 %
2. Faktor-faktor penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam
medis rawat inap :
a. SDM dari instalasi rekam medis belum ada petugas rekam medis khusus
untuk memantau pengambalian berkas rekam medis setiap hari.
b. Perawat, dokter dan tenaga medis lain yang bersangkutan dalam pengisian
ada yang kurang teliti sehingga pengembalian berkas rekam medis
menjadi terhambat harus menunggu untuk dilengkapi terlebih dahulu.
c. Kesadaran akan kepatuhan untuk mengembalikan berkas rekam medis
rawat inap secara tepat waktu. Masih terdapat pengembalian berkas rekam
medis rawat inap lebih dari 1x24 jam sehingga tidak sesuai dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
d. Adanya perbedaan pemahaman petugas terhadap siapa yang bertanggung
jawab dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap
e. Upaya sosialisasi untuk pengembalian berkas rekam medis belum
diupayakan secara maksimal
55
B. Saran
1. Ada perhitungan tenaga supaya uraian tugas yang ditetapkan pada bagian
assembling agar dapat terkontrol berkas rekam medis rawat inap di setiap
bangsal dan mengurangi pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat
waktu.
2. Kepala ruang setiap bangsal melakukan briefing khusus di setiap bangsal yang
dilakukan pagi hari atau setiap pergantian shift untuk mengingatkan pengisian
dan kelengkapannya. Sehingga pada saat pengembalian berkas rekam medis
sudah dalam keadaan lengkap.
3. Kepala instalasi Rekam Medis memberikan informasi terkait laporan setiap
bulan di masing-masing bangsal tentang pengembalian berkas rekam medis
rawat inap. Bagi bangsal yang tepat waktu berikan reward dan bagi bangsal
yang tidak tepat waktu berikan penegasan dan di monitoring selalu untuk
tepat waktu dalam mengembalikan berkas rekam medis pasien.
55
DAFTAR PUSTAKA
Abdelhak, Mevet dkk. 2001. Health Information Management Of Strategic Resource.
Sydney Third Edition: W.B.Sunders Company.
Azwar. Saifuddin. 2013. Metode Penelitian. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Burhan, Bungin. 2009. Analisis Penelitian Data Kualitatif. Jakarta: Raja Grafindo.
Departemen Kesehatan RI. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik
Indonesia.
Hasan, M.Iqbal. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya.
Jakarta: Gralia Indonesia.
Hatta, Gemala. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelyanan
Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
International Federation of Health Record Organization (IFHRO). Education Modules
for basic Health Records Pratice. Diakses dari
http://www.ifhro.org/learning.php pada tanggal 18 Mei 2017. Kamus Besar
Bahasa Indonesia (KBBI). 2012-2016. Arti Kata Tepat Waktu. Diakses
dari http://kbbi.web.id/tepat pada tanggal 18 Mei 2017.
Keputusan Menteri Kesehatan (Kemenkes). 2008. Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit. Kementerian Kesehatan. Jakarta.
Menteri Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/Per/MENKES 2008 Rekam Medis. Jakarta: Departemen
Kesehatan Republik Indonesia.
Notoatmodjo, Soekidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rieneka
Cipta.
Sembiring, Nurhayati. 2003. Gambaran Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit
Rantau Prapat Tahun 2003. Skripsi FKM USU. Medan.
Shofari, Bambang. 2002. Modul Pengelolaan Sistem Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan. Semarang.
55
Shofari, Bambang. 2004. Modul Pengelolaan Sistem Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan. Semarang.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Sukandarrumidi. 2006. Metode Penelitian Petunjuk Praktis untuk Peneliti
Pemula.Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
55
LAMPIRAN
