Kallelse till Teknik- och servicenämnden · 3. Bokslut 2018 för teknik- och servicenämnden TSN 2019/24 4. Redovisning av utförd internkontroll 2018 TSN 2018/22 5. Internkontrollplan

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: [email protected] www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare 0156-522 50 [email protected]

Kallelse Datum 2019-03-08

Tid: Torsdagen den 14 mars 2019 kl. 15:00

Plats: Kommunhuset, sammanträdesrummet Gruppmöte: Alliansen kl. 14:30 i sammanträdesrummet

Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet kl. 14:30 i sammanträdesrummet högst upp i ”Gula huset”.

Kallelse till Teknik- och servicenämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Information från Driftenheten (Inga handlingar)

3. Bokslut 2018 för teknik- och servicenämnden TSN 2019/24

4. Redovisning av utförd internkontroll 2018 TSN 2018/22

5. Internkontrollplan 2019 TSN 2019/23

6. Revidering av teknik- och servicenämndens delegeringsordning TSN 2019/18

7. Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun TSN 2019/22

8. Information om tillbyggnad av Skärlagskolan (Inga handlingar)

TSN 2019/25

9. Anmälan av delegationsbeslut TSN 2019/1

10. Anmälningsärenden TSN 2019/2

11. Övriga frågor

John Carlsson Emma Svedin Ordförande Nämndsekreterare


Teknik- och servicenämnden Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret Kerstin Tibbling Produktionschef 0156-523 24 [email protected]

Tjänsteskrivelse Datum 2019-03-05 Diarienummer TSN 2019/24

Bokslut 2018 för Teknik- och servicenämnden

Förslag till beslut

1. Teknik och servicenämnden godkänner förslag till bokslut 2018, för de skattefinansierade verksamheterna.

2. Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut 2018, för de

avgiftsfinansierade verksamheterna. Ärendet Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett underskott om ca –20 mkr. Ett flertal avskrivningar har genomförts, se detaljer i bokslut, som påverkar resultatet med cirka 17 mkr. Tekniska enheten genererar underskott inom verksamheten. Det negativa resultatet beror på i första hand höga underhållskostnader av våra fastigheter. Övriga verksamheter, AME och Driftenheten bidrar med ett positivt resultat. Den avgiftsfinansierade verksamheten uppvisar ett positivt resultat om 877 tkr. Enheten har under hösten arbetat med att återhämta den negativa prognosen som bedömdes vid delårsbokslutet och lyckats bra med det. Ett stort antal aktiviteter och investeringsprojekt har genomförts under året. När det gäller måluppfyllelsen finns möjlighet till förbättring och utveckling. Flera resultat baseras på 2017 medborgarundersökning, som genomförs vartannat år, och är alltså oförändrade jmf med 2017 års bokslut. Kerstin Tibbling Produktionschef Bilagor Teknik- och servicenämndens bokslut 2018. Beslut till Kommunstyrelsen

Teknik- och servicenämnden Skattefinansierad verksamhet Ordförande: John Carlsson (C)

Produktionschef: Kerstin Tibbling

Totalt (tkr) 2018 2017 2016

Budget, netto 30 774 30 420 26 559

Utfall, netto 51 199 30 545 27 565

Avvikelse - 20 425 - 125 - 1 006

Antal årsarbetare 63 58 55

Antal kvinnor 50 51 49

Antal män 17 13 12

Frisknärvaro*,% 73 74 69

*Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år.

VERKSAMHETSOMRÅDE

Gator och vägar

Park

Kommunfastigheter

Inköp och försäkringar

Kommunens skogar

Fastighetsservice, måltid, städ

(Driftenheten)

Arbetsmarknadsenheten (AME)

Verksamheten är till största delen beställar-

kontor där den tekniska driften utförs på

entreprenad Drift i egen regi avser måltid,

städ och viss fastighetsservice.

ÅRETS RESULTAT

Totalt redovisar Teknik- och servicenämnden

ett resultat om ca – 20 mkr.

I samband med att anläggningar renoverats

eller bytts ut behöver den gamla anläggningen

utrangeras. Kvarvarande värde på

anläggningen måste resultatföras. Totalt

påverkar detta resultatet negativt med 8,4

Mkr. Större poster är till exempel taket på

Trosa Vårdcentral och skolgården i Vagnhärad.

Det nyligen uppförda genomgångsboendet har

skrivits ned med 7,2 Mkr avseende fördyrande

tilläggsarbeten bland annat brandåtgärder.

Därutöver har en genomgång av

anläggningsregistret gjorts och mindre poster

har resultatförts. Dessa åtgärder påverkar

resultatet negativt med 1,3 Mkr.

Ovan poster tillsammans ca 17 Mkr.

Driftenheten samt AME uppvisar ett positivt

resultat. Tekniska enheten genererar

underskott. Det negativa resultatet beror på i

första hand höga underhållskostnader av våra

fastigheter.

Totalt sett ligger resultatet för verksamheterna i

nivå med hur prognos såg ut i augusti.

MÅLUPPFYLLELSE

Kommunfullmäktige har som mål att Trosa

Kommuns medborgare ska vara nöjda med

kommunens verksamheter och att Trosa ska

tillhöra de 20 bästa av de kommuner som Trosa

jämför sig med i SCB:s medborgarundersökning

(genomförs vartannat år) Organisation,

arbetssätt och kompetens inom enheten

behöver utvecklas ständigt för att kunna

uppfylla målen.

Målet uppfylls inte när det gäller kommunens gator

och vägar. Trosa placerar sig på plats 31 av 131

kommuner i senaste mätningen 2017, vilket är ett

sämre resultat jämfört med mätningen som

gjordes 2015 då Trosa placerade sig på plats 24.

Övriga områden där målet inte uppfylls är Vatten

och avlopp samt parker/grönområden.

Medborgarna i Trosa känner sig mycket trygga och

Trosa placerar sig på plats 9 av 131 kommuner, en

liten minskning jämfört med senaste mätningen

från 2015 då Trosa placerade sig på plats 6.

Renhållningen är ett område där målen uppnås,

Trosa placerar sig på plats 15.

Det planerade underhållet av kommunens

materiella tillgångar ska överstiga det akuta

underhållet inklusive skadegörelse och målet är att

minst 70 % ska vara planerat underhåll. År 2018 är

det planerade underhållet i Trosa kommun 95 %

och vi uppfyller därmed målet med marginal.

Arbetet med att vara kostnadseffektiv utvecklar

vi genom tydligare styrning och rutiner kring

beställning, uppföljning av utfört arbete och

kostnad.

MEDARBETARE

Det har skett flera förändringar inom

verksamheten under 2018. Ny produktionschef

sedan mitten av april, ny driftchef för

driftenheten sedan augusti samt ny AME chef

Tekniska enheten har haft vakanser under en

intensiv period där många investeringar har

färdigställts. Nu är tjänsterna åter tillsatta och

bemanningen ger förutsättningar att klara

uppdragen.

Verksamheterna har sammantaget en hög

frisknärvaro även om det finns skillnader mellan

enheterna.

Vi genomför årligen HME-enkät(hållbart

medarbetarengagemang). Målet är att 80 % ska

svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta

betyget. Medarbetarna i teknik- och

servicenämndens verksamheter upplever ett

fortsatt högt medarbetarengagemang där 89 % av

medarbetarna svarade 4-5.

VIKTIGA HÄNDELSER

För att ha god tillgänglighet och god service

gentemot medborgare och interna kunder samt

vara en god beställare gentemot entreprenör

och interna servicefunktioner ser vi över

organisation och arbetssätt.

Vi arbetar med att införa digitala system för

ärenden, underhåll och har infört Infracontrol -

system för felanmälan gata/park som

medborgare kan anmäla i via app.

En ny internhyresmodell används from 2018.

Projektering utbyggnad Skärlagskolan inkl. nytt

tillagningskök är påbörjad och byggnation

planeras att påbörjas efter upphandling 2019.

Lokalförsörjningsplan är framtagen av

lokalstyrgruppen och kommer att vara en bilaga

i budgetförutsättningarna inför 2020.

AME inför from 2019, ” En väg in” som innebär

att praktik och arbetsträning via

Arbetsförmedlingen ska slussas via AME.

FRAMTIDEN

Arbetsförmedlingen säger upp stort antal

medarbetare. Vi vet inte idag hur det kommer

att påverka AME lokalt, men indikation finns att

kommuner får ett större ansvar rörande

arbetslöshet.

Flytt av tekniska kontoret planeras då behovet

av kontorsplatser ökar i kommunen.

Upphandling av entreprenadavtal. En viktig del

i vårt framtida arbete är att matcha nya avtal

med nya arbetssätt och digitalisering.

När fler anläggningar byggs ökar även

driftbehovet, därför behövs utvärdering och

utveckling av driftentreprenader, både externa

och interna.

Verksamheten bygger ut infrastrukturer,

verksamhets-, idrotts-, och fritidsanläggningar i

takt med den ökade tillväxten. Förvaltningen

kommer att arbeta intensivt med en mängd

investeringsobjekt.

Infrastrukturen utvecklas i linje med besluten

kring nytt stationsläge samt Infart Västra Trosa

i nära samarbete med

samhällsbyggnadskontoret.

Lokalförsörjningsplanen är ett verktyg för att

mer effektivt kunna förutse, planera och

kommunicera kring kommande behov av

lokaler.

VERKSAMHETSMÅTT

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2018 2017 2016

Teknisk förvaltning

Fastighetsareor 63 461 63 211 76 232 Underhåll av fastigheter kr/m2 299 199 171

Skadegörelse totalt 432 492 186 Energiförbrukning fastighet Mwh 5 878 5220 5 976

Gator antal kvm 769 910 760 410 738 720

Park antal kvm 602 000 602 000 602 000 Kostnad gator & vägar, samt park kr/invånare 1 729 1 667 Energiförbrukning, gata Mwh 1 152 1 113 1 111 Drift o underhåll av gator kr/m2 28 23,2 18,5 Drift o underhåll av park kr/m2 3,6 3,5 3,3

Fastighetsservice Antal genomförda vaktmästeritjänster räknat i arbetsdagar 667 742 Antal genomförda skötseluppdrag räknat i arbetsdagar 796 860 Antal övriga lev. tjänster räknat i arbetsdagar 574 552

Antal anställda 13 14 Antal anställda med anställningsstöd 69 % 79 %

Måltid

Måltidskostnad/elev och år 5 472 5 168 5 056 Måltidskostnad/särskilt boende och år 42 352 37 300 39 594

Antal skolluncher/skoldag 1 624 1569 1 455

Städ

Städkostnad kr/kvm och år 212 203 198 Andel personal med PRYL cert eller motsvarande 58 % 76 % 76 %

Arbetsmarknadsenheten

Antal personer per år 170 170

Varav LSS 21 19 Varav feriearbete för ungdomar 96 96

Varav socialpsykiatrin 13 11 Varav deltagare i arbetsmarknadsåtgärder 40 44 Andel som vid avslut har…(%)

Börjat arbeta 64 34

Börjat studera 0 4 Överförd till annan myndighet 0 27

Slutförda uppdrag 28 19 Någonting annat än ovanstående 8 16

INVESTERINGSUPPFÖLJNING

Flera investeringar har blivit klara under 2018.

Några av dem kommenteras här, alla

investeringsprojekt finns dessutom redovisade

i en separat bilaga.

Flera omfattande projekt har genomförts i

Vagnhärad; skolgården på Hedeby/Fornby har

utvecklats till en plats för rörelse och lek som

är väl använd och uppskattad. Lekplatsen vid

Safiren har rustats upp och byggts ut och ett

utegym har anlagts. Vi har förbättrat

trafiksäkerhet och gatumiljö på Centrumvägen.

Projektet har slagits ihop utförandemässigt

med trafiksäkring av Centrumvägen för bästa

totala lösning. Bidrag har beviljats från

Boverket- Rusta utemiljö vid skola och

förskola!

I Trosa har Hamnängen fått en attraktiv

parkmiljö för social samvaro och rekreation

samt en lekplats med vattenlek. Lekplatsen

Spindelparken i Trosa har rustats upp och

byggts ut. Ytskiktsrenovering av gästhamnens

dusch/toaletter har genomförts. Boende för

kommunmottagna på Industrigatan har

driftsatts. Yttre renovering av Skärborgarnas

hus är utförd. Ett nytt bad, Borgmästarholmen

har färdigställts på Öbolandet. Trosa

vårdcentral har genomgått ytskiktsrenovering

och verksamhetsanpassats, för att klara

dagens krav. Solcellsanläggningar har

projekterats och installerats på Trosa

vårdcentral och Skärgårdens förskola.

I Västerljung har upprustning av lekplatsen

utförts.

Vid årsskiftet förvärvades belysningsnätet från

Vattenfall.

Upphandling av ytskiktsrenovering av

Skärborgarnas hus avbröts då anbud ej var

inom ram. Omarbetning av omfattning pågår

och renovering planeras att utföras 2019.

Utredning av om- och tillbyggnad av

Skärlagskolan har genomförts tillsammans

med AG arkitekter och skolan under

projektledning av Tekniska enheten.

Upphandling kommer att ske våren 2019.

Projekt är påbörjat för att utreda hur

utvecklingen av kök ska anpassas till de

växande behoven. Det finns ett behov av fler

produktionskök för att klara tillväxt och

fortsätta utveckla måltider utifrån

måltidspolicyn, Hållbara måltider i Trosa

kommun. Skärlagskolan kommer att byggas

om till produktionskök i samband med

skolutbyggnad.

Teknik- och servicenämnden Avgiftsfinansierad verksamhet Ordförande: John Carlsson (C)

Produktionschef: Kerstin Tibbling

Totalt (tkr) 2018 2017 2016

Budget, netto - 2 537 - 1 327 - 2 236

Utfall, netto - 3 414 593 - 2 260

Avvikelse 877 - 1 920 24

Antal årsarbetare 63 58 55

Antal kvinnor 50 51 49

Antal män 17 13 12

Frisknärvaro*,% 73 74 69

*Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år.

VERKSAMHETSOMRÅDE

VA-verksamhet

VA-verksamhet, tillstånd, miljörapporter

Vatten, vattentäkter & vattentorn

Avlopp reningsverk & pumpstationer

ledningsnät

Renhållning

Insamling av hushållsavfall

Insamling av slam och latrin

Insamling av miljöfarligt avfall

Transporter av avfall för behandling

ÅRETS RESULTAT

Det totala resultatet för avgiftskollektivet är

positivt och visar ett överskott på 887 tkr.

Under hösten har enheten arbetat med att

återhämta ett prognosticerat negativt resultat.

VA: Året började med ett stort underskott på

ca 2500 tkr vilket har minskats till 303 tkr,

detta är en klar förbättring jämfört med

prognos.

Under sommaren infördes bevattningsförbud

vilket åtföljdes av våra medborgare, men fick

också till följd att intäkterna minskat.

Justeringar av taxorna har genomförts. Det

finns kostnadsutmaningar även kommande år

kopplat till underhållskostnader befintliga nät,

reinvesteringar samt investering och drift av

nytt reningsverk.

Renhållning: Inför året så genomfördes en

taxeöversyn och taxan höjdes något. Detta ger

oss ett positivt resultat på helåret.

MÅLUPPFYLLELSE

Trosa kommun och nämnden har höga

ambitioner avseende medborgarnas upplevelse

och nöjdhet kring vatten och avlopp samt

renhållning. Organisation, arbetssätt och

kompetens inom enheten behöver utvecklas

ständigt för att kunna uppfylla målen.

SCB:s medborgarundersökning 2017

(genomförs vartannat år) anger att Trosas

medborgare är nöjda med renhållning och

sophämtning (plats 15 av 131 kommuner)

men mindre nöjda med VA (117 av 131

kommuner)

Vi jobbar långsiktigt med att successivt bygga

bort de sämsta delarna i vårt system på VA.

Detta för att vi ska nå våra mål med stabila

leveranser på VA och minska vattenläckor.

Dock har vissa åtgärder inte genomförts som

planerat för att hålla ekonomin i balans.

När det gäller renhållning och sophämtning

utökar vi insamlade fraktioner med bland

annat matfett. Antalet återvinningsstationer

utökas. Befintliga stationer utvecklas för att

kunna ta hand om samtliga fraktioner.

Enheten arbetar i nära samverkan med

samhällsbyggnadskontoret för att kunna

möjliggöra den kommunala tillväxten.

Utvecklar tydligare styrning och rutiner kring

beställning, uppföljning av utfört arbete och

kostnad.

MEDARBETARE

Antal medarbetare totalt är oförändrat inom VA

och Renhållning. Ny VA ingenjör from nov 2018.

Förvaltningen genomför årligen HME-enkät(hållbart

medarbetarengagemang). Målet är att 80 % ska

svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta

betyget. Medarbetarna i teknik- och

servicenämndens verksamheter upplever ett

fortsatt högt medarbetarengagemang där 89 % av

medarbetarna svarade 4-5.

VIKTIGA HÄNDELSER

För att ha god tillgänglighet och god service

gentemot medborgare och interna kunder samt

vara en god beställare gentemot entreprenör

ser vi över organisation och arbetssätt.

Framtagande av dagvattenpolicy, skydd och

säkerhetsarbete fortgår.

Införande av datoriserad tömningsregistrering

renhållning, Mobile pågår.

Arbete med sluttäckning Korslöt pågår.

FRAMTIDEN

Arbetet med nytt reningsverk går nu in

tillstånds- och upphandlingsfas.

Ledningsförnyelse i befintligt nät utvecklas.

Utreda möjligheterna till att utöka tillrinnings-

områden i befintliga vattentäkter.

Långsiktig plan för ledningsförnyelse VA

genomförs våren -19.

Flytt av återvinningscentral, privata delen,

Korslöt beräknas klar 2019.

VERKSAMHETSMÅTT

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2018 2017 2016

Renhållning

Hushållsavfall kg/inv 256 215 223

Hushållsavfall kr/inv 475 526 527

Smal/latrin kr/inv 231 170 174 VA-verksamhet Producerad vattenmängd (tm3) 887 904 954 Försåld vattenmängd (tm3) 640 692 971 Ospecificerad förbrukning (%) 27,8 23,5 29,7

Vattenläckor, antal 20 21 15

Avloppsstopp, antal 28 17 13

INVESTERINGSUPPFÖLJNING

Flera investeringar har färdigställts under

2018. En del omnämns här; alla

investeringsprojekt finns även redovisade i

särskild bilaga.

Många projekt har genomförts och pågår där

VA/Renhållning är involverade.

Överföringsledningen mellan Trosa och

Vagnhärad är i princip klar.

För våra besökare som kommer i båtar och

husbilar är ny avloppsanläggning för båtar och

husbilar klar. Gästhamnen i Trosa har fått

uppfräschade toaletter och duschar.

Hamnängen i Trosa har fått en attraktiv

parkmiljö för social samvaro och rekreation

samt en lekplats med vattenlek.

VA-verksamhetsområdet kommer att utökas.

Tofsö-projektet är inne i installationsfas.

Återvinningsstation vid Åda är färdigställd.

Projektering pågår för flytt av privatdelen på

återvinningscentralen Korslöt. Sluttäckning av

deponin på Korslöt fortgår.

Mål MålpreciseringUpp-

fyllelseTrend Utfall Mätmetod Kommentar

1

Trosa kommuns

medborgare är trygga

och säkra att vistas

utomhus under kvällar

och nätter

Trosa ska tillhöra de 20

bästa av de kommuner

som SCB jämför Trosa

med

9

SCB:s

medborgar-

undersökning

var annat år

Trosa placerar sig 2017 på plats 9 av 131

kommuner som genomförde underesökningen,

en liten minskning jämfört med senaste

mätningen från 2015 då Trosa placerade sig på

plats 6.

2

Medborgarna är nöjda

med Trosa kommuns

gator och vägar




med

31

SCB:s

medborgar-

undersökning

var annat år


kommuner som deltog i senaste mätningen

2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med

mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade

sig på plats 24.

3


med Trosa kommuns

vatten och avlopp




med

117

SCB:s

medborgar-

undersökning

var annat år


kommuner som deltog i senaste mätningen

2017, vilket är ett sämre resultat jämfört med

mätningen som gjordes 2015 då Trosa placerade

sig på plats 115.

4


med Trosa kommuns

renhållning och

sophämtning




med

15

SCB:s

medborgar-

undersökning

var annat år


kommuner som deltog i undersökningen. Målet

uppfylls men Trosa tappar några placeringar

jämfört med mätningen 2015 då Trosa placerade

sig på plats 3.

5


med Trosa kommuns

parker, grönområden

och natur




med

29

SCB:s

medborgar-

undersökning

var annat år


kommuner som deltog i undersökningen. Målet

har inte följts upp tidigare och därför finns ingen

trendpil att visa.

6

Nämndens verksamheter

bidrar till att möjliggöra

den kommunala

tillväxten

Vi har god

framförhållning och

planerar för utbyggnad

av kommunal service

såsom gator, VA, skolor

etc.

Mäts genom

projekt-

uppföljning

Nämndens verksamheter är oerhört viktigt för en

fungerande tillväxt. Nämnden har en

målsättning av med god framförhållning och

planerar för utbyggnad av t.ex. förskolor, skola

och vägar osv. Genomförd projektuppföljning

samt investeringsredovisning anger att arbete

med framförhållning och god planering sker. En

god samverkan mellan SBK och övriga

verksamheter sker. ett exempel är vid

prjektering av tillbyggnad Skärlagskolan där en

nära samarbete finns mellan skola och tekniska

enhten.

7Våra verksamheter ska

vara kostnadseffektiva

Kommunens

nettokostnader för

verksamheten utvecklas

i takt med de politiska

ambitionerna

Jämför

nettokostnad för

respektive

verksamhet

Jämförande värden för 2018 (Sörmland) saknas

fortfarande men sett till tidigare år förefaller

verksamheterna kostnadseffektiva och i linje

med prioriteringar. Trosa kommun placerar sig

sett till länet i mitt eller under avseende

nettokostnad per invånare med undantag för

nettokostnad för vägnät och parkeringar där

Trosa lägger mest resurs/ invånare i länet.

Trosa har också högst m/invånare avseende

cykelväg

8Måltiderna är ekologiskt

hållbara

60% av livsmedels-

inköpen i kommunen

ska vara ekologiskt

och/eller närpoducerat

till 2018

Uppföljning av

livsmedelinköp

Andelen är 57 % eko/närproducerat, vilket är

mycket nära målet på 60 %.

9

Våra verksamheter

efterfrågar alltid

ekologiska och

miljövänliga alternativ

vid inköp av varor och

tjänster

Andelen ekologiska och

miljövänliga inköp ökar

årligen

Uppföljning av

livsmedelinköp

Andelen ekologiska och miljövänliga inköp

avseende livsmedelhar ökat från 53 % till 57 %.

10

Medarbetarna i Teknik

och servicenämndens

verksamheter upplever

ett högt medarbetar-

engagemang

80 % ska svara 4-5 i en

femgradig skala där 5

är det högsta betyget

Årlig HME enkät

till kommunens

medarbetare

89 % svarar 4-5, av kultur, fritid, teknik och

service medarbetare. Målet är uppnått och tyder

på högt engagerade medarbetare.

11

Deltagarna i AME:s

verksamheter upplever

ett högt engagemang

80 % ska svara 4-5 i en

femgradig skala där 5

är det högsta betyget

Årlig HME enkät

till deltagare i

AMEs

verksamheter

92% svarar 4-5. Målet är uppnått

Teknik- och servicenämndens mål 2018

Medborgarnas kommun

Tillväxt & arbete

Verksamheter

Hälsa & miljö

Engagemang

12

Det planerade

underhållet av

kommunens materiella

tillgångar ska överstiga

det akuta underhållet

inklusive skadegörelse

Minst 70% ska vara

planerat underhåll95%

Uppföljning av

bokförda

kostnader

Årets resultat visar att en mycket stor andel är

planerat underhåll.

13Nämnden har en budget

i balans

Kostnaderna överskrider

inte intäkterna Bokslut

Flera av nämndens verksamheter har en budget i

balans men totalt sett redovisar nämnden

underskott.

God ekonomisk hushållning

Teknik- och servicenämnden

Skattekollektivet Budget 2018 Bokslut 2018

Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse

Teknik- & servicenämnd 0 100 632 732 0 74 10 84 648

varav buffert 0 0 582 582 0 0 0 0 582

KFTS-chef 0 1 018 777 1 795 0 965 728 1 693 102

Tekniska enheten -67 670 3 084 87 732 23 146 -69 787 3 458 112 530 46 201 -23 055

varav teknisk chef -18 770 280 1 032 -20 1 106 450 1 536 -504

varav kommunförsäkringar 0 0 1 163 1 163 0 0 1 252 1 252 -89

varav gata -610 696 18 216 18 302 -992 1 080 17 761 17 849 453

varav park 0 177 2 516 2 693 -21 293 3 760 4 032 -1 339

varav fastighet -67 042 1 441 65 557 -44 -68 755 980 89 307 21 532 -21 576

Arbetsmarknadsenhet -5 811 7 325 1 468 2 982 -7 673 7 733 1 649 1 710 1 272

varav ame-chef -3 492 4 394 1 350 2 252 -4 947 4 653 1 531 1 236 1 016

varav feriearbete 0 698 32 730 -143 787 36 680 50

varav korslöt -2 319 2 233 86 0 -2 583 2 294 83 -206 206

Driftenheten -31 368 22 809 10 678 2 119 -32 043 22 265 11 289 1 511 608

varav kost -19 214 10 291 8 923 0 -20 029 9 711 9 782 -536 536

varav städ -7 836 7 047 789 0 -8 080 7 530 639 89 -89

varav fastighetsservice -4 318 5 471 966 2 119 -3 934 5 024 868 1 958 161

Summa skattefinansierad vsh -104 849 34 336 101 287 30 774 -109 504 34 497 126 206 51 199 -20 425

Avgiftskollektivet Budget 2018 Bokslut 2018

Tkr Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse

VA-verksamhet -27 531 1 272 23 722 -2 537 -32 066 1 521 28 311 -2 234 -303

Renhållning -13 374 761 12 613 0 -16 303 759 14 364 -1 180 1 180

varav renhållning, hushållsavfall -10 700 690 6 255 -3 755 -12 996 652 6 841 -5 503 1 748

varav renhållning, slam/latrin -2 674 71 2 440 -163 -3 172 107 3 151 86 -249

varav renhållning, farligt avfall 0 0 680 680 -135 0 905 770 -90

varav Korslöt 0 0 3 238 3 238 0 0 3 467 3 467 -229

Summa avgiftsfinansierad vsh -40 905 2 033 36 335 -2 537 -48 369 2 280 42 675 -3 414 877

Investeringsredovisning per 2018-12-31

Tkr

Teknik- och Servicenämnden

Enhet/Projekt

Totalbudget inkl

årets budget

Ack utfall t.o.m.

2018-12-31

Därav årets

budget

Utfall 2018

jan-dec

Prognos

totalt Kommentarer

41200 VA X 3 029 X 3 029 X Årligt återkommande.

42001 Inventarier tekn kontoret * X 0 X 0 X Årligt återkommande.

42246 Nytt Vattenskyddsområde X 13 461 X 296 X Kommer att pågå tom 2020 och pengar flyttas vidare.

42251 Renovering Vhd vattentorn X 825 X 207 X Ny upphandling 2019. Produktion 2019

42252 Pumpstn Gunnarstensgatan X 162 X 2 X Skjuts upp till nästa år

42260 VA expl Hökeberga X 62 X 62 X Aktiverad

42265 Överföringsledning Trosa-VGH X 21 672 X 559 X Löper på

42266 VA expl Hagaberg X 71 X 71 X Aktiverad

42273 Tofsö X 4 660 X 3 372 X Löper på

42275 VA södra Hökeberga X 1 989 X 1 989 X Kommer att genomföras 2019-2020

42276 VA Hamnplan X 1 994 X 1 994 X Överskriven bu, se kommentarer i bokslut.

42277 VA, Hertig Karlsväg X 5 X 5 X Utförs 2019

45503 Återvinning Källvik X 431 X 431 X

Finansiering: FTI 150. Tag in pris på färdigställande från Trotab. Uppskattat

kostnad till ytterligare 250'

45506 Utredning flytt mottagning Korslöt X 543 X 414 X Förprojektering Q1 -19 Ramböll

Tot summa avgiftsfinansierad vsh 63 254 48 906 25 865 12 432 75 400

41300 Gator och vägar X 2 518 X 2 518 X Årligt återkommande.

41600 Fastighet (endast budget) X 1 926 X 1 926 X Årligt återkommande.

41619 Hedeby-/Fornbyskolan X 558 X 558 X Utbyte flertal stora dörrpartier. Aktiverat

41628 Väsby fsk X 82 X 82 X Aktiverad

41646 Lånestahallen X 190 X 190 X Skadergörelse fasad, uppskärning. Aktiverat

41655 Hasselbacken fsk X 89 X 89 X Aktiverad

41657 Tomtaklintskolan X 78 X 78 X Ventilationsarbeten. Aktiverad

41658 Trosa vårdcentral X 238 X 238 X Åtgärder Brandsäkerhet, Utbyte Ventiler Nattarbete. Aktiverat.

41665 Vita kommunhuset X 57 X 57 X Aktiverat

41676 Vitalisskolan X 316 X 316 X Aktiverat

41766 Trosa havsbad/camping X 54 X 54 X Aktiverad

41769 Sockenstugan X 16 X 16 X Aktiverad

41773 Hedebyhallen X 248 X 248 X Utbyte stora dörrpartier. Aktiverat

41900 Fritid- frilufts- och föreningslokaler X 0 X 0 X Årligt återkommande.

43141 Trafiksäkerhetsåtgärder * X -151 X -54 X Årligt återkommande.

43147 Belysningsproj. Armaturer * X 612 X 612 X Årligt återkommande.

43169 Trafiksäkerhet utanför Safiren X 3 013 X 2 573 X

Budget enl fd Produktionschef för projekt 43169+44447 ska vara 15 900

000.Budget har hållits

43170 Laddstolpar för elbilar * X 0 X 0 X Årligt återkommande.

43171 GC-vägar 2016-2018 X 3 102 X 16 X Gnestavägen genomfördes ej 2018. Bidrag finns och måste utföras 2019

43172 Belysning säkerhet * X 309 X 241 X Årligt återkommande.

43175 Lekpark Safiren och Spindelparken X 1 233 X 1 233 XGår över pga ändrade regelr under projekt för godkänd lekplats. Besiktade enligt

gällande lagar.

43176 Belysning offentliga miljöer * X 160 X 160 X Flyttas över

43177 Julbelysning * X 203 X 203 X Årligt återkommande.

43179 GC-väg till ridskolan Tureholm X 2 688 X 2 613 X Asfaltering kommer att utas våren 2019. inget mer utfall 2018.

43183 Utredning kajen utmed Trosaån X 185 X 27 X Utredning klar, Va skall inkomma med betänkande. Utökad BU enl KF 2018-06-13

43184 Belysning Västerljungsrondellen X 35 X 35 X

43185 Utbyggn parkering vgh station X 511 X 389 X

43186 Hamnängen X 4 998 X 4 998 X

43187 GC-väg Västerljung-Vagnhärad X 0 X 0 X Påbörja utredning. Beslut om stäckning 2018

43188 Utredning Belysningsnät X 5 351 X 5 351 X Köps vid årskiftet

43189 Vandringshinder Trosaån X 825 X 825 X Pågår

43190 Reinvestering Hertig Karlsväg X 5 X 5 X Genomförs i år 2019

44373 Lekplatser * X 250 X 250 X Årligt återkommande.

44389 Utveckling parker grönmiljö * X 369 X 369 X Årligt återkommande.

44397 Investeringsreserv Fastigheter * X 1 965 X 1 182 X Hhyresgästanpassning VC

44417 Trosaån rekreationsområde X 21 X 0 X Flyttas över

44418 Utemiljö förskolor/skolor * X 307 X 237 X Årligt återkommande.

44428 Nytt tak Trosa Vårdcentral X 8 192 X 1 329 X ombokföring från 44443

44432 Skärgårdens förskola X 7 178 X 315 X Kvarstår faktura avseende gräs. Budget hålls.

44435 Rep/underhåll Industrigatan X 9 368 X 1 013 X Utredning pågår. Projetering våren 2019

44436 Muddring Tureholmsviken X 6 536 X 963 X Klart

44443 Renovering Trosa VC X 5 463 X 2 391 X

Verksamhetsanpassningen är ombokfört till investeringsreserv och

fastighetsåtgärder till projekt 44428.

44447 Skolgården Hedeby/Fornby X 5 293 X -2 141 X Inräknat att vi får bidrag. Utfall understiger.

44448 Ytrenovering Kyrskolan X 2 720 X -114 X

Inräknat att vi får bidrag, Projektet klart. Inväntar bidrag. Bidrag inkommen under

2018. Avskrivning påbörjaad

44450 Omläggn tak Industrig 8 o 8 A X 421 X 4 X

Flyttas vidare. Är även kopplat till planerna för industrigatan och

verksamhetsanpassningarna.

44452 Solceller Trosa Vårdcentral X 454 X 435 X Klart

44453 Solceller Skärgårdens förskola X 396 X 376 X Klart

44455 Upprustning Skärborgarnas hus X 4 081 X 2 335 X

Här ligger kostnader för målning, parkering mm. Invändig renovering upphandling

avbruten. Omprojektering pågår

44456 Paviljong skärlagsskolan X 7 108 X 0 X Del av hinderbana skall läggas in i detta.

44457 Tomtaklints fsk inkl entré X 7 360 X 1 113 X inkl avlämningsplats

44458 Hedeby hemkunskap X 3 X -273 X Klart, Aktiverat

44459 Utredning framtidens skärlag X 3 424 X 3 348 X

Utedning klar.Projektering pågår hösten 18 för att kunna handla upp i början av

året. Tidiglägga 2019 peng.

44460 Utredn köks- och matsalskapacitet X 36 X 20 X görs ny hösten 2018.

44461 Nytt frysrum Tomtaklinskolan X 0 X 0 X kopplat till 44460. inget förs innan utredning är klar.

44462 Fjärrvärme Trosa reningsverk X 382 X 382 X Fakturera statkraft, Rune. Projektet Aktiverat/Semir

44463 Industrigatan LOVE X 378 X 378 X

44464 Belysningsåtg Tomtaklintskolan X 36 X 36 X Klart. Avskrivning påbörjad

44465 Inköp Hotellrigg X 12 247 X 7 253 X Prognos inlagd.

44466 Utemiljö skolgårdar 2018 X 967 X 711 X Rink på Vitalis saknas

44467 Ombyggnation Alphyddan X 171 X 29 X Ljudisolerande åtgärder skall genomföras, därefter klart

44468 Hasselbacken ytskikt, utemiljö X 254 X 254 X Projektering pågår. Budget kommer sannolikt att behöva revideras.

44469 Fornbyskolan ytrenovering X 0 X 0 X Ses över och flyttas fram till 2019, Ej påbörjat.

44470 Renovering Gästhamnen X 2 956 X 2 927 X Belysning på gästhamnssidan kvarstår

44471 Ventilation Tomtaklintskolan X 1 551 X 1 551 X Etapp 5-6 påbörjad. Senaste Etapperna projektering påbörjad.

44472 Utr omklädn o kontor Industrig X 17 X 17 X Ej påbörjad

44473 Ventilation Tomtaklint FSK X 0 X 0 X Färdigt 2019

47002 Häradsvallen X 4 268 X 4179 X Offert på Utrymnings/brandlarm.

47003 Vagnhärads utegym X 600 X 600 X Klart- ska ombokföras pengar hit från 43175

47004 Badplats Borgmästarholmen X 2 444 X 2 394 X Vi har en del småsaker kvar i projektet

47006 Skärlagsvallen X 81 X 81 X Skall planeras för ett genomförande 2019, Projektering påbörjad, Beiktning utförd

47007 Sillebadet X 0 X 0 X Utreds av fritid vad som ska utfaras. Flyttas till 2019

47008 Köp fastigh Kroka 1:8 Häradsv X 845 X 845 X

47009 Safiren - ny brandlösning X 24 X 24 X

Tot summa skattefinansierad vsh 145 122 125 689 78 052 58 486 121 153

TOTAL Teknisk vsh 208 376 174 596 103 917 70 918 196 553

49560 Städutrustning * X 43 X 43 X Årligt återkommande

49561 Köksutrustning * X 71 X 71 X Årligt återkommande

Total Kost och Städ 400 114 400 114 0

* Projekt som avslutas varje år men är återkommande varje år.


Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Kerstin Tibbling Produktionschef 0156-52324 [email protected]


Redovisning av utförd internkontroll 2018

Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner redovisningen av 2018 års utförda internkontroll. Ärendet Internkontrollplanen antogs av teknik- och servicenämnden 2018-03-15. Kontroll har genomförts. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontrollplan TSN 2018”. Kerstin Tibbling Produktionschef Bilagor Resultat av genomförd internkontrollplan TSN 2018

1

Reultat genomförd Internkontroll enligt plan

Nämnd/förvaltning: Teknik och service

För tidsperiod: 2018-01-01-2018-12-31Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar

Uppföljning Ansvarig Rapport

(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) tillTekniska enhetenUppdraget

Felaktig projektering

9 Störning i byggprocess. Granskning projekt. Runda bordsmöte ca 1 ggr/mån Uppdatering av utfall en ggr/månad

Runda bordet möte för projektgenomgång ca en gång i månaden och varannan gång med SBK, Framtagen internpropcess där pågående projekt uppdateras månadsvis.

Proj.möte. Teknisk chef Prod chef

Dåligt akut underhåll

10 Driftfel, haverier Uppföljning beställningar Månadsuppföljning på ekonomi samt operativt byggmöte

Utvecklar planerings processen samt nogrannare uppföljning vid byggmöten. Ekonomi uppföljning är införd sedan årskiftet. System stöd identifierat i form av underhållsystem för att säkerställa kvalitet

Delår, bokslut Teknisk chef Prod chef

Entreprenörsbrist

12 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Runda bordsmöte ca 1 ggr/mån

God framförhållning i projektplanering skall innebära bättre ledtider i hela projektprocessen

Då, bokslut Teknisk chef Prod chef

Tjänstemottagare

Åtgärder dröjer

9 Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd

Kontroll felanmälan Infracontrol görs årligen Det finns statistik i Infracontroll. För fastighetsärenden räknar vi med en förbättring i samband med att vi planerar infföra ett UH system. För ävriga ärenden så kommer detta att hanteras i det nya systemet Art vise som införs 2019

Bokslut Teknisk chef Prod chef

Stöld/skadegörelse

Skadegörelse på fastigheter

8 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader

Vi samordnar detta med socialkontroret och följer upp kostnaderna årligen

Fortsatt uppföljning Bokslut Teknisk chef Prod chef

Upphandling

PersonalSårbarhet vid semester 12 Bemanning Samordna semester Inför sommar och jul

ledighet

Vi bler fler och har på flre områden dubbla tjänster som kan överlappa varandra, dock krävs noggrann planering

Maj Teknisk chef Prod chef

Arbetsmiljö fysiskOanmälda besök 12 Statistik Ta upp på APT Tas upp på APT Processen pågår. Ett ökat focus på

arbetsmiljöunder året har lett fram till ett tydligare arbetsätt under 2019

Löpande Teknisk chef Prod chef

Arbetsmiljö psysisk

2



(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) tillStress 20 Skyddsronder, Tillbud och olycks-

fallsrapporteringSkyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal

Tas upp på APT Processen pågår. Ett ökat focus på arbetsmiljöunder året har lett fram till ett tydligare arbetsätt under 2019. Ett årshjul som styr aktiviteterna stäms av på varje APT

Vartannat år varje APT Årligen

Teknisk chef Prod chef

Mutor10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Tas upp på APT Detta har diskuterats under året,

men fortsätter 2019Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef

Ekonomi

Inte tillräckligt med monetära me

9 Underhållsbrister Uppf. behov, bristerArbetet pågår med att ta fram långsiktiga UH planer. Uppföljning av utfall i det korta perspektiver sker månadsvis

Målet är att ta fram 10 års planer inom tekniska för att tydliggöra behoven över tid

Då, bokslut Teknisk chef Prod chef

MåltidUppdraget

Kök lev för mkt mat/svinn

9 Svinnmätning Vägning och uppföljning 2 ggr/år vår/höst Tallrikssvinnet är lika som år 2017/2018 svinnet är 1g per/elev under hösten 2018 börjar vi mäta kökssvinn så vi även kan följa detta

1 gång/år DriftchefKökschef

Prod.chef

Ej Säker mat enl. Livsmedelslagen

10 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt miljökontorets kontroll

1-2 ggr/år miljökontoret internkontroll 1ggr/år

Miljökontorets kontroll är genomförd på samtliga enheter med några få avikelser som är tillrättade våran egen internkontroll blev klar 20/2-19


Prod.chef

Tjänstemottagare

Missnöjda kunder

12 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Hösten 2018 intern kundenkät skolmatsverige elev och lärar enkät hösten 2018

resultat finns i bokslut driftenheten Bokslut DriftchefKökschef

Prod.chef

Avtal/prismodell med intern kund saknas eller är bristande

9 Att avtal och prismodeller utvärderas

Gå igenom nuvarande avtal och förenkla prismodeller

Ej gjord Vi behöver stöd av Ekonomi bokslut Driftchef/ekonom

Prod.chef


Stöld, kassa restaurang

9 Att rutin för kontanthantering följs och att rutin för kontantinsättning uppdatera

Avstämning att rutin följs/fungerar 1/1-19 handkassa intyg

inskickat

Kassarutin finns och följsupp av kökschef, handkassa intyg upprättas till årsbokslut

dec vid bokslut Driftchef/kökschef

Prod.chef

Upphandling

Avtal saknas

9 Inventera vilka ev. avtal som saknas

Årligen check av inköp och avtal

Livs medel följs Konternuerligt upp i conpeer övriga avtal ses över under året

Matlåder saknas avtal och utensilier saknas avtal håller på att upphandla tillsammans med Telge inköp


Prod.chef

Information och kommunikationFelaktig info, allergi 15 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och

uppföljning av avviklelserKonternuerligt dokumentation finns på tomta och

HG följsupp med skola och sköterska en avvikelse under 2018 elev tog fel mat på Skärlag

Ständig uppföljning

Driftchef/kökschef

Prod.chef

Arbetsmiljö FysiskHot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT 1 ggr/år Gick igenom rutin för våld och hot

på arbetsplatsen på Apt under våren. Rutinen sitter i kris pärm som finns i samtliga på skolorna

Varje år Driftchef/kökschef

Prod.chef

Hög ljudnivå 9 att ljudnivåer är rimliga i kök och matsalar, att dämpa ljudnivåer

bullermätning samt skyddsronder, dämpa

skyddsrond ej genomförd 2018 gjordes 18-19/2-19

Samtliga medarbetare har personligutformade hörselskydd

Vartannat år varje APT

Driftchef/kökschef

Prod.chef

Tunga lyft

8 Skyddsronder, Tillbud och olycks-fallsrapportering

Skyddsronder APT punkt


Hjälp införskaffas vid behov diskuterar konternuerligt i vardagen hjälper varandra


Driftchef/kökschef

Prod.chef

Olycksfall på arbetet




Rapporteras i sam och tas upp på varje apt


Driftchef/kökschef

Prod.chef

Arbetsmiljö Psykisk

3



(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

Stress


Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal

löpande samtal Psykosocial enkät gjord 2017, medarbetarsamtal och verksamhetsdialog gjord 2018


Driftchef/Kökschef

Prod.chef

Fastighetsservice

Uppdraget

Avtal saknas med intern kund

12 Avtal skrives där saknas Genomgång av objekt Konternuerligt Konteruerliga möten med interkunder avtal skrivs efter övk genomgång av samtliga avtal hösten 2018

1 gång/år Driftchef Prod.chef

Bristfälligt utfört arbete

8 Att rätt metoder används Utförandekontroll Dagligen vid behov vid större arbeten utförs den på objektet

Genomgång av arbetsmetod görs på dagligstyrning och en skriftlig arbetsbeskrivning görs av gruppchef eller arbetsledare vid behov

ständig uppföljning

Driftchef Prod.chef

Tjänstemottagare

Missnöjda kunder8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Hösten 2018 Intern kundenkät görs engång om

år resultat 8,3 på en 10 gradigskalaBokslut Driftchef Prod.chef

åtgärd dröjer

12 Kontrollera kundnöjdhet enkät Hösten 2018 Intern kundenkät görs engång om år resultat 8,3 på en 10 gradigskala

bokslut Driftchef Prod.chef

Upphandling

Avtal saknas

12 Inventera vilka ev. avtal som saknas

Årligen check av inköp och avtal

Vi följer konternuerligt upp

Vi följer konternuerligt upp vi handlar på Hbv/skl avtal akut jobb handlas lokalt


Avtal följs inte

10 Informera om avtal Genomgång av inköp och avtal

Dec 2018 ändringar tas konternuerligt upp

informerades på apt dec 2018 alla inköp ska gå via gruppchef eller arbetsledare


PersonalHög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller

långvarig sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner Vid behov Pratar suntliv på apt

friskvårdsombud finns konterliga samtal och rehabplaner görs vid behov

Vid behov Driftchef Prod.chef

Arbetsmiljö FysiskHot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT Hösten 2018

info gjort på apt augusti sept enligt årshjul av CH+kris pärm finns

Varje år Driftchef Prod.chef

Olycksfall på arbetsplatsen



rapport vid tillbudMedarbetare rapporterar kontirnuerligt i sam fysisk skyddsrond ej gjord 2018 görs feb-mars 2019 . Brandskyddsrond gjord 6/11-2018


Driftchef Prod.chef


Stress



löpande samtal Psykosocial enkät gjord 2017 och medarbetarsamtal gjorda 2018 och verksamhetsdialog gjord 2018


Driftchef Prod.chef

StädUppdraget

Britfälligt utfört arbete

10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört egenkontrollprogram

okt-nov 2018 Utfört på samtliga städobjekt 2018 1 gång/år Driftchef/gruppchef städ

Prod.chef

Avtal saknas med intern kund

9 Avtal skrives där saknas/nya uppdrag

Genomgång av objekt Nov-dec 2018 Genomgång av samtliga städuppdrag och skrivit nya avtal samtliga påkskrivna av kund inför 2019

1 gång/år Driftchef/gruppchef städ

Prod.chef

Tjänstemottagare

Missnöjda kunder

8 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Hösten 2018 Intern kundenkät görs engång om år resultat 8,2 på en 10 gradigskala

Bokslut Driftchef/gruppchef städ

Prod.chef

Personal

4



(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) tillHög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller

långvarig sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner Vid behov Pratar suntliv på apt

friskvårdsombud finns konterliga samtal och rehabplaner görs vid behov. Kort och långtidssjufrånvaro följsupp

Vid behov Driftchef/Gruppchef städ

Prod.chef

Arbetsmiljö FysiskHot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT maj-18 Gick igenom rutin för våld och hot

på arbetsplatsen på Apt. Rutinen sitter i kris pärm som finns i samtliga städrum på skolorna

Varje år Driftchef/gruppchef städ

Prod.chef

Olycksfall på arbetsplatsen



Rapport vid tillbud påminns konternuerligt på Apt

Medarbetare rapporterar konternuerligt i sam fysisk skyddsrond ej gjord 2018 gjordes 15-20 feb 2019


Driftchef/gruppchef städ

Prod.chef


Stress



löpande samtal Psykosocial enkät gjord 2017 , medarbetarsamtal samt verksamhetsdialog gjord 2018


Driftchef/gruppchef städ

Prod.chef

AME

Uppdraget

Felsorterade sopor

10 Kunder slänger sopor i fel fraktioner på ÅVC

se över bemaningen och arbetsledning

Genom bra samverkan med Trotab under 2018 nya rutiner. Arbetsledare tillsatt maj 2018

Nya rutiner Fraktionerna gås igenom innan tömmning av Arbetsledare och personal.

Dagligen E.chef Arbetsledare

Prod.chef

Genomförandeplan LSS

9 Hög belastning i verksamheten se över bemanningen Enhetschef kontrollerar veckovis med personal.

Avsatt bestämda tider för genomförandet. En punkt varje veckomöte

Löpande 4ggr/år

E.chef Arbetshandledare

Prod.chef

Genomförandeplan AME

9 Hög belastning i verksamheten se över bemaningen Belastningen har minskat under året på externa placeringar

Avsatt bestämda tider för genomförandet. En punkt varje veckomöte

Löpande 4ggr/år

E.chef Arbetsvägledare

Prod.chef

Tömmning av fraktioner

10 Säkra rutiner mellan entreprenör och verksamhet

gemensam möten för att fastställe en säkerhetsrutin tills ny ÅVC byggs

Arbetsledare på plats from maj 2018

Följer upp säkerhetsrutiner 1ggr/mån, samt informerar direkt på plats vid behov

varje månad och vid behov under arbetet

E.chef Arbetsledare

Prod.chef

TjänstemottagarePersonal

kompetensbrist 9 Höja kompetensenrekrytera rätt och vidareutbilda personal

Nyrekryterad personal 2018

Kompetensen har höjts i verksamheten under 2018. Personalen kompletterar varandra och täcker inom fler områden Löpande E.chef Prod.chef

Arbetsmiljö fysiskOlycksfall på extern arbetsplats 12

Se över praktikavtal

Säkerställa arbetsmiljön vid placering

Följer rutiner vid externa placeringar

Arbetsvägledare säkerställer arbetsmiljöansvaret inför placering

minst 1ggr/mån eller vid behov

E.chef Arbetsvägledare

Prod.chef

Halkolycka 15 se över rutiner för hallkbekämpning

upprätta en egen rutin Nya rutiner 2018 Sandlådor utsatta, Broddar inköpta till personal. Rapport i SAM, punkt på APT 2018

inför vinterhalåret

E.chef All personal

Prod.chef

Hot och våld

8 Följa kris och katastrofplan Dialog med anställda och deltagare

2018 APT Genomgång av rutiner APT samt samtal vid behov. Rutin finns i Kris och katastrofpärm

2 ggr per år Enhetschef Prod.chef

Arbetsmiljö psykiskt

Utmattning

9 Personal mår dåligt se över friskvårds insatser. Tar upp sunt liv på APT

2018 Beslut att räkna bilar helår på ÅVC

Större tryck på ÅVC än förväntat. Beslut taget att rekrytera under våren 2019

2 ggr/år på APT

E.chef Arbetsledare

Prod.chef

Mobbing

12 Undvika mobbing på arbetsplatsen och i verksamheten

Följa upp gemensam värdegrund

Förekommer ingen mobbing

Mobbing upphört under 2017 2 ggr/år på APT Vid behov

E.chef Arbetsledare

Prod.chef

Övrigt- Alla enheterBisysslor

8Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal All verksamhet Inget att rapportera 1 gång per år Chef enl.

delegationProd.chef

Arbetsmiljö 8 Riskanalys och handlingsplan Enhetschef All verksamhet genomförd 1 gång per år Prod.chef

5



(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) tillRätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt

personAttest analyslista genomförd Månatlig Chef enl.

delegationProd.chef

Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt §39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud(GDPR)

Stickprov All verksamhet genomförd 1 ggr per år PuL- ambasadör(GDPR)

Prod.chef

Oegentligheter eller misskötsel i arbete*

12 Att personalen har kännedom om ”SKL:s skrift om muta och jäv" samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet

Har diskuterats årligen på varje enhets APT

All verksamhet genomförd - ska ligga i resp verksamhets APT årshjul

1 gång per år Chef enl. delegation

Prod.chef

Kontroll av privata utförare 8 Uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun

Kontroll enligt program i det fall privata utförare finns

Generellt Genomförd. Löpande Chef enl. delegation

Prod.chef

Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar

Komplett genomläsning av delegeringsordningen

genomförd. Uppdaterad vid nämnd. 1 ggr per år Nsekr Prod.chef


Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Kerstin Tibbling Produktionschef 0156-52324 [email protected]


Internkontrollplan 2019

Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden godkänner 2019 års internkontrollplan. Ärendet Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden. Internkontrollen avseende 2018 är genomförd och visade på få anmärkningar. Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Kerstin Tibbling Produktionschef Bilagor Riskanalys TSN 2019 Internkontrollplan TSN 2019

1

Internkontrollplan

Nämnd/förvaltning: Teknik och service

För tidsperiod: 2019-01-01--2019-12-31Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

Tekniska enhetenUppdraget

Felaktig projektering12 Störning i byggprocess. Planering, Projektering, byggmöten Proj.möte. Bygg

möteTeknisk chef Prod chef

Underhållsplanen följs inte

15 Driftfel, haverier Långsiktiga UH planer tas fram, UH system som stödjer planering och uppföljning införskaffas

Månadmöte entreprenör, Månadsmöte ekonomi bokslut


Entreprenörsbrist

12 Ej genomf proj, fördyringar av projekt Planering av projektprocessen från början till slut. Säkerställa tidåtgång för varje steg

Projektmöten, bokslut


Tjänstemottagare

Åtgärder dröjer

12 Hur lång tid tar det mellan felanmälan och åtgärd

Uppföljning i : Infra control, Kommande ärendesystem Art vise, Kommande UH system fastighet

Bokslut Teknisk chef Prod chef


Skadegörelse på fastigheter

16 Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader Information skickas löpande till socialkontoret, Bokslut


UpphandlingAvtal saknas 9 Förlängda genomförande tider Säkerställa att vi har avtal med

nödvändiga kompetenser inom ramen för vårt uppdrag

Behov inventeras i samband med projektplanering och stäms av med upphanling


Resurs upphandling

8 Omfattande investeringsvolym framåt i tid ger fler upphandlingar

Projekten planeras långsiktigt där även upphandling medverkar och tar del av informationen

Löpande projektmöten


PersonalSårbarhet vid semester 16 Bemanning Samordna semester vid sommar och

jul i god tidApril Teknisk chef Prod chef

Arbetsmiljö fysiskHotfulla situationer 15 Vid händelser skall alltid detta anmälas i

SAM appenTas upp på APT under arbetsmiljö Löpande Teknisk chef Prod chef

Arbetsmiljö psysiskStress 20 Skyddsronder, Tillbud och olycks-

fallsrapporteringÅrshjul på arbetsmiljö har införts med bla Skyddsronder APT punkt Verksamhetsdialog Medarbetarsamtal

Arbetsmiljö tas upp på varje APT, medarbetarsamtal Årligen


Ekonomi

Inte tillräckligt med monetära medel

9 Underhållsbrister Säkerställa att vi kan hantera löpande underhåll även om vi har många oplanerade åtgärder

Månadsuppföljning ekonomi, bokslut


MåltidUppdragetKök lev för mkt mat/svinn 9 Svinnmätning Vägning och uppföljning 1 gång/år Driftchef Prod.chef

2


Ej Säker mat enl. Livsmedelslagen10 Att Egenkontroll efterföljs Stickprov att rutiner efterföljs samt

miljökontorets kontroll1 gång/år Driftchef Prod.chef

TjänstemottagareMissnöjda kunder 12 Kontrollera kundnöjdhet Enkät Bokslut Driftchef Prod.chefStöld/skadegörelse

Stöld, kassa restaurang

9 Att rutin för kontanthantering följs och att rutin för kontantinsättning uppdatera

Avstämning att rutin följs/fungerar dec vid bokslut Driftchef Prod.chef

UpphandlingInformation och kommunikationFelaktig info, allergi 15 Egenkontrollrutiner följs Dokumentation och uppföljning av

avviklelserStändig uppföljning

Driftchef Prod.chef

Arbetsmiljö FysiskHög ljudnivå 9 att ljudnivåer är rimliga i kök och

matsalar, att dämpa ljudnivåerse till att det finns hörselskydd samt skyddsronder görs, dämpa buller

varje år varje APT

Driftchef Prod.chef

Tunga lyft


Skyddsronder APT punkt Prata med varandra hjälp varandra

varje år varje APT

Driftchef Prod.chef

Olycksfall på arbetet12 Skyddsronder, Tillbud och olycks-

fallsrapporteringSkyddsronder APT punkt varje år varje

APTDriftchef Prod.chef


Stress



varje år varje APT årligen

Driftchef Prod.chef

Fastighetsservice

Uppdraget

Bristfälligt utfört arbete8 Att rätt metoder används Utförandekontroll, apt uppföljning,

utbildningständig uppföljning

Driftchef Prod.chef

Tjänstemottagare

åtgärd dröjer9 Kontrollera kundnöjdhet enkät, prioritera morgonmöte och

aptbokslut Driftchef Prod.chef

UpphandlingAvtal saknas 8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Prod.chefAvtal följs inte 8 Informera om avtal Genomgång av inköp och avtal 1 gång/år Driftchef Prod.chefPersonalHög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig

sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner Vid behov Driftchef Prod.chef

Arbetsmiljö Fysisk

Olycksfall på arbetsplatsen15 Skyddsronder, Tillbud och olycks-




Stress



varje år varje APT Årligen

Driftchef Prod.chef

StädUppdraget

Britfälligt utfört arbete

10 Egenkontrollprogram Uppföljning att genomfört egenkontrollprogram, dialog med kund


TjänstemottagarePersonalHög frånvaro 12 Uppföljning vid frekvent eller långvarig

sjukfrånvaro Samtal och rehabplaner Vid behov Driftchef Prod.chef

Arbetsmiljö FysiskHot och våld 8 Att rutin finns och efterföljs Genomgång på APT Varje år Driftchef Prod.chef

Olycksfall på arbetsplatsen8 Skyddsronder, Tillbud och olycks-




Stress



varje år varje APT Årligen

Driftchef Prod.chef

3


AME

Uppdraget

Genomförandeplan LSS AME8 GFP skrivs inte i tid då deltagare inte vill

medverka Upprättar nya rutiner Under våren Enhetschef Prod.chef

Genomförandeplan LSS DV8 GFP skrivs inte i tid. Frånvarande

deltagareUpprättar nya rutiner Under våren Enhetschef Prod.chef

Arbetsmiljö fysiskBrand 8 Brandvarnare/Brandlarm saknats i

verksamhetenSammankopplade brandvarnare installerats februari 2019

Övar ev brand 4 ggr/år

Enhetschef Prod.chef

Hallkolycka 8 se över rutiner för hallkbekämpning Rutin, sandning + broddar vid halt väglag

inför vinterhalvåret

Enhetschef Prod.chef

Hot och våld8 Lyfts APT Dialog med anställda och deltagare.

Utbildning personal2ggr/år Enhetschef Prod.chef

Arbetsmiljö psykisktUtmattning 9 pga stress Utöka personalstyrkan Under våren Enhetschef Prod.chefÖvrigt- Alla enheterBisysslor

8Inventering av bisysslor Vid utvecklingssamtal 1 gång per år Chef enl.

delegationProd.chef

Arbetsmiljö 8

Riskanalys och handlingsplan Enhetschef 1 gång per år Chef enl. delegation

Prod.chef

Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön till rätt person Attest analyslista Månatlig Chef enl. delegation

Prod.chef

Oegentligheter eller misskötsel i arbete*

12 Att perosnalen har kännedom om ”SKL:s skrift om muta och jäv" samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet.

Har diskuterats årligen på varje enhets APT

1 gång per år Chef enl. delegation

Prod.chef

Kontroll av privata utförare

8 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun *

Kontroll enligt program i det fall privata utförare finns

Löpande Chef enl. delegation

Prod.chef

Delegering 8 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar

Komplett genomläsning av delegeringsordningen

1 ggr per år Nsekr Prod.chef

Registerförteckning komplett och korrekt * 10

Genomgång minst en gång per år1 ggr/år

Chef enl. delegation

Prod.chef

Dataskyddsombud *10

Finns någon utseddNamngiven person 1 ggr/år

Chef enl. delegation

Prod.chef

Riskanalys Teknik och service Bilaga

Risk Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg

Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg

Riskvärde (sannolikhet

x konsekvens)

Tekniska enheten1. Uppdraget Felaktig projektering 3 4 12Ingen underhållsplan finns 1 5 5Underhållsplanen följs inte 3 5 15Dåligt åtgärdat akut-underhåll 1 5 5Entreprenörsbrist 3 4 12

2. TjänstemottagareMissnöjda kunder 2 3 6åtgärder dröjer 4 3 12

3. Stöld/ SkadegörelseSkadegörelse 4 4 16

4. UpphandlingAvtal saknas 3 3 9Avtal följs inte 1 3 3Resurs Upphandling 2 4 85. Information och kommunikationFelaktig information 1 4 4Information når inte ut 2 3 66. PersonalSårbart vid sjukdom, semester 4 4 16

7. Arbetsmiljö Fysisk 0 0 0Hotfulla situationer 3 5 15

08. Arbetsmiljö Psykisk 0Stress 4 5 20

09. Mutor och jäv 0 0 0Personalen har ej kännedom om vägledning för anställda 1 5 5Mutor 1 5 510. Ekonomi 0Faktura följs inte upp 1 1 1Inte tillräckligt med monetära medel 3 4 12





x konsekvens)

Måltid1. Uppdraget Kök levererar fel mat/för lite 2 3 6Kök lev för mkt mat/svinn 3 3 9Ej säker mat ( Livsmedelshygien) 2 5 10Lagerhållning 2 3 6Konkurrenskraftiga 2 3 62. (Tjänstemottagare) InternkunderMissnöjda kunder 3 3 9Avtal saknas med intern kund 2 3 63. Stöld/ SkadegörelseStöld, kassa restaurang 3 3 94. UpphandlingAvtal saknas 3 3 9Avtal följs inte 1 4 45. Information och kommunikationFelaktig information, allergi 3 5 15Information når inte ut, personal och kund 2 3 66. Personalhög sjukfrånvaro 1 5 5Olovlig frånvaro 1 3 37. Arbetsmiljö FysiskHög ljudnivå 3 3 9Tunga lyft 2 4 8olycksfall på arbetsplats 3 4 128. Arbetsmiljö PsykiskStress 3 4 12mobbing 2 3 69. Mutor och jäv 0Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda 1 3 3Privata fördelar, mat 2 3 6

10. Ekonomi 0Felaktig fakturering 2 3 6Rätt lön till rätt person 2 3 6





x konsekvens)

Städ1. Uppdraget Felaktigt material/utförande beställs 1 4 4Britfälligt utfört arbete 2 4 8Konkurrenskraftiga 2 3 6Avtal saknas med intern kund 2 3 62. (Tjänstemottagare) InternkunderMissnöjda kunder 2 3 6åtgärder dröjer 2 3 63. Stöld/ SkadegörelseStöld 2 3 64. UpphandlingAvtal saknas 2 3 6Avtal följs inte 1 5 55. Information och kommunikationFelaktig information 2 3 6Information når inte ut 2 3 66. PersonalHög Frånvaro 3 4 12Olovlig frånvaro 2 3 67. Arbetsmiljö FysiskHot och våld 2 4 8olycksfall på arbetsplats 2 4 88. Arbetsmiljö PsykiskStress 2 4 8mobbing 2 3 69. Mutor och jäv 0Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda 1 3 3Privata fördelar, bil+utrustning 2 3 610. Ekonomi 0Felaktig fakturering 2 3 6rätt lön till rätt person 2 3 6





x konsekvens)

Fastighetsservice1. Uppdraget Felaktigt material/utförande beställs 1 4 4Lagerhållning 2 2 4Britfälligt utfört arbete 2 4 8Konkurrenskraftiga 2 3 6

Avtal saknas med intern kund 3 2 62. (Tjänstemottagare) InternkunderMissnöjda kunder 2 3 6

åtgärder dröjer 3 3 9

3. Stöld/ SkadegörelseStöld 2 3 64. UpphandlingAvtal saknas 2 4 8Avtal följs inte 2 4 85. Information och kommunikationFelaktig information 2 3 6Information når inte ut 2 3 66. PersonalHög Frånvaro 3 4 12Olovlig frånvaro 2 3 6

7. Arbetsmiljö FysiskHot och våld 2 3 6olycksfall på arbetsplats 3 5 15

08. Arbetsmiljö PsykiskStress 2 4 8mobbing 2 3 69. Mutor och jäv 0Persnalen har ej kännedom om vägledning för anställda 1 3 3Privata fördelar, bil+utrustning 2 3 610. Ekonomi 0Felaktig fakturering 2 3 6rätt lön till rätt person 2 3 6

0





x konsekvens)

AME1. Uppdraget Ej utförda arbeten 3 2 6Följa tidsplaner 2 3 6Bilpark 2 2 4Tömning av fraktioner 1 4 4Felsortering 2 2 4Genomförandeplan verksamheten 2 4 8Otydliga uppdrag 1 2 2Felaktig kartläggning 2 2 4Genomförandeplan AME 2 4 8

02. (Tjänstemottagare) Gratiskunder ej boende i kommun 3 1 3Sekretess 1 5 5Droger, alkohol 3 2 6Slussas inte vidare 2 3 63. Stöld/ SkadegörelseStöld, personal, kunder,deltagare 2 1 2Inbrott 2 2 4Stöld av sekretessuppgifter 1 5 54. UpphandlingAvtal saknas 1 3 3Avtal följs inte 1 5 55. Information och kommunikationFelaktig information 2 2 4Information når inte ut 2 3 66. PersonalOlovlig frånvaro 1 5 5

0Kompetensbrist 2 3 67. Arbetsmiljö Fysisk 0Hot och våld 2 4 8Rånrisk plus bankning 1 5 5olycksfall på extern arbetsplats 2 3 6Brand 2 4 8Hallkolycka 2 4 88. Arbetsmiljö PsykiskMobbing 1 3 3Utmattning 3 3 99. Mutor och jävPersonalen har kännedom om vägledning för anställda 2 3 6Mutor 1 5 5Tanka privat 1 5 5Handla privat på kommunkonto 1 5 5

010. Ekonomi 0Felaktig betalning 0 5 0Hantering kontanta medel 2 1 2




Revidering av teknik- och servicenämndens delegeringsordning

Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden antar förslag till reviderad delegeringsordning för teknik- och servicenämnden. Ärendet I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När beslutanderätten är vidaredelegerad till annan tjänsteperson är det för att det är på den nivå beslutet är lämpligt att tas. Delegeringsordningen behöver uppdateras för att följa kontorets organisation och verksamhet:

• Tillägg att teknisk chef är biträdande produktionschef och ersättare för produktionschefen, med samma delegation som denne, vid produktionschefens frånvaro.

• Ändring av titel fastighetsingenjör till fastighetsförvaltare. • Tillägg av delegat ingenjör under Kommunaltekniskt område.

Dessutom föreslås att begreppet tjänsteman ändras till tjänsteperson samt att delegeringsordningen kompletteras med en lista som förtydligar de förkortningar som förekommer i delegeringsordningen. Kerstin Tibbling Emma Svedin Produktionschef Nämndsekreterare Bilagor Förslag till reviderad delegeringsordning för teknik- och servicenämnden Beslut till Författningssamlingen

Delegeringsordning för


Antagen av: Teknik- och servicenämnden 2019-03-14, § X, Dnr TSN 2019/18

Dokumentkategori: Regel

Dokumenttyp: Styrdokument

TROSA KOMMUN 2019-XX-XX Teknik- och servicenämnden

1

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning ........................................................................................................ 1

Delegeringsordning för teknik- och servicenämnden ....................................................... 2

Återrapportering .............................................................................................................. 2

Återkallande .................................................................................................................... 2

Förhinder för delegaten .................................................................................................... 2

Ärenden som inte får delegeras ......................................................................................... 2

1. Allmänna ärenden ........................................................................................................ 4

Brådskande ärenden ........................................................................................................ 4

Utlämnande av allmän handling ......................................................................................... 4

Arkiv .............................................................................................................................. 4

Avtal .............................................................................................................................. 4

Delgivning och föra kommunens talan ................................................................................ 4

Organisation .................................................................................................................... 5

Yttrande ......................................................................................................................... 5

Dataskyddsförordningen (GDPR- General Data Protection Regulation) .................................... 5

2. Personalärenden .......................................................................................................... 6

Anställning ...................................................................................................................... 6

Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m. ................................................................... 7

Kurser, förmåner m.m. ..................................................................................................... 8

Arbetsmiljöansvar ............................................................................................................ 8

3. Ekonomiärenden .......................................................................................................... 9

Budgetfördelning, attesträtt och representation ................................................................... 9

Avyttring ........................................................................................................................ 9

Bidragsansökningar .......................................................................................................... 9

Ersättning ...................................................................................................................... 10

4. Upphandling, inköp och avyttring ............................................................................... 10

5. Kommunaltekniskt område ......................................................................................... 11

Upplåtelse ...................................................................................................................... 11

Avgifter och bidrag .......................................................................................................... 12

Lokala trafikföreskrifter .................................................................................................... 12

6. Hantering av livsmedel ............................................................................................... 13


2

Delegeringsordning för teknik- och servicenämnden I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstemänpersoner nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe. När produktionschefen1

När produktionschefen har vidaredelegerat beslutanderätten till en annan tjänstemanperson är det för att det är på den nivån beslutet är lämpligt att tas. Produktionschefen har ändå samma beslutanderätt som den beslutanderätten är vidaredelegerad till. Produktionschefen ska bara ta beslut i tjänstemannenspersonens ställe när den är frånvarande.

fått uppdrag att fatta beslut kan produktionschefen vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänstemanperson. Den tjänstemannenpersonen kan i sin tur inte vidaredelegera till ytterligare tjänstemanperson.

Den tjänstemanperson som har beslutanderätt på vidaredelegering kan lämna ärendet för beslut till högre nivå för avgörande (t.ex. produktionschef eller nämnden) då det t.ex. gäller ett principärende.

Återrapportering

Återrapportering av delegeringsbeslut till nämnden ska redovisas på nästa nämndsammanträde. Återrapporteringen är viktig för att nämnden ska kunna följa hur beslutanderätten används.

Återkallande

Nämnden och produktionschefen kan när som helst återkalla lämnad delegering. De kan också välja att ta beslut i ett ärende trots att beslutanderätten är delegerad, men kan i princip inte ändra ett beslut som är taget med stöd av delegering.

Förhinder för delegaten

Om den tjänstemanperson som har vidaredelegeringen är förhindrad att fatta beslut ska produktionschefen göra det i dess ställe.

Ärenden som inte får delegeras

Kommunens nämnder kan själva besluta om delegering av beslutanderätt, men det finns vissa ärenden som en nämnd inte får delegera enligt kommunallagen, 6 kap 38 §:

1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet,

2. framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats,

3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och

4. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras.

Biträdande produktionschef

Teknisk chef är biträdande produktionschef och ersättare för produktionschefen när denne är tjänstledig eller inte tillgänglig. Biträdande produktionschef har vid produktionschefens frånvaro samma delegation som produktionschefen.

1 Produktionschef är att jämställas med förvaltningschef enligt kommunallagen.


3

Förkortningar

AB Allmänna bestämmelser KL Kommunallagen LAS Lagen om anställningsskydd OSL Offentlighets- och sekretesslagen TF Tryckfrihetsförordningen


4

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till

Lagrum, kommentar m.m.

1. Allmänna ärenden

Brådskande ärenden

1.1 Ta beslut i brådskande nämndärenden

Ordförande KL kap 6 § 39

Gäller även beslut i ärenden av mindre vikt eller av icke principiell natur

1.15 Ta beslut om att ställa in eller ändra tid för sammanträdet

Ordförande

Utlämnande av allmän handling

1.2 Beslut att inte lämna ut allmän handling

Produktionschef TF 2 kap § 14, OSL 6 kap 1-6 §§

1.3 Yttrande vid överklagande av beslut att inte lämna ut allmän handling

Produktionschef

Arkiv

1.4 Arkivansvarig Produktionschef Enhetschef

1.5 Utse arkivredogörare Produktionschef Enhetschef

1.6 Fastställa dokumenthanteringsplan

Produktionschef Efter samråd med arkivmyndigheten

Avtal

1.7 Underteckna avtal, förbindelser och andra rättshandlingar som beslutats av nämnden

Produktionschef Gäller i de fall nämnden inte beslutat om annan delegat i ett ärende

1.8 Underteckna avtal och andra rättshandlingar som avser löpande ärenden inom det egna verksamhetsområdet

Produktionschef Enhetschef Under förutsättning att ärendet inte är av principiell betydelse eller av större vikt

Delgivning och föra kommunens talan

1.9 Mottagande av delgivning Produktionschef Vid sidan av ordförande, se nämndernas reglemente

1.10 Väcka och föra kommunens talan vid domstol och andra myndigheter, ingående av förlikning samt antagande av ackord, med rätt att sätta annan i sitt ställe

Produktionschef Efter samråd med nämndens ordförande


5



Organisation

1.11 Mindre förändringar av förvaltningens organisation

Produktionschef

Yttrande

1.12 Yttrande som på grund av ärendets innehåll kan bedömas utan behandling i nämnden

Produktionschef Enhetschef T.ex. besvarande av brev på nämndens vägnar.

1.13 Lämna yttrande över remisser där sakkunskap efterfrågas

Produktionschef Enhetschef

Ansvarig handläggare

Yttrande över remiss från andra myndigheter och organisationer av principiell eller politisk karaktär besvaras av nämnden

Dataskyddsförordningen (GDPR- General Data Protection Regulation)

1.14 Teckna biträdesavtal Produktionschef Enhetschef Artikel 28

1.15 Beslut om att lämna registerutdrag

Produktionschef Personuppgiftsambassadör

Artikel 15

1.16 Beslut om radering eller rättelse

Produktionschef Artikel 16-17

1.17 Beslut om rätt till begränsning av behandling

Produktionschef Artikel 18

1.18 Beslut om att ta ut en rimlig avgift vid begäran enligt artikel 12 p 5 GDPR när begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art.

Produktionschef Artikel 12 p 5a

Innan beslut kontakta dataskyddsombud

1.19 Beslut om att vägra tillmötesgå begäran om information enligt artikel 12 p 5 GDPR när begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art.

Produktionschef Artikel 12 p 5b

Innan beslut kontakta dataskyddsombud

1.20 Anmäla personuppgiftsincident till tillsynsmyndighet

Produktionschef Enhetschef Incident ska anmälas om det inte är osannolikt att incidenten medför risk för fysiska personers rättigheter och friheter.


6



2. Personalärenden

Anställning

2.1 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens omfattning och entledigande av enhetschef

Produktionschef AB

2.2 Anställning av, förordnande av, ändring av tjänstgöringens omfattning och entledigande av övrig personal (tillsvidare och viss tid)

Produktionschef Enhetschef AB

Anställning av produktionschef regleras i KS delegeringsordning.

2.3 Besluta om godkännande eller förbud mot förtroendeskadlig bisyssla

– produktionschef

– enhetschef

– övrig personal

Kommunchef

Produktionschef

Produktionschef

Enhetschef

AB

Efter samråd med personalchef.


7



Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning m.m.

2.4 Ändrad placering vid övertalighet, på egen begäran eller i andra fall

– produktionschef

– enhetschef och övrig personal

Kommunchef

Produktionschef

AB


2.5 Avstängning och beslut om indragning eller innehållande av lön och andra förmåner

– produktionschef


Kommunchef

Produktionschef

AB


2.6 Disciplinpåföljd; skriftlig varning

– produktionschef

– enhetschef

– övrig personal

Kommunchef

Produktionschef

Produktionschef

Enhetschef

AB


2.7 Avveckling och utköp av personal

– produktionschef


Kommunchef

Produktionschef

AB


2.8 Uppsägning från arbetsgivarens sida p.g.a. arbetsbrist eller personliga skäl

– produktionschef


Kommunchef

Produktionschef

LAS 4, 7 §§


2.9 Avskedande

– produktionschef


KSau

Produktionschef

LAS 18 §

Avsked av produktionschef efter samråd med nämnd.

Avsked av enhetschef och övrig personal i samråd med personalchef.


8



Kurser, förmåner m.m.

2.10 Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa inom Sverige och Europa

– produktionschef

– enhetschef

– övrig personal

Kommunchef

Produktionschef

Produktionschef

Enhetschef

Förtroendevalda regleras i kommunfullmäktiges arvodesreglemente.

Vid resor utomlands för övrig personal ska samråd ske med produktionschef.

2.11 Deltagande i kurs, konferens eller tjänsteresa utanför Europa

KSau

2.12 Användande av egen bil i tjänsten

– produktionschef

– enhetschef

– övrig personal

Kommunchef

Produktionschef

Produktionschef

Enhetschef

Arbetsmiljöansvar

2.13 Ansvar för att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön

– kontoret

– enheten

Produktionschef

Produktionschef

Enhetschef

2.14 Ansvar för att det systematiska arbetsmiljöansvaret inom nämnden fungerar

Produktionschef

2.15 Ansvar för att det inom nämndens verksamhetsområde finns kompetens inom arbetsmiljöområdet

Produktionschef

2.16 Ansvar för att genomföra konsekvensbeskrivningar av hur arbetsmiljön påverkas av förändringar

Produktionschef

2.17 Ansvar för genomförande av riskanalys, handlingsplan och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöområdet på respektive enhet



9



3. Ekonomiärenden

Budgetfördelning, attesträtt och representation

3.1 Omdisponering av budget mellan enhet

Produktionschef

3.2 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för den löpande verksamheten i enlighet med budget

Produktionschef Ansvarig handläggare

3.3 Åtagande eller disposition av ekonomisk natur för investeringar i enlighet med budget

Produktionschef Enhetschef Verksamhets-ansvarig

3.4 Utse attesträttsinnehavare för tjänstemän

Produktionschef Se attestreglemente

3.5 Företrädande av kommunen vid representation med högst 10 % av ett basbelopp per tillfälle och inom budgetram

Produktionschef Enhetschef Se representationspolicy

Avyttring

3.6 Skänka bort lös egendom till mottagare utanför kommunens organisation


Bidragsansökningar

3.7 Ansökan om externa medel (inkl. EU-medel) för projekt- och utvecklingsarbete m.m.


Nämnden beslutar om ansökan då en ekonomisk motprestation krävs om medlen beviljas.

Besluten ska alltid meddelas till ekonomienheten.

Beviljade medel rekvireras av verksamhetsansvarig enhet.

3.8 Beslut om bidrag till organisationer med högst 50 000 kronor

Produktionschef


10



Ersättning

3.9 Besluta om ersättning till enskild vid skada förorsakad av Trosa kommun med högst ett basbelopp

Produktionschef

4. Upphandling, inköp och avyttring 4.1 Upphandling av centrala avtal samt kommungemensamma tjänster och varor

Produktionschef Upphandlare

Samråd ska ske med berörda förvaltningar

4.2 Tecknande av centrala avtal samt kommungemensamma tjänster och varor

Produktionschef

4.3 Upphandling över tröskelvärdena

Produktionschef Upphandlare Samråd ska ske med berörda förvaltningar

4.4 Öppna anbud i upphandlingar enligt ovan

Produktionschef Upphandlare

4.5 Upphandling för verksamheten inom givna budgetramar

Produktionschef Upphandlare Enhetschef

Handläggare med budgetansvar

Upphandling ska alltid ske i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) och kommunens upphandlings- och inköpspolicy.

4.6 Försäljning eller annan överlåtelse av lös egendom inom respektive verksamhet



11



5. Kommunaltekniskt område 5.1 Lämna yttrande enligt 3 kap. 2 § ordningslagen om användning av offentlig plats inom detaljplanbelagt område

Produktionschef Gatu- och parkingenjör, teknisk chef

5.2 Träffa avtal och göra andra överenskommelser i löpande verksamhet under högst 5 år

Produktionschef Teknisk chef

5.3 Uppsägning av avtal och andra överenskommelser i löpande verksamhet under högst 5 år


5.4 Inhyrning av lokaler för kommunal verksamhet under en tid av högst 5 år


5.5 Besluta om schakttillstånd inom Trosa kommun


5.6 Besluta om skyddsjakt och skadeförebyggande åtgärder

Produktionschef

5.7 Ansöka om tillstånd till skyddsjakt


Upplåtelse

5.8 Upplåta plats som gäller:

1. tillfällig upplåtelse,

2. torgplatser enligt torghandelsstadgan,

3. mark för ledningar m.m. t.ex. fjärrvärme-, el- eller teleledningar

Produktionschef Gatu- och parkingenjör, fastighetsingenjör fastighetsförvaltare, teknisk chef

5.9 Upplåta nyttjanderätt, arrenden och uthyrning under en tid av högst 5 år

Produktionschef Gatu- och parkingenjör, fastighetsingenjör fastighetsförvaltare, teknisk chef

Reglemente för kommunstyrelse och nämnder i Trosa kommun:

Nämnden har rätt att ingå avtal om arrenden, uthyrning och förhyrning av fastighet med löptider upp till 10 år.


12

Ärende Delegerat till Vidaredelegerat till Lagrum, kommentar m.m.

5.10 Teckna hyreskontrakt med interna och externa hyresgäster

Produktionschef Fastighetsingenjör fastighetsförvaltare, ingenjör, teknisk chef

5.11 Uppsägning av upplåten nyttjanderätt, arrenden och uthyrning


Avgifter och bidrag

5.12 Bestämma avgifter enligt tillämpliga lagar och bestämmelser samt taxa för nämndens verksamhet samt besluta om höjning eller minskning av avgiften samt om avräkning av avgift enligt bestämmelserna i taxan

Produktionschef Teknisk chef Inom ramen för kommunfullmäktiges riktlinjer

5.13 Besluta om bidrag till enskilda vägar på fastställda villkor


5.14 Besluta om bidrag till vägföreningar på fastställda villkor


Lokala trafikföreskrifter

5.15 Beslut om tillfälliga lokala trafikföreskrifter

Produktionschef Gatu- och parkingenjör, ingenjör, teknisk chef

Nämnden beslutar om permanenta lokala trafikföreskrifter.

5.16 Beslut om dispens från bestämmelser om fordonsvikt, bredd och längd samt körning på gågata eller liknande


5.17 Beslut om undantag från tillfälliga lokala trafikföreskrifter


5.18 Beslut om undantag för rörelsehindrade från bestämmelser eller lokala trafikföreskrifter som avser stannande eller parkering


5.19 Beslut om undantag från lokala trafikföreskrifter



13



Vatten och avlopp

5.20 Besluta om bevattningsförbud Produktionschef Teknisk chef

5.21 Häva bevattningsförbud Produktionschef Teknisk chef

6. Hantering av livsmedel 6.1 Följa upp och revidera egenkontrollplaner för livsmedelshygien

Produktionschef Driftchef


Tekniska enheten Peder Loqvist Ingenjör 0156-522 01 [email protected]


Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun

Förslag till beslut 1. Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 § andra stycket 9 och 3 §

första stycket 1 trafikförordningen (1998:1276) följande: På Östra Hamnplan på den sträcka som markerats på kartan i denna föreskrift mel-lan Östermalmsvägen och Fiskargatan får motordrivet fordon inte föras. Förbudet gäller årligen under tiden vecka 23 – vecka 33. Förbudet gäller inte fordon med tillstånd. Följande fordon har tillstånd: – Varutransporter till och från fastigheter inom området.

Denna författning träder i kraft den 1 juni 2019.

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(3) Tekniska enheten 2019-02-28

2. Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 § andra stycket 9 och 3 §

första stycket 1 trafikförordningen (1998:1276) följande:

På Fiskargatan på den sträcka som markerats på kartan i denna föreskrift mellan Högbergsgatan och Östra Hamnplan får motordrivet fordon inte föras.

Förbudet gäller årligen under tiden vecka 23 – vecka 33. Förbudet gäller inte fordon med tillstånd. Följande fordon har tillstånd: – Varutransporter till och från fastigheter inom området. – Boende inom området som ska till och från sin fastighet.

Denna författning träder i kraft den 1 juni 2019. 3. Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 § andra stycket 16 och 3 §

första stycket 1 trafikförordningen (1998:1276) följande: På Sockengatans västra sida 15 meter söder ut från Ägogången och fram till Tom-taklintgatan får fordon inte parkeras. Förbudet ger inte rätt att stanna där det är förbjudet att stanna eller parkera enligt trafikförordningen (1998:1276).

Denna författning träder i kraft den 1 maj 2019.

4. Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 § andra stycket 16 och 3 §

första stycket trafikförordningen (1998:1276) följande: På Rodergatans östra sida 45 meter söder ut från Smäckbrogatan får fordon inte parkera. Förbudet ger inte rätt att stanna där det är förbjudet att stanna eller par-kera enligt trafikförordningen (1998:1276). Förbudet gäller inte fordon med tillstånd. Följande fordon har tillstånd:

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3) Tekniska enheten 2019-02-28

– Förare med parkeringstillstånd för rörelsehindrade. Det finns två p-platser för rörelsehindrade på gatan. Denna författning träder i kraft den 1 maj 2019. 5. Trosa kommun föreskriver med stöd av 10 kap. 1 § andra stycket 16 och 17 och

3 § första stycket trafikförordningen (1998:1276) följande: På Rodergatans östra sida på två markerade p-platser 30 meter söder om Smäck-brogatan får endast rörelsehindrade med parkeringstillstånd parkera enligt 13 kap. 8 § trafikförordningen (1998:1276) eller utländska parkeringstillstånd som ger samma rätt att parkera.

Parkering får ske under högst 24 timmar i följd på vardagar utom vardag före sön- och helgdag.

Denna författning träder i kraft den 1 maj 2019.

Ärendet

1. Tekniska enheten anser att Östra Hamnplan bör vara fri från trafik samma period, vecka 23-33, som Torget och Östra Långgatan då det är många gående i området under denna period på året. Det är ett mycket populärt gångstråk. Polisen har inga synpunkter vid yttrande den 2019-02-21.

2. Tekniska enheten har fått in skrivelser från boenden och restaurangerna inom området att det trafikeras väldigt mycket på Fiskargatan under sommarmånaderna. Tekniska enheten delar denna synpunkt och ser gärna att Fiskargatan är fri från trafik samma period, vecka 23-33, som Torget och Östra Långgatan. Polisen har inga synpunkter vid yttrande den 2019-02-21.

3. Tekniska enheten har studerat denna gata som är smal och det är en hel del trafik till Tomtahills förskola och bostäder. Bilar och husbilar står parkerade där vilket skapar problem med framkomligheten. Polisen har inga synpunkter vid yttrande den 2019-02-21.

4. Tekniska enheten har fått in synpunkter genom Trafikrådet om att fordon parkeras utmed gatan utanför Pensionärernas hus vilket då blockerar infarten till parkeringen för rörelsehindrade i anslutning till Pensionärernas hus. Tekniska enheten anser att det är lämpligt att införa parkering förbjuden på den aktuella sträckan. Polisen har inga synpunkter vid yttrande den 2019-02-21.

5. Parkeringsplats för rörelsehindrade som besöker Pensionärernas hus. Polisen har inga synpunkter vid yttrande den 2019-02-21.

Ulf Hagstedt Peder Loqvist Teknisk chef Ingenjör



Tjänsteskrivelse Datum

2019-02-05 Diarienummer TSN 2019/1

Anmälan av delegeringsbeslut

Löpnr/ Dnr

Punkt i del. ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

1.8 Överlåtelseavtal belysningsanläggning Vattenfall Elanläggningar AB

2018-12-19 Ulf Hagstedt

Teknisk Chef

1.2 Avslag på begäran om att ta del av handlingar

2019-02-02 Kerstin Tibbling, produktionschef


2019-02-07 Ulf Hagstedt, Biträdande produktionschef


2019-02-18 Kerstin Tibbling, produktionschef

1.8 Förordnande av parkeringsvakt

2019-01-30 Peder Loqvist, Ingenjör


Tekniska enheten Peder Loqvist Handläggare PRH Tel: 0156-522 01 [email protected]


Anmälan av delegeringsbeslut – Parkeringstillstånd för rörelsehindrade

Löpnr/ Dnr



Delegat, titel

2019-001 5.18 0488-01210-45M-F 2019-01-07 Peder Loqvist, Ingenjör

2019-002 5.18 0488-01211-91K-F 2019-01-16 Peder Loqvist, Ingenjör





2019-007 5.18 0488—57M-F AVSLAG 2019-02-04 Peder Loqvist, Ingenjör




Tekniska enheten Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör Tel. 0156-522 21 [email protected]


Anmälan av delegeringsbeslut, bidrag till enskilda vägar/vägföreningar

Löpnr/ Dnr



Delegat, titel

1 5.11 Emils backe/Emils lund, ny sökande 650 m.

2019-01-30 Christoffer Eriksson Gatu- och parkingenjör

2 5.11 Charlottenlund. Ny ägare, ej inkommit med ansökan. Avslag


3 5.11 Stensborg, Ny ägare, ej inkommit med ansökan. Avslag


4 5.11 Nora gård Karlsro, Ny ägare, ej inkommit med ansökan. Avslag


5 5.11 Solberga Slånbo, Ny ägare ej inkommit med ansökan. Avslag


6 5.11 Tofsholmen, Skutudden. Ny ägare ej inkommit med ansökan. Avslag


7 5.11 Alby Hagadal 2, Ny ägare ej inkommit med ansökan. Avslag





Anmälningsärenden

Länsstyrelsen i Södermanlands län – Beslut 2019-01-24. Ändring av tillstånd enligt miljöbalken för Trosa kommun avseende flytt av återvinningscentral inom fastigheterna Åby 2:59 och Kroka 1:1 i Trosa kommun. – Ansökan 2019-03-05. Ansökan om bidrag för att utföra fornminnesvård av fornlänningarna Björke 3:17, 2019. – Ansökan 2019-03-05. Ansökan om bidrag för att utföra fornminnesvård av fornlänningarna Fagerhult 2:10, 2019. Trafikverket – Utbetalning 2018-10-25. Medfinansiering för åtgärder för förbättrad miljö och trafiksäkerhet/kollektivtrafikåtgärder på det kommunala vägnätet för år 2017 avseende GC-väg Gärdesvägen, Vagnhärad. – Utbetalning 2018-11-06. Medfinansiering för åtgärder för förbättrad miljö och trafiksäkerhet/kollektivtrafikåtgärder på det kommunala vägnätet för år 2016 avseende övergångsställe och passage Stensundsvägen, Trosa. – Utbetalning 2018-10-25. Medfinansiering för åtgärder för förbättrad miljö och trafiksäkerhet/kollektivtrafikåtgärder på det kommunala vägnätet för år 2017 avseende Centrumvägen, Vagnhärad. Trafikrådet – Minnesanteckningar. 2019-02-13. Rådet för personer med funktionsnedsättning – Protokoll. 2019-02-11. Emma Svedin Nämndsekreterare

Documents

Kallelse till Teknik- och servicenämnden · 3. Bokslut 2018 för teknik- och servicenämnden TSN 2019/24 4. Redovisning av utförd internkontroll 2018 TSN 2018/22 5. Internkontrollplan