INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO

SANTIAGO MARIÑO

EXTENSION MATURIN

ESCUELA DE INGENIERIA DE MANTENIMIENTO MECANICO

Correspondencia e Informes

Profesora: Autor:

Jeny Carrillo Fernando Orozco

Seccion: “F” C.I: V-23533649

Maturin, Diciembre 2010

Introduccion

En la comunicación, la carta o correspondencia es la base de toda clase y tipo de comercio entre 2 o mas individuos, éstas pueden ser distribuidas de manera privada o particular, o en masa por todo el mundo con un mismo objetivo, el promocionar algún articulo o producto, existen distintos métodos para el envio de cartas los cuales han optimizado y reducido el tiempo de espera para recibirlas, disminuir los costos de transporte y siendo de esta forma un medio mas ecológico para conservar el planeta, del medio que se habla es básicamente del internet, con el cual se ha podido distribuir cartas “electrónicas” de manera mas efectiva que la tradicional, ayudando a si a distribuirse entre las masas de una manera mas económica, rápida y eficiente, claro está que de esta manera facilita el comercio entre grandes empresas que lo requieran y tengan ubicadas numerosas sucursales alrededor del mundo o también se podría mencionar que una carta también puede tener motivos familiares, o estar dirigida a algún familiar o amigo y comunicarse con éste a pesar de la distancia que los separe, cabe mencionar además, que la carta escrita debe poseer una estructura para ser comprendida y entendida correctamente, además de tener una correcta ortografía usando de manera correcta los signos de puntuación y ser coherente.

El objetivo del trabajo presente es analizar las características de la correspondencia, su estructura, su elaboración y los tipos de cartas o correspondencia, y de esta manera obtener un conocimiento especifico del tema, asi como también del informe, características y puntos de interés a desarrollar.

Desarrollo

La Correspondencia

La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Clasificación de la correspondencia

La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:

1. Por su Destino:

Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).

Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y

oficial.

2. Por su Contenido:

De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.

3. Por su Tramitación:

Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.

Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.

4. Por su puntuación:

Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.

Mixta o corriente: combina los dos estilos.

5. Por su extensión:

Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.

Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.

Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

6. Por su forma:

Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

División de la correspondencia

La correspondencia se divide en 4 clases:

1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.

3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorandum y tarjetas postales.

Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

La Carta

La Carta: es un medio de comunicación escrito donde se plantean situaciones relacionadas de acuerdo a el contenido que esta contenga, ya sea una carta comercial, o una carta oficial.

Partes de una carta

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

Tipos de Cartas

1. Carta Comercial: es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienen los comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio.

2. Carta Oficial: es aquella carta expedida por funcionarios o empleados de instituciones gubernamentales, estadales, municipales; la cual es utilizada para tratar asuntos concernientes a las gestiones de la administración pública.

3. Carta Familiar: es aquella carta que utilizamos para comunicarnos con algún familiar que se encuentra a larga distancia. La finalidad de esta carta es muy variada ya que se pueden tener varios motivos por los cuales la escribimos.

4. Carta de Ventas: es aquella comunicación que se envía a los probables clientes, con el fin de inducir una acción que será la de la compra.

5. Carta de Pedidos: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías.

6. Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista, para presentar su currículo y tratar de que la empresa a la cual se le envió la carta acepte o considere tomar ese empleado.

7. Carta de Recomendación: es aquella carta que se utiliza para recomendar a alguien alguna persona. Esta carta siempre va acompañada de la carta de empleo y del currículo.

8. Carta de Referencia: es aquella carta la cual se envía cuando a petición de alguien se desea mayor información acerca de una persona en particular.

9. Carta de Presentación: es aquella carta que se usa generalmente para que una persona presente, a un conocido u amigo, suyo a otra persona también de su amistad.

Estilos de las cartas

1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

3. Estilo Semibloque: es el estilo mas elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Normas de puntuación de la carta

Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación:

1. La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.

2. La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto)

3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.

Tamaños de los Sobres

El tamaño de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel sin embargo los más usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial pequeño (9x16 cm.)

Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm.

El estilo de la correspondencia tiene las siguientes características o notas:

- Claridad.

- Precisión.

- Propiedad.

- Concisión.

- Sencillez.

- Cortesía.

De las seis características las más importantes son la claridad y la precisión

En la correspondencia no caben adornos que están bien en el estilo literario, pero no en el estilo de los documentos empresariales o industriales; éste debe ajustarse a preceptos o normas del buen decir, que llamamos características o notas.

En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística sino que se pretende la comunicación fácil, clara y digna en las relaciones comerciales.

La Claridad: consiste en decir las cosas de tal manera que se comprendan sin esfuerzo alguno. Ayudan a escribir con fácil entendimiento el orden en las ideas y las frases cortas, sin tanto rebuscamiento.

La Precisión: consignar las ideas completas, sin omitir las expresiones que ayuden a que el lector se forme un juicio exacto y justo de los escritos.

La Propiedad: obliga a usar términos y giros gramaticales adecuados; tanto por su significado, como por su apego a los preceptos gramaticales.

La Concisión: es la cualidad que consiste en formular un pensamiento con el menor número de palabras sin quitarle por esto ni claridad, ni precisión.

La Sencillez: aparta de cualquier rebuscamiento para que todo sea dicho sin una preparación aparente. El rebuscamiento consiste en emplear términos y expresiones de aplicación poco frecuente, que en muchas ocasiones le denominamos “crema”.

La Cortesía: es la cualidad del estilo que nos obliga a dar trato adecuado a las personas según sean las relaciones más o menos estrechas con nuestros superiores, amigos o allegados y subalternos.

Los defectos del estilo vienen a ser lo contrario de las cualidades, o sea: oscuridad, imprecisión, impropiedad, prolijidad, afectación y descortesía; lo cual ha de evitarse en la correspondencia.

El Informe

Básicamente todo informe de investigación está compuesto por: Portada, Indice, Introducción, Resumen, Cuerpo del trabajo, Conclusiones, Recomendaciones, Anexos y la Bibliografía. Sin embargo a esta guía se le han agregado otros elementos que complementan la oportuna comunicación de los resultados.

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Formato

Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Metas, Igualdades y Debate (IUPAC).

Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia.

En cuanto a un formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, notas al pie de la página, hipervínculo y referencias; u otro tipo específico, redacción del informe como una sola unidad, donde se informa la información investigada, en la que no son necesarios los títulos, ya que están marcadas sus partes, aunque carezcan de esto. También dependerá del tipo de informe que se esté realizando, existen 50 tipos que se especificarán más adelante.

Debe tener título, fecha y el nombre de quien hizo el informe(Firma:Gustavo Cruz).

Se puede colocar también, en lugar del nombre, el departamento del que proviene el informe (Dpto. de gerencia).

“Se podría definir como método de análisis ya que se basa en representar una gran cantidad de datos en forma concreta, resumida y comprensible para poder presentar los avances obtenidos en la investigación”

Antes de desarrollar el informe:

1. Hay que tener claro cual es el propósito del informe (informar, describir, comentar, explicar, discutir, opinar, recomendar o persuadir) Es necesario tener muy claro el objetivo del trabajo.

2. También es importante tener claro las características de quien va a leer el informe, si es experto o no en la materia y en que puntos se fija más.

3. Uno debe tener claro si la información es superficial (de ser así, el reporte no debería necesitar mas de unas 500 palabras) o de lo contrario, una investigación causal por ejemplo, debe ser un informe más detallado y extenso.

4. Debe tenerse bien claro las delimitaciones y pequeñas ideas del tema para desarrollar el informe con un punto de vista más general. Por lo contrario el informe se puede desarrollar a partir de varios aspectos tomando de entre ellos lo común. No conviene presentar un informe incompleto o parcial.

Durante el desarrollo del informe:

1. La organización debe ser tal que exprese el tema claramente y articule firmemente sus componentes más importantes. Un informe consta de 3 partes básicas:

A) Introducción: Presenta el tema en rasgos generales y busca centrar la atención en las ideas principales. También expone el punto de vista y el método adoptado y puntualiza las limitaciones en las que se trata el tema.

B) Desarrollo del Tema: Analiza, descompone él todo en partes y las estudia sin perder el punto de vista global del tema.

Los párrafos en que se agrupan las varias oraciones de esta parte, deberán caracterizarse por la unidad, la coherencia, la claridad, el énfasis, etc.

Todo párrafo deberá tener una idea central diferente que se desenrollan en diferentes párrafos, la transición de un elemento a otro debe ser fluida y firme.

C) Conclusión: Debe recoger los resultados logrados en el cuerpo de la composición, de tal forma que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del informe. Frecuentemente resume las ideas más importantes del informe. Se recomienda elaborar conclusiones temáticas en orden jerárquico.

Bibliografía: Debe llevar:

* En caso de bibliografía electrónica:

E) Glosario Temático Básico: Un mínimo de 10 Conceptos definidos y explicados en el contexto del tema.

2. La estructura del cuerpo de un informe se compone de 2 operaciones complementarias:

A) Organización: Para que el trabajo presente una unidad en la composición, se debe buscar una forma de orden para la presentación y discusión de las ideas:

Orden Cronológico

Orden Espacial

Orden Temático

Una vez adoptado el principio de orden, este se usara uniformemente.

División: Durante la investigación es aconsejable usar microfichas de contenido. Estos son los apuntes que se obtienen en las diferentes fuentes de información. Junto con la información de los contenidos, también se buscan en las referencias de la obra (Bibliografía)

Después de construir la composición, se deben agrupar las fichas en un orden predefinido y un esquema de ideas adaptado al propósito específico del informe.

En la elaboración se podrá efectuar un control de las ideas asegurándose que todas y cada una contribuyen al desarrollo orgánico del tema principal.

3. Para desarrollar ideas existen al menos 5 mecanismos:

A) Definición: Permite aclarar el significado de las palabras, especialmente de las técnicas

B) La Comparación: Desarrollar un elemento recorriendo a otro que se suponen conocidas.

C) Contraste: Permite dar énfasis en las facultades y virtudes en comparación con otros.

D) La Explicación: Relaciona diversas ideas que tienen relaciones de orden deductivo.

Ilustración: Recurre al ejemplo, a la anécdota, a figuras similares para adornar.

4. La expresión de las ideas necesitan justificación. Los mecanismos más frecuentes para justificar son:

Detalles específicos (Dato, Fecha, Lugar, Etc.)

Hechos públicamente conocidos

Cifras y estadísticas pertinentes

D) Mediante racionamiento lógico

· Nombre de la obra

· Nombre del autor

· Paginas consultadas

· Editorial

· Año de edición

· Nombre de la obra

· Nombre del autor

· Paginas consultadas

· Editorial

· Año de edición

Conclusiones

Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana.

La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.

La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.

Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el e-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que son métodos rápidos y de confiabilidad.

Se podría concluir además que el informe es de vital importancia para dar a entender de forma escrita problemas de índole técnica, formulación de hipótesis, análisis del problema y la solución del mismo, de una manera ordenada, clara concisa y precisa utilizando un lenguaje técnico de la metodología usada en la elaboración de la investigación correspondiente del informe

Bibliografia

http://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtml

http://html.rincondelvago.com/informe.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Correo_postal

http://html.rincondelvago.com/correspondencia.html

http://www.monografias.com/trabajos11/corres/corres.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Carta

http://www.monografias.com/trabajos57/correspondencia/correspondencia2.shtml#xconclu