Inventario 5 Sencillos pasos - Todo Sobre Excel · 2020. 10. 26. · Cómo crear un control de inventario en Excel en 5 sencillos pasos Cómo crear un control de inventario en Excel

Cómo crear un control de inventarioen Excel en 5 sencillos pasos

Todo Sobre Excel

Cómo crear un control de inventario en Excel en 5 sencillos pasos


Excel es una de las herramientas más versátiles y usadas en el mundo y es por esto que resultamuy sencillo usarlo para manejar nuestro negocio.

Uno de los usos más frecuentes es para controlar el inventario, si no manejamos miles deproductos o muchas variantes de nuestros productos, es muy factible usar Excel para hacernuestro inventario ya que con algunas fórmulas y tablas podemos llevar un control muy bueno denuestro inventario.

Excel es una opción muy económica para llevar nuestro control de inventario ya que no tenemosque invertir grandes cantidades para obtener un sistema completo de inventario y además nosahorramos el tiempo que tardemos en aprender a usar el nuevo sistema.

“El usar las fórmulas correctas nos puede llevar a controlar nuestro inventario de forma muy exacta.”

En este artículo vamos a explicar cómo hacer una hoja de Excel para llevar nuestro inventario yque de acuerdo a las entradas y salidas de nuestro almacén se actualice la existencia de nuestroinventario.

https://todosobreexcel.com/blog/control-inventario-excel/



Esta hoja utiliza fórmulas para calcular el inventario, si quieres saber más de fórmulas, puedesconsultar nuestro articulo .Las 10 Fórmulas más utilizadas en Excel

(Nota: Puedes descargar esta hoja de excel completamente funcional )aquí

Algo Importante

Según la configuración que tengas en tu Excel es como tienes que escribir las formulas.

En general, si estas en un país donde el separador de miles es (coma)",", entonces debes separarlos argumentos en las fórmulas con (punto y coma)";".

Si por el contrario, tu separador de miles es (punto) ".", entonces para separar los argumentos es(coma) ",".

Pero no te preocupes, en los pasos voy a poner las 2 formulas para que uses la que se adapte a tuconfiguración.

ATENCIÓN: Esta guía funciona para Office 2013 y 2016.

Pasos para crear un inventario en ExcelPaso 1: Crear la tabla de nuestros productos.El primer paso es crear nuestro catálogo de productos, aquí vamos a poder dar seguimiento acercade las existencias que vamos a tener de cada producto y esto lo vamos a calcular por medio defórmulas, pero por el momento únicamente vamos a crear los campos básicos.

Creamos un libro de Excel en blanco Renombramos la hoja y ponemos el nombre de Productos


http://todosobreexcel.com/las-10-formulas-mas-utilizadas-en-microsoft-excel/

https://s3.amazonaws.com/todosobreexcel/Descargas/Inventario_Basico.xlsx



Agregamos el título puede ser Listado de Productos




Agregamos las columnas que va a tener nuestro catálogo Clave del producto Descripción del Producto Existencia Actual

Podemos ajustar el ancho de las columnas como necesitemos.




En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y ponemos el rango $A$2:$C$3, tenemos queseleccionar “La Tabla Tiene Encabezados”, para indicarle a Excel que la primera fila son losencabezados de nuestra tabla y damos click en el botón Aceptar.




Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestratabla En el menú HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO En Nombre de la tabla ponemos TblProducto




Al crear la tabla se le va a aplicar un formato que podemos cambiar, lo podemos hacer dentro delmenú DISEÑO y en ESTILO DE TABLA podemos seleccionar cualquier diseño que queramos,en este caso voy a seleccionar el de color verde.

Con estos pasos ya hemos creado nuestra tabla de productos.

Pero el título de la tabla se va a ver mejor si lo centramos, para hacer esto seleccionamos el rangode celdas donde queremos centrar nuestro título. En este caso A1 a C1.

Y solo damos click al botón COMBINAR Y CENTRAR, además voy a aumentar el tamaño de laletra para que resalte y le voy a dar un tamaño 16.




Nuestra hoja para nuestros productos la hemos terminado.

Ahora vamos a crear nuestra hoja para los movimientos de nuestro almacén.

Paso 2: Crear Tabla para los movimientos de almacénEn esta hoja vamos a registrar todas nuestras entradas y salidas de productos en nuestroinventario.

Estas es la hoja que más vamos a utilizar, ya que dependiendo de las entradas y salidas quetengamos, se va a actualizar en automático las existencias de nuestros productos.

Para crear nuestra tabla realizamos los siguientes pasos:

Creamos una nueva hoja y cambiamos el nombre a Movimientos




Ponemos de título Movimientos de Inventario




Creamos las siguientes columnas Clave de Producto Descripción del Producto Movimiento Cantidad Entrada Cantidad Salida Precio por Unidad Total

Recuerda ajustar el ancho de columna para verlas correctamente.




En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y damos el rango =$A$2:$G$3, recuerdaseleccionar La Tabla Tiene Encabezados. Como ya sabes el formato de la tabla lo podemoscambiar en el menú DISEÑO, de la sección HERRAMIENTAS DE TABLA.

Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestratabla En HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO En Nombre de la tabla ponemos TblMovimiento




Listo ya tenemos nuestra tabla de movimientos de inventario, recuerda centrar el título para quese vea mejor, por si no lo recuerdas, selecciona el rango de celdas donde quieras centrar el título ypresiona el botón Combinar y centrar y aumentamos la letra a 16.

Si lo deseas puedes cambiar los colores de la tabla de movimientos, como vimos en la tabla deproductos, dentro del menú, dentro de HERRAMIENTAS DE TABLA en la sección de ESTILODE TABLA, puedes seleccionar alguna combinación de colores, en este caso, seleccionamos elverde.

Ahora vamos a dar los formatos y fórmulas para el funcionamiento de nuestro inventario.

(NOTA: Si quieres contar con un control de inventario que te pueda ayudar a controlar y te deinformación valiosa para que nunca te falte producto para vender, tenemos unaque te dara la información al momento de como esta tu inventario)

plantilla en Excel


http://todosobreexcel.com/upotoinventario-2/



Paso 3: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de ProductosLa parte fundamental de nuestro inventario es poder calcular y llevar nuestro inventario de laforma más automática posible.

En nuestra hoja, en la tabla de productos según las entradas y salidas que se registren, se va aaumentar o disminuir la existencia actual de nuestro producto.

Pero primero vamos a dar formato a nuestra tabla de productos.

Vamos a nuestra tabla de productos Seleccionamos la celda C3




En el menú dentro de la sección Número, seleccionamos el formato Número




Dependiendo de si tus productos utilizan o no decimales para las existencias, puedes aumentarloso disminuirlos con los botones , el primero sirve para aumentar decimales y el segundo paradisminuirlos. Estos botones están dentro de la sección Número. En este ejemplo voy a eliminartodos los decimales.

Para nuestra tabla de productos, hemos terminado de dar formato a nuestras columnas, solo hasido una ya que las otras 2 van a ser texto.

Creo que puedes tener una pregunta...

¿Por qué solo le dimos formato a una sola celda de nuestra tabla de productos?

En el hicimos una tabla y que le dimos formato, la ventaja de utilizar tablas en Excel esque los formatos y las fórmulas que uses en tus columnas, solo lo tienes que hacer en la primerafila, y Excel de forma automática va a aplicar el formato y las fórmulas a las filas que vayasinsertando.

Paso 2

Así que ya sabes, utiliza tablas para agilizar tu trabajo.

Ahora vamos a insertar nuestra fórmula para que la existencia se vaya actualizando conforme losmovimientos de nuestra tabla Movimientos de Inventario.

En la celda C3 ponemos la siguiente fórmula:

Para paises con separador de miles con punto "."

=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])

Para paises con separador de miles con coma ","

=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Salida])


https://todosobreexcel.com/blog/control-inventario-excel/#Paso2



Con esta fórmula, vamos a calcular de forma automática la existencia en base los movimientos deentradas y salidas.

Pero… ¿Qué hace esa fórmula tan larga?

La fórmula tiene dos partes:

La parte que suma las entradas:


-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])


-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Salida])=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])

La parte que suma las salidas:


=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])





=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Salida])

La función SUMAR.SI nos ayuda a sumar un rango de celdas que coincidan con un criterio, porejemplo, la parte de sumar las entradas son:


SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])


SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Entrada])

El primer argumento de la fórmula es: con esto hacemosreferencia de la tabla TblMovimientos a todos los datos de la columna Clave de Producto.

TblMovimiento[Clave de Producto],

El segundo argumento es con esto indicamos que el rango del primer argumento, esdecir que los datos de la columna deben ser igual al dato quetenemos en A3 de nuestra tabla de Productos.

"=" & A3, TblMovimiento[Clave de Producto],

El tercer argumento es con esto indicamos que cuando secumplan los criterios anteriores, la columna que se debe sumar de la tabla de Movimientos es lade Cantidad Entrada.

TblMovimiento[Cantidad Entrada],

Lo mismo sucede con las Salidas, la fórmula es muy parecida pero solo cambiamos la columna asumar que sería TblMovimiento[Cantidad Salida]

Y finalmente solo restamos las Entradas y Salidas para que nos de el Total de nuestro inventario.


=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Entrada])SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto],"=" & A3,TblMovimiento[Cantidad Salida])

-





=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Entrada])SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];"=" & A3;TblMovimiento[Cantidad Salida])

-

Como lo tenemos en una tabla, conforme vayamos agregando productos, la fórmula se va aactualizar conforme al producto que le corresponda.

Paso 4: Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla deMovimientosEl formato que necesitamos para nuestra tabla de Movimientos es:

Las columnas Cantidad Entrada y Cantidad Salida les aplicamos el formato de Número, estocomo anteriormente explicamos, seleccionamos las celdas D3 y E3 y en la sección Número delmenú, seleccionamos del combo el formato Número y con los botones agregamos o quitamosdecimales.




Las columnas Precio por Unidad y Total, les vamos a dar un formato de Moneda y vamos a dejar2 decimales.

En nuestra tabla de movimientos solo necesitamos aplicar una fórmula en la columna Total.

Nuestra fórmula para total sería.Para paises con separador de miles con punto "."

=SI([@[Cantidad Salida]]="", [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]], [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]])


=SI([@[Cantidad Salida]]=""; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]; [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]])

Con esta fórmula obtenemos el precio total de nuestro movimiento de inventario ya sea de entradao salida.




Para obtener este resultado usamos la función , nos ayuda a evaluar cuando una condición secumple o no.

SI

Vamos a analizar la fórmula:


=SI( , [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]], [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]])

[@[Cantidad Salida]]=""


=SI( ; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]; [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]])

[@[Cantidad Salida]]=""

La función SI nos pide 3 argumentos,

SI(Condición, parte verdadera, parte falsa)

el primero es estamos diciendo que de nuestra tabla de movimientos sila columna Cantidad Salida del renglón que estamos posicionados es vacío entonces va a ejecutarla parte verdadera.

[@[Cantidad Salida]]="",


=SI([@[Cantidad Salida]]="", , [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]])

[@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]


=SI([@[Cantidad Salida]]=""; ; [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]])

[@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]




La parte verdadera de nuestra fórmula corresponde a [@[Precio por Unidad]]*[@[CantidadEntrada]]

Aquí lo único que estamos haciendo es multiplicar el valor que tengamos en la columna y el valor que tengamos en . Esto es porque sabemos que la columna

Cantidad Salida está vacío por lo que corresponde a un movimiento de entrada.

Preciopor Unidad Cantidad Entrada

En caso de que la columna tenga un valor entonces la Condición nos da como resultado un falso por lo que la fórmula toma la parte falsa.

Cantidad Salida [@[CantidadSalida]]=""


=SI([@[Cantidad Salida]]="", [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]],)

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]]


=SI([@[Cantidad Salida]]=""; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]];)

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio porUnidad]]

La parte falsa es que solo estamos multiplicandola y el

[@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]], Cantidad Salida Precio por Unidad.

Con esta fórmula obtenemos el total no importando si el movimiento es de entrada o salida.

Pero, ¿Para qué la descripción del producto se llene automático?

Ahora, vamos a ligar la columna Clave de Producto y Descripción del Producto con la tabla deProductos, de esta forma cuando pongamos una Clave de Producto solo nos va a aceptar los quetengamos en nuestra tabla de Productos.

“El ligar una columna para que solo acepte los valores que tengamos en otra columna, nos evita quecometamos errores al capturar la información.”




Además, la columna Descripción de Producto se va a llenar automáticamente con lo que pusimosen la tabla de productos.

Vamos a empezar…

En nuestra hoja de Productos, nos posicionamos en la celda A3 y en el cuadro de nombres que esel que está al lado de la barra de fórmulas ponemos el nombre de ClaveProducto. Esto nos va aservir para hacer referencia a los valores que tenga esta columna.

En nuestra hoja de Movimientos seleccionamos la celda A3..A300 que corresponde a lacolumna Clave de Producto. Le dimos 300 para tener capacidad de 300 registros, pero túpuedes extender el rango como tú quieras.

,

Dentro del menú DATOS, damos click en el botón VALIDACIÓN DE DATOS.




Nos va a presentar una ventana con las opciones para validar los datos que va a aceptar lacolumna.

Para nuestro rango vamos a indicarle que es una lista de valores.




Para esto, en el combo de PERMITIR, seleccionamos Lista y en ORIGEN ponemos el valor=ClaveProducto

Presionamos y si nos fijamos en la celda A3 nos va a mostrar un combo en donde van aaparecer los valores aceptados para esta columna, en este momento va a aparecer vacío porque ennuestra tabla de Productos todavía no tenemos ningún producto

Aceptar,

Para que al momento de introducir un valor en la celda A3 nos aparezca de forma automática ladescripción del producto, en la celda B3 vamos a introducir la siguiente fórmula.





=BUSCARV([Clave de Producto],TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]],2,FALSO)


=BUSCARV([Clave de Producto];TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]];2;FALSO)

Pero… ¿Qué significa esta fórmula?

La función BUSCARV nos permite buscar un valor en un rango o tabla de forma vertical y nosregresa el valor de la columna que le indiquemos.

BUSCARV acepta 4 argumentos que son:

BUSCARV(Valor buscado, rango de las celdas o tablas a buscar, columna a regresa el valor,FALSO o VERDADERO si se quiere una coincidencia exacta).

En nuestro ejemplo, los valores son


=BUSCARV([Clave de Producto],TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]],2,FALSO)


=BUSCARV([Clave de Producto];TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]];2;FALSO)

El primer argumento es aquí indicamos que en el renglón que estamosposicionados tome el valor de la columna Clave de Producto y lo va a tomar como el valor abuscar.

[Clave de Producto],




El segundo argumento es en elcual indicamos que el rango a buscar son los valores de la tabla Productos y es necesarioespecificar las dos columnas ya que lo que hace la función es buscar el valor en la primeracolumna del rango que le dimos y debemos especificar la columna Descripción del Producto yaque va a ser el valor que va a regresar.

TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]],

El tercer argumento es significa que del rango que le dimos nos va a regresar el valor que estéen la columna 2 que es la de Descripción del Producto.

2,

El tercer argumento es que significa que requerimos que la coincidencia sea exacta.FALSO,

Con esta fórmula al momento de seleccionar una clave de producto nos va a llenar en automáticola descripción del producto.

Entonces, llegó la hora de poner a funcionar todo….

Paso 5: Introducir los datos a nuestro control de inventarioAhora solo debemos introducir los datos a nuestras hojas.

(Nota: Recuerda que puedes descargar esta hoja de excel completamente funcional )aquí

Primero nos vamos a nuestra tabla de productos y a manera de ejemplo voy a dar de alta 3productos.





Si te das cuenta la columna Existencia Actual nos pone en ceros ya que la fórmula se vareplicando en todos los renglones que vayamos creando, como no hay movimientos de inventarioentonces nos calcula en ceros.

Nos vamos a nuestra tabla de Movimientos de Inventario, nos posicionamos en la celda A3 y si tefijas hay un combo, si damos click en la flecha nos despliega las claves de productos quecapturamos en nuestra tabla de Productos.




Y como habíamos dicho, al capturar una clave, nos trae también su descripción.

En la columna movimiento corresponde a la descripción del movimiento, en este caso yo le voy aponer Entrada por pedido 340

Cantidad de Entrada voy a suponer que pedí 10 artículos

El precio por unidad es el costo por cada producto y en este caso le voy a poner 7000, como yatiene formato solo hay que capturar los puros números.




Y también en automático se calcula el Total.

Voy a capturar 5 movimientos más…

Si nos regresamos a la tabla de productos, puedes darte cuenta que la columna Existencia Total yase ha actualizado dependiendo de los movimientos de inventario.

Y con esto ya tenemos un control básico de nuestro inventario.

Descarga aquí la hoja de Excel con las formulas que vimos en este artículo



Vivamusvestibulumntulla necante.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmodtempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minimveniam, quis nostrud exercitationullamco laboris nisi ut aliquip ex eacommodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit involuptatevelit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecatcupidatat nonproident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim idest laborum.

Sed egestas, ante et vulputate volutpat, eros pede semper est, vitaeluctus metus libero eu augue. Morbi purus libero, faucibus adipiscing,commodo quis, gravida id, est. Sed lectus. Praesent elementumhendrerit tortor. Sed semper lorem at felis. Vestibulum volutpat, lacus aultrices sagittis, mi neque euismod dui, eu pulvinar nunc sapien ornarenisl. Phasellus pede arcu, dapibus eu, fermentum et, dapibus sed, urna.

Documents

Inventario 5 Sencillos pasos - Todo Sobre Excel · 2020. 10. 26. · Cómo crear un control de inventario en Excel en 5 sencillos pasos Cómo crear un control de inventario en Excel