INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONALtesis.ipn.mx/jspui/bitstream/123456789/15787/1/Metodolog... · 2019. 10. 3. · Metodología para la creación de un Sistema de Archivado Electrónico

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA

UNIDAD ZACATENCO

SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN

MAESTRÍA EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

“METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVADO ELECTRÓNICO DE DATOS EN UN PLANEADOR DE

RECURSOS EMPRESARIALES”

TESIS

Que para obtener el grado de Maestro en Ciencias en Ingeniería de Sistemas:

Presenta:

ING. GUADALUPE YOLANDA CASTRO LEAL

Director de Tesis: M. en C. LEOPOLDO GALINDO SORIA

México, D.F., Abril, 2005

El Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”, es un proceso que se aplica a la base de datos de un sistema Planeador de Recursos Empresariales (ERP) y cuyo objetivo es mover la información, que ya cumplió su ciclo de operación, de la base de datos en línea a otros medios de almacenamiento en formatos que ocupan un menor espacio y manteniéndola accesible para cuando se le requiera. La necesidad de implementar el “Data Archiving”, surge con la proliferación de los ERP’s, ya que su uso ha generado un enorme crecimiento de las bases de datos, afectando el desempeño del sistema al hacer lentos los procesos de registro, consulta y procesamiento de información, lo que a su vez ha complicado los procesos de administración que soportan el funcionamiento del sistema ya que se requieren mayores recursos informáticos y tiempos para realizarlos, llegando a impactar a la empresa al hacer lentas sus operaciones y consecuentemente su toma de decisiones. El “Data Archiving” contribuye a mantener el tamaño de la base de datos en un nivel de crecimiento controlado con lo que beneficia a las áreas de Tecnologías de Información, ya que una de las principales ventajas de su implementación radica en el hecho de que se reduce o desacelera la necesidad de inversión en infraestructura informática y en administración para el soporte del sistema ERP. Lo que el “Data Archiving” ofrece a la empresa es la visualización de reportes y estadísticas; además permite la interacción con información en línea para realizar búsquedas y consultas, con lo que permite que el ERP siga siendo una herramienta útil en el proceso de toma de decisiones. Considerando lo anterior, en la Tesis se diseño y aplicó una Metodología que describe paso a paso como Implementar un “Data Archiving” en un sistema ERP, la cual se describe de manera detallada en el presente documento. La Metodología se describe de acuerdo con sus fases y actividades para las cuales se muestran las técnicas de apoyo, algunas herramientas del ERP que se emplearon y se presentan los resultados obtenidos.

“ METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVADO ELECTRÓNICO DE DATOS EN UN PLANEADOR DE RECURSOS EMPRESARIALES ”

RESUMEN.

The Data Archiving is a process that applies to Enterprise Resource Planning Data Bases, and its main goal is to remove from the Online Data Base the "Information" that has finished its operational life cycle, to alternative Data Storage means where it will use less space and will remain accessible for the system. It is necessary to implement a Data Archiving because of the huge growing of ERP Data Bases has diminished the systems performance, increasing the time for the data introduction, the data query and the information processing. Also the administration processes that support the system operations have been affected too, requiring lots of resources and time. Finally, the Organization is being shocked by slow operations or information’s lack. Data Archiving lets to hold the Data Base under a steady size letting to the Information Technologies areas have control over the Data Base growing, the technologies investment and the system administration that supports the ERP. Finally, the Data Archiving offers queries and statistics, besides it lets interaction with on line information, repositioning the ERP as a key tool for the decisional process into the Organization. In this document was designed and applied a Methodology that describes step by step a Data Archiving into an ERP considering the information described above. The Methodology describes the phases and activities with techniques and the ERP’s tools used and the results obtained.

ABSTRACT.

“METHODOLOGY FOR THE CREATION OF A DATA ARCHIVING SYSTEM FOR AN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING.”

Al Instituto Mexicano del Petróleo por haberme brindado las facilidades para llevar a cabo mis estudios de Maestría.

Al Instituto Politécnico Nacional por darme

la oportunidad de estudiar una Maestría. Al profesor Leopoldo por su tiempo y por guiarme en el desarrollo de este trabajo de investigación.

A mis profesores por los conocimientos que

día a día me proporcionaron y en especial al profesor Efraín por su confianza.

A Lizbeth y Luis por la responsabilidad adquirida durante el tiempo que duraron mis estudios de Maestría.

A Alberto por el apoyo brindado durante la

realización del presente trabajo y por las aportaciones para enriquecerlo.

A Oscar por su tiempo y sus comentarios durante el desarrollo de este trabajo de investigación.

A mis amigos por animarme en alcanzar

mis metas.

DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS.

Metodología para la creación de un Sistema de Archivado Electrónico de Datos en un Planeador de Recursos Empresariales.

i Guadalupe Yolanda Castro Leal

RESUMEN. ÍNDICE. i LISTA DE FIGURAS Y TABLAS. iv GLOSARIO DE TÉRMINOS. vi INTRODUCCIÓN. viii 0.1 Presentación del proyecto de Tesis. viii 0.2 Problemática. viii 0.3 Propuesta de solución. ix 0.4 Marco Metodológico para el desarrollo del proyecto de Tesis. x 0.5 Contenido del documento del proyecto de Tesis. xii CAPÍTULO 1. MARCO CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE TESIS. 1 1.1 Elaboración de la pirámide conceptual. 1 1.2 Descripción de los elementos de la pirámide conceptual. 2 CAPÍTULO 2. SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS. 5 2.1 Situación actual al inicio del proyecto de Tesis. 5 2.1.1 El ciclo de Desarrollo de las Empresas en Materia de TI y ERP’s. 6 2.1.2 La Administración de Información. 8 2.2 El Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”. 9 2.2.1 Qué es y que no es el “Data Archiving”. 9 2.2.3 Ventajas de implementar un “Data Archiving”. 10 2.3 Justificación del Proyecto de Tesis. 12 2.4 Objetivos específicos. 13 CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA PROPUESTA. 14 3.1 Introducción. 14 3.2 Presentación de la Metodología. 18 3.3 Descripción detallada de las fases de la Metodología. 21 3.3.1 FASE I. IDENTIFICACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE. 21 3.3.1.1 Actividad 1.1 Conocimiento de los valores de la empresa. 22 3.3.1.2 Actividad 1.2 Definición de los Recursos Humanos del proyecto. 23 3.3.1.3 Actividad 1.3 Definición de Requerimientos del “Data Archiving”. 25

ÍNDICE.


ii Guadalupe Yolanda Castro Leal

3.3.2 FASE II. ANÁLISIS PARA EL “DATA ARCHIVING”. 27 3.3.2.1 Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento del sistema. 28 3.3.2.2 Actividad 2.2 Identificación de los objetos de “Archiving”. 29 3.3.2.3 Actividad 2.3 Recopilación de los requerimientos de consulta. 29 3.3.3 FASE III. DISEÑO PARA EL “DATA ARCHIVING”. 32 3.3.3.1 Actividad 3.1 Establecimiento de tiempos de permanencia de los objetos

de “Archiving”.

34 3.3.3.2 Actividad 3.2 Elaboración de un plan de implementación inicial. 36 3.3.3.3 Actividad 3.3 Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo. 37 3.3.4 FASE IV. IMPLEMENTACIÓN DEL “DATA ARCHIVING”. 39 3.3.4.1 Actividad 4.1 Configuración y parametrización de los módulos

funcionales.

40 3.3.4.2 Actividad 4.2 Realización de pruebas individuales e integrales. 41 3.3.5 FASE V. PUESTA EN MARCHA Y OPERACIÓN. 42 3.3.5.1 Actividad 5.1 Preparación. 43 3.3.5.2 Actividad 5.2 Ejecución. 43 3.3.5.3 Actividad 5.3 Postprocesamiento. 44 3.3.6 FASE VI. EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO. 45 3.3.6.1 Actividad 5.1 Comparación de resultados. 46 3.3.6.2 Actividad 5.2 Análisis de beneficios. 46 3.3.6.3 Actividad 5.3 Evaluación Global. 47 3.3.6.4 Actividad 5.4 Elaboración del Diagnóstico. 47 CAPÍTULO 4. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA EN UN CASO REAL. 50 4.0 Introducción. 50 4.1 FASE I. IDENTIFICACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE. 51 4.1.1 Actividad 1.1 Conocimiento de los valores de la empresa. 51 4.1.2 Actividad 1.2 Definición de los Recursos Humanos del proyecto. 54 4.1.3 Actividad 1.3 Definición de Requerimientos del “Data Archiving”. 55 4.2 FASE II. ANÁLISIS PARA “DATA ARCHIVING”. 60 4.2.1 Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento del sistema. 60 4.2.2 Actividad 2.2 Identificación de los objetos de “Archiving”. 64 4.2.3 Actividad 2.3 Recopilación de los requerimientos de consulta. 67 4.3 FASE III. DISEÑO PARA EL “DATA ARCHIVING”. 68 4.3.1 Actividad 3.1 Establecimiento de tiempos de permanencia de los objetos

de “Archiving”.

68 4.3.2 Actividad 3.2 Elaboración de un plan de implementación inicial. 70 4.3.3 Actividad 3.3 Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo. 72 4.4 FASE IV. IMPLEMENTACIÓN DEL “DATA ARCHIVING”. 74 4.4.1 Actividad 4.1 Configuración y parametrización de los módulos

funcionales.

74 4.5.1.2 Actividad 4.2 Realización de pruebas individuales e integrales. 78


iii Guadalupe Yolanda Castro Leal

CAPÍTULO 5. VALORACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS.

82

5.1 Valoración de objetivos. 82 5.2 Trabajos futuros. 84 5.3 Conclusiones. 85 BIBLIOGRAFÍA, REFERENCIAS DE INTERNET Y ANEXOS. 86 ANEXO A.- Sistemas Planeadores de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resourse Planning, de sus siglas en inglés).

A-1

ANEXO B.- SAP R/3.

B-1

ANEXO C.- Información del Instituto Mexicano del Petróleo utilizada para elaborar el Mapa Mental del capítulo 4.

C-1

ANEXO D.- Tablas con alta velocidad de crecimiento.

D-1

ANEXO E.- Estructura del módulo de ventas(SD) en el sistema ERP SAP R/3.

E-1


iv Guadalupe Yolanda Castro Leal

INTRODUCCIÓN. Tabla 0.1 Marco Metodológico para el desarrollo del proyecto de Tesis. x CAPÍTULO 1. MARCO CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE TESIS. Figura 1.1 Pirámide conceptual. 1 CAPÍTULO 2. SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS. Figura 2.1 El Ciclo de Desarrollo de las Empresas en Materia de TI y ERP’s. 5 Tabla 2.1 Qué es y qué no es el “Data Archiving”. 9 Tabla 2.2 Comparación entre “Backup” y “Data Archiving”. 10 Figura 2.2 Forma en que se complementan el Backup y el “Data Archiving”. 11 CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA PROPUESTA. Figura 3.1 Incremento mensual del tamaño de la base de datos en operación del

sistema ERP SAP R/3 del Instituto Mexicano del Petróleo.

14 Figura 3.2 Presentación esquemática del entorno global del proyecto de Tesis. 15 Figura 3.3 Arquitectura del funcionamiento del sistema una vez aplicado el “Data

Archiving”.

17 Figura 3.4 Diagrama de la Metodología propuesta. 18 Tabla 3.1 Elementos de la Metodología en forma secuencial. 20 Figura 3.5 Diagrama de la Metodología y de la FASE I con sus actividades. 21 Figura 3.6 Elementos participantes en el proceso de “Data Archiving”. 23 Tabla 3.2 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase I. 26 Figura 3.7 Diagrama de la Metodología y de la FASE II con sus actividades. 27 Tabla 3.3 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase II. 31 Figura 3.8 Diagrama de la Metodología y de la FASE III con sus actividades. 32 Tabla 3.4 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase III. 38 Figura 3.9 Diagrama de la Metodología y de la FASE IV con sus actividades. 39 Tabla 3.5 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase

IV.

41 Figura 3.10 Diagrama de la Metodología y de la FASE V con sus actividades. 42 Tabla 3.6 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase V. 44 Figura 3.11 Diagrama de la Metodología y de la FASE VI con sus actividades. 45 Figura 3.12 Diagrama de un Sistema y su medio [Van Gigch, 1987]. 47 Figura 3.13 Diagrama de la maduración de un Sistema. 48 Figura 3.14 Ciclo evolutivo de la Metodología Propuesta. 48 CAPÍTULO 4. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA EN UN CASO REAL. Tabla 4.1 Nomenclatura e iconografía utilizada en la aplicación de la

Metodología..

50

ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS.


v Guadalupe Yolanda Castro Leal

Figura 4.1 Mapa Mental de los valores del Instituto Mexicano del Petróleo. 52 Tabla 4.2 Módulos de SAP R/3 operando en el IMP. 52 Figura 4.2 Relación funcional de los módulos de SAP R/3 en el IMP. 53 Figura 4.3 Diagrama del proceso de ventas estándar. 55 Figura 4.4 Diagrama del proceso de ventas del IMP. 55 Figura 4.5 Proceso de ventas estándar y su relación con los demás módulos. 56 Figura 4.6 Proceso de ventas del IMP y su relación con los demás módulos. 57 Figura 4.7 Información proporcionada por la transacción DB02. 59 Figura 4.8 Crecimiento mensual de la base de datos. 60 Tabla 4.3 Incremento del espacio físico en disco. 60 Figura 4.9 Crecimiento mensual de los “tablespaces”. 61 Figura 4.10 Crecimiento mensual de las tablas (fragmento). 62 Figura 4.11 Rendimiento del sistema. 63 Tabla 4.4 Tablas de ventas con rápida velocidad de crecimiento y sus objetos

de “Archiving”.

65 Tabla 4.5 Objetos de “Archiving” del proceso de ventas del IMP 65 Figura 4.12 Tablas asociadas al proceso de ventas. 66 Tabla 4.6 Tiempos de permanencia para los documentos del proceso de ventas

y objetos de “Archiving”.

69 Tabla 4.7 Programas para los objetos de “Archiving”del proceso de ventas. 69 Figura 4.13 Programa de actividades del “Data Archiving” inicial. 71 Figura 4.14 Programa de actividades del “Data Archiving” a largo plazo. 73 Figura 4.15 Flujo de documentos de ventas. 74 Figura 4.16 Visualización del pedido y la factura de ventas. 75 Figura 4.17 Guía de configuración para el “Archive” de ventas. 76 Figura 4.18 Configuración para los documentos de pedido de ventas. 76 Figura 4.19 Configuración para los documentos de factura de ventas. 77 Figura 4.20 Ejecución del programa de preprocesamiento para pedidos de ventas. 79 Figura 4.21 Resultados del programa de preprocesamiento para pedidos de

ventas.

79 Figura 4.22 Ejecución del programa de preprocesamiento para facturas de ventas. 80 Figura 4.23 Resultados del programa de preprocesamiento para facturas de

ventas.

80 Figura 4.24 Secuencia de “Archiving”. 81 Figura 4.25 Ejecución del programa SDVBUK00. 81 CAPÍTULO 5. VALORACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS. BIBLIOGRAFÍA, REFERENCIAS DE INTERNET Y ANEXOS. Figura B.1 Módulos del sistema ERP SAP R/3. B-1 Figura B.2 Fundamentos Cliente/Servidor. B-3 Figura B.3 Configuraciones Cliente/Servidor del sistema ERP SAP R/3. B-4 Figura B.4 Plataformas de sistemas para el sistema ERP SAP R/3. B-5 Tabla D.1 Tablas con rápida velocidad de crecimiento y sus objetos de

“Archiving”.

D-1 Tabla D.2 Objetos de “Archiving” más importantes. D-4 Figura E.1 Estructura del módulo de ventas(SD) en el sistema ERP SAP R/3. E-1


vi Guadalupe Yolanda Castro Leal

“Backup”.- Del verbo inglés back up, que significa respaldar. 1. Copia de respaldo o seguridad, en la cual se almacena información en forma redundante, con el objetivo de preservarla, en caso de que el dispositivo de almacenamiento "normal" falle y su contenido se pierda o se vea alterado en forma no deseada. Los dispositivos de almacenamiento más usados para hacer backups son las cintas (tape backup), los CD-R y los CD-RW. 2. Conjunto de tareas sistemáticas necesarias para copiar la información a respaldar a los medios de almacenamiento. Los dispositivos de almacenamiento pueden ser “Online storage device” ó “Nearline and offline storage devices”. www.refundar.com/DiccionarioB.html ERP (Enterprise Resourse Planning, de sus siglas en inglés) ó Sistemas Planeadores de Recursos Empresariales.- El término ERP es de reciente aparición. Probablemente deriva del más antiguo ‘MRP’ que es el acrónimo de Material Requirement Planning, y que hace referencia al control de los procesos productivos. Cuando se ha necesitado dar nombre a las aplicaciones informáticas que además de la producción controlan los aspectos financieros, logísticos y de recursos humanos de manera integrada, tanto con referencia a los datos como a los procedimientos operativos, se ha consolidado la nomenclatura ERP que es el acrónimo de ‘Enterprise Resource Planning’, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma. http://www.aliaconsultores.com/conclusiones%20ERP.htm SAP R/3.- Las siglas SAP (System, Applications and Products) identifican a una compañía de sistemas informáticos con sede en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de información con un producto denominado SAP R/2, antecesor al SAP R/3. La versión SAP R/3 se desarrollo en 1989. SAP R/3 es un ERP y como muchos es un sistema del tipo OLTP. http://sapabap.iespana.es/sapabap/sap/faq/que_es_sap/que_es_sapr3.htm “Data Archiving”.- Es un proceso que se aplica a la base de datos de un sistema ERP en operación y que permite eliminar aquella información que ha cumplido su ciclo de operación, que ya no se requiere mantener en línea, pero que debe permanecer accesible; llevándola a otros medios de almacenamiento en formatos que ocupan menos espacio [SAP, 2000a].

GLOSARIO DE TÉRMINOS.


vii Guadalupe Yolanda Castro Leal

“Online Transaction Processing” (OLTP).- Una transacción es una unidad discreta de trabajo y típicamente es parte de una transacción de negocios. Un sistema OLTP (Online Transaction Processing) opera en tiempo real para colectar y procesar transacciones de datos relacionados y enviar los cambios hacia bases de datos y otros archivos. El procesamiento de transacciones en línea es cuando son ejecutadas inmediatamente, lo contrario al procesamiento “batch”, en el cual las transacciones son almacenadas por un periodo de tiempo y ejecutadas más tarde. Debido a la velocidad de los sistemas actuales, el procesamiento en “batch” ya no es necesario en algunos ambientes. El resultado de una OLTP esta disponible inmediatamente en la base de datos, asumiendo que la transacción se completa. Los ejemplos más comunes de una OLTP son los sistemas de reservación en aerolíneas y sistemas de transacciones bancarias. http://www.linktionary.com/b/backup.html “Online storage device”.- Dispositivo de almacenamiento en línea, es un disco magnético de alto desempeño que almacena información que requiere ser accesada por los usuarios frecuentemente. http://www.linktionary.com/b/backup.html “Nearline and offline storage devices”.- Dispositivos de almacenamiento que son lentos y son considerados dispositivos secundarios de almacenamiento que proveen servicios de backup o de “Archiving”. http://www.linktionary.com/b/backup.html “Tablespace”.- es una unidad lógica de almacenamiento en una base de datos Oracle, es lógica porque no es visible desde el sistema de archivos de la máquina en la cual reside la base de datos. Un tablespace a su vez consiste de al menos un archivo de datos, el cual, a su vez, está físicamente localizado en el sistema de archivos del servidor. http://www.adp-gmbh.ch/ora/concepts/tablespaces.html Tiempo de residencia o tiempo de permanencia.- Es el tiempo que permanecerán los documentos en el sistema empezando a contar desde su fecha de creación hasta antes de ser enviado al “Archive”. Por ejemplo, si un documento fue creado el 01/01/2004 y se designa un tiempo de residencia de 25 días, el documento puede entonces ser enviado al “Archive” a partir del 26/01/2004 , siempre y cuando se haya completado [SAP, 2000a].


viii Guadalupe Yolanda Castro Leal

El presente trabajo de investigación tiene como finalidad la creación de una Metodología que apoye el proceso de almacenamiento de los datos que se operan en una empresa que cuente con un sistema computacional del tipo ERP (Enterprise Resourse Planning, por sus siglas en inglés). En la Tesis se empleará el nombre en castellano y se define como “Planeador de Recursos Empresariales”; aunque en su abreviación se usará “ERP”, ya que así es conocido en el medio. Los ERP’s integran información generada desde diferentes procesos de negocio, su uso normalmente deriva en un crecimiento de las bases de datos, que impacta el desempeño del sistema; haciendo lentos los procesos de registro, consulta y procesamiento de información. Por otra parte, los procesos de administración desarrollados por las áreas que soportan el funcionamiento del sistema se complican requiriendo de mayores recursos informáticos y tiempos para llevarlos a cabo.

De acuerdo al volumen de transacciones procesadas en la empresa, el ERP irá degradando su desempeño, por lo que las áreas encargadas de soportar su operación se verán en la necesidad de invertir en infraestructura informática que soporte los altos volúmenes de información y mantenga un desempeño aceptable de dichos sistemas. Por ejemplo, cuando una empresa opera con un ERP, con el paso del tiempo podrá comprobar que el espacio en disco crece a un ritmo regular, característica inherente a la propia funcionalidad de los ERP’s; en los primeros años este problema se soluciona aumentando la capacidad de almacenamiento, pero ésta no es la solución más conveniente. Existen varias señales que indican que debemos hacer algo con la información que se ha registrado en el ERP de una empresa:

• Degradación del rendimiento del sistema al aumentar los tiempos de respuesta en transacciones y estadísticas.

• Tiempos inaceptables en cambios de versión del ERP y en copias de seguridad.

• Uso ineficiente del espacio en disco. • Costo excesivo por MByte almacenado.

0.2 Problemática.

INTRODUCCIÓN.

0.1 Presentación del proyecto de Tesis.


ix Guadalupe Yolanda Castro Leal

Una alternativa que reduce o desacelera esta necesidad de inversión para el soporte del ERP, es el “Data Archiving” ó Archivado Electrónico de Datos (en la Tesis se empleará el término en inglés por ser más común en el medio). Este, proceso, permite eliminar de la base de datos la información que a cumplido su ciclo de operación, que ya no se requiere mantener en línea, pero que debe permanecer accesible, llevándola a otros medios de almacenamiento en formatos que requieren de menos espacio. Un “Data Archiving”, elimina los datos de la base de datos que los opera en línea ó en forma inmediata y los aloja en un medio de almacenamiento externo de tal manera que sigue siendo posible consultarlos. La remoción de datos innecesarios de un sistema ERP es una importante tarea administrativa que mejora el desempeño de sistemas productivos por largo tiempo. Tarde o temprano, cada persona responsable de la administración de un sistema ERP, se enfrenta al tema del “Data Archiving”; consecuentemente, para evitar problemas potenciales, éste debe ser programado tan pronto como sea posible. Sin embargo, un “Data Archiving” no debe ser visto como el último recurso para prevenir el colapso de un sistema ERP. Más bien, éste debe ser parte de un procedimiento regular de mantenimiento, tal como lo son los respaldos (backups) o reorganización de bases de datos. Teóricamente, antes de que un sistema se ponga en producción, la cantidad de datos acumulados debería ser estimada para el futuro, evitándose con esto problemas innecesarios y costos que surgen cuando el “Archiving” se realiza sólo para resolver problemas de rendimiento y cuellos de botella. El producto principal de este trabajo de investigación es: la creación de una Metodología que permita llevar a cabo el desarrollo de un sistema de Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”, para una empresa que opera con una tecnología computacional del tipo ERP. Para tal efecto, a continuación, se muestra el marco metodológico que sirvió de guía para el desarrollo del trabajo de Tesis.

0.3 Propuesta de solución.


x Guadalupe Yolanda Castro Leal

El marco conceptual, permite plantear las actividades para desarrollar el trabajo de Tesis, las técnicas y herramientas para realizarlas y las metas que se alcanzan conforme se llevan a cabo:

Metodología (Qué hacer)

Técnica (Cómo)

Herramienta (Con qué)

Metas (Qué obtener)

Recopilar y analizar una Metodología a seguir para el desarrollo del proyecto de Tesis. Iniciar la aplicación de la Metodología.

Investigación y comparación de diversas Metodologías.

Consulta de Información bibliográfica (Tesis).

La selección de la Metodología a seguir. Inicio del proyecto de Tesis.

Definir cuál será el tema del proyecto de Tesis.

Búsqueda de información acerca de temas de interés y que contribuyan a resolver un problema.

PC e Internet, Consulta de información bibliográfica.

El tema de Tesis.

Identificar y conocer el medio ambiente correspondiente.

Identificar los elementos sistémicos.

Observación, Investigación, PC e Internet, Recopilación de información.

El alcance y el enfoque que tendrá la Tesis.

Crear una estructura tipo Pirámide Conceptual. Hacer una breve descripción de los términos definidos en la Pirámide Conceptual.

Ubicar de: lo general a lo particular los elementos que intervienen. Hacer una lista de los conceptos incluidos en la Pirámide Conceptual.

Investigación, PC e Internet, Recopilación de información.

Representar gráficamente el proyecto de Tesis y el producto principal a obtener. Explicación de los conceptos que brinden el marco conceptual donde se ubica el proyecto de Tesis.

Hacer un análisis de la situación actual.

Crear un cuadro comparativo de la forma en que se realiza actualmente el proceso de almacenamiento presentando sus ventajas y desventajas.

Investigación, Recopilación de información. PC con software: Procesador de palabras, Diseñador de imágenes y presentaciones y Hoja de cálculo.

Información que permita justificar el proyecto de Tesis.

Definir la justificación del proyecto de Tesis.

Analizar el cuadro de la actividad anterior.

PC con Software: Procesador de palabras, Diseñador de imágenes y presentaciones y Hoja de cálculo.

Justificación de la Tesis.

Tabla 0.1 Marco Metodológico para el desarrollo del proyecto de Tesis (Inicio).

0.4 Marco Metodológico para el desarrollo del proyecto de Tesis.


xi Guadalupe Yolanda Castro Leal

Metodología (Qué hacer)

Técnica (Cómo)

Herramienta (Con qué)

Metas (Qué obtener)

Definir el objetivo general y los particulares del proyecto de Tesis.

Definir la aportación principal del proyecto de Tesis y de lo que se obtiene en el proceso de desarrollo.

PC con Software: Procesador de palabras, Diseñador de imágenes y presentaciones y Hoja de cálculo.

Definición de objetivos.

Desarrollo del producto principal del proyecto de Tesis (Metodología propuesta).

En base a una comparación de las Metodologías identificadas y analizadas, diseñar y proponer la Metodología objeto del proyecto de Tesis.

PC con software: Procesador de palabras, Diseñador de imágenes y presentaciones, Hoja de cálculo e Internet Recopilación de información.

Metodología a utilizar.

Aplicar la Metodología propuesta en un caso real (por lo menos en su inicio).

Siguiendo la Metodología propuesta.

Con las herramientas requeridas en cada actividad de la Metodología.

La realización del “Data Archiving” en una empresa.

Redacción del documento de Tesis.

Conforme se avance en el trabajo de Tesis.

PC con software: Procesador de palabras, Diseñador de imágenes y presentaciones y Hoja de cálculo.

Redacción del trabajo de Tesis.

Valoración del cumplimiento de los objetivos.

Revisar si se cumplió con los objetivos.


Conclusiones acerca del cumplimiento de los objetivos.

Definición de trabajos futuros.

Plantear un proceso de mejora continua para el proyecto de Tesis.

PC con software: Procesador de palabras, Diseñador de imágenes y presentaciones y Hoja de cálculo. Internet. Recopilación de información.

Conclusiones del proyecto de Tesis.

Redactar los beneficios y la utilidad que representa el producto del proyecto de Tesis.


Conclusiones acerca del proyecto de Tesis.

Tabla 0.1 Marco Metodológico para el desarrollo del proyecto de Tesis (Final).

Ahora, se presenta una breve descripción del contenido del documento de Tesis:


xii Guadalupe Yolanda Castro Leal

El contenido del documento de Tesis se estructura de la siguiente forma: Capítulo 1.- En este capítulo se plantea lo correspondiente al marco conceptual en el cual se desarrolla el trabajo de Tesis, para lo cual se lleva a cabo la elaboración de una pirámide conceptual tomando en cuenta los términos principales del título del proyecto, delimitando el tema y dando una breve definición de los conceptos involucrados. Capítulo 2.- Se realiza la comparación de la forma en que el proceso de almacenamiento de datos se ha venido realizando en las empresas en los últimos años con lo que representa hacer uso del “Data Archiving”. Con base en esta información se justifica el trabajo de investigación. También, se plantean los objetivos generales y particulares a cubrirse durante el desarrollo del presente trabajo de investigación. Capítulo 3.- Desarrollo del producto principal del proyecto de Tesis. Se propone la Metodología a seguir, planteando fases, actividades y un marco metodológico que facilitará la aplicación de las fases de la Metodología en el capítulo siguiente. Capítulo 4.- Se aplica la Metodología a una empresa particular la cual se encuentra operando con el ERP llamado SAP R/3 y se presentan los resultados alcanzados. Capítulo 5.- Se analizan los resultados obtenidos y se hace una revisión de objetivos, de la aplicación de la Metodología y se mencionan los beneficios alcanzados, trabajos futuros y conclusiones del proyecto de Tesis. Por último, se presenta la bibliografía, las referencias de Internet y los anexos.

0.5 Contenido del documento del proyecto de Tesis.


1 Guadalupe Yolanda Castro Leal

En este capítulo, se realiza el planteamiento de la pirámide conceptual y posteriormente, se realiza una breve descripción de los términos involucrados en la misma.

A continuación, se presenta un esquema en forma de pirámide que muestra los elementos conceptuales involucrados en el título del proyecto de Tesis [Galindo, 2002]:

Figura 1.1 Pirámide conceptual.


Sistemas de Almacenamiento Almacenamiento

Duras Suaves

Computacionales

Otros

Computacional

“Clásico”

ERP Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”

Otros

Mejorar el desempeño de un sistema ERP en operación por medio de la definición de una Metodología para la creación de un Sistema de Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”.

Metodología

Otros

CAPÍTULO 1. MARCO CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE TESIS.

1.1 Elaboración de la pirámide conceptual.



En la base de la Pirámide y como conceptos estructurales del desarrollo de este trabajo de Tesis se presentan los elementos conceptuales más generales como son:

• Metodologías. • Sistemas de Almacenamiento. • Almacenamiento.

En el segundo nivel, se trabajan los conceptos particulares de Metodologías Suaves, Sistemas Computacionales y Sistemas de Almacenamiento Computacional. En el tercer nivel, se considera, de los sistemas de almacenamiento a los sistemas computacionales: ERP ó Planeadores de Recursos Empresariales y dentro de las modalidades de Almacenamiento el “Data Archiving” que será el concepto principal alrededor del que se desarrollará la Metodología a proponer. En la cúspide se plantea el producto a obtener, representado por el título de la Tesis: Metodología para la creación de un Sistema de Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving” en un Planeador de Recursos Empresariales. Finalmente, en el plano más alto de la pirámide conceptual se plantea el objetivo general que representa el porqué de la realización de este trabajo de Tesis. A continuación, se hace una breve descripción de los términos involucrados en la pirámide: Metodología.- Una Metodología es un conjunto de filosofías, fases, procedimientos, reglas, técnicas, herramientas, documentación y aspectos de formación para seguir un modelo de proceso, mismo que indica qué es lo que hay que obtener, mientras la Metodología indica cómo obtenerlo. Una Metodología es la forma explícita de estructurar el pensamiento y las acciones y representa el camino para desarrollar una actividad de una manera sistemática. Una Metodología deberá señalarnos “qué” pasos tomar y “cómo” llevarlos a cabo, pero lo más importante es definir las razones del “por qué” esos pasos se deben hacer en ese orden Características de las Metodologías:

• Existencia de reglas predefinidas. • Cobertura total del ciclo de vida.

1.2 Descripción de los elementos de la pirámide conceptual.



• Verificaciones intermedias. • Planificación y control. • Comunicación efectiva. • Utilización sobre un amplio abanico de proyectos.

Sistemas duros y suaves.- Existen estos tipos de sistemas, también denominados: “rígidos” y “flexibles”, generalmente, los “sistemas rígidos” admiten procesos de razonamiento formales, es decir, derivaciones lógico-matemáticas. Los datos comprobados, como se presentan en esos dominios, generalmente son replicables y las explicaciones pueden basarse en relaciones causadas probadas. Muy a menudo las pruebas son exactas y las predicciones pueden averiguarse con un grado relativamente elevado de seguridad. No así, los sistemas “flexibles”, que en vez de basarse exclusivamente en el análisis y la deducción, se requiere sintetizar y ser inductivos. En vez de basarse estrictamente en métodos formales de pensamiento, debemos tomar en cuenta lo siguiente:

• Los procesos de razonamiento informales, como el juicio y la intuición. • El peso de los datos comprobados, derivados de unas cuantas

observaciones y muy poca oportunidad de réplica. • Las predicciones basadas en datos comprobados endebles, más que en

explicaciones. • Mayor discontinuidad de dominio y la importancia del evento único.

Retomando las definiciones anteriores [Van Gigch, 1987], las Metodologías suaves son las que se aplican a sistemas flexibles y las Metodologías duras son las que se aplican a sistemas rígidos. Sistemas de almacenamiento en entornos computacionales.- Se refiere a las técnicas y dispositivos para almacenar grandes cantidades de datos. Refiriéndonos a sistemas de almacenamiento computacional, ubicamos los diferentes dispositivos de almacenamiento masivo como discos duros, discos ópticos y cintas. Los sistemas de almacenamiento representan uno de los recursos centrales, desde el punto de vista estratégico, de los sistemas de información, debido a la importancia que tiene la seguridad en los datos, la velocidad a la que se puede acceder a ellos y la capacidad de hacer una explotación centralizada de los mismos.



“Data Archiving”.- Es un proceso que se aplica a la base de datos de un sistema ERP en operación y que permite eliminar aquella información que ha cumplido su ciclo de operación, que ya no se requiere mantener en línea, pero que debe permanecer accesible; llevándola a otros medios de almacenamiento en formatos que ocupan menos espacio. El “Data Archiving” reduce o desacelera la necesidad de inversión en infraestructura informática y en administración para el soporte de un sistema ERP en operación. Sistemas Planeadores de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resourse Planning, de sus siglas en inglés).- Son una aplicación informática que gestiona, de una forma integrada, todos los procesos de negocio de una empresa, en una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. Los sistemas ERP, están diseñados para modelar y automatizar muchos de los procesos básicos con el objetivo de integrar información de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores. ERP, es la planificación de los recursos de una compañía. Es decir en base a un plan corporativo a largo plazo basado en la misión de la empresa y los planes financieros de operaciones y “marketing” para los próximos años, se trata de poder simular los recursos que se necesitan para cumplir dichos planes. Con un ERP, podrá gestionar toda la empresa mediante un software integrado y en línea, ya que el ERP gestiona los recursos de todas las áreas. En el presente capítulo, se ha presentado la pirámide conceptual, para posteriormente, dar una breve descripción de los términos involucrados; también se ha presentado la definición de lo que es el “Data Archiving”. En el siguiente capítulo, se presentará la justificación del proyecto de Tesis y los objetivos.



En este capítulo, se ubicará el papel que juega el “Data Archiving” dentro de las técnicas actuales para tratamiento de datos, se presentarán las ventajas que tiene el “Data Archiving” y una tabla comparativa de lo que es y no es, para posteriormente plantear la justificación del proyecto de Tesis.

El presente capítulo, tiene por objeto establecer el marco de referencia dentro del cual surge el “Data Archiving”. El cual, como será descrito, permitirá atender las necesidades específicas de administración de información de los actuales ERP’s; mismos que se han inundado de grandes volúmenes de datos como resultado de su evolución.

Adicionalmente, tras exponer lo que es el “Data Archiving” y sus características, estaremos en posibilidades de establecer de manera puntual la justificación del proyecto de Tesis así como la definición de los objetivos específicos.

En el proceso de globalización de los mercados, las empresas se han visto en la necesidad de automatizar sus operaciones con objeto de eficientar sus procesos y mantenerse competitivas, lo que las ha orillado a que sus áreas de Tecnologías de Información (TI) o Sistemas tengan que integrar todas las operaciones en un solo sistema informático, el cual puede ser un ERP. Este ciclo se ilustra en la figura 2.1

Figura 2.1 El Ciclo de Desarrollo de las Empresas en Materia de TI y ERP’s

CAPÍTULO 2. SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS.

Inicial

Sistemas NOintegrados

ó silos de información

Función limitadadel ERP

Unidades de negocios

integradas por el ERP

Empresa integrada

con un ERP

Administración de Datos

Administración de Información “Data Archiving”

“Backup”

Inicial

Sistemas NOintegrados

ó silos de información

Función limitadadel ERP

Unidades de negocios

integradas por el ERP

Empresa integrada

con un ERP

Administración de Datos

Administración de Información “Data Archiving”

“Backup”

2.1 Situación actual al inicio del proyecto de Tesis.



Las organizaciones llegan a la utilización de un ERP como parte de una evolución en el manejo de la información, tal y como lo plantea Norris en su libro: “E-Business and ERP Transforming the Enterprise” [Norris, 2000] y que a continuación, se describe.

a) Primera etapa: Inicial En esta etapa se encuentran generalmente las empresas que están iniciando sus actividades y por ende no tienen recursos de tecnología de información. Las actividades que llevan a cabo las controlan con software de automatización de oficina tales como procesadores de texto u hojas de cálculo. La constante en esta etapa es la búsqueda de herramientas adecuadas para sus funciones y el interés por los ERP’s, es muy bajo o nulo debido al desconocimiento de la tecnología o a su elevado costo. b) Segunda etapa: Sistemas no integrados o silos de información Aquí las empresas ya cuentan con algún software que les apoya específicamente en diferentes áreas funcionales, por ejemplo:

� Sistemas de administración financiera para las áreas contables; � Paquetes de diseño y administración de materiales para el área de

producción; � Sistemas de administración de facturas de clientes; � Sistemas de inventarios para los almacenes; � Sistemas de administración de cuentas de proveedores, etc.

Las empresas en esta etapa se preocupan por satisfacer las necesidades de tecnología de información conforme las áreas operativas lo van requiriendo y cuentan con herramientas que dan un buen apoyo a los diferentes departamentos. Aquí, el problema es que la información no está integrada, esto ocasiona que cuando se desea conocer el estado de la empresa respecto a algún indicador en particular se deben hacer investigaciones a través de los sistemas de los departamentos y luego integrar la información de forma que cumpla con el objetivo de la investigación. Esto se repite cada vez que se necesita otro indicador o incluso el mismo pero actualizado.

2.1.1 El Ciclo de Desarrollo de las Empresas en Materia de TI y ERP’s.



c) Tercer etapa: Función limitada de ERP En esta etapa las empresas ya se han preocupado por implementar un ERP, pero solo se introduce en algunas unidades de negocio como las oficinas centrales o solo en las sucursales más grandes, esto debido principalmente al alto costo de la implementación a lo largo de toda la organización. En estas condiciones los beneficios de un sistema como éstos no se logra apreciar o se hace en una proporción muy baja. También es común que sigan existiendo sistemas de apoyo a lo largo de toda la empresa y que no logren integrarse al ERP, por ello se pueden presentar algunos problemas como inconsistencias de información o retraso en las actualizaciones. Adicionalmente, se requiere de trabajo extra para asegurar que se tiene la información real en todo momento. d) Cuarta etapa: Unidades de negocios integradas por el ERP Es cuando se ha podido llevar el ERP a todas y cada una de las unidades de negocio de la empresa; es decir, ya toda la empresa cuenta con la herramienta de planeación de recursos y puede usarla plenamente. Se eliminan los procesos de administración de información no integrados y sus funciones pasan al ERP. La principal característica de esta etapa es la comunicación entre las unidades de negocios, particularmente en las empresas dispersas geográficamente, el uso de las telecomunicaciones hace posible tener los datos como si todo estuviera en un mismo lugar, con ello se pueden tomar las decisiones en menor tiempo y con mayor oportunidad. e) Quinta etapa: Empresa integrada con un ERP La última etapa del desarrollo de un ERP es cuando se logra la integración total, es decir, en las etapas previas pudieran encontrarse detalles de la empresa que no habían sido contemplados en el software, o al contrario, partes del software que no apliquen para la empresa. Cuando todas las funciones de manejo de información administrativa pueden llevarse a través del ERP, es cuando los tomadores de decisiones tienen en sus manos una herramienta muy efectiva para sortear todas las condiciones a las que se tenga que enfrentar la empresa y darle el dinamismo que necesita. Durante todo este proceso de evolución, la forma de administrar la información generada por los sistemas se ha dado a través de la Administración de Datos,



que consiste en la realización de respaldos de datos bajo los siguientes esquemas:

� Respaldo completo; � Respaldo diferencial; � Respaldo incremental.

Lo que muestra que aunque los Sistemas Empresariales han evolucionado, la manera en que los datos se resguardan y administran no lo ha hecho, lo que nos lleva a cuestionarnos si realmente la Administración de Datos podrá satisfacer las nuevas necesidades de las organizaciones. Para contestar esta interrogante, a continuación se plantea la Administración de Información, la cual tiene por objetivo complementar a la Administración de Datos.

Los ERP’s, hoy cuentan con la capacidad de registrar “todas” las operaciones de una organización, pero ahora esto se vuelve irónico ya que muchos de los datos que los usuarios guardan nunca se volverán a utilizar, y lo que es peor, estos datos propiciaran una baja en el desempeño de la base de datos y absorberán una valiosa capacidad de almacenamiento, creando a su vez un mayor dolor de cabeza para la áreas de Tecnologías de Información vinculadas con la administración de los sistemas ERP. Hoy día el enfoque que utilizan las organizaciones es de solo descargar a cinta los registros menos accesados; sin embargo en los sistemas ERP, esto no funciona debido a la complicada estructura relacional de la información; ya que un dato puede estar asociado con varios registros y tablas, y si esto no es tomado en cuenta, provoca que el registro descargado del sistema no sirva. Adicionalmente, las organizaciones están obligadas a almacenar los datos por razones legales y/o normativas. Es, ante esta situación y en un esfuerzo por evitar el caos en la base de datos que se introduce la Administración de Información, la cual va más allá del solo respaldo de datos, ya que además de remover los registros junto con todas las asociaciones necesarias en la base de datos, los comprime y almacena en discos en línea o en librerías automatizadas en cinta. Para poder llevar a la práctica la Administración de Información en los ERP’s, se sugiere la utilización del “Data Archiving”, el cual se describe a continuación.

2.1.2 La Administración de Información.



El “Data Archiving” es un proceso que se aplica a la base de datos de un ERP en operación y que permite eliminar aquella información que ha cumplido su ciclo de operación y que ya no se requiere mantener en línea, pero que debe permanecer accesible, lo cual requiere que sea llevada a otros medios de almacenamiento en formatos que ocupen un menor espacio. Asimismo, y en lo que se refiere a costos, es importante mencionar que el “Data Archiving” reduce o desacelera la necesidad de inversión en infraestructura informática y en administración para el soporte de un sistema ERP en operación.

Con objeto de establecer el alcance del “Data Archiving”, es importante definir lo que es y lo que no es.

¿ Qué es el “Data Archiving”?

¿ Qué NO es ?

Es un proceso que permite eliminar de la base de datos la información que a cumplido su ciclo de operación, que ya no se requiere mantener en línea, pero que debe permanecer accesible si es necesario, llevándola a otros medios de almacenamiento en formatos que requieren de menos espacio.

Un respaldo tradicional de datos.

Es una tecnología de Base de Datos que permite la Administración de Información.

Un sistema de Gestión Documental.

Es un archivo electrónico. Sólo un almacén electrónico de imágenes escaneadas, provenientes de documentos mediante OCR (Reconocimiento Óptico de caracteres).

Archiva documentación proveniente de sistemas ERP, y proveniente de documentos físicos.

Sólo un sistema de búsqueda de información.

Su enfoque va más allá de realizar búsquedas, ya que puede llevar a cabo reportes, estadísticas e interactuar con información en línea del ERP en productivo.

Archivo muerto electrónico, ya que sigue existiendo acceso a la información, e incluso puede recargarse a la base de datos con algunas restricciones.

Tabla 2.1 Qué es y qué no es el “Data Archiving” (Inicio).

2.2.1 Qué es y qué no es el “Data Archiving”.

2.2 El Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”



¿ Qué es el “Data Archiving”?

¿ Qué NO es ?

Es un proceso fuertemente relacionado con los procesos empresariales. Al estar enfocado a almacenar información proveniente de un ERP, se requiere coordinar con los parámetros del mismo. Es un proceso capaz de interactuar con otras tecnologías de Información como Minería de Datos y Data Warehuose.

Tabla 2.1 Qué es y qué no es el “Data Archiving” (Final).

Hoy día, la mayoría de las organizaciones utiliza solamente la Administración de Datos, basado principalmente en el respaldo de datos ó “Backup”, sin embargo éste fue desarrollado para sistemas de información que no incrementaban su volumen como lo hacen hoy día los ERP’s. A continuación, se presenta un cuadro donde se realiza una comparación de un “Backup” y un “Data Archiving”.

“Backup”

“Data Archiving”

Copia de información en línea que provee protección contra fallos.

Respaldo histórico, que al realizarse toma en cuenta la complicada estructura relacional de la información que se almacena en un ERP, donde un dato puede estar asociado con otros registros y tablas

Se realiza en dispositivos de almacenamiento secundario como cintas y discos ópticos.

Se realiza en dispositivos de almacenamiento secundario como cintas y discos ópticos. El hardware de “Data Archiving” utiliza tecnología WORM, esto es, la información contenida en los discos nunca puede ser sobrescrita o borrada.

Esta enfocado a la Administración de Datos. Esta enfocado a la Administración de la Información, donde la clave es el almacenamiento de datos, aunado a un buen desempeño y mayor flexibilidad en su recuperación.

Tabla 2.2 Comparación entre “Backup” y “Data Archiving”.

2.2.2 Ventajas de implementar un “Data Archiving”.



Sin embargo, el “Backup” y el “Data Archiving” lejos de ser tecnologías antagónicas, son complementarias; obteniéndose las siguientes ventajas adicionales al implementar el “Data Archiving”: • El “Data Archiving” como tecnología de base de datos, permite que se pueda

utilizar más eficientemente el almacenamiento. • Permite un crecimiento lento en el almacenamiento de la base de datos en

línea, permitiendo a la organización retardar la compra de dispositivos de almacenamiento en línea.

• Está orientado a permitir a las organizaciones seleccionar datos viejos desde

sus bases de datos relacionales de una forma que permita que éstos sean restaurados de ser necesario.

• Existen herramientas “Archive” que permiten buscar datos en el “Archive” y

realizar reportes sin traer datos en línea otra vez. • Las organizaciones que obtienen mayores ventajas del “Data Archiving” son

las que cuentan con grandes bases de datos relacionales, particularmente las que cuentan con ERP’s, CRM’s (Customer Relationship Management), etc.

Figura 2.2 Forma en que se complementan el Backup y el “Data Archiving”.

“Backup” “Data Archiving”Utilización Eficiente

de Recursos+ =“Backup” “Data Archiving”Utilización Eficiente

de Recursos+ =“Backup” “Data Archiving”Utilización Eficiente

de Recursos+ =



Como se explica en este capítulo, la evolución de los ERP’s ha originado una problemática que muchas organizaciones ya empiezan a padecer al tener una enorme cantidad de datos que se registran diariamente en éstos. Existen varias señales que indican que debemos hacer algo con la información que se ha registrado en el ERP de una empresa:

• Degradación del rendimiento del sistema al aumentar los tiempos de respuesta en transacciones y estadísticas.

• Tiempos inaceptables en cambios de versión del ERP y en copias de seguridad.

• Uso ineficiente del espacio en disco. • Costo excesivo por MByte almacenado.

El crecimiento en volumen de las bases de datos y documentos asociados a los sistemas ERP provocarán con el transcurrir del tiempo un incremento de costos asociados a:

• Procesos administrativos orientados al mantenimiento de los tiempos de respuesta.

• Incremento de capacidades en el ámbito de hardware. • Baja de productividad de los empleados al reducirse, inevitablemente a

largo plazo, el tiempo de respuesta. Es precisamente ante esta situación que se estableció el “Data Archiving” como una alternativa complementaria de solución que nos permitirá separar de forma coherente la información necesaria de aquella que se utiliza ocasionalmente, pero: ¿cómo se realizaría? ¿qué elementos requeriría? ¿es costoso?... Estas preguntas encontrarán respuesta al desarrollar el presente proyecto, mismo que propone una Metodología para la creación de un sistema de Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving” en un ERP.

2.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE TESIS.



Objetivo General: Mejorar el desempeño de un sistema ERP en operación por medio de la definición de una Metodología para la creación de un Sistema de Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”. Objetivos particulares:

• Investigar el medio ambiente e identificar y analizar Metodologías o herramientas actuales.

• Definir los niveles de operación adecuados de un ERP de acuerdo a sus volúmenes de manejo de información.

• Diseñar y proponer la Metodología para la implementación de un “Data Archiving” en un ERP.

• Iniciar la implementación de la Metodología propuesta en un caso real. • Evaluar los resultados obtenidos.

En el presente capítulo, se ha ubicado el papel que juega el “Data Archiving” dentro de la Administración de Información, adicionalmente se han presentado las ventajas que tiene ésta contra la Administración de Datos y con ello se ha planteado la justificación de este trabajo de investigación. En el siguiente capítulo, se presentará la Metodología propuesta y se dará la explicación detallada de cada una de sus fases.

2.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.



Como ya se mencionó en los capítulos anteriores, cuando se implementan sistemas ERP en una empresa es importante considerar el “Data Archiving” desde el principio. La cantidad de transacciones en la base de datos del sistema productivo se puede expandir tan rápido durante la operación que frecuentemente se incrementan más rápido de lo que la tecnología puede manejar (por ejemplo: límites en la base de datos, en capacidad de disco duro, en tiempo disponible para realizar respaldos, actualizaciones y recuperación de reportes y estadísticas, etc.). En la Figura 3.1, se muestra un ejemplo de cómo se ha ido incrementando el tamaño de la base de datos en operación del sistema ERP SAP R/3 del Instituto Mexicano del Petróleo entre durante casi un año de operación:

Mes Tamaño de la BD en GB

Mes 1 169,551 Mes 2 173,647 Mes 3 175,695 Mes 4 175,900 Mes 5 177,948 Mes 6 184,522 Mes 7 185,034 Mes 8 189,152 Mes 9 195,296 Mes 10 195,398

Figura 3.1 Incremento mensual del tamaño de la base de datos en operación del sistema ERP SAP R/3 del Instituto Mexicano del Petróleo.

CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA PROPUESTA.

3.1 Introducción.

Tamaño de la Base de Datos en GBytes

155,000

160,000

165,000

170,000

175,000

180,000

185,000

190,000

195,000

200,000

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10

Mes

GBytes



Con la implementación del “Data Archiving” se tiene lo necesario para mantener el tamaño de la base de datos en un nivel controlado de crecimiento y el desempeño del sistema en un parámetro aceptable, es decir, donde el tiempo de respuesta promedio para transacciones en línea no sea mayor a un segundo. Con el proceso del “Data Archiving” los datos provenientes de operaciones de negocio que ya han sido completados y que no son requeridos en las operaciones del día a día, son copiados de la base de datos en línea hacia archivos externos y después son eliminados de la base de datos. En la figura 3.2, se presenta un esquema de la aplicación de la Metodología, donde del lado izquierdo se tiene un ERP automatizando las áreas funcionales de una empresa, como son: Finanzas, Recursos Humanos, Compras y Ventas y del lado derecho lo que se tendrá una vez que se lleve a cabo el “Data Archiving” utilizando la Metodología propuesta en este trabajo de Tesis, la cual se úbica en la base de la figura:

Figura 3.2 Presentación esquemática del entorno global del proyecto de Tesis.

Datos más recientesDatos más viejosInformación de procesosoperacionales NO concluidos

Información de procesos operacionales concluidos

Datos para reportes desde que se implanto el sistema

FI RH

MM SDParámetros

ERP

ERP

FI RH

MM SDParámetros

Metodología para crear un Sistema de “Data Archiving” en un ERP


Servidor de “Data Archiving”

Fase IIdentificación del Medio Ambiente

Fase VIEvaluación

Fase IVImplementación del “Data Archiving”

Fase IIIDiseño para el “Data Archiving”

Fase IIAnálisis para el “Data Archiving”

Fase VPuesta en marcha y Operación

Información de procesosoperacionales NO concluidos

Datos más recientesDatos más viejosInformación de procesosoperacionales NO concluidos



FI RH

MM SDParámetros

ERP

ERP

FI RH

MM SDParámetros

Metodología para crear un Sistema de “Data Archiving” en un ERP


Servidor de “Data Archiving”


Fase VIEvaluación






Fase VIEvaluación








Un ERP, contiene información que para fines del “Data Archiving” se clasifica en dos tipos:

1) Información de procesos operacionales concluidos. 2) Información de procesos operacionales NO concluidos. Considerando lo anterior, el uso de un “Data Archiving” permitirá separar la información ubicándola en dos destinos: 1) El sistema ERP en operación, que utiliza la empresa y que es la “Información

de procesos operacionales NO concluidos”, misma que se mantiene en línea para los usuarios del sistema.

2) Un servidor, que almacenará la “Información de procesos operacionales

concluidos.” Esta información, permanecerá accesible en otros medios de almacenamiento.

La información de un sistema ERP, permite monitorear las áreas funcionales a través de reportes, por tanto habrá que tomarlos en cuenta al planear el proceso de “Data Archiving”.



En la figura 3.3, se muestra la arquitectura de funcionamiento que tendrá el sistema una vez aplicado el “Data Archiving”, donde podemos visualizar el acceso que se tendrá a los datos. El usuario en línea tendrá acceso a su información operando de forma usual, pero con un mejor tiempo de respuesta a sus requerimientos de información. Por otra parte, el acceso a la información, que se removió del ERP, tendrá que cumplir con los requerimientos de consulta que se definan. Es importante mencionar que existe el módulo probador de políticas, el cual tendrá la función de enviar la información al “Archive”, en base a los parámetros que se hayan establecido por el equipo de proyecto.

Figura 3.3 Arquitectura del funcionamiento del sistema una vez aplicado el “Data Archiving”.




Datos más viejos


Datos más recientes

ERP ERP


Datos vigentes

Datos No vigentes

Usuario Administrador o definidor de políticas

Usuario de Informaciónesporádica y que no

está en línea

Usuario Normal en línea

Módulo probador de políticas

Parámetros

Módulo de consultasEsporádicas




Datos más viejos


Datos más recientes

ERP ERP


Datos vigentes

Datos No vigentes

Usuario Administrador o definidor de políticas

Usuario de Informaciónesporádica y que no

está en línea

Usuario Normal en línea

Módulo probador de políticas

Parámetros

Módulo de consultasEsporádicas



A continuación, se presenta la Metodología de forma esquemática, se da una descripción de las fases y finalmente se listan las actividades consideradas en cada fase:

Figura 3.4 Diagrama de la Metodología propuesta.

El diagrama de la figura 3.4, presenta la secuencia de las fases de la Metodología propuesta en este proyecto de investigación planteando su ciclo de vida y la retroalimentación en el sistema.

Fase IIdentificación del Medio

Ambiente

Fase VIEvaluación y Mejoramiento

Fase IVImplementación del “Data

Archiving”

Fase IIIDiseño para el “Data

Archiving”

Fase IIAnálisis para el “Data

Archiving”

Fase VPuesta en marcha y

Operación


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

3.2 Presentación de la Metodología.



FASE I: Identificación del Medio Ambiente.- Se ubica la situación de la empresa en la cual se va a llevar a cabo el “Data Archiving”, se definen los recursos humanos que integraran el equipo de proyecto y los requerimientos de “Archiving” que se deberán tomar en cuenta. FASE II: Análisis para el “Data Archiving”.- Fase en la cual se reúne información sobre el tamaño y velocidad de crecimiento de las tablas de la base de datos. Se identifican los objetos de “Archiving” para cada módulo funcional y las dependencias entre ellos y se definen los tiempos de residencia para cada objeto. Un segundo paso, involucra identificar los objetos de “Archiving” que están asignadas a las tablas. Después, los grupos de datos son revisados para saber si son susceptibles de archivarse y determinar los requerimientos de consulta y las autorizaciones de acceso a los datos que se enviaran al “Archive”. FASE III: Diseño para el “Data Archiving”.- En esta fase se incorporan los requerimientos que han sido identificados durante la fase de análisis y se plantea el plan de “Archiving” a largo plazo. Se detalla el impacto del “Data Archiving” en el sistema en operación, se crean los procedimientos de gestión de la solución técnica y se evalúa la capacidad del sistema de almacenamiento. FASE IV: Implementación del “Data Archiving”.- Durante esta fase, los grupos de datos que no son requeridos frecuentemente son removidos de la base de datos conforme al plan de implementación creado en la etapa anterior y se instala el sistema físico de “Data Archiving”. FASE V: Puesta en marcha y Operación.- Se plantean las actividades de difusión para dar a conocer la forma de trabajar con la información después de que se ha llevado a cabo el “Data Archiving” y se realiza un asesoramiento sobre la explotación futura de la nueva herramienta. FASE VI: Evaluación y Mejoramiento.- Durante esta fase se proponen las actividades que permitirán medir los beneficios obtenidos del proceso de “Data Archiving” y de acuerdo con ello y con el desempeño del sistema, se realizan actividades de mejoramiento (o mantenimiento) que utilizando la experiencia adquirida permiten retroalimentar y enriquecer el sistema, con lo cual se cierra el ciclo.



Tabla 3.1 Elementos de la Metodología en forma secuencial.

Una vez que se ha presentado la Metodología, a continuación se realizará una descripción detallada de cada fase, con cada una de sus actividades.

FASE I. IDENTIFICACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE.

Actividad 1.1 Conocimiento de los valores de la empresa. Actividad 1.2 Definición de los Recursos Humanos del proyecto. Actividad 1.3 Definición de requerimientos del “Data Archiving”.

FASE II. ANÁLISIS PARA EL “DATA ARCHIVING”.

Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento del sistema. Actividad 2.2 Identificación de los objetos de “Archiving”. Actividad 2.3 Recopilación de los requerimientos de consulta.

FASE III. DISEÑO PARA EL “DATA ARCHIVING”.

Actividad 3.1 Establecimiento de tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”.

Actividad 3.2 Elaboración de un plan de implementación inicial. Actividad 3.3 Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo.

FASE IV. IMPLEMENTACIÓN DEL “DATA ARCHIVING”.

Actividad 4.1 Configuración y parametrización de los módulos funcionales. Actividad 4.2 Realización de pruebas individuales e integrales.

FASE V. PUESTA EN MARCHA (CAPACITACIÓN) Y OPERACIÓN.

Actividad 5.1 Preparación. Actividad 5.2 Ejecución. Actividad 5.3 Postprocesamiento.

FASE VI. EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO

Actividad 6.1 Comparación de resultados. Actividad 6.2 Análisis de beneficios. Actividad 6.3 Evaluación Global. Actividad 6.4 Elaboración del Diagnóstico.



3.3.1 FASE I.- IDENTIFICACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE.

Actividad 1.2 Definición de los

Recursos Humanos del proyecto.

Actividad 1.3Definición de

Requerimientos del “Data Archiving”.

Actividad 1.1Conocimiento de los valores de la

empresa.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 1.2 Definición de los

Recursos Humanos del proyecto.

Actividad 1.3Definición de

Requerimientos del “Data Archiving”.

Actividad 1.1Conocimiento de los valores de la

empresa.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Figura 3.5 Diagrama de la Metodología y de la FASE I con sus actividades.

En esta fase, se ubica la situación de la empresa en la cual se va a llevar a cabo el “Data Archiving”, se definen los recursos humanos que integraran el equipo de proyecto y los requerimientos de “Archiving” que se deberán tomar en cuenta.

3.3 Descripción detallada de las fases de la Metodología.



3.3.1.1 Actividad 1.1 Conocimiento de los valores de la empresa.

Como primer paso, en la identificación del medio ambiente, habrá que considerar los valores que dan sentido y cohesión a la organización en el largo plazo y que hacen referencia al tipo de empresa que se quiere llegar a ser. Estos valores responden a las siguientes interrogantes: ¿Hacia dónde se dirige la organización? (Visión) ¿Quiénes somos y para qué existe la organización? (Misión) ¿Cómo llegar hasta donde se dirige la empresa? (Objetivos Estratégicos) ¿Qué buscan los clientes? (Factores Clave de Éxito) ¿Cómo lograr los factores claves de éxito? (Áreas de Resultados Claves) Todo esto con la finalidad de identificar el medio ambiente general y para familiarizarse con la empresa. Entonces, lo que se debe de obtener de la empresa es: La Visión.- Es un conjunto de valores y definición de un estado deseado ideal que una organización pretende alcanzar. Su principal fuerza no radica en su descripción anticipada del futuro deseado, sino en un proceso colectivo que sustituye el sueño o las indicaciones de una persona para convertirse en los deseos factibles y compartidos de un colectivo. La Misión.- Es la razón de ser de la organización, es la base para procurar una unidad de propósitos en dirigentes y trabajadores con el fin de desarrollar un sentido de pertenencia. Es la aportación más importante y significativa a la sociedad. Una declaración de misión es una descripción breve del propósito principal, la razón más importante que justifica la existencia de la organización. Debe orientar el rumbo y el comportamiento en todos los niveles de la organización. Los factores clave para el éxito de empresa ó políticas principales.- Una vez que la organización conoce su razón de ser, la siguiente pregunta clave a la que se debe dar respuesta es ¿Qué es imprescindible para cumplir con su objeto social?, definir los factores claves de éxito. Conociendo los factores claves para el



éxito, la empresa puede dirigir sus acciones hacia el logro de los mismos, lo que evidentemente le facilitará alcanzar la satisfacción de las necesidades de sus clientes y con ello alcanzar rasgos distintivos con respecto a su competencia. Las áreas de resultados clave de la empresa.- Las áreas de resultados clave son los departamentos o grupos de la organización primordialmente responsables de que ésta pueda lograr un factor clave de éxito determinado. Depende del tipo de factor clave que se busque para que sean clave unas u otras áreas de la organización. Las áreas de resultados clave establecen los lugares dónde se van a situar los recursos y esfuerzos individuales y colectivos. Con la identificación de los valores anteriores se conoce el estado deseado que se quiere lograr y la razón de ser de la organización para ubicar el impacto, beneficios y consideraciones que habrán de tomarse en cuenta al implementar el “Data Archiving”, tema de este proyecto de Tesis.

3.3.1.2 Actividad 1.2 Definición de los Recursos Humanos del proyecto.

Una vez que se ha ubicado la naturaleza de la empresa, se propone la participación de los siguientes grupos en el equipo de proyecto, aunque la exacta composición de esos grupos será de acuerdo al tamaño y a la organización interna de la empresa, como se muestra en el siguiente diagrama:

Interno

Externo

Consultora

Usuarios Internos Especialistas

Área de Tecnologías de Información Interno

Externo

Consultora

Usuarios Internos Especialistas

Área de Tecnologías de Información

Figura 3.6 Elementos participantes en el proceso de “Data Archiving”.



• Área de Tecnologías de Información Donde se consideran los administradores de la infraestructura de Red, los administradores del SMBD (Sistema Manejador de Bases de Datos), los administradores del sistema ERP y otros. Las personas responsables de configurar la aplicación deberán tener un buen conocimiento de los componentes y procesos. Ellos deberán categorizar los datos a ser enviados al “Archive” en el contexto del negocio completo. Más aún, deberán identificar las posibles dependencias entre los objetos de datos, por ejemplo, documentos factura que no pueden ser enviados al “Archive” hasta que sus descuentos hayan sido procesados. También, deberán estimar la cantidad de estructura para el “Data Archiving” y llevar a cabo la parametrización especifica de cada aplicación. • Usuarios internos especialistas en las áreas funcionales de la empresa Estos deberán ser los que operen su información en el ERP, ya que ellos ayudarán a contestar preguntas como las siguientes: • Apoyo Externo, proveedores de servicio externo tales como despachos de consultoría o auditores externos. Para jugar un rol activo, un consultor en un proyecto de “Data Archiving”, deberá tener un buen conocimiento de este proceso en el ERP en cuestión, incluyendo:

� Los objetos de “Archiving” y su estructura. � Cómo los objetos de “Archiving” se acomodan dentro del contexto del

ERP. � Sistemas de almacenamiento disponibles en el mercado y cómo pueden

ser utilizados con el ERP.

¿Cuáles datos deben ser enviados al “Archive”? ¿Cuándo deben ser enviados al “Archive” (por ejemplo, que no sea antes de un cierre de ejercicio)? ¿Estos datos deberán estar accesibles más tarde? Si es así, ¿Qué tan frecuentemente y en que formato? ¿Cómo deben ser preparados los datos? ¿Cuál es el tiempo de acceso aceptable (para analizar si puede ser implementado)?

¿Qué áreas de la organización usaran esos datos?



La tarea de la auditoria es identificar los requerimientos legales de los datos que han sido enviados al “Archive”. Para lo cual deben ser tomadas en cuenta las especificaciones propias del país. Dependiendo del tamaño de la organización, el equipo de proyecto en conjunto tiene la responsabilidad de determinar los requerimientos del “Data Archiving” valorando: problemas administrativos y problemas técnicos, tales como el desempeño del ERP y crecimiento rápido de las tablas. Resumiendo, se recomienda la participación de elementos internos como son los Usuarios Especialistas y el Área de Tecnologías de Información; como apoyo externo la participación de alguna consultora especializada en los procesos de la empresa. Además, de establecer la estructura organizacional del grupo de trabajo.

3.3.1.3 Actividad 1.3 Definición de Requerimientos del “Data Archiving”.

Recordando que el principal propósito de un “Data Archiving” es remover de la base de datos aquellos que han cumplido su ciclo de operación y que ya no se requiere mantener en línea, con el objetivo de usar los recursos más eficientemente. Para efectuar la clasificación de los datos que pueden ser removidos, deberán de tomarse en cuenta los siguientes requerimientos: Requerimientos de negocio.- Considerando el punto de vista del negocio, sólo se enviaran al “Archive” aquellos datos que no serán requeridos en la operación diaria. Por otra parte también se deberá asegurar que sólo los datos pertenecientes a procesos de negocio completos puedan ser enviados al “Archive”, ya que el alto nivel de integración entre las aplicaciones de los sistemas ERP implica que los datos están ligados estrechamente, consecuentemente es esencial revisar si la remoción de un grupo de datos de la base de datos requiere que otros grupos de datos sean enviados al “Archive” al mismo tiempo. Requerimientos técnicos.- Desde un punto de vista técnico, la cuestión es si los datos serán consultados una vez que hayan sido enviados al “Archive”, independientemente del hardware usado, al momento de llevarlo a cabo y de la versión del sistema ERP. Requerimientos legales.- Algunos tipos de datos deben de ser enviados al “Archive” de tal manera que puedan ser analizados en cualquier tiempo en el futuro por ejemplo aquellos requeridos por las autoridades fiscales. Generalmente, esos requerimientos están sujetos a las leyes propias de cada país.



A continuación, se presenta el marco conceptual de la Fase I.- Identificación del medio ambiente, donde visualizamos las actividades a desarrollar, las técnicas y herramientas para realizarlas y las metas que se alcanzan conforme se llevan a cabo:

Actividad

(¿Qué hacer?)

Técnica (¿Cómo?)

Herramienta (¿Con qué?)

Metas

(¿Qué obtener?)

Actividad 1.1: Conocimiento de los valores de la empresa.

Revisar documentación de la empresa.

Consulta de documentos como el Estatuto Orgánico, Plan Estratégico. Información publicada en Intranet o Internet.

El conocimiento de los valores de la empresa.

Actividad 1.2: Definición de los Recursos Humanos del proyecto.

Seleccionar al personal relacionado con el módulo de aplicación.

Entregar la lista de los integrantes del equipo de proyecto a la alta dirección, para que sea la encargada de convocarlos.

La integración del equipo de proyecto.

Actividad 1.3: Definición de Requerimientos del “Data Archiving”.

Revisar los procesos que se operan a partir del sistema ERP. Ubicar personal que consulta información histórica relevante. Entrevistas.

Revisar documentación de la empresa. Consulta de Información bibliográfica. PC, Internet. Aplicando entrevistas.

Los requerimientos de “Archiving”.

Tabla 3.2 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase I.



3.3.2 FASE II.- ANÁLISIS PARA EL “DATA ARCHIVING”.

Figura 3.7 Diagrama de la Metodología y de la FASE II con sus actividades.

La fase de análisis es la más importante de un proyecto de “Data Archiving”. El tamaño de la base de datos, el crecimiento de las tablas y el desempeño del sistema deberá ser analizado desde un punto de vista técnico. Después es necesario identificar los objetos de “Archiving” que procesan las tablas relevantes. En este punto, intervienen los usuarios internos especialistas en las áreas funcionales de la empresa para identificar los datos que no son requeridos y que conviene enviar al “Archive”.

Actividad 2.2Identificación de los

objetos de “Archiving”.

Actividad 2.3Recopilación de los requerimientos de

consulta .

Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento

del sistema.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 2.2Identificación de los


Actividad 2.3Recopilación de los requerimientos de

consulta .

Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento

del sistema.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación



3.3.2.1 Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento del sistema.

Grandes volúmenes de datos aumentan la demanda de capacidad de almacenamiento físico en la ejecución de respaldos de información y adicionalmente, en consideraciones para manejar esquemas de alta disponibilidad, replicación o datos espejo. Esto requiere un aumento en la inversión en ambiente de hardware y lo que es más importante, tiene serias consecuencias en el tiempo requerido para esas actividades, ya que éste aumenta de forma proporcional al volumen de los datos. Por otra parte, los problemas de desempeño pueden elevarse durante el reporteo en línea, si se ejecuta un barrido a una tabla llena. Con tablas de bases de datos grandes, los accesos indexados deben ser a través de largos árboles de índices, lo cual también deteriora el desempeño. Por lo anterior, el “Data Archiving”, beneficia tanto a administradores de los sistemas ERP como a usuarios finales. Una opción para establecer el tiempo ideal para remover datos del sistema es el comportamiento estadístico, éste permitirá a los administradores del sistema hacer recomendaciones de acuerdo a un plan de trabajo de “Data Archiving”. Las tareas de rutina incluyen el monitoreo de la base de datos y el mantenimiento del desempeño en las operaciones del día a día. Por tanto, es esencial que los administradores del sistema estén familiarizados con las herramientas de monitoreo relevantes y la interpretación de tendencias en las estadísticas críticas, por ejemplo:

• Aquellas que determinan el tamaño de las tablas y su velocidad de crecimiento.

• Aquellas que permiten monitorear el desempeño del sistema.



Con los resultados que proporcionen esas herramientas sería evidente la aplicación de un “Data Archiving” si se presentan las siguientes situaciones:

• Hay problemas con la administración de la base de datos por un exceso de

datos. • El tiempo de acceso es crítico aún cuando el acceso sea vía un índice

óptimo. • El tiempo de respuesta de la base de datos representa la parte más larga

del tiempo de respuesta. • Las tablas son demasiado grandes.

Esto, asumiendo que la base de datos y su servidor se encuentran configurados de forma óptima.

3.3.2.2 Actividad 2.2 Identificación de los objetos de “Archiving”.

Después de identificar las tablas críticas, deberá determinar cuales objetos de “Archiving” están asignados a esas tablas. Los procedimientos paso a paso y las herramientas usadas para llevar a cabo esta actividad dependen del ERP que se utilice, pero deben brindarnos información similar a la siguiente:

• Identificar los objetos de “Archiving”. • Desplegar las tablas para un objeto de “Archiving”. • Desplegar información de espacio en memoria para la base de datos, tal

como: número de registros, espacio para la tabla (en KB) y estadísticas de bases de datos.

3.3.2.3 Actividad 2.3 Recopilación de los requerimientos de consulta .

El objetivo de esta fase del proyecto es reunir los requerimientos legales, de negocio y técnicos de los datos que serán enviados al “Archive”. Basándonos en estos requerimientos, los objetos de datos que pueden ser enviados al “Archive” son entonces definidos en la fase de diseño. El propósito primario del “Data Archiving” es reducir el volumen de la base de datos, pero solamente los datos de procesos de negocio completados, para los cuales sólo se requiere un acceso de despliegue, podrán ser enviados al



“Archive”. Aquellos datos que serán sujetos de operaciones posteriores deberán permanecer en la base de datos y no serán apropiados para el “Archiving”. Una pregunta importante para ésta fase es: ¿Qué tan frecuentemente será requerido el acceso para los datos que serán enviados al “Archive”?, si la respuesta es que los datos serán consultados frecuentemente y no hay problemas de administración o rendimiento, entonces deberá tratar de asignar más espacio a las tablas relevantes. Es importante considerar tres áreas de requerimientos:

• Requerimientos de negocio.- Los usuarios internos especialistas en las

áreas funcionales de la empresa decidirán que datos pueden ser enviados al “Archive” y que opciones de accesos y despliegue deberá ser implementado, basado en los requerimientos del negocio.

• Requerimientos técnicos.- Involucra convertir los requerimientos de los

documentos en especificaciones técnicas; por ejemplo, para implementar tiempos de acceso aceptables.

• Requerimientos de auditoria.- Es implementar requerimientos legales

como tiempos de residencia y opciones de análisis.



A continuación, se presenta el marco conceptual de la Fase II.- Análisis para el “Data Archiving”, donde podemos visualizar las actividades a desarrollar, las técnicas y herramientas para realizarlas y las metas que se alcanzan conforme se llevan a cabo:

Actividad

(¿Qué hacer?)

Técnica (¿Cómo?)


Metas

(¿Qué obtener?)

Actividad 2.1: Monitoreo de bases de datos y rendimiento del sistema.

Programar la revisión de las bases de datos y del rendimiento del sistema.

Software de monitoreo e interpretación de estadísticas críticas.

Tamaño y velocidad de crecimiento de las tablas. Parámetros de desempeño del sistema.

Actividad 2.2 Identificación de los objetos de “Archiving”.

Determinar para cada módulo los objetos “Archiving” involucrados.

Software para revisión de información técnica de tablas y objetos “Archiving”.

Datos técnicos de los objetos de “Archiving” y sus tablas:

Actividad 2.3 Recopilación de los requerimientos de consulta.

Hacer un listado de los requerimientos de consulta, tomando en cuenta aspectos de negocio, técnicos y de auditoria. Entrevistas.

Aplicando entrevistas, investigando capacidades de hardware y consultando la normatividad aplicable a la empresa.

Los requerimientos de consulta.

Tabla 3.3 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase II.



3.3.3 FASE III.- DISEÑO PARA EL “DATA ARCHIVING”.

Figura 3.8 Diagrama de la Metodología y de la FASE III con sus actividades.

El objetivo de la fase de diseño es desarrollar un concepto de “Archiving” para la remoción de objetos de datos de la base de datos. Desde el punto de vista del procesamiento de datos, tantos documentos como sea posible –tales como documentos de ventas, entregas y facturas- deberán ser removidos de la base de datos para aumentar el rendimiento y reducir la carga de trabajo de la administración del sistema ERP. Por otra parte, está el interés de los usuarios en mantener tantos documentos como sea posible en línea, para estar en posibilidades de llevar a cabo reportes, búsquedas de documentos, generación de listados, etc. Por consiguiente, la fase de diseño trata de encontrar un equilibrio entre estas dos posiciones o de forma más general, entre las demandas de buen desempeño del sistema ERP y la disponibilidad en línea de los documentos. Finalmente, el objetivo a largo plazo de un “Data Archiving” es mantener el volumen de datos tan constante como sea posible.

Actividad 3.2Elaboración de un plan de Implementación .

Actividad 3.3Establecimiento de un plan de “Archiving” a

largo plazo.

Actividad 3.1Establecimiento de

tiempos de permanencia de los



Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 3.2Elaboración de un plan de Implementación .

Actividad 3.3Establecimiento de un plan de “Archiving” a

largo plazo.

Actividad 3.1Establecimiento de

tiempos de permanencia de los



Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación



Hay tres pasos para ésta fase de diseño:

• Establecimiento de criterios técnicos y de negocio. En este paso se identifican los objetos de “Archiving” y el tiempo que estos objetos permanecerán en el sistema considerando los requerimientos de negocio, técnicos y legales de la fase de análisis. • Elaboración de un plan previo a la implementación. El plan de implementación puede ser iniciado una vez que los datos a ser enviados al “Archive” ya han sido identificados y su objetivo es elaborar un plan de proyecto. Esto incluye la creación de una lista de actividades y tiempos. • Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo. Se debe preparar un plan para un periodo extenso de tiempo con el objetivo de mantener la base de datos bajo control en el largo plazo. Basándose, en los criterios de negocio, se deben obtener datos que permitan prever el volumen esperado de información.



En este paso se define la cantidad de tiempo que los objetos específicos de datos serán retenidos en el sistema tomando en cuenta aspectos de negocio y técnicos. Criterios de negocio: • Criterios específicos de la empresa.

Para esto deberán tomarse en cuenta las necesidades de los usuarios, así como los requerimientos de los procesos individuales, ya que en algunas circunstancias los objetos de datos que pertenecen a procesos de negocio comunes pueden tener diferentes tiempos de residencia. Todo esto para finalmente obtener una gráfica que especifique qué datos deberán ser enviados al “Archive”, tomando en cuenta su dependencia lógica.

Como los datos del “Archive” no están incluidos en el cálculo de datos estadísticos, se deberá revisar qué efecto tiene el “Data Archiving” en los reportes del sistema ERP.

• Secuencia de “Archiving”.

Se debe establecer una secuencia de “Archiving” cuando los procesos están asignados a procesos de negocio comunes. Un ejemplo podrían ser los documentos de ventas, donde se podría establecer la secuencia siguiente: Entregas, Facturas y Pedidos.

• Acceso a los datos del “Archive”.

Es necesario describir un procedimiento para el acceso a los datos del “Archive”, mismo que deberá ser usado por los usuarios y/o en caso de una auditoria externa. Para controlar el acceso se deberá crear un concepto de autorizaciones que defina exactamente qué empleados tienen permitido consultar qué datos y si se van a imprimir listados, también se deberán controlar las autorizaciones. Se deberán poner a disposición de los usuarios programas que permitan búsquedas bajo parámetros específicos de selección para los objetos más importantes que se hayan enviado al “Archive”. Estos programas deberán ser herramientas definidas bajo los requerimientos de los usuarios finales y probados en la práctica.

3.3.3.1 Actividad 3.1 Establecimiento de tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”.



• Programas de despliegue de información. Para asegurar que la recuperación de información satisfaga las necesidades del usuario final, se deberán comprender claramente los requerimientos de los usuarios y de la auditoria. Para lo cual podríamos apoyarnos en preguntas como las siguientes:

• Recarga de datos enviados al “Archive”.

Ésta únicamente deberá ser requerida si los datos se archivaron accidentalmente; sin embargo, los datos podrían ser recargados con la restricción de que esta actividad se realice inmediatamente después de que se llevó a cabo el “Archiving” para evitar posibles problemas de integridad en la base de datos. Aunque en general no se da mucha importancia a este aspecto, ya que el “Data Archiving” no se recomienda cuando ya se sabe que los datos aún serán modificados.

Criterios técnicos: Estos criterios se pueden establecer una vez que se hayan establecido firmemente los de negocio. Y se pueden considerar los siguientes puntos: • Definición de los tiempos de acceso requeridos, ya que de esto depende la

elección del medio de almacenamiento. • La evaluación del sistema de almacenamiento. • La integración de otros proyectos de almacenamiento, por ejemplo el

almacenamiento en medios ópticos. • La creación de procesos de operación como: respaldo, recuperación y manejo

de archivos.

¿Es necesario dar soporte a varias vistas ?

¿Es requerido un despliegue de información en un contexto de proceso o con desplegar los objetos de datos es suficiente?

¿Qué información o atributos de los objetos de datos archivados son requeridos usualmente?

¿Cómo es desplegado el flujo de información?



Una vez establecidos los criterios técnicos y de negocio se puede iniciar el desarrollo de un plan que permitirá llevar a cabo la implementación definitiva, donde se deberán incluir las siguientes actividades: • Selección del sistema de almacenamiento. Por ejemplo, servidores. • Selección, integración y configuración del medio de almacenamiento, que

permita los tiempos y la frecuencia de acceso definidos y la integración a la arquitectura del sistema. Por ejemplo, el uso de medios ópticos.

• Desarrollo de programas que permitan el despliegue y la búsqueda de

información. • Considerar lo definido en la fase de análisis para la realización de pruebas y

documentación de aceptación por parte de los usuarios,. • Capacitación sobre la configuración del ERP a los integrantes del proyecto del

Área de Tecnologías de Información. • Documentar los procesos de consulta de los objetos de datos. • Parametrización del sistema ERP. • “Data Archiving” en el sistema ERP en producción. • Considerar actividades de postprocesamiento como liberación de espacio en

memoria, actualización de estadísticas; ya sea por optimización de costos o por reorganización de la base de datos.

El tiempo requerido para cada actividad dependerá de las habilidades del personal de la empresa donde se va a implementar.

3.3.3.2 Actividad 3.2 Elaboración de un plan de implementación inicial.



3.3.3.3 Actividad 3.3 Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo.

El “Archiving” de datos de negocio es una actividad dinámica, debe ejecutarse a intervalos regulares para tener el crecimiento de la base de datos bajo control en el largo plazo. El plan a largo plazo establece exactamente qué datos deben ser enviados al “Archive” y cuándo. Esto incluye la calendarización de trabajos de “Archiving” recurrentes. Antes de poner en marcha un plan, primero se debe estimar el volumen de datos mediante el análisis de los procesos de negocio específicos de la organización y el crecimiento de las tablas en la base de datos. El objetivo de esta fase es implementar un plan en el largo plazo que mantenga el volumen de datos tan pequeño como sea posible, tomando en cuenta los tiempos de residencia específicos de cada objeto y considerando la necesidad del “Data Archiving” cuando nuevos procesos o componentes del ERP se implementen en el sistema productivo. A continuación, se presentan los puntos adicionales a los que se mencionan en la actividad 3.2 y que deben ser considerados en un plan de “Archiving” a largo plazo: • “Archiving” para objetos que han excedido un tiempo definido de residencia.

• Integración del sistema de “Archiving” a la arquitectura del sistema ERP.

• Administración de archivos resultantes del proceso de “Archiving”.

• Concepto para remover archivos viejos hacia medios terciarios de

almacenamiento (solamente donde hay un volumen considerable de archivos viejos resultantes del proceso de “Archiving”).

Adicionalmente, al plan de “Archiving” a largo plazo, se deberán hacer por escrito los procedimientos para manejar casos de excepción.



A continuación, se presenta el marco conceptual de la Fase III.- Diseño para el “Data Archiving”, donde visualizamos las actividades a desarrollar, las técnicas y herramientas para realizarlas y las metas que se alcanzan conforme se llevan a cabo:

Actividad

(¿Qué hacer?)

Técnica (¿Cómo?)


Metas

(¿Qué obtener?)

Actividad 3.1 Establecimiento de tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”.

Hacer un listado de los tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”, tomando en cuenta aspectos técnicos y de negocio. Entrevistas.

Aplicando entrevistas, revisando documentación técnica sobre el ERP utilizado y consultando la normatividad aplicable a la empresa.

Los tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”.

Actividad 3.2 Elaboración de un plan de Implementación inicial.

Hacer un listado de las actividades a realizar durante el proyecto de implementación inicial del “Data Archiving”. Diagramas de Gantt.

PC con software: Hoja de cálculo.

Plan de implementación.

Actividad 3.3 Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo.

Separar las actividades de implantación de aquellas que requerirán repetirse de forma periódica. Diagramas de Gantt.

PC con software: Hoja de cálculo.

Plan de “Archiving” en el largo plazo.

Tabla 3.4 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase III.



3.3.4 FASE IV.- IMPLEMENTACIÓN DEL “DATA ARCHIVING”.

Figura 3.9 Diagrama de la Metodología y de la FASE IV con sus actividades.

La implementación implica llevar a cabo las actividades establecidas en el plan de implementación del “Data Archiving” en el sistema ERP. Esto es realizado en los siguientes pasos: • Configuración y parametrización, es decir hacer lo cambios en los parámetros

del sistema. • Realización de pruebas (en los procesos del sistema).

Actividad 4.1Configuración y

parametrización de los módulos funcionales.

Actividad 4.2Realización de

pruebas individuales e integrales.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 4.1Configuración y

parametrización de los módulos funcionales.

Actividad 4.2Realización de

pruebas individuales e integrales.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación



3.3.4.1 Actividad 4.1 Configuración y parametrización de los módulos funcionales.

Si se ha implementado un sistema de almacenamiento externo, este deberá ser integrado a la arquitectura del sistema ERP. Se deberá asegurar que los programas de lectura, escritura y borrado puedan acceder los archivos resultantes del proceso de “Archiving”. La configuración también deberá hacerse en el sistema productivo, permitiendo poder llevar a cabo el “Data Archiving”. Se deberá establecer la prioridad que tendrán los procesos de “Archiving”. La configuración se lleva a cabo en cuatro etapas:

• Configuración General. • Configuración de objetos específicos de “Archiving”. • Configuración de módulos de aplicación. • Configuración del software para administrar los archivos resultantes del

proceso de “Archiving”. Configuración General. Se definen los nombres de archivos lógicos, independientemente de la plataforma, basándose en estas definiciones la trayectoria física y los nombres de archivos son generados en tiempo de ejecución. Se aconseja utilizar nombres de archivos con significados completos, incorporando, por ejemplo, el nombre del objeto de “Archiving”. Configuración de objetos específicos de “Archiving”. En la configuración de objetos específicos de “Archiving” se establece el nombre del archivo lógico, el tamaño y la conexión con el sistema de almacenamiento, así como la configuración de programas postprocesamiento. Configuración de módulos de aplicación. Es la configuración de cada módulo, donde se activan los parámetros necesarios para los tiempos de residencia de los objetos de “Archiving”, de acuerdo con los requerimientos establecidos en las primeras fases. Configuración del software para administrar los archivos resultantes del proceso de “Archiving”. Se define la ubicación de objetos de negocio, tipo de documentos, así como el formato técnico del tipo de documento, por ejemplo: PDF (Portable Document Format), DOC (Document text file), etc.



3.3.4.2 Actividad 4.2 Realización de pruebas individuales e integrales.

Para realizar las pruebas de “Archiving” bajo condiciones realistas, se aconseja utilizar un volúmen de datos tan amplio como sea posible en el sistema donde se lleven a cabo las pruebas. Esto proveerá una idea adecuada de cuanto tiempo se tomará el “Archiving” y que objetos de datos no pueden ser enviados al “Archive” y que no se habían considerado en las fases previas. En las pruebas se pueden incluir las siguientes actividades:

• Análisis de la bitácora del sistema que contiene los registros que dejan los procesos al ejecutarse (“logs”).

• Pruebas de tiempos de acceso. • Pruebas con las funciones de despliegue (con los usuarios finales).

Si las pruebas se ejecutan satisfactoriamente y no se requiere hacer más configuración, entonces se pueden empezar a pasar los programas y la configuración a los ambientes definidos en la arquitectura de sistemas planteado. A continuación, se presenta el marco conceptual de la Fase IV.- Implementación del “Data Archiving”, donde visualizamos las actividades a desarrollar, las técnicas y herramientas para realizarlas y las metas que se alcanzan conforme se llevan a cabo:

Actividad

(¿Qué hacer?)

Técnica (¿Cómo?)


Metas

(¿Qué obtener?)

Actividad 4.1 Configuración y parametrización de los módulos funcionales.

Hacer un listado de las actividades a realizar para la configuración del sistema ERP. Diagramas de Gantt.

Sistema ERP. PC con software: Hoja de cálculo.

Los elementos que integran el sistema de “Archiving” configurados.

Actividad 4.2 Realización de pruebas individuales e integrales.

Elaborar el listado de pruebas y los formatos para registrar los resultados obtenidos.

PC con software: Procesador de palabras.

Formatos de pruebas

Tabla 3.5 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase IV.



Actividad 5.2Ejecución.

Actividad 5.3Postprocesamiento.

Actividad 5.1Preparación.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 5.2Ejecución.

Actividad 5.3Postprocesamiento.

Actividad 5.1Preparación.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Figura 3.10 Diagrama de la Metodología y de la FASE V con sus actividades.

Para la puesta en marcha se lleva a cabo una preparación, se ejecuta y se llevan a cabo algunas actividades postprocesamiento.

3.3.5 FASE V.- PUESTA EN MARCHA Y OPERACIÓN.



3.3.5.1 Actividad 5.1 Preparación.

La preparación consiste en revisar lo que se llevó a cabo en las primeras fases, es decir, se revisa la parametrización general (nombres lógicos de archivos, tamaño, etc.) y la parametrización de aplicaciones (tiempos de residencia), los programas de borrado y el volumen de datos seleccionado. En base a esta revisión se realizan los cambios, siempre y cuando sean necesarios. En un paso posterior, se revisa el espacio de memoria disponible y de ser necesario se incrementa.

3.3.5.2 Actividad 5.2 Ejecución.

Cuando se lleve a cabo el “Archiving”, se deberán agregar a las actividades establecidas durante las primeras fases, las siguientes:

• Secuencia de los programas de “Archiving”. • Establecimiento de la forma de operar de los programas, teniendo por ejemplo

las siguientes dos opciones: que los programas de borrado de datos en línea trabajen automáticamente y en paralelo con el programa de escritura hacia el sistema de “Archiving” o bien que corran cuando los programas de escritura hayan terminado de ejecutarse.

• Monitoreo de la forma en que los programas de “Archiving” llevan a cabo sus tareas.

• Revisión de las bitácoras del sistema. • Pruebas de acceso de lectura. Después de que el “Archiving” ha sido completado y se han revisado las bitácoras, se puede informar a los usuarios. Esto puede servir para almacenar notas en los archivos individuales resultantes del proceso de “Archiving”. Esta información puede ser desplegada posteriormente como parte de la administración del “Archive” y proveer información importante sobre los objetos de datos en el “Archive”.



3.3.5.3 Actividad 5.3 Postprocesamiento.

En el postprocesamiento se pueden incluir las siguientes actividades: • Reorganización de la base de datos, si se requiere. • Respaldo de los archivos resultantes del proceso de “Archiving”. • Revisión de los objetos de datos que no pudieron ser enviados al “Archive”. • Calendarización de los programas de capacitación a los usuarios finales. También como parte importante del postprocesamiento, se plantean las actividades de difusión para dar a conocer la forma de trabajar con la información después de que se ha llevado a cabo el “Data Archiving”. Es decir, cómo se llevará a cabo la explotación futura de la información. A continuación, se presenta el marco conceptual de la Fase V.- Puesta en marcha y Operación, donde visualizamos las actividades a desarrollar, las técnicas y herramientas para realizarlas y las metas que se alcanzan conforme se llevan a cabo:

Actividad (¿Qué hacer?)

Técnica (¿Cómo?)


Metas

(¿Qué obtener?)

Actividad 5.1 Preparación.

Hacer una revisión de la información obtenida en las fases anteriores y, de ser necesario, realizar cambios.

Información proveniente de las fases anteriores.

Saber que contamos con toda la información previa necesaria.

Actividad 5.2 Ejecución.

Ejecución de los programas de Archiving” y revisión de las bitácoras de ejecución.

Sistema ERP y software de administración de los archivos “Archive”.

Ejecución del “Data Archiving”.

Actividad 5.3 Postprocesamiento.

Diagramas de Gantt. Llevar a cabo las actividades de postprocesamiento derivadas de la revisión de las bitácoras de ejecución.

PC con software: Hoja de cálculo. Sistema ERP y software de administración de los archivos “Archive”.

Actividades de postprocesamiento y su ejecución.

Tabla 3.6 Marco Metodológico para el desarrollo de las actividades de la fase V.



3.3.6 FASE VI.- EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO

Actividad 6.2Análisis de beneficios.

Actividad 6.3Evaluación Global .

Actividad 6.1Comparación de

resultados.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 6.4Elaboración del Diagnóstico.

Actividad 6.2Análisis de beneficios.

Actividad 6.3Evaluación Global .

Actividad 6.1Comparación de

resultados.


Ambiente



Archiving”


Archiving”


Archiving”


Operación

Actividad 6.4Elaboración del Diagnóstico.

Figura 3.11 Diagrama de la Metodología y de la FASE VI con sus actividades.

En esta fase, se hace una revisión de los resultados obtenidos durante la aplicación de la Metodología propuesta. Se realiza una comparación considerando el “antes” y “después” de la aplicación de la Metodología, se analizan los beneficios obtenidos y se elabora una propuesta de mejora continua al presentar lo que pueden ser los trabajos futuros que pueden aprovechar o convivir con la información histórica que se almacenó con el “Data Archiving”.



3.3.6.1 Actividad 6.1 Comparación de resultados.

Al inicio de este capítulo, se mencionó que con la implementación del “Data Archiving” se tendría lo necesario para mantener el tamaño de la base de datos en un nivel controlado de crecimiento y el desempeño del sistema en un parámetro aceptable, es decir el tiempo de respuesta promedio para transacciones en línea no deberá ser mayor a un segundo. Por tanto, en esta actividad de la fase VI, se presenta una comparación del crecimiento que tenía el volumen de la base de datos antes y después de la implementación del “Data Archiving”. Por otra parte, se presentan los tiempos de consulta que se tienen al ejecutar los reportes, lo mismo, antes y después de la implementación del “Data Archiving”.

3.3.6.2 Actividad 6.2 Análisis de beneficios.

Una vez que se ha hecho alusión a los resultados obtenidos en la actividad anterior, se hará un análisis estadístico de los beneficios obtenidos con la implantación del “Data Archiving”. Aunque en la actividad anterior sólo se hizo alusión al control sobre el volumen de la base de datos y al tiempo de respuesta del sistema ERP, hay que mencionar los siguientes beneficios que se tendrán, algunos a largo plazo y otros de forma casi inmediata: • Preservación en la integridad de la información, ya que al realizarse el “Data

Archiving” se toma en cuenta la complicada estructura relacional de la información que se almacena en el ERP, donde un dato puede estar asociado con otros registros y tablas.

• Ahorro en los costos de inversión en infraestructura de hardware, como por

ejemplo capacidad de disco duro y servidores más robustos con un mejor tiempo de respuesta manejando grandes volúmenes de datos.

• Disminución de tiempos para soporte y mantenimiento del sistema ERP, por

ejemplo, tiempo disponible para realizar respaldos, actualizaciones, esquemas de alta disponibilidad, replicación de información o datos espejo.

A continuación se hace una evaluación global del “Data Archiving” en el ámbito de la Teoría de Sistemas.



3.3.6.3 Actividad 6.3 Evaluación Global.

Dentro de la evaluación global, se tienen que considerar como ayuda, influye y convive la tecnología de “Data Archiving”, con las demás Tecnologías de Información que ya se encuentren implementadas en la empresa, como por ejemplo: Data Warehouse, Minería de datos, etc. También, ubicar en que otros procesos donde se manejen grandes volúmenes de datos será factible la aplicación de la Metodología para implantar un “Data Archiving”, como por ejemplo CRM, SRM, etc.

3.3.6.4 Actividad 6.4 Elaboración del Diagnóstico.

A continuación se muestra un diagrama esquemático de un sistema y su medio [Van Gigch, 1987]:

Figura 3.12 Diagrama de un Sistema y su medio [Van Gigch, 1987]. Donde los elementos que entran al sistema se llaman entradas y los que lo dejan son llamadas salidas o resultados. Las entradas son generalmente los elementos sobre las cuales se aplican los recursos. Las salidas son los resultados del proceso de conversión del sistema y se cuentan como resultados, éxitos o beneficios. El estado de un sistema se define por las propiedades que muestran sus elementos en un punto en el tiempo.

SistemaSubsistemasProgramasActividades

Archivado Electrónico de Datos

OtrosSistemas

OtrosSistemas

OtrosSistemas

“Data Warehouse”, Minería de Datos, “Bussines Intelligence”…

El medio

Entradas( ERP )

Recursos

Costos

Salidas(ERP + “Archive”)

Resultados

Beneficios

Objetivos

SistemaSubsistemasProgramasActividades

Archivado Electrónico de Datos

OtrosSistemas

OtrosSistemas

OtrosSistemas

“Data Warehouse”, Minería de Datos, “Bussines Intelligence”…

El medio

Entradas( ERP )

Recursos

Costos

Salidas(ERP + “Archive”)

Resultados

Beneficios

Objetivos



En el ambiente de Tecnologías de Información, actualmente se ha hecho popular el rehuso de software, los estados de los sistemas se consideran en un ciclo evolutivo, donde de un estado de maduración (N1), se aprovecha lo desarrollado para avanzar hacia otro estado (N2), como lo muestra la figura a continuación:

Figura 3.13 Diagrama de la maduración de un Sistema.

Considerando lo anterior se ubica la Metodología en el siguiente ciclo de evolución [Peón, 2002], [Castorena, 2003]:

Figura 3.14 Ciclo evolutivo de la Metodología Propuesta.

N1

N2

N3

x

y

Tiempo

Ciclo de vida

N1

N2

N3

x

y

Tiempo

Ciclo de vida

I Identificación del Medio Ambiente

II Análisis para el “Data Archiving”

III Diseño para el “Data Archiving”

IV Implementación del “Data Archiving”

V Puesta en marcha y Operación

VI Evaluación y Mejoramiento

I Identificación del Medio Ambiente

II Análisis para el “Data Archiving”

III Diseño para el “Data Archiving”

IV Implementación del “Data Archiving”

V Puesta en marcha y Operación

VI Evaluación y Mejoramiento



Lo importante del esquema anterior es saber cuando es necesario promover un cambio de estado, es decir, Diagnosticar. El problema del diagnóstico consiste en buscar las causas de un mal funcionamiento o de un funcionamiento poco eficiente [Van Gigch, 1987]. Lo importante en el caso de la Metodología propuesta en el presente trabajo de Tesis es retomar las actividades de la fase seis y principalmente las siguientes: 6.2 Análisis de beneficios. 6.3 Evaluación global. Ya que éstas nos permitirán definir si es necesario hacer adecuaciones a la Metodología para seguir logrando o aumentar los beneficios obtenidos. En éste capítulo, se ha dado una breve introducción técnica de lo que se logrará al llevar a cabo la implantación del “Data Archiving”, se ha presentado un esquema de la aplicación de la Metodología, así como la arquitectura de funcionamiento que tendrá. Se ha dado una descripción introductoria de las fases de la Metodología, se presenta el diagrama general de la misma, así como las actividades consideradas dentro de cada fase de la Metodología. Posteriormente, se ha presentado cada fase de la Metodología, incluyendo el diagrama de la Metodología completa y resaltando la fase y sus actividades, una descripción detallada de cada actividad y el marco metodológico para su desarrollo. En el siguiente capítulo, se presenta la aplicación de la Metodología en sus primeras cuatro fases. La empresa donde se aplicará será el Instituto Mexicano del Petróleo y el área funcional la de Ventas.



En el presente capítulo, se hará la aplicación de la Metodología para la creación de un Sistema de “Data Archiving” en un Planeador de Recursos Empresariales en una empresa paraestatal. La aplicación de la Metodología propuesta se realizará en sus primeras cuatro fases, las cuales se enuncian a continuación: Fase I Identificación del medio ambiente. Fase II Análisis para el “Data Archiving”. Fase III Diseño para el “Data Archiving”. Fase IV Implementación del “Data Archiving”. La nomenclatura e iconografía a utilizar en la presentación y el desarrollo de las actividades será la siguiente:

Actividad (¿Qué hacer?)

Las actividades nos dicen qué hacer durante la aplicación de las fases de la Metodología.

Actividad

Técnica (¿Cómo hacer?)

Las técnicas nos contestan a la pregunta de cómo hacer para realizar las actividades.

Técnica

Herramienta (¿Con qué hacer?)

Las herramientas nos dicen con qué hacer las actividades.

Herramienta

Resultados (¿Qué obtener?)

Los resultados son las metas que vamos a alcanzar al realizar las actividades.

Resultados

Tabla 4.1 Nomenclatura e iconografía utilizada en la aplicación de la Metodología.

CAPÍTULO 4. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA EN UN CASO REAL.

4.0 INTRODUCCIÓN.



Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

En esta fase de la Metodología se ubica la situación de la empresa en la cual se va a llevar a cabo el “Data Archiving”, se definen los recursos humanos que integrarán el equipo de proyecto y los requerimientos de “Archiving” que se deberán tomar en cuenta.

4.1.1 Actividad 1.1 Conocimiento de los valores de la empresa. Con la finalidad de identificar el medio ambiente general y para familiarizarse con la empresa se recopila información sobre su visión, misión y valores, así como, información sobre el sistema ERP que se utiliza. La empresa en la cual se llevará a cabo la implementación es el Instituto Mexicano Del Petróleo (IMP).

Técnica Revisar documentación de la empresa.

Herramienta Consulta de documentos como el Estatuto Orgánico, Plan Estratégico. Información publicada en Intranet o Internet.

Resultados A continuación se presenta un mapa mental de los valores del IMP y en el anexo A se puede consultar más información al respecto [IMP, 2001]:

4.1 FASE I. IDENTIFICACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE.



Figura 4.1 Mapa Mental de los valores del Instituto Mexicano del Petróleo.

Dentro de las líneas de acción para institucionalizar la medición y evaluación de desempeño, estrategia asociada al objetivo estratégico de Excelencia Operacional, se plantea consolidar el uso del Sistema Integral de Información del IMP apoyado en la herramienta SAP R/3, con lo cual, se úbica a dicha herramienta como estratégica dentro de la Institución. Actualmente, el Instituto Mexicano del Petróleo tiene implementado el sistema ERP SAP R/3 versión 4.6B, con los siguientes módulos funcionales operando:

Siglas que hacen referencia al módulo

Nombre en Inglés y normalmente de donde provienen las siglas

Nombre con el que se conocen en castellano

FI Submódulos: GL AP AR

Financial Accounting General Ledger Accounts Payable Accounts Receivable

Finanzas Libro Mayor Cuentas por pagar Cuentas por cobrar

CO Controlling Costos TR Submódulos: CM

Treasury Cash Management

Tesorería Gestión de caja

AA Asset Accounting Activos Fijos FM Founds Management Presupuestos MM Materials Management Materiales SD Sales and Distribution Ventas PS Project System Proyectos HR Human Resources Recursos Humanos

Tabla 4.2 Módulos de SAP R/3 operando en el IMP.

Instituto Mexicano del Petróleo.Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal de carácter preponderantemente técnico y educativo, con personalidad jurídica y patrimonio propios.

4 plataformas de negocio:• Investigación y desarrollo tecnológico.• Competencias.• Soluciones.• Atención al Cliente y Comercializar

Visión:• Institución de excelencia enfocada a la Industria petrolera.• Comercializar productos de alto contenido tecnológico.• PEMEX y el IMP son socios estratégicos y tecnológicos.• Personal experto, comprometido y bien recompensado.• Nos constituimos como lideres en la Administración del conocimiento.

Misión:Transformamos el conocimiento en realidades industriales innovadoras.

Objetivos Estratégicos:• Innovación.• Comercialización y desempeño financiero.• Excelencia Operacional.• Comunidad IMP.• Posgrado.

Consolidar el uso del Sistema

Integral de Información del IMP

apoyado en la herramienta SAP R/3.

Incrementar la productividad.

Indicadores de desempeño.























Es importante plantear el ámbito de operación de un ERP y en el caso del IMP se tiene la siguiente relación funcional entre los módulos del sistema SAP R/3:

Figura 4.2 Relación funcional de los módulos de SAP R/3 en el IMP.

Como se observa en la figura anterior, la implementación para fines de este trabajo de Tesis se realizará únicamente en el módulo de ventas, con la finalidad de mostrar la forma en que se deben aplicar las actividades de la Metodología.

MaterialesMM

ContabilidadGL

Cuentas por PagarAP

Cuentas por CobrarAR

VentasSD

NóminaHR

PresupuestoFM

Activos FijosAA

TesoreríaCM

CostosCO

ProyectosPS

Registro de origen

FI

TR

Área de aplicación del “Data Archiving”

MaterialesMM

ContabilidadGL

Cuentas por PagarAP

Cuentas por CobrarAR

VentasSD

NóminaHR

PresupuestoFM

Activos FijosAA

TesoreríaCM

CostosCO

ProyectosPS

Registro de origen

FI

TR

Área de aplicación del “Data Archiving”



4.1.2 Actividad 1.2 Definición de los Recursos Humanos del proyecto.

Se definen las personas que integraran el equipo de proyecto responsable de implementar un “Data Archiving” para el módulo de ventas.

Técnica Seleccionar al personal relacionado con el módulo de aplicación.

Herramienta Entregar la lista de los integrantes del equipo de proyecto a la alta dirección, para que sea la encargada de convocarlos.

Resultados El equipo de proyecto responsable de implementar un “Data Archiving” para el módulo de ventas deberá incluir: Representantes del departamento de usuarios.-. En el caso del IMP serán aquellos que manejan información de ventas, facturación y contabilidad. A lo largo del proceso o en el desarrollo de pruebas integrales pueden involucrarse personas que trabajan con otros módulos como compras, costos, etc.; situación inevitable debido a la integración del sistema ERP SAP R/3. También, se deberá incluir a las personas que producen los reportes y estadísticas de ventas. Representantes de Tecnologías de Información.- Deberá estar involucrado el personal que configura los módulos relacionados con el proceso, en este caso: ventas y contabilidad. Y debido a que el “Data Archiving” es en un porcentaje muy alto una cuestión técnica, deberán estar involucrados los responsables del mantenimiento, disponibilidad y operación en la base de datos.



4.1.3 Actividad 1.3 Definición de Requerimientos del “Data Archiving”.

Para definir los datos que pueden ser enviados al “Archive” se revisan los documentos que están involucrados en el proceso de ventas y sus requerimientos de consulta.

Técnica Revisar los procesos que se operan a partir del sistema ERP. Ubicar personal que consulta información histórica relevante. Entrevistas.

Herramienta Revisar documentación de la empresa. Consulta de Información bibliográfica. PC, Internet. Aplicando entrevistas.

Resultados Es esta actividad es necesario tener muy claro la secuencia del proceso principal que se este operando en el sistema ERP del módulo en cuestión, para el caso de ventas se tiene el siguiente esquema:

Figura 4.3 Diagrama del proceso de ventas estándar.

Sin embargo, en el caso del Instituto Mexicano del Petróleo, que lo que vende son servicios, se tiene el siguiente proceso de ventas, donde se omite el documento de entrega, que en el proceso estándar de SAP R/3 es más aplicable a la venta de productos, ya que involucra actividades de recolección y empaque.

Documento de Ventao Pedido

Documento FacturaDocumento de Venta

o PedidoDocumento Factura

Figura 4.4 Diagrama del proceso de ventas del IMP.

Documento de Ventao Pedido

Documento de Entrega Documento FacturaDocumento de Venta

o PedidoDocumento de Entrega Documento Factura



A continuación, se muestra la forma en que los documentos de ventas están ligados a la información manejada desde otros módulos funcionales de SAP R/3, de forma estándar:

Figura 4.5 Proceso de ventas estándar y su relación con los demás módulos.

Ventas: Los pedidos de cliente constituyen la base del proceso de ventas. El cliente ó deudor hace un pedido, el cual se crea como un documento en ventas (SD). Este documento no origina una contabilización en finanzas (FI), pero el sistema realiza una verificación de disponibilidad para la fecha de entrega requerida, apenas se hubo registrado el pedido.

Expedición: Se crea un documento de entrega de salida. Se crea una orden de transporte. Las mercancías solicitadas se retiran del almacén y se preparan para la entrega. Se crea un documento de salida de mercancías en materiales (MM) y un documento contable en finanzas (FI) a fin de que se contabilice la salida de mercancías.

Facturación: En la última etapa del proceso de ventas se crea un documento de facturación en ventas (SD), que se imprime para el cliente. Al mismo tiempo, se crea un documento en finanzas (FI) para que se puedan contabilizar los clientes (deudores) y los ingresos en las cuentas correspondientes.

Ventas

Documento

SD

Entrega de salida Orden de transporte Salida de mercancías

Facturación

SD FI

Factura

MMSD

Expedición

Pedido de cliente

Documento

SD FI

Ventas

Documento

SD

Entrega de salida Orden de transporte Salida de mercancías

Facturación

SD FI

Factura

MMSD

Expedición

Pedido de cliente

Documento

SD FI



Sin embargo, en el caso del IMP, como se mencionó con los diagramas de bloques, se tiene un esquema más sencillo:

Figura 4.6 Proceso de ventas del IMP y su relación con los demás módulos.

Ya que se tiene claro el proceso, se está en posibilidad de identificar los documentos involucrados para definir sus tiempos de residencia y posteriormente configurar sus parámetros en el módulo correspondiente del sistema. Todo lo anterior, forma parte de las consideraciones de negocio; técnicamente, se tendrán que tener los programas de “Archiving” actualizados y se deberá realizar la configuración correspondiente a cada módulo.

Ventas

SD

Facturación

SD FI

Factura

Pedido de cliente

Documento

Ventas

SD

Facturación

SD FI

Factura

Pedido de cliente

Documento



Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

4.2.1 Actividad 2.1 Monitoreo de bases de datos y rendimiento del sistema.

En esta actividad se lleva a cabo un monitoreo de la base de datos y del desempeño del sistema en las operaciones del día a día.

Técnica Programar la revisión de las bases de datos y del rendimiento del sistema.

Herramienta Software de monitoreo e interpretación de estadísticas críticas. Para realizar estas actividades en el sistema ERP SAP R/3 se pueden utilizar las transacciones DB02 y ST03.

Resultados DB02 “Database Performance: Tables and Indexes” ó “Database monitor”.- Esta transacción permite visualizar importantes indicadores de la base de datos, como el tamaño de las tablas y la velocidad con la que aumenta su tamaño. También proporciona información del Sistema Manejador de Base de Datos (SMBD).

4.2 FASE II. ANÁLISIS PARA EL “DATA ARCHIVING”.



Figura 4.7 Información proporcionada por la transacción DB02. En la figura 4.7, se tiene la información proporcionada por la transacción DB02, donde se puede visualizar como se encuentran los totales en el tamaño de tablas e índices y se presentan botones que nos permiten visualizar datos históricos referentes al sistema de base de datos, al espacio físico y al tamaño de tablas e índices.



Figura 4.8 Crecimiento mensual de la base de datos.

Esta es la salida en pantalla que se despliega con el botón de “space statistics” de la pantalla de la figura 4.7, del recuadro referente a “Database System”. En la tabla 4.3, podemos visualizar el aumento de tamaño de la base de datos cada mes, así como el espacio libre, que sumados nos indican como se ha ido incrementando el espacio físico en disco para mantener el porcentaje de ocupación a menos del 90%.

Fecha Tamaño/Kb Espacio libre/Kb % Utilizado Suma del tamaño de la BD y el espacio libre. 01.08.2004 195,398,072 22,639,464 89 218,037,536 01.07.2004 195,295,680 24,393,296 88 219,688,976 01.06.2004 189,151,704 20,485,888 90 209,637,592 01.05.2004 185,033,608 20,311,168 90 205,344,776 01.04.2004 185,033,608 22,505,784 88 207,539,392 01.03.2004 184,521,616 23,303,656 88 207,825,272 01.02.2004 177,947,544 18,831,632 90 196,779,176 01.01.2004 175,899,552 21,119,904 88 197,019,456 01.12.2003 175,694,760 22,353,248 88 198,048,008 01.11.2003 173,646,768 23,991,840 87 197,638,608 01.10.2003 169,550,784 21,764,200 88 191,314,984

Tabla 4.3 Incremento del espacio físico en disco.



Figura 4.9 Crecimiento mensual de los “tablespaces”.

Esta salida en pantalla se obtiene con el botón de “space statistics” de la figura 4.8, ubicada en el recuadro “Tablespaces”, En el caso del IMP, se tiene el Sistema Manejador de Base de Datos (SMBD) Oracle, donde el aumento de espacio para alojar las tablas se hace a través de los “tablespaces”. Por tanto, aquí, podemos visualizar su crecimiento, que generalmente será correspondiente con el crecimiento de las tablas que alojan.



Figura 4.10 Crecimiento mensual de las tablas (fragmento).

La salida en pantalla de la figura 4.10, se visualiza con el botón “space statistics” de la pantalla de la figura 4.7 y nos permite ver el tamaño de cada una de las tablas, así como el “Tablespace” que las aloja.



ST03 “Workload: Analysis of SAP System” ó “Performance Monitor”.- Esta transacción nos permite visualizar el rendimiento de la base de datos a través de los tiempos de respuesta, tiempos de espera, tiempos de generación durante la ejecución, tiempos de carga para programas y pantallas, tiempos para procesar programas, tiempos de colocación en cola para procesos de bloqueo, etc. La información puede ser delimitada por usuario, por programas, por fechas, etc. En la figura 4.11, se muestra la información proporcionada por la transacción ST03, en el sistema ERP SAP R/3 del IMP.

Figura 4.11 Rendimiento del sistema.



4.2.2 Actividad 2.2 Identificación de los objetos de “Archiving”. En esta actividad se deberán identificar las tablas que presentan un crecimiento rápido en su tamaño y los objetos de “Archiving” asociados a las mismas.

Técnica Determinar para cada módulo los objetos “Archiving” involucrados.

Herramienta Software para revisión de información técnica de tablas y objetos “Archiving”. Para realizar esta actividad en el sistema ERP SAP R/3 se puede utilizar la transacción DB15.

Resultados SAP proporciona un listado de las tablas de rápido crecimiento, el cual se muestra completo en el Anexo B, aquí sólo se ponen los datos correspondientes al módulo de ventas (SD):



Tabla

Objeto de “Archving”

Descripción

RV_LIKP Entregas SD_VBAK Pedidos

VAPMA

SD_VBRK Factura VBAP SD_VBAK Pedidos VBEP SD_VBAK Pedidos

RV_LIKP Entregas SD_VBAK Pedidos SD_VBKA Actividades de ventas

VBFCL

SD_VBRK Factura VBKD SD_VBAK Pedidos


VBPA

SD_VBRK Factura VBRP SD_VBRK Factura


VBUK

SD_VBRK Factura RV_LIKP Entregas VBUP SD_VBAK Pedidos RV_LIKP Entregas VEPO SD_VTTK Transportes RV_LIKP Entregas SD_VBAK Pedidos

VRKPA

SD_VBRK Factura RV_LIKP Entregas SD_VBAK Pedidos

VRPMA

SD_VBRK Factura

Tabla 4.4 Tablas de ventas con rápida velocidad de crecimiento y sus objetos de “Archiving”.

En la tabla 4.5, tenemos los objetos de “Archiving” involucrados en el proceso de ventas planteado en la fase I de la Metodología:

Objeto de “Archiving” Descripción Componente de SAP R/3

SD_VBAK Pedidos SD SD_VBRK Facturas SD FI_DOCUMNT Documento contable FI

Tabla 4.5 Objetos de “Archiving” del proceso de ventas del IMP.



Para realizar estas actividades en el sistema ERP SAP R/3, se puede utilizar la transacción DB15. DB15 “Data Archiving: Database Tables”.- Esta transacción, permite identificar los objetos de “Archiving” para una tabla, desplegar las tablas para un objeto de “Archiving” y desplegar información de espacio en memoria especifica para una base de datos. A continuación, se muestra una salida en pantalla de la información desplegada para los objetos involucrados en el proceso de ventas:

Figura 4.12 Tablas asociadas al proceso de ventas.



4.2.3 Actividad 2.3 Recopilación de los requerimientos de consulta. Aquí se deberá conocer cuales son los reportes utilizados regularmente, así como la antigüedad con la que se consulta la información.

Técnica Hacer un listado de los requerimientos de consulta, tomando en cuenta aspectos de negocio, técnicos y de auditoria. Entrevistas.

Herramienta Aplicando entrevistas, investigando capacidades de hardware y consultando la normatividad aplicable a la empresa.

Resultados A continuación, se presenta el cuestionario resuelto por el usuario experto del módulo de ventas: 1.- ¿Cuáles datos deben ser enviados al “Archive”? R.- Datos de pedidos y facturas con su respectivo documento contable. Documentos completos de los años 1999, 2000 y 2001. 2.- ¿Cuándo deben ser enviados al “Archive” (por ejemplo, que no sea antes de un cierre de ejercicio)?, fecha idónea para enviar la información al Archive. R.- Después del cierre contable. 3.- ¿Estos datos deberán estar accesibles más tarde? Si es así, ¿Qué tan frecuentemente y en que formato?. R.- Esporádicamente se consultarán y principalmente los importes de la factura.

4.- ¿Cómo deben ser preparados los datos?; considerando el proceso de ventas, ¿Que documentos se deben tener para considerarlo completo?; ¿Se deberán verificar documentos contables?; ¿Hasta que momento ya no vuelves a consultar un documento de ventas? R.- Se consideran completos hasta que se realiza la identificación de la cobranza y compensación

del documento contable, estas actividades se realizan inmediatamente después del pago de la factura, ya que de lo contrario se afecta el flujo de efectivo. Es necesario verificar el registro contable. Un documento de ventas que ya fue facturado, registrado en la contabilidad y cobrado, difícilmente se vuelve a consultar. 5.- ¿Qué reportes de ventas se consultan regularmente y con que parámetros de antigüedad? ¿Quiénes y en qué áreas del IMP consultan estos reportes? R.- Reporte por proyecto, para visualizar los ingresos (lo consultan jefes de proyecto): S_ALR_87013567 – Oferta/Orden/Plan real.



Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

4.3.1 Actividad 3.1 Establecimiento de tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”.

Con los datos recopilados durante las fases anteriores, en esta actividad se deberán establecer los tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”.

Técnica Hacer un listado de los tiempos de permanencia de los objetos de “Archiving”, tomando en cuenta aspectos técnicos y de negocio. Entrevistas.

Herramienta Aplicando entrevistas, revisando documentación técnica sobre el ERP utilizado y consultando la normatividad aplicable a la empresa.

Resultados Para establecer los tiempos de residencia se deberán revisar las dependencias indirectas con los documentos que no son de ventas, pero que se relacionan con su proceso. En el caso del IMP, existen ligas entre las facturas y sus correspondientes documentos contables, por tanto es recomendable mandar al “Archive”, sólo aquellas facturas para las cuales ya se haya enviado al “Archive” su correspondiente documento contable usando el objeto de “Archiving” FI_DOCUMENT. El tiempo de residencia es una especificación que proporciona el usuario y debe ir de acuerdo a los procesos de negocio y el tiempo promedio en que éstos se completan.

4.3 FASE III. DISEÑO PARA EL “DATA ARCHIVING”.



En base a la información de proceso planteada en la fase I de la Metodología, se determinan los tiempos de permanencia, mismos que se obtienen de la entrevista presentada en la actividad 2.3 de la Fase II y se presentan en la Tabla 4.6: Componente del

proceso Tiempo promedio para completar el proceso

Objetos de “Archiving” afectados

Pedidos 45 días SD_VBAK

Facturas y Documento contable

30 días SD_VBRK

FI_DOCUMNT

Tabla 4.6 Tiempos de permanencia para los documentos del proceso de ventas y objetos de “Archiving”.

Estos datos servirán para llevar a cabo la configuración del módulo de ventas. SAP proporciona los siguientes programas para los objetos de “Archiving” involucrados con el proceso de ventas [SAP, 2000a]:

Objeto de “Archiving” Actividad

SD_VBAK

(Pedidos)

SD_VBRK

(Facturas)

FI_DOCUMNT

(Documento contable)

Preprocesamiento S3VBAKPT S3VBRKPT Escritura S3VBAKWR S3VBRKWR SAPF048 Borrado S3VBAKDL S3VBRKDL SAPF048D Lectura S3VBAKAU S3VBRKAU SAPF048A

SAPF048S SAPF048X

Recarga S3VBAKRL S3VBRKRL SAPF049

Tabla 4.7 Programas para los objetos de “Archiving” del proceso de ventas.

Una vez que se realice la configuración se debe probar ejecutando los programas de preprocesamiento proporcionados por SAP para identificar que tantos documentos están en condiciones de enviarse al “Archive” y por tanto, como se reducirá el volumen de las tablas que alojan los correspondientes objetos de “Archiving”, información analizable con la transacción DB15, que se mencionó en la Fase II de la Metodología.



4.3.2 Actividad 3.2 Elaboración de un plan de implementación inicial. El Data “Archiving” se realiza prácticamente en dos etapas: I. La ejecución de un “Data Archiving” inicial, si nunca se ha llevado en cabo en

el sistema ERP.

II. La ejecución del “Data Archiving” de forma periódica, esto es llevarlo a cabo de forma regular, para lo cual es necesario establecer un plan a largo plazo.

En esta actividad se especifican las tareas para un “Data Archiving” inicial.

Técnica Hacer un listado de las actividades a realizar durante el proyecto de implementación inicial del sistema de “Data Archiving”. Diagramas de Gantt.

Herramienta PC con software: Hoja de cálculo.

Resultados El sistema ERP SAP R/3 del IMP, actualmente opera en línea todos los documentos creados desde que se implantó el sistema en 1999, es decir, aloja el registro de casi seis años de operación, por lo tanto se plantea el siguiente plan de implementación inicial: 1. Lo primero que se debe hacer en un “Data Archiving” inicial, es configurar los

parámetros del módulo de aplicación, en este caso de ventas (SD). 2. Posteriormente hay que ver los documentos que satisfacen los requerimientos

de “Archiving” previamente definidos, para esto se utilizan los programas de preprocesamiento definidos para los objetos de “Archiving” involucrados.

3. Después de correr los programas de preprocesamiento hay que revisar el

status de los documentos que no puede enviar al “Archive”.

En ventas, esto se puede hacer visualizando el flujo de los documentos, con lo que también podremos establecer la secuencia de “Archiving”.



Para el caso del módulo de ventas, si no se detectan problemas en el flujo de documentos, entonces se puede ejecutar el programa SDVBUK00 en modo de prueba, este programa eliminará inconsistencias entre el manejo del status de base de datos y su actualización dinámica.

4. Pueden presentarse algunos otros problemas, para lo cual se podrá realizar

búsqueda de notas en el sistema de ayuda en línea que proporciona SAP o levantamiento de reportes para solicitar ayuda para errores específicos.

5. Cuando al ejecutar los programas de preprocesamiento, indican que todos los

documentos a ser enviados al “Archive” son válidos, entonces puede llevarse a cabo el Data “Archiving”, considerando lo siguiente:

¿ Cuándo se podrá llevar a cabo el “Data Archiving” inicial? ¿ El programa de borrado será ejecutado después del de escritura, o se

realizaran como actividades separadas ? A continuación, se especifica el diagrama de Gantt que plantea los tiempos en que se llevaran a cabo las actividades planteadas:

MESES

ACTIVIDAD

Configuración de los parámetros del módulo de aplicación.

Ejecución de los programas de preprocesamiento.

Revisar el status de los documentos.

Solución de errores específicos.

Envio al “Archive”

SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4

MES 1 MES 2 MES 3

SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4

Figura 4.13 Programa de actividades del “Data Archiving” inicial.

Una vez que el “Data Archiving” inicial se lleva a cabo de forma exitosa, se desarrolla el plan de “Archiving” a largo plazo.



4.3.3 Actividad 3.3 Establecimiento de un plan de “Archiving” a largo plazo.

El Data “Archiving” se realiza prácticamente en dos etapas: III. La ejecución de un “Data Archiving” inicial, si nunca se ha llevado en cabo en

el sistema ERP.

IV. La ejecución del “Data Archiving” de forma periódica, esto es llevarlo a cabo de forma regular, para lo cual es necesario establecer un plan a largo plazo.

En esta actividad se especifican las tareas para un “Data Archiving” a largo plazo.

Técnica Separar las actividades de implantación de aquellas que requerirán repetirse de forma periódica. Diagramas de Gantt.

Herramienta PC con software: Hoja de cálculo.

Resultados Una vez que se ha llevado a cabo el “Archiving” inicial y observando el aumento de documentos en el sistema se deberá plantear la periodicidad con la que se ejecutará el plan de data “Archiving” a largo plazo, mismo que permitirá mantener el crecimiento de la base de datos en un nivel aceptable para el área de Tecnologías de Información y al mismo tiempo dar soporte al trabajo del día a día de los usuarios. Para el plan a largo plazo se propone considerar las siguientes actividades: 1. Revisar los parámetros del módulo de aplicación. 2. Ejecutar los programas de preprocesamiento. 3. Revisar el status de los documentos que los programas de preprocesamiento

indican que no puede enviar al “Archive”.



4. Si se requiere, realizar búsqueda de notas en el sistema de ayuda en línea que proporciona SAP o levantamiento de reportes para solicitar ayuda para errores específicos.

5. Cuando al ejecutar los programas de preprocesamiento, indican que todos los

documentos a ser enviados al “Archive” son válidos, entonces puede llevarse a cabo el “Data Archiving”.

A continuación, se especifica el diagrama de Gantt que plantea los tiempos en que se llevaran a cabo las actividades planteadas:

Figura 4.14 Programa de actividades del “Data Archiving” a largo plazo.

MESES

ACTIVIDAD

Revisión y/o configuración de los parámetros del módulo de aplicación.

Ejecución de los programas de preprocesamiento.

Revisar el status de los documentos.

Solución de errores específicos.

Envio al “Archive”

MES 1

SEM 4SEM 1 SEM 2 SEM 3SEM 1 SEM 2 SEM 3 SEM 4

MES 2



Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

Fase I

Fase VI

Fase IV

Fase III

Fase II

Fase V

4.4.1 Actividad 4.1 Configuración y parametrización de los módulos funcionales.

Tomando en cuenta la estructura de ventas utilizada por el ERP SAP R/3 [SAP, 2000b] se lleva a cabo la configuración de la herramienta con un ejemplo en el desarrollo de esta actividad.

Técnica Hacer un listado de las actividades a realizar para la configuración del sistema ERP. Diagramas de Gantt.

Herramienta Sistema ERP. PC con software: Hoja de cálculo.

Resultados En el caso de ventas se realiza la parametrización en base a dos elementos, uno correspondiente a la estructura de ventas y otro al tipo de documento que se pretende enviar al “Archive”. Acerca de la estructura de ventas se presenta el Anexo C. En la figura 4.15, se muestra el flujo de documentos, para ejemplificar como se llevará a cabo la parametrización que enviará estos documentos al “Archiving”:

Figura 4.15 Flujo de documentos de ventas.

4.4 FASE IV. IMPLEMENTACIÓN DEL “DATA ARCHIVING”.



Figura 4.16 Visualización del pedido y la factura de ventas.

En virtud de que la parametrización es sólo para ejemplificar la forma en que se llevará a cabo, en la figura 4.16, se muestran las salidas en pantalla de los documentos que aparecen en el flujo de documentos de la figura 4.15, para tomar los datos de la “Organización de ventas” y de la “Clase de documento comercial” y utilizarlos en la parametrización. La configuración de ventas en el sistema SAP R/3, se lleva a cabo en la “Guía de implementación” y tomando los datos mencionados en el párrafo anterior.



En la figura 4.17, se muestran las opciones de configuración que tiene el módulo de ventas para los diferentes documentos del proceso de ventas:

Figura 4.17 Guía de configuración para el “Archive” de ventas.

De la figura 4.17, la opción de “Control de archivo para documento de venta” permite configurar lo correspondiente a pedidos y la opción de “Control de archivo para facturas” permite configurar lo referente a las facturas. En las figuras 4.18 y 4.19, se visualiza la parametrización llevada a cabo para los documentos que se utilizaron de ejemplo:

Figura 4.18 Configuración para los documentos de pedido de ventas del ejemplo.



Figura 4.19 Configuración para los documentos de factura de ventas del ejemplo.

En esta actividad se ha mostrado como llevar a cabo la parametrización del módulo de ventas que permitirá llevar a cabo el “Data Archiving” para los documentos de pedidos y facturas del ejemplo. Una vez que se realiza la parametrización en el módulo funcional, en este caso ventas, se está en posibilidades de ejecutar los programas de preprocesamiento.



4.4.2 Actividad 4.2 Realización de pruebas individuales e integrales. Una vez realizada la configuración se está en posibilidades de ejecutar los programas proporcionados por SAP R/3 para visualizar los documentos que será posible enviar al “Archive”, o bien para realizar otras actividades que permitan que un mayor número de documentos estén en condiciones de ser archivados. Y basándose en el proceso de ventas se establece la secuencia de archivado.

Técnica Elaborar el listado de pruebas y los formatos para registrar los resultados obtenidos.

Herramienta PC con software: Procesador de palabras.

Resultados En esta actividad se muestran los resultados obtenidos en el desarrollo de esta actividad en el Instituto Mexicano del Petróleo: Configuración de los parámetros del módulo de aplicación, en este caso de ventas. Esto se explicó de forma detallada en la actividad anterior y la configuración se puede visualizar en las figuras 4.18 y 4.19.



Resultados de los programas de preprocesamiento. La siguiente figura, muestra la ejecución del programa de preprocesamiento para documentos de pedido, en el sistema ERP SAP R/3:

Figura 4.20 Ejecución del programa de preprocesamiento para pedidos de ventas.

La figura 4.21, muestra los resultados del programa de preprocesamiento para el ejemplo utilizado:

Figura 4.21 Resultados del programa de preprocesamiento para pedidos de ventas.



La siguiente figura, muestra la ejecución del programa de preprocesamiento para documentos factura, en el sistema ERP SAP R/3:

Figura 4.22 Ejecución del programa de preprocesamiento para facturas de ventas.

La figura 4.23, muestra los resultados del programa de preprocesamiento para el ejemplo utilizado:

Figura 4.23 Resultados del programa de preprocesamiento para facturas de ventas.



Flujo de documentos y con lo cual se puede establecer la secuencia de “Archiving”. Revisando el flujo de documentos de la figura 4.15, se establece que la secuencia de “Archiving” será la siguiente:

Figura 4.24 Secuencia de “Archiving”.

Ejecución del programa SDVBUK00 Este programa sólo se ejecuta cuando los programas de preprocesamiento despliegan documentos que no pueden enviarse al “Archive”, y como se mencionó anteriormente, lo que hace es remover inconsistencias entre el manejo del status de base de datos y su actualización dinámica.

Figura 4.25 Ejecución del programa SDVBUK00.

Resultados de los programas de preprocesamiento. Una vez que se visualiza que todos los documentos para los que se llevo a cabo la configuración y que cumplan con su tiempo de permanencia en el sistema, pueden ser enviados al “Archive”, se lleva a cabo el “Data Archiving” ejecutando los programas de escritura y borrado mencionados en la Fase III y más adelante cuando se establezcan las condiciones y tipos de consulta a realizar se utilizan los programas de lectura. En este capítulo, se ha presentado la aplicación de la Metodología en sus primeras cuatro fases, en el siguiente capítulo se presentan la valoración de objetivos, los trabajos futuros y las conclusiones del trabajo de Tesis.

3° Pedido 2° Factura1° Documento

Contable3° Pedido 2° Factura

1° DocumentoContable



Una vez concluido el capítulo cuatro, donde se hace la aplicación de la Metodología en sus primeras cuatro fases, a continuación se presentan la valoración de objetivos, trabajos futuros y conclusiones del trabajo de Tesis.

El objetivo general planteado fue:

Mejorar el desempeño de un sistema ERP en operación por medio de la definición de una Metodología para la creación de un Sistema de Archivado Electrónico de Datos ó “Data Archiving”.

El cual se logró en el capítulo tres, donde se propuso la Metodología con la descripción detallada de sus fases y actividades, cubriendo al mismo tiempo y al 100% el objetivo particular:

• Diseñar y proponer la Metodología para la implementación de un “Data Archiving” en un ERP.

Al término de la aplicación de la Metodología para la implementación de un “Data Archiving” en un ERP se cubre el objetivo general de este proyecto de Tesis, ya que analizando la información que actualmente se encuentra en el sistema, el volumen de información se reducirá hasta en un 50%. Por ejemplo, en el caso presentado en la aplicación de la Metodología. La disminución en el volumen de información ayudará a reducir los tiempos de respuesta al usuario final, ya que realizará sus consultas a tablas de menor tamaño, por otra parte disminuirá las ventanas de tiempo a los administradores de la base de datos durante la ejecución de actividades de respaldo y cambios de versión. También, se tendrá disponible la información que aún es requerida en el sistema ERP, ya sea porque aún no concluye su ciclo de operación o porque aún se encuentra en el periodo de tiempo de permanencia establecido por el equipo de proyecto.

CAPÍTULO 5. VALORACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS.

5.1 VALORACIÓN DE OBJETIVOS.



Adicionalmente, la información enviada al “Archive” también podrá ser consultada, aunque con diferentes tiempos de respuesta asumiendo que estas consultas se realizaran con menos frecuencia. Respecto al objetivo particular:

• Definir los niveles de operación adecuados de un ERP de acuerdo a sus volúmenes de manejo de información.

Se logra al inicio de capítulo tres al plantear el comportamiento en el crecimiento de la base de datos en un sistema ERP en operación. En cuanto a los objetivos particulares siguientes:

• Investigar el medio ambiente e identificar y analizar Metodologías o herramientas actuales.

• Iniciar la implementación de la Metodología propuesta en un caso real.

Se cumplen, al aplicar la Metodología en el capítulo cuatro, al llevar a cabo la aplicación de las primeras cuatro fases de la Metodología realizando todas y cada una de sus actividades. Finalmente el objetivo particular:

• Evaluar los resultados obtenidos. Sólo se puede hablar de que se vislumbra como un logro ya que la Metodología sólo se aplica en sus primeras cuatro fases y se delimita su aplicación al módulo funcional de ventas; además de efectuarse todo a nivel de prueba y no en el sistema ERP que se encuentra en operación. El alcance del proyecto es muy amplio, sin embargo difícil de realizar en el sistema productivo ya que para tener los perfiles de autorización necesarios se requieren peticiones oficiales. Obviamente también requiere de la intervención de todo el equipo de proyecto de las áreas funcionales de la empresa y de recursos para la infraestructura informática que permita el almacenamiento de la información del “Data Archiving”.



La Metodología presentada en este trabajo de investigación plantea los pasos que se deberán seguir para llevar a cabo el “Data Archiving” en un sistema ERP, aunque la aplicación de la Metodología se hace únicamente en el módulo que soporta el área funcional de ventas . La implementación de un “Data Archiving”, definitivamente tiene por delante una gran cantidad de trabajos futuros, siendo los más próximos la aplicación en los demás módulos funcionales que integran la información de la empresa en el sistema ERP. Es importante mencionar que al proponer la Metodología se menciona la integración del equipo de proyecto, sin embargo al hacer la aplicación y mencionar a las personas que deberán intervenir se da más énfasis a la interacción que tendrán los responsables de configurar la aplicación y los usuarios internos especialistas en las áreas funcionales de la empresa. Esto, en virtud de que la configuración que realizan los administradores del sistema ERP, principalmente del hardware que conforma la infraestructura, no es posible de llevar a cabo hasta tener definido el equipo a utilizar. Por tanto, uno de los trabajos futuros será precisamente, realizar las actividades que aunque se mencionan en la propuesta de la Metodología del capítulo tres, por cuestión de delimitar la aplicación y de ausencia de hardware de infraestructura, no fue posible aplicar. Sin embargo, con lo presentado al nivel del módulo de aplicación, es posible seguir las actividades planteadas para aplicarlas en los demás módulos funcionales. Finalmente, siendo el “Data Archiving” una tecnología de respaldo de datos históricos a los cuales se sigue consultando, como proyectos posteriores, pero no por ello menos importantes, se pueden realizar análisis de la forma en que el “Data Archiving” interactuará con otras Tecnologías de Información como “Data Warehouse” y Minería de datos.

5.2 TRABAJOS FUTUROS.



Al realizar este trabajo de Tesis que culmina en proponer la Metodología para llevar a cabo el “Data Archiving” e iniciar la aplicación de la misma, se pretende enriquecer la información disponible para llevar a cabo este proceso de Tecnologías de Información que es inherente al aumento en el uso de los sistemas Planeadores de Recursos Empresariales. Cabe aclarar que en este trabajo de investigación se usa el término de “sistema”, no como una aplicación de software, sino como la realización de un proyecto en el cual intervienen personas involucradas con varias disciplinas, lo cual coincide con el planteamiento hecho en la presentación de la Maestría. Este trabajo de Tesis no presenta solamente la parte técnica, más bien pretende ser utilizada en un proyecto que deberá ser apoyado por altos funcionarios, tal como lo son los proyectos de Planeación Estratégica o los de implantación de sistemas de alto costo, como un ERP. Y aunque el beneficio a corto plazo será a nivel operativo, también podría ubicarse como benéfico en un nivel táctico y de toma de decisiones al permitir que la inversión hecha en el ERP se siga aprovechando al máximo. En este trabajo de Tesis se ponen en práctica gran parte de los conocimientos adquiridos en la Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas de la Sección de Estudios de Posgrado e Investigación del Instituto Politécnico Nacional. Principalmente de las materias “Teoría General de Sistemas”, “Sistemas de información”, “Planeación y Administración de Sistemas de Información” y “Evaluación de Proyectos”. Por otra parte, considerando que el “Data Archiving” es un proceso interdisciplinario, que exige conocer a fondo las empresas, su entorno e involucrarse con sus estrategias y procesos de negocio; como integrantes de las áreas de Tecnologías de Información, nos permite estar acorde con la visión sistémica que promueve la Maestría, permitiéndonos ampliar nuestros horizontes, para no ser sólo implantadores de Tecnología.

5.3 CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS.



BIBLIOGRAFÍA. [Castorena, 2003] Castorena G., “Metodología para implementar un Sistema de

Minería de Datos en Entornos Computacionales”. Trabajo de Tesis para obtener el Grado de Maestro en Ciencias en Ingeniería de Sistemas. SEPI, ESIME-Z, IPN, México, D.F., Junio 2003.

[Galindo, 2002] Galindo L., “Una Metodología para el Desarrollo y Redacción

de un proyecto de Tesis de Maestría”, Memorias del 3er Congreso Internacional de Ingeniería Electromecánica y de Sistemas. SEPI, ESIME-Z, IPN, México, D.F., Noviembre 2002, págs. 389-394.

[Galindo, 2003] Galindo L., Reporte Interno: “Planeación y Administración de Sistemas de Información”, SEPI, ESIME-Z, IPN, México, D.F., Julio 2003.

[Galindo, 2004] Galindo L., “Una Metodología para la Planeación Estratégica de Sistemas de Información”, Memorias del 8° Congreso Nacional de Ingeniería Electromecánica y de Sistemas. SEPI, ESIME-Z, IPN, México, D.F., Noviembre 2004, págs. 71-76.

[IMP, 2001] “Plan Estratégico Institucional 2001-2006”. INSTITUTO MEXICANO DEL PETROLEO, México, 2001.

[Norris, 2000] Norris, G. et. al., “E-Business and ERP Transforming the

Enterprise”. John Wiley & Sons, Inc. USA, 2000. [Peón, 2002] Peón I., Reporte Interno: “Teoría General de Sistemas”,

SEPI, ESIME-Z, IPN, México, D.F., Diciembre 2002. [SAP,1996] Manual Técnico “Pedidos de Ventas LO605”, Sistema R/3

Release 3.0, SAP AG, Germany, 1996. [SAP,1996a] Manual Técnico “Facturación LO615”, Sistema R/3 Release

3.0D, SAP AG, Germany, 1996. [SAP,1996b] Manual Técnico “Configuración y Organización de la

Contabilidad Financiera AC250”, Sistema R/3 Release 3.0, SAP AG, Germany, 1996.

[SAP, 1997] Manual Técnico ”Gestión de Ventas LO150”, Sistema R/3

Release 3.1, SAP AG, Germany, 1997.



[SAP,1998] Manual Técnico “Sales and Distribution 4.6 Delta”, Sistema

R/3 Release 4.6, SAP AG, Germany, 1998. [SAP, 2000a] Manual Técnico: “Managing SAP Archiving Proyects (Best

Practices Model)”, SAP AG, Germany, 2000. [SAP, 2000b] Manual Técnico de la Academia de Finanzas: “R/3 System

TAFI40 Financial Accounting Part I, II, III y IV, Release 4.6B”, SAP AG, Germany, 2000.

[SAP, 2001] Manual Técnico: “Data Archiving and Archive Development

Kit”, SAP AG, Germany, 2001. [Van Gigch, 1987] Van Gigch O., “Teoría General de Sistemas”. 2ª Edición,

Trillas, México, 1987.



REFERENCIAS EN INTERNET. Backup and Data Archiving (Linktionary term) http://www.linktionary.com/b/backup.html Consultores e Integradores de Procesos de Negocio y Nuevas Tecnologías http://www.aliaconsultores.com/conclusiones%20ERP.htm Csc España :Soluciones de Archivado. http://es.country.csc.com/es/mcs/mcs34/1347.shtml Cuáles son los valores finales de la organización. http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/35/valores2.htm ¿Cuánto ayudan los sistemas ERP en la planificación y programación de las actividades de una cadena de abastecimiento? http://www2.ing.puc.cl/gescopp/pdf/ERPyCAba.pdf Diccionario de Gestión. www.refundar.com/DiccionarioB.html Estructura del sistema SAP R/3 http://mailweb.udlap.mx/~sapudla/r3/modulos/descripcion.html Portal del Instituto Mexicano del Petróleo. http://www.imp.mx/ Portal de SAP http://www.sap.com/ ¿Que es SAP R/3? http://sapabap.iespana.es/sapabap/sap/faq/que_es_sap/que_es_sapr3.htm SAP Service MarketPlace https://websmp104.sap-ag.de/data-archiving Sistemas de almacenamiento y comunicación de imágenes. http://apphys.uned.es/actividades/no_reglada/hospitalaria/pacs.pdf Tablespaces http://www.adp-gmbh.ch/ora/concepts/tablespaces.html Visión General de SAP http://espanol.geocities.com/emoly188/vision_general_de_sap_1.htm

Metodología para la creación de un Sistema de “Data Archiving” en un Planeador de Recursos Empresariales.

A-1 Guadalupe Yolanda Castro Leal

ANEXO A.- Sistemas Planeadores de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resourse Planning, de sus siglas en inglés).- Un ERP es una aplicación informática que gestiona, de una forma integrada, todos los procesos de negocio de una empresa, a través de una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos de una empresa. Los sistemas ERP’s, están diseñados para modelar y automatizar muchos de los procesos básicos con el objetivo de integrar información de la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos proveedores. ERP, es la planificación de los recursos de una compañía. Es decir en base a un plan corporativo a largo plazo basado en la misión de la empresa y los planes financieros de operaciones y “marketing” para los próximos años, se trata de poder simular los recursos que se necesitan para cumplir dichos planes. Con un ERP, podrá gestionar toda la empresa mediante un software integrado y en línea, ya que el ERP gestiona los recursos de todas las áreas. Tradicionalmente, las empresas multinacionales con presencia en diferentes países, tenían que enfrentarse al permanente problema de la grave inconsistencia informativa entre sus afiliadas y la dificultad de consolidación de la información. La única solución provisional era la utilización de software diferente en cada país y desarrollar otro software de consolidación hecho a la medida que requería tremendos esfuerzos de actualización y que no daba nunca resultados eficaces, al tener que integrar los datos de diferentes programas sin similitud intrínseca. Era por tanto casi imposible obtener la deseada homogeneidad. Los ERP’s, solucionaron gran parte de estos problemas, pero la implantación y puesta en marcha de estos sistemas requiere personal experto en el uso de los procedimientos de adaptación a las necesidades de la empresa y los condicionantes de cada país de actuación. A pesar del alto costo involucrado, las ventajas de disponer de un sistema único de información para el conjunto de las diferentes empresas afiliadas fue haciendo que éstas aceptaran las soluciones ERP. Otras empresas, ante la necesidad de pasar de tener sólo un "paquete de gestión" a también contar con comercio electrónico, Internet, almacenes de datos y demás software, han visto en los ERP’s una solución rápida y económica para el software de base sobre el que poner después todas estas "extensiones".


A-2 Guadalupe Yolanda Castro Leal

Características de los sistemas ERP’s: • Un sistema ERP, incluye un conjunto de aplicaciones ó módulos que se

relacionan y permiten consolidar todas las operaciones.

• Los Sistemas ERP’s, son interdepartamentales, esto quiere decir que tratan de romper las barreras funcionales que existen entre los distintos departamentos de una empresa.

• Usan Bases de Datos centralizadas.

• Las aplicaciones ERP, cuentan con su propio lenguaje de programación, por ejemplo: PeopleSoft usa PeopleTools y SAP usa ABAP/4.

• En un sistema ERP, los datos se ingresan sólo una vez, con lo cual se logra que sean consistentes, completos y comunes.

• Las empresas deben modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.

• Cuando en las aplicaciones ERP, se hacen programas para procesos de la empresa que no puedan ser adecuados a la herramienta, a estas adecuaciones se les denomina desarrollos.

• Se pueden usar desarrollos para interfases entre el ERP y otras aplicaciones especiales de la organización.

• Cuando el proveedor saca a la venta una nueva versión se aconseja generar una estrategia que reduzca los costos de volver a personalizar los desarrollos y documentarlos.

• Los ERP’s, son sistemas complejos que requieren pruebas complejas para validar el comportamiento del sistema, estas pruebas se hacen evaluando la integridad básica de los procesos fundamentales del negocio. Primero, se hacen a nivel modular y posteriormente a nivel integral.

• La tendencia actual es ofrecer aplicaciones especializadas para determinados sectores de industria, como puede ser la Petroquímica, Gubernamental, etc.


B-1 Guadalupe Yolanda Castro Leal

ANEXO B.- SAP R/3. Las siglas SAP (System, Applications and Products) identifican a una compañía de sistemas informáticos con sede en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de información con un producto denominado SAP R/2, antecesor al SAP R/3. La empresa SAP fue fundada en 1972 por cinco exempleados de IBM, y sus oficinas centrales se encuentran en Walldorf (Alemania). La versión SAP R/3 se desarrollo en 1989. Las principales diferencias técnicas respecto a las versión anterior, SAP R/2, son: • Arquitectura cliente/servidor • Entorno gráfico • Puede desarrollarse sobre diferentes tipos de plataformas informáticas y

sistemas de bases de datos El sistema SAP está compuesto de una serie de módulos funcionales que responden de forma completa a los procesos operativos de las compañías (Finanzas, Compras, Ventas, Recursos Humanos, entre otros)

Figura B.1 Módulos del sistema ERP SAP R/3.

Gestión de Recursos Humanos

Logística

Funciones Multiaplicaciones

Finanzas

Gestión de Recursos Humanos

Logística

Funciones Multiaplicaciones

Finanzas



Características de SAP R/3: • Información "on-line" Esta característica significa que la información se encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas. • Jerarquía de la información Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde diferente vistas. • Integración Esta es la característica más destacable de SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. Diálogos en el sistema SAP R/3. El diálogo: Transacción • Una transacción R/3 es una sucesión de pasos de diálogo empresarialmente

consistentes y conectados de forma lógica. • La realización de una transacción R/3 es la totalidad de cada uno de los pasos

de diálogo y su actualización. En la actualización (grabar), los datos registrados en la transacción se actualizan en la base de datos. Desde la perspectiva de la base de datos esto significa el traslado de un estado consistente al siguiente.

El diálogo: Proceso • Después de la llamada de transacción del usuario, se inicia desde el nivel de

aplicación R/3 una solicitud al nivel de base de datos. Esta solicitud se efectúa en el lenguaje SQL (Standard Query Language), que es entendido por la mayoría de sistemas de bases de datos. El volumen del lenguaje disponible en SQL permite el uso de toda la funcionalidad del sistema de base de datos en cuestión, incluyendo todas las ampliaciones específicas del fabricante.

• Los datos y programas del Sistema SAP R/3 están almacenados íntegramente en el repositorio de la base de datos.

El diálogo: Flujo de datos • Las entradas en pantalla de un usuario las recibe el programa de presentación

de SAP, SAPGUI, las convierte a un formato propio y las envía al dispatcher. El dispatcher es la instancia de control del nivel de aplicación R/3. El dispatcher SAP gestiona, en acuerdo con el sistema operativo, los recursos para las aplicaciones R/3. Entre las tareas principales del dispatcher está la distribución equitativa del peso de la transacción a los procesos de trabajo y la conexión del nivel de presentación.



• Al final del procesamiento, el resultado de éste regresa mediante el dispatcher al SAPGUI. El SAPGUI interpreta los datos recibidos y genera la imagen de salida para el usuario.

Fundamentos Cliente/Servidor • En la terminología SAP se define servicio como aquel que ofrece un

componente de software (perspectiva orientada al software). Este tipo de componentes puede estar formado por un proceso o un grupo de procesos y, en este caso, se denomina servidor para el servicio en cuestión.

• Los componentes de software que utilizan el servicio se designan como

clientes. Este tipo de clientes pueden ser a su vez servidores para servicios determinados.

• Con frecuencia se denomina también servidor a la computadora en el cual se

ejecutan componentes de software que ofrecen determinados servicios (perspectiva orientada al hardware).

Figura B.2 Fundamentos Cliente/Servidor.



Configuraciones Cliente/Servidor: • Los servicios básicos de un sistema empresarial de aplicación son los servicios

de presentación, de aplicación y de base de datos. • En las configuraciones de R/3 centrales, la computadora realiza todas las

tareas de tratamiento. • Las configuraciones de R/3 a dos niveles se realizan normalmente con

servidores de presentación especiales, que se encargan exclusivamente de la edición del entorno gráfico. Muchos usuarios del Sistema R/3 utilizan, por ejemplo, un PC con Windows como servidor de presentación. Una alternativa de posibilidad de configuración a dos niveles es la instalación de sistemas desktop de gran potencia en los que se ejecutan presentaciones y aplicaciones. Este tipo de configuraciones son especialmente interesantes para aplicaciones con grandes requerimientos de cálculo (simulaciones) o para desarrolladores de software.

• En las configuraciones a tres niveles se utilizan equipos propios para las tres

capas. Con los datos de un servidor de base de datos pueden trabajar simultáneamente muchos servidores de aplicación distintos. Para lograr la distribución más homogénea posible de la carga entre los diferentes equipos y, de este modo, optimizar el rendimiento, pueden preverse servidores de aplicación especiales para áreas de trabajo concretas como, por ejemplo, Planificación de ventas, Comercial o Contabilidad financiera.

Figura B.3 Configuraciones Cliente/Servidor del sistema ERP SAP R/3.



Plataformas de sistemas para el Sistema R/3 • El Sistema R/3 puede ejecutarse a pleno rendimiento en todas las principales

plataformas UNIX, en Windows NT (Microsoft) y en AS/400 (IBM) • Pueden utilizarse distintos sistemas de base de datos como, por ejemplo,

Informix Online, Oracle 7/8, ADABAS D de Software AG, DB2/6000 de IBM y SQL Server 6.0 de Microsoft.

• La interfase gráfica de usuario del Sistema R/3 (SAP-GUI) puede ejecutarse en diferentes sistemas desktop como, por ejemplo, OS/2 PM, OSF/Motif, Macintosh y Windows.

Figura B.4 Plataformas de sistemas para el sistema ERP SAP R/3.


C-1 Guadalupe Yolanda Castro Leal

ANEXO C.- Información del Instituto Mexicano del Petróleo utilizada para elaborar el Mapa Mental del capítulo 4. El IMP es un Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal de carácter preponderantemente técnico y educativo, con personalidad jurídica y patrimonio propios. Su negocio está sustentado en 4 plataformas: 1. Investigación y Desarrollo Tecnológico, que comprende investigación, desarrollo, asimilación y transferencia de tecnología. El IMP debe dedicarse en lo fundamental a investigar y desarrollar tecnología para el sector petrólero. 2. Competencias, basadas en el personal, metodologías y la infraestructura; con el crecimiento de dichas competencias se pueden ofrecer soluciones a los clientes del Instituto. 3. Soluciones, resultantes de procesos de innovación relacionados con las tecnologías del sector petrolero y oferta educativa de posgrado, cuya comercialización genera beneficios que le dan sustento financiero con el fin de solucionar las necesidades y problemas actuales y potenciales a los clientes; y 4. Atención al Cliente y Comercializar, anticipándose a sus necesidades, excediendo sus expectativas y suministrándole valor a sus operaciones. El propósito fundamental es el de proporcionar valor agregado a nuestros clientes, lo que implica volcar al IMP hacia los clientes para identificar sus requerimientos y promover y vigilar su satisfacción. Las premisas fundamentales que orientan la actividad del IMP se muestran a continuación: Visión. • Somos una Institución de excelencia enfocada a la Industria Petrolera, cuyo

negocio es la innovación orientada al cliente y su capital el conocimiento; por lo que estamos centrados en la investigación y el desarrollo tecnológico para generar soluciones de alto valor.

• Comercializamos productos de alto contenido tecnológico con calidad, oportunidad y precios competitivos, y generamos valor a nuestros clientes de lo que resulta una amplia solvencia financiera.



• Nuestro modelo de atención al cliente ha permitido que PEMEX y el IMP sean socios estratégicos y tecnológicos; asimismo, ha resultado en una creciente participación en otros mercados.

• La excelencia de nuestra operación es un parámetro de referencia en la industria petrolera; contamos con personal experto, comprometido y bien recompensado.

• Nos constituimos como líderes en la administración del conocimiento; formamos líderes y especialistas abocados a la innovación tecnológica.

Misión. • Transformamos el conocimiento en realidades industriales innovadoras. Los factores claves para el éxito de empresa ó políticas principales. Del plan Estratégico Institucional 2001-2006 se obtienen los Objetivos Estratégicos del Instituto Mexicano del Petróleo, los cuales se enuncian textualmente a continuación:

“3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. En el IMP se han clasificado los objetivos estratégicos en cinco grandes perspectivas. Estos objetivos dirigen los esfuerzos hacia un buen desempeño financiero, permiten incrementar las fortalezas competitivas del IMP y refuerzan la posición de los negocios institucionales a largo plazo; además, junto con la misión, nos marcan las guías para llevar a cabo las acciones que nos permiten realizar nuestra visión. También nos proporcionan las herramientas requeridas para desarrollar, implementar y evaluar el plan estratégico. Innovación. • Generar oportunamente servicios y soluciones integrales innovadoras de valor para nuestros clientes, respaldados en la investigación, el desarrollo de tecnologías aplicadas y en un catálogo de productos de alto contenido tecnológico y precios competitivos. Comercialización y desempeño financiero. • Alcanzar una amplia solvencia financiera resultante de la comercialización de nuestros productos, servicios y soluciones integrales en los diferentes ámbitos que podemos atender, a través de desarrollar los mercados para posicionarnos como socios estratégicos y tecnológicos de nuestros clientes (principalmente PEMEX y sus Subsidiarias) e identificar nichos de mercado con el fin de tener una participación creciente en éstos.



Excelencia operacional. • Operar con procesos de calidad certificados y una cultura de mejora continua, centrados en el cliente, que permitan generar soluciones integrales a través de una administración eficiente, al menor costo y con alto grado de productividad. Comunidad IMP. • Conformar una comunidad de aprendizaje comprometida, bien remunerada y con servicio profesional de carrera orientado a fortalecer las competencias institucionales centrales e integrar grupos de científicos y tecnólogos certificados, de calidad mundial con orientación de negocio, que se caracterice por intercambiar información, prácticas y experiencias a través de sistemas avanzados de administración del conocimiento. Posgrado. • Establecer un Posgrado de excelencia nacional e internacional orientado a desarrollar talento al formar investigadores y especialistas, líderes en la innovación.”

Las áreas de resultados claves de la empresa. Dentro de las líneas de acción para institucionalizar la medición y evaluación de desempeño, estrategia asociada al objetivo estratégico de Excelencia Operacional, se plantean las siguientes con respecto a la herramienta SAP R/3:

…9. Consolidar el uso del Sistema Integral de Información del IMP apoyado en la herramienta SAP R/3 para incrementar la productividad y eficiencia institucional sustentada en un sistema de medición y evaluación de indicadores de desempeño. … 11. Desarrollar árboles virtuales en la herramienta SAP R/3 para construir los indicadores de desempeño estratégicos a partir de los indicadores de negocio. 12. Desarrollar herramientas de cómputo para analizar y medir el desempeño real del negocio con respecto a su planeación…


D-1 Guadalupe Yolanda Castro Leal

ANEXO D.- Tablas con alta velocidad de crecimiento [SAP, 2000a]. En la tabla D.1 se muestra un listado de las tablas que tienen un crecimiento excesivo, junto con los objetos de “Archiving” correspondientes. Las Notas de SAP que se mencionan ofrecen información sobre totalización de datos, reorganización, etc; mismas que se sugiere consultar actualizadas. Algunas tablas de base de datos no son archivadas usando directamente los objetos de “Archiving”, en lugar de eso usan una clase de “Archiving” o una subclase, que es a la que están ligadas las tablas.

Tabla D.1 Tablas con rápida velocidad de crecimiento y sus objetos de “Archiving” (inicio).



Tabla D.1 Tablas con rápida velocidad de crecimiento y sus objetos de “Archiving” (continuación).



Tabla D.1 Tablas con rápida velocidad de crecimiento y sus objetos de “Archiving”(final).



Información sobre objetos de “Archiving”. La tabla D.2 muestra información adicional para los objetos de “Archiving” de las tablas de mayor crecimiento, los objetos se listan de acuerdo al módulo o componente de aplicación:

Tabla D.2 Objetos de “Archiving” más importantes.


E-1 Guadalupe Yolanda Castro Leal

ANEXO E.- Estructura del módulo de ventas(SD) en el sistema ERP SAP R/3. A continuación, se muestran el diagrama de la forma en que se estructura el módulo de ventas en el sistema SAP R/3 y posteriormente una descripción de cada unidad organizativa.

MDF MMTY MGUA

Ventas al mayoreo Ventas al menudeo

Sociedad

Organización de Ventas

Canales de distribución

Cadena de distribución

AlimentosMaterialde oficina

Muebles

Sectores

Área de ventas

MEX

MDF MMTY MGUA

Ventas al mayoreo Ventas al menudeo

Sociedad





Muebles

Sectores

Área de ventas

MEX

MDF MMTY MGUA

Ventas al mayoreoVentas al mayoreo Ventas al menudeoVentas al menudeo

Sociedad





Muebles

Sectores

Área de ventas

MEX

Figura E.1 Estructura del módulo de ventas(SD) en el sistema ERP SAP R/3.

• Las organizaciones de ventas son las responsables legales de las ventas en el Sistema R/3. Una sociedad puede incluir varias organizaciones de ventas. Por ejemplo, una sociedad MEX en México puede incluir las organizaciones de ventas MDF (Distrito Federal), MMTY (Monterrey) y MGUA (Guadalajara). Esto significa que cualquier operación relevante a efectos de la contabilidad de cualquiera de estas organizaciones de ventas se contabiliza en la sociedad MEX.


E-2 Guadalupe Yolanda Castro Leal

• Cada organización de ventas puede utilizar canales de distribución diferentes para la venta de mercancías. En principio, un canal de distribución puede ser utilizado por dos organizaciones de ventas diferentes. Y pueden ser por ejemplo:

Ventas al menudeo Ventas al mayoreo

• La combinación de una organización de ventas con un canal de distribución es conocida como una cadena de distribución.

• Los productos que se vende se dividen en sectores en el Sistema R/3, a fin de poder gestionar y procesar de forma más eficaz un gran volumen de productos diferentes. Los sectores están asignadas a la cadena de distribución desde la que pueden venderse.

• La combinación de la cadena de distribución y el sector constituye una área de ventas. Para cada área de ventas se pueden realizar, por ejemplo, acuerdos específicos de cliente relativas a entregas parciales o condiciones de pago.

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