Job-No. Supply Chain Management · 2019-05-06 · Supply Chain Management – Standard Projektrichtlinie / Standard Project Guideline Ausgabe / Issue (07.2018) Mitsubishi Hitachi

Supply Chain Management – Standard Projektrichtlinie / Standard Project Guideline

Ausgabe / Issue (07.2018) Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Seite / Page 1 ÷ 38

Ersteller / Prepared by Telefon / Phone Prüfer / Checked by Telefon / Phone Datum / Date

Jochen Spickers 1431 07.02.2019

Kennwort / Codeword Supply Chain Management

Standard Projektrichtlinie

Kom.-Nr. / Job-No. Supply Chain Management

Standard Project Guideline

Dok.-Nr./Doc.-No. 0-060-LA02-00001 / -0-102-IF20-00027

Rev. Datum /

Date Geändert von /

Changed by Geprüft von / Checked by

Beschreibung der Änderungen /

Description of Changes

Supply Chain Management

Standard Projektrichtlinie /

Standard Project Guideline



Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeingültiges 4

1.1 Einleitung 4

1.2 Ansprechpartner des AG 4

1.3 Ansprechpartner des AN 5

1.4 Geltungsbereich 5

1.5 Pflichten des AN 5

Sorgfaltspflicht 5 1.5.1

Haftung 6 1.5.2

Sublieferanten des AN 6 1.5.3

1.6 Definition 7

„Losteil“ 7 1.6.1

„Packstück“ 9 1.6.2

„Versandbereitschaftsmeldung“ (VSB) 9 1.6.3

„Fertiger“ 9 1.6.4

2. Material Tracking 10

2.1 Einleitung 10

Das Material Tracking System (MTS) 10 2.1.1

Bereitstellung des Lieferumfangs des AN mittels 2.1.2

MTS-Importliste 10

Geltungsbereich 11 2.1.3

Verpacken im MTS 11 2.1.4

Angabe der Lagerbedingungen im MTS 12 2.1.5

Detailspezifikation bezüglich Lagerung, Wartung / 2.1.6

Konservierung 12

2.2 Ordnungsgemäße Kennzeichnung 14

Kennzeichnung der Losteile 14 2.2.1

14

Kennzeichnung geschlossener Packstücke 15 2.2.2

Kennzeichnung seemäßiger Verpackung 15 2.2.3

Anbringen der Etiketten 16 2.2.4

MTS-Packlisten 16 2.2.5

Abweichende / fehlende Kennzeichnung 17 2.2.6

2.3 Rückmeldung relevanter Informationen 17

3. Transport Management 18

3.1 Einleitung 18

Allgemeines 18 3.1.1


3.2 Genehmigungen / Lizenzen / Zeichnungen 18

Straßengenehmigungen 18 3.2.1

Exportlizenzen 18 3.2.2

Transportzeichnungen 18 3.2.3

3.3 Transportabmessungen und -gewichte 19

3.4 Transportdurchführung durch den AN 20

3.5 Tausch von Ladehilfsmitteln 20

3.6 Lieferantenerklärung / Ursprungszeugnis 20

Table of Content

1. General 4

1.1 Introduction 4

1.2 Contact Partners of the CU 4

1.3 Contact Partners of the CO 5

1.4 Validity 5

1.5 Duties of the CO 5

1.5.1 Duty of Care 5 1.5.2 Liability 6 1.5.3 Sub-Supplier of the CO 6 1.6 Definition 7

1.6.1 „Loose Part“ 7 1.6.2 “Package“ 9 1.6.3 “Ready for Dispatch Notification” (RfD) 9 1.6.4 “Manufacturer“ 9

2. Material Tracking 10

2.1 Introduction 10

2.1.1 The Material Tracking System (MTS) 10 2.1.2 Definition of delivery scope with the MTS

import list 10 2.1.3 Validity 11 2.1.4 Packing in the MTS 11 2.1.5 Indication of Storage Conditions in the MTS 12 2.1.6 Detailed specification in regards to storage,

maintenance / preservation 12 2.2 Proper Marking 14

2.2.1 Marking of the Loose Parts 14 2.2.2 Marking of Closed Packages 15 2.2.3 Appropriate Marking of Seaworthy Packing 15 2.2.4 Attachment of the Labels 16 2.2.5 MTS-Packing Lists 16 2.2.6 Deviating / Missing Marking 17 2.3 Reporting Back Relevant Information 17

3. Transport Management 18

3.1 Introduction 18

3.1.1 General 18 3.1.2 Validity 18 3.2 Permits / Licenses / Drawings 18

3.2.1 Road Permits 18 3.2.2 Export Licenses 18 3.2.3 Transport Drawings 18 3.3 Transport Dimensions and Weights 19

3.4 Transport execution by CO 20

3.5 Change of Loading Devices 20

3.6 Supplier Declaration / Certificate of Origin 20

3.7 Packaging 21

3.7.1 Transport-, Storage & Corrosion Protection 21 3.7.2 Transport Packaging 21 3.7.3 Seaworthy Packaging 22 3.7.4 Heat Treatment for Timber Packaging 24



3.7 Verpackung 21

Transport- / Lager- & Korrosionsschutz 21 3.7.1

Transportverpackung 21 3.7.2

Seemäßige Verpackung 22 3.7.3

Hitzebehandlung von Holzverpackungen 24 3.7.4

3.8 Handhabung der Packstücke 25

3.9 Verladung 25

4. Warehouse Management 26

4.1 Einleitung 26

Allgemeines 26 4.1.1


4.2 Rückmeldung relevanter Dokumente 26

4.3 Wareneingangsprüfung und -buchung 27

Grundsätzliches 27 4.3.1

Schadens- / Mengenabweichungsbericht 28 4.3.2

Zwischenlager / Umschlagsplätze 29 4.3.3

Verpacker 30 4.3.4

Fertiger 30 4.3.5

Baustelle 30 4.3.6

4.4 Lagerverwaltung 30

Darstellung der Lagerplätze (Lagerplan) 31 4.4.1

Verbrauchsbuchung 31 4.4.2

Einlagerung beim Materiallieferant/Fertiger 32 4.4.3

Auslagerung 32 4.4.4

4.5 Lagerung 32

Lagerbedingungen 33 4.5.1

Hallenlagerung (Lagerbedingung „Klimatisierter 4.5.2

Raum“ oder „Geschlossener Raum“) 34

Freilagerung (Lagerbedingug „Abgeplant im 4.5.3

Freien“ oder „Im Freien“) 35

Zustand der Lagerflächen 36 4.5.4

Lagerung von Gefahrgut 36 4.5.5

Materialhandhabung 36 4.5.6

Sperr- und Klärungsflächen 37 4.5.7

Ferritisches / Austenitisches Material 37 4.5.8

5. Projektbezogene zusätzliche Anforderungen 38

5.1 - 38

3.8 Handling of the Packages 25

3.9 Loading 25

4. Warehouse Management 26

4.1 Introduction 26

4.1.1 General 26 4.1.2 Validity 26 4.2 Reporting Back Relevant Documents 26

4.3 Goods Receipt Inspection and Booking 27

4.3.1 Basics 27 4.3.2 Damage / Quantity Deviation Reports 28 4.3.3 Intermediate Storage/Transshipment Places 29 4.3.4 Packing Company 30 4.3.5 Manufacturer 30 4.3.6 Construction Site 30 4.4 Storage Management 30

4.4.1 Illustration of Storage Places (Storage Plan) 31 4.4.2 Consumption Booking 31 4.4.3 Storage at Material Supplier / Manufacturer 32 4.4.4 Stock Removal 32 4.5 Storage 32

4.5.1 Storage Conditions 33 4.5.2 Storage in Halls (Storage Condition “Climatic

Room” or “Indoors”) 34 4.5.3 Outdoor Storage (Storage Condition “Outdoor

w. Tarpaulin” or “Outdoors”) 35 4.5.4 Condition of the Storage Places 36 4.5.5 Storage of Dangerous Goods 36 4.5.6 Material Handling 36 4.5.7 Blocked- / Clearing Areas 37 4.5.8 Ferritic / Austenitic Material 37

5. Additional project related requirements 38

5.1 - 38

Abkürzungen

MTS Material Tracking System

AN Auftragnehmer

AG Auftraggeber (Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH)

VSB Versandbereitschaft

Abbreviations

MTS Material Tracking System

CO Contractor

CU Customer (Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH)

RfD Ready for Dispatch



1. Allgemeingültiges

1.1 Einleitung

Diese Spezifikation dient dem Zweck dem AN die wesentlichen Supply Chain Management Anforde-rungen des AG darzustellen. Dabei wird, im Sinne des AG, unter Supply Chain Management verstan-den, dass das richtige Material, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Menge, kostengünstig zur Verfügung gestellt wird. Dazu sind folgende lo-gistische Aktivitäten erforderlich:

� Material Tracking

� Transport Management

� Warehouse Management

1. General

1.1 Introduction

This specification is designed to define the major Supply Chain Management requirements of the CU for the CO. CU´s Supply Chain Management means that the right materials are available at the right time, at the right place, in the right quantity and at the right price. Therefore the following logistics activities are required:

� Material Tracking


� Warehouse Management

1.2 Ansprechpartner des AG

Innerhalb der Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH stehen für die o.g. Themenschwer-punkte, in der Abteilung „Supply Chain Manage-ment“, Ansprechpartner unter folgenden allgemeinen Kontaktdaten zur Verfügung:

Material Tracking

Tel: +49 (0) 203 / 80 38 - 2200

Fax: +49 (0) 203 / 80 38 - 61 2200

E-Mail: [email protected]

Transport Management

Tel: +49 (0) 203 / 80 38 - 2301

Fax: +49 (0) 203 / 80 38 - 61 2301


Warehouse Management

Tel: +49 (0) 203 / 80 38 - 2302

Fax: +49 (0) 203 / 80 38 - 61 2302


1.2 Contact Partners of the CU

There are particular contact partners focusing on the above mentioned special logistics topics within the “Supply Chain Management Department” of the Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH. These contact partners are available by means of the following contact data:

Material Tracking

Tel: +49 (0) 203 / 80 38 - 2200

Fax: +49 (0) 203 / 80 38 - 61 2200


Transport Management

Tel: +49 (0) 203 / 80 38 - 2301

Fax: +49 (0) 203 / 80 38 - 61 2301


Warehouse Management

Tel: +49 (0) 203 / 80 38 - 2302

Fax: +49 (0) 203 / 80 38 - 61 2302


Für Supply Chain Management relevante Themen ist auf Seiten des AG die Abteilung „Supply Chain Management“ verantwortlich und bei entspre-chenden Themen immer unmittelbar durch den AN zu involvieren / kontaktieren.

Sollten Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren!

The Supply Chain Management Department is responsible for Supply Chain Management activi-ties on the part of the CU and must be involved / contacted in case of all corresponding issues or questions by the CO.

If you have any queries, please do not hesitate to contact us!



1.3 Ansprechpartner des AN

Der AN hat dem AG unmittelbar nach Bestelleingang die Ansprechpartner für die folgenden Supply Chain Management relevanten Tätigkeiten per E-Mail ([email protected]) zu nennen.

Ansprechpartner für:

� MTS-Prozess (Losteileingabe, „virtuelles“ Verpa-

cken im System, Erstellung der Versandbereit-

schaftsmeldung, etc.)


� Wareneingangskontrolle und –buchung im Fall von Materialbeistellungen durch den AG

1.3 Contact Partners of the CO

The CO has to name his contact partners to the CU by e-mail ([email protected]) for the following Sup-ply Chain Management relevant activities immediate-ly after the receipt of the purchase order.

Contact partner for:

� The MTS-process (Loose part creation, “virtual”

packing in the system, creation of the ready for

dispatch notification, etc.)


� Goods receipt inspection and booking in case of material provision from the CU

1.4 Geltungsbereich

Diese Spezifikation sowie weitere in dieser Spezifi-kation genannte Dokumente (Spezifikationen, Hand-

bücher, etc.) sind von sämtlichen AN des AG strikt zu beachten. Nur dann gilt die beauftragte Ausfüh-rung durch den AN als vertragskonform und damit mangelfrei im Rechtssinne hinsichtlich Supply Chain Management relevanter Aufgaben. Sollten einzelne Punkte innerhalb dieser Dokumente irrelevant bzw. unwirksam sein, bleibt die Gültigkeit des restlichen Inhaltes erhalten. Darüber hinaus gilt stets der je-weils aktuellste Stand, der unter folgendem Link zum Download zur Verfügung steht:

https://www.emea.mhps.com/en/suppliers.html

Diese Spezifikation (inkl. der referenzierenden Do-

kumente) ist ein integraler Bestandteil des Vertrages zwischen dem AN und dem AG. Mehrkosten, die dem AG durch Nichtbeachtung dieser Dokumente oder Zuwiderhandlung gegen diese Dokumente ent-stehen, gehen vollständig zu Lasten des AN.

Darüber hinaus gelten die Bedingungen der Bestel-lungen, die Incoterms 2010 (International Commer-

cial Terms 2010) sowie die „Allgemeinen Supply

Chain Management Bedingungen“, die unter folgen-dem Link zum Download zur Verfügung stehen: https://www.emea.mhps.com/en/suppliers.html

1.4 Validity

This specification as well as other documents men-tioned in this paper (specifications, manuals, etc.) have to be observed by all CO of the CU. The in-trusted execution will be regarded contract conform only in that case and thus free of faults in a legal sense with respect to Supply Chain Management relevant tasks. Should individual items of these doc-uments not be relevant or effective, the remaining contents will still be valid. Moreover, the latest ver-sions of this specification will always be valid and available for download under the following link:

https://www.emea.mhps.com/en/suppliers.html

This specification (incl. all referential documents) is an integral part of the contract between the CO and the CU. Additional costs incurring for the CU due to non-observance / deviating actions with respect to these documents are completely at the expense of the CO.

Moreover the conditions of purchase orders, the In-coterms 2010 (International Commercial Terms

2010) as well as the “General Supply Chain Man-

agement Conditions” must be adhered to, which are available for download under the following link: https://www.emea.mhps.com/en/suppliers.html

1.5 Pflichten des AN

Sorgfaltspflicht 1.5.1

Der AN hat die Sorgfaltspflicht hinsichtlich den In-formationen, dem Informationsaustausch sowie hin-sichtlich des Umgangs mit dem Material (Be- / Entla-

dung, Lagerung, etc.). Er ist somit für die Vollstän-digkeit, Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der zur Verfü-gung zu stellenden Informationen sowie der durchzu-führenden Aufgaben innerhalb des Supply Chain

1.5 Duties of the CO

1.5.1 Duty of Care

The CO has the duty of care with respect to infor-mation, information exchange as well as with respect to the handling of materials (loading, unloading, stor-

age, etc.). Thus, he is responsible for the complete-ness, the correctness and the promptness of all available information as well as the execution of his assignments within the Supply Chain Management



Management Prozesses verantwortlich. Der AN ist diesbezüglich auch für seine Unterlieferanten ver-antwortlich.

Der AN hat nur Anspruch auf eine Vergütung der Materialien / Dienstleistungen, wenn der Supply Chain Management Prozess, wie in dieser Spezifika-tion beschrieben, vollständig und ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Konsequenzen aus Verstößen gegen die Supply Chain Management Anforderun-gen des AG (z.B. unsachgemäße oder gar fehlende

Kennzeichnung der „Losteile“ oder Packstücke, un-

pünktliche, unvollständige oder falsche Informatio-

nen, Transportvorbereitung, Lagerung oder Material-

handhabung, etc.), gehen vollständig zu Lasten des AN. Probleme mit dem Datentransfer oder der Mate-rialhandhabung sind dem AG seitens des AN unver-züglich zu melden. Der AG unterstützt bei einzelnen Fragestellungen den AN, soweit möglich. Diese Hil-festellung entbindet den AN jedoch in keinem Fall seiner Verantwortung bzgl. der Termintreue, Daten-qualität sowie der ordnungsgemäßen Durchführung der beschriebenen Tätigkeiten.

Der AG behält sich vor, die Durchführung der Supply Chain Management Aktivitäten (z.B. Materialkenn-

zeichnung, Verpackung, Umgang mit dem MTS,

Einholung und Erstellung von Transportdokumenten,

Durchführung der Transportvorbereitung, Lagerung,

Verladung, etc.) stichprobenartig vor Ort beim AN oder dessen Unterlieferanten zu prüfen.

process. The CO is responsible for his sub-suppliers in this field as well.

The CO will be entitled only to be paid for the materi-als / services if the Supply Chain Management pro-cess has been carried through completely and properly as described in this specification. Conse-quences resulting from non-compliance with the Supply Chain Management requirements of the CU (e.g. faulty or even missing marking of the loose

parts or packages, delayed, incomplete or incorrect

information, transport preparation, storage or material

handling, etc.) will be completely at the expense of the CO. Data transfer or material handling problems have to be reported by the CO to the CU without any delay. The CU will support the CO in case of ques-tion or problems as far as possible. This assistance will not at all release the CO from his responsibilities concerning the observance of deadlines, the data quality and the appropriate execution of the activities as described.

The CU reserves the right to carry through random checks on the spot with the CO or his sub-suppliers concerning the execution of the Supply Chain Man-agement activities (e.g. marking and packing of ma-

terials, handling of the MTS, provision and creation of

transport documents, execution of transport prepara-

tion, storage, loading, etc.).

Haftung 1.5.2

Der AN haftet dem AG für jede Verletzung seiner vertraglichen Verpflichtungen zur, im Sinne dieser Spezifikation (inkl. referenzierender Dokumente), ordnungsgemäßen Durchführung des Supply Chain Management Prozesses. Sofern ein Verstoß des AN gegen die Supply Chain Management Anforderun-gen des AG zu Schadensersatzansprüchen / Mehr-kosten Dritter gegen den AG führt, ist der AN ver-pflichtet, den AG von derartigen Ansprüchen Dritter freizustellen.

1.5.2 Liability

The CO will be held liable by the CU for any non-compliance with his contractual obligations concern-ing the proper execution of the Supply Chain Man-agement process as described in this specification (incl. all referential documents). Should non-observance of the Supply Chain Management re-quirements on the part of the CO lead to claims for damages or additional costs of third parties against the CU, the CO will be obliged to compensate the CU.

Sublieferanten des AN 1.5.3

Sofern der AN Unterlieferanten beauftragt,

� denen der AG Material beistellt, � von denen der AG Packstücke abholt oder � die an einen Bestimmungsort (z.B. Lager, Ferti-

ger, Baustelle) des AG Packstücke anliefern,

hat der AN dafür zu sorgen, dass diese Unterliefe-ranten die Anforderungen dieser Spezifikation voll-ständig erfüllen. Somit ist der AN verantwortlich und haftbar für die ordnungsgemäße und zeitgerechte

1.5.3 Sub-Supplier of the CO

If the CO has sub-suppliers,

� for who the CU provides material, � from who the CU picks up packages or � who deliver packages directly to a destination

(e.g. storage, manufacturer, construction site) of the CU,

the CO has to guarantee that these sub-suppliers fulfill the requirements of this specification complete-ly. Thus, the CO is responsible and liable for the



Durchführung des Supply Chain Management Pro-zesses seiner Unterlieferanten.

prompt and proper execution of the Supply Chain Management process by his sub-suppliers.

1.6 Definition

„Losteil“ 1.6.1

Als „Losteil“ wird die kleinste Einheit bezeichnet, die über das Materialverfolgungssystem „MTS“ verwaltet und verfolgt wird. Dabei kann ein „Losteil“ entweder aus einem oder mehreren gebündelten "Einzelteilen" bestehen.

Zusammengebaute Komponenten

Eine Komponente, die aus mehreren zusammenge-bauten Einzelteilen besteht (z.B. Pumpenstation,

etc.) stellt ein Losteil dar.

Kriterien zur Bündelung von mehreren Einzelteilen zu einem „Losteil“

Besteht ein „Losteil“ aus mehreren „Einzelteilen“, müssen diese jedoch

� die gleiche Bestellposition

� die gleichen technischen Merkmale (Abmessung,

Werkstoff, Norm, etc.),

� die gleiche anlagespezifische Kennzeichnung (KKS-Nr., Zeichnungs-Nr. und -position, etc.),

� die gleichen logistischen Merkmale (Ladestelle,

Abladestelle, Projekt) aufweisen

� sowie dem gleichen Verwendungszweck dienen:

� Normales Einbauteil

� Ersatzteil für die Inbetriebsetzung

� Ersatzteil für die Gewährleistungsphase

� Ersatzteil nach der Gewährleistungsphase

� Strategisches Ersatzteil

� Nicht vertragliches Ersatzteil

1.6 Definition

1.6.1 „Loose Part“

The smallest unit that is administrated and tracked via the Material Tracking System “MTS” is called “Loose Part”. A loose part can consist of one or sev-eral bundled “items”.

Assembled Components

A component which consists of several assembled individual items (e.g. a pump station, etc.) is one loose part.

Criteria for the Bundling of Several Items as One “Loose Part”

Should a “loose part” consist of several “items”, these, however, have to show

� the identical purchase order position

� the identical technological features (dimensions,

materials, norms, etc.)

� the identical plant specific marking (KKS-no.,

drawing no. and position, etc.)

� the identical logistics features (loading point, un-

loading point, project)

� and they have to be used for the same purpose:

� Normal item

� Spare part for commissioning

� Spare part for the warranty period

� Spare part after the warranty period

� Strategic spare part

� Non contractual spare part

Abb. 1: Beispiele von Losteilen / Examples of Loose Parts Figure 1: Examples of Loose Parts

The CO has to inform the CU about sub-suppliers immediately after receiving the purchase order.

Such information, however, does not release the CO from his obligation to apply for approval of the

respective sub-supplier.

Der AN hat dem AG unmittelbar nach Bestellein-gang über Unterlieferanten zu informieren.

Diese Informationspflicht entbindet den AN jedoch nicht davon, den Unterlieferanten durch den AG

genehmigen zu lassen.



� Spezialwerkzeug

� Gefahrgut

� Neulieferungen aufgrund von Verlust / Schaden

Weicht ein „Einzelteil“ von den anderen „Einzelteilen“ in einem der genannten Merkmale ab, so muss für dieses „Einzelteil“ eine eigene „Losteilposition“ er-stellt werden.

Massenware oder sehr kleine Teile

Handelt es sich bei den Einzelteilen um „Massenwa-re“ (z.B. Standard Schrauben) oder sehr kleine Teile, kann der AN eine Ausnahme der oben genannten Kriterien zur Bündelung von Einzelteilen beim AG beantragen. Diese Ausnahme ist jedoch nur dann gültig, wenn sie fristgerecht, im Sinne dieser Spezifi-kation und somit vor Ablauf der Frist zur Freigabe der Losteile (siehe Kapitel 2.4.7), beim AG beantragt und durch diesen bewilligt wurde.

Art der Bündelung

Besteht ein „Losteil“ aus mehr als einem identischen „Einzelteil“ so sind die Einzelteile so miteinander zu bündeln, dass sie eindeutig als eine Einheit gesehen werden können (z.B. durch Umreifungsband, Draht,

Schrumpffolie, Karton, etc.).

Verpacken („Losteil“ = Packstück):

Werden in einem Packstück – nach der oben ge-nannten Definition – ausschließlich identische „Ein-zelteile“ eingepackt, so ist das Packstück gleich dem „Losteil“ (z.B. Karton mit 100 identischen Schrau-

ben).

Verpacken („Losteil“ <> Packstück):

Werden in ein Packstück – nach der oben genannten Definition – unterschiedliche "Einzelteile" bzw. unter-

schiedliche jeweils gebündelte „Einzelteile“ einge-packt, so sind diese die jeweiligen „Losteile“.

„Losteile“ durch Mengensplittung:

Es kann sein, dass – nach der oben genannten Defi-nition – identische „Einzelteile“ z.B. aus Transport- / Verpackungsgründen "gesplittet" werden (z.B. Be-

stellposition = 120 Meter Rohr. Auslieferung 3 Bunde

mit insgesamt 40 Meter Rohr je Bund). Erfolgt ein Mengensplitt dieser „Einzelteile“, so ist jede einzel-nen Einheiten (z.B. jedes Bund mit 40 Meter Rohr) wiederum ein „Losteil“.

Somit ist die Mengenaufteilung identischer „Einzeltei-le“ auf unterschiedliche Packstücke (Kisten, Bünde,

etc.) bereits bei der Definition der „Losteile“ unbe-dingt zu berücksichtigen.

� Special tool

� Dangerous good

� New deliveries due to loss / damage

If one “item” is different from the other “items” with respect to one of the above mentioned features, an individual “loose part position” must be created.

Bulk Goods or Very Small Items

If the items are bulk materials or very small items (e.g. standard screws) the CO can apply for an ex-ception to the above mentioned criteria for bundling with the CU. The exception will only be valid if it has been applied for with and approved by the CU in accordance with this specification and hence before the expiration of the deadline for the release of loose parts (see paragraph 2.4.7).

Type of Bundling

If a “loose part” consists of more than one identical “item” these items have to be bundled in such a way that they can clearly be defined as one unit (e.g. by

packing tape, wire, shrink foil, carton, etc.).

Packing (“Loose Part” = Package):

If in one package – according to the above definition – only identical “items” are packed, the package is identical with the “loose part” (e.g. carton with 100

identical screws).

Packing (“Loose Part” <> Package):

If in one package – according to the above definition – different or differently bundled “items” are packed, each “item” or bundle is a “loose part”.

“Loose Parts” by Quantity Split:

It is possible that – according to the above definition – identical “items” are “splitted” e.g. for transport / packing reasons (e.g. order position = 120 meters of

pipes. Delivery 3 bundles with a total of 40 meters of

pipes each). If these “items” are splitted in quantity, each individual unit (e.g. each 40 meters bundle) is a “loose part”.

Therefore the quantity split of the individual “items” into different packages (wooden box, bundles, etc.) must already be considered when defining the “loose parts”.



„Packstück“ 1.6.2

Im Material Tracking System (MTS) des AG sind Losteile immer einem Packstück zuzuordnen. Dies trifft auch dann zu, wenn das Losteil unverpackt transportiert wird. Für diesen Fall wird das Losteil einem Packstück der Packmittelart „unverpackt“ zugeordnet.

Somit ist zu beachten, dass der in dieser Spezifikati-on erwähnte Begrifft „Packstück“

� sowohl ein Packstück, im klassischen Sinne, mit einem oder mehreren darin verpackten Losteilen

� als auch ein „unverpacktes“ Losteil

bezeichnen kann.

1.6.2 “Package“

Loose parts must always be allocated to a package in the Material Tracking System (MTS) of the CU. This also applies if the loose part is transported un-packed. Therefore the loose part is allocated to a package with the packaging type “unpacked”.

Hence, it must be observed that the term “package” mentioned in this specification is used to describe both,

� a package in the classical sense with one or sev-eral packed loose parts or

� one “unpacked” loose part.

„Versandbereitschaftsmeldung“ (VSB) 1.6.3

Bei der VSB-Meldung handelt es sich um eine ver-tragsrelevante Meldung. Mit dieser Meldung gibt der AN offiziell und formell bekannt, wann die jeweiligen Packstücke für den Versand bereit stehen (unab-

hängig davon, ob der Transport in Verantwortung

des AN oder AG erfolgt). Die VSB-Meldung ist somit ein wichtiger Meilenstein in der Terminplanung und -überwachung des AG und durch alle AN des AG ordnungsgemäß und fristgerecht zu übermitteln.

1.6.3 “Ready for Dispatch Notification” (RfD)

The RfD-notification is a contract relevant notification. The CO indicates with this notification officially and formally when the respective packages are ready for dispatch (no matter whether the CO or the CU is

responsible for the transport). Thus, the RfD-notification is an important milestone for the time planning and supervision by the CU and has to be created by all CO of the CU promptly and properly.

„Fertiger“ 1.6.4

Als Fertiger werden AN bezeichnet die zur Durchfüh-rung der Fertigung Material durch den AG bereitge-stellt bekommen.

1.6.4 “Manufacturer“

All CO, who are provided with manufacturing materi-als by the CU, are called manufacturers.



2. Material Tracking

2.1 Einleitung

Das Material Tracking System (MTS) 2.1.1

Der AG nutzt zur Verfolgung und Steuerung seiner weltweiten Materialflüsse das Material Tracking Sys-tem (MTS). Dabei handelt es sich um ein eigenent-wickeltes und speziell für die branchenspezifischen Bedürfnisse des Kraftwerkbaus konzipiertes IT-System, das in das SAP-System des AG integriert wurde.

Das MTS ermöglicht den Materialfluss detailliert, von dem Lieferanten ausgehend über einzelne Etappen der logistischen Kette bis hin zur finalen Destination, zu verfolgen und zu steuern.

2. Material Tracking

2.1 Introduction

2.1.1 The Material Tracking System (MTS)

The CU uses the Material Tracking System (MTS) for the handling and controlling of his worldwide material flows. This is an IT-system developed by the compa-ny particularly designed for the requirements in the field of power plant construction which is integrated into the SAP system of the CU.

The material flows can be tracked and controlled in detail by means of the MTS from the supplier to the final destination via every individual stage of the sup-ply chain.

Bereitstellung des Lieferumfangs des AN 2.1.2mittels MTS-Importliste

Die in den vorherigen Kapitel beschriebenen Losteil- und Packstückinformationen werden dem AG durch den AN mittels einer sogenannten MTS-Importliste in Excel mittgeteilt, diese ist entsprechend den Termin-fristen durch den AN auszufüllen und an [email protected] zu senden. Die MTS-Importliste wird durch den AG in das MTS importiert und auf Basis dessen werden die zugehörigen Etiketten und Packlisten erstellt. Eine beispielhafte MTS-Importliste kann unter folgendem Link eingesehen werden:

https://www.emea.mhps.com/media/files/Lieferanten/MTS_Import_List_MHPSE_final_20170116.xlsx

Oder bei den Kollegen des Material Tracking erfragt werden.

Bis wann die Losteil- und Packstückinformationen durch den AN übermittelt werden müssen, richtet sich nach dem Zeitpunkt, an dem das Material ver-sandbereit sein soll (VSB) und nach dem Land des Lieferanten, da ihm die Etiketten postalisch zuge-sendet werden.

Innerhalb Europa:

Mindestens 5 volle Arbeitstage vor dem VSB-Datum

Außerhalb Europa:

Mindestens 10 Arbeitstage vor dem VSB-Datum

Erfolgt der Transport in Verantwortung des AG

und sind die Packstücke entsprechend den fol-

genden Kriterien größer als üblich, sind die Infor-

mationen entsprechend früher zu übermitteln.

2.1.2 Definition of delivery scope with the MTS import list

Mentioned loose parts and package information will be provided by the CO to the CU with the help of an excel spreadsheet called MTS import list. This import list has to be filled by CO as per defined deadlines and send to [email protected]. Based on this, corre-sponding labels and packing lists will be created by the CU. An example of the MTS import list is availa-ble via:

https://www.emea.mhps.com/media/files/Lieferanten/MTS_Import_List_MHPSE_final_20170116.xlsx

Or can be inquired at contact persons in Material tracking department.

Critical dates to provide loose part and package in-formation are depending on the ready for dispatch (RfD) date and location of the supplier.

Inside Europe:

Not later than 5 full working days before the date of the RfD-notification

Outside Europe:


If the CU is responsible for the transport the CO and packages are abnormal as per following defi-nition, information has to be provided earlier.



Länge: > 1.500 cm und / oder

Breite: > 350 cm und / oder

Höhe: > 300 cm und / oder

Gewicht: > 25.000 kg

� Spätestens 30 Kalendertage vor dem VSB-Datum






Alle anderen Abmessungen und Gewichte


Erfolgt der Transport bis zur finalen Destination

vollständig in Verantwortung des AN, so ist die MTS-Importliste trotzdem entsprechend zu über-mitteln und das Material entsprechend zu kenn-zeichnen (Etiketten siehe 2.2.4 und Packliste sie-he 2.2.5). Der Transport darf erst nach schriftlicher Freigabe durch den AG beginnen.

Length: > 1.500 cm and / or

Width: > 350 cm and / or

Height: > 300 cm and / or

Weight: > 25.000 kg

� 30 calendar days before the RfD-date at the latest




Weight: > 20.000 kg


All other measures and weights


If the CO is completely responsible for the

transport to the final destination, MTS import list is still required and material has to be marked ac-cordingly (Labels see 2.2.4 and packing list see 2.2.5) The CO is only permitted to start his transport activities after receipt of the written ap-proval by the CU.

Geltungsbereich 2.1.3

Der Prozess des Material Trackings ist von sämtli-chen AN (inkl. dessen Unterlieferanten) des AG strikt zu beachten.

2.1.3 Validity

The process of Material Tracking is to be strictly ob-served by every CO (incl. all sub-suppliers) of the CU.

Verpacken im MTS 2.1.4

In einem Packstück dürfen zwar unterschiedliche Losteile verpackt werden, diese müssen jedoch zur gleichen Bestellung gehören und absolut identisch hinsichtlich der logistischen Merkmale (Ladestelle,

Abladestelle, Projekt) sowie des Verwendungszwe-ckes sein.

Verwendungszweck:

� Normales Einbauteil

� Ersatzteil für die Inbetriebsetzung

� Ersatzteil für die Gewährleistungsphase

� Ersatzteil nach der Gewährleistungsphase

� Strategisches Ersatzteil

� Nicht vertragliches Ersatzteil

� Spezialwerkzeug

� Gefahrgut

� Neulieferungen aufgrund von Verlust / Schaden

2.1.4 Packing in the MTS

Different loose parts may be packed into one pack-age, however, they must be part of the same pur-chase order and absolutely identical with respect to their logistics features (loading point, unloading point,

project) and their purpose.

Purpose:

� Normal item

� Spare part for commissioning

� Spare part for the warranty period

� Spare part after the warranty period

� Strategic spare part

� Non contractual spare part

� Special tool

� Dangerous good

� New deliveries due to loss / damage



Angabe der Lagerbedingungen im MTS 2.1.5

Der AN hat dem AG ebenfalls über die MTS-Importliste die Lagerbedingung für die entsprechen-den Losteile und Packstücke anzugeben.

Die Lagerbedingung muss so gewählt werden, dass das Material über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten (ab dem Versandbereitschaftstermin) in der klimatischen Umgebung der finalen Destination un-beschadet gelagert werden kann. Sollte das Land der finalen Destination nicht bekannt sein, ist dies rechtzeitig beim AG zu erfragen. Gleichzeitig darf der AN keine überzogenen Lagerbedingungen angeben. Entstehen dem AG Mehrkosten aufgrund überzoge-ner Anforderungen des AN an die Lagerbedingun-gen, ist der AG berechtigt diese gegenüber dem AN geltend zu machen.

Lagerbedingung am Losteil:

Die Lagerbedingung am Losteil gilt für ein generell unverpacktes oder für ein ausgepacktes Losteil.

Lagerbedingung am Packstück:

Die Lagerbedingung am Packstück darf ggü. der Lagerbedingung des Losteils geringere Anforderun-gen haben (z.B. Lagerung „im Freien“), wenn das Packstück einen ausreichenden Schutz des Losteils vor z.B. Witterungseinflüssen darstellt.

Folgende Lagerbedingungen stehen im MTS zur Auswahl:

Bezeichnung / Kurzbeschreibung

Klimatisierter Raum

Lagerung in einem geschlossenen, trockenen und klimatisierten Raum

Geschlossener Raum

Lagerung in einem geschlossen und trockenen Raum

Abgeplant im Freien

Außenlagerung mit Überdachung oder mit Planen ab-gedeckt

Im Freien

Außenlagerung ohne jegliche Überdachung oder Plane

2.1.5 Indication of Storage Conditions in the MTS

The CO has to provide information about the storage condition of loose parts and packages, within the MTS-Importlist.

The storage condition must be chosen in a way that the material can be stored by the climatic conditions of the final destination for a period of at least 12 months (starting with RfD-Date) without any risk of damage. If the final destination is unknown to the CO, this has to be inquired at the CU. The given storage condition has to be realistic and not exag-gerated. In case of additional cost for the CU as a reason of exaggerated storage conditions given by the CO, the CU has the right to claim these additional costs back.

Storage condition of the loose part:

The storage condition of the loose part has to be valid for an unpacked loose part.

Storage condition of the package:

The required storage condition of the package may be lower than the storage condition of the loose part (e.g. Storage “Outdoors”), if the package protects the loose parts sufficient against climatical influences.

Following storage conditions are available within MTS:

Type / Description

Climatic Room

Storage in closed, dry and climatized hall

Indoors

Storage in closed and dry hall

Outdoor w. Tarpaulin

Outdoor storage under a roof or covered with tarpaulin

Outdoors

Outdoor storage without any roof or tarpaulin

Detailspezifikation bezüglich Lagerung, 2.1.6Wartung / Konservierung

Lagerung bis 12 Monate:

Zusätzlich zur Eingruppierung der Losteile und Packstücke zu den MTS-Lagerbedingungen sind je Bestellposition die erforderlichen Anweisungen (in

englischer Sprache) bzgl.: - Lagerung

2.1.6 Detailed specification in regards to storage, maintenance / preservation

Storage up to 12 months:

Additionally to the indication of storage condition within MTS, the CO has to provide unsolicited per purchase order position instructions (in English) in regards to: - Storage



- Wartung / Konservierung (während der Lagerung)

für sowohl das unverpackte / ausgepackte Losteil sowie für das verpackte Losteil (sofern es verpackt

wird) dem AG spätestens mit der Versandbereit-schaftsmeldung unaufgefordert per E-Mail zuzusen-den ([email protected]).

Wird dies unterlassen, bestätigt der AN, dass für die finale Destination keine Anforderungen an die War-tung und Konservierung (während der Lagerung) sowie an die Lagerung selbst bestehen, die von den Angaben in dieser Supply Chain Management Gui-deline (entsprechend der MTS-Lagerbedingung) abweichen.

Sollte das Packstück durch den AN konserviert wor-den sein, so ist dem AG die Art der Konservierung mitzuteilen, für den Fall dass dieser das Packstück bei Erhalt öffnet und im Anschluss neu konservieren muss.

Lagerung > 12 Monate

Sollten ab einem bestimmten Zeitraum, jedoch frü-hestens bei > 12 Monaten, von den MTS-Lagerbedingungen und / oder der Detailspezifikation bis 12 Monaten abweichende Anforderungen bzgl. der: - Lagerung - Wartung / Konservierung (während der Lagerung)

bestehen, sind die erforderlichen Anweisungen (in

englischer Sprache), je Bestellposition, sowohl für das unverpackte / ausgepackte Losteil sowie für das verpackte Losteil (sofern es verpackt wird) in einer entsprechenden Detailspezifikation dem AG spätes-tens mit der Versandbereitschaftsmeldung unaufge-fordert per E-Mail zuzusenden ([email protected]).

Wird dies unterlassen, bestätigt der AN, dass für die finale Destination keine Anforderungen an die War-tung und Konservierung (während der Lagerung) sowie an die Lagerung selbst, für einen Zeitraum von 12 bis 24 Monaten bestehen, die von den Angaben in dieser Supply Chain Management Guideline (ent-

sprechend der MTS-Lagerbedingung) abweichen.

Sollte das Packstück durch den AN konserviert wor-den sein, so ist dem AG die Art der Konservierung mitzuteilen, für den Fall dass dieser das Packstück bei Erhalt öffnet und im Anschluss neu konservieren muss.

- Maintenance / Preservation (during storage)

both for the unpacked loose part and packed loose part (if packed) latest with ready for dispatch notifica-tion via e-mail ([email protected]).

If the CO fails to provides this specification, he con-firms, that there are no additional requirements in regards to storage and maintenance / preservation (during storage), that differ from given storage condi-tions within MTS as per this Supply Chain Manage-ment Guideline.

If the package was preserved by the CO, the CU has to be informed about performed preservation actions, in case the CU will open the package up on receipt and has to renew the package preservation.

Storage > 12 months:

If there are additional requirements in case of a stor-age period of more than 12 months, that differ from MTS storage condition or the detailed specification up to 12 months, in regards to:

- Storage - Maintenance / Preservation (during storage)

the CO has to provide unsolicited per purchase order position instructions (in English) both for the un-packed loose part and packed loose part (if packed) latest with ready for dispatch notification via e-mail ([email protected]).

If the CO fails to provides this specification, he con-firms, that there are no additional requirements in regards to storage and maintenance / preservation (during storage) for a storage period of 12 to 24 months, that differ from given storage conditions within MTS as per this Supply Chain Management Guideline.

If the package was preserved by the CO, the CU has to be informed about performed preservation actions, in case the CU will open the package up on receipt and has to renew the package preservation.



2.2 Ordnungsgemäße Kennzeichnung

Kennzeichnung der Losteile 2.2.1

Jedes Losteil ist immer mit einem Losteil-Etikett des AG zu versehen. Lediglich in Ausnahmefällen kann mit dem AG vereinbart werden, dass die Etiketten des AN genutzt werden. Der AN ist dann jedoch verpflichtet dem AG, je Losteil, zusätzlich zu den Losteilinformationen die jeweilige Losteil-Barcodenummer des AN über die MTS Import Liste mitzuteilen.

Werden ausschließlich identische Losteile in einem geschlossenen Packstück (z.B. Holzkiste) transpor-tiert (Siehe „Losteil“ = Packstück, Kapitel 1.6.1), ist dennoch immer das Losteil und nicht das Packstück mit einem Losteil-Etikett zu versehen. Dieses Losteil-Etikett muss beim Öffnen des jeweiligen Packstücks unmittelbar erkennbar und zugänglich sein.

Ist es nicht sichergestellt, dass die Etiketten so an-gebracht werden können, dass sie komplexe Trans-portketten über lange Distanzen und Lagerzeiten hinweg problemlos überstehen (z.B. bei Rohmateria-

lien wie Stahlplatten, z.T. Rohren, etc.), ist durch den AN auf dem Losteil eine dauerhaft erkennbare und eindeutige Materialidentifikation zu stempeln / aufzu-tragen (Siehe zusätzlich zu dieser Anforderung die

Produktspezifikationen und Materialliefervorschriften

des AG). Diese Materialidentifikation muss immer mit den Buchstaben MTS beginnen. Nach den Buchsta-ben „MTS“ hat der AN bis zu 10 frei wählbare al-phanumerische Stellen zur Eingabe einer eindeuti-gen Materialidentifikation. Diese Materialidentifikati-on ist dem AG über die MTS Import Liste (siehe Ka-

pitel 2.4.7) je Losteil zur Verfügung zu stellen.

Beispiel:

Wird ein Losteil als „unverpacktes“ Packstück trans-portiert, sind ggf. erforderliche Handhabungshinwei-se (Schwerpunkt, Anschlagpunkte, etc.) direkt auf dem Losteil zu markieren (auf mindestens 2 gegen-

überliegenden Seiten).

2.2 Proper Marking

2.2.1 Marking of the Loose Parts

Each loose part must always be marked with a loose part label of the CU. It can be agreed with the CU to use the labels of the CO in case of exceptions only. The CO is obliged then, however, to inform the CU, additionally to the loose part information, about the respective loose part barcode number for each loose part via the MTS Import List (see paragraph 2.2.7) in time.

Even in such a case that a closed package (e.g.

wooden box) contains only identical parts (see “Loose Part” = Package, paragraph 1.6.1), the loose part and not the package must be marked with a loose part label. This loose part label must be directly visible and accessible when opening the respective package.

If it is not guaranteed that the labels stay fixed along the whole transport chains over sometimes long dis-tances and storage periods (e.g. at raw materials like

steel plates, partly pipes, etc.), the loose part has to be hard-stamped / marked with an individual material identification (see in addition to this requirements the

product specifications and the material delivery

specifications of the CU). This information must al-ways start with the letters MTS. After the letters “MTS” the CO has up to 10 alphanumerical and freely selectable digits for the individual material identification. This material identification must be made available to the CU via the MTS Import List (see paragraph 2.4.7) for each loose part.

Example:

If one loose part is transported as an “unpacked” package, it must be directly marked with possibly required handling instructions (e.g. the center of

gravity, slinging points, etc.) on at least 2 opposite sides.

Figure 2: Examples of Propper Marking Abb. 2: Beispiele ordnungsgemäßer Kennzeichnung

Letzten 5 Nummern der Bestellung des AG

Laufende Nummer je Losteil

Pflichtangabe

MTS 07432/0001

Last 5 digits of the purchase order of the CU

Continuous num-ber per loose part

Mandatory

MTS 07432/0001



Kennzeichnung geschlossener Packstücke 2.2.2

Befindet sich das Losteil in einer Verpackung, die einen direkten Zugang zum Losteil und somit zum Losteil-Etikett verhindert (z.B. geschlossene Holzkis-

te), sind zusätzlich auf 2 gegenüberliegenden Seiten der Verpackung ein sogenanntes „Packstück-Etikett“ anzubringen. Analog zum Losteil-Etikett kann in Ausnahmefällen mit dem AG vereinbart werden, dass die Packstück-Etiketten des AN genutzt wer-den. Ggf. erforderliche Handhabungshinweise (Schwerpunkt, An-

schlagpunkte, etc.) sind auf mindestens 2 gegenüberliegenden Seiten zu markieren.

2.2.2 Marking of Closed Packages

If the loose part is packed in such a way that there is no direct access to the loose part label (e.g. closed

wooden box) so called “package labels” have to be fixed on 2 opposite sides of the package additionally. As with the loose part label, it can be agreed with the CU to use the package labels of the CO in case of exceptions. Possibly required handling instructions (e.g. the center of

gravity, slinging

points, etc.) must be marked on at least 2 opposite sides.

Kennzeichnung seemäßiger Verpackung 2.2.3

Ist das Packstück seemäßig verpackt, ist dieses – zusätzlich zu dem Packstück-Etikett – mit folgenden Informationen deutlich und dauerhaft in wetterfester schwarzer Farbe zu markieren. Dabei ist diese Mar-kierung auf mindestens 2 gegenüberliegenden Sei-ten des Packstücks anzubringen. Die Schriftgröße darf 25 DPI (dot per inch) nicht unterschreiten.

Bei Losteilen, die als unverpackte Packstücke per Seetransport befördert werden, sind zusätzlich zu den Losteil-Etiketten die folgenden Informationen auf ein Blatt Papier zu drucken, anschließend einzulami-nieren und gegen Witterungseinflüsse für einen Zeit-raum von 2 Jahren geschützt und auf mindestens 2 gegenüberliegenden Seiten des Losteils anzubrin-gen.

[CONSIGNEE]

PROJECT CODE: [...]

PROJECT REF.: [...]

PORT OF DISCHARGE: [...]

PACKAGE NO.: [...]

STORAGE CONDITION: [...]

DIMENSIONS: [L] x [W] x [H] cm

GROSS WEIGHT: [...] kg

SITE UNIT: [...] (IF NECESSARY)

[CLIENT]

2.2.3 Appropriate Marking of Seaworthy Packing

If a package is seaworthily packed, the following pieces of information must be clearly and durably marked by means of weather resistant black paint in addition to the package label. At least 2 opposite sides of the packages have to be marked. The char-acter size must not to be smaller than 25 DPI (dot per

inch).

If loose parts are transported unpacked by sea, in addition to the loose part label, the following pieces of information must be printed on a sheet of paper. This sheet must be laminated and protected against climatical influences for a period of up to 2 years and fixed to at least 2 opposite sides of the loose part.

[CONSIGNEE]

PROJECT CODE: [...]

PROJECT REF.: [...]

PORT OF DISCHARGE: [...]

PACKAGE NO.: [...]

STORAGE CONDITION: [...]

DIMENSIONS: [L] x [W] x [H] cm

GROSS WEIGHT: [...] kg

SITE UNIT: [...] (IF NECESSARY)

[CLIENT]

Abb. 3: Kennzeichnung geschlos-sener Packstücke / Marking of Closed Packages

Packstück-Barcode

Informationen

Figure 3: Marking of Closed Packages



Anbringen der Etiketten 2.2.4

Die Losteil- und Packstück-Etiketten sind mehrjährig durch den AG erprobt und von derart hoher Qualität, dass sie komplexe Transportketten über lange Dis-tanzen und Lagerzeiten hinweg problemlos überste-hen. Um dies jedoch zu gewährleisten, spielt die korrekte Anbringung der Etiketten die entscheidende Rolle.

Wird das Etikett geklebt, muss die Fläche fettfrei, trocken, sauber und von Flugrost und Staub befreit sein. Lediglich wenn das Kleben der Etiketten nicht möglich ist (z.B. aufgrund der geringen Abmessun-

gen eines Losteils), darf das Etikett auch angehan-gen werden. Dabei ist jedoch sicher zu stellen, dass das Etikett derart mit dem Losteil verbunden wird, dass es nicht vom Losteil abgerissen werden kann.

Grundsätzlich sind die Losteil- und Packstück-Etiketten immer derart zu fixieren, dass sie nicht beschädigt werden oder verloren gehen, jedoch gleichzeitig unmittelbar ersichtlich und zugänglich sind. So ist das Kleben oder Anhängen von Etiketten an Rohrkappen nicht erlaubt oder lediglich als er-gänzende Kennzeichnung zu einem korrekt ange-brachten Etikett zulässig. Sollten es bzgl. der geeig-neten Stelle zum Anbringen des Etiketts Rückfragen geben, steht der AG dem AN gerne zur Verfügung.

2.2.4 Attachment of the Labels

The loose part and package labels have been used by the CU for several years. They are of such a high quality that they survive long transport chains over sometimes long distances and storage periods with-out any problems. The correct fixing of the labels, however, plays a crucial role to guarantee this.

When sticking the label, the surface must be free of grease, dry, clean and without surface rust and dust. The label can also be hung to the loose part, howev-er, only when it is impossible to stick it (e.g. due to

the small dimensions of the loose part). In such a case the CO has to make sure that the label is con-nected to the loose part in such a way that it cannot be torn off.

The loose part and package labels must always be fixed in such a way that they can neither be damaged nor lost. They have to be directly visible and accessi-ble. Therefore the sticking or hanging of labels to pipe caps is not allowed or only accepted as a mark-ing in addition to another correctly fixed label.

Should there be queries concerning an appropriate space to fix the label, the CO will be pleased to sup-port the CU.

MTS-Packlisten 2.2.5

Aufgrund der eingegebenen Informationen ermög-licht das MTS die automatische Erstellung von MTS-Packlisten. Diese werden dem AN zur Verfügung gestellt. Der AN ist verpflichtet diese Packlisten in vierfacher Ausgabe auszudrucken und im Falle meh-rerer Packlisten, je Ausgabe diese aneinander zu heften:

� Eine Kopie ist an dem jeweiligen Packstück an-zubringen (z.B. mittels Versandtasche, Packlis-

tenbleche, etc.).

� Zwei Kopien sind an den Frachtführer zu überge-ben. Dabei dient eine der an den Frachtführer übergebenen Kopie für ihn selbst und die andere Kopie für den Empfänger der Packstücke.

� Eine Kopie dient dem AN als Übergabenachweis. Diese Packliste ist durch den Frachtführer und den AN mittels Datum, Stempel und Unterschrift zu quittieren, durch den AN einzuscannen und anschließend dem AG über folgende E-Mail Ad-resse zuzuschicken: [email protected]

Bei mehreren Packlisten ist die Vollständigkeit

2.2.5 MTS-Packing Lists

Based on the entries in MTS, corresponding packing list will be generated and provided to the CO. The CO is obliged to print four copies of these packing lists. In case of several packing lists corresponding sets of the different copies have to be compiled and attached to each other:

� One copy must be fixed to the respective pack-age (e.g. by means of a mailing bag, packing list

holders, etc.).

� Two copies must be surrendered to the carrier. One of the copies is for the carrier himself, the other one is for the receiver of the packages.

� One copy serves the CO as a proof of surrender. This packing list must be confirmed by the CO and the carrier by means of the date, a stamp and a signature. It must be scanned by the CO and sent to the CU via the following e-mail address: [email protected]

In case of more than one packing list



� entweder auf jeder einzelne Packlistenseite mittels Datum, Stempel und Unterschrift zu quittieren

� oder die Übergabe lediglich auf der ersten Sei-te zu quittieren, wenn jedoch zusätzlich die einzelnen Positionen auf den jeweiligen Pack-listenseiten abgehakt und die Packlisten anei-nander geheftet werden.

� either the completeness must be confirmed by means of the date, a stamp and a signature on each packing list page

� or the surrender must only be confirmed on the first packing list page after the individual positions on the respective packing list pages have been ticked and the packing lists have been attached to each other.

Abweichende / fehlende Kennzeichnung 2.2.6

Werden Losteile und / oder Packstücke nicht mit vertragskonformen Etiketten und entsprechenden MTS-Packlisten versandt, ist der AG berechtigt die Annahme der betroffenen Losteile zu verweigern und die nachträgliche Prozessdurchführung, auf Kosten des AN, zu verlangen. Ein Annahmeverzug auf Sei-ten des AG wird hierdurch nicht begründet. Darüber hinaus behält sich der AG vor, die betroffenen Sen-dungen – zwecks Ausführung einer vertragskonfor-men Etikettierung und Ausstattung mit MTS-Packlisten – auf Kosten und Risiko des AN an die-sen zurück zu senden. Die erneute Anlieferung der Bauteile erfolgt ebenfalls auf Kosten und Risiko des AN. Dasselbe gilt für diejenigen Fälle, in denen die Befestigung der Etiketten und MTS-Packlisten unzu-reichend war, mit der Folge, dass diese am finalen Empfangsort nicht eindeutig zuzuordnen, nicht auf-zufinden oder unleserlich sind.

2.2.6 Deviating / Missing Marking

The CU is entitled to refuse the acceptance of the loose parts concerned and to claim for subsequent process execution, if loose parts or packages are shipped without the labels and the corresponding MTS-packing lists as said in this specification. This is no reason for a delay in receiving on the part of the CU. Therefore the CU reserves to return the ship-ments concerned to the CO for a contract conform labeling and provision with the MTS-packing lists at the expenses and the risk of the CO. The repeated delivery of the items will be carried through at the costs and risks of the CO as well. This also applies in such cases in which the labels and MTS-packing lists have been insufficiently fixed with the effect that they cannot be clearly allocated, found or read at their final destination.

2.3 Rückmeldung relevanter Informationen

Der AN hat die Pflicht dem AG Supply Chain Ma-nagement relevante Informationen unverzüglich zu-rück zu melden.

Bei diesen Rückmeldungen handelt es sich u.a. um Losteilinformationen, Verpackungsinformationen, Informationen zum Stand der Versandbereitschaft und des Transportes, Informationen über den Wa-reneingang und Materialzustand sowie über die Be-standsmenge an einem jeweiligen Standort, etc.

Derartige Rückmeldungen sind ordnungsgemäß und unverzüglich durch den AN mittels MTS-Importliste zu übermitteln.

2.3 Reporting Back Relevant Information

The CO has the duty to report back to the CU imme-diately all Supply Chain Management relevant infor-mation.

These reports contain e.g. loose part information, packing information, information concerning the ready for dispatch status, the transport status, infor-mation about the goods receipt and the material con-dition as well as the stock quantities at the respective location, etc.

Those reports have to be reported properly and im-mediately via MTS Importlist by the CO.



3. Transport Management

3.1 Einleitung

Allgemeines 3.1.1

Dieser Teil der Spezifikation beschäftigt sich mit den Anforderungen des AG an die Transportvorbereitung und -abwicklung, die durch den AN zu berücksichti-gen und umzusetzen sind.

3. Transport Management

3.1 Introduction

3.1.1 General

This part of the specification deals with the require-ments of the CU for transport preparation and han-dling, which have to be considered and realized by the CO.


Die in dieser Spezifikation beschriebenen Anforde-rungen an die Transportvorbereitung und -abwicklung sind von sämtlichen AN (inkl. dessen

Unterlieferanten) des AG strikt zu beachten.

Darüber hinaus gelten die Bedingungen der Bestel-lungen, die Incoterms 2010 (International Commer-

cial Terms 2010) sowie die „Allgemeinen Supply

Chain Management Bedingungen“, die unter folgen-dem Link zum Download zur Verfügung stehen: https://www.emea.mhps.com/en/suppliers.html

3.1.2 Validity

The requirements for transport preparation and han-dling described in this specification are to be strictly observed by every CO (incl. all sub-suppliers) of the CU.

Moreover the conditions of purchase orders, the In-coterms 2010 (International Commercial Terms

2010) as well as the “General Supply Chain Man-

agement Conditions” must be adhered to, which are available for download under the following link: https://www.emea.mhps.com/en/suppliers.html

3.2 Genehmigungen / Lizenzen / Zeichnungen

Straßengenehmigungen 3.2.1

Ist der AN für die Durchführung des Transportes verantwortlich, ist durch diesen sicherzustellen, dass sämtliche für den Transport notwendigen Straßen-genehmigungen termingerecht und ordnungsgemäß bereitgestellt werden. Darüber hinaus ist der AN verpflichtet den AG regelmäßig über den Status der Transportgenehmigungen, Transportplanung und Transportausführung zu informieren.

3.2 Permits / Licenses / Drawings

3.2.1 Road Permits

If the CO is responsible for the execution of the transport, he has to make sure that all street permits required for the transportation are provided promptly and properly. Additionally the CO has the duty to inform the CU on a frequent basis about current sta-tus of transport permits, transport planning and transport execution.

Exportlizenzen 3.2.2

Der AG ist, falls erforderlich, für die termingerechte und ordnungsgemäße Bereitstellung notwendiger Exportlizenzen im jeweiligen Exportland verantwort-lich.

3.2.2 Export Licenses

The CO is responsible for the prompt and proper provision of all necessary export licenses in the respective export country, if required.

Transportzeichnungen 3.2.3

Bei sperrigen Packstücken oder wenn Packstücke folgende Abmessungen oder Gewichte übersteigen, sind durch den AN dem AG transportrelevante Zeichnungen zur Verfügung zu stellen:





3.2.3 Transport Drawings

In case of bulky packages or if packages exceed the following dimensions or weights the CO must provide transport relevant drawings for the CU:




Weight: > 20.000 kg



Erforderliche Dokumente:

1. Vorläufige Zeichnungen sind spätestens 60 Ka-lendertage vor dem VSB-Datum bereit zu stellen.

2. Endgültige Zeichnungen sind 20 / 30 Kalender-tage vor dem VSB-Datum bereit zu stellen.

Dabei muss es sich bei diesen Zeichnungen um transporttypische Zeichnungen handeln (z.B. mit

Angaben über Anschlagpunkte, Schwerpunkt, spezi-

elle Materialhandhabungsvorgaben, etc.).

Required documents:

1. Preliminary drawings are to be provided 60 cal-endar days before the RfD-date at the latest.

2. Final drawings are to be provided 20 / 30 calen-dar days before the RfD-date at the latest.

These drawings must be transport specific drawings (e.g. giving details about slinging points, the center of

gravity, special material handling instructions, etc.).

3.3 Transportabmessungen und -gewichte

Der AG unterteilt seine Transporte (in Abhängigkeit

der Abmessungen und Gewichte) in die unten aufge-führten Transportklassen.

Der AN hat seine Losteile (Bauteilgrößen und

-gewichte inkl. Verpackung) so zu dimensionieren, dass sie möglichst in die Transportklassen 1, 2 oder 3 fallen. Höhere Transportklassen sind hingegen möglichst zu vermeiden.

Sobald die Tendenz ersichtlich ist, dass die Abmes-sungen und / oder Gewichte der Losteile den Trans-portklassen 4, 5, 6 oder sogar 7 entsprechen könn-ten, hat der AN diese Losteile durch den AG geneh-migen zu lassen. Dazu hat der AN umgehend das Transport Management des AG zu kontaktieren. Anschließend wird durch den AG in Zusammenarbeit mit dem AN geprüft, ob kleinere Abmessungen und / oder Gewichte der Losteile möglich und sinnvoll sind. Die vertragskonforme Erfüllung des AN gilt nur für den Fall, dass Losteile der Transportklassen 4, 5, 6 oder 7 durch das Transport Management des AG genehmigt wurden.

Ausschlaggebend für das Zutreffen einer Transport-klasse ist der jeweils höchste Wert. So gehört z.B. ein Losteil mit den Abmessungen (LxBxH) 1.200 cm x 340 cm x 100 cm und einem Gewicht von 14 to aufgrund der Breite von 340 cm in die Transportklas-se 4, obwohl die anderen Abmessungswerte sowie das Gewicht auch eine geringere Transportklasse zulassen würden.

Trans-port-

klasse

Abmessungen und Gewichte der Losteile (inkl. Verpackung)

Länge (cm) Breite (cm) Höhe (cm) Brutto-

gewicht (to)

1 < 1.361 < 241 < 241 < 25

2 <1.361 241 – 300 241 – 300 < 25

3 < 1.361 301 – 320 241 – 300 < 25

4 1.361 – 2.700 321 – 350 241 – 300 < 25

5 1.361 – 2.700 351 – 500 301 – 350 < 25

6 1.361 – 2.700 501 – 550 351 – 440 25 – 40

7 > 2.700 > 550 > 440 > 40

3.3 Transport Dimensions and Weights

The CU subdivides his transports into the transport classes shown below (depending on dimensions and

weights).

The CO has to dimension his loose parts (material

dimensions and weights incl. packaging) in such a way that they correspond to transport classes 1, 2 or 3. Higher transport classes are to be avoided.

Should there be a tendency that the dimensions and / or weights of the loose parts might correspond to the transport classes 4, 5, 6 or even 7, the CO must ap-ply for approval with the CU. Therefore the CO has to contact the Transport Management of the CU imme-diately. Subsequently the CU and the CO will check in close cooperation whether smaller dimensions and / or weights are possible and make sense. The in-trusted execution will be regarded contract conform only when loose parts of the transport classes 4, 5, 6, or 7, have been approved by the Transport Manage-ment of the CU.

The highest value is decisive for correctness of a respective transport class. Thus, a loose part with the dimensions (LxWxH) of 1.200 cm x 340 cm x 100 cm and a weight of 14 to, for instance, corresponds to the transport class 4, due its width of 340 cm, alt-hough the other dimensions as well as the weight would allow a lower transport class. t

Transport Class

Dimensions and Weights of Loose Parts (incl. Transport Packaging)

Lenght (cm) Width (cm) Height (cm) Gross

Weight (to)

1 < 1.361 < 241 < 241 < 25

2 <1.361 241 – 300 241 – 300 < 25

3 < 1.361 301 – 320 241 – 300 < 25

4 1.361 – 2.700 321 – 350 241 – 300 < 25

5 1.361 – 2.700 351 – 500 301 – 350 < 25

6 1.361 – 2.700 501 – 550 351 – 440 25 – 40

7 > 2.700 > 550 > 440 > 40



3.4 Transportdurchführung durch den AN

Ist der AN gemäß Incoterm mit der Transportdurch-führung beauftragt, so hat dies in enger Abstimmung mit dem Transport Management des AG zu erfolgen.

Lieferungen ohne vorherige Einbindung des Transport Managements des AG sind unbedingt zu unterlassen.

Zu diesem Zwecks hat der AN dem AG vorab fol-gende Informationen zu übermitteln:

• Informationen zur Ladestelle

• Beladedatum

• Entladedatum

• zu transportierende Packstücke mit entspre-chender MTS-Referenz (Kolli-No. oder Bar-code)

Es gelten gleichlautend die Fristen gemäß Abschnitt 2.1.2

Innerhalb Europa:

Mindestens 5 volle Arbeitstage vor dem VSB-Datum

Außerhalb Europa:

Mindestens 10 Arbeitstage vor dem VSB-Datum

Auf Basis dieser Informationen wird der AG eine sogenannte „Shipment Notification“ erstellen, mit deren Hilfe die Entladestelle rechtzeitig über die Anlieferung informiert wird und die zwingend durch den Frachtführer des AN an der Entladestelle vorzu-weisen ist.

Nach erfolgter Auslieferung sind die durch die Entla-destelle quittierten Frachtpapiere dem AG unter [email protected] zur Verfügung zu stellen. Nur auf Basis dieser quittierten Frachtpapiere, kann nachfol-gend die Bezahlung der Materialrechnung des AN erfolgen.

3.4 Transport execution by CO

In case CO is responsible for transportation as per incoterm, transportation has to be executed in close cooperation with CUs transport management.

Transportation without prior involvement of CUs transport management is not allowed.

Therefore CO has to advise following information in advance:

• Place of loading

• Date of loading

• Estimated time of arrival

• corresponding package information out of MTS (Colli-no. or Barcode)

Deadlines are the same as given in 2.1.2:

Inside Europe:


Outside Europe:


Based on this information CU will create a so called “Shipment Notification”. This will be used to notify receiving party. Furthermore freight forwarder has to carry this “Shipment Notification” along and present it before unloading.

After delivery signed delivery documents have to be send to [email protected]. Base on this information Cos invoice will be released.

3.5 Tausch von Ladehilfsmitteln

Ladehilfsmittel (u.a. Europaletten, Gitterboxen, etc.) werden nicht getauscht.

3.5 Change of Loading Devices

Loading devices (e.g. euro-pallet, wire metal box,

etc.) will not be exchanged.

3.6 Lieferantenerklärung / Ursprungszeugnis

Auf Grundlage der aktuell gültigen Präferenzbestim-mungen benötigt der AG für Materialien mit Waren-ursprung EU eine Lieferantenerklärung nach VO 1207/2001 mit Nennung des jeweiligen Hersteller-landes. Liegt dem AG keine Langzeitlieferantenerklä-

3.6 Supplier Declaration / Certificate of Origin

Based upon currently valid preference regulations the CU needs to obtain for all materials with EU-origin a supplier declaration according to VO 1207/2001, which mentions the respective country, where the material has been manufactured. If the CO has not



rung des AN vor, so ist dem AG, zusammen mit der Auftragsbestätigung, eine Einzellieferantenerklärung im Original vorzulegen. Für Drittlandsware benötigt der AG ein von der Handelskammer legalisiertes Ursprungszeugnis und / oder einen Präferenznach-weis. 1 Original und 1 Kopie sind dem AG umgehend nach Auftragserteilung oder spätestens mit der Frei-gabe der VSB-Meldung (siehe Kapitel 2.4.5) einzu-reichen.

already sent a long-term supplier declaration to the CU, he is obliged to send a single original supplier declaration to the CU together with the order confir-mation. The CU requires a certificate of origin and / or a preference documentation legalized by the chamber of commerce for materials from third coun-tries. 1 original and 1 copy must be surrendered by the CU immediately on the placement of the order or when releasing the RfD-notification (see paragraph

2.4.5) at the latest.

3.7 Verpackung

Transport- / Lager- & Korrosionsschutz 3.7.1

Sämtliche Losteile sind sicher und zweckmäßig zu verpacken und gegen Eindringen von Feuchtigkeit, Regen und Frost, Korrosion und Stöße bezogen auf die Form sowie auf die Sensibilität des Materials wirkungsvoll während des Transportes, der Um-schlagsvorgänge und Lagerung zu schützen. Die Frist beginnt mit dem Datum an dem das Losteil versandbereit ist. Sollte dies nicht gewährleistet wer-den können, ist der AG rechtzeitig durch den AN zu kontaktieren. Darüber hinaus gelten die individuellen Korrosionsschutzspezifikationen des AG.

3.7 Packaging

3.7.1 Transport-, Storage & Corrosion Protection

All loose parts must be packed safely and suitably and protected against moisture, rain and frost, corro-sion and shocks with respects to their shape and material sensitiveness during the transport, the tran-shipment activities and the storage. The deadline begins with the date when the loose part is ready for dispatch. The CU must be contacted by the CO in time if that is not guaranteed. Moreover the corrosion protection specification of the CU will apply.

Transportverpackung 3.7.2

Der AN hat die Packstücke sorgfältig vorzubereiten. Dazu zählt u.a., dass

� elektrische und elektronische Ausrüstungen sepa-rat zu verpacken und entsprechend für den Transport und die Lagerung zu schützen sind

� Packstücke mit Kufen für den Umschlag z.B. mit Gabelstaplern auszustatten sind

� Öffnungen von Rohren, Pumpen, Motoren, Arma-turen etc. in geeigneter Weise nach Konservie-rung mit einem Deckel zu verschließen sind

� alle empfindlichen Teile und Oberflächen mit Holzverschalungen zu schützen sind

3.7.2 Transport Packaging

The CO has to prepare the packages carefully. That means e.g., that

� electrical and electronical loose parts have to be packed separately and protected correspondingly for transport and storage

� packages have to be provided with skids for the material handling with e.g. forklifts

� openings of pipes, pumps, motors, fittings, etc. must be suitably shut with covers after preserva-tion

� all sensitive parts and surfaces must be protected with wooden covers



Seemäßige Verpackung 3.7.3

Grundlage der seemäßigen Verpackung ist die deut-sche Verpackungsrichtlinie „HPE“ (Bundesverband Holzpackmittel, Paletten, Exportverpackung) http://www.hpe.de oder eine adäquate und im Vor-feld mit dem AG abzustimmende Richtlinie des je-weiligen Landes.

Wesentliche Punkte der Verpackungsrichtlinie „HPE“ sowie zusätzlich zwingende Vorgaben des AG :

� Die Verpackung muss für eine seemäßige Verla-dung mit unterschiedlichen Verladehilfsmitteln geeignet sein

� Die Bauart der Packstücke hat in Vollholz zu er-folgen:

Abb. 4: Vollholzpackstück

� An der Bodenkonstruktion müssen die Kopfhölzer ab 1 t Nettogewicht gebolzt werden

� Ab 100 cm Innenhöhe muss die Seitenbeleistung neben Rahmenleisten mit Diagonalen versehen sein.

Abb. 5: Stabilisierung der Packstücke

� Die Deckelholzkonstruktion muss auf den Seiten- und Längsleisten aufliegen. Zusätzlich müssen senkrechte Deckelstützhölzer verwendet werden.

3.7.3 Seaworthy Packaging

The German packaging guideline “HPE” (German Federal Association for Wooden Packaging, Pallets,

Export Packaging) http://www.hpe.de or an adequate guideline of the respective country, which must be agreed upon with the CO beforehand, is to be the basis of seaworthy packaging.

Essential Points of the “HPE” Packaging Guideline and additional mandatory requirements of the CU :

� The packaging must be suitable for seaworthy loading with different loading / unloading equip-ment

� The packages have to be built out of solid wood:

Figure 4: Solid Wood Package

� Header joists of the bottom construction have to be bolted for loads exceeding 1 ton net weight

� Cases from 100 cm internal height and above shall be reinforced with diagonal battens on sides and ends

Figure 5: Stabilization of Packages

� The top construction shall seat solidly on side and end battens. Additionally, vertical reinforcing bat-tens have to be used to stabilize the top construc-tion.

2 3

Legende zur Abbildung:

1) Diagonale 2) Leisten (Seite) 3) Leisten (Kopf)

3

1

Explanation:

1) Diagonal battens 2. Horizontal battens (Side) 3. Hor.Battens (End)

2

1



Abb. 6: Deckelstützhölzer

Skizze:

Abb. 7: Querschnitt Packstück-Konstruktion

� Es ist vom AN ein Stapelstauchdruck (Überstau-barkeit) von 1,5t/m² sicherzustellen

� Unter dem Deckel ist eine geeignete, strapazier-fähige und witterungsbeständige Folie (Akyluxplatte) anzubringen, welche an jeder Seite 10 cm über den Kistenrand hinaus ragt. Die Sei-ten sind sauber nach unten umzuschlagen und in zwei Reihen fest zu tackern.

Abb. 8: Witterungsbeständige Akyluxplatte

� Die Verbindung mind. eines Seitenteils hat durch Verschraubung zu erfolgen.

� Die Konservierung hat für 36 Monate zu erfolgen, der AN ist hierbei in der Gewährleistungspflicht bis 24 Monate bzgl. der Transport- / Lagerungs-konservierung

� Es sind Feuchtigkeitsindikatoren mit Fenster zu verwenden

Figure 6: Vertical Reinforcing battens

Sketch:

Figure 7: Cross-section package construction

� The CO has to assure a stackload (stackability) of 1,5t/m²

� The top construction shall have an adequate and weather resistant heavy duty lidfoil (Akylux hard-board) with an extend of 10 cm on each side of the case. The sides must be nailed up down-wards with two lines on each side of the packag-es.

Figure 8: Weather resistant akylux hardboard

� The connection of the top and one of the side segments shall be effected by screw fitting

� The preservation shall be done for 36 months, warranty of the CO regarding the transport / stor-age preservation shall be up to 24 months

� The use of humidity indicators (with window) is mandatory

Seitenbrett

Zusätzliches Deckelstützholz

Seiten-LängsleisteDeckelleiste

Deckelbrett

Seiten-Vertikalleiste

Deckelunterzug

Füllstück Filling part Top plank

Topgirder

Top batten Longitudal batten Sideplank

Side-vertical batten

Additional top support batten



Abb. 9: Feuchtigkeitsindikatoren mit Fenster

� Die Lagerbedingung für seemäßig verpackte Losteile ist immer „Geschlossener Raum“ (gem. Kapitel 2.1.4)

� Die Markierung der Packstücke ist ausschließlich per Schablone und witterungsbeständiger Sprüh-farbe aufzubringen. Ergänzungen mit Fettstiften, Markern, etc. sind strikt untersagt.

Abb. 10: FALSCH: Markierung der Packstücke zum Teil ohne

Schablone und witterungsbeständiger Sprühfarbe

Abb. 11: RICHTIG: Markierung der Packstücke per Schablone

und witterungsbeständiger Sprühfarbe

� Sollte eine Markierung per Schablone auf Grund geringer Dimensionen des Packstücks nicht mög-lich sein, ist vorab Weisung des AG einzuholen.

Figure 9: humidity indicators (with window)

� The storage condition for seaworthy packed loose parts must always be “Indoors – uncontrolled cli-mate” (acc. to paragraph 2.1.4)

� Marking has to be executed with templates and weather resistant aerosol paint. The use of mark-ers or “Edding pens” is strictly forbidden.

Figure 10: WRONG: Marking of packages partly without templates

and weather resistant aerosol paint

Figure 11: CORRECT: Marking of packages with templates and

weather resistant aerosol paint

� If it is not possible to execute the marking with templates and aerosol paint, e. g. of small dimen-sions from the package, the CO has to ask for fur-ther instructions from the CU.

Hitzebehandlung von Holzverpackungen 3.7.4

Sobald Holz als Verpackung genutzt wird, muss dieses gemäß dem ISPM15 (Internationaler Stan-

dard für Pflanzenschutzmaßnahmen) hitzebehandelt und mit IPPC (Internationales Pflanzenschutz-

übereinkommen) markiert worden sein.

3.7.4 Heat Treatment for Timber Packaging

If wood is used as packaging material, it has to un-dergo a heat treatment according to the ISPM 15 (International Standards for Phytosanitary Measures) and marked with IPPC (International Plant Protection

Convention).



3.8 Handhabung der Packstücke

Der AN hat dem AG, spätestens mit der Freigabe der VSB-Meldung im MTS (siehe Kap. 2.4.5), für jede Versendung alle Anweisungen, Hinweise und Empfehlungen bzgl. der Materialhandhabung (z.B.

Transport, Umschlag, Lagerung, etc.) schriftlich zur Verfügung zu stellen.

3.8 Handling of the Packages

The CO has to provide all instructions, information and recommendations concerning the material han-dling for the CU (e.g. transport, transhipment, stor-

age, etc.) in writing when releasing the RfD-notification (see paragraph 2.4.5) at the latest.

3.9 Verladung

Der AN hat, zusätzlich zu den geltenden rechtlichen Pflichten, die Packstücke so zu verladen, dass der Empfänger die angebrachten Barcodes bereits auf dem Verkehrsträger sehen und sofort scannen kann. Darüber hinaus müssen die Packstücke derart verla-den worden sein, dass diese sicher und unbeschä-digt transportiert und entladen werden können.

3.9 Loading

In addition to the respective legal duties, the CO is obliged to load the packages in such a way that the receiver can always see and immediately scan the fixed barcodes already on the means of transport. Furthermore all packages must be loaded in such a way that they can be transported and unloaded safe-ly and undamaged.



4. Warehouse Management

4.1 Einleitung

Allgemeines 4.1.1

Dieser Teil der Spezifikation beschäftigt sich mit den Anforderungen des AG an den AN bzgl. der Wa-rehouse Management betreffenden Tätigkeiten, so-wie den damit verbundenen Dokumenten.

4. Warehouse Management

4.1 Introduction

4.1.1 General

This part of the specification deals with the require-ments of the CU towards the CO with respect to the Warehouse Management activities as well as the documents concerned.


Die in dieser Spezifikation beschriebenen Anforde-rungen bezüglich der Warehouse Management be-treffenden Tätigkeiten, sowie den damit verbunde-nen Dokumenten sind von sämtlichen AN (inkl. des-

sen Unterlieferanten) des AG strikt zu beachten.

4.1.2 Validity

All requirements described in this specification with respect to Warehouse Management activities as well as all concerned documents are to be strictly ob-served by every CO (incl. all sub-suppliers) of the CU.

4.2 Rückmeldung relevanter Dokumente

Der AN hat die Pflicht dem AG Supply Chain Ma-nagement relevante Dokumente unverzüglich zu übergeben. In Abhängigkeit des vertraglich verein-barten Incoterms findet der Gefahrenübergang zwi-schen dem AN und dem AG an unterschiedlichen Orten statt. Dieser Gefahrenübergang stellt keine Abnahme des AN im Rechtssinne und somit auch keinen Beginn der Gewährleistungsphase dar. So-bald ein derartiger Gefahrenübergang stattfindet, sind von beiden (Versender und Empfänger der

Packstücke) unverzüglich die Versendung / der Empfang der Packstücke mittels entsprechender Lieferpapiere (Frachtbrief, Lieferschein inkl. MTS-

Packlisten) leserlich unterschrieben, mit Datum ver-sehen und gestempelt zu quittieren und anschlie-ßend dem AG über folgende E-Mail Adresse zuzu-schicken: [email protected]

� Bei mehreren Packlisten ist die Vollständigkeit


� oder die Übergabe lediglich auf der ersten Sei-te zu quittieren, wenn jedoch zusätzlich die einzelnen Positionen auf den jeweiligen Pack-listenseiten abgehakt und die Packlisten anei-nander geheftet werden.

4.2 Reporting Back Relevant Documents

The CO is obliged to surrender Supply Chain Man-agement relevant documents immediately to the CU. The transfer of risk between the CO and the CU takes place at different locations depending on the Incoterms as laid down in the contract. This transfer of risk does not constitute acceptance of the goods, and hence e.g. warranty / defect notification periods do not begin with such transfer or risk. In case of such a transfer of risks both (sender and receiver of

packages) have to confirm the surrendering / receiv-ing of packages by means of all duly signed and stamped delivery documents (waybill, delivery note

incl. MTS-packing lists) which must be sent to the CU via the following e-mail address: [email protected]

� In case of more than one packing list





Dokumente Mindestinhalt

1. Frachtbrief Je nach Verkehrsträger: CMR, Bill of Lading, Air Waybill, Rail Waybill oder Ladeschein 2. Lieferschein inkl.

MTS-Packlisten

� Versenderadresse

� Anlieferadresse

� Kolli-Nr. des AG

� VSB-Nr. des AG

� Bestell-Nr. des AG

� Bestell-Pos. des AG

� Bruttogewicht

� Nummernschild des Fahrzeugs

� Transportdatum

� Bestätigung der ordnungsgemäßen Übergabe des Mate-rials

� Referenz des AN

� Bezeichnung des Gutes

� Ort der Übernahme

Documents Minimum Content

1. Waybill Depending on the mode of transport: CMR, Bill of Lading, Air Waybill, Rail Waybill or Inland Waterway Bill

2. Delivery note incl. MTS-packing list

� Sender´s address

� Receiver´s address

� CU´s package-no.

� CU´s RfD-no.

� CU´s order-no.

� CU´s order-position

� Gross weight

� Truck’s license plate

� Date of transport

� Confirmation of prop-er material handover

� CO´s reference

� Material description

� Place of material takeover

4.3 Wareneingangsprüfung und -buchung

Grundsätzliches 4.3.1

1. Alle Lieferungen sind unverzüglich einer ord-nungsgemäßen Wareneingangsprüfung zu unter-ziehen, wobei mindestens folgende Prüfungen durchzuführen sind:

� Visuelle Kontrolle auf Transportschäden, Wit-terungseinflüsse und offensichtliche Produkti-onsmängel

� Prüfung auf Vollständigkeit der Lieferung an-hand der Packlisten

� Prüfung, ob das richtige Losteiletikett auf den Losteilen angebracht wurde und ob dessen In-formationen mit den Informationen der Pack-listen übereinstimmen

� Vergleich der Materialkennzeichnung (z.B.

Hartstempelung) mit den Informationen der Losteiletiketten und Packlisten

� Stichprobenweise Kontrolle der Abmessungen

2. Die Prüfung der empfangenen Materialien auf Schäden ist unbedingt immer vor, während und nach der Entladung durchzuführen.

3. Sollten Schäden vor oder während der Entladung ermittelt werden, sind diese schriftlich durch den Frachtführer zu bestätigen. Darüber hinaus sind sämtliche Beschädigungen, Mengendifferenzen

4.3 Goods Receipt Inspection and Booking

4.3.1 Basics

1. All deliveries must be carefully inspected immedi-ately after receipt. The following checks have to be carried through at least:

� Visual inspection for damage in transit, climati-cal influences and visible production faults

� Completeness check of the delivery by means of the packing lists

� Check whether the correct loose part label has been fixed and whether its information is iden-tical with the information of the packing list

� Comparison of the material marking (e.g. hard

stamp marking) with the information of loose part labels and packing lists

� Random checks of the dimensions

2. It is imperative that the inspection of all material received is carried through before, during and after unloading.

3. Should any damage be identified before or during unloading, it must be confirmed in writing by the carrier. Furthermore any damage, difference in quantity or deviations from packing or marking



oder Abweichungen gegenüber den Anforderun-gen bzgl. der Verpackung und / oder Kennzeich-nung, per Foto festzuhalten, schriftlich zu doku-mentieren und den AG unmittelbar davon in Kenntnis zu setzen (siehe Kapitel 4.3.2).

4. Ist der Zustand der Losteil- oder Packstück-Etiketten schlecht oder fehlen diese sogar voll-kommen, sind durch den jeweiligen Empfänger unverzüglich neue Etiketten beim AG anzufordern und anschließend anzubringen. Davon ausge-schlossen sind Empfänger, die die Losteile inner-halb von 14 Kalendertagen vollständig verbrau-chen, bearbeiten oder montieren.

5. Der Wareneingang ist mittels Unterschrift und Stempel (inkl. Firmenbezeichnung, Datum, Ort,

Name des Mitarbeiters der Wareneingangsprü-

fung) auf den Lieferpapieren und jeder Packlis-tenseite zu bestätigen.

Bei mehreren Packlisten ist die Vollständigkeit


� oder die Übergabe lediglich auf der ersten Seite zu quittieren, wenn jedoch zusätzlich die einzelnen Positionen auf den jeweiligen Packlistenseiten abgehakt und die Packlisten aneinander geheftet werden.

requirements must be photographed and laid down in writing. The CO has to be informed about that immediately (see paragraph 4.3.2).

4. If the condition of the loose part or packing labels is bad or if they are even missing completely, the respective receiver has to request new labels immediately from the CU and to fix them after-wards. All receivers who consume, work or as-semble the loose parts completely within 14 cal-endar days are excluded from this.

5. The receipt of the goods must be acknowledged by means of signature and stamp (incl. company

name, date, place, name of goods inspection

staff) on all delivery documents and each page of the packing lists.

In case of more than one packing list



Schadens- / Mengenabweichungsbericht 4.3.2

Schäden und Mengenabweichungen sind mittels eines, durch den AG bereitgestellten, Formulars zu dokumentieren. Auf diesem Formular sind durch den AN alle erforderlichen Informationen einzutragen und dem AG zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist der Schaden mittels Foto zu dokumentieren und dies auf den Lieferpapieren zu vermerken.

Unmittelbar erkennbare Schäden (z.B. Mengenab-

weichung / Beschädigungen) sind spätestens bei Übergabe des Materials dem Frachtführer sowie dem AG aufzuzeigen. Nicht unmittelbar erkennbare Schäden sind innerhalb von 7 Tagen nach Abliefe-rung dem AG anzuzeigen. Wird diese Anzeige unter-lassen, gilt das Material als ohne Beanstandung durch den AN angenommen.

4.3.2 Damage / Quantity Deviation Reports

Any damage and quantity deviations must be docu-mented by means of a form provided by the CU. All required information has to be written down in this form and to be provided for the CU. Moreover any damage must be documented by means of a photo-graph and stated in the delivery documents.

Any obvious damage (e.g. quantity deviations / dam-

age) must be reported to the carrier and the CU when surrendering the material at the latest. Any hidden damage must be reported to the CU not later than 7 days after receiving the material. If this reporting is not done by the CO to the CU, the deliv-ery is considered accepted free of faults or deviations by the CO.

Abb. 12: Wareneingangs-

bestätigung

Figure 12: Acknowledgement

of the Goods Receipt



Abb. 13: Beispiel einer Schadensaufnahme

Figure 13: Example of a Damage Documentation

Zwischenlager / Umschlagsplätze 4.3.3

In Zwischenlagern oder auf Umschlagsplätzen sind die Losteile i.d.R. nicht auszupacken. Somit kann eine detaillierte Wareneingangsprüfung und -buchung nur bei unverpackten / teilverpackten Los-teilen durchgeführt werden. Befinden sich Losteile in Verpackungen, die einen direkten Zugang zu den Losteilen und somit zu den Losteil-Etiketten verhin-dern (z.B. geschlossene Holzkiste), sind, statt den Losteilen, die Packstücke mit den Packlisten abzu-gleichen und auf ordnungsgemäße Kennzeichnung, Vollzähligkeit sowie Transportschäden und Witte-rungseinflüsse zu untersuchen. Darüber hinaus ist der Zustand der Transportverpackung zu prüfen (z.B. Verkappung der Rohre, Zustand der Holzver-

schalungen empfindlicher Teile, etc.).

4.3.3 Intermediate Storage/Transshipment Places

Loose parts are not to be unpacked as a rule in all intermediate storages and transshipment places. Thus a detailed goods receipt inspection and booking can only be carried through in case of unpacked / partly packed loose parts. If loose parts are in pack-ages and there is no direct access to the loose part labels (e.g. closed wooden box), the packages have to be compared with the packing lists instead of the loose parts. They have to be checked for proper marking, completeness as well as damage in transit and climatical influences. Moreover the condition of the transport packing must be inspected (e.g. pipe

caps, condition of wooden covers of sensitive parts,

etc.).



Verpacker 4.3.4

Ist der AN ein Verpacker, so sind die Losteile unver-züglich nach Erhalt detailliert durch den AN zu prü-fen und der Wareneingang zurückzumelden. Alle erkannten Mängel und Abweichungen sind unver-züglich dem AG anzuzeigen (siehe Kapitel 4.3.2).

4.3.4 Packing Company

If the CO is a packing company, all loose parts must be inspected in detail by the CO immediately after receipt and reported back. The CU must be informed about all identified faults and deviations immediately (see paragraph 4.3.2).

Fertiger 4.3.5

Ist der AN ein Fertiger, so sind die Losteile unver-züglich nach Erhalt detailliert durch den AN zu prü-fen und der Wareneingang zurückzumelden. Alle erkannten Mängel und Abweichungen sind unver-züglich dem AG anzuzeigen (siehe Kapitel 4.3.2).

4.3.5 Manufacturer

If the CO is a manufacturer, all loose parts must be inspected in detail by the CO immediately after re-ceipt. and reported back. The CU must be informed about all identified faults and deviations immediately (see paragraph 4.3.2).

Baustelle 4.3.6

Ist der AN ein Nachunternehmer auf einer der Bau-stellen des AG, so ist i.d.R. der Material Handling Manager des AG in erster Linie für die Warenein-gangsbuchung zuständig. Die Wareneingangskon-trolle ist hingegen durch den AN durchzuführen (sie-

he Kapitel 4.3.2). Bei Losteilen die in geschlossenen Packstücken angeliefert werden, sind diese im Bei-sein des Material Handling Managers zu öffnen. Werden derartige Packstücke nicht in dessen Bei-sein geöffnet, so gilt die Lieferung als ohne Bean-standung durch den AN angenommen. Ist aufgrund des Montageablaufes eine spätere Öffnung ge-schlossener Packstücke notwendig, ist der Material Handling Manager hierüber mindestens 1 Werktag vorher zu informieren.

4.3.6 Construction Site

If the CO is a sub-contractor on one of the construc-tion sites of the CU, the Material Handling Manager on site is primarily responsible for the goods receipt booking as a rule. However, the goods receipt in-spection has to be carried through by the CO (see

paragraph 4.3.2). Loose parts which are supplied in closed packages must be opened in the presence of the Material Handling Manager. If such packages are not opened in his presence, the delivery is consid-ered accepted free of faults or deviations by the CO. If a later opening of the package is required due to assembling processes, the Material Handling Man-ager must be informed not later than 1 working day in advance.

4.4 Lagerverwaltung

Grundsätzlich werden zwei Arten der Lagerverwal-tung unterschieden:

Verwaltung des Lagerortes

� Hier geht es ausschließlich um den Standort des Losteils (Land, Postleitzahl, Stadt, Straße, Haus-

nummer).

Verwaltung des Lagerortes und -platzes

� Hier geht es zusätzlich zum Standort um den konkreten Lagerplatz des Losteils. Dabei sind die Lagerplätze gemeinschaftlich zwischen AN und AG festzulegen. Die Detaillierung der Lagerplatz-definition kann dabei stark variieren. So kann ein Lagerplatz eine Halle oder eine abgegrenzte Au-ßenfläche sein. Ein Lagerplatz kann, in seiner feinsten Stufe, jedoch auch ein Platz innerhalb eines jeweiligen Regals sein.

Soweit nichts anderes zwischen AN und AG schrift-lich vereinbart wurde, gilt, in Abhängigkeit der Funk-

4.4 Storage Management

Principally, two storage management types are dis-tinguished:

Management of the Storage Location

� This exclusively concerns the location of the loose parts (country, post code, town, street,

number)

Management of the Storage Location and Place

� This concerns the actual storage place of the loose part in addition to its storage location. The storage places are to be jointly defined by the CO and the CU. Storage place specifications can be very different. A storage place can be a hall or a separate external space. If specified very much in detail, the storage place can even be a space on a respective shelf.

The following table will apply in case of no other writ-ten agreement between the CO and the CU depend-



tion des AN, folgende Tabelle:

Funktion des AN Verwaltung des

Lagerortes

Lagerplatzes

Materiallieferant X

Fertiger X

Verpacker X

Zwischenlager / Umschlagsplatz

X (X)

Nachunternehmer auf der Baustelle

X X

Der AN ist verpflichtet sämtliche Warenbewegungen zwischen Lagerplätzen sowie sämtliche Auslagerun-gen aus dem jeweiligen Lagerort unverzüglich und ordnungsgemäß dem AG. Lediglich in Einzelfällen und bei entsprechend hohem Materialdurchlauf wird der AN durch den AG mit einem Barcodescanner für diese Tätigkeit ausgestattet.

ing on the function of the CO:

The CO is obliged to report any stock movements between storage places as well as any removals of materials from the respective storage location promptly and properly to the CU. The CO will be equipped with a barcode scanner for the goods re-ceipt booking only in exceptional cases and in case of correspondingly high material quantities.

Function of the CO Management of the

Storage Location

Storage Place

Material Supplier X

Manufacturer X

Packing Company X

Intermediate Storage / Transshipment Place

X (X)

Sub-Contractor on Site

X X

Darstellung der Lagerplätze (Lagerplan) 4.4.1

Wird durch den AN zusätzlich zum Lagerort der La-gerplatz der Losteile verwaltet (siehe Kapitel 4.4), hat dieser einen Lagerplan mit den tatsächlich ge-nutzten Lagerplätzen sowie der Zuordnung zu den Lagerbedingungen des AG (siehe Kapitel 4.5.1) zu erstellen und dem AG zu übergeben.

Abb. 14: Lagerplan

Die Bezeichnung der Lagerplätze erfolgt gemäß folgendem Schema:

Stellen 1-4: Lieferantenkürzel (z.B. LIE1)

Stelle 5: Bezeichnung Fläche / Halle (z.B. C)

Stellen 6-7: Gang (z.B. 02)

Stellen 8-9: Reihe (z.B. 02)

Stelle 10: Ebene (z.B. 1)

Freie Stellen sind mit einem _ aufzufüllen.

4.4.1 Illustration of Storage Places (Storage Plan)

If the storage place is managed by the CO in addition to the storage location (see paragraph 4.4), the CO has to create a storage plan with the actually used storage places as well as the respective storage condition of the CU (see paragraph 4.5.1) and to surrender this to the CU.

Figure 14: Storage Plan

The storage places are named according to following system:

Digits 1-4: Supplier abbreviation (e.g. LIE1)

Digit 5: Name of the area / hall (e.g. C)

Digit 6-7: Column (e.g. 02)

Digit 8-9: Line (e.g. 02)

Digit 10: Level (e.g. 1)

Free digits are to be completed by _.

Verbrauchsbuchung 4.4.2

Ist der AN ein Fertiger oder ein Nachunternehmer

4.4.2 Consumption Booking

If the CO is a manufacturer or a sub-contractor on



auf einer der Baustellen des AG, hat dieser sämtli-che Verbräuche der durch den AG bereitgestellten Losteile dem AG gegenüber zu melden. Dazu wird der AN in regelmäßigen Abständen durch den AG per E-Mail aufgefordert eine angehangene Excel-Liste auszufüllen. Diese Liste ist nach spätestens 5 Werktagen dem AG ordnungsgemäß ausgefüllt zu-rück zu schicken.

one of the construction sites of the CU, he has to report to the CU any consumption of the loose parts provided by the CU. Therefore the CO is required by the CU per e-mail in regular intervals to complete an attached Excel-list. This properly completed list must be returned to the CU after 5 working days at the latest.

Einlagerung beim Materiallieferant/Fertiger 4.4.3

Ist der AN ein Materiallieferant oder Fertiger und wurde zwischen dem AG und dem AN vertraglich vereinbart, dass Packstücke kostenlos beim AN ein-gelagert werden können, so ist das Ende dieser kos-tenlosen Einlagerung mindestens 10 Werktage vor-her durch den AN gegenüber dem AG schriftlich anzuzeigen ([email protected]).

4.4.3 Storage at Material Supplier / Manufacturer

If the CO is a material supplier or manufacturer and in case of a contractual agreement between the CO and the CU, that packages can be stored free of charge at the CO, the termination of this storage free of charge has to be announced in writing to the CU 10 working days beforehand at the latest ([email protected]).

Auslagerung 4.4.4

Wird von einem Lagerort Material zu einem anderen Lagerort transportiert, handelt es sich für den ur-sprünglichen Lagerort um eine Auslagerung. Für derartige Auslagerungen sind entsprechende Doku-mente zu erstellen (Siehe Kapitel 4.2) und im An-schluss dem AG zur Verfügung zu stellen.

4.4.4 Stock Removal

If materials are transported from one storage location to another, that means a stock removal from the original storage location, corresponding documents (see paragraph 4.2) must be created and subsequently provided for the CU.

4.5 Lagerung

Der AN ist verpflichtet die Losteile entsprechend den angegebenen Lagerbedingungen zu lagern. Gleich-zeitig ist der AN jedoch auch dafür verantwortlich, dass das Material derart gelagert wird, dass es an-schließend unbeschadet genutzt werden kann. Sollte somit der AN der Meinung sein, dass die angegebe-ne Lagerbedingung nicht angemessen oder falsch ist, so hat er den AG unmittelbar darüber in Kenntnis zu setzen.

4.5 Storage

The CO is obliged to store the materials correspond-ing to the indicated storage conditions. The CO is responsible, however, at the same time that the materials are stored in such a way, that any damage is avoided and they can be properly used after storage. Should the CO consider the indicated stor-age condition as not appropriate or faulty he has to inform the CU correspondingly without any delay.



Lagerbedingungen 4.5.1

Für die physische Bauteillagerung sind zwingend folgende Lagerbedingungen zu beachten:

Bezeichnung / Kurzbeschreibung

Klimatisierter Raum

Lagerung in einem geschlossenen, trockenen und klimatisierten Raum

Geschlossener Raum

Lagerung in einem geschlossen und trockenen Raum

Abgeplant im Freien

Außenlagerung mit Überdachung oder mit Planen ab-gedeckt

Im Freien

Außenlagerung ohne jegliche Überdachung oder Plane

Die Lagerbedingung kann dem jeweiligen Losteil- und Packstücketikett, sowie der Packliste entnom-men werden.

Abb. 15: Lagerbedingung auf den Etiketten und der MTS-Packliste

Zusätzlich zu den Lagerbedingungen bestehen z.T. weitergehende Spezifikationen des ursprünglichen Lieferanten, wie das jeweilige Losteil zu lagern ist (z.B. Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsgrenzen). Diese Spezifikationen sind durch den Empfänger ebenfalls zu berücksichtigen und einzuhalten.

4.5.1 Storage Conditions

The following store conditions are imperative for the physical storage of materials:

Type / Description

Climatic Room

Storage in closed, dry and climatized hall

Indoors

Storage in closed and dry hall

Outdoor w. Tarpaulin

Outdoor storage under a roof or covered with tarpaulin

Outdoors

Outdoor storage without any roof or tarpaulin

The storage condition can be learned from the loose part or package label as well as from the packing list.

Figure 15: Storage Condition on Labels and MTS-Packing List

There are sometimes more detailed specifications of the original supplier in addition to the storage condi-tion as to how the respective loose parts must be stored (e.g. temperature- or air moisture limits). These specifications must also be considered and observed by the receiver.



Darüber hinaus verfügen einige Packstücke über Handhabungshinweise, die ebenfalls zwingend zu beachten sind. Die Symbole für die Handhabungs-hinweise von Verpackungen sind international ein-heitlich festgelegt (ISO R/780 und DIN 55 402).

Abb. 16: Beispiele für Handhabungshinweise

Um die Packstücke zu schützen und eine weitere Materialhandhabung zu erleichtern, sind diese immer auf Paletten oder Hölzern zu lagern. Um den Schutz der Materialien auch bei großen Regenmengen, Eis und Schnee zu gewährleisten, muss die genutzte Unterlage mindestens die Höhe einer Europalette aufweisen (14,4 cm).

Schwerlastteile, die im Anschluss mit hydraulisch anhebbaren Aufliegern bewegt werden, müssen auf Elefantenfüßen gelagert werden.

Moreover there are handling instructions for some packages the observance of which is imperative. There is a uniform international standard for the symbols for the handling instructions of packages (ISO R/780 and DIN 55 402).

Figure 16: Examples for Handling Instructions

In order to protect the packages and to facilitate fur-ther material handling they have to be always stored on pallets or timber. In order to protect the materials against heavy rain, ice or snow the pallets or timber must have the minimum height of a euro-pallet (14,4 cm).

Heavy materials which have to be moved by means of hydraulic lifting trailers have to be stored on ped-estals.

Hallenlagerung (Lagerbedingung „Klimati-4.5.2sierter Raum“ oder „Geschlossener Raum“)

Hallenlager müssen über einen ebenen und trocke-nen Untergrund verfügen. Um Kondenswasser vor-zubeugen müssen die Hallen belüftet sein. Bei der Lagerbedingung „Klimatisierter Raum“ ist die Halle zusätzlich zu klimatisieren.

Das Hallenlager ist gegen unbefugten Zugang von Dritten zu schützen. Die Lagerstruktur ist derart zu gestalten, dass der Zugriff auf alle Losteile unmittel-bar gewährleistet ist. Innerhalb der Hallen müssen die Wege durch Bodenmarkierungen, Absperrband oder ähnliches gekennzeichnet werden.

Abb. 17: Beispiel einer ordnungsgemäßen Wegmarkierung /

Example of a Proper Path Indication

Werden auf einer Lagerfläche zusätzlich zu den Los-teilen des AG weitere Losteile anderer Unternehmen gelagert, sind die Losteile des AG deutlich sichtbar abzugrenzen.

Lagerflächen sind immer mit mindestens der Lager-

4.5.2 Storage in Halls (Storage Condition “Climat-ic Room” or “Indoors”)

Storage halls must have a plane and dry floor. In order to prevent condense water the air circulation must be guaranteed. Furthermore, the hall must be air conditioned in case of storage condition “Climatic

Room “.

The storage areas have to be secured in such a way that third parties cannot get illegal access to the ma-terials. The storage structure must be organized in such a way that there is always a direct access to the loose parts. Paths must be marked on the ground, by means of barrier tape or in a similar way in storage halls.

Figure 17: Example of a Proper Path Indication

If loose parts of other companies are stored in addi-tion to the loose parts of the CU in one storage loca-tion, distinctions between loose parts of the respec-tive parties must be clearly visible.

Storage places must always be marked with the stor-



platzbezeichnung (ggf. zusätzlich mit dem KKS-

System) zu kennzeichnen. Diese Kennzeichnung muss deutlich sichtbar am jeweiligen Lagerplatz angebracht werden. Einzelne Lagerplätze sind visu-ell voneinander abzugrenzen (z.B. mit Schildern,

Absperrband, Bodenmarkierungen).

Abb. 18: Beispiel einer ordnungsgemäßen Flächenkennzeichnung

/ Example of a Proper Storage Place Marking

age place name (if possible, with the KKS-system

additionally). This marking must be clearly fixed at the respective storage place. Individual storage places must be clearly defined (e.g. by means of

signs, barrier tape, floor markings).

Figure 18: Example of a Proper Storage Place Marking

Freilagerung (Lagerbedingug „Abgeplant im 4.5.3Freien“ oder „Im Freien“)

Im Fall einer Freilagerung sind die Packstücke auf einer ebenen und gegen Überflutung geschützten Fläche zu lagern. Der Lageruntergrund muss so verdichtet werden, dass die Materialien nicht einsin-ken und die erforderlichen Ladehilfsmittel (z.B. Kran,

Stapler, Hubwagen) die Materialen problemlos errei-chen können.

Die Lagerflächen sind so zu sichern (z.B. mit einem

Bauzaun), dass sich Dritte keinen unbefugten Zu-gang zu den Materialien verschaffen können.

Werden Materialien mittels Plane vor den Witte-rungseinflüssen geschützt, ist zu beachten, dass diese ordentlich befestigt bzw. verzurrt werden, so dass sie sich nicht lösen können und eine Wasser-ablagerung vermieden wird. Der ordnungsgemäße Sitz der Plane ist in regelmäßigen Abständen durch den AN zu kontrollieren.

Abb. 19: Beispiel eines ordnungsgemäß abgeplanten Losteils /

Example of a Properly Covered Loose Part

Bei Freilagerung sind generell die jeweiligen beson-deren klimatischen Einflüsse am Lagerort, wie bei-spielsweise salzige Luft, starker Wind oder Regen, durch den AN zu beachten. Der AN hat entspre-chende Maßnahmen zu ergreifen, um das Material vor diesen jeweiligen klimatischen Einflüssen am Lagerort des AN zu schützen. Alle Freilagerflächen müssen geeignete Zuwege (z.B. Höhe, Breite, Festigkeit des Untergrundes) für

4.5.3 Outdoor Storage (Storage Condition “Out-door w. Tarpaulin” or “Outdoors”)

All packages must be stored in a plane area which is protected against flooding in case of an outdoor stor-age. The storage underground must be compressed in such a way that the materials cannot sink into it and can be accessed by the required loading equip-ment (e.g. crane, forklifter, handlifter) without any problem.

The storage areas have to be secured in such a way (e.g. by fences) that third parties cannot get illegal access to the materials.

If materials are protected against climatic influences by means of tarpaulins, it must be observed that they are properly and tightly fixed or lashed, so they can-not loosen and water puddles are avoided. The prop-er fixing of the tarpaulin must be regularly checked by the CO.

Figure 19: Example of a Properly Covered Loose Part

Particular climatical influences at the storage location like salty air, strong wind or heavy rain must be ob-served by the CO in case of outdoor storage. The CO is obliged to take measures to protect all materials against the respective climatical influences at the storage location.

Suitable access (e.g. height, width, solidity of the



die jeweiligen Ladehilfmittel (z.B. Kran, Stapler,

Hubwagen) aufweisen. Dies ist insbesondere auch bei schwierigen Wetterlagen, wie großen Regen- oder Schneemengen sicher zu stellen.

Werden auf einer Lagerfläche zusätzlich zu den Los-teilen des AG weitere Losteile anderer Unternehmen gelagert, sind die Losteile des AG deutlich sichtbar abzugrenzen.

Lagerflächen sind immer mit mindestens der Lager-platzbezeichnung (ggf. zusätzlich das KKS-System) zu kennzeichnen. Diese Kennzeichnung muss deut-lich sichtbar vor Ort angebracht werden. Einzelne Lagerplätze sind visuell voneinander abzugrenzen (z.B. mit Schildern, Flatterband, Bodenmarkierun-

gen).

Abb. 20: Beispiel einer Lagerplatzmarkierung mittels KKS-System

underground) is required for the respective loading equipment (e.g. crane, forklifter, handlifter) at all out-door storage places. This must particularly be se-cured in difficult weather conditions like heavy rain or snowfall.

If loose parts of other companies are stored in addi-tion to the loose parts of the CU in one storage loca-tion, distinctions between loose parts of the respec-tive parties must be clearly visible.

Storage places must always be marked with the stor-age place name (if possible, with the KKS-system

additionally). This marking must be clearly visible fixed at the respective storage place. Individual stor-age places must be clearly defined (e.g. by means of

signs, barrier tape, floor markings).

Figure 20: Example of a Storage Place Marking based on the

KKS-System

Zustand der Lagerflächen 4.5.4

Sämtliche Lagerflächen sind in einem ordentlichen, strukturierten und sauberen Zustand zu halten. Nicht benötigte Holzunterlagen sind z.B. an einem zentra-len Punkt zu lagern. Darüber hinaus ist die Lagerflä-che von Müll frei zu halten.

4.5.4 Condition of the Storage Places

All storage places must be kept in a proper, well-structured and clean condition. Timber which is no longer needed must be stored in a central place. Moreover no refuse is allowed in the storage areas.

Lagerung von Gefahrgut 4.5.5

Gefahrgüter sind immer explizit gekennzeichnet, separat und entsprechend der jeweiligen Vorschrif-ten zu lagern.

4.5.5 Storage of Dangerous Goods

Dangerous goods must always be clearly marked, and stored separately in accordance with the respec-tive regulations.

Materialhandhabung 4.5.6

Bei allen Materialbewegungen sind die Packstücke derart zu handhaben, dass keine Schäden an dem Material selbst oder dessen Verpackung entstehen. Dabei sind u.a. die Markierungen der Packstücke und ggf. vorhandene Transportzeichnungen zu beachten.

Abb. 21: Beispiele für Handhabungshinweise auf Packstücken /

Example of Handling Instructions on Loose Parts

4.5.6 Material Handling

All packages must be handled in such a way that neither the material itself nor its packaging can be damaged in case of material movements. Markings and possibly existing transport drawings must always be observed.

Figure 21: Example of Handling Instructions on Loose Parts



Sperr- und Klärungsflächen 4.5.7

Sämtliche Lagerflächen des AN müssen über deut-lich abgetrennte Sperr- und Klärungsflächen verfü-gen.

� Sperrflächen werden für die Lagerung von ge-sperrten, d.h. nicht nutzbaren, Losteilen genutzt. Gründe dafür können sein, dass diese Losteile beschädigt sind oder deren Materialeigenschaften nicht den Vorgaben entsprechen.

� Klärungsflächen werden für die Lagerung von Losteilen verwendet, die erst nach erfolgreicher Klärung genutzt werden können. Beispielsweile wenn die Losteile nicht unmittelbar identifiziert werden können oder Zeugnisse fehlen.

4.5.7 Blocked- / Clearing Areas

All storage areas of the CO must have clearly sepa-rated blocked and clearing areas.

� Blocked areas are used for the storage of blocked materials, i.e. unusable loose parts. Material damage or missing material features according to the material specifications can be reasons for that.

� Clearing areas are used for the storage of loose parts which can only be used after a successful clarification, i.e. if loose parts cannot be identified immediately or if material certificates are missing.

Ferritisches / Austenitisches Material 4.5.8

Ferritische und austenitische Materialien sind immer klar voneinander getrennt zu lagern. Austenitische Materialien sind zudem immer und vollständig (z.B.

mit einer Plane) abzudecken.

4.5.8 Ferritic / Austenitic Material

Ferritic and austenitic materials must be stored al-ways clearly separated from each other. In addition austenitic materials must be always and completely covered (e.g. with a tarpaulin).



5. Projektbezogene zusätzliche Anfor-derungen

5.1 -

5. Additional project related require-ments

5.1 -