Lånekassen

Styrende dokumenter i Lånekassen – forankring og etterlevelse

Internkontroll i Lånekassen

Adm. dir. Marianne Andreassen

Lånekassen

Lånekassen - hovedtall

Side 2

• 950 000 kunder

• Portefølje på vel 126 milliarder kroner

• Inn- og utbetalinger på om lag 27

milliarder kroner årlig

• Behandler over 1 millioner saker årlig, 60

prosent maskinelt

• 6 millioner besøk på lånekassen.no og 3,9

millioner innlogginger på Dine sider

• 327 årsverk

Lånekassen

Lånekassens oppdrag er tydelig og konkret -

både fra Stortinget og departementet

• Enerett på å forvalte utdanningsstøtteordningene:

‒ på en effektiv, sikker og kvalitativ god måte

‒ kundene skal tilbys effektive og tilgengelige

løsninger

• Bidra til å utvikle regelverket for

utdanningsstøtte

• Moderniseringsprogram siden 2004 – avsluttes i

2014

‒ Mål: Høykvalitetsalternativet

‒ Strategi: Kjernelånekassen

‒ Hovedvirkemiddel: IT-investeringer (over 800

mill. kroner siden 2007)

Side 3

Lånekassen

Intern hovedstrategi:

Digitalt førstevalg

Strategi for samhandling:

Kunden skal levere

informasjon om seg selv ett sted

Lånekassen

Internkontroll

• «Internkontrollen utgjør derfor en viktig

del av styringen gjennom å bidra til at

virksomhetens ledelse har kontroll»

• «…..forutsetter en effektiv internkontroll

en strukturert tilnærming som legger til

rette for kontinuerlig forbedring og

tilpasning til endrede forutsetninger og

risikoer»

Side 5

Lånekassen

Internkontroll – fra teori til praksis

• Det er det vi gjør for å sikre statens og kundenes

verdier og for å nå våre mål gjennom forsvarlig

drift:

‒ ha kontroll på det vi gjør

‒ ha orden i eget hus

‒ å gjøre ting riktig første gang

hjelper oss å bruke kreftene riktig

frigjør kapasitet

• Bidrar til kvalitetsbevissthet og kvalitetsheving

• Bidrar til å bygge tillit og omdømme

6

Lånekassen

1. Et styrings- og kontrollmiljø som reflekterer

ønsket holdning og kultur

Side 7

• Demokrati – lojalitet til politiske

beslutninger

• Rettsikkerhet – likebehandling

• Faglig integritet

• Effektivitet

Forvaltningsverdiene:

Kundestrategi: Fornøyd på første forsøk

Lånekassen

Et styrings- og kontrollmiljø som reflekterer

ønsket holdning og kultur – forts.

Side 8

Arbeidsmiljø - opplæring integrert i endringsprosessene

Lånekassen

2. Tydelighet i myndighet, roller og ansvar i

virksomheten

Side 9

Ansvar og roller er

definert for hver

avdeling med

særlig vekt på

grensesnitt til

andre avdelinger

Lånekassen

3. Dokumentert internkontroll

• Bakteppet:

‒ PwC 2005: ”Godkjenner” internkontrollen i

Lånekassen, men påpeker at den er

uformell, mangler helhetsperspektiv og er

mangelfullt dokumentert.

‒ Det er etter dette etablert et helhetlig

internkontrollsystem som tilrettelegger for :

‒tydelige ansvars- og rolleavklaring og -forståelse

‒kontrollerte endringsprosesser

‒rasjonell dokumentasjon av virksomheten

10

Lånekassen

Bygger på Lånekassens kjerne- og støtteprosesser

Vedlikehold og utvikling av IKT-systemer

KT SAK FVGjør

utdanning mulig

Vedlikehold og utvikling av regelverk

Styring og kontroll

DatafangstKundefront- søknader

- telefon- e-henvendelser- brev- ekspedisjon

Behandling av saker

LåneforvaltningUtbetaling

Opplevd kvalitet

Samfunns-effekt

Lånekassen

Lånekassens system for internkontroll –

«husordensreglene»

Side 12

Lånekassen

Eks.1

Side 14

Lånekassen

15

16

17

Lånekassen

18

Lånekassen

Eks. 2

19

20

21

22

Lånekassen

Eks 3.

23

24

25

26

Lånekassen

Eks. 4

27

28

29

30

Lånekassen

4. Informasjons- og kommunikasjonsflyt som er

tilpasset styrings- og kontrollbehovet

• Linjeprinsippet: Internkontroll er et lederansvar på alle nivåer,

men både ledere og medarbeidere må bidra til at internkontrollen

fungerer i det daglige

‒ Felles strukturer og systemer er oppdatert og brukes

• Et tydelig styringsopplegg gjennom året

‒ Faste rammer for rapportering og dialog

• Åpenhet

‒ Alt er åpent tilgjengelig med mindre det eksplisitt er unntatt

• Evalueringer

• Kontrolltiltak

‒ Faste og engangskontroller

• Løpende avviksrapportering

Side 31

Lånekassen

• Lånekassen har en egen

fagansvarlig for internkontroll

som støtter ledelsen og

tilrettelegger for en enhetlig

og helhetlig tilnærming i

arbeidet med internkontroll

Side 32

Lånekassen

Utfordringer i prosessen

• Hva er nytten?

• Hvor er gulrøttene?

• Hvilken systemstøtte kan vi få?

• Hvilken systemstøtte trenger vi?

• Eierskap til innholdet?

• Eierskap til prosess og struktur (fagansvar for

internkontroll)!

• Lærebøkene bygger store og komplekse

systemer!

33

Anbefaling: Begynne i

det små og der

effekten er størst, og ta

det steg for steg

Lånekassen

Utfordringer når systemet er etablert

• Bruk

• Oppdatering

• Samspill mellom

fellesstrukturer og

avdelingsbehov

• Læringsprosessene!

Side 34

Lånekassen

Veien videre

• Videreutvikling av innhold og struktur i

internkontrollsystemet.

• Skape enda bedre forståelse for nytten av

struktur og systematikk innenfor området

styring og kontroll.

• Forsterke sammenhengene mellom alle

elementene innenfor området styring og

kontroll.

• Videreutvikle dokumentasjon av det

”utvidede” styringssystemet slik at

sammenhenger, roller og ansvar blir enda

tydeligere.

35

Lånekassen