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➢ Unidad de Administración
y Finanzas.
➢ Dirección de Servicios
Administrativos y Bienes.
➢ Subdirección de Bienes y
Servicios.
➢ Departamento de Almacén e Inventario.
INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE
“BIENES MUEBLES” DE OFICINAS GENERALES Y PLANTELES
JUNIO 2021
1
ÍNDICE
Introducción ..................................................................................................................... 3
Glosario ............................................................................................................................ 4
Fundamento legal ............................................................................................................ 7
Leyes. ............................................................................................................................ 7
Códigos. ........................................................................................................................ 7
Decretos. ....................................................................................................................... 7
Normas. ......................................................................................................................... 8
Manuales. ...................................................................................................................... 8
Acuerdos. ...................................................................................................................... 8
Procedimientos. ........................................................................................................... 8
Objetivo ............................................................................................................................ 9
Ámbito de aplicación ..................................................................................................... 10
Sujetos ............................................................................................................................ 11
En Oficinas Generales: .............................................................................................. 11
En Planteles: ............................................................................................................... 11
Responsables ................................................................................................................ 12
Participantes e invitados ............................................................................................... 13
Participantes. .............................................................................................................. 13
Captura de H.E.T.I.A.F.I.. ............................................................................................ 13
Invitados. .................................................................................................................... 14
Procedimiento para el levantamiento físico del inventario de oficinas y planteles .. 15
Etapas para llevar a cabo el inventario físico de bienes muebles. ......................... 15
1. Actividades previas para llevar a cabo el inventario ........................................ 16
2. Revisión física ..................................................................................................... 17
3. Conciliación documental .................................................................................... 19
4. Actualización y emisión del resguardo ............................................................. 20
5. Firma de resguardo ............................................................................................ 21
6. Cédula resumen .................................................................................................. 22
2
Formatos ..................................................................................................................... 24
Entrega de información ............................................................................................. 25
En el caso de Planteles: ......................................................................................... 25
En el caso de Oficinas Generales: ......................................................................... 25
Observaciones ............................................................................................................ 27
Nota: ............................................................................................................................... 29
Anexos ............................................................................................................................ 32
Acta de Inicio .............................................................................................................. 32
Acta de Termino ......................................................................................................... 33
Corte de Formas ......................................................................................................... 34
Corte de Formas ......................................................................................................... 35
Resguardo .................................................................................................................. 36
Cédula Resumen ........................................................................................................ 37
Concentrado de bienes x área .................................................................................. 38
Concentrado de bienes x edificios ............................................................................ 39
Cédula Complementaria ............................................................................................ 40
Actas de Hechos ....................................................................................................... 41
Actas de Donación ..................................................................................................... 42
Actas de Robo y/o Extravió ....................................................................................... 44
Programa de Trabajo .................................................................................................. 46
Vale de entrada ........................................................................................................... 47
Vale de salida.............................................................................................................. 48
Solicitud de usuario ................................................................................................... 49
Entrega de usuario ..................................................................................................... 50
3
Introducción
La Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, a través de la Subdirección de Bienes y
Servicios y la Jefatura del Departamento de Almacén e Inventario, ha elaborado el presente
instructivo para llevar a cabo el inventario físico de activo fijo del Colegio de Bachilleres. Así
como el control y manejo de los mismos.
El presente instructivo establece la manera en que la Unidad de Administración y Finanzas, la
Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, a través de la Subdirección de Bienes y
Servicios y la Jefatura del Departamento de Almacén e Inventario, así como las Autoridades
de Planteles, Director(a), Jefes de Unidad Administrativa, Jefes de la Unidad de Servicios de
Apoyo Académico, Responsables de Almacenes y Responsables de Laboratorio, son
responsables del registro, control, afectación, disposición final y baja de los bienes muebles
propiedad del Colegio de Bachilleres, que son asignados a las áreas académicas y
administrativas para el cumplimiento de sus objetivos de trabajo.
El registro del Inventario de Bienes Muebles, se llevará a cabo en la “Herramienta de Trabajo
de Inventarios de Activo Fijo” H.E.T.I.A.F.I; Así mismo, el presente instructivo, está disponible
en la Herramienta H.E.T.I.A.F.I.
La Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, la Subdirección de Bienes y Servicios y el
Departamento de Almacén e Inventario, presentan este instructivo para su operación y
cumplimiento en las áreas de Oficinas Generales y Planteles del Colegio de Bachilleres.
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Glosario
Activo Fijo Es un bien mueble e inmueble de una empresa o entidad, ya sea tangible o intangible.
Afectación La asignación de los bienes muebles a un área, persona y/o servicio determinado.
Alta de Bienes El registro de los bienes muebles en la herramienta de inventarios (H.E.T.I.A.F.I.) de la dependencia por una nueva adquisición, donación, regularización, pago en especie.
Bienes Muebles Se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones físicas y situación legal.
POR SU NATURALEZA: A) Bienes instrumentales
(Activo Fijo).
Bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Colegio, que tienen una vida útil prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente.
B) Bienes de consumo. Bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades que se realizan en el Colegio, tienen un desgaste parcial, total o que tienen un periodo de vida corto.
C) Obras de Arte. Forman parte del acervo cultural del Colegio, se clasifican en cuadros, pinturas, dibujos y esculturas.
POR SU APROVECHAMIENTO: A) Mobiliario: Escritorios, sillas, mesas, archiveros, etc. B) Equipo: Computadoras, video proyectores, impresoras,
etc. POR SU ORIGEN
A) Bienes propiedad del Colegio:
Bienes que forman parte del patrimonio y que
fueron Incorporados a través de su adquisición ó
donación.
B) Bienes en Comodato Bienes propiedad de un tercero y que
transitoriamente están a disposición del Colegio
C) Bienes propiedad de particulares
Bienes propiedad de los servidores públicos del
Colegio para su uso personal.
5
Glosario
POR SUS CONDICIONES FÍSICAS
A) Bien en uso o en servicio:
Mobiliario y Equipo que todavía permite su uso y Operación con seguridad.
B) Bien en mal estado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas de Seguridad.
C) Bien Inservible: Mobiliario o equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitación es mayor o igual que su valor de reposición.
POR SU SITUACIÓN LEGAL A) Bienes propiedad de
particulares: Bienes propiedad de servidores públicos del Colegio para su uso personal, y que la institución no adquiere responsabilidad sobre ellos.
B) Bien extraviado: Mobiliario y Equipo del que el usuario desconoce su ubicación por extravió, y cuya causa puede ser imputable a él.
C) Bien Robado: Mobiliario y Equipo que le fueron sustraídos al usuario con o sin violencia.
D) Bien Siniestrado: Mobiliario y Equipo que sufrió un deterioro a causa de un accidente o siniestro y puede ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros.
Baja La cancelación del registro de un bien en el inventario de la Entidad, una vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado.
Bienes no útiles Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio.
a) Aún funcionales pero que ya no se requiere para la prestación del servicio.
b) Que se han descompuesto y no son susceptibles
de reparación.
c) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable.
d) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento.
e) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas.
6
Glosario
Disposición final El acto a través del cual se realiza la
desincorporación patrimonial. Donación Cesión de derechos a título gratuito por parte del
propietario de un bien en favor de un tercero. Enajenación Cesión de derechos a título oneroso a favor de
un bien y a favor de un tercero. Entidad El Colegio. Entrada de Activo Documento Elaborado por el Departamento de
Almacén e Inventario para registrar el ingreso de un bien.
Inventario Físico Proceso de la verificación física y documental de los bienes muebles que integran el patrimonio del Colegio, para actualizar los registros de control del departamento de Almacén e Inventario.
Numero de Determinante Número asignado a un bien por el Departamento de Almacén e Inventario, para su identificación, registro y control.
Resguardatario Persona que tiene para su uso oficial, bienes propiedad del Colegio y que están bajo su responsabilidad en tanto no los transfiera a otro trabajador o los entregue al Departamento de Almacén e Inventario.
Resguardo Documento elaborado por el Departamento de Almacén e Inventario, que contiene la relación de bienes bajo la responsabilidad de un trabajador contratado por la institución, y que se emite a través del H.E.T.I.A.F.I.
Salida de Activo Documento elaborado por el Departamento de Almacén e Inventario, para registrar la salida de un bien del almacén a cualquier área del Colegio.
7
Fundamento legal
Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 129 de la Ley General de Bienes Nacionales
que a la letra dice:
Corresponderá a los Oficiales Mayores o equivalentes de las dependencias, la Procuraduría
General de la República y las unidades administrativas de la Presidencia de la República, emitir
los lineamientos y procedimientos específicos, manuales, formatos e instructivos necesarios
para la adecuada administración de los bienes muebles y el manejo de los almacenes.
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Leyes.
- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
- Ley General de Bienes Nacionales.
- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Códigos.
- Código Civil Federal
- Código Federal de Procedimientos Civiles.
Decretos.
-Decreto de Creación del Colegio de Bachilleres, publicado en el Diario Oficial de la
Federación el 25 de enero de 2006.
- Decreto que establece el presupuesto de egresos de la federación para el ejercicio fiscal
2016.
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Fundamento legal
Normas.
• "Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada"
• Normas de Información Financiera (NIF C6)
Manuales.
• Manual de Organización del Colegio de Bachilleres.
• Manual para la Administración de Bienes Muebles y el Manejo de Almacenes del
Colegio de Bachilleres.
• Manual de Contabilidad Gubernamental Para el Sector Paraestatal Federal.
• Manual de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
Acuerdos.
• Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales
y Servicios Generales.
Procedimientos.
• Procedimientos para el Registro y Control de Bienes Muebles Otorgados a la Institución
por medio de Comodato y/o Donación.
La responsabilidad de los bienes registrados bajo su resguardo, estará sujeta a los Art. 3
fracción IV y 4 de la Ley General de Bienes Nacionales; así como de las "NORMAS Generales
para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración
Pública Federal Centralizada", mismas que fueron difundidas en el Diario Oficial de la
Federación el 30 de diciembre de 2004; así como también el artículo 3, fracción III del
modificado Decreto de Creación del Colegio de Bachilleres, publicado en el Diario Oficial de la
Federación el 25 de enero de 2006.
9
Objetivo
El inventario consiste en efectuar el recuento físico de todos los bienes de activo fijo
propiedad del Colegio, así como los bienes donados por C.E.N.E.V.A.L., o cualquier otra
donación de persona física y moral.
Llevar acabo un registro de los bienes que son propiedad del personal que labora en esta
Institución.
Además de Verificar la ubicación, el estado físico, la asociación de la descripción técnica y su
determinante y etiquetado QR guarden congruencia con sus controles, con el objeto de
proporcionar información confiable que apoye a la integración de los estados financieros de la
Institución. Será responsabilidad de las autoridades de Oficinas Generales y los Planteles, no
realizar el inventario físico al 100% de acuerdo con el presente instructivo.
Establecer el control en el registro, afectación, disposición final de bienes muebles propiedad
del Colegio de Bachilleres para proporcionar información eficiente y oportuna a todas las
autoridades fiscalizadoras.
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Ámbito de aplicación
La toma de inventarios físicos de bienes muebles (activo fijo) será responsabilidad en Oficinas
Generales de los titulares de la Subdirección de Bienes y Servicios, de la Subdirección de
Recursos Financieros, del Departamento de Almacén e Inventario y del Departamento de
Contabilidad, mientras que en los Planteles, por la o el Jefe de la Unidad Administrativa,
responsable directo y coordinador de la toma física del inventario; Jefe de la Unidad de Servicio
de Apoyo Académico, responsable directo de la toma física de las áreas de laboratorio,
bibliotecas y aulas de computo; responsable de Almacén, personal de apoyo y Responsables
de Laboratorio de ambos turnos con personal de apoyo.
La toma de inventario físico total deberá efectuarse, cuando menos dos veces al año,
realizando los cortes y las conciliaciones contables correspondientes, considerando la
elaboración de la conciliación por lo menos 10 días hábiles siguientes, contados a partir del
término del inventario.
El presente instructivo es de orden interno y tienen por objeto regular el registro, afectación,
disposición final y baja de bienes muebles propiedad del Colegio de Bachilleres.
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Sujetos
Son sujetos de este instructivo:
En Oficinas Generales:
• Los titulares de la Subdirección de Bienes y Servicios.
• La Subdirección de Recursos Financieros.
• El Departamento de Almacén e Inventario.
• El Departamento de Contabilidad.
En Planteles:
• El Jefe de la Unidad Administrativa, responsable directo y coordinador de la toma física
del inventario.
• Jefe de la Unidad de Servicio de Apoyo Académico, responsable directo de la toma
física de las áreas de laboratorio, bibliotecas y aulas de cómputo.
• Responsable de Almacén Personal de apoyo
• Responsables de Laboratorio de ambos turnos con personal de apoyo.
• Los servidores públicos que tienen asignados bienes muebles y que son propiedad del Colegio de Bachilleres.
Inventario
Oficinas Generales Planteles
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Responsables
Los servidores públicos responsables de vigilar la aplicación y cumplimiento de este instructivo
son: los titulares de la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, de la Subdirección de
Bienes y Servicios la Jefatura del Departamento de Almacén e Inventario, así como las
Autoridades de Planteles, Director(a), Jefes de Unidad Administrativa, Jefes de la Unidad de
Servicios de Apoyo Académico y Responsables de Almacenes.
13
Participantes e invitados
Participantes.
• Jefe del Departamento de Almacén e Inventario
Responsable y Supervisor de la toma física del inventario.
• Responsable de control de inventarios.
• Analistas de la Oficina de Control de Inventarios responsables directos de la toma física de las áreas asignadas por el coordinador.
• Personal adscrito al Laboratorio y de Bibliotecas, como apoyo en la toma física del inventario de sus respectivas áreas.
• El Jefe de la Unidad Administrativa, responsable directo y coordinador de la toma física del inventario.
• Jefe de la Unidad de Servicio de Apoyo Académico, responsable directo de la toma física de las áreas de laboratorio, bibliotecas y aula de computo.
• Responsable de Almacén personal de apoyo.
• Responsables de Laboratorio de ambos turnos con personal de apoyo.
• Responsables de control de Bienes Muebles (Obras de Arte).
Quienes Participan en la Captura de H.E.T.I.A.F.I.
Despues de la toma fisica del inventario se debe de capturar en el H.E.T.I.A.F.I. la
actualizacion de los registros de inventario y agilizar y revisar la captura.
• Jefe del Departamento de Almacén e Inventario.
• Responsable y Supervisor, de la toma física del inventario.
• Responsable de control de inventarios.
• Responsable y Supervisor.
• Jefes de Unidad en Planteles.
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Participantes e invitados
Invitados.
• Representante del Departamento de Contabilidad. • Representante del O.I.C.
• Representante del Despacho de Auditoria Externa.
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Procedimiento para el levantamiento físico del inventario de oficinas generales y planteles
Etapas para llevar a cabo el inventario físico de bienes muebles.
1. Actividades Previas para llevar a cabo el inventario.
2. Revisión física.
3. Conciliación documental.
4. Actualización y emisión del resguardo de activo fijo por usuario.
5. Firma del resguardo de activo fijo.
6. Cédula Resumen.
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1. Actividades previas para llevar a cabo el inventario
Comunicado a los participantes.
El Titular de la Unidad de Administración y Finanzas del Colegio de Bachilleres, enviará Oficio Circular a los participantes invitándolos a:
• La reunión previa al inventario donde se dará lectura a este instructivo.
• Se indicará la fecha de inicio y término del inventario de bienes muebles.
• Se solicitará que las áreas brinden las facilidades necesarias al personal participante del inventario para llevar a cabo el mismo.
Antes de iniciar el levantamiento físico del inventario, se debe proceder a revisar y actualizar
los saldos del inventario en la Herramienta H.E.T.I.A.F.I., para que éstos reflejen cifras iniciales
al 31 de diciembre del 2020.
En la Herramienta H.E.T.I.A.F.I. se deberá hacer la captura de los movimientos de entradas y
salidas del 6 de enero al 20 de mayo de 2021, mismos que se reflejaran en la Cédula de
Resumen del inventario físico de activo fijo. Los movimientos posteriores en caso de existir se
registrarán al 31 de julio del 2021.
Corte de Formas. Levantar el Acta de inicio.
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2. Revisión física
Se llevará a cabo la revisión física de los bienes muebles asignados a los usuarios con el personal participante descrito anteriormente, del 8 de junio al 7 de julio 2021. Para agilizar la toma física del inventario, se deberá apoyar con el Resguardo del periodo anterior ya que este documento es la base para actualizar al momento de la toma física los bienes muebles y los datos del responsable del resguardo. Asimismo, se deberá cotejar los datos de las etiquetas de código Q.R con los vales de resguardo registrado en todos los bienes, la Determinante y la clave CABM, así como el número de serie de cada uno de los bienes que lo contengan; en caso del equipo de cómputo, deberán considerar el C.P.U y el monitor en su caso, ejemplo:
CPU: 06873042 MON: HA361227
Los teclados, monitores, ratones y tarjetas de red entregados a partir del mes de junio del 2002, son considerados material de consumo, así como las cámaras web. En la columna de observaciones, anotar como complemento o nota aclaratoria la que corresponde al bien. Registrar el nombre completo de responsable del resguardo, matrícula, registro federal de causantes, C.U.R.P. y puesto. Se colocará la etiqueta del número de inventario a los bienes que por algún motivo no cuenten con ella.
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2. Revisión física
Los usuarios deberán informar mediante oficio o correo electrónico al Titular de la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, y a los Directores (as) de Planteles, con copia al Departamento de Almacén e Inventario de los bienes que se encuentren en préstamo a otras áreas del Colegio, en reparación o que se encuentren fuera de las instalaciones, presentando el vale de salida indicando el motivo del porque no se encuentran en las instalaciones, firmado de autorización por el Jefe inmediato, el vale de salida no será mayor a un año. Los bienes personales que por algún motivo se ingresen a las instalaciones del Colegio de Bachilleres, deberán reportar su ingreso en la recepción al personal de seguridad, de lo contrario si dichos bienes son identificados en la revisión física y no fueron reportados, se solicitará al usuario presente los documentos que acredite su propiedad, si no llegarán a justificar su propiedad, dichos bienes serán integrados al inventario a los cuáles se les colocará una etiqueta con la leyenda “PERSONAL”.
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3. Conciliación documental
Realizada la captura y elaboración de los resguardos de activo fijo que integran cada una de las áreas o edificios de planteles; la Herramienta H.E.T.I.A.F.I., estará en condiciones de proporcionarnos el concentrado individual por área; así como también el concentrado general por áreas, lo consiguiente será el resultado de nuestro inventario físico, “la Cédula Resumen”.
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4. Actualización y emisión del resguardo
Una vez que se ha llevado a cabo la revisión física y conciliación documental, se llevara a cabo la emisión del resguardo de bienes por usuario.
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5. Firma de resguardo
En el resguardo considerado original, el responsable del resguardo deberá verificar sus bienes para que exista la debida conformidad y responsabilidad de su custodia. Una vez que el usuario confirme que los bienes asignados en su resguardo de activo fijo, corresponden a los bienes que físicamente tiene bajo su custodia, procederá a firmar en dos tantos. Los resguardos originales de Oficinas Generales deberán permanecer en la oficina de control de inventarios, y en el caso de Planteles, deberán turnar una copia a esta oficina para su verificación correspondiente. Estos mismos resguardos servirán de base para el inventario semestral de Activo Fijo que se celebre el semestre inmediato posterior o para la revisión física por muestreo. Los resguardos originales de Planteles deben permanecer en el Plantel para cualquier aclaración.
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6. Cédula resumen
La Cédula Resumen del Inventario físico de Bienes Muebles se generará sistemáticamente y
contendrá los siguientes datos:
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
“NOMBRE DEL ÁREA O PLANTEL”
“INVENTARIO FÍSICO AL 30 DE JUNIO DEL 2021”
SALDO: Al 31 de diciembre del 2020.
ENTRADAS: Del 6 de enero al 20 de mayo del 2021.
SALIDAS: Del 6 de enero al 20 de mayo del 2021.
SALDO CONTABLE: Al 30 de junio del 2021.
SALDO INV. FÍSICO: Al 30 de junio del 2021.
Diferencias de + (-), en la columna de observaciones deberá anotar la causa de la diferencia.
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6. Cédula resumen
La Cédula Resumen deberá de ser entregada en dos formatos debidamente requisitados, en
archivo e impresos de manera horizontal, cada hoja contendrá los títulos, subtotales por hoja,
numeradas y fecha de impresión. La última hoja contendrá totales, nombre y firma de quien
elaboro, reviso y visto bueno.
FORMATO
IMPRESA
FIRMADA
C.D.ó
CORREO
H.E.T.I.A.F.I.
X
X
PDF del H.E.T.I.A.F.I.
y en formato
EXCEL
X
X
X
HOJA DE
DIFERENCIAS
X
X
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Formatos
1. Acta de inicio (Anexo 1).
2. Acta de termino (Anexo 2).
3. Corte de formas, deberá incluir las entradas y salidas de activo fijo por separado realizadas del 6 de enero al 30 de junio del 2021. Los movimientos posteriores se registrarán al 31 de julio del 2021. (Anexo3).
4. Resguardos de Activo Fijo, copia debidamente requisitada, por parte de planteles solo al almacén. (Anexo 4)
5. Cédula Resumen. (Anexo 5)
6. Concentrados por área o edificio. (Anexo 6)
7. Cédula complementaria (en caso de existir). (Anexo 7)
8. Actas de donación, de hechos, robo y/o extravió (en caso de existir). (Anexo 8)
9. Programa de Trabajo para la realización del inventario, con personal participante, supervisor y auxiliares de conteo y de apoyo, dicha propuesta de formato podrá ajustarse o modificarse de manera libre, dependiendo del tamaño del plantel, área y personal con que se cuente. (Anexo 9)
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Entrega de información
La información mencionada anteriormente, se deberá entregar a más tardar en las fechas establecidas por la Dirección de Administración Presupuestal y Recursos Financieros y el Departamento de Almacén e Inventario, según correo electrónico u oficio anexo que proporcionará el Departamento de Contabilidad. El Inventario de Activo Fijo se deberá entregar personalmente en el Departamento de
Contabilidad, y con copia al Departamento de Almacén e Inventario mediante oficio firmado
por el director del Plantel, Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios o responsables de
control de Bienes Muebles; Aclarando que el Departamento de Almacén e Inventario recibirá
su inventario; una vez que el Departamento de Contabilidad, Oficina de Control Patrimonial,
dé su visto bueno.
La siguiente información se recibirá en el Departamento de Almacén e inventario a más tardar
el día 04 de agosto del 2021, día en que se enviará a la Dirección de Comunicación y
Publicaciones para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Contabilidad
Gubernamental, en su artículo 27, 2º párrafo.
En el caso de Planteles: • Por el (la) Jefe (a) de la Unidad Administrativa con el apoyo del (la) Jefe de la Unidad
de Servicios de Apoyo Académico.
• Responsable de Almacén Personal de apoyo.
En el caso de Oficinas Generales: • Jefe del Departamento de Almacén e Inventario Responsable y Supervisor, de la
toma física del inventario.
• Analistas de la Oficina de Control de Inventarios Responsables directos de la toma física de las áreas asignadas por el coordinador.
• Personal adscrito al Departamento de Laboratorio y del Departamento de Bibliotecas, como apoyo en la toma física del inventario de sus respectivas áreas.
• Personal Responsable de control de Bienes Muebles.
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Entrega de información
Debe entregarse el original de los Concentrados por área o edificio y la Cédula Resumen al Departamento de Contabilidad y copia al Departamento de Almacén e Inventario, oficina de control de Inventarios. Deberá cumplir con las fechas señaladas en el Instructivo para la realización de la toma física
y entrega del Inventario.
No se recibirá información incompleta ni se dará prorroga por ningún motivo o circunstancia.
Se sugiere que la información se entregue en carpeta verde tamaño carta.
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Observaciones
1. De los bienes que se tengan en calidad de préstamo o donados por parte del CENEVAL o de otras Dependencias, donde no se haya enviado el vale de salida del Departamento de Almacén e Inventario, se deben considerar normalmente a nombre del responsable del bien y registrarlos en una Cédula complementaria por separado.
2. En caso de contar con la presencia de algún representante de Contraloría Interna o Auditoria Externa, preguntar si desea registrar su presencia sin que esta ocasione ningún compromiso de validar la información.
3. ALTAS DE BIENES MUEBLES.
El valor de los bienes instrumentales al momento de efectuar su alta en los inventarios, será el de su adquisición; en caso de no conocer el valor de adquisición de algún bien, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de inventario por la Jefatura del Departamento de Almacén e Inventario, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su caso, el que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes, en cumplimiento a lo establecido en la Norma Séptima de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.
4. En caso de que el Colegio de Bachilleres carezca del documento que acredite la propiedad de un bien, el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios para efectos de control administrativo procederá a elaborar acta administrativa de hechos, en la que se hará constar que el bien es propiedad del Colegio y que figura en sus respectivos inventario, en cumplimiento a lo establecido en la Norma Octava de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, dichos bienes se reportarán en la conciliación semestral que se elaboré entre las Jefaturas de Almacén e Inventario y Contabilidad.
28
Observaciones
5. BAJAS DE BIENES MUEBLES.
El Titular de la Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, de la Subdirección de Bienes y Servicios a través de la Jefatura del Departamento de Almacén e Inventario, establecerá las medidas necesarias para evitar la acumulación de bienes no útiles, así como desecho de los mismos, en cumplimiento a lo establecido en la Norma Vigésima de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Para tramitar la baja de bienes muebles que han dejado de ser útiles, deberán cumplir con las siguientes actividades:
a) Enviar a la Jefatura del Departamento de Almacén e Inventario la Solicitud de Baja de
Bienes Muebles.
b) En caso de ser bienes informáticos, equipos de laboratorio, audio y video, previo a la solicitud de baja de los bienes, deberán entregar Dictamen Técnico de No Utilidad en el que indiquen el motivo por el cual ya no son útiles.
c) Formalizada la solicitud de Baja de Bienes Muebles, y en su caso, Dictamen Técnico de No Utilidad, deberán realizar la venta de los Bienes Muebles; una vez realizada y documentada, esta se enviará a personal del Departamento de Almacén e Inventario, para continuar su trámite de disposición final con el departamento de Contabilidad, y darlos de baja del patrimonio del Colegio de Bachilleres.
d) Estos bienes se integrarán al Programa Anual de Disposición Final de los Bienes Muebles del Colegio de Bachilleres.
e) Por lo anterior, en caso de que las áreas del Colegio de Bachilleres cuenten con bienes muebles que puedan estar en condiciones de uso por otra área o ya no le sean de utilidad; podrán ser reasignados a las áreas que lo requieran previo conocimiento del Departamento de Almacén e Inventario, o en su caso, se deberán enviar los bienes al Almacén General para que este realice la promoción ante las áreas del Colegio o el destino final de los mismos.
29
Observaciones
6. BIENES NO LOCALIZADOS.
Del resultado de la realización del inventario de bienes muebles no sean localizados
algunos, el usuario efectuará las investigaciones necesarias para su localización, si una
vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes no son encontrados, se
levantará el Acta Administrativa correspondiente haciendo constar los hechos.
7. CONCILIACIÓN DE SALDOS DE BIENES MUEBLES ENTRE LAS ÁREAS DE CONTABILIDAD Y DE ALMACÉN E INVENTARIO
Se llevará a cabo de manera mensual y semestral, la conciliación de saldos de bienes
muebles entre las Áreas de Contabilidad y de Almacén e Inventario, contemplando todos
los movimientos de altas y bajas que se generaron durante estos periodos.
Nota:
30
Para atender dudas o comentarios respecto a la HERRAMIENTA DE TRABAJO DE
INVENTARIOS DE ACTIVO FIJO (H.E.T.I.A.F.I.) comunicarse a los siguientes teléfonos y
correo electrónico:
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO 55 5624-4100 EXT. 4702,03
Oficina de Control de Inventarios 55 5624 4100 Ext. 4700
Guillermo Navarrete Huerta 55 5143 0972
Enrique Meléndez Martínez Torres 55 7569 1735
Soporte H.E.T.I.A.F.I.: [email protected], [email protected]
Elabora
Revisa
C. Israel Daniel Miranda Maltos
Jefe del Departamento de
Almacén e Inventario
C. Juan Carlos Maya García
Subdirector de Bienes y Servicios
Vo. Bo
Lic. Jorge Guerrero Almaraz
Director de Servicios Administrativos y Bienes
31
Anexos
ANEXOS AL INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE
“BIENES MUEBLES” DE OFICINAS GENERALES Y PLANTELES
DICIEMBRE 2020
32
Anexo 1
Acta de Inicio
33
Anexo 2
Acta de Termino
34
Anexo 3
Corte de Formas
35
Anexo 3
Corte de Formas
36
Anexo 4
Resguardo
37
Anexo 5
Cedula Resumen
38
Anexo 6
Concentrado de bienes x área
39
Anexo 7
Concentrado de bienes edificios
40
Anexo 8
Cedula Complementaria
41
Anexo 9
Actas de Hechos.
42
Anexo 10
Actas de Donación.
43
44
Anexo 11
Actas de Extravió.
45
46
Anexo 12
Programa de Trabajo
47
Anexo 13
Vale de entrada
48
Anexo 14
Vale de salida
49
Anexo 15
Solicitud de usuario
50
Anexo 16
Entrega de usuario
51
52
53
54
➢ UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
➢ DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES.
➢ SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
➢ DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO.
INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE
“BIENES MUEBLES” DE OFICINAS GENERALES Y PLANTELES
JUNIO 2021
![INVENTARIOS [Modo de compatibilidad]sedboyaca.gov.co/descargas2010/INVENTARIOS.pdf · Organización: realización del inventario y su avalúo ... encargados de los bienes y del inventario)y](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/5ba5c51609d3f2ee718cf32f/inventarios-modo-de-compatibilidad-organizacion-realizacion-del-inventario.jpg)
