Instructivo para el registro de agentes de seguros independientes como p

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Superintendencia de Bancos Intendencia de Verificación Especial

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE AGENTES DE SEGUROS

INDEPENDIENTES COMO PERSONAS OBLIGADAS Y SUS OBLIGACIONES

ANTE LA INTENDENCIA DE VERIFICACIÓN ESPECIAL

REGISTRO DE INFORMACIÓN GENERAL:

Para el registro de información general en la Intendencia de Verificación Especial de la

Superintendencia de Bancos, debe seguir los pasos siguientes:

1. Ingresar al link https://ive.sib.gob.gt/registropo/ y seleccionar la opción crear una

cuenta, para lo cual deberá completar los campos habilitados en esta pantalla.

https://ive.sib.gob.gt/registropo/

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2. Al seleccionar la opción “Crear Cuenta” deberá ingresar los datos personales de

identificación de la Persona Obligada y aceptar las condiciones de uso y política de

privacidad de los sistemas de la Superintendencia de Bancos.

3. El sistema generará un correo electrónico con el objeto de verificar la dirección

proporcionada, por lo que deberá ingresar al buzón del correo registrado para poder

realizar el proceso de verificación. Una vez realizada esta acción, deberá proceder a

iniciar sesión en el Sistema de Registro de Personas Obligadas, para continuar con

el proceso de registro.

Si el usuario no recuerda la contraseña para ingresar en la pantalla de inicio, deberá

seleccionar la opción “Restablecer Contraseña” y en la siguiente pantalla colocar en

el campo de nombre de usuario el correo electrónico con el que se creó la cuenta; el

sistema de registro enviará un correo electrónico a la dirección ingresada para que

pueda hacerse el cambio de contraseña.

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4. En la página de inicio deberá generar un nuevo expediente para la captura de la

información general de la Persona Obligada, seleccionando el tipo de persona,

según corresponda (Persona Individual: Se refiere a la persona física hombre o

mujer como sujeto, Persona Jurídica: Se refiere a las sociedades civiles,

mercantiles o industriales).

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5. Para la captura de datos de la persona obligada se debe completar la información de

todos los campos; los nombres y apellidos, los cuales se deben ingresar tal y como

aparece en el Registro Tributario Unificado -RTU-; tomando en cuenta que, el

Número de Identificación Tributaria -NIT-, se debe ingresar sin guiones. Presionar

la opción “Finalizar” para continuar con el proceso.

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6. Completar los datos generales de la persona obligada según los campos habilitados,

luego de completar la información se debe guardar la misma, presionando el botón

habilitado con esta opción, en la parte superior derecha de la pantalla.

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Si al momento de guardar la información ha quedado uno o varios campos vacios el sistema

le mostrará un mensaje de error y le llevará al mismo para su corrección.

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7. Seleccionar la(s) actividad(es) que realiza la persona obligada. De la columna del

lado izquierdo traslade la(s) actividad(es) con la flecha > para trasladarla a la

columna del lado derecho. Si por error eligió otra actividad y desea trasladarla a la

columna del lado izquierdo utilice la flecha <. Deberá guardar la actividad

seleccionada, presionando el botón habilitado para esta opción, en la parte superior

derecha de la pantalla.

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8. Se deberán adjuntar al expediente los archivos requeridos según la actividad que la

persona obligada desarrolle, a través del ícono identificado con una nube. Se

desplegará una pantalla en donde deberá seleccionar el tipo de documento y el lugar

en donde se encuentra el mismo archivado. Para el caso de los agentes de seguros

independientes, los documentos requeridos son: Fotocopia del Documento Personal

de Identificación -DPI- (en formato PDF), y de la Credencial extendida por la

Superintendencia de Bancos para Intermediar Seguros (vigente).

Cuando se elige el documento que desea adjuntar al expediente se presiona el botón abrir y

el sistema lo sube a la nube.

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Se debe tomar en cuenta que cualquier documento que se desea adjuntar al expediente debe

ser en formato PDF.

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Cuando se ha hecho la carga del documento, se podrá visualizar en la ventana con el

nombre del mismo y la fecha.

En caso se produjera algún error al momento de cargar el archivo el sistema lo notificará y

lo llevará al mismo.

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Para eliminar o quitar archivos cargados con anterioridad, se hace por medio del ícono en

donde aparece un lápiz, se despliega una ventana en donde pregunta si se desea eliminar el

registro, debe presionar la opción “Aceptar”.

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9. En la sección de referencias comerciales se consigna la información en los campos

que aparecen en la ventana, debe ingresar como mínimo 3 referencias comerciales.

Para agregar una nueva se presiona el botón agregar referencia. Al completar la

información, debe presionar la opción “Guardar”, en la parte superior derecha de la

pantalla.

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Para eliminar alguna referencia comercial se coloca un cheque en el cuadrito de la

referencia a borrar y se presiona eliminar y si está seguro que es la referencia que desea

eliminar, debe presionar la opción “Aceptar”.

10. Al completar cada una de las secciones del expediente el mismo debe confirmarse

con el botón de “Aceptar”.

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Cuando se realiza esta acción, el sistema enviará un mensaje por medio del cual pregunta si

quiere generar la contraseña de registro.

El sistema generará la contraseña la cual se puede guardar en formato PDF o se puede

imprimir.

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Al momento que el usuario consulte el estatus de su expediente por medio del Sistema de

Registro, los números situados en la parte superior de la pantalla, le indicarán en qué fase

del proceso de registro se encuentra el expediente, de la siguiente manera:

1. Nuevo: Se refiere a la primera etapa del proceso, en la que la persona obligada crea

un expediente para registrarse como Persona Obligada en el que ingresa toda la

información en el sistema.

2. Espera de Revisión: Se refiere a que la Persona Obligada ha confirmado su

expediente, y la información ha sido enviada a la IVE para que inicie el proceso de

revisión de la información contenida en el expediente.

3. Revisión de Información y Documentación: Se refiere a que la IVE ha iniciado

con la revisión de la documentación contenida en el expediente enviado, a la cual

cabe la posibilidad de que exista algún tipo de observación (modificación o

corrección de algún dato contenido en el expediente) que la persona obligada deberá

atender, o corregir.

4. Previo: Se refiere a la etapa que el expediente adquiere, mientras la Persona

Obligada, atiende a las observaciones realizadas a la IVE.

5. Aceptado en Espera de Formulario Portal PO: Esta etapa indica que toda la

información y documentación contenida en el expediente, ha sido revisada y

aprobada por la IVE, por lo que la Persona Obligada deberá proceder a descargar

del Sistema de Registro, el formulario para obtener acceso al Portal Personas

Obligadas, llevarlo ante un notario para que legalice su firma, y presentarlo en la

ventanilla de la IVE ubicada en las oficinas centrales de la Superintendencia de

Bancos (9ª. Avenida 22.00, Zona 1).

6. Activo: Se refiere a que el formulario citado en el párrafo precedente ha sido

recibido en las oficinas de la Superintendencia de Bancos y que este órgano de

vigilancia e inspección, a través de la Intendencia de Verificación Especial, ha

otorgado los accesos correspondientes para el Portal de Personas Obligadas, la cual

es la plataforma tecnológica en donde se da cumplimiento a las obligaciones que se

citan en el siguiente apartado del presente instructivo.

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La siguiente imagen muestra, el mensaje que recibirá en su buzón de correo electrónico por

parte de la IVE, al momento de que su expediente sea devuelto para realizar alguna

modificación o corrección.

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OBLIGACIONES ANTE LA IVE:

Reportes Periódicos

Reporte Periodicidad Fecha de Presentación

Reportar las transacciones en

efectivo mayores a

US$10,000.00 o su equivalente

en moneda nacional

Mensual Primeros 5 días hábiles del mes

inmediato siguiente (a través del

Portal de Persona Obligada).

Informar sobre la no detección

de transacciones sospechosas de

LD/FT

Trimestral Dentro del mes inmediato

siguiente a cada trimestre.

Reportar las capacitaciones

recibidas en materia de

prevención de LD/FT

Semestral Dentro del mes inmediato

siguiente a cada semestre.

Elaborar el Manual de

Cumplimiento

Única vez o cuando existan

modificaciones

Dentro de los tres meses después

del registro como Persona

Obligada o dentro del mes

inmediato luego de las

modificaciones realizadas.

Nombrar a los Oficiales de

Cumplimiento

Única vez o cuando existan

cambios

Dentro de los tres meses después

del registro como Persona

Obligada o dentro de los diez

días siguientes luego de los

cambios efectuados.

Reportes No Periódicos

Reportes Descripción Aplicación

Actualizar la información

relacionada con el registro de

Persona Obligada.

Cuando haya modificaciones en

los datos generales reportados al

momento del registro como

Persona Obligada.

Dentro del plazo de quince (15)

días después de efectuado el

cambio correspondiente.

Examinar y registrar las

transacciones inusuales a través

del oficial de cumplimiento,

Se deberán examinar las

transacciones inusuales para

determinar si las mismas tienen

carácter sospechoso, y abrir

expedientes que podrán constar

en documentos, medios

magnéticos, o cualquier otro

dispositivo electrónico,

asignándoles números que

servirán de identificación para

trámites posteriores.

Este es un registro de control

interno; sin embargo, deberán de

establecer si la transacción

inusual tiene el carácter de

sospechosa en un plazo no

mayor de 15 días.

Comunicar y Reportar las

Transacciones Sospechosas

Prestar especial atención a todas

las transacciones, concluidas o

no, complejas insólitas, significativas, y a todos los

patrones de transacciones no

Una vez transcurrido el plazo

indicado en el punto anterior y

en caso de establecer que la transacción tiene carácter de

sospechosa, el oficial de

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Reportes No Periódicos

Reportes Descripción Aplicación

habituales y a las transacciones

no significativas pero periódicas,

que no tengan un fundamento

económico o legal evidente.

cumplimiento o quien haga sus

veces deberá de comunicarlo a la

IVE dentro de los 10 días

siguientes.

Registro de Empleados (cuando

tenga empleados).

Deberá llevar el registro de cada

uno de ellos, el cual deberá

contener, como mínimo,

documentación de los

antecedentes personales,

patrimoniales y laborales, por

ejemplo: fotocopia del

documento de identificación,

estado patrimonial inicial y

actualizaciones, referencias

laborales, etc.

Registro de control interno y

deberá actualizarse como

mínimo una vez al año, a partir

de la fecha de inicio de la

relación laboral.

Adicionalmente las obligaciones son dadas a conocer por la Intendencia de Verificación Especial a

las personas obligadas mediante oficio que es emitido al concluirse el proceso de registro.

MANUAL DE CUMPLIMIENTO:

Para la elaboración del Manual de Cumplimiento, la Intendencia de Verificación Especial trabajó un

documento modelo el cual está disponible en el sitio web de la Superintendencia de Bancos

(http://www.sib.gob.gt/web/sib/lavado_activos/formularios), el cual se denomina “Formato de Manual

de Cumplimiento de Agentes de Seguros Independientes Individuales” a fin de que les permita la

elaboración del mismo de acuerdo a las políticas y procedimientos que desarrolle cada Agente de

Seguros Independiente para el cumplimiento de lo establecido en la normativa contra el lavado de dinero

u otros activos y para la prevención y represión del financiamiento del terrorismo.

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CANCELACIÓN DE REGISTRO COMO PERSONA OBLIGADA:

Cuando el agente de seguros independiente deje de realizar la actividad de intermediación de seguros,

podrá solicitar su cancelación de registro como Persona Obligada ante la IVE, en forma personal, a

través del oficial de cumplimiento suplente, o mediante un tercero interesado; para lo cual deberá

considerar los siguientes aspectos:

1. Solicitar a la aseguradora patrocinadora del agente, que requiera la cancelación de la credencial

respectiva ante la Superintendencia de Bancos

2. Al contar con la resolución de cancelación de la credencial emitida por la Superintendencia de

Bancos, se deberá seguir el procedimiento de cancelación de registro como Persona Obligada

ante la Intendencia de Verificación Especial, publicado en el sitio web de la Superintendencia

de Bancos.

3. Tomar en cuenta que la persona obligada debió haber cumplido con todas sus obligaciones hasta

la fecha en la que se solicité su cancelación de registro.

Documents

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