Istituto Superiore “Cesare BALBO”...ISTITUTO D'ISTRUZIONE SUPERIORE “Cesare BALBO” MANUALE DELLA QUALITÀ p. 03/062 A fronte della politica sopra esposta la scuola ha fissato

ISTITUTO D'ISTRUZIONE SUPERIORE

“Cesare BALBO”

MANUALE DELLA

QUALITÀ p. 01/062

Istituto Superiore “Cesare BALBO”

secondo la norma UNI-EN ISO 9001:2008

COPIA OPERATIVA (CONTROLLATA) N° 1

n. b.: “copia controllata” è una copia che viene aggiornata con continuità anche dopo la distribuzione

COPIA INFORMATIVA N° 3

EDIZIONE N° 3 REV. 5 EMESSA IN DATA 10/02/2014

Questo Manuale è di proprietà dell’Istituto Superiore “Cesare BALBO” ------------------------------------------ Ogni divulgazione e riproduzione o cessione di contenuti anche parziali a terzi deve essere autorizzata dalla Direzione che lo ha approvato e ne ha curato l’emissione.

Emesso dal Responsabile SGQ ______________________________________ (prof.ssa Simona FOLLESE)

Approvato dalla Direzione

______________________________________ (Dirigente Scolastico, prof. Riccardo CALVO)

DATA PRIMA EMISSIONE

01/03/2010 VISTO PRIMA EMISSIONE APPROVAZIONE DIREZIONE

INDICE REVISIONE

5

DATA AGGIORNAMENTO

10/02/2014

VISTO EMISSIONE RSGQ

10/02/2014

TIPO MODIFICA

aggiornamento e revisione

DATA DECORRENZA MODIFICA

10/02/2014

APPROVAZIONE DIREZIONE

10/02/2014


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POLITICA DELLA DIREZIONE

Il presente documento di Politica della Qualità viene redatto dallo Staff di Dirigenza dell’Istituto Superiore “Cesare Balbo” (composto da: Dirigente scolastico, Vicario del DS, Collaboratori del DS, Coordinatori di indirizzo, Funzioni strumentali, Responsabile SGQ, Membri del Gruppo operativo del Sistema Qualità) e la sua approvazione da parte del Collegio dei Docenti e del Consiglio di Istituto è garanzia di condivisione dei requisiti, degli obiettivi fondamentali e delle strategie necessarie al loro raggiungimento da parte di tutte le componenti del Sistema interno.

La Politica della Qualità vuole definire il miglior livello qualitativo raggiungibile, senza dimenticare che la scuola, istituzionalmente, ha vincoli cogenti di struttura, di organizzazione e di amministrazione; mira, in particolare, a ottimizzare l’organizzazione interna, la comunicazione, la qualità della didattica e, attraverso queste, l’immagine esterna della scuola stessa. Le azioni finalizzate al raggiungimento degli obiettivi di cui al precedente punto devono essere caratterizzate da efficacia, efficienza e trasparenza di ogni atto gestito e offerto dalla scuola.

Gli aspetti sui quali la Direzione intende lavorare sono i seguenti: • cura del Cliente e rispetto delle sue esigenze, nella consapevolezza che la

qualità del servizio/percorso formativo non risiede soltanto nei suoi aspetti tecnici, ma anche nelle modalità di gestione, attraverso un corretto rapporto di fiducia con i clienti e di supporto per tutte le necessità in merito;

• cura dell’immagine aziendale sul mercato, per trasmettere ai clienti la consapevolezza di servirsi di una professionalità acquisita col tempo e l’esperienza e di un valido supporto continuo sul quale possono porre il massimo affidamento;

• definizione accurata del livello di servizio e dei metodi di monitoraggio da fornire, per garantire la massima chiarezza e completezza delle informazioni date al cliente;

• valorizzazione del personale aziendale, per assicurare sia la disponibilità di operatori qualificati, sia per garantire la motivazione ed il coinvolgimento.

Per perseguire gli intenti che la scuola si pone, la Direzione intende: • porre la massima attenzione alle esigenze dei clienti, prevedendo un sistema

di rilevamento della soddisfazione; • lavorare per garantire il miglioramento continuo dei propri processi interni,

dei servizi/corsi erogati e delle relative attività; • sensibilizzare e formare in modo continuativo il personale coinvolto nelle

attività aventi influenza sulla qualità, ai fini di garantirne la massima professionalità e competenza;

• definire specifici obiettivi di qualità concreti e misurabili nel rispetto delle strategie aziendali e delle risorse disponibili;

• attivare specifiche fasi di verifica e di riesame del sistema di gestione per la qualità e delle presente politica per la qualità al fine di garantirne l’efficacia e la corretta implementazione;

• riesaminare periodicamente la politica per la qualità, in sede di riesame della Direzione, al fine di garantirne la continua idoneità.

La Dirigenza dell’Istituto Superiore “Cesare Balbo” s’impegna a diffondere a tutto il personale la presente politica per la qualità ed a riesaminarla su base annuale nel corso del riesame della direzione.


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A fronte della politica sopra esposta la scuola ha fissato i seguenti obiettivi: 1. offrire agli alunni una formazione culturale globale, in grado di costruire le

coordinate del giudizio critico, delle strutture logiche, della sensibilità e del gusto, nella tutela dei diritti inviolabili dell’uomo, secondo i principi fondamentali di uguaglianza, imparzialità e partecipazione;

2. favorire un processo educativo che avvenga secondo uno sviluppo che valorizzi attitudini, capacità e aspettative di ciascuno, nel rispetto dei tempi e dei limiti personali;

3. diversificare la proposta formativa adeguandola alle esigenze di ciascuno, garantendo a tutti uguali opportunità di crescita culturale, rispettando ogni cultura, rifiutando ogni forma di discriminazione, prestando attenzione al processo di maturazione sia cognitivo sia affettivo-emotivo dei soggetti; promuovere la crescita di ogni studente nella sua irripetibilità e diversità, consentendogli di riconoscere e scoprire il suo volto autentico anche attraverso il valore strategico della pedagogia degli errori; rendere accessibile e praticabile a tutti il diritto alla pari opportunità, all’apprendimento ed al ben-essere a scuola; favorire l’integrazione dei più deboli, superando situazioni di disagio attraverso azioni tempestive di integrazione (in particolare mantenendo l’attenzione nei confronti di chi presenti problematiche legate a disabilità motoria, sensoriale, psichica) e nel contempo curare l’eccellenza;

4. facilitare le comunicazioni e le relazioni positive interne ed esterne nei rapporti interpersonali, tra le componenti della scuola, con gli EE.LL., tra le scuole del territorio, con la società civile ingauna, con ogni possibile interlocutore;

5. promuovere a. l’autonomia dell’Istituto, intesa come capacità progettuale (POF,

innovazione didattica, attuazione della riforma, nuovi indirizzi), partecipazione e responsabilità diffuse dei Docenti - Alunni - Genitori , interazione costante con il territorio e con il villaggio globale;

b. l’Istituto come centro di irraggiamento culturale; c. cittadinanza attiva, cultura della legalità, solidarietà e convivialità,

rispettando e facendo rispettare le leggi scritte e non scritte; 6. ottimizzare l’organizzazione interna, eliminando e prevenendo possibili

inefficienze e stabilendo efficaci modalità di gestione e di controllo; 7. garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili ai prodotti, ai servizi

e alle attività della Scuola; 8. offrire un servizio didattico-educativo qualificato professionalmente e interagente

con l’esterno; 9. sviluppare costantemente la logica del miglioramento dei servizi erogati,

operando sistematicamente e coinvolgendo in tal senso tutti i livelli dell’Organizzazione;

10. sviluppare azioni di aggiornamento continuo per i propri dipendenti e collaboratori interni, promuovendone lo sviluppo professionale, la motivazione e la migliore assimilazione possibile del sistema di gestione della qualità, anche al fine di creare un ambiente adatto al pieno coinvolgimento e alla motivazione del personale nel perseguimento degli obiettivi;

11. gestire i rapporti con i propri fornitori in un’ottica di reciproco beneficio al fine di migliorare le capacità di entrambi di creare valore.

La scuola traduce le finalità generali sopra esposte in specifici obiettivi per la qualità,

individuando altresì indicatori misurabili e personalizzati dell’effettivo grado di raggiungimento degli obiettivi stessi.

L’Istituto persegue i principi della Qualità operando per il miglioramento del servizio in ogni settore. In particolare, focalizza la propria attenzione:

− sulle Risorse umane, attraverso la qualificazione, la valorizzazione e la motivazione del personale, favorendo le azioni di formazione, di


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responsabilizzazione, di potenziamento della professionalità; di comunicazione e diffusione dei valori, delle strategie e dei piani operativi della scuola;

− sugli Utenti, attraverso le azioni di incoraggiamento alla esplicitazione dei bisogni, delle aspettative, dei desideri, delle critiche, dei suggerimenti di tutti i soggetti che operano per la scuola e nella scuola in qualità di Utente; inoltre attraverso la comunicazione e la diffusione del principio di “Soddisfazione dell'Utente”, al fine di farne appieno comprendere e condividere il significato nell’ottica del miglioramento;

− sull’Istituto, attraverso la valorizzazione e la conservazione oculata dei beni presenti, l’uso corretto e migliore possibile dei mezzi finanziari, la programmazione di attività che rispondano ai reali bisogni degli Utenti;

− sul Contesto ambientale, attraverso la costante attenzione ai problemi della sicurezza dell’ambiente “scuola” e la gestione della rete di relazioni con i soggetti istituzionali e non presenti sul territorio, al fine di valorizzarne le potenzialità di collaborazione con la scuola.

La Politica della Qualità dell’Istituto Superiore “Cesare Balbo” si pone (compatibilmente con i vincoli già enunciati) i seguenti traguardi raggiungibili nell'immediato:

• riduzione della dispersione scolastica e promozione del successo formativo • incremento delle attività di orientamento e di accoglienza con la costituzione di un

gruppo di lavoro per creare un clima idoneo all’apprendimento, alla condivisione del progetto educativo d’istituto e al benessere scolastico, contrastando sul nascere fenomeni di bullismo;

• incremento delle attività volte a garantire la sicurezza nell’ambiente di studio e di lavoro;

• promozione di piani di addestramento/formazione del personale al fine di ottimizzare il processo di crescita professionale;

• partecipazione e coinvolgimento dei destinatari, delle parti interessate e del personale nella comune azione di miglioramento e sviluppo;

• centralità del Sistema Cliente; • garanzia di informazione precisa, puntuale e motivata per ogni aspetto su cui la scuola

deve e può rispondere nei confronti del Cliente; • garanzia di ogni facilitazione di incontri con il Sistema Cliente, attraverso tutti i mezzi

comunicazione; • garanzia di offerta della più ampia area di Orientamento in entrata, in itinere e in

uscita; • garanzia di attrezzature idonee, adeguate ed accessibili per una didattica attuale, sicura

ed efficace; • rispetto del P.O.F., del Contratto Educativo e del Contratto Formativo; • individuazione di indicatori e loro periodica revisione per la valutazione del servizio

offerto e per il suo costante miglioramento; • garanzia di formazione e di aggiornamento delle competenze del personale interno; • creazione di un Organo di Sistema di gestione della Qualità, capace di individuare i

disservizi e/o le non soddisfazioni del Sistema Utente ed apportare azioni correttive ed ideare azioni preventive;

• mantenimento della Certificazione UNI EN ISO 9001 : 2008. Gli obiettivi a medio termine sono così individuati: • garanzia di servizio efficace e tempestivo da parte di tutto il personale della scuola,

adeguato a specifiche esigenze individuali e/o di gruppi di Utenti; • potenziamento degli strumenti di autovalutazione interna per il raggiungimento degli

obiettivi di efficacia, efficienza e trasparenza; • potenziamento della cultura della Qualità e della logica del costante miglioramento in

tutto il Sistema; • potenziamento della collaborazione con il sistema sociale, economico e formativo del

territorio;


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• richiesta di Accreditamento per l’Orientamento;

Per l'a.s. 2013/2014 il raggiungimento di tali obiettivi avrà come presupposto la prosecuzione dell'adeguamento delle pratiche didattiche e organizzative ai dettami della Riforma della scuola emanata dal Ministro Gelmini, continuando quanto sia già stato sviluppato negli scorsi anni, e quanto previsto in materia di istruzione contenuto nella cosiddetta Spending Rewiev dall’anno 2012 (convertita in legge con DL del 6 luglio 2012, n. 95, pubblicato sul Supplemento ordinario n. 141 alla Gazzetta Ufficiale n. 156 del 6 luglio 2012), in particolare l’art. 7, commi 27-42.

Più nel dettaglio:

1. la Dirigenza convocherà riunioni per assi culturali e segmenti disciplinari (asse dei linguaggi: italiano, latino, greco; lingue straniere; arte, discipline artistiche, musica; Asse matematico: matematica, informatica; asse scientifico-tecnologico: scienze naturali, fisica, scienze motorie; asse storico-sociale: geostoria, storia, filosofia, scienze umane, diritto, religione ) ad inizio anno per monitorare la progettualità delle varie discipline dopo l’adeguamento dei contenuti alla didattica per competenze (procedura iniziata nel corso dell’a.s. 2011-2012), non solo sulle classi del biennio, dove la Riforma è già stata applicata, ma anche – in via sperimentale – per le classi successive, in previsione di una valutazione per competenze oggetto delle prove obbligatoriamente nei prossimi anni scolastici;

2. Progetto “Cittadinanza e Costituzione”: come dettato dall’ art. 1 della legge n. 169/2008, è afferente alle aree storico-geografica e storico-sociale, integrando alcuni contenuti di tali discipline con un repertorio di contenuti specifici che, partendo dalla conoscenza approfondita della Costituzione, attraversa lo studio degli Statuti regionali ed estende l’interesse ai documenti nazionali, europei e internazionali (la Carta europea dei diritti fondamentali, la Carta delle Nazioni Unite, la Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo, la Convenzione dei diritti dell’infanzia, la Carta dei valori, della cittadinanza e dell’integrazione) al fine di formare mentalità aperte ad una visione multiprospettica e plurale della realtà. I contenuti specifici riguardano altresì le conoscenze relative all’ordinamento della Repubblica, alla organizzazione politica ed economica dell’Europa, agli organismi internazionali. Nel nostro istituto “Cittadinanza e Costituzione” è stata sperimentalmente introdotta come una disciplina con una valutazione, inserita sulla pagella, ma senza incidere sulla media scolastica. Verranno quindi attivati percorsi unidisciplinari (per il I, III, IV, V anno di corso), e interdisciplinari (II anno di corso), centrati sull’approfondimento tematico suggerito da specifici articoli della Costituzione. Tali approfondimenti consentono di attivare e potenziare, in situazioni formative strutturate, non solo le abilità disciplinari specifiche, ma anche le competenze chiave di cittadinanza attiva, rendendo più esplicita la sottolineatura delle abilità meta-cognitive e relazionali messe in gioco attraverso metodologie didattiche quali, ad esempio, l’apprendimento cooperativo.

3. In ottemperanza alle linee generali, presenti nel DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 marzo 2013 , n. 80 . (Regolamento sul sistema nazionale di valutazione in materia di istruzione e formazione), e con particolare riferimento all’art.3, punto a, l’Istituto Balbo intraprende uno sforzo progettuale nell’intento di realizzare, in maniera coerente, condivisa e trasparente, il compito di autovalutazione del processo di insegnamento-apprendimento. A tale scopo vengono utilizzate le rilevazioni sugli apprendimenti e le elaborazioni restituite dall’Invalsi, sia nelle modalità di verifica seguite sia nella valutazione dei risultati ottenuti, per riflettere sulla qualità didattica dei Piani predisposti per i singoli anni di corso liceale, in merito al rapporto tra abilità e contenuti disciplinari , alle metodologie attuate, alle modalità di verifica e valutazione e predisporre interventi di miglioramento didattico, in termini di efficacia ed efficienza. La traduzione operativa prevede una progettualità di Istituto


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che si articola nella seguente modalità:

− I ANNO: somministrazione della prova nazionale (terzo anno scuola secondaria di primo grado) di italiano e matematica, per rilevare i livelli di ingresso delle abilità specifiche;

− II ANNO: simulazione (almeno una) della prova INVALSI solitamente somministrata nel mese di maggio, utilizzando il programma AULAZEROUNO;

− III ANNO: restituzione ad alunni e famiglie dei risultati della prova INVALSI sostenuta nell’anno precedente;

− IV ANNO: simulazione di almeno una prova INVALSI su modello di quella proposta per l’ultima anno di corso;

− V ANNO: somministrazione di una o due prove INVALSI su modello di quella proposta per l’ultima anno di corso.

4. adeguamento alle norme in materia del contenimento di spesa (voce ministeriale): la scuola ha adottato l’utilizzo del Registro elettronico-informatico per tutte le classi e tutti i docenti dell’Istituto; le famiglie hanno accesso ai dati del registro, alle comunicazioni scuola-famiglia, la trasmissione delle pagelle avviene quasi nella totalità dei casi in formato digitale; ogni aula è dotata di un PC per la compilazione in diretta del registro da parte del docente; sempre in tale ottica, ogni comunicazione all’interno della scuola (circolari, comunicazioni, convocazioni, messe a disposizioni, domande, …) è smaterializzata;

5. adeguamento alle norme in materia del contenimento di spesa (voce provinciale): a seguito del contenimento della spesa, previsto e attuato dall’Amministrazione provinciale, specie in materia di riscaldamento, visto il garantirsi del confort termico esclusivamente per un massimo di 42 ore settimanali, si dovranno contenere le attività extrascolastiche pomeridiane entro le ore 15.30; la scuola, da parte sua, decide di attuare un protocollo di contenimento delle spese (energetiche, idriche, di riscaldamento, …) sia nell’ottica del risparmio energetico, sia come attuazione dei progetti inerenti al consumo responsabile, da anni sviluppati all’interno dell’Istituto, nonché come modello di educazione civica e ambientale;

6. adeguamento alle scelte provinciali e regionali in materia di trasporti pubblici e di erogazione del servizio scolastico nell’arco della settimana (orario pomeridiano e articolazione del tempo-scuola su 5 o 6 giorni)

7. potenziamento e razionalizzazione delle attività orientamento, sia in ingresso dalla scuola secondaria di I grado (istituzione del “festival della scienza”, con attività laboratoriali di ambito scientifico allestite in vari spazi della scuola attraverso la collaborazione di docenti e studenti) sia in uscita verso l’università, coordinandole molto più attentamente e dirigendole sempre più nell’ottica delle richieste di genitori e alunni;

8. attivazione, nell’ottica dell’imminente applicazione della riforma scolastica, che prevede l’insegnamento di una disciplina non linguistica in lingua veicolare (CLIL) nelle classi terminali dei licei e degli istituti tecnici, di un progetto CLIL di biologia/scienze della Terra nelle classi dell’ultimo e penultimo anno di questo istituto. La metodologia CLIL permette lo sviluppo di competenze chiave relative alla disciplina e alla lingua in contesti autentici e motivanti e al contempo facilita l’acquisizione di specifiche abilità di studio e competenze trasversali alle discipline. Per la realizzazione del progetto saranno utilizzate le TIC ed effettuato uno scambio virtuale (e-twining) con classi straniere. Per il conseguimento di questo obiettivo è previsto un percorso di formazione dei docenti in collaborazione con l’università Ca’

Foscari di Venezia.

Riguardo allo staff del Dirigente Scolastico, si decide di continuare a identificare oltre alla figura del Vicario, quella del primo collaboratore, garantendo sempre anche nel Plesso


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Lanza un’attenzione costante e una presenza continua, a servizio sia dei docenti sia degli alunni e delle famiglie, visto il positivo risultato dello scorso anno.

Si continuerà la struttura della Commissione Qualità.

Ugualmente si dovrà riflettere anche sulla riorganizzazione del personale ATA, sia per la

parte dei collaboratori scolastici, sia per gli amministrativi, in seguito ai tagli operati nel numero del personale. Sarà rivisto il carico di lavoro richiesto a ciascun componente e si rideterminerà la collocazione del personale di segreteria nei diversi uffici in modo da garantire una qualità migliore dei servizi offerti all'utenza: la nuova collocazione tiene conto del trasferimento presso la scuola di un nuovo Direttore dei Servizi Generali Amministrativi.

Il fondo di istituto per il prossimo anno scolastico sarà destinato in parte al pagamento delle supplenze, dal momento che, in seguito alla nuova normativa in materia di ore di docenza e alla determinazione delle varie cattedre, non sarà più possibile servirsi delle ore a disposizione dei docenti.

Nell’ottica di un miglioramento della dotazione dei laboratori, una Funzione strumentale specifica e dedicata si occuperà di progettare e rinnovare LABORATORI e STRUMENTAZIONI, laddove sia necessario, collaborando con i docenti delle materie specifiche e raccogliendo le esigenze e le modalità migliori per procedere all’ammodernamento delle apparecchiature informatiche, e di coordinare progetti di ambito scientifico relativi all’ambiente e al territorio (progetto ScuoleInsieme e laboratorio della Memoria e della Speranza).


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IMPEGNO DELLA DIREZIONE

La Direzione della scuola si impegna a mettere a disposizione le risorse necessarie per la realizzazione di questi obiettivi, all’interno di un quadro di disponibilità finanziarie definite e approvate dal Consiglio d’Istituto.

Il Responsabile della Commissione Garanzia Qualità ha la piena responsabilità ed autorità per attivare azioni preventive e correttive al fine di assicurare la realizzazione della presente politica.

La Dirigenza dell’Istituto è responsabile della gestione e del controllo della Politica della Qualità.

DICHIARAZIONE DI AUTORITÀ

Il Dirigente Scolastico riconosce con questa dichiarazione che il Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità in vigore dal 02.05.2013 descrive le politiche, l’Organizzazione ed il sistema di gestione della scuola.

Il Dirigente Scolastico dispone pertanto che le direttive contenute nel Manuale siano correttamente seguite da parte di tutto il personale.

Casale Monferrato, 10 settembre 2013

Firma per presa visione

PPV del Responsabile SGQ

______________________________________ (prof.ssa Simona FOLLESE)

Il Dirigente Scolastico prof. Riccardo CALVO


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Indice generale

SEZIONE 1 1. SCOPO DEL MANUALE 13

1.1. Campo di applicazione 14 1.2. Presentazione dell'Istituto 15

SEZIONE 2

2. RIFERIMENTI NORMATIVI 20

SEZIONE 3

3. TERMINI E DEFINIZIONI 23 3.1. Abbreviazioni e acronimi contenuti nel manuale 25

SEZIONE 4

4. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 28 4.1. Requisiti generali 28 4.2. Requisiti relativi alla documentazione 28

4.2.1. Generalità 28 4.2.2. Manuale della Qualità 29 4.2.3. Tenuta sotto controllo dei documenti 30 4.2.4. Tenuta sotto controllo delle registrazioni 31

SEZIONE 5

5. RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE 33 5.1. Impegno della direzione 33 5.2. Attenzione focalizzata al cliente 33

5.2.1. Requisiti di tipo cogente 34 5.3. La politica per la qualità’ 34 5.4. Pianificazione 35

5.4.1. Obiettivi per la Qualità 35 5.4.2. Pianificazione della Qualità 36

5.5. Responsabilità, autorità e comunicazione 36 5.5.1. Responsabilità ed autorità 36


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5.5.2. Rappresentante della direzione 36 5.5.3. Comunicazione interna 37

5.6. Riesame da parte della direzione 37 5.6.1. Generalità 37 5.6.2. Elementi in ingresso per il riesame 38 5.6.3. Elementi in uscita del riesame 39

SEZIONE 6 6. GESTIONE DELLE RISORSE 41

6.1. Messa a disposizione delle risorse 41 6.2. Risorse umane 41

6.2.1. Generalità 41 6.2.2. Competenza, formazione-addestramento e consapevolezza 42

6.3. Infrastrutture 42 6.4. Ambiente di lavoro 43

SEZIONE 7

7. REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO 45 7.1. Pianificazione della realizzazione del prodotto 45 7.2. Processi relativi al cliente 45

7.2.1. Determinazione dei requisiti relativi al prodotto 45 7.2.2. Riesame dei requisiti relativi al prodotto 46 7.2.3. Comunicazione con il cliente 47

7.3. Progettazione e sviluppo 47 7.3.1. Pianificazione della progettazione e sviluppo 47 7.3.2. Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo 48 7.3.3. Elementi in uscita della progettazione e sviluppo 49 7.3.4. Riesame della progettazione e sviluppo 49 7.3.5. Verifica della progettazione e sviluppo 50 7.3.6. Validazione della progettazione e sviluppo 50 7.3.7. Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e

sviluppo 51

7.4. Approvvigionamento 51 7.4.1. Processo di approvvigionamento 51 7.4.2. Informazioni per l’approvvigionamento 54 7.4.3. Verifica dei prodotti approvvigionati 54

7.5. Produzione ed erogazione del servizio 54 7.5.1. Tenuta sotto controllo delle attività di Produzione ed

erogazione di servizi 54

7.5.2. Identificazione e rintracciabilità 55 7.5.3. Proprietà del cliente 55 7.5.4. Conservazione dei prodotti 56


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SEZIONE 8

8. Misurazione, analisi e miglioramento 58 8.1. Generalità 58 8.2. Monitoraggi e misurazioni 58

8.2.1. Soddisfazione del cliente 58 8.2.2. Audit interno 58 8.2.3. Monitoraggio e misurazione dei processi 59 8.2.4. Monitoraggio e misurazione del prodotto 59

8.3. Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi 60 8.4. Analisi dei dati 60 8.5. Miglioramento 61

8.5.1. Miglioramento continuo 61 8.5.2. Azioni correttive 61 8.5.3. Azioni preventive 62


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SEZIONE 1 1. SCOPO DEL MANUALE

1.1. Campo di applicazione 1.2. Presentazione dell'Istituto



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DATA AGGIORNAMENTO

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TIPO MODIFICA

aggiornamento presentazione

Istituto


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1. Scopo del manuale

Il presente Manuale della Qualità descrive il Sistema di Gestione per la Qualità della nostra Scuola in accordo alla norma UNI EN ISO 9001: 2008, ed è stato istituito allo scopo di:

− garantire la Qualità mediante: − la descrizione sintetica delle funzioni scolastiche, dei compiti e delle responsabilità; − l’illustrazione delle procedure di sistema che identificano, pianificano, realizzano e

controllano le attività che influenzano la qualità dei servizi; − fungere da riferimento per gli addetti ai lavori e gli ispettori incaricati degli audit. − coinvolgere tutto il personale nella definizione del Sistema e nel mantenimento della

corrispondenza tra requisiti specificati e risultati, fino al costante miglioramento dei valori di tutti i parametri della qualità.

Il presente Manuale viene integrato dalle seguenti procedure contenute nel fascicolo "Procedure".

Procedura Titolo Descrizione contenuto

Manuale Manuale della qualità

E’ la presentazione del Sistema di Gestione dell’Istituto ed è studiato per comunicare a tutti gli interessati (studenti, famiglie, docenti e personale) le scelte organizzative generali; le modalità di gestione specifiche sono invece riportate nelle Procedure che seguono.

PQ 01 – Procedura di gestione della documentazione

Definisce le modalità di gestione controllata dei documenti e i criteri per la diffusione delle comunicazioni interne dell’Istituto. L’emissione, la modifica, la distribuzione, la conservazione e la comunicazione dei documenti avvengono nei modi previsti da questa procedura.

PQ 02 – Procedura di gestione delle registrazioni della qualità

Definisce i criteri per l’identificazione, la catalogazione, la raccolta, l’archiviazione, l’accesso e la conservazione delle registrazioni del Sistema di Gestione (es.: protocollo)

PQ 03 – Procedura di gestione delle audit interni

Indica le modalità operative per l’attività di verifica interna

PQ 04 – Procedura di gestione delle non conformità di servizio

Precisa le modalità utilizzate per effettuare le segnalazioni di reclami, non conformità (mancato soddisfacimento di un requisito); stabilisce azioni preventive, correttive (per eliminare la causa di una non conformità), trattamenti e correzioni (per eliminare una non conformità).

PQ 05 – Procedura di gestione Individua le necessità e le azioni da


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del miglioramento azioni preventive

intraprendere per ottenere il miglioramento del servizio scolastico, dopo aver esaminati i dati relativi alle non conformità o reclami.

PQ 06 – Procedura di gestione del miglioramento azioni correttive

La presente procedura è emessa per gestire l’individuazione, l’attuazione, il monitoraggio degli esiti, il riesame e la documentazione delle azioni correttive al SGQ dell’Istituto.

PQ 07 – Procedura di gestione degli approvvigionamenti

Definisce i criteri e le modalità per l’effettuazione degli ordini ai fornitori dell’Istituto e per il controllo delle forniture. La procedura si applica a tutti gli acquisti effettuati dall’Istituto.

PQ 08 –

Procedura di gestione della progettazione e dell’erogazione dei servizi formativi finanziati attraverso fondi esterni

Definisce i criteri e le modalità per la progettazione delle attività formative finanziate attraverso fondi pubblici esterni (obbligo formativo, formazione superiore, formazione continua)

PQ 09 - Procedura di gestione dell'erogazione del servizio

Definisce le modalità da seguire per l’erogazione di nuovi corsi

PQ 10 - Procedura di gestione degli stage

Descrive le modalità da seguire per effettuare gli stage

PQ 11 - Procedura per la selezione dei docenti

Descrive le modalità da seguire per l’individuazione delle competenze richieste al personale docente impiegato nelle attività di insegnamento e verifica per i corsi approvati

PQ 12 - Procedura di gestione dell'analisi dei fabbisogni formativi

Descrive le modalità da seguire per la definizione delle proposte formative da presentare al territorio

PQ 13 – Procedura di gestione del budget

Definisce i criteri e le modalità per la gestione economica delle attività formative finanziate attraverso fondi pubblici esterni (obbligo formativo, formazione superiore, formazione continua)

1.1. Campo di applicazione Il Sistema Qualità descritto nel Manuale coinvolge tutte le componenti dell'Istituto di Istruzione Superiore “C. Balbo” di Casale Monferrato e si applica alle attività di progettazione ed erogazione: corsi di istruzione superiore nei seguenti indirizzi: liceo classico, linguistico, scientifico, scienze sociali, scienze umane, scienze umane con opzione economico-sociale, sociopsicopedagogico, ed extracurricolari. Il SGQ considera tutti i punti della norma ISO 9001:2008, esclusi:

• Punto 7.5.2. Validazione dei processi di erogazione dei servizi - in quanto non vengono eseguiti processi speciali.


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• Punto 7.6. Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione – non applicabile per l'eventuale strumentazione da laboratorio, poiché è utilizzata solamente a scopo didattico e non per servizio.

1.2. Presentazione dell'Istituto L’Istituto Superiore “Cesare Balbo”, costituitosi dal 1° settembre 2000 in seguito alla fusione dei Licei Classico, Linguistico, Socio-Psico-Pedagogico e di Scienze Sociali col Liceo Scientifico “Natale, Silvio e Italo Palli”, mantiene e valorizza la storia dei singoli indirizzi quinquennali di cui è composto, vale a dire lo stratificarsi in esso di tradizioni educative, stili di comunicazione, esperienze didattiche da sempre conseguite con impegno e coerenza, seppur nella diversità. L’Istituto si articola in due sedi distinte: Il PLESSO BALBO-PALLI, in via Galeotto del Carretto / Piazza Castello, a Casale Monferrato, dove sono ospitati:

• il LICEO CLASSICO, istituito nel 1860; • il LICEO SCIENTIFICO “Palli”, istituito nell'anno scolastico 1941-1942;

Il PLESSO LANZA, in via Vercelli 1 / Piazza della Posta, a Casale Monferrato, dove sono ospitati:

• il LICEO LINGUISTICO, presente dall’anno scolastico 1992-1993; riformato (stesso ordinamento) nell’a.s. 2010-2011;

• il LICEO SOCIO-PSICOPEDAGOGICO, attivato dall’anno scolastico 1993-1994; riformato (Liceo delle SCIENZE UMANE) nell’a.s. 2010-2011;

• il LICEO DI SCIENZE SOCIALI, attivato su maxisperimentazione dall’anno scolastico 1999-2000; riformato (Liceo delle SCIENZE UMANE con opzione ECONOMICO-SOCIALE) nell’a.s. 2011-2012;

• dall’a.s. 2013-2014 è partito, poi, il Liceo delle SCIENZE UMANE con opzione ECONOMICO-SOCIALE a curvatura ARTISTICA (AUDIOVISIVO-MULTIMEDIALE);

• per il prossimo a.s. 2014-2015, infine, è stata chiesta l’autorizzazione all’attivazione di un percorso di LICEO ARTISTICO (biennio comune e triennio a sperimentazione AUDIOVISIVO-MULTIMEDIALE).

Complessivamente gli alunni sono 1089, ripartiti nel modo seguente: 499 nel Plesso Balbo-Palli, 590 nel Plesso Lanza. I docenti dell’Istituto sono 103 (compresi i 5 educatori comunali), mentre le unità del personale ATA ammontano a 27. I vari indirizzi offrono percorsi curricolari innovativi, pensati nell’ottica dell’autonomia, dei nuovi saperi e delle specifiche competenze che li contraddistinguono. Comune intento risulta la realizzazione di un ambiente educativo che insegni ad apprendere, in una dimensione pluridisciplinare intesa a creare una mentalità sistematica e reticolare, esercitata a cogliere collegamenti tra aspetti e dati delle diverse discipline. In particolare l’azione educativa persegue una duplice finalità. Da una parte, sviluppare e consolidare nei giovani strutture intellettuali forti e al tempo stesso duttili, per metterli in grado di affrontare la complessità del mondo odierno e per favorire la loro crescita etica e civile, per un inserimento nella società da cittadini responsabili e da persone equilibrate e costruttive. Dall’altra, coniugare i valori della scientificità con quelli dell’umanesimo, dell’istruzione e dell’educazione, in una prospettiva di crescita integrale dell’individuo. Al raggiungimento di tali risultati concorre l’impegno dei docenti e del personale che opera nella Scuola, con l’aiuto di sussidi didattici efficaci e aggiornati, in collaborazione costruttiva con alunni e famiglie, con un’apertura convinta nei confronti della società civile e del mondo


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economico e produttivo. Scuola radicata nel territorio, l’Istituto di Istruzione Superiore “C. Balbo” raccoglie una vasta utenza proveniente da un bacino in cui al Casalese si aggiungono il Monferrato astigiano fino a Moncalvo, l’Oltrepò fino a Trino Vercellese e Crescentino, la Lomellina nella zona del fiume Sesia (Candia, Breme, Mede). Tale realtà territoriale orienta la proposta formativa, imponendone una definizione calibrata e flessibile, in accordo con le specifiche esigenze dell’utenza. Il Collegio dei Docenti ha deciso di suddividere l’anno scolastico in due periodi di eguale durata (quadrimestre). Per tutti gli indirizzi di studio e per entrambi i plessi dell'Istituto Balbo le lezioni, che hanno inizio alle ore 7.45 e si concludono alle ore 13.00, sono articolate su cinque o sei giorni settimanali con una scansione oraria che prevede unità orarie da 50 o 60 minuti secondo il monte ore specifico di ciascuna classe e indirizzo. In ogni caso il rispetto del monte ore annuale; è fatto salvo dalla progettazione di attività differite aggiuntive obbligatorie da parte di ciascun Consiglio di Classe, previa disamina del numero di ore per ogni disciplina che dovrà essere garantito nella classe da ciascun docente. Ciò è possibile in quanto:

−−−− nell’istituto non avviene alcun tipo di riduzione dell’orario scolastico nei corsi Liceo Classico, Liceo Scientifico, Liceo delle Scienze Sociali, Liceo delle Scienze Umane;

−−−− l’orario scolastico è 7.45-13.00 con 34 settimane effettive di lezione previste in Piemonte a fronte delle 33 richieste dalla legge (206 giorni);

−−−− l’istituto, per garantire il monte ore previsto per i singoli indirizzi ha rinunciato ad avvalersi di momenti di sospensione dell’attività didattica in vigore presso scuole primarie e secondarie di primo grado della città e si impegna a recuperare eventuali sospensioni dell’attività didattica causate da nevicate o eventi meteorologici eccezionali;

−−−− secondo la C.M. 105 del 16 aprile 1975 (art. 17 comma f) e il D.L. 297 del 16 aprile 1994, art. 10 comma 3 lett. a, i docenti sono responsabilizzati alla sorveglianza degli alunni durante l’”intervallo” e che detta attività di sorveglianza risulta essere pienamente soddisfatta per quanto riguarda tutti i piani della scuola e gli spazi esterni-cortili.

Per le classi prime degli indirizzi Scientifico e Scienze Umane (“normale”, con opzione, con curvatura artistica) il Collegio Docenti e il Consiglio di Istituto hanno deliberato che l’orario delle lezioni si articoli su cinque giorni settimanali (escluso il sabato) con un recupero pomeridiano al mese, previsto di norma per il venerdì, per permettere agli utenti di fruire del monte ore completo di insegnamento come stabilito dal MIUR. Si precisa che, anche nel caso di questo assai limitato numero di rientri pomeridiani, agli studenti pendolari sarà concesso il permesso di uscita anticipata previa documentazione degli orari dei mezzi di trasporto. Per tutte le altre classi le lezioni saranno articolate su sei giorni e seguiranno una scansione oraria che prevede unità orarie da 50 o da 60 minuti secondo il monte ore specifico di ciascuna classe e indirizzo. Sulla base dell'art. 4 del DPR n. 275/99 per tutte le classi residuali del Liceo Linguistico e del Liceo Socio-psicopedagogico (le sole classi del V anno di corso) con 34 o 35 ore lezioni settimanali curricolari, si conferma la riduzione oraria della prima e dell'ultima ora a 50' per cause di forza maggiore (inadeguatezza dei trasporti e situazioni di eccezionale frammentazione del territorio in cui abitano gli alunni) così come deliberato fin dal Consiglio di Istituto del 10 settembre 2010 (e sempre reiterato), con un orario articolato in moduli da 54’-53’. Il rispetto del monte ore annuale è fatto salvo dalla progettazione di attività differite aggiuntive obbligatorie da parte di ciascun Consiglio di Classe, previa disamina del numero di ore per ogni disciplina che dovrà essere garantito nella classe da ciascun docente.


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Tutti i moduli di insegnamento verranno registrati sulle forme elettroniche del registro on line e programmati sulla scorta di un calendario che sarà messo a punto nel consiglio di classe di inizio d’anno e verificato alla fine del I quadrimestre, nel consiglio di classe intermedio del II quadrimestre. Questo al fine di ottimizzare la programmazione in tutte le sue parti e rispettare in ogni classe in modo pieno il prospetto delle ore da dedicarsi da parte di ogni insegnante alle attività differite aggiuntive obbligatorie ed il totale delle ore da “recuperare” da parte dell’intera classe. Nel corso del presente a.s., poi, il cambio degli orari dei trasporti su rotaia e su gomma ha reso necessario un adeguamento parziale degli orari su alcune tratte e – se la tendenza sarà confermata (come sembra) – si renderà necessaria un’azione di adeguamento orario (concertata con gli altri Istituti superiori della città) che sia compatibile con i tempo scuola obbligatorio (incidendo, però, sulle attività pomeridiane e su indispensabili rientri (e/o variazioni sugli orari del 6 giorno di lezione per gli indirizzi che lo prevedano). Le scuole, comunque, sono intenzionate (come già avvenuto nel corso di questo a.s.) a porre ferma opposizione a un cambiamento in questa direzione. L’Istituto di Istruzione Superiore “Cesare Balbo” ispira la propria azione educativa al dettato costituzionale e in particolare all’art. 3 della Costituzione Italiana che riconosce la diversità dei cittadini per sesso, etnia, lingua, religione, opinioni e condizioni, ma pari dignità sociale e uguaglianza davanti alla legge. La Repubblica, anche attraverso l’azione della scuola statale si prefigge il compito di rimuovere gli ostacoli che limitano la libertà e l’uguaglianza e di aiutare il pieno sviluppo della persona umana. Con questo la Scuola intende sottolineare la necessita che l'azione educativa non si realizzi in un'offerta unica e indistinta, indifferente alla diversità di cui ciascuno e portatore, ma si articoli in modo da tener conto delle situazioni di partenza di ciascuno. Ne deriva che l’Istituto opera con ogni mezzo per:

• differenziare la proposta formativa adeguandola alle esigenze di ciascuno (a tutti gli alunni deve essere data la possibilità di sviluppare al meglio le proprie potenzialità);

• valorizzare le molteplici risorse esistenti sul territorio (enti locali, associazioni culturali e professionali, società sportive, gruppi di volontariato, ma anche organismi privati) allo scopo di offrire un progetto educativo ricco e articolato affinché l'offerta formativa non si limiti alle sole attività curricolari ma assuma un più ampio ruolo di promozione culturale e sociale;

• far sì che l’istruzione e la formazione assurgano al ruolo di priorità fondamentali per la promozione della “società della conoscenza” e la realizzazione degli obiettivi strategici definiti dal Consiglio Europeo a Lisbona nel marzo 2000 e da raggiungere entro il 2010, vale a dire: “diventare l’economia basata sulla conoscenza più competitiva e dinamica del mondo, in grado di realizzare una crescita economica sostenibile con nuovi e migliori posti di lavoro e una maggiore coesione sociale”;

• abbracciare lo scambio di giovani come potente strumento di confronto interculturale, favorendo periodi di studio all’estero che rappresentano un’esperienza formativa forte e consentono di entrare in profondità nella realtà culturale di un altro Paese.

A tale paradigma si raccordano le strategie didattiche fondate su:

• la centralità del soggetto che apprende, e del suo diritto allo studio e al successo formativo;

• a qualità dell’insegnamento-apprendimento intesa come rispetto dei requisiti e dei bisogni dei destinatari del servizio scolastico;

• la libertà di ricerca e di insegnamento; • il rinnovamento dei contenuti e delle metodologie didattiche; • la partecipazione consapevole delle studentesse e degli studenti nella ricerca attiva

della conoscenza e nella realizzazione di un progetto di vita personale; • la presenza dell'insegnante come facilitatore di apprendimenti significativi e stimolo

della motivazione.

La proposta curriculare ed extracurriculare, rispondendo a tali requisiti, realizza un impianto


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formativo unitario ed organico, pur nella diversificazione e specificità degli indirizzi liceali. Introdotto nel 2005, anche il Sistema di Gestione per la Qualità ha favorito la promozione della qualità nella didattica e nell’organizzazione scolastica dell’Istituto, rendendo più efficaci e mirate le attività per:

• contribuire alla lotta alla dispersione scolastica mediante iniziative di sostegno didattico, recupero, allineamento ed integrazione;

• avviare iniziative sempre più efficaci di orientamento in ingresso nei confronti dei genitori e degli studenti di terza media;

• orientare in itinere, nell’arco del quinquennio, e nella scelta del lavoro o della facoltà universitaria nel post-diploma;

• attivare iniziative di accoglienza per l’inserimento degli allievi del primo anno e di promozione della sicurezza;

• promuovere piani di addestramento e di formazione del personale per ottimizzare il processo di crescita mediante il tutoraggio dei neo-assunti e la formazione del personale (long life learning) attraverso corsi di aggiornamento interni ed esterni;

• articolare la progettazione didattica, la gestione e il controllo dei processi di insegnamento;

• perseguire una sempre maggiore integrazione nel tessuto culturale e produttivo del territorio, contribuendone allo sviluppo.


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SEZIONE 2 2. RIFERIMENTI NORMATIVI



INDICE REVISIONE

5

DATA AGGIORNAMENTO

10/02/2014


10/02/2014

TIPO MODIFICA

adeguamento normativa


10/02/2014


10/02/2014


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2. RIFERIMENTI NORMATIVI

Il presente MQ che descrive il Sistema di gestione per la qualità dell’IIS Balbo e i relativi requisiti è stato redatto seguendo le prescrizioni delle seguenti Norme, leggi e testi:

Norme UNI

• UNI EN ISO 9000 Sistemi di gestione per la qualità – Fondamenti e terminologia (Edizione Dicembre 2005)

• UNI EN ISO 9001 Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti (Edizione Novembre 2008)

• UNI EN ISO 9004 Sistemi di Gestione per la Qualità – Linee Guida per il miglioramento delle prestazioni (Edizione Dicembre 2009)

• UNI EN ISO 19011 Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la Qualità e/o ambientale (Edizione 2002)

Tali Norme sono custodite presso il Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità.

Riferimenti cogenti, regolamentari e legislativi

• D.M n°166 del 25/05/2001;

• Legge Regionale n° 63 del 13/04/95;

• Dlvo 59/98 Decreto Legislativo 6 marzo 1998, n. 59

• Direttive Regionali

Legislazione di interesse generale

• Legge N°196 del 2003 e successive modifiche ”Trattamento dei dati personali”

• D.P.R. 81/08 riguardante il “miglioramento della sicurezza e della salute dei lavoratori sul luogo di lavoro” e successive modificazioni ed integrazioni

• normativa inerente all’Amministrazione trasparente

Principio generale di trasparenza La trasparenza è intesa come accessibilità totale delle informazioni concernenti l'organizzazione e l'attività delle pubbliche amministrazioni, allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche. La sezione “Amministrazione trasparente” è adeguata a quanto previsto dal Decreto legislativo n. 33 del 14 marzo 2013 che ha riordinato e semplificato la normativa in materia di obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’art. 1 c. 35 della legge n. 190/2012 “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione”. “Amministrazione trasparente” è organizzata in sezioni e in sotto-sezioni, dalle quali è possibile accedere alle informazioni che riguardano i diversi aspetti dell'attività amministrativa e istituzionale dell’IIS “Balbo”. Inoltre, le sotto-sezioni sono state integrate con le ulteriori tipologie di dati individuate dalla Commissione Indipendente per la valutazione, la trasparenza


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e l’integrità delle Amministrazioni pubbliche (CIVIT) tramite la Delibera n.50/2013. Rispetto alla precedente normativa “Trasparenza, valutazione e merito” sono stati apportati alcuni miglioramenti. La pubblicazione dei dati che presentano connotati di riservatezza viene effettuata garantendo la tutela la tutela della privacy, nel rispetto della normativa e delle indicazione del Garante della Privacy. Principali riferimenti normativi: • Legge n. 190, 6 novembre 2012 “Disposizioni per la prevenzione e la

repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione” • Decreto legislativo n. 33, 14 marzo 2013 “Riordino della disciplina

riguardante gli obblighi di pubblicita', trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni”

• Delibera CIVIT n.50/2013


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QUALITÀ p. 022/062

SEZIONE 3 3. TERMINI E DEFINIZIONI

3.1. Abbreviazioni e acronimi contenuti nel manuale



INDICE REVISIONE

1

DATA AGGIORNAMENTO

01/03/2010


01/03/2010

TIPO MODIFICA


01/03/2010


01/03/2010


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3. Termini e definizioni

Si recepiscono tutte le definizioni fornite dalla UNI EN ISO 9000:2008 – Sistemi di gestione per la qualità – Fondamenti e vocabolario. ALTA DIREZIONE: Dirigenza Scolastica (d.lgs. n.59/1998) ASSICURAZIONE (GARANZIA) DELLA QUALITÀ: Tutte le attività pianificate e sistematiche attuate nell'ambito del Sistema di Gestione per la Qualità, di cui viene data dimostrazione del soddisfacimento dei requisiti specificati AUDIT: processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze della verifica ispettiva e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri della verifica ispettiva sono stati soddisfatti. AUDIT INTERNI sono effettuati al fine di accertare la conformità dei processi dell’Organizzazione al proprio Sistema di Gestione per la Qualità. AZIONE CORRETTIVA: Processo da mettere in atto per porre permanentemente rimedio a problemi di qualità emersi da verifiche o da lamentele da parte di clienti/fornitori interni/esterni. AZIONE PREVENTIVA: Azione intrapresa per eliminare le cause di potenziali non conformità, difetti o altre situazioni indesiderate, al fine di prevenirne il verificarsi. CLIENTE: tutti gli allievi della Istituzione scolastica e le loro famiglie; gli enti committenti pubblici e privati (Regione, Provincia….); operatori interni dell’Istituto. CONFORMITÀ: Soddisfacimento di requisiti specificati. DOCUMENTAZIONE DELLA QUALITÀ: Qualsiasi informazione scritta, illustrata o registrata che descriva, definisca, specifichi, documenti o certifichi attività, prescrizioni, procedure o risultati aventi attinenza con la qualità. DOCUMENTO CONTROLLATO: Documento destinato alla distribuzione cui è stato assegnato un numero di controllo specifico e la cui revisione e/o modifica è soggetta ad autorizzazione. Esempi: Manuale della Qualità, Procedure, Schede Processo, Istruzioni Operative. DOCUMENTO NON CONTROLLATO: Documento distribuito che può essere aggiornato solo dietro richiesta del cliente/fornitore esterno/interno. Il documento deve portare la dicitura “Copia Non Controllata” e non è incorporato nel sistema di revisione e modifica. EFFICACIA: grado di realizzazione delle attività pianificate e di conseguimento dei risultati pianificati (rapporto tra risultati ottenuti e risultati attesi). EFFICIENZA:rapporto tra i risultati ottenuti e le risorse utilizzate per ottenerli. EROGAZIONE DEL SERVIZIO: il processo attraverso il quale si realizzano gli obiettivi di fornitura del servizio stabiliti dal M.P.I. per le attività di istruzione superiore e nel contratto di committenza per le attività di Formazione, al fine di soddisfare le aspettative del Sistema Cliente. EVIDENZA OGGETTIVA: dati che supportano l’esistenza o la veridicità di attività o registrazioni.


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QUALITÀ p. 024/062

FORNITORE: Singola persona, funzione od organizzazione, che fornisce un prodotto o un servizio a un cliente. FORNITURA DEL SERVIZIO: per fornitura si intende il processo che inizia con la fase di definizione del contratto col Cliente/Allievo e termina con quella di erogazione del servizio. IDENTIFICAZIONE: Modalità attraverso le quali un certo prodotto, servizio, documento è denominato e/o registrato al fine di garantirne il riconoscimento sia sotto forma cartacea che informatica. ISTRUZIONI OPERATIVE: Descrizione particolareggiata delle attività di parti di processo. Sono documenti tecnici controllati. MANUALE DELLA QUALITÀ: Documento che descrive il Sistema di Gestione per la Qualità dell’Istituto. Contiene o richiama le procedure/processi proprie del Sistema di Gestione per la Qualità, la Politica per la Qualità, l’Organigramma, il Mansionario, la Mappa Processi aziendali, l’indicazione dei principali documenti interni, leggi, norme. MAPPA DEI PROCESSI: rappresentazione grafica dei processi dell’Istituto dal macro al micro, e dai processi di sistema a quelli primari e operativi. MIGLIORAMENTO DELLA QUALITÀ: Le azioni intraprese nell'ambito di un'organizzazione per accrescere l'efficienza e l'efficacia delle attività e dei processi a vantaggio del Cliente con ricaduta a favore dell’Istituto. L’istituto Balbo utilizza a questo fine lo strumento del Gruppo di Miglioramento (vedi procedura P 05 “Azioni Preventive e Correttive”). NON CONFORME: (di prodotto, servizio, documento, attività): unità non corrispondente ai requisiti di qualità specificati (specifiche). NON CONFORMITÀ: Non soddisfacimento da parte di un prodotto o di un servizio di un requisito specificato. PIANIFICAZIONE DELLA QUALITÀ: Le attività mediante le quali vengono stabiliti gli obiettivi ed i requisiti per la qualità e codificate le procedure di applicazione degli elementi del Sistema di Gestione per la Qualità. PIANO QUALITÀ: Documento che espone le pratiche, le risorse e le sequenze di attività inerenti la qualità proprie di un particolare processo, contratto, progetto, servizio. P.O.F.: Piano dell’Offerta Formativa della Scuola POLITICA PER LA QUALITÀ: Indirizzi e intendimenti di carattere generale riferiti alla qualità, espressi in modo formale dalla Direzione nel quadro della politica dell’Istituto. PROCEDURA: modalità definite per eseguire un'attività. In molti casi le procedure sono documentate (per esempio le procedure relative ai Sistemi di Gestione per la Qualità). Quando la procedura è documentata conviene utilizzare il termine "procedura scritta" o "procedura documentata". PROCESSO: Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita. PRODOTTO: risultato di attività o di processi. QUALITA’: grado in cui un insieme di caratteristiche intrinseche soddisfa i requisiti.


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REQUISITO: esigenza o aspettativa che può essere espressa, generalmente implicita o cogente. Per individuare un particolare tipo di requisito, possono essere utilizzati elementi qualificativi quali, per esempio: requisito di prodotto, requisito del Cliente, requisito di Gestione per la Qualità. RIESAME: attività effettuata per riscontrare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia di qualcosa a conseguire gli obiettivi stabiliti. SERVIZIO: risultato di attività svolte da un’Organizzazione al fine soddisfare le esigenze del Cliente. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ: sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo un’Organizzazione con riferimento alla qualità. SPECIFICHE: Documento che descrive e prescrive a quali requisiti il prodotto o il servizio deve conformarsi. VALIDAZIONE: conferma, sostenuta da evidenze oggettive, che i requisiti relativi ad una specifica applicazione prevista sono stati soddisfatti. VALUTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ: Determinazione del grado di conformità del Sistema di Gestione per la Qualità aziendale alle prescrizioni delle norme applicabili. È prevista un’attività di valutazione del Sistema di Gestione per la Qualità dell’Istituto da parte degli Enti di Certificazione (Certificazione UNI EN ISO 9001 : 2008). VERIFICA: conferma, sostenuta da evidenze oggettive del soddisfacimento di requisiti specificati. Nel caso di Verifica del Sistema di Gestione per la Qualità si intende il soddisfacimento dei requisiti del Sistema. VICARIO DEL DIRIGENTE: (rif. d.lgs. n.297/1994 art.7 comma 2 lettera h).

3.1. Abbreviazioni e acronimi contenuti nel manuale MQ Manuale Qualità

NC Non Conformità

PQ Procedure

MOD Moduli

SGQ Sistema di Gestione per la Qualità

AU Audit

POF Piano dell’offerta formativa

DS Dirigente Scolastico

RSGQ Responsabile del Sistema Gestione Qualità

RSPP Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione

ATA Amministrativo Tecnico Ausiliario

FS Funzione strumentale


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DSGA Direttore Servizi Generali Amministrativi

CD Collegio Docenti

CdI Consiglio di Istituto

CdC Consiglio di Classe

DD Dipartimenti Disciplinari

OOCC Organi collegiali

RP Responsabile Progetto

PdQ Politica per la Qualità


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QUALITÀ p. 027/062

SEZIONE 4 4. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

4.1. Requisiti generali

4.2. Requisiti relativi alla documentazione 4.2.1. Generalità 4.2.2. Manuale della Qualità 4.2.3. Tenuta sotto controllo dei documenti 4.2.4. Tenuta sotto controllo delle registrazioni



INDICE REVISIONE

1

DATA AGGIORNAMENTO

22/05/2010


22/05/2010

TIPO MODIFICA

puntualizzazione processi

outsourcing


31/05/2010


31/05/2010


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MANUALE DELLA

QUALITÀ p. 028/062

4. SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'

4.1. Requisiti generali L'Istituto Superiore “Balbo” ha definito, in conformità ai requisiti della norma UNI – EN – ISO 9001:2008, l'impostazione del SGQ, che si configura come il mezzo per gestire i processi di pianificazione ed erogazione del servizio scolastico in un'ottica di miglioramento continuo, e per verificarne l'adeguatezza attraverso il controllo e l'analisi costante della conformità delle attività svolte in fase di attuazione degli stessi e della loro efficacia rispetto agli obiettivi prefissati. Al suo interno sono definite le responsabilità, l'organizzazione, le procedure, le attività e le risorse volte ad assicurare che il servizio erogato soddisfi i bisogni e le aspettative degli utenti e di tutte le parti interessate. L'Istituto non si avvale di processi in outsourcing.

4.2. Requisiti relativi alla documentazione

4.2.1. Generalità. Il SGQ è documentato per garantire che quanto pianificato sia realizzato, controllato e mantenuto conforme ai requisiti specificati. Viene aggiornato quando intervengono modifiche legislative e quando mutano le condizioni interne ed esterne. Tutto il personale fa riferimento alla documentazione del SGQ per assicurare un qualificato servizio scolastico. La struttura della documentazione del SGQ dell'IIS Balbo si articola in:

− Politica della Qualità − Manuale della Qualità − Raccolta delle procedure documentate e richieste dalla norma internazionale − Documenti di registrazione della Qualità e altri documenti necessari all'organizzazione

per assicurare l'efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi.


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4.2.2. Manuale della Qualità.

Il MQ esprime le logiche, le modalità e la struttura organizzativa con cui l'IIS Balbo fornisce risposta alle esigenze degli allievi, delle loro famiglie e di tutti gli altri soggetti interessati (territorio, agenzie formative, università). Il MQ descrive il SGQ definendo al suo interno:

−−−− la politica per la qualità −−−− le struttura organizzativa dell'Istituto −−−− i requisiti che devono essere osservati per raggiungere gli obiettivi della qualità e per

tendere al miglioramento continuo −−−− i processi gestiti dalla Scuola e le interazioni fra di essi.

I requisiti contenuti nel MQ costituiscono la documentazione di base necessaria per assicurare che la politica per la qualità sia da tutti compresa, attuata e mantenuta. Il MQ è redatto dalla Commissione qualità assicurando che i contenuti prendano a riferimento il modello gestionale contenuto nella norma UNI – EN – ISO 9001:2008 e che siano adeguati alle strategie della Direzione e alle reali capacità della scuola.


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MANUALE DELLA

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Il RSGQ verifica il manuale per controllare la coerenza tra le parti del documento e la conformità alla Norma di riferimento e alle norme cogenti che la scuola deve applicare. L'evidenza di tale controllo è data dalle firme apposte nell'apposito spazio del presente documento. Il DS approva il manuale e ne autorizza l'emissione firmando nell'apposito spazio. Il MQ viene revisionato ogni qualvolta:

−−−− siano state evidenziate carenze del SGQ nel corso dei Riesami della Direzione e/o delle verifiche dell'Organismo di certificazione e/o delle audit interni;

−−−− siano state introdotte nella scuola modifiche organizzative e/o gestionali; −−−− siano state aggiornate norme cogenti e/o la norma si riferimento.

Il RSGQ ha la responsabilità dei rendere disponibile il MQ, nella revisione aggiornata, a tutti i responsabili del processo. Una copia aggiornata del MQ viene resa disponibile per l'Organismo di Certificazione. Il MQ può essere distribuito (in copia non controllata) anche ad Enti esterni, utenti e fornitori, quando il DS lo ritenga opportuno. La responsabilità della conservazione e dell'archiviazione di una copia cartacea del manuale, firmata nella prima pagina, compete al RSGQ.

4.2.3. Tenuta sotto controllo dei documenti.

I documenti vengono tenuti sotto controllo unitamente alle registrazioni che sono un tipo speciale di documenti in cui sono stati inseriti i dati richiesti in ottemperanza alle norme UNI – EN – ISO 9001:2008, in accordo con i requisiti del punto 4.2.4. sono quindi stabilite le modalità necessarie per:

−−−− approvare i documenti circa l'adeguatezza, prima della loro emissione; −−−− riesaminare, aggiornare (quando necessario) e riapprovare i documenti stessi; −−−− assicurare che vengano identificate le modifiche e lo stato di revisione corrente dei

documenti; −−−− assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili; −−−− assicurare che i documenti di origine esterna siano identificati e la loro distribuzione sia

controllata; −−−− prevenire l'uso involontario di documenti obsoleti e adottare una loro adeguata

identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo. Come descritto nella PQ 01: Procedura di gestione della documentazione. Il RSGQ si assicura che tutti i documenti siano esaminati ed approvati dal DS prima di essere resi disponibili. A scopo di identificazione ogni documento è dotato di:

−−−− nome dell'Istituto −−−− codice di identificazione −−−− data di emissione

La modulistica è di due tipologie: −−−− documenti di origine interna del SGQ che comprendono:

− la Politica della Qualità e gli obiettivi della Qualità − il Manuale della Qualità − le Procedure − la Carta dei Servizi, il POF, il Regolamento di Istituto, il Regolamento disciplinare − la Modulistica − le Istruzioni

−−−− documenti di origine esterna del SGQ che comprendono: − norme cogenti, circolari ministeriali − documenti provenienti da fornitori − documenti provenienti da enti locali, Regione, altri Istituti, Università, etc.


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4.2.4. Tenuta sotto controllo delle registrazioni. L'evidenza della conformità ai requisiti e dell'efficace funzionamento del SGQ deve essere dimostrabile tramite i documenti di registrazione della qualità. Il DS individua i documenti che consentono di definire, svolgere, controllare, registrare le attività svolte e che sono stati previsti dal MQ e dalle PQ. I documenti delle registrazioni sono moduli, verbali, relazioni su cui vengono registrati i risultati di analisi, controlli e verifiche previste dal SGQ. Sono documenti di registrazione della qualità:

− verbale del riesame della Direzione − verbali delle audit interni − moduli non conformità − moduli azioni correttive e preventive − registri non conformità e azioni correttive e preventive − schede qualificazione e valutazione fornitori − documenti relativi al riesame della progettazione e pianificazione del servizio e controllo

in itinere e finale − documentazione relativa alle attività di autoanalisi e autovalutazione dell'Istituto e

controllo della customer satisfaction − moduli reclami.

Le registrazioni sono leggibili, facilmente identificabili e rintracciabili e sono archiviate in base all'anno scolastico di emissione. La definizione delle attività e responsabilità relative alla gestione dei documenti di registrazione della qualità è descritta nella PQ 02: Procedura di gestione delle registrazioni della qualità, in cui sono indicate tutte le operazioni necessarie per l'identificazione, l'approvazione, la distribuzione, la modifica, l'archiviazione, la protezione, la reperibilità, la definizione della durata di conservazione e le modalità di eliminazione delle registrazioni.


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SEZIONE 5 5. RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE

5.1. Impegno della direzione

5.2. Attenzione focalizzata al cliente 5.2.1. Requisiti di tipo cogente

5.3. La politica per la qualità’

5.4. Pianificazione 5.4.1. Obiettivi per la Qualità 5.4.2. Pianificazione della Qualità

5.5. Responsabilità, autorità e comunicazione 5.5.1. Responsabilità ed autorità 5.5.2. Rappresentante della direzione 5.5.3. Comunicazione interna

5.6. Riesame da parte della direzione 5.6.1. Generalità 5.6.2. Elementi in ingresso per il riesame 5.6.3. Elementi in uscita del riesame



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DATA AGGIORNAMENTO

22/05/2010


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5. RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE

5.1. Impegno della direzione La Direzione dell’Istituto Superiore Balbo garantisce e dimostra il suo coinvolgimento in prima persona e la sua presenza come esempio continuo nello sviluppo e nella messa in atto del sistema di gestione per la qualità e nel miglioramento continuo della sua efficacia. A questo scopo si impegna a:

• Comunicare a tutti i livelli dell’organizzazione l’importanza di ottemperare ai requisiti del cliente e a quelli cogenti applicabili;

• Definire la politica per la qualità, gli obiettivi dell’Istituto e le relative pianificazioni, tenendo presente il quadro normativo del MIUR e gli ordinamenti del proprio settore;

• Diffondere all’interno dell’azienda la politica della qualità, gli obiettivi e il manuale della qualità;

• Assicurare la disponibilità di risorse per il raggiungimento degli obiettivi stabiliti • Definire i ruoli e i compiti per le varie posizioni di staff della struttura organizzativa per

lo svolgimento delle attività relative al servizio scolastico e delle azioni di verifica e miglioramento

• Monitorare il livello di soddisfazione dei clienti; • Effettuare periodicamente riesami del SGQ; • Valutare le prestazioni del sistema e la prevenzione di non conformità di qualsiasi

genere; • Promuovere la formazione del personale per il rafforzamento delle competenze

professionali e gestionali. La Direzione assume pertanto responsabilità decisionali e gestionali nello sviluppo, conduzione, monitoraggio dei processi e attività finalizzate alla realizzazione dei risultati pianificati.

5.2. Attenzione focalizzata al cliente L'attenzione ai clienti - utenti costituisce parte integrante ed essenziale delle responsabilità della Direzione, come espresso nella politica per la qualità. Tutte le attività svolte sono pianificate e realizzate al fine del rispetto delle aspettative sia dell'utenza esterna che di quella interna all’organizzazione:

•••• gli allievi (iscritti e potenziali) •••• le famiglie degli allievi •••• il territorio di riferimento •••• la collettività

Tutti questi soggetti esprimono bisogni ed esigenze a volte differenti e sono portatori di una specifica domanda di servizi. Le conoscenze di questi bisogni sono necessari per verificare la rispondenza dell’offerta formativa dell'Istituto ai requisiti del cliente alla scopo di accrescerne la soddisfazione. Questo si attua attraverso:

• l’individuazione delle esigenze e delle aspettative del cliente; • la traduzione di queste esigenze ed aspettative in requisiti operativi; • il coinvolgimento e la soddisfazione del personale interno ed esterno.


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In particolare sono tenuti sotto continua attenzione le esigenze e le aspettative dei clienti in modo da assicurare sempre la completa soddisfazione verso il servizio fornito. Questo controllo viene effettuato sistematicamente basandosi non solo sulla rilevazione delle non conformità che coinvolgono direttamente il cliente, ma anche su un monitoraggio dell’attività svolta e su una periodica misurazione della soddisfazione del cliente. Tutta la documentazione raccolta in questo senso è oggetto di periodico riesame da parte della direzione. Con i fruitori dei diversi servizi formativi erogati e le loro famiglie l’Istituto si impegna, all’atto dell’iscrizione, a sottoscrivere un “Contratto formativo” in cui si dà evidenza dell’articolazione dell’offerta formativa oltre ai diritti e ai doveri di entrambe le parti. La conoscenza delle esigenze del territorio di riferimento appare particolarmente importante per verificare la rispondenza dell’offerta formativa dell’Istituto alle sue stesse esigenze, per eventualmente modificarla e/o integrarla nonché per indirizzare in modo adeguato la comunicazione e la promozione della scuola sul territorio.

5.2.1. Requisiti di tipo cogente

L’organizzazione opera in conformità a leggi e disposizioni cogenti vigenti ed applicabili, tenendo presente il quadro normativo del MIUR e gli ordinamenti del proprio settore. La responsabilità della verifica di conformità del SGQ alle leggi e normative cogenti è del DS.

5.3. La politica per la qualità’ Il DS assicura una politica per la qualità appropriata agli scopi dell'Istituto, comprensiva dell’impegno al soddisfacimento dei requisiti e al miglioramento continuo dell’efficacia del sistema di gestione della qualità. La PdQ, con i relativi obiettivi, scaturisce da un’analisi attenta e oggettiva della situazione interna, dei risultati conseguiti e degli obiettivi futuri, nonché dell’ambiente esterno e delle richieste dei clienti e delle parti interessate. La PdQ è formalizzata dal DS su un documento allegato al presente manuale ed è diffusa e illustrata a tutto il personale dell'Istituto. Il RSGQ e tutte le persone che assumono incarichi di responsabilità, s’impegnano a diffondere e a illustrare con la massima trasparenza la PdQ a tutti i livelli dell’organizzazione. La PdQ definisce un quadro strutturale dei macro obiettivi dell’organizzazione così identificati:

• soddisfare il cliente attraverso la riduzione dello scostamento tra le sue aspettative e le sue percezioni (gap tra attese e offerta)

• migliorare il sistema di gestione qualità dell’Istituto • assicurare a personale, alunni e famiglie informazioni su norme istituzionali ed interne,

informazioni relative all’Istituto, ai suoi progetti, alle sue opportunità e al POF. • assicurare il rispetto della normativa • migliorare i livelli di successo formativo (per quanto riguarda gli alunni) e di offerta

formativa • valorizzare e qualificare il personale attraverso la pianificazione di azioni di formazione e

di apprezzamento delle prestazioni, in grado di elevare le competenze professionali • fornire al personale i mezzi necessari (strumenti, informazioni, mezzi economici) perché

possa esplicare al meglio le proprie potenzialità ed assolvere ai compiti di funzione o di responsabilità


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• creare un sistema efficace ed efficiente di comunicazione interna ed esterna • valutare le caratteristiche dell’ambiente interno per definire progetti di finanziamento e

profili di finanziabilità • migliorare i livelli di organizzazione interna (area della logistica) relativamente alla

gestione dell’orario scolastico, all’uso razionale degli spazi e alle loro dotazioni. • garantire un efficace servizio di orientamento che consenta agli studenti della scuola

secondaria di primo grado di acquisire strumenti per orientarsi nella scelta dei percorsi di studio offerti dalla scuola

• garantire un efficace servizio di orientamento che consenta agli studenti di acquisire metodologie e strumenti operativi per orientarsi nella scelta dei percorsi di studio e di lavoro futuri.

Evidenze dell’implementazione della politica della Qualità sono contenute nel: •••• Piano della qualità •••• verbali del Riesame del SGQ da parte della Direzione •••• documenti contrattuali dell’Istituto

La politica dell'Istituto deve inoltre garantire un sistema di prevenzione dei problemi ricorrendo a forme di individuazione delle carenze e dei bisogni tempestive e trasparenti con indicazione e attivazione delle procedure di miglioramento del servizio. Il documento relativo alla Politica della qualità dell’Istituto è affissa all’albo dell’Istituto e costituisce parte integrante dell’aggiornamento del personale di nuova nomina. Mentre la Politica esprime gli orientamenti strategici dell’Istituto e consiste in una dichiarazione pressoché statica degli intenti della Direzione, gli obiettivi ed indicatori misurabili e monitorati di conseguenza sono dinamici e devono essere compresi e condivisi dalle funzioni cui si riferiscono.

5.4. Pianificazione

5.4.1. Obiettivi per la Qualità In coerenza con gli obiettivi strategici e con la Politica della Qualità, il DS definisce obbiettivi specifici e misurabili finalizzati al mantenimento del SGQ in conformità alla Norma UNI EN ISO 9001:2008 per “Progettazione ed erogazione di corsi di istruzione superiore”, ad ottenere l'accreditamento regionale per le attività di formazione e al miglioramento dei seguenti aspetti:

• grado di soddisfazione degli utenti • qualità delle caratteristiche dei servizi offerti • efficacia e qualità o efficienza dei processi • produttività del lavoro • professionalità delle risorse umane • innovazione/produttività/efficienza delle risorse tecniche e dell'ambiente di lavoro

La definizione degli obiettivi e i risultati attesi sono comunicati al personale dell’Istituto in modo da garantire il loro coinvolgimento nel raggiungimento degli stessi. Il DS assegna ciascun obiettivo ad una FFSS in base alla rispettiva area di competenza e assicura che le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi per la qualità vengano individuate e pianificate. Al termine di ogni a.s. gli obiettivi vengono riesaminati e quando necessario revisionati.


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5.4.2. Pianificazione della Qualità Il DS assicura che la pianificazione del sistema di gestione sia condotta in modo da ottemperare ai requisiti riportati in 4.1 e da conseguire gli obiettivi per la qualità e che l’integrità del sistema di gestione per la qualità sia conservata quando sono pianificate ed attuate modifiche al sistema stesso. Attraverso gli strumenti predisposti con il SGQ (MQ, Procedure, Istruzioni, Moduli) il DS attua la PdQ, pianifica e controlla le attività svolte, correggendo eventuali non conformità e realizzando il miglioramento dell’erogazione del servizio. Il piano della Qualità è integrato con la pianificazione delle attività relative alle varie aree di intervento in cui vengono definiti:

• le azioni da intraprendere, le modalità, le priorità, i tempi di attuazione e le risorse necessarie

• gli obiettivi e i requisiti di qualità, i limiti di accettabilità, gli indicatori e i risultati attesi (target)

• riesami e verifiche in itinere e finali.

5.5. Responsabilità, autorità e comunicazione

5.5.1. Responsabilità ed autorità Al fine di attuare un efficace ed efficiente SGQ e per il suo mantenimento il DS definisce i ruoli e le responsabilità di tutto il personale e assicura che le responsabilità e le autorità siano rese note nell'ambito dell'Istituto attraverso i seguenti documenti controllati allegati al presente MQ:

• l'organigramma della scuola • la descrizione dei ruoli.

5.5.2. Rappresentante della direzione

Il DS ha anche il ruolo di responsabile della direzione, il quale, indipendentemente da altre responsabilità, ha la responsabilità e l’autorità anche per:

• assicurare che i processi necessari per il sistema di gestione per la qualità siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati;

• assicurare la promozione della consapevolezza dei requisiti del servizio richiesti dal cliente nell’ambito di tutta l’organizzazione.


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5.5.3. Comunicazione interna La comunicazione viene considerata di rilevanza strategica ai fini di una efficace conduzione del SGQ e della diffusione della politica della qualità, dei requisiti, degli obiettivi e dei risultati raggiunti tra tutti i membri dell’organizzazione.

L’Istituto mantiene un canale continuo di comunicazione interna per diffondere tra tutti i membri dell’organizzazione le informazioni, anche di origine esterna, inerenti le varie attività relative al servizio.

Le comunicazioni interne possono assumere la forma di:

• comunicazioni individuali o di gruppo

• circolari interne, comunicazioni di servizio o comunicazioni generali affisse all’albo

Ciascuna comunicazione è corredata da una lista di distribuzione sulla quale il destinatario appone la propria firma per ricevuta.

Tali informazioni riguardano sia gli aspetti organizzativo-gestionali (compreso tutto ciò che è connesso al SGQ), sia gli eventi e le iniziative attivati dai Responsabili di progetto o di funzione (e che possono essere oggetto anche di comunicazione esterna) nonché l’area amministrativa e il personale A.T.A.

Le comunicazioni interne relative al SGQ riguardano:

• obiettivi della qualità e Politica della Qualità.

• definizione delle date delle audit interni

• convocazione di personale per riunioni o formazione

• disposizioni particolari e non sistematiche relative ai processi, risultati e prestazioni del SGQ

DS ed RSGQ si assicurano che la conoscenza delle procedure e delle istruzioni del SGQ sia diffusa a tutti i livelli anche tramite incontri con il personale della scuola e si assicurano che queste vengano comprese e condivise.

5.6. Riesame da parte della direzione

5.6.1. Generalità

Il DS, nell’ottica del continuo miglioramento del servizio e della rispondenza ai requisiti dello stesso, si riunisce con lo staff di dirigenza ad intervalli prestabiliti (semestrali) per riesaminare il sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione al fine di assicurarsi della sua continua idoneità, adeguatezza ed efficacia. Questo riesame, condotto dal RSGQ, deve comprendere la valutazione delle opportunità per il miglioramento e le esigenze di modifiche del sistema di gestione per la qualità, politica ed obiettivi per la qualità inclusi. Viene inoltre riesaminata la validità del SGQ in relazione all’eventuale trasformazione del contesto esterno e delle eventuali risultanze delle audit interni, per promuovere azioni correttive o preventive di miglioramento. Riesami più frequenti possono essere effettuati qualora esigenze organizzative, modifiche significative o altre situazioni particolari ne rendano necessaria l’attuazione.


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Le registrazioni dei riesami effettuati dalla dirigenza sono conservate (v. 4.2.4) e poste all'attenzione del DS che li utilizza per la stesura del Piano di Miglioramento.

5.6.2. Elementi in ingresso per il riesame Gli elementi in ingresso necessari per il riesame del SGQ sono costituiti da:

• gli obiettivi e gli impegni espressi nella politica della qualità, valutando di volta in volta la necessità di aggiornamenti e/o variazioni;

• gli esiti degli audit interni e di quelli condotti da Enti esterni; • i risultati delle verifiche di soddisfazione dei Clienti (customer satisfaction); • i risultati dell’andamento dei processi e del servizio erogato e dei monitoraggi interni e

l’andamento degli indicatori di qualità interni ed esterni; • l’andamento delle non conformità imputabili ai processi, alle procedure, al personale e

ai fornitori; • le azioni correttive e preventive avviate, in corso e concluse; • i verbali relativi ai riesami precedenti e le risultanze delle azioni di miglioramento

susseguenti e di quelle correttive eventualmente messe in atto; • le modifiche all’organizzazione, ai processi e a tutto quello che può influenzare il SGQ

interno; • i suggerimenti per il miglioramento continuo.

In tal modo il RSGQ illustra in modo organico lo stato della qualità del servizio erogato, le aree e le attività che influenzano negativamente le prestazioni, il sistema di gestione per la qualità, i possibili obiettivi di lavoro. In particolare vengono prese in considerazione tutte le informazioni relative all’andamento del Sistema di Gestione per la Qualità, alle analisi di non conformità, reclami del Cliente, rapporti di audit interni, utilizzate per le azioni preventive.

Nella parte conclusiva della relazione, il Responsabile Qualità / Accreditamento, in funzione delle problematiche emerse durante il periodo considerato, e sulla base oggettiva delle informazioni in suo possesso, formula le proposte di miglioramento prioritarie da evidenziare alla Direzione.

La Direzione, esaminati i risultati presentati dal Responsabile Qualità / Accreditamento, presa visione delle relative proposte di miglioramento, decide gli obiettivi generali per il miglioramento del servizio e gli obiettivi di Qualità, esprimendoli in termini di:

•••• Responsabilità

•••• Attribuzione risorse

•••• Indicatori quantificabili e misurabili

•••• Tempistiche

Il Piano di Miglioramento con l’indicazione di obiettivi per la Qualità viene quindi reso noto dalla Direzione a tutto il Personale.


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5.6.3. Elementi in uscita del riesame Il verbale del riesame del SGQ contiene le valutazioni e le decisioni assunte dalla Direzione per quanto riguarda la politica e gli obiettivi per la qualità, la qualità dei servizi, dei processi, dell'organizzazione e delle risorse; ed in particolare, le decisioni riguardanti interventi di revisione del Sistema di gestione, al fine di migliorarne le prestazioni. Sulla base dei dati di ingresso vengono individuati gli obiettivi di miglioramento e le azioni da intraprendere per conseguirli. Gli elementi in uscita dal riesame effettuato dal RSGQ comprendono decisioni ed azioni relative a:

•••• implementazione del SGQ e della relativa documentazione; •••• necessità di nuove risorse e piani di formazione; •••• verifica del raggiungimento degli obiettivi di miglioramento prefissati; •••• conferma degli strumenti di misura; •••• azioni correttive e preventive da intraprendere; •••• necessità di audit interni del processo di erogazione del servizio e programma di audit.

I riesami e le decisioni prese vengono verbalizzati e le registrazioni sono archiviate dal RSGQ. Tali verbali sono conservati per almeno tre anni. Il verbale del riesame è una registrazione della qualità.


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SEZIONE 6 6. GESTIONE DELLE RISORSE

6.1. Messa a disposizione delle risorse

6.2. Risorse umane 6.2.1. Generalità 6.2.2. Competenza, formazione-addestramento e consapevolezza

6.3. Infrastrutture

6.4. Ambiente di lavoro



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DATA AGGIORNAMENTO

22/05/2010


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6. GESTIONE DELLE RISORSE

6.1. Messa a disposizione delle risorse Il DS, in accordo con il DSGA, la Giunta Esecutiva ed il Consiglio d’Istituto, tenendo conto dei vincoli e delle prescrizioni dettate dalla normativa, al fine di attuare, mantenere e migliorare continuamente il SGQ e di conseguire la soddisfazione degli utenti ed il raggiungimento degli obiettivi, definisce annualmente le seguenti risorse:

• risorse umane (proprie ed esterne);

• infrastrutture, (edifici, spazi di lavoro e servizi connessi; sistemi informativi; servizi di supporto);

• attrezzature e aree di lavoro attrezzate e con adeguate condizioni di manutenzione e ambientali, di salute e sicurezza.

6.2. Risorse umane

6.2.1. Generalità

La gestione delle risorse umane è un elemento di rilevanza strategica per la soddisfazione degli utenti e per la garanzia ed il miglioramento della qualità dei servizi. A tal fine il DS assicura che il personale che esegue attività che influenzano la qualità del servizio risulta essere competente sulla base di adeguato grado di istruzione, addestramento, abilità ed esperienza. La pianificazione annuale delle risorse umane necessarie per la realizzazione del servizio prevede la definizione degli obiettivi relativi a:

• copertura dei fabbisogni per ricoprire le varie funzioni previste dalla struttura organizzativa e dal POF;

• formazione e sviluppo delle competenze. Per ogni posizione organizzativa influente sulla qualità del servizio sono definiti gli incarichi da assegnare e le relative mansioni e sono identificate le competenze necessarie derivanti dal titolo di studio, dalla formazione effettuata presso l’Istituto o in sedi diverse, dalle conoscenze personali, dall’esperienza specifica acquisita. Il DS esamina le competenze possedute dal personale docente, tecnico-amministrativo e dei collaboratori scolastici e assegna i compiti, per ciascuna area, in base alla preparazione, alle abilità e all’esperienza maturata. Le funzioni strumentali sono annualmente identificate con delibera del Collegio dei docenti che contestualmente ne definisce i criteri di attribuzione sulla base dei requisiti e delle competenze professionali necessarie per espletarle. Lo stesso Collegio, con motivata deliberazione, designa i docenti cui assegnare ciascuna funzione effettuando una valutazione comparativa dei requisiti posseduti da coloro che abbiano fatto domanda di accesso alle singole funzioni. Nell’ambito tecnico amministrativo e ausiliario il DS e il DSGA individuano le necessità di formazione e addestramento del personale che ricopre i vari ruoli e svolge le diverse mansioni.


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6.2.2. Competenza, formazione-addestramento e consapevolezza

Il personale dell’Istituto è competente sulla base di un adeguato grado di istruzione, addestramento ed esperienza. In tal senso, tutto il personale docente e dirigente è in possesso dei titoli di studio e dei requisiti prescritti dalla legislazione scolastica di settore. I docenti nominati ed incaricati dello svolgimento di funzioni rilevanti per la qualità del servizio rispondono ai requisiti definiti dalla Direzione. Per il personale di nuova assunzione il Collegio dei Docenti delibera il tutor e il Comitato di valutazione valuta a fine anno scolastico l’anno di formazione del docente assunto in ruolo; inoltre è fornito un addestramento iniziale relativo:

•••• alle modalità di erogazione del servizio richieste dalla legislazione e dai regolamenti interni,

•••• al SGQ ed alla rilevanza ed importanza delle attività personali come contributo per il raggiungimento degli obiettivi per la qualità;

•••• ai documenti di SGQ spettanti, •••• alle modalità di registrazione delle attività, •••• ad informazioni relative alle specifiche funzioni.

La definizione delle azioni di formazione ed aggiornamento scaturisce da una preventiva definizione delle competenze richieste. Il personale è invitato a partecipare ad incontri di formazione proposti dall’Istituto o da enti esterni e segnalati da DS; le attestazioni e certificazioni relative ad incontri di formazione esterni all’Istituto sono raccolte nel fascicolo personale. L’efficacia della formazione è valutata mediante il miglioramento della qualità del servizio (questionari di soddisfazione di fine anno) o, secondo il caso, attraverso audit. Tutte le attività interne di addestramento e formazione vengono verbalizzate attraverso attestati di frequenza, comunicazioni per la partecipazione/lettere di invito a corsi e seminari. L’esperienza e le specifiche competenze personali vengono tenute in conto dalla direzione nell’affidamento delle diverse mansioni e compiti. Tutti i documenti relativi al grado di istruzione, all’addestramento/formazione, all’abilità ed esperienza professionale sono conservati nel fascicolo personale dei collaboratori dell’Istituto. La soddisfazione del personale, oltre che negli incontri con la Direzione scolastica e con i responsabili di Sede, è rilevata attraverso apposito questionario di soddisfazione, somministrato anche ai docenti.

6.3. Infrastrutture Il DS, in collaborazione con la provincia di Alessandria e con il responsabile della sicurezza, garantisce che tutte le infrastrutture necessarie allo svolgimento dell’attività scolastica siano mantenute nel rispetto delle normative cogenti attraverso adeguati piani di manutenzione. Le infrastrutture necessarie per garantire l’erogazione del servizio e la loro adeguatezza ai bisogni sono:

• le aule per l’attività didattica ordinaria, dotate di arredi e di sussidi • i laboratori • le palestre attrezzate per l’attività sportiva • le aule speciali fornite di apparecchiature informatiche e multimediali per

l’apprendimento delle nuove tecnologie • le biblioteche • tutte le altre strutture dell’Istituto e le dotazioni informatiche e multimediali hardware e


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software Tutte le apparecchiature e i macchinari sono registrati nei documenti di inventario. L’ Istituto presta particolare attenzione alla manutenzione delle attrezzature. La manutenzione viene programmata ed eseguita rivolgendosi a fornitori qualificati.

6.4. Ambiente di lavoro. Il DS si adopera per sviluppare un favorevole clima relazionale, di confronto e collaborazione tra il personale e tra questo e gli utenti e metodi di lavoro efficaci con il coinvolgimento di tutte le componenti nelle attività scolastiche. Il DS assicura che gli ambienti siano costantemente mantenuti in condizione appropriata di pulizia, igiene, luminosità e calore e riserva particolare attenzione alle condizioni di salute e di sicurezza disponendo opportune istruzioni sull’uso delle strutture e vietando i comportamenti che implichino rischi. Gli ambienti sono conformi alle disposizioni della normativa cogente sulla sicurezza in ambienti di lavoro (D.L.vo 626/ 94 e successive modifiche ed integrazioni) e alle circolari applicative emanate dal MIUR e vengono valutati i rischi connessi con le attività svolte al fine di ridurli il più possibile. In particolare l’Istituto redige e tiene aggiornato il Piano di Sicurezza a cura del Responsabile alla Sicurezza. Per quanto riguarda la gestione ordinaria di uffici, sale riunioni, locali tecnici, archivi, aule e laboratori la competenza è del DSGA ad eccezione degli interventi straordinari di adeguamento e manutenzione, che sono di competenza della Provincia.


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SEZIONE 7 7. REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO

7.1. Pianificazione della realizzazione del prodotto

7.2. Processi relativi al cliente 7.2.1. Determinazione dei requisiti relativi al prodotto 7.2.2. Riesame dei requisiti relativi al prodotto 7.2.3. Comunicazione con il cliente

7.3. Progettazione e sviluppo 7.3.1. Pianificazione della progettazione e sviluppo 7.3.2. Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo 7.3.3. Elementi in uscita della progettazione e sviluppo 7.3.4. Riesame della progettazione e sviluppo 7.3.5. Verifica della progettazione e sviluppo 7.3.6. Validazione della progettazione e sviluppo 7.3.7. Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e sviluppo

7.4. Approvvigionamento 7.4.1. Processo di approvvigionamento 7.4.2. Informazioni per l’approvvigionamento 7.4.3. Verifica dei prodotti approvvigionati

7.5. 7.5. Produzione ed erogazione del servizio 7.5.1. Tenuta sotto controllo delle attività di Produzione ed erogazione di servizi 7.5.2. Identificazione e rintracciabilità 7.5.3. Proprietà del cliente 7.5.4. Conservazione dei prodotti



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DATA AGGIORNAMENTO

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7. RIDEFINIZIONE DEL PRODOTTO

7.1. Pianificazione della realizzazione del prodotto Sulla base delle esigenze percepite, coerentemente con le norme cogenti del MIUR, l’Istituto definisce il Piano dell’offerta formativa (POF), specificando le finalità perseguite dall’Istituto nel suo insieme, le attività formative curricolari ed extracurricolari da erogare, i servizi forniti agli studenti ed alle loro famiglie ed al personale interno. Il POF viene elaborato dal Collegio dei Docenti ed aggiornato annualmente. I processi interni che hanno diretta influenza sulla qualità del servizio erogato sono oggetto del Sistema di Gestione per la Qualità. Tali processi sono stati descritti nei documenti del Sistema. La Direzione pianifica i processi richiesti per la realizzazione del prodotto, in coerenza con i requisiti degli altri processi del Sistema di Gestione per la Qualità così come è riportato nel capitolo 4.1 del MQ. Nel pianificare la realizzazione del servizio formativo, l'organizzazione definisce:

− gli obiettivi per la qualità ed i requisiti relativi al servizio formativo, − i processi e documenti e la fornitura delle risorse specifiche per il servizio formativo, − le attività di verifica, validazione, monitoraggio, ispezione e prova, specifiche per il

servizio formativo ed i relativi criteri di accettazione( eventuali prerequisiti in ingresso), − le registrazioni necessarie a fornire evidenza che i processi realizzati ed i servizi

risultanti soddisfino le esigenze dell’utenza (vedere 4.2.4). Gli elementi in uscita (POF, Carta dei Servizi, Programmazione curriculare, erogazione del servizio) di questa pianificazione sono presentati in una forma adeguata al modo di operare della scuola.

7.2. Processi relativi al cliente

7.2.1. Determinazione dei requisiti relativi al prodotto

L’Istituto identifica e riesamina periodicamente le esigenze e le aspettative espresse o implicite dei propri clienti attraverso l’esame dei dati emersi da:

− incontri di orientamento con genitori e studenti dell’ultimo anno del ciclo scolastico precedente, quali possibili nuovi clienti

−−−− analisi relative al rapporto scuola/territorio −−−− risultati dei questionari di soddisfazione dei clienti −−−− documenti di iscrizione alle classi prime riguardanti la provenienza, l’orientamento e il

curricolo −−−− esigenze espresse dai potenziali clienti negli incontri di orientamento −−−− analisi relative ai risultati delle attività di alternanza scuola/lavoro e orientamento in

uscita −−−− richieste espresse dalle rappresentanze dei genitori e degli studenti −−−− risultati delle attività di autoanalisi e autovalutazione di Istituto

Trasforma le esigenze e le aspettative in requisiti tenendo conto anche delle informazioni di ritorno sul livello di soddisfazione degli utenti relativamente al servizio erogato. Sono identificati:


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− i requisiti specificati dal cliente (l’elaborazione del POF sulla base dei requisiti previsti dai programmi ministeriali e delle aspettative rilevate)

− i requisiti non precisati dal cliente, ma coerenti con la funzione propria del servizio e necessari per garantire la qualità dei servizi offerti (orario, scansione quadrimestrale, organizzazione degli spazi, uscite, viaggi di istruzione)

− i requisiti e gli obblighi cogenti relativi al prodotto (i criteri per la formazione delle classi e i vari aspetti organizzativi)

− ogni altro requisito aggiuntivo stabilito dall’organizzazione stessa L’analisi dei dati e l’analisi di fattibilità permettono di valutare la capacità dell’Istituto di soddisfare le richieste, nel rispetto della normativa vigente e dei piani di studio dei vari indirizzi, nonchè di assumere le obbligazioni implicite nei requisiti contrattuali come impegno nei confronti degli alunni e delle loro famiglie. L’analisi delle aspettative dei clienti da tradurre in requisiti è finalizzata alla definizione di un contratto. Il contratto tra scuola e famiglia è formalizzato al momento dell’iscrizione con la compilazione della scheda relativa. Gli impegni contrattuali sono fissati nel POF, nel Regolamento di Istituto, nella Carta dei Servizi.

7.2.2. Riesame dei requisiti relativi al prodotto Ogni anno L’Istituto riesamina i requisiti relativi al servizio formativo prima che la scuola si impegni a fornire i servizi al cliente ovvero prima della pubblicazione ufficiale del POF. Il riesame del POF, del Patto di Corresponsabilità e del Contratto formativo, viene effettuata dalla FS POF e dal Collegio dei docenti. L’Istituto inoltre prende in considerazione il riesame dei requisiti del servizio richiesto sia in fase di contatto informativo con la famiglia sia in fase di iscrizione dell’alunno.

− Contatto informativo: Le richieste di informazione vengono valutate per individuare le reali esigenze dello studente, della famiglia e del territorio, per valutare le esigenze con la capacità dell’Istituto di soddisfarle, e formalizzare le esigenze in un Piano dell’Offerta Formativa.

− Iscrizione: La Direzione, nel riesame, ha la responsabilità di verificare che per tutte le domande pervenute sia stato accettato il Progetto educativo e la completezza della documentazione presentata. Come esito del riesame l'Istituto assicura che:

− i requisiti del servizio formativo siano definiti (possibilità di scelta degli indirizzi) − siano state risolte le eventuali divergenze tra i requisiti del servizio erogato rispetto a

quelli dichiarati, − abbia le capacità per soddisfare i requisiti definiti.

L’individuazione di nuove esigenze dei clienti, tenuto conto anche delle eventuali modifiche legislative, comporta il riesame dei documenti contrattuali che illustrano la tipologia e le caratteristiche del servizio erogato e modalità di comunicazione interna che assicuri che il personale coinvolto sia messo a conoscenza delle modifiche ai requisiti. L’approvazione dell’offerta formativa da parte del CD e del CdI permette la diffusione dei documenti contrattuali ai clienti attuali e potenziali con affissione all’Albo, pubblicazione nel sito Web dell’Istituto e consegna di estratti a chiunque ne faccia richiesta; nei documenti contrattuali sono esplicitati i requisiti generali del servizio offerto, anche non specificati dal cliente. Le registrazioni del risultato dei riesami e delle conseguenti azioni sono conservate. Ogni modifica dell’offerta formativa che si rendesse necessaria in corso d’anno, per nuove disposizioni ministeriali o per cause di forza maggiore, viene comunicata agli studenti e alle famiglie secondo modalità che garantiscano il ricevimento dell’informazione.


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7.2.3. Comunicazione con il cliente L’Istituto ha stabilito ed attivato modalità adeguate per comunicare con i clienti sia al fine di far conoscere le caratteristiche e modalità di erogazione del servizio offerto che al fine di conoscere il loro livello di soddisfazione del servizio erogato relativamente alle loro aspettative. Per questo sono in particolare curate le comunicazioni relative a:

−−−− informazioni relative al servizio formativo (POF, Carta dei servizi, pagelle, libretto delle valutazioni, sito internet)

−−−− quesiti e informazioni richieste dai clienti attuali e potenziali (riunioni assembleari dei rappresentanti degli alunni e dei genitori, Consigli di classe, colloqui con le famiglie, udienze, incontri organi collegiali)

−−−− pubblicazioni all’albo della scuola, valutazioni finali degli allievi, delibere degli organi collegiali

−−−− informazioni di ritorno da parte del cliente, inclusi i suoi reclami.

7.3. Progettazione e sviluppo La progettazione e l’erogazione delle attività avviene in conformità alle linee-guida dell’Istituto riportate nel Piano di Offerta Formativa (POF).

7.3.1. Pianificazione della progettazione e sviluppo L’Istituto pianifica e redige le proprie proposte di programmazione per le attività curricolari in conformità con la normativa ministeriale; l’iter consueto prevede:

− riunioni degli assi culturali e dei dipartimenti per concordare le linee fondamentali; − programmazione dei singoli docenti nel piano di lavoro di inizio anno: − relazione finale del docente, dove è indicata la rispondenza tra quanto previsto e quanto

effettivamente realizzato del programma e le probabili e sintetiche motivazioni delle discostanze.

Eventuali modifiche della programmazione iniziale, dovute a svariati motivi, sono presentate dal docente al Consiglio di classe che ne prende atto. L’Istituto pianifica e controlla le attività svolte per la progettazione e lo sviluppo dei servizi extracurricolari. Tutti i progetti e le attività che l’Istituto intende realizzare, devono essere descritti ed approvati dagli OOCC competenti. La pianificazione della progettazione e dello sviluppo include:

− le diverse fasi del processo di progettazione e sviluppo con chiara definizione dei risultati attesi;

− le attività di controllo (riesame, verifica e validazione) in corrispondenza di specifiche fasi prestabilite;

− le responsabilità e autorità per le attività di progettazione e sviluppo. La progettazione può riguardare:

− servizi già esistenti che si intende mantenere − innovazione (sostanziale modifica) di servizi già offerti − nuovi servizi

Sono definiti due livelli per l’attività progettuale:


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− una progettazione di massima, nella quale viene definito il quadro complessivo delle attività sulla base di dati precedentemente raccolti come nella fase di predisposizione del POF

− una progettazione di dettaglio specifica per ogni singola attività pianificata. Nella progettazione di massima vengono definite le caratteristiche generali dei servizi offerti ai clienti, mentre in quella di dettaglio gli assi culturali, i dipartimenti disciplinari, i consigli di classe e i singoli docenti individuano i percorsi formativi adeguati alle caratteristiche delle singole classi. La pianificazione della progettazione ha lo scopo di individuare gli stadi significativi del processo di erogazione del servizio. I Progetti per servizi nuovi o esistenti considerano come requisiti di base, le specifiche dei Clienti qualora disponibili, i vincoli posti dalla normativa e dalle leggi, le indicazioni del MIUR e delle Reti cui la scuola aderisce per i progetti consorziati. A tal fine si individuano le specifiche funzionali di massima del servizio e il CD nomina il responsabile del progetto che ne dovrà predisporre il piano attuativo secondo il MOD Piano progetto. Il Responsabile di progetto ne definisce le caratteristiche ed i requisiti, partecipa alla pianificazione ed ai momenti di riesame, verifica e validazione della progettazione. DS coordina la progettazione e lo sviluppo di servizi esistenti e innovativi coerenti con il Piano dell’offerta Formativa e con gli altri documenti contrattuali e li inserisce nel POF, sottoponendoli alla deliberazione del CD e CdI per gli aspetti di competenza.

7.3.2. Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo Sulla base del riesame del POF, dei riesami periodici del SGQ, di nuove leggi e circolari del MIUR o di opportunità offerte dal territorio vengono individuate le opportunità di introdurre servizi innovativi o di riorganizzare quelli esistenti. DS e il suo staff individuano gli elementi in ingresso relativi ai servizi da erogare per poter procedere ad una efficace progettazione delle attività, tenuto conto dei requisiti che per ciascuna di esse sono stati definiti. Tali elementi possono essere:

− nuovi bisogni dell’utenza che determinano la necessità di introdurre servizi innovativi nel POF

− nell’attività formativa di base elementi di ingresso sono la conoscenza dei bisogni formativi ed educativi, dei prerequisiti e delle preconoscenze, degli interessi, dello stile di apprendimento degli allievi e di tutti gli altri fattori significativi per impostare attività didattiche finalizzate all’efficacia dell’apprendimento

− i requisiti in ambito cogente, ivi compresi quelli definiti eventualmente dalla statuto e dal regolamento dell’Istituto

− ogni altro requisito ritenuto essenziale per la corretta esecuzione delle attività di progettazione e sviluppo

Questi dati di ingresso devono essere riesaminati prima dell’avvio dell’attività di progettazione per verificare che effettivamente tutti i vincoli e le condizioni iniziali siano stati presi in considerazione. Quando i dati d’ingresso sono incompleti, incoerenti o ambigui si procede al loro riesame con nuove analisi o indagini che possano fornire ulteriori dati d’informazione per la progettazione e lo sviluppo dei servizi. Vengono gestiti opportunamente anche i rapporti tra i diversi gruppi coinvolti nella progettazione e nello sviluppo per assicurare comunicazioni efficaci, chiarezza delle responsabilità ed efficace avanzamento dei progetti. Per quanto riguarda la formazione curricolare, l’input di partenza è costituito dalla individuazione delle esigenze formative. In funzione dei vincoli amministrativi, ministeriali e


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strutturali, si definiscono, così, i programmi didattici di massima e gli obiettivi minimi da raggiungere per ciascuna materia. Vengono definiti poi in dettaglio gli obiettivi di prestazione che devono guidare tutte le attività necessarie per sviluppare i moduli delle lezioni e si predispongono le modalità di rilevazione della prestazione dello studente. Si verifica quindi la congruenza di quanto progettato con le linee-guida e gli indirizzi didattici emanati dal Consiglio di Istituto e dal Collegio dei Docenti. Viene effettuata una valutazione interdisciplinare per verificare la congruità con i fabbisogni formativi identificati. In caso di scostamenti si provvede a ricalibrare la progettazione. Le funzioni che partecipano a tale tipologia di progettazione sono: Collegio Docenti, Consiglio di Istituto, Assi culturali, Dipartimenti Disciplinari, Consigli di classe ed i singoli docenti. I documenti di registrazione sono costituiti dai relativi verbali di riunione. Per la progettazione delle attività extracurricolari la responsabilità della progettazione dei singoli progetti è affidata ai Responsabili di progetto, che hanno il compito di articolare la proposta con il relativo budget di spesa, definire gli obiettivi, i criteri di valutazione intermedi e finali, di seguirne le fasi di approvazione, di gestirne l’esecuzione e relazionare al Collegio dei Docenti sui risultati, per valutarne la replicabilità. I documenti di registrazione sono costituiti dai relativi verbali di riunione e dalle Schede di Progetto, nelle quali sono riportate le previsioni e le rendicontazioni delle attività di progetto. Nelle Schede Progetto è definito anche l’aspetto economico (budget) fondamentale per la gestione amministrativa del progetto stesso.

7.3.3. Elementi in uscita della progettazione e sviluppo I dati di uscita del processo di progettazione e sviluppo si traducono operativamente in una scheda progetto e sono esplicitati in maniera tale da rendere possibile la verifica in itinere e finale del progetto o servizio e il loro confronto con i requisiti inizialmente stabiliti. La pianificazione del progetto viene effettuata dal RP in apposito Mod. progetto e comprende:

− la definizione delle finalità e obiettivi del progetto in coerenza con il POF d’Istituto; i destinatari;

− il programma temporale del progetto con l’individuazione delle attività relative alle varie fasi

− le risorse umane e materiali necessarie per lo sviluppo del progetto e le funzioni coinvolte nell’attuazione del progetto

− le interfacce organizzative e tecniche ed eventuali esperti − le modalità di verifica dei risultati ottenuti, con possibilità di riferimento e identificazione

di tutti i documenti correlati (compresi i risultati del progetto) Il progetto, i momenti di riesame, verifica e validazione sono evidenziati e documentati nel mod. Progetto. I documenti di uscita dalla progettazione e sviluppo devono essere approvati dagli organi o funzioni competenti prima del relativo rilascio.

7.3.4. Riesame della progettazione e sviluppo Attività curriculari: la programmazione di inizio anno presentata dal singolo docente, in quanto personale e comunque sempre rispondente a quanto previsto dai programmi ministeriali, non deve essere sottoposta né a riesame né a verifica né a validazione. L’attività di progettazione e sviluppo extracurricolare è oggetto di una costante azione di


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controllo che può consistere in: −−−− riesami − verifiche − validazioni

Con il termine “riesame” si intendono quelle attività svolte per valutare la capacità del progetto di rispondere ai requisiti prestabiliti e per identificare eventuali problemi e proporre adeguate soluzioni. I riesami sono pianificati e sono da considerarsi tali le riunioni del gruppo che ha progettato il servizio o l’attività condotte nel corso dell’attività di progettazione volte a superare problemi emersi o a valutare scelte alternative rispetto a quelle inizialmente individuate. I documenti di registrazione sono costituiti dai relativi verbali di riunione e dalle Schede di Progetto.

7.3.5. Verifica della progettazione e sviluppo I risultati ottenuti in fase di esecuzione della progettazione, sono sottoposti a verifica, al fine assicurare che gli elementi in uscita della progettazione siano compatibili con i relativi requisiti in ingresso. L’attività si ispira ai seguenti criteri di carattere generale:

− la verifica della progettazione viene effettuata da un organismo qualificato indipendente dal progettista che ha elaborato il progetto (Collegio dei docenti o sua articolazione funzionale, CDC )

− le funzioni interessate al progetto sono coinvolte nella verifica − i risultati della verifica sono documentati

Il Responsabile del Progetto ha la responsabilità delle verifiche di progetto anche in fase di esecuzione.

7.3.6. Validazione della progettazione e sviluppo Dopo il riesame e la verifica positiva da parte di RP e delle altre funzioni coinvolte, ognuno per le sue competenze, viene attuata la validazione del progetto per confermare che i servizi risultanti possano soddisfare i requisiti stabiliti. Essa consiste in una particolare forma di controllo del progetto volta a verificare l’effettiva capacità dei servizi progettati a soddisfare le esigenze dei clienti. Nel caso di esito negativo / non conformità del servizio, si determinano le modifiche e/o gli elementi di miglioramento da adottare. Quando possibile è definita, pianificata e completata prima della concreta erogazione dei servizi cercando di prevedere le condizioni in cui questo si svilupperà. Quando ciò non è possibile la validazione parziale dei dati di uscita della progettazione e sviluppo viene effettuata nella misura massima possibile. Per quanto oggetto di progettazione relativo all’attività didattica, essa è operata dai DD, CdC, dal CD e dal CdI, ognuno per le sue competenze specifiche. La validazione comprende la verifica dei requisiti normativi cogenti applicabili. Le registrazioni dei suoi risultati sono conservate (rif. Punto 4.2.4 della SEZ.4 del presente Manuale).


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7.3.7. Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e sviluppo Poiché è possibile che si rendano necessarie modifiche alla progettazione e sviluppo anche la loro gestione avviene in forma controllata. Modifiche alla progettazione e allo sviluppo possono intervenire rispetto a contenuti, metodi, tempi, attività, modalità di controllo. Tutte le modifiche di progetto vengono documentate e, ove necessario, motivate, sottoposte a misure di controllo di progettazione analoghe a quelle adottate per il progetto originale ed approvate dagli stessi organi che hanno riesaminato ed approvato i documenti del progetto originale. Con detta procedura si vuole garantire che: la modifica sia opportunamente motivata;

− l'effetto che la modifica può comportare nei confronti di altre parti del progetto sia stato attentamente considerato;

− le necessarie azioni vengono documentate sui documenti di progetto lasciando una traccia per un eventuale futuro riscontro;

− le informazioni relative alla modifica vengono trasmesse a tutte le persone interessate. I cambiamenti o le modifiche della progettazione e sviluppo devono essere approvati da personale autorizzato e registrati prima dell’attuazione. Le modifiche apportate rendono necessaria l’esecuzione di nuove verifiche o nuove validazioni per tutti o parte dei dati di uscita della progettazione e sviluppo. I risultati del riesame delle modifiche e delle azioni susseguenti vengono registrate. (rif. 4.2.4 della SEZ.4 del presente Manuale)

7.4. Approvvigionamento

7.4.1. Processo di approvvigionamento

Ai fini dell'approvvigionamento dei prodotti e servizi necessari ai processi individuati e sviluppati, l'Istituto

− effettua un controllo circa le richieste interne di fornitura in relazione alle risorse disponibili e quelle previste per i progetti, attraverso la verifica del budget d'Istituto;

− recluta il personale docente e ATA a tempo determinato in base alla normativa MIUR, seguendo l'ordine di scorrimento delle graduatorie;

− valuta e sceglie i fornitori in base alla loro capacità di fornire prodotti conformi ai requisiti specificati.

La valutazione dei fornitori avviene in base all’esito dell’apposito iter e al monitoraggio continuo sui fornitori. La responsabilità della valutazione è del DS. I fornitori qualificati sono inseriti in un apposito elenco e le loro prestazioni sottoposte a annuale valutazione e rivalutazione. La procedura di riferimento è la PQ 07. Ciascun docente può richiedere l’acquisto di materiale nel corso dell’anno scolastico, richiesta sottoposta ad autorizzazione dell’acquisto da parte del Consiglio di Istituto o direttamente dal Dirigente scolastico secondo l’importo previsto della fornitura. Il processo di approvvigionamento prevede due diverse metodologie:

− gli acquisti fino a Euro 2.000 sono condotti direttamente dal Dirigente scolastico, in


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quanto rappresentano normali attività di approvvigionamento necessarie per il funzionamento dell'Istituto;

− acquisti critici o di valore superiore sono eseguiti dopo l'autorizzazione del Consiglio di Istituto. Sono acquisiti almeno tre preventivi che devono chiaramente specificare le caratteristiche del prodotto, le modalità di fornitura, la documentazione a supporto richiesta

− tutte le procedure di approvvigionamento, inoltre, devono obbligatoriamente seguire le norme previste per la PA, in particolare le procedure previste dala CONSIP. Nello specifico:

Il Decreto legge n. 95/2012 (art. 4, comma 3 bis), ha disposto il trasferimento da Consip S.p.A. a Sogei S.p.A. delle attività informatiche riservate allo Stato, ai sensi del D. Lgs. 414/97 e successivi provvedimenti di attuazione, nonché delle attività di sviluppo e gestione dei sistemi informatici delle amministrazioni pubbliche svolte, sino al 1° luglio 2013 - data di efficacia della scissione - da Consip S.p.A. ai sensi di legge e di statuto. L'articolo 4, comma 3 ter, del d.l. 95/2012 prevede che Consip svolga le attività ad essa affidate con provvedimenti normativi, le attività di realizzazione del Programma di razionalizzazione degli acquisti nella PA, di centrale di committenza, di e-procurement e le attività ad essa affidate con provvedimenti amministrativi del Ministero dell'Economia e delle Finanze. Programma per la razionalizzazione degli acquisti nella P.A.

• Decreto legge 6 luglio 2012 n.95, pubblicato nella G.U. 6 luglio 2012, n. 156, recante "Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini nonché misure di rafforzamento patrimoniale delle imprese del settore bancario", convertito con modificazioni in. L. 135 del 7 agosto 2012, pubblicata nella G.U. n. 189 del 14 agosto 2012: Art. 1;

• Decreto legge 7 maggio 2012 n. 52, pubblicato nella G.U. 8 maggio 2012, n. 106, recante "Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica", convertito con modificazioni in L. 6 luglio 2012, n. 94, pubblicata nella G.U. 6 luglio 2012, n. 156. Art. 7; art. 8; art. 13 ter;

• Legge 24 dicembre 2012, n. 228, recante "Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato" (legge di stabilità): art. 1 da comma 149 a comma 158;

• Decreto legge 6 luglio 2011 n. 98, recante "Disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria". Articolo 11;

• Legge 23 dicembre 2009 n. 191, art. 2 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2010) articolo 2, commi da 225 a 227;

• Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze 12 febbraio 2009 pubblicato sulla G.U. 19 marzo 2009, n. 65, recante 'Attuazione dall'articolo 2, comma 574 della legge 24 dicembre 2007, n. 244, in materia di tipologie di beni e servizi oggetto di acquisti tramite Consip S.p.A.' ;

• Decreto legge 25 giugno_2008 n. 112 art.48 - Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria - art. 48 Risparmio energetico;

• Legge 24 dicembre 2007 n. 244 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2008). Articolo 2, commi da 569 a 574;

• Legge 27 dicembre 2006 n. 296 - per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2007), Articolo 1 commi da 449 a 457; commi, 1126 e 1127;

• Legge 23 dicembre 2005 n. 266 - per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2006), Articolo 1 commi 22 e da 157 a 160;

• Legge 24 dicembre 2003 n.350 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2004), art. 3, c. 172;


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• Decreto Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica 7 maggio 2001;

• Decreto Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica 2 maggio 2001;

• Decreto del Presidente della Repubblica 22 marzo 2001 n. 147 - Regolamento recante modifiche all'organizzazione del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica;

• Legge 23 dicembre 2000 n. 388 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2001), art. 58. Consumi intermedi;

• Decreto Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica 24 febbraio 2000 - Conferimento alla Consip S.p.A. dell'incarico di stipulare convenzioni e contratti quadro per l'acquisto di beni e servizi per conto delle amministrazioni dello Stato;

• Legge 23 dicembre 1999 n. 488 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2000), art. 26 e s.m.i.. Acquisto di beni e servizi.

Attività di Centrale di Committenza • Il Decreto legge del 6 dicembre 2011, n. 201 (art. 29), pubblicato nella G.U. n. 284, del

6 dicembre 2011, recante "Disposizioni urgenti per la crescita, l'equità e il consolidamento dei conti pubblici", convertito con modificazioni in Legge 22 dicembre 2001 n. 214, pubblicata in G.U. 27 dicembre 2011 n. 300, prevede che le amministrazioni pubbliche centrali inserite nel conto consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'ISTAT, nonché gli enti di previdenza e assistenza sociale, possono avvalersi di Consip S.p.A. nella sua qualità di Centrale di Committenza ai sensi dell'art. 3, comma 34, D. Lgs. 163/2006;

• l'art. 4, comma 3 ter del d.l. 95/2012, prevede che Sogei S.p.A., sulla base di apposita convenzione disciplinante i relativi rapporti, si avvale di Consip S.p.A., nella sua qualità di centrale di committenza, per le acquisizioni di beni e servizi; in tema di amministrazione digitale:

• l'art. 4, comma 3 quater, del d.l. 95/2012 prevede che Consip S.p.A., per la realizzazione di quanto previsto dall'art. 20, comma 4 del d.l. n. 83/2012, (e, cioè, che le attività amministrative, contrattuali e strumentali già attribuite a DigitPA sono affidate a Consip S.p.A.) svolge le attività di centrale di committenza relative alle Reti telematiche delle Pubbliche Amministrazioni, al Sistema Pubblico di Connettività e alla Rete internazionale delle pubbliche amministrazioni, nonché ai contratti-quadro ai sensi dell'art. 1, comma 192, della legge n. 311/2004.

Altre attività • amministrazione digitale

L'art. 4, comma 3 quinquies del D.L. 95/2012, convertito in. L. 135/12, dispone che Consip S.p.A. svolge l'istruttoria ai fini del rilascio dei pareri di congruità tecnico-economica da parte dell'Agenzia per l'Italia Digitale;

• dismissione di beni mobili L'art. 1, comma 19, del D.L. 95/2012, convertito in. L. 135/12, prevede che il Ministero dell'economia e delle finanze si avvalga di Consip S.p.A. per la realizzazione di un programma per l'efficientamento delle procedure di dismissione dei beni mobili delle amministrazioni, anche mediante l'impiego di strumenti telematici e del sistema informatico di e-procurement.

• tenuta del registro dei revisori legali Ai sensi del D. Lgs. n. 39 del 29 gennaio 2010, pubblicato nella G.U. n. 68 del 23 marzo 2010, recante "Attuazione della direttiva 2006/43/CE, relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati, che modifica le direttive 78/660/CEE e 83/349/CEE, e che abroga la direttiva 84/253/CEE", il Ministero dell'Economia e delle Finanze (RGS) ha affidato a Consip S.p.A. le attività di supporto ai compiti del Ministero in tema di tenuta del Registro dei revisori legali dei conti e del Registro dei tirocinanti.


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7.4.2. Informazioni per l’approvvigionamento I prodotti da approvvigionare si possono distinguere in

− servizi con finalità formativa − beni inventariabili − beni e servizi di supporto

Le informazioni per l’approvvigionamento riguardano l’identificazione della tipologia e caratteristiche dei prodotti o servizi da acquistare in relazione alle richieste pervenute dai responsabili delle varie strutture e di funzione sulla base delle quali viene definito un piano degli acquisti. Vengono distinti gli acquisti di beni a lungo ciclo di utilizzo dai beni di consumo. In relazione alla tipologia di prodotti o servizi da approvvigionare ne vengono definiti i requisiti per l’accettazione. L’individuazione dei fornitori e la gestione delle forniture e le richieste di preventivo, come da normativa vigente, sono affidate al DSGA.

7.4.3. Verifica dei prodotti approvvigionati Sono state definite modalità di controllo o collaudo per assicurare che i prodotti approvvigionati siano conformi ai requisiti specificati per l’approvvigionamento. La segreteria si assicura che siano state rispettate tutte le specifiche da parte dei fornitori. Un secondo controllo di accettazione spetta al personale che ha proposto l'acquisto. In caso di esito positivo, la segreteria dispone la liquidazione della fattura. Nel caso di esito negativo dei controlli vengono attivate le procedure di gestione delle non conformità. I risultati delle valutazioni e di tutte le azioni necessarie per dar corso agli approvvigionamenti vengono registrati e conservati agli atti a cura del DSGA. Per la gestione degli acquisti e per la verifica del prodotto acquistato la procedura di riferimento è la PQ 07

7.5. Produzione ed erogazione del servizio L’Istituto gestisce in modo controllato il processo di erogazione del servizio, per garantire che i servizi siano conformi agli standard ed erogati in maniera controllata secondo quanto descritto dal POF. Le principali attività di produzione riguardano i servizi didattici curricolari, extra-curricolari, amministrativi ed ausiliari. I risultati ottenuti sono utilizzati per il riesame del SGQ.

7.5.1. Tenuta sotto controllo delle attività di Produzione ed erogazione di servizi

La necessità di definire regole atte a regolamentare la gestione dell’erogazione del servizio nasce dall’esigenza di garantire la tenuta sotto controllo dei processi in cui esso si sviluppa, al fine di:


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− soddisfare le aspettative dei clienti in termini di contenuto e modalità di erogazione del servizio;

− permettere la rintracciabilità delle informazioni relative al servizio erogato; − innescare un meccanismo di miglioramento continuo del servizio e standardizzarne le

modalità di gestione. Il processo di controllo delle attività formative mira a garantire che:

− la formazione sia erogata secondo le modalità pianificate; − sia tenuto sotto controllo e comunicato il grado di apprendimento degli allievi secondo

le modalità definite nel POF; − la soddisfazione degli utenti del servizio sia verificata sistematicamente al fine di

migliorare costantemente la qualità del servizio erogato Per ogni processo ritenuto significativo vengono costantemente monitorati gli obiettivi prefissati, i risultati conseguiti, le fasi dei processi, le attività, le interfacce, le misure di controllo, le risorse necessarie e disponibili, le esigenze di aggiornamento e di formazione per tutto il personale. Per ogni processo sono indicati: le responsabilità e i documenti del SGQ di riferimento nei quali sono individuati gli elementi per cui l’erogazione del servizio risulti controllata allo scopo di prevenire ogni disservizio. Ai processi relativi al servizio scolastico erogato sono associati degli indicatori tramite i quali è possibile monitorare la loro efficacia in funzione dei requisiti individuati e degli obiettivi di miglioramento, definiti dalla Direzione nel Piano della qualità. Gli indicatori sono riesaminati secondo modalità e frequenze stabilite, annualmente.

7.5.2. Identificazione e rintracciabilità

Per le attività curricolari il servizio erogato è identificato dagli strumenti e dai documenti previsti dalla normativa ministeriale (Registri di classe, registri dei docenti, registri delle assenze, elenchi, relazioni finali, pagelle, tabelloni finali dei voti…) e la rintracciabilità è garantita dal servizio di Segreteria.

7.5.3. Proprietà del cliente

L'Istituto ha individuato due tipologie di proprietà degli utenti: documentazione che gli alunni e le famiglie consegnano all'Istituto al momento dell'iscrizione o periodicamente e i locali e le attrezzature messe a disposizione dalla Provincia. La segreteria identifica, verifica e protegge tutta la documentazione prodotta dall'utente in base alla legge sulla privacy 675/96 e, qualora tali documenti dovessero essere non validi o inesatti o nel caso di danneggiamenti o perdite, notifica nel più breve tempo possibile alle famiglie quanto riscontrato. Copia di tali notifiche sono opportunamente conservate come registrazioni. Per quanto riguarda le proprietà dell'Ente Locale, invece, l'Istituto garantisce la corretta gestione e manutenzione per quanto di competenza e attraverso periodiche comunicazioni da parte del DS di eventuali danneggiamenti o deterioramenti secondo quanto previsto dl D.Lgs.626/94 dalla legislazione del settore scolastico. Tali comunicazioni hanno valore di notifica e vengono accuratamente conservate ad opera della segreteria.


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7.5.4. Conservazione dei prodotti

Durante il processo di realizzazione e di erogazione dei servizi, le modalità di identificazione, movimentazione, imballaggio, immagazzinamento e protezione dei prodotti e dei documenti relativi al servizio sono tenute sotto controllo al fine di prevenire perdite, deterioramenti o danneggiamenti. Essi riguardano le attrezzature didattiche e i prodotti dell’attività amministrativa e didattica. I prodotti e i documenti relativi al processo di erogazione del servizio scolastico sono:

− Registri di classe − Registri personali dei docenti − Verbali dei Consigli di classe, OOCC, Commissioni − Risultati degli scrutini su supporto cartaceo e informatico − Prove scritte effettuate dagli alunni − Documenti degli esami integrativi, di idoneità e di Stato − Attrezzature e materiali dei laboratori, palestre, aule speciali − Materiali della Biblioteca e centro di documentazione − Materiali necessari per lo svolgimento dell’attività didattica

Per quanto attiene le attrezzature dei laboratori, palestre, aule speciali, biblioteca queste vengono affidate ai rispettivi Responsabili nominati dal DS. Il responsabile del magazzino cura la conservazione del materiale di consumo necessario per lo svolgimento dell’attività didattica. La segreteria alunni cura la conservazione dei Verbali e dei risultati degli scrutini su supporto cartaceo e informatico. Al termine dell’anno scolastico vengono raccolti:

− gli elaborati scritti degli alunni − i registri di classe − i registri personali dei docenti − le relazioni finali dei docenti − i verbali e gli elaborati degli esami integrativi

che vengono racchiusi in contenitori, con indicato l’anno scolastico di riferimento e le classi, e depositati in un apposito locale adibito ad archivio per evitare danni e deterioramenti. I documenti relativi agli Esami di Stato, opportunamente sigillati dalla Commissione d’esame sono affidati al termine degli stessi al DSGA con verbale di consegna e depositati in archivio per evitare danni e deterioramenti. L’eventuale apertura dei plichi sigillati dovrà effettuarsi a norma di legge stilando un apposito verbale di apertura dei plichi, controfirmato dal DS o suo delegato, che verrà reinserito nel pacco sigillato nuovamente.


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SEZIONE 8 8. Misurazione, analisi e miglioramento

8.1. Generalità

8.2. Monitoraggi e misurazioni 8.2.1. Soddisfazione del cliente 8.2.2. Audit interno 8.2.3. Monitoraggio e misurazione dei processi 8.2.4. Monitoraggio e misurazione del prodotto

8.3. Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi

8.4. Analisi dei dati

8.5. Miglioramento 8.5.1. Miglioramento continuo 8.5.2. Azioni correttive 8.5.3. Azioni preventive



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8. Misurazione, analisi e miglioramento

8.1. Generalità L’Istituto ha definito e pianificato i processi di misurazione, monitoraggio, analisi e miglioramento quali strumenti per la gestione della qualità del servizio erogato, per garantire che i relativi processi di pianificazione, programmazione e sviluppo siano conformi ai requisiti specificati. Gli strumenti utilizzati sono:

− predisposizione di un sistema di indicatori − somministrazione di questionari di customer satisfaction − conduzione di audit interni

I dati e le informazioni raccolte vengono organizzati ed elaborati mediante opportuni strumenti statistici e rappresentati mediante diverse modalità al fine di garantire l’individuazione, l’applicazione e la verifica degli opportuni interventi correttivi, come descritto nel punto 8.5. Il sistema degli indicatori come anche i questionari di Customer Satisfaction, che rappresentano gli strumenti di misura del Sistema di gestione per la qualità, vengono periodicamente riesaminati in sede di Riesame della Direzione per verificarne l’adeguatezza. Il Responsabile Qualità informa e mantiene aggiornato il DS sull’andamento delle performance del servizio e sullo stato di attuazione delle azioni correttive e dei piani di miglioramento.

8.2. Monitoraggi e misurazioni

8.2.1. Soddisfazione del cliente

La misura della soddisfazione dei clienti e delle parti interessate è effettuata con varie azioni di monitoraggio che vanno dagli incontri periodici dei consigli di classe ai questionari elaborati sulla base degli aspetti del processo formativo che l'Istituto intende monitorare e con l'indicazione di una serie di obiettivi da raggiungere, a seconda del tipo di utente destinatario. Detti questionari vengono somministrati con frequenza almeno annualmente. Il Responsabile della Qualità riporta alla Direzione almeno annualmente, in sede di riesame, dati statistici commentati sui risultati ottenuti dalle rilevazioni relative ai diversi utenti, al fine di verificare anche la coerenza con gli obiettivi da raggiungere annualmente. Tali informazioni costituiscono dato di ingresso per il Riesame della Direzione e per la predisposizione del Piano della qualità.

8.2.2. Audit interno

L'Istituto ha predisposto una procedura (PQ 03) per gestire l'attività di pianificazione ed esecuzione degli audit interni, per predisporre le registrazioni e riferire sui risultati, allo scopo


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di accertare se il SGQ è stato efficacemente attuato e mantenuto aggiornato, ed è conforme a quanto pianificato, ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 e a quelli stabiliti dall’organizzazione stessa. A tal proposito, il Responsabile della Qualità programma annualmente degli audit interni in modo che almeno una volta l’anno tutte le attività siano verificate. I criteri, l'estensione, la frequenza e le modalità degli audit vengono stabiliti tenendo conto dello stato, dell'importanza delle aree oggetto di verifica, della complessità dei processi e dei risultati di precedenti audit. Gli audit sono eseguiti da personale indipendente da chi ha diretta responsabilità per le attività da verificare. Gli audit vengono effettuati prendendo come riferimento i singoli processi o la sezione del Manuale di qualità di riferimento. I servizi non conformi sono identificati e ogni NC rilevata nel Rapporto di audit interno viene riportata su apposito modulo Rapporto di Non Conformità che viene preso in consegna dalla Commissione Qualità. Il Responsabile dell’area in cui è stata rilevata la NC valuta la segnalazione e propone un’azione correttiva che viene registrata su apposito modulo Azioni Correttive/Preventive. Ogni non conformità grave, rilevata in fase di verifica deve essere analizzata e deve esserne individuata l'opportuna azione correttiva e le modalità e tempi di attuazione vengono registrati nel Registro Non Conformità- Azioni Correttive/Preventive. Ogni registrazione è conservata dalla Commissione Qualità o DS nell’archivio della Qualità. Le modalità di gestione delle azioni Preventive sono descritte nella PQ05-Azioni Preventive e le modalità di gestione delle azioni Correttive sono descritte nella PQO6-Azioni Correttive.

8.2.3. Monitoraggio e misurazione dei processi

L’Istituto monitora e misura le caratteristiche dei servizi erogati per verificare la capacità dei propri processi di ottenere i risultati pianificati. Annualmente la Direzione predispone un piano di monitoraggio dei processi significativi del servizio, sottoponendo ad analisi gli aspetti ritenuti più importanti per la qualità dello stesso e per il conseguimento degli obiettivi definiti. La quantificazione degli obiettivi è effettuata in sede di Riesame della Direzione sulla base di indicatori di efficacia, atti a misurarne la performance, e di parametri di riferimento interni e/o esterni; i target definiti costituiranno punto di riferimento per la misurazione e monitoraggio dei processi e dei servizi. Sulla base delle analisi effettuate viene predisposto il Piano della qualità e delle azioni di miglioramento definendo i nuovi obiettivi e le priorità, in considerazione dell’andamento dei risultati. I risultati delle misurazioni e monitoraggi sono documentati come da PQ02 Tenuta sotto controllo delle registrazioni.

8.2.4. Monitoraggio e misurazione del prodotto

L'Istituto allo scopo di valutare l’efficienza e l’efficacia dei processi scolastici e di verificare e garantire che i servizi formativi erogati soddisfino ai requisiti specificati, sottopone il processo formativo a monitoraggio attraverso la pianificazione e la registrazione delle attività e a valutazioni in itinere e finali. La natura immateriale del servizio formativo comporta che lo


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scostamento dai requisiti non sempre sia immediatamente recuperabile ed è quindi necessario effettuare un controllo periodico sul servizio erogato per attuare azioni correttive in itinere. La verifica della progressiva acquisizione degli obiettivi si svolge quindi in fase di attuazione del processo didattico formativo. Tale attività di controllo, effettuata dal personale docente comprende: controlli del grado di apprendimento e registrazioni dei risultati. Gli elementi acquisiti e le registrazioni effettuate sono oggetto di valutazione in sede di Riesame della Direzione, nonché in tutte le riunioni collegiali.

8.3. Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi L'Istituto ha definito nella PQ 04 specifiche modalità di controllo e trattamento delle non conformità relativamente agli ambiti operativi del SGQ e di valutazione del risultato dei processi. Qualora dei processi non conformi siano corretti, essi vengono sottoposti a nuova verifica per dimostrare la loro conformità ai requisiti. Qualora, come nel caso del servizio didattico formativo le non conformità vengano rilevate in fase di attuazione si adottano appropriate misure per limitare gli effetti, reali o potenziali, derivanti da tali non conformità. Vengono mantenute registrazioni della natura delle non conformità e di ogni azione intrapresa come da PQ02 Tenuta sotto controllo delle registrazioni.

8.4. Analisi dei dati L'Istituto predispone opportune modalità per la ricerca statistica delle cause delle non conformità rilevate e potenziali, per l’identificazione e attuazione di azioni correttive e preventive e per la predisposizione di azioni di miglioramento. In particolar modo gli indicatori della qualità utilizzati consentono di verificare:

− l’idoneità, l’efficacia e l’adeguatezza dei processi, incluse le opportunità di azioni preventive;

− il livello di soddisfazione dei propri utenti; − la conformità ai requisiti del cliente o stabiliti dall’organizzazione; − l’idoneità dei fornitori.

Annualmente vengono elaborati statisticamente i dati provenienti dal monitoraggio e dalla verifica della conformità dei processi e dei risultati prodotti, dai questionari di soddisfazione e dagli eventuali reclami e i risultati delle elaborazioni sono comunicati a tutte le parti interessate e analizzati attentamente dalla Direzione nel riesame del SGQ per individuare i punti di forza e i punti critici del servizio erogato e le opportunità di miglioramento. La rilevazione riguarda anche i dati relativi agli esiti scolastici finali. La raccolta di informazioni avviene anche con esame di documenti e osservazioni delle attività svolte, risultati degli Audit interni e azioni preventive di miglioramento e correttive poste in essere.


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8.5. Miglioramento Il miglioramento continuo dell'efficacia del SGQ costituisce parte importante della Politica per la Qualità; a tale politica è data costante attenzione da parte della Direzione, che su di essa coinvolge tutte le risorse umane della Scuola, attraverso idonei processi di gestione e comunicazione. In tale ottica la Direzione definisce annualmente specifici obiettivi per il miglioramento della qualità.

8.5.1. Miglioramento continuo

Tutti processi descritti dal sistema qualità vengono gestiti in ottica di miglioramento continuo. La direzione ha individuato nella gestione dei seguenti strumenti le opportunità di miglioramento effettivo del sistema qualità:

• riesame della direzione; • analisi dei risultati degli audit; • misurazioni dei processi/servizi e della soddisfazione degli utenti; • rispetto della politica della qualità e degli obiettivi della qualità determinati; • miglioramento continuo dei rapporti con il territorio.

Il Responsabile del Sistema Qualità, in collaborazione con la Direzione, individua eventuali progetti di miglioramento, i responsabili delle attuazioni e i tempi relativi. La verifica del raggiungimento degli obiettivi del progetto di miglioramento compete al Responsabile del Sistema Qualità, che documenta l’esito della verifica direttamente sui verbali di Riesame.

8.5.2. Azioni correttive Per azioni correttive si intende un intervento mirato all’individuazione e alla rimozione delle cause che hanno generato una non conformità Le azioni correttive possono essere generate da:

• non conformità riscontrate durante l’erogazione del servizio; • esiti della valutazione sull’andamento del servizio erogato (customer satisfaction); • non conformità emerse in sede di valutazione dei fornitori; • risultati degli audit interni e di parte terza; • risultanze del Riesame della direzione.

Nell’ambito del SGQ viene garantita la predisposizione e gestione delle azioni correttive tramite l’esame delle non conformità rilevate, registrate sui Rapporti Non conformità e la documentazione ad essi connessa, al fine di identificare le cause che le hanno generate; seguono l’individuazione e la scelta dei provvedimenti necessari all’eliminazione delle cause, l’attuazione dell’intervento individuato (azione correttiva) e il monitoraggio della sua efficacia. Le azioni correttive concordate sono formalizzate su apposito modulo Azioni Correttive/Preventive, nel quale vengono registrate anche la pianificazione, il controllo della attuazione e dell’efficacia dell’azione correttiva stessa. Il coordinamento delle attività di gestione delle azioni correttive è assicurato dal Rappresentante della Direzione; il RQ mantiene informato DS in merito alle quantità, alla natura e all’esito delle azioni correttive inserendole all’interno del Riesame della Direzione. I documenti relativi alla gestione delle azioni correttive sono archiviati a cura della


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Commissione Qualità. Per le azioni correttive che riguardano il servizio formativo il parametro di valutazione è rappresentato dal conseguimento degli standard previsti. Il processo di gestione delle azioni correttive si sviluppa secondo la PQ06 Azioni correttive.

8.5.3. Azioni preventive

Per azione preventiva s'intende un’azione intrapresa allo scopo di eliminare le cause potenziali di una non conformità ipotetica e per prevenirne il verificarsi. La PQ 05 Azioni preventive indica le modalità di:

• individuazione delle non conformità potenziali e delle loro cause ; • valutazione dell’esigenza di attuare azioni per prevenire il verificarsi delle non

conformità; • individuazione e attuazione delle azioni necessarie; • registrazione dei risultati delle azioni attuate (v. 4.2.4); • riesame delle azioni preventive attuate.

Il RQ, all’interno del “Rapporto alla Direzione” utilizzato per le attività di Riesame del SGQ, include tutte le informazioni relative alle principali azioni preventive intraprese. Le azioni preventive sono formalizzate su apposito modulo Azioni Correttive/Preventive, opportunamente conservato e archiviato a cura della Commissione Qualità. Il RQ è responsabile della tenuta e conservazione della documentazione relativa alle azioni preventive intraprese.

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Istituto Superiore “Cesare BALBO”...ISTITUTO D'ISTRUZIONE SUPERIORE “Cesare BALBO” MANUALE DELLA QUALITÀ p. 03/062 A fronte della politica sopra esposta la scuola ha fissato