IX Jornadasde Reflexión y Debate de las Unidadesde Calidad de las Universidades Españolas

2   18Zaragozac

PRESENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS

“Dejar de empezar y empezar a terminar”: tres añostrabajando con kanban en la gestión de tareas 

(2015‐2018)

Elena Escar HernándezBiblioteca Escuela Politécnica Superior

UNIVERSIDAD DE ZARAGOZAeescar@unizar.es

¿Podemos considerarla como una buena práctica?

¿Es eficaz?¿Da resultados positivos?

¿Es transferible?

Titulaciones EPS

Comunidad universitaria EPS

386 estudiantes72 profesores32 PAS

EL CONTEXTOUn centro

5 Áreas de Administración y 

Servicios

Administración y SecretaríaBiblioteca

Conserjería y Taller de Impresión y EdiciónLaboratorios y Talleres

Informática

El CONTEXTOEl Área de Biblioteca

El CONTEXTOLos espacios de trabajo

ANTECEDENTESHitos Biblioteca EPS & kanban

Desde 2008 Desde 2011 Desde 2013 Desde 2015

Planificamos y organizamos el trabajo por objetivosPlanificaciones trimestralesObjetivos consensuados en 

reunionesCada objetivo tiene una o varias 

tareas asociadas y un responsable

Incorporamos la figura del “coordinador mostrador” entre 

personal trabajo turnosPara mejorar la comunicación y la 

coordinaciónPara implicar y descubrir “talento” 

ocultoPromueve la asunción de responsabilidades

Comenzamos con el teletrabajoPlanificación individual de tareasSeguimiento y control mensual a través de la “ficha de proyecto”

Evolucionamos hacia la planificación mensual individual y de equipo

Incorporamos sistemáticametodología kanban

La HOJA DE RUTA… Planes estratégicos [BUZ y EPS] yMapa procesos BUZ Mapa procesos EPS

CÓMO FUNCIONAMOS

Planificamos

DesarrollamosEvaluamos

Planificamos Reunión de equipo mensual_Último martes de cada mes. De 14:30 a 15:30 h

Planificamos Resultado de la reunión/1Plan de trabajo del equipo para el mes siguiente

Planificamos Resultado de la reunión/2Plan de trabajo individual para el mes siguiente

Planificamos Resultado de la reunión/3Plan de trabajo individual para el mes siguiente

Planificamos

DesarrollamosEvaluamos

Todos los lunes, a las 14:30 h hacemos “el kanban”: nos reunimos alrededor del tablero y cada miembro del equipo coloca sus tarjetas, con las tareas que ha planificado desarrollar a lo largo de la semana

Desarrollamos

Desarrollamos Como tablero utilizamos una pared del espacio de trabajo anexo al Mostrador de Préstamo

Desarrollamos Utilizamos papel de colores para elaborar las tarjetas. Cada miembro del equipo tiene su color

Las tarjetas contienen la siguiente información: el proceso, la tarea, el tiempo estimado para su realización y –cuando se finaliza‐ el tiempo real empleado

Desarrollamos

Planificamos

DesarrollamosEvaluamos

Multi‐evaluaciónEvaluamos

Individual

De equipo

De resultados

De la metodología

Evaluación individualBalance mensual cumplimiento objetivos/tareas individuales

[Ficha tareas abril puesto Auxiliar Administrativo]

Evaluación de equipoBalance mensual cumplimiento objetivos equipo

[extracto acta reunión abril 2018]

Evaluación de resultadosAnálisis periódicos (semestral / anual) de indicadores [ejemplos]

0:00:00

120:00:00

240:00:00

360:00:00

480:00:00

600:00:00

720:00:00

2017_Dedicación horas x procesos/áreas trabajo

Evaluación de resultadosAnálisis periódicos (semestral / anual) de indicadores [ejemplos]

Evaluación de resultadosAnálisis periódicos (semestral / anual) de indicadores [ejemplos]

Evaluación de resultadosAnálisis periódicos (semestral / anual) de indicadores [ejemplos]

Organizar una exposición…

Evaluación de resultadosHerramientas para control y análisis (FM y Excel)

Evaluación de la metodologíaReunión anual

[utilizando metodología metaplan]

Reflexión individual y puesta en común

Aspectos positivos

Aspectos negativos

Propuestas de mejora

CONCLUSIONES/1La aplicación de este método de trabajo nos está permitiendo…

Visualizar el flujo de trabajo: el tablero nos proporciona cada semana una imagen viva de todas las tareas y de la fase en la que está su desarrollo. Favorece la transparencia.

Limitar el trabajo en curso: nos hace priorizar el trabajo en curso en lugar de empezar nuevas tareas.

Marcar metas asequibles: el controlar cuánto nos cuesta hacer cada tarea nos facilita datos objetivos sobre la carga de trabajo y nos aleja de las meras percepciones.

CONCLUSIONES/2La aplicación de este método de trabajo nos está permitiendo…

Introducir la autogestión y favorecer la proactividad: el sistema “obliga” a que cada miembro del equipo tenga que dedicar un espacio de tiempo a la semana para pensar en cómo va a organizar su trabajo. 

Tener iniciativa: cada uno gestiona sus tareas, tiene claras sus funciones y sabe cómo debe ejecutarlas.

Ser más eficientes: sabemos cuánto nos cuesta hacer las tareas, por lo que podemos encontrar margen para la mejora.

Mejorar la comunicación: a la reunión mensual, unimos las mini‐reuniones kanban cada lunes. Contribuye a “hacer” equipo.

En nombre del equipo BiblioEPS…

¡gracias por vuestra atención !