IT-kontaktforum 16.12.99

• 13 30 til 13 50: Innledning v/Kirsti

• 13 50 til 14 50: Arbeidsform v/Roar

• 14 50 til 15 15: Standardisering på kontorstøtte-produkt v/Kirsti

• 15 15 Gløgg og God jul

Spørsmål og innspill underveis

1

Innledning

• Hvorfor vi har invitert til møte

• Standardiseringsarbeidet i forholdet til arbeidet med IT-strategi

• Hvem skal standardisere

• Hva er fornuftig IT-standardisering på et universitet

2

Hvorfor vi har invitert til møte

• Orientere

• Drøfte

• Få innspill

• Forankre vedtak blant IT-ansatte

I forhold til standardisering (og IT- strategi)

Hva er bestemt om NTNU-standarder

• Kjøpsavtale for PC 1998-2000

• Felles administrative IT-systemer

• NOS-prosjektet (og Nye- NOS)

• Word-97, Excel- 97 og PowerPoint-97 er valgt som standard kontorstøttesystem fra 01.01.99 og inntil nytt vedtak om standarder fattes

• Orgutvedtak om IT-standardisering (K-sak 261/98)

– for kontorstøttesystem og triviell infrastruktur

– gjelder også vitenskapelig ansatte - så langt mulig

– PC er standard (ikke Mac)

Standardiseringsarbeidet og IT-strategiHelhetstenking: På hvilken måte kan IT bidra i en organisasjon

5

IT fører til innovasjon

IT bidrar til endret organisering

IT gir reduserte kostnader

IT medarbeidere ved et universitetet...

• må ha grunnleggende forståelse for at vi inngår i en heltet

• at universitetets overordnede strategi også er bestemmende for IT-strategien

• IT-ledere og IT-medarbeidere må bli– ”full-spectrum contributors to the development and mangement of

business startegies and directions, rather than a niche player in the limited band of IT”

• Først da kan IT-medarbeidere utnytte sitt potensiale: som bidragsytere langs hele trekanten

Hva er fornuftig IT-standardisering på et universitet

• Å standardisere på alt som er trivielt (infrastruktur, programvare, oppgaver) slik at ressurser frigjøres til primærvirksomheten og krevende oppgaver knyttet til IT.

• En må se videre enn til kost/nytte i et begrenset perspektiv når en arbeider med standardisering

7

Hvem skal standardisere

• I prinsippet skal alle ansatte ved NTNU følge vedtatte standardiseringsbestemmelser

• I prinsippet et det ikke skille mellom vitenskapelig og administrativt ansatte i forhold til vedtatte standarder.

• Oppgavene hver enkelt ansatt skal utføre, bestemmer hvorvidt hun kan velge andre produkt enn vedtatte standarder. Eks:– en ansatt som skal skrive dokument med mange formler, vil

muligens trenge annen programvare enn Word-97– en ansatt som skal skive lange dokument, vil trolig ha behov for

annen programvare enn Word-97

8

Det skal lønne seg å velge standard I

• Standard programvare bør betales av sentrale midler slik at produktet er ”gratis” for den enkelte– den som av faglige eller administrative grunner må velge utenfor

standardutvalget, må selv skaffe finansiering

• Standard programvare bør alltid finnes lett tilgjengelig for nedlasting– det skal f eks ikke ligge versjoner av Word-2000 tilgjengelig for

alminnelig nedlasting når standard versjon er Word-97

9

Det skal lønne seg å velge standard II

• Det skal være tilgang på brukerstøtte av høy kvalitet for alle standardprodukt– brukerstøttepersonalet må gis god skolering på standarprodukt– Den som velger f eks Excel-2000 kan ikke automatisk regne med å

få brukerstøtte. Dersom slik brukerstøtte skal gis, må det være etter avtale med lokal IT-avdeling

• Ved overgang til nye standarder tilbys kurs for nye standardprodukt– Det skal ikke tilbys kurs ved NTNU i f eks Word-2000 så lenge

Word-97 er valgt standard

10

Det skal lønne seg å velge standard III

• Den som må velge utenfor standardutvalget for de produkt der det er valgt standarder, må selv sørge for at det hun sender fra seg, er i et format som uten videre kan benyttes av standardproduktene

11

Hvor lenge er en standard gyldig? I

• En standard er gyldig inntil det fattes nytt vedtak om annen standard, eller inntil standardiseringsvedtaket eksplisitt oppheves

• For produkt som tekstbehandling,kan f eks Intranettprosjektet være den utløsende årsaken til at NTNU velger å standardisere på Office 2000.

12

Hvor lenge er en standard gyldig? II

• En valgt standard skal vurderes løpende. Den skal oppheves eller avløses av en annen valgt standard så snart en totalvurdering tilsier at det er hensiktsmessig

13

Standardisering på kontorstøtte-produkt

• Orientering om arbeidet så lang

• Problemstillinger knyttet til standardisering på kontorstøtteprodukt

• Videre arbeid mot en anbefalt standard

14

Utgangspunkt

• Word-97, Excel- 97 og PowerPoint-97 er valgt som standard kontorstøttesystem fra 01.01.99 og inntil nytt vedtak om standarder fattes

• Orgutvedtak om IT-standardisering (K-sak 261/98)– for kontorstøttesystem og triviell infrastruktur

– gjelder også vitenskapelig ansatte - så langt mulig

– PC er standard (ikke Mac)

• Vi stiller altså med et detaljert mandat. Vesentlige premisser er lagt

15

Relevante spørsmål I

• Er totalkostnadene forbundet med å gå fra MS kontorstøtteprodukt til andre leverandørers produkt så store at en overgang er utenkelig? (Lotus´Campusavtale koster 180 000 i tre år. Alle studenter og ansatte er inkludert. Ved utgangen av avtalen eier vi produktene)

• Når vil en kost/nytte-vurdering tilsi at vi vinner så mye i bedret funksjonalitet at vi kan forsvare prisen det koster å oppgradere? (Pris på programvare utgjør bare en (liten) del av kostnaden knyttet til oppgradering/skifte av programvare.)

16

Relevante spørsmål II• Tilsier en totalvurdering at det er hensiktsmessig å oppdatere fra

Word-97, Excel-97 og PowerPoint-97 til Office 2000 (standard) nå? (En valgt standard skal vurderes løpende. Den skal oppheves eller avløses av en annen valgt standard når en totalvurdering tilsier at det er hensiktsmessig)

• Har standardisering en skjult kostnad? Ved å binde oss totalt til en leverandør, vet leverandøren at det koster oss store summer å skifte til andre leverandørers produkt. Hvordan finner vi det optimale punkt mellom ensartede gjennomgående løsninger for hele NTNU og leverandøruavhengighet?

• Betyr en Campusavtale, dvs at vi leier produkt, at vi binder oss enda tettere til en leverandør?

Hvem presser på for oppgradering?

• Microsoft og leverandører som forhandler Microsoftprodukt og avtaler (Campus og Select) ønsker at vi skal inngå ny avtale. Lotus er også på banen

• Miljø ved NTNU

18

Hva skjer: Hvis vi går over til andre kontorstøtteprodukt (ikke Office)?

• Vi vil trolig ikke få bedret funksjonalitet

• Opplæring, konvertering, installasjon, avinstallasjon, opplæring av IT-personalet…. Totalkostnaden vil være meget høy.

• Et lite realistisk alternativ?

19

Hva skjer:Hvis vi ikke tegner ny Select eller Campus avtale nå?

• NTNU kan likevel, på det tidspunktet vi finner det formålstjenlig, oppdatere produktene i Office standard (Word, Excel og Powerpoint), Backoffice klient og Win95/98/NT til versjoner av programvaren som er offentliggjort innen 31.12.99, dvs Office 2000 (standard) og Backoffice (ver ?), uten å betale noe til programvareleverandøren da dette inngår i den avtalen vi allerede har betalt for. Avtalen gjelder for 2 500 ansatte ved NTNU

• På det tidspunktet NTNU finner det formålstjenlig, kan vi tegne ny avtale

20

Hva skjer:Hvis NTNU tegner ny Select-avtale?• De som av faglige eller administrative grunner har behov for

nyere produkt enn dem vi har avtale for eller andre produkt i MS Select-portefølje, får billigere programvare

• Per år over to år koster det 1.68 mill (nov 99) å opprettholde vedlikehold av lisenser for ansatte (Windows, Office Standard, Backoffice klient) Vi må ta ut et visst volum for å være berettiget til en Select-avtale. Nykjøp kommer i tillegg

• En Select-avtale for NTNU endrer ikke på den ansattes forpliktelser i forhold til å rette seg etter vedtatte standarder. Eller: Microsoft får ikke ”fullmakt” til å bestemme når NTNU skal gå over til nye standardprodukt selv om vi inn går en Selectavtale

21

Hva skjer:Hvis lokale miljø tegner Campusavtale som spleiselag? I

• Miljø som av administrative eller faglige grunner vil ha behov for et bredere produktspekter eller nyere versjoner av programvaren, kan tegne egen Campusavtaler og dekke kostnadene selv

• Dersom det er tilstrekkelig mange miljø (< 100 ansatte) som deler på kostnaden (1.5 mill årlig for Campus), kan vi på denne måten få en Campus-avtale som gjelder hele NTNU.

22

Hva skjer:Hvis lokale miljø tegner Campusavtale som spleiselag? II

• En Campus-avtale for hele NTNU eller deler av NTNU, endrer ikke på den ansattes forpliktelser i forhold til å rette seg etter vedtatte standarder. Eller: Microsoft får ikke ”fullmakt” til å bestemme når NTNU skal gå over til nye standardprodukt selv om vi inn går en Campusavtale

23

Videre arbeid mot en anbefalt standard

• Et forslag til konklusjon foreligger umiddelbart etter nyttår. Innspill mottas inntil da. Husk rammebetingelsene.

• Notat om standard kontorstøtteverktøy sammen med et generelt notat om standardisering, prosjektplan m/medarbeidere og tidsfrister. Frist ?

• Presentasjon i dekan og direktørmøtene. Når?

24