INTERNI AKT PROCEDURE - vojvodinasume.rs · postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova. Narudžbenica: formalni oblik naručivanja

Broj: 868 / 3 Datum: 13.03.2014.

INTERNI AKT - PROCEDURE -

O POSTUPKU JAVNE NABAVKE

kod naručioca:

JP „VOJVODINAŠUME“ Petrovaradin

INTERNI AKT – Procedure za sprovođenje nabavki kod naručioca JP“Vojvodinašume“ Petrovaradin_

2

SADRŽAJ:

PREDMET UREĐIVANJA .............................................................................. 6

OSNOVNE ODREDBE ................................................................................... 6

Primena internog akta i nivo sprovođenja nabavki ..................................................................... 6

Pojmovi .............................................................................................................................................. 8

Veza sa drugim dokumentima i posledice nepostupanja ......................................................... 11

Ciljevi internog akta ........................................................................................................................ 11

NAČIN PLANIRANJA NABAVKI........................................................................... 12

Plan nabavki ...................................................................................................................................... 12

Kriterijumi za planiranje nabavki ....................................................................................................... 13

Ciljevi postupka javne nabavke ......................................................................................................... 14

Postupak planiranja nabavki ............................................................................................................. 15

Iskazivanje potreba ........................................................................................................................... 16

Pravila i način određivanja predmeta nabavke i karakteristika predmeta nabavke .......................... 18

Provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku .............. 18

Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke ................................................................. 19

Određivanje procenjene vrednosti nabavke ..................................................................................... 21

Izrada Predloga plana nabavki .......................................................................................................... 21

Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova ......... 23

Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke , zaključivanja ugovora i perioda na koji se

ugovor o javnoj nabavci zaključuje ................................................................................................... 23

Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke ......................................................................... 24

Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke ................................................... 24

Dostavljanje Predloga plana nabavki ................................................................................................ 24

Usaglašavanje sa Godišnjim programom poslovanja ........................................................................ 26

Usvajanje Plana nabavki .................................................................................................................... 27


3

Izmene i dopune plana nabavki ........................................................................................................ 27

Izvršenje plana nabavki ..................................................................................................................... 28

Mesečni, kumulativni i godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki ................................................... 29

DOSTAVLJANJE, PRIJEM PISMENA I KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH

NABAVKI .......................................................................................................... 30

Komunikacija u poslovima nabavki ................................................................................................... 30

Delovodni protokol nabavki , delovodni pečat, arhiva nabavki ........................................................ 31

Dostavljanje pismena ........................................................................................................................ 33

Prijem pismena ................................................................................................................................. 33

Postupanje sa elektronskom poštom ................................................................................................ 35

SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE ..................................................... 36

Nalog za nabavku .............................................................................................................................. 36

Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke na koju se zakon ne primenjuje .............. 38

Procedura u ogranku preduzeća .................................................................................................. 38

Procedura u direkciji naručioca .................................................................................................... 40

Postupanje po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke ................................... 42

Imenovanje članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne

nabavke ............................................................................................................................................. 43

Način rada Komisije ........................................................................................................................... 44

Pružanje stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode postupak javne nabavke ............ 46

Postupanje u toku izrade konkursne dokumentacije i postupku javne nabavke .............................. 47

Dodatne informacije ili pojašnjenja i ................................................................................................ 48

izmene i dopune konkursne dokumentacije ..................................................................................... 48

Objavljivanje u postupku javne nabavke ........................................................................................... 49

Otvaranje ponuda ............................................................................................................................. 49

Postupanje u fazi stručne ocene ponuda .......................................................................................... 51

Donošenje odluke u postupku .......................................................................................................... 52

Postupanje u toku zaključivanja ugovora .......................................................................................... 54


4

Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava ............................................................... 56

OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE ....................... 57

Izrada akata u postupku javne nabavke ............................................................................................ 57

Oblikovanje javne nabavke po partijama .......................................................................................... 57

Određivanje dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke ................................................. 58

Određivanje tehničkih specifikacija u postupku javne nabavke........................................................ 58

Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora i elemenata kriterijuma, kao i metodologije za dodelu

pondera za svaki elemenat kriterijuma ............................................................................................. 59

Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom ......................................................... 59

Izrada modela ugovora ...................................................................................................................... 59

Postupanje u postupku zaštite prava ................................................................................................ 59

Postupanje u rokovima za zaključenje ugovora ................................................................................ 60

Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama, unutar naručioca,

Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji ................................................................. 60

Dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u

postupku javne nabavke ................................................................................................................... 60

NAČIN OBEZBEĐIVANJA KONKURENCIJE .......................................................... 61

NAČIN POSTUPANJA U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE

POVERLJIVOSTI................................................................................................. 62

Određivanje poverljivosti .................................................................................................................. 63

NAČIN EVIDENTIRANJA SVIH RADNJI I AKATA, ČUVANJA DOKUMENTACIJE U

VEZI SA JAVNIM NABAVKAMA I VOĐENJA EVIDENCIJE ZAKLJUČENIH UGOVORA I

DOBAVLJAČA .................................................................................................... 63

NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE ................................................. 66

KONTROLA JAVNIH NABAVKI ............................................................................ 69

NAČIN PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI ........................... 73

Pravila za dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije unutar naručioca .................................. 73

Praćenje izvršenja ugovora i pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa

izvršenjem ugovora ........................................................................................................................... 73


5

Određivanje lica za kvantitativni i kvalitativni prijem ........................................................................ 74

Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova ....................... 74

Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora ........................................... 75

Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje ............................................. 77

Pravila postupka realizacije ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja .................................. 78

Postupanje u vezi sa dostavljanjem Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za

neispunjavanje obaveza iz ugovora ................................................................................................... 79

Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca ......................................... 80

Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora ................................................................................ 80

Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku ...................................... 82

Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora .......................................................... 82

USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI ....... 83

POČETAK PRIMENE INTERNOG AKTA ................................................................ 84

ZAVRŠNA ODREDBA ......................................................................................... 85

PRILOZI ................................................................. Error! Bookmark not defined.


6

Na osnovu člana 22. stav 1. Zakona o javnim nabavkama (dalje: Zakon),

a u skladu sa Pravilnikom o sadržini akta kojim se bliže uređuje

postupak javne nabavke unutar naručioca („Sl.glasnik RS“ br.

106/2013), člana 8. i 36. Statuta JP „Vojvodinašume“ broj 1144/XXXII –

2a od 15.03.2013. (Odluka o davanju saglasnosti objavljena u „Sl. Listu

APV“ broj 12/13), Direktor JP “Vojvodinašume“ Petrovaradin, dana

13.03.2014. godine donosi INTERNI AKT – PROCEDURE o postupku

javne nabavke kod naručioca: JP „VOJVODINAŠUME“ Petrovaradin:

PREDMET UREĐIVANJA

Član 1.

Ovim internim aktom bliže se uređuje procedura planiranja

nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki i izvršenje ugovora

unutar JP»Vojvodinašume» Petrovaradin.

Internim aktom se uređuju učesnici, odgovornosti, način obavljanja

poslova javnih nabavki u skladu sa zakonom kojim se uređuju javne

nabavke (u daljem tekstu: Zakon), a naročito se uređuje način planiranja

nabavki (kriterijumi, pravila i način određivanja predmeta javne nabavke i

procenjene vrednosti, način ispitivanja i istraživanja tržišta), odgovornost

za planiranje, ciljevi postupka javne nabavke, način izvršavanja obaveza

iz postupka, način obezbeđivanja konkurencije, sprovođenje i kontrola

javnih nabavki, način praćenja izvršenja ugovora o javnoj nabavci.

Internim aktom se uređuju i nabavke dobara ili usluga ili ustupanje

izvođenja radova, na koje se ne primenjuju propisi kojima se uređuju

javne nabavke.

OSNOVNE ODREDBE

Član 2.

Primena internog akta i nivo sprovođenja nabavki

Ovaj interni akt je namenjen svim organizacionim delovima

naručioca i funkcijama u JP»Vojvodinašume» Petrovaradin koje su, u

skladu sa važećom regulativom i unutrašnjim opštim aktima, uključeni u


7

planiranje nabavki, sprovođenje postupaka javnih nabavki, izvršenje

ugovora i kontrolu javnih nabavki.

Ovaj interni akt u delokrugu svojih poslova i pojedinih faza u procesu

nabavke dužni su da poštuju:

- Šefovi radnih jedinica, referenti u radnim jedinicama,

zaposleni u radnim jedinicama u delu definisanja potreba i

predmeta nabavke i drugih srodnih radnji prilikom izrade plana

nabavke, kao i u delu sprovođenja ugovora ukoliko uzimaju učešće

u sprovođenju istog.

- Službe u ograncima preduzeća u kojima se obavljaju

komercijalni poslovi i marketing, u delu izrade plana nabavki za

ogranak preduzeća, u delu sprovođenja postupka nabavki, kao i u

delu sprovođenja ugovora o javnoj nabavci u okviru svojih poslova.

- Službe za finansijsko-računovodstvene poslove u ograncima

preduzeća u delu planiranja u okviru svojih nadležnosti,

sprovođenja postupka nabavke, u delu naplate sredstava

obezbeđenja, izvršenja klauzula u delu ispunjenja finansijskih

obaveza po zaključenim ugovorima.

- Službe zadužene za izradu finansijskog plana u ograncima

preduzeća - usaglašavanja predmeta nabavki po strukturi

troškova i nameni, strukturi izvora finansiranja, utvrđivanja nivoa

obezbeđenih sredstava za potrebe nabavki.

- Direkcija naručioca sa sektorima u delu poslova koji se

obavljaju sa nivoa naručioca, izrade Plana nabavki, mesečnog

izveštavanja, donošenja Godišnjeg programa poslovanja.

- Svi zaposleni čije su aktivnosti u toku vršenja redovnih i

vanrednih poslova kod naručioca i ogranaka naručioca

obuhvaćeni ovim Aktom.

Sve javne nabavke koje se sprovode u otvorenom postupku, u

restriktivnom postupku – prva faza, u kvalifikacionom postupku – prva

faza, kao i drugi postupci osim slučaja iz narednog stava, sprovode se

sa nivoa direkcije naručioca, ukoliko drugačije odlukom o pokretanju


8

postupka ne odredi Direktor preduzeća na pismeni predlog resornog

Pomoćnika direktora.

Svi postupci javnih nabavki male vrednosti, druga faza kvalifikacionog

postupka i drugi postupci koji se sprovode samo za pojedini ogranak,

sprovode se na nivou tog ogranka, pri čemu Direktor preduzeća u

svako doba može odlučiti da se iste sprovedu za ogranak sa nivoa

direkcije naručioca.

Član 3.

Pojmovi

Izrazi upotrebljeni u ovom aktu imaju sledeća značenja:

Naručilac: Javno preduzeće „Vojvodinašume“ Petrovaradin.

Organizacioni deo naručioca: direkcija preduzeća, sektor, ogranak,

direkcija ogranka, služba, radna jedinica (šumska uprava i druga radna

jedinica), u smislu opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja

organizacija.

Ogranak preduzeća: deo naručioca, u smislu opšteg akta naručioca

kojim je uređena unutrašnja organizacija.

Radne jedinice: Šumske uprave ili Radne jedinice, u okviru ogranka

preduzeća, u smislu opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja

organizacija.

Sektor : stručna organizaciona celina u direkciji naručioca, u smislu

opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja organizacija.

Služba : stručna organizaciona celina u direkciji ogranka, u smislu

opšteg akta naručioca kojim je uređena unutrašnja organizacija.

Javna nabavka: pribavljanje dobara ili usluga ili ustupanje izvođenja

radova, u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke i u

skladu sa ovim internim aktom.

Javna nabavka male vrednosti: nabavka istovrsnih dobara, usluga i

radova čija je ukupna procenjena vrednost na godišnjem nivou niža od

vrednosti određene Zakonom.

Nabavka koja je izuzeta od primene Zakona: nabavka dobara, usluga

ili radova, koji su takođe potrebni za obavljanje delatnosti naručioca, a

na koju se ne primenjuju odredbe Zakona i koja se sprovodi na način i

pod uslovima propisanim ovim internim aktom.


9

Poslovi javnih nabavki: planiranje javne nabavke; sprovođenje

postupka javne nabavke uključujući ali ne ograničavajući se na učešće u

komisiji za javnu nabavku; izrada konkursne dokumentacije; izrada akata

u postupku javne nabavke; izrada ugovora o javnoj nabavci; praćenje

izvršenja javne nabavke; svi drugi poslovi koji su povezani sa

postupkom javne nabavke.

Plan nabavki: godišnji plan nabavki naručioca, koji se sastoji od plana

javnih nabavki i plana nabavki na koje se zakon ne primenjuje.

Direktor preduzeća: odgovorno lice na nivou naručioca.

Direktor ogranka: odgovorno lice ogranka Preduzeća, u skladu sa

opštim aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.

Pomoćnik direktora: lica koja rukovode radom sektora, u skladu sa


Odbor direktora: stručno i savetodavno telo naručioca, koje čine

Direktor preduzeća, Pomoćnici direktora i direktori ogranaka.

Rukovodilac službe: lice koje rukovodi radom službe, u skladu sa


Šef radne jedinice: lice koje rukovodi šumskom upravom ili drugom

radnom jedinicom, u skladu sa opštim aktom o sistematizaciji poslova i

zadataka.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća:

lice u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji

naručioca, koje je prema opisu svog radnog mesta angažovano na

poslovima planiranja, izveštavanja, sprovođenja i izvršenja javnih

nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje.

Nadležna služba ogranka preduzeća: komercijalna ili druga služba u

čijem delokrugu poslova su poslovi nabavki, u skladu sa opštim aktom

o sistematizaciji poslova i zadataka.

Zaduženi referent: lice u nadležnoj službi ogranka preduzeća

(komercijalna ili druga služba) u čijem delokrugu poslova su poslovi

nabavki, koje je prema opisu svog radnog mesta angažovano na

poslovima planiranja, izveštavanja, sprovođenja i izvršenja javnih

nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje.

Referent u radnoj jedinici: lice zaposleno u šumskoj upravi ili drugoj

radnoj jedinici, koje obavlja poslove u skladu sa opštim aktom o

sistematizaciji poslova i zadataka.


10

Tehničko lice: lice u ili van radnog odnosa kod naručioca,

odgovarajućih stručnih kvalifikacija odnosno znanja, vezano za predmet

nabavke.

Zaposleni: lice zaposleno u direkciji naručioca ili u ogranku, u skladu sa


Ponuđač/ podnosilac prijave: je lice koje u postupku javne nabavke

ponudi dobra, pružanje usluga ili izvođenje radova, odnosno podnese

prijavu u kvalifikacionom ili restriktivnom postupku.

Dobavljač: ponuđač sa kojim je zaključen ugovor o javnoj nabavci ili

okvirni sporazum.

Ugovor o javnoj nabavci: teretni ugovor zaključen u pisanoj formi

između naručioca / ogranka i ponuđača u skladu sa sprovedenim

postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara,

pružanje usluga ili izvođenje radova.

Narudžbenica: formalni oblik naručivanja od dobavljača, koja je izdata

najpovoljnijem ponuđaču u pojedinačnom postupku javne nabavke male

vrednosti čija vrednost nije veća od iznosa iz člana 39. stav 2 Zakona i

koja obavezno sadrži sve elemente ugovora.

Izvođački projekat: jednogodišnji planski dokument, shodno Zakonu o šumama. Godišnji program poslovanja: jednogodišnji planski dokument, shodno Zakonu o javnim preduzećima. Zakon: Zakon o javnim nabavkama („Sl.glasnik RS“ broj 124/12).

Služba za kontrolu nabavki: Služba za kontrolu nabavki JP “Vojvodinašume”, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka, odnosno dok se ne obrazuje Služba - Interni revizor zajedno sa posebnom Komisijom koju rešenjem imenuje Direktor naručioca (u daljem tekstu Komisija za kontrolu). Subjekti kontrole: Subjekti kontrole su sva lica i organizacioni delovi naručioca koji su učestvovali u postupku planiranja nabavki, postupku sprovođenja javnih nabavki, postupku izvršenja ugovora i realizacije sredstava obezbeđenja, kao i sva lica koja su učestvovala u nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje i koja su pružala stručnu pomoć.

U ovom internom aktu, na svim mestima gde se koristi termin :

ponuđač, shodno se odnosi i na : podnosilac prijave.


11

Član 4.

Veza sa drugim dokumentima i posledice nepostupanja

Ovaj dokument je u potpunosti usaglašen sa Zakonom o javnim

nabavkama i podzakonskim aktima, svim opštim i drugim internim

aktima kod naručioca, procedurama FSC sertifikacije sprovedenim u JP

»Vojvodinašume» Petrovaradin i svim smernicama koje se primenjuju

vezano za regulativu koju interni akt uređuje. Ovaj interni akt ima kod

naručioca najveću pravnu snagu, u oblasti koju uređuje.

Svako postupanje koje nije u skladu ili je suprotno ovom internom aktu,

predstavlja povredu radne obaveze u smislu radno-pravnog

zakonodavstva i opštih akata naručioca iz oblasti radnog prava, a može

povlačiti i prekršajnu, krivičnu i materijalnu odgovornost.

Član 5.

Ciljevi internog akta

Cilj internog akta je da se nabavke sprovode u skladu sa

Zakonom, da se obezbedi jednakost, konkurencija i zaštita ponuđača od

bilo kog vida diskriminacije, da se obezbedi blagovremeno pribavljanje

dobara, usluga i radova uz najniže troškove i u skladu sa objektivnim

potrebama naručioca.

Opšti ciljevi ovog internog akta su:

1) jasno i precizno uređivanje i usklađivanje obavljanja svih poslova javnih nabavki, a naročito planiranja, sprovođenja postupka i praćenja izvršenja ugovora o javnim nabavkama;

2) utvrđivanje obaveze pisane komunikacije u postupku javne nabavke i u vezi sa obavljanjem poslova javnih nabavki;

3) evidentiranje svih radnji i akata tokom planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja ugovora o javnim nabavkama;

4) uređivanje ovlašćenja i odgovornosti u svim fazama javnih nabavki, kao i praćenje izvršenja ugovora u sprovedenim nabavkama;

5) kontrola planiranja, sprovođenja postupka i izvršenja javnih nabavki;


12

6) definisanje uslova i načina profesionalizacije i usavršavanja zaposlenih koji obavljaju poslove javnih nabavki, sa ciljem pravilnog, efikasnog i ekonomičnog obavljanja poslova iz oblasti javnih nabavki;

7) definisanje opštih mera za sprečavanje korupcije u javnim nabavkama.

NAČIN PLANIRANJA NABAVKI

Član 6.

Internim aktom se uređuju postupak, rokovi izrade i donošenja

plana nabavki i izmena plana nabavki, izvršenje plana nabavki, nadzor

nad izvršenjem, izveštavanje, ovlašćenja i odgovornost lica koja

učestvuju u planiranju, kao i druga pitanja od značaja za postupak

planiranja.

Plan nabavki

Član 7.

Plan nabavki sastoji se od Plana javnih nabavki i Plana nabavki na koje se Zakon ne primenjuje.

Plan nabavki sadrži obavezne elemente određene Zakonom i podzakonskim aktom kojim je regulisan plan nabavki i mora biti usaglašen sa Godišnjim programom poslovanja za predmetnu godinu čiji sastavni deo čini i finansijski plan naručioca.

Plan nabavki donosi Direktor preduzeća do 31. januara za tekuću godinu.

Sadržina, način izrade i dostavljanja plana nabavki, izmene plana, kao i izveštaj o izvršenju plana propisani su Zakonom i Pravilnikom o formi i sadržini plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki.

Plan nabavki se izrađuje putem aplikativnog softvera koji je izradila Uprava za javne nabavke (dalje: softver) i u skladu sa Uputstvom za korišćenje softvera za izradu i dostavljanje plana nabavki, izveštaja o izvršenju plana nabavki i kvartalnih izveštaja o javnim nabavkama (dalje: Uputstvo) koji su dostupni na sajtu Uprave za javnu nabavku.


13

Sva lica koja učestvuju u planiranju nabavki i izradi plana nabavki, kao i sačinjavanja izveštaja su obavezna da se upoznaju sa navedenim propisima i Uputstvom.

Plan nabavki se u roku od 10 dana od dana usvajanja dostavlja elektronskim putem Upravi za javne nabavke i državnoj revizorskoj instituciji na adresu elektronske pošte koja je navedena u Uputstvu.

Kriterijumi za planiranje nabavki

Član 8.

Sva lica koja učestvuju u postupku planiranja nabavki se za svaku pojedinačnu nabavku rukovode sledećim kriterijumima za planiranje nabavke:

1) da li je predmet nabavke u funkciji obavljanja delatnosti i u skladu sa planiranim ciljevima koji su definisani Poslovnom politikom, Godišnjim programom poslovanja, FSC standardima, FSC smernicama kao i drugim opštim aktima kod naručioca koji nisu u suprotnosti sa Zakonom o javnim nabavkama kao i da li se njime ostvaruju ili doprinosi ostvarenju navedenih ciljeva i nesmetanog obavljanja delatnosti;

2) da li tehničke specifikacije i količine određenog predmeta nabavke odgovaraju stvarnim potrebama naručioca i da li se njima zadovoljavaju potrebe naručioca na objektivan način;

3) da li je procenjena vrednost nabavke odgovarajuća s obzirom na ciljeve nabavke, a imajući u vidu tehničke specifikacije, neophodne količine i stanje na tržištu (postojanje konkurencije kao i ponuda na tržištu, cena i ostali uslovi nabavke);

4) da li nabavka ima za posledicu stvaranje dodatnih troškova, kolika je visina i kakva je priroda tih troškova i da li je kao takva isplativa u odnosu na troškove eksploatacije;

5) da li postoje druga moguća rešenja za zadovoljavanje iste potrebe i koje su prednosti i nedostaci tih rešenja u odnosu na postojeće, kao i koliki su troškovi realizacije drugih rešenja u odnosu na troškove realizacije postojećih rešenja;

6) stanje na zalihama, odnosno praćenje i analiza pokazatelja u vezi sa potrošnjom dobara (dnevno, mesečno, kvartalno, godišnje i sl.);

7) prikupljanje i analiza postojećih informacija i baza podataka o dobavljačima i zaključenim ugovorima;

8) praćenje i poređenje troškova održavanja i korišćenja postojeće opreme u odnosu na troškove nove opreme, isplativost investicije, isplativost remonta postojeće opreme i sl;


14

9) troškovi životnog ciklusa predmeta javne nabavke (trošak nabavke, troškovi upotrebe i održavanja, kao i troškovi odlaganja nakon upotrebe);

10) rizici i troškovi u slučaju nesprovođenja postupka nabavke, kao i troškovi alternativnih rešenja.

Navedeni kriterijumi se uzimaju u obzir i prilikom donošenja odluke o tome koje će se nabavke realizovati u tekućoj godini i navesti u planu nabavki, kao i u određivanju redosleda prioriteta nabavki.

Prioritetne nabavke su one koje su neophodne za nesmetano obavljanje delatnosti, kojima se obezbeđuje kontinuitet poslovanja, kao i ostvarenje strateških prioriteta, usvojenih operativnih ciljeva i odobrenih projekata, kao i kod kojih je rizik u slučaju nesprovođenja postupka nabavke nemogućnost obavljanja delatnosti ili otežano obavljanje delatnosti uz velike troškove, a alternativna rešenja ne postoje ili su troškovi alternativnih rešenja isti ili veći u odnosu na troškove pribavljanja predmeta nabavke.

Kod nabavki kod kojih su troškovi održavanja i korišćenja postojeće opreme veći od troškova nabavke nove opreme, kod kojih ne postoji isplativost remonta opreme, prednost će se dati nabavci nove opreme u odnosu na održavanje i remont.

Ciljevi postupka javne nabavke

Član 9.

U postupku planiranja nabavke i sprovođenja nabavke moraju biti ostvareni ciljevi postupka javne nabavke koji se odnose na:

1) celishodnost i opravdanost javne nabavke - pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta i potrebnih količina, za zadovoljavanje stvarnih potreba naručioca na efikasan, ekonomičan i efektivan način;

2) ekonomično i efikasno trošenje javnih sredstava - princip "vrednost za novac", odnosno pribavljanje dobara, usluga ili radova odgovarajućeg kvaliteta po najpovoljnijoj ceni;

3) efektivnost (uspešnost) - stepen do koga su postignuti postavljeni ciljevi, kao i odnos između planiranih i ostvarenih efekata određene nabavke;


15

4) transparentno trošenje javnih sredstava, koji će se između ostalog obezbediti i objavljivanjem propisanih akata na Portalu uprave za javne nabavke i internet stranici JP „Vojvodinašume“ Petrovaradin, kao i akata iz nabavki na koje se Zakon ne primenjuje i zaključenih ugovora u postupcima javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje;

5) obezbeđivanje konkurencije i jednak položaj svih ponuđača u postupku javne nabavke, koji će se između ostalog obezbediti određivanjem nediskriminatorskih uslova - ne mogu se odrediti uslovi koji bi značili nacionalnu, teritorijalnu, predmetnu ili ličnu diskriminaciju među ponuđačima, niti diskriminaciju koja bi proizlazila iz klasifikacije delatnosti koju obavlja ponuđač;

6) zaštita životne sredine i obezbeđivanje energetske efikasnosti, odnosno da se nabavljaju dobra, usluge i radove koji ne zagađuju, odnosno koji minimalno utiču na životnu sredinu i koji obezbeđuju adekvatno smanjenje potrošnje energije - energetsku efikasnost;

7) blagovremeno i efikasno sprovođenje postupka javne nabavke za potrebe nesmetanog odvijanja procesa rada naručioca i blagovremenog zadovoljavanja potreba ostalih korisnika;

8) kontinuitet poslovanja i ostvarenje ciljeva i prioriteta koji su određeni u strateškim dokumentima;

9) povećanje poverenja u objektivno postupanje naručioca;

10) smanjenje troškova postupka nabavki, između ostalog i upotrebom sredstava elektronske komunikacije.

Postupak planiranja nabavki

Član 10.

Postupak planiranja nabavki podrazumeva preduzimanje svih radnji koje su neophodne radi sačinjavanja Plana nabavki, u rokovima koji su neophodni da bi se Plan javnih nabavki usvojio kod naručioca najkasnije do 31. januara tekuće godine.

Postupak planiranja nabavki se odvija po sledećim fazama:

- iskazivanje potreba za predmetima nabavki i određivanje tehničkih specifikacija;


16

- provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku pojedinačnu nabavku;

- istraživanje tržišta;

- određivanja procenjene vrednosti nabavke;

- određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke;

- određivanja perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci i ugovor o nabavci zaključuje;

- određivanje vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova;

- ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke;

- ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke;

- sačinjavanje Predloga plana nabavki i postupak usaglašavanja;

- usaglašavanje sa finansijskim planom i izrada Predloga plana nabavki;

- dostavljanje Predloga plana nabavki radi donošenja, odnosno usvajanja Plana nabavki.

Iskazivanje potreba

Član 11.

Svake godine, najkasnije do 01.septembra tekuće godine za narednu godinu, Sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing – samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća upućuje zahtev svim ograncima preduzeća - nadležnoj službi, da definišu svoje potrebe za javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje (dalje: nabavke) za narednu godinu i da izvrše istraživanje tržišta za te predmete nabavki.

Svake godine, najkasnije do 01.septembra tekuće godine za narednu godinu, Sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing – samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća upućuje zahtev svim sektorima - resornim Pomoćnicima direktora, da definišu svoje potrebe za javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje (dalje: nabavke) za narednu godinu i da izvrše istraživanje tržišta za te predmete nabavki.


17

Svake godine, najkasnije do 02.septembra tekuće godine za narednu godinu, nakon što primi dopis od samostalnog referenta za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća iz stava 1 ovog člana, zaduženi referent upućuje zahtev svim radnim jedinicama i službama u okviru ogranka da najkasnije do 20.septembra dostave svoje potrebe za javnim nabavkama i nabavkama na koje se Zakon ne primenjuje (dalje: nabavke) za narednu godinu. Ovaj zahtev potpisuju zaduženi referent i direktor ogranka.

U zavisnosti od potreba proizvodnog procesa i poslovne politike za narednu godinu, krajnji korisnici predmeta nabavki definišu svoje potrebe u delu predmeta nabavke, količina i vremenskog perioda kada im je potreban predmet nabavke.

Definisane potrebe, unose se na propisani obrazac koji je sastavni deo ovog internog akta (Prilog 1- Spisak potrebnih nabavki). Taj obrazac svojeručno potpisuje odgovorni rukovodilac organizacionog dela naručioca (sektor, služba, šumska uprava, radna jedinica), za koju su definisane potrebe. Uz ovaj obrazac se dostavlja spisak nabavki koji je naveden po redosledu prioriteta za sprovođenje.

Iskazane potrebe od strane organizacionih delova u Ogranku Preduzeća se dostavljaju nadležnoj službi - zaduženom referentu.

Iskazane potrebe od strane sektora u Direkciji Preduzeća se dostavljaju Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing - samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.

Član 12.

Prilikom definisanja i određivanja svojih potreba, svi sektori, ogranci, službe, šumske uprave i radne jedinice, se moraju rukovoditi kriterijumima za planiranje nabavki, ciljevima postupka nabavki, procenom prioriteta nabavki, razloga koji su od značaja za ocenu opravdanosti iskazanih potreba i procenom vrednosti nabavke, stanju zaliha i očekivanim promenama u vršenju pojedinih poslovnih aktivnosti u skladu sa razvojnim ciljevima, kao i relevantnim podacima u vezi sa projekcijom makroekonomskih i drugih relevantnih tržišnih kretanja u planskoj godini.


18

Pravila i način određivanja predmeta nabavke i karakteristika predmeta nabavke

Član 13.

U obrascu za iskazivanje svojih potreba svi sektori, ogranci, službe, šumske uprave i radne jedinice, određuju predmet nabavke, opisuju karakteristike potrebnih dobara, usluga ili radova, u skladu sa tim obrascem i uputstvom u tom obrascu.

Predmet nabavke mogu biti dobra, usluge ili radovi koji su određeni u skladu sa Zakonom i Opštim rečnikom nabavki.

Provera iskazanih potreba i utvrđivanje stvarnih potreba za svaku

pojedinačnu nabavku

Član 14.

Po dostavljanju iskazanih potreba od strane organizacionih delova u ogranku, zaduženi referent vrši proveru da li su popunjeni svi traženi podaci iz obrasca (Prilog-Spisak potrebnih nabavki) u roku od 5 dana od dana prijema iskazanih potreba.

Zaduženi referent može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, redosleda prioriteta i dr.

Po dostavljanju iskazanih potreba od strane sektora, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća vrši proveru da li su popunjeni svi traženi podaci iz obrasca (Prilog-Spisak potrebnih nabavki),u roku od 3 dana od dana prijema iskazanih potreba.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, redosleda prioriteta i dr.

Po izvršenoj proveri, zaduženi referent u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, sačinjava istog dana, po izvršenoj proveri, ukoliko postoji potreba za ispravkama, predlog ispravke iskazanih potreba i upućuje ga podnosiocu potreba. Isti je dužan da u roku od 3 dana od dana dostavljanja predloga, izvrši neophodne ispravke i u pismenoj formi, od istih lica potpisane, vrati zaduženom referentu u ogranku odnosno samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.


19

Način ispitivanja i istraživanja tržišta predmeta nabavke

Član 15.

Na osnovu iskazanih potreba za nabavkama ( iz obrasca Spisak potrebnih nabavki ), zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, sačinjavaju Objedinjeni spisak potrebnih nabavki, sa količinama i vremenskim periodom početka realizacije nabavke.

Resorni pomoćnici direktora kada su u pitanju nabavke za Direkciju preduzeća i rukovodioci službi kada su u pitanju Ogranci preduzeća imenuju, pored zaduženog referenta u nadležnoj službi ogranka i samostalnog referenta za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, tehničko lice u skladu sa predmetom nabavke, odgovorno za istraživanje tržišta i utvrđivanje predloga tehničkih specifikacija i procenjene vrednosti javne nabavke za svaku pojedinačnu nabavku sa Objedinjenog spiska potrebnih nabavki za Direkciju i Ogranke.

Objedinjeni spisak potrebnih nabavki, sa imenima tehničkih lica zaduženih za istraživanje tržišta, overavaju nadležni rukovodoci (rukovodioci nadležne službe/pomoćnik direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing) tj. svojim potpisom daju svoju saglasnost na sve elemente koje sadrži Objedinjeni spisak potrebnih nabavki.

Ovako Objedinjeni spisak potrebnih nabavki za ogranak, upućuje se direktoru ogranka na davanje saglasnosti, pre dostavljanja samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća radi objedinjavanja na nivou preduzeća.

Objedinjeni spisak potrebnih nabavki za celo JP sačinjava samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća na osnovu objedinjenih spiskova potrebnih nabavki za ogranke i Direkciju Preduzeća (Obrazac ::::::: OSPN) gde za svaku nabavku pojedinačno sa spiska nabavki nadležni pomoćnik direktora daje saglasnost svojim potpisom-parafom u delu koji je prikazan u Оbrasscu OSPN JP.

Lica iz stava 1 ovog člana zajedno sa tehničkim licem iz stava 2 ovog člana, su zadužena da za svaki predmet nabavke iz sačinjenog objedinjenog spiska potrebnih nabavki sačine Spisak nabavki sa podacima o istraživanju tržišta (Prilog 2).


20

Spisak iz prethodnog stava predstavlja osnov za izradu predloga plana nabavki.

Ispitivanje i istraživanje tržišta svakog pojedinačnog predmeta nabavke između ostalog podrazumeva ispitivanje stepena razvijenosti tržišta, upoređivanje cena više potencijalnih ponuđača, ispitivanje kvaliteta predmeta nabavke koje nude različiti ponuđači, perioda garancije koji se nudi za predmet nabavke, način i troškove održavanja, rokove isporuke, postojeće propise i standarde, da li na tržištu postoje mogućnosti da se potrebe naručioca zadovolje na drugačiji način, da li se nabavkom stvaraju novi troškovi (poput troškova održavanja, novih delova koji nisu uključeni u predmet nabavke, a koji su neophodni za funkcionisanje npr opreme koja se nabavlja, kupovina licenci, troškovi skladištenja i sl), da li postoje neke specifičnosti kod ponuđača, popusti, te da li ponuđači moraju imati posebne dozvole nadležnih organa za obavljanje delatnosti koja je predmet javne nabavke i sl.

Tržište se ispituje na neki od sledećih načina:

- istraživanjem putem interneta (cenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, sajtovi drugih naručilaca, sajtovi nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima...);

- ispitivanjem prethodnih iskustava u nabavci ovog predmeta nabavke (postojeće informacije i baze podataka o dobavljačima i ugovorima);

- primarno sakupljanje podataka (ankete, upitnici...);

- ispitivanje iskustava drugih naručilaca;

- na drugi pogodan način, imajući u vidu svaki predmet nabavke pojedinačno.

Podaci o sprovedenom istraživanju se unose u obrazac u kome se iskazuju i iskazane potrebe, a koji je sastavni deo ovog internog akta.

Ankete, upitnici, zapisnici, odštampani delovi internet stranica i drugo, predstavljaju priloge obrazca o istraživanju tržišta iz ovog člana.


21

Određivanje procenjene vrednosti nabavke

Član 16.

Zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, zajedno sa tehničkim licem iz člana 15 stav 2 ovog internog akta, nakon sprovedenog istraživanja tržišta, određuje procenjenu vrednost svake nabavke za koju je iskazana potreba.

Procenjena vrednost nabavke se određuje u skladu sa tehničkim specifikacijama utvrđenog predmeta nabavke i utvrđenim količinama, a na bazi sprovedenog istraživanja tržišta na osnovu koga su pribavljene relevantne cene za taj predmet nabavke, uzimajući u obzir i prethodno iskustvo u nabavci konkretnog predmeta nabavke.

Procenjena vrednost nabavke obuhvata ukupni plativi iznos ponuđaču i mora obuhvatiti sve zavisne troškove nabavke, poput troškova transporta, dodatnih usluga, carina i drugih dažbina koje mogu uticati na realizaciju predmeta nabavke i drugo.

Izrada Predloga plana nabavki

Član 17.

Zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, na osnovu Spiska nabavki sa podacima o istraživanju tržišta, u koji su obavezno upisani svi podaci prema zahtevu tog obrazca, izrađuje Predlog plana nabavki.

Najkasnije 22.septembra tekuće godine za narednu godinu, zaduženi referent upućuje zahtev Službi ogranka u okviru koje je sistematizovano mesto Samostalnog referenta za plan i analizu ekonomske struke, da dostavi iznos obezbeđenih sredstava za sprovođenje plana nabavki za narednu godinu a na osnovu Projekcije finansijskog plana za ogranak preduzeća.

Samostalni referent za plan i analizu ekonomske struke u ogranku je dužan da postupi po zahtevu iz prethodnog stava, najkasnije do 01.oktobra tekuće godine. Ovaj odgovor potpisuju: Rukovodilac


22

službe kojoj je upućen zahtev iz prethodnog stava, Samostalni referent za plan i analizu ekonomske struke i Rukovodilac službe za finansije i računovodstvo. Kopija odgovora na zahtev, uz propratni dopis šalje se Koordinatoru za plan i analizu u direkciji naručioca.

Najkasnije do 10.oktobra tekuće godine nadležna služba u ogranku preduzeća dužna je da sačini Predlog plana nabavki u formi i na način predviđen zakonom.

Predlog plana nabavki rukovodilac nadležne službe dostavlja direktoru ogranka najkasnije do 10.oktobra na razmatranje i usaglašavanje.

Direktor ogranka usaglašava dostavljeni predlog u okviru stručnih službi ogranka najkasnije do 15.oktobra tekuće godine.

Nadležna služba, usaglašen Predlog plana nabavki , koji je potpisan od strane direktora ogranka, rukovodioca nadležne službe i zaduženog referenta, sa propratnim aktom dostavlja Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing – Samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća kao i Rukovodiocu/ima službe/i u kojoj se nalaze sistematizovana radna mesta lica zaduženih za izradu Proizvodno-finansijskog plana najkasnije do 16.oktobra tekuće godine.

Sektori su dužni da najkasnije do 10.septembra samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostave Predlog plana nabavki za sektor. Predlog plana nabavki za sektor potpisuje resorni Pomoćnik direktora.

Najkasnije do 15.septembra, Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća izrađuje predlog plana nabavki za Direkciju preduzeća i uz kopiju istog - dostavlja u pismenoj formi, overen i potpisan, sveukupni iznos potrebnih sredstava za finansiranje predloga plana za direkciju naručioca Koordinatoru za plan i analizu, na dalje postupanje.

Koordinator za plan i analizu dužan je da najkasnije do 20.septembra obavesti ogranke o iznosu sredstava koje treba da obezbedi ogranak za finansiranje predloga plana direkcije Preduzeća.


23

Određivanje odgovarajuće vrste postupka i utvrđivanje istovrsnosti dobara, usluga i radova

Član 18.

Nakon prijema usaglašenih Predloga plana nabavki iz ogranaka, Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje ukupnu procenjenu vrednost istovrsnih predmeta nabavke na nivou čitavog naručioca.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje vrstu postupka za svaki predmet nabavke, u skladu sa predlozima u okviru Predloga plana nabavki za ogranak i u okviru Predloga plana nabavki za direkciju, u skladu sa Zakonom i sa ukupnom procenjenom vrednošću istovrsnog predmeta nabavke, i objedinjuje sva istovrsna dobra, usluge i radove u jedinstveni postupak, gde god je to moguće, imajući u vidu dinamiku potreba i plaćanja. Saglasnost na vrstu postupka daju resorni pomoćnici direktora iz čijeg je delokruga poslova predmet nabavke, u vreme i na sednici Odbora direktora na kojoj se razmatra Predlog plana nabavki, shodno članu 22 – 24 ovog akta. U slučajevima predviđenim Zakonom, saglasnost se pribavlja od Uprave za javne nabavke.

Određivanje dinamike pokretanja postupka nabavke , zaključivanja

ugovora i perioda na koji se ugovor o javnoj nabavci zaključuje

Član 19.

Na osnovu dostavljenih Predloga planova nabavki iz ogranaka, kao i na osnovu izrađenog Predloga plana nabavki za direkciju naručioca, Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje, pored vrste postupka, za svaki predmet nabavke, shodno propisima:

-dinamiku pokretanja postupka

-dinamiku zaključivanja ugovora

-period važenja ugovora.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje dinamiku pokretanja postupaka, u skladu sa okvirnim datumima zaključenja i izvršenja ugovora koji su navedeni u iskazanim potrebama, i dostavljenim Predlozima planova nabavki ogranaka i


24

Predlogom plana nabavki za direkciju, a imajući u vidu vrstu postupka javne nabavke koji se sprovodi za svaki predmet nabavke, očekivani priliv sredstava, odnosno raspoloživost sredstava koji je neophodan za realizaciju ugovorenih obaveza, objektivne rokove za pripremu i dostavljanje ponuda, kao i propisane rokove za zahtev za zaštitu prava.

Prilikom određivanja perioda na koji se ugovor zaključuje posebno se vodi računa da isti bude usklađen sa Zakonom i propisima kojima je regulisan budžetski sistem i budžet Republike Srbije.

Ispitivanje opravdanosti rezervisane javne nabavke

Član 20.

Zaduženi referent nadležne službe u ogranku odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, kao rezultat istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke, određuje da li je opravdano (moguće ili objektivno) sprovesti rezervisanu javnu nabavku, odnosno nabavku u kojoj mogu učestvovati samo ustanove, organizacije, udruženja ili privredni subjekti za radno osposobljavanje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje lica sa invaliditetom, ako ta lica čine najmanje 30 % zaposlenih. O svojoj oceni opravdanosti dostavlja se obrazloženje uz obrazac za iskazivanje potreba.

Ispitivanje opravdanosti zajedničkog sprovođenja javne nabavke

Član 21.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća određuje da li je opravdano zajedničko sprovođenje javne nabavke, imajući u vidu rezultate istraživanja tržišta svakog predmeta nabavke i potrebe naručioca, kao i da li se time ostvaruje načelo ekonomičnosti i efikasnosti postupka nabavke.

Dostavljanje Predloga plana nabavki

Član 22.

Sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing – Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća objedinjuje dostavljene Predloge planova nabavki ogranaka i Predlog plana nabavki za direkciju, u propisanoj formi, u jedinstven dokument - Predlog plana nabavki za Preduzeće, najkasnije do 26.oktobra i dostavlja ga Odboru direktora na razmatranje.


25

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Predlog plana nabavki i Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu, u roku do 27.oktobra tekuće godine.

Kopiju Predloga plana nabavki za Preduzeće isto lice kao u prethodnom stavu, kao i u istom roku, uz propratni dopis, dostavlja i Koordinatoru za plan i analizu, koji je dužan da Odboru direktora dostavi u roku od naredna dva dana, izveštaj o usaglašenosti ovog dokumenta sa iznosom obezbeđenih sredstava ogranaka i Preduzeća u celini, za godinu za koju se izrađuje Plan nabavki.

Odbor direktora razmatra dostavljeni predlog najkasnije do 05.novembra i nalaže Samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća da Predlog plana usaglasi u skladu sa zaključcima Odbora direktora najkasnije do 8-og novembra.

Usaglašen predlog Plana nabavki potpisuju pomoćnici direktora u za to predviđenoj koloni za svaku nabavku, pojedinačno, čime daju saglasnost na predložene nabavke iz Plana nabavki za koje su zaduženi, najkasnije do 10-og novembra.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan je da najkasnije 10.novembra, uz dopis, dostavi usaglašeni Predlog plana nabavki, Koordinatoru za plan i analizu u direkciji Preduzeća, nadležnim službama u ograncima preduzeća i službi/ama u okviru kojih su sistematizovana radna mesta lica zaduženih za izradu Proizvodno-finansijskog plana.

Lica zadužena za izradu Proizvodno-finansijskog plana dužna su da eventualne izmene ugrade u proizvodno- finansijske planove ogranaka, te takve da dostave Koordinatoru za plan i analizu najkasnije do 15.novembra tekuće godine za narednu godinu.

Predlog plana nabavki se sačinjava u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima kojima je regulisana sadržina Plana nabavki i može se uneti u softver.

Predlog plana se sačinjava i u skladu sa Godišnjim programom poslovanja JP “Vojvodinašume“ Petrovaradin.

Na osnovu Predloga plana nabavki, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća sačinjava Plan nabavki.

U postupku razmatranja Predloga plana nabavki, Služba za kontrolu ili Komisija za kontrolu proverava usklađenost prijavljenih potreba


26

predmeta nabavki sa stvarnim potrebama naručioca, a pre svega sa strateškim prioritetima, usvojenim operativnim ciljevima i odobrenim projektima, da li su nabavke neophodne radi obavljanja delatnosti, i ocenjuje opravdanost prijavljenih potreba, redosled prioriteta, količine, procenjene vrednosti, izbor vrste postupka, dinamiku pokretanja postupka, opravdanost rezervisane nabavke, zajedničke nabavke i drugo što je od značaja za namensko i svrsishodno trošenje javnih sredstava. Usklađenost navedenog akta se ceni u odnosu na Zakon i druge propise kojima je regulisana ova oblast, kao i u odnosu na druge akte u kojima su navedeni strateški prioriteti, ciljevi i delatnost.

Služba za kontrolu ili Komisija za kontrolu, može od učesnika u planiranju zahtevati dodatna objašnjenja i izmene planiranih predmeta nabavke, količina, procenjene vrednosti, redosleda prioriteta i dr., u roku do najkasnije 30.oktobra, kada je dužna da svoje preporuke dostavi Odboru direktora na razmatranje.

Usaglašavanje sa Godišnjim programom poslovanja

Član 23.

Koordinator za plan i analizu razmatra usaglašenost Predloga plana nabavki sa odobrenim sredstvima iz Godišnjeg programa poslovanja i obaveštava u pismenoj formi samostalnog referenta za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, članove Odbora direktora, Službu za kontrolu ili Komisiju za kontrolu, o potrebi usklađivanja.

Član 24.

Odbor direktora razmatra obaveštenje Koordinatora za plan i analizu iz prethodnog člana, u rokovima propisanim ovim internim aktom za razmatranje Predloga plana nabavki i donosi zaključke o korekcijama Predloga plana nabavki, koji se dostavljaju samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća sa nalogom za postupanje.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća unosi korekcije Predloga plana nabavki i nakon usklađivanja sa Godišnjim programom poslovanja i ponovnom proverom vrste postupka i dinamike pokretanja postupka, priprema Predlog plana nabavki koji najkasnije do 10.novembra tekuće godine dostavlja Koordinatoru za plan i analizu, Odboru direktora i Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu.


27

Usvajanje Plana nabavki

Član 25.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan je da Plan nabavki dostavi Direktoru Preduzeća na usvajanje, u obliku, formi i u zakonom propisanom roku. Plan nabavki parafiraju samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, Pomoćnik direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Član 26.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Plan nabavki svim organizacionim delovima Naručioca i Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu, istog dana, a najkasnije narednog dana od dana usvajanja Plana nabavki.

Plan nabavki se unosi u aplikativni softver za izradu plana nabavki i u roku od deset dana od dana donošenja Plana nabavki dostavlja u elektronskom obliku Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom.

Izmene i dopune plana nabavki

Član 27.

Plan nabavki se može izmeniti u slučaju izmena Godišnjeg programa poslovanja, na način da sve izmene budu vidljive u odnosu na Plan nabavki i da sve izmene budu obrazložene.

Izmene plana nabavki vrše se po istom principu kao i izrada plana nabavki uz obezbeđenje pisanih dokumenata koje prate proces izmene i dopune.

Izmene i dopune plana nabavki donosi Direktor preduzeća.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Izmene i dopune plana nabavki Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji u elektronskom obliku, najkasnije 10 dana po izvršenoj izmeni, u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktom, a na način opisan u Uputstvu.


28

Izvršenje plana nabavki

Član 28.

Izvršenje plana nabavki prati se po različitim kriterijumima (poziciji plana,

predmetu nabavke, vrsti postupka, broju zaključenih ugovora,

dobavljačima, realizaciji i važenju pojedinačnih ugovora i sl) u skladu sa

Prilogom broj: 3.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, u

sklopu instrukcija za planiranje, treba da pruži uputstvo organizacionim

delovima naručioca u vezi sa načinom i rokovima za praćenja i

dostavljanja podataka o izvršenju plana nabavki, za određene predmete

nabavki.

Praćenje realizacije omogućava analizu ostvarenih rezultata, preciznije i

sigurnije planiranje u budućem periodu, te povećanje efikasnosti i

kvaliteta poslovnih procesa uz uštede koje proizilaze iz profesionalnog

pristupa procesu osmišljenog planiranja.

Shodno Zakonu, naručilac je dužan da najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja, Upravi za javne nabavke dostavlja kvartalne izveštaje o javnim nabavkama. Izveštaji se dostavljaju isključivo u elektronskoj formi.

Podaci koji se unose sa nivoa ogranaka preduzeća, a tiču se izveštaja o izvršenju plana nabavki, odnose se isključivo na sprovedene postupke javnih nabavki male vrednosti, nabavki koje ne podležu ZJN i nabavki koje se odnose na II fazu kvalifikacionog, ili restriktivnog postupka, odnosno nabavki koji se tiču pojedinačno sprovedenih postupaka sa nivoa ogranaka preduzeća.

Podatke iz prethodnog stava, u softver na serveru direkcije, unose zaduženi referenti u nadležnim službama ogranaka, nakon čega samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, sve postupke objedinjuje i dostavlja Upravi za javne nabavke najkasnije do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja.


29

Sve napred navedeno, odnosi se i na izveštavanje vezano za praćenje izvršenja svih ugovora iz javnih nabavki.

Podaci o izvršenju ugovora na osnovu kojih se sačinjava izveštaj, treba da sadrže: predmet – naziv nabavke, broj ugovora i datum zaključenja, naziv dobavljača, način izvršenja ugovora (u celosti po zaključenju ugovora, ili sukcesivno – za max period od..), ukupnu realizovanu vrednost ugovora, napomene – probleme pri realizaciji ili predloge za poboljšanje naredne nabavke.

Mesečni, kumulativni i godišnji izveštaj o izvršenju plana nabavki

Član 29.

Mesečni izveštaj o izvršenju plana nabavki sačinjava se i dostavlja tako

što zaduženi referenti u ograncima preduzeća, u skladu sa datim

instrukcijama, dostavljaju Samostalnom referentu za komercijalne

poslove u Direkciji Preduzeća podatke o realizaciji plana za određene

vrste postupaka najkasnije do 5 u mesecu za prethodni mesec.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, ove

podatke i podatke o ostvarenju plana nabavki za direkciju naručioca,

objedinjava najkasnije do 10 u mesecu za prethodni mesec i sačinjava

izveštaj o izvršenju plana nabavki za predmetni mesec i kumulativni

mesečni period.

Mesečni Izveštaj i kumulativno mesečno izvršenje za određeni period,

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća

dostavlja Pomoćniku direktora za finansije, komercijalne poslove i

marketing pre sednice Odbora direktora, koji ga u sklopu svog izveštaja

prosleđuje Odboru direktora.

Član 30.

Predlog Godišnjeg izveštaja o izvršenju plana nabavki, Samostalni

referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Službi

za kontrolu ili Komisiji za kontrolu, najkasnije do 31.januara tekuće

godine za prethodnu godinu, nakon čijih preporuka vrši neophodna

usklađivanja.


30


sačinjava konačan izveštaj o izvršenju plana nabavki najkasnije do 31.

marta tekuće za prethodnu godinu. Izveštaj o izvršenju plana obavezno

sadrži i analizu i preporuke za unapređenje sistema planiranja u

narednom periodu.

Izveštaj o izvršenju plana nabavki zajedno sa analizom i preporukama

za unapređenje sistema planiranja se usvaja od strane Odbora direktora

i potpisuje ga odgovorno lice naručioca.

Izveštaj o izvršenju plana nabavki Samostalni referent za komercijalne

poslove u Direkciji Preduzeća dostavlja Upravi za javne nabavke i

Državnoj revizorskoj instituciji u elektronskoj formi, korišćenjem

aplikativnog softvera koji je izrađen od strane Uprave za javne nabavke i

postavljen na njen sajt.


usvojeni Izveštaj iz stava 1. ovog člana dostavlja Odboru direktora i

Službi za kontrolu ili Komisiji za kontrolu.

DOSTAVLJANJE, PRIJEM PISMENA I KOMUNIKACIJA U POSLOVIMA JAVNIH NABAVKI

Komunikacija u poslovima nabavki

Član 31.

Komunikacija u poslovima nabavki se odvija pisanim putem, odnosno putem pošte, elektronske pošte i faksom. Komunikacija se mora odvijati na način da se obezbedi čuvanje poverljivih i podataka o zainteresovanim licima, podataka o ponudama i ponuđačima do otvaranja ponuda, da se obezbedi evidentiranje radnji preduzetih u postupku i čuvanje dokumentacije u skladu sa propisima kojima se uređuje oblast dokumentarne građe i arhiva. Kada se u ovom internom aktu, u komunikaciji između lica zaposlenih kod naručioca, zahteva da se ista vrši u „pisanom obliku“, pod tim se


31

podrazumeva: pisani dokument svojeručno potpisan od lica koje ga upućuje odnosno dokument poslat elektronskim putem sa službenog e-mail naloga osobe koja ga upućuje.

Delovodni protokol nabavki, delovodni pečat, arhiva nabavki

Član 32.

Uvodi se poslovna knjiga: Delovodni protokol javnih nabavki i nabavki na

koje se zakon ne primenjuje ( u daljem tekstu: protokol nabavki).

Protokol nabavki se vodi u direkciji naručioca i u ograncima. U protokol nabavki se obavezno unose i dobijaju delovodni broj, svi dokumenti vezani za nabavke, bez obzira na način na koji se šalju ili primaju ( lično, poštom, elektronski, faksom i dr.). Pod dokumentima vezanim za nabavke smatraju se sve odluke, rešenja, dopisi, zahtevi, pozivi, pitanja i odgovori, dodatna pojašnjenja, konkursne dokumentacije, narudžbenice, ponude i prijave, izmene i dopune, zahtevi za zaštitu prava, ugovori i sva druga akta koja su nastala i u vezi su sa planiranjem nabavki, sprovođenjem postupaka nabavki, zaključenjem ugovora iz postupaka nabavki, izvršenjem ugovora iz postupaka nabavki i svim drugim segmentima i dešavanjima iz oblasti nabavki. Za vođenje protokola nabavki u direkciji naručioca, zaduženo je zaposleno lice u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove, koje obavlja poslove Referenta za opšte i kadrovske poslove, odnosno u njegovom odsustvu - Telefonista-operater ili drugo lice u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka. Za vođenje protokola u ogranku preduzeća, zaduženo je zaposleno lice u Službi za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove Poslovnog sekretara ili Administrativnog radnika, odnosno lice koje istog zamenjuje u njegovom odsustvu.

Uvodi se delovodni pečat javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje ( u daljem tekstu: pečat). Pečat je pravougaonog oblika, dimenzija 3 X 6 cm, sa ispisanim sledećim tekstom:


32

- za direkciju naručioca

JP ”Vojvodinašume” Petrovaradin Direkcija preduzeća

PROTOKOL NABAVKI

Datum: ______________

Broj: ________________

- za ogranke preduzeća

JP ”Vojvodinašume” Petrovaradin Ogranak:_____________

PROTOKOL NABAVKI

Datum: ______________

Broj: ________________

Sa pečatom iz prethodnog stava, zadužena su ista lica kao i za vođenje protokola. Zaposleni koji elektronskim putem ili putem faksa prima ili šalje dokumentaciju (osim interne korespodencije, koja se po pravilu delovodno ne evidentira) dužan je da istu odštampa, preda na zavođenje u protokol, sa dostavnom naredbom. Lice koje vodi protokol, dužno da postupi prema dostavnoj naredbi i da odloži primerak dokumenta u arhivu. Sva dokumenta iz stava 3 ovog člana odlažu se u posebnu Arhivu nabavki. Za vođenje ahive iz prethodnog stava zaduženi su:

- u direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, uz stručnu pomoć referenata za opšte i kadrovske poslove iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove;

- u ograncima preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi, uz stručnu pomoć poslovnog sekretara i administrativnog radnika iz Službe za opšte, pravne i kadrovske poslove.


33

Član 33.

U protokol se zavode pismena istog dana kada su predata na protokol.

Protokol se vodi u radno vreme direkcije naručioca i ogranaka.

Protokol se zaključuje svakog radnog dana, na kraju radnog vremena, računovodstvenim kolenom i potpisom lica koji ga vodi u trenutku zaključenja.

Dostavljanje pismena

Član 34.

Dostavljanje svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, sa nivoa direkcije naručioca, prema ograncima i trećim licima, vrši se preko zaposlenog u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove Referenta za opšte i kadrovske poslove, odnosno u njegovom odsustvu -Telefoniste-operatera. Dostavljanje svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, sa nivoa ogranka preduzeća, prema direkciji naručioca i trećim licima, vrši se preko zaposlenog u Službi za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove poslovnog sekretara ili administrativnog radnika, odnosno lica koje istog zamenjuje u njegovom odsustvu. Sva akta koja su predmet dostavljanja, evidentiraju se u protokolu.

Prijem pismena

Član 35.

Prijem svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, na nivou direkcije naručioca, od ogranaka i trećih lica, vrši se preko zaposlenog u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove Referenta za opšte i kadrovske poslove, odnosno u njegovom odsustvu - Telefoniste-operatera.


34

Prijem svih vrsta pismena iz oblasti nabavki, na nivou ogranka preduzeća, od direkcije naručioca i trećih lica, vrši se preko zaposlenog u Službi za opšte, pravne i kadrovske poslove, koji obavlja poslove poslovnog sekretara ili administrativnog radnika, odnosno lica koje istog zamenjuje u njegovom odsustvu. Lica iz stava 1 i 2 ovog člana, sva pismena primaju, otvaraju ( izuzev ponuda i prijava i izmena i dopuna ponuda i prijava koje se ne otvaraju), pregledaju, zavode i raspoređuju. Ponude i prijave, kao i izmene i dopune ponuda i prijava, se nakon

zavođenja u protokol, odlažu na posebno mesto. Lica iz stava 1 i 2 ovog

člana, čuvaju zatvorene ponude i prijave, kao i izmene i dopune ponuda

i prijava, do dana određenog za otvaranje ponuda kada ih predaju

predsedniku komisije za javnu nabavku na koju se ponuda odnosno

prijava odnosi ili njegovom zameniku.

Sva primljena pismena, osim akata iz prethodnog stava, raspoređuju se i prosleđuju istog dana kada su primljena, samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća odnosno zaduženom referentu nadležne službe u ogranku, ukoliko nije drugačije označeno na samom pismenu. Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća odnosno zaduženi referent nadležne službe u ogranku, u slučaju iz prethodnog stava, istog dana je dužan da kopiju pismena prosledi drugom zaposlenom licu, ukoliko je ono određeno ili po prirodi stvari nadležno za predmetni dokument. Lica iz stava 1 i 2 ovog člana predaju ponude/prijave i ostala pismena iz nabavki, uz potpis lica koje ih prima u internoj dostavnoj knjizi. Lica iz stava 1 i 2 ovog člana, dužna su da licu koje lično predaje ponudu ili prijavu, izmene ili dopune istih, izda, na njegov zahtev, potvrdu o prijemu, prema obrascu Prilog broj 4 ovog akta. Potvrda se izrađuje u dva primerka od kojih se jedan primerak predaje donosiocu, a jedan ostaje u arhivi javnih nabavki.

Član 36. Zatvorene ponude odnosno prijave u postupku javne nabavke, izmene i dopune ponuda odnosno prijava, zavode se u trenutku prijema i na


35

svakoj ponudi, odnosno prijavi, izmeni ili dopuni ponude odnosno prijave, obavezno se naznačava datum i tačno vreme prijema ( sat i minut). Ukoliko lice koje prima pismena, utvrdi nepravilnosti prilikom prijema ponude odnosno prijave ili izmene i dopune ponude odnosno prijave, kao što su: ponuda odnosno prijava nije označena kao ponuda/ prijava i stoga je otvorena, dostavljena je otvorena ili je omot značajno oštećen i slično, dužan je da o tome sačini pismenu belešku i dostavi je zajedno sa predmetnom pošiljkom predsedniku komisije za tu javnu nabavku shodno članu 35 stav 4 ovog internog akta.

Postupanje sa elektronskom poštom

Član 37.

Elektronsku poštu druga lica dostavljaju na i-meil adresu koja je određena za prijem pošte u elektronskom obliku ili na drugi način u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama ili posebnim propisom. Svaka elektronska pošta mora imati potvrdu prijema i mora biti zavedena, shodno članu 32 stav 8 ovog internog akta. Ako se pri prijemu, pregledu ili otvaranju elektronske pošte utvrde nepravilnosti ili drugi razlozi koji onemogućavaju postupanje po ovoj pošti, ( npr. nedostatak osnovnih podataka za identifikaciju pošiljaoca – imena i prezimena ili adrese, nemogućnost pristupa sadržaju poruke, format poruke koji nije propisan, podaci koji nedostaju i slično) ta pošta se preko i-meil naloga vraća pošiljaocu, uz navođenje razloga vraćanja. Na elektronsku poštu se shodno primenjuju odredbe koje se odnose na postupanje sa pisanim podnescima, prijem pismena, dostavljanje u rad, arhiviranje i dr.

Član 38. Rokovi u postupcima javnih nabavki teku od dana zavođenja pismena u delovodni protokol nabavki.


36

SPROVOĐENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE

Nalog za nabavku

Član 39. Postupak nabavke inicira se podnošenjem NALOGA ZA NABAVKU. Podnosilac naloga za nabavku je:

1. Nalog za nabavku sačinjava se U OGRANCIMA PREDUZEĆA u Službi direkcije ogranka, odnosno Šumskoj upravi ili Radnoj jedinici u kojoj je nastala potreba za nabavkom i koja je korisnik nabavke,

2. Ukoliko je potreba nastala U DIREKCIJI NARUČIOCA, sačinjava

ga zaposleni koji prema prirodi poslova koje obavlja i svom radnom mestu uočava potrebu i inicira nabavku.

Nalog za nabavku podnosi se najkasnije u mesecu koji prethodi mesecu u kojem će se vršiti pokretanje postupka. Obrazac Naloga za nabavku dobara, usluga ili radova je jednoobrazan i čini sastavni deo ovog akta (Prilog broj 5). Nalog za nabavku obavezno sadrži:

- Podatke o podnosiocu - Predmet nabavke - Potrebnu količinu - Predlog bitnih karakteristika predmeta nabavke, kvalitet i opis

dobara, usluga ili radova - Rok izvršenja ili isporuke - Mesto izvršenja ili isporuke - Stanje zalihe na dan sačinjavanja naloga za nabavku

Predlog bitnih karakteristika predmeta nabavke mora biti sačinjen u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima, kao i drugim propisima i standardima koji se primenjuju za konkretan predmet nabavke.

Predlog bitnih karakteristika predmeta nabavke podnosilac naloga

određuje na način koji će omogućiti zadovoljavanje stvarnih potreba

naručioca i istovremeno omogući širokom krugu ponuđača da podnesu

odgovarajuće ponude.


37

Podnosilac naloga dužan je da potpiše i overi svaku stranicu predloga

bitnih karakteristika predmeta nabavke.

Nalog za nabavku obavezno potpisuju:

- U OGRANCIMA PREDUZEĆA Rukovodilac službe odnosno Šef Šumske uprave ili Radne jedinice, kao i zaposleni koji prema prirodi poslova koje obavlja i svom radnom mestu uočava potrebu i inicira nabavku,

- U DIREKCIJI NARUČIOCA zaposleni koji prema prirodi poslova koje obavlja i svom radnom mestu uočava potrebu i inicira nabavku.

Nalog za nabavku podnosi se:

- U OGRANCIMA PREDUZEĆA zaduženom referentu u nadležnoj službi.

- U DIREKCIJI NARUČIOCA Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji naručioca – samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.

Član 40.

Po prijemu naloga, zaduženi referent, odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, najpre proverava da li je nalog uredan i potpun, te ukoliko jeste, to potvrđuje svojim parafom u delu naloga koji glasi: “Da je ovaj nalog uredan i potpun, potvrđuje:_________________“. Ukoliko to nije slučaj, vraća nalog podnosiocu na ispravku ili dopunu, uz propratni dopis. Zaduženi referent, odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, postupajući po urednom i potpunom nalogu, najpre ustanovljava grupu istovrsnih dobara, usluga ili radova, u koju spada predmet nabavke iz naloga za nabavku, proverava procenjenu vrednost na dan prijema urednog naloga za nabavku bez PDV-a i proverava da li je nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu. Ukoliko je predviđena, zaduženi referent cirkularnim dopisom zatražiće od drugih organizacionih delova Naručioca u ogranku preduzeća da se izjasne i dostave naloge za nabavku ukoliko imaju potrebu za istovrsnom predmetnom nabavkom, a samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća cirkularnim dopisom zatražiće od ogranaka da se izjasne i dostave naloge za nabavku ukoliko imaju potrebu za istovrsnom predmetnom nabavkom.


38

Lice iz prethodnog stava, obavezno čuva pisani dokaz o proveri procenjene vrednosti na dan prijema urednog naloga za nabavku. Nakon objedinjavanja svih podataka, zaposleni iz prethodnog stava konstatuje:

- Koji je redni broj nabavke iz Plana nabavki naručioca za tekuću godinu

- Koja je vrsta postupka planirana za sprovođenje te nabavke - Kolika je ukupna procenjena vrednost predmetne nabavke.

Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke na koju se

zakon ne primenjuje

Član 41. Nakon preduzetih radnji iz prethodnog člana, pristupa se izradi ZAHTEVA ZA POKRETANJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE I NABAVKE NA KOJU SE ZAKON NE PRIMENJUJE.

Član 42.

Procedura u ogranku preduzeća

Zahtev izrađuje zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka.

Zahtev iz stava 1. ovog člana, sačinjava se na obrascu koji čini sastavni deo ovog akta (Prilog broj 6 - Zahtev za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke na koju se zakon ne primenjuje).

Zahtev koji se upućuje iz ogranka preduzeća podnosi se:

1. Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji naručioca, samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća,

2. Ukoliko je u pitanju javna nabavka male vrednosti koja će se

sprovoditi u ogranku preduzeća shodno odluci direktora naručioca o prenosu ovlašćenja na direktore ogranaka i ukoliko je u pitanju nabavka na koju se zakon ne primenjuje, Zahtev se podnosi direktoru ogranka.


39

Zahtev obavezno mora da sadrži sve podatke koji su u obrascu naznačeni. Uz Zahtev, obavezno mora biti priložen predlog tehničke specifikacije dobara, usluga ili radova, koji je dostavljen uz Nalog za nabavku iz člana 39 ovog akta. Zahtev koji se upućuje iz ogranka u slučaju iz stava 3 tačka 1 ovog člana , obavezno se overava pečetom ogranka i potpisuju ga:

- zaduženi referent iz nadležne službe - rukovodilac nadležne službe - direktor ogranka.

Član 43.

U slučaju iz prethodnog člana, stav 3 tačka 2, Zahtev u kom su objedinjene potrebe svih organizacionih delova naručioca potpisuju zaduženi referent i rukovodilac nadležne službe, čime potvrđuju da su proverili i da je u pitanju javna nabavka male vrednosti koja će se sprovoditi u ogranku preduzeća shodno odluci direktora naručioca o prenosu ovlašćenja na direktore ogranaka ili da je u pitanju nabavka na koju se zakon ne primenjuje. Isti su dužni da konstatuju i ukažu na uočena odstupanja u odnosu na Plan nabavki naručioca, u rubrici tog obrasca: „ Odstupanja u odnosu na Plan nabavki za tekuću godinu“.

Izrađeni objedinjeni Zahtev, sa ili bez uočenih i upisanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki, se dostavlja na razmatranje i odobrenje direktoru ogranka. Ukoliko smatra da su ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, direktor ogranka potpisuje i overava podneti Zahtev, čime izdaje pisano odobrenje da se pokrene postupak javne nabavke ili da se nabavka izvrši bez primene zakona, u svemu prema priloženom Zahtevu, naročito u smislu:

- predmeta nabavke - vrste postupka - bitnih karakteristika predmeta nabavke - obrazovanih partija - predviđenih količina - procenjene vrednosti nabavke - predloga članova Komisije za javnu nabavku - predloga lica koja će biti zadužena za praćenje izvršenja ugovora.

Ukoliko direktor ogranka ima bilo kakvu primedbu, povodom napred navedenih stavki na koje daje saglasnost, potrebno je da ih u pisanom obliku dostavi zaduženom referentu nadležne službe. Postupajući po


40

primedbama, zaduženi referent sačinjava izmenjeni zahtev, koji se ponovo dostavlja na saglasnost direktoru ogranka.

Ukoliko direktor ogranka oceni da zbog konstatovanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki ili iz drugih razloga nisu ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, neće odobriti pokretanje postupka dok se ne steknu uslovi.

Član 44.

Procedura u direkciji naručioca

Po prijemu Zahteva iz ogranka preduzeća, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan je da proveri da li isti sadrži sve utvrđene elemente, a naročito da li je javna nabavka predviđena Planom nabavki naručioca za tekuću godinu, kao i da li su sredstva predviđena finansijskim planom i raspoloživa.

Ukoliko podneti zahtev sadrži nedostatke, odnosno ne sadrži sve potrebne elemente, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća ga uz propratni dopis u roku od 2 radna dana vraća podnosiocu zahteva na ispravku i dopunu, koja mora biti učinjena u roku od naredna 2 radna dana.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, postupajući po urednom zahtevu, zatim pisanim putem poziva ostale ogranke preduzeća da se izjasne da li imaju potrebu za istovrsnom predmetnom nabavkom, u kom slučaju su dužni da podnesu uredne i potpune Zahteve u roku koji im je odredio samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji preduzeća.

Nakon prikupljanja podataka shodno prethodnom stavu, kao i nakon prikupljanja podataka u slučaju kad mu je neposredno iz direkcije naručioca dostavljen nalog za nabavku (član 39 stav 10 ovog akta), samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća objedinjava sve iskazane potrebe i sačinjava zbirni Zahtev ( obrazac Prilog broj 7). U Zahtevu je samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća dužan da konstatuje i ukaže na uočena odstupanja u odnosu na Plan nabavki naručioca, u rubrici tog obrazca: „Odstupanja u odnosu na Plan nabavki za tekuću godinu“.

Izrađeni objedinjeni Zahtev, sa ili bez uočenih i upisanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki, se dostavlja na razmatranje i odobrenje resornom Pomoćniku direktora iz čijeg je delokruga poslova


41

predmetna javna nabavka. Ukoliko smatra da su ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, Pomoćnik direktora potpisuje i overava podneti Zahtev, čime izdaje pisano odobrenje da se pokrene postupak javne nabavke, u svemu prema priloženom Zahtevu, naročito u smislu:

- predmeta nabavke - vrste postupka - bitnih karakteristika predmeta nabavke - obrazovanih partija - predviđenih količina - procenjene vrednosti nabavke - predloga članova Komisije za javnu nabavku - predloga lica koja će biti zadužena za praćenje izvršenja ugovora.

Ukoliko lice iz prethodnog stava, ima bilo kakvu primedbu, povodom napred navedenih stavki na koje daje saglasnost, potrebno je da ih u pisanom obliku dostavi samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća. Postupajući po primedbama, samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća sačinjava izmenjeni zahtev, koji ponovo dostavlja na saglasnost licu iz prethodnog stava.

Ukoliko Pomoćnik direktora oceni da zbog konstatovanih odstupanja u odnosu na Plan nabavki ili iz drugih razloga nisu ostvareni uslovi za sprovođenje javne nabavke, neće odobriti pokretanje postupka dok se ne steknu uslovi, pri čemu isti na samom dokumentu navodi reči „nije odobreno“, unosi datum i svoj paraf i taj dokument vraća putem protokola nabavki samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća.

Član 45.

Podnosilac zahteva uz zahtev za pokretanje postupka javne nabavke, dostavlja obrazloženje za pokretanje pregovaračkog postupka bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda i potrebne dokaze, odnosno u slučaju konkurentnog dijaloga navodi sve okolnosti koje opravdavaju upotrebu konkurentnog dijaloga i prilaže neophodne dokaze ukoliko smatra da su ispunjeni Zakonom propisani uslovi za pokretanje ove vrste postupaka.

Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, pre donošenja odluke o pokretanju postupka, upućuje Upravi za javne nabavke zahtev za dobijanje mišljenja o osnovanosti primene pregovaračkog postupka (Prilog broj 8 - Zahtev za mišljenje o


42

osnovanosti primene pregovaračkog postupka), odnosno saglasnost za sprovođenje konkurentnog dijaloga, o čemu obaveštava podnosioca zahteva.

Postupanje po odobrenom zahtevu za pokretanje postupka javne nabavke

Član 46.

Na osnovu odobrenog zahteva, zaduženi referent u ogranku preduzeća odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, u roku od tri dana od dana prijema odobrenog zahteva sačinjava predlog odluke o pokretanju postupka javne nabavke (Prilog broj 9 - Odluka o pokretanju postupka javne nabavke). Ista lica, istovremeno sačinjavaju i predlog rešenja o obrazovanju komisije za javnu nabavku (Prilog broj 10- Rešenje o obrazovanju komisije za javnu nabavku), odnosno predlog rešenja o imenovanju lica koje će sprovesti nabavku ( u slučaju postupka javne nabavke male vrednosti koja je manje složena i nabavke na koje se zakon ne primenjuje, postupak može sprovoditi službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki, ukoliko tako odobri odgovorno lice).

Odluku i rešenje iz stava 1. ovog člana parafiraju:

U OGRANKU PREDUZEĆA

- rukovodilac nadležne službe koji time potvrđuje usklađenost podataka o javnoj nabavci sa podacima iz Plana nabavki i sa podacima iz objedinjenog zahteva za pokretanje postupka, kao i da su sredstva za predmetnu nabavku predviđena i raspoloživa;

- diplomirani pravnik iz službe za opšte, pravne i kadrovske poslove koji time potvrđuje da su navedeni akti izrađeni u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i da sadrže sve propisane elemente.

U DIREKCIJI NARUČIOCA

- samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća koji time potvrđuje usklađenost podataka o javnoj nabavci sa podacima iz Plana nabavki i sa podacima iz objedinjenog zahteva za pokretanje postupka, kao i da su sredstva za predmetnu nabavku predviđena i raspoloživa;

- Pomoćnik direktora iz čijeg je delokruga poslova predmetna javna nabavka, koji time potvrđuje da su navedena akta izrađena u


43

svemu prema njegovom pisanom odobrenju za nabavku koje je prethodno izdao;

- Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte pravne i kadrovske poslove, koji time potvrđuje da su navedeni akti izrađeni u skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i da sadrže sve propisane elemente.

Predlozi akata iz ovog člana, zajedno sa objedinjenim Zahtevom za pokretanje postupka i drugom pratećom dokumentacijom, dostavljaju se na potpis:

- Direktoru ogranka preduzeća u slučaju iz člana 42 stav 3 tačka 2 ovog akta;

- Direktoru preduzeća u svim ostalim slučajevima.

Potpisani akti iz ovog člana, zavode se u protokol nabavki ogranka ili direkcije naručioca na dan kada su potpisani i istoga dana moraju biti ekspedovani prema dostavnoj naredbi koja je u samim aktima označena.

Imenovanje članova komisije za javnu nabavku, odnosno lica koja sprovode postupak javne nabavke

Član 47.

Komisija za javnu nabavku može biti obrazovana za sve vrste postupaka javnih nabavki i nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, a obavezno u svim slučajevima koji su određeni Zakonom.

Postupak javne nabavke male vrednosti i nabavke na koje se zakon ne primenjuje, ako je tako određeno rešenjem naručioca jer složenost postupka ne zahteva učešće drugih stručnih lica – može sprovoditi službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki.

Komisija za javnu nabavku ima najmanje tri člana od kojih je jedan

službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na

pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena (diplomske akademske

studije - master, specijalističke akademske studije, specijalističke

strukovne studije), odnosno na osnovnim studijama u trajanju od

najmanje četiri godine.

Komisija za javnu nabavku i zamenici članova komisije se obrazuju rešenjem.


44

Sastav i nadležnosti komisije za javne nabavke se određuje u skladu sa Zakonom.

Članovi komisije mogu se imenovati, prema ukazanoj potrebi, iz redova

zaposlenih iz svih organizacionih delova naručioca, vodeći računa da

se obavezno imenuju jedno ili više lica koja imaju odgovarajuće stručno

obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, što važi i za

zamenike. Ako naručilac nema zaposleno lice koje ima odgovarajuće

stručno obrazovanje iz oblasti iz koje je predmet javne nabavke, u

komisiju se može imenovati lice koje nije zaposleno kod naručica.

Službenik za javne nabavke je obavezno član komisije u postupcima javnih nabavki dobara, usluga ili radova čija je procenjena vrednost veća od trostrukog iznosa vrednosti gornjeg limita javne nabavke male vrednosti.

U komisiju se ne mogu imenovati lica koja mogu biti u sukobu interesa za predmet javne nabavke.

Nakon donošenja rešenja, članovi komisije potpisuju izjavu kojom potvrđuju da u predmetnoj javnoj nabavci nisu u sukobu interesa (Prilog broj 11 - Izjava o nepostojanju sukoba interesa za članove komisije za javnu nabavku).

Izjava iz prethodnog stava ovog člana se izrađuje u dva originalna primerka i to: jedan primerak za arhivu JP i jedan primerak za sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Komisija za javnu nabavku, odnosno lica iz stava 2 ovog člana, dužna je da sprovede postupak javne nabavke određen u odluci o pokretanju postupka i odgovorna je za zakonitost sprovođenja postupka.

Način rada Komisije

Član 48.

Predsednik, članovi i zamenici komisije su ravnopravni u radu i odlučivanju.

Predsednik komisije ima svojstvo člana komisije. Zamenik predsednika menja predsednika u slučaju njegovog odsustva. Zamenik predsednika ima svojstvo člana komisije samo kada menja predsednika. Članovi komisije imaju zamenike.


45

Rad komisije organizuje predsednik odnosno zamenik predsednika, koji saziva prvi i sve naredne sastanke komisije.

Komisija radi na sastancima, na koje se pozivaju članovi komisije. Prisustvo na sastancima komisije je obavezno, a u slučaju sprečenosti člana komisije, isti je dužan da o tome obavesti predsednika i da obezbedi prisustvo zamenika člana. Član komisije koji odsustvuje, dužan je da zameniku prosledi sav materijal i da upozna zamenika sa dotadašnjim radom komisije.

Pun sastav komisije brojčano podrazumeva predsednika i članove komisije. Komisija radi u punom sastavu, a u naročito opravdanim slučajevima može raditi i u dvotrećinskom sastavu, ali ne i punovažno odlučivati. Akt komisije koji treba da se usvoji, u radnoj verziji mora biti dostavljen na pregled svim imenovanim članovima komisije. Rok za pregled i izjašnjavanje od strane svih članova komisije, mora biti primeren složenosti dokumenta, a određuje ga predsednik komisije.

Svi članovi, odnosno zamenici u slučaju sprečenosti članova, moraju se u pisanom obliku izjasniti povodom svih akata koje treba da donese komisija. Akti komisije smatraju se usvojenim ukoliko se za usvajanje izjasne svi članovi/zamenici jednoglasno.

Član komisije koji ima određene predloge po pojedinim pitanjima koji se razlikuju od mišljenja ostalih članova, ili je protiv usvajanja određenog akta odnosno određenog dela akta, dužan je da se o tome izjasni u pisanom obliku, sa detaljnim obrazloženjem. U svakom od ovih slučajeva, nakon razmatranja podnetog obrazloženja, predsednik komisije će, po potrebi, organizovati sprovođenje izjašnjavanja komisije na način opisan u prethodnom stavu.

Član komisije ne može biti uzdržan prilikom izjašnjavanja, već mora zauzeti stav.

Član komisije koji izdvaja svoje mišljenje prilikom stručne ocene ponuda ili prijava, dužan je da to napomene i obrazloži u Izveštaju o stručnoj oceni i da potpiše takav izveštaj.

Predsednik komisije, odnosno njegov zamenik, potpisuje akta koja donosi komisija, osim Konkursne dokumentacije i Izveštaja o stručnoj oceni ponuda ili prijava, koji moraju potpisati svi članovi komisije koji su učestvovali u izradi konkursne dokumentacije i pregledu i stručnoj oceni ponuda ili prijava.


46

Konkursna dokumentacija mora biti potpisana od strane komisije najkasnije do dana objavljivanja. Ukoliko iz opravdanih razloga komisija ne može da se sastane a razlozi hitnosti zahtevaju objavljivanje, konkursnu dokumentaciju potpisuje predsednik komisije uz prethodno pribavljene pisane izjave ostalih članova komisije kojima ovlašćuju predsednika za potpisivanje.

Pružanje stručne pomoći komisiji, odnosno licima koja sprovode

postupak javne nabavke

Član 49.

Svi organizacioni delovi Naručioca su dužni da u okviru svoje nadležnosti pruže stručnu pomoć komisiji, odnosno službeniku za javne nabavke ili licu koji sprovodi postupak javne nabavke ukoliko postupak javne nabavke sprovode ta lica, putem svog zaposlenog kojem su se ova lica obratila. Pružanje stručne pomoći obavezno je i u postupcima nabavki na koje se zakon ne primenjuje, po zahtevu lica koje sprovodi tu nabavku.

U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija odnosno lice iz

prethodnog stava se pisanim putem ili elektronskim putem obraća

nadležnom organizacionom delu Naručioca-određenom zaposlenom.

Zaposleni od koga je zatražena stručna pomoć, dužan je da pisanim

putem ili elektronskim putem odgovori na zahtev za stručnom pomoći, u

roku koji određuje tražilac stručne pomoći, a u skladu sa propisanim

rokovima za postupanje.

Ukoliko zaposleni iz prethodnog stava ne odgovori tražiocu stručne

pomoći ili ne odgovori u roku, komisija ili lice koje je tražilo stručnu

pomoć obaveštava direktora ogranka preduzeća odnosno resornog

Pomoćnika direktora naručioca, koji će preduzeti sve potrebne mere

predviđene pozitivnim propisima za nepoštovanje radnih obaveza.


47

Postupanje u toku izrade konkursne dokumentacije i postupku javne nabavke

Član 50.

Komisija za javnu nabavku priprema konkursnu dokumentaciju, na način utvrđen Zakonom i podzakonskim aktima koji uređuju oblast javnih nabavki, tako da ponuđači na osnovu iste mogu da pripreme prihvatljivu ponudu.

Konkursna dokumentacija mora da sadrži elemente propisane

podzakonskim aktom kojim su uređeni obavezni elementi konkursne

dokumentacije u postupcima javnih nabavki.

Članovi komisije dužni su da među sobom podele zadatke oko izrade

konkursne dokumentacije, shodno vrsti postupka i prirodi predmeta

javne nabavke, rukovodeći se pravilima struke, pri čemu se mora voditi

računa da je:

- član komisije pravne struke uvek zadužen za izradu delova

konkursne dokumentacije koji se odnose na: opšte podatke o

javnoj nabavci, uputstvo ponuđačima kako da sačine ponudu,

obrazac ponude, uslove za učešće u postupku javne nabavke i

uputstvo kako se dokazuje ispunjenost uslova ( osim onih dodatnih

uslova za koje su zaduženi drugi članovi komisije), obrazac

troškova pripreme ponude, izjavu o nezavisnoj ponudi,

- član komisije ekonomske struke uvek zadužen za dodatne

uslove za učešće u postupku javne nabavke koji se tiču

finansijskog kapaciteta i uputstvo kako se dokazuje ispunjenost tih

uslova, za definisanje svih vidova i vrsta sredstava finansijskog

obezbeđenja, metodologije dodele pondera i obrazac strukture

ponuđene cene sa uputstvom kako da se popuni.

- član komisije odgovarajućeg stručnog obrazovanja iz oblasti

koja je predmet javne nabavke uvek je zadužen za: podatke o

predmetu nabavke, vrsti, tehničkim karakteristikama

(specifikacijama), kvalitetu, količini i opis predmeta nabavke,

načinu sprovođenja kontrole i obezbeđenja garancije kvaliteta,

rokove izvršenja, mesto izvršenja, definisanje obaveznog uslova

za učešće koji se tiče dozvole nadležnog organa za obavljanje

delatnosti koja je predmet javne nabavke, definisanje dodatnih


48

uslova za učešće u postupku javne nabavke koji se tiču tehničkog,

kadrovskog i poslovnog kapaciteta i uputstva kako se dokazuje

ispunjenost tih uslova,

- svi članovi komisije zajedno su zaduženi za definisanje obrasca

ponude, kriterijuma za ocenjivanje ponuda sa brojem pondera po

elementima kriterijuma, izradu odredbi modela ugovora i ostalih

delova konkursne dokumentacije koji nisu napred posebno

navedeni, a mogu zajednički uređivati i sve druge delove

konkursne dokumentacije.

Član komisije iz prethodnog stava, iz treće alineje, nema ovlašćenja da

vrši bilo kakve izmene u pogledu tehničkih specifikacija, kvaliteta i

opisa dobara, usluga ili radova, postavljenog roka izvršenja ili isporuke i

mesta izvršenja ili isporuke, u odnosu kako su isti postavljeni u Zahtevu

za pokretanje postupka iz člana 43 i 44 ovog akta, već iste: dodatno

razrađuje, precizira, konkretizuje, dorađuje, stručnije opisuje i sl, a sve u

cilju nabavke predmeta nabavke koji u potpunosti odgovara potrebama

Naručioca.

On može izvršiti izmene tehničkih specifikacija, kvaliteta i opisa dobara,

usluga ili radova, postavljenog roka izvršenja ili isporuke i mesta

izvršenja ili isporuke samo uz prethodno pribavljenu pismenu

saglasnost podnosioca naloga za nabavku.

Komisija je dužna da, u skladu sa Zakonom, podzakonskim aktima,

odlukom o pokretanju postupka i rešenjem kojim je obrazovana,

sprovede sve radnje potrebne za sprovođenje postupka javne nabavke.

Dodatne informacije ili pojašnjenja i izmene i dopune konkursne dokumentacije

Član 51.

Dodatne informacije ili pojašnjenja i potrebne izmene i dopune

konkursne dokumentacije, sačinjava komisija za javnu nabavku.


49

Zahtev za dodatnim informacijama ili pojašnjenjima, koje je primilo lice za kontakt označeno u konkursnoj dokumentaciji, to lice odmah, nakon što je postupio po odredbama iz glave „dostavljanje, prijem pismena i komunikacija u poslovima javnih nabavki“ iz ovog akta, prosleđuje predsedniku komisije za javnu nabavku. Predsednik komisije odmah određuje člana komisije koji će izraditi odgovor, rukovodeći se prirodom postavljenih pitanja i uzimajući u obzir zaduženja članova komisije navedena u članu 50. ovog Internog akta. Ukoliko priroda postavljenog pitanja zahteva razmatranje cele komisije, predsednik je dužan da bez odlaganja sazove istu radi izrade odgovora.

Član komisije pravne struke, uobličava izrađene dodatne informacije ili

pojašnjenja u formi koja je potrebna za objavljivanje, kao i potrebne

izmene i dopune konkursne dokumentacije i prosleđuje ih licu

zaduženom za objavljivanje.

Objavljivanje u postupku javne nabavke

Član 52.

Objavljivanje oglasa o javnoj nabavci, konkursne dokumentacije i drugih akata u postupku javne nabavke vrši:

- U ogranku preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi; - U direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove u

Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing i referenti za opšte, pravne i kadrovske poslove u Sektoru za opšte, pravne i kadrovske poslove.

Navedeni akti se objavljuju na Portalu javnih nabavki, internet stranici JP “Vojvodinašume“, kao i na Portalu službenih glasila Republike Srbije i baza propisa kada je to propisano Zakonom.

Otvaranje ponuda

Član 53.

Postupak otvaranja ponuda se određuje i sprovodi u skladu sa propisima kojima se uređuju javne nabavke, na mestu i u vremenu koji su navedeni u pozivu za podnošenje ponuda, kao i u konkursnoj dokumentaciji.

Tokom otvaranja ponuda komisija sačinjava zapisnik, u skladu sa obrascem koji je sastavni deo ovog internog akta i koji sadrži podatke


50

predviđene Zakonom ( Prilog broj 12 - Zapisnik o otvaranju ponuda/prijava).

Otvaranje ponuda se sprovodi odmah nakon isteka roka za podnošenje

ponuda.

Otvaranje ponuda je javno i može prisustvovati svako zainteresovano

lice. Naručilac će isključiti javnost u postupku otvaranja ponuda ukoliko

je to potrebno radi zaštite podataka koji predstavljaju poslovnu tajnu u

smislu zakona kojim se uređuje zaštita poslovne tajne ili predstavljaju

tajne podatke u smislu zakona kojim se uređuje tajnost podataka.

U postupku otvaranja ponuda mogu aktivno učestvovati samo ovlašćeni

predstavnici ponuđača.

Predstavnik ponuđača koji učestvuje u postupku otvaranja ponuda ima

pravo da prilikom otvaranja ponuda izvrši uvid u podatke iz ponude koji

se unose u zapisnik o otvaranju ponuda.

Zapisnik o otvaranju ponuda potpisuju članovi Komisije i predstavnici

ponuđača, koji preuzimaju primerak zapisnika, a ponuđačima koji nisu

učestvovali u postupku otvaranja ponuda dostavlja se zapisnik u roku od

tri dana od dana otvaranja. Na zahtev prisutnog predstavnika ponuđača,

ili iz nekog objektivnog razloga, zapisnik se može dostaviti i njemu u

roku od tri dana od dana otvaranja ponuda, što se konstatuje u

zapisniku.

Primerak Zapisnika obavezno se dostavlja i:

-zaduženom referentu u nadležnoj službi ukoliko se javna nabavka

sprovodi na nivou ogranka;

-samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u

Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u svim javnim

nabavkama koje se sprovode sa nivoa naručioca.

-arhivi nabavki.

Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na otvaranje prijava.


51

Postupanje u fazi stručne ocene ponuda

Član 54.

Komisija za javnu nabavku je dužna da, nakon otvaranja ponuda, pristupi stručnoj oceni ponuda u skladu sa Zakonom i o pregledu i oceni ponuda za javnu nabavku sačini izveštaj o stručnoj oceni ponuda u skladu sa obrascem koji je sastavni deo ovog internog akta (Prilog broj 13 - Izveštaj o stručnoj oceni ponuda).

Članovi komisije zaduženi su i odgovorni za stručni pregled i ocenu

ponude, svako u onom delu u kom je bio zadužen shodno članu 50

ovog internog akta, a zajednički su zaduženi za izradu teksta izveštaja

o stručnoj oceni ponuda.

Izveštaj iz stava 1. ovog člana mora da sadrži naročito sledeće podatke:

1) predmet javne nabavke;

2) podatke iz plana nabavke koji se odnose na predmetnu javnu

nabavku;

3) procenjenu vrednost javne nabavke;

4) eventualna odstupanja od plana nabavki sa obrazloženjem;

5) ako je sproveden postupak koji nije otvoren ili restriktivni postupak,

razloge i okolnosti koje opravdavaju primenu tog postupka;

6) ako se postupak javne nabavke sprovodi zajedno sa drugim

naručiocem u skladu sa članom 50. Zakona, osnovne podatke o tom

naručiocu;

7) osnovne podatke o ponuđačima;

8) ponude koje su odbijene, razloge za njihovo odbijanje i ponuđenu

cenu tih ponuda;

9) ako je podneta samo jedna ponuda, mišljenje komisije o razlozima

koji su uzrokovali podnošenje jedne ponude i predlog mera koje treba

preduzeti da se u narednim postupcima obezbedi konkurencija u

postupku;

10) ako su sve ponude neodgovarajuće ili neprihvatljive mišljenje

komisije o razlozima koji su uzrokovali podnošenje takvih ponuda i opis

načina na koji je određena procenjena vrednost;


52

11) ako je ponuda odbijena zbog neuobičajeno niske cene, detaljno

obrazloženje – način na koji je utvrđena ta cena;

12) način primene metodologije dodele pondera;

13) naziv ponuđača kome se dodeljuje ugovor, a ako je ponuđač

naveo da će nabavku izvršiti uz pomoć podizvođača i svaki deo ugovora

koji će izvršiti podizvođač.

Izveštaj o stručnoj oceni ponuda potpisuju sva lica iz Komisije za javnu

nabavku, koja su učestvovala u stručnoj oceni ponuda, u potrebnom

broju originalnih primeraka.

Primerak Izveštaja o stručnoj oceni ponuda obavezno se dostavlja i:





nabavkama koje se sprovode sa nivoa naručioca,

-arhivi.

Odredbe ovog člana shodno se primenjuju i na Izveštaj o stručnoj oceni

prijava.

Donošenje odluke u postupku

Član 55.

U skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda, komisija za javnu nabavku priprema predlog odluke o dodeli ugovora, predlog odluke o zaključenju okvirnog sporazuma, predlog odluke o obustavi postupka javne nabavke, odnosno predlog odluke o priznavanju kvalifikacije. Za izradu svih predloga odluka, u dovoljnom broju primeraka, zadužen je član/zamenik komisije za javnu nabavku pravne struke odnosno službenik za javne nabavke kao član komisije odnosno lice koje je sprovelo postupak, čime je odgovorno da je predlog odluke potpuno u skladu sa Izveštajem o stručnoj oceni ponuda/prijava. Lice koje je izradilo predlog odluke, parafira svaku stranu predloga odluke, na svim


53

primercima. Ovo lice je odgovorno i zaduženo da predlog odluke izradi, parafira i dostavi na dalju proceduru – do datuma koji predstavlja polovinu roka određenog u odluci o pokretanju postupka za donošenje odluke u postupku javne nabavke.

Predlog odluke iz prethodnog stava, lice iz prethodnog stava dostavlja na dalju proceduru:





nabavkama koje se sprovode sa nivoa naručioca.

Lica iz prethodnog stava kompletiraju predmet ( Zapisnik o otvaranju ponuda, Izveštaj o stručnoj oceni ) i prosleđuju predlog odluke na parafiranje.

Predlog odluke iz stava 1. ovog člana dalje parafiraju:

- ako se javna nabavka sprovodila u ogranku preduzeća -rukovodilac nadležne službe i diplomirani pravnik iz Službe za opšte, pravne i kadrovske poslove ukoliko nije on izradio predlog odluke;

- ako se javna nabavka sprovodila na nivou naručioca – resorni Pomoćnik direktora i Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove.

Nakon parafiranja, lica iz stava 2 ovog člana predlog odluke dostavljaju na potpisivanje odgovornom licu:

- U ogranku preduzeća Direktoru ogranka, - U direkciji naručioca Direktoru preduzeća.

Lica iz stava 2 ovog člana zadužena su da prate i vode računa o tome da odluka bude doneta u zakonom propisanom roku, koji je označen u odluci o pokretanju postupka. Odluka je doneta kada je potpiše odgovorno lice iz prethodnog stava.

Potpisana odluka se dostavlja ponuđačima u roku od tri dana od dana donošenja, za čega su zadužena i odgovorna lica iz stava 2 ovog člana.


54

Ako se odluka dostavlja neposredno, elektronskom poštom ili faksom,

naručilac mora imati potvrdu prijema odluke od strane ponuđača, a

ukoliko se odluka dostavlja putem pošte mora se poslati preporučeno sa

povratnicom.

Potvrda prijema od značaja je zbog računanja rokova za podnošenje

zahteva za zaštitu prava.

Za praćenje i računanje kada ističu rokovi za podnošenje zahteva za zaštitu prava, zadužena su i odgovorna lica iz stava 2 ovog člana. Oni su zaduženi da o datumu isteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava ili o činjenici da je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen, odmah istoga dana pismeno obaveste lice iz člana 56 stav 3 ovog internog akta koje je zaduženo za izradu predloga ugovora o javnoj nabavci.

Postupanje u toku zaključivanja ugovora

Član 56.

Ugovor o javnoj nabavci, odnosno okvirni sporazum se može zaključiti u skladu sa Zakonom, nakon donošenja odluke o dodeli ugovora (Prilog broj 14 - Odluka o dodeli ugovora), odnosno odluke o zaključenju okvirnog sporazuma i ako u roku predviđenom ovim zakonom nije podnet zahtev za zaštitu prava ili je zahtev za zaštitu prava odbačen ili odbijen.

Naručilac može i pre isteka roka za podnošenje zahteva za zaštitu prava zaključiti ugovor o javnoj nabavci:

1) na osnovu okvirnog sporazuma;

2) u slučaju primene pregovaračkog postupka iz člana 36. stav 1. tačka 3) Zakona;

3) u slučaju primene sistema dinamične nabavke;

4) u slučaju postupka javne nabavke male vrednosti iz člana 39. stav 6. Zakona;

5) ako je podneta samo jedna ponuda, osim u pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje ponuda.

Predlog ugovora sačinjava, u dovoljnom broju primeraka, član/zamenik komisije za javnu nabavku pravne struke ili službenik za


55

javne nabavke kao član komisije odnosno lice koje je sprovelo nabavku. Lice koje je izradilo predlog ugovora vrši parafiranje svih stranica ugovora, na svim primercima, čime je odgovorno da je predlog ugovora potpuno u skladu sa ponudom ponuđača kome je odlukom o dodeli ugovora dodeljen ugovor, a sadržina predloga ugovora identična sadržini modela ugovora iz konkursne dokumentacije. Predlog ugovora mora biti izrađen u roku od najduže 2 dana od dana prijema obaveštenja iz člana 55 stav 10 ovog internog akta, u kom roku mora biti i predat na dalju proceduru.

Predlog ugovora se u roku iz prethodnog stava, predaje na dalju proceduru:

- U ogranku preduzeća zaduženom referentu u nadležnoj službi, ukoliko se javna nabavka sprovodi na nivou ogranka;

- U direkciji naručioca samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Navedena lica iz prethodnog stava odmah kompletiraju predmet i prosleđuju ugovor na parafiranje i potpisivanje i to:

- U ogranku preduzeća ugovor dalje parafiraju rukovodilac nadležne službe i diplomirani pravnik ukoliko nije on izradio ugovor, nakon čega se prosleđuje Direktoru ogranka na potpis, najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.

- U direkciji naručioca ugovor dalje parafiraju resorni Pomoćnik direktora iz čije oblasti je javna nabavka i Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove, nakon čega se prosleđuje Direktoru preduzeća na potpis najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.

Lica iz prethodnog stava parafiranjem ugovora potvrđuju da je ugovor sačinjen saglasno odluci o dodeli ugovora i da je u skladu sa pozitivnim propisima.

Nakon potpisivanja ugovora od strane odgovornih lica naručioca iz stava 5 ovog člana, lica iz stava 4 zadužena su da odmah dostave primerke ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani, koji mora biti zaključen u roku od naredna 2 dana.

Ugovor se smatra zaključenim kada ga potpišu obe ugovorne strane.


56

Nakon obostranog potpisivanja, ugovor se sa tim datumom zavodi u protokol nabavki kod naručioca.

Potpisane i delovodno zavedene primerke ugovora, lica iz stava 4 ovog člana dostavljaju:

- U originalu: primerke za drugu ugovornu stranu, primerak za sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing/ finansijsku službu, primerak za komercijalnu službu, primerak za arhivu;

- U fotokopiji: primerak za svakog korisnika nabavke, primerak za komisiju za javnu nabavku.

Postupanje u slučaju podnošenja zahteva za zaštitu prava

Član 57.

Zahtev za zaštitu prava koji je podnet naručiocu, odmah se zavodi u protokol i istog dana se prosleđuje:

- U ogranku preduzeća zaduženom referentu u nadležnoj službi, - U direkciji naručioca samostalnom referentu za komercijalne

poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Lica iz prethodnog stava dužna su da odmah, na način kojim se obezbeđuje prijem u najkraćem mogućem roku, kopiju zahteva za zaštitu prava dostave predsedniku komisije za javnu nabavku koja sprovodi postupak te javne nabavke, odnosno ukoliko je u pitanju javna nabavka male vrednosti koju je sprovodio službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki – tom licu.

Predsednik komisije za javnu nabavku bez odlaganja saziva komisiju radi odlučivanja po podnetom zahtevu.

Komisija, odnosno lice iz stava 2 ovog člana, postupa po prijemu

zahteva za zaštitu prava, u skladu sa Zakonom. Ako je zahtev za zaštitu

prava uredan, blagovremen i izjavljen od strane ovlašćenog lica, isti su

dužni da na osnovu činjeničnog stanja, u ime i za račun naručioca

odluče po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu

prava preduzimaju radnje na način, u rokovima i po postupku koji je

propisan Zakonom. O odlučivanju se sačinjava zapisnik ili službena

beleška, u pisanoj formi.


57

Predlog akta donetog u postupku odlučivanja po podnetom zahtevu

za zaštitu prava, izrađuje član komisije pravne struke odnosno

službenik za javne nabavke ili lice zaposleno na poslovima javnih

nabavki ukoliko su oni sprovodili postupak. Ova lica obavezno

parafiraju doneti akt i odmah ga prosleđuju, sa zapisnikom ili

službenom beleškom iz prethodnog stava, na dalji postupak:


poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

koji prosleđuju predlog akta na potpis odgovornom licu – direktoru

ogranka odnosno Direktoru preduzeća ili licu koje oni ovlaste posebnim

ovlašćenjem ili Rešenjem o obrazovanju komisije.

U slučaju potrebe za stručnom pomoći, komisija odnosno lice iz stava 2 ovog člana, postupa u skladu sa odredbama ovog Internog akta koji regulišu način traženja i pružanja stručne pomoći.

OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI U POSTUPKU JAVNE NABAVKE

Izrada akata u postupku javne nabavke

Član 58.

Akte u postupcima javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje, izrađuju lica i komisije za javnu nabavku, shodno ovom internom aktu, a svako je u svom domenu odgovoran za zakonitost svog rada.

Oblikovanje javne nabavke po partijama

Član 59.

Predlog oblikovanja nabavke po partijama sačinjava i odgovoran je za

taj predlog podnosilac naloga za nabavku.


58

Zaduženi referent nadležne službe ogranka, odnosno samostalni

referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća, u Zahtevu za

pokretanje postupka, na osnovu predloga iz prethodnog stava, definišu

partije predmetnog postupka. U ovome, isti imaju pravo da zatraže u

pisanoj formi stručno mišljenje tehničkih lica.

Odobrenjem Zahteva za pokretanje postupka, shodno članu 42, 43 i 44

ovog internog akta, direktori ogranaka odnosno resorni Pomoćnici

direktora daju pisano odobrenje i odgovorni su za konačno

oblikovanje nabavke po partijama.

Određivanje dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke

Član 60.

Član komisije ekonomske struke uvek je zadužen i odgovoran za

dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke koji se tiču

finansijskog kapaciteta, član komisije odgovarajućeg stručnog

obrazovanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke uvek je zadužen

i odgovoran za dodatne uslove za učešće u postupku javne nabavke koji

se tiču poslovnog, tehničkog i kadrovskog kapaciteta, ukoliko se

komisija nije dogovorila da su svi članovi komisije zajedno zaduženi za

definisanje dodatnih uslova za učešće.

Određivanje tehničkih specifikacija u postupku javne nabavke

Član 61.

Predlog tehničkih specifikacija predmeta javne nabavke, u smislu na

nivou određivanja bitnih karakteristika, određuje podnosilac Naloga za

nabavku i odgovoran je za iste.

Bitne karakteristike predmeta javne nabavke postaju konačne

odobrenjem Zahteva za pokretanje postupka javne nabavke i nabavke

na koje se zakon ne primenjuje, za su odgovorni direktori ogranaka

odnosno resorni Pomoćnici direktora, shodno članu 43. i 44. ovog

internog akta.


59

Član Komisije za javnu nabavku iz člana 50 stav 3. alineja 3, odgovoran je za definisanje konačnih tehničkih karakteristika (specifikacija) predmeta nabavke.

Određivanje kriterijuma za dodelu ugovora i elemenata kriterijuma, kao i metodologije za dodelu pondera za svaki elemenat

kriterijuma

Član 62.

Kriterijume za dodelu ugovora i elemente kriterijuma, kao i metodologiju

za dodelu pondera za svaki element kriterijuma, način navođenja,

opisivanja i vrednovanja elemenata kriterijuma u konkursnoj

dokumentaciji, utvrđuje komisija zajednički, uzimajući u obzir vrstu,

tehničku složenost, trajanje, vrednost javne nabavke i sl.

Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom

Član 63.

Utvrđivanje uporedivosti ponuđene cene sa tržišnom cenom vrše članovi komisije odgovarajućeg stručnog obrazovanja iz oblasti koja je predmet javne nabavke, a stručnu pomoć im pruža član komisije ekonomske struke.

Izrada modela ugovora

Član 64.

Model ugovora sačinjava zajednički komisija, uz stručnu pomoć organizacionih delova Naručioca ukoliko je to neophodno.

Postupanje u postupku zaštite prava

Član 65.

U postupku zaštite prava, u ime i za račun naručioca, postupa komisija za nabavku, odnosno ukoliko je u pitanju javna nabavka male vrednosti koju je sprovodio službenik za javne nabavke, odnosno lice zaposleno na poslovima javnih nabavki – ta lica. Oni odlučuju po podnetom zahtevu, tako što sa primljenim zahtevom za zaštitu prava preduzimaju radnje na način, u rokovima i po postupku koji je propisan Zakonom i ovim internim aktom.


60

Postupanje u rokovima za zaključenje ugovora

Član 66.

Za postupanje u rokovima za zaključenje ugovora, odgovorna su sva lica navedena u članu 56.ovog internog akta, poglavlje „Postupanje u toku zaključivanja ugovora“, shodno svojim zaduženjima.

Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim

nabavkama, unutar naručioca, Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji

Član 67.

Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji vrši Samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Prikupljanje podataka, sačinjavanje i dostavljanje izveštaja o javnim nabavkama sprovedenim na nivou ogranka preduzeća samostalnom referentu za komercijalne poslove, vrši zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka.

Dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference za neispunjavanje obaveza u postupku javne nabavke

Član 68.

U slučaju da se stekne uslov za negativnu referencu, u skladu sa članom 83 i 84 Zakona, predmet se obrađuje i kompletira u ogranku preduzeća gde se stekao uslov, od strane službe za komercijalne poslove , u saradnji sa službom za finansijsko-računovodstvene poslove i službom za opšte, pravne i kadrovske poslove. Ako se uslov stekao u pogledu javne nabavke koja se sprovodila samo za direkciju naručioca, predmet obrađuje sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing, u saradnji sa sektorom za opšte, pravne i kadrovske poslove.

Predmet sa dokazima negativne reference, kompletira zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka, odnosno za direkciju samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.


61

Za dostavljanje Upravi za javne nabavke dokaza negativne reference u postupku javne nabavke, odgovoran je samostalni referent za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing. Zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka odgovoran je za dostavljanje dokaza negativne reference samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, za one postupke javnih nabavki koji se sprovode na nivou ogranka preduzeća.

NAČIN OBEZBEĐIVANJA KONKURENCIJE

Član 69.

Konkurencija u svim postupcima javne nabavke obezbeđuje se u skladu

sa Zakonom, uz obavezu primene načela transparentnosti postupka

javne nabavke.

U postupku javne nabavke neophodno je odrediti uslove za učešće u

postupku, tehničke specifikacije i kriterijume za dodelu ugovora na način

koji obezbeđuje učešće što većeg broja ponuđača i podnosioca prijava i

koji ne stvara diskriminaciju među ponuđačima.

U cilju obezbeđivanja konkurencije, u postupku javne nabavke male

vrednosti poziv se upućuje na adrese najmanje tri lica koja obavljaju

delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su prema saznanjima

naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god je moguće i na

adrese većeg broja lica.

U pregovaračkom postupku bez objavljivanja poziva za podnošenje

ponuda poziv se upućuje, uvek ako je to moguće, na adrese najmanje tri

lica koja obavljaju delatnost koja je predmet javne nabavke i koja su

prema saznanjima naručioca sposobna da izvrše nabavku, a kada god

je moguće i na adrese većeg broja lica.

Do saznanja o potencijalnim ponuđačima koji mogu da izvrše predmet

javne nabavke, dolazi se istraživanjem tržišta na način određen u delu

planiranja nabavki.


62

Konkretan spisak potencijalnih ponuđača, koji će biti pozvani u

postupcima iz stava 3 i 4 ovog člana, dužni su da sačine i predaju

komisiji za javnu nabavku ili licu koje sprovodi postupak javne nabavke:

- U ograncima preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi,

- U direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove

u Direkciji Preduzeća Sektoru za finansije, komercijalne poslove i

marketing.

Gore navedena lica za formiranje ovog spiska mogu konsultovati

tehnička lica iz komisije za predmetnu javnu nabavku.

NAČIN POSTUPANJA U CILJU ZAŠTITE PODATAKA I ODREĐIVANJE POVERLJIVOSTI

Član 70.

Sva lica koja su imala uvid u podatke o dostavljenim ponudama, odnosno izmenama i dopunama ponuda, dužni su da čuvaju kao poslovnu tajnu imena zainteresovanih lica, ponuđača, kao i podatke o podnetim ponudama, izmenama i dopunama ponuda do otvaranja ponuda.

Sva lica koja su imala uvid u podatke o ponuđačima sadržane u ponudi

koje je kao poverljive, u skladu sa Zakonom, ponuđač označio u ponudi,

dužni su da čuvaju kao poverljive i odbiju davanje informacije koja bi

značila povredu poverljivosti podataka dobijenih u ponudi.

Ne smatraju se poverljivim dokazi o ispunjenosti obaveznih uslova, cena

i drugi podaci iz ponude koji su od značaja za primenu elemenata

kriterijuma i rangiranja ponude.

Ponude i sva dokumentacija iz postupka nabavke, čuva se u posebnoj

arhivi nabavki, koja se vodi u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i

marketing odnosno u nadležnoj službi ogranka preduzeća, putem

odgovornih lica shodno članu 32 stav 11 ovog internog akta, koja su

dužna da preduzme sve mere u cilju zaštite podataka u skladu sa

Zakonom.

Svim licima koja učestvuju u sprovođenju postupka javne nabavke,

odnosno u pripremi konkursne dokumentacije za javnu nabavku ili


63

pojedinih njenih delova, zabranjeno je da trećim licima saopštavaju bilo

koje nezvanične podatke u vezi sa javnom nabavkom.

Sve što je u ovom članu određeno za ponude i ponuđače, odnosi se i na

prijave i podnosioce prijava.

Određivanje poverljivosti

Član 71.

U konkursnoj dokumentaciji može se zahtevati zaštita poverljivosti

podataka koji se ponuđačima stavljaju na raspolaganje, uključujući i

njihove podizvođače.

Preuzimanje konkursne dokumentacije može se usloviti potpisivanjem

izjave ili sporazuma o čuvanju poverljivih podataka ukoliko ti podaci

predstavljaju poslovnu tajnu u smislu zakona kojim se uređuje zaštita

poslovne tajne ili predstavljaju tajne podatke u smislu zakona kojim se

uređuje tajnost podataka.

Za određivanje poverljivosti podataka ovlašćeni su i odgovorni

resorni Pomoćnici direktora i direktori ogranaka preduzeća, koji su

dužni da informacije o poverljivim podacima naručioca dostave

samostalnom referentu za komercijalne poslove u Direkciji Preduzeća

odnosno zaduženom referentu nadležne službe u ogranku.


odnosno zaduženi referent nadležne službe u ogranku, za svaku

konkretnu nabavku prilikom dostavljanja članovima komisije rešenja o

imenovanju komisije, dostavlja i informaciju o poverljivim podacima.

Komisija je dužna da postupa sa poverljivim podacima u skladu sa

Zakonom.


64

NAČIN EVIDENTIRANJA SVIH RADNJI I AKATA, ČUVANJA DOKUMENTACIJE U VEZI SA JAVNIM

NABAVKAMA I VOĐENJA EVIDENCIJE ZAKLJUČENIH UGOVORA I DOBAVLJAČA

Član 72.

Naručilac je dužan da evidentira sve radnje i akte tokom planiranja,

sprovođenja postupka i izvršenja javne nabavke, da čuva svu

dokumentaciju vezanu za javne nabavke u skladu sa članom 31. – 38.

ovog Internog akta, a najmanje deset godina od isteka ugovorenog roka

za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, odnosno pet godina

od donošenja odluke o obustavi postupka i da vodi evidenciju svih

zaključenih ugovora o javnim nabavkama i evidenciju dobavljača.

Lica zadužena za proces planiranja, postupak javne nabavke,

zaključenje ugovora, izveštaje o javnim nabavkama, i ostale radnje u

vezi sa javnim nabavkama su dužna da postupaju u skladu sa

odredbama člana 31. do 38. ovog Internog akta.

Sva lica koja su učestvovala u postupku javne nabavke i u postupku

nabavke na koje se zakon ne primenjuje su dužna da u skladu sa

članom 29. i članom 30. ovog internog akta, dostave podatke o

ostvarenju plana nabavke, postupcima javnih nabavki i zaključenim

ugovorima o javnim nabavkama u prethodnom mesecu.

Član 73.

Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća

dostavlja Upravi za javne nabavke tromesečni izveštaj o sprovedenim

postupcima i zaključenim ugovorima o javnoj nabavci, o sprovedenim

postupcima nabavki na koje se Zakon ne primenjuje, o obustavljenim i

poništenim postupcima javne nabavke kao i izveštaj o izvršenju ugovora

o javnoj nabavci u skladu sa Zakonom.

Zaduženi referent nadležne službe u ogranku preduzeća je dužan da

najkasnije do 05. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja elektronskim


65

putem dostavi Samostalnom referentu za komercijalne poslove u

direkciji preduzeća tromesečni izveštaj o nabavkama na nivou ogranka

preduzeća.

Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća Upravi

za javne nabavke dostavlja tromesečni izveštaj o nabavkama najkasnije

do 10. u mesecu koji sledi po isteku tromesečja elektronskim putem, u

skladu sa Zakonom o javnim nabavkama i podzakonskim aktom kojim je

regulisana ova oblast.

Tromesečne izveštaje koji se šalju Samostalnom referentu za

komercijalne poslove u direkciji preduzeća iz ogranka, potpisuje

zaduženi referent nadležne službe u ogranku preduzeća.

Tromesečni izveštaj koji se šalje Upravi za javne nabavke, potpisuje

Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća.

Član 74.

Zaduženi referent nadležne službe u ogranku je dužan da vodi

evidenciju zaključenih ugovora za predmetni ogranak.

Zaduženi referent nadležne službe u ogranku je dužan da najkasnije do

5.-og u mesecu za prethodni mesec, dostavi Samostalnom referentu za

komercijalne poslove u direkciji preduzeća evidenciju zaključenih

ugovora za prethodni mesec za predmetni ogranak.

Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća vodi

evidenciju ugovora iz postupaka sprovedenih na nivou preduzeća i na

osnovu dostavljenih evidencija iz ogranaka sačinjava zbirni pregled o

periodičnom i godišnjem ostvarenju plana nabavki i zaključenih ugovora

na nivou preduzeća.

Evidencija zaključenih ugovora u postupcima javnih nabavki sadrži:

- predmet javne nabavke odnosno ugovora,


66

- vrsta postupka javne nabavke,

- broj i datum odluke o pokretanju postupka javne nabavke,

- dan zaključenja ugovora sa delovodnim brojem kod naručioca,

- naziv dobavljača,

- način izvršenja ugovora sa rokovima (sukcesivno u toku godine,

odjednom i sl.)

- uslovi plaćanja

- sredstvo obezbeđenja izvršenje ugovornih obaveza

Član 75.

Dokumentacija vezana za javne nabavke čuva se 10 godina od isteka

ugovorenog roka za izvršenje pojedinačnog ugovora o javnoj nabavci, u

skladu sa propisima koji uređuju oblast čuvanja arhivske građe.

U postupcima javnih nabavki u kojim je doneta odluka o obustavi

postupka dokumentacija se čuva 5 godina od donošenja odluke o

obustavi postupka javne nabavke.

Dokumentacija iz stava 1. i 2. ovog člana čuva se na mestu gde se čuva

i ostala arhivska građa, u posebnom odeljku.

NABAVKE NA KOJE SE ZAKON NE PRIMENJUJE

Član 76.

Nabavka istovrsnih dobara, usluga ili radova čija je ukupna procenjena

vrednost na godišnjem nivou niža od 400.000,00 dinara, ili nabavka iz

člana 7. Zakona o javnim nabavkama , predstavlja nabavku na koju se

Zakon ne primenjuje.

Za svaku ili za više pojedinačnih nabavki na koje se zakon ne

primenjuje, koje zahtevaju radnje sprovođenja postupka po ovom

internom aktu, rešenjem se imenuje lice koje će biti zaduženo za

sprovođenje nabavke. U tom rešenju, određuje se rok za sprovođenje

nabavke, od najduže 15 dana.


67

Rešenje iz prethodnog stava za nabavke koje se sprovode sa nivoa

direkcije naručioca donosi Direktor preduzeća ili lice koje on ovlasti, dok

isto rešenje za nabavke koje se sprovode sa nivoa ogranka naručioca

donosi direktor ogranka ili lice koje on ovlasti.

Član 77.

Nabavku na koju se zakon ne primenjuje, a sprovodi se sa nivoa

direkcije naručioca, sprovodi samostalni referent za komercijalne

poslove u Direkciji Preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne

poslove i marketing ili zaposleni koji poseduje Sertifikat za službenika za

javne nabavke.

Nabavku na koju se zakon ne primenjuje, a sprovodi se sa nivoa

ogranka preduzeća, sprovodi zaduženi referent u nadležnoj službi ili

zaposleni koji poseduje Sertifikat za službenika za javne nabavke.

Kada sprovode nabavku istovrsnih dobara, usluga ili radova čija je

ukupna procenjena vrednost na godišnjem nivou niža od 400.000,00

dinara, lica iz stava 1 i 2 ovog člana, dužni su da spreče postojanje

sukoba interesa, da obezbede konkurenciju i da ugovorena cena ne

bude veća od uporedive tržišne cene.

Član 78.

Lica iz prethodnog člana, prilikom nabavke na koju se Zakon ne

primenjuje, dužna su da na najmanje 3 adrese potencijalnih ponuđača,

do kojih su došli ispitivanjem tržišta, a koji se aktivno bave predmetom

nabavke, upute u pismenom obliku Zahtev za davanje ponude

( Prilog broj 15), koji sadrži:

- Obrazac ponude

- Uslove za učešće u postupku JN

- Kriterijume za izbor ponude

- Tehničke specifikacije predmeta nabavke

- Način i rok za podnošenje ponuda

Član 79.

Lica iz člana 77, prilikom nabavke na koju se Zakon ne primenjuje,

dužna su da pre sprovođenja nabavke, izvrše neposrednu proveru

tržišta kod potencijalnih dobavljača ili pretraživanje drugih vidova


68

oglašavanja po predmetu javne nabavke, uz obavezno

evidentiranje podataka o vremenu obavljanja provere, važećim

cenama i uslovima prodaje.

Član 80.

Otvaranje primljenih ponuda, lice koje sprovodi postupak, vrši javno,

odmah po isteku roka za podnošenje ponuda i o tome sačinjava

zapisnik, u kome ujedno vrši izbor najpovoljnije ponude.

Lice koje sprovodi postupak, izrađuje, po potrebi ugovor ili

narudžbenicu, u dovoljnom broju primeraka i parafira svaku stranicu.

Zatim, kompletnu dokumentaciju, bez odlaganja, podnosi na

parafiranje:

- rukovodiocu nadležne službe u ogranku , za ogranak;

- resornom Pomoćniku direktora, za direkciju naručioca.

U roku od najduže 3 dana od prijema, nakon što su overili

dokumentaciju svojim parafom, lica navedena u alinejama u prethodnom

stavu, ugovor ili narudžbenicu po pravilima interne dostave prosleđuju

na potpis odgovornom licu:

- za ogranak direktoru ogranka;

- za direkciju Direktoru naručioca.

Član 81.

Za nabavke istovrsnih dobara, usluga ili radova procenjene vrednosti do

20.000,00 dinara na godišnjem nivou bez PDV, zaduženi referent u

nadležnoj službi ogranka odnosno samostalni referent za komercijalne

poslove u direkciji preduzeća, izdaju narudžbenicu koja sadrži sve

elemente ugovora (cenu,predmet nabavke , rok isporuke …).

Član 82.

Zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka, dostavlja izveštaj o

sprovedenom postupku nabavke na koju se Zakon ne primenjuje,

samostalnom referentu za komercijalne poslove u direkciji preduzeća u

Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing u direkciji

naručioca u roku od 8 dana od zaključenja ugovora, odnosno izdavanja


69

narudžbenice. Samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji

preduzeća, dostavlja Upravi za javne nabavke poseban izveštaj o

postupcima javne nabavke na koje se Zakon ne primenjuje, na kraju

svakog meseca u kom su nabavke te vrste i sprovedene.

KONTROLA JAVNIH NABAVKI

Član 83.

Kontrolu nabavki ( javnih nabavki i nabavki na koje se zakon ne primenjuje) vrši Služba kontrole javnih nabavki JP “Vojvodinašume”, u skladu sa Pravilnikom o sistematizaciji poslova i zadataka. Služba kontrole javnih nabavki samostalno i nezavisno sprovodi kontrolu planiranja, sprovođenja i izvršenja javnih nabavki u skladu sa opisom poslova i zadataka uređenim Pravilnikom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji poslova i zadataka. Zaposleni u službi kontrole javnih nabavki u obavljanju svojih poslova postupaju odgovorno, objektivno, stručno, poštuju principe poverljivosti podataka. Dok se ne obrazuje Služba iz stava 1 ovog člana, poslove kontrole može vršiti Interni revizor zajedno sa posebnom Komisijom, koju rešenjem imenuje Direktor preduzeća, bez obzira na vrstu javne nabavke i mesto kontrole ( u daljem tekstu : vršioci kontrole).

Član 84. Kontrola nabavki obuhvata kontrolu mera, radnji i akata JP “Vojvodinašume” u postupku planiranja, sprovođenja postupaka i izvršenja ugovora o javnoj nabavci, i to:

1) postupka planiranja i celishodnosti planiranja konkretne javne nabavke sa stanovišta potreba i delatnosti JP “Vojvodinašume”,

2) kriterijuma za sačinjavanje tehničke specifikacije,

3) načina ispitivanja tržišta,

4) opravdanost dodatnih uslova za učešće u postupku javne nabavke i kriterijuma za dodelu ugovora,


70

5) načina i rokova plaćanja, avanse, garancija za date avanse,

6) izvršenja ugovora, a posebno kvalitet isporučenih dobara i

pruženih usluga, odnosno izvedenih radova,

7) stanja zaliha,

8) načina korišćenja dobara i usluga.

9) drugih mera, radnji i akata, u skladu sa zadacima kontrole.

Član 85.

Kontrola nabavki se sprovodi u skladu sa donetim godišnjim planom kontrole, koji priprema Služba kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja Interni revizor, a donosi ga Direktor preduzeća. Plan se donosi do kraja tekuće godine za sledeću godinu ili u roku od 10 dana od dana donošenja plana nabavki. Plan kontrole nabavki sadrži: predmet kontrole, cilj kontrole, subjekt kontrole, okvirne datume vršenja kontrole, broj angažovanih kontrolora. Predmet kontrole se određuje na osnovu vrednosti javne nabavke, predmeta nabavke, procene rizika, učestalosti nabavke i dr. Primerak Plana kontrole se dostavlja Nadzornom odboru JP “Vojvodinašume” . Izmena plana se vrši na način i po postupku za donošenje plana kontrole nabavki. Ukoliko postoje saznanje ili indicije koje ukazuju na eventualne slabosti/propuste u postupku planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavke, a čija kontrola nije predviđena planom kontrole za tekuću godinu, može se sprovesti i vanredna kontrola. Vanredna kontrola se sprovodi na inicijativu Direktora preduzeća ili Službe kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja -Internog revizora. Ukoliko je inicijator vanredne kontrole Direktor preduzeća, kontrola se sprovodi na osnovu odluke Direktora preduzeća.


71

Ukoliko je inicijator vanredne kontrole Služba kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja - Interni revizor, kontrola se sprovodi nakon što se o kontroli i razlozima za njeno sprovođenje upozna, u pisanoj formi, Direktor preduzeća. Vanredna kontrola se sprovodi po postupku za sprovođenje redovnih kontrola, pri čemu može biti najavljena ili nenajavljena. Kontrola se može vršiti u toku i nakon planiranja nabavki, sprovođenja postupka javne nabavke i izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Vršenje kontrole ne zadržava postupak planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavki. Postupak planiranja, sprovođenja ili izvršenja nabavke može biti prekinut samo u slučaju da je vršilac kontrole, u pisanoj formi konstatovao da je pribavio dovoljno dokaza da je prekršen Zakon o javnim nabavkama ili drugi propis i/ili da postoji realna opasnost od nastanka nenadoknadive štete za preduzeće ili ogranak preduzeća. O razlozima za prekid postupka, vršilac kontrole u pisanoj formi obaveštava Direktora preduzeća. Direktor preduzeća, nakon razmatranja obaveštenja, može odlukom naložiti prekid nabavke do konačnih rezultata kontrole.

Član 86. Vršilac kontrole obaveštava subjekta kontrole o osnovu za vršenje kontrole, vrsti kontrole, predmetu kontrole, okvirnom vremenskom periodu kontrole, licima koja vrše kontrolu. Subjekti kontrole su sva lica i organizacioni delovi Naručioca koji su učestvovali u postupku planiranja nabavki, postupku javnih nabavki, postupku izvršenja ugovora i realizacije sredstava obezbeđenja, kao i sva lica koja su učestvovala u nabavkama na koje se zakon ne primenjuje i koja su pružala stručnu pomoć. U toku vršenja kontrole nabavki, subjekti kontrole su dužni da dostave vršiocu kontrole tražene informacije i dokumenta koja su u njihovom posedu ili pod njihovom kontrolom, u realnom roku koji odredi vršilac kontrole, a koji omogućava pripremu i dostavu tražene dokumentacije ili informacije. Komunikacija u toku vršenja kontrole se obavlja pisanim putem.


72

Član 87. Nakon izvršene kontrole, vršilac kontrole sačinjava nacrt izveštaja o sprovedenoj kontroli koji dostavlja subjektu kontrole na izjašnjenje. Na nacrt izveštaja, subjekt kontrole može dati pismeni prigovor u roku od 8 dana od dana prijema nacrta. Prigovor subjekta kontrole, može izmeniti nalaz kontrole, ukoliko je obrazložen i sadrži dokaze koji potvrđuju navode iz prigovora.

Član 88. Nakon usaglašavanja nacrta izveštaja, a najkasnije 8 dana od isteka roka za prigovor, vršilac kontrole sačinjava izveštaj o sprovedenoj kontroli koji dostavlja Direktoru preduzeća, subjektu kontrole i Nadzornom odboru JP “Vojvodinašume”. Izveštaj o sprovedenoj kontroli sadrži:

1) cilj kontrole, 2) predmet kontrole, 3) vreme početka i završetka kontrole, 4) ime/na lica koje/a je vršilo kontrolu, 5) spisak dokumentacije nad kojom je ostvaren uvid tokom kontrole, 6) nalaz, zaključak, preporuke i predlog mera, 7) potpis lica koja su vršila kontrolu 8) preporuke koje se odnose na:

(1) unapređenje postupka javnih nabavki u JP “Vojvodinašume” (2) otklanjanje utvrđenih nepravilnosti, (3) sprečavanje rizika korupcije u vezi sa postupkom javne

nabavke, (4) preduzimanje mera na osnovu rezultata sprovedene kontrole.

Član 89.

Služba kontrole javnih nabavki, odnosno do njenog obrazovanja Interni revizor, sačinjava godišnji izveštaj o radu koji podnosi Direktoru preduzeća i Nadzornom odboru JP “Vojvodinašume”, najkasnije do 31.januara tekuće godine za prethodnu godinu. Godišnji izveštaj o radu između ostalog sadrži obavljene kontrole, eventualna ograničenja i druge razloge neispunjenja plana kontrole,


73

glavne zaključke u vezi funkcionisanja sistema nabavki i sistema kontrole kao i date preporuke u cilju unapređenja postupka nabavki.

NAČIN PRAĆENJA IZVRŠENJA UGOVORA O JAVNOJ NABAVCI

Pravila za dostavljanje ugovora i potrebne dokumentacije unutar naručioca

Član 90.

Po zaključenju ugovora o javnoj nabavci, shodno članu 56 ovog internog akta, isti bez odlaganja dalje dostavljaju:

- u ogranku preduzeća zaduženi referent u nadležnoj službi, - u direkciji naručioca samostalni referent za komercijalne poslove u

direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Lica iz prethodnog stava ugovor dostavljaju:

- u originalu: primerke za drugu ugovornu stranu, primerak za sektor za finansije, komercijalne poslove i marketing/službu, primerak za arhivu;

- u fotokopiji: primerak za svakog korisnika nabavke, primerak za komisiju za javnu nabavku.

Praćenje izvršenja ugovora i pravila komunikacije sa drugom ugovornom stranom u vezi sa izvršenjem ugovora

Član 91.

Praćenje izvršenja ugovora i komunikaciju sa drugom ugovornom

stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci, vrši :

- u ogranku preduzeća zaposleni u službi gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing, u skladu sa aktom o sistematizaciji poslova i zadataka;

- u direkciji naručioca zaposleni u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, u skladu sa aktom o sistematizaciji poslova i zadataka.


74

Komunikacija se odvija isključivo pisanim putem, odnosno putem pošte,

elektronske pošte ili faksom.

Naručilac odmah po zaključenju ugovora o javnoj nabavci obaveštava

drugu ugovornu stranu o kontakt podacima lica koje je ovlašćeno da vrši

komunikaciju u vezi sa praćenjem izvršenja ugovora.

Određivanje lica za kvantitativni i kvalitativni prijem

Član 92.

Direktor preduzeća, Pomoćnik direktora za oblast u kojoj je vršena

nabavka, direktor ogranka i rukovodilac službe u kojoj se obavljaju

komercijalni poslovi i marketing, ovlašćeni su da pisanim putem

(nalogom) imenuju lice/komisiju koja će vršiti kvantitativni i kvalitativni

prijem dobara, usluga ili radova u organizacionom delu naručioca, za

čije potrebe je ugovor zaključen i koji je korisnik nabavke.

Član 93.

Lice ili komisija iz prethodnog člana proverava:

- da li količina isporučenih dobara, pruženih usluga ili izvedenih

radova odgovara ugovorenom;

- da li vrsta i kvalitet isporučenih dobara, pruženih usluga ili

izvedenih radova odgovaraju ugovorenim, odnosno da li su u svemu u

skladu sa zahtevanim tehničkim specifikacijama i ponudom.

Pravila za potpisivanje dokumenata o izvršenom prijemu dobara, usluga ili radova

Član 94.

Lice ili komisija imenovana shodno članu 92 ovog internog akta,

sačinjava, na način kako je to određeno ugovorom:

- zapisnik o kvantitativnom prijemu dobara, usluga ili radova,

čime se potvrđuje prijem određene količine i vrste dobara, usluga ili

radova, kao i prijem neophodne dokumentacije (ugovor, otpremnica,

ulazni račun i sl.) i


75

- zapisnik o kvalitativnom prijemu dobara, usluga ili radova, čime

se potvrđuje da isporučena dobra, usluge ili radovi u svemu odgovaraju

ugovorenim.

Zapisnici se potpisuju od strane lica ili komisije iz stava 1. ovog člana i

ovlašćenog predstavnika druge ugovorne strane. Zapisnici se

sačinjavaju u dva istovetna primerka, od čega po jedan primerak

zadržava svaka ugovorna strana.

Pravila postupanja u slučaju reklamacija u vezi sa izvršenjem ugovora

Član 95.

U slučaju kada je lice ili komisija imenovana shodno članu 92 ovog

internog akta, u postupku primopredaje utvrdi da količina ili kvalitet

isporuke ne odgovara ugovorenom, sačinjavaju i potpisuju reklamacioni

zapisnik, u kome navode u čemu isporuka nije u skladu sa ugovorenim.

Reklamacioni zapisnik se odmah po izradi, dostavlja:

- u ogranku preduzeća službi gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing,

- u direkciji naručioca Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Reklamacioni zapisnik u rad uzimaju zaposleni iz člana 91 ovog

internog akta. Oni su dalje zaduženi i odgovorni za dostavljanje

reklamacionog zapisnika drugoj ugovornoj strani i dalje postupanje

povodom reklamacije u vezi sa izvršenjem ugovora.

Postupanje po reklamaciji uređuje se ugovorom o javnoj nabavci,

zakonom kojim se uređuju obligacioni odnosi i drugim propisima koji

uređuju ovu oblast.


76

Član 96.

Ukoliko druga ugovorna strana ne postupi adekvatno po uloženom

reklamacionom zapisniku, zaposleni iz člana 91 ovog internog akta

sačinjavaju pismeno obaveštenje o tome:

- u ogranku preduzeća rukovodiocu službe gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing,

- u direkciji naručioca pomoćniku direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing,

koji dalje pismeno, sa konkretnim predlogom za rešenje konkretne

situacije, obaveštavaju:

- u ogranku preduzeća rukovodioce službe za finansijsko-računovodstvene poslove i službe za pravne poslove,

- u direkciji naručioca pomoćnika direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing i pomoćnika direktora za pravne poslove.

Sve Službe i Sektori navedeni u ovom članu, u saradnji i koordinirano,

rade na rešavanju nastale situacije. Ukoliko se steknu uslovi za

negativnu referencu, postupa se kako je određeno članom 68 ovog

internog akta.

Član 97.

Ukoliko druga ugovorna strana ne postupi u skladu sa ugovorenim

rokom, odnosno ukoliko ista ne isporuči dobro/ne izvrši uslugu/ne

uzvede radove, Naručilac zadržava pravo da zahteva ugovornu kaznu.

Naručilac shodno navedenom obaveštava drugu ugovornu stranu

pismenim putem o mogućnosti iz prethodnog stava, u skladu sa članom

273. Zakona o obligacionim odnosima.


77

Pravila prijema i overavanja računa i drugih dokumenata za plaćanje

Član 98.

Računi, otpremnice, zapisnici o kvalitativnom i kvantitativnom prijemu

kao i druga dokumenta vezana za konkretnu nabavku a koja proizilaze

iz primene ovog pravilnika primaju se u skladu sa opštim aktima

naručioca i dostavljaju se odmah službi odnosno sektoru, u čijem su

delokrugu poslovi nabavki.

U ovoj službi zaduženi referent/samostalni referent za poslove nabavki u

direkciji Preduzeća, kompletira sva dokumenta i na osnovu njih

proverava da li se količina, kvalitet, cena, rokovi isporuke i mesto

isporuke razlikuju od ugovorenih.

Ukoliko:

A) ne postoje razlike u odnosu na narudžbenicu, okvirni sporazum ili

ugovor o javnoj nabavci:

lice iz prethodnog stava to potvrđuje svojim parafom ili potpisom, i račun

prosleđuje rukovodiocu nadležne službe/pomoćniku direktora za

finansije komercijalne poslove i marketing na potpis.

Posle potpisa od strane rukovodioca nadležne službe/ pomoćnika

direktora račun se sa propratnom dokumentacijom prosleđuje u

službu/sektor za finansijsko računovodstvene poslove.

Posle prijema računa za isporučena dobra, pružene usluge ili izvedene

radove, zaposleni u službi odnosno sektoru iz prethodnog stava,

kontroliše postojanje obaveznih podataka na računu koji su

propisani zakonom, a kod uvoza dobara i kompletnost dokumentacije o

izvršenom uvozu, kao i ugovorene rokove i uslove plaćanja.

Ukoliko je račun ispravan prosleđuje se na plaćanje prema zvaničnoj

proceduri i rokovima iz ugovora.

Ako račun ne sadrži sve podatke propisane zakonom ili ako

dokumentacija o izvršenom uvozu nije kompletna, zaposleni iz

prethodnog stava vraća račun izdavaocu računa pri čemu o tome

obavaštava nadležnu službu ogranka Preduzeća.


78

B) postoje razlike u odnosu na narudžbenicu, okvirni sporazum ili

ugovor o javnoj nabavci:

zaduženi referent na računu upisuje „nije u skladu sa nabavkom“, račun

se osporava, uz sačinjavanje službene beleške, sa odgovarajućim

prilozima, u kojoj se navode razlozi tog osporavanja. Službenu belešku

potpisuje rukovodilac nadležne službe odnosno pomoćnik direktora za

finansije, komercijalne poslove i marketing u čijem je delokrugu

praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci. Račun se vraća radi

reklamacije izdavaocu tog računa o čemu nadležna služba obaveštava

pravnu službu i službu/sektor nadležan za finanansijsko –

računovodstvene poslove.

Pravila postupka realizacije sredstava finansijskog obezbeđenja

Član 99.

Ukoliko u postupku izvršenja ugovora o javnoj nabavci nastupe razlozi

za realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja, služba

odnosno sektor za komercijalne poslove i marketing u čijem je

delokrugu praćenje izvršenja ugovora o javnoj nabavci, o tome bez

odlaganja obaveštava službu odnosno sektor u čijem su delokrugu

finansijsko-računovodstveni poslovi, uz dostavljanje potrebnih

obrazloženja i dokaza.

Služba odnosno sektor u čijem su delokrugu finansijsko-

računovodstveni poslovi , u saradnji sa službom odnosno sektorom za

pravne poslove proverava ispunjenost uslova za realizaciju

ugovorenih sredstava finansijskog obezbeđenja i, ukoliko su za to

ispunjeni uslovi, vrši realizaciju ugovorenih sredstava finansijskog

obezbeđenja u skladu sa važećim propisima.

Služba odnosno sektor u čijem su delokrugu finansijsko-

računovodstveni poslovi :

- odmah nakon realizacije ugovorenih sredstava finansijskog

obezbeđenja o tome obaveštava službu odnosno nadležni sektor za


79

komercijalne poslove i marketing u čijem je delokrugu praćenje

izvršenja ugovora o javnoj nabavci ;

- vodi evidenciju svih realizovanih ugovorenih sredstava

finansijskog obezbeđenja, o čemu sačinjava godišnji izveštaj koji se iz

ogranaka preduzeća dostavlja nadležnom sektoru za finansije i onda

objedinjen dostavlja Direktoru preduzeća.

Ugovorena sredstva finansijskog obezbeđenja čuvaju se u službi

odnosno sektoru u čijem su delokrugu finansijsko-računovodstveni

poslovi, koja prati rokove važenja istih i u slučaju da utvrdi da postoji

potreba da se produže rokovi važenja tih sredstava obaveštava službu

odnosno nadležni sektor za komercijalne poslove i marketing.

Isprava o realizovanom sredstvu finansijskog obezbeđenja ispunjenja

obaveza u postupku javne nabavke ili ispunjenja ugovornih obaveza, je

jedan od dokaza negativne reference u smislu Zakona o javnim

nabavkama.

Shodno gore navedenoj proceduri postupaće se i sa svim sredstvima

finanansijskog obezbeđenja definisanim u okviru konkursne

dokumentacije za predmetni postupak javne nabavke.

Postupanje u vezi sa dostavljanjem Upravi za javne nabavke dokaza

negativne reference za neispunjavanje obaveza iz ugovora

Član 100.

Postupanje i odgovornost za dostavljanje Upravi za javne nabavke

dokaza negativne reference, propisano je odredbama člana 68 ovog

internog akta.


80

Pravila stavljanja dobara na raspolaganje korisnicima unutar naručioca

Član 101.

Dobra se krajnjim korisnicima stavljaju na raspolaganje na osnovu

dokumenta – nalog magacinu da izda.

Dobra se dodeljuju na korišćenje na osnovu ličnog zaduženja

zaposlenog sredstvima koja samo on koristi.

Dobra koja su dodeljena na korišćenje organizacionom delu Naručioca

za obavljanje poslova iz njegovog delokruga, a nisu pogodna za lično

zaduženje, evidentiraju se po pripadnosti organizacionom delu

Naručioca, posebno za svaku radnu jedinicu, na osnovu zaduženja

rukovodioca tog organizacionog dela.

Pravila postupanja u vezi sa izmenom ugovora

Član 102.

Izmena ugovora o javnoj nabavci se može vršiti samo u skladu i na

način propisan Zakonom o javnim nabavkama i propisima koji uređuju

obligacione odnose.

Lica iz člana 91 ovog internog akta, koja su zadužena za praćenje

izvršenja ugovora i komunikaciju sa drugom ugovornom stranom u vezi

sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci, u slučaju potrebe za izmenom

ugovora o javnoj nabavci, o tome obaveštavaju pisanim putem:

- u ogranku preduzeća rukovodioca službe gde se obavljaju komercijalni poslovi i marketing,

- u direkciji naručioca pomoćnika direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing,

koji dalje pismeno, sa konkretnim predlogom za izmenu ugovora,

obaveštavaju:


81

- u ogranku preduzeća rukovodioce službe za finansijsko-računovodstvene poslove i službe za pravne poslove,

- u direkciji naručioca pomoćnika direktora za finansije, komercijalne poslove i marketing i pomoćnika direktora za pravne poslove.

Ukoliko druga ugovorna strana zahteva izmenu ugovora o javnoj

nabavci, lica iz stava 2 ovog člana postupaju na isti način, s tim što su uz

obaveštenje dužni da dostave svoje mišljenje o opravdanosti izmena

ugovora.

Predlog Aneksa Ugovora izrađuje i parafira lice pravne struke koje je

učestvovalo u radu Komisije obrazovane za sprovođenja predmetne

javne nabavke.

Sektor odnosno Služba za opšte, pravne i kadrovske poslove

proverava da li su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu

ugovora o javnoj nabavci.

Ukoliko su ispunjeni zakonom propisani uslovi za izmenu ugovora o

javnoj nabavci, Sektor odnosno Služba za opšte, pravne i kadrovske

poslove izrađuje i parafira predlog odluke o izmeni ugovora i predlog

aneksa ugovora, koje predaje na dalju proceduru:


poslove u direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing.

Član 103.

Navedena lica iz prethodnog člana, iz poslednjeg stava, odmah kompletiraju predmet i prosleđuju predlog odluke i aneksa ugovora na parafiranje i potpisivanje i to:

- U ogranku preduzeća predlog odluke i aneksa dalje parafiraju rukovodilac nadležne službe i diplomirani pravnik ukoliko nije on izradio ova akta, nakon čega se prosleđuje Direktoru ogranka na potpis, najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja aneksa ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.

- U direkciji naručioca predlog odluke i aneksa ugovora dalje parafiraju resorni Pomoćnik direktora iz čije oblasti je javna


82

nabavka i Pomoćnik direktora za pravne poslove ili diplomirani pravnik iz Sektora za opšte, pravne i kadrovske poslove, nakon čega se prosleđuje Direktoru preduzeća na potpis najduže u roku od 2 dana. Postupak potpisivanja aneksa ugovora se mora završiti u roku od najviše naredna 2 dana.

Nakon potpisivanja aneksa ugovora od strane odgovornih lica naručioca, zaduženi referent u nadležnoj službi ogranka, odnosno samostalni referent za komercijalne poslove u direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne poslove i marketing, zaduženi su da odmah dostave primerke aneksa ugovora na potpisivanje drugoj ugovornoj strani, koji mora biti zaključen u roku od naredna 2 dana.

Lica iz prethodnog stava su zadužena da u roku od tri dana od dana donošenja, odluku o izmeni ugovora o javnoj nabavci objave na Portalu javnih nabavki i dostave izveštaj Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji.

Postupanje u slučaju potrebe za otklanjanjem grešaka u garantnom roku

Član 104.

Organizacioni deo naručioca koji je korisnik nabavke, pisanim putem

obaveštava lica iz člana 91 ovog internog akta, koja su zadužena za

praćenje izvršenja ugovora i komunikaciju sa drugom ugovornom

stranom u vezi sa izvršenjem ugovora o javnoj nabavci, da postoji

potreba za otklanjanjem grešaka u garantnom roku, a oni o ovome

pisanim putem obaveštavaju drugu ugovornu stranu.

Ukoliko druga ugovorna strana ne otkloni greške u garantnom roku u

skladu sa ugovorom, organizacioni deo naručioca koji je korisnik

nabavke, o tome pisanim putem obaveštava lica iz člana 91 ovog

internog akta.

Nadalje se postupa na način propisan članom 96. ovog internog akta.

Pravila za sastavljanje izveštaja (analize) o izvršenju ugovora

Član 105.

Sastavljanje izveštaja (analiza) o izvršenju ugovora, vrši se na način

opisan u članu 28 ovog internog akta.


83

Zaduženo lice u nadležnoj službi ogranka, sačinjava mesečni izveštaj o

izvršenju ugovora, koji naročito sadrži:

- predmet – naziv nabavke,

- broj ugovora i datum zaključenja,

- naziv dobavljača,

- način izvršenja ugovora (u celosti po zaključenju ugovora, ili

sukcesivno – za max period od..),

- opis toka izvršenja ugovora,

- ukupnu realizovanu vrednost ugovora,

- uočene probleme tokom izvršenja ugovora,

- eventualne predloge za poboljšanje.

Izveštaj o svim ugovorima koji su realizovani u prethodnom mesecu lice

iz prethodnog stava dostavlja samostalnom referentu za komercijalne

poslove u direkciji preduzeća u Sektoru za finansije, komercijalne

poslove i marketing, najkasnije do 10-og u mesecu za prethodni

mesec.

USAVRŠAVANJE ZAPOSLENIH KOJI OBAVLJAJU POSLOVE JAVNIH NABAVKI

Član 106.

Naručilac je dužan da obezbedi kontinuirano stručno usavršavanje zaposlenih koji obavljaju poslove u vezi sa planiranjem javnih nabavki, poslove sprovođenja postupaka javnih nabavki, poslove u vezi sa izvršenjem ugovora kao i poslove kontrole javnih nabavki. Stručno usavršavanje podrazumeva učešće raznim savetovanjima, seminarima, okruglim stolovima i sl. čija je tema javne nabavke. Osim stručnog usavršavanja iz prethodnog stava ovog člana, naručilac je dužan da omogući polaganje ispita za službenika za javne nabavke zaposlenom koji učestvuje u poslovima javnih nabavki, bilo kao član komisije ili kao stručno lice iz oblasti javnih nabavki.


84

POČETAK PRIMENE INTERNOG AKTA

Član 107.


85


86

Documents

INTERNI AKT PROCEDURE - vojvodinasume.rs · postupkom javne nabavke, koji za predmet ima nabavku dobara, pružanje usluga ili izvođenje radova. Narudžbenica: formalni oblik naručivanja