1

JAVNE NABAVKE I PRIPREMA

BUDŽETA U PROJEKTIMA EUALEŠ ZUPAN, ROMBOLL MANAGEMENT

Project is financed by EU Ministry of Finance of

Republic of Serbia

STRUKTURA PREZENTACIJE

KO JE KOOPŠTE O PROJEKTIMA EUJAVNE NABAVKE U PROJEKTIMA EUPRIPREMA BUDŽETA U PROJEKTIMA

2

KO SAM JA?

3 godine iskustva u Delegaciji EK u Ljubljani3,5 godine iskustva na implementaciji susedskihprograma u Srbiji8 godina iskustva sa pripremanjem i implementacijom projekata8 godina iskustva sa procedurama EK

KO STE VI?

Predstavnici administracije koja ima potencial, da svoju zemlju u puno kračemvremenu od ostalih zemalja približi EU.

Ali koji, svako za svoje područje rada, imajuobavezu i mogučnost za unapređenjepojedinačnih segmenta, za ukupannapredak.

3

OPŠTE O PROJEKTIMA EU

Da bi uspešno pripremili i implementirali projekat, trebate da razumete šta se dešava unatar projekta (ne samo tehničke, nego i proceduralne detalje)Priprema i implementacija donosi puno administrativnih i proceduralnih zahteva (koji su ponekad birokratski, ali neophodni i logični)

OPŠTE O PROJEKTIMA EU

U osnovi projekti slede logiku projektnogplaniranja, ali su specifični u proceduralnim zahtevimaProjekti trebaju da su spremni za implementaciju (ready to go), posebno to važi za works projekte

4

NAJČEŠČI IZAZOVI U PRIPREMI I IMPLEMENTACIJI

DOBITI PROJEKAT!

Definicija budžeta projekta, uključujući sufinansiranjeProcedure javnih nabavki

Administrativni izazovi: sistem odgovornosti, prostorni i ostali uslovi, relacije sa stakeholderima. Tehnički izazovi – kapacitet organizacije

TIPOVI PROJEKATA

SERVICE PROJEKTI. Usluge tehničkepodrške, mekane mere.SUPPLY PROJEKTI. Projekti nabavke opreme.WORKS PROJEKTI. Projekti izgradnje. GRANT SHEME. Projekti donacijskih shema (bezpovratna pomoć).TWINNING PROJEKTI. Prenos znanja između administracija EU zemlje i ZK.

5

PROCEDURE JAVNIH NABAVKIJavne nabavke u projektima EU reguliše Praktični priručnik za ugovaranje vanjske pomoči EU –PRAG PRIRUČNIK

Svi postupci su jasno definisani u smislu:- Tipa nabavke- Finansijskih okvira- Pravila za evaluaciju i implementacijuLogika slična kao u nacionalnim regulat.

OSNOVNI PRINCIPI PRAG PRIRUČNIKA

Princip jednakih mogučnosti. Svaki pojedinac ili organizacija ima jednake mogučnosti u okviru zahteva. Princip transparentnosti. Procedura izbora treba da je transparentna i poštena prema svim kandidatima. Princip nepristranosti. Niko ko je povezan sa izbornim postupkom ne sme da ima ikakvu vezu sa kandidatima.

6

TIPOVI PROJEKATA - PRIMERI

Service ugovor. Unapređenje kapaciteta ministarstva, savetovanje MSP u primeni standarda očuvanja životne sredine.Supply ugovor. Nabavka opreme za nadzor granice, nabavka opreme za izradu on-line kadastra.Works ugovor. Izgradnja kanalizacije, renoviranje kasarne za poslovni inkubator.

TIPOVI PROJEKATA - PRIMERIGrant šema. Donacijska shema za prekograničnu saradnju, DS za pomoč MSP.Twinning ugovor. Prenos iskustava u oblasti evropskih integracija.VAŽNO! Svaki od tipova može da sadrži manji procenat drugih aktivnosti (npr. nabavka kompjuterske opreme sadrži usluge obrazovanja).

7

FINANSIJSKI OKVIRIService ugovor:

- Od 10.000 do 200.000 EUR. Framework contract ili kompetitivna procedura.- Iznad 200.000 EUR. Restriktivna procedura, sa međunarodnom objavom.Supply ugovor:

- Od 10.000 do 60.000 EUR kompetitivna. - Od 60.000 do 150.000 EUR otvoreni lokalni- Iznad 150.000 EUR otvoreni međunarodni

FINANSIJSKI OKVIRI

Works ugovor:- Od 10.000 do 300.000 EUR. Kompetitivna procedura.- Od 300.000 do 5 MEUR. Otvorena lokalna procedura.- Više od 5 MEUR. Otvorena međunarodna procedura.

8

PROCEDURA - SERVICE

Primer restriktivne procedure:- Priprema tenderske dokumentacije (45 dana) - PARALELNO

- Međunarodna objava najave-forecast (45 dana) - Međunarodna objava konkursa (15 dana)

- Konkurs otvoren – predizbor (30 dana)- Ocenjivanje - formiranja short liste (10 dana)

PROCEDURA - SERVICE

- Glavni poziv kandidatima - Glavni poziv otvoren (50 dana)- Ocenjivanje – glavni poziv (20 dana)

UKUPNO: najmanje 180 dana = 6 meseci

9

SERVICE – VREMENSKI OKVIR

Restriktivna procedura (međunarodna objava): 6 meseciFramework contract: 1 mesecKompetitivna procedura: 2 meseca

PROCEDURA - SUPPLY

Primer međunarodne otvorene procedure:- Priprema tenderske dokumentacije (60 dana) - PARALELNO

- Međunarodna objava najave-forecast (45 dana) - Međunarodna objava konkursa (15 dana)

- Konkurs otvoren (60 dana) - Ocenjivanje – glavni poziv (20 dana)

10

PROCEDURA SUPPLY

UKUPNO: najmanje 140 dana = 5 meseci

SUPPLY – VREMENSKI OKVIR

Otvoreni međunarodni: 5 meseciOtvoreni lokalni: 2 mesecaKompetitivna procedura: 2 meseca

11

PROCEDURA - WORKSPrimer lokalne otvorene procedure:- Priprema tenderske dokumentacije (60 dana) -PARALELNO- Lokalna objava konkursa - Konkurs otvoren (60 dana) - Ocenjivanje – glavni poziv (20 dana)

UKUPNO: najmanje 90 dana = 3 meseca

WORKS – VREMENSKI OKVIR

Otvoreni međunarodni: 6 meseciOtvoreni lokalni: 3 mesecaKompetitivna procedura: 2 meseca

12

PROCEDURA – GRANT ŠEME

Priprema tenderske dokumentacije (30 dana)Objava konkursaKonkurs otvoren(90 dana)Ocenjivanje (90 dana)

UKUPNO: najmanje 210 dana = 7 meseci

BUDŽET U PROJEKTIMA EU

Budžet treba da je realan. Budžetske stavke trebaju da odgovaraju realnim cenama i potrebnim količinama. Budžet treba da je precizan. Svaka stavka u budžetu treba da je planirana detaljno, da bi izbegli vraćanje para EU ili vlastito sufinansiranje pre-ambicioznih projekata.

13

BUDŽET U PROJEKTIMA EU

Budžet treba da je jasan. Tako da ga razume onaj koji odlučuje o projektima.Budžet treba da je usklađen sa pravilima. Ne sme da sadrži neopravdane troškove.

PRAKTIČNI ASPEKTI BUDŽETA

Budžet se priprema različito u zavisnosti od tipa projekta (service, works, supply, grant, twinning).Precizno izračunajte kalkulacije budžeta

Kod izrade budžeta sarađuju tehnički stručnjaci.

Aktivnost, opremu, planiram na optimalnu količinu, ali sa rezervom.

14

NEOPRAVDA NI TROŠKOVI

Troškovi koji po pravilima ne smeju da budu finansirani sa strane EU (npr. plate državnih službenika).Troškovi koji se ne nanose direktno na projektne aktivnosti (npr. troškovi promene prometnog režima).Troškovi koji nastaju izvan vremenskog okvira projekta (npr. troškovi pripreme).

BUDŽET U SERVICE PROJEKTIMA

Sa budžetom se pokrivaju troškovi rada (plate), uključujuči sve vezane troškove (putovanja, dnevnice, podrška, ostalo)Dodaju se ‘’incidential troškovi’’ za lokalna potovanja, materialne troškove (kancelarija), i ‘’troškovi revizije’’

KALKULACIJATrošak eksperta = Broj dana x cena dana*

*cena dana uključuje ‘’overheads’’

15

SERVICE – TABELA BUDŽETA

0,00MAXIMUM CONTRACT VALUE6

PROVISION FOR EXPENDITURE VERIFICATION

5PROVISION FOR INCIDENTAL

EXPENDITURE:

0,00Total fees (including overheads)

0,00

0,00- Senior experts

0,003,4Short-term experts

0,00

0,00- Team leader

2,4Long-term experts

1FEES (including overheads):

Amount(€)

Fee rate (€ perworking day)

Estimatednumber ofworking

days

Notes

SERVICE – PRIPREMA BUDŽETA

Ceo projekat podelimo u aktivnosti.Procenimo koliko resursa (dana eksperta) tražisvaka od aktivnosti.Procenimo koji tip/kategorija eksperata nam treba.Procenimo koliko košta dan takvog eksperta.

16

SERVICE – BUDŽET POMOČ

UKUPNO

Junior short term

Short term 1

Junior long term

Long term 2

Long term 1

Team leader

UKUPNO (€)Cena dana (€)Sve aktivnostiA3A2A1

Eksperti

BUDŽET U SUPPLY PROJEKTIMA

Sa budžetom se pokrivaju troškovi nabavkeopreme, (uključujuči troškove montaže, obučavanja isl. ako treba)

KALKULACIJA

Trošak opreme = Broj komada x cena komadaTrošak obučavanja = ukupna cena

17

TABELA BUDŽETA - SUPPLY

[Total cost][Total cost]

[Spare parts with detailed annex including unit prices]

[Consumables with detailed annex including unit prices]

Total

[Lump sum][Other services]

[Lump sum][Training]

1

total<EUROS>

Unit costs with delivery <DDP or DDU>

<place of acceptance><EUROS>

specifications offered (inclbrand/model)

Quant.Item number

EDCBA

SUPPLY – PRIPREMA BUDŽETA

Ceo projekat podelimo u aktivnosti.Procenimo koliko resursa (komada opreme, treninga) traži svaka od aktivnosti.Detaljno opredelim tehničke specifikacijetražene opreme – STRUČNJAK!Procenimo koliko košta komad opreme –STRUČNJAK!

18

SUPPLY – BUDŽET POMOČ

UKUPNO

rez. Delovi

treninzi

oprema 2

oprema 1

UKUPNO(€)Cena komada (€)Sve aktivnostiA3A2A1

OPREMA

BUDŽET U WORKS PROJEKTIMA

Sa budžetom se pokrivaju troškoveizgradnje, uključujuči material, rad i svevezane troškove (putovanja, dnevnice, amortizacija opreme isl.)

KALKULACIJA

Trošak radova = broj jedinica x cena**cena materiala uključuje ugradnju

19

TABELA BUDŽETA - WORKS

Total A

Taxes and other duties

AmountEUR

RateEURTechnical specificationsUnitDescriptionItem

TABELA BUDŽETA - WORKS

TENDER TOTAL

SUBTOTAL

Provisional sum/Contingencies(8-15% of the above)

C

B

A

AmountEUR/NCDescriptionBill

20

WORKS – PRIPREMA BUDŽETACeo projekat podelimo u situacije.Procenimo koliko resursa (količina materiala) traži svaka od situacija.Detaljno opredelim “bill of quantities” –STRUČNJAK!Procenimo koliko košta jedinica materiala–STRUČNJAK!Rezerva za nepredviđene radove 8-15%OSNOVA JE GLAVNI PROJEKAT

WORKS – BUDŽET POMOČ

UKUPNO

REZERVA 8-15%

material 2

material 1

UKUPNO(€)Cena jediniceSve situacijeS3S2S1

MATERIAL

21

BUDŽET U GRANT ŠEMAMA

Budžet se definiše na osnovi ukupne grantšeme (npr. 2 MEUR za pogranični razvoj HUN-SER).Za nas je važno da definišemo sumu na osnovi razpoložljivih sredstava i potreba na regionalnom/lokalnom nivou

Detaljni budžet definiše kandidat.

BUDŽET U TWINNING PROJEKTIMA

Detaljno opredelenje svih troškova: troškoviplata, putni troškovi, ‘’troškovi zdravstvenogosiguranja životnog partnera’’Priprema budžeta na osnovi kategorija,uzeči u obzir traženi obim usluga i cenu jedinice(razšireni primer budžeta za service projekte)

22

BUDŽET U DIREKTNIM FINANSIJSKIM UGOVORIMA

Direktni ugovori izmedju EK i institucija (primer SKGO) o financijskoj podršci ili specifičnim zadacimaSastav budžeta. Nema propisane forme, ali treba da se predstavi detaljni prikaz: eksperti, transportni troškovi, dnevnice, podugovaranje, nabavka opreme

BUDŽET U PROJECT FICHES

Infrastruktura: 25% sufinasiranjeInstitution building: 15% sufinasiranjeTwinning: 0% sufinasiranje

Sufinansiranje se prikazuje po svakom ugovoru, i na kraju izračuna na ukupnom nivoju PF.Implementira se 100% preko 1 ili vise ugovora

23

OPŠTE PREPORUKE ZA KRAJ

SVU VREME ZADRŽITE KONTROLU NAD PROJEKTOM (priprema, evaluacija, implementacija)!!IZABERITE OSOBU, KOJA ČE BITI ODGOVORNA ZA PROJEKAT (angažovanje 100% ako moguče)

…………..vreme za EPP…………………….AKO NISTE U STANJU SAMI DA KONTROLIRATE PROJEKAT POTRAŽITE POMOČ

PRIMER 1 – SUPPLY UGOVOR

Modernizacija voznog parka MUP:- Kupovina 200 vozila sa opremom- Kupovina 50 mobilnih radara- Trening vožnje i upotrebe opremeZADATAK:- Koja procedura?- Procena troškova?- Vremenski okvir projekta?

24

PRIMER 2 – SERVICE UGOVOR

Treninzi ruralnih domaćinstava u Srbiji:- 3 senior eksperta za 2 godine “long term”- 5 senior eksperta ‘’short term’’, ukupno 300 dana- 10 junior eksperata – trenera, ukupno 500 danaZADATAK:- Koja procedura?- Procena troškova?- Vremenski okvir projekta?