Kalkyler ogkalkula sj on sprin sipp erI fbrlige Lrtgave av Renholdsnvtt (6-2012)diskuterte vi salg og markeclsføring ar.

renholdstjenester. C)ppdragsgivere velgerrenholdsleverandør basert på ulike l<jøpe-

kriterier, og det er viktig å folstå hva somlegges til grunn. Er- det kun lavest pris sombetyr noe, cller blir også andre forholdvurdert som ben.dningsfr-r11e? Ved innleve-ring av et tilbr-rd har renholdsbedriften en

gl4den mulighet ti1 å vise kunden hvorfornettopp din bedrift skal velges, selr. om dukanskje ikke har levert den laveste prisen.Likevel, pris vil vanligvis ha stor betldningved valg av renholdsleverandør, og vi skalse nærmere på åktorer som kan påvirkeplir>crr ingen lv renhold'rjenerrer.

Anbud og tilbudEt anbud er det tilbud som blil inngitt:rv er-r anbyder i en anbudskonhurranse.Ien anbudskonkulranse er det forbudt å

forhandle om ar-rbudet og å endre anbu-det etter anbudsfrister-rs utløp. Dette er irnotsetning til konkulranser med forhand-linger, der partene forhandler om tilbudetetter at det el gitt inn. I dagligspråketbrukes ofte ordet anbud oeså om tilbudsom innhentes og som det er meningen å

forhandle orn. Skillet mellom disse såkalteansleffilsesprosedyrene er viktig i regelver-

ket for offentlige ar-rskaffelser. Over visse

beløpsgrenser er det påbudt med anbuds-l<onkurranser og da kan konkurransel medforhandlinger bare unntaksvis bli benyrtet.For private innkjøpere legges det ofie opptil at man kan fbrhandle om de innlevertetilbud.

Pris på renholdstjensterHva er så en riktig pris? l)e fleste byer i

Norge har flere titalls renholdsbedriftersom konkurrerer om de samme kontlak-

tene, og det stilles stadig økende kravbåde til renholdsfaglig profesjonalitet,sårnt sLrnn lovlig og lønnsom drift av virk-somheten. Ved innhenting av tilbud frarenholdsleverandører, vil oppdragsgiverkunne eråre at blant de innkornne tilbuclkan prissettingen varicrc svært mve fr:r detbilligstc til det dvreste tilbudet. I noer.r

tilfeller kar.r clette skyldes at beregnings-grunnlaget som leveres renholdsbedrifter-re

er så mangelftrll at det åpner fbr ulike for-tolkninger og misforståelser. I tilfeller hvordette ikke el tilfelle så lcan man undre seg

ovcr hva den store prisdiflirensen skyldes.

Er det manglende erfaring og dyktighet i

planlegging og kalkulering, el det regnefeileller kanskje rett og slett er.r dumping ar.

priser-r i et forsøk på å kapre en l<ontrakt?

Vi skal ikke moralisere or.er- beclriftenes

bevisste valg, men kun tilstrebe oss å bidratil at den pris som leveres i ciet minste er

ber.isst grundig fundert, kalkulert og gjørdet n-rulig å levere renholdst.jenester innen-for anstendige tidsrammer for renholde-ren. Her blir da begrepet vtelse sentralt.Ytelse beskriver hvor mange kvadratmeterson'r rengjør'es på en tirne (ir-rkludert

inventarrenhold).

YtelseFor at man skal kunne vurclere renhold-sytelsen, er det nødvendig å kjennc en dclforhold knyttet til bygget og de enkelre

rom. Om dette er et frekvensstyrt ren-

hold, hvilke frekr.enser er det lagt opp tili renholdsplanen? Skal det kun utføres etprogrammert renhold eller skal det være

et behovstilpasset renl-rold, og gjerne medkvalitetsmål som ved NS INSTA 800?

Hva skal renholderen faktisk gjøre fra romtil rom (omfanget). Hvilke renholdsme-toder kan vi bruke for å fierne urenheter,

og hvilke bl.gningsmessige forhold må vita hensyr-r til? Er det store eller små rom,hvilken etasje, tvpe innredir-rger og t,vpe

gulvbelegg? Hvilken type tilsrnussing harvi, og hvilke kjemikalier kar.r vi benvtte,eller ikke benvtte, og eventuelle årsmes-

sige variasjoner? Tidsrom for utføring av

renl-rold, adgangskontroll og andre muligebegrensninger? Listen kan gjøres lengre,

og den son.r skal kalkulere en riktig prishar åpenbart utfordringer med tanke på å

gjøre nøyaktige beregninger. Det er også

viktig at ikke vanlige tidstl'vel glemmes

når regnestykket skal settes opp. Dette kangjelde gangtid mellon.r bygg, etter'fi'llingav papir og såpe på toalettrom, hentingav ting i bøttekottet, pauser, telefoner oganr-ren tidsbruk hvol renholderen ikkeaktivt rengjør.

Kan man så si noe om hva som er riktigeeller var-rlige ytelser? Dette er et spørsmål

vi ofte får fi'a renholdsbedrifter, og hvor vibeklageligvis ikke kan gi et entydig svar.

lmidlertid, etter vårt skjønn, er det i alle

fall lisikosport å beregne vtelser og priserfor renhold uten å ha deltatt på befaringav lokalene. I r'årt møte med renholdsbe-drifter rundt om i Norge, erfarer vi at ytel-ser kan variere m)'e fra distrikt til distriktog fra bv til bv. Eksen-rpelvis kan nevnes

normalt kontorrenhold med renholdsfre-kvcns en gang i uken, hvor ytelsen l<ar-r

varierc fra 170 til nær:mere 500 kvadrat-meter rengjort areal per time. I de største

byene er konkurransesituasjonen sterkcst,

og vi finner cle høveste ytelsene. Etter virroppfatning bør innkjøpere av renholdstje-nestel i større grad stille seg spørsmål omhvilken kvalitet de l<an vente seg dersomen renholder skal rengjøre nærmere 500kvadratmeter kontor på en time. Vi ønskerikke å ta stilling til hva som er riktige vtel-

RENHOLDSNYTT 1 2OI]

%r

{1

!a\ft-

\"Æ

f\*\r"*

ser, men konstaterer at det i de fleste tilfel-ler er en klar sammenheng mellom tidenman har til rådighet og den kvalitet somrealistisk kan bli levert.

KalkulasjonsprinsipperVed kalkulering av tilbud, vil lønnskost-naden utgjøre den vesentlige del av totalekostnader. Kalkylen skal være budsjettetfor hvert enkelt prosjekt, og med god pro-sjektstyring har dere kontinuerlig kontrollpå kostnadsbildet. Den beregnede tid forrenhold, som er grunnlaget for prissettin-gen, skal gjøre det mulig å levere renholdinnenfor de avtalte rammer og samridiglegge igjen et dekningsbidrag til bedriften.Om dere har beregnet feil timeforbruk,kan selv små ar.vik kunne medføre et bety-delig 1ønnsomhetstap over tid.

Når man først har beregnet hvor myetid som går med til renholdet, basert pårenholdsyteiser, kan en totalpris beregnes.Enklest kan dette gjøres ved å gange dekalkulerte timer med en timepris. Timepri-sen må da være velfundert, og vil normaltvariere noe fra oppdrag til oppdrag, avhen-gig av de spesifikke kostnader som måtas hensyn tii. Vi kan vanskelig anbefaletimepris for renholdstjenester, og nøyeross med å henvise til at vi i Norge har en

allmenngjøring av grunnlønn fol lenhoi-dere tilsvarer.rde 156,86 kr per time. NHOService har ber-egnet totale personalkostan-der (selvkost) for en renholder per time til223 kr. I tillegg må man da også inkluderekostnadel knyttet til materiell, avskrivnin-geq administrasjon, og rimeligvis legge påbedrihens dekningsbid rag.

Det finnes fere kommersielle programpå markeder For bruk ril beregning av

renhold.tilbud. Disse varierer i pris ogkvalitet, og nytteverdien bør evalueres nøyefør større ir-rvesteringer gjøres. For de festerenholdsbedrifter så kan et enkelt Excelregneark som regel gjøre nytten, i alle ållfor mindre kalkuleringer

Ved prising av daglig renhold er detvanlig at man tilbyr en åst månedligpris basert på arbeidsomfang, frekvenser,behovsvurdering og eventuelt kvalitetsmå1.

Ofte bes det gjerne også om åste tilleggs-pliser for eksempelvis guhvediikehold,hovedrengjøring, vindusvask med mer.Dette kan prises pl kvadratmeter gulvflate,pr time utført arbeid ellel andre målekri-terier. I noen tilfeiler så kan oppdragsgiverogså be om at det temporære renholds-arbeidet skal være oppsått i en årsplan oginldudert i den månedlige fastprisen. Værderfor alltid nøye når tilbudsgrunnlaget

I llustrasjonsf oto: Colourbox

studeres for å avldare hva som skal være

inldudert i den faste månedlige pris.

LønnsomhetskontrollDe fleste bedrifter mottar regelmessig enregnskapsrapport fra bedriftens regnskaps-fører. Imidlertid, renholdstjenester er fersk-vare og en slik rapport vil kun ha historiskinteresse. For å ha god prosjektstyringanbefales det derfor at dere i tillegg også

fører løpende lønnsomhetskontroll medalle pro:jekrer. Detre bør som er minimumvære en månedlig føring av alle utlønnedetimer pr prosjekt, serr opp mor budsjert.En akl<umulering av rimene giennomåret vil da synliggjøre eventuelle awik, ognødvendige tiltak kan iverksettes. Dette erspesielt nyttig for bedrifter som har mangeprosjekter, og der det rimeligvis kan være

vanskelig å huske alt selv over tid.Dere har kommet i posisjon til å levere

tilbud, befaring er gjennomført og en rik-tig pris for renholdstjenestene er beregnet.Da g.jenstår selve utformingen og presen-tasjonen av tilbudet for din potensielle r.rye

kunde. Pris og annen etterspurt dokumen-tasjon må presenteres på en profesjonell oggod måte. Dette er utgangspunktet for vårneste artikkel.

{wb, %\*g:*\q""e* \"r#

a-S' 1ffie\S t&'b-

\ C\h, \Q'{-

RENHOLDSNYTT 1 2013