Event sportowy może mieć charakter: zawodów dla amatorów lub zawodowców, imprez integracyjnych, imprez firmowych, festynów, różnych eventów, turystycznych.

Jak zorganizować event sportowy?

Na początku powinniśmy opracować koncepcje i logistykę naszej imprezy:

#1

jakie są elementy składowe imprezy sportowej, czy jest to wydarzenie plenerowe, czy będzie organizowane w obiektach zamkniętych

musimy sprawdzić jakie są przepisy prawne pozwalające na organizację wydarzenia, standardy organizacyjne imprez sportowych w Polsce oraz świecie,

logistyka – ważną rolę będzie odgrywał sprawny i efektywny przepływ informacji, sprzętów i pomocy (różnych towarów) w trakcie imprezy sportowej,

musimy określić cele i oczekiwania uczestników, jakiej grupy adresatów będzie dotyczyć,

odpowiednie wyposażenie techniczne i logistyczne,

zapewnienie odpowiedniej infrastruktury eventowej,

przeprowadzić kampanię reklamową, pozyskanie patronatów medialnych,

stworzenie stron internetowych wydarzenia,

zapewnienie obsługi technicznej imprezy,

odpowiednia oprawa artystyczna, fotograficzna i wideo.

Aby wydarzenie było dobrze zorganizowane niezbędne są odpowiednie kompetencje i umiejętność zarządzania pracą zespołu organizacyjnego:

odpowiedni podział zakresu obowiązków i odpowiedzialności zespołu organizacyjnego – podać przykładowy schemat struktur porządkujący etc.,

wolontariat – jakie są zalety i wady korzystania z wolontariuszy, tworzenie bazy animatorów, efektywne zarządzanie wolontariatem na imprezie.

Tworzenie budżetu i kosztorysowanie imprez sportowych:

stworzenie kosztorysu wydarzenia, wszelkich wydatków jakie są niezbędne do realizacji imprezy,

poznanie metod prowadzenia negocjacji z podwykonawcami,

pozyskanie sponsorów, partnerów – różne źródła finansowania, fundraising,

określenie czy wydarzenie będzie biletowane.

#2

Bezpieczeństwo uczestników imprezy sportowej:

uzyskanie odpowiednich pozwoleń na organizację wydarzenia,

spełnienie wymogów prawnych wydarzenia, czy jest to masowa impreza czy nie,

praktyczne aspekty współpracy ze służbami mundurowymi – policja, straż miejska, straż pożarna, ratownicy medyczni, inne,

zabezpieczenie terenu wydarzenia, wyznaczenia stref dla kibiców, za-wodników etc.,

współpraca z agencją ochrony.

#3

Zasady organizacji imprezy sportowej w polsce:

Prawna definicja imprezy sportowej i rekreacyjnej: Pojęcie imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997r. o bezpieczeństwie imprez masowych,

procedura uzyskiwania zgody na organizację imprezy masowej,

tryb odwoławczy od decyzji administracyjnej.

Organizacja imprez sportowych, rekreacyjnych w oparciu o ustawę Prawo o ruchu drogowym oraz Kodeks Postępowania Administracyjnego:

wyłączenie drogi w sposób szczególny,

dzierżawa/najem terenu,

uzyskiwanie innych pozwoleń (reklama, oznaczenia na pasie drogowym) Uczestnictwo w otwartych konkursach ofert,

konkursy dla organizacji pozarządowych oraz jednostek organizacyjnych podległych organom administracji publicznej lub przez nią nadzorow-anych.

#4

Aby zorganizować zawody oraz imprezy rekreacyjno-sportowych należy spełnić obowiązujące określone zasady i reguły. Każde państwo kieruje się swoimi przepisami. Możemy wyróżnić następujące etapy organizacji wydarzenia:

I etap: przygotowawczy:

opracowanie środków i sposobów działania,

pozyskanie potrzebnych urządzeń, narzędzi, sprzętu sportowego oraz zapewnienie ich sprawności,

pozyskanie wolontariuszy i pomoc-ników niezbędnych do organizacji imprezy,

pozyskanie środków finansowych na przeprowadzenie wydarzenia,

II etap: główny

przeprowadzenie zawodów zgodnie z założonym harmonogramem.

III etap: końcowy - zakończenie im-prezy:

przywrócenie do stanu poprzedniego obiektu zawodów

złożenie i oddanie sprzętu,

czynności porządkowe,

analiza przebiegu imprezy

podziękowanie współorganizatorom,

#5

Organizacja imprezy

Aby zorganizować imprezę powinniśmy określić jej rodzaj i charakter (masowa, indywidualna, zawody drużynowe itp.). Na wstępie powinna wyłonić się ogólna koncepcja, określić cel główny oraz cele drugo-rzędne. Wtedy tworzymy zespół organizacyjny, który zajmuje się całością przygotowań.

Na powodzenie imprezy ma wpływ nastawienie, inic-jatywa, energia i pomysłowości organizatorów. Dobór ludzi do zespołu ma duże znaczenie i nie powinien być, przypadkowy lecz przemyślany, zgodny z kompetencjami poszczególnych osób, ich zainteresowaniami i możliwościami.

#6

Regulamin zawodów

Ogólny pomysł zawodów lub imprezy rekreacyjno-sportowej jest podstawą do ułożenia regulaminu, który określa w sprecyzowanych zasadach, regułach i postanowieniach przebieg danej imprezy, a także wpływa na sposób jej przygotowania.

Regulamin jest to dokument organizatorów określający zasady zawodów, postępowanie uczestników zawodów, określa zasady współdziałania i zasady współzawodnictwa. Powinien być jasny , napisany prostym językiem oraz sprecyzowany, wszystkie sformułowania - jednoznaczne i zrozumiałe dla wszystkich. Wielkość regulaminu, zakres regulowanych spraw i jego treść zależy od rodzaju imprezy, jej zasięgu, celów i charakteru.

#7

Regulamin powinien zawierać następujące punkty:

1. Cele i zadania + należy podać cel zawodów, jakiemu mają służyć.

2. Termin i miejsce + określić dokładnie termin i miejsce ich realizacji.

3. Organizator + określenie kto jest organizatorem, współorganizatorem zawodów, partnerem – kto jest dyrektorem wydarzenia

4. Uczestnictwo+ opisać kto może być uczestnikiem,+ co musi spełnić aby uczestniczyć w zawodach,+ jakie badania, oświadczenia musi wypełnić zawodnik,+ ustalenie składu zespołów, drużyn(określenie wieku, podział na grupy wiekowe, lub wg klas itp.),+ określić czy impreza jest otwarta, czy są limity uczestników.

5. Program zawodów+ program ramowy, zależy od przepisów danej dyscypliny sportu, zawieraja pełny zestaw konkurencji, prób, zabaw, w grach zespołowych, podanie systemu rozgrywek,+ program szczegółowy (minutowy), ustala kolejność, czas i miejsce odbycia imprezy.

Powinien być opracowany i rozpowszechniony tak wcześnie, jak na to pozwalają warunki i sprawność organizatorów.

6. Sposób przeprowadzania zawodów+ system eliminacji, rozgrywek, sposoby losowania, zasady i rodzaje punktacji, ustalenie kolejności-miejsc,+ zasady klasyfikacji końcowej: indywidualnej lub zespołowej, jednego uczestnika danej imprezy.

7. Zgłoszenia do zawodów+ kto ma prawo zgłaszać uczestników lub kto może się zgłosić+ kiedy upływa termin przyjmowania zgłoszeń, kiedy należy stawić się na zawodach,+ kto i jak rozstrzyga sprawy sporne, jakie przewiduje się sankcje za uchybienia w zakresie tego punktu,+ warto podać wzór zgłoszenia lub stworzyć taki formularz – coraz częściej elektroniczny+ określić sposób zgłaszania się na wydarzenie.

8. Zasady finansowania+ gospodarka finansowa powinna przebiegać zgodnie z przepisami prawnymi, + kto pokrywa koszty (dotyczy to zwykle przejazdów, diet, wyżywienia, nagród, wynajmu obiektów, urządzeń, opłat za sędziowanie, prace porządkowe, opiekę lekarską),+ określenie kwot wpisowych dla uczestników oraz terminów płatności, jak mogą dokonywać płatności – bądź impreza jest bezpłatna.

9. Nagrody+ warunki zdobycia nagrody głównej, indywidualnej, zespołowej czy nagrody specjalnej,+ określone musi być kto będzie nagradzany, jakie kategorie wiekowe będą,+ zastrzeżenie organizatora o ewentualnej zmianie nagrody.

10. Postanowienia końcowe+ kto rozstrzyga sprawy sporne, jakie mogą wystąpić w czasie trwania imprezy,+ powołanie specjalnej komisji przed rozpoczęciem imprezy,+ ubezpieczenia, i inne przepisy związane z charakterem, miejscem, czy uczestnicy są ubezpieczeni, czy nie.

#8

Program zawodów

Ważne jest ułożenie minutowego pro-gramu organizowanej imprezy, tak aby uczestnicy wiedzieli co o której godzinie będzie się działo. Źle ułożony program spowoduje, że robi się bałagan, uczestnicy są zdezorientowani – mogą nie zdążyć np. na start . Odpowiednie ogłoszenie programu minutowego ułatwia opiekunowi doko-nania odpowiedniego zgłoszenia za-wodników do imprezy rekreacyjno-sportowej. Trzeba zwrócić uwagę na:

1. Czas trwania poszczególnych konkurencji, ile zawody trwają całościowo.

2. W przypadku dużej ilości startujących drużyn lub zawodników i bogatego pro-gramu imprezy trzeba unikać nagromadzenia najciekawszych spotkań w jednym czasie. Konkurencje i spotkania mniej ciekawe powinny być przeplatane bardziej interesującymi i porywającymi.

Układając program minutowy trzeba pamiętać o obliczaniu czasu trwania danej konkurencji. Przy obliczaniu musi być wzięta pod uwagę ogólna liczba zawod-ników i czas startu jednego zawodnika z jednoczesnym uwzględnieniem pewnej rezerwy czasu na doprowadzenie do porządku sali, zmiany przyborów lub urządzeń sportowych. Nawet najlepiej ułożony i najkonsekwentniej realizowany program nie będzie wykorzystany, jeśli widzom nie potrafi zwrócić się uwagi na najistotniejsze momenty imprezy, nie będzie się ich informować o aktualnej punktacji czy wyniku.

#9

Przeprowadzenie imprezy

sprawy omówione wyżej są ważne i decydują o powodzeniu imprezy. Nasz wysiłek może pójść na marne, jeśli źle przeprowadzimy imprezę. Osoby odpowiedzialne za jej przebieg, muszą być dokładnie poinformowani o wszyst-kich szczegółach, muszą znać swoje obowiązki i wiedzieć jakie czynności będą wykonywali w czasie trwania całej imprezy. Szczególnie to dotyczy za-wodów o charakterze indywidualnym: biegi, pływanie, narciarstwo, itp.

Przed imprezą należy zawsze przeprowadzić odprawę z kierownikami zespołów startujących, poinformować osoby startujące w trakcie rejestracji co i kiedy będzie się działo, bądź też dostarczyć im szczegółowy komunikat zawierający wszystkie dane.

Warunkiem sprawnego przeprowadzenia imprezy jest:

1. Na terenie gdzie odbywa się rywalizacja ograniczyć ilość osób postronnych (kibiców, instruktorów, kolegów, rodziców itp.) - powinni znajdować się tylko startujący zawodnicy i osoby do tego upoważnione (sędziowie), służby pomoc-nicze, główny organizator.2. Zdyscyplinowanie zawodników - powinni znajdować się w wyznaczonym przez organizatora miejscu. Wyznaczyć odpowiednie strefy.

3. Szybka, dokładna działalność komisji sędziowskiej i ściśle z nią współpracującej obsługi technicznej pomoże obliczyć punkty, zmierzyć czas, sporządzić odpowiednie zestawienia, treść komunikatów przekazywanych spik-erowi.

#10

Zakończenie

Imprezy rekreacyjno-sportowe to zbiór zabaw, gier ruchowych z ćwiczeniami gimnastycznymi, opierającymi się na utylitarnych formach ruchu jak: bieg, chód, rzut, skoki, gry i zabawy itp. Mają one dostarczyć wiele możliwości ruchowych, wszechstronnie oddziaływujących zwłaszcza na młody organizm. Kształtujący i wychowawczy wpływ imprez sportowych zależy przede wszystkim od podejścia prowa-dzącego, organizatora, który swoją postawą, umiejętnościami, dobrą organizacją oraz właściwym doborem środków stworzy wśród uczest-ników zawodników ćwiczących odpowiednią atmosferę. Imprezom takim zwykle towarzyszy duże zaangażowanie, przeżywanie dużych emocji. Są także zabarwione uczuciem nieskrępowanej radości i zadowolenia przy równoczesnym wewnętrznym zdyscyplinowaniu, co sprzyja wypoc-zynkowi i odprężeniu. Ważnym momentem jest podsumowanie zawodów i podanie oficjalnych wyników, a potem umieszczenie ich np. na stronie internetowej, galerii zdjęć z zawodów oraz podziękowań dla sponsorów, partnerów, wolontariuszy, zawodników oraz kibiców.

#11