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Intranet Colaborativa da ValeUm mundo onde informação e interatividade falam a mesma língua
Mídias Digitais Maio/2016
2 Ag
en
da
1. Histórico, planejamento e objetivos
2. O que tem de novo na Intranet Colaborativa
3. Seções da Intranet Colaborativa
4. Meu perfil, Mural de Atividades e interatividade
5. Regras de uso e conduta
6. Governança e contato
Histórico,
planejamento e
objetivos
4
Cenário antes da Intranet Colaborativa: muitas
plataformas, pouca integração e colaboração
8 Intranets separadas por abas:
Global, Brasil, Canadá, Malásia, Moçambique,
Nova Caledônia, Omã e Suíça/Áustria
Portal de Serviços no
Brasil, Moçambique
e Canadá
+1.200 Ambientes de Colaboração fora da Intranet
5
Ate
nd
imen
to a
o
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o.
Conteúdo corporativo.
Brasil
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Conteúdo corporativo.
Canadá
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Conteúdo corporativo.
Moçambique
Pensamento estratégico
Intranet Vale
Evoluir de uma intranet
corporativa e compartimentada...
...para uma intranet integrada,
colaborativa e personalizada.
Minha Intranet Vale
Se
rviç
os
Conteúdo institucional
Se
rviç
os
Conteúdo institucional
Se
rviç
os
Conteúdo institucional
6
Proporcionar a troca de informação, boas práticas e lições aprendidas, para uma
gestão de informações mais eficiente e melhor execução dos projetos.
Aumentar a produtividade dos empregados, integrando diversas plataformas e
dando agilidade às principais atividades do dia a dia - de forma fácil, segura e
confiável.
Objetivos da Intranet Colaborativa
O que tem de novo na
Intranet Colaborativa
9
Independentemente da sua localidade, cargo ou idioma.
Tudo que for do seu interesse vai aparecer em
destaque para você
10
Conteúdo inteligente e personalizado
A Intranet Colaborativa identifica quatro informações de cadastro do usuário:
• As informações de audiência são
trazidas do banco de dados de RH.
• Com base nesses informações, é
possível criar páginas, notícias e
destaques segmentados por audiência.
• Um exemplo de como os destaques
variam automaticamente de acordo
com a sua geografia é a área de
banners e de Notícias.
11
ColaboraçãoÉ uma área inédita da Intranet onde os empregados podem criar e participar de
grupos virtuais para compartilhar informações, experiências e boas práticas.
12
Integração de plataformas
Conteúdo institucional e de serviços reunidos num único local. O que antes ficava
no Portal de Serviços, migrou para a Intranet.
Antiga Intranet
Informava os
benefícios
Portal de Serviços
Informava os
procedimentos
13
Como encontro o que preciso?
14
Busca mais eficiente
Você pode buscar diretamente em todas as páginas. É possível buscar por:
Pessoas Páginas
Notícias DocumentosGrupos
15
A Intranet ficou mais acessível.
Agora você pode acessar do seu
computador de trabalho, na Vale, do seu
computador pessoal ou até mesmo do
celular ou tablet.
Em todo lugar, onde quer que esteja, a
Intranet da Vale está disponível para
você.
URL de acesso:
intranet.valepub.net
Muito mais fácil de se conectar
Seções da Intranet
Colaborativa
17
Home
Edição do perfil e área de
alertas para que o usuário
seja lembrado das suas
tarefas na Intranet
Busca robusta,
abrangente e
assertiva
Mural de Atividades com
posts da Vale, atividades
das pessoas que sigo e
dos grupos que faço parte
Áreas para publicação de
banners segmentados por
audiência
Links rápidos com
segmentação de audiência
Últimas notícias
A home será a mesma
para todos os países
(sem abas). Ela integra
conteúdos globais e
locais
18
Institucional e serviços: tudo num só lugar
É nessa seção que estão as páginas das áreas e processos da Vale. Agora, o
conteúdo está mais completo, abrangendo também os serviços da empresa.
Importante: não mais há uma separação entre conteúdo institucional e de serviços.
Por exemplo, na área de RH, numa mesma página, você encontrará informações sobre
os benefícios da Vale e quais os procedimentos para utilizar esses serviços.
.
19
20
Notícias
Home
A home de notícias é
única e identifica a
região do usuário para
exibir notícias locais,
nacionais e globais
21
Notícias
Conteúdo relacionado
ao tema da notícia
que está sendo lida
Comentários e
curtidas estimulando
a interação dos
empregados
22
Colaboração
Todos os grupos
estarão no mesmo
ambiente e tecnologia
facilitando sua busca e
seu acesso
Os antigos ambientes
de colaboração migram
para a nova intranet. E
passarão a contar com
os benefícios do
Sharepoint 2013
Formulário para
solicitação de um
grupo. Qualquer
usuário poderá fazer
um pedido, que será
analisado pela equipe
de Mídias Digitais
23
O administrador recebe
alerta sobre a criação do
grupo e deve conceder
permissões de acesso.
O administrador e os
membros têm à
disposição um guia
de publicação para
adicionar outras
funcionalidades.
Como criar
um grupo
Após aprovação do
formulário pela equipe de
Mídias Digitais, o grupo é
criado automaticamente.
Na página de solicitação
de grupos, o usuário
encontra o Manual de
Governança.
24
Colaboração(exemplo de grupo)
Funcionalidades
disponíveis.
- Criação de
subpáginas
- Calendário de
atividades
- Galeria de
documentos
- Fórum de discussão
- Lista de tarefas
- Lições aprendidas
Os grupos vêm com
uma timeline para
facilitar a visualização
das atividades e
interações entre os
membros
25
Há 3 tipos diferentes de privacidade:
• Público: aberto para todos os empregados da Vale sem necessidade
de aprovação dos administradores. Para participar, os empregados
devem apenas pedir para seguir o grupo. Os grupos públicos e seus
conteúdos podem ser encontrados na busca da Intranet Colaborativa.
• Restrito: os empregados podem solicitar acesso, mas a participação é
mediante autorização do administrador. Os grupos Restritos podem ser
encontrados na busca da Intranet Colaborativa. Ficará visível a
descrição, categoria e os administradores do grupo. Para visualizar
todos conteúdos, é preciso ser membro.
• Oculto: somente para usuários convidados. Os grupos Ocultos não
podem ser encontrados na busca da Intranet Colaborativa e só poderão
ser solicitados, em casos excepcionais, por líderes (diretor e acima).
Privacidade
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É um grupo para colaboração entre
empregados de uma mesma área
(gerência, departamento ou diretoria).
Ex: Grupo da gerência de Mídias Digitais;
Grupo da Diretoria de Ferrosos
Tipos de grupos
Departamental Temático
É um grupo com usuários escolhidos
arbitrariamente, por objetivos, projetos
ou interesses específicos da empresa.
Ex: Grupo de Inovação; Grupo de
Prevenção de Acidentes
Atenção: os grupos podem ser sobre assuntos profissionais ou livres. Temas livres
são, geralmente, de interesse público, como, por exemplo, caronas, esportes,
beleza, culinária, maternidade/família, saúde e bem-estar e aposentadoria.
27
Grupo Reaproveitar: o “classificados” das
operações da Vale
É um dos 15 grupos-piloto da Intranet. Criado pelas áreas de Melhorias Operacionais
e Gestão de Ativos, o grupo tem uma espécie de classificados que dá visibilidade a
equipamentos e materiais ociosos que podem ser reaproveitados em outras áreas da Vale.
28
Grupo Reaproveitar: o “classificados” das
operações da Vale
No formulário online disponível no
grupo, as áreas cadastram os itens
ociosos e informam seus dados de
contato para que possam ser
encontradas. O Reaproveitar incentiva
a otimização de recursos, gerando
redução de custos para a Vale.
As áreas preenchem um formulário e
devem informar a estimativa de economia
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Qual a diferença entre os grupos da Intranet
e os ambientes de colaboração?
Só deverão ser transferidos para a Intranet os ambientes de colaboração 100% nativos.
A migração de ambientes muito complexos deve ser previamente avaliada pelas áreas
de Mídias Digitais e de TI. Os grupos da Intranet devem ter foco em colaboração e
alguns ambientes não se enquadram nessa premissa, exigindo outras soluções
customizadas, as chamadas “small solutions”.
Tudo está integrado: ao acessar a Intranet, os
usuários podem ver atualizações dos grupos.
Grupos da Intranet usam recursos do
SharePoint 2013. Já os ambientes estão
hospedados em SharePoint 2013, mas usam
versões ultrapassadas (2007/2010).
Os ambientes de colaboração devem ser
migrados para a Intranet Colaborativa.
Interatividade:
Mural de Atividades
e Meu perfil
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• O Mural de Atividades fica na home da
Intranet e exibe as últimas postagens
da Vale, dos colegas que você segue e
dos grupos de que você faz parte.
• As postagens da Vale são feitas com
os perfis Vale Global e Vale no Brasil.
O primeiro é exibido para todos os
empregados da Vale no mundo. Já o
Vale no Brasil, aparece somente no
mural dos empregados do Brasil.
Mural de Atividades
32
Assim como nas redes sociais, você pode interagir com as atividades.
Curtir
Comentar
Marcar
Mural de Atividades
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Meu perfil
Todos os empregados da Vale, inclusive os terceiros, possuem um perfil na Intranet
Colaborativa. Ele traz alguns dados do seu cadastro na Vale, mas você pode
complementá-lo com informações pessoais, como qualificações, assuntos de interesse e
projetos anteriores.
34
Configurar as suas preferências na intranet
Receber alertas: comentários e posts em que você foi marcado, solicitações
de participação de grupo, recomendações que você receber, entre outros
Seguir o perfil de outros empregados
Dar e receber recomendações: Assim como no LinkedIn, você pode
recomendar outro empregado indo ao perfil dele e adicionando
características na área de recomendações
Meu perfil
Além disso, você tem diversas funcionalidades como:
35
Qual o benefício do perfil atualizado?
• É a forma que você tem para ser
encontrado por outros empregados da
Vale por todo o mundo.
• Caso veja algo incorreto nos campos
automáticos do seu perfil, como
estado/cidade, procure o seu BP de RH
para devida correção / atualização. A
área de Mídias Digitais e a TI não
conseguem realizar essas alterações.
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Como seguir colegas
Ao acessar o perfil do empregado, clicar em:
Aliás, é bom que você saiba que todos os empregados seguem automaticamente
seus pares, equipe e líder direto. Você também segue os perfis da Vale, como o
Vale no Brasil.
Utilize a busca para encontrar a pessoa, basta digitar o nome e sobrenome do
empregado.
Você pode acompanhar qualquer pessoa, o seu colega de trabalho, de outro país
e até as lideranças da Vale. Cada empregado pode seguir, no máximo, 200
colegas por questões de performance. O perfil “trava” após alcançar esse limite.
37
Recomendações
Caso você deseje recomendar o seu colega, basta clicar na bolinha verde na área do
recomendações dentro do perfil do empregado. É possível visualizar quem te deu
determinada recomendação clicando em cima do item dentro do seu perfil.
Importante: essa funcionalidade não tem relação com
a ferramenta oficial de reconhecimento do RH, disponível
no sistema do Carreira & Sucessão. Seu objetivo é
promover a integração de uma forma descontraída,
aproximando as pessoas.
Regras de uso e
conduta
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É uma escolha sua a forma como irá interagir,
mas fique atento às regras de uso.
40
O que esperamos de você:
• Respeite os valores e o Código de Conduta da empresa.
• É expressamente proibido assédio de qualquer
natureza, inclusive moral ou sexual, provocando o
constrangimento alheio.
• Não seja grosseiro ou use palavras de baixo nível.
Avalie se aquilo pode ser lido por qualquer pessoa.
• Não fomente discussões ou exponha empregados ou
situações internas delicadas da Vale.
• A Intranet não é um espaço para críticas e denúncias.
Esses problemas devem ser tratados internamente, nos
respectivos departamentos.
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Temática comercial ou venda/revenda de produtos ou serviços, com exceção dos
anúncios na área de Classificados.
Temática política ou religiosa.
Troca de mensagens referentes a relacionamentos pessoais ou amorosos.
Fotos ou informações de acidentes não apurados: é permitido divulgar apenas as
apurações formais dos acidentes, no padrão Vale, após aprovação da área de segurança
do trabalho local.
O que não se deve postar
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Projeções de resultados financeiros, exceto nos grupos.
Dados sobre participação no mercado.
Conteúdo de apresentações que não tenham sido liberados para divulgação.
Informações que sejam do interesse da concorrência.
Assuntos delicados, como demissões, admissões e mudanças de estrutura.
Críticas a concorrentes.
Concorrências em andamento.
O que não se deve postar
Posts inadequados serão deletados pela área de Mídias Digitais. Caso você veja um
conteúdo que não respeite as regras, que ficam na página Entenda a Intranet, reporte
à nossa equipe pelo e-mail [email protected].
Governança e
contato
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Nossa governança
A área de Mídias Digitais é responsável pela Intranet Colaborativa.
Os conteúdos são elaborados em parceria com pontos focais das áreas da Vale.
Os pedidos entram numa fila e são atendidos, de acordo com a prioridade.
Os custos de manutenção são pagos pela área de Mídias Digitais, o que significa economia para a Vale.
Os custos de páginas especiais, infográficos, novas seções são rateados com as áreas clientes.
Temos um manual de governança específico para o Mural de Atividades.
Atenção: grupos de colaboração devem ser atualizados por seus donos e membros.
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Áreas colaboradoras
• Tecnologia da Informação
• Recursos Humanos
• Comunicação Interna
Coordenação geral
• Comunicação Corporativa
• Mídias Digitais
Contato
(atendimento exclusivo a grupos)
Nossa equipe
Mais informações
• Entenda a Intranet
• Tudo sobre grupos de colaboração
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Nosso mundo mais conectado.
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