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Introduzione al Project Management
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• Presentazione e introduzione
• Il Progetto
• Differenze e analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Cenni sul Rischio
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze e analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Cenni sul Rischio
Cos’è il Project Management
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Applicazione di conoscenze, capacità,
strumenti e tecniche alle attività di progetto
per soddisfarne i requisiti.
La guida al PMBOK® contiene lo standard per gestire la
maggior parte dei progetti, la maggior parte delle volte, in
molti tipi di settori di mercato.
E’ l’insieme delle conoscenze riguardanti principi,
tecniche e strumenti (tools) utilizzati nella
pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo
e revisione dei Progetti.
Storia del Project Management
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Anche se non c’è una documentazione disponibile, sicuramente qualche strumento di project
management rudimentale esisteva anche nel passato, infatti le grandi opere di costruzione
dovevano in qualche modo rispettare i tempi definiti dal committente.
In tutte le grandi opere dell’antichità, si riscontra come fattore critico di successo la
valutazione delle capacità di sostenere lo sforzo del progetto e il dimensionamento di ciò che
si deve realizzare in funzione delle forze a disposizione:
oggi questo viene chiamato “SCOPE AND RESOURCE MANAGEMENT”.
Le testimonianze del passato portano a concludere che storicamente ogni civiltà che ha
realizzato grandi opere ha sviluppato delle strutture organizzative ad hoc fino a affermare
che: più il progetto è stato un successo, migliore dev'essere stata
l'organizzazione per gestirlo.
Storia del Project Management
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Prima del 1900
Sistemi non documentati di pianificazione
Inizio 1900
Henry Laurence Gantt (20 maggio 1861 – Montclair, 23 novembre 1919),
amico di F. Taylor (padre dello Scientific Management), mette a punto una
tecnica di rappresentazione grafica del processo produttivo utilizzando barre
temporali che vengono calendarizzate e che non mostrano legami logici
apparenti.
Fine 1930
Procter&Gamble introduce i product manager nella struttura organizzativa con
l’intento di avere manager in grado di gestire tutto il ciclo di vita di un prodotto.
Periodo 1940 -:- 1945
E’ avviato il progetto Manhattan, programma di ricerca e sviluppo in ambito
militare che portò alla realizzazione delle prime bombe atomiche durante la
seconda guerra mondiale. In quell’occasione viene nominato un Project
Manager che coordina diversi ricercatori di tutto il mondo e che ha l’obiettivo di
coordinarne le attività e risolvere i conflitti. Nel massimo momento di picco delle
attività vi lavoravano 120.000 persone e coprivano 21 ore su tre turni.
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze ed Analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Cenni sul Rischio
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Cosa significa "Progetto"
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In latino pro vuol dire in avanti, a favore di.
• Progresso: movimento in avanti (pro…gréssus, passo in avanti, lat. gradi )
• Processo: andare avanti, camminare avanzando (pro…cedere, avanzare avanti)
• Produrre: condurre innanzi, portare fuori (pro…ducere, condurre avanti)
Pro…getto, da pro…jacere vuol dire gettare in avanti.
Significa "ciò che si ha intenzione di fare in avvenire".
In Inglese «Project» – to project – verbo transitivo «proiettare»
Cos’è un Progetto
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Un insieme di attività non ripetitive (non di routine):
• Finalizzate al raggiungimento di un obiettivochiaro e definito
• Con tempi, costi e qualità individuate
• Svolte utilizzando risorse (umane e non)• Tipicamente le risorse umane impegnate costituiscono un pool di
risorse aventi profili ben definiti e sono impegnate in uno sforzo(lavoro) congiunto
• Il lavoro svolto dalle risorse umane viene indicato mediante la
parola inglese “effort” (sforzo)
Caratteristiche del Progetto
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• Rappresenta un “effort” complesso: molti tasks diversi
• Produce risultati specifici in un tempo e con un budget stabiliti
• Richiede il lavoro (“effort” - sforzo) di diversi specialisti
• Differenza fra un progetto e il suo prodotto –un progetto e’ il processo di creazione di un nuovo
risultato finale: il prodotto
• Ha un punto di inizio e un punto di fine
• Un progetto è un insieme delle attività necessarie a produrre qualcosa di unico (un prodotto/servizio)
Il Progetto secondo il PMI
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• Un progetto è una iniziativa temporanea intrapresa per
creare un prodotto, un servizio o un risultato con
caratteristiche di unicità.
• Temporaneo: ha un inizio ed una fine determinati
• Prodotto, servizio o risultato: ha un obiettivo ben preciso
• Unicità: si propone di fare qualcosa di unico ed irripetibile
Alcune definizioni
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EFFORT
Significato: sforzo, (fatica), lavoro, (opera)Si misura in ore*uomo, oppure in giorni*uomo, ecc.Quindi è una misura delle risorse necessarie per portare atermine una certa attività.
ELAPSED
Significato: scivolato via, (periodo), trascorso - tempo
ENTRO QUANTO (tempo) prevedo di realizzare … ?
rappresenta l’INTERVALLO di tempo massimo entro ilquale si prevede di completare un’attività di progetto.
Si misua in ore, giorni, settimane, mesi ecc.
Caratteristiche del Progetto
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• Un insieme di attività (individuali o collettive) che puntano al raggiungimento di un risultato definito e che comportano l’esecuzione di un insieme di passi
• Un progetto richiede: Pianificazione
Budget
Tempo (durata)
Risorse
Meccanismi di controllo
Caratteristiche del Progetto
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• Unicità del prodotto
La definizione dei “deliverables” del progetto è unica
Le condizioni della loro creazione sono uniche
Entrambe le cose
• Vincoli sul processo
• Un fattore limitante che influisce sull’esecuzione di un progetto
I fondi sono limitati (e dunque le risorse)
I requisiti (il che cosa) sono ben definiti
Il tempo è limitato
Perché i progetti falliscono?
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• Piani irrealistici
• Staffing insufficiente/inesperto
• Ambito (requisiti) instabile a causa
di cambamenti in corso d’opera
• Cattiva qualità (reale e percepita)
• Cattiva comunicazione
• Pressioni esterne
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze e analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Cenni sul Rischio
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Definizione di Programma
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Un Programma è definito come un insieme di progetti correlati, gestiti in
modo coordinato al fine di ottenere benefici e controllo non possibili nella
gestione individuale dei singoli progetti. Un progetto può far parte o meno
di un programma ma un programma avrà sempre dei progetti al suo interno
(Fonte PMBOK® 5th Edition par. 1.4.1)
Esempio: sistema di telecomunicazioni satellitari con progetti per:
• la progettazione del satellite e delle stazioni terrestri
• la costruzione di ciascuna di queste
• l’integrazione del sistema
• il lancio del satellite
Definizione di Portfolio
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Un Portfolio («portafoglio») di progetti è un insieme di progetti o
programmi e altri lavori che vengono raggruppati per facilitare la gestione
efficace del lavoro complessivo, allo scopo di raggiungere gli obiettivi
strategici di un’organizzazione. I programmi o progetti del portfolio
possono non essere interdipendenti o direttamente collegati.
(Fonte PMBOK® 5th Edition par. 1.4.2)
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze ed Analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Concetto di Rischio
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Vincoli di un Progetto
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TempiQuasi tutti i progetti hanno un senso purchévengano realizzati entro tempi determinati
CostiQuasi tutti i progetti devono tenere conto divincoli di budget
QualitàRispetto dei requisiti posti (il «che cosa»).
Un progetto nasce per il conseguimento di unobiettivo principale: realizzare unprodotto/servizio che abbia ben determinatirequisiti
Triple Constraint
Il concetto di Baseline
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La Baseline di un Progetto rappresenta il punto di partenza in termini di Tempi – Costi – Qualità pianificati. Sarà il punto con cui bisogna sempre confrontarsi.
Durante l’intera durata di un progetto la Baseline può sempreessere cambiata (per vari motivi), l’importante è che:
- Non esistano 2 Baseline attive allo stesso tempo
- Che i cambi di Baseline siano stati autorizzati dal Change Control Board (Comitato di Gestione delle Modifiche) -Gruppo formalmente riconosciuto responsabile della revisione, valutazione, approvazione, rinvio o rifiuto delle modifiche al progetto nonché della registrazione e comunicazione di tali decisioni
Vincoli di un Progetto ….
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QUALITA’ – AMBITO (CHE COSA)Cosa dobbiamo realizzare?Rappresenta l’obiettivo principale (tecnico e operativo) daraggiungere: il motivo per cui viene effettuato il progetto.
TEMPO (QUANDO)In quanto tempo dobbiamo completare il lavoro?Rappresenta l’obiettivo temporale da raggiungere.(Quali sono le attività da svolgere, quali risorse dobbiamocoinvolgere)
COSTO (QUANTO = CHI, QUANTO EFFORT, QUALICOSTI)Di quali risorse abbiamo bisogno, per quanto tempo, …quanto costano?Rappresenta l’obiettivo economico da raggiungere.
… e Compromesso tra i Vincoli
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CostoTempo
Qualità
Veloce
Alta
Bassa
NonEsiste
Economico
Metodi per la definizione degli obiettivi di un Progetto
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Gli obiettivi di un progetto devono sempre superare la
griglia di valutazione della tecnica SMART
Specific: quali output principali compongono il progetto
Measurable: come misurare se raggiungiamo gli obiettivi
Achievable: è raggiungibile e condiviso tra le parti
Realistic: può essere raggiunto date risorse, tempo e skill
Time - constrained: sono definiti gli obiettivi temporali
SMART
SPECIFIC Project: un esempio
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Obiettivi specifici focalizzano l'attenzione delle persone. Inmancanza di un obiettivo specifico, l'attenzione delle personepuò frammentarsi tra troppi obiettivi possibili.
Voglio incrementare i ricavi dell’aziendaeffettuando 10 vendite in più per settimana.
MEASURABLE Project: un esempio
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Gli obiettivi devono essere misurabili in modo da avereevidenza tangibile del loro raggiungimento.
Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del20% effettuando 10 vendite in più persettimana.
ACHIEVABLE Project: un esempio
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Un obiettivo è raggiungibile se coincide con qualcosa che si sadi poter fare.
Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del 20%effettuando 10 vendite in più per settimana. Nell’ultimoquarter l’incremento è stato del 15%, quindi non dovrebbeessere così dura.
REALISTIC Project: un esempio
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Se potessi sfornare 1000 pizze in un giorno questo potrebbeessere non rilevante se il mio business è l’autolavaggio.
Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del 20%effettuando 10 vendite in più per settimana. Venderemo ilsoftware che produciamo. Nell’ultimo quarter l’incrementoè stato del 15%, quindi non dovrebbe essere così dura.
TIME-BASED Project: un esempio
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Voglio incrementare i ricavi dell’azienda del 20% questoquarter effettuando 10 vendite in più per settimana.Venderemo il software che produciamo. Nell’ultimo quarterl’incremento è stato del 15%, quindi non dovrebbe essere cosìdura.
Senza una data fine è molto facile trovarsi fuori obiettivo o lasciarlomorire. Oltre la data fine sarebbe opportuno fissare anche short-termmilestones in modo da potersi aiutare nella verifica degli avanzamenti.
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze ed Analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Cenni sul Rischio
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Fasi (Phases) o Gruppi di Processi di un Progetto
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Initiating Planning
Executing
Monitoring &
Controlling
Closing
I gruppi di processi sono collegati tra loro attraverso gli output che SONO prodotti. L'output di un processo diventa generalmente un input per un altro processo o costituisce un risultato del progetto, del sotto-progetto o della fase di progetto.
La fase di Monitoring & controlling introduce il concetto di ciclicità
Fasi di un Progetto: costo e staffing
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Costo e staff del personale non sono costanti durante il ciclo di vita del progetto
Fasi di un Progetto: effort
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Beginning EndTime
Initiating Planning ExecutingMonitoring &
Controlling Closing
I gruppi di processi (Initiating, Planning, Executing, Monitoring & Controlling e Closing) del Project Management, sono attività con sovrapposizioni che si manifestano durante tutto il corso del progetto.
Fasi (Phases) di un Progetto: deliverables
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Initiating Planning
ExecutingMonitoring
& Controlling
Closing
• Project Charter
• Stakeholder Matrix
• Stakeholder Analysis• Project Plan(s)
• Piano della Comunicazione
• WBS
• WBS Dictionary
• Diagramma di rete
• Risk Matrix
• S-Curve
• RACI Matrix
• Change Request
• Earning ValueManagement
• Lessons Learned
• Baseline Change Log
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze ed Analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Concetto di Rischio
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Fasi (Phases) di un Progetto: Initiating
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• Individuazione della struttura organizzativa
• Definizione degli obiettivi del progetto
• Individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita)
• Produzione della Project Charter
La Project Charter
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E’ il documento che rappresenta
l’ufficializzazione del Progetto.
Definisce gli eventi scatenanti, i principali
obiettivi, rischi e vincoli del progetto.
Ufficializza il Project Manager.
La Project Charter: perché!
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• Per ufficializzare l’avvio del Progetto
• Per dare delega al Project Manager
• Per chiarire a tutti il perché dell’avvio del Progetto
• Per ufficializzare gli obiettivi del Progetto
• Per permettere a tutti di riferirsi in maniera inequivocabile ed
omogenea al Progetto
Esempio (riduttivo) di Project Charter
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Progetto … … … …
FINALITA’ DEL PROGETTO
BISOGNI DEL CLIENTE DA SODDISFARE
CRITERI DI SUCCESSO DEL PROGETTO
PROCESSO DI APPROVAZIONE DEI DELIVERABLE
RISCHI
TARGET DI TEMPO E COSTO
INDICAZIONE DEGLI STAKEHOLDER E DELLE RISORSE
NOMINATIVO DEL PM ASSEGNATO
Gli Stakeholders
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• Definizione: Individuo, gruppo od organizzazione che può
influenzare, essere influenzato/a o percepirsi interessato/a da una
decisione, attività o risultato del progetto
• Gli stakeholder sono persone od organizzazioni coinvolti nel progetto o i cui
interessi possono influenzare l’esito del progetto.
• Identificare gli stakeholder all’inizio del progetto significa analizzare le loro
esigenze, aspettative e capacità di influenzare sul progetto e sui deliverable.
• Si definisce una strategia di gestione di ciascun stakeholder per
massimizzare le influenze positive e ridurre i potenziali impatti negativi.
• Il grado di complessità di un progetto è basato anche sul numero degli
stakeholder del progetto.
Gli Shareholders
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• Sono gli azionisti di una impresa, ossia coloro che ne posseggono quote
di capitale (investitori o finanziatori).
• Se uno o più individui sono Shareholder allora sono anche
Stakeholder!
• Il viceversa non è sempre vero.
Lo Sponsor
• Lo Sponsor è una Persona o un gruppo che fornisce risorse e supporto
per il progetto, programma o portfolio ed è il responsabile ultimo che
agevola il successo del progetto
Definisce un comitato di persone con compiti decisionali di tipostrategico.
Lo Steering Committee (SC) può comprendere:
- membri del Top Management dell'azienda
- eventuali membri di società esterne incaricate dellarealizzazione del progetto o di fasi dello stesso
- membri del Committente
Il PM può essere parte dello SC oppure può essere convocatodi volta in volta. Le modalità operative con cui opera lo SCsono descritte nel Capitolato e nella Project Charter.
Steering Committee (Comitato Guida)
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Nel caso di un progetto che abbia origine da un bando di gara, allora le modalità operative dello SC sono (tipicamente) descritte nel capitolato di gara
Esempi di Stakeholders
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• Il Project Manager
• Il team di progetto
• Il Top Management dell’azienda
• Il Comitato Guida
• Lo Sponsor
• Il Cliente o Committente
• Ciascun componente del gruppo che lavora al Progetto
• I Professori che vi accompagnano nei PMOGs
• I Tutor dei PMOGs
• Fornitori interni/esterni
• …
Perché è importante definire gli Stakeholder
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Gli Stakeholder devono essere identificati dal project management team
all’inizio del progetto in modo da sviluppare una strategia per coinvolgere
correttamente ognuno di loro per massimizzare le influenze positive
minimizzare gli impatti negativi. Stakeholder con obiettivi diversi o in
conflitto possono complicare la gestione da parte del PM.
Esempio di Stakeholder Register
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STAKEHOLDER REGISTER
Project Title: Date Prepared:
Name Position RoleContact
InformationRequirements Influence Power
Marchionne S. Chief AD +39456….. High
Individuazione e Classificazione degli Stakeholders
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Raccolta e analisi sistematica delle informazioni riguardanti gli
interessi da tenere in considerazione durante il progetto.
• Modello di salience: Potere / Urgenza / Legittimità
• Griglia potere / interesse
• Griglia potere / influenza
• Griglia influenza / impatto
Kick-off Meeting
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Il kick off meeting fa parte della preparazione del
progetto e segna l’inizio della fase esecutiva
Il kick off meeting può essere svolto in modi diversi, infatti se si
conoscono le risorse e queste vengono dedicate al progetto
allora è possibile riunirle e svolgere il kick off del progetto
illustrandone gli obiettivi.
Invece nel caso in cui il progetto non ha team ufficializzato si
può procedere con una comunicazione o ufficializzazione a livello
di comitato progetti.
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• Presentazione ed introduzione
• Il Progetto
• Differenze ed Analogie fra Progetto, Programma e Portfolio
• Vincoli di un Progetto
• Fasi di un Progetto
• Project Charter e Gestione degli Stakeholders
• Concetto di Rischio
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Il concetto di rischio
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• Rischio: Situazione di incertezza condizionale o indefinita circa la possibilità di
un accadimento. Può trattarsi di un accadimento con conseguenze positive
(Opportunità) o negative (Rischio puro)
• Rischio di progetto: Esprime una situazione di incertezza relativa ad un
potenziale rischio che abbia conseguenze su un progetto.
• Evento: Ciò che può accadere, ovvero la trasformazione del rischio in un
accadimento certo
• Probabilità: Probabilità che l’evento si verifichi
• Impatto: Le conseguenze del verificarsi dell’evento con particolare riferimento
agli ambiti costo, tempo e qualità
Grazie.
Name: Giacomo Franco
Mobile: +39 3929548754
Email: [email protected]
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https://www.linkedin.com/in/giacomofranco/
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