BAB VI

KESIMPULAN, PEMBAHASAN DAN REKOMENDASI

1-Kesimpulan.

a. Pola Kebijakan Koordinasi Dalan Proses Adninis

trasi Akadenik

Kebijakan koordinasi dalam proses administrasi

akademik Universitas Langlangbuana, sejalan dengan kebi

jakan koordinasi dan pengelolaan institusi tersebut se

cara keseluruhan, mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990,

yang dalam pelaksanaannya disesuaikan dengan kondisi dan

kemampuan setempat.

Rektor sebagai penanggung jawab utama Universitas

berperan memberikan kebijakan umum dalam administrasi

akademik. Penjabaran dari kebijakan umum tersebut diker

jakan oleh unit-unit kerja atau tim-tim khusus yang di

koordinasi oleh Pembantu Rektor I. Beberapa penjabaran

dari kebijakan Rektor tersebut tertuang dalam Statuta,

RIP, Kurikulum, Pedoman Akademik, Pedoman Administrasi

Akademik, Kalender Akademik dll. Beberapa program dan

pedoman dasar seperti Statuta, RIP, unsur-unsur dasar

dari kurikulum dibahas dulu dalam Senat Universitas se

belum disyahkan, program atau pedoman yang lain langsung

160

disyahkan oleh Rektor bahkan oleh Pembantu Rektor. Prog

ram dan pedoman-pedoman tersebut selain merupakan pedo

man kerja juga berfungsi sebagai alat koordinasi.

Dekan dibantu oleh Pembantu Dekan I, berperan

mengkoordinasi pelaksanaan kebijakan akademik yang sudah

dijabarkan dalam bentuk program-program dan pedoman aka

demik pada Fakultasnya masing-masing. Kepala Biro, khu

susnya BAAK mengkoordinasi pelaksanaan administrasi pe

nunjang akademik, seperti penerimaan mahasiswa, regis

trasi, penyusunan jadwal kuliah, ujian, wisuda, sertifi

kasi dll.

Dengan pola koordinasi seperti itu, proses

administrasi akademik telah dapat terlaksana, walaupun

belum semua berjalan efisien dan efektif.Kekurangsinkro-

nan pelaksanaan beberapa kegiatan administrasi akademik

masih ditemukan.Kekurangsinkronan ini dapat dilihat dari

adanya keterlambatan-keterlambatan. Dosen terlambat me-

nyerahkan kesediaan waktu mengajar, menyiapkan bahan

ujian, memulai kuliah, melaksanakan ujian, menyerahkan

hasil ujian dll. Tim atau panitia terlambat menyusun

rencana, melaksanakan kegiatan, menyusun laporan dll.

Unit-unit administrasi terlambat menyiapkan daftar isian,

menyampaikan pengumuman, memproses sesuatu, melaksanakan

162

tugas, membuat laporan dsb. Kegiatan akademik ada yang

berjalan simultan, tetapi ada juga yang berjalan beru-

rutan, keterlambatan mengerjakan sesuatu kegiatan dapat

menimbulkan keterlambatan bagi penyelesaian kegiatan

berikutnya.

Ada beberapa faktor yang diperkirakan melatarbe

lakangi kelemahan-kelemahan koordinasi dalam proses

administrasi akademik. Pertama, program kerja masih ber

sifat umum (belum operasional) dan belum disertai dengan

petunjuk pelaksanaan dan/atau petunjuk teknis. Kedua,pe

doman-pedoman kurang jelas dan penafsirannya bisa berbeda

Ketiga,jalur komunikasi yang kurang lancar serta infor

masi yang kurang lengkap. Keempat, kekurangan dana dan/

atau peralatan untuk pelaksanaan kegiatan. Kelima,kemam

puan dan motivasi kerja yang belum sesuai dengan

tuntutan.

b.Koordinasi Dalan Proses Adninistrasi Penerinaan

Mahasiswa Baru, Registrasi dan Penjadwalan

Secara garis besar administrasi akademik dibagi

atas tiga tahap, yaitu tahap persiapan, pelaksanaan dan

tahap pelaporan. Tahap persiapan mencakup penerimaan

mahasiswa baru dan registrasi/herregistrasi. Penerimaan

16

mahasiswa baru meliputi kegiatan publikasi, pendaftaran

dan seleksi calon mahasiswa.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Secara umum telah ada koordinasi pada tahap pe

rencanaan penerimaan mahasiswa baru. Kegiatan koordinasi

diwujudkan dalam bentuk pengeluaran SK Rektor tentang

panitia, rapat-rapat panitia serta konsultasi staf kepa

da ketua seksi, atau ketua seksi kepada ketua panitia

pada awal kegiatan. Materi yang dibahas dalam rapat men

cakup bentuk dan sasaran kegiatan, penegasan tugas serta

penentuan target waktu, sedangkan konsultasi digunakan

untuk memecahkan masalah-masalah yang muncul.

Perencanaan penerimaan mahasiswa baru belum memi

liki program atau perencanaan tertulis, semua sasaran

dan kegiatan serta jadwal kegiatan disampaikan secara

lisan dalam rapat. Walaupun ada beberapa keterlambatan,

kegiatan penerimaan mahasiswa baru dapat berjalan de

ngan tertib. Hal itu bukan saja karena telah berjalannya

fungsi koordinasi, tetapi juga karena penerimaan maha

siswa baru telah merupakan kegiatan rutin, yang dikerja

kan oleh tim yang relatif tetap.

Sedikitnya ada dua dampak yang timbul dari sistem

164

koordinasi perencanaan kegiatan PMB tersebut, yaitu

1) konsistensi kegiatan yang direncanakan dari satu pe

riode ke periode lain kurang terjamin. Hal itu menyulit-

kan kontrol terhadap tingkat keberhasilan atau kekurang

an dari perencanaan terdahulu, 2) koordinasi perencanaan

demikian sangat mengandalkan tanggung jawab pribadi per

sonil sehingga tingkat keberhasilan sasaran sukar diten

tukan .

Kegiatan registrasi mahasiswa terbagi atas dua

kegiatan, yaitu registrasi bagi mahasiswa lama dan

baru. Bagi mahasiswa lama herregistrasi dilakukan pada

tingkat Universitas dan Fakultas sedangkan bagi mahasis

wa baru pada tingkat Universitas, Kopertis dan Fakultas.

Hampir pada seluruh kegiatan perencanaan regis

trasi tidak ada koordinasi secara khusus. Setiap unit

kerja yang terlibat mempersiapkan keperluan registrasi

secara sendiri-sendiri. Petunjuk bagi para mahasiswa

untuk melakukan kegiatan registrasi/heregistrasi disam-

kan melalui pengumuman yang tertera pada spanduk atau

lembar pengumuman. Keadaan ini tampaknya dilatarbela

kangi tidak hanya oleh anggapan bahwa kegiatan regis

trasi sebagai kegiatan rutin, namun juga menunjukkan

belum optimalnya fungsi koordinasi pada tahap perenca

naan .

165

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Pada batas-batas terentu, koordinasi pelaksanaan

kegiatan penerimaan mahasiswa baru sudah berjalan.

Walaupun demikian, sesuai dengan bentuk kegiatannya, ada

perbedaan bentuk koordinasi antara satu kegiatan dengan

lainnya.Koordinasi pelaksanaan kegiatan seleksi sudah

berjalan dan nampak jelas. Hal tersebut dapat terlihat

dari ketepatan waktu pelaksanaan seleksi serta sedikit-

nya permasalahan yang dihadapi. Koordinasi kegiatan pub

likasi dan pendaftaran belum berjalan dengan baik. Hal

itu dapat dilihat dari adanya pengabaian personil (fa

kultas) yang sudah ditunjuk pada seksi pendaftaran serta

adanya keterlambatan waktu kegiatan publikasi.

Seperti halnya pada tahap perencanaan, pada tahap

pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru juga sama

koordinasi dilakukan secara informal dan insidental, me

lalui pemantauan atau dialog langsung di tempat kegiatan

sambil melaksanakan kegiatan. Materi yang dikoordinasi

berkenaan dengan pelaksanaan dan hasil kerja yang telah

dicapai, serta masalah-masalah yang dihadapi. Koordinasi

belum menyentuh pada koordinasi personil yang melakukan

kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

Walaupun ada beberapa permasalahan , khususnya

dalam kegiatan publikasi dan pendaftaran calon mahasis

wa, namun kegiatan pendaftaran tetap berjalan. Hal

tersebut memberi bukti bahwa walaupun dengan koordinasi

yang lemah, personil tetap melaksanakan tugas. Ada bebe

rapa hal yang menjadi latar belakang keadaan tersebut,

di antaranya: a) pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan

rutin dan masih sederhana sifatnya, setiap personil yang

terlibat melaksanakannya sebagai kegiatan biasa (sehari

-hari), b) karena adanya rasa bertanggung jawab atas

tugas yang diberikan, 3) personil yang terlibat mendapat

tambahan insentif.

Seperti halnya pada tahap perencanaan, pada ta

hap pelaksanaan koordinasinya kurang begitu jelas.

Unit-unit kerja yang terlibat, bekerja menurut kebiasa-

annya masing-masing, sehingga banyak ditemui kekurangan

atau keterlambatan. Di samping akibat kurangnya koordi

nasi dalam pelaksanaan, keterlambatan juga banyak dipe

ngaruhi oleh kemampuan dan sikap para mahasiswa dalam

melaksanakan kegiatan registrasi atau herregistrasi. Ke

mampuan berkenaan dengan kemampuan membayar SPP tepat

waktu sedangkan sikap berkenaan dengan ketepatan maha

siswa melakukan registrasi/herregistrasi.

167

3) Koordinasi Tahap Pelaporan -- ••

Koordinasi pelaporan kegiatan penerimaan maha

siswa baru nampak jelas jika dibandingkan dengan tahap

persiapan dan pelaksanaan. Kegiatan koordinasi dilakukan

dalam beberapa bentuk, seperti pemantauan langsung ke

tempat tugas, laporan lisan serta pengecekan hasil (pen-

capaian target) secara individual maupun dalam rapat.

Koordinasi pada tahap pelaporan kegiatan publi

kasi dan seleksi dilakukan dalam rapat, kegiatan pendaf

taran dilakukan secara lisan dan tertulis.

Hampir pada setiap kegiatan tahap pelaporan,

koordinasi lebih diarahkan pada hasil kegiatan, bukan

pada koordinasi proses maupun personil yang melaksanakan

kegiatan/pekerjaan. Hal tersebut tampaknya dipengaruhi

oleh beberapa hal, di antaranya: 1) keterbatasan pema

haman para koordinator terhadap fungsi kegiatan dan pe

ranan dukungan personil bagi pencapaian hasil, 2) koor

dinator tidak memiliki waktu yang cukup untuk melak

sanakan hal-hal tersebut. Pelaksanaan koordinasi demi

kian menyebabkan masih adanya beberapa keterlambatan

atau kekurangsinkronan dalam pelaksanaan sejumlah

kegiatan.

Salah satu indikator dari keberhasilan penerima-

168

an mahasiswa baru adalah tercapainya jumlah yang ditar-

getkan dengan kualitas input yang diharapkan, serta pe

laksanaan kegiatan berlangsung pada waktu yang tepat.

Sedangkan salah satu indikator keberhasilan koordinasi

dalam kegiatan tersebut adalah tercapainya efisiensi dan

efektifitas dalam berbagai kegiatan yang berkenaan de

ngan penerimaan mahasiswa baru.

Meskipun dengan beberapa kali perpanjangan waktu

pendaftaran, secara kuantitas penerimaan mahasiswa baru

memenuhi target yang diharapkan, namun belum memenuhi

target secara kualitas. Adanya perpanjangan waktu pen

daftaran dan dua kali ujian seleksi, juga dapat menjadi

petunjuk belum optimalnya fungsi koordinasi dalam pene

rimaan mahasiswa baru .

Sesuai bentuk kegiatannya, ada perbedaan koor

dinasi pada tahap pengawasan antara satu kegiatan regis

trasi dengan kegiatan registrasi lainnya. Walaupun hanya

melalui evaluasi hasil kerja yang ditampilkan, koordina

si pelaporan kegiatan registrasi ke Kopertis tampak

lebih jelas apabila dibandingkan dengan kegiatan regis

trasi di universitas atau fakultas.

Seperti halnya koordinasi pelaksanaan, koordina

si tahap pelaporan registrasi di tingkat universitas ju

ga berjalan kurang lancar. Keadaan tersebut ada kaitannya

169

dengan hal-hal lain, diantaranya a) sistem informasi re

gistrasi mahasiswa yang belum tertata baik, b)koordinasi

di antara unit kerja yang terlibat masih lemah, c) belum

ada pengaturan sistem koordinasi secara terpusat,d) ter

ikat dengan kondisi keuangan mahasiswa dan e) terikat

dengan kemampuan dan kemauan unit kerja yang terlibat.

Karena hampir setiap fakultas memiliki sistem

koordinasi dan kebijaksanaan registrasi tersendiri,

koordinasi pelaporan antara satu fakultas dengan fakul

tas lain juga ada perbedaan. Fakultas yang memiliki ja

ringan kerja yang sudah terkoordinasi, memperlihatkan

koordinasi pelaporan yang lebih jelas dibandingkan de

ngan fakultas yang tidak memiliki jaringan kerja yang

terkoordinasi. Fakultas yang menerapkan banyak kebijak

sanaan dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, memperli

hatkan koordinasi pelaporan yang kurang jelas.

Walaupun tidak ada koordinasi pe laporan yang

sama dan jelas, pada batas-batas tertentu sebagian besar

personil melaksanakan tugasnya masing-masing. Kondisi

ini tampaknya tidak ada kaitannya dengan bentuk koordi

nasi yang dilaksanakan, namun lebih menyangkut pada tu

gas dan tanggung jawab masing-masing. Tanpa koordinasi,

para personil bekerja berdasarkan kebiasaan. Hal itu di

samping berdampak kurang terjaminnya mutu hasil kerja,

1 70

pada batas-batas tertentu juga merupakan petunjuk kurang

terjalinnya koordinasi pelaporan secara terpusat.

c.Koordinasi Proses Adninistrasi Perkuliahan

Kegiatan perkuliahan mencakup sejumlah aktivitas

baik aktivitas pendukung perkuliahan, seperti penyusunan

kalender akademik dan jadwal kuliah, maupun kegiatan

perkuliahannya itu sendiri, yang terdiri atas penyiapan

sarana dan prasarana kuliah, pembuatan persiapan menga

jar dan pelaksanaan perkuliahan.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Koordinasi perencanaan penyusunan kalender aka

demik dilakukan pada tingkat universitas, sedangkan ko-

koordinasi perencanaan pembuatan jadwal perkuliahan

dilakukan pada fakultas. Perencanaan penyusunan kalender

akademik dibuat oleh Bagian Perencanaan dan dikoordinasi

oleh PR I. Perencanaan penyusunan kalender akademik me

rupakan pekerjaan yang sederhana sebab hanya meniru ka

lender akademik tahun lalu dengan beberapa penyesuaian.

Apabila dibandingkan dengan koordinasi pembuatan

kalender akademik, koordinasi perencanaan pembuatan

17 J.

jadwal perkuliahan tampak lebih kompleks karena melibat

kan banyak pihak luar, di antaranya dosen luar biasa.

Kendati demikian, karena kegiatan tersebut merupakan

kegiatan rutin dan ada dalam jangkauan koordinasi yang

sederhana, terlepas dari kualitas hasil, koordinasi

perencanaan penyusunan jadwal perkuliahan pada umumnya

berjalan lancar (tepat waktu).

Di samping penyusunan jadwal umum, perencanaan

perkuliahan juga menyangkut kerjasama antara dosen pem

bina dengan asisten dalam pembuatan persiapan perkuli

ahan. Bentuk koordinasi perencanaan perkuliahan antara

satu pengajar dengan tim pengajar lainnya berlainan.

Di samping itu ada juga tim yang tidak melakukan koordi

nasi dalam perencanaan perkuliahan.

Keragaman koordinasi perencanaan kegiatan perku

liahan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal, di

antaranya, karena perbedaan kebiasaan, persepsi serta

kondisi lembaga di mana tim-tim itu berada. Kebiasaan

berkenaan dengan apa yang dilakukannya di PTN, persepsi

berkenaan dengan cara memandang permasalahan dari

kacamatanya sendiri sedangkan kondisi berkenaan dengan

aturan serta sistem yang berlaku di fakultas masing-

masing. Terlepas dari jumlah serta kualitas tim yang

melaksanakan koordinasi perencanaan perkuliahan, adanya

172

keragaman tersebut menunjukkan belum berjalannya koor

dinasi secara terpusat.

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Kalender akademik merupakam perangkat lunak

koordinasi di tingkat fakultas. Dengan kalender tersebut

setiap fakultas membuat jadwal perkuliahan masing-ma

sing.Jadwal tersebut merupakan perangkat lunak koordina

si yang memberi pedoman pada pelaksanaan perkuliahan.

Jadwal perkuliahan memperjelas koordinasi tahap

pelaksanaan perkuliahan. Jadwal tersebut memberi pe

tunjuk tentang pembagian tugas dan tanggung jawab masing-

masing personil.

Yang menjadi permasalahan adalah pelaksanaan koor

dinasi yang sudah terjadwal tersebut tidak selalu

berjalan lancar. Terutama koordinasi antara dosen pembi

na dengan asisten, tidak selamanya berjalan harmonis.

Ketidakcocokan, kadang-kadang mewarnai koordinasi pelak

sanaan perkulihan.

Hal itu tampaknya dilatarbelakangi oleh beberapa

hal, diantaranya perbedaan persepsi masing-masing pihak

terhadap tugas dan tanggung jawabnya, komunikasi di an

tara tim, serta cara kerja yang sudah menjadi kebiasaan.

Kendati kurang adanya harmonisan koordinasi, pe

laksanaan perkuliahan. Pada umumnya sebagian besar

kegiatan perkuliahan tetap berlangsung dan memenuhi tar

get. Hal itu terjadi karena para asisten adalah tenaga

tetap dan selalu siap melaksanakan tugas. Dengan atau

tanpa koordinasi dengan dosen pembina tugas tetap di-

jalankan. Hal ini juga merupakan suatu fenomena kurang

nya koordinasi, namun sekaligus menunjukkan bahwa rasa

tanggung jawab akan tugas dapat mengatasi kelemahan

koordinasi.

3) Koordinasi Tahap Pelaporan

Daftar kehadiran dosen di BAAK, merupakan alat

koordinasi pelaporan perkuliahan secara formal dari

tingkat universitas. Karena hasil pemantauan ini dise

rahkan kepada fakultas, maka secara formal koordinasi

pelaporan dilaksanakan menurut jenjang. Akan tetapi ka

rena penyampaian laporan tersebut tidak rutin, dan se-

ringkali terlambat maka koordinasi pelaporan juga se

ring tidak lancar.

Adanya keragaman pendataan dan pengawasan keha

diran dosen pada beberapa fakultas, menunjukkan masih

lemahnya koordinasi pada tahap pelaporan perkuliahan.

174

Hal itu berkaitan erat dengan kesungguhan para dosen dan

staf tata usaha dalam mencatat dan melaporkan perkuli

ahan, serta adanya mekanisme kerja yang kurang efisien.

Koordinasi pelaporan kehadiran dosen tidak se-

ragam, beberapa fakultas mengadakan koordinasi menjelang

akhir perkuliahan, Fakultas E cara pengawasan sendiri,

beberapa fakultas yang lain koordinasinya lemah sekali.

Walaupun telah ada pengawasan dan pencatatan data keha

diran dosen, namun hanya sedikit yang telah diberi tin-

dak lanjut. Dengan demikian data hasil pelaporan diman-

faatkan secara maksimal.

Keadaan tersebut bukan saja mencerminkan koordi

nasi yang kurang berkesinambungan, tetapi sekaligus me

nunjukkan masih lemahnya penerapan prinsip efisiensi.

d.Koordinasi Proses Adninistrasi Evaluasi, Hisuda

dan Sertifikasi

Kegiatan evaluasi atau ujian dilaksanakan dalam

dua tahap. Tahap pertama adalah evaluasi/ujian lokal

yang diselenggarakan oleh PTS, dan tahap kedua ujian ne

gara yang diselenggarakan melalui Kopertis. Evaluasi

lokal meliputi ujian tengah semester, ujian akhir semes

ter dan ujian Skripsi, sedangkan ujian negara melipu

ti ujian tulis Negara dan ujian lisan.

Koordinasi tahap perencanaan evaluasi/ujian lokal

dilakukan oleh fakultas (Dekan), sedangkan ujian negara

dikoordinasi oleh Kopertis.

1) Koordinasi Tahap Perencanaan

Kegiatan koordinasi persiapan tiap macam ujian

tidak selalu sama, koordinasi persiapan ujian negara

lebih nampak jelas dibandingkan dengan ujian lokal. Hal

tersebut dipengaruhi oleh adanya koordinasi pada tahap

yang lebih tinggi, dilaksanakan secara lebih formal ser

ta karena melibatkan lembaga-lembaga di luar PTS.

Kegiatan koordinasi persipan ujian pada berbagai

Fakultas juga tidak sama. Fakultas-Fakultas yang telah

memiliki jaringan koordinasi yang lebih mapan, persipan

ujiannya lebih baik jika dibandingkan dengan Fakultas

kurang mapan.

Di hampir seluruh fakultas, tidak ada koordinasi

pada tahap persiapan ujian tengah semester. Masing-ma

sing dosen/asisten mempersiapkan sendiri. Hampir pada

setiap fakultas,koordinasi kegiatan ujian akhir semester

lebih nampak jelas jika dibandingkan dengan kegiatan

ujian lain.

Tidak semua Fakultas memiliki jaringan koordina-

176

si kegiatan persiapan ujian/evaluasi yang sudah jelas

dan mapan, tetapi walaupun dengan beberapa keterlambatan

pada umumnya ujian-ujian dapat dilaksanakan pada waktu

nya. Keterlaksanaan persiapan ujian bukan hanya dipenga

ruhi oleh koordinasi tetapi oleh rasa tanggung jawab

dari pelaksana. Lemahnya koordinasi pada kegiatan per

siapan ujian berkaitan erat dengan status para pejabat

dan dosen di UNLA, yang sebagian besar berstatus dosen

tidak tetap. Status dosen tidak tetap dapat menghambat

pelaksanaan koordinasi, terutama karena menyangkut ke-

sulitan komunikasi serta banyaknya beban tugas pada

institusi tetapnya, disamping adanya sikap menomordua-

kan tugas-tugas pada PTS.

2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan

Sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan ujian,

koordinasi pelaksanaan satu kegiatan ujian berbeda

dengan kegiatan ujian lainnya. Koordinasi pelaksanaan

ujian tengah semester, hampir tidak nampak karena kegi

atan tersebut diserahkan sepenuhnya kepada para Dosen.

Walaupun tanpa koordinasi yang jelas, sebagian

besar Dosen melaksanakan ujian tengah semester. Hal itu

menunjukkan bahwa tanpa koordinasi khusus kegiatan ter-

177

sebut dapat terus berlangsung. Ada beberapa faktor yang

melatarbelakangi hal itu, di antaranya a) UTS merupakan

kegiatan rutin sehingga tanpa koordinasipun tetap berja

lan, b) adanya rasa tanggung jawab yang kuat dari para

Dosen dan personil yang terlibat .

Hampir pada setiap fakultas, kegiatan ujian

akhir semester dikoordinasi secara khusus dalam suatu

kepanitiaan oleh PD I/Jurusan. Kejelasan beban dan tang

gung jawab masing-masing personil memudahkan koordinasi

pelaksanaan UTS, sehingga garis koordinasi menjadi lebih

jelas. Kegiatan koordinasi terutama menyangkut penyiapan

bahan dan pelaksanaan ujian.

Karena belum adanya peraturan atau pedoman khusus

dari Universitas atau Kopertis, koordinasi pelaksanaan

ujian skripsi pada setiap fakultas berbeda-beda. Nampak

adanya kecenderungan koordinasi dan pelaksanaan ujian

skripsi mengikuti cara yang diterapkan pada PTN pembina,

disesuaikan dengan kondisi Fakultas masing-masing. Hal

itu memberikan petunjuk masih kurang terjalinnya koordi

nasi dari pusat ke Fakultas-Fakultas, dan dapat berpe

ngaruh terhadap pengawasan kualitas skripsi.

Sesuai dengan status akreditasi Jurusan-Jurusan

yang ada di UNLA (diakui dan terdaftar), pelaksanaan

ujian tulis negara secara keseluruhan dikoordinasi oleh

Kopertis melalui suatu tim pelaksana ujian tulis negara.

178

Pelaksanaan ujian pada suatu Fakultas dikoordinasi oleh

Fakultas pembinannya masing-masing. Karena garis koordi

nasi, peraturan dan pembagian tugasnya cukup jelas, wa

laupun melibatkan banyak pihak di antaranya PTN pembina

dan Kopertis, pelasanaan kegiatan ujian tulis negara

dapat berjalan dengan lancar.

3) Koordinasi Tahap Pelaporan ... ?»• _

Sesuai dengan perencanaan dan pelaksanaan kegia

tan masing-masing, koordinasi tahap pelaporan bagi

setiap kegiatan juga berbeda-beda. Kegiatan UTS karena

hanya melibatkan dosen, asisten dan mahasiswa. Kegiatan

ini berjalan walaupun tanpa koordinasi. Hampir semua Do

sen melaksanakan UTS, dan pelaksanaannya berjalan cukup

lancar.

Keadaan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa

hal di antaranya, a) UTS sudah merupakan kegiatan rutin,

b) pelaksanaan UTS cukup sederhana, c) sebagian besar

Dosen memiliki rasa tanggung jawab yang besar akan tu

gasnya .

Kegiatan koordinasi pelaksanaan UAS lebih jelas

dibandingkan dengan UTS, karena sebagian besar fakultas

membentuk panitia UAS. Bentuk koordinasi pengawasan di

wujudkan dalam beberapa bentuk baik secara formal maupun

179

informal. Koordinasi pengawasan secara formal berbentuk

penyampaian laporan tertulis kegiatan UAS dari Ketua/

Sekretaris Jurusan kepada PD I. Koordinasi pengawasan

secara informal dengan mengadakan pengawasan/kunjungan

langsung pada saat pelaksanaan UAS, baik oleh Dekan/PD I

maupun oleh Ketua Jurusa.

Sidang skripsi merupakan kegiatan yang bersifat

insidental. Dengan status akreditasi diakui/terdaftar

pelaksanaannya masih melibatkan dosen PTN, namun karena

seluruh penguji skripsi dianggap telah memenuhi kuali-

fikasi memadai maka secara formal tidak ada koordinasi

pengawasan khusus.

Seperti halnya skripsi, kegiatan ujian negara

merupakan kegiatan yang bersifat insidental. Kegiatan

ini memiliki jaringan koordinasi tertentu yang melibat

kan beberapa pihak luar. Dengan aturan dan pedoman kerja

yang sudah jelas, koordinasi pengawasan dalam pelaksa

naan ujian negara tampak jelas. Melalui pengawasan /

kunjungan langsung, baik oleh Koordinator dari Kopertis

atau dari PTN pada saat pelaksanaan Ujian Tulis Negara

koordinasi tahap pengawasan telah berjalan baik.Kegiatan

koordinasi pengawasan bukan saja pada pelaksanaan ujian,

tetapi juga sudah nampak upaya-upaya peningkatan ke arah

mutu penilaian.

180

2.Penbahasan

Perguruan Tinggi merupakan suatu organisasi formal

yang memiliki fungsi dan sasaran-sasaran tertentu.

Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaran-sasaran terse

but terwujud dalam berbagai bentuk kegiatan, dengan

kegiatan pendidikan dan pengajaran sebagai intinya.

Kegiatan pendidikan dan pengajaran dilaksanakan oleh te

naga akademik (Dosen dan Asisten), para pengelola (pim

pinan Universitas, Fakultas dan Jurusan) dibantu oleh

tenaga administrasi, sebagai staf pendukung. Pelaksanaan

kegiatan pendidikan dan pengajaran juga ditunjang oleh

sarana dan fasilitas pendidikan, dana, sumber-sumber

lingkungan serta pengelolaan pendidikan.

Universitas Langlangbuana sebagai suatu Pergu

ruan Tinggi Swasta yang masih muda, bernaung di bawah

suatu yayasan kepolisian dan berada di dearah yang kaya

dengan perguruan yang telah punya nama, memiliki kon

disi, karakteristik dan masalah-masalah tertentu.Kondisi,

karakteristik dan masalah-masalah tersebut secara lang

sung atau tidak langsung, menyangkut dan mempengaruhi

koordinasi kegiatan administrasi akademik.

Jurusan-jurusan pada UNLA kebanyakan berstatus

terdaftar atau diakui. Dengan status demikian Fakultas

181

atau Jurusan-jurusan tersebut belum mempunyai otonomi

penuh. Secara akademis masih perlu mendapatkan pembinaan

dari PTN dan secara administratif memerlukan banyak

pembinaan dari Kopertis.

Ketergantungan PTS muda pada PTN bukan hanya dalam

pembinaan akademik, tetapi juga dalam penyediaan tenaga

pengajar. Banyaknya tenaga pengajar dan atau pengelola

dari luar PTS, akan menimbulkan banyak problema,terutama

problema koordinasi. Secara kepegawaian tenaga-tenaga PTN

akan mendahulukan tugas pada lembaganya, dan penyediaan

waktu dan tenaganya pada PTS menduduki tempat nomor dua.

Problema tersebut akan semakin besar dihadapi apabila

Dosen tersebut juga memangku jabatan struktural dan atau

mengajar pada beberapa PTS lain. Problema ini nampak

jelas dihadapi oleh beberapa Fakultas di UNLA, yang meng

akibatkan terlambatnya penyusunan jadwal kuliah (karena

Dosen terlambat memberikan kesediaan mengajar),terlambat

memulai kuliah, terlambat menyerahkan soal ujian,terlam

bat mengumunkan hasil ujian, pengunduran waktu ujian,dll.

Ketergantungan pada PTN juga dapat mempunyai

dampak pada kesukaran koordinasi dalam pengembangan

kebijakan dan peraturan yang seragam. Pembinaan Fakultas

diberikan oleh Fakultas yang sejenis di PTN. Walaupun

Fakultas pembinanya berasal dari satu Universitas belum

182

tentu peraturan dan ketentuannya sama, apalagi kalau

Fakultas pembinanya berasal dari Perguruan Tunggi yang

berbeda. Masalah ini dihadapi dalam penyusunan silabus,

SAP, skripsi dll. Karena belum ada keseragaman ketentuan

maka prosedur penyusunan skripsi dan bentuk format

skripsi pada beberapa Fakultas tidak sama. Demikian juga

dengan ketentuan penyusunan dan format silabus dan SAP.

Ada Fakultas yang mewajibkan Dosen membuat silabus dan

SAP,ada pula yang hanya menuntut pembuatan silabus, atau

pembuatan silabuspun diserahkan pada kesediaan Dosen.

Format silabus dan SAP antar Fakultas di UNLA,juga ter-

dapat keragaman.

Banyaknya pejabat struktural UNLA yang mempunyai

jabatan atau tugas rangkap dengan di institusinya (PTN)

juga besar pengaruhnya terhadap pelaksanaan tugas-tugas

pengelolaan di UNLA, khususnya tugas koordinasi. Hal itu

nampak jelas dalam beberapa kegiatan. Ada beberapa

kegiatan administrasi akademik yang terkoordinasi dengan

baik, ada yang kurang terkoordinasi, dan ada pula yang

hampir tidak terkoordinasi. Kegiatan yang banyak melibat

kan pihak luar (Dosen PTN, Kopertis dll), dikerjakan

dengan membentuk tim khusus (panitia) dengan dukungan

dana khusus,seperti ujian akhir semester, ujian skripsi,

ujian negara dll., terkoordinasi dengan baik. Kegiatan-

kegiatan yang bersifat rutin, seperti registrasi,kuliah,

ujian tengah semester dll., koordinasinya hampir tidak

nampak.

Status tenaga pengajar pada UNLA bermacam-macam,

ada tenaga tetap Yayasan, tenaga Kopertis yang diperban-

tukan,tenaga honorer dari PTN dan tenaga honorer di luar

PTN. Variasi status ini bukan saja menyangkut perbedaan

asal kelembagaan,latar belakang pendidikan dan pengalam-

an, tetapi juga perbedaan dalam penugasan dan tuntutan

(kewajiban).Asisten dengan golongan gaji yang sama dibe

ri penugasan yang berbeda, pada Fakultas tertentu sudah

diberi tugas mandiri, sedang pada Fakultas lain belum di

beri tugas mandiri, atau malah belum diberi wewenang

untuk mengajar.Perbedaan penugasan, tuntutan, dan peng

hargaan dalam satu Fakultas dan atau antar Fakultas (yang

hal ini juga menunjukkan kurang adanya koordinasi) akan

menimbulkan kecemburuan, iri hati, yang akhirnya akan

mengendurkan kohesivisme di antara staf, dan dapat

menurunkan kadar belongingness terhadap organisasi.

Tenaga administrasi di UNLA sebagian besar berla-

tar belakang pendidikan umum, dengan dasar pendi

dikan jenjang SLTA. Kurangnya dasar.profesionalisme dan

rendahnya tingkat pendidikan staf administrasi organisa

si Perguruan Tinggi, merupakan hal yang kurang mengun

184

tungkan. Hal itu bukan saja akan menghambat pelaksanaan

tugas dan menghambat peningkatan mutu pelayanan, tetapi

juga akan menurunkan kredibilitas ketatausahaan organi

sasi Perguruan Tinggi. Kredibilitas ketatausahaan Per

guruan Tinggi harus lebih tinggi dibandingkan dengan

organisasi Perguruan Menengah dan Perguruan Dasar.

Sampai saat ini pelayanan administrasi akademik

dan sistem informasi akademis masih banyak dikerjakan

secara manual.Dalam tahap perkembangan UNLA seperti se

karang ini pekerjaan masih bisa dikerjakan oleh tenaga

non profesional jenjang SLTA, tetapi pada masa yang akan

datang, apabila program dan kegiatan akademik telah

lebih banyak, informasi yang perlu diolah dan dikelola

lebih banyak, tuntutan akan mutu pelayanan lebih tinggi

dan lebih cepat, tugas-tugas perlu dikerjakan secara

komputer, tenaga-tenaga demikian tidak sesuai lagi.

Kemampuan mereka perlu ditingkatkan, dan ditambah dengan

tenaga yang lebih profesional.

Meskipun fungsi koordinasi belum terlaksana se

cara merata pada seluruh kegiatan dan seluruh bagian

organisasi, tetapi pada umumnya kegiatan-kegiatan admi

nistrasi akademik dapat berjalan. Ada kegiatan yang su

dah berjalan lancar, dan ada yang kurang lancar, ada

yang tepat waktu dan ada pula yang mengalamai keterlam-

batan. Kegiatan yang berjalan lancar dan tepat waktu

umumnya adalah kegiatan yang terkoordinasi dengan baik,

sedang yang kurang lancar dan tidak tepat waktu umumnya

yang kurang terkoordinasi. Dengan demikian nampak sekali

peranan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan

administrasi akademik.

Keterlaksanaan kegiatan-kegiatan yang kurang

terkoordinasi dimungkinkan, karena pekerjaan itu masih

sederhana, merupakan tugas utama dari para pelaksana,

tugas belum begitu banyak dan adanya rasa tanggung jawab

dan motivasi kerja yang sangat besar dari para pelaksa

na yaitu Dosen, Asisten dan Staf Administrasi. Apabila

kegiatan tersebut menjadi semakin kompleks, tugas-tugas

para pelaksana semakin banyak, tuntutan mutu semakin

tinggi, maka penyelesaian tugas, tidak bisa hanya

mengandalkan kesadaran individual, tetapi membutuhkan

mekanisme kerja dan koordinasi yang mapan.

Kelemahan penyelesaian tugas tanpa koordinasi

nampak pada kegiatan-kegiatan yang dikerjakan oleh

petugas yang kurang trampil ( karena memang latar bela

kang pendidikan dan pengalamannya masih kurang), bebera

pa kegiatan mengalami keterlambatan, malah kegiatan

tertentu kadang-kadang mengalami kemacetan. Dalam situa-

si seperti itu maka koordinasi mulai tahap perencanaa,

pelaksanaan sampai pengawasan sangat diperlukan.

Salah satu faktor yang mendasari mantapnya

fungsi koordinasi adalah kejelasan struktur organisasi.

Struktur organisasi yang jelas memberikan landasan yang

kokoh bagi penentuan jaringan kerja, hierarki kedudukan

dan jabatan, wewenang dan tanggung jawab setiap pejabat

dan staf. Universitas Langlangbuana telah mempunyai

struktur organisasi yang jelas, sesuai dengan PP30 tahun

1990, dengan tugas-tugas dan wewenangnya masing-masing.

Namun pelaksanaan dari tugas-tugas dan wewenang tersebut

(terutama tugas) nampaknya belum bisa dikerjakan secara

maksimal. Hal ini kemungkinan besar juga dilatarbela

kangi oleh keadaan personil, karena para pengelola dan

Dosen UNLA banyak yang berstatus tidak tetap yang mem

punyai tugas-tugas lain yang juga cukup banyak pada

institusinya. Belum meratanya pelaksanaan fungsi koor

dinasi pada berbagai unit, bukan disebabkan karena

struktur organisasinya, tetapi karena pelaksanaan tugas

dan wewenang dari unit-unit dalam organisasi UNLA yang

belum maksimal.

Koordinasi mempunyai makna penyatupaduan sumber-

sumber daya yang terlibat dalam suatu organisasi sehingga

mencapai sasaran-sasaran tertentu. Dengan konsep terse

but maka pelaksanaan koordinasi kegiatan akademik harus

187

menunjukkan adanya keselarasan.Indikator dari hal terse

but dapat dilihat dari adanya beberapa kesamaan tindakan

dalam menangani kegiatan yang sama di antara unit-unit

kerja yang berlainan. Adanya perbedaan pelaksanaan koor

dinasi yang digunakan pada beberapa unit kerja (fakultas)

menunjukkan bahwa koordinasi belum berjalan selaras.

Keberhasilan proses koordinasi perlu ditunjang

oleh proses lain, Oteng Sutisna mengemukakan tiga tahap

an yang harus dipersiapkan bagi efektivitas koordinasi,

di antaranya: a) perencanaan perilaku seluruh personil

yang terlibat dalam proses koordinasi, b)pemahaman pe

rencanaan yang telah dibuat, oleh setiap personil yang

terlibat dalam kegiatan koordinasi serta c) adanya kese

diaan personil yang terlibat untuk berbuat sesuai

dengan rencana. Pendapat tersebut menekankan pentingnya

program yang matang serta kesiapan unsur manusia. Selan

jutnya Terry menambahkan bahwa dalam kegiatan koordinasi

terkandung adanya proses manajemen. Hal itu menunjukkan

tentang pentingnya tahap perencanaan, dan pengorganisaian

dalam koordinasi, pentingnya penggerakan personil dalam

pelaksanaan koordinasi, serta pengawasan bagi koordinasi

yang sedang dilaksanakan.

Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaran-

sasaran organisasi Perguruan Tinggi (UNLA), dipengaruhi

188

oleh besarnya dana dan kelengkapan sarana dan fasilitas

pendidikan. Keterbatasan sarana dan fasilitas pendidikan

yang dihadapi UNLA, menimbulkan beberapa hambatan dalam

pelaksanaan kuliah, ujian, pemberian pelayanan adminis

trasi akademis, maupun peningkatan mutu perkuliahan.

Keterbatasan dana bukan saja menghambat kelancaran

pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik seperti perkuli

ahan, ujian, penulisan skripsi, praktek lapangan, pem-

bimbingan mahasiswa dll., tetapi sampai batas tertentu

menjadi hambatan dalam peningkatan mutu input yang

akhirnya juga menghambat peningkatan mutu lulusan.

Sampai saat ini UNLA belum bisa menerapkan sistem selek

si yang betul-betul selektif. Demi pencapaian target

jumlah mahasiswa, yang hal ini sangat berkaitan erat

dengan pemasukan dana bagi operasional pendidikan, maka

UNLA terpaksa menurunkan kualifikasi penerimaan. Hal ini

dapat menjadi kendala bagi UNLA, bukan saja bagi pening

katan mutu lulusannya, tetapi juga bagi peningkatan

kredibilitas organisasi sebagai Perguruan Tinggi. Be

berapa jadwal kegiatan terpaksa ditunda, atau beberapa

peraturan terpaksa dilonggarkan, karena menyangkut

pemasukan dana. Hal-hal tersebut dapat menjadi penyebab

penting terhambatnya pelaksanaan fungsi organisasi,

khususnya pelaksanaan fungsi koordinasi. Lemahnya koor-

189

dinasi karena latar belakang masalah dana, mengakibatkan

sukarnya menyeragamkan mutu lulusan. Fakultas yang

banyak diminati para mahasiswa dapat meningkatkan mutu,

sedang yang kurang diminati akan sukar sekali meningkat

kan mutu lulusannya.

3. Rekonendasi

Seperti diutarakan pads, pembahasan, koordinasi ba

gi proses administrasi akademik yang diterapkan di UNLA

adalah koordinasi khas UNLA, suatu bentuk koordinasi yang

tercipta sesuai dengan kondisi, karakteristik dan kemam

puan yang dimiliki UNLA saat ini. Sampai batas tertentu

bentuk koordinasi tersebut masih cocok untuk diterapkan

di UNLA. Hal itu didasarkan atas pertimbangan bahwa semua

kegiatan administrasi akademik dapat berjalan dengan baik,

walaupun belum seluruhnya berjalan efisien.

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu UNLA menggunakan

koordinasi secara terpusat pada tingkat Universitas,

untuk kegiatan-kegiatan lain menempuh cara koordinasi

terbagi pada tingkat Fakultas dan Jurusan. Untuk hal-hal

tertentu garis koordinasi jelas dan formal, sedang hal-

hal lain kurang formal dan kadang-kadang kurang jelas.

Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

189

190

kegiatan administrasi akademik melalui koordinasi, ada

beberapa upaya yang dapat dilakukan.

a. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan gambaran formal

tentang jaringan koordinasi dalam suatu organisasi.

Universitas Langlangbuana telah memiliki struktur orga

nisasi yang telah disesuaikan dengan PP 30 tahun 1990,

namun dalam pelaksanaannya belum seluruhnya dijadikan

pedoman dalam koordinasi kegiatan administrasi akademik.

Agar dapat dijadikan pedoman maka perlu beberapa

penyempurnaan.

1) Perlu adanya kejelasan tentang tujuan keseluruhan

organisasi Perguruan Tinggi dan tujuan unit kerja

bagi pimpinan dan staf sesuatu unit kerja.Tujuan yang

jelas dapat membantu mempermudah mengarahkan kegiatan

pada sasaran.

2) Perlu adanya penjabaran fungsi setiap unit kerja/

jabatan atas tugas-tugas pokok dengan rumusan yang

jelas dan tegas sehingga tidak terjadi tumpang tindih

atau kesenjangan tugas antar unit kerja.

3) Perlu adanya deskripsi tugas (job description) yang

jelas dan rinci dari setiap tugas pokok masing-masing

unit kerja dan personalia pelaksananya.Berpegang pada

191

tugas-tugas pokok tersebut, para staf pada suatu unit

dikoordinasi oleh pimpinan unit menyusun program ker

ja. Dalam program kerja tersebut selain dirumuskan sa

saran yang akan dicapai, macam kegiatan yang dilakukan

serta prosedur/mekanisme pelaksanaannya, juga dirumus

kan bagaimana jalinan kerjasama antara suatu unit de

ngan unit lain, antara satu unit dengan unit atasan

atau bawahannya.

4) Kegiatan yang sifatnya temporer, yang memerlukan

kerjasama antar beberapa unit dalam bentuk suatu task

force atau panitia, juga perlu disusun dalam suatu

program seperti yang dikerjakan oleh unit-unit kerja

permanen.

5) Baik untuk kegiatan yang sifatnya rutin ataupun

temporer, perlu adanya kesatuan komando dimana staf

pelaksana hanya menerima tugas dan melapor kepada

satu atasan/pimpinan langsung. Pimpinan langsung ini

juga menerima tugas dan melapor kepada pimpinan di

atasnya. Cara ini dapat menghilangkan kekaburan dan

mengurangi konflik dan kebingungan di antara staf,

sehingga alur perintah dan laporan dapat mengalir

dengan lancar. Dengan komandonya, seorang pimpinan

dapat meminta bawahannya untuk mengadakan kerjasama

dan atas laporan yang diperolehnya dapat mengidenti-

192

fikasi masalah-masalah berkenaan dengan koordinasi.

Pengawasan juga dapat dilakukan dengan cara mengana-

lisis laporan yang diterima dari bawahannya.

6) Perlu adanya kejelasan tentang ruang lingkup penga

wasan yang menjadi tugas pimpinan pada unit/tingkat

tertentu, seperti tingkat Biro, Fakultas Lembaga dan

unit lainnya. Hal tersebut penting karena akan menen-

tukan besarnya tanggung jawab dalam mengawasi dan

mengkoordinasi personil di bawahnya.

b. Pinpinan

Penyempurnaan sistem koordinasi bagi proses admi

nistrasi akademik bertumpu pada faktor manusia, sebab ma

nusia memegang peranan kunci dalam suatu organisasi.Koor

dinasi kegiatan admministrasi akademik melibatkan beberapa

unsur manusia, yaitu pimpinan, pelaksana dan staf penun

jang. Sistem koordinasi yang mantap membutuhkan kerjasama

yang harmonis di antara ketiga unsur di atas. Pimpinan,

apakah pimpinan tertinggi organisasi atau pimpinan unit-

unit kerja atau pimpinan panitia memegang peranan utama

dalam menciptakan kerjasama yang harmonis tersebut.

Untuk memantapkan sistem koordinasi kegiatan adminis

trasi akademik pimpinan perlu memiliki konsep yang jelas

tentang koordinasi, memiliki kemampuan dan kemauan untuk

melaksakan koordinasi. Pemantapan sistem koordinasi harus

dilakukan secara menyeluruh, melalui cara formal maupun

informal. Pemantapan secara formal dilakukan mengikuti

hierarki, menggunakan wewenang dan otoritas jabatan, di

antaranya melalui surat keputusan, peraturan atau petunjuk

petunjuk. Cara informal dilakukan melalui pendekatan-pen-

dekatan kekeluargaan, pendekatan psikologis dan sosio-

logis.

Ada beberapa langkah praktis yang dapat dilaku

kan oleh pimpinan dalam upaya pemantapan sistem koordi

nasi kegiatan administrasi akademik di UNLA, di antaranya:

1) Mengkomunikasikan rencana kegiatan organisasi, unit

kerja (kegiatan administrasi akademik) kepada bawah

an sehingga benar-benar difahami oleh bawahan. Yang di-

komunikasikan adalah keseluruhan program kegiatan yang

mencakup tujuan dan sasaran, alasan, langkah-langkah

khusus yang harus dilakukan.

2) Membangkitkan semangat bawahan untuk bekerja dengan

sebaik-baiknya, dengan cara memelihara suasana/iklim

kerja sebaik mungkin. Suasana dapat dibentuk melalui

perlakuan yang konsekuen terhadap bawahan, melalui

pemberian ganjaran dan sanksi.

3) Menarik bawahan sehingga bawahan menjadi pengikutnya

yang setia dan bersedia dengan rela melaksanakan

194

tugas dengan baik melalui pengembangan sikap pokok,

yakni empathy, self awareness dan objectivity.

c. Staf Pengajar

Selain pimpinan, unsur manusia dalam organisasi

Perguruan Tinggi yang memegang peranan penting adalah

Staf Pengajar atau Dosen. Dosen merupakan para pelaksana

langsung dari kegiatan administrasi akademik. Beberapa

hambatan dihadapi oleh UNLA berkiatan dengan kondisi Do

sen, yaitu karena sebagian besar Dosen UNLA adalah tenaga

honorer dari PTN dan lembaga lain.

Ada beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk

mengatasi masalah ini.

1) Secara berangsur UNLA hendaknya menambah jumlah Dosen

Tetap, baik Tenaga Tetap bantuan Kopertis maupun Te

naga Tetap Yayasan. Seiring dengan itu penggunaan Do

sen Tidak Tetap (Honorer) secara berangsur pula diku-

rangi.Penerimaan Dosen baru hendaknya betul-betul di

lakukan secara selektif dan proporsional. Penerimaan

atas dasar kekeluargaan sedapat mungkin dihindarkan.

2) Secara berangsur meningkatkan kemampuan para Asisten

atau Dosen muda, baik melalui penataran-penataran,dan

diutamakan melalui pendidikan gelar, program S2 dan

S3. Staf pengajar yang berkualifikasi merupakan sya-

195

rat mutlak bagi peningkatan kredibilitas Universitas

dan peningkatan mutu lulusan. Sebaiknya Universitas

dengan Fakultas-Fakultasnya memiliki suatu program

yang jelas dalam peningkatan kualifikasi Dosen,dengan

target jumlah tertentu pada setiap tahun. Akan sangat

mempercepat keberhasilan apabila UNLA juga menyediakan

dana yang cukup untuk membantu para Dosen/Asisten yang

mengikuti studi pada Program S2 dan S3.

3) Menciptakan iklim dan mekanisme kerja yang sehat.

Kalau perlu peraturan-peraturan yang berkenaan dengan

pembagian tugas mengajar, kewajiban Dosen/Asisten di-

tinjau kembali dengan mengikutsertakan semua staf peng

ajar. Sebaiknya para Dosen/Asisten diikutsertakan mem-

bicarakan tugas, wewenang, serta sanksi-sanksi dan hu

kuman yang akan dikenakan kepada para Dosen/Asisten

sendiri. Dengan cara seperti itu akan terhindar anggap-

an bahwa peraturan, sanksi dan hukuman akan diberikan

sepihak dari para pimpinan.

4) Pemantauan dan pengawasan, baik terhadap pelaksanaan

tugas-tugas akademis maupun pengembangan kemampuan

Dosen/Asisten perlu dilakukan secara kontinu.

d. Staf Adninistrasi

Meskipun hanya berperan sebagai tenaga penunjang

196

Tenaga Administrasi juga memegang peranan yang cukup

penting dalam organisasi Perguruan Tinggi. Semua kegia

tan baik yang berkenaan langsung maupun tidak langsung

dengan kegiatan administrasi akademik, baik yang berkait

an dengan tugas pengelola, Dosen/Asisten maupun mahasiswa

baru akan berjalan optimal apabila mendapat dukungan yang

optimal pula dari Tenaga Administrasi. Sebagian besar te

naga administrasi di UNLA belum profesional, berlatar-

belakang pendidikan umum jenjang sekolah menengah. Keada

an ini sudah tentu kurang mendukung pelaksanaan adminis

trasi dan pelayanan pada Perguruan Tinggi.

Untuk mengatasi hal itu dapat ditempuh beberapa

upaya.

1) Secara berangsur menambah Tenaga Administrasi yang

ada dengan tenaga yang lebih profesional. Minimal

berlatar belakang pendidikan D-3 dalam bidang admi

nistrasi ( kalau ada administrasi perguruan tinggi)

dengan bidang kemampuan sesuai dengan tugasnya.

2) Memberi kesempatan kepada tenaga yang ada untuk meng

ikuti pendidikan, atau UNLA menyediakan program peng

embangan staf yang intensif, antara 2-3 bulan.

3) Menciptakan iklim dan mekanisme kerja yang sehat, de

ngan pemberian tugas yang merata dan seimbang, diser-

tai pembinaan dan pengawasan yang kontinu.

197

e. Sisten Informasi Akadenik

Koordinasi kegiatan administrasi akademik, selain

dilaksanakan oleh tenaga profesional, didukung oleh tena

ga administrasi yang cakap, juga perlu ditunjang oleh

peralatan dan sistem informasi akademik yang memadai.

Kelemahan umum yang dihadapi dalam administrasi akademik

adalah masih lemahnya sistem informasi akademik. Data ma

hasiswa pada beberapa unit kerja jumlahnya seringkali ti

dak cocok, mahasiswa seringkali dirugikan karena kelalai-

an dalam dokumentasi nilai ujian. Problema dokumentasi

dan informasi akademik, akan semakin kompleks apabila

program-program pendidikan telah berkembang lebih tinggi

dan lebih bervariasi.

Untuk mengatasi masalah dan mengantisipasi per-

kembangannya pada masa yang akan datang beberapa usaha

dapat dilakukan.

1) Perlu adanya perangkat keras disertai perangkat lunak

program pengolahan dan penyimpanan data akademik pada

tiap unit kerja (Fakultas, Jurusan, Lembaga dll) se

bagai terminal yang bisa dihubungkan ke pusat (BAAK,

Puskom).

2) Diadakan pembinaan/pelatihan tenaga-tenaga operator

yang akan menangani administrasi akademik.

3) Diciptakan mekanisme kerja dan mekanisme pelayanan

198

yang efisien dalam administrasi akademik.

4) Disusun pedoman-pedoman akademik yang aktual dan

komprehensif, yang merauat semua informasi tentang Uni-

versitas/Fakultas/Jurusan sampai dengan silabus dan

SAP.

f. Sisten Pengawasan

Pemantapan sistem koordinasi bagi proses adminis

trasi akademik juga mencakup pemantapan sistem pengawas

an .Yang berjalan selama ini tidak ada sistem pengawasan

yang jelas. Semua pihak bekerja menurut tuntutan dan pe-

mahamannya sendiri sehingga banyak terjadi pemborosan.

Penyebab utama keadaan tersebut adalah belum tertatanya

sistem administrasi secara keseluruhan dan kurangnya

pemahaman staf personil akan pentingnya kegiatan

administrasi akademik bagi pencapaian tujuan organisasi

Perguruan Tinggi. Dalam mengkoordinasi kegiatan adminis

trasi akademik dapat ditempuh beberapa langkah praktis,

di antaranya:

1) Memfungsikan dengan benar wewenang dan tugas masing-

masing personil sesuai dengan tugas dan hierarkinya.

2) Membuat ukuran-ukuran pengawasan bagi seluruh per

sonil yang terlibat dalam koordinasi kegiatan admi

nistrasi akademik.

'! Q!

3) Melakukan pengukuran terhadap produk^produk kerja,

serta selalu melihat feedbback yang datang kemudian.

4. Penutup

Temuan-temuan penting dari studi ini, komentar

terhadap temuan-temuan tersebut serta beberapa rekomen

dasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan

telah dituangkan pada bab ini. Mungkin masih banyak

yang tidak dapat kami temukan, atau banyak hal yang

tidak sempat kami angkat dalam studi ini, mudah-mudahan

hal demikian dapat menjadi bahan bagi studi kami lebih

lanjut.

Alhamdulillahirobil 'alamin.

^<§^^tf^f?

fcs~^