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Archivo Institucional
Instructivo para la Gestión de Documentos
Elaborado por:
Laura Espinoza Rojas
COLABORADORAS:
Maritza Contreras Álvarez
Evelyn Carolina Chaves segura
Aliana Gómez Arias
Marjorie Jiménez Sánchez
Grettel Sánchez Hernández
2018
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Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN 4
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 5
1. Clasificación de documentos 6
Organización del Archivo Físico y Electrónico 7
ARCHIVO FÍSICO 7
ÁMBITO No. 1 Oficina productora 7
ÁMBITO No.2 Institución a la que pertenece la oficina productora 9
ÁMBITO No.3 La Administración Pública 9
ÁMBITO No.4 Las empresas privadas 9
ÁMBITO No.5 Los particulares 9
ÁMBITO No. 6 Organismos internacionales 10
Resguardo de los documentos en las cajas de archivo 11
ARCHIVO ELECTRÓNICO 14
2. Ordenación de documentos 18
3. Descripción de documentos 18
Archivos de gestión 19
A. Documentos recibidos 19
Control de Documentos Recibidos 20
B. Documentos enviados 20
Control de Documentos Enviados 21
Tutorial para completar el Control de Documentos Funcional 22
Inventarios 27
Listas de Remisión 27
Archivo institucional y periféricos 27
Listas de Remisión 27
Inventarios 28
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4. Valoración, Selección y Eliminación 29
Valor primario 29
Valor secundario (científico-cultural) 30
Elaboración de Valoraciones documentales 30
Pasos para la realización de las valoraciones de documentos 31
Pasos para la eliminación de documentos 32
Pasos para la remisión o traslado de documentos 33
5. Conservación 35
Conservación preventiva 35
Restauración 36
6. Uso del correo electrónico 37
Glosario 45
Referencias Bibliográficas 58
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INTRODUCCIÓN
El presente documento nace en respuesta a la necesidad de regular la
gestión de documentos en la Universidad Técnica Nacional, con el objetivo
de normalizar la organización de los distintos archivos de las unidades
administrativas, según los procesos técnicos archivísticos de clasificación,
ordenación, descripción, selección, eliminación, valoración y conservación
de documentos.
Por tanto, este instructivo pretende brindar una guía en materia de gestión
de documentos, el cual se ampliará y actualizará periódicamente por el
Archivo Institucional con la colaboración de los Archivos Periféricos y
Especializados de las distintas Sedes de la Universidad.
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PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
La gestión de los documentos engloba la realización de los procesos
técnicos archivísticos, los cuales permiten la organización, fácil acceso y
consulta de la información plasmada en los documentos. Dichos procesos
están constituidos por la clasificación, la ordenación, la descripción, la
valoración, selección y eliminación (evaluación documental), y por último,
la conservación de los mismos.
Documentos de Archivo
Concepción
Clasificación
Ordenación
Descripción
Valoración
Conservación
Sí o No
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1. Clasificación de documentos
Es el proceso intelectual que permite agrupar los documentos en forma
jerarquizada, por grupos o clases. Para esto se debe respetar el principio
de procedencia. El principio de procedencia establece que no se deben
mezclar los documentos de un fondo documental, con documentos de
otro fondo.
El proceso de clasificación se realiza a través de la elaboración de un
cuadro de clasificación, el cual contiene una estructura jerárquica y lógica
del fondo documental. En este se define el tipo de clasificación a utilizar. El
cuadro de clasificación adjunto es una base que parte de las funciones,
procesos, actividades, tareas y procedimientos que dan origen a los
documentos de la Universidad Técnica Nacional y está sujeto a
modificaciones. Este cuadro de clasificación debe actualizarse al menos
una vez al año y se aplicará en forma simultánea al archivo electrónico.
Dicho cuadro de clasificación es de acatamiento obligatorio, conforme a
las necesidades de cada unidad administrativa (Anexo 1) disponible en
forma actualizada en el enlace:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1k0P0d6YoUnpdME2JtvRNlRjtUK4i
NBtFvZel4R5hUSU/edit#gid=251910719 .
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Organización del Archivo Físico y Electrónico
ARCHIVO FÍSICO
Las gavetas del archivador (archivo de gestión) incluirán lo siguiente:
1. Carpetas colgantes: soporte donde se colocan los documentos
organizados de acuerdo a su tipo documental y manteniendo el orden
de los documentos.
2. Folders o carpetas manilas: lugar donde se guardan los documentos
para su protección.
3. Pestañas: dividen la gaveta en los 6 ámbitos de clasificación (los cuales
se explicarán más adelante), además identifica dentro de cada
ámbito las secciones o sub-secciones.
4. Marbetes: etiquetas que se le colocan a los folders.
5. Las guías de división del fondo documental serán dadas a través de las
pestañas, las cuales se colocarán en el siguiente orden:
a. Pestañas primarias o principales: Se colocan en el centro de la
carpeta colgante. Identifican cada uno de los seis ámbitos.
b. Pestañas secundarias: Se colocan en primera posición de la
carpeta colgante. Identifica cada elemento que conforma cada
ámbito.
c. Pestañas especiales: Se colocan en segunda posición. Una vez
identificado o rotulado cada elemento que compone cada
ámbito, divide a este en sub-secciones.
ÁMBITO No. 1 Oficina productora
Estará constituido por todos los tipos documentales que genere la oficina
productora en este caso, como consecuencia de la relación interna y
externa.
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Se dividirá, conforme a las funciones sustantivas y facilitativas de cada
dependencia. Ejemplo:
Material Didáctico
Programas
Capacitar
Expediente Equipo de trabajo
Coordinar
Funciones Sustantivas
Presupuestos anuales
Solicitudes de presupuesto
Presupuestar
Plan anual operativo (PAO)
Planificar
Evaluaciones archivos de gestión
Evaluar
Reglamento SUGED
Manual de Producción Documental
Circulares
Dirigir
Solicitudes de vales
Solicitudes de vacaciones
Solicitudes de presupuesto
Solicitudes de préstamo de documentos
Solicitudes de materiales (requisiciones)
Solicitudes de mantenimiento
Solicitudes de compras
Solicitudes de compra de bienes y
servicios
Presupuestos anuales
Plan anual operativo (PAO)
Listas de remisión
Liquidaciones de viáticos
Fracción del expediente de personal
Expediente Sistema de Evaluación y
Valoración del Riesgo (SEVRI)
Asignación de bienes
Controlar
Funciones facilitativas
Ámbito No.1 Oficina Productora
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ÁMBITO No.2 Institución a la que pertenece la oficina productora
Se agrupan los documentos de manera que representen la relación de la
oficina productora con las otras oficinas de la institución, respetando la
estructura orgánica de ésta. Cada Dirección estará subdividida en los
departamentos o unidades que contenga, clasificando y agrupando los
documentos por tipo documental.
Como algunas sedes de la Universidad imparten unas carreras y otras no,
se colocaron al final del ámbito 2, para que se escojan las
correspondientes a cada sede.
Además, se añadió un apartado de entidades relacionadas a la UTN, que
si bien es cierto no forman parte de la Universidad, trabajan en forma
interdependiente.
ÁMBITO No.3 La Administración Pública
En este ámbito se agrupan los documentos que la oficina productora envía
y recibe de las instituciones públicas con quién se mantiene algún vínculo,
clasificando y agrupando los documentos por tipo documental.
Se ordenan según el organigrama del Sector Público Costarricense.
ÁMBITO No.4 Las empresas privadas
Lo conforman los documentos que la oficina productora recibe o envía a
las organizaciones privadas. Se ordenan alfabéticamente.
ÁMBITO No.5 Los particulares
Se agrupan los documentos que la oficina productora recibe o envía de
las personas físicas y particulares que no pertenecen a la Administración
Pública ni a las Empresas Privadas y que mantienen algún vínculo con la
institución. Se ordenan alfabéticamente.
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ÁMBITO No. 6 Organismos internacionales
Se agrupan los documentos que la oficina productora recibe o envía de
las empresas u organismos internacionales, ordenando cada carpeta por
orden alfabético y por tipo documental.
Es recomendable tener un índice de archivo, en caso de que sea
necesario, cerca del archivador, para que los documentos sean
fácilmente accesibles. Algunas veces los compañeros toman los
documentos en ausencia de la asistente administrativa, por lo que es
recomendable tener hojas testigo o boletas de préstamo de documentos
(las plantillas están disponibles en la intranet).
La información se organiza de acuerdo al principio de procedencia y
clasificada de acuerdo a la serie o tipo documental, por ejemplo:
-Circulares
-Informes
-Memorandos
-Solicitudes
-Correspondencia: Este tipo de documento se recibe en todas las unidades
administrativas y presenta las siguientes características:
· Pueden ser originales o copias.
· No está enlazada a ningún procedimiento administrativo.
· Brinda información de muy diferente tipo.
· No se debe clasificar y ordenar por enviada y recibida, sino que
cada carta debe ir unida a su respuesta.
· Cuando la carta, tanto enviada como recibida, forma parte de un
expediente, se ordena en dicho expediente.
· La correspondencia se archiva en función de la información adjunta
cuando remite información importante, tales como facturas,
informes u otros documentos.
· La correspondencia que no acompaña a una información
importante ni forma parte de un expediente, y tiende a ser más
genérica o rutinaria, se organiza como tal.
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Cada año, se debe actualizar el cuadro de clasificación, con base en las
especificaciones que brinde el Archivo Institucional. Las carpetas deben
ser cambiadas anualmente y colocadas en cajas de archivo (ver anexo 2),
de manera que no se mezclen los años dentro de las carpetas, a no ser
que se trate de expedientes.
Resguardo de los documentos en las cajas de archivo
Una vez con los documentos debidamente clasificados y ordenados
cronológicamente, se procede a resguardarlos en cajas.
Cada unidad documental (carpeta), debe numerarse con lápiz, en la
esquina superior derecha. Se numeran del 1 al infinito y se ordenan
cronológicamente en cada caja.
Las cajas se numeran de la siguiente forma:
1. Archivos Especializados o Periféricos: del 1 en adelante por serie
documental.
2. Archivos de gestión o de oficina: en forma anual.
Es necesario tener presente que al momento de realizar la tabla de plazos
de conservación de documentos y de remitir los documentos al Archivo
Periférico, Especializado o Institucional, las cajas deben estar numeradas
consecutivamente por serie documental.
Las cajas a usar en forma institucional para guardar los documentos de
archivo son tipo sobre de una sola pieza, libres de ácido de 690 mm x 1021
mm.
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Cajas llenas y rotuladas
Nota: La perforación circular de la caja permite su manipulación.
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ARCHIVO ELECTRÓNICO
Se custodiará en el archivo electrónico todo tipo documental producto de
las funciones, actividades y trámites que se realicen en las dependencias,
siempre que los documentos estén debidamente sellados y firmados, ya
sea en forma escaneada o con firma digital.
Al igual que en el papel, los documentos con firma electrónica o
escaneados deberán ser trasladados al responsable del archivo de
gestión, a fin de que dichos documentos sean archivados. Se debe
recordar, que el marco nacional vigente no permite escanear un
documento y eliminar el original en papel.
Paralelamente al archivo físico, el archivo electrónico estará dividido en
seis ámbitos, con sus correspondientes componentes y subdivisiones.
Las carpetas deben ser cambiadas anualmente y deben crearse respaldos
periódicos para garantizar el acceso a la información.
Para los documentos en borrador (sin firma y sello), que son aquellos
editables en Word, Excel u otros, se llevarán aparte en una carpeta con el
nombre de la oficina.
Por tanto, en cada computadora de cada encargado o encargada de
archivo de gestión, habrá dos carpetas en donde se guardarán
exclusivamente los documentos de trabajo.
1. Archivo Electrónico
2. Nombre de la Oficina (Archivo Periférico en el ejemplo adjunto)
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Carpeta No.1 Archivo Electrónico
Se subdivide en años y dentro de cada año los ámbitos
correspondientes.
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En cada ámbito se debe agregar carpetas según el tipo documental.
Dentro de cada carpeta se colocan los documentos firmados y sellados en
pdf o si fuera el caso, con firma digital.
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Carpeta No.2 Nombre de la Oficina
(Archivo Periférico en el ejemplo adjunto)
Dentro de cada una de estas carpetas se subdividirán los documentos por
año.
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Dentro de cada carpeta anual se resguardarán los documentos de trabajo.
2. Ordenación de documentos
Está muy relacionado con la clasificación de los documentos, ya que es el
paso siguiente. Los documentos se pueden ordenar de las siguientes
maneras: cronológica, alfabética, numérica o topográfica.
Dentro de las carpetas, los documentos se ordenan cronológicamente, en
forma ascendente o descendente, según su fecha de recibido. También
pueden ordenarse numéricamente.
3. Descripción de documentos
La descripción archivística es el proceso que permite el acceso y control
de la información contenida en los documentos. Para esto se hace uso de
instrumentos descriptivos que permiten facilitar el acceso a los documentos
a través de la recuperación de la información, además mantiene un
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control sobre los documentos creados y consultados por los clientes o
usuarios. Los instrumentos descriptivos varían según el tipo de archivo
(gestión, central, histórico). Dentro de los instrumentos descriptivos y de
control encontramos: guías de archivo, inventarios, listas de remisión,
índices.
En los archivos de gestión deben existir auxiliares de control e instrumentos
de descripción y consulta de documentos. Los archivos de gestión
elaborarán inventarios de sus fondos documentales, de acuerdo a la
naturaleza de estos y con las prioridades del servicio.
Asimismo, se llevarán los auxiliares de control, como registros de
transferencia, listas de remisión, índices y aquellos documentos que apoyen
el control.
Archivos de gestión
En los archivos de gestión se aplicarán como mínimo los siguientes
controles:
A. Documentos recibidos
Procedimiento para recibir documentos:
Al momento de recibir los documentos por parte de la Asistente
Administrativa, se aplica el sello de recibido, se firma y se anota en el
Control de Documentos Recibidos sea en electrónico o en papel. Esto
implica:
Revisar el documento para verificar que contenga todo lo que se indica en
la nota, adjuntos o anexos. Si viene acompañado con un documento que
por sus características (folleto, revista, CD, entre otros), no se puede
archivar en una carpeta convencional, entonces se debe indicar donde se
colocó dicho documento.
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Control de Documentos Recibidos
Debe contener:
− Número de documento, corresponde al número que se asigna al
documento conforme estos ingresan, inicia a partir del primer
documento del año, asignando el número 1 al primer documento
hasta el último en ingresar al final de ese año.
− Fecha.
− Número de consecutivo que indica el documento.
− Enviado por.
− Departamento.
− Sede/Centro o Administración Universitaria.
− Dirigido a.
− Asunto.
− Adjunto.
− Archivado en.
− Asignado a.
− Seguimiento.
1. Se traslada al jefe inmediato, quien anota a quién se le asigna el
documento.
2. En caso de ser necesario se escanea, se le hace el link del
documento al “número de consecutivo” y se sube dentro de la
carpeta correspondiente, por parte de la Asistente Administrativa a
la persona designada. (Ver anexo 3 o 4, hoja de documentos
recibidos).
B. Documentos enviados
Procedimiento para emitir documentos:
1. Se solicita el número de consecutivo, según su tipo documental a la
Asistente Administrativa y se asigna el número.
2. En ausencia de la asistente administrativa, se debe designar a un
funcionario encargado de asignar el número de consecutivo.
3. Se envía o se entrega el documento final a la asistente administrativa en
formato PDF y/o Word.
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4. El jefe inmediato, antes de entregar la versión final del documento a la
asistente administrativa, tendrá el deber de:
a. Revisar que el documento esté completo, es decir, que contenga
los adjuntos o anexos.
b. Revisar que esté libre de errores ortográficos.
c. Revisar que sea la última versión.
Una vez recibido el documento final de parte de la jefatura, la asistente
administrativa debe realizar las siguientes actividades:
− Verificar que el número de consecutivo asignado al documento sea el
número que le entregó a la persona solicitante.
− Verificar la fecha en que será entregado el documento.
− Revisar los documentos adjuntos o anexos.
− Revisar la ortografía.
− Revisar formatos de estilo del documento.
− Previa autorización, imprimir el documento definitivo con su respectiva
numeración y copias.
− Recolectar la firma del jefe inmediato.
− Estampar el sello correspondiente.
Control de Documentos Enviados
En este registro se llevará un control de los documentos que envía la
unidad, sea en electrónico o en papel, y debe contener al menos la
siguiente información:
− Fecha.
− Número consecutivo que indica el documento.
− Enviado por.
− Dirigido a (institución, departamento y/o nombre de la persona).
− Asunto (Se puede utilizar en las cartas).
− Adjuntos.
− Copiado a.
− Seguimiento.
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En el proceso de escaneo, se realizará un hipervínculo en el apartado de
“número de consecutivo”, en el cual se enlazará al documento
correspondiente. (Ver anexo 3 o 4, hoja de documentos enviados)
En caso de utilizar el anexo 4 para registrar el control de documentos
enviados y recibidos, se muestra el siguiente tutorial para su uso.
Tutorial para completar el Control de Documentos Funcional
(Basado en la versión DGTI-FO- 10001101)
a. Portada:
Esta sección no se debe tocar, excepto para cambiar la nomenclatura perteneciente
a su área.
b. Instrucciones:
En esta sección encontrará las instrucciones generales para la utilización del
instrumento.
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c. Control:
Para completar esta sección siga las siguientes indicaciones:
1. Número Documento (Consecutivo): La forma correcta de ingresar el
consecutivo es; por ejemplo “2018-01”, donde el año quedará consignado de
primero.
2. Fecha Enviado/Recibido: Esto depende de si es un documento enviado (fecha
de enviado) o recibido (fecha de recibido).
3. Consecutivo: Se debe consignar el consecutivo del documento enviado o
recibido, por ejemplo “AI-05-2018”, “CIRCULAR DGF-28-2018”.
4. Fecha Oficio: Debe colocar la fecha en que se elaboró el oficio.
5. Sede/Centro/Institución: Se refiere a la Sede o Centro a la que se envía o de la
que se recibe el documento. Se debe escoger una de las opciones que
aparecen en el menú desplegable. En caso de requerir consignar otra
instancia interna o externa que no se encuentre en la lista, deberá agregarlo
siguiendo los pasos a continuación:
Váyase a la sección u hoja de “Parametrización”, y en la columna
“Sede/Centro/Institución”, encontrará numeradas las instancias pre-
establecidos. Siguiendo la numeración correspondiente, escriba el nombre
de la instancia con el que desea trabajar.
En la sección de “Control”, en la columna “Sede/Centro/Institución”,
automáticamente se actualizará la lista.
6. Procedencia: Se refiere al área o departamento al que se envía o del que se
recibe el oficio.
7. Forma de Entrega: Personal o digital
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8. Asunto: Se debe colocar el asunto consignado en el documento. Se refiere a la
breve descripción del contenido del mismo.
9. Remitente: El nombre de quien envía el documento.
10. Dirigido a: El nombre de quien va dirigido el documento.
11. Tipo de Firma: Se debe elegir una de las tres opciones que aparecen el menú
desplegable (Firma manuscrita, Firma digital o Documento escaneado).
12. Adjuntos (Sí/No): La respuesta debe ser sí o no.
13. Asignado a: Se debe colocar el nombre del funcionario a quien se le asignó el
documento para tramitar la respuesta respectiva. Podría requerir
parametrización, así que puede seguir los mismos pasos del ejemplo anterior,
solamente que deberá cambiar los nombres de la columna “Funcionarios
para Asignación” de la sección “Parametrización”.
14. Ámbito: Se debe escoger alguna de las 6 opciones de la lista desplegable.
Este será el lugar en que se encuentra archivado el documento.
15. Tipo Documento: Se debe escoger una de las opciones que aparecen en la
lista desplegable. Se refiere al tipo de documento que se recibe o entrega.
Podría requerir parametrización, así que puede seguir los mismos pasos del
ejemplo anterior, solamente que deberá cambiar los nombres de la columna
“Tipo de radicación” de la sección “Parametrización”.
16. Copia a: El nombre de la persona que recibe copia del documento.
17. Fecha Respuesta: Debe consignarse la fecha en que se respondió el
documento.
18. Días Respuesta: Esta columna no se debe tocar. Automáticamente cuenta los
días que se esperaron antes de responder el documento.
Seguimiento de Respuestas: En esta sección dentro de la misma hoja del control, se
colocará la información relacionada con la respuesta dada al documento inicial, ya
sea por la jefatura, por la persona a quien se le asignó el documento o por la persona
a quien se le remitió el documento. Se procederá de la siguiente manera:
19. ¿Requiere Respuesta? (Si/No): Debe escoger una opción de la lista
desplegable. Sí o No.
20. Fecha límite para Respuesta: Se ingresará esta información en caso de que en
el documento se solicite respuesta en un plazo determinado, o basado en los
lineamientos emitidos sobre el plazo de respuesta.
21. Tipo de respuesta: Debe elegir entre las dos opciones que muestra la lista
desplegable. Respuesta provisional en caso de no sea algo definitivo, se le
esté dando seguimiento, o respuesta en firme si tiene carácter definitivo.
22. Consecutivo de respuesta: Se debe consignar el consecutivo del documento
enviado o recibido, por ejemplo “AI-05-2018”, “CIRCULAR DGF-28-2018”.
23. Tipo de firma: Se debe elegir una de las tres opciones que aparecen el menú
desplegable (Firma manuscrita, Firma digital o Documento escaneado).
24. Fecha de respuesta: Debe consignarse la fecha en que se respondió el
documento.
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25. Fecha de recibido: Debe consignarse la fecha en que se recibe dicho
documento.
d. Estadísticas:
Esta sección no se debe tocar. Sin embargo, podrá encontrar estadísticas de su
interés relacionada con la cantidad de documentos emitidos, y recibidos.
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e. Introducción:
Esta sección no se debe tocar.
f. Parametrización:
Se pueden modificar algunos segmentos en caso de ser requerido.
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Inventarios
Instrumento que contiene la descripción de los documentos que se
encuentran en los archivos. (Ver anexo 5). Facilita la ubicación de los
documentos para que estén a disposición de los usuarios.
Deberán ser elaborados por los encargados de archivos de gestión en el
momento en que los documentos se resguarden en las cajas especiales
para archivar.
La Ficha de Registro del Fondo o Subfondo Documental que se encuentra
en el anexo 5, es de uso solamente de los Archivos Periféricos e
Institucional.
Listas de Remisión
Las listas de remisión deben ser completadas por los encargados de los
archivos de gestión y firmadas por el jefe inmediato. Esto, para remitir los
documentos al archivo que corresponda. Una explicación más detallada
se brinda a continuación. (Ver anexo 6).
Archivo institucional y periféricos
Se hará uso de los siguientes controles:
Listas de Remisión
Instrumento que debe ser completado al momento de recibir documentos
por parte de las dependencias de cada sede, por motivo de
transferencias documentales de un archivo a otro. (Ver anexo 6). Puede ser
de un archivo de gestión a otro, o del archivo de gestión al archivo
periférico o central y del archivo central al archivo histórico, esto depende
de cada caso.
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No se trasladarán documentos sin la existencia de tablas de plazos de
conservación de documentos (TPCD), debidamente elaboradas y
aprobadas.
Inventarios
Los funcionarios del archivo institucional y periféricos también deberán
elaborar los inventarios de los documentos en custodia (Ver anexo 5).
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La Ficha de Registro del Fondo o Subfondo Documental que se encuentra
en el anexo 5, es de uso solamente de los Archivos Periféricos e
Institucional.
4. Valoración, Selección y Eliminación
Los documentos de archivo poseen dos tipos de valores desde la
perspectiva administrativa e histórica:
Valor primario
Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la
dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal
e informativo.
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Sirve para responder solicitudes de información, aclaración de consultas,
toma de decisiones, brindar información a los clientes externos, entre otros.
Valor secundario (científico-cultural)
Es el valor que tienen aquellos documentos utilizados con fines de
investigación en los diversos campos que abarcan las actividades
humanas, y su conservación es permanente.
Este proceso técnico archivístico, suele ser complejo, ya que consiste en
determinar el periodo de “vida” de los documentos, lo cual no es una
tarea fácil, en este sentido, la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos
de nuestro país, establece el procedimiento para determinar cuáles
documentos se conservan y cuáles se eliminan, así como su plazo de vida.
Elaboración de Valoraciones documentales
Esto se realiza a través de un instrumento denominado Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos (TPCD, ver anexo 7). También se pueden
realizar Valoraciones Parciales de Documentos (VPD), cuando estos han
perdido su vigencia legal-administrativa (Ver anexo 8). Este instrumento se
detalla en el Manual de Producción Documental.
Ambos instrumentos deben ser elaborados por el encargado del archivo
de gestión, bajo la asesoría del archivista. Deberá haber un aval previo,
por parte del Archivo Institucional para que ya sea la TPCD o VPD se eleve
al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, quien
aprueba las valoraciones documentales.
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Pasos para la realización de las valoraciones de documentos
Al realizar la eliminación de los documentos estos deben convertirse en
material no legible, según consta en el artículo 34 de la Ley 7202 del
Sistema Nacional de Archivos y, por consiguiente, debe elaborarse un
acta de eliminación (Ver anexo 9).
Tabla de Plazos de Conservación de
Documentos
Identificar tipos documentales de la oficina productora
El Archivo Periférico o Institucional
acompaña en el proceso
Visto bueno -Archivo
Institucional
Visto bueno -jefatura de la
oficina
Aprobación -Comité
Institucional de Selección y Eliminación
Documental
Aprobación -Comisión
Nacional de Selección y Eliminación
Documental
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Pasos para la eliminación de documentos
•Identificar los documentos que se van a eliminar
según lo establecido en las tablas de plazosEncargado
Archivo de Gestión
•Solicita por escrito o al correo electrónico delArchivo Institucional la supervisión para eliminarlos documentos
Encargado
Archivo de Gestión
•Coordina con el departamento solicitante la fecha y hora de la visita.
Archivista designado
•Separa y mide la documentación que ya cumplió el plazo de vigencia administrativa-legal.
Encargado Archivo de Gestión
•Se redacta el Acta de Eliminación de Documentos
Archivista designado
•Procede a eliminar los documentos convirtiéndolos en material no legible conforme
al artículo 134 del Reglamento de la Ley 7202
Encargado del Archivo de Gestión
•Firman y sellan el acta de eliminación de documentos
Representante de la unidad administrativa
productora y archivista designado
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Las dependencias interesadas en trasladar documentos a los Archivos
Periféricos o Institucional, deberán solicitarlo por escrito. Una vez hecho
esto, el Archivo Institucional y los Archivos Periféricos elaborarán un
calendario anual de remisiones, el cual será comunicado oportunamente
a los interesados.
El traslado o remisión de los documentos debe cumplir con lo siguiente:
1. Los documentos deben estar limpios de plagas.
2. Los documentos no deben contener elementos metálicos.
3. Los documentos deben trasladarse en las cajas para archivo
especiales, avaladas por el Archivo Institucional.
4. Los documentos a trasladar deben tener TPCD aprobada por el
CISED y la CNSED.
5. Los documentos deben contar con una lista de remisión. El archivista
encargado de recibir el traslado debe verificar que la lista de
remisión concuerde con el contenido de las cajas.
6. Si existiera alguna inconsistencia o incumplimiento, los documentos
no serán trasladados hasta que se cumpla con lo solicitado.
Pasos para la remisión o traslado de documentos
El encargado del archivo de gestión coloca los documentos en cajas
El encargado del archivo de gestión solicita por escrito, el traslado de los documentos
Visto bueno - jefatura inmediata
El encargado del archivo de gestión elabora la lista de remisión
El archivo periférico o institucional verifica que los documentos en la lista de remisión correspondan a lo establecido en la TPCD y a las disposiciones
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Una vez en el Archivo Institucional o Periférico, las cajas se colocan en los
estantes fijos de metal de dos formas posibles:
1. Estantes sin anclar y en terreno húmedo o frágil:
Las cajas se colocan de abajo hacia arriba, de izquierda a derecha, tal y
como lo señala la figura 1, por todo el depósito, para distribuir el peso de
manera uniforme y evitar que la estructura esté en peligro.
Los estantes y bandejas (o anaqueles) deben estar numerados.
2. Estantes anclados y en terreno firme:
Las cajas se colocan de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha, tal y
como lo señala la figura 3, de forma que se agote totalmente el espacio
del estante, hasta continuar con el siguiente. Este mismo orden se puede
utilizar para la estantería móvil.
Los estantes y bandejas (o anaqueles) deben estar numerados.
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5. Conservación
Conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar, detener o reparar
el deterioro y daños sufridos en los documentos, y las medidas necesarias
para asegurar su perdurabilidad en el tiempo. Sus dos elementos
principales son la restauración y preservación.
Conservación preventiva
Consiste precisamente en prevenir el deterioro de los documentos,
tomando en consideración los factores que puedan llegar a alterarlos y
poner en riesgo la información que contienen. Los factores de deterioro
pueden ser clasificados según su origen: ambientales, biológicos, por
desastres naturales y antropogénicos (ser humano).
Para prevenir un rápido deterioro de los documentos físicos, se deben
seguir los siguientes lineamientos:
1. Evitar rayar los documentos.
2. No comer o beber encima de los documentos.
3. Evitar colocar plantas encima de los archivadores o cerca de los mismos
ya que estos atraen insectos, los cuales pueden llegar a comer el papel.
4. En caso de usar papel térmico para fax, se le debe sacar copia antes de
archivarlo, ya que tiende a borrarse con el paso del tiempo.
5. No utilizar cinta adhesiva en los documentos.
6. Evitar el uso de clips y prensas metálicas en los documentos, ya que se
oxidan, deterioran el papel y pueden provocar desgarro en los
documentos.
7. Para la impresión de documentos con valor científico cultural
(conservación permanente), se debe usar impresoras de tipo láser y en
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segundo término las impresoras de matriz de punto. No debe utilizarse
impresoras de inyección de tinta para generar estos documentos, según
la Directriz General para la producción de Documentos en soporte
papel de conservación permanente, del Acuerdo Nº 2 tomado en la
sesión Nº 22-2010 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional,
Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos.
8. No empastar los documentos, a menos que sea estrictamente necesario
y se cumplan los lineamientos emitidos por el Archivo Institucional.
9. Los documentos no deben estar resguardados en bodegas ni baños, ni
cerca de focos de humedad, tampoco pueden estar revueltos con los
materiales de oficina.
10. Evitar que los documentos estén cerca del comedor o salas donde se
consuman o preparen alimentos.
11. Colocar los basureros lo más lejos posible de los archivadores y los
documentos.
12. Realizar fumigaciones en caso de ser necesario (cuando se detectan
plagas) y con la asesoría de las funcionarias de Archivo Institucional o
Periférico según corresponda.
Restauración
Es necesario cuando los documentos no han sido conservados
adecuadamente y presentan un deterioro que pueda implicar ruptura del
soporte y pérdida de información.
El proceso de restauración de los documentos:
“consiste en devolver la integridad física al documento, producto de su
mala preservación”1
Pretende revitalizar el documento y evitar su deterioro continuo y la
pérdida de la información que contiene.
1Jaén García, LF. El sistema nacional de información archivística, 2006, pág. 100.
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6. Uso del correo electrónico
Cada unidad organizacional, debe tener al menos una cuenta de correo
electrónico exclusiva para los asuntos de la dependencia, por ejemplo,
[email protected], con el fin de evitar la pérdida de información cuando
un funcionario se traslade de un puesto a otro.
Esta cuenta, deberá organizarse en forma similar al Archivo Electrónico,
mediante el uso de etiquetas.
Para esto se siguen las siguientes instrucciones:
1. Abrir el correo electrónico.
2. Dar clic en el ícono de configuración, que se encuentra en el
margen superior derecho de la pantalla.
3. Se desplegará un menú y se debe elegir la opción “Configuración”
como se observa en la siguiente imagen:
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4. Abrir la pestaña con el nombre “Etiquetas” donde se encuentra el botón
“Crear etiqueta nueva”:
5. Al hacer clic sobre este botón, aparecerá el siguiente recuadro:
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6. En él se debe escribir el nombre de la etiqueta (en este caso se nombró
a la etiqueta “ÁMBITO II. UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL”, para
cumplir con lo mencionado en este instructivo).
7. Después de escribir el nombre de la etiqueta, se debe hacer clic en el
botón “Crear”.
8. Finalizada esta acción, se podrá ver en la columna izquierda del correo
como aparece la etiqueta creada:
Página | 40
9. En caso de querer crear una etiqueta dentro de otra etiqueta, se
deberá realizar el mismo procedimiento anterior: Ir a Configuración, se
elige la opción “Configuración” en el menú, se hace clic en la pestaña
“Etiquetas” y luego sobre el botón “Crear etiqueta nueva”. La única
diferencia con el procedimiento mencionado al principio es que esta
vez, después de escribir el nombre de la etiqueta (a manera de ejemplo,
en este caso se llamará “DOCENCIA”), se deberá marcar la opción
“Añadir etiqueta dentro de:”, como se ve en la siguiente imagen:
Página | 41
10. Se extenderá un nuevo menú:
11. Acá se debe elegir en cual etiqueta se ubicará la segunda etiqueta, y
dar clic en el botón “Crear”.
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12. Al igual que la vez anterior, aparecerá esta etiqueta automáticamente:
13. Finalmente, desde la bandeja de entrada, se debe proceder a mover
el correo deseado. Colocando el cursor sobre el correo se realiza un
clic sostenido y se arrastra hacia la etiqueta creada.
14. Otra elección es, marcar el correo deseado, y desde el menú ubicado
en la parte superior marcar la opción “Mover a” para moverlo a alguna
etiqueta creada anteriormente, o la opción “etiquetas”. Ambas
opciones se encuentran juntas.
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15. Para corroborar si se ha movido correctamente, se abrirá la etiqueta
donde estará ubicado el correo.
16. Para archivar un correo, se debe marcar el correo deseado. Dar clic
derecho sobre el mismo, y elegir la opción “Archivar” del menú que se
desplegará.
Además, para el manejo del correo electrónico es necesario tener
presente lo siguiente:
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Crear el respaldo correspondiente en coordinación con el área
informática, especialmente por la movilidad laboral.
Un documento sin firma y sin sello carece de valor legal, administrativo
y probatorio.
Por último, recordar que según la Ley de Certificados, Firmas Digitales y
Documentos Electrónicos Nº 8454 de 30 de agosto de 2005, indica en su
artículo 6 lo siguiente:
“Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado
para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte
electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad
necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o
consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su
origen y otras características básicas.
La transición o migración a soporte electrónico, cuando se trate de
registros, archivos o respaldos que por ley deban ser conservados,
deberá contar, previamente, con la autorización de la autoridad
competente.
En lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley del Sistema
Nacional de Archivos, Nº 7202, de 24 de octubre de 1990. La Dirección
General del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para
asegurar la gestión debida y conservación de los documentos,
mensajes o archivos electrónicos.”2
2 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Nº 8454 de 30 de agosto
de 2005.
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Glosario3
ACCESO RESTRINGIDO: Limitación en la consulta de ciertos documentos
que, por su confidencialidad, antigüedad o gran valor, no se ponen al
servicio de cualquier persona sino sólo de los estudiosos que prueban la
seriedad de su investigación o están debidamente acreditados por una
universidad u otra entidad.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en
una institución.
ACIDEZ DEL PAPEL: Fenómeno que se produce cuando los documentos se
encuentran en el depósito a merced de altas temperaturas, con
incidencia de la luz solar o artificial lo que hace que el papel pierda la
humedad propia por lo que se reseca, se quiebra y se torna amarillento.
ADMINISTRAR. Conjunto de operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planificación, dirección, organización, control,
valoración y selección, conservación y servicio de todos los archivos de
una Institución.
ANAQUEL: Tabla horizontal que se encuentra entre los parales verticales de
una estantería donde se colocan los documentos de archivo.
ARCHIVADOR: Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas
para archivar documentos.
ARCHIVISTA: Profesional que tiene a su cargo un archivo o sirve como
técnico en él.
ARCHIVÍSTICA: La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, su
formación, los principios de su conservación y organización y los medios de
su utilización.
ARCHIVO: Son las entidades o secciones de entidades que reúnen,
conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y
facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por
máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado
de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administración y
para la investigación.
ARCHIVO INSTITUCIONAL O ARCHIVO CENTRAL: Unidad que centraliza,
organiza y facilita los documentos generados por la Universidad Técnica
Nacional y que ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen.
3Tomado del Glosario de Terminología Archivística Costarricense.
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ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquellos que se organizan en las unidades
administrativas pertenecientes a una misma institución, es decir los
llamados archivos de oficina.
ASESORÍA: Lineamientos que se dan a los Archivos pertenecientes al
sistema, en cuanto a la conservación, organización y facilitación de sus
documentos.
ASUNTO: Tema sobre el cual trata un documento.
BASE DE DATOS: Colección de información organizada y presentada para
servir un propósito específico.
CAJA: Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos
en buen estado físico.
CANTIDAD: Se refiere al número de unidades o de folios que conforman la
sección o serie y pieza documental respectivamente y el número de
metros lineales que ocupan en la estantería. Forma parte de los caracteres
externos de la documentación.
CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS: Atributos de los documentos que
permiten organizarlos adecuadamente.
CARACTERES EXTERNOS: Los que se refieren a la materialidad del
documento y pueden distinguirse: l) clase y tipo, 2) formato (volúmenes,
unidades archivables, sistemas de ordenación, 3) forma (original, copias) y
cantidad.
CARACTERES INTERNOS: Son aquellos que corresponden a: l) entidad
productora, 2) origen funcional (funciones, actividad y trámite), 3) fecha y
lugar de producción (data crónica y tópica) y 4) contenido (fechas,
personas, lugares, cosas, fenómenos)
CARPETA: Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y
darle unidad (separándolo de otros).
CLASE AUDIOVISUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran los
documentos audiovisuales, tales como fotos, filmes, diapositivas, casetes,
etc.
CLASE DOCUMENTAL: Es el medio o soporte por el cual se transmite el
mensaje. Podemos distinguir por su clase los documentos textuales,
gráficos, audiovisuales y legibles por máquina
CLASE GRÁFICA: Es aquella clase documental en la cual se encuentran los
mapas, planos y croquis.
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CLASE TEXTUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos
textuales tanto manuscritos como mecanografiados.
CLASIFICACIÓN: Dividir un fondo documental en secciones, sub-secciones
y series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta
la estructura orgánica de la institución.
CLASIFICACIÓN POR ACCIONES: Es el sistema de clasificación donde los
elementos primordiales a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y
facilitativas.
CLASIFICACIÓN FUNCIONAL: Aquella en la que los elementos tomados en
consideración para clasificar los documentos son las funciones de la
entidad que genera el fondo. Siguiendo este criterio, en primer lugar se
identifican las funciones, procesos, actividades, tareas y procedimientos
que dan origen a los documentos. Agrupados los documentos en series,
éstas son reunidas bajo clases más amplias que recogen todas las
actividades emparentadas por ser fruto de una misma función. Finalmente,
las funciones se agrupan a su vez en clases más amplias que recogen
todas las actividades relacionadas por ser producto de una misma función.
CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA ORGÁNICA: Es aquel sistema en el cual
los documentos son agrupados tal y como fueron producidos, reflejando
claramente la organización de las instituciones, con todos sus
departamentos, secciones o unidades administrativas, respetando así el
principio de procedencia.
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA: Aquella en la que las series se agrupan de
acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o la estructura
orgánica de la entidad que las producen, reproduciendo sus
Departamentos, Secciones, Unidades, etc., y su estructura jerárquica,
desde las Unidades Administrativas de mayor a menor jerarquía.
CODIFICACIÓN: Número que se asigna a los documentos para
identificarlos y localizarlos en los depósitos.
CÓDIGO: Signos convencionales a los que se les asigna una determinada
materia o asunto y que se utilizan para la clasificación, identificación y
localización de documentos.
COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:
Órgano asesor de la Dirección General de Archivo Nacional, instituido por
la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, para emitir criterios de valoración
en cuanto a los documentos de conservación permanente.
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COMPETENCIA: Se refiere a las atribuciones de las entidades y sus unidades
administrativas. Importantes de conocer para la clasificación de un fondo
documental.
CONFIDENCIAL: Documentos que no pueden ser divulgados a todos los
usuarios (por motivos políticos, morales, de seguridad, etc.).
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de acciones que tienen
como objetivo evitar, detener o reparar el deterioro y daños sufridos en los
documentos, y las medidas necesarias para asegurar su perdurabilidad en
el tiempo. Sus dos elementos principales son la restauración y
preservación.
CONSULTA: Acción de buscar la información contenida en los
documentos.
CONTENIDO SUSTANTIVO: Es el asunto o tema central de la información
contenida en el documento.
COPIA: Todo lo que no es original.
COPIA AUTÉNTICA: Es aquella copia que se autentica legalmente, también
se conoce como copia certificada.
CORRESPONDENCIA: Tipo documental. Intercambio escrito de cartas, que
pueden ser internas o externas.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: conjunto de normas o procedimientos
integrados por un manual sobre la clasificación de un fondo documental.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Estructura Jerárquica y lógica que refleja las
funciones y las actividades de una organización, así como los
documentos que generan, producto de su identificación y análisis, es un
sistema que organiza intelectualmente la información y reproduce las
relaciones que median entre los documentos y las agrupaciones, desde la
base (la pieza simple) al nivel más amplio de agrupación (el fondo).
CUSTODIAR: Guardar y cuidar un bien.
DEPÓSITO: Local destinado para conservar y mantener en buen estado
físico los fondos y colecciones documentales.
DESCRIPCIÓN: La parte de la tarea archivística que engloba las diversas
actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos
que facilitan el acceso a los fondos.
DESCRIBIR. Describir consiste en elaborar una representación exacta del
documento de archivo o de sus agrupaciones, mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar,
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localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que
los ha producido.
DIPLOMÁTICA: Ciencia que tiene por objeto el análisis y estudio de los
documentos y sus características, tanto internas como externas, para
definir su autenticidad.
DOCUMENTACIÓN: Es el conjunto de documentos, que reunidos
orgánicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Documentos producidos o recibidos por los
funcionarios de la Universidad, en el curso de su gestión o actividad para el
cumplimiento de sus objetivos, independientemente de su soporte.
DOCUMENTOS LEGIBLES POR MAQUINA: Documento cuya información sólo
puede ser recuperada por máquina.
DUPLICAR: Consiste en la reproducción de documentos.
ELIMINAR: Operación que se realiza con los documentos que no son
necesarios para la Administración, y que no se conservarán
permanentemente en un Archivo Final.
EMPASTAR: Encuadernar los libros o documentos con materiales que
permitan su durabilidad y que a la vez los protejan.
ENCUADERNAR: Unir los folios de un documento, en forma manual o
mecánica para ponerles cubiertas que los protejan.
ENTIDAD PRODUCTORA: Es el ente que produce el documento: puede ser
de la Administración Pública, de la Privada, una familia o una persona.
ESTANTE: Mueble de metal o madera con anaqueles donde se colocan los
documentos, para su conservación.
ESTANTERÍA: Son muebles de estructura metálica o de madera, donde se
colocan los documentos. Su longitud y altura es variable de conformidad
con el local en donde se encuentran.
EXPEDIENTE: Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo
tema, asunto o persona.
EXPURGO: Selección, análisis que se hace unidad por unidad para
determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles no.
FACILITAR: Está en íntima relación con el acceso a los archivos y su
utilización, surge en el momento en que los documentos son puestos al
servicio de los usuarios, con fines diversos, para lo cual se deben tomar en
cuenta las medidas de control interno necesarias.
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FECHA: Fecha de creación de un documento, que se expresa tomando en
cuenta el año, mes y día.
FECHAS EXTREMAS: La fecha más antigua y la más reciente dentro de un
expediente, serie o fondo documental.
FIRMA: Corresponde al nombre y apellidos de una persona, que
generalmente se pone con rúbrica para dar validez y autenticidad a un
documento.
FLUJOGRAMA: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como
el trámite de un formulario. La confección o transformación de un objeto o
los pasos de un procedimiento.
FOLIAR: Poner el número a los folios de un documento.
FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada
folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de archivos de toda
naturaleza, reunidos por la universidad en el ejercicio de sus funciones y
actividades.
FONDO ABIERTO: Fondo de archivos susceptible de crecimiento por la
transferencia documental.
FONDO CERRADO: Fondo de archivo que no es susceptible de
crecimiento, generalmente por tratarse de competencias que han
desaparecido.
FOTOCOPIA: Fotografía especial obtenida directamente sobre el papel y
empleada para reproducir páginas manuscritas o impresas.
FORMA: Indica si el documento es original o copia y en este último caso, si
es una copia mecanografiada, fotocopiada, microfilmada, etc. Forma
parte de los caracteres externos de la documentación.
FORMATO: Es la configuración física del documento. Forma parte de los
caracteres externos de la documentación.
FOTOGRAFÍA: Prueba que se obtiene de la fijación y reproducción de
objetos, personas y lugares, en una cámara fotográfica.
GESTIÓN: Origen o proceso de formación de los documentos cuando se
encuentran en los archivos de gestión de las oficinas, secciones o
departamentos de una institución, y su utilización es constante.
GUÍA: Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la
totalidad o parte de los documentos que se conservan en un archivo.
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HUMEDAD: Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en los
depósitos de archivo. La cual se expresa como humedad relativa y
humedad absoluta.
ILEGIBLE: Se refiere al documento original que no puede leerse.
ÍNDICE: Instrumento descriptivo que se basa en un listado, donde se
especifica la ubicación y localización de los documentos.
INÉDITO: Se refiere a documentos que no han sido publicados.
INFORMÁTICA: Tratamiento automático de la información por medio de
operaciones mecánicas o electrónicas.
INSPECCIÓN: Examinar, reconocer atentamente una cosa.
INSTRUCTIVO: Obra para la consulta, donde se establecen normas
archivísticas para la ejecución de actividades, dentro de la conservación,
organización y facilitación de los documentos.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN: Conjunto de elementos que confecciona
el archivista para conocer, controlar y facilitar los documentos.
INVENTARIO: Instrumento que describe series documentales o cada unidad
de instalación (cajas, volúmenes, legajos).
LEGAJO: Conjunto de documentos que por lo general se encuentran
amarrados con un cordel o cinta. Unidad de instalación.
LEGIBLE: Que se puede leer.
LEGISLACIÓN: Es el conjunto de leyes de un país.
LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA: Conjunto de leyes que regulan la actividad
archivística de un país.
LISTA: Enumeración del fondo de archivos o series documentales que se
utiliza como control o para información.
LISTA DE REMISIÓN: Instrumento en el cual se describen en forma general,
las unidades o series documentales que son transferidas de una oficina a
un archivo, o de un archivo a otro.
LOCAL: Se refiere al espacio que ocupa el archivo, tanto en su área
administrativa como de depósito.
LUGAR Y FECHA: Ubicación de los documentos en el tiempo y en el
espacio.
MANUSCRITO: Documento escrito a mano.
MAPA: Es la representación en papel de un terreno, construcción, servicios
urbanos, extensión de agua. Forma parte de la clase documental gráfica.
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MAPOTECA (planoteca): Mueble especial de madera o metal utilizado
para conservar los mapas y planos.
MEMBRETE: Nombre o título puesto en el margen superior de una hoja, para
identificarla.
MÉTODO: Modo de decir o hacer con orden una cosa.
MICROFILME: Es un material transparente y flexible para la reproducción
fotográfica de documentos a escala reducida.
MUESTRA REPRESENTATIVA: Consiste en la selección de las piezas
documentales que reflejan realmente el contenido completo de la
información de acuerdo con el conjunto de los documentos.
MUESTRA SESGADA: Consiste en la selección de ciertos elementos de la
información dada por la totalidad de unos documentos que se consideran
de valor permanente.
NÚMERO DE ORDEN: Número que se asigna a los instrumentos descriptivos y
de esa manera poder controlar la cantidad total de documentos dentro
de un fondo.
ORDENACIÓN: Unir los documentos de cada grupo, dándoles un orden
cronológico, alfabético, numérico, según sean las necesidades que de los
documentos tengan los usuarios.
ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética
para ordenar los documentos.
ORDENACIÓN ALFANUMÉRICA: Consiste en la combinación de letras y
números para componer los códigos de ordenación.
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Ordenación que se da a los documentos
de acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día).
ORDENACIÓN GEOGRÁFICA: Es el método de ordenación de documentos
que se basa en la utilización de divisiones territoriales existentes.
ORDENACIÓN NUMÉRICA: Es aquel método de ordenación en el cual los
documentos se agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva o
agrupaciones de estos por bloques.
ORDENACIÓN ONOMÁSTICA: Es el método que se aplica a los nombres de
personas y apellidos.
ORDENACIÓN TOPOGRÁFICA: Es el método de ordenación que trata de ir
de lo general a lo específico: continentes, estados, provincias, regiones.
ORDENAR: Es la disposición o colocación sistemática de las cosas de modo
que cada una ocupe el lugar que le corresponde.
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ORDEN ORIGINAL: Concepto archivístico que consiste en respetar la
organización que se dio a los documentos en su primera fase de
formación.
ORGANIGRAMA: Dibujo por medio del cual en cuadros y líneas se muestra
la división del trabajo en componentes, llámense estos divisiones,
departamentos, unidades o puestos individuales.
ORGANIZACIÓN: Concepto que se emplea en muy diversas formas como:
l) sistema o patrón de cualquier conjunto de relaciones en cualquier tipo
de entidad: 2) la empresa en sí misma; 3) la cooperación de dos o más
personas; 4) la estructura intencional de papeles administrativos en una
empresa formalmente organizada.
ORGANIZAR: Establecer orden, sujeto a reglas.
ORÍGENES FUNCIONALES: Se refiere a la función administrativa que genera
los documentos, es decir, a la razón por la que se producen.
ORIGINAL: Documento original es el hecho por la directa voluntad de los
autores y conservado en la materia y formas genuinas, bajo las cuales fue
primordialmente emitido. Es decir, conserva los caracteres internos en que
fue documentado. Ejemplar único.
ORIGINAL MÚLTIPLE: Un original puede no ser único es decir que del mismo
negocio jurídico se hayan hecho varios ejemplares en un mismo acto
cronológico y bajo las mismas formalidades.
PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO: Conjunto de documentos
archivísticos que, una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son
declarados de valor histórico permanente.
PATRIMONIO NACIONAL: Conjunto de bienes materiales y espirituales,
naturales y artificiales de una Nación que perteneció a las generaciones
anteriores y es dado a la generación actual como elemento de trabajo o
materia prima que ha de ser conservado y enriquecido para transmitirlo a
las generaciones posteriores.
PIEZA DOCUMENTAL: Documento suelto o individual que forma o no parte
de una unidad.
PLAZOS DE CONSERVACIÓN: Plazo de conservación es el que se asigna a
los documentos producidos en una institución o empresa, con la finalidad
de cumplir con su vigencia administrativa y legal, para luego transferir a
otra etapa los que se deben conservar por períodos más amplios o bien de
manera permanente.
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PRESERVACIÓN DOCUMENTAL: Condiciones que tienden a evitar el
deterioro de los documentos.
PRÉSTAMO: Operación mediante la cual se facilitan los documentos a los
usuarios.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación que se da a un fondo
documental durante su etapa de gestión.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es aquel que exige que los documentos se
organicen, respetando la estructura orgánica del ente productor.
PROCEDIMIENTO: Secuencia cronológica de las acciones requeridas, que
detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo.
PROCESO DE PLANEACIÓN: Enfoque racional para la determinación y logro
de un objetivo; evaluación de alternativas a la luz de las metas buscadas y
conforme al ambiente de las premisas de planeación.
REGISTRO: Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen
de una oficina o institución y que contiene datos referentes a los
documentos.
REMISIÓN: Envío o transferencia que se debe hacer de los documentos, de
un archivo a otro de acuerdo con plazos establecidos previamente.
REPOSITORIO: Término que no se usa en nuestro medio como sinónimo de
depósito.
REUNIR: Acumular sistemáticamente documentos producto de las
funciones y actividades ejecutadas por las Unidades Administrativas e
Instituciones, de acuerdo con los plazos y requisitos de transferencia que
establece este Reglamento. La reunión de documentos se hará en los
lugares adecuados para su conservación.
RÚBRICA: Rasgos de figura determinada que como parte de la firma pone
cada cual, después de su nombre o título.
RESTAURACIÓN. La restauración tiene como fin recuperar la integridad
física de los documentos mediante la corrección de las alteraciones
sufridas, así como la restitución, en la medida de lo posible, a su estado
original.
SECCIÓN: Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes
de una institución, o división administrativa importante, con una
organización, funciones y fines conocidos y delimitados.
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SELECCIÓN: Es el proceso intelectual y material de identificación y
localización de las series documentales que han de ser conservadas o
eliminadas según los criterios establecidos a través de la valoración.
SELECCIÓN PIEZA POR PIEZA: Consiste en el análisis de las piezas
documentales, que componen una serie, para determinar su eliminación o
custodia permanente.
SELECCIÓN POR FECHA ABSOLUTA: Es aquel procedimiento que toma
como base la conservación de todos los documentos, tanto originales
como copias, de una fecha o época determinada.
SELECCIÓN POR FECHA RELATIVA: Es el procedimiento utilizado por la
institución que produce los documentos, basado en criterios establecidos
por la misma, para determinar la eliminación o custodia permanente de los
documentos.
SELECCIÓN SERIE POR SERIE: Consiste en el análisis de una serie completa
de documentos, para determinar su eliminación o custodia permanente.
SELLAR: Poner sello de tinta o blanco a un documento para identificarlo.
SERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de las
secciones o sub-secciones de un fondo y que se caracterizan por tener
elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental.
SIGLA: Letra o letras que se usan como abreviatura de una palabra.
SIGNATURA: Número que se pone a los documentos para identificarlos y así
facilitar su localización en el espacio físico.
SISTEMA: Es un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios,
doctrinas o cosas similares. En un campo particular del conocimiento o del
pensamiento.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjunto de los archivos públicos de
Costa Rica y los privados y particulares que se integren a él.
SOPORTE: Material sobre el cual se puede registrar, almacenar y recuperar
información (tales como analógico, papel, electrónico).
SUBSECCIÓN: Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN: Instrumento mediante el cual se
determina el tipo de documentos que se producen o reciben en la
institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico,
cultural, cantidad de documentos, oficinas que tienen originales o copias y
otros datos de carácter general que permiten controlar la producción de
documentos de la Universidad.
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TÉCNICA: conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una
ciencia o un arte.
TIPO DOCUMENTAL: Es la forma en que se expone la información en el
soporte, sea papel, electrónico o digital. Además, es la unidad
documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones
cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse
en forma individual (carta, circular, memorando) o compuesto
(expediente, acta, licitación). Podemos relacionar el tipo documental con
una plantilla para elaborar un documento.
TRÁMITE: Se refiere a la utilización de un documento, que permite realizar
una gestión.
TRANSFERENCIA: Procedimiento por el cual los documentos que no se
necesitan en una oficina o archivo, se envía a otro archivo (periférico o
institucional), para que en él cumpla los cometidos que han sido asignados
a su función, de forma que su objetivo de proporcionar testimonio e
información se cumpla.
UNIDAD DOCUMENTAL: Conjunto de piezas comunes integradas
físicamente para formar una unidad distinta de las demás.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Se refiere a las cajas que contienen varios
documentos. También se conocen como sinónimos las unidades de
instalación y unidades archivables.
USUARIOS: Personas que buscan información que contienen los
documentos, pueden ser funcionarios de la Universidad, de instituciones
públicas, privadas, particulares y/o estudiantes.
VALORAR: Es el proceso intelectual mediante el cual se analiza el valor
administrativo, legal, científico, histórico y cultural de los documentos en las
diferentes etapas de archivo, y se determina su conservación o
eliminación.
VALOR ADMINISTRATIVO: UTILIDAD QUE LOS DOCUMENTOS POSEEN POR SER
SOPORTE DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y LAS GESTIONES DE UNA
ORGANIZACIÓN Y QUE SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS
PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES.
VALOR CIENTÍFICO CULTURAL: Es aquel que posee el documento como
fuente primaria para la historia, al servir como testimonio y reflejar el
desarrollo de la realidad nacional.
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VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan de
entradas, salidas y controles de los dineros que se manejan en una
institución.
VALOR HISTÓRICO: Permite conocer la situación social, económica, política
y cultural de una época o de una región.
VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuando
sirven de instrumento de información para el usuario, la entidad productora
y como fuente para la investigación política, económica, social,
demográfica, etc.
VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que están
siendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trámite
administrativo.
VALOR JURÍDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y
salvaguardar los derechos de los gobiernos, de las instituciones y de los
individuos en general.
VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se
encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor
administrativo, fiscal, legal e informativo.
VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen aquellos documentos utilizados
con fines de investigación en los diversos campos que abarcan las
actividades humanas, y su conservación es permanente.
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Referencias Bibliográficas
Auditoría Interna, Universidad Técnica Nacional. Guía de Organización del
Archivo de Gestión y manejo de la correspondencia. Versión 1.0. Alajuela, Costa
Rica. 2012.
Bermúdez Muñoz, M. T y Retana Ureña, M. C. Clasificación y ordenación
documental de los archivos de oficina. 1ra. Ed. San José: Ministerio de Cultura,
Juventud y Deportes, Departamento de Publicaciones, Dirección General del
Archivo Nacional. 2005.
García de Benedictis, A. V. (sin fecha) Diccionario de Terminología Archivística
Costarricense. [en línea]. Disponible en:
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/articulos_ran/ram_varios_04.pdf [Fecha de
consulta: 13/03/2013].
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