KEPUTUSAN KETUA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM MUARA …e-arsip.stai-muarabulian.ac.id/assets/uploads/dokumen/9048eb3031abf51f...dilingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian perlu

KEPUTUSAN KETUA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

MUARA BULIAN BATANGHARI NOMOR : 35 TAHUN 2016

TENTANG :

PANDUAN KERJA PUSAT PENJAMINAN MUTU (P2M)

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM MUARA BULIAN

KETUA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM MUARA BULIAN BATANGHARI Menimbang : a. Bahwa penjaminan mutu merupakan serangkaian proses

penetapan dan pemenuhan standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan.

b. bahwa untuk kelancaran proses sistem penjaminan mutu dilingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian perlu ditetapkan prosedur dan intruksi kerja pada Pusat Penjaminan Mutu Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

b. Bahwa berdasarkan pertimbangan pada huruf a, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan;

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 1989 tentang Penetapan Perguruan Tinggi sebagai Badan Hukum;

7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;

8. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 394 Tahun 2003 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Agama;

9. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 387 Tahun 2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Program Studi pada Perguruan Tinggi Agama Islam;

10. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

11. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor : Dj.I/201/2010 tentang Perpanjangan Izin Penyelenggaraan Program Studi Program Sarjana (S1) dan Program Diploma Tiga (D.3) Pada Perguruan Tinggi Agama Islam (PTAI) Tahun 2010;

12. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor : Dj.I/675/2010 Tentang Persetujuan Alih Status Perguruan Tinggi Agama Islam Tahun 2010;

13. Statuta Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian Tahun 2016.

Memperhatikan : Keputusan Yayasan Pendidikan Islam Batanghari Nomor 01 Tahun 2013 tentang Petunjuk Operasional Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian tentang Panduan Kerja Pusat Penjaminan Mutu (P2M) Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian.

Pertama : Memberlakukan Panduan Kerja Pusat Penjaminan Mutu (P2M) yang berisikan Prosedur dan Intruksi Kerja pada Pusat Penjaminan Mutu Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian sebagaimana terlampir.

Kedua : Segala kegiatan yang dilaksanakan pada Sekolah Tiggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian mengacu kepada Prosedur dan Intruksi Kerja Pusat Penjaminan Mutu Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

DITETAPKAN DI : MUARA BULIAN PADA TANGGAL : 2 AGUSTUS 2016 Ketua, Zulqarnain, S.Ag., M.Hum., Ph.D

Tembusan Yth. 1. Koordinator Perguruan Tinggi Islam Swasta Wilayah XIII Jambi di Jambi; 2. Ketua Yayasan Pendidikan Islam Batanghari di Muara Bulian; 3. Arsip


PUSAT PENJAMINAN MUTU

PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU

No. Revisi Tanggal Hal.

1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam penerimaan mahasiswa baru Sekolah Tinggi Agama

Islam (STAI) Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini diterapkan pada kegiatan penerimaan mahasiswa baru Sekolah

Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian, mulai dari pendaftaran sampai

dengan pengumuman penerimaan.

3. Definisi

Penerimaan mahasiswa baru jalur undangan adalah jalur penerimaan

mahasiswa baru yang dilakukan STAI Muara Bulian menggunakan sistem

penelusuran prestasi sekolah dan prestasi akademik siswa baik dalam bentuk

rapor maupun portofolio akademik yang lain.

Penerimaan mahasiswa baru jalur undangan adalah jalur penerimaan

mahasiswa baru yang ditetapkan berdasarkan hasil Ujian Tertulis atau

kombinasi hasil Ujian Tertulis dan Ujian Keterampilan yang dilaksanakan secara

sekolah yang bersangkutan.

Penerimaan mahasiswa baru jalur bidik misi adalah jalur penerimaan mahasiswa

baru dengan program bantuan biaya pendidikan yang diberikan Pemerintah

melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan mulai tahun 2010 kepada mahasiswa yang

memiliki potensi akademik memadai dan kurang mampu secara ekonomi.

Seleksi mandiri adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui seleksi

berbasis prestasi akademik maupun non akademik ujian tulis dan lisan untuk

yang diselenggarakan oleh Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

4. Tanggung Jawab Ketua bertanggungjawab atas seluruh proses penerimaan mahasiswa baru di

tingkat Institusi. Panitia seleksi mahasiswa baru bertanggungjawab atas proses

seleksi mulai dari pendaftaran sampai dengan pengumuman mahasiswa yang

dinyatakan diterima.

Mulai

PANITIA PENERIMAAN

MAHASISWA BARU

Selesai

Mengumumkan hasil seleksi penerimaan

mahasiswa baru

4

Surat pengumuman 4)

Daftar hadir peserta 3)

Surat tugas kepada 2) petugas teknis di

lapangan

Kartu Peserta

1)

KETERANGAN

REKAMAN/DOKUMEN

AKTIVITAS

5. Rincian Prosedur

Calon Mahasiswa

1

Membayar biaya pendaftaran melalui

bank yang ditunjuk

Mendaftar online melalui website yang

telah disediakan

PANITIA PENERIMAAN

MAHASISWA BARU 2

Membuat jadwal ujian beserta lokasi/

seleksi portofolio

Menunjuk petugas teknis di lapangan

Calon Mahasiswa 3

Mengikuti seleksi (ujian tulis/ dan lisan)



PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU


1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam registrasi mahasiswa baru di Sekolah Tinggi Agama


2. Ruang Lingkup Prosedur ini diterapkan pada kegiatan registrasi mahasiswa baru Sekolah Tinggi

Agama Islam (STAI) Muara Bulian, mulai dari pembayaran sampai dengan

pengesahan kartu rencana studi (KRS) oleh dosen penasehat akademik

3. Definisi Mahasiswa baru adalah mahasiswa yang dinyatakan diterima setelah mengikuti

seleksi mahasiswa baru dari berbagai jalur seleksi yang diselenggarakan oleh

Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

Bank adalah bank yang ditunjuk untuk melayani dan memverifiksasi pembayaran

uang kuliah mahasiswa baru.

Kabag AUAK adalah bagian yang melayani registrasi mahasiswa baru

Penasehat akademik adalah dosen yang ditunjuk menjadi wali mahasiswa dan

berwenang mengesahkan KRS

Admin Prodi adalah tenaga kependidikan yang bertugas mengarsipkan KRS.

KRS adalah kartu rencana studi selama satu semester yang akan ditempuh

mahasiswa, berisi mata kuliah yang diambil berdasarkan mata kuliah yang

ditawarkan.

4. Tanggung Jawab Mahasiswa baru bertanggungjawab untuk membayar biaya kuliah dan mengisi

KRS.

Kabag AUAK bertanggungjawab secara teknis pelaksanaan registrasi

mahasiswa baru.

Dosen penasehat akademik bertanggung jawab memberi nasehat, bimbingan,

dan mengarahkan mahasiswa dalam merencanakan studi satu semester yang

akan datang dan memberikan pengesahan KRS.

Kabag AUAK bertanggungjawab mengesahkan dan mengaktifkan KTM

Admin Prodi bertanggungjawab untuk memverifikasikan KRS yang telah disetujui

PA dan mengarsipkan KRS

5. Rincian Prosedur

Aktivitas Rekaman/Dokumen Keterangan

Mahasiswa 1

a. Membayar biaya kuliah pada

Bank No Rekening Yayasan

b. Memperbaharui data secara

online

c. Meminta Persetujuan KRS

kepada Penasehat Akademik

d. Mengisi KRS secara online

e. Meminta KTM yang telah di

sahkan

Kabag AUAK 2

a. Memverifikasi pembayaran biaya

kuliah mahasiswa

b. Menyediakan formulir KRS

manual untuk mahasiswa

Dosen PA 3

Menyetujui KRS Mahasiswa Secara Online dan Manual

Admin Prodi 4

a. Mengarsipkan KRS Manual

Mahasiswa

b. Memeriksan KRS online

mahasiswa via siakad

Mulai

Slip Pembayaran Biaya Kuliah

Formulir KRS

Formulir KRS

Formulir KRS

Selesai



PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA LAMA


1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam registrasi mahasiswa lama di Sekolah Tinggi Agama


2. Ruang Lingkup Prosedur ini diterapkan pada kegiatan registrasi mahasiswa lama Sekolah Tinggi

Agama Islam (STAI) Muara Bulian, mulai dari pembayaran sampai dengan

pengesahan kartu rencana studi (KRS) oleh dosen penasehat akademik

3. Definisi Mahasiswa lama adalah mahasiswa yang aktif yang telah melakukan

pembayaran biaya kuliah pada Bank dengan nomor rekening Yayasan dan telah

registrasi di Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

Bank adalah bank dengan nomor rekening Yayasan Pendidikan Islam

Batanghari yang ditunjuk untuk melayani dan memverifiksasi pembayaran uang

kuliah mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muar Bulian.

Kabag AUAK adalah bagian yang melayani registrasi mahasiswa lama.

Penasehat akademik adalah dosen yang ditunjuk menjadi wali mahasiswa dan

berwenang mengesahkan KRS

Admin Prodi adalah tenaga kependidikan yang bertugas mengarsipkan KRS.

KRS adalah kartu rencana studi selama satu semester yang akan ditempuh

mahasiswa, berisi mata kuliah yang diambil berdasarkan mata kuliah yang

ditawarkan.

4. Tanggung Jawab Mahasiswa baru bertanggungjawab untuk membayar biaya kuliah dan mengisi

KRS.

Kabag AUAK bertanggungjawab secara teknis pelaksanaan registrasi

mahasiswa baru.

Dosen penasehat akademik bertanggung jawab memberi nasehat, bimbingan,

dan mengarahkan mahasiswa dalam merencanakan studi satu semester yang

akan datang dan memberikan pengesahan KRS.

Admin Prodi bertanggungjawab untuk memverifikasikan KRS yang telah disetujui

PA dan mengarsipkan KRS

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Membayar biaya kuliah pada

Bank No Rekening Yayasan

b. Memperbaharui data secara

online

c. Meminta Persetujuan KRS

kepada Penasehat Akademik

d. Mengisi KRS secara online

Kabag AUAK 2

a. Memverifikasi pembayaran biaya

kuliah mahasiswa

b. Menyediakan formulir KRS

manual untuk mahasiswa

Dosen PA 3

Menyetujui KRS Mahasiswa Secara Online dan Manual

Admin Prodi 4

a. Mengarsipkan KRS Manual

Mahasiswa

b. Memeriksan KRS online

mahasiswa via siakad

Mulai

Slip Pembayaran Biaya Kuliah

Formulir KRS

Formulir KRS

Formulir KRS

Selesai



PROSEDUR PENYUSUNAN JADWAL KULIAH


1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam penyusunan jadwal kuliah di lingkungan Sekolah

Tinggi Agama Islam Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini diterapkan pada kegiatan penyusunan jadwal kuliah di lingkungan

Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian.

3. Definisi Jadwal kuliah adalah jadwal pelaksanaan perkuliahan yang berisi hari, jam,

nama mata kuliah, dosen pengampu, dan ruang dengan mempertimbangkan

class size.

Prodi adalah bagian yang bertanggung jawab menyusun jadwal kuliah

Kabag AUAK adalah bagian yang bertanggung jawab mendistribusikan dan

mengkoordinasikan jadwal kuliah kepada dosen dan mahasiswa

Wakil Ketua I adalah pejabat yang mengkoordinasikan penyusunan jadwal

kuliah antara Kabag AUAK dengan Prodi.

4. Tanggung Jawab Ketua Prodi bertanggungjawab membagi tugas dosen pengampu mata kuliah

sebelum perkuliahan semester dimulai.

Kabag AUAK bertanggungjawab mendistribusikan dan mengarsipkannya

jadwal,

Wakil Ketua I bertanggungjawab atas memeriksa, menselaraskan dan

menetapkan susunan jadwal kuliah dalam satu semester.

5. Rincian Prosedur


Prodi 1

a. Membagi tugas dosen pengampu

mata kuliah dalam satu semester

b. Menyusun draf jadwal kuliah

c. Mensosialisasikan jadwal kuliah

kepada dosen pengampu mata

kuliah

Kabag AUAK 2

a. Mengajukan draf jadwal kuliah

kepada wakil ketua I dan ketua

b. Mendistribusikan jadwal kuliah

kepada dosen

c. Mengarsipkan jadwal kuliah dan

menggunggahnya ke SIAKAD

Wakil Ketua I 3

a. Mengkoordinasikan pembuatan

jadwal kuliah dengan ketua Prodi

b. Melakukan finalisasi jadwal kuliah

Pembaian tugas pengampu mata kuliah mempertimbangkan beban sks dosen tetap dan dosen tidak tetap

Mulai

Daftar Nama Dosen

Jadwal Kuliah

Jadwal Kuliah

Selesai



PROSEDUR PELAKSANAAN KBM


1. Tujuan Sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan pembelajaran di Sekolah Tinggi

Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku pada kegiatan pembelajaran mulai dari persiapan ruangan

belajar sampai dengan evaluasi kegiatan pembelajaran.

3. Definisi Pembelajaran merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh dosen pada

mahasiswa mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi pembelajaran.

4. Pananggung Jawab

Wakil Ketua I bertanggungjawab dalam memastikan pelaksanaan Kegiatan

Belajar Mengajar di Program Studi;

Kabag AUAK bertanggungjawab memeriksa kelengkapan KBM dan

mempersiapkan Ruang Kuliah dan kelengkapannya;

Admin Prodi bertanggungjawab mempersipakan kelengkapan KBM dan

mengarsipkannya

Kapordi bertanggungjawab memastikan pelaksanaan KBM dan

mengevaluasinya;

Dosen pengampu mata kuliah bertanggungjawab melaksanakan perkuliahan

dalam satu semester;

Pusat penjaminan mutu bertanggungjawab melakukan evaluasi pelaksanaan

KBM dalam satu semester.

5. Rincian Prosedur


Wakil Ketua I 1

a. Mengkoordinasikan persiapan

KBM

b. Memeriksa laporan evaluasi KBM

dari Pusat Penjaminan Mutu

Kabag AUAK 2

a. Menyiapkan Kelemkapan KBM

b. Memeriksa kelengkapan KBM

dalam SIAKAD

c. Menyiapkan kelengkapan dan

ruang kuliah

Prodi 3

a. Mengkoordinasikan KBM dengan

dosen pengampu mata kuliah

b. Memeriksa kelengkapan KBM

c. Memvalidasi soal/tugas kuliah dari

dosen

d. Memonitor pelaksanaan KBM

melalui laporan evalusi KBM dari

Pusat Penjaminan Mutu

Dosen Pengampu 4

a. Mempersiapkan RPS per mata

kuliah

b. Mengisi presensi kehadiran dosen

secara online dan manual

c. Memeriksa kehadiran dosen dan

merekapnya

d. Memberikan nilai dan

mengunggahnya kepada SIAKAD

Penjaminan Mutu 5

a. Melakukan evaluasi KBM awal

semester

b. Melakukan evaluasi KBM akhir

semester

Pembaian tugas pengampu mata kuliah mempertimbangkan beban sks dosen tetap dan dosen tidak tetap

Mulai

1) Presensi dosen dan mahasiswa

2) Jadwal dan ruang kuliah

5) Presensi dosen dan mahasiswa

6) Jadwal dan ruang kuliah

1) RPS Mata Kuliah 2) Presensi dosen dan

mahasiswa 3) Soal UTS dan UAS 4) Daftar nilai

mahasiswa

Instrumen evaluasi KBM

c. Melaporkan evaluasi KBM kepada

Wakil Ketua I di tembuskan

kepada ketua prodi.

Selesai



PROSEDUR PENYUSUNAN JADWAL UJIAN SEMESTER


1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam membuat jadwal ujian semester di lingkungan Sekolah

Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dari mulai pengusulan draft jadwal ujian oleh Kabag AUAK

sampai dengan pengesahan jadual ujian semester oleh Wakil Ketua I

3. Definisi

Ujian semester adalah suatu aktifitas evaluasi dalam pembelajaran setelah

mahasiswa mengikuti proses perkuliahan selama satu semester.

Jadwal ujian semster adalah suatu rencana yang berisi pengaturan waktu tentang

pelaksanaan ujian dari setiap mata kuliah dalam satu semester.

Kabag AUAK adalah petugas yang memfasilitasi jadwal ujian semester

Kaprodi adalah pengelola Prodi yang menyusun jadwal ujian dan menyerahkan ke

Kabag AUAK

Wakil Ketua I adalah pejabat fakultas yang mengesahkan jadwal ujian akhir

semester

4. Tanggung Jawab

Wakil Ketua I bertanggungjawab mengesahkan Jadwal Ujian Tengah dan Akhir

Semester;

Kabag AUAK bertanggungjawab mendistribusikan Jadwal yang telah disahkan

kepada Dosen;

Kaprodi bertanggungjawab menyusun draft Jadwal Ujian Tengah dan Akhir

Semester;

5. Rincian Prosedur


Wakil Ketua I 1

a. Berkoordinasi dengan Kabag

AUAK dan Kaprodi terkait dengan

pelaksanaan UTS dan UAS

b. Mengesahkan jadwal UTS dan

UAS

Kabag AUAK 2

a. Menyiapkan perlengkapan UTS

dan UAS

b. Mendestribusikan jadwal UTS

dan UAS ke dosen

Prodi 3

a. Menyusun draf jadwal UTS dan

UAS

b. Mengkoordinasikan pelaksanaan

UTS dan UAS dengan Dosen dan

pengawas

Admin Prodi 4

Mengarsipkan jadwal UTS dan UAS

Mulai

Draf Jadwal Ujian

Selesai

Jadwal Ujian



PROSEDUR PENYERAHAN NILAI MAHASISWA


1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam menerbitkan nilai mata kuliah yang diampu oleh dosen.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini digunakan dalam penerbitan nilai mata kuliah dari mulai ditulis oleh

dosen sampai pengarsipan nilai.

3. Definisi

Nilai merupakan status atau simbol capaian pembelajaran mahasiswa pada suatu

program pembelajaran atau mata kuliah.

SIAKAD adalah sistem pengelolaan akademik melalui web yang mengolah nilai,

presensi/daftar hadir dan perwalian mahasiswa.

Dosen adalah pendidik di perguruan tinggi yang melakukan proses dan evaluasi

pembelajaran.

Kabag AUAK adalah petugas yang melakukan pengarsipan nilai

Prodi adalah pengelola yang memonitor penyerahan nilai oleh dosen ke Kabag

AUAK

4. Tanggung Jawab

Dosen Pengampu Mata kuliah bertanggung jawab dalam menulis nilai manual dan

mengunggahnya ke Sistem Siakad STAI Muara Bulian;

Program Studi bertanggungjawab memonitor pengunggahan nilai oleh Dosen

pengampu mata kuliah dan menvalidasi melalui Siakad STAI Muara Bulian;

Kabag AUAK bertanggung jawab mengarsipkan nilai manual dari Dosen

pengampu mata kuliah yang telah divalidasi oleh Kaprodi.

5. Rincian Prosedur


Dosen 1

a. Memasukkan nilai mahasiswa

pada formulir nilai

b. Mengunggah formulir nilai yang

terisi dalam bentuk pdf secara

online ke sistem SIAKAD

Prodi 2

a. Memonitor penyerahan dan

pengunggahan nilai secara online

oleh dosen kedalam sistem

SIAKAD

b. Memferifikasi daftar nilai mata

kuliah yang telah di unggah oleh

dosen

Kabag AUAK 3

a. Mengunduh daftar nilai dari

SIAKAD

b. Mengarsifkan daftar nilai mata

kuliah per prodi

Mulai

1) Draf Jadwal Ujian

2) Formulir Nilai

3) Presensi Kuliah

Selesai

1) Daftar Nilai Ujian

2) Arsip Nilai Ujian



PROSEDUR PENGAJUAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH


1. Tujuan

Sebagai panduan dalam proses memperoleh surat keterangan masih kuliah bagi

mahasiswa di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dalam proses pembuatan surat keterangan masih kuliah bagi

mahasiswa di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

3. Definisi

Surat keterangan masih kuliah adalah surat yang menyatakan bahwa seorang

mahasiswa masih menempuh pendidikan tinggi yang biasanya digunakan untuk

mendapatkan tunjangan anak pada gaji orang tua, pengurusan beasiswa, BPJS

dan keperluan mahasiswa yang lain.

4. Tanggung Jawab

Mahasiswa bertanggungjawab mengisi formulir pengajuan surat keterangan masih

kuliah dan melengkapi persyaratan yang diperlukan sebagai dasar memperoleh

surat keterangan masih kuliah.

Kabag AUAK bertanggungjawab memeriksa status mahasiswa dan membuat draft

surat keterangan masih kuliah.

Wakil Ketua III bertanggungjawab mengesahkan penerbitan surat keterangan

masih kuliah.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

Mengisi Formulir Permohonan Surat Keterangan Aktif Kuliah

Kabag AUAK 2

a. Memeriksa status dan keperluan

surat keterangan aktif kuliah yang

diajukan

b. Membuat draf surat keterngan

aktif kuliah

c. Mengarsifkan surat keterangan

aktif kuliah

Wakil Ketua III 3

Mengesahkan surat keterangan aktif kuliah

Mulai

Formulir surat

keterangan aktif

kuliah

Selesai

Draf surt keterangan

aktif kuliah



PROSEDUR PEMBUATAN SK PEMBIMBING TUGAS AKHIR


1. Tujuan

Sebagai pedoman dalam mengeluarkan surat keputusan tentang dosen

pembimbing Tugas Akhir mahasiswa Sekolah Tinggi Agama Isam (STAI) Muara

Bulian

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini diterapkan pada kegiatan atau aktifitas prodi pada Sekolah Tinggi

Agama Isam (STAI) Muara Bulian dalam memproses surat keputusan dosen

pembimbing Tugas Akhir mulai dari pengajuan sampai dengan penerimaan surat

keputusan/SK.

3. Definisi

Surat keputusan dosen pembimbing tugas akhir adalah surat keputusan yang

dikeluarkan oleh ketua yang berisi tentang penugasan pada dosen untuk

melaksanakan tugas pembimbingan pada mahasiswa untuk menyelesaikan tugas

akhir mahasiswa.

Tugas akhir yaitu tugas yang harus diselesaikan oleh mahasiswa dalam rangka

menyelesaikan studi berupa penulisan skripsi.

4. Tanggung Jawab

Wakil ketua I bertanggung jawab atas seluruh proses pengeluaran/ penunjukan

dosen pembimbing tugas akhir .

Prodi bertanggungjawab untuk menyusun usulan dosen pembimbing tugas akhir

setiap akhir bulan

Kabag AUAK bertangungjawab untuk memproses secara administratif SK dosen

pembimbing tugas akhir

Dosen bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas pembimbingan tugas akhir

sesuai dengan surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua

5. Rincian Prosedur


Kaprodi 1

a. Menetapkan dosen pembimbing

tugas akhir mahasiswa yang

mengajukan

b. Mengusulkan SK dosen

pembimbing tugas akhir

KABAG AUAK 2

a. Merekap usulan SK pembimbing

tugas akhir mahasiswa dari prodi

b. Menetapkan nomor SK

c. Menyusun draf SK

d. Mengarsifkan SK yang telah di

sahkan

Wakil Ketua I 3

Memeriksa dan mengesahkan SK pembimbing tugas akhir yang diusulkan oleh kaprodi

Dosen Pembimbing

4

Mahasiswa 5

Menerima SK pembimbing tugas akhir

Menerima SK dosen pembimbing tugas akhir

Mulai

Surat permohonan

SK pembimbing

tugas akhir

Selesai

SK pembimbing tugas

akhir

Draf SK

pembimbing tugas

akhir



PROSEDUR PENGAJUAN PROPOAL TUGAS AKHIR


1. Tujuan

Tugas Sebagai pedoman dalam mengajukan proposal tugas akhir di Sekolah

Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini diterapkan pada kegiatan atau aktifitas mahasiswa Sekolah Tinggi

Agama Islam (STAI) Muara Bulian dalam menyusun proposal tugas akhir.

3. Definisi

Proposal tugas akhir adalah sebuah konsep tertulis tentang rencana penyusunan

tugas akhir.

Panduan penulisan proposal tugas akhir adalah aturan atau kaidah tugas akhir

yang diatur secara khusus.

4. Tanggung Jawab

Mahasiswa bertanggungjawab menyusun proposal tugas akhir sesuai dengan

panduan penulisan tugas akhir untuk diajukan pada prodi.

Kaprodi bertanggungjawab menilai dan menyetujui Usulan Proposal tugas akhir

yang diajukan Mahasiswa; dan menetapkan Dosen Pembimbing tugas akhir

Dosen Pembimbing tugas akhir bertanggungjawab membimbing proyek tugas

akhir Mahasiswa yang telah disetujui oleh Kaprodi.

Admin Prodi bertanggungjawab mengarsipkan Proposal tugas akhir Mahasiswa,

Surat Persetujuan dan Surat Penetapan Dosen Pembimbing tugas akhir.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Mengajukan judul proposal tugas

akhir

b. Mendapatkan dosen pembimbing

tugas akhir

c. Menyusun dan mengajukan draf

proposal tugas akhir kepada prodi

Kaprodi 2

a. Menilai dan meyetujui proposal

tugas akhir yang diajukan oleh

mahasiswa

b. Meminta persetujuan dosen untuk

memimbing tugas akhir

mahasiswa

c. Menetapkan pembimbing tugas

akhir mahasiswa

Dosen Pembimbing 3

Menyetujui atau tidak menjadi dosen pembimbing tugas akhir mahasiswa

Admin Prodi 4

Mengarsifkan proposal tugas akhir mahasiswa Mengarsipkan surat persetujuan dan penetapan dosen pembimbing tugas akhir mahasiswa

Mulai

Formulir proposal tugas

akhir

Selesai

3) Dokumen persetujuan

dosen pembimbing

tugas akhir

4) Surat penetapan dosen

pembimbing tugas

akhir

1) Dokumen persetujuan

dosen pembimbing

tugas akhir mahasiswa

2) Surat penetapan dosen

pembimbing tugas

akhir



PROSEDUR IZIN PENELITIAN/RISET


1. Tujuan

Sebagai pedoman mahasiswa yang akan menyelesaikan tugas akhir penelitian

dalam rangka memenuhi persyaratan akademik.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang akan mengajukan penelitian dari mulai

pengajuan proposal sampai mendapatkan ijin penelitian dari Wakil Ketua I.

3. Definisi

Surat Izin Penelitian merupakan surat persetujuan melakukan penelitian dan

kegiatan sejenisnya yang dilakukan oleh mahasiswa untuk memenuhi tugas

kuliahnya.

4. Penanggung Jawab

Mahasiswa bertanggungjawab mengisi formulir pengajuan surat izin penelitian

dengan dilengkapi proposal penelitiannya.

Dosen Pembimbing bertanggungjawab memeriksa dan menyetujui pengajuan

surat izin penelitian dari Mahasiswa

Kaprodi bertanggungjawab memeriksa dan menyetujui pengajuan surat izin

penelitian dari mahasiswa

Kabag AUAK bertanggungjawab membuat draft surat izin penelitian mahasiswa

dan mengarsipkannya.

Wakil Ketua I bertanggungjawab mengesahkan surat izin penelitian mahasiswa.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Mengisi formulir pengajuan izin

penelitian

b. Meminta pengesahan dari dosen

pembimbing

c. Meminta persetujuan Kaprodi

d. Mengajukan surat izin riset

penelitian ke kabag AUAK

Dosen Pembimbing 2

Memeriksa dan menyetujui pengajuan izin penelitian mahasiswa

Kaprodi 3

Memeriksan dan menyetujui pengajuan izin peneltian mahasiswa

Kabag AUAK 4

a. Membuat draf surat izin penelitian

b. Meminta pengesahan kepada

Dinas terkat

c. Mengarsipkan surat ijin penelian

Wakil Ketua I 4

a. Membuat draf surat izin penelitian

b. Meminta pengesahan kepada

Dinas terkat

c. Mengarsipkan surat ijin penelian

Mulai

1) Proposal Penelitian

2) Formulir usulan ijin

peneltian

Selesai

Surat Ijin Penelitian

Draf surat ijin penelitian



PROSEDUR PENDAFTARAN UJIAN TUGAS AKHIR


1. Tujuan

Menyediakan panduan mengenai tatacara cara yang harus dilakukan mahasiswa

dalam mendaftarkan ujian tugas akhir di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam

Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pendaftaran ujian tugas akhir dalam rangka

evaluasi akhir terhadap hasil pembelajaran di lingkungan Sekolah Tinggi Agama

Islam Muara Bulian.

3. Definisi

Tugas Akhir Skripsi maupun tesis merupakan karya ilmiah mahasiswa sebagai

prasyarat dalam menyelesaikan studi

Tugas Akhir Bukan Skripsi merupakan penugasan ilmiah terstruktur sebagai

pengganti Tugas Akhir sebagai prasyarat untuk menyelesaikan studi

4. Tanggung Jawab

Mahasiswa bertanggungjawab mengisi formulir pendaftaran Ujian tugas akhir

dan melengkapi persyaratannya

Dosen Pembimbing bertanggungjawab memeriksa naskah tugas akhir dan

menyetujui Ujiannya

Kaprodi bertanggungjawab menetapkan Dosen Penguji dan hari/tanggal

pelaksanaan Ujian tugas akhir

Kabag AUAK bertanggungjawab menyusun SK, mempersiapkan berkas Ujian

tugas akhir dan mendistribusikannya.

Wakil Ketua I bertanggungjawab mengesahkan SK \ Dosen Penguji dan

pelaksanaan Ujian tugas akhir.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Meminta persetujuan ujian tugas

akhir dari dosen pembimbing

b. Mengisi formulir ujian tugas akhir

c. Melengkapi persyaratan ujian

tugas akhir

Dosen Pembimbing 2

Memeriksa dan menyetujui pengajuan ujian tugas akhir mahasiswa

Kaprodi 3

a. Memeriksan persyaratan ujian

tugas akhir

b. Menetapkan tim penguji tugas

akhir mahasiswa

c. Menetapkan hari tanggal

pelaksanaan ujian tugas akhir

mahasiswa

Kabag AUAK 4

a. Membuat draf SK tim penguji

ujian tugas akhir mahasiswa

b. Menyiapkan berkas ujian tugas

akhir mahasiswa

c. Membuat dan mendestribusikan

undangan ujian tugas akhir

mahasiswa

Wakil Ketua I 5

mengesahkan SK tim penguji tugas akhir

Mulai

Formulir pendaftaran tugas

akhir mahasiswa

Selesai

SK tim peguji tugas akhir

Draf SK Tim Penguji

Berita Acara

Surat Persetujuan Ujian

Tugas Akhir

Formulir penetapan tim

penguji



PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN TUGAS AKHIR


1. Tujuan

Sebagai panduan dalam melaksanakan tugas akhir mahasiswa pada di

lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dalam kegiatan melaksanakan ujian tugas akhir mahasiswa

dalam rangka evaluasi akhir terhadap hasil pembelajaran pada tiap prodi di

lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

3. Definisi

Tugas Akhir Skripsi merupakan karya ilmiah mahasiswa sebagai prasyarat untuk

menyelesaikan studi

Tugas Akhir Bukan Skripsi atau tesis merupakan penugasan ilmiah terstruktur

sebagai pengganti tugas akhir

Ujian tugas akhir adalah ujian oral dimana mahasiswa mempresentasikan dan

mempertahankan hasil kerjanya dihadapan tim Dosen Penguji.

4. Tanggung Jawab

Kabag AUAK bertanggungjawab mempersiapkan berkas administratif ujian tugas

akhir mahasiswa dan mengarsipkannya dan bertanggungjawab mempersiapkan

ruang ujian tugas akhir dan kelengkapannya;

Dewan tim Penguji bertanggungjawab melaksanakan Ujian tugas akhir

mahasiswa dan menetapkan hasilnya

Mahasiswa bertanggung jawab untuk menghadiri dan mempertahankan

tugas akhirnya dalam ujian.

5. Rincian Prosedur


Kabag AUAK 1

a. Mempersiapkan buku notolen dan

berita acara ujian tugas akhir

mahasiswa

b. Mempersiapkan ruangan ujian

c. Mengarsipkan

Tim Penguji 2

a. Menghadiri ujian tugas akhir

b. Mengisi berita acara tugas akhir

c. Merekap hasil ujian tugas akhir

Mahasiswa 3

a. Menghadiri ujian tugas akhir

b. Mempresentasekan tugas akhir

dan mempertahankannya

c. Mengerjakan rekomendasi

perbaikan dari tim penguji

Mulai

Berita Acara

Selesai

Berita Acara



PROSEDUR PENDAFTARAN UJIAN YUDISIUM


1. Tujuan

Sebagai kerangka acuan bagi mahasiswa yang akan mendaftarkan yudisium

sebagai salah satu persyaratan akademik yang harus ditempuh setelah

menyelesaikan perkuliahan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi mahasiswa yang akan melaksanakan yudisium mulai

dari pendaftaran sampai dengan menerima SK.

3. Definisi

Yudisium adalah pengumuman kelulusan mahasiswa yang telah menyelesaikan

suatu kebulatan beban studi.

4. Pananggung Jawab

Mahasiswa bertanggungjawab dalam melengkapi seluruh persyaratan yudisium.

Kabag AUAK bertanggungjawab dalam pembuatan sampai penandatanganan

SK Yudisium oleh ketua, mengarsipkan, dan menyelenggarakan Yudisium

Wakil ketua 1 bertanggungjawab memberikan pengesahan SK Yudisium.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Mendaftar secara online melalui

SIAKAD

b. Menyertakan syarat-syarat yang

diperlukan

c. Meminta persetujuan kepada PA

dan prodi untuk mengikuti

yudisium

Kabag AUAK 2

a. Memeriksa kelengkapan

pernyaratan

b. Membuat draf SK yudisium

c. Mendestribusikan kepada pihak

terkait

d. Mengarsipkan SK yudisium

Wakil Ketua I 3

a. Mmengesahkan SK yudisium

b. Menyerahkan SK pada saat

pelaksanaan yudisium

Mulai

Formulir pendaftaran

yudisium

Selesai

Draf SK yudisium

SK yudisium



PROSEDUR PENGAJUAN LEGALISIR IJAZAH


1. Tujuan

Sebagai panduan dalam proses layanan legalisasi ijazah bagi alumni.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dalam kegiatan layanan legalisasi ijazah di lingkungan STAI

Muara Bulian

3. Definisi

Legalisasi ijazah merupakan pengesahan ijazah alumni yang diberikan oleh

ketua.

4. Tanggung Jawab

Alumni bertanggungjawab mengisi formulir pengajuan legalisasi Ijazah dan

memenuhi kelengkapannya.

Kabag AUAK bertanggungjawab memverifikasi keaslian Ijzah dan

mempersiapkan legalisasi Ijazah.

Ketua bertanggungjawab mengesahkan legalisasi Ijazah.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Mengisi formulir legelisir ijazah

b. Menunjukkan ijazah asli

c. Membayar biaya administrasi

legelisir ijazah

Kabag AUAK 2

a. Memverikasi keaslian ijazah

b. Mempersiapkan legalisasi ijazah

c. Mengarsipkan pengajuan

legalisasi ijazah alumni

Ketua 3

Mengesakan legalisasi ijazah

Mulai

Formulir legalisasi ijazah

Selesai

Data rekaf pembayaran

legalisasi ijazah



PROSEDUR PENGAJUAN CUTI KULIAH


1. Tujuan

Sebagai pedoman bagi mahasiswa untuk memperoleh surat permohonan cuti kuliah.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara

Bulian bagi mahasiswa yang mengajukan surat permohonan cuti kuliah.

3. Definisi

Surat keterangan cuti kuliah adalah surat keterangan yang diberikan kepada

mahasiswa untuk tidak aktif pada semua kegiatan akademik pada semester

tertentu dan disahkan oleh Ketua

4. Tanggung Jawab

Mahasiswa mengisi formulir yang disediakan di Kabag AUAK.

Ketua Prodi memberikan rekomendasi cuti.

Wakil Ketua mengesahkan dan menerbitkan surat keterangan cuti bagi

mahasiswa.

5. Rincian Prosedur


Mahasiswa 1

a. Memberitahu rencana cuti kepada

dosen PA

b. Meminta persetujuan cuti kuliah

kepada ketua prodi

c. Mengisi formulir cuti kuliah

Dosen PA 2

Mengetahui rencana cuti kuliah mahasiswa

Kabag AUAK 3

a. Memeriksa pengajuan cuti kuliah

mahasiswa

b. Membuat draf cuti kuliah

c. Mengarsipkan surat cuti kuliah

Wakil Ketua 2

Mengesahkan Surat Cuti Kuliah Mahasiswa

Mulai

Formulir legalisasi ijazah

Selesai

Data rekaf pembayaran

legalisasi ijazah



PROSEDUR PENGAJUAN PENELITIAN DOSEN


1. Tujuan

Menyediakan pedoman bagi dosen dalam mengajukan Hibah Penelitian di


2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk pengajuan hibah penelitian bagi dosen di lingkungan


3. Definisi

Hibah Penelitian merupakan kompetisi untuk mendapatkan dana penelitian yang

diselenggarakan oleh fakult Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian

SIMP3M adalah system online pengajuan usulan hibah penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat yang dikelola secara integral oleh P3M

4. Tanggung Jawab

Dosen pengusul bertanggungjawab dalam menyusun proposal dan

mengunggahnya ke SIMPPM Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian.

Ketua Prodi bertanggungjawab mengetahui usulan hibah penelitian yang

diajukan oleh dosen di prodinya.

Kabag AUAK bertanggungjawab dalam merekap dan mendistribusikan proposal

hibah penelitian dosen melalui SIMPPM Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI)

Muara Bulian kepada Tim Reviewer dan mengarsipkannya.

Tim Reviewer Penelitian bertanggungjawab mengkaji dan menilai proposal hibah

penelitiKetua I bertanggungjawab menetapkan proposal hibah penelitian dosen

yang disetujui untuk didanai.

Ketua bertaanggungjawab mengesahkan SK Penelitian dosen dan kontrak

kerjanya.

5. Rincian Prosedur


Dosen Pengusul 1

a. Menyusun proposal hibab

penelitian

b. Memberitahukan proposal hibah

penelitian kepada ketua Program

Studi

c. Mengunggah proposal hibah

penelitian ke SIMP3M

d. Mencetak dan mengumpulkan

proposal hibah ke Kabag AUAK

Kaprodi 2

Mengetahui pengajuan proposal hibah penelitian dosen

Kabag AUAK 3

d. Merekap pengajuan proposal

hibah dai SIMP3M dan manual

e. Mendestribusikan proposal hibah

ke tim reviewer

f. Mempersiapkan draf SK dan

kontrak penelitian

g. Mempersiapkan proposal

penelitian, hasil penelitian tim

reviewer, SK dan kontrak

penelitian

Tim Reviewer 2

Menilai proposal hibah penelitian melalui SIMP3M atau manual

Wakil Ketua I 2

Menerima hasil penilaian ti reviewer Menetapkan proposal hibah penelitian dosen untuk mendpatkan bantuan dana hibah penelitian

Ketua 2

Mulai

Proposal Penelitian

Lembar Pengesahan

Rekafitulasi proposal

Draf SK

Draf Kontrak penelitian

Instrumen Penilaian Online

Surat Penetapan Proposal

yang diterima

SK Penelitian

Kontrak Penelitian

Mengesahkan SK dan kontrak penelitian

Selesai



PROSEDUR PENGAJUAN IJIN TUGAS BELAJAR DOSEN


1. Tujuan

Sebagai pedoman dosen yang akan bertugas melanjutkan studi ke jenjang S-3

baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi dosen yang akan mengajukan surat ijin atau tugas

belajar mulai pengajuan permohonan ijin/tugas belajar sampai mendapatkan

surat ijin/tugas belajar dari Ketua.

3. DEFINISI

Tugas belajar adalah mengikuti sekolah formal untuk melanjutkan ke jenjang

yang lebih tinggi dengan biaya ditanggung oleh Yayasan.

Ijin belajar adalah mengikuti sekolah formal untuk melanjutkan ke jenjang yang

lebih tinggi dengan biaya sendiri dilakukan di luar jam sekolah yang tidak

mengganggu tugas pekerjaan sehari-hari.

4. Penanggung Jawab

Dosen bertanggung jawab dalam pembuatan permohonan surat tugas untuk di

periksa dan disahkan oleh Kaprodi.

Kabag AUAK bertanggung jawab dalam membuat surat ijin/tugas belajar untuk

diajukan/ditandatangani oleh Ketua sampai dengan pengarsipan.

Wakil Ketua I bertangung jawab menerbitkan surat pengantar ijin/tugas belajar

ke Ketua.

Ketua bertangung jawab untuk menerbitkan surat ijin/tugas belajar bagi dosen.

5. Rincian Prosedur


Dosen 1

a. Membuat surat permohonan surat

ijin/tugas belajar kepada ketua

prodi

b. Menyertakan dokumen yang

diperlukan

Kaprodi 2

Membuat surat pengatar kepada Wakil Ketua I

Kabag AUAK 3

a. Membuat surat pengantar kepada

rektor berdasarkan surat dari

Kaprodi

b. Membuat surat ijin tugas belajar

c. Meminta tanda tangan ketua

d. Mengarsipkan surat tugas ijin

belajar

Ketua 2

Menerbitkan surat ijin/tugas belajar

Mulai

Surat permohonan kepada

ketua prodi

Selesai

Surat Pengantar

Surat tugas/ijin belajar

Surat ijin tugas/belajar



PROSEDUR PENGAJUAN IJIN TUGAS BELAJAR DOSEN


1. Tujuan

Sebagai pedoman peminjaman sarana prasarana akademik oleh Civitas

Akademika Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk peminjaman sarana prasarana akademik di

lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) Muara Bulian dari mulai

pengajuan usulan sampai dengan pengembalian.

3. Definisi

Prasarana Akademik meliputi lahan, bangunan, ruang kelas, ruang dosen, ruang

manajemen akademik, ruang administrasi dan tata usaha, ruang perpustakaan,

ruang laboratorium, ruang sidang, ruang studio, ruang unit produksi, ruang

kantin, tempat berolah raga, pendopo, intalasi daya dan jasa, dan ruang lain

yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan

berkelanjutan.

Sarana Akademik meliputi perabot, peralatan pendidikan, media pendidikan,

buku dan sumber belajar lainnya, serta perlengkapan lainnya yang diperlukan

untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.

4. Penanggung Jawab

Civitas Akademik Peminjam bertanggungjawab mengajukan permohonan

peminjaman/penggunaan sarana prasarana dan mengembalikannya

Wakil Ketua II bertanggungjawab memeriksa dan menyetujui pengajuan

peminjaman/penggunaan sarana prasarana di Sekolah Tinggi Agama Islam

(STAI) Muara Bulian

Kabag AUAK bertanggungjawab mengarsipkan pengajuan dan pesertujuan

penggunaan/peminjaman sarana prasarana dan bertanggungjawab

menyediakan sarana prasarana yang diperlukan.

5. Rincian Prosedur


Civitas Akademika 1

a. Mengajukan permohonan

pinjaman penggunaan pra/sarana

b. Mengembalikan pra/sarana

setelah selesai di gunakan

Wakil Ketua II 2

a. Memeriksa pengajuan

penggunaan peminjaman

pra/sarana

b. Menyetujui atau tidak menyetujui

pengajuan peminjaman

pra/sarana

c. Mendisposisikan persetujuan

penggunaan peminjaman

pra/sarana kepada Kabag AUAK

Kabag AUAK 3

a. Mengarsipkan pengajuan dan

persetujuan penggunaan

peminjaman pra/sarana

b. Meyediakanpra/sarana yang di

pinjam

c. Memeriksa pengembalian

pra/sarana setelah selesai

digunakan

Mulai

Pengajuan peminjaman

penggunaan pra/sarana

Selesai

Disposisi persetujuan

Lembar penggunaan

peminjaman prasarana



INSTRUKSI KERJA PENERIMAAN MAHASISWA BARU


Kegiatan Tahap Tindakan

Calon mahasiswa 1 Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran pada bank

yang telah ditunjuk baik yangmendaptarsecara online pada

website maupun yang mendaptar secara mandiri pada

sekretariat penerimaan mahasiswa baru.

2 Calon mahasiswa jalur online maupun mandiri mengirimkan portofolio untuk diverifikasi berdasarkan pilihan program studi

3 Calon mahasiswa jalur online dan mandiri mengikuti

ujian tulis dan lisan sesuai dengan jadwal yangtelah

ditetapkan

Panitia

penerimaan

mahasiswa baru

1 Membuatkan jadwal Pendaftaran dan jadwal ujian calonmahasiswa baru jalur online dan mandiri

2 Memverifikasi data calon mahasiswa baru melalui

petugas Teknis

3 Melaksanakan ujian tulis dan lisan calon mahasiswa baru jalur online dan mandiri.

4 Mengkoreksi hasil tes tertulis dan lisan calon mahasiswa baru jalur online dan mandiri.

5 Memutuskan calon mahasiswa yang lolos seleksi jalur online dan mandiri

6 Mengumumkan calon mahasiswa yang lolos seleksi jalur online dan mandiri



INSTRUKSI KERJA REGISTRASI MAHASISWA BARU


Pelaku Tahap Tindakan

Mahasiswa baru 1 Mahasiswa (non bidikmisi) membayar biaya

pendidikan/kuliah/ di Bank dengan Nomor

Rekening Yayasan Pendidikan Islam

Batanghari

2 Melakukan pembaharuan data secara online

melalui laman Siakad STAI Muara Bulian

3 Meminta persetujuan Dosen Pembimbing

Akademik tekait pengisian Kartu Rencana

Studi (KRS)

4 Mengisi KRS secara online melalui Siakad

STAI Muara Bulian

5 Meminta KTM yang sudah disahkan kepada

Kabag AUAK

Kabag AUAK 1 Memverifikasi Pembayaran UKT Mahasiswa

2 Memverifikas

i

mahasiswa

pembaharuan data onlie

3 Menyediakan formulir KRS mahasiswa

Dosen Penasehat Akademik 1 Menyetujui KRS mahasiswa secara manual dan

online via Siakad

Admin Prodi 1 Mengarsipkan KRS manual Mahasiswa

2 Memeriksa KRS Online Mahasiswa melalui

Siakad STAI Muara Bulian

http://registrasi.uny.ac.id/



INSTRUKSI KERJA REGISTRASI MAHASISWA LAMA



Mahasiswa baru 1 Mahasiswa (non bidikmisi) membayar biaya

pendidikan/kuliah/ di Bank dengan Nomor

Rekening Yayasan Pendidikan Islam

Batanghari

2 Melakukan pembaharuan data secara online

melalui laman Siakad STAI Muara Bulian


Akademik tekait pengisian Kartu Rencana

Studi (KRS)

4 Mengisi KRS secara online melalui Siakad

STAI Muara Bulian

5 Meminta KTM yang sudah disahkan kepada

Kabag AUAK

Kabag AUAK 1 Memverifikasi Pembayaran kuliah Mahasiswa

2 Memverifikasi pembaharuan data online

mahasiswa

3 Menyediakan formulir KRS mahasiswa

Dosen Penasehat Akademik 1 Menyetujui KRS mahasiswa secara manual dan

online via Siakad

Admin Prodi 1 Mengarsipkan KRS manual Mahasiswa

2 Memeriksa KRS Online Mahasiswa melalui

Siakad STAI Muara Bulian

http://registrasi.uny.ac.id/



INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN JADWAL KULIAH



Ketua dan Sekretaris

Prodi

1 Membagi tugas mengajar Dosen

2 Menyusun draf jadwal perkuliahan

3 Menyerahkan draf jadwal perkuliahan

kepada subag pendidikan

4 Mensosialisasikan hasil akhir jadwal

perkuliahan kepada dosen pengampu mata

kuliah

Kabag AUAK 1 Menyusun dan sinkronisasi jadwal kuliah

2 Mengajukan jawdal perkuliahan kepada Wakil

Ketua I

3 Mendistribusikan jadwal ke Prodi, Dosen,

laman web dan papan pengumuman

4 Mengarsipkan jadwal kuliah

5 Mengunggah jadwal di sistem SIAKAD

Wakil Ketua I 1 Mengkoordinasikan pembuatan jadwal

perkuliahan kepada Ketua dan Sekretaris prodi

2 Bersama Kabag AUAK melakukan

finalisasi jadwal perkuliahan



INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN KBM



WAKIL Ketua I 1 Mengkoordinasikan dan memonitor persiapan

kegiatan pembelajaran yang dikerjakan oleh

Kaprodi dan Kabag AUAK

2 Memeriksa laporan evaluasi KBM dari

Penjaminan Mutu

Kabag AUAK 1 Berkoordinasi dengan Prodi dalam menyiapkan

kelengkapan KBM

2 Memeriksa kelengkapan KBM dalam Siakad

STAI Muara Bulian

3 Mempersiapkan ruang perkuliahan dan

kelengkapannya

Prodi 1 Mempersiapkan kelengkapan KBM

2 Mengunggah kelengkapan KBM ke Siakad

3 Mengarsip seluruh kelengkapan KBM

4 Mengkoordinasikan KBM dengan dosen

pengampu mata kuliah

5 Memvalidasi soal/tugas evaluasi Ujian Tengah

dan Akhir Semester yang disiapkan oleh Dosen

6 Memonitor prosesi KBM yang dilakukan oleh

Dosen Pengampu Mata kuliah melalui laporan

Penjaminan Mutu

Dosen pengampu mata

kuliah

1 Mempersiapkan dan mendiseminasikan

Rencana Perkuliahan Semester untuk mata

kuliah yang diampunya

2 Mengisi presensi kehadiran dan materi

perkuliahan secara Online dan manual

3 Memeriksa kehadiran mahasiswa dan

merekapkanya secara online dan manual

4 Mempersiapkan Ujian Tengah dan Akhir

Semester

5 Memberikan nilai dan mengunggahnya ke

Siakad

Pusat Penjaminan

Mutu

1 Melakukan evaluasi KBM di awal perkuliahan

2 Melakukan evaluasi KBM di akhir perkuliahan

3 Melaporkan hasil evaluasi KBM kepada

kaprodi dan Wakil Ketua I



INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN JADWAL UJIAN SEMESTER



Wakil Ketua I 1 Berkoordinasi dengan Kabag AUAK, Kaprodi dan terkait Ujian Tengah/Akhir Semester

2 Mengesahkan Jadwal Ujian Tengah/Akhir Semester yang telah diperiksa Kaprodi

Kabag AUAK 1 Menyusun jadwal ujian tengah/akhir semester

2 Mendistribusikan Jadwal Ujian kepada Dosen, dan diumumkan melaui Siakad STAI Muara Bulian dan papan pengumuman

Kaprodi 1 Memeriksa draft Jadwal Ujian Tengah/Akhir Semester

2 Mengkoordinasikan pelaksanaan Ujian Tengah/Akhir Semester dengan Dosen Pengampu Mata Kuliah dan Pengawas Ujian

3 Mengarsip Jadwal Ujian Tengah dan Akhir Semester



INSTRUKSI KERJA PENYERAHAN NILAI MAHASISWA



Dosen 1 Memasukan nilai pada formulir nilai

2 Menyerahkan nilai kepada bagian prodi

3 Memasukan nilai secara online melalui siakad

STAI Muara Bulian

Kaprodi 1 Memonitor Penyerahan/Pengunggahan Nilai

oleh Dosen

2 Melakukan verifikasi nilai matakuliah

Kabag AUAK 1 Mengunduh daftar nilai mahasiswa dari sistem

Siakad

2 Mengarsip nilai mahasiswa per prodi



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH



Mahasiswa 1 Mengisi Formulir Surat Keterangan Masih Kuliah

Kabag AUAK 1 Memeriksa Status mahasiswa dan Keperluan

pengajuan Surat Keterangan aktif kuliah yang diajukan

2 Membuat draft Surat Keterangan aktif kuliah

3 Mengarsipkan Surat Keterangan aktif Kuliah yang telah

disahkan

Wakil Ketua I 1 Wakil Dekan III mengesahkan Surat Keterangan aktif

Kuliah Mahasiswa



INSTRUKSI KERJA PEMBUATAN SK PEMBIMBING TUGAS AKHIR



Kaprodi 1 Menetapkan Dosen Pembimbing

Tugas Akhir untuk mahasiswa yang

mengajukan

2 Mengusulkan SK Dosen Pembimbing

Tugas Akhir kepada Kabag AUAK untuk

disahkan oleh Wakil Ketua I

Kabag AUAK 1 Merekap usulan SK Dosen Pembimbing

Tugas Akhir mahasiswa dari Kaprodi

2 Menetapkan Nomor SK Dosen

Pembimbing Tugas AKhir

3 Menyusun draft SK Dosen Pembimbing

Tugas Akhir

4 Mengarsipkan SK Dosen Pembimbing Tugas

AKhir yang telah disahkan oleh

Wakil Ketua I

Wakil Ketua I 1 Memeriksa Draft SK Dosen Pembimbing

Tugas Akhir Mahasiswa

2 Mengesahkan SK Dosen Pembimbing Tugas

Akhir Mahasiswa

Dosen Pembimbing

1 Menerima SK Dosen Pembimbing

Tugas Akhir Mahasiswa

Mahassiswa 1 Menerima SK Dosen Pembimbing

Tugas Akhir



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN PROPOSAL TUGAS AKHIR



Mahasiswa 1 Mengajukan proposal tugas akhir kepada prodi

2 Mendapat dosen pembimbing tugas akhir

3 Menyusun dan mengajukan draf proposal tugas

akhir

Kaprodi 1 Menilai dan menyetujui Usulan Judul tugas akhir

Mahasiswa

2 Meminta persetujuan Dosen untuk

membimbing tugas akhir mahasiswa

3 Menetapkan Dosen Pembimbing tugas akhir

untuk Mahasiswa pengusul

Dosen Pembimbing

1 Menyetujui (atau tidak) menjadi

Pembimbing tugas akhir mahasiswa

Dosen

Admin Prodi 1 Mengarsipkan Proposal tugas akhir yang diajukan

Mahasiswa

2 Mengarsipkan Surat Persetujuan dan

Penetapan Dosen Pembimbing Tugas Akhir

mahasiswa



INSTRUKSI KERJA IZIN PENELITIAN



Mahasiswa 1 Mengisi formulir pengajuan izin penelitian


3 Meminta persetujuan Kaprodi

4 Mengajukan permohonan surat izin penelitian ke Kasubag Pendidikan

Dosen Pembimbing 1 Memeriksa dan menyetujui pengajuan surat izin

penelitian mahasiswa

Kaprodi 1 Memeriksa dan menyetujui pengajuan surat izin penelitian mahasiswa

Kabag AUAK 1 Membuat draft surat izin penelitian berdasarkan formulir pengajuan oleh mahasiswa

2 Meminta pengesahan surat izin penelitian ke Wakil Ketua I

3 Mengarsip surat izin penelitian yang telah disahkan

Wakil Ketua I 1 Mengesahkan surat izin penelitian yang diajukan oleh mahasiswa



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN KHS UNTUK KEPERLUAN LAINNYA



Mahasiswa 1 Mengisi formulir pengajuan Kartu Hasil Studi

2 Memeriksa Kartu Hasil Studi

Kabag AUAK 1 Menerbitkan Kartu Hasil Studi Mahasiswa

2 Mengarsipkan Kartu Hasil Studi Mahasiswa yang telah disahkan

Dosen Penasehat

Akademik

1 Memeriksa Kartu Hasil Studi Mahasiswa

Wakil Ketua I 1 Mengesahkan Kartu Hasil Studi Mahasiswa



INSTRUKSI KERJA PENDAFTARAN UJIAN TUGAS AKHIR


PELAKU TAHAP TINDAKA

N

Mahasiswa 1 Meminta persetujuan Ujian Tugas Akhir dari Dosen

Pembimbing

2 Mengisi Formulir pendaftaran Ujian Tugas Akhir

3 Melengkapi seluruh persyaratan Ujian Tugas Akhir

Dosen pembimbing skripsi 1 Menyetujui Tugas Akhir mahasiswa untuk diujikan

Kaprodi 1 Memeriksa seluruh persyaratan ujian Tugas Akhir

mahasiswa

2 Menetapkan Dosen Penguji Tugas Akhir

3 Menetapkan hari/tanggal pelaksanaan Ujian Tugas

Akhir mahasiswa

Kabag AUAK 1 Memeriksa seluruh persyaratan ujian Tugas Akhir

mahasiswa

2 Membuat draft SK Dosen Penguji Tugas Akhir

3 Mempersiapkan perlengkapan berkas ujian Tugas

Akhir Mahasiswa

4 Membuat dan mendistribusikan undangan ujian

Tugas Akhir kepada mahasiswa dan Dosen Penguji

5 Mendistribusikan Naskah Tugas Akhir Mahasiswa

kepada Dosen Pengauji

6 Mengarsipkan SK, Berkas dan Undangan Ujian

Tugas Akhir

Wakil Ketua I 1 Mengesahkan SK tim Penguji tugas akhir mahasiswa



INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN UJIAN TUGAS AKHIR



Kabag AUAK 1 Mempersiapkan Berita Acara dan lembar

evaluasi ujian Tugas Akhir mahasiswa

2 Mengarsipkan Berita Acara dan lembar evaluasi

Ujian Tugas Akhir yang telah diisi dan

ditandatangani oleh tim penguji Penguji

3 Mempersiapkan ruang ujian dan

kelengkapannya

Dosen Penguji 1 Menghadiri Ujian Tugas Akhir sesuai jadwal

2 Menguji Tugas Akhir mahasiswa

3 Mengisi Berita Acara dan Lembar Evaluasi

Ujian Tugas Akhir mahasiswa

4 Memutuskan kelulusan dan menetapkan nilai

Tugas Akhir mahasiswa dan rekomendasinya

Mahasiswa 1 Menghadiri Ujian Tugas Akhir sesuai jadwal

2 Mempresentasikan dan mempertahankan Tugas

Akhir

3 Mengerjakan rekomendasi perbaikan Tugas

Akhir dari tim Penguji



INSTRUKSI KERJA PELAKSANAAN YUDISIUM



Mahasiswa 1 Mahasiswa mendaftar yudisium kepada kabag AUAK dengan

membawa persayaratan secara lengkap.

2 Mahasiswa mengisi daftar isian kelulusan terakhir.

3 Mahasiswa meminta persetujuan mengikuti Yudisium kepada

Ketua Prodi dan Wakil Ketua I

Kabag AUAK 1 Kabag AUAK memeriksa kelengkapan syarat Yudisium yang

diajukan oleh mahasiswa.

2

a. Kabag AUAK membuat draft SK Yudisium.

b. Kabag AUAK meminta pengesahan Yudisium ke Ketua.

c. Kabag AUAK mendistribuskan SK Yudisium kepada pihak-

pihak terkait.

d. Kabag AUAK mengarsip SK Yudisium.

e. Membuat laporan yudisium.

Ketua 1 Ketua menyetujui dan mengesahkan SK Yudisium.



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN LEGALISASI IJAZAH


Keterangan Tahap Tindakan

Alumni 1 Mengisi Formulir legalisasi Ijazah dan melengkapi persyaratannya

2 Menunjukkan ijazah asli

3 Alumni membayar biaya administrasi legalisasi Ijazah.

Kabag AUAK 1 Menverifikasi keaslian Ijazah

2 Mempersiapkan legalisasi ijazah

3 Mengarsip pengajuan Legalisasi Ijazah Alumni

Ketua 1 Mengesahkan legalisasi ijazah



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN CUTI KULIAH



Mahasiswa 1 Memberitahukan rencana cuti kuliah kepada Dosen Penasehat Akademik

2 Meminta Persetujuan rencana cuti kuliah kepada Ketua Prodi

3 Mengisi formulir rencana cuti kuliah

Dosen PA 1 Mengetahui rencana cuti kuliah mahasiswa

Ketua Prodi 1 Menyetujui rencana cuti kuliah mahasiswa

Kabag AUAK 1 Memeriksa formulir dan persyaratan cuti kuliah Mahasiswa

2 Membuat draft surat rencana cuti kuliah

3 Mengarsipkan surat rencana cuti kuliah yang sudah disahkan oleh Ketua/Wakil Ketua I

Ketua / Wakil Ketua I 1 Mengesahkan surat ijin cuti



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN PENELITIAN DOSEN



Dosen Pengusul 1 Menyusun Proposal Hibah Penelitian sesuai

dengan Pedoman dan aturan yang berlaku

2 Memberitahukan pengajuan Proposal Hibah

Penelitian kepada Ketua Prodi

3 Mengunggah Proposal Hibah Penelitian lengkap

ke Website PPPM

4 Mencetak dan mengumpulkan Proposal Hibah

Penelitian Lengkap ke Kabag AUAK

Ketua Prodi 1 Mengetahui pengajuan Proposal Hibah Penelitian

dosen

1 Merekap pengajuan Proposal Hibah Penelitian

Dosen melalui Website PPPM dan pengumpulan

versi cetak

2 Mendistribusikan Proposal Hibah Penelitian

dosen kepada Tim Reviewer Penelitian Prodi

3 Merekap hasil penilaian dan rekomendasi

Proposal Hibah Penelitian Dosen dari Tim

Reviewer

4 Mempersiapkan draft SK dan Kontrak Penelitian

bagi Dosen yang Proposal Hibah Penelitiannya

diterima

Tim Reviewer 1 Mengkaji dan menilai Proposal Hibah PPPM

dosen

Wakil Ketua I 1 Memeriksa hasil penilaian Tim Reviewer

terhadap Proposal Hibah PPPM dosen

2 Menetapkan Proposal Hibah PPPM untuk didanai

Prodi

Ketua 1 Mengesahkan SK PPPM dosen untuk didanai

Prodi dan kontrak kerjanya.



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN IZIN/TUGAS BELAJAR



Dosen 1 Dosen mengajukan permohonan ijin/studi kepada ketua prodi.

2 Dosen melengkapi semua syarat yang diperlukan untuk

mengajukan permohonan surat ijin atau tugas belejar.

Ketua Prodi 1 Membuatkan surat pengantar ijin atau tugas belejarkepada

Wakil Ketua II.

Wakil Ketua II 1 Memerintahkan Kabag AUAK untuk membuat surat pengatar

ke Ketua berdasarkan surat dari Ketua Prodi.

2 Menerbitkan surat permohonan ijin atau tugas belajar yang

akan diajukan kepada Ketua.

Kabag AUAK 1 Membuat surat permohonon ijin atau tugas belajar atas

disposisi Wakil Ketua II.

2 Meminta tanda tangan kepada Ketua.

3 Mengirimkan surat ke dosen.

Ketua 1 Mengarsip surat yang telah dikirim.



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN IZIN/TUGAS BELAJAR



Dosen 1 a. Melapor kepada Wakil Ketua II bahwa tugas

belajarnya telah selesai.

b. Menyertakan syarat-syarat yang diperlukan.

Wakil Ketua II 1 Wakil Ketua II memerintahkan Kabag AUAK

untuk membuat surat ke Ketua

Kabag AUAK 1 a. Membuat surat pengatar penugasan kembali

kepada Ketua.

b. Memintakan tandatangan Ketua.

2 a. Mengirim surat tugas kepada Ketua dengan

tembusan dosen yang bersangkutan.

b. Mengarsip surat yang dikirim.

Ketua 1 Menandatangani Surat Penugasan Kembali



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN PEMINJAMAN SARANA DAN PRASARANA



Civitas Akademika 1 Mengajukan permohonan peminjaman / penggunaan

sarana prasarana kepada Wakil Ketua II

2 Mengembalikan sarana prasarana setelah selesai

penggunaan

Wakil Ketua II 1 Memeriksa pengajuan peminjaman/ penggunaan sarana

prasarana dari civitas akademika

2 Menyetujui (atau menolak) usulan pengajuan

peminjaman/penggunaan sarana prasarana .

3 Mendisposisikan persetujuan pengajuan peminjaman/

penggunaan sarana prasarana kepada Kabag AUAK

Kabag AUAK 1 Mengarsipkan pengajuan dan persetujuan peminjaman/

penggunaan sarana prasarana

2 Mempersiapkan/menyediakan sarana prasarana yang

telah disetujui untuk digunakan/dipinjam

3 Memeriksa pengembalian sarana prasarana yang telah

selesai digunakan/dipinjam



INSTRUKSI KERJA PENGAJUAN DANA UNTUK KEGIATAN PRODI



Prodi 1 Bertanggungjawab menyiapkan proposal

kegiatan yang disahkan oleh atasan

langsung atau Wakil Ketua II.

Wakil Ketua II 1 Menerima dan memeriksa proposal

kegiatan.

Kabag AUAK 1 Menerima proposal yang sudah disetujui

Wakil Ketua II.

2 Mengecek kesesuaian permintaan dana

khususnya honor-honor dengan tarif yang

berlaku.

3 Menyampaikan proposal yang telah di

setujui oleh wakil ketua II kepada Ketua

4 Menyiapkan surat permohonan pencairan

dana kepada Yayasan yang di

tandatangani oleh Ketua

Ketua 1 Menandatangi pengajuan pencairan dana

kepada Yayasan.

Documents

KEPUTUSAN KETUA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM MUARA …e-arsip.stai-muarabulian.ac.id/assets/uploads/dokumen/9048eb3031abf51f...dilingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Muara Bulian perlu