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ELECTROHUILA S.A E.S.P.

INVITACION PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-036/2015

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 OBJETO.

Compra de un transformador de potencia trifásico reductor de 15/20 MVA con

niveles de tensión 34.5/13.8/7.967 Kv, ONAN/ONAF, Dyn11, con regulación sin

carga en AT.

1.2 NORMATIVIDAD APLICABLE

La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirá por el derecho

privado conforme a lo dispuesto en las leyes 142 de 1994, art. 32; 143 de 1994,

art. 8, y el Acuerdo No.- 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue

expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.

Así mismo, las normas que a continuación se indican deben consultarse para la

aplicación de la presente especificación.

• ANSI – C57 Power Transformers

• IEC - 60076 Power Transformers

• IEC-60354/ANSI

C57-92

Loading guide for oil-immersed power transformers

• IEC-137 Bushing for alternating voltages above 1000 V

• IEC 60214 On-Load Tap-changers

• RETIE.

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NOTA: En caso de que los documentos anteriores sean revisados o modificados

debe tomarse en cuenta la edición en vigor o la última edición en la fecha de

entrega de las ofertas.

1.3 DESCRIPCION Y CANTIDADES

1.3.1 DESCRIPCION DEL TRANSFORMADOR

La descripción del transformador solicitado en la presente invitación debe incluir

diseño, fabricación, suministro en condiciones DDP, cargue, transporte y

descargue en las subestación que la Electrificadora del Huila S.A. autorice dentro

del departamento del Huila.

Las características del transformador son las siguientes:

• TRANSFORMADOR DE POTENCIA 15/20 MVA

Tipo Transformador trifásico para uso exterior

Normas de fabricación y pruebas IEC, ANSI, NEMA, ASTM

Numero de fases 3

Refrigeración ONAN/ONAF

Potencia Nominal 15/20 MVA

Tensión Nominal AT 34.5 KV

Tensión Nominal BT 13.8 KV

Frecuencia 60 HZ

Grupo de conexión Dyn11

Tipo de conmutador en A.T. Para operación sin carga

• ACCESORIOS:

Válvulas y Grifos

Placa de características según norma ICONTEC

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Dispositivos para izaje y movimientos.

Ruedas Orientables

Terminales de tierra

Bujes AT y BT tipo convencional según normas internacionales

Indicador de nivel de aceite.

Válvula de sobrepresión con contactos tipo COMEM o similar

Termómetro de aceite con contactos tipo AKM o similar

Termómetro de devanados con su respectiva imagen térmica

Relé Buchholz

Conmutador en vacío en el lado AT con regulación + - 2X2.5%

Ventiladores tipo Marangoni o similares

Radiadores desmontables

Tanque conservador

Filtro de silicagel

TC´s de protección y control

Soporte para pararrayos AT

Registrador de impactos

Equipo de control de nitrógeno para transporte

Canecas para transporte de aceite

• PRUEBAS DE RUTINA

El Transformador será sometidos a todas las pruebas de rutina mencionadas en

las normas nacionales y descritas como sigue:

Hermeticidad

Resistencia eléctrica de cada devanado

Relación de transformación

Relaciones de polaridad

Corriente de excitación

Perdidas de excitación

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Perdidas bajo carga

Impedancia de cada par de devanados

Potencial aplicado

Potencial inducido

Capacitancia y factor potencia

Aislamiento del núcleo

Relación de transformación

Adicionalmente a la ejecución de las anteriores pruebas, se entregarán los

protocolos de pruebas de los accesorios suministrados por sus propios

fabricantes.

Una vez armado el transformador en la subestación que la Electrificadora del Huila

S.A. E.S.P., haya dispuesto dentro del Departamento del Huila, se realizarán las

siguientes pruebas en sitio, a cada uno de ellos:

Hermeticidad

Relación de transformación

Factor de potencia de aislamiento

Medición del nivel de aislamiento

Después de estas pruebas se deberá tomar muestra del aceite dieléctrico vegetal

para hacerle las pruebas de cromatografía de gases y físico – químicas.

NOTA: El transformador ofrecido deberá tener el nivel de pérdidas dentro del

rango establecido en las normas que regulan la materia y debe cumplir con las

demás normas que están reguladas para este tipo de transformadores.

1.3.2 ALCANCE DEL SUMINISTRO

El alcance del suministro debe incluir el diseño, fabricación, suministro DDP,

cargue, transporte, descargue en la subestación que la Electrificadora del Huila

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S.A. E.S.P. autorice dentro del departamento del Huila, armado en sitio, pruebas y

puesta a punto de tal manera que quede listo para entrar en servicio en el

momento que Electrohuila así lo requiera.

1.3.3 CARACTERÍSTICAS GENERALES

1.3.3.1 CAPACIDAD

El transformador debe ser diseñado para cargarse en exceso del rango de placa

bajo condiciones de temperatura ambiente y sobrecarga de tiempo corto. El límite

de carga para estas condiciones debe ser como se da en la norma “ANSI Guide

for Loading Oil-Inmersed distribuition and power transformers C57.92”.

Todas las partes conductoras de corriente, tales como bushings, guías y contactos

deben tener la capacidad adecuada para las condiciones de sobrecarga.

1.3.3.2 TEMPERATURA

La elevación promedio de temperatura de los devanados a tensiones y frecuencias

nominales y a capacidad plena, no debe exceder de 65 °C, cuando sea medida

por el método de resistencia, sobre una temperatura ambiente máxima de 40 °C y

una temperatura promedio de 30 °C durante un período de 24 hrs. La elevación de

temperatura del punto más caliente puede alcanzar hasta 80 °C.

1.3.3.3 TIPO DE SERVICIO

El transformador debe ser tipo intemperie. Sus devanados deben estar

sumergidos en aceite. El aceite dieléctrico deberá ser del tipo Biodegradable y

cumplir con todas las características estándar de los aceites dieléctricos que se

usan en este tipo de transformadores.

1.3.3.4 CLASE DE ENFRIAMIENTO

La clase de enfriamiento debe estar de acuerdo con la norma ANSI C57-12.00 y

debe ser ONAN /ONAF: auto enfriado y con un paso de enfriamiento por aire

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forzado.

1.3.3.5 NÚMERO DE FASES

Trifásicos

1.3.3.6 NÚMERO DE DEVANADOS

Debe tener dos (2) devanados cargables

1.3.3.7 FRECUENCIA

El Transformador debe estar diseñados para operar a 60 Hz.

1.3.3.8 TENSIONES NOMINALES

Las tensiones nominales en vacío son 34,5/13,8 kV.

1.3.3.9 TIPO DE CONEXIÓN

El Transformador de 34,5/13,8 kV serán conexión Dyn11

1.3.3.10 DESPLAZAMIENTO ANGULAR

El desplazamiento angular entre terminales de alta y baja tensión debe estar de

acuerdo a la norma ANSI C57-12.00.

1.3.3.11 IMPEDANCIA Y TOLERANCIA

Las impedancias para todos el transformador deben considerar los rangos

establecidos en las normas ANSI C 57.12.00 y/o NTC 819.

1.3.3.12 TOLERANCIA EN LA RELACIÓN

El transformador sin carga y aplicando la tensión nominal a uno de los devanados,

la tensión en el devanado restante debe ser la nominal, con una tolerancia de ±

0.5%. Las tensiones de las derivaciones deben corresponder a la tensión de la

vuelta más próxima, en el caso de que la tensión por vuelta exceda de 0.5% de la

tensión especificada.

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1.3.3.13 DERIVACIONES

El transformador deberá estar equipado con un cambiador de derivaciones de

operación SIN carga instalado en el devanado de 34,5 kV. Todas las derivaciones

deben ser a capacidad plena.

1.3.3.14 CARACTERÍSTICAS DE CORTO CIRCUITO

Los devanados deben ser diseñados, construidos y probados para soportar los

esfuerzos mecánicos y térmicos producidos durante el corto circuito externo, de

acuerdo con lo establecido en las normas correspondientes.

El transformador debe soportar la corriente de corto circuito durante un tiempo de

tres segundos, sin exceder en los conductores una temperatura de 250 °C. Para

satisfacer los requerimientos de diseño que debe soportar por razones de corto

circuito de el transformador, se debe considerar la elevación de temperatura a la

carga máxima nominal previo al corto circuito. El transformador debe ser capaz de

soportar los esfuerzos de corto circuito sin considerar la impedancia del sistema.

Para la potencia de corto circuito en el sistema, relacionada con cada nivel de

tensión, debe considerarse lo establecido por las normas ANSI C57.12.00 y ANSI

C57.12-90.

1.3.3.15 TENSIÓN DE ALIMENTACIÓN DEL EQUIPO AUXILIA R DEL

TRANSFORMADOR

El voltaje para la alimentación de los auxiliares para el equipo de control,

protección y medición, debe ser de 125 VCD.

1.3.3.16TRANSFORMADORES DE CORRIENTE

Se requieren transformadores de corriente tipo bushing, para todas las fases por

AT, BT y Neutro.

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1.3.3.17 SISTEMA DE ENFRIAMIENTO

El transformador de 15/20 MVA deberá incluir una etapa de aire forzado utilizando

ventiladores adosados al transformador, teniendo en cuenta las siguientes

indicaciones:

a) El transformador debe contar con un número suficiente de radiadores o

enfriadores, detectores de temperatura, sistemas de control y protección, etc.,

con el objeto de que el transformador no exceda las temperaturas máximas

permisibles señaladas en esta especificación y en las características

nominales.

b) El sistema de enfriamiento debe ser capaz de realizar la operación por

cualquiera de los controles manual o automático.

c) A la entrada y a la salida de cada enfriador se deben proporcionar sus

respectivas válvulas con objeto de poder desmontar los enfriadores del tanque,

sin necesidad de vaciar el aceite del transformador.

Estas válvulas deben ser montadas en el tanque del transformador o cabezal y

acoplarse a los enfriadores por medio de bridas atornilladas y con empaques a

prueba de aceite. Un lado de las bridas debe contar con una caja circular con

un acabado maquinado de forma rectangular y así poder alojar el empaque

(junta) y con ello evitar sobrecompresiones de los empaques. Las válvulas

deben tener indicador de posición y prever que al abrir o cerrarlas sea

obstaculizada su manija.

d) Cada enfriador debe contar con medios para el izaje y con drenes en ambos

cabezales.

e) Todos los enfriadores deben ser intercambiables.

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f) Los radiadores y enfriadores deben ser capaces de resistir, sin sufrir daños o

deformaciones permanentes, los esfuerzos producidos al aplicar vacío absoluto

al nivel del mar, así como una prueba de presión de 103 kPa.

g) Los motores de los ventiladores deben ser trifásicos y cumplir con lo siguiente:

• Totalmente sellados

• A prueba de goteo

• Servicio intemperie

• Voltaje de operación 230 VCA

• Frecuencia de 60 Hz

• Clase de aislamiento tipo B

• Elevación de temperatura 80 °C

• Con dispositivos de protección, individuales para cada motor contra corto

circuitos y contra sobrecargas.

h) El equipo de aire forzado a suministrar deberá incluir ventiladores axiales del

tipo hélice. Las hélices deberán ser de construcción metálica (preferiblemente

fundición de aleación de aluminio), para servicio pesado y balanceadas

dinámicamente, y deberán proveer un suministro adecuado de aire con bajo

nivel de ruido. El eje y la rejilla de protección deberá ser de acero inoxidable ó

galvanizado. La rejilla debe cumplir con los requerimientos OSHA

Los ventiladores a suministrar deben ser clase F, para uso exterior y deberán

cumplir con el grado de protección IP54.

Los motores de los ventiladores deberán ser apropiados para servicio continuo,

cada ventilador deberá ser removible sin necesidad de sacar de servicio los

demás ventiladores.

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i) El control de los pasos de enfriamiento debe hacerse automáticamente con

base a la temperatura, esto es, por un termómetro de imagen térmica de los

devanados.

j) El gabinete de control del transformador debe incluir lo siguiente:

• Interruptores termomagnéticos por grupo o paso de enfriamiento,

• Contactores magnéticos directos a la línea, para arranque y paro de grupo

o paso de enfriamiento,

• Interruptor termomagnético principal,

• Un dispositivo selector para operación MANUAL/AUTOMATICO, esto es,

para operación automática por medio de dispositivos térmicos y para

operar manualmente los ventiladores, independientemente de los

dispositivos térmicos. Para operar manualmente los ventiladores,

independientemente de los dispositivos térmicos. Este selector debe ser

del tipo conmutador rotatorio, uso rudo, de dos posiciones.

k) El diseño de los grupos de ventiladores debe ser tal que permita el acceso en

operación, con seguridad, a cada ventilador para su cambio y mantenimiento.

1.3.3.18 CABLEADO

• Se debe utilizar tubería rígida para cablear todas las señales de control y

protección, supervisión y comunicación del transformador a su tablero de

control. Se permitirá coraza metálica flexible solamente para la llegada de los

conductores a los accesorios

• Los tubos se fabricaran con acero galvanizado según normas ASTM A-653,

ASTM A-527, JIS G-3302-SGPCC.

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• Todos los materiales galvanizados; su galvanización se debe realizar por el

proceso de inmersión en caliente, asegurando la protección interior y exterior

del tubo con una capa de zinc de mínimo 20 micras perfectamente adherida y

razonablemente lisa, la calidad del zinc para el revestimiento se debe

garantizar según la norma ASTM B-6-SHG (Súper High Grade)

• No se permite que sobresalga el roscado entre las diferentes uniones para

evitar corrosión de la rosca

• Todos los materiales utilizados en el cableado (tubería, coraza flexible y

accesorios) deben estar en perfecto estado y libre de imperfectos que puedan

causar puntos de corrosión posteriores

• Durante la fabricación las curvas de los tubos metálicos intermedios se deben

hacer de modo que el tubo no sufra daños y que su diámetro interno no se

reduzca significativamente, según norma NTC 2050 o equivalente

• Las corazas que se utilicen a la llegada de los accesorios que lleguen con un

ángulo de 90 grados, deben protegerse con un codo metálico con terminal

curvo; para evitar que en este sitio la flexión debilite el material de la coraza.

• La tubería debe estar libre de ralladuras, golpes y cualquier tipo de imperfectos

ocasionados por la mala manipulación de la tubería.

• Se debe tener en cuenta elnúmero máximo permitido de conductores por la

tubería de acuerdo con las diferentes normas aplicables, NTC 2050,NEMA,

ANSI, IEC, etc.

• El cable debe ser retardante a la llama (105ºC) aislado para 600 V

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La marcación de los cables debe ser específica, clara y coherente con respecto a

la información suministrada en los planos.

1.3.3.19 NÚCLEO

El núcleo del transformador debe cumplir con la siguiente lista de características

descriptivas, más no limitativas:

(a) El núcleo debe ser de acero al silicio de alto grado tipo M0 o superior (menores

pérdidas específicas), con espesor igual o inferior a 0,23 mm, no sujeto a

envejecimiento, de grano orientado, laminado en frío, con bajas pérdidas por

histéresis y alta permeabilidad. Se deben mantener protocolos de la

lámina(lote) utilizada.

(b) Las piernas y el yugo del núcleo deben estar aseguradas por medio de

pasadores aislados con aislamiento clase F o atadas con cintas de fibra de

vidrio sintético. No se acepta el uso de cinta orgánica y/o cartón prensado

traslapado, para sostener las láminas que forman el núcleo.

(c) Cada laminación tendrá una cubierta resistente a la acción del aceite caliente.

(d) Los núcleos deben montarse y sujetarse de tal manera que resistan, sin

deformaciones ni daños permanentes, las fuerzas producidas por los esfuerzos

de corto circuito, maniobras, transporte y operación. Asimismo, debe

prevenirse el desplazamiento de las laminaciones del núcleo durante el

transporte, maniobra, operación, etc.

(e) El conjunto debe estar provisto de ojos u orejas para su izaje.

(f) El núcleo tipo columna y su estructura, deben conectarse a tierra en un solo

punto mediante una conexión externa, fácilmente accesible, fabricada en tal

forma que sea de fácil apertura para verificar el aislamiento del núcleo.

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Cuando la conexión a tierra sea removida, la resistencia del aislamiento sin

aceite antes del despacho entre el núcleo y tierra no debe ser menor de 200

MΩ medidos a 1000 V de CD a una Humedad relativa inferior a 70 % y

soportar con aceite una tensión de 2 kV de CA, durante1 minuto entre el núcleo

y tanque.

(g) El sistema de amarre entre las prensas superior e inferior deberá ser con

pletina de tracción (tieplates).

(h) La rebaba del corte de la laminación no debe exceder 0.025 mm, se debe

presentar con los protocolos de pruebas finales del transformador los

resultados de esta medición

(i) La construcción del núcleo debe ser del tipo StepLap para asegurar un

adecuado traslape de la lámina, garantizando niveles de pérdidas y ruido

bajos.

(j) El nivel de ruido promedio de El Transformador, no debe exceder de 70 dB en

todas las posiciones del cambiador de derivaciones con enfriamiento OA

(ONAN). Asimismo, no debe exceder de 75 dB en todas las posiciones del

cambiador de derivaciones, con enfriamiento FA1 (ONAF).

1.3.3.20 DEVANADOS

a) Los devanados deben ser capaces de soportar las pruebas dieléctricas

especificadas en las características nominales, así como los requerimientos de

cortocircuito indicados en la misma sección.

b) Las uniones de los conductores internas de las bobinas deben ser realizadas

empleando soldadura de plata y aisladas de acuerdo al aislamiento básico.

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c) El personal que realiza trabajos de soldadura así como el proceso deben estar

debidamente calificados de acuerdo a la Norma ASME sección IX. Para tal

efecto deben presentarse los documentos de soporte correspondientes.

d) Las conexiones de los devanados a los bushings deben estar soportadas para

evitar daños por vibración.

e) Las bobinas, devanados y guías deben estar convenientemente sujetos y

soportados de manera que resistan los esfuerzos mecánicos producidos por un

corto circuito, en cualquier juego de terminales. El ensamble completo de los

devanados no debe sufrir ningún desgaste ni deformación debido a los

esfuerzos mediante cortocircuito o durante el embarque, transporte y

maniobras.

f) La guía (cable de conexión) que salga de los devanados a cualquier accesorio

o cambiador de derivaciones o boquillas, debe ser de una sola pieza.

g) El papel aislante de los conductores, utilizado en las bobinas, debe ser de alta

densidad y termoestabilizado por un proceso Insuldur o similar. El grado de

polimerización del papel aislante antes del proceso de secado debe ser mayor

o igual a 1100 unidades.

h) Los devanados deben ser secados al vacío a una presión absoluta no mayor

de 0,5mbar. Posteriormente los devanados deben someterse a un proceso de

estabilización y compactación de los aislamientos asegurando así una

adecuada soportabilidad mecánica frente esfuerzos de cortocircuitos.

i) Proceso de secado del conjunto núcleo- bobinas

Considerando que un dieléctrico de alta calidad compuesto por celulosa y

aceite tiene una influencia dominante en la vida útil de un transformador, así

como en la operación segura del mismo en la red, el proceso de secado debe

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ser tal que no permita el envejecimiento prematuro del aislamiento. El secado

de los bobinados debe realizarse utilizando un horno con aplicación de vacío

más inyección de kerosene, o Nitrógeno el cual asegura una extracción optima

de la humedad y una estabilización adecuada de los aislamientos, en un

tiempo corto evitando una degradación de estos aislamientos. El grado de

polimerización después del proceso de secado de la parte activa deberá ser

mayor o igual a 1000 unidades.

Para la medición del grado de polimerización deberá utilizarse el procedimiento

recomendado en la norma IEC 450.

El proceso de secado del fabricante debe alcanzar contenidos restantes de

humedad menores o iguales a 0.3%. El fabricante deberá conservar registros

del proceso de secado así como de los valores de contenido de humedad

residual obtenidos.

1.3.3.21 TANQUE Y CUBIERTAS

El tanque y las cubiertas deben ser construidos de placa de acero adecuada

para ser soldada y de una construcción tal, que resista sin daño alguno, los

esfuerzos inherentes a embarque, transporte, operación y pruebas. Todas las

soldaduras deben ser evaluadas y el licitante debe presentar un reporte de

esta evaluación. El proceso de soldadura debe estar debidamente calificado y

la ejecución debe cumplir con lo exigido en la norma ASME sección 8.

Los tanques, cubiertas, radiadores, tanques de expansión y demás accesorios

deben ser capaces de resistir sin sufrir daños o deformaciones permanentes

por los esfuerzos producidos al aplicar vacío absoluto. Igualmente deben ser

capaces de resistir un 25% más de la presión normal de trabajo.

El tanque y la cubierta deben estar libres de rebabas y sustancias corrosivas y

extrañas antes del ensamble.

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Deben proporcionarse los medios adecuados para remover y colocar el tanque

sin que se dañen los devanados y el núcleo.

Deben proporcionarse dispositivos de soporte para prevenir el movimiento del

ensamble del núcleo y bobinas durante el transporte.

Cuando para el montaje e instalación se requieran registros hombre, las

dimensiones de estos deben cumplir con lo indicado en la norma ANSI C57-

12.10.

Las válvulas de cierre, superiores e inferiores de los radiadores, deben tener

indicador de posición.

Toda la tornillería externa debe ser tratado y/o recubierta adecuadamente para

evitar su oxidación.

Las superficies a las que se les coloca empaque, deben ser maquinadas, lisas

y planas y tener la suficiente rigidez para asegurar una compresión adecuada

de los empaques. Se deben proveer cajas maquinadas para evitar

sobrecompresión en los empaques. Toda la empaquetadura utilizada en los

registros hombre, registros mano, domos y bujes del tipo capacitivo deben ser

del tipo O-ring y el compuesto utilizado debe ser NBR o de características

superiores.

Se deben proporcionar los medios necesarios tales como placa o barra, para

conectar a tierra en dos puntos el transformador, incluyendo todos los tornillos

y rondanas necesarias, las cuales deben ser de acero inoxidable o bronce.

Se deben proporcionar guías dentro del tanque para facilitar el movimiento del

núcleo y de los devanados cuando éstos se introduzcan o se saquen del

tanque.

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El tanque debe tener las orejas necesarias, de tal manera que el

transformador pueda maniobrarse en cualquier dirección, así como para el

izaje y manejo cuando el transformador está ensamblado y con aceite.

Se requiere que por diseño se evite la acumulación de agua en la cubierta del

tanque, en todas las tapas y superficies superiores de tableros, tanque

conservador o del cambiador etc. El licitante está obligado a indicar en el

plano de dimensiones generales, la pendiente o el ángulo de inclinación de

cada una de dichas partes expuestas a la acumulación de agua.

Todas las aberturas que sea necesario practicar en el tanque, deben dotarse

de bridas soldadas alrededor de las mismas, excepto en acoples y niples, con

objeto de disponer de superficies que permitan la colocación de empaques y la

ejecución de taladros. Estos barrenos en ningún caso deben alcanzar la

cubierta ni las partes del tanque.

Se debe eliminar toda perforación o barreno sobre la pared o cubierta del

tanque. El licitante debe fijar o soportar los accesorios sin hacer

perforaciones.

En la base del tanque se debe colocar un tapón de vaciado, el cual debe ser

de 19 mm de diámetro, tipo cónico y estar cubierto con una placa soldada

como protección, la cual debe ser fácil de quitar y poner con soldadura

eléctrica. Si el licitante ofrece otra alternativa que asegure el vaciado total del

aceite, se puede analizar y aceptar por Electrohuila.

Los tubos necesarios para albergar a los conductores del circuito de

alambrado, deben fijarse al tanque en sus diferentes trayectorias. El diámetro

del tubo debe estar de acuerdo al número de conductores que se introduzcan.

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1.3.3.22 ACEITE AISLANTE

El transformador debe ser suministrado con el aceite aislante vegetal

biodegradable.

Se debe proporcionar un sistema de tanque conservador de aceite. En este

sistema, el interior del tanque principal, totalmente lleno de aceite debe estar

aislado de la atmósfera y conectado a un tanque conservador, parcialmente lleno

de aceite. El volumen de éste debe ser tal que mantenga los niveles de aceite en

valores satisfactorios para una variación de temperatura del aceite de 100 °C.

Para evitar el contacto del aceite aislante y el aire de la atmósfera, se debe

suministrar un sistema de sello de diafragma elástico.

1.3.3.23 ACCESORIOS

Los accesorios son los descritos en el numeral 1.3.1 de la presente invitación.

Dentro del alcance del suministro e incluidos en el precio del equipo, el licitante

debe suministrar los siguientes accesorios normales del transformador:

• Un indicador magnético de nivel de aceite, que cuente con un juego de

contactos de alarma por bajo y alto nivel de aceite. El diámetro de la carátula

debe ser no menor de 139 mm y debe tener marcas de 20 °C (nivel normal),

BAJO Y ALTO.

• Un termómetro indicador de la temperatura del aceite, tipo carátula, con 2

contactos ajustables a diferentes temperaturas.

• Indicador de temperatura de los devanados. Este indicador debe incluir un

termopozo, con una resistencia y un transformador de corriente, con objeto de

obtener una indicación de la temperatura de los devanados.

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• El transformador debe equiparse con un detector de temperatura, del tipo PT-

100 o su equivalente, para ser usado con un instrumento registrador en un

tablero remoto, el cual hace parte del alcance del suministro.

• Dispositivo de alivio de presión, para operar automáticamente a una presión

preestablecida y restablecimiento automático cuando la presión regrese a su

normalidad. Este dispositivo tiene por objeto expulsar los gases y el aceite

aislante al aumentar la presión interior del transformador. En caso de cualquier

falla interna debe operar este dispositivo, sin provocar fugas o deformaciones

permanentes en el tanque. Debe tener incluidos contactos de señalización

sellados a prueba de intemperie. El intervalo de operación requerido para el

dispositivo de alivio de sobre presión interna es entre 61,8 kPa y 75,5 kPa.

• Relevador de acumulación de gases (relevador Buchholz), instalado en cada

tubo que conecte el tanque conservador con el tanque principal. El relevador

debe cumplir con las siguientes características:

Debe estar equipado con contactos de alarma que cierren por acumulación

de gases o por bajo nivel de aceite y con contactos de desconexión o

disparo, que cierren por una perturbación repentina del aceite (flujo súbito)

o por nivel bajo del aceite.

El relevador no debe operar incorrectamente por vibraciones y bajo

condiciones normales de servicio. No se acepta el uso de placas

deflectoras o cualquier otro medio para regular la velocidad del aceite

empleado para cumplir este requisito.

Cada relevador debe tener en su parte superior una superficie maquinada,

que sirva para verificar el ángulo de montaje de la tubería que se conecta a

él.

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El relevador debe contar con una válvula de paso en ambos extremos de

su instalación y con los elementos necesarios para verificar su operación.

La tubería debe estar instalada de tal forma que todos los gases que surjan

del tanque principal pasen por el relevador. Los circuitos del aceite a

través del relevador, no deben formar una trayectoria de salida en paralelo,

con cualquier tubería por la que circula aceite, ni tampoco deben tener

derivaciones o conexiones a través del dispositivo de alivio de presión o de

la tubería de enfriamiento. Se deben evitar curvaturas bruscas en la

tubería que conecta al relevador.

• Un juego de válvulas que cumpla con lo indicado en la norma ANSI C57-

12.10, excepto que: la válvula de muestreo debe contener tapón y ser ambos

del mismo material. La válvula de drenaje debe localizarse en la parte más

baja del tanque y debe tener tapón del mismo material, la válvula superior de

filtrado y de acceso para vacío debe ser de 50,8 mm.

• Accesorios de maniobras. Bastidor para desplazamiento fácil y seguro.

Dispositivos para levantamiento mediante gatos hidráulicos del transformador

totalmente ensamblado y lleno de aceite. Dispositivos de izaje, ganchos y

orejas, necesarios para un levantamiento completo y para maniobras, así

como para el levantamiento de la cubierta y el conjunto núcleo-bobinas.

• Placa de datos de acero inoxidable, que contenga toda la información

requerida según normas internacionales.

• Placa de conexión a tierra del tanque del transformador, en dos caras

opuestas, con conectores tipo mecánico, para terminal de cable de cobre

flexible calibre 4/0 AWG.

• Gabinete de control. Debe ser de lámina de acero, para servicio intemperie, y

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satisfacer las siguientes características:

Sus puertas deben tener bisagra y provistas de empaque, conectadas a la

barra del neutro a través de un conductor flexible.

Se requiere previsión para tubos conduit, para la llegada de cables por la

parte inferior.

Debe tener manija con previsión para candado.

Debe estar ubicado de tal manera que su parte más alta no exceda de 2 m

y su parte más baja se localice a más de 500 mm del piso.

Este gabinete debe alojar lo siguiente: Tablillas terminales de control,

fuerza y para terminales del transformador de corriente. Las tablillas de

control deben ser independientes de las de fuerza y de las de El

Transformador de corriente, deben ser cortocircuitables. Estas tablillas

deben estar perfectamente identificadas. Las tablillas de control deben ser

para 600 V, 30 A y debe proveerse un 10% de terminales en reserva. Las

borneras de fuerza deben ser para 600 V y de la capacidad necesaria.

Todo el alambrado de control y fuerza debe estar conectado a las tablillas

terminales antes mencionadas. Cada cable debe traer su propia

identificación.

Alimentación, control y protección del sistema de enfriamiento. El circuito

de alimentación debe comprender el siguiente equipo: un interruptor

termomagnético principal de 600 V y acorde con la carga que demanda el

tipo de enfriamiento y un dispositivo selector para operación manual-

automático.

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Debe contener una resistencia calefactora y termostato de 220 V. La

potencia debe ser adecuada de acuerdo al tamaño del gabinete de control.

El termostato debe tener un rango de 0 a 50 °C. La resistencia debe estar

protegida con una rejilla metálica y con un interruptor termomagnético de

capacidad adecuada, localizada en la parte inferior del gabinete.

Barra de neutro. Al interior del gabinete, en su base, se requiere una barra

de cobre para conexión a tierra.

• Equipo de preservación de aceite, debe soportar una presión de vacío

absoluto al nivel del mar o bien una presión interna de 103 kPa durante 24

horas, sin sufrir deformaciones permanentes, a este tanque se debe incluir,

adicionalmente a lo que el propio diseño requiere, lo siguiente:

Una válvula para filtrado colocada en la parte superior.

Una válvula que sirva para muestreo, filtrado y drenado total, colocada en

la parte inferior.

Un tubo de conexión entre el tanque principal y el tanque conservador para

acoplar el relevador Buchholz. Ese tubo debe tener una pendiente no

menor del 4%.

Un indicador magnético de nivel de aceite.

Un registro que permita la limpieza e inspección del interior del tanque

conservador.

Con el objeto de evitar el contacto del aceite con la atmósfera, se debe

suministrar un sistema de sello de diafragma de hule sintético resistente al

aceite dentro del tanque conservador (bolsa elástica).

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• Tubería y sus accesorios. La tubería y cajas de registro deben estar sellados

a prueba de humedad, los conectores y demás accesorios que se utilicen para

la conducción de cables de control y fuerza de los sistemas de enfriamiento,

alarma, transformador de corriente, etc., son para servicio intemperie. No se

acepta la utilización de los refuerzos del tanque para conducción de cables ya

que estos deben estar alojados únicamente en tubería de acuerdo a lo

siguiente:

Los tubos utilizados para la conducción de los cables deben ser

galvanizados.

El diámetro mínimo de la tubería debe ser de 25 mm.

Los tubos que entren a cubiertas y cajas de terminales deben ser

roscados.

La conexión a cajas de conexiones de motores grandes deben hacerse por

medio de tubo metálico flexible con cubierta protectora de polietileno. La

conexión a motores chicos puede efectuarse mediante cable flexible de

uso rudo a prueba de aceite a través de un conjunto contacto-clavija para

servicio intemperie.

• Alambrados de control y fuerza: el arreglo del alambrado debe ser tal que los

aparatos e instrumentos puedan ser removidos sin causar problemas en el

alambrado. La ruta de cableado debe ser ordenada y no obstaculizar la

apertura de puertas, cubiertas, revisión de equipo, acceso a terminales,

aparatos e instrumentos y el alambrado de campo. El alambrado debe

agruparse en paquetes y asegurarse con lazos no inflamables y no metálicos.

El alambrado debe ser instalado, conectado y probado por el licitante antes del

embarque.

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• Los conductores deben ser cables del tipo flexible, para 600 V y 90 °C,

aislamiento, resistentes al aceite. Los cables que pasen a puertas

embisagradas deben ser del tipo extraflexible, adecuado para esta aplicación.

El calibre de los conductores usados debe ser el adecuado para cada

aplicación, pero en ningún caso menor de 2,08 mm² (14 AWG, 19 hilos). No

deben efectuarse empalmes en los cables del gabinete de control o en las

tuberías conduit. Cada cable debe ser identificado con su número en los

extremos por medio de un manguito de plástico u otra identificación

permanente similar.

• Las terminales de los conductores deben ser del tipo espada. Las terminales

deben ser agrupadas en secciones independientes correspondientes a

circuitos de fuerza, control y medición.

• Empaques. Las juntas deben ser de un material elastomérico que cumpla con

el método de compatibilidad con el aceite aislante, de la norma ASTM D-3455

y con los métodos ASTM siguientes: D-2240 Dureza Shore A (60-65), D-412

(Tensión a la ruptura última 10 Mpa y elongación última 500%), D-395(3)

(compresión permanente 22 h/100 °C-20%), D-471 (cambio de volumen

72h/100°C-5%), D-3455(cambio de volumen 72h/100 °C-5%) y F-38

(relajación por fluencia por comparación) y temperatura de operación (130 °C).

• Accesorios de fijación y apoyo. El transformador debe tener dispositivos de

fijación al suelo, que impidan cualquier desplazamiento en cualquier dirección

horizontal o vertical, durante un sismo. Para propósitos de diseño de los

dispositivos de fijación, los esfuerzos se deben calcular a partir del dato de

aceleración sísmica horizontal máxima declarada en las especificaciones

nominales. Para los esfuerzos verticales se debe considerar el 75% de la

aceleración horizontal máxima. Se debe evitar el contacto directo de la base

metálica del fondo del transformador con el nivel de piso terminado, mediante

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un soporte que proporcione una elevación de 4 pulgadas como mínimo, sobre

el nivel de piso terminado.

1.3.3.24 SISTEMA DE PINTURA DEL TRANSFORMADOR

Preparación de la superficie

Todas las superficies metalmecánicas (Tanque, Domos, Tanque de expansión,

Prensas, etc.), son limpiadas con chorro abrasivo “Granallado”, hasta metal blanco

según norma NACE 1, SIS Sa 3, SSPC-SP 5.con un perfil de rugosidad entre 55

micras.

Pintura interna del tanque principal y de expansión

Para el tanque principal y de expansión se utiliza una pintura EPOXIFENÓLICA, la

cual es un sistema epóxico de dos componentes, con excelente resistencia

química, buena resistencia mecánica, buena resistencia a la temperatura(210 OC),

no contiene pigmentos nocivos(minio ni cromatos) catalizado con productos tipo

amina.

Se aplica un espesor de película seca mínimo de 50 micras.

Esta pintura no genera gases combustibles, es inerte a los aceites dieléctricos.

Pintura externa del transformador

Para todas las partes externas se aplica el siguiente sistema de pinturas:

Primera capa de imprímante epóxico rico en cinc, que es un recubrimiento de dos

componentes con base en resinas epóxica de buena resistencia química, buena

resistencia a la abrasión, buena adherencia al soporte y endurecedor tipo

poliamida.

Se aplica un espesor de película seca mínimo de 75 micras.

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Segunda capa de Barrera epóxica, que es un recubrimiento epóxico semibrillante

con curado tipo poliamida, de dos componentes para protección de metales,

utilizado como capa de “Barrera” en sistemas epóxicos y Uretanos en ambientes

corrosivos.

Se aplica un espesor de película seca mínimo de 100 micras.

Tercera capa de esmalte de uretano, que es un recubrimiento brillante, tipo

alifatico de dos componentes, utilizado como capa de acabado de sistemas

epóxicos para la protección y decoración de estructuras metálicas expuestas a la

intemperie y a los rayos UV en ambientes agresivos.

Se aplica un espesor de película seca mínimo de 50 micras.

La tornillería se pinta con el esmalte uretano, con un espesor de película seca de

40 micras.

El sistema de pintura no debe contaminan el medio ambientes, deben soportan

más de 1000 horas en cámara salina según norma ASTM B-117

1.3.3.25 EMBALAJE Y EMBARQUE

1.3.3.25.1 EMBALAJE

El fabricante debe embalar debidamente los equipos, cumpliendo con lo siguiente:

a) En el tanque principal del transformador debe indicarse lo siguiente: Número

de serie, capacidad del transformador en MVA, número de pedido, nombre de

la instalación (subestación), ejes del centro de gravedad, presión de aire seco

en fábrica, temperatura y altitud, humedad residual al embarque y fecha de

embarque.

b) Los tableros de control deben protegerse en cajas de madera resistente a

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impactos y alojados en bolsas de plástico transparente en cuyo interior se

colocarán bolsas con material higroscópico y selladas para evitar la entrada de

humedad.

c) Los accesorios de control, protección y medición, deben empacarse cada uno

en bolsa de plástico transparente, acompañado de otra bolsa alojando en su

interior material higroscópico.

d) Toda la tornillería debe embarcarse en un solo bulto o caja y cada tipo de

tornillo debe estar empacada en bolsas de material resistente, para evitar que

se rompa durante el transporte. Cada bolsa de tornillos debe contener una

lista en la cual se indique el número de tornillos, sus dimensiones, material y el

uso específico de los mismos, así como sus tuercas, arandelas y seguros si

son requeridos.

e) Se deben instalar un registrador de impacto de tres ejes. Los registradores

serán devueltos al licitante después de que el comprador haya analizado estos

registros e inspeccionado el transformador.

f) El material de las cajas debe ser madera de buena calidad y alta resistencia.

Las cajas deben tener protección contra la lluvia, para lo cual la tapa y las

paredes laterales deben recubrirse en su parte interior, con algún material

plástico. Cada caja debe flejarse en forma adecuada. Las cajas deben tener

letreros en idioma español, pintados de color negro y tamaño adecuado.

1.3.3.25.2 EMBARQUE

Hasta que los equipos hayan pasado satisfactoriamente las pruebas de rutina, se

autoriza al fabricante para que proceda a embarcarlo, comprometiéndose el

fabricante a empacar solamente equipo aceptado.

El licitante al embarcar el equipo, debe proporcionar listas de empaque detalladas

en español, que indiquen las piezas mayores que no requieren empaque y el

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contenido de cada una de las cajas, desglosando el número de piezas o

elementos que la integran, según el contrato correspondiente.

El transformador debe embarcarse de tal manera que se evite la entrada de

humedad a los devanados y el núcleo. Cuando sea aplicable, se debe llenar con

aire seco o Nitrógeno y sellándolos en la fábrica para prevenir la entrada de

humedad. Debe incluirse un equipo de gas apropiado, incluyendo tanque, válvulas

y otros accesorios para mantener a una presión constante en el interior del tanque.

Una vez llenos con el aire seco o Nitrógeno se debe comprobar que El

Transformador no tengan fugas de tal modo que llegue al sitio con presión positiva

a 15 °C. Mientras esté en tránsito el transformador no debe tener, en ningún

momento, presión negativa.

Todos los accesorios como son: Bushings de pequeña longitud, indicadores,

instrumentos, caja de conexiones, que se embarquen montados o ensamblados al

tanque del transformador, deben ser protegidos contra golpes en cajas de madera.

1.3.3.26 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GARANTIZADAS

El licitante deberá entregar en formatos claros los datos de las características

técnicas garantizadas de los equipos.

1.4 CRONOGRAMA DEL PROCESO

APERTURA

La apertura de la invitación será el día 1 2 de Mayo de 2015, en la página

www.electrohuila.com.co y publicada en el periódico LA REPUBLICA el 09 de mayo de

2015.

FECHA LÍMITE PARA SOLICITAR ACLARACIONES

Las aclaraciones e inquietudes necesarias se podrán hacer a partir del día 15

de Mayo de 2015 y hasta el día 21 de Mayo de 2015, las cuales serán resueltas

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hasta el 25 de Mayo de 2015.

Correo electrónico: cesar.gonzalez@electrohuila.com.co

Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web

www.electrohuila.com.co.

VALOR DE LOS PLIEGOS

Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de un millón de pesos

($1.000.000) M/cte, los cuales deberán consignarse en la cuenta a nombre de la

Electrificadora del Huila S.A E.S.P en la cuenta corriente número 39001009-8 del

banco popular, indicando en el comprobante: “VALOR PLIEGOS INVITACION

PUBLICA EHUI-SD-036-2015”. Con copia del recibo de consignación se obtendrá

el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SD-036-2015. El plazo

máximo para compra de pliegos será hasta el día 15 de mayo de 2015.

1.5 PRESUPUESTO

Electrohuila pagara el valor del contrato con recursos provenientes del rubro

03051502002566 denominado “Subestaciones y plantas” del Presupuesto de

Ingresos y Gastos de la vigencia 2015

1.6 CAUSALES DE INADMISIBILIDAD DE LAS PROPUESTAS

No serán objeto de evaluación las propuestas respecto a las cuales concurran

alguna o varias de las siguientes circunstancias:

a. Presentación con posterioridad a la fecha y hora fijada del cierre de

convocatoria.

b. Haya sido enviada por correo electrónico, vía fax o cualquier medio

diferente a la entrega personal o mensajería.

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c. El proponente se encuentre incurso en causales de inhabilidad incluidas en

el reglamento de contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.

d. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.

1.7 LIMITACIONES PARA OFERTAR

No podrán ofertar en la presente invitación:

a. Las personas naturales o jurídicas que con anterioridad hayan sido

proveedores de Electrohuila S.A E.S.P. y durante la ejecución del

respectivo contrato se hubieren presentado diferencias tales que

imposibilitaran su liquidación por mutuo acuerdo.

b. Quienes hayan promovido acción judicial, extrajudicial o requerida la

resolución de conflictos a través del tribunal de arbitramento.

c. Consorcios o uniones temporales.

d. Los proveedores que han sido Re-evaluados por la Electrificadora del Huila

S.A. E.S.P., que por su calificación son CONDICIONALES y no han

presentado plan de mejora, no pueden presentar oferta en la presente

invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación son NO

CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de

6 meses y no han presentado plan de mejora.

e. Los oferentes que no cuenten con la certificación ISO 9001: 2008, ISO

14.001: 2004 y OHSAS 18001:2007 vigentes a la fecha de presentación de

la oferta relacionada con el proceso de fabricación de transformadores de

potencia

f. Las personas naturales o jurídicas contra quienes Electrohuila S.A E.S.P

haya solicitado audiencia de conciliación extrajudicial y/o hubiere promovido

acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por incumplimiento de

contrato.

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g. Las personas naturales o jurídicas que hubiesen promovido contra

Electrohuila S.A E.S.P acción judicial, o esta se encuentre en trámite, por

incumplimiento de contrato.

h. Los oferentes deberán tener fabrica de transformadores en Colombia con

capacidad de producción igual o superior a 20MVA de tal manera que le

permita a Electrohuila conocer el proceso de fabricación en todas sus

etapas y pruebas de los equipos asociados a él. Igualmente deberán

garantizar el servicio posventa de manera directa sin intermediación o

representación del producto ofertado.

1.8 ENTREGA DE PROPUESTAS

Las propuestas deberán ser presentadas en sobre cerrado en el área de recepción

de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio ¨El Bote¨

kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, a más tardar el 29 de mayo de 2015 a las

03:00:00 pm.

Cuando la oferta sea enviada por correo certificado o mensajería, se tomará como

hora y fecha de entrega la señalada por el reloj radicador o en su defecto el

funcionario encargado de recibirla.

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2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

2.1 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

La propuesta debe contener los documentos que a continuación se indican:

a. Carta de presentación de la propuesta.

La cual debe contener nombre y firma del representante legal o sus suplentes,

dirección, número de teléfono, correo electrónico y número de fax, conforme al

Anexo No. 1 de los presentes términos. Es obligatorio el reporte de un correo

electrónico a través del cual la Empresa remitirá las comunicaciones que se

requieran en desarrollo de proceso pre-contractual y contractual.

b. Garantía de seriedad de la propuesta.

El proponente debe garantizar la suscripción del contrato, para lo cual debe

presentar garantía de seriedad de la propuesta mediante póliza, expedida por

compañía aseguradora establecida en Colombia, que cumpla los siguientes

requisitos:

• Asegurado / Beneficiario: Electrificadora del Huila S.A. E.S.P.

• Valor asegurado: Diez por ciento (10%) de la propuesta económica.

• Vigencia: noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de

cierre de la invitación.

• Tomador / Afianzado: El proponente.

Si el proponente es una persona jurídica, la póliza deberá contener el

nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y

Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, o el

documento correspondiente de acuerdo a su naturaleza jurídica. Si el

proponente es persona natural deberá figurar en la póliza el nombre de la

misma manera como esté en la cedula de ciudadanía.

• Estar debidamente firmada por las partes (Tomador y aseguradora)

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• Anexar el recibo de pago de la prima.

c. La oferta técnica - económica.

La oferta técnico económica debe presentarse en medio impreso en números

enteros.

d. Certificación ISO 9001: 2008, ISO 14.001: 2004 y OHSAS 18001:2007 vigentes

a la fecha de presentación de la oferta relacionada con el proceso de fabricación

de transformadores de potencia

NOTA: Los anteriores documentos (a, b, c y d) se consideran “NO

SUBSANABLES” de tal forma que en el evento de omitirse su presentación la

propuesta será rechazada. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar la aclaración,

complementación o modificación respecto a cualquiera de los documentos

anteriores que hubiesen sido presentados.

Los documentos que a continuación se detallan tendrán la calidad de

“SUBSANABLES“. En este sentido el Comité Evaluador podrá solicitar su

remisión, aclaración, modificación, actualización o complementación según sea el

caso.

e. La oferta técnico económica en medio magnético en archivo editable (Excel).

f. Certificado de existencia y representación legal.

La fecha de expedición del anterior certificado no deberá ser mayor a los 90 días

anteriores a la presentación de la propuesta.

g. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la Persona

Jurídica que oferta o de la Persona Natural proponente, según sea el caso.

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h. Estados Financieros aprobados del último periodo contable a 31 de diciembre

de 2014 (Balance General y Estado de Resultado).

i. Registro Único Tributario – RUT actualizado.

j. Copia de consignación compra de pliegos.

La omisión de envío de la documentación, total o parcial, exigida en los términos

de referencia será un factor que Electrohuila S.A. E.S.P. tendrá en cuenta al

momento de calificar a todos sus proveedores.

Si el proveedor no anexa en su propuesta alguno de los documentos que son

considerados subsanables cualquiera de los miembros del comité evaluador podrá

solicitar al correo electrónico reportado por el proponente en la carta de

presentación, o cualquier otro medio expedito, que estos sean remitidos. El comité

evaluador otorgara un término hasta de cinco (5) días hábiles para la remisión

de los documentos, de no ser atendida la solicitud, la propuesta será descalificada.

2.2 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas se presentan en original y medio magnético marcadas con el

nombre o razón social, dirección y correo electrónico del Oferente, debidamente

selladas y foliadas (enumeradas las páginas), deberá ser entregada en el área de

recepción de correspondencia de Electrohuila S.A. E.S.P., ubicada en el Edificio

¨El Bote¨ kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, antes de la hora y fecha de cierre para

la entrega de propuestas del presente proceso de contratación, establecida en el

numeral 1.8 donde se le entregará una constancia que registre la fecha y hora de

recibo de la misma.

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Es importante que el Oferente verifique que todas y cada una de las páginas que

conforman la propuesta, incluyendo catálogos y documentación anexa como:

certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente foliadas

(enumeradas) en forma consecutiva y ascendente.

La presentación de la oferta será evidencia suficiente de que el Oferente ha

examinado completamente el pliego de condiciones y especificaciones de esta

contratación y que ha obtenido aclaración suficiente y oportuna de Electrohuila

S.A. E.S.P. sobre los puntos inciertos o dudosos, así como que acepta

jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo.

Como en el edificio ¨El Bote¨ kilómetro 1 vía Neiva – Palermo, existe un control

previo de seguridad para autorizar el ingreso de las personas a estas

instalaciones, es conveniente que el oferente o su delegado, se presente con

suficiente anticipación respecto de la hora límite para la entrega de ofertas, debido

a que Electrohuila S.A. E.S.P. no se responsabilizarán por las demoras que

puedan ocurrir al momento de ingresar al edificio como consecuencia de los

controles de acceso existentes, los cuales, posiblemente, pueden llegar a incidir

en la entrega oportuna de la oferta.

2.3 CUMPLIMIENTO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS

En caso de que la oferta se aparte de las especificaciones técnicas en aspectos

de fondo, de tal naturaleza que el suministro en los términos propuestos no

satisfacen, el objeto de la Invitación, y que estas desviaciones no sean

convenientes para LA ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. - E.S.P., la propuesta

no será tenida en cuenta para el resto de la evaluación ni para la adjudicación

final.

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3. EVALUACIÓN Y ACEPTACION DE PROPUESTAS

3.1 EVALUACION DE LAS PROPUESTAS

Electrohuila S. A. E.S.P, tendrá en cuenta los siguientes parámetros para evaluar

las propuestas:

CRITERIO PUNTAJE

- Experiencia 300

- Capacidad económica y

financiera

200

Índice de liquidez 70

Nivel de endeudamiento 70

Capital de trabajo 60

- Valor económico de la oferta 500

TOTAL 1000

- EXPERIENCIA. (300 PUNTOS)

De acuerdo con las certificaciones o actas de liquidación de contratos

ejecutados que el oferente presente en los últimos 10 años, relacionadas

con el objeto de la presente invitación, es decir la fabricación y venta de

transformadores de potencia igual o superior a 20 MVA ;

- Al oferente que acredite una experiencia igual o superior a 15.500

SMMLV se le asignaran 300 puntos.

- Al oferente que acredite una experiencia mayor o igual a 15.500 SMMLV

y menor a 7.750 SMMLV, tendrá entre uno y doscientos cincuenta (1 -

250) puntos, siguiendo una relación lineal.

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- Al oferente que acredite una experiencia menor a 7.750 SMMLV tendrá

cero (0) puntos.

Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de

presentarse más certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos sean

los más representativos a la fecha de liquidación del contrato.

Las certificaciones deberán tener el valor del contrato, el número del contrato,

objeto, fecha de inicio y fecha de liquidación de manera clara, en caso de no

tenerlo se tomará como cero.

Para efectos de escoger los contratos de los últimos cinco años, se tomará como

referencia la fecha de liquidación del mismo.

Con el fin de calcular el valor presente de la certificación, se debe anotar

claramente la fecha de liquidación del contrato.

Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya

evaluación se empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de

liquidación del contrato las cuales serán suministradas y certificadas por el

oferente, de acuerdo con la información del Banco de la República, para tomar ese

valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.

No se admiten ni se aceptan certificaciones de subcontrataciones ni auto

certificaciones.

Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales

legales vigentes al momento del acta de liquidación el valor correspondiente, para

lo cual se deberá diligenciar el siguiente cuadro:

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ítem No

contrato objeto Valor* TRM

Valor ejecutado en pesos

Fecha liquidación

SMMLV

Valor expresado

en SMMLV

1 2 3 4 5

Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera

En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los

oferentes han realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P en los dos últimos

años y su respectiva Re-evaluación como proveedor; de tal manera que una firma

Re-evaluada con calificación CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la

calificación de la experiencia en 25 puntos por cada contrato; una firma Re-

evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada negativamente la

calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con

calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.

Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de

atención a un proveedor que su contrato se encuentre en ejecución, este será

considerado PROVEEDOR CONDICIONAL, deberá ser informado de su nuevo

estado y deberá presentar un plan de mejoramiento. En las ofertas presentadas

por invitaciones públicas y directas tendrá afectada negativamente la calificación

de la experiencia en 25 puntos por cada contrato.

- CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)

En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir

con los términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el

mismo requerirá. Los indicadores se determinarán, con base en el balance general

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del último periodo contable a 31 de diciembre de 2014, debidamente firmado por el

representante legal, por su contador y/o revisor fiscal si es el caso.

INDICE DE LIQUIDEZ (70 Puntos)

El índice de Liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo

corriente y se calificara de la siguiente manera:

IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente

IL < 1.5 Cero Puntos (0)

IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a cincuenta (50) Puntos, siguiendo una

relación lineal

IL >2.0 setenta (70) Puntos.

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 Puntos)

El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el

Activo Total y se calificará así:

NE= Pasivo Total / Activo Total

NE menor al 50%, setenta (70) Puntos

NE entre el 50% y 70%, tendrá de cincuenta (50) a un (1) punto, siguiendo una

relación lineal.

NE Mayor al 70%, Cero (0) Puntos

CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)

El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo

Corriente y se calificará así:

CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente

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CT Mayor a 1.002 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.

CT Entre 429 SMMLV y 1.002 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta (1 - 50)

puntos, siguiendo una relación lineal.

CT Menor a 429 SMMLV, Cero (0) Puntos.

- VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)

Cálculo del puntaje

La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje

será calculado así:

POi = (VOmin / VOi) * 500

Dónde: POi Puntaje de la oferta i

VOmin: Valor de la oferta más baja entre las calificables;

VOi: Valor de la oferta i.

El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido

errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán

corregidos para efectos de evaluación, especialmente si los valores unitarios

contienen decimales y/o los valores totales no se encuentran redondeados a cero.

Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por

la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.

Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio

magnético editable (Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.

3.2 NEGOCIACION ECONOMICA

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la

oferta que se determine como la primera en orden de elegibilidad que se indique

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en el informe de evaluación y que cumpla con las condiciones y términos de la

invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente, se podrá llamar a quien

ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente, con el fin

de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará

con cinco (5) días hábiles , contados a partir de la notificación, para manifestar de

forma expresa a Electrohuila S.A E.S.P, su decisión.

3.3 CRITERIOS DE DESEMPATE

En el evento de ser calificadas en el primer lugar varias ofertas con igualdad de

puntuación Electrohuila S.A. E.S.P. escogerá la oferta económicamente más

favorable.

3.4 CAUSALES PARA REVOCAR LA INVITACIÓN O DECLARARL A

DESIERTA

ELECTROHUILA S.A. E.S.P. podrá revocar o declarar desierta total o

parcialmente esta invitación, sin que por esta causa deba dar contraprestación

alguna a los proponentes, si en su criterio considera que el proceso y/o las

invitaciones a cotizar presentadas, son inconvenientes a sus intereses.

Así mismo en los siguientes casos:

1. Cuando no se presente ninguna PROPUESTA.

2. Cuando ninguna de las PROPUESTAS se ajuste a las condiciones solicitadas

en estos términos.

3. En virtud del principio de transparencia, cuando claramente se compruebe la

violación de la reserva de la invitación a cotizar, antes de la fecha establecida para

la entrega de las mismas.

4. Cuando existan motivos que impidan la escogencia objetiva de la

PROPUESTA más favorable.

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3.5 ACEPTACIÓN DE OFERTAS

Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará las ofertas que sean consideradas como las más

favorables y que hayan cumplido con los requisitos técnicos, contractuales,

económicos y parámetros de escogencia en general incluidos en los términos de

referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con la

ponderación establecida en estos términos.

Electrohuila S.A. E.S.P, se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la

presente invitación.

Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta no

se obliga a contratar.

Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las

condiciones establecidas en el presente documento y al Reglamento Interno de

Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de

2006 emitido por la Junta Directiva).

3.6 TERMINACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá terminar la presente convocatoria en los siguientes

eventos:

a. Ninguna de las propuestas se ajuste a los términos de la convocatoria.

b. Se detecten actuaciones anómalas por parte del o los proponentes que

atenten contra la selección objetiva del proveedor.

c. Las propuestas se consideren inconvenientes para Electrohuila S.A. E.S.P.

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La terminación del proceso de contratación no generara responsabilidad,

cualquiera sea su naturaleza, para Electrohuila S.A. E.S.P., situación esta que se

entiende aceptada por el proponente. La terminación del proceso de selección

será comunicada a los proponentes.

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4. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

4.1 DURACION DEL CONTRATO

El suministro pruebas y alistamiento en una subestación del sistema eléctrico del

Huila, del transformador reductor trifásico de 15 a 20 MVA con niveles de tensión

34.5/13.8 kv, deberá ejecutarse durante un término de ciento ochenta días (180)

días calendarios, contados a partir de la fecha del acta de inicio suscrita entre el

interventor y el proveedor sin sobrepasar el 31 de diciembre de 2015; el acta de

inicio deberá ser suscrita en un término no mayor a diez (10) días calendarios

una vez firmado el presente contrato y aprobadas las pólizas correspondientes.

4.2 FORMA DE PAGO .

Electrohuila S.A. E.S.P. Pagará al contratista el valor total del contrato, así: a. Un

anticipo del 10% del valor inicial del contrato, dentro de los 30 días calendarios

siguientes a la correcta presentación de la cuenta de cobro que cumpla los

requisitos de ley, previa legalización del contrato por el contratista. B. El saldo

restante será cancelado a los 30 días calendarios siguientes a la correcta

presentación de la factura que cumpla los requisitos de ley, acompañada de la

constancia de recibo a satisfacción expedida por el interventor, ingreso al almacén

general, el formato de verificación de bienes y servicios y el acta de liquidación del

contrato. Del valor de cada factura se descontará el 10% para amortizar el

anticipo.

4.3 INTERVENTORIA.

Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la Interventoría al contrato a través de su propio

personal o mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará

facultada para liquidar el contrato.

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4.4 GARANTIAS

El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el

cumplimiento del contrato mediante la expedición a su costa y a favor de

Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía única del contrato mediante póliza

expedida por una compañía de seguros constituida en Colombia, que cubra los

siguientes amparos:

a. De cumplimiento del contrato . Equivalente al 10% del valor total del

contrato, vigente a partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días

más.

b. De buen manejo e inversión del anticipo . Equivalente al 100% de la suma

anticipada, con vigencia a partir de la firma del contrato, durante el plazo del

mismo y 180 días más.

c. De calidad. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de

su firma durante el plazo del mismo y 1 año más.

La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5)

días hábiles siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.

Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a

ampliar las vigencias de las pólizas y enviará a la División Servicios

Administrativos para su aprobación.

4.5 REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Las facturas de venta deben cumplir como requisito mínimo las normas fiscales

vigentes establecidas en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

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Las facturas deben ser presentadas en original y copia. En la factura, cuenta de

cobro o documento equivalente, se debe colocar el número de la orden o contrato

que Electrohuila S.A. E.S.P. haya asignado. Asimismo se debe indicar el concepto

que se está facturando, especificando además en qué municipio se prestó el

servicio facturado, si es el caso. El periodo contable de Electrohuila es del 1 al 15

de cada mes. El contratista deberá facturar de la misma manera en que quedo

establecido en el contrato el cual se elabora conforme a la oferta presentada.

4.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDOR

Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a

cumplir las siguientes:

a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.

b. Obrar con lealtad y buena fe.

c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.

d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.

e. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P la totalidad de los valores que

ésta tuviere que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por

autoridades judiciales, administrativas o entes de control, derivadas de las

acciones u omisiones - de naturaleza civil, laboral o cualquiera otra - del

contratista y que se generen de manera directa o indirecta del presente

contrato.

4.7 INDEMNIDAD

El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o

perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus

actuaciones o de las de sus subcontratados o dependientes. En este sentido, en el

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evento de que Electrohuila S.A. E.S.P. sea obligada a cancelar suma alguna a

terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del proveedor, podrá solicitar a

este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales pertinentes

orientadas a su recuperación.

4.8 ERRORES ARITMÉTICOS

Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las

operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos

de evaluación, se exige la presentaciones de los cuadros de precios y cantidades

en medio magnético, para facilitar la evaluación correspondiente.

Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al multiplicar el precio unitario por

la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido. Si al realizar la

corrección aritmética el valor de la oferta aumenta , el proponente deberá

modificar el valor asegurado de la póliza de seried ad de la oferta, de acuerdo

a las condiciones y al porcentaje establecido en lo s presentes términos de

referencia.

4.9 LIQUIDACIÓN

El contrato se liquidará en común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6)

meses siguientes a su terminación.

Electrohuila S.A. E.S.P. podrá liquidar unilateralmente el contrato en el evento de

que no haya acuerdo al respecto con el proveedor.

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ANEXO No. 1

MODELO CARTA DE PRESENTACION

Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la

_________________________________________________________________ Ciudad y fecha Neiva Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo

con las condiciones que se estipulan en los documentos de invitación pública,

hacemos la siguiente propuesta para

la__________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora

del Huila S.A. E.S.P., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente.

Declaro así mismo que:

1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la

Electrificadora del Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de

2006).

2. Que tuve conocimiento de la presente invitación a través de la página web

www.electrohuila.com.co.

3. Que recibí y tuve conocimiento del Manual de Salud Ocupacional y

protección ambiental para el contratista.

4. He recibido los siguientes adendas y los documentos de invitación.

______________________________ (indicar en número y la fecha de cada

uno) y aceptamos su contenido.

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5. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación en un plazo

de __________________ ( ) días calendario, contados a partir de la

fecha del acta de iniciación.

6. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la

ley o el Reglamento de Contratación de Electrohuila, como tampoco en

algún tipo de prohibición especial para contratar.

7. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las

garantías exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos

señalados.

8. El valor de la propuesta es de:

___________________________

9. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente

numerados.

Atentamente,

Nombre: ________________________________ Nit o C.C. No : __________________ De_________________ Matrícula No: _________________________ Dirección: ______________________________ Correo Electrónico ______________________________ Ciudad: _________________________________ ______________________________ FIRMA

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ANEXO No. 2

REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN

(Publicado en la página Web wwwelectrohuila.com.co, en contratación).

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ANEXO No. 3

ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por

reteica conforme la siguiente tabla:

MUNICIPIOS TARIFA SOBRETASABOMBERIL AVISOS Y TABLEROS

SERVICIOS COMPRAS

ACEVEDO 6*1000 1 1

AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1

AIPE 9*1000 1 1

ALGECIRAS 4*1000 113.000 764.000

ALTAMIRA 5*1000 113.000 764.000

ARGENTINA

8*1000 Compras y

Honorarrios /

7*1000 Servicios 1 1

BARAYA 5*1000 1 1

CAMPOALEGRE 5*1000 98.250 98.250

COLOMBIA 10*1000 589.500 589.500

ELIAS 4*1000 113.000 764.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250

GIGANTE 3*1000 452.000 3.056.000

GUADALUPE 7*1000 1 1

ISNOS 10*1000 1 1

LA PLATA 4*1000 113.000 764.000

NATAGA 5*1000 113.000 764.000

NEIVA 5*1000 134.000 805.000

PAICOL 4*1000 113.000 764.000

PALERMO 10, 5*1000 5*100 141.000 818.000

PALESTINA 10*1000 1 1

PITALITO 6*1000 1.171.000 1.171.000

SALADOBLANCO 5*1000 176.850 589.500

SAN AGUSTIN 6*1000 1.232.000 1.232.000

SANTA MARIA 4*1000 161.163 322.325

SUAZA 7*1000 1 1

TELLO 10*1000 2*1000 1 1

TERUEL 10*1000 1*1000 1 1

TESALIA 5*1000 1 1

VILLAVIEJA 7*1000 1 1

YAGUARA 10*1000 1 1

BASE PARA FUERA DEL

MUNICIPIO

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ANEXO 4

INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE

PROVEEDORES

ELABORADO

19-04-2013

Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:

1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.

2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de inscripción de proveedores.

3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el cual deberá ser impreso y diligenciado en su totalidad.

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4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se

deberá adjuntar la siguiente documentación:

a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios b. Certificado de Existencia y representación legal expedido por la

cámara de comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de envió del formulario de inscripción.

c. Fotocopia del Registro Único tributario (RUT) expedido por la DIAN actualizado.

d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.

Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.

5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación únicamente vía email al correo servicios.administrativos@electrohuila.com.co, detallando en el asunto INSCRIPCION DE PROVEEDORES.

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ANEXO 5

ELECTIFICADORA DEL HUILA S.A.E.S.P.

MANUAL DE INTERVENTORÍA

INTRODUCCIÓN

GENERALIDADES

OBJETO DE LA INTERVENTORÍA

• En los contratos que celebre la ELECTRIFICADORA DEL HUILA

S.A.E.S.P., la interventoría tendrá como propósito hacerle seguimiento y

control a la acción del proveedor, para verificar el cumplimiento de las

obligaciones derivadas del contrato, el respeto de las especificaciones

técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades

administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al

presupuesto asignado.

DEFINICIONES

• Proveedor: Persona con quien se celebra el contrato.

• Interventor: Persona que representa a la Empresa en el contrato,

encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de

éste se deriven.

• Interventor externo: Persona con quien la Empresa celebra un contrato de

interventoría. La selección y contratación, se realizará según lo estipulado

en el Acuerdo de Contratación de la Empresa.

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• Interventor interno: Es el empleado designado por el representante legal o

por quien este facultado para contratar, para que cumpla las funciones de

interventoría.

• Contrato: Acuerdo entre la Empresa y el proveedor, en el cual se generan

obligaciones reciprocas y deberá contemplar al menos los siguientes

aspectos: denominación d las partes, objeto, valor, alcance, plazos y

compromisos de las partes.

• Trabajos adicionales: Actividades complementarias a las inicialmente

contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo

con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecución podrá

ordenar la Empresa, estando obligado el proveedor a realizarlas.

• Plazo: Período dentro del cual se desarrolla el objeto contractual.

• Anticipo: Porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al

proveedor una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente

establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o

durante su desarrollo.

• Amortización del anticipo: Porcentaje que se descuenta de las actas, con el

fin de devolver a la Empresa el valor entregado por ésta en calidad de

anticipo.

• Factura: Documento externo originado por el proveedor, que contiene los

requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y

deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.

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• Acta de iniciación: Documento que firma el interventor y el proveedor en el

que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a

partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.

• Actas parciales: Documento mediante el cual la Empresa y el proveedor

acuerdan liquidar cantidades de obra ejecutadas.

• Acta de suspensión temporal: Documento mediante el cual la Empresa y el

proveedor formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y

ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el

cese de su desarrollo.

• Acta de reiniciación: Documento mediante el cual las partes formalizan el

acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del

contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a

cargo del proveedor.

• Acta de recibo y liquidación: Documento suscrito por el interventor y el

proveedor en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los

Servicios contratados por parte del proveedor y el recibo a satisfacción de

la Empresa y demás transacciones necesarias para que las partes puedan

declararse a paz y salvo.

• Valor final del contrato: Producto de sumar todos los pagos y deducciones

efectuados al proveedor con cargo al contrato, que debe constar en el Acta

de Liquidación.

DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR

El facultado para contratar designará el interventor del contrato, la División de

Servicios Administrativos le entregará antes de iniciar la ejecución del contrato

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los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, tales como: copia

del contrato y de las pólizas, así como los documentos que estime le servirán

de soporte para desarrollar la interventoría.

ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA INTERVENTORÍA

TÉCNICAS

Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes

a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad

contenidos en el mismo y los términos definidos en el cronograma. Para el

efecto se deberá:

• Verificar permanentemente la calidad de la obra, bienes o Servicios que se

estipule en el contrato.

• Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de

ejecución aprobado.

• Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y

procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de

construcción y/o fabricación.

• Realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas

de los bienes o la realización de los servicios contratados, de lo cual se

dejará constancia en actas de trabajos ejecutados.

• Someter a aprobación del facultado para contratar los trabajos adicionales.

• Coordinar el reintegro a la Empresa de los equipos y elementos

suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y

cantidad.

• Informar de manera inmediata a la Gerencia General de la empresa

cualquier anomalía que observe en la ejecución del contrato.

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ADMINISTRATIVAS

Comprende las siguientes actividades:

• Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el proveedor y la

Empresa.

• Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa el desarrollo de los

compromisos adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la

programación establecida.

• Atender, tramitar o resolver toda consulta que haga el proveedor para la

correcta ejecución del contrato.

• Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipo del proveedor o de

personas externas a las áreas de influencia del contrato.

• Entregar a la División de Servicios Administrativos los archivos y la

información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.

• La División de Servicios Administrativos Organiza el archivo del contrato,

que deberá contener los siguientes documentos:

1. El contrato debidamente legalizado.

2. Solicitud de ofertas.

3. Adendas modificatorios de la solicitud de ofertas.

4. Oferta presentada por el proveedor.

5. Comunicación de adjudicación al proveedor.

6. Garantías del contrato.

7. Cronograma de actividades si se requiere.

8. Actas de Suspensión y Reiniciación si las hubiere.

9. Documentos de prórroga o modificación del contrato y del que autorice

trabajos o actividades adicionales.

10. Copia de las cuentas de cobro autorizadas.

11. Informes de interventoría.

12. Acta de Recibo y Liquidación.

13. Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.

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FINANCIERAS Y CONTABLES

Contemplan las siguientes actividades:

• Revisar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el proveedor.

• Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

• Velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

• Asegurar la amortización total del anticipo.

• Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del

valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales.

LEGALES

Comprende las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento del

Acuerdo de Contratación y las disposiciones legales vigentes:

• Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores

establecidos.

• Controlar la vigencia de las garantías.

• Velar por el cumplimiento de las normas básicas de seguridad y

ambientales que sean aplicables.

• Verificar que el personal empleado por el proveedor se encuentre

afiliado al régimen de seguridad social.

• Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la

aplicación de sanciones, según lo establecido en el contrato.

• Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones

del contrato.

• Verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren

vigentes para la iniciación y durante el desarrollo del contrato.

• Estudiar las reclamaciones que formule el proveedor y recomendar las

correspondientes soluciones.

• Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.