Jaardocument maatschappelijke verantwoording 2015 · Lucertis Kinder en – jeugdpsychiatrie Emergis Holding B.V. DWZ B.V. Geestelijk Gezond in Zeeland B.V. 50% 100% 50% 16,67% 50%

centrum voor geestelijke gezondheidszorg

bestuurssecretariaat

Postbus 253

4460 AR Goes

Bezoekadres

Oostmolenweg 101

Kloetinge

Telefoon

0113 26 72 02

Telefax

0113 23 35 38

E-mail en internet

[email protected]

www.emergis.nl

raad van bestuur

Jaardocument maatschappelijke verantwoording 2015

Samen werken

aan een goede

geestelijke gezondheid

van alle mensen

in Zeeland

Datum 10 mei 2016

Opsteller Projectgroep jaardocument 2015

Emergis, centrum voor geestelijke gezondheidszorg Jaardocument maatschappelijke verantwoording 2015

2

Colofon

Uitgave: Emergis, 18 mei 2016 Samenstelling projectgroep jaardocument 2015 Karin Lund, bestuurssecretaris Jac van Meer, directeur André Merks, hoofd kenniscentrum Ruud van den Barselaar, hoofd planning en control Anoeska Gijzel, beleidsmedewerker raad van bestuur

Algemene gegevens

Stichting Emergis, centrum voor geestelijke gezondheidszorg Adres Postbus 253 Postcode 4460 AR Plaats Goes Telefoonnummer 0113 26 70 00 Telefaxnummer 0113 21 66 26 Identificatienummer(s) NZa ZVW: 450-1061; AWBZ: 300-1414 Nummer Kamer van Koophandel 41115214 E-mailadres [email protected] Internetpagina www.emergis.nl


3

Het jaardocument bestaat uit twee delen

Deel 1 – Maatschappelijk verslag 2015 Deel 2 – Jaarrekening 2015 Het jaardocument is vastgesteld door de raad van bestuur in zijn vergadering van 10 mei 2016 en goedgekeurd door de raad van toezicht in zijn vergadering van 18 mei 2016.


4

Deel 1 – Maatschappelijk verslag 2015

Inhoudsopgave

1 Profiel van de organisatie 5 1.1 Missie en visie 5 1.2 Kernactiviteiten 5 1.3 Kernprestaties 7 1.4 Structuur 8

2 Beleid, inspanningen en prestaties 10 2.1 Zorgaanbod algemeen 11 2.2 Zorgaanbod specifiek 11 2.3 Medewerkers en partners 11 2.4 Organisatie 12 2.5 Financiën en middelen 12

3 Kwaliteit & veiligheid 13 3.1 Kwaliteit van zorg 13 3.2 Veiligheid 14 3.3 Dwang, drang en preventie suïcides 16 3.4 Vertrouwenspersonen 18 3.5 Klachten 19

4 Medewerkers 20 4.1 Kerncijfers personeel 21 4.2 Personeelsbeleid 23

5 Toezicht en bestuur 24 5.1 Bestuurlijke structuur 24 5.2 Raad van bestuur 25 5.3 Raad van toezicht 26

6 Medezeggenschap 28 6.1 Vakgroepen en raden 28 6.2 Centrale cliëntenraad 28 6.3 Ondernemingsraad 30 6.4 Familieraad 31

7 Risicomanagement 31

8 Financieel beleid 33 8.1 Financiële doelstellingen 2015 33 8.2 Financiële positie 34 8.3 Financiële ratio’s en kengetallen 35 8.4 Verwachte gang van zaken 36


5

Leeswijzer

Emergis legt elk jaar door middel van een jaardocument verantwoording af over de manier waarop zorg geleverd is en wordt. Het jaardocument bestaat uit twee delen. Deel 1 is het maatschappelijk verslag. Hierin komt het profiel van de organisatie aan bod, evenals op hoofdlijnen het beleid, de inspanningen en prestaties in het verslagjaar. Conform het model jaardocument van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport beschrijft dit jaardocument ook de wijze van bestuur, toezicht en medezeggenschap. Deel 2 bestaat uit de jaarrekening.

1 Profiel van de organisatie

1.1 Missie en visie

We leven in een snelveranderende wereld waarin mensen meer en meer zelf bepalen hoe ze hun leven willen leven. Waarin mensen meer en meer blootgesteld worden aan allerlei invloeden. En waarin mensen meer en meer op zichzelf en elkaar zijn aangewezen. Geen probleem als je genoeg draagkracht hebt, maar wat als je door omstandigheden korte of langere tijd kwetsbaar bent? Als je zorg nodig hebt? Zorgen zien wij als een onderdeel van het menselijk bestaan. Zorgen voor jezelf en zorgen voor een ander: kind, ouder, partner, broer, buurvrouw, vriend, bewoner of patiënt. Als mantelzorger, vrijwillig en onbetaald, of als professional, formeel en betaald. Om welke relatie het ook gaat, zorgen kenmerkt zich door de betrokkenheid van mensen bij elkaar en de overtuiging dat iedereen recht heeft op een waardig en zinvol leven. Emergis spant zich in om een bijdrage te leveren aan een goede geestelijke gezondheid van alle mensen in Zeeland. Dat is onze missie. Door middel van professionele herstelgerichte zorg. Niet minder maar ook niet meer dan nodig is, want ook aan zorgen zitten grenzen. Kernwoorden uit de zorgvisie

1.2 Kernactiviteiten

Emergis heeft een breed zorgaanbod. Op tal van plaatsen in Zeeland behandelen en begeleiden we vele mensen, ongeacht hun geschiedenis, geaardheid, geloofsovertuiging of complexiteit van problematiek. Uitstekende geestelijke gezondheidszorg is onze ambitie.


6

Onze doelgroepen zijn globaal:

• Jeugdigen, volwassen en ouderen met matige tot ernstige en complexe psychiatrische aandoeningen;

• Mensen met verslavingsproblemen;

• Mensen die dakloos zijn of dreigen te worden;

• Mensen die slachtoffer zijn of dreigen te worden van ernstig huiselijk of eergerelateerd geweld;

• Mensen die door verslaving of psychiatrische problematiek een delict hebben gepleegd. Hun hulpvragen richten zich op gezondheid, veiligheid, wonen, relaties, en activiteiten. Ons zorgaanbod bestaat o.a. uit:

• Ambulante behandeling: - poliklinisch - outreachend - intensive home treatment

• Dag- en deeltijdbehandeling

• Klinische behandeling: - acuut en hoog intensief - specialistisch/voortgezet

• Wonen met begeleiding: - Begeleid zelfstandig wonen - Volledig pakket thuis - Beschermd wonen

• Werken in een beschutte omgeving: - (arbeidsmatige) dagbesteding - arbeidsrehabilitatie - arbeidsre-integratie

• Maatschappelijke opvang: - Nachtopvang - Dagopvang/-inloop - 24-uursopvang - Trajectbegeleiding - Ambulante woonbegeleiding - Veilige opvang - Sociaal pension

• Forensische zorg en verslavingsreclassering

Ons werkgebied: We bieden onze zorg op vele plaatsen in de provincie Zeeland. Sommige hoog specialistische functies worden enkel aangeboden op de centrale voorziening in Kloetinge. Andere functies bieden we daar waar veel mensen wonen, aan huis of daar zo dicht mogelijk in de buurt.

Samen met anderen werken we aan een goede geestelijke gezondheid van alle mensen in Zeeland. Onze samenwerkingspartners zijn weergegeven in bijlage 1.


7

1.3 Kernprestaties

In onderstaande tabel zijn de belangrijkste kernprestaties Zorgverzekeringswet en forensische zorg (sGGZ,

bGGZ, lGGZ en FZ)

Wet langdurige zorg (voorheen AWBZ)

Jeugdwet Wet maatschappelijke ondersteuning (BW, VPT,

begeleiding)

11.577

(2014: 14.647) Cliënten

109 (2014: 1.062) Cliënten

1.384 (2014: 0) Cliënten

779 (2014: 0) Cliënten

191

(2014: 187) Bezette bedden

86

(2014: 350) Bezette

bedden/plaatsen

41 (2014: 0)

Bezette bedden

256 (2014: 0)

Bezette plaatsen

149.058

(2014: 183.340) Aantal

(behandel)contacten

0

(2014: 87.586) Aantal

uren begeleiding

46.587 (2014: 0) Aantal

(behandel)contacten

97.984 (2014: 0) Aantal

uren begeleiding

69.625

(2014: 68.220) Aantal verblijfsdagen

31.448

(2014: 127.800) Aantal verblijfsdagen

14.836 (2014: 0)

Aantal verblijfsdagen

93.484 (2014: 0)

Aantal verblijfsdagen


8

Zorgverzekeringswet en forensische zorg (sGGZ,

bGGZ, lGGZ en FZ)

Wet langdurige zorg (voorheen AWBZ)

Jeugdwet Wet maatschappelijke ondersteuning (BW, VPT,

begeleiding)

€ 36.435.000

(2014: € 46.912.000) Bedrijfsopbrengsten

€ 7.854.000

(2014: € 26.981.000) Bedrijfsopbrengsten

€ 11.829.000

(2014: € 0) Bedrijfsopbrengsten

€ 17.064.000

(2014: € 0) Bedrijfsopbrengsten

Kerncijfers over het personeel zijn te vinden in hoofdstuk 4.

1.4 Structuur

1.4.1 Organisatiestructuur Emergis is een staflijnorganisatie met verschillende zorgonderdelen en ondersteunende diensten. De zorgonderdelen waren tot 1 juli 2015 geclusterd in een aantal sectoren met elk een eigen directie. De situatie tot 1 juli 2015 is weergegeven in onderstaand organogram.

Met het oog op het verkorten van de lijnen tussen medewerkers, het verbeteren van samenwerking en het verplaatsen van verantwoordelijkheden naar de werkvloer zijn medio 2015 stappen gezet richting een nieuwe organisatiestructuur. Als eerste stap zijn de sectoren Specialistische behandeling en Maatschappelijke zorg opgeheven. Het aantal directeuren werd teruggebracht tot drie fte. Samen met de raad van bestuur vormen zij sindsdien het directieteam. De situatie vanaf 1 juni 2015 is weergegeven in het volgende organogram.


9

Stichting Emergis

Maatschap Rgc

Zeeuws-Vl (tot 31-12-2015)

VOF Emergis-Lucertis

Kinder en – jeugdpsychiatrie

Emergis Holding B.V.

DWZ B.V.

Geestelijk Gezond

in Zeeland B.V.

50% 100% 50% 16,67% 50%

100%

Stichting HKPD

(tot 13-11-2015)

Indigo Service

Organisatie B.V.

Stichting Blijf van mijn Lijf Zeeland

Als tweede stap zijn in 2015 voorbereidingen getroffen voor een herinrichting van de middenstructuur. De herinrichting richtte zich in eerste instantie op de ambulante en (dag)klinische geestelijke gezondheidszorg voor volwassen en ouderen, de verslavingszorg en het aanbod op het gebied van wonen en werken. Het uitgangspunt was: toewerken naar een logisch ingedeeld zorgaanbod en een bundeling van kennis en kunde rondom een specifieke doelgroep, zorgfunctionaliteit, regio en/of samenwerkingspartners. Indigo, de maatschappelijke opvang, veilige opvang en de forensische zorg vielen in 2015 buiten de scope. De personele consequenties van de herinrichting staan beschreven in paragraaf 4.2. De bestuurlijke structuur wordt verder toegelicht in paragraaf 5.1.

1.4.2 Juridische structuur De juridische structuur van Emergis is weergegeven in onderstaande figuur.


10

Demontage Werkplaats Zeeland bv (DWZ) DWZ was tot 21 december 2012 een 100% dochteronderneming van Emergis. Per genoemde datum is 50% van de aandelen aan React B.V. verkocht. DWZ is een zelfstandig bedrijf dat een integrale oplossing biedt voor recycling van professionele apparaten en elektronica. De aangeleverde apparatuur wordt door DWZ gedemonteerd. De bv heeft tevens als doel de re-integratie van (ex-)psychiatrische cliënten te bevorderen. Emergis Holding B.V. Tot op heden vinden nog geen activiteiten plaats vanuit Emergis Holding B.V. en haar 100% dochtermaatschappij Geestelijk Gezond in Zeeland B.V. Volgens de statuten van Emergis Holding B.V. is de kernactiviteit met name het verhogen van de synergetische waarde van de activiteiten van stichting Emergis, door het bevorderen en in stand houden van diensten en faciliteiten van geestelijke gezondheidszorg in de meest ruime zin van het woord. Maatschap Rgc Zeeuws-Vlaanderen Het regionaal gezondheidszorgcentrum (Rgc) is een maatschap tussen stichting Emergis en stichting ZorgSaam. Vanuit het Rgc wordt vormgegeven aan de kortdurende ggz, zowel klinisch als ambulant, voor volwassenen en ouderen in de regio Zeeuws-Vlaanderen. De exploitatie van het Rgc is structureel verlieslatend. Daarnaast is de continuïteit in de behandelcapaciteit van het Rgc niet duurzaam gewaarborgd. In overleg met de zorgverzekeraars hebben partijen besloten de activiteiten van het Rgc te staken en de maatschap per 31 december 2015 te ontbinden. In overleg met de zorgverzekeraars heeft Emergis besloten een deel van de voorheen door het Rgc geleverde zorg te gaan leveren. Daarbij is uitdrukkelijk geen sprake van voortzetting van de activiteiten van de maatschap. De maatschap wordt dus ontbonden en vereffend. Om de zorg voor patiënten in de regio Zeeuws-Vlaanderen te waarborgen zal Emergis bovendien zorg gaan leveren aan patiënten die momenteel patiënt zijn van het Rgc. Indigo Service Organisatie B.V. Emergis is samen met vijf andere ggz-instellingen aandeelhouder van Indigo Service Organisatie B.V.. Deze organisatie heeft ten doel het via een franchiseformule exploiteren van een concept voor het leveren van generalistische geestelijke gezondheidszorg (basis ggz zorg) onder de naam ‘Indigo’, alsmede het op basis daarvan ontwikkelen, in eigendom houden en exploiteren van behandelmodellen. VOF Emergis-Lucertis Kinder- en Jeugdpsychiatrie Per 24 juli 2014 heeft Emergis samen met Lucertis BV de VOF Emergis-Lucertis kinder- en jeugdpsychiatrie opgericht. De vennootschap heeft ten doel het gezamenlijk en voor gemeenschappelijke rekening verzorgen van kinder- en jeugdpsychiatrie in Zeeland, de Zuid-Hollandse Eilanden en Rijnmond, met behoud van de identiteit van beide vennoten voor het overige, en het behoud van de kliniek in Zeeland. Stichting Huiskamerproject voor Druggebruikers (HKPD) en stichting Blijf van m’n Lijf Zeeland In 2008 respectievelijk 2009 zijn de activiteiten en het personeel van beide stichtingen geïntegreerd met Emergis. Zij behoren hierdoor tot de juridische structuur en consolidatiekring van de Emergis-groep. Er worden geen activiteiten meer uitgevoerd vanuit deze stichtingen. De stichting is derhalve ook ontbonden op 13 november 2015, waarbij resterende activa en passiva zijn ingebracht in Stichting Emergis.

2 Beleid, inspanningen en prestaties

Na een onrustig 2013 en het op adem komen in 2014 werd 2015 een jaar waarin Emergis ruimte kreeg en nam om een aantal moeilijke dossiers op te lossen en knopen over al langlopende onderwerpen door te hakken. Daarmee werd een begin gemaakt voor een nieuwe koers, vertrekkend vanuit de speerpunten ‘goede zorg, leuk werk en gezonde financiën.’ Dit hoofdstuk geeft een korte impressie van de zaken die in 2015 zijn opgepakt.


11

2.1 Zorgaanbod algemeen

Zorgvisie Na een intensief schrijfproces heeft een groep medewerkers begin 2015 een nieuwe zorgvisie opgeleverd. In de nieuwe visie staan persoonlijk herstel en relaties centraal. De zorgvisie is in de loop van 2015 in de organisatie verspreid. Verdere implementatie van de zorgvisie volgt in 2016. Ggz-aanbod in Zeeland Samen met ZorgSaam, Adrz, Zeeuwse Gronden en CZ voerde Emergis intensieve gesprekken over de toekomstige geestelijke gezondheidszorg in Zeeland. De aanleiding hiervoor vormde enerzijds het rapport ‘Visie op zorg in Zeeland in 2025’ van de Commissie Slenter en anderzijds de voorgenomen sluitingen van de PAAZ’en in Goes en Terneuzen. Het doel van de gesprekken is om ook in de toekomst kwalitatief goede en betaalbare geestelijke gezondheidszorg in Zeeland te kunnen blijven garanderen. Belevingsgericht werken Belevingsgericht werken is in 2015 als project beëindigd vanwege de vele raakvlakken met andere (cultuurgerichte) initiatieven binnen de organisatie. In 2016 wordt bekeken hoe belevingsgericht werken daarin een plaats kan krijgen. E-health Na een pilot in 2014 heeft e-health zich in 2015 verder verspreid binnen Emergis. 170 behandelaren, begeleiders en verpleegkundigen van 17 verschillende teams volgden een training in het werken met het e-healhtplatform Minddistrict. 778 cliënten (270 Emergis, 208 Indigo) startten met een e-healthmodule. Tevens werden pilots met beeldbellen voorbereid. Zowel de inzet van e-health als beeldbellen wordt in 2016 verder uitgebreid.

2.2 Zorgaanbod specifiek

Intensive home treatment Medio 2015 vond een pilot Intensive Home Treatment plaats. Twaalf unieke cliënten kregen intensieve thuisbehandeling ter voorkoming of verkorting van een crisisopname. Mede naar aanleiding van de positieve ervaringen in de pilot werd eind 2015 in Zeeuws-Vlaanderen IHT opgestart. SPOR Sinds november beschikt Emergis over een spoedeisende psychiatrische onderzoeksruimte (SPOR) waar de politie verwarde personen, van wie men het vermoeden heeft dat dit voorkomt uit een geestesstoornis, naar toe kan brengen. Ambulante regioteams In december leverden twee groepen kwartiermakers hun plannen op voor de integratie en organisatie van de ambulante zorg in hun regio. Vervolg in 2016. Integratie verslavingszorg Vanuit de keten verslavingszorg is een voorstel ontwikkeld om het gehele aanbod verslavingszorg te integreren in één zorgonderdeel en via drie ambulante regioteams aan te bieden in de regio’s. Vervolg in 2016. High & intensive care Eind 2015 is een werkgroep gestart met het ontwikkelen van een plan voor de integratie van de klinische afdelingen die acute en hoogintensieve zorg leveren. De al eerder geschetste plannen voor een High and Intesive Care-afdeling (HIC) zijn hierin meegenomen. Vervolg in 2016.

2.3 Medewerkers en partners

Opvolging medewerkersbelevingsonderzoek 2014 Naar aanleiding van aanbevelingen en prioriteiten is een plan van aanpak opgesteld. De opvolging werd opgeschort tot de komst van een nieuw hoofd P&O, die medio 2015 is begonnen.


12

Psychiaters/behandelaars Er werden diverse acties ondernomen om de werkdruk onder psychiaters te verminderen. Onder meer is er actief ingezet op het werven van nieuwe psychiaters en het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden. Dit resulteerde in november en december in de komst van drie nieuwe psychiaters in loondienst, vier psychiaters niet in loondienst en veelbelovende contacten met andere psychiaters. Taakherschikking Emergis heeft zich aangesloten bij het project Taakherschikking in de GGZ. Gemeenten De contacten met de Zeeuwse gemeenten zijn in 2015 aangehaald en geïntensiveerd.

2.4 Organisatie

Opheffing sectoren, nieuwe middenstructuur Medio 2015 zijn stappen gezet richting een nieuwe organisatiestructuur. Zie 1.4.1. PAAZ Rgc Zeeuws-Vlaanderen De maatschap Rgc, van Emergis en ZorgSaam, is per 31 december 2015 ontbonden. Zie 1.4.2. Forensische zorg In november is de samenwerkingsovereenkomst tussen Emergis en de Forensische Zorgspecialisten in goed overlegd beëindigd. De Waag Zeeland gaat sindsdien op eigen benen verder, onder de vlag van Emergis en met de naam Emergis forensische zorg.

2.5 Financiën en middelen

Beleid Beleidsmatig is in 2015 een start gemaakt met het strakker inrichten van de financiële functie en het beleid om de (toegenomen) risico’s in de bedrijfsvoering te beheersen. Dit wordt in 2016 verder concreet uitgewerkt en geïmplementeerd. Productieregistratie In 2015 is fors geïnvesteerd in het structureel verbeteren van de kwaliteit van registratie van de geleverde zorg door intensief te werken aan opleidingen, het verbeteren van processen en een effectievere interne controle. De positieve ontwikkeling hiervan is reeds zichtbaar en zal in 2016 verder vervolg krijgen. Emergis heeft de ambitie om te komen tot horizontaal toezicht met de verzekeraars voor wat betreft de zorgverzekeringswet. Eind 2015 zijn hiervoor verkennende overleggen geweest die opvolging in 2016 krijgen. Liquiditeiten Eind 2014 is de bandbreedte van de liquiditeiten ten volle benut door incidentele posten (transities) alsmede een te hoog werkkapitaal (tijdige declaratie). Het jaar 2015 heeft dan ook in het teken gestaan van het structureel verbeteren van het werkkapitaal en de benutting van de rekening-courantfaciliteiten. Hierin zijn goede stappen gezet en het saldo is structureel verbeterd. Medio 2016 verwachten wij dan ook een positief werkkapitaal te realiseren en niet langer structureel de rekening-courantfaciliteit te benutten. Inkomsten De inkomsten vertonen een redelijk stabiel beeld, waarbij in 2015 wel sprake is van twee van belangzijnde ontwikkelingen:

• Zorgverzekeraars: mede vanwege de ontwikkelingen in de Zeeuwse zorg en de inspanningen van Emergis werden met zorgverzekeraars passende afspraken gemaakt over de te leveren zorg en vergoedingen. Hiermee is een belangrijk fundament gelegd voor een gezonde financiële positie.

• Gemeenten: door de transities jeugd en langdurige zorg naar de gemeenten is deze een nog belangrijkere partij geworden voor de Zeeuwse ggz en Emergis. Voor 2015 hebben de transities geleid tot budgetkortingen die ook op landelijk niveau spelen. Voor 2015 is Emergis erin geslaagd deze in de reguliere bedrijfsvoering te ondervangen.


13

Vastgoed In 2015 is kritisch naar het vastgoed gekeken qua optimale benutting. Daar waar mogelijk zijn locaties samengevoegd of gecentraliseerd waarmee optimale benutting van het bestaande vastgoed wordt gerealiseerd. Een aantal vrijgekomen of leegstaande gebouwen zijn vervolgens verkocht of verhuurd.

3 Kwaliteit & veiligheid

Emergis voert een actief kwaliteitsbeleid door kwaliteitscontroles maar richt zich vooral op de verbeterslag die naar aanleiding van deze controles worden gevoerd. Dit hoofdstuk geeft een overzicht van het beleid, de acties en resultaten op het gebied van kwaliteit en veiligheid.

3.1 Kwaliteit van zorg

3.1.1 HKZ- en andere audits Passend in het certificatietraject van Emergis vonden ook in 2015 interne en externe HKZ-audits plaats. Intern is binnen de sectoren op verschillende locaties en thema’s ge-audit. Dit heeft geleid tot aandachtspunten die via het verbeterregister zijn opgevolgd. Daarnaast hebben twee externe follow up-audits plaatsgevonden voor het aanbod geestelijke gezondheidszorg en één voor het maatschappelijke opvang-aanbod. Naast complimenten voor het open en transparante karakter van de audits, enthousiaste auditees en de inzet op procesevaluatie, werden er ook verbeterpunten geformuleerd. Deze lagen op het gebied van beperking van dossierinzage, bevoegd-/bekwaamheid tot injecteren door de crisisdienst en het beheer van de inhoud van crisiskoffers. Ook heeft er een initiële externe audit plaatsgevonden voor certificering van de justitiële verslavingsreclassering volgens de HKZ R-systematiek. Deze is positief afgesloten, met inachtneming van verbeteringen rondom de inzage van deskundigheidsbevordering en uitvoering van cliëntwaarderingsonderzoek. Om na te gaan of onze processen goed en conform de kwaliteitseisen functioneren, zijn ook andere audits georganiseerd. Zij sloten aan op de beleidscyclus van Emergis en zijn daarom in overleg met de raad van bestuur en directies gepland en uitgevoerd. Veelal betroffen het procesaudits op het primaire proces en actuele thema's daarbinnen, zoals methadonverstrekking, medicatieverstrekking en separatie. Naast de HKZ-audits worden binnen Emergis ook uitgevoerd:

• PRISMA-audits: toegepast bij ernstige incidenten. Retrospectief worden faal- en herstelfactoren in beeld gebracht.

• VVB-audits: interne veiligheidsvisitatiebezoeken, gericht op het veiligheidsmanagementsysteem.

• PRI's: risicoinventarisatiemethode waarbij juist prospectief de risico’s van vooraf bepaalde (zorg)processen in kaart worden gebracht. Hierop wordt vervolgens actie ondernomen.

• Controles administratieve organisatie: technische controles vonden plaats, waar nodig gevolgd door herstelacties.

• Audit op informatiebeveleiliging: opvolging van verbetermaatregelen kinder- en jeugd. Alle auditvormen zullen in 2016 gecontinueerd worden. De audits op informatiebeveiliging zullen verder worden uitgebreid. Alle verbetermaatregelen uit in- en externe audits worden opgenomen in het Emergis-verbeterregister. In 2015 is het verbeterregister uitgebreid met een rapportagefunctie in Kompas. Op deze manier is inzichtelijk welke verbetermaatregelen genomen zijn, welke er nog open staan, wat de looptijd is, wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering etc.

3.1.2 Routine Outcome Metingen Emergis heeft de opdracht een minimaal percentage van 50% valide ROM-metingen (verzekeraarsnorm 2014 voor geldige voor- en nametingen) te halen. Voor 2015 staat het totale percentage op 38%. De onderdelen Indigo (basis-GGZ) en Herstel, wonen en werken (EPA-doelgroep) hebben een sprong gemaakt van respectievelijk 21% en 31% in 2014 naar 50% en 41% in 2015. Evenals vorig jaar voldoet de sector Specialistische behandeling aan de norm. Dit onderdeel heeft echter te maken gehad met een wijziging van vragenlijsten voor verslavingszorg. Dit heeft een negatieve invloed gehad op het percentage. Verder is gedurende 2015 het aandeel van Rgc in het totale aantal dbc’s groter geworden. Waar voorheen de dbc’s nog op naam stonden van ZorgSaam, zijn deze gedurende 2014 op naam van Emergis gezet en bij afsluiting in 2015 mee gaan tellen voor Emergis. Vanwege het lage responspercentage van Rgc heeft dit een grote invloed op het totale responspercentage.


14

Wanneer Rgc geëxcludeerd wordt, komt het totaal voor de overige organisatieonderdelen op 47%. Vanwege de transitie tellen de ROM-metingen van Emergis kinder- en jeugdpsychiatrie niet meer mee voor het totaal. Het percentage voor dit onderdeel is gelijk aan 2014, namelijk 26%. Het percentage voormetingen zijn een indicator voor het te behalen percentage valide meettrajecten in de toekomst. Het percentage voormetingen staat nu op 71% (excl. RGC en K&J) en 61% (incl. RGC en K&J). Geconcludeerd kan worden dat er stappen zijn gemaakt en dat er ten opzichte van vorig jaar winst is geboekt, voornamelijk bij een aantal onderdelen. Er zijn echter tevens factoren geweest, waaronder de toename van dbc’s van het Rgc, die remmend hebben gewerkt op het totale responspercentage. Evenals in 2015 blijft er ook in 2016 aandacht voor het organiseren van ROM-metingen en het behalen van de norm. Daarnaast is er de doelstelling, in lijn met de landelijke trend, om ROM te gebruiken om van te leren, o.a. door middel van data-analyse, en meer toe te passen in de behandeling (shared decision making).

3.1.3 CQI en cliëntwaarderingsonderzoeken Binnen Emergis wordt al jarenlang gewerkt met eigen instrumenten om de waardering van cliënten voor ons werk in kaart te brengen. Deze zijn afgestemd op gevalideerde vragenlijsten, zoals de Thermometer en de CQ-index. Zij worden vooral ingezet bij doelgroepen die niet binnen de criteria voor verplichte, landelijke metingen passen. In 2015 was dit het geval voor onderdelen van Emergis ouderenpsychiatrie en voor het WMO-gefinancierde zorgaanbod, zoals de beschermende woonvormen, volledig pakket thuis, begeleid zelfstandig wonen en de werkleerbedrijven. CQ-index Vanwege de wijzigingen in het verplichte karakter van de CQ-index is dit meetinstrument in 2015 uitsluitend gebruikt voor de klinische zorg en VZ en de kortdurende ambulante GGz en VZ. Het eerste instrument werd nog schriftelijk uitgezet, het andere al een aantal jaren digitaal, gekoppeld aan de ROM-systematiek. Jaarlijks worden de resultaten binnen de instelling teruggekoppeld en besproken met de centrale cliëntenraad. Er wordt naar gestreefd om de resultaten van het onderzoek te gebruiken om de zorgverlening verder te optimaliseren. Uit de meting naar de klinische zorg blijft dat de effectiviteit van zorg ten opzichte van 2014 iets is afgenomen: 55% van de cliënten vindt dat zij nu beter functioneren en 61% vindt dat ze beter met hun klachten omgaan. Het gevoel van veiligheid is juist iets toegenomen, vooral op de onderdelen informatie over de werking van medicatie, veilige sfeer in de groep, voldoende aanwezigheid van verpleegkundigen en aandacht voor brandveiligheid. Binnen de cliëntgerichtheid zijn er veel items. De resultaten liggen in de lijn met voorgaande jaren. Een lichte stijging is behaald op de onderdelen keuzevrijheid, woon- en leefomstandigheden en nazorg.

3.2 Veiligheid

3.2.1 Veiligheidsbeleid Emergis ziet veiligheid als het (nagenoeg) ontbreken van de kans dat een cliënt, medewerker of bezoeker lichamelijke of psychische schade ondervindt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Veiligheid is een integraal onderdeel van de kwaliteit: het aspect is wel te onderscheiden, maar niet te scheiden van de overige bedrijfsvoering. Het jaar 2015 is benut om het veiligheidsbeleid verder in de organisatie en op de afdelingen te brengen. Met name de aanbevelingen van het Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement (COT) om door te gaan met het ingezette beleid, waarvan men de cultuuromslag opmerkte, om de veiligheidsaanpak binnen de Emergis de komende jaren te versterken. Concreet is het Emergis veiligheidsbeleid uitgebreid met informatiebeveiliging en crisismanagement. Informatiebeveiliging Emergis heeft in 2015 het beleid van GGZ Nederland overgenomen om te komen tot een effectieve en duurzame informatiebeveiliging. Er wordt aangesloten bij en gebruik gemaakt van de NEN 7510-normen. De insteek is niet om honderden maatregelen te treffen om informatie en de informatievoorziening veilig te maken. De insteek is om toe te werken naar informatiebeveiliging als een volwassen bedrijfsproces dat structureel ingebed is in Emergis. De eind 2014 ingestelde werkgroep informatiebeveiliging is in het voorjaar van 2015 gekomen tot een adviesrapport die tot een concreet plan van aanpak heeft geleid. Hieruit zijn de volgende stappen genomen:

• Binnen de raad van bestuur is een portefeuillehouder informatiebeveiliging benoemd.

• Aan de hand van het Information Security Management System (ISMS) is het handboek voor informatiebeveiliging opgesteld dat in 2016 operationeel moet worden.


15

• Besloten is te gaan certificeren tegen de NEN 7510-norm en ISO 27001-standaard. De NEN 7510-norm geldt als de leidende norm binnen de gezondheidszorg op het gebied van informatiebeveiliging.

• De functie van functionaris voor de gegevensbescherming (FG) binnen Emergis is opgesteld en belegd bij een medewerker, die per 1 januari 2016 in die functie van start gaat. De FG houdt binnen Emergis toezicht op de toepassing en naleving van de wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Onder andere door het opstellen van interne regelingen, het reageren op vragen en klachten en het adviseren op het gebied van privacy.

• De functie van de functionaris informatiebeveiliging binnen Emergis is opgesteld. Deze functie wordt in 2016 ingevuld. De functionaris informatiebeveiliging is verantwoordelijk voor onder andere het opzetten en onderhouden van het ISMS en de (bewustwording van) informatiebeveiliging in de breedste zin van het woord.

Crisismanagement Emergis is erop gericht om verantwoorde en veilige zorg te bieden aan cliënten maar helaas gaan er soms dingen mis. De meeste incidenten worden opgevangen in de reguliere zorg, door de bedrijfshulpverlener of door inzet van de medische dienst of hulpdiensten. Maar Emergis kan ook worden geconfronteerd met vele verschillende type incidenten die onverhoopt kunnen uitgroeien tot heuse crises. Van de uitbraak van infectieziekten tot grote branden of een extreem geweldsincident. Ook incidenten die te maken hebben met privacy en integriteit kunnen zodanig escaleren dat crisismanagement vereist is om schade zoveel mogelijk te beperken. In 2015 heeft Emergis hard gewerkt aan het versterken van de calamiteitenbestrijding. Onder begeleiding van het COT is invulling gegeven aan het crisismanagement en het calamiteitenplan van Emergis:

• Er zijn drie crisiscoördinatoren geschoold.

• Er is een crisisbeleidsteam is samengesteld.

• De leden van het crisisbeleidsteam zijn geschoold.

• Het bereikbaarheidsrooster van het crisisbeleidsteam is ingevoerd.

• De werkgroep crisismanagement heeft een crisisplan opgesteld dat in 2016 wordt geïmplementeerd.

• Met zorgorganisaties in Zuidwest-Nederland is een convenant afgesloten voor de opvang van Emergiscliënten bij evacuatie in geval van een calamiteit.

3.2.2 Veilig Incidenten Melden (VIM)

Het melden van incidenten is een manier om inzicht te krijgen in de veiligheidsrisico’s binnen een organisatie. Analyse van deze meldingen en daarop gebaseerde verbeteringen leiden tot een verlaagd risico op schade aan cliënten, medewerkers en bezoekers. Sinds februari 2013 geeft het Veilig Incidenten Melden-systeem (VIM) medewerkers de mogelijkheid incidenten digitaal te melden. Het bespreken van incidenten ligt voornamelijk op sectoren afdelingniveau. De overstijgende VIM-commissie heeft daarin een signalerende, bewakende en adviserende rol op organisatieniveau. In 2015 zijn 2.390 incidenten gemeld. Daarnaast zijn 43 medewerkerincidenten gemeld. Dit is sinds 2010 het hoogste aantal meldingen per jaar. Interpretatie is dat de toename van het aantal meldingen voornamelijk het gevolg is van een positieve ontwikkeling in de meldcultuur. Aandachtspunt is het aantal meldingen van grensoverschrijdend gedrag en agressie (1332 meldingen). Deze categorie beslaat 56% van het totaal aantal meldingen. Overige categorieën zijn medicatie-incidenten, valincidenten en (tentamen)suïcide/automutilatie-incidenten. Wat betreft medewerkersincidenten wordt voornamelijk gemeld binnen de categorieën gebouw/arbeidsmiddelen (10), arbo-meldingen (17) en grensoverschrijdend gedrag & agressie (4). Opvallend is dat er een sterke daling heeft plaatsgevonden van arbo-meldingen van 18 in 2014 naar één in 2015.


16

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

aanta

l

Overig* 63 98 193 235 245 304

Valinc ident 248 223 262 188 184 172

(Tent.) suïc ide/automutilatie 101 141 109 130 169 106

Medicatie 399 680 651 412 497 476

Grensoverschr. gedrag & agressie 971 989 1058 1147 1255 1332

Totaal 1782 2131 2273 2112 2350 2390

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Aantal meldingen van incidenten in de periode 2010 – 2015 binnen Emergis

* onder overige incidenten wordt o.a. verstaan: dwangtoepassingen, vermissing/ontvluchting, besmettingsincidenten, somatisch incident, gebouw/arbeidsmiddelen.

In 2014 is bepaald dat de categorie agressie specifieke aandacht nodig had. Naar aanleiding hiervan zijn in de tweede helft van 2015 de themamaanden agressie georganiseerd. In deze maanden zijn een aantal projecten gestart specifiek gericht op het hanteerbaar maken van agressie. De resultaten van deze projecten zijn gepresenteerd op een afsluitend symposium en zullen dienen als input voor het schrijven van aan agressiebeleid. Uitdaging van VIM binnen de organisatie is de herindeling van organisatieonderdelen. De basis op afdelingsniveau staat en blijft ongewijzigd, maar de herindeling van de organisatie vraagt tevens een reorganisatie van de commissies kwaliteit&veiligheid. Verder blijft het doel om stappen te maken in verbeterkracht van teams en leren van elkaars initiatieven. Planning is 2016 een platform te creëren waarop ervaringen gedeeld kunnen worden.

3.3 Dwang, drang en preventie suïcides

3.3.1 Dwang en drang Sinds 2007 richt Emergis zich door middel van jaarlijkse projecten op het terugdringen van middelen en maatregelen (MoM) en in het bijzonder separaties in de gehele organisatie. 2014 was het laatste jaar waarin landelijk projectgelden verstrekt ter ondersteuning van het terugdringen van het aantal dwangtoepassingen. Daarom heeft Emergis eind 2014 de MoM-commissie opnieuw opgericht. Sindsdien bewaakt de commissie de ontwikkelingen rond toepassingen van middelen, maatregelen en dwangtoepassing door minimaal vier maal per jaar met een vertegenwoordiging uit de sectoren te overleggen. Dit gebeurt aan de hand van de arguscijfers, de uitspraken van de klachtencommissie en input vanuit afdelingen/sectoren. Om de positieve tendens van de projecten voort te zetten, wordt in 2016 de MoM-commissie uitgebreid met een lid van de voormalige projectgroep.


17

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

aantal

Separatie 15.663 25.147 23.888 16.999 20.441 22.158

Afzondering 6.759 2.437 155 469 320 461

Andere ruimte 64 1.759 2.166 13 2.253 3.624

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Aantal uren insluiting in de periode 2010 - 2015 binnen Emergis incl. Rgc De stijgende lijn in het aantal en de duur van separaties en afzonderingen in 2013 en 2014 heeft zich verder voortgezet in 2015 en wel met 8% (in aantallen uren). De stijging in 2015 vond met name plaats in het eerste half jaar. De stijging zit vooral in het aantal uren separatie, die werd bepaald door een kleine groep cliënten die langere tijd in de separeerruimte verbleven. Het hoge aantal uren ‘verblijf in andere ruimte’ werd grotendeels veroorzaakt door één cliënt die eind 2014 en begin 2015 24 uur per dag in een speciale ruimte verbleef met voortdurend toezicht/begeleiding. In 2015 zijn ook de Argus-gegevens van de Rgc-kliniek meegenomen in de cijfers. Het aantal malen dat nood- of dwangmedicatie is verstrekt is gestegen met 46% ten opzichte van 2014 maar weer iets gedaald ten opzichte van 2013 (10%).

0

1.000

2.000

3.000

4.000

5.000

aantal

Medicatie 542 423 566 1.546 948 1.389

Fixatie 49 1.559 3.881 440 356 1.017

Overig 20 1.248 1.272 1.272 251 543

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Aantal toepassingen medicatie, fixatie en overige in de periode 2010 - 2015 binnen Emergis incl. Rgc In de tweede helft van 2015 is in projectvorm een plan ontwikkeld voor klinische behandeling acuut en hoog intensief. Kwaliteit en veiligheid van de acute opnameafdelingen is hierin een speerpunt en de High & Intensive Care (HIC) maakt hiervan deel uit. Met de HIC wordt zeer nadrukkelijk beoogd het toepassen van middelen en maatregelen terug te dringen. Daarnaast kan het plan om het veiligheidsteam en het extra zorgteam samen te voegen ertoe leiden dat het team slagvaardiger één op één zorg kan leveren, ook aan cliënten die gesepareerd zijn of ter voorkoming hier van.


18

3.3.2 Suïcides en preventie Zoals onderstaande grafiek laat zien vonden in 2015 acht suïcides plaats (inclusief Rgc), ten opzichte van 12 in 2014, 13 in 2013, 10 in 2012 en 17 in 2011 en 2010. Het aantal binnen het VIM-systeem gemelde suïcidepogingen bedroeg 45 ten opzichte van 73 in 2014, 50 in 2013, 76 in 2012, 71 in 2011 en 58 in 2010.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

aantal

Suïcide 17 17 10 13 12 8

TS 58 71 76 50 73 45

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Aantal suïcides/suïcidepogingen Emergis (incl. Rgc) 2010 - 2015 In 2015 is de methodiek voor het analyseren van suïcides gelijk gebleven. De in 2014 toegevoegde dossierstudie door een arts/psychiater is in 2015 uitgevoerd, waarbij de dossierstudie steeds is uigevoerd door de geneesheer-directeur die ook de evaluatie deed. Deze dossierstudie is van meerwaarde gebleken bij de evaluatie van een suïcide of suïcidepoging. Bij twee suïcides en één suïcidepoging is een aanvullende prisma-analyse uitgevoerd, en er is tweemaal een melding gedaan bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg in verband met het vermoeden van tekortkomingen in de zorg rondom een suïcide. Met name de samenwerking van verschillende zorgonderdelen en de overdracht tussen verschillende zorgonderdelen is een blijvend punt van aandacht. In 2015 heeft de Raad van Bestuur besloten actief te participeren bij landelijke ontwikkelingen rondom suïcidepreventie, zoals ander andere de op te richten stichting SUPRANET (werktitel) waarin verschillende GGZ-organisaties via best practices en het delen van (wetenschappelijke) data het aantal suïcides en suïcidepogingen in de GGZ proberen terug te dringen. Hier wordt in 2016 verder vervolg aan gegeven, evenals aan verdergaande scholing op het gebied van suïcidepreventie.

3.4 Vertrouwenspersonen

3.4.1 Patiëntenvertrouwenspersoon Emergis heeft een patiëntenvertrouwenspersoon (PVP) van de stichting PVP. Deze PVP verleent advies en bijstand aan cliënten in de zorg bij de handhaving van hun rechten. Het jaarverslag van de PVP wordt standaard in aanwezigheid van de PVP voor een vergadering van het managementteam geagendeerd. In 2015 hebben 139 cliënten en 5 cliëntgroepen van Emergis ondersteuning gevraagd bij 145 vragen en 211 klachten, ten opzichte van 129 vragen en 211 klachten in 2014. De onderwerpen van vragen en klachten waar cliënten ondersteuning bij vroegen verschilden weinig van 2014. Bij de klachten over behandeling viel op dat er vaker dan voorgaande jaren geklaagd werd over toezeggingen van zorg en begeleiding die achteraf niet mogelijk bleken. Daarnaast viel op dat cliënten weinig tot geen klachten hebben geuit over de (gevolgen van) reorganisaties binnen Emergis.Wel gaven veel klinische cliënten aan de regelmatige wisseling van behandelaren te begrijpen maar wel lastig te vinden.

3.4.2 Familievertrouwenspersoon Emergis heeft een familievertrouwenspersoon (FVP) van de stichting LSFVP. Deze FVP is er voor familie of naast betrokkenen van mensen met psychiatrische problemen. Men kan bij de FVP terecht voor informatie, ondersteuning en een luisterend oor. Het jaarverslag van de FVP wordt standaard in aanwezigheid van de FVP voor een vergadering van het directieteam geagendeerd. De jaarlijkse tussenevaluatie wordt besproken tussen de directies met de FVP. In 2015 was de FVP voor 16 uur per week gedetacheerd bij Emergis en 4 dagen per week bereikbaar. De FVP had in 46 familiekwesties ten opzichte van 53 in 2014.


19

Per geregistreerde familiekwestie kunnen er één tot meerdere contactmomenten plaatsvinden. De vragen waarmee de FVP benaderd werd betroffen in 25% van de gevallen een verzoek om informatie of advies en in 25% van de gevallen een verzoek tot bemiddeling.

3.4.3 Vertrouwenspersonen personeel Ook in 2015 hebben de vertrouwenspersonen zich ingezet om – samen met de medewerker – diens probleem te verhelderen, verantwoordelijkheden te omschrijven, de diverse mogelijkheden in kaart te brengen, rechten en plichten te achterhalen en procedures en acties door te nemen. De vertrouwenspersonen zien het niet als hun taak/opdracht om medewerkers zonder meer in de klachtenprocedure te brengen. Zeven medewerkers hebben in 2015 een beroep gedaan op de vertrouwenspersonen. De vragen betroffen onder andere situaties op arbeidsrechterlijk gebied, een adviesgesprek met leidinggevende, onheuse bejegening en intimidatie en niet optimale communicatie tussen leidinggevende en medewerker. In vergelijking met 2014 – waarin 21 medewerkers de vertrouwenspersonen raadpleegden – is er in 2015 in mindere mate gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Een reden hiervoor is niet makkelijk te geven. Mogelijk zijn medewerkers in staat om ervaren problematiek met hun leidinggevenden en of collega’s te bespreken en op te lossen. Ook kan het zijn dat medewerkers – in een tijd van reorganisatie – toch schromen om de vertrouwenspersonen te benaderen. In 2015 was er ten opzichte van 2014 een minder groot verschil tussen het aantal keren dat de interne of externe vertrouwenspersoon geraadpleegd werd. De interne vertrouwenspersoon werd twee maal benaderd, de externe vertrouwenspersoon vijf maal. Voor zover ons bekend hebben de medewerkers die ons in 2015 hebben geraadpleegd geen klachten bij de klachtencommissie voor personeel ingediend. De relatie met de klachtencommissie is goed. Jaarlijks wonen de vertrouwenspersonen het huishoudelijk gedeelte van de reguliere vergadering van de klachtencommissie bij. De namen van de vertrouwenspersonen personeel zijn opgenomen in bijlage 2, punt 1.

3.5 Klachten

3.5.1 Klachtencommissie cliënten en familie De klachtenregeling is een gezamenlijke regeling van vijf instellingen, die alle vijf gebruik maken van dezelfde klachtencommissie. De instellingen zijn Emergis, Rgc Zeeuws-Vlaanderen, het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis (enkel voor de gedwongen opgenomen patiënten op de PAAZ), De Villa Praktijk voor Psychiatrie en Psychotherapie en Prokino (T-care). Het bestaan van de klachtencommissie wordt door de deelnemende instellingen onder de aandacht van cliënten gebracht. Iedere klager krijgt na ontvangst van zijn klacht een exemplaar van het reglement van de klachtencommissie toegestuurd. Samenstelling van de commissie De commissie bestaat uit drie leden: een onafhankelijk jurist als voorzitter, een externe psychiater en een lid dat het cliëntenperspectief vertegenwoordigt. De commissieleden worden voor een periode van vier jaar benoemd en zijn eenmaal herkiesbaar. Voor elk lid is een vervanger beschikbaar met dezelfde kwalificaties. De samenstelling van de klachtencommissie is opgenomen in bijlage 2, punt 2. Werkwijze Wanneer een klaagschrift is ontvangen, wordt door de commissie de mogelijkheid tot bemiddeling overwogen. Als er geen bemiddeling wordt gevraagd of aangeboden, volgt een hoorzitting. De termijnen voor behandeling van de klacht en het doen van een uitspraak zijn in de wet en het klachtenreglement opgenomen. De commissie probeert zich strikt te houden aan deze termijnen. De commissie hanteert het principe van het gezamenlijk horen van beide partijen. De commissie doet voor de PAAZ van het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis alleen de BOPZ-zaken, maar treedt voor de andere instellingen ook op als WKCZ-commissie. Klachten in 2015 In 2015 heeft de klachtencommissie in totaal 67 (45 in 2014) klaagschriften ontvangen, alle afkomstig van Emergis- en/of Rgc-cliënten. De klaagschriften bevatten in enkele gevallen meerdere klachten waardoor het totaal aantal klachten uitkomt op 87 (61 in 2014).


20

Hoorzittingen 2015

Aantal klaagschriften Aantal klachten PVP/FVP

21 36 13

Van de 67 klaagschriften hebben 21 klaagschriften (12 in 2014) tot een hoorzitting geleid. De klachten gingen vooral over onderwerpen als communicatie, bejegening en registratie. 17 van de 36 klachten (47%) werden gegrond verklaard. Ten aanzien van de klachten die niet tot een hoorzitting hebben geleid, kan opgemerkt worden dat zij tussentijds op verzoek van de klager zijn ingetrokken of vanwege tussenkomst van andere partijen zijn afgehandeld tot tevredenheid van betrokken partijen. Uitspraak over klachten n.a.v. hoorzitting In 2015 hebben zeven bemiddelingsgesprekken plaatsgevonden (5 in 2014, 2 in 2013, 1 in 2012). Gezien de aard van deze klachten was bemiddeling het meest passend en is de klacht afgehandeld tot tevredenheid van betrokken partijen. De PVP en FVP hebben over het algemeen goed contact met de cliënten, resp. familie. Mogelijk zorgen zij in veel gevallen voor het oplossen van problemen, waarmee de noodzaak van het indienen van een klaagschrift komt te vervallen. Daarnaast zijn zij van groot belang bij de hoorzittingen, omdat zij heel goed structuur geven aan de klachten. Opmerkingen en aanbevelingen van de klachtencommissie in de uitspraken aan de raad van bestuur worden door de raad van bestuur serieus genomen. In bijna alle gevallen volgde de raad van bestuur de uitspraak en zijn er, waar nodig en geadviseerd, acties ondernomen.

3.5.2 Klachtencommissie personeel Onheuse bejegening, ongewenst gedrag, (seksuele) intimidatie, pesten, agressie of geweld zijn zaken die niet getolereerd worden binnen Emergis. Klachten op dit gebied kunnen medewerkers voorleggen aan een vertrouwenspersoon (intern of extern) of aan klachtencommissie personeel. Het inschakelen van een vertrouwenspersoon is mogelijk laagdrempeliger, maar het staat het de medewerker ook vrij om een klacht in te dienen bij de onafhankelijke klachtencommissie personeel. Indien nodig kan de vertrouwenspersoon daarbij helpen. In 2015 zag de samenstelling van de klachtencommissie personeel als volgt uit:

Naam Functie Jan Vermeulen voorzitter Willem van der Grinten lid namens de raad van bestuur Elly Brand lid namens de raad van bestuur Sjef Vrencken lid namens de ondernemingsraad Gert van der Slikke lid namens de ondernemingsraad De klachtencommissie heeft de beschikking over een ambtelijk secretaris. In het jaar 2015 is er geen beroep gedaan op de klachtencommissie. Wel heeft de commissie een jaarbijeenkomst gehouden, deels in gezamenlijkheid met de vertrouwenspersonen, de raad van bestuur en het hoofd P&O. Conform het reglement, en in afstemming tussen raad van bestuur en ondernemingsraad, heeft de herbenoeming van alle commissieleden en de voorzitter plaatsgevonden.

4 Medewerkers

Dit hoofdstuk geeft de personele kerncijfers weer en beschrijft de ontwikkelingen in het personeelsbeleid.

17

47%19

53%

Gegrond Ongegrond Overig


21

201

15%

140

10%

141

11%858

64%

Mannen fulltime Mannen parttime Vrouwen fulltime Vrouwen parttime

4.1 Kerncijfers personeel

4.1.1 Aantal medewerkers Het aantal fte’s in loondienst op 31 december 2015 is met 3,8 FTE gestegen ten opzichte van vorig jaar naar 994,1. De formatie stond onder druk om in het kader van het bestuurlijk akkoord verder klinisch af te bouwen. Deze trend werd verstrekt door de overproductie in de ambulante zorg. Desondanks is er bewust voor gekozen om de ambulante formatie niet af te bouwen naar de overeengekomen productieafspraak maar om voor te sorteren op de verdergaande ambulantisering van de GGZ. Het personeelsverloop kwam dit jaar uit op 13% (2014: 12%) Zoals de grafieken en figuur hieronder aangeven heeft 75% van de medewerkers een parttime dienstverband. 75% van de medewerkers is vrouw. Aantal medewerkers (fte) in loondienst per 31 december 2015

Fte* Geslacht Fulltime Parttime Totaal

Mannen 201 96,9 297,9

Vrouwen 141 555,2 696,2

Totaal 342 652,1 994,1 * % dienstverband conform arbeidsovereenkomst. 1 fte = 36 uur per week

Aantal medewerkers (personen) in loondienst per 31 december 2015

Medewerkers**

Geslacht Fulltime Parttime Totaal

Mannen 201 140 341

Vrouwen 141 858 999

Totaal 342 998 1340 ** Personen met wie een arbeidsovereenkomst is afgesloten Aantal medewerkers (personen)

4.1.2 Leeftijdsopbouw De gemiddelde leeftijd van de medewerkers bleef in 2015 met 45,2 jaar gelijk aan 2014. Dit is een trendbreuk met voorgaande jaren, waarin een stijgende lijn te zien was. Het lijkt een eerste indicatie dat de uitstroom van de groep ‘babyboomers’ naar pensioen is begonnen. Onderstaande grafieken bevestigen deze trend.

0

50

100

150

200

250

aanta

l

Vrouw 2 44 90 111 112 112 146 153 156 72

Man 1 9 20 22 29 46 50 51 74 40

<19 jr 20-24 jr 25-29 jr 30-34 jr 35-39 jr 40-44 jr 45-49 jr 50-54 jr 55-59 jr >60 jr

Leeftijdsopbouw medewerkers


22

32%

5%

7%26%

2%

25%

3%

verpleegkundigen

medici

psychologen

agogen

vaktherapeuten

ondersteunend personeel

management

144

163

6

19

161165

4

16

180187

917

174180

3

21

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Medewerkers Stagiaires Leerlingen Oproepkrachten

aa

nta

l

In dienst 2014 Uit dienst 2014 In dienst 2015 Uit dienst 2015

Personeelsverloop in 2014 en 2015

Uitstroom personeel in % naar leeftijdsgroep Bron: vernet rapportage 2015

4.1.3 Beroepsgroepen De groep medici steeg in 2015 met 0,6%. Deze stijging wordt vooral veroorzaakt door het meetellen van de freelancers die werkzaam waren voor het Rgc. De groep verpleegkundigen is opnieuw iets gedaald ten opzichte van het voorgaande jaar en bedraagt 33,3% van het totale aantal fte (32% in personen). Het percentage management daalde met 0,3% ten opzichte van 2014. Dit aandeel zal in 2016 verder afnemen. Verdeling fte naar beroepsgroepen in % inclusief personeel niet in loondienst (PNIL)

CONO beroep Aantal Fte Verpleegkundigen 443 340,3 Medici 72 46,8 Psychologen 95 76 Agogen 359 268,7 Vaktherapeuten 23 14,3 Ondersteunend personeel 355 232 Management 46 44 Totaal 1393 1022.1 Beroepsgroepen in personen


23

4.1.4 Verzuim Het verzuim over 2015 komt uit op 5,1 (2014: 4,5%) en is 0,64% hoger dan het verzuim in 2014. De grootste stijging zit in de leeftijdsgroep 46-55 jaar. Vergeleken met de branchecijfers bedraagt het verschil 0,18 % (Landelijk GGZ 5,23%). De stijging van het verzuim past in een stijgende trend die ook landelijk zichtbaar is. Vooral het langdurig verzuim stijgt, langzaam maar gestaag. De meldingsfrequentie is nagenoeg gelijk gebleven.

Ontwikkeling van verzuim, vergelijking verzuim met de branche GGZ (bron: Vernet rapportage 2015)

4.2 Personeelsbeleid

In het jaar 2015 is op personeelsgebied verder ingespeeld op de externe ontwikkelingen die door de overheid zijn ingezet. Emergis staat voor de taak om medewerkers voor te bereiden op hun toekomst binnen Emergis, de organisatiestructuur voorbereiden op deze wijzigingen en een krimp realiseren om de inkomsten in evenwicht te brengen met de toegestane formatie. Om de organisatie in de komende jaren duurzaam van gekwalificeerd personeel te blijven voorzien is er een scholingsplan opgezet om de transitie van de medewerkers naar het nemen van verantwoordelijkheid in de zelforganiserende teams mogelijk te maken en medewerkers te faciliteren in het meer ambulant werken. Consequenties wijziging organisatiestructuur Zoals beschreven in paragraaf 1.4.1 is de organisatiestructuur van Emergis is per 1 juli 2015 gewijzigd. Door de opheffing van sectoren is het directieteam in omvang verminderd. De herinrichting van de middenstructuur heeft geleid de nieuwe functies van manager zorg en teamleider zorg, ter vervanging van de oude functies van hoofden en teamleiders. Het aantal managers is beduidend minder dan het voormalig aantal hoofden. Dit zal leiden tot efficiënter werken, meer slagvaardigheid en het verschuiven van verantwoordelijkheden meer naar de werkvloer. Vanaf medio oktober zijn mensen geworven voor de nieuwe functies. Ambulantiesering Kwartiermakers, bestaande uit representanten van de verschillende beroepsgroepen, ontwikkelden in 2015 een nieuw organisatiemodel voor het ambulante zorgaanbod in de regio’s Walcheren en de Oosterschelderegio. Ambulantisering van het werk staat centraal in combinatie met kwalitatief goede zorg verleend door enthousiaste, goed opgeleide professionals. Met behulp van het elektronisch portaal ‘Mijn leeromgeving’ wordt (zelf)scholing mogelijk en gestimuleerd. De ambulante zorg in Zeeuws-Vlaanderen die wordt verleend vanuit de maatschap Rgc Zeeuws-Vlaanderen wordt voortgezet binnen Emergis. Hiervoor is een sociaal overdrachtsplan opgesteld, waarmee de maatschap RGC Zeeuws-Vlaanderen per 31 december 2015 is ontbonden.


24

Psychiaters De werving van psychiaters heeft ook in 2015 extra inspanning gevraagd. Naast de wervingsactiviteiten op het jaarcongres van de Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie is er intensief geworven. Om psychiaters aan te trekken is een vestigingsbonus beschikbaar gesteld. Emergis heeft een arbeidsmarktonderzoek laten uitvoeren met de vraag hoe Emergis structureel psychiaters kunnen werven en behouden. Daarbij is aan alle hoofdbehandelaars een arbeidsmarkttoeslag (jaarlijks opnieuw vast te stellen) toegekend. Het blijft erg lastig om psychiaters aan ons te binden. Medewerkerveiligheid Veiligheid is een cruciaal en risicovol thema ook in 2015. Veiligheid betreft verschillende onderdelen, zoals medicatieveiligheid, fysieke veiligheid (waaronder agressie gericht op medecliënten en/of personeel), brandveiligheid van gebouwen, omgevingsveiligheid op het terrein van de centrale voorziening maar ook de risico’s op suïcide. Door de ontwikkeling naar extramuralisering en daaraan gekoppeld de hogere drempel bij opname, neemt de zorgzwaarte bij opgenomen cliënten toe. Dit heeft ondermeer gevolgen voor de agressie zowel gericht tegen medecliënten als tegen medewerkers. CAO Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening (W&MD) De CAO voor de branche W&MD heeft een looptijd tot 1 april 2016. Deze CAO is van toepassing op de medewerkers werkzaam binnen de Maatschappelijke opvang. De CAO W&MD streeft proactief naar duurzame individuele inzetbaarheid. Daarom is vanaf 1 juli 2015 het Loopbaanbudget geïntroduceerd. De regeling is uitgewerkt in een Emergis regeling. De cao-regeling over WW-aanvulling en ontslagvergoeding (wachtgeldregeling) is vervallen en gewijzigd met de bepalingen behorend bij de transitievergoeding. CAO GGZ Na veel onderhandelingen is per 1 juli 2015 een nieuwe cao GGZ ingegaan. De CAO loopt tot 1 maart 2017. Er is in totaal een structurele loonstijging van 3,5 procent afgesproken, 0,8 procent aan eenmalige uitkeringen en vanaf 1 juli 2015 wordt ook onregelmatigheidstoeslag over vakantie uitbetaald. Tevens wordt de eindejaarsuitkering verhoogd met een half procent. Medewerkers uit de GGZ krijgen daarnaast ook tweemaal een eenmalig uitkering. Tijdelijke banen en 0-uren contracten worden daarnaast omgezet in vaste banen. De CAO speelt daarmee in op de nieuwe Wet Werk & Zekerheid. De wachtgeldregeling is vervangen door de activeringsregeling waar een combinatie is gemaakt met de transitievergoeding.

5 Toezicht en bestuur

Voor goed bestuur en het afleggen van openbare verantwoording over haar beleid en activiteiten volgt Emergis de principes van de Zorgbrede Governance Code en leeft deze na. Dit hoofdstuk bevat een beschrijving van de bestuurlijke structuur van Emergis en de werkwijze en taakverdeling van de raad van bestuur. Vervolgens doet de raad van toezicht verslag van zijn werkzaamheden.

5.1 Bestuurlijke structuur

Emergis hanteert het raad van toezichtmodel als besturingsmodel. De raad van bestuur bestuurt de stichting en de raad van toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de raad van bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting. De raad van toezicht is een klankbord voor de raad van bestuur en staat hem tevens met advies terzijde. De raad van bestuur is eindverantwoordelijk voor het beleid en legt aan de raad van toezicht verantwoording af. De taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en werkwijze van de raad van bestuur en raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en de reglementen raad van bestuur en raad van toezicht. De zorgonderdelen worden vanaf 1 juli 2015 aangestuurd door een directeur zorg en twee directeuren zorg/psychiater. Zij worden ondersteund door hoofden en teamleiders. Vanaf 1 februari 2016 zijn dit managers en teamleiders en is de hoofdenfunctie komen te vervallen. Naast de zorgonderdelen is er één ondersteunende dienst die wordt aangestuurd door een directeur. De raad van bestuur en de directeuren vormen samen het directieteam (per 1 juli 2015). Per jaar vinden elf vergaderingen plaats. Het voorzitterschap rouleert tussen de leden van de raad van bestuur. Tijdens de vergaderingen vindt daar waar nodig besluitvorming plaats over inhoudelijke en bedrijfsmatige thema’s.


25

Daarnaast worden er in het voorjaar en in het najaar beleidsdagen georganiseerd. De samenstelling van het directieam is opgenomen in bijlage 2. Naast het directieteam kent Emergis een geneesheer-directeur. De geneesheer-directeur is direct verantwoordelijk voor bopz-zaken, terwijl de kwaliteit van zorg de directe verantwoordelijkheid is van de directies. Voor de geneesheer-directeur is verder een rol weggelegd voor het doen van interne inspecties/toetsing ten aanzien van niet-bopz gerelateerde zaken. Deze verdeling komt geheel tegemoet aan de wens/eis van de Inspectie. De werkwijze staat beschreven in de nota ‘Geneesheer-directeur binnen Emergis, taken, bevoegdheden en positie’. De geneesheer-directeur wordt ondersteund door het bureau geneesheer-directeur.

5.2 Raad van bestuur

Ingevolge de statuten bestuurt de raad van bestuur de stichting Emergis onder toezicht van de raad van toezicht. De raad van bestuur dient primair het belang van de stichting Emergis in relatie tot de maatschappelijke functie van de stichting. Hij maakt bij de beleidsvorming een evenwichtige afweging van de belangen van allen die bij de stichting betrokken zijn. Elk lid van de raad van bestuur zorgt er voor dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting. Ook wordt elke schijn van belangenverstrengeling tussen de stichting en de leden van de raad van bestuur vermeden. Samenstelling raad van bestuur per 31 december 2015

Naam

Bestuursfunctie Nevenfuncties

Rick Mentjox

Psychiater, lid 1. Lid commissie zorgvisie en normering GGZ Nederland.

2. Lid bestuur PDO-GGZ Leiden-Rotterdam. 3. Voorzitter expertgroep geneesmiddelen beleid

GGZ Nederland. Paul de Schipper lid

1. Directeur JC Linen BV (persoonlijke holding).

Bezoldiging raad van bestuur De bezoldiging van de bestuurders is gebaseerd op de adviesregelingen van de Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg (NVZD) en de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). De bezoldiging is gespecificeerd in de jaarrekening 2015. De raad van toezicht stelt de bezoldiging van de leden van de raad van bestuur vast.

Taakverdeling De raad van bestuur heeft een collectieve verantwoordelijkheid. Binnen de raad van bestuur is geen sprake van een portefeuilleverdeling. Wel is er sprake van een globale verdeling van aandachtsgebieden. De raad van bestuur komt wekelijks in vergadering bijeen. Tijdens deze vergaderingen vindt besluitvorming over deze aandachtsgebieden plaats. Verantwoording De raad van bestuur is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht. De leden van de raad van bestuur zijn tezamen en afzonderlijk aan de raad van toezicht verantwoording verschuldigd voor de gehele organisatie. Deze verantwoording wordt afgelegd tijdens regulier overleg met de raad van toezicht en op momenten waarop de raad van toezicht deze verantwoording vraagt. Deze verantwoording betreft in ieder geval de beleidsaspecten: kwaliteit van zorg, doelmatigheid en continuïteit van de organisatie en de bedrijfsvoering, innovatievermogen, toegankelijkheid, cliëntgerichtheid en cliënt- en medewerkerstevredenheid. Daarnaast voeren de voorzitter en vice-voorzitter van de raad van toezicht één keer per jaar een functioneringsgesprek met de leden van de raad van bestuur. Aan de hand van het Jaardocument maatschappelijke verantwoording legt de raad van bestuur jaarlijks aan alle belanghebbenden verantwoording af over het in het verslagjaar gevoerde beleid en over de (totale) in dat jaar geleverde prestaties.


26

5.3 Raad van toezicht

De eerste maanden van 2015 werden voor Emergis en daarmee ook voor de raad van toezicht, gekenmerkt door veel onzekerheden. Onzekerheid over de financiën en onzekerheid over de toekomst van de zorg in Zeeland. Onzekerheid ook over de nieuwe relatie met de gemeentelijke overheden die een belangrijke verantwoordelijkheid hebben gekregen in de verdeling van de zorg. In de loop van 2015 is er op al deze terreinen vooruitgang geboekt. In Zeeland wordt er met het aantreden van de commissie Toekomstige Zorg Zeeland, niet alleen volop gesproken over meer samenwerking, maar ook substantiële stappen gezet, in het bijzonder wanneer het gaat om de psychiatrische zorg. Gemeenten en Emergis leren steeds beter op elkaar in te spelen waarin ieder zijn verantwoordelijkheid oppakt. Goede afspraken met de zorgverzekeraars hebben er toe bijgedragen dat de financiën er beter voorstaan dan aan het begin van 2015. Tegelijkertijd blijft er nog veel te doen en te verbeteren. We zijn er nog lang niet. Landelijke bezuinigingen op de zorg in combinatie met de Zeeuwse schaal en eilandenstructuur, biedt zo haar uitdagingen wanneer het gaat om de kwaliteit, bereikbaarheid en betaalbaarheid van de zorg. Voor de raad van toezicht blijven dit belangrijke aandachtspunten. In 2015 hebben we als raad van toezicht richting de raad van bestuur en andere belanghebbenden, in een goede en open sfeer en met wederzijds respect voor elkaars verantwoordelijkheden, ons werk kunnen doen. Daar willen we alle betrokken voor bedanken. Ad Koppejan, voorzitter raad van toezicht

5.3.1 Samenstelling raad van toezicht De raad van toezicht bestaat uit natuurlijke personen, in aantal tenminste vijf en ten hoogste zeven leden. In 2015 zijn twee leden afgetreden, te weten Henk Möhlmann (voorzitter) en Bart Bouwmeester (lid). Beiden hebben twee ambtstermijnen volbracht en waren niet herbenoembaar. De raad van toezicht bedankt Henk Möhlmann en Bart Bouwmeester voor hun bijdrage en inzet. Voor de werving van twee nieuwe leden (voorzitter en lid) is in het laatste kwartaal van 2014 contact gezocht met een extern searchbureau. Een profielschets is opgesteld en de advertentie is op 31 januari 2015 in de landelijke dagbladen geplaatst. Dit heeft geleid tot twee nieuwe leden: een voorzitter en een lid. De samenstelling van de raad van toezicht en het rooster van aftreden zijn opgenomen in bijlage 3. Kwaliteitszetel centrale cliëntenraad De kwaliteitszetel centrale cliëntenraad is belegd bij Saskia van der Wouden, lid raad van toezicht. Vergoeding raad van toezicht De leden van de raad van toezicht ontvangen een vergoeding gebaseerd op de adviesregeling NVTZ. Deze vergoeding wordt, in overeenstemming met de principes van de Zorgbrede Governance Code, vastgesteld door de raad van toezicht.

5.3.2 Vergaderingen en besluiten In 2015 vonden zes reguliere vergaderingen tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur plaats. Voorafgaand aan de vergaderingen nemen de leden van de raad van toezicht, in afwezigheid van de raad van bestuur, de agenda door. Tijdens de vergaderingen zijn de volgende besluiten genomen en documenten goedgekeurd:

• Jaardocument maatschappelijke verantwoording 2014;

• Jaarrekening 2014:

• Jaarplan/begroting 2016;

• Benoeming Ad Koppejan en Carlo Broeren als leden raad van toezicht per 24 april 2015;

• Benoeming Ad Koppejan per 11 juni 2015 als voorzitter raad van toezicht;

• Akkoord met het aangaan van een overeenkomst gedeelde zekerheden op WFZ-activa en een financieringsovereenkomst met de Rabobank;

• Akkoord met ontbinding van het HKPD;

• Goedkeuring beëindigingovereenkomst maatschap Rgc;

• Goedkeuring compensatie aftopping pensioen;

• Goedkeuring informatieprotocol;

• Goedkeuring reglement raad van bestuur;

• Vaststelling reglement raad van toezicht;

• Vaststelling reglementen commissie financiën en vastgoed, remuneratiecommissie en commissie zorg;


27

• Goedkeuring wijziging statuten. De bespreking van de jaarrekening vond plaats in aanwezigheid van de extern accountant.

5.3.3 Commissies raad van toezicht Commissie financiën en vastgoed De commissie financiën en vastgoed heeft vier keer vergaderd (waarvan 1 keer een telefonische vergadering). De commissie bespreekt onder andere de jaarrekening, de begroting, het verslag van de externe accountant, liquiditeitsprognoses/treasury, contractering zorgverzekeraars, managementrapportages, het strategisch vastgoedplan en de bouwplannen voor de komende periode. In 2015 was de commissie meer dan ooit betrokken bij het vaststellen en deponeren van de jaarrekening gelet op de grote onzekerheden die door de audit alert afgegeven door de accountants waren ontstaan. De commissie legt haar besluiten als advies voor aan de raad van toezicht. Leden: Henk Möhlmann (tot 11 juni 2015), Carlo Broeren (vanaf 24 april 2015) en Paul Boomkamp. Commissie zorg De commissie zorg is drie keer bijeen geweest. De commissie besprak in 2015 onder andere de voortgang integraal veiligheidsbeleid, de stand van zaken CQ-Index/ROM en Argus, de stand van zaken Inspectie voor de gezondheidszorg, jaarverslagen van de patiëntenvertrouwenspersoon, familievertrouwenspersoon en de commissie Veilig Incidenten Melden (VIM), het plan van aanpak rondom verwarde personen, de Visie op zorg in Zeeland van de commissie Toekomstige Zorg Zeeland, de gevolgen sluiting PAAZ en crisisdienstontwikkelingen en het reglement commissie zorg. De commissie legt haar besluiten als advies voor aan de raad van toezicht. Leden: Saskia van der Wouden, Nicolette van der Ploeg en Bart Bouwmeester (tot 11 juni 2015). Commissie remuneratie De commissie remuneratie is in 2015 twee keer bij elkaar geweest. Gesproken is onder andere over scholing leden raad van toezicht, werkgeversrol raad van toezicht, voorbereiding zelfevaluatie raad van toezicht, concept declaratieregeling raad van bestuur en het reglement van de remuneratiecommissie. Besloten is dat Nicolette van der Ploeg het voorzitterschap van de commissie op zich neemt. De commissie heeft in december 2015 functioneringsgesprekken met de leden van de raad van bestuur gevoerd. Leden: Nicolette van der Ploeg en Ad Koppejan.

5.3.4 Overige onderwerpen Aanpassing reglementen en statuten Maart 2015 heeft CZ Zorgverzekeraars de leden van de raad van toezicht van GGZ-zorgaanbieders laten weten dat de Zorgbrede Governancecode aantoonbaar moet zijn ingevoerd. De voorschriften van de code dienen statutair verankerd te zijn, aan de voorschriften dient effectief uitvoering te worden gegeven en zowel de verankering als de uitvoering dient voor de zorgverzekeraars kenbaar te zijn. Deze procedure bevreemdde de raad van toezicht. Na bespreking binnen de vergaderingen raad van toezicht heeft dit er uiteindelijk toe geleid dat de raad van toezicht in zijn vergadering van 11 september 2015 heeft besloten dat de reglementen raad van toezicht, raad van bestuur en de statuten op enkele punten dienden te worden aangepast. Studiemiddag raad van toezicht Op 13 november 2015 heeft de raad van toezicht een zelfevaluatie georganiseerd in combinatie met toepassing Kendall Life Languages Profiel onder begeleiding van ACS. De raad van bestuur was hierbij aanwezig. Vanwege de recente wisselingen binnen de raad van toezicht richtte deze zelfevaluatie zich op de toekomst, waarbij de focus lag op: 1. De onderlinge samenwerking in de raad van toezicht, maar ook het samenwerken met én

toezichthouden op de raad van bestuur. 2. Het opstellen van de toezichtagenda voor 2016 (in afwezigheid van de raad van bestuur). Het eindresultaat van deze zelfevaluatie was enerzijds een toezichtprogramma (agenda) voor de raad van toezicht voor 2016. Anderzijds is met deze bijeenkomst een basis gelegd voor een goede onderlinge communicatie en samenwerking doordat men elkaar beter leert kennen, zicht krijgt op elkaars communicatie- en gedragsvoorkeuren, de sterktes en de valkuilen.


28

Contacten met verschillende belanghebbenden Vanuit de raad van toezicht zijn in 2015 gesprekken gevoerd met en vergaderingen bijgewoond van verschillende belanghebbenden, waaronder de centrale cliëntenraad, ondernemingsraad, familieraad, zorgverzekeraars en bestuurlijke vertegenwoordigers van gemeenten.

6 Medezeggenschap

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de medezeggenschap binnen Emergis geregeld is. De medezeggenschapsraden doen tevens verslag van hun werkzaamheden.

6.1 Vakgroepen en raden

Centrale cliëntenraad Emergis Emergis hecht belang aan de medezeggenschap van cliënten, conform de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz). Zij heeft daartoe de Centrale Cliëntenraad Emergis (CCE) ingesteld met daaronder bewoners-, bezoekers- en locatieraden. Zie paragraaf 6.2. Het Rgc Zeeuws-Vlaanderen kent zijn eigen cliëntenraad (tot 1 januari 2016). Ondernemingsraad De medezeggenschap van de medewerkers is conform de Wet op de Ondernemingsraden. ondergebracht bij de ondernemingsraad van Emergis. De ondernemingsraad kent zeven onderdeelcommissies en de commissies VGW&M, Arbo en P&O. Zie paragraaf 6.3. Het Rgc kent zijn eigen ondernemingsraad. Familieraad De familieraad is een onafhankelijk orgaan dat gevraagd en ongevraagd zijn visie kan geven op de hulpverlening van Emergis. Zie paragraaf 6.4. Medische staf, vakgroepen en raden Een aantal beroepsgroepen binnen Emergis kent ook een staf, vakgroep of raad die aandacht heeft voor de beroepsuitoefening. Deze vakgroepen organiseren voor hun leden studiebijeenkomsten en adviseren de raad van bestuur omtrent ontwikkelingen die hun vakgebied aangaan. Ook kan de raad van bestuur deze vakgroepen om een advies vragen. Minimaal één keer per jaar overlegt de raad van bestuur met de verschillende vakgroepen. In 2015 kende Emergis de volgende vakgroepen:

• medische staf;

• verpleegkundige adviesraad;

• vakgroep psychologen;

• vakgroep vaktherapie;

• vakgroep maatschappelijk werk;

• vakgroep ervaringswerkers;

• vakgroep geestelijke verzorging.

6.2 Centrale cliëntenraad

De cliënt en zijn (of haar) directe omgeving staan voorop in de visie van Emergis. Dit draagt zij eerst en vooral uit in de directe inbreng en betrokkenheid die de cliënt heeft in zijn behandeling en behandelplan. Ook de familie krijgt daar in toenemende mate een plek in. Daarnaast hecht Emergis veel belang aan de medezeggenschap van cliënten, conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). Zij heeft daartoe de Centrale Cliëntenraad Emergis (CCE) ingesteld met daaronder locatieraden. Daarnaast vindt er regelmatig overleg plaats tussen de raad van bestuur en het Zeeuws Platform ggz, een platform waarin familie- en cliëntenorganisaties zijn vertegenwoordigd. Samenstelling In 2015 bestond de CCE uit drie tot negen leden. Normaliter kent de CCE een dagelijks bestuur waarin onder andere de voorzitter en secretaris zitting hebben. In 2015 heeft de CCE ervoor gekozen te werken


29

zonder een dagelijks bestuur. Er is wel een voorzitter. De andere raadsleden zetten zich afwisselend in voor verschillende taken. Ondersteuning raden De CCE en locatieraden worden ondersteund door twee onafhankelijke ondersteuners en medewerkers. De CCE heeft tevens de beschikking over een eigen secretaresse. Over onderwerpen waarover binnen de CCE onvoldoende expertise aanwezig is, kan de CCE een beroep doen op deskundigheid binnen de organisatie, bijvoorbeeld financiën. Daarnaast zoekt de CCE waar nodig zelf contact met externe deskundigen op wie de raad een beroep kan doen ter ondersteuning van advisering. In 2015 is onder andere gebruik gemaakt van de deskundigheid van het LOC Zeggenschap in Zorg en het Klaverblad. De CCE is lid van het LOC Zeggenschap in Zorg. Begroting In 2015 beschikte de CCE over een budget van € 36.700 en de locatieraad Kloetinge over een budget van € 6.000. Voor 2016 is de begroting van zowel de CCE als de locatieraad gelijk gebleven. Uitgebrachte adviezen De CCE heeft, conform de WMCZ, het afgelopen jaar de volgende gevraagde en ongevraagde adviezen aan de raad van bestuur uitgebracht:

• Ongevraagd advies om een familiekamer op de locatie Kloetinge te realiseren.

• Positief advies rondom het aanpassen procedure terreinverbod.

• Positief advies omtrent de benoeming van dhr. Koppejan als voorzitter van de Raad van Toezicht en dhr. Broeren als lid van de Raad van Toezicht.

• Positief advies rondom de benoeming van de heer Wim Eland, als lid van de klachtencommissie cliënten en familie in de functie van psychiater.

• Positief advies rondom de ontschotting en verkleining van het aantal directeuren, bestaande uit de Raad van Bestuur en directeuren.

• Positief advies rondom het huisdierenbeleid.

• Positief advies rondom het invoeren van cameratoezicht in het Witte Huis.

• Positief advies op de adviesaanvraag voor het opheffen van de maatschap RGC in Terneuzen.

• Positief advies ten aanzien van de selectieprocedure managers en teamleiders voor de nieuw te vormen zorgonderdelen.

• Positief advies van de overgang van onderneming.

• Positief advies voor het beëindigen van de samenwerkingsovereenkomst met de Forensische Zorgspecialisten.

• Positief advies begroting 2016. Vergaderingen De CCE vergadert iedere twee weken en overlegt zes keer per jaar met de raad van bestuur. Bij twee vergaderingen (voorjaar/najaar) is ook de raad van toezicht aanwezig. Dit was ook in 2015 het geval. De agenda van de vergadering wordt via mailwisseling opgesteld. Naast de reguliere vergaderingen is er altijd een mogelijkheid om informeel te overleggen. Besproken onderwerpen Tijdens de vergaderingen zijn onder andere de volgende onderwerpen besproken:

• Jaarplan 2015

• Transitie jeugdzorg

• Transitie WMO

• Indigo

• Zorgverzekeraars

• High and Intensive Care

• Zeeuwse Gronden

• Rgc

• Nazorg incidenten

• Organisatie ontwikkelingen

• Zorgvisie

• Jaarrekening

• Welkomstmappen

• Busvervoer

• Kwartiermakers

• FACT Terneuzen

• Werving- en selectie managers/teamleiders

• 20- jarig bestaan Emergis

• Website CCE

• Respijtzorg

• Samenwerkingsovereenkomst CCE – RvB

• Huisregels

• ADRZ en de sluiting van de PAAZ

• Werkgroep cliëntkwaliteit


30

• Familiekamer

• Dagbesteding

• Samenwerking Emergis – Lucertis

• ROM-rapportage

• CQ-Index

• Naambordjes

• Cliëntencomputer

• Crisiskaart

• Bereikbaarheid Emergis

• Parkeerplaats

Cliëntenraad Rgc Het Rgc heeft tot eind 2015 een eigen cliëntenraad gehad die werd ondersteund door een onafhankelijk ondersteuner.

6.3 Ondernemingsraad

Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), worden advies- en instemmingprocedures behandeld en informatie uitgewisseld over sociaal- en financieel beleid tussen de raad van bestuur en ondernemingsraad. Onderwerpen worden aangedragen door de raad van bestuur of de ondernemingsraad. Samenstelling en structuur De leden van de ondernemingsraad maakten tot 1 juli 2015 deel uit van een van de zes onderdeelcommissies. Iedere sector had een eigen onderdeelcommissie, zo ook de gezamenlijke diensten. In totaal had de medezeggenschap (alle onderdeelcommissies samen) ongeveer 30 leden. Een onderdeelcommissie richtte zich op de WOR betreffende sectoraangelegenheden. De ondernemingsraad richtte zich op organisatiebrede aangelegenheden. Iedere onderdeelcommissie beschikte over een eigen voorzitter en secretaris. Vanaf 1 juli 2015 heeft de ondernemingsraad de onderdeelscommissies losgelaten, vooruitlopend op de nieuwe structuur van Emergis. De medezeggenschap bestaat vanaf dat moment uit een ondernemingsraad met 13 leden (waarvoor verkiezingen zijn uitgeschreven) die werkt volgens het principe 'Beleid Maken We Samen' (BMWS). In het kort wil BMWS zeggen dat medewerkers en ondernemingsraad eerder betrokken worden bij het maken van beleid. Uiteindelijk zou het zo moeten worden dat bestuurder en medewerkers samen het beleid maken en dat de ondernemingsraad alleen nog een toetsende rol heeft. De samenstelling van de ondernemingsraad is opgenomen in bijlage 2. De ondernemingsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris en heeft uit zijn midden een dagelijks bestuur gekozen. De ondernemingsraad draagt zorg voor de eigen scholing en maakt in toenemende mate gebruik van deskundigheid binnen de organisatie. Voorts benut de raad media als digitale nieuwsbrieven voor de contacten over en weer met de achterban. Vergaderingen In 2015 heeft de ondernemingsraad 17 keer onderling vergaderd en zijn er vijf overlegvergaderingen geweest met de bestuurder waarvan twee in aanwezigheid van de raad van toezicht. Daarnaast kwam het dagelijks bestuur bijna wekelijks samen en zijn er gedurende het jaar tien geplande informeel overleggen tussen bestuurder en dagelijks bestuur geweest. In de overlegvergaderingen zijn de volgende onderwerpen besproken: Adviesprocedures:

• Organisatiewijziging

• Boventalligheid bij Amares

• Herbenoeming voorzitter klachtencommissie personeel

• Benoeming lid psychiater klachtencommissie cliënten en familie

• Aanvullende arbeidsvoorwaarden bij beroepsgroepen met schaarste

• Opheffen Rgc.

Instemmingprocedures:

• Weekendsecretariaat

• Beleidsmedewerker raad van bestuur en tijdelijke kracht dienst communicatie

• Werving en selectieprocedure managers/teamleiders

• Aftopping pensioenen • Doorbetalen arbeidsmarkttoeslag bij ziekte

• Inrichting sluitingsdagen K&J


31

6.4 Familieraad

Het jaar 2015 stond voor de familieraad in het teken van het verder onder de aandacht brengen van het familiebeleid binnen de organisatie. Daarnaast is het beleid van 2013 geëvalueerd en bijgesteld. Samenstelling familieraad In 2015 waren er geen mutaties in de samenstelling van de familieraad. De samenstelling is opgenomen in bijlage 6. Vanaf 1 januari 2014 wordt de familieraad ondersteund door Ruth van Dalen die het secretariaat van de raad voert en Caroline van Tilburg die de raad voorziet van inhoudelijke ondersteuning. Activiteiten Maandelijks kwam de familieraad bij elkaar, elke laatste vrijdag van de maand (m.u.v. zomervakantie en kerstvakantie), om ontwikkelingen binnen de organisatie te bespreken die betrekking hebben op familie, het familiebeleid en de ontwikkelingen binnen de organisatie. Daarnaast heeft de familieraad in 2015 diverse bijeenkomsten, symposia en beleidsochtenden bijgewoond. De familieraad heeft het initiatief genomen een aanvraag te doen bij het LPGGZ voor 'ster familiebeleid' in samenwerking met de familievertrouwenspersoon en de raad van bestuur. Deze ster is toegekend vanuit het LPGGZ en zal begin 2016 worden uitgereikt. Gasten Om goed geïnformeerd te blijven over de ontwikkelingen binnen Emergis ontvangt de familieraad in elke vergadering gasten op uitnodiging. Het betreft daarbij veelal directeuren van de afdelingen binnen Emergis. Daarnaast worden ook gasten van buiten Emergis uitgenodigd. Daarnaast heeft een kennismaking met de raad van toezicht plaatsgevonden. Zij hebben kennis genomen van de opzet van het vernieuwde familiebeleid en waren hier erg positief over en de stappen die Emergis onderneemt tten aanzien van familiebeleid. De familieraad voerde daarnaast in 2015 verschillende keren overleg met de raad van bestuur over lopende en toekomstige ontwikkelingen. In 2015 werd één keer gesproken met de familievertrouwenspersoon. Werkbezoeken De familieraad heeft binnen de instelling verschillende werkbezoeken afgelegd: bij ouderen psychiatrie, de opname afdeling en verslavingszorg. Tijdens de bezoeken is gesproken over de ontwikkelingen binnen de organisatie en de uitvoering van het familiebeleid. Werkbezoeken dienen om zicht te krijgen op de uitoefening van bepaalde activiteiten binnen de instelling en om in gesprek te gaan over het familiebeleid. Medezeggenschapstaak De familieraad kan over alle zaken gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen. De gevraagde adviezen werden binnen de gestelde tijd beantwoord.

7 Risicomanagement

Emergis heeft een aantal belangrijke risico’s onderkend. De onderkende risico’s, die hierna nader worden toegelicht, worden gedurende een aantal momenten in de jaarlijkse beleidscyclus besproken en waar nodig geactualiseerd. Als gevolg van gewijzigde verslaggevingrichtlijnen is aangehaakt op de wettelijke indeling van de risico’s in deze paragraaf.

Strategie De Zeeuwse zorg staat volop in de schijnwerpers door ontwikkelingen bij de aanbieders en verzekeraars. Samen met ZorgSaam, ADRZ, Zeeuwse Gronden en CZ voerde Emergis intensieve gesprekken over de toekomstige geestelijke gezondheidszorg in Zeeland. De aanleiding hiervoor vormde enerzijds het rapport ‘Visie op zorg in Zeeland in 2025’ van de Commissie Slenter en anderzijds de voorgenomen sluitingen van de PAAZ’en in Vlissingen en Terneuzen. Het doel van de gesprekken is om ook in de toekomst kwalitatief goede en betaalbare geestelijke gezondheidszorg in Zeeland te kunnen blijven garanderen. Emergis is op dit moment een meerjaren visie aan het uitwerken rekening houdend met alle interne en externe ontwikkelingen, waarbij de strategische doelstellingen uitgewerkt worden.


32

Financiële positie Emergis heeft een relatief sterke financiële positie door een weerstandvermogen van net onder de 25%. De liquiditeiten waren begin 2015 een aandachtspunt, maar geven nu ook een gezond beeld. De kredietwaardigheid wordt door de huisbankier als positief beoordeeld; hetgeen ook blijkt uit de in 2015 verkregen financiering. Wel blijft het een aandachtspunt en wordt wekelijks een prognose opgesteld en de ontwikkeling gemonitord. Daar waar nodig wordt actie ondernomen. Op risico gebied is specifieke aandacht voor de toename van contractafspraken met eigen budgetplafonds. Door nieuwe bekostigingen (jeugdwet, WMO) is in 2015 sprake van een verdere toename van contracten. Hierdoor is het risico op onderproductie of niet-verrekenbare overproductie sterk toegenomen. Emergis stuurt hier actief op, maar kan niet alle risico’s op voorhand wegnemen. Cliënten doorstromen verschillende “financieringsvormen”, waarbij het budget niet zozeer cliëntvolgend is. De begroting van de kapitaallasten en -vergoeding is toenemende mate complexer en meer dan in voorgaande jaren voor rekening en risico van instellingen. Dat komt door de invoering van de normatieve huisvestingscomponent (NHC) in zowel de Zvw (vanaf 2013) als de AWBZ (al vanaf 2012). Voor 2015 bestond de vergoeding uit het oude systeem van nacalculatie voor 50% en op basis van de NHC’s voor 50%. In 2013 is het vastgoedbeleid nader vorm gegeven waarbij visie en strategie centraal staan. Op basis van het vastgoedbeleid en visie rondom afbouw van klinische capaciteit is voor de vastgoedportefeuille een actuele bedrijfswaardeberekening opgesteld. De voorlopige conclusie is dat de bedrijfswaarde positief is. Emergis dient een optimalisatieslag te maken in het gebruik van vierkante meters en van bestaande gebouwen. Ontwikkelingen als gevolg van de overgang van AWBZ naar WMO en het Bestuurlijk akkoord GGZ hebben grote gevolgen voor de bezettingsgraad van de huidige locaties en de financiële dekking vanuit de opbrengsten. Dit kan een negatief effect hebben op de bedrijfswaarde. We moeten erin slagen de inhoudelijke, bedrijfsmatige en personele processen te heroverwegen en verbeteren. Als dat niet lukt, ontstaat een risico voor de kwaliteit van zorg, bedrijfsvoering en financiële resultaten van Emergis. Operationele activiteiten Zorgprogramma’s en zorgpaden kunnen bijdragen aan het borgen van de kwaliteit en efficiency van de zorg. Zorgprogramma’s informeren de cliënten over de zorg die zij kunnen verwachten, en de verzekeraar over de zorg die zij kunnen inkopen. De zorgverzekeraars hechten er grote waarde aan, mede omdat zij verwachten dat een juiste toepassing de behandelduur verkort en betere sturing op kosten mogelijk maakt. Wanneer het Emergis niet lukt zorgprogramma’s en zorgpaden doelmatig in te zetten, loopt ze het risico dat zorgverzekeraars geen of minder zorg inkopen van het betreffende programma of pad. Deze selectieve inkoop is in 2015 gestart door de verzekeraars voor een aantal programma’s. De ontwikkeling van zorgprogramma’s en zorgpaden is voor de behandelinhoud voor nagenoeg alle cliëntgroepen afgerond, maar de consequente toepassing vergt nog veel aandacht en sturing. Een goede informatievoorziening is essentieel voor de adequate ondersteuning van behandelen begeleidingsprocessen. Het merendeel van de zorgprogramma’s is in 2013 beschreven en geïmplementeerd. Verder wordt de kwaliteit van zorg geborgd door uitvoering van interne en externe audit. Emergis gebruikt diverse methoden om (eventuele) afwijkingen in de zorg zichtbaar te maken of de oorzaak te achterhalen. Naast de interne en externe auditsystematiek wordt gebruik gemaakt van verschillende retrospectieve analyse methoden zoals de PRISMA methodiek. Met het verbeterregister wordt informatie zo overzichtelijk mogelijk samengevoegd en is het mogelijk de verbetervoorstellen te coördineren en op te volgen. Doordat Emergis in grote mate afhankelijk is van de productierealisatie en een directe link bestaat met de output financiering is een adequate (tijds)registratie van de behandelingen noodzakelijk. Wanneer geleverde prestaties niet volledig zijn geregistreerd loopt Emergis het risico dat deze niet kunnen worden gedeclareerd. Niet of onjuist registeren betekent dus ‘geen inkomsten’. Wanneer medewerkers niet de gewenste registratiewijze hanteren leidt dat nu nog tot veel correctiewerk achteraf. Medewerkers krijgen daarom zelf een sturingsmiddel door hen inzicht te geven in hun productiviteit (geregistreerde productietijd). Met leidinggevenden is een normproductiviteit afgesproken zodat hierop gestuurd kan worden. Daarnaast is vanaf schadelastjaar 2014 voor DBC’s sprake van een integrale controle op de juistheid van de DBC registratie. Hiermee worden fouten in het proces onderkend met betrekking tot rechtmatigheid en waar mogelijk nog opgelost.


33

Dit heeft een positieve impuls gehad op de kwaliteit van onze declaraties. Daarnaast is dit een goede uitgangspositie voor de controles die in het kader van herstelplannen en zelfonderzoeken op dit moment plaatsvinden. Financiële verslaggeving Zoals in de jaarrekening 2014 en 2015 toegelicht zijn de sectorontwikkelingen rondom de toerekening van omzet en nuancering op grond van herstelplannen en zelfonderzoeken een belangrijk aandachtspunt voor een betrouwbare financiële verslaglegging. In de interne informatievoorziening wordt een doorontwikkeling gemaakt tot betere en actuelere stuurinformatie. Maandelijks is een compacte versie voor dagelijkse sturing beschikbaar en per kwartaal wordt een uitgebreidere informatieset opgesteld. Hiermee worden risico’s tijdig in kaart gebracht en er wordt op gestuurd.

8 Financieel beleid

8.1 Financiële doelstellingen 2015

Als Emergis op termijn in staat wil blijven kwalitatief de zorg te leveren die wij willen en moeten leveren, dan is het zaak dat wij ook op financieel gebied een gezond bedrijf zijn en blijven. Het financiële beleid en de financiële doelstellingen van Emergis zijn op deze stelling gebaseerd. Gezien het toenemende risicoprofiel van zorginstellingen en in het bijzonder de GGZ is het van belang om financiële buffers te creëren dan wel in stand te houden. Tot en met 2014 was de doelstelling een financieel jaarresultaat van minimaal 2% van het jaarlijkse budget. Voor de jaren 2015 is deze doelstelling verlaagd en is een resultaat begroot van 1% van de omzet zijnde € 897.000 Deze verlaging hangt mede samen met een realistische blik op de omgeving, waarin Emergis in 2015 met grote budgetkortingen geconfronteerd zou gaan worden. Een begrotingsoverschot van 2% van de omzet was dan niet reëel. Solvabiliteit: eigen vermogen minimaal 23% en streven naar 25% van het jaarlijkse budget Om de continuïteit van de zorgverlening door Emergis te waarborgen is onder meer een gezonde financiële positie van belang. Voor de bepaling van een optimale omvang van haar reserves sluit Emergis zich aan bij het beleid in de sector zoals dat wordt vormgegeven door het Waarborgfonds voor de Zorgsector. Concreet betekent dit dat Emergis voor de komende jaren streeft naar een vermogensomvang die in de sector als voldoende solide wordt aangemerkt. Dit betekent dat haar reserves uitgedrukt in een percentage van het jaarlijkse budget minimaal een niveau van 23% moeten hebben en dat gestreefd wordt naar 25%. Aldus wordt een buffer gevormd die voldoende groot is om eventuele financiële risico’s in voldoende mate te dekken. In onderstaande tabel is het verloop opgenomen uitgaande van vergelijkbare omzet en 1% rendement. Hiermee wordt in 2017 de 25% norm behaald. Jaar Omzet* Resultaat** Eigen Vermogen Solvabiliteit 2013 € 86.686.000 € 1.555.000 € 17.920.000 20,67% 2014 € 86.010.000 € 2.139.000 € 20.059.000 23,32% 2015 € 86.957.000 € 1.560.000 € 21.619.000 24,86% 2016 € 92.070.000 € 930.000 € 22.549.000 24,49% 2017 € 92.070.000 € 930.000 € 23.479.000 25,50%

* Voor de omzet wordt uitgegaan van gelijkblijvende omzet in 2016 en 2017. ** Voor het resultaat is vanaf 2016 1% aangehouden die ook zodanig begroot is. Kostenbeheersing Bij dalende inkomsten is beheersing van de kosten essentieel. De grootste kostenpost zijn de personeelslasten. De fluctuaties in opbrengsten hebben direct invloed op de middelen voor personeel.


34

De flexibiliteit van de personeelslasten is zeer beperkt; de voorgaande budgetkortingen zijn veelal ten laste gegaan van het niet verlengen van contracten en beperken van oproepkrachten. De flexibele schil is hiermee zeer beperkt. Het opvangen van volgende budgetkortingen zal voor Emergis een forse uitdaging worden. Efficiëntie in zowel het primaire proces als in de ondersteunende processen, kostenbewustheid en kritische besluitvorming moet ertoe leiden dat de bereikte kostenreductie ook op lange termijn gehandhaafd blijft. Financieringsstructuur Uitgangspunt voor de financiering is de ‘gulden balans’ regel. De vaste activa worden voor minimaal 70% gefinancierd met langlopende middelen (eigen vermogen en langlopende leningen). Ultimo 2015 is deze verhouding 110,3% (jaarrekening 2014: 100,3%). De stijging wordt met name veroorzaakt doordat begin 2015 een deel van de rekening courant positie is omgezet in een langlopende lening. De financieringsstructuur voldoet aan de interne norm van 70%. Vastgoed en investeringen Door wijzigingen in de regelgeving komt het risico voor vastgoed op termijn geheel bij de zorginstelling te liggen. In 2015 is sprake van 50% bekostiging op oude financieringswijze en 50% op basis de normatieve huisvestingscomponent. Om adequaat op deze ontwikkelingen in te kunnen spelen, is een goed meerjarenbeleid nodig op dit terrein. Uitgangspunten voor het Emergis-beleid op het gebied van vastgoed en investeringen zijn: - het strategisch vastgoedplan - de ‘gebouwenscan’. Dit is een nadere concretisering van het strategisch vastgoedplan. Met de scan

zijn gegevens over de gebouwen op een eenduidige wijze geïnventariseerd en vastgelegd (zoals financiële informatie, belevingswereld, arbozaken, technische informatie, e.d.).

- rapportage bedrijfswaarde (geactualiseerd per 31 december 2015) - investeringsplan 2016. Het feitelijk niveau van de investeringen fluctueert jaarlijks. Om te bepalen of investeringen bekostigd kunnen worden uit de beschikbare middelen is een meerjareninvesteringsbegroting noodzakelijk. Op basis van deze meerjareninvesteringsbegroting is getoetst of de extra afschrijvingsmiddelen kunnen worden bekostigd uit het verwachte beschikbare budget van de komende jaren.

8.2 Financiële positie

Productie Emergis levert geestelijke gezondheidszorg die op verschillende manieren gefinancierd wordt, zoals zorgverzekeringswet (basis GGZ en specialistische GGZ), Jeugdwet, Wlz, WMO, forensische zorg, asielzoekers, illegalen. Daarnaast vormt de gemeentelijke financiering van collectieve preventie, maatschappelijke opvang, vrouwenopvang en sociale verslavingszorg een zeer belangrijk onderdeel van het budget van Emergis. De toenemende complexiteit door de transities van de jeugd en de WMO en de verschillende regels voor registratie en verantwoording van de zorg uit de verschillende financieringsbronnen vroegen beheersmatig veel aandacht van de organisatie, zowel voor de ondersteunende diensten als voor leidinggevenden, behandelaars en administratief personeel in het zorgproces. Het jaar 2015 laat een forse overproductie zien van ca. 3 mln euro ten opzichte van de productieafspraken binnen het segment specialistische GGZ (ZVW). Voor andere financieringsvormen is sprake van (een beperkte) onderproductie. Financieel jaarresultaat Het jaar 2015 is afgesloten met een positief resultaat van € 1.560.000 (2014: € 2.139.000). Het resultaat 2015 is 1,8 % van de totale opbrengsten. De rentabiliteitsdoelstelling van plus 1% is daarmee gerealiseerd. Via de resultaatbestemming zijn diverse bestemmingsfondsen gemuteerd en is het resultaat 2015 voor € 1.560.000 aan het eigen vermogen toegevoegd.


35

Kosten De bedrijfslasten zijn in 2015 gestegen met € 2,7 miljoen (3,4%). De oorzaak van de stijging van de bedrijfslasten is met name te vinden in de personeelskosten (€ 1,2 miljoen) en in de overige bedrijfskosten(€ 1,5 miljoen). De personeelskosten bedroegen in 2015 72,2% van de opbrengsten (2014: 71,6%). Het aantal medewerkers is in 2015 met een daling van 0,3% ten opzichte van 2014 nagenoeg gelijk gebleven. De overige bedrijfskosten ad € 16,5 mln zijn in 2015 gestegen ten opzichte van 2014 ( € 15,0 mln). Met name de algemene kosten zijn in 2015 hoger dan in 2014 (respectievelijk € 7,5 mln en € 6,3 mln). De dotaties aan voorzieningen zijn € 322.000 gestegen ten opzichte van 2014. De afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen liggen in 2015 (€ 4,4 mln) nagenoeg in lijn met 2014 (4,3 mln). Solvabiliteit Per 31 december 2015 is de solvabiliteitsratio (omvang eigen vermogen ten opzichte van de totale opbrengsten) 24,86% (eind 2014: 23,32%, eind 2013: 20,67%, eind 2012: 18,7%). Emergis voldoet aan het minimum van de eigen solvabiliteitsdoelstelling maar nog niet aan het streefgetal van 25%. We voldoen wel op dit moment aan de externe toets van het Waarborgfonds voor de Zorgsector. De verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het balanstotaal is in 2015 gestegen van 25,03% eind 2014 naar 28,18% eind 2015. Financieringsstructuur De materiële vaste activa zijn voor 110,3% gefinancierd met eigen vermogen en langlopende leningen. Eind 2014 was dit 100,33%, eind 2013 was dit 99,3%, eind 2012 98,7%, eind 2011 was dit 95%, eind 2010 was dit 98% en eind 2009 nog 80%. Investeringen In 2015 is per saldo voor een bedrag van € 2,7 miljoen geïnvesteerd (2014: € 4,0 miljoen). De investeringen betreffen voornamelijk aanpassingen van bestaande panden en automatisering als onderdeel van het ICT masterplan. Er zijn in 2015 geen omvangrijke nieuwbouwprojecten uitgevoerd. Liquiditeit Het werkkapitaal (kortlopende vorderingen min kortlopende schulden) is per 31 december 2015 aanmerkelijk hoger dan per 31 december 2014 (€ 6,9 miljoen positief versus € 2,1 miljoen positief). Belangrijkste mutatie hierin is de forse daling van het negatieve rekening-courant saldo bij de Rabobank. De totale rentelasten zijn in 2015 gedaald ten opzichte van 2014. Dit is enerzijds het gevolg van aflossing van leningen en anderzijds van de daling van het negatieve rekening-courant saldo.

8.3 Financiële ratio’s en kengetallen

Rentabiliteit 2015 2014 2013 Financieel resultaat € 1,6 miljoen € 2,1 miljoen € 1,6 miljoen

Totale opbrengsten € 87,0 miljoen € 86,0 miljoen € 86,7 miljoen

Resultaatratio 1,79% 2,49% 1,79%

Solvabiliteit 2015 2014 2013

Eigen vermogen € 21,6 miljoen € 20,1 miljoen € 17,9 miljoen

Balanstotaal € 87,0 miljoen € 80,0 miljoen € 74,6 miljoen

Totaal eigen vermogen / balanstotaal 28,18% 25,03% 24,02%

Eigen vermogen / totaal opbrengsten 24,86% 23,32% 20,67%

Liquiditeit 2015 2014 2013

Vlottende activa / kortlopende schulden 1,34 1,08 1,09


36

8.4 Verwachte gang van zaken

Emergis sluit het jaar 2015 financieel af met een positief resultaat van € 1.560.000 en een eigen vermogen (als percentage van de opbrengsten) van 24,8%. De doelstelling van minimaal 20% is bereikt. Het streven van 25% is bijna gerealiseerd. Het jaar 2016 kent op financieel vlak vele uitdagingen, mede ingegeven door de interne veranderingen en het toekomstgereed maken van de organisatie. Desondanks is een positief financieel resultaat begroot met een begroot resultaat van 1%. Per saldo is sprake van een groei aan opbrengstenkant die deze interne transitiefase mogelijk maken. Hierbij verwachten wij wel geconfronteerd te worden met aanvullende kortingen op het gemeentelijke domein (WMO en Jeugdwet). Deze kortingen zijn verwerkt in de begroting. In 2016 zal nog scherper worden gestuurd op gerealiseerde opbrengsten ten opzichte van productieafspraken, kwaliteit van de registratie, doorontwikkeling zorgpaden en actieve sturing op productiviteit. Belangrijk hierbij is de capaciteit in lijn te gaan brengen met het opbrengstenkader. Op dit moment is sprake van structurele overproductie binnen de zorgverzekeringswet. Daarnaast zal de optimale benutting en bekostiging van vastgoed een doorlopend aandachtspunt zijn door de verdere toename van risico’s op het gebied van vastgoed als gevolg van invoering van de normatieve huisvesting component en de verdergaande ambulantisering die Emergis gaat doorvoeren de komende twee jaar.


37

Bijlage 1 Samenwerkingsrelaties Emergis werkt samen met vele organisaties en instanties. Hieronder staat een lijst die veelomvattend maar niet volledig is. Cliënten

• Regionale cliënten- patiëntenorganisaties

• Patiënten- en ouderverenigingen Zorg

• Andere ggz-instellingen

• Instellingen voor zorg voor jeugd

• Verslavingszorg

• Forensische instellingen

• Eerstelijns zorgverleners

• Algemene ziekenhuizen

• Verstandelijke en lichamelijke gehandicaptenzorg

• Verpleging en verzorging

• Thuiszorg

• Diverse platforms en ketenzorgorganisaties Welzijn en maatschappij

• Maatschappelijke opvang en vrouwenopvang

• Welzijnsorganisaties en maatschappelijk werk

• Organisaties op het gebied van interculturalisatie en emancipatie

• Woningcorporaties Financiers

• Zorgverzekeraars

• Zorgkantoor

• Gemeenten

• Dienst Justitiële Inrichtingen

• Banken en andere financiers Personeel en arbeid

• Werkgeversorganisaties

• Vakbonden

• Werving-, outplacement- en mobiliteitsbureaus

• Instanties voor opleiding en arbeidsmarkt Kennis, onderzoek en innovatie

• Universiteiten en hogescholen

• Voortgezet middelbaar/speciaal onderwijs

• Kennis- en expertisecentra

• Brancheorganisaties

• Innovatieplatforms Veiligheid

• Politie

• Justitie

• Rechtbank

• Penitentiaire instellingen

• Reclassering

• Advocaten

• Veiligheidshuizen


38

Bedrijfsadvies en –ontwikkeling

• Advies- en implementatiebureau

• Ondersteuningsbureau

• Adviseurs

• IT-dienstverleners

• Communicatieadviesbureaus Overheid en inspectie

• Ministeries

• Provincie

• Gemeenten

• Inspecties


39

Bijlage 2 Samenstelling raden en commissies

1. Vertrouwenspersonen personeel 2015 Naam Functie Wil Borst vertrouwenspersoon Harm van Eerden (tot 31-12-2015) vertrouwenspersoon Bart Koppers (vanaf 01-01-2016) vertrouwenspersoon Per 31 december 2015 is Harm van Eerden, na negen jaar als interne vertrouwenspersoon te hebben gewerkt, met deze functie gestopt. Hij is opgevolgd door Bart Koppers, werkzaam binnen Emergis als GZ-psycholoog/psychotherapeut.

2. Klachtencommissie cliënten 2015 Naam Functie

Rob Rammeloo onafhankelijk jurist/voorzitter (benoemd 2013)

Paul Meijer waarnemend voorzitter (benoemd 2014)

Bianca Buijck vertegenwoordiger cliëntperspectief (benoemd 2009, herbenoemd 2013)

Ada Overwater waarnemend vertegenwoordiger cliëntperspectief (benoemd 2010, herbenoemd 2014)

Rinus Vegt psychiater tot 01 april 2015

Wim Eland psychiater (benoemd per 01 april 2015)

Jan van Borssum Waalkes psychiater (benoemd 2010, herbenoemd 2014)

Per 1 april 2015 is Wim Eland benoemd als psychiater ter vervanging van Rinus Vegt. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, Sylvia Lokerse.

3. Samenstelling directieteam 2015 Naam Functie Rick Mentjox psychiater, raad van bestuur

Paul de Schipper raad van bestuur Karin Lund bestuurssecretaris Jack Elenbaas directeur zorg Werner Bruning psychiater/directeur zorg Fryda Evertse psychiater/directeur zorg Jac van Meer directeur bedrijfsvoering

4. Samenstelling raad van toezicht incl. hoofden neven functies per 31 december 2015 Naam Aandachtsgebied Hoofd- en nevenfuncties Ad Koppejan

voorzitter (vanaf 11 juni) lid (van 24 april tot 11 juni)

Hoofdfunctie Eigenaar Swinth B.V. en KZ-diensten. Huidige nevenfunctie(s) 1. Voorzitter raad van commissarissen onderlinge

verzekeringsmaatschappij Univé ‘Het Zuiden’. 2. Lid raad van commissarissen woningbouwcorporatie

Woonburg. 3. Penningmeester Stichting Cruise Toerisme Zeeland.

Carlo Broeren (vanaf 24 april 2015)

lid

Hoofdfunctie Eigenaar Geesch Holding BV, interim en advies Huidige nevenfunctie(s)


40

Naam Aandachtsgebied Hoofd- en nevenfuncties 1. Lid raad van commissarissen Total Produce Rotterdam. 2. Vice-President Hyet Holding BV, Breda en Gravelines

FR. 3. Penningmeester Zeeland op Niveau UA. 4. Lid Rotary RC Goes.

Saskia van der Wouden lid Hoofdfunctie Directeur zorg Dimence regio West Overijssel (vanaf 1 juni) Directeur behandelzaken Dimence regio West Overijssel en eerste geneeskundige (tot 1 juni) Huidige nevenfuncties 1. Eigenaar SWConsultancy 2. Vice-voorzitter Vereniging Hogere Managers in de Zorg.

Nicolette van der Ploeg-Hogervorst

vice-voorzitter

Hoofdfunctie Senior-rechter rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Middelburg Huidige nevenfuncties 1. voorzitter bestuur Vereniging Vrienden van het Zeeuws

Orkest. 2. Voorzitter klachtencommissie Admiraal de Ruyter

Ziekenhuis. Paul Boomkamp lid Hoofdfunctie

Chief Financial & Risk Officer, lid van Executive Committee en tevens lid van de raad van bestuur van PGGM te Zeist (per 1 september 2015). Lid raad van bestuur Catharinaziekenhuis Eindhoven (tot 1 september 2015) Huidige nevenfuncties 1. Lid raad van advies van de Sociale Verzekeringsbank

te Amstelveen. Henk Möhlmann Voorzitter Afgetreden per 11 juni 2015 Bart Bouwmeester Lid Afgetreden per 11 juni 2015 Rooster van aftreden per 31 december 2015

Naam Benoemd per Herbenoemen Aftreden Saskia van der Wouden 15-06-2010 15-06-2014 15-06-2018 Nicolette van der Ploeg, vice-voorzitter 15-06-2010 15-06-2014 15-06-2018 Paul Boomkamp 18-02-2013 18-02-2017 18-02-2021 Carlo Broeren 24-04-2015 24-04-2019 24-04-2023 Ad Koppejan 24-04-2015 24-04-2019 24-04-2023


41

5. Samenstelling ondernemingsraad 2015 Naam Functie

Mario Hagenaars voorzitter

Chester Leenhouts plaatsvervangend voorzitter

Rosa Salvia lid dagelijks bestuur v.a. 23 november 2015, daarvoor lid

Ilse ten Winkel lid (en van 1 juli tot 23 november 2015 lid dagelijks bestuur)

Yvonne Engelen lid dagelijks bestuur tot 1 juli 2015, daarna lid

Rob Coppoolse lid

Heleen Poldervaart lid

Jaco Balkenende lid

Theo van Kouteren lid

Silvia Lipman lid

Freek Sikkema lid

Krisja Corstens lid

Maarten Draaijer lid vanaf 14 september 2015

Wies van Leeuwen lid van 1 juli tot 14 september 2015

Lucy Herbers lid tot 1 juli 2015

Georgette Goedegebuure lid tot 1 juli 2015

Anja Mracha lid tot 1 juli 2015

6. Samenstelling familieraad 2015 Naam Functie Margit Bergen-Langenberg voorzitter Kees van Damme vice voorzitter Joke Rouw lid Jacqueline Du Parand lid Els van Zwieten lid


42

Deel 2 – Jaarrekening 2015

Documents

Jaardocument maatschappelijke verantwoording 2015 · Lucertis Kinder en – jeugdpsychiatrie Emergis Holding B.V. DWZ B.V. Geestelijk Gezond in Zeeland B.V. 50% 100% 50% 16,67% 50%