INSTITUTO NACIONAL DE SALUD DEL NIÑO - … · El Instituto Nacional de Salud del Niño ... Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N ... Público

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INSTITUTO NACIONAL DE SALUD DEL NIÑO

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE LOGISTICA

NOVIEMBRE 2011

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ÍNDICE

CAPÍTULO I Introducción 3

CAPÍTULO II Objetivo del Manual 4

CAPÍTULO III Base Legal 4

CAPÍTULO IV Procedimientos 5

Inventario de Procedimientos 5

Elaboración del Plan Anual de Contrataciones. 7

Modificación del Plan Anual de Contrataciones 11

Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación

14

Adquisición sin proceso 18

Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios 22

Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía 24

Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública 28

Absolución de Observaciones a las Bases 33

Seguimiento de proveedores 36

Recepción y Verificación de Bienes 39

Ingreso, Internamiento y Distribución de Bienes Donados 42

Internamiento y Registro de Bienes 45

Recepción y Almacenamiento de Insumos para Nutrición 49

Distribución de Bienes 52

Solicitud, Distribución y Control de Consumo de Gases 55

Control de Existencias Valoradas 59

Movimiento de Bienes particulares 62

Movimiento Externo Bienes Patrimoniales 66

Movimiento Interno de Bienes patrimoniales 70

Inventario de Almacén 75

Inventario de Activo Fijos 78

Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos) 81

Transferencia o Donación de Bienes 84

Control de Ingreso y Consumo de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados 86

Requerimiento de Productos Producidos en el INSN 93

5

CAPÍTULO I.- INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional de Salud del Niño (INSN) es un órgano desconcentrado del Ministerio de

Salud, responsable de brindar atención especializada en salud a niños y adolescentes, así

como del desarrollo de la investigación científica e innovación de la metodología, tecnología y

normas, para su difusión y aprendizaje por los profesionales y técnicos del Sector Salud, e

incrementar y sistematizar la interrelación científica internacional en el campo de su

especialidad.

El INSN, en cumplimiento de la Directiva Nº 007-MINSA/OGPP-V.02-“Directiva para la

Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional”, debe formular el

Manual de Procesos y Procedimientos, diseñado de acuerdo al modelo de gestión por

procesos, donde se percibe a la organización como un sistema interrelacionado de procesos

generadores de valor con orientación al cliente.

El presente manual describe los procedimientos de la Oficina de Logística, unidad orgánica

encargada de las actividades del sistema logístico, que aseguren el suministro oportuno de

bienes y servicios que se necesita para la prestación de servicios de calidad y oportunidad

requerida.

Los procedimientos descritos en el presente manual corresponden al proceso de Logístico

Integrado, integrado en 4 subprocesos, que son los siguientes:

Programación de bienes y servicios: tiene como objeto programar la atención de las

necesidades de bienes y servicios de los clientes internos del INSN.

Adquisición de Bienes y Servicios: su objetivo es adquirir los bienes y servicios

previamente requeridos y programados.

Almacenamiento y Distribución: cuyo objetivo es recibir, conservar y distribuir

oportunamente los bienes adquiridos por el INSN.

Control de Bienes: Su objetivo es controlar el adecuado uso de los bienes adquiridos.

Este documento es una herramienta que permite gestionar integralmente los procesos

institucionales e identificar sus oportunidades de mejora continua, por lo tanto el responsable

de la Oficina de Logística deberá asegurar el eficiente uso del presente Manual de Procesos y

Procedimientos.

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CAPÍTULO II.- OBJETIVOS DEL MANUAL

Estandarizar y establecer los procedimientos del proceso de Investigación.

Designar a los responsables de la ejecución y monitoreo de desempeño de los procedimientos.

CAPÍTULO III.- BASE LEGAL

La aplicación del presente manual se sujeta a lo prescrito en la siguiente base legal:

1. Ley del Ministerio de Salud - Ley Nº 27657.

2. Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud - D.S. Nº 013-2002-SA.

3. Ley General de Salud - Ley Nº 26862.

4. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño - R.M. Nº 083-2010/MINSA.

5. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

6. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411.

7. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.

8. Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA.

9. Ley de Control de Insumos Químicos y productos Fiscalizados Nº 28305 y su Reglamento D.S. Nº 084-2006-PCM.

10. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.

11. Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.

12. Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.

13. Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº 068-2009-INSN-DG-OP.

14. Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008.

15. Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.

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CAPÍTULO IV.- PROCEDIMIENTOS

PROCESO-SUBPROCESO LOGISTICA INTEGRADA - PROGRAMACIÓN

OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGÍSTICA

OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE PROGRAMACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

N°

Orden

Código del

Procedimiento

Procedimiento y/o documento

de origen

Denominación del

ProcedimientoResultado /Producto Usuario

1 LOG-OL-01

Requerimientos y necesidades

de bienes y servicios

Elaboración del Plan

Anual de Contrataciones

Plan anual de

adquisiciones

INSN

SEACE

2 LOG-OL-02

Comunicación de variación

presupuestal o Disposición de

variación de metas

Modificación del Plan


Resolución de

modificación de PAC

INSN

SEACE

PROCESO-SUBPROCESO LOGISTICA INTEGRADA - ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN

OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGÍSTICA

OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE LICITACIONES Y CONCURSO PÚBLICO/UNIDAD DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIONES

N°

Orden

Código del

Procedimiento


de origen

Denominación del


1 LOG-OL-03

Solicitud de Bienes y/o Servicios Determinación de Valores

Referenciales y

aprobación de

Expediente de

Contratación

Expediente de

Contratación

Unidad de Adquisición y

Contrataciones

Comité Especial

2 LOG-OL-04Expediente de Compra Adquisición sin proceso Orden de Compra o

Servicio

Proveedor

Almacén

3 LOG-OL-05

Procesos de Selección Conformación de Comité

para Procesos de Bienes y

Servicios

R.D de designación de

integrantes de Comité

Oficina de Logística

4 LOG-OL-06

Expediente de contratación Selección de Proceso de

Adjudicación de Menor

Cuantía

Orden de Compra o

Servicio

Proveedor

Almacén

5 LOG-OL-07

Expediente de contratación Selección de Proceso de

Adjudicación Directa,

Concurso y Licitación

Pública

Contrato-Orden de

Compra/Servicio

SEACE

6 LOG-OL-08

Solicitud de elevación de bases Absolución de

Observaciones a las Bases

Pronunciamiento Comité Especial o

Permanente

7 LOG-OL-09Orden de Compra o Servicio

Conformes o no Conformes

Seguimiento de

Proveedores

Expediente de

Contratación

Oficina de Economía

PROCESO-SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

OFICINA/DIRECCIÓN OFICINA DE LOGISTICA

OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES

N°

Orden

Código del

Procedimiento


de origen

Denominación del


1 LOG-OL-10

Orden de Compra, Guía de

Remisión, Protocolo o PECOSA

Recepción y Verificación

de Bienes

Orden de Compra, Guía

de Remisión, PECOSA, y

Protocolo sellado

Almacén

2 LOG-OL-11

Documentos de recibo de

bienes donados

Ingreso, Verificación,

Internamiento y

Distribución de Bienes

Donados

Registro de donaciones /

Acta de recibo de

donación

Unidad de Almacén,

Valorización y Distribución

de Bienes

3 LOG-OL-12

Guía de remisión / Orden de

Compra/Orden de Trabajo/Acta

de apertura de donación

Internamiento y Registro

de Bienes

Registro del SIGA

Tarjeta de Control Visible

Registro en el SINABIP

Unidad de Almacén,


Unidad de Verificación y

Control Patrimonial

4 LOG-NUT-01

Orden de Compra Recepción y

Almacenamiento de

Insumos para Nutrición

PECOSA Unidad de Almacén,


de Bienes

5 LOG-OL-13Requerimiento Distribución de Bienes PECOSA Valorizada Kardex

Almacén

6 LOG-OL-14Requerimiento de gas Solicitud, Distribución y

Control de Consumo de

Gases

PECOSA Kardex

Almacén

• Manual de Administración de Almacenes para el Sector

Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA







• Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº 068-2009-

INSN-DG-OP.

• Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN.

R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008





• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L

Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

• Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas

sobre presupuesto de la Republica.

• Delegación de facultades para la aprobación de Bases

Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de

Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.







• Delegación de facultades para la aprobación de Bases

Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de

Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.

Base legal




sobre presupuesto de la Republica.• Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L









INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Base legal





Base legal





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PROCESO-SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - CONTROL DE BIENES


OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE VERIFICACIÓN Y CONTROL PATRIMONIAL

N°

Orden

Código del

Procedimiento


de origen

Denominación del


1 LOG-OL-15Nota de Entrada/Orden de

Compra/PECOSA

Control de Existencias

valoradas

Acta de conciliación MINSA

2 LOG-OL-16

Solicitud Movimiento de Bienes

Particulares

Papeleta de movimiento

de bienes


Control Patrimonial

3 LOG-OL-17

Solicitud Movimiento Externo de

Bienes Patrimoniales

Formato de

desplazamiento


Control Patrimonial

4 LOG-OL-18

Préstamo de bienes/Solicitud de

entrega de bienes

Movimiento Interno de

Bienes Patrimoniales

Préstamo de bienes

culminado/Inventario

Físico Actualizado


Control Patrimonial

5 LOG-OL-19

Programa de Inventario Inventario de Almacén Informe de Inventario Almacén/Comisión de

Inventario

6 LOG-OL-20

Programación de inventario Inventario de activos fijos Informe Final de

Inventario

SBN

7 LOG-OL-21

Solicitud de informe técnico de

baja

Baja de bienes (activos

fijos, medicamentos e

instrumentos médicos)

Resolución de baja del

bien

SBN

8 LOG-OL-22Solicitud de informe técnico de

baja

Transferencia o Donación

de Bienes

Resolución de baja del

bien

SBN

9 LOG-OL-23

Certificado de Usuarios de IQPF Control de Ingreso y

Consumo de Insumos

Químicos y Productos

Fiscalizados

Registro de Ingreso y Uso

de IQPF

Ministerio de Producción

PROCESO-SUBPROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO - PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


OFICINA/DIRECCIÓN UNIDAD DE ALMACÉN, VALORIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES

1 LOG-OL-24Requerimiento de formatería o

prendas

Requerimiento de bienes

producidos por el INSN

Orden de Trabajo/

PECOSA

Almacén

• Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su

Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA




Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA•Ley de Control de Insumos Químicos y productos

Fiscalizados Nº 28305 y su Reglamento D.S. Nº 084-2006-

PCM.




R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008




R.D. Nº 541 - DG - INSN-2009




R.D. Nº 541 - DG - INSN-2010

• Manual de Administración de almacenes para el sector

público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA

Base legal





9

FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

PROCESO LOGÍSTICO INTEGRADO

SUB PROCESO PROGRAMACIÓN

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración del Plan Anual de Contrataciones. FECHA:

CODIGO: LOG-OL-01

PROPÓSITO Formular y aprobar el Plan Anual de Contrataciones del Instituto Nacional de Salud del Niño.

ALCANCE A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea

MARCO LEGAL

Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA

Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento D.S Nº184-2008-EF.

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº 28411

INDICES DE PERFORMANCE

INDICADOR UNIDAD DE

MEDIDA FUENTE RESPONSABLE

Plan anual aprobado en el plazo establecido

N° Resolución de Aprobación Oficina de Logística

NORMAS

Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-2010/MINSA.

Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009.

Directiva Anual del Ministerio de Economía y Finanzas sobre presupuesto de la Republica.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO

1. El Director de la Oficina de Logística revisa la ley de presupuesto y coordina las actividades para la solicitud de requerimiento y cuadro de necesidades a unidades orgánicas.

2. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS) solicita a las unidades orgánicas el requerimiento y cuadro de necesidades anuales de acuerdo a metas establecidas.

3. Las Unidades Orgánicas determinan, priorizan y remiten sus requerimientos de bienes y servicios indicando sus especificaciones técnicas.

4. La UPBS:

4.1 Consolida el cuadro de necesidades del Instituto.

4.2 Realiza el estudio de mercado en coordinación con unidades orgánicas.

4.3 Define el valor referencial.

4.4 Remite el requerimiento de gasto con la visación de la Oficina de Logística y la Oficina Ejecutiva de Administración (OEA).

5. La Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico ejecuta los procedimientos de Programación de Presupuesto y Formulación de Presupuesto, obtenida la autorización del MINSA, remite el informe de Presupuesto Institucional aprobado a la UPBS.

6. La UPBS:

6.1 Prioriza los procesos de contratación según el presupuesto aprobado y programa su ejecución.

6.2 Elabora y remite el proyecto de Plan Anual de Contrataciones y proyecto de Resolución.

7. El Director de Logística revisa el proyecto:

Si no está conforme, devuelve el proyecto para reformulación.

Si es conforme remite el proyecto a la OEA.

8. El Director de OEA revisa el proyecto:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0

10

Si no es conforme, devuelve al Director de Logística para correcciones y/o reformulación.

Si es conforme remite a la Oficina de Asesoría Jurídica.

9. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto y remite a la Oficina de Logística quien remite a la Dirección General.

10. La Dirección General revisa y aprueba el Plan Anual de Contrataciones y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional.

11. La UPBS registra y publica el Plan en el SEACE.

FIN

ENTRADAS

NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO

Requerimientos y necesidades de bienes

y servicios

Unidades Orgánicas del Instituto

Anual Manual

SALIDAS

NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO

Plan Anual de Adquisiciones

Instituto Nacional de Salud del Niño/ SEACE

Anual Manual

DEFINICIONES:

Estudio de mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la Oficina de Logística para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar, hasta la culminación del contrato incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos.

Indagaciones: Son las averiguaciones previas que realiza la Oficina de Logística para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por adjudicaciones directas y menores cuantías.

SEACE: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado.

REGISTROS:

ANEXOS: Flujograma del procedimiento

11

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-01

LOGISTICO INTEGRADO

Unidad de Programación de Bienes y Servicios


PROGRAMACION LOGISTICA

Director Sistema Administrativo I

Revisa ley y coordina

actividades

Unidades Orgánicas

Consolida cuadro de

necesidades del Instituto

Prioriza procesos de

selección estimando

fechas según presupuesto

aprobado

Oficina Ejecutiva de Planeamiento

Estratégico

Realiza estudio de mercado

en coordinación con

unidades orgánicas

FECHA:

Director de Sistema Administrativo II

Oficina Ejecutiva de Administración

ELABORACION DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

REQUERIMIENTO

DE GASTO

Establece el valor

referencial

INFORME

Elabora informe de

Presupuesto Institucional

aprobado por R.M y remite

PROGRAMACIÓN

PRESUPUESTAL

GF-OEPE-01

FORMULACIÒN DE

PRESUPUESTO

GF-OEPE-02

Inicio

Solicita requerimientos y

cuadros de necesidades

anuales

REQUERIMIENTO

DEL SERVICIO

Dirección General del INSN

Determina, prioriza y remite

requerimientos de bienes y

servicios con sus

especificaciones técnicas

REQUERIMIENTO

DE GASTO

Visa el requerimiento

REQUERIMIENTO

DE GASTO

Visa el requerimiento

1

12

PROYECTO DE

RESOLUCIÓN

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-01

LOGISTICO INTEGRADO

Unidad de Programación de Bienes y

Servicios


PROGRAMACION LOGISTICA

Fin

Director Sistema Administrativo IDirector de Programa Sectorial III

Revisa y aprueba Plan


FECHA:

¿Conforme?

SI

Revisa plan

NO

Revisa plan

¿Conforme?



Oficina de Asesoría Jurídica

SI

NO

ELABORACION DE PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

PAC

Elabora y remite proyecto

de Plan Anual de

Contrataciones y proyecto

de Resolución

PAC

PAC

PAC

PAC

Visa plan

Registra y publica Plan en el

SEACE


1

PAC

Dispone la publicación en

SEACE y Web Institucional

13



SUB PROCESO

PROGRAMACIÓN


Modificación del Plan Anual de Contrataciones FECHA:

CODIGO: LOG-OL-02

PROPÓSITO Modificar el Plan Anual de Contrataciones del Instituto Nacional de Salud del Niño de conformidad con los lineamientos establecidos.


MARCO LEGAL



Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 24811


INDICADOR UNIDAD DE


Plan Anual modificado N° de

modificaciones Resolución de Aprobación Oficina de Logística

NORMAS


Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009



INICIO

1. Si la modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) es por variación de las metas institucionales, la Dirección General evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan Anual y adopta medidas correctivas correspondientes, disponiendo la reprogramación de metas institucionales.

2. Si la modificación del PAC es por reprogramación de la asignación presupuestal, la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico informa a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración.

3. El Director de la OEA comunica las variaciones presupuestales a la Dirección de Logística, solicitando la priorización de necesidades a unidades orgánicas.

4. El Director de Logística solicita la priorización de las necesidades a las Unidad Orgánica.

5. Las Unidades Orgánicas prioriza la necesidad de bienes y servicios o formula un nuevo requerimiento de necesidades.

6. El Director de Logística recibe la variación de metas o priorización de necesidades y remite para su inclusión en el PAC.

7. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS) analiza la variación presupuestal o modificación de metas según el PAC aprobado:

7.1 Si no es necesario modificar el PAC, finaliza el procedimiento.

7.2 Si es necesario la modificación del PAC, analiza los motivos:

Si es por exclusión de procesos, la UPBS elabora el proyecto de Resolución de exclusión de procesos.

Si es por Inclusión de Procesos, la UPBS realiza estudio de mercado y/o indagaciones en coordinación con unidad orgánica, define las características técnicas, valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de R.D de inclusión del proceso.

Si es por variación del tipo de proceso de selección, la UPBS define el nuevo valor referencial y tipo de proceso, y elabora el proyecto de R.D para modifica PAC por variación del tipo de proceso.


14

8. El Director de Logística recibe y firma el proyecto de resolución.

9. El Director de la OEA revisa y da la conformidad el proyecto de resolución.

10. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de resolución.

11. La Dirección General firma la Resolución Directoral de la modificación del PAC y dispone la publicación en SEACE y Web Institucional.

12. La UPBS registra y publica el Plan en el SEACE.

FIN

ENTRADAS


Comunicación de variación presupuestal o Disposición de variación

de metas


Estratégico – Dirección General

Mensual Manual

SALIDAS


Resolución de modificación de PAC

Página Web del Instituto Nacional de Salud del

Niño - SEACE Anual Manual

DEFINICIONES:

REGISTROS:

ANEXOS:

Flujograma del procedimiento

15

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-02

Inicio



PROGRAMACION LOGÍSTICA

Director de Sistema

Administrativo I

Director de Programa

Sectorial III

Unidades Orgánicas del

INSN

FECHA:

Director de Sistema

Administrativo II

Oficina Ejecutiva de AdministraciónOficina de Asesoría

Jurídica

Recibe de la Oficina

Ejecutiva de Planeamiento

Estratégico la

comunicación de variación

presupuestal e informa

¿Es necesario

modificar PAC?

SI

NO

¿Por inclusión de

procesos?

¿Por exclusión de

procesos?

NO

¿Por variación

del tipo de proceso de

selección?

Elabora proyecto de

Resolución de

exclusión de procesos SI

NO

SI

Elabora proyecto de R.D

de inclusión del proceso

Realiza estudio de

mercado y determina el

valor referencial y tipo

de proceso

SI

Fin

Define nuevo valor

referencial y tipo de

proceso

LOGISTICO INTEGRADO

Solicita priorización de

necesidades a unidad

orgánica

Recibe reprogramación

de metas o priorización

de necesidades

Prioriza necesidad o

formula nuevo

requerimientoAnaliza variación

presupuestal o

modificación de metas

según PAC aprobado

NO

MODIFICACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

Firma R.D de modificación

del PAC y dispone la

publicación en SEACE y

Web Institucional

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

¿Modificación

es por variación de

presupuesto o de metas

institucionales?

Evalúa periódicamente

el cumplimiento del PAC

Metas

Institucionales

Asignación

presupuestal

Dispone

reprogramación de

metas

PROYECTO

Visa proyecto de

resolución

PROYECTO

PROYECTO

Visa proyecto de plan

Elabora proyecto de R.D

por variación del tipo de

proceso

Revisa y otorga

conformidad


Registra y publica Plan en

el SEACE

1

1

16



SUB PROCESO

ADQUISICION Y CONTRATACIÓN


Determinación de Valores Referenciales y aprobación de Expediente de Contratación

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-03

PROPÓSITO Determinar el valor referencial del bien o servicio requerido y aprobar el expediente de contratación.


MARCO LEGAL



Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley Nº 28411


INDICADOR UNIDAD DE


Número de requerimientos sin especificaciones

técnicas

Requerimientos observados

Base de datos Oficina de Logística

Número de expedientes de contratación aprobados sobre número total de

requerimientos

Porcentaje de requerimientos

atendidos Base de datos Oficina de Logística

NORMAS


Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y

Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.


INICIO

1. Las Unidades Orgánicas elaboran su requerimiento de bienes o servicios indicando sus especificaciones técnicas.

2. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración recibe el requerimiento y da el visto bueno.

3. El Director de Logística revisa el requerimiento y verifica que este programado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) o posea las autorizaciones correspondiente con el sustento del caso.

Si autoriza adquisición, solicita el desarrollo del estudio de mercado.

Si no autoriza adquisición, solicita la reformulación del requerimiento a la Unidad orgánica.

4. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios (UPBS):

4.1. Realiza el estudio de mercado tomando como referencia cotizaciones, catálogos, bases de procesos similares publicados en Internet y valores históricos de compra realizadas por el Instituto.

4.2. Determina el valor referencial.

4.3. Determina el clasificador de gasto del requerimiento.

4.4. Genera el pedido de compra o servicio.

Si la adquisición es sin proceso de selección, prepara el expediente de contratación y deriva a la Dirección de Logística.

Si la adquisición es con proceso de selección, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial para los procesos de adjudicación directa, concurso y licitación pública.

4.5. Emite el requerimiento de consolidado de pedidos.

4.6. Si es Adjudicación de Menor Cuantía programada o Adjudicación Directa o Concurso o


17

Licitación Pública, elabora el resumen ejecutivo del valor referencial.

5. El Director de la Oficina de Logística solicita la disponibilidad presupuestal a la Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratégico (OEPE).

6. La OEPE verifica si existe disponibilidad presupuestal:

Si existe disponibilidad, autoriza certificación presupuestal.

Si no existe disponibilidad, devuelve el expediente.

7. La UPBS recibe la disponibilidad presupuestal y deriva el expediente de contratación a la Dirección de la Oficina de Logística.

8. El Director de la Oficina de Logística:

8.1. Revisa y aprueba el expediente.

8.2. Si es adjudicación sin proceso o adjudicación de menor cuantía, remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios quien ejecuta el procedimiento de Adquisición sin proceso o el procedimiento de Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía.

8.3. Si el proceso es por adjudicación directa, concurso o licitación pública, remite el expediente al Director de la OEA quien aprueba y autoriza la conformación del Comité Especial.

FIN

ENTRADAS


Solicitud de Bienes y/o Servicios

Unidad Orgánica Variable Manual

SALIDAS


Expediente de Contratación

Unidad de Adquisición y Contrataciones-Comité

Especial Variable Manual

DEFINICIONES

REGISTROS:


18

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-03 FECHA:


Inicio



LOGISTICO INTEGRADO

Director de Sistema Administrativo I

Determina valor referencial


DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

SUB PROCESO

Verifica que este programado

o posea las autorizaciones

correspondientes

Genera Pedido de Compra o

Servicio

Solicita disponibilidad

presupuestal

ADQUISICION Y CONTRATACION

Unidades Orgánicas del INSN

REQUERIMIENTO

Elabora requerimiento

indicando las

especificaciones técnicas del

bien o servicio

¿Es adquisición

sin proceso o AMC no

programado?

NO

SI

Determina el clasificador de

gasto

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Elabora resumen ejecutivo

del valor referencial

REQUERIMIENTO

Revisa y da visto bueno al

requerimiento

¿Autoriza adquisición?NO

SIREQUERIMIENTO

Dispone realizar estudio de

mercado

Emite requerimiento de

consolidado de pedidos

1

Realiza estudio de mercado

REQUERIMIENTO

Solicita reformular

requerimiento

19

PROCESO

PROCEDIMIENTO



Unidad de Programación de Bienes y

Servicios


LOGISTICO INTEGRADO


Director de Sistema

Administrativo II

DETERMINACIÓN DE VALORES REFERENCIALES Y APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

SUB PROCESO

NO

SI



Estratégico

Unidad de Presupuesto

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

¿Es adjudicación de

menor cuantía o ASP?

NO

SI

FIN

EXPEDIENTE

1

1

Unidad de Adquisición y

Contrataciones

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

Revisa y aprueba

expediente

Inicia procedimiento de

Adquisición sin Proceso o

remite expediente al Comité

Especial Permanente si es

una menor cuantía

EXPEDIENTE

Verifica documentación

completa

EXPEDIENTE

Verifica documentación

completa y elabora EXPEDIENTE

Aprueba expediente de

contratación

1

Unidad de Licitaciones y

Concursos Públicos

EXPEDIENTE

Aprueba expediente de

contratación y autoriza

conformación de Comité

Especial Remite expediente al Comité

Especial

¿Existe disponibilidad

presupuestal?

EXPEDIENTE

Otorga disponibilidad

20


PROCESO

LOGÍSTICO INTEGRADO

SUB PROCESO



Adquisición sin Proceso

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-04

PROPÓSITO Adquirir de manera oportuna los bienes y servicios requeridos por la Institución, que no son considerados en la Ley de Contrataciones del Estado.

ALCANCE

A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea.

MARCO LEGAL

Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411


INDICADOR UNIDAD DE


Tiempo promedio de emisión de expediente de

contratación Días SIGA Oficina de Logística

Nº de orden de compra/servicio sobre

Número de expedientes aprobados

Porcentaje de expedientes con orden

SIGA Oficina de Logística

NORMAS




INICIO

1. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones (UAC) recibe el expediente aprobado, genera y publica la solicitud de cotizaciones a los proveedores.

2. El Proveedor se registra en la UAC y entrega su propuesta técnica y económica en mesa de partes del INSN.

3. La Unidad de Trámite Documentario registra las propuestas según procedimiento establecido.

4. La UAC recoge y remite la propuesta técnica a la unidad orgánica solicitante y la propuesta económica a la Oficina de Logística.

5. La Unidad Orgánica apertura, evalúa y aprueba las propuestas técnicas que cumplan los requisitos establecidos en el requerimiento.

6. La UAC deriva a la Dirección de la Oficina de Logística las propuestas técnicas evaluadas.

7. El Director de la Oficina de Logística apertura, evalúa y selecciona las propuestas económicas.

8. La UAC elabora el cuadro comparativo, identifica al(a los) proveedor(es) con mayor puntaje y emite la orden de compra o servicio.

9. La Unidad de Programación de Bienes y Servicios compromete la certificación al(a los) proveedor(es) seleccionado(s), en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).

10. La UAC registra la orden de compra/servicio en el sistema integrado de administración financiera (SIAF).

11. El Responsable de la UAC y el Director de la Oficina de Logística firma la orden de compra o servicio.

12. La UAC :


21

12.1 Faxea la orden de compra/servicio al proveedor y coordina su atención.

12.2 Si es orden de compra, registra y distribuye la original y tres copias al almacén quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes, y archiva dos copias.

12.3 En ambos casos realiza el procedimiento de Seguimiento de Proveedores.

FIN

ENTRADAS


Expediente de Compra Unidad de

Programación de Bienes y Servicios

Diario Mecanizado

SALIDAS


Orden de Compra o Servicio

Proveedor Almacén

Diario Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:


22

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-04

LOGISTICO INTEGRADO

ADQUISICION SIN PROCESO


Recibe expediente

aprobado y genera

solicitud de cotización

FECHA.:

Oficina Ejecutiva de Administración - Oficina de Logística

Unidad de Adquisiciones y

Contrataciones de Bienes y Servicios

ProveedorDirector de Sistema

Administrativo I

Publica solicitud de

cotizaciones

Elabora el cuadro

comparativo

Unidad orgánica

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Trámite Documentario

PROPUESTA

Se registra y entrega

propuestaPROPUESTA

LISTADO

Registra propuestas

PROPUESTA

TÉCNICA

PROPUESTA

TÉCNICA

PROPUESTA

ECONÓMICA

LISTADOPROPUESTA

ECONÓMICA

PROPUESTA

TÉCNICA

Apertura, evalúa y

aprueba propuesta

técnica


Técnico / Auxiliar Administrativo

PROPUESTA

TÉCNICA

PROPUESTA

ECONÓMICA

Apertura, evalúa y

selecciona propuestas

económicas

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO

Emite orden de compra

o servicio

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO

Compromete

certificación

Oficina de Secretaría

Recoge propuestas

Inicio

1

Unidad de Programación

de Bienes y Servicios


23

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-04

LOGISTICO INTEGRADO

ADQUISICION SIN PROCESO


FECHA:

Oficina Ejecutiva de Administración - Oficina de Logística

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios

Fin


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIOORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO



Faxea orden de compra/

servicio al proveedor y

coordina la atención

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO

Firma orden de compra

o servicio

Registra y distribuye

orden de compra a

Almacén

1

¿Es orden de

compra o orden de

servicio?

Orden de

Servicio

Orden de

Compra

SEGUIMIENTO A

PROVEEDORES

RECEPCIÓN Y

VERIFICACIÓN DE

BIENES

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIORegistra Orden de

Compra/Servicio en el

Sistema Integrado de

Administración Financiera

(SIAF)

Especialista Administrativo

(Responsable)

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO


o servicio

24



SUB PROCESO



Conformación de Comité para Procesos de Bienes y Servicios

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-05

PROPÓSITO Establecer las actividades para designar a los miembros del Comité Especial.

ALCANCE A la Dirección General, a la Dirección de la Oficina de Asesoría Jurídica, a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración y a la Dirección de la Oficina de Logística.

MARCO LEGAL

Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA. Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento

D.S Nº184-2008-EF. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411.


INDICADOR UNIDAD DE


Número de comité conformados sobre Número de procesos de selección

Porcentaje de procesos de

selección con comités

Archivo de Resolución Directoral


NORMAS




INICIO

1. El Director de Logística propone a los representantes de la oficina con sus respectivos suplentes para que integren el Comité Especial de procesos de bienes y servicios.

2. El Director de la OEA en conjunto con el Director General propone los demás participantes con sus respectivos suplentes e informa a Logística.

3. El Director de Logística elabora el proyecto de Resolución Directoral (R.D.).

4. El Director de la OEA visa el proyecto de R.D.

5. La Oficina de Asesoría Jurídica visa el proyecto de R.D.

6. La Dirección General firma la R.D de conformación de Comité y remite a Logística.

7. El Director de Logística notifica a integrantes de Comité.

FIN

ENTRADAS


Procesos de Selección Oficina de Logística Mensual Manual

SALIDAS


R.D de designación de integrantes de Comité

Oficina de Logística Mensual Manual

DEFINICIONES:

REGISTROS:



25

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-05

Inicio


Fin

Director de Programa Sectorial III

Propone a representantes

y suplentes de la oficina de

logística para la

conformación del Comité

FECHA:


Oficina de Asesoría Jurídica

Propone en conjunto con la

Dirección General a los

demás participantes con

sus respectivos suplentes

e informa

Notifica y entrega la R.D a

integrantes del Comité

LOGISTICO INTEGRADO


CONFORMACION DEL COMITÉ PARA PROCESOS DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

PROYECTO R.D.

Elabora proyecto de R.DPROYECTO R.D.

Visa proyecto de

Resolución Directoral PROYECTO R.D.

Visa proyecto de

Resolución Directoral

RESOLUCION

DIRECTORAL

Firma R.D de

conformación del Comité




26



SUB PROCESO



Selección de Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-06

PROPÓSITO Adjudicar oportunamente los procesos de selección de menor cuantía.

ALCANCE A la Oficina de Logística, al Comité Especial Permanente y a la Oficina de Secretaria.

MARCO LEGAL


Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y sus modificatorias.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. D.S Nº184-2008-EF.

Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto


INDICADOR UNIDAD DE


Porcentaje de procesos de menor cuantía con otorgamiento de buena pro vs el total de proceso

% Acta de Comité Oficina de Logística

Nº de procesos declarados en desierto

Nº Acta de Comité Oficina de Logística

NORMAS




Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.


INICIO

1. El Presidente del Comité Especial Permanente recibe el expediente de contratación aprobado y convoca a los integrantes para la instalación del comité.

2. El Comité emite el acta de instalación, elabora las bases del proceso y remite a la Dirección de la Oficina Ejecutiva de Administración (OEA).

3. El Director de la OEA revisa y aprueba las bases.

4. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones publica la convocatoria y las bases en el SEACE.

5. La Unidad de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas.

6. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones:

6.1 Recoge propuestas y verifica el registro de postores en el SEACE.

6.2 Remite las propuestas al Comité adjuntando el reporte de proveedores penalizados.

7. El Comité Especial Permanente:

7.1 Apertura propuesta y revisa el cumplimiento de requisitos de forma de presentación.

7.2 Si la propuesta presenta observaciones, solicita al postor la subsanación en el plazo correspondiente.

7.3 Recibe y revisa nuevamente la propuesta corregida, de continuar la observación, descalifica al postor.


27

7.4 Si la propuesta no presenta observaciones, verifica el cumplimiento de los requisitos técnicos.

7.5 Si el postor no cumple con los requisitos técnicos, lo descalifica.

7.6 Si ninguna propuesta cumple con los requisitos técnicos, declara el proceso desierto.

7.7 Si existe propuestas que cumplan los requisitos técnicos, las admite, califica y selecciona las que cumplan el mínimo puntaje establecido.

7.8 Califica la propuesta económica y determina el puntaje total.

7.9 Si la propuesta no cumple con el puntaje mínimo, la descalifica.

7.10 Elabora el cuadro comparativo con las propuestas que alcanzaron el puntaje mínimo.

7.11 Elabora el acta de otorgamiento de la buena pro al postor que obtuvo el máximo puntaje.

7.12 Notifica a postores y publica el otorgamiento de buena pro en el SEACE.

7.13 Si el postor presenta recurso de apelación, ejecuta el procedimiento administrativo “Recurso de Apelación en Procesos de Selección”.

8. La Unidad de Adquisiciones y Contratación:

8.1 Publica el consentimiento de la buena pro en el SEACE según el plazo establecido en la normativa.

8.2 Emite y registra la orden de compra o servicio en el SEACE y SIAF.

9. El Responsable de la Unidad de Adquisiciones y el Director de Logística firma la orden de compra o servicio.


10.1 Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención.

10.2 Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes.

10.3 Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores.

FIN

ENTRADAS


Expediente de contratación Director de Logística Variable Mecanizado

SALIDAS


Orden de Compra/Servicio Proveedor Almacén

Variable Mecanizado

DEFINICIONES:


REGISTROS:


28

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-06


Director

FECHA:

Comité Especial Permanente

Recibe expediente y

convoca a integrantes para

la instalación del Comité

Emite acta de instalación

LOGISTICO INTEGRADO

ADQUISICION

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA

BASES

BASES

Aprueba bases

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Inicio

Publica convocatoria y las

bases en el SEACE

Elabora las bases del

proceso




Unidad de Adquisiciones y Contrataciones

PROPUESTA

LISTADO

Recepciona propuestas

técnicas y económicas

PROPUESTA

1

Apertura la propuesta y

revisa presentación

REPORTE

Recoge y verifica registro

de los postores en el

SEACE

NO

¿Propuesta

tiene observaciones?

Solicita al postor

subsanación

SI

Recibe y revisa propuesta

¿Continua

observación?NO

Descalifica postor

SI

Verifica que propuesta

cumpla con requisitos

técnicos

Remite propuestas

adjuntando reporte de

proveedores penalizados

29

EXPEDIENTE

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-06

LOGISTICO INTEGRADO

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA

ADQUISICION

Comité Especial Permanente

FECHA

¿Postor cumple

requisitos técnicos

mínimos?

NO

Admite propuestas que

cumplan con requisitos

mínimos

SI

Califica propuesta

económica y determina

puntaje total

¿Propuesta

cumple con puntaje

mínimo?

SI

Notifica a postores y

publica otorgamiento de

Buena Pro en el SEACE

Descalifica propuesta

NO

¿Postor presenta

apelación?

NO

SI

Califica propuesta

técnica y selecciona las

que cumplan en mínimo

puntaje establecido

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones- Licitaciones y Concurso Públicos

Elabora cuadro

comparativo y el acta de

otorgamiento

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

RECURSO DE

APELACIÓN

1


Director de Sistema

Administrativo I

Fin

ORDEN DE

COMPRAORDEN DE

COMPRA

Faxea orden de compra

o servicio al proveedor

y coordina atención


orden de compra a

Almacén

¿Es orden de

compra o orden de

servicio?

Orden de

ServicioOrden de

Compra

SEGUIMIENTO A

PROVEEDORES

RECEPCIÓN Y

VERIFICACIÓN DE

BIENES

ORDEN


o servicio

ORDEN

ORDEN


o servicio

Especialista Administrativo

(Responsable)Técnico / Auxiliar Administrativo

1

Declara el proceso

desierto

¿Al menor un

postor cumple y

acredita requisitos

mínimos?

NO

SI

1

Emite y registra en el

SEACE y SIAF la orden

de compra o servicio

Publica el

consentimiento de la

Buena Pro en el SEACE

según plazo establecido

30



SUB PROCESO



Selección de Proceso de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-07

PROPÓSITO Establecer las actividades para la presentación, evaluación y otorgamiento de Buena Pro de propuestas de procesos de selección de Adjudicación Directa, Licitación y Concurso Público.

ALCANCE A la Oficina Ejecutiva de Administración, a la Oficina de Logística, a la Oficina de Secretaría y al Comité Especial.

MARCO LEGAL



Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto – Ley Nº 28411.


INDICADOR UNIDAD DE


Porcentaje de procesos con otorgamiento de buena pro

vs el total de proceso % Acta de Comité Oficina de Logística

Nº de procesos declarados en desierto

Nº Acta de Comité Oficina de Logística

NORMAS



Delegación de facultades para la aprobación de Bases Administrativas de Adquisiciones y Expedientes de Contratación R.D. Nº 120-DG-INSN-2009.


INICIO

1. El Presidente del Comité Especial recibe el expediente aprobado y convoca a sus integrantes para la instalación.

2. El Comité Especial elabora las bases del proceso.

3. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración aprueba las bases.

4. El Comité Especial:

4.1 Publica la convocatoria en el SEACE.

4.2 Verifica que el registro de participantes sea conforme con las normativas establecidas.

4.3 Si los postores presentan consultas y/o observaciones, las absuelve mediante un pliego absolutorio y notifica en el SEACE y alternativamente a los correos electrónicos de los postores.

4.4 Si los postores elevan observaciones a las bases, ejecuta el procedimiento de Absolución de Observaciones a las Bases.

4.5 Integra las bases y publica en SEACE.

5. Si es adjudicación directa selectiva, la Unidad de Trámite Documentario recibe y registra las propuestas técnicas y económicas.

6. La Unidad de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos recoge y remite las propuestas al Comité (pasa al punto 7.2).


31

7. El Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones:

7.1 Si el proceso de selección es adjudicación directa, concurso o licitación pública, convoca a participantes según el registro de inscripción:

Si el participante se encuentra ausente, se tiene por desistido.

Si el participante se encuentra presente al llamado, solicita acreditar su presentación.

7.2 Recibe las propuestas en dos sobres (técnica y económica) en presencia de notario público en caso sea un acto público.

7.3 Apertura la propuesta técnica y evalúa los requisitos mínimos:

Si existen subsanaciones por defectos de forma, otorga dos días de plazo para la subsanación; si el defecto continua descalifica al postor.

Si no existe subsanaciones por defectos de forma, revisa si el postor cumple con los requisitos mínimos de las bases.

Si el postor no cumple con requisitos mínimos, se tiene por no presentada la propuesta.

7.4 Verifica si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos:

Si no cumplen, declara desierto el proceso.

Si al menos un postor cumple y acredita requisitos mínimos, admite las propuestas y aplica los factores establecidos en bases.

7.5 Realiza la evaluación técnica y selecciona a los que tengan más del puntaje mínimo establecido.

7.6 Realiza la evaluación económica y determina el puntaje total:

Si el postor no cumple con puntaje mínimo, descalifica la propuesta.

Si el postor cumple con puntaje mínimo, elabora el cuadro comparativo en orden de prelación según puntaje técnico y económico, y selecciona al proveedor.

7.7 Elabora el acta de otorgamiento.

7.8 Notifica a los postores y publica en el SEACE el otorgamiento de Buena Pro. Si el Postor presenta el recurso de apelación, ejecuta el procedimiento de Solución de Controversia durante el proceso de selección.

7.9 Publica el consentimiento de la Buena Pro en SEACE.

8. La Unidad de Procesos Licitaciones y Concursos Públicos cita al proveedor y emite su contrato y registra en el SEACE.

9. La Unidad de Adquisiciones y Contratación recibe copia del contrato y emite y registra la orden de compra o servicio en el SIAF.

10. El Responsable de la Unidad de Adquisiciones y el Director de Logística firma la orden de compra o servicio.


11.1 Faxea la orden de compra o servicio al proveedor y coordina su oportuna atención.

11.2 Si es orden de compra, registra y distribuye la orden al Almacén, quien ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes.

11.3 Realiza el procedimiento de Seguimiento de Atención a Proveedores.

FIN

ENTRADAS


Expediente Aprobado Dirección de la Oficina

Ejecutiva de Administración

Variable Mecanizado

SALIDAS


Contrato – Orden de Compra o Servicio

SEACE Variable Mecanizado

32

DEFINICIONES:

Bases: Los documentos que contienen los requerimientos técnicos, metodología e evaluación, procedimientos, y demás condiciones establecidas por el Instituto para la selección del Postor y la ejecución contractual respectiva.

Bases integradas: Las bases definitivas del proceso de selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución de consultas sí como las modificaciones o correcciones derivadas de la absolución de observaciones y/o del pronunciamiento del OSCE.


REGISTROS:


33

BASES

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-07

LOGISTICO INTEGRADO

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA

Inicio


Comité Especial

Publica convocatoria

en el SEACE

FECHA.:

Verifica registro de

participantes

Absuelve consulta y/o

observaciones de

participantes mediante

un pliego absolutorio y

notifica en el SEACE y a

los correos electrónicos

de los participantes

¿Existe elevación

de bases?SI

¿ Participante

presenta consulta u

observaciones?

SI

NO

NO

Integra bases y

publica en SEACE


Recibe expediente y

convoca a integrantes

para la instalación del

Comité

Instala comité y

elabora las bases del

proceso

Director de Sistema

Administrativo II

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

ABSOLUCIÓN DE

OBSERVACIONES A

LAS BASES



Unidad de Licitación y

Concurso Público

PROPUESTALISTADO

PROPUESTAREPORTE

Recoge y remite

propuestas adjuntando

reporte de proveedores

penalizadosConvoca a

participantes según

registro de inscripción

Acredita presentación

de postores

1

Apertura la propuesta

técnica y evalúa

requisitos mínimos

Solicita al postor

subsanación

SI

Recibe y califica

subsanación¿Continua

observación?NO

Descalifica postor

SI

Verifica que propuestas

cumplan con requisitos

mínimos

BASES

Aprueba bases

Recepciona

propuestas técnicas y

económicas

¿Propuesta

técnica tiene

observaciones?

¿Es proceso de

adjudicación directa

selectiva?

SI

NO

34

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-07

LOGISTICO INTEGRADO

SELECCIÓN DE PROCESO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA, CONCURSO Y LICITACIÓN PÚBLICA


Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones del INSN

FECHA

NO

Admite propuestas que

cumpla con requisitos

mínimos

Califica propuesta

económica y determina

puntaje total

¿Postor cumple con

puntaje mínimo?SI

Notifica a postores y

publicar en SEACE

otorgamiento de Buena

Pro

¿Propuesta

cumple requisitos

mínimos?

SI

Descalifica propuesta

NO

¿Postor presenta

apelación?

NO

SI

Califica propuesta técnica

y selecciona las que

cumplan en mínimo

puntaje establecido

1

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones

Elabora cuadro

comparativo en orden de

prelación según puntaje

obtenido y el acta de

otorgamiento

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

RECURSO DE

APELACIÓN

1

NO

¿Al menos

un postor cumple y

acredita requisitos

mínimos?

SI

Declara el proceso

desierto en caso de que

ninguno cumpla los

requisitos mínimos

Publica el consentimiento

de la Buena Pro en

SEACE según plazo

establecido

Fin

Faxea Orden de

Compra al proveedor y

coordina atención


orden de compra a

Almacén

¿Es orden de

compra o orden de

servicio?

Orden de

Servicio

Orden de

Compra

SEGUIMIENTO A

PROVEEDORES

RECEPCIÓN Y

VERIFICACIÓN DE

BIENES

ORDEN/

CONTRATO


o servicio

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO

Registra orden en SIAF

ORDEN/

CONTRATO


o servicio


Coordina atención con el

proveedor y usuario

1

Unidad de Licitaciones y

Concurso Públicos

Director de Sistema

Administración I

Director de Sistema

Administración II

CONTRATO

Emite contrato

Emite orden de compra

o servicio


35



SUB PROCESO Adquisición y Contratación


Absolución de Observaciones a las Bases FECHA:

CODIGO: LOG-OL-08

PROPÓSITO

Establecer las actividades para absolver las observaciones a las bases.

ALCANCE

A la Dirección general, a la Oficina Ejecutiva de Administración, a la Oficina de Secretaría y al Comité Especial.

MARCO LEGAL

Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento

D.S Nº184-2008-EF.


INDICADOR UNIDAD DE


N° de observaciones absueltas

N° de observaciones

Archivos de Logística Oficina de Logística

NORMAS




INICIO

Elevación de las bases a la OSCE

1. El Comité Especial:

1.1 Recibe la solitud de elevación de bases y el comprobante de pago correspondiente.

1.2 Remite las bases, los actuados del proceso de selección y la documentación requerida en el TUPA del OSCE al día siguiente de solicitada la elevación por el participante.

2. La OSCE emite y notifica el pronunciamiento.

3. El Comité Especial o permanente implementa el pronunciamiento del OSCE.

Elevación de las bases al INSN

1. La unidad de Trámite Documentario verifica la documentación y de ser conforme recibe las solicitudes y entrega a la Dirección General inmediatamente de recibido.

2. El Director General revisa y solicita los antecedentes del proceso al Comité.

3. El Comité remite las bases los actuados del proceso de selección y el informe técnico al día siguiente de solicitada la elevación de las bases.

4. El Director General emite el pronunciamiento y remitirlo a Logística.

5. La Oficina de Logística notifica el pronunciamiento en el SEACE inmediatamente de tomando conocimiento.

6. El Comité implementa el pronunciamiento.

FIN


36

ENTRADAS


Solicitud de elevación de bases

Postor Variable Manual

SALIDAS


Pronunciamiento Comité Especial o

Permanente Variable Manual/Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:

ANEXOS: Flujograma del Procedimiento

37

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-08

LOGISTICO INTEGRADO

ABSOLUCIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES

Inicio


Comité Especial o Permanente

FECHA.:

Oficina de Logistica


Licitaciones - AdquisicionesUnidad de Trámite documentario

OSCEDirector de Programa

Sectorial III

Deriva solicitud de

elevación de bases

inmediatamente


Fin

Revisa y solicita los

antecedentes del

proceso

Recibe y verifica

conformidad de

normativas

Emite pronunciamiento

Notifica

pronunciamiento a

través de SEACE

inmediatamente de

tomado conocimiento

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

¿Elevación de

observaciones es a la

OSCE o al

INSN ?

OSCE

INSN

Remite la

documentación

requerida en el TUPA

del OSCE al día

siguiente de solicitada

la elevación por el

participante

Remite las bases, los

actuados del proceso

de selección y el

informe técnico de

observaciones al día

siguiente de solicitada

la elevación por el

participante

Implementa

pronunciamiento

Emite y notifica

pronunciamiento

Director General del INSN

38


PROCESO


SUB PROCESO



Seguimiento de Proveedores

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-09

PROPÓSITO Asegurar la atención oportuna y eficiente de los proveedores.

ALCANCE A la Oficina de Logística.

MARCO LEGAL

Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley de Contrataciones del Estado aprobado con D.L Nº1017 y su reglamento

D.S Nº184-2008-EF.


INDICADOR UNIDAD DE


Número de órdenes de compra/servicio o contrato

con penalidad

Ordenes penalizadas

Base de datos de Adquisiciones y Contratación


NORMAS




INICIO

1. La Unidad de Adquisiciones y Contratación (UAC), realiza el seguimiento para la atención del proveedor según lo establecido en el contrato y/o orden de compra/servicio.

2. En el caso de un bien, la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de bienes ejecuta el procedimiento de Recepción y Verificación de Bienes y el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes y deriva la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la UAC.

3. En el caso de un servicio, el usuario revisa si el servicio ofrecido por el proveedor es conforme a la orden de servicio (especificaciones técnicas, plazos de entrega, etc.).

De ser conforme, el usuario firma el acta de conformidad.

De no ser conforme el servicio, el usuario informa a la UAC quien coordina la atención oportuna con el proveedor.

4. La UAC:

4.1. Verifica si el proveedor cumplió con la atención de la orden de compra/servicio en el plazo establecido.

4.2. Si no cumplió, aplica la penalidad al proveedor según lo estipulado en el contrato u orden y registra en la base de datos del INSN.

4.3. Adjunta al expediente de contratación:

El acta de conformidad en caso de servicios, o

La ejecución de contrato en caso de bienes entregados de parcialmente o

El acta de culminación de contrato con el visto del Dirección de la Oficina de Logística al completar la entrega de los bienes.

4.4. Remite los expedientes de contratación adjuntando la orden de compra /servicio original a la Unidad de Control Previo.


39

5. La Unidad de Control previo ejecuta el procedimiento de Pago a Proveedores y devuelve el expediente de contratación.

6. La UAC archiva el expediente de contratación.

FIN

ENTRADAS


Orden de Compra/ Acta de conformidad

Almacén - Usuario Variable Manual

SALIDAS


Expediente de Contratación

Oficina de Economía Variable Manual

DEFINICIONES:

REGISTROS:


40

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-09

LOGISTICO INTEGRADO

SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

Inicio


FECHA:


Unidad de Adquisiciones y Contrataciones de bienes y Servicios

Fin

Servicio/Oficina usuaria

Registra incumplimiento

en la base de datos del

INSN

Revisa servicio

culminado

Firma acta de

conformidad

Informa a Adquisiciones

Aplica penalidad según

lo establecido en el

contrato u orden

Realiza seguimiento

de la atención del

proveedor

¿Bien o servicio? Servicio

Bien

¿Cumple con lo

establecido en la orden de

servicio ?NO

SI

Unidad de Almacén, Valorización y

Distribución

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

RECEPCIÓN Y

VERIFICACION DE

BIENES

COPIA DE GUÍA

DE REMISIÓN

INTERNAMIENTO Y

REGISTRO DE BIENES

¿Proveedor cumplió

con orden de compra/

servicio/contrato?NO

SI

Coordina atención

oportuna con proveedor

ORDEN DE

COMPRA


Unidad de Control Previo

EXPEDIENTE

PAGO A

PROVEEDORES


EXPEDIENTE CONTRATACIÓN

ORDEN DE

COMPRA/

SERVICIO

Adjunta acta de

conformidad o ejecución

de contrato o acta de

culminación de contrato

al expediente de

contratación

41



SUB PROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN


Recepción y Verificación de Bienes FECHA:

CODIGO: LOG-OL-10

PROPÓSITO Verificar que los bienes ingresados al almacén sean conforme a los requerimientos establecidos por el INSN.


MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA


INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE

Bienes recepcionados en el plazo establecido

Porcentaje Kardex /

PECOSAS/Orden de Compra

Almacén

NORMAS



Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.


INICIO

1. El Proveedor descarga los bienes en el almacén del INSN, presentando documentos según el tipo de bien: guía de remisión, orden de compra, protocolo de análisis o especificaciones técnicas, acta de examen organoléptico de ser el caso o PECOSA en caso de transferencia.

2. La Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes verifica lo siguiente:

2.1 Que los documentos del proveedor tengan las visaciones correspondientes y este conforme con lo requerido en la orden de compra. De no ser conforme, solicita la regularización.

2.2 Que la fecha de vencimiento sea conforme a las normativas (productos no perecibles como mínimo 1 año, productos farmacéuticos como mínimo 2 años), de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita el cambio de los bienes que no cumplen normativa.

2.3 Que el material de embalaje este en buenas condiciones, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y devuelve los paquetes para el cambio del embalaje.

2.4 Que la cantidad y/o peso de paquetes sea conforme a la orden de compra, de no ser conforme, coloca la observación en la guía de remisión y solicita su regularización.

2.5 En caso que el bien sea un activo, abre los bultos en presencia del Usuario, la Unidad de Ingeniería Clínica, o la Oficina de Estadística e Informática, o la Unidad de Mantenimiento y la Unidad de Verificación y Control Patrimonial, para verificar que la cantidad de bienes y las especificaciones técnicas sea conforme a lo establecido en la orden de compra y ficha técnica:

De ser conforme, firman el acta de conformidad.

De no ser conforme, solicitan la subsanación al proveedor.

3. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial asigna el código al activo.

4. La Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:

4.1 En caso que el bien sea alimento, realiza el procedimiento de Recepción y Almacenamiento de Insumos (DASP-SN-01).

4.2 En caso que el bien no sea un equipo, abre los bultos y verifica que la cantidad y calidad de los bienes sea conforme a la orden de compra.

4.3 De ser conforme la recepción de bienes, sella los documentos del proveedor en señal de conformidad y ejecuta el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes.

FIN


42

ENTRADAS


Orden de Compra, Guía de Remisión, Protocolo

o PECOSA

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones/Proveedor

Según programación de compras o requerimiento

Mecanizado

SALIDAS


Orden de Compra, Guía de Remisión, PECOSA,

y Protocolo sellado Almacén

Según programación de compras o requerimiento

Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:


43

DOCUMENTOS

PROCESO

PROCEDIMIENTO


LOGISTICO INTEGRADO

Recibe y verifica bienes y

documentos

Inicio

Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes

Oficina de LogísticaProveedor/MINSA

Descarga bienes en

almacén y presenta

documentos

¿Documentos

poseen visaciones y es

conforme con la O/C?

Solicita regularización de

documentos NO

SI

Solicita entrega de cantidad

faltante y observa la guía de

remisión

NO

Abre bultos en presencia de

usuario, Ingeniería Clínica o

Estadística e Informática o

Mantenimiento, Patrimonio y

verifica que cantidad sea

conforme a los documentos

SI

Revisan bien

Técnico/Auxiliar Administrativo

RECEPCION Y VERIFICACION DE BIENES

¿Fecha de vencimiento es

conforme a las normativas?

NO

SI

¿Material de embalaje

está en buenas

condiciones ?

NO

SI

¿Cantidad, calidad y/o

peso de paquetes es conforme

a la O/C?

SI

NO

¿Bien es activo?

Solicita cambio de bienes

Devuelve paquetes y solicita

cambio de embalaje

Abre bultos y cuenta bienes

Usuario/Ingeniería Clínica/

Estadística e Informática/

Mantenimiento

Solicitan subsanación

NO

SI

¿Equipo cumple

especificaciones técnicas?

Unidad de Verificación y Control

Patrimonial


1

1

1

1

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

1

¿Bien es alimento?

SI

NO

Sella documentos del

Proveedor en conjunto con

el área usuaria de ser el

caso

Fin

RECEPCIÓN Y

ALMACENAMIENTO

DE INSUMOS

INTERNAMIENTO Y

REGISTRO DE BIENES

ACTA DE

CONFORMIDAD

Firman acta de

conformidad

ACTA DE

CONFORMIDAD

Firma acta de

conformidad


1

44





Ingreso, Internamiento y Distribución de Bienes Donados

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-11

PROPÓSITO Establecer las actividades que se deben realizar para el ingreso y verificación de bienes donados




INDICADOR UNIDAD DE


Número de bienes donados no conformes

sobre número de bienes donados

Porcentaje de bienes donados

Registros de Almacén Almacén

NORMAS



Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA

Reglamento de las Donaciones del INSN R.D. Nº 068-2009-INSN-DG-OP.

Normas para el Control de Bienes Patrimoniales del INSN. R.D. Nº 541 - DG - INSN-2008


INICIO

1. El Donante remite la carta de donación a la Dirección General quien toma conocimiento y remite al Comité de Donaciones.

2. El Comité de Donaciones tramita la aceptación de la donación.

3. El Donante descarga los bienes en el Almacén presentando los documentos de recibo; (carta, oficio, memorando, guía de remisión, etc.). En el caso que el Donante no posea documento, se emite un acta de recepción.

4. El Representante del Comité de Donaciones verifica que los documentos de recibo sea conforme a la carta de donación.

5. El Encargado del Almacén de Donaciones:

5.1 Realiza la apertura de los bienes en presencia del Comité de Donaciones o Representante y de la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.

5.2 Verifica los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc.

5.3 Cuenta los paquetes o bultos y pesa si es necesario, verificando sea conforme con los documentos de recibo del Donante.

5.4 Si no es conforme, anota observaciones en el acta de apertura.

6. La Unidad de Ingeniería Clínica ó Unidad de Mantenimiento ó la Unidad de Informática ó el servicio de Farmacia ó el servicio de Nutrición, según corresponda al tipo de bien, verifica la calidad, fecha de expiración y operatividad del bien, y emite el informe técnico indicando si dichos bienes cumplen con los requisitos establecidos.

7. De no ser conforme, el Representante de Comité de Donaciones deriva los bienes no conformes a Saneamiento Ambiental o Control Patrimonial para el tratamiento correspondiente.

8. El Encargado del Almacén de Donaciones:

8.1 Completa el acta de apertura de donación y solicita las firmas de los participantes.


45

8.2 Almacena el bien según procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes, hasta que se establezca su distribución.

9. El Comité de Donación programa la distribución de donaciones mediante la PECOSA previa coordinación con la Dirección General y el Responsable del Almacén de Donaciones quien ejecuta el procedimiento de Distribución de Bienes.

10. El Encargado del Almacén de Donaciones remite el reporte mensual de las donaciones ingresadas al Almacén al Comité de Donación y a Kardex quien ejecuta el procedimiento de Control de Existencias Valoradas.

11. El Comité de Donaciones elabora el boletín trimestral de donaciones y envía a Comunicaciones para su publicación.

FIN

ENTRADAS


Documentos de recibo de bienes donados

Donante Variable Manual

SALIDAS


Registro de donaciones / Acta de recibo de

donación


Distribución de Bienes Variable Manual

DEFINICIONES:

Documentos de recibo: son los documentos que el proveedor presenta al entregar el bien requerido por el INSN.

REGISTROS:

ANEXOS:

Flujograma del procedimiento

46

ACTA

PROGRAMACIÓN

PROCESO

PROCEDIMIENTO


LOGISTICO INTEGRADO

Inicio



Entrega bienes en Almacén

de Donación con la

documentación

correspondiente

SI

Fin

RECEPCION, VERIFICACION, INTERNAMIENTO Y DISTRIBUCIÒN DE BIENES DONADOS


Representante de Comité de

Donaciones

Verifica documentos de

recibo

Examina registros, sellos,

envolturas, embalajes, etc

Realiza conteo de paquetes,

bultos y/o equipos y pesa

si es necesario

¿Es conforme?NO SI

¿Es conforme?

Anota observaciones en el

acta de apertura

NO

Donante

Programa la distribución de

donaciones previa

coordinación con Dirección

General y Almacén

Elabora el boletín trimestral

de donaciones y remite a

Comunicaciones

Realiza la apertura de

bienes en presencia del

Comité de Donaciones o

Representante y de la


Control Patrimonial

Verifica calidad, fecha de

expiración y operatividad del

bien y emite informe técnico

Completa acta de apertura

en libro de Actas legalizados

y solicita la firma de los

participantes

REPORTE

Elabora y remite reporte de

donaciones mensuales al

Comité de Donaciones y a

Kardex


Sectorial IIIIngeniería Clínica/ Mantenimiento/

Informática/Farmacia/Nutrición

Deriva productos no

conformes a Saneamiento

Ambiental o Control

Patrimonial

Toma conocimiento y deriva

Realiza trámite de

aceptación de donación

según normativa vigente

DISTRIBUCIÓN DE

BIENES

INTERNAMIENTO Y

REGISTRO DE BIENES

Remite carta de donación a

Dirección General


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


1

1

47





Internamiento y Registro de Bienes FECHA:

CODIGO: LOG-OL-12

PROPÓSITO Ubicar los bienes en los lugares asignados bajo las condiciones de almacenamiento requeridas.

ALCANCE A la Oficina de Logística.



INDICADOR UNIDAD DE


Bienes registrados versus bienes

internados Porcentaje

O/C, O/T o Acta de apertura/ SIGA

Almacén

NORMAS



Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA


INICIO

1. El Técnico Administrativo de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:

1.1 Clasifica los bienes recibidos según el tipo, fecha de vencimiento, etc.,

1.2 Ubica el bien en un lugar o espacio asignado,

1.3 Registra la cantidad que ingresa y el saldo de cada bien en la Tarjeta de Control Visible y los coloca junto a los bienes internados.

1.4 Custodia los bienes asegurando su adecuada conservación.

2. Si el bien ingresó al Almacén con Orden de Compra, el Técnico Administrativo remite la copia de guía de remisión y la orden de compra al Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes quien revisa y da la conformidad de los documentos.

3. La Secretaría de la Unidad distribuye la documentación de la siguiente manera:

La copia de la orden de compra y la copia de la guía de remisión a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones quien ejecuta el procedimiento de Seguimiento de Proveedores.

La copia de la orden de compra y guía de remisión a Kardex (pasa al punto 6).

4. Si el bien es fabricado por el INSN, el Almacén remite la PECOSA, orden de trabajo, y el costo del servicio a Kardex (pasa al punto 6).

5. Si el bien es donación, el Almacén asigna el código según indicaciones de la Unidad de Programación de Bienes y Servicios, valoriza los bienes recibidos y remite el reporte de Donación a Kardex (pasa al punto 6).

6. Kardex:

6.1 Recibe documentos y registra el ingreso de bienes en el SIGA.

6.2 Genera en el SIGA la nota de entrada de los bienes donados o fabricados y solicita la firma del Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes y del Director de Logística.

6.3 Deriva una copia de los documentos a Almacén y mantiene en archivo la nota de entrada para la posterior ejecución del procedimiento de Control de Existencia Valoradas.

7. En caso que el bien sea un activo fijo, la unidad de Verificación y Control Patrimonial:

7.1 Verifica el ingreso del bien.


48

7.2 Registra el bien al SINABIP y obtiene el código.

7.3 Coloca la etiqueta al bien.

FIN

ENTRADAS


Guía de remisión / Orden de Compra/Orden de

Trabajo/Acta de apertura de donación

Almacén Variable Mecanizado

SALIDAS


Registro del SIGA Tarjeta de Control Visible

Registro en el SINABIP

Unidad de Almacén, Valorización y Distribución

Unidad de

Verificación y Control Patrimonial

Variable Mecanizado

DEFINICIONES:

Tarjeta de Control Visible: Documento en donde se registran los ingresos y egresos de almacén por cada bien que se encuentra en almacén.

SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa.

SINABIP: Sistema de Información Nacional de los Bienes de Propiedad Estatal

REGISTROS: Tarjeta de Control Visible

ANEXOS:

a) Flujograma del Procedimiento

b) Tarjeta de Control Visible

49

NOTA DE ENTRADA

NOTA DE ENTRADA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-12

LOGISTICO INTEGRADO

Inicio



Clasifica bienes recibidos

por tipo, fecha de

vencimiento, etc.

Técnico Administrativo

(Almacén)

Ubica bien en espacio

asignado

Registra ingreso y saldo de

bienes en Tarjeta de Control

Visible y coloca junto a

bienesCustodia bienes

Fin

SI

FECHA:

INTERNAMIENTO Y REGISTRO DE BIENES


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Registra ingreso de bienes

en el SIGA

Asistente Administrativo

(Responsable de Unidad)


(Kardex)


Control Patrimonial

Verifica ingreso de bienes

muebles

Ingresa bien al SINABIP y

obtener el código del bien

Coloca etiqueta al bien

¿Bien ingresa con

Orden de Compra?

NO

Remite orden de trabajo y

PECOSA por el servicio

realizado o el reporte de

donación a Kardex

Registra ingreso de bienes

en el SIGA y genera nota de

entrada

1

1

Director de Sistema

Administrativo

DONACIÓN

¿Bien es

fabricado por el INSN o

es donación?

FABRICADO

Asigna código según

indicaciones de la Unidad de

Programación y valoriza

bien

NOTA

Firma nota de entrada

COPIA GUIA DE

REMISIÓNORDEN COMPRA

Da conformidad documentosRemite copia de O/C y copia

de guía de remisión a

Adquisiciones, y copia O/C y

guía de remisión a Kardex

Firma nota de entrada

2

2



¿Bien es activo?

SI

NO

2

50

ARTICULO:

CODIGO:

UNIDAD DE MEDIDA:

CLASE No ENTRADA SALIDA SALDO

COMPROBANTE MOVIMIENTOSFECHA

TARJETA DE CONTROL VISIBLE

No______________

51





Recepción y Almacenamiento de Insumos para Nutrición

FECHA:

CODIGO: LOG-NUT-01

PROPÓSITO Recibir, verificar y almacenar los insumos para la elaboración de dietas completas y terapéuticas.

ALCANCE A la Oficina de Logística y al Servicio de Nutrición.



INDICADOR UNIDAD DE


Cantidad de insumos recibidos conforme a la orden de compra sobre cantidad de

insumos solicitados

Porcentaje de insumos aceptados

Registros de almacén de Nutrición

Almacén / Nutricionista encargado

NORMAS



Manual de Organización y Funciones del Departamento de Atención de Servicios al Paciente R.D. N° 404-DG-INSN-2009.

Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA

Código Alimentario (Codex Alimentarius) de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y Alimentación (FAO) y la Organización Mundial de la Salud (OMS).


INICIO

1 El Técnico de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes en conjunto con el Nutricionista recibe y pesa los insumos entregados por el proveedor verificando que sea conforme a lo requerido en la Orden de Compra.

2 El Nutricionista verifica el cumplimiento de las especificaciones de calidad y características bromatológicas de los insumos.

3 El Técnico de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes:

3.1 Separa los insumos que no cumplan con las especificaciones y los devuelve al Proveedor para su regularización.

3.2 Pesa los insumos que cumplen con las especificaciones y características bromatológicas.

3.3 Sella y firma la guía de remisión y solicita la firma del Nutricionista.

4 El Nutricionista registra el ingreso de los insumos en el acta de recepción.

5 El Auxiliar de Nutrición acondiciona los espacios físicos y clasifica los insumos:

Si son carnes rojas y derivados, pollo fresco sin menudencia, menudencia de res, pescados mariscos, etc, los almacena en las cámaras frigoríficas.

Si son frutas y verduras o similares, los almacena en las cámaras conservadoras.

Si son víveres secos: condimentos, cereales y derivados, leguminosas, azucares y derivados, etc, los almacena en el almacén de víveres secos de logística.

6 El Nutricionista emite el Pedido Comprobante de Salida (PECOSA).

7 El Auxiliar de Nutrición:


52

7.1 Entrega los insumos requeridos y solicita la firma de la PECOSA.

7.2 Archiva una copia de la PECOSA y remite otra a la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes quien desarrolla el procedimiento de Control de Existencia Valoradas.

FIN

ENTRADAS


Orden de Compra Proveedor Según programación Manual

SALIDAS


PECOSA Unidad de Almacén, Valorización y


Semanal Manual

DEFINICIONES:

Características Bromatológicas.- Condiciones básicas establecidas para que los alimentos puedan ser considerados aptos para el consumo humano.

Codex Alimentarius.- Conjunto de Normas internacionales establecidas para las características mínimas que deben cumplir los alimentos utilizados en el consumo humano.

REGISTROS: Registro de Ingreso


53

PECOSAPECOSA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-NUT-01 FECHA:

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Servicio de Nutrición

Recepción y Almacenamiento de Insumos

Departamento de Atención de Servicios al Paciente


Técnico Administrativo Nutricionista Auxiliar de Nutricion

Recibe , verifica y pesa

insumos que presenta

proveedor en conjunto con

el Nutricionista

Inicio

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

Pesa insumos que

cumplen con

especificaciones

Verifica cumplimiento de

características

bromatológicas

Acondiciona espacios

físicos y clasifica los

insumos

Almacena carnes y

vísceras en cámaras

frigoríficas

Almacena frutas y verduras

en cámaras

conservadoras

Almacena víveres en

almacén de víveres secos


Dirección Ejecutiva de Administración/ Dirección de Logística

Unidad de Almacén, Valorización y Distribución

Separa los insumos que no

cumple con las

especificaciones y

devuelve al proveedor

GUÍA DE

REMISIÓN

Sella y firma la guía de

remisión

GUÍA DE

REMISIÓN

Firma guía de remisiónGUÍA DE

REMISIÓN

ACTA DE

RECEPCIÓN

Registra ingreso de

Insumos en el acta de

recepción

PECOSA

Emite PECOSAPECOSA

PECOSA

PECOSA

Entrega los insumos

requeridos

PECOSAPECOSA

PECOSA

PECOSA

Firma PECOSA

PECOSA

PECOSA

Archiva y deriva PECOSA

Fin

54





Distribución de Bienes FECHA:

CODIGO: LOG-OL-13

PROPÓSITO Distribuir oportunamente los bienes requeridos por los usuarios del INSN.




INDICADOR UNIDAD DE


Pecosas atendidas vs Total Pecosas

Porcentaje PECOSA Almacén

NORMAS





INICIO

1. La Unidad Orgánica del INSN consulta la disponibilidad del bien a la unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes según el cuadro de necesidades o calendario de presentación de pedidos.

2. El Almacén informa si existe o no disponibilidad del bien.

3. La Unidad Orgánica:

Si no existe stock, remite su requerimiento a la Oficina de Logística.

Si existe stock, emite la PECOSA valorizada y la remite al Almacén firmado por el Jefe de la Oficina Usuaria.

4. El Técnico Administrativo del Almacén:

4.1 Recibe y distribuye la PECOSA a los encargados de la distribución de bienes según corresponda.

5. El Técnico Administrativo del Almacén, encargado de la distribución del bien:

5.1 Solicita la autorización al Responsable de la Unidad de Almacén y al Director de Logística.

5.2 Recibe la PECOSA autorizada, registra la salida y el saldo del bien en la Tarjeta de Control Visible.

5.3 Acondiciona los bienes y despacha de acuerdo al cronograma.

6. La unidad Orgánica solicitante recibe los bienes y firma la recepción en la PECOSA.

7. El Almacén archiva una copia de la PECOSA y remite las demás a Kardex para el desarrollo del procedimiento de Control de Existencia Valorada.

FIN

ENTRADAS


Requerimiento Unidades orgánicas Mensual Mecanizado

SALIDAS


PECOSA Valorizada Kardex Mensual Mecanizado


55

DEFINICIONES:

PECOSA: Pedido y Comprobante de Salida. Documento en el cual se solicitan bienes para una determinada unidad orgánica y también donde se registra la entrega de bienes puede ser manual y mecanizada

REGISTROS: PECOSA

ANEXOS: a) Flujograma del Procedimiento b) PECOSA mecanizada c) PECOSA valorizada

56

PECOSA

VALORIZADA

PECOSA

VALORIZADA

PECOSA

VALORIZADA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-13

LOGISTICO INTEGRADO

Solicita autorización de

despacho de bienes a jefatura

Inicio



Emite y visa PECOSA

valorizada

Registra salida y saldo en

tarjeta de control visible

Acondiciona bienes en la zona

de despacho y despacha de

acuerdo al cronograma

Firma PECOSA valorizada

FinFECHA:

DISTRIBUCION DE BIENES

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


¿Existe bien en

stock?

SI

NO

Remite requerimiento a

Logística

Firma PECOSA valorizada

PECOSA

PECOSA

Recibe pedido y firma

PECOSA

Registra recepción de

PECOSAPECOSA

Unidad Orgánica del INSN

Verifica disponibilidad del bien

según cuadro de necesidades

o calendario

1

1

Informa disponibilidad

Director de Sistema

Administrativo IAsistente Administrativo

(Responsable de Unidad)


(Almacén)Técnico Administrativo

(Kardex)

Distribuye PECOSA

57





Solicitud, Distribución y Control de Consumo de Gases

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-14

PROPÓSITO Distribuir el gas a los servicios del INSN y controlar su consumo para la distribución del gasto.

ALCANCE A los Órganos de de Línea y a la Oficina de Logística.



INDICADOR UNIDAD DE


Consumo de gas registrado versus

distribuido Porcentaje PECOSA Almacén

NORMAS





INICIO

1. El Servicio Asistencial solicita telefónicamente el gas según necesidad.

2. El Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes solicita gas al proveedor seleccionado.

3. El Técnico Administrativo de Almacén entrega el balón de gas y solicita la firma en la boleta de entrega al Servicio.

4. El Técnico Administrativo del Almacén recibe del proveedor la guía de consumo e informa a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones.

5. El Técnico Administrativo de Adquisiciones y Contrataciones genera la orden de compra según el procedimiento establecido.

6. El Técnico Administrativo del Almacén recibe la orden de compra, consolida el consumo de gas entre los servicios y deriva documentos a Kardex.

7. El Técnico Administrativo de Kardex:

7.1 Registra el ingreso del gas en el SIGA según la orden de compra.

7.2 Emite la PECOSA valorizada y entrega al Almacén.

8. El Técnico Administrativo del Almacén:

8.1 Solicita la firma de la PECOSA al Servicio usuario.

8.2 Remite la PECOSA firmada a Kardex quien ejecuta el procedimiento de Control de Existencia Valoradas.

FIN

ENTRADAS


Requerimiento de gas Almacén Variable Verbal

SALIDAS


PECOSA Kardex Mensual Mecanizado


58

DEFINICIONES:

REGISTROS: PECOSA

ANEXOS:

a) Flujograma del Procedimiento

b) Boleta de entrega

59

PECOSA

VALORIZADA

PECOSA

VALORIZADA

PECOSA

VALORIZADA

BOLETA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-14

LOGISTICO INTEGRADO

Inicio



Fin

Distribuye gas según

necesidad del servicio con

la boleta de entrega

Firma PECOSA

Servicio

FECHA

SOLICITUD, DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CONSUMO DE GASES

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


Emite PECOSA

valorizada

BOLETA

Firma la boleta

PECOSA

VALORIZADA


(Almacén)

Asistente Administrativo

(Responsable de Unidad)Técnico Administrativo (Kardex)


Solicita telefónicamente

gas

Solicita gas a proveedor

seleccionado

CONSUMO

Unidad de Adquisiciones y

Contrataciones


Recibe del proveedor

guía de consumo e

informa a la Unidad de

Adquisiciones y

ContratacionesORDEN DE

COMPRA

Emite la orden de compra

según procedimiento

establecido

ORDEN DE

COMPRAProrratea y consolida

consumo entre los

serviciosIngresa consumo al SIGA

CONTROL DE

EXISTENCIAS

VALORADAS

60

BOLETA DE ENTREGA

Fecha:

Servicio destino:

CANT CILINDRO MT3 OBS.

RECIBI CONFORME

FIRMA Y SELLO

OXIGENO MEDICINAL

ENTREGUE CONFORME

FIRMA Y SELLO

61



SUB PROCESO CONTROL DE BIENES


Control de Existencias valoradas FECHA:

CODIGO: LOG-OL-15

PROPÓSITO Establecer las actividades para controlar el consumo de los bienes ingresados al INSN y reportar oportunamente la conciliación a la entidad correspondiente.

ALCANCE A la Oficina de Logística y a la Oficina de Economía.



INDICADOR UNIDAD DE


Reportes remitidos a las unidades correspondientes

Nº de reportes Kardex Oficina de Logística

NORMAS



Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA.


INICIO

1. El Técnico Administrativo de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes - Kardex genera mensualmente los reportes de saldos y remite al Almacén.

2. El Técnico Administrativo del Almacén verifica que el reporte coincida con lo registrado en la tarjeta de control visible.


3.1 De existir diferencias, analiza e identifica la causa y corrige.

3.2 Si no existen diferencias o al culminar la corrección, genera los reportes de ingreso (Ingreso por compra, Ingreso por producción, NEA - donación, NEA- transferencia externa, NEA-otros), el reporte de salidas (PECOSA) y el resumen contable del almacén los cuales remite a Economía adjuntando las PECOSA Valorizadas.

4. La unidad de Integración Contable analiza las cuentas de ingresos y salidas de bienes, de ser conforme, elabora el acta de conciliación de bienes y remite a Kardex.


5.1 Revisa el acta de conciliación y lo remite al Responsable del Almacén.

5.2 Realiza el cierre en el sistema.

6. El Responsable de la Unidad de Almacén y el Director de Logística firman el acta y remiten a Integración Contable para su envío al Ministerio de Salud.

7. Si es bien patrimonial, El Técnico Administrativo de Kardex remite una copia de la PECOSA valorizada a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.

FIN

ENTRADAS


Nota de Entrada/Orden de Compra/PECOSA

Kardex Mensual Mecanizado


62

SALIDAS


Acta de conciliación MINSA Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS: Acta de conciliación


63

REPORTESPECOSA

ACTA

ACTA

ACTA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-15

CONTROL DE EXISTENCIAS VALORADAS

LOGISTICO INTEGRADO



Inicio

Verifica reporte con las

tarjetas de control

valorizada

Fin

FECHA:

Remite copia de

PECOSA valorizada a

Patrimonio según

corresponda

KardexUnidad de Integración Contable

Remite acta a MINSA


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


Realiza análisis de

cuentas de ingresos y

salidas de bienes

Analiza e identifica causa

de la diferencia

Revisa acta y firma

ResponsableDirector de Logística

Almacén

¿Existen

diferencias?SI

NO

Fin

Genera reportes de

ingreso y salida y

resumen contable y

remite a Economía

adjuntado las PECOSAS

valorizadas

Elabora Acta de

Conciliación y remite a

Kardex

Revisa acta y firma

ACTA

Revisa acta y firma

REPORTE

Genera reportes de

saldos

Realiza el cierre

Corrige diferencia

PECOSA

64



SUBPROCESO CONTROL DE BIENES


Movimiento de Bienes Particulares FECHA:

CODIGO: LOG-OL-16

PROPÓSITO Controlar todo ingreso y salida de bienes pertenecientes a los trabajadores del INSN o de un tercero que ingrese temporalmente al Instituto.




INDICADOR UNIDAD DE


Bienes particulares ingresados al INSN

con autorización

Nº de bienes particulares

Archivo de Patrimonio Unidad de Verificación y

Control Patrimonial

NORMAS



Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-VIVIENDA

Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o Mobiliarios Patrimoniales) del INSN R.D. Nº223-2011-INSN-DG/OEA.


INICIO

1. Si el bien es para un trabajador del INSN, la Jefatura del Servicio/Oficina que desee ingresar un bien personal, solicita autorización del ingreso a la Oficina Ejecutiva de Administración.

2. La Oficina Ejecutiva de Administración revisa y remite la solicitud a la unidad de Verificación y Control Patrimonial (pasa al punto 4).

3. Si el bien es para un paciente, el Responsable del paciente solicita la autorización al Jefe de Servicio, obtenida la autorización, presenta el recetario a la unidad de Verificación y Control Patrimonial (pasa al punto 4).

4. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial emite la papeleta de ingreso/salida de bienes particulares y registra el ingreso en la base de datos.

5. El Servicio/Oficina o Responsable del paciente ingresa el bien entregando la papeleta a Vigilancia.

6. El Técnico en Seguridad verifica que el bien sea conforme a lo consignado en la papeleta, de ser conforme sella papeleta y permite el ingreso del bien.

7. Al culminar el uso, el Servicio/Oficina o Responsable del paciente retira el bien presentado la papeleta a Vigilancia.

8. El Técnico en Seguridad:

8.1 Verifica que el bien sea conforme a lo consignado en la papeleta, de ser conforme sella papeleta y permite la salida.

8.2 Remite las papeletas a la unidad de Control Patrimonial.

FIN

ENTRADAS


Solicitud Oficina/Servicio/ Responsable de

paciente Mensual Manual o Mecanizado


65

SALIDAS


Papeleta de movimiento de bienes

Unidad de Verificación y Control Patrimonial

Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:

ANEXOS: Flujograma del procedimiento Papeleta de Ingreso/Salida de Bienes Particulares

66

PAPELETA

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-16

MOVIMIENTO DE BIENES PARTICULARES

LOGISTICO INTEGRADO


Patrimonial

Inicio

FECHA:

Servicio/ Oficina/Responsable del Paciente

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


Director de Sistema

Administrativo IIUnidad de Servicios Complementarios

¿Bien para

paciente o

Personal?

Paciente

Personal

SOLICITUD

Solicita autorización de

ingreso a la OEA SOLICITUD

PAPELETA

PAPELETA

Ingresa bien

PAPELETA

Oficina de Ejecutiva de Administración

Oficina de Servicios Generales

PAPELETAEmite papeleta de

movimiento de bienes y

registra en base de datos

Verifica que papeleta

coincida con el bien y

sella

PAPELETA

PAPELETA

Al culminar el uso del

bien, retira y presenta

papeleta a Vigilancia

PAPELETA

PAPELETA

Verifica que papeleta

posea las visaciones y

registra salida

Fin

1

1

PAPELETA

Verifica que

características del bien

coincida con la papeleta,

sella y permite salida

PAPELETA



AUTORIZACIÓN

Solicita autorización al Jefe

de Servicio

67

Nº FECHA

SEÑOR(A) SOLICITANTE: DNI

FUNCIONARIO QUE AUTORIZA:

OFICINA/SERVICIO DE DESTINO: PERIODO:

DATOS DEL EQUIPO

MODELO

OBSERVACIÓN

PAPELETA DE INGRESO/SALIDA DE BIENES PARTICULARESAV. BRASIL Nº600- TELEF 424-1996 - 424-6013

DESCRIPCIÓN MARCA SERIE

VIGILANCIA

INGRESO SALIDA

COLOR

PATRIMONIO

FECHA

SOLICITANTE

FECHA

68





Movimiento Externo de Bienes Patrimoniales FECHA:

CODIGO: LOG-OL-17

PROPÓSITO Controlar todo salida de bienes pertenecientes al INSN ya sea por mantenimiento, campaña o préstamo temporal del bien.




INDICADOR UNIDAD DE


Bienes patrimoniales retirados del INSN con autorización

Nº de bienes patrimoniales

Archivo de Patrimonio Verificación y

Patrimonio

NORMAS


Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento D.S. N° 007-2008-

VIVIENDA. Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o

Mobiliarios Patrimoniales) del INSN R.D. Nº223-2011-INSN-DG/OEA.


INICIO

1. Jefatura del Servicio/Oficina identifica la salida de un bien patrimonial sea por reparación o campañas o préstamo.

2. Si salida es por mantenimiento, la unidad de Adquisiciones y Contrataciones entrega la orden de servicio a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial. En caso de que el equipo deba salir a reparación por emergencia fuera del horario de trabajo, la salida será autorizado por el Jefe de Guardia, debiendo regularizar dicho movimiento en la Oficina de Logística.

3. Si salida es por campaña o préstamo, el Responsable del Servicio remite la solicitud de salida del bien a Control Patrimonial.

4. La unidad de Verificación y Control Patrimonial emite el formato de desplazamiento y registra la salida en una base de datos.

5. El Servicio/Oficina o Proveedor retira el bien y entrega el formato a Vigilancia.

6. El Técnico en Seguridad verifica que el bien a retirar sea conforme a lo consignado en el formato de desplazamiento, de ser conforme permite la salida del bien, sella formato y archiva una copia.

7. Al culminar el uso del bien, el Servicio/Oficina o Proveedor, ingresa el bien presentando el formato de desplazamiento.

8. El Técnico en Seguridad:

8.1 Verifica que las características del bien coincida con lo especificado en el formato, de ser conforme permite el ingreso y sella formato.

8.2 Entrega el formato de desplazamiento a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial quien verifica que el formato posea todas las visaciones correspondientes, de ser conforme registra el retorno del bien.

FIN

ENTRADAS


Solicitud Oficina/Servicio/Familiar

de paciente Mensual Mecanizado


69

SALIDAS


Formato de desplazamiento


Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:

ANEXOS:

Flujograma del procedimiento.

Formato de desplazamiento de bienes.

70

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-17

MOVIMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES

LOGISTICO INTEGRADO


FECHA:

Servicio/ Oficina solicitante

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


Unidad de Servicios Complementarios

Recibe la orden de servicio

de Adquisiciones

¿Salida es por

mantenimiento?NO

SI

PAPELETAPAPELETA

PAPELETA

Retira bien y entrega

formato a Vigilancia

PAPELETA

Verifica que formato

coincida con el bien a

retira y sella

PAPELETA

PAPELETA

Al culminar uso o

reparación, ingresa bien y

presenta formato a

Vigilancia

DESPLAZAMIENTO

PAPELETA

DESPLAZAMIENTO

DESPLAZAMIENTO

Emite formato de

desplazamiento y registra

salida

PAPELETA

Verifica que formato

posea las visaciones y

registra retorno

Fin

Identifica necesidad de

salida de bien

Director de Sistema

Administrativo II

SOLICITUD

Oficina de Servicios Generales


Verifica que

características del bien

coincida con el formato y

sella



Inicio

SOLICITUD

Remite solicitud de salida

temporal de bien

71

FECHA:

DATOS DEL TRANSFERENTE: DATOS DEL RECEPTOR:

NOMBRE Y APELLIDOS NOMBRE Y APELLIDOS

UNIDAD/SERVICIO UNIDAD/SERVICIO

MOTIVO DEL MOVIMIENTO:

PERIODO DEL MOVIMIENTO:

DATOS DEL EQUIPO

ITEM MODELO TIPOSERIES/

DIMENSIÓNESTADO

1

2

3

4

5

ESTADO: COLOCAR (N) NUEVO, (B) BUENO, (R) REGULAR , (M) MALO

TRANSFERENTE

RECEPTOR

SEGURIDAD

FIRMA

RETORNO

FECHA FIRMA FECHA

SALIDA

DESPLAZAMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES

DENOMINACIÓN COLOR MARCA CODIGO

(interno - externo)

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

EL TRABAJADOR ES RESPONSABLE DIRECTO DE LA EXISTENCIA, PERMANENCIA, CONSERVACIÓN Y BUEN USO DE CADA UNO DE LOS BIENES DESCRITOS, POR LO QUE SE RECOMIENDA

TOMAR LAS PROVIDENCIAS DEL CASO PARA EVITAR PERDIDA, SUSTRACCIONES, DETERIORO, ETC. QUE LUEGO PODRÍA SER CUALQUIER MOVIMIENTO DENTRO O FUERA DEL INSTITUTO,

DEBERA SER CONMUNICADO A LA UNIDAD DE VERIFICACION Y CONTROL PATRIMONIAL, BAJO RESPONSBAILIDAD

OBSERVACIÓN:

72





Movimiento Interno de Bienes Patrimoniales FECHA:

CODIGO: LOG-OL-18

PROPÓSITO Controlar todo movimiento interno de bienes pertenecientes al INSN.




INDICADOR UNIDAD DE


Bienes devueltos/Bienes en calidad de préstamo

Porcentaje Archivo de Patrimonio Verificación y

Patrimonio

NORMAS



VIVIENDA. Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o



INICIO

Del Préstamo de bienes entre servicios/oficinas

1. La Jefatura del Servicio/Oficina solicitante del bien, coordina el préstamo con el responsable del bien y emite el formato del desplazamiento del bien, el cual deberá solicitarse en la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.

2. La Jefatura del Servicio/Oficina prestador, firma el formato y entrega el bien.

3. La Jefatura del Servicio/Oficina solicitante entrega una copia del formato a Control Patrimonial.

4. Control Patrimonial revisa el formato y registra el préstamo en una base de datos.

5. Culminado el uso del bien, el Servicio/Oficina solicitante completa el formato y devuelve el bien al Servicio/Oficina prestador quien recibe el bien y firma el formato en señal de conformidad.

6. El Servicio/Oficina solicitante comunica la devolución a Control Patrimonial entregando el formato visado.

7. Control Patrimonial revisa y verifica que el formato posea las visaciones correspondientes, de ser conforme registra el retorno del bien.

Del bien excedente o fuera de uso

8. El servicio identifica y solicita la entrega de equipos y mobiliarios excedentes o fuera de uso a la Unidad de Verificación y Control Patrimonial.

9. Control Patrimonial recoge y retira el bien del inventario físico.

10. Si un servicio requiere el bien emite la solicitud a la Oficina de Logística – Unidad de Verificación y Control Patrimonial.

11. Control Patrimonial entrega el bien y registra movimiento en el inventario físico.

FIN

ENTRADAS


Préstamo de bienes/Solicitud de entrega de bienes

Oficina/Servicio Variable Manual


73

SALIDAS


Préstamo de bienes culminado/Inventario Físico Actualizado


Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:

ANEXOS: Flujograma del procedimiento Desplazamiento de Bienes

74

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-18

LOGISTICO INTEGRADO


FECHA:

Servicio/ Oficina solicitante

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


Servicios/Oficina prestador

Inicio


DESPLAZAMIENTODESPLAZAMIENTO

DESPLAZAMIENTO

Coordina préstamo y emite

formato de desplazamiento

de bienes DESPLAZAMIENTO

PRESTAMO

DESPLAZAMIENTO

Firma formato y entrega

bien

DESPLAZAMIENTO

DESPLAZAMIENTOComunica préstamo

DESPLAZAMIENTODESPLAZAMIENTO

Sella formato y registra

préstamo

DESPLAZAMIENTORecibe bien y sella formato

Comunica devolución

DESPLAZAMIENTOCulminado el uso,

devuelve el bien

completando el formato de

desplazamiento

DESPLAZAMIENTO

Sella formato y registra

devolución

Fin

MOVIMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES - PRESTAMO

75

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-18

LOGISTICO INTEGRADO


FECHA:

Servicio/ Oficina origen

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0


Servicios/Oficina destino

Inicio


SOLICITUD

Solicita el recojo de los

bienes fuera de uso o

excedentes

SOLICITUD

Solicita bien en desuso o

excedente

SOLICITUD

Entrega bien y actualiza

inventario físico

SOLICITUD

Fin

MOVIMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES – EXCEDENTE O FUERA DE USO

Recoge bien y actualiza

inventario físico

76

FECHA:

DATOS DEL TRANSFERENTE: DATOS DEL RECEPTOR:

NOMBRE Y APELLIDOS NOMBRE Y APELLIDOS

UNIDAD/SERVICIO UNIDAD/SERVICIO

MOTIVO DEL MOVIMIENTO:

PERIODO DEL MOVIMIENTO:

DATOS DEL EQUIPO

ITEM MODELO TIPOSERIES/

DIMENSIÓNESTADO

1

2

3

4

5

ESTADO: COLOCAR (N) NUEVO, (B) BUENO, (R) REGULAR , (M) MALO

TRANSFERENTE

RECEPTOR

PATRIMONIO

FIRMA

RETORNO

FECHA FIRMA FECHA

SALIDA

DESPLAZAMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES

DENOMINACIÓN COLOR MARCA CODIGO

(interno - externo)

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

EL TRABAJADOR ES RESPONSABLE DIRECTO DE LA EXISTENCIA, PERMANENCIA, CONSERVACIÓN Y BUEN USO DE CADA UNO DE LOS BIENES DESCRITOS, POR LO QUE SE RECOMIENDA

TOMAR LAS PROVIDENCIAS DEL CASO PARA EVITAR PERDIDA, SUSTRACCIONES, DETERIORO, ETC. QUE LUEGO PODRÍA SER CUALQUIER MOVIMIENTO DENTRO O FUERA DEL INSTITUTO,

DEBERA SER CONMUNICADO A LA UNIDAD DE VERIFICACION Y CONTROL PATRIMONIAL, BAJO RESPONSBAILIDAD

OBSERVACIÓN:

77




Inventario de Almacén FECHA:

CODIGO: LOG-OL-19

PROPÓSITO Verificar físicamente la existencia, ubicación, cantidad y conservación real de los bienes custodiados en el Almacén de Logística, Almacén Especializado o Almacén de Farmacias




INDICADOR UNIDAD DE


Inventarios realizados versus

programados Porcentaje

Programación /Registros de Almacén


Patrimonial/Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes

Diferencias detectadas durante el

inventario

Número de diferencias

Informes de Comité de Inventarios de Almacén

NORMAS

D.L. Nº 22056 Instituye el Sistema de Abastecimiento. R.J. Nº 118-80- INAP/DNA Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. R.J. Nº 133-80- INAP/DNA , SA. 05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes y

SA. 07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios. R.C. Nº 072-98-CG Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico. Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M. Nº 083-

2010/MINSA. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Logística R.D N° 435-DG-INSN-2009. Manual de Administración de almacenes para el sector público nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA. Norma para la Toma de Inventario Físico de Almacén y Farmacia del INSN


INICIO

1. La Dirección de Logística elabora el programa de inventario con el Responsable de la Unidad de Almacén, Valorización y Distribución de Bienes y el Responsable de la Unidad de Verificación y Control Patrimonial considerando lo siguiente:

Inventario Masivo de Almacén Logística – Semestral – a cargo de Control Patrimonial

Inventario Masivo del Almacén Especializado y Farmacias - Trimestral - Control Patrimonial

Inventario Selectivo del Almacén de Logística – Mensual – a cargo del Almacén

2. El Almacén de Logística, Almacén Especializado o Almacén de Farmacia garantiza las condiciones mínimas de:

Ordenamiento, los bienes almacenados y/o custodiados deben estar ordenados, e identificados con su respectiva tarjetas de control visible, de tal manera que facilite la verificación y conteo.

Documentación, las tarjetas de control visible deben estar ordenadas y con su registro actualizado, los bienes recibidos durante la toma de inventario serán ubicados en una zona especial e ingresaran al Almacén cuando concluya el inventario.

3. El día programado para la ejecución del inventario masivo o selectivo, el Técnico Administrativo del Almacén:

3.1 Emite y remite el reporte de stock de los bienes al Inventariador.

3.2 Bloquea la recepción, internamiento y distribución de los bienes y materiales a inventariar.

3.3 Facilita los instrumentos a los verificadores para el inventario.

4. El Inventariador realiza el conteo físico y verifica con la Tarjeta de Control Visible y el Reporte de Stock.


78

5. La Comisión de Inventario:

5.1 Verifica la correcta toma de inventario y:

Si existen diferencias (sobrantes o faltantes), determina el origen de la diferencia y solicita su regularización al Almacén.

Si existen bienes con fecha de vencimiento expirado, solicita la separación de dichos bienes para el trámite correspondiente.

5.2 Al inicio del Inventario, levanta el Acta de Inicio de Inventario en la cual consigan la hora de inicio, la hora de término, los inconvenientes suscitados en el transcurso del inventario y observaciones si los hubiera.

5.3 Al finalizar el inventario firman el Acta en conjunto con el responsable del Almacén y/o Jefe del Servicio de farmacia.

5.4 Remite el Inventario físico a la OEA, conjuntamente con el Informe final del Inventario y el Acta de Inicio y Culminación del Inventario.

FIN

ENTRADAS


Programa de Inventario Oficina de Logística Anual Mecanizado

SALIDAS


Informe de Inventario Almacén/Comisión de

Inventario Mensual /Semestral Manual

DEFINICIONES:

Comisión de Inventario: Comisión encargado de realizar la verificación física de los bienes custodiados en el almacén, su conformación está a cargo del Director de la oficina de Logística, siendo en ningún caso integrada por el personal del Almacén.

Inventario de Existencia Física: Consiste en constatar la existencia o presencia real de los bienes en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal.

Inventario masivo al barrer: Que incluye a todos los bienes almacenados y en custodia temporal en el almacén, empezando por un punto determinado, continuando el control de todo los bienes sin excepción alguna, que sirve de sustento de los estados financieros del INSN.

Inventario selectivo: Es la verificación física por muestreo, según la naturaleza y característica de aquellos más significativos o de mayor precio de un grupo de bienes previamente seleccionados, se realiza periódicamente.

REGISTROS:


79

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-19

LOGISTICO INTEGRADO

Almacén de Logística/Almacén

Especializado/Farmacia


¿Existen

diferencias?

Fin


Elabora programa de

inventarios masivo y

selectivo

Bloquea las operaciones

del Almacén o de los

bienes y materiales

seleccionados

Facilita instrumentos para

inventario a

Inventariadores

Comisión de Inventario

Realiza conteo físico y

verifica con la TCV y

reporte de stock

¿Existe bienes

vencidos?

NO

Determina origen de

diferencia y solicita su

regularización

Solicita separa bienes

para el tratamiento

correspondiente

SI

SI

NO

FECHA

INVENTARIO DE ALMACEN (Logística, Especializado y Farmacias)

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Garantiza condiciones

mínimas para el

desarrollo del inventario


Elabora y remite reportes

de stock de almacen

Inventariador


Inicio

Elabora informe de

inventario y remite a la

Dirección de la OEA

adjuntando el acta de

inventario

Verifica correcta toma de

inventario

Levanta acta de inicio de

inventario

Consigna datos en el acta

y firma en conjunto con el

Responsable del

Almacén y/o Jefe del

Servicio de Farmacia

80





Inventario de Activos Fijos FECHA:

CODIGO: LOG-OL-20

PROPÓSITO Verificar físicamente la existencia, ubicación, cantidad y conservación real de los bienes considerados activos fijos.




INDICADOR UNIDAD DE


Bienes sobrantes Bienes faltantes

Bienes deteriorados Cantidad Informe de Inventario


NORMAS



VIVIENDA.


INICIO

1. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial elabora el programa de inventario y presenta al Director de la OEA y al Director General para su aprobación.

2. Control Patrimonial emite la circular y remite a la Dirección General para su difusión a todos los responsables de oficina/Servicios.

3. El Servicio/Oficina toma conocimiento y recupera los bienes entregados a otras unidades en calidad de préstamo para la fecha programada.

4. Control Patrimonial emite el listado de activos y realiza la verificación física de los bienes conforme al listado.

5. De existir diferencias entre el listado y lo observado en la oficina, la Comisión de Inventario investiga las causas de las diferencias y solicita su pronta regularización.

6. Culminado el inventario, la Comisión elabora el informe de inventario y remite a Control Patrimonial.

7. De existir bienes sobrantes, la Unidad de Valorización, Almacén y Distribución de Bienes emite la nota de ingreso, y entrega el bien al servicio/oficina correspondiente quien firma la PECOSA.

8. Control Patrimonial incorpora el bien al sistema.

9. De existir bienes faltantes por negligencia, la Comisión de Inventario tramita los antecedentes para realizar la baja.

10. Si la falta es por robo, el Jefe de Servicio/Oficina entrega la documentación que evidencie las investigaciones y denuncias a Patrimonio.

11. Control Patrimonial elabora el expediente para la baja.

12. Regularizado las diferencias, la unidad de Verificación y Control Patrimonial elabora y remite el informe de inventario final al SBN.

FIN

ENTRADAS


Programación de inventario


Anual Mecanizado


81

SALIDAS


Informe Final de Inventario

SBN Anual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:


82

PROCESO

PROCEDIMIENTO

LOGISTICO INTEGRADO

¿Existen

diferencias?

Jefe de Oficina/Servicio

Emite listado de

inventario físico

Verifica existencia de

bienes según el listado de

inventario actual y del

periodo anterior

Comisión de Inventario

NO

Investiga diferencias y

sus causas SI

FECHA

INVENTARIO DE ACTIVOS

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Toma conocimiento y

recupera los bienes en

calidad de préstamos

SUB PROCESO

¿Existe bienes

sobrantes?

NO

SI

Incorpora bien al sistema

Emite la nota de ingreso y

entrega el bien al servicio

correspondiente con la

firma de la PECOSA

¿Existe bienes

faltantes?

NO

Elabora expediente

según procedimiento de

baja de bienes

Entrega investigaciones y

denuncia policial

Tramita antecedentes

para la baja de bien


SI

Faltante

es por negligencia

o robo?

Negligencia

Robo

Elabora y remite informe

de inventario final al SBN

1

1

11

Fin


Sectorial III

PROGRAMACIÓN

Elabora programa de

inventarios

Autoriza y difunde

programación




Elabora informe de

inventario


Director de Sistema

Administrativo I

Revisa e informa a

Dirección GeneralAprueba programación

Emite circular

CODIGO : LOG-OL-20

CONTROL DE BIENES

Inicio

83





Baja de bienes (activos fijos, medicamentos e instrumentos médicos)

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-21

PROPÓSITO Establecer las disposiciones para realizar la baja de bienes.




INDICADOR UNIDAD DE



Porcentaje Archivo de Patrimonio Unidad de Verificación y

Control Patrimonial

NORMAS



VIVIENDA Directiva Nº004-OEA-OL-UCVP-INSN-2011, “Normas para el Control de Bienes (Equipos y/o



INICIO

1. La Jefatura del Servicio/Oficina identifica la inoperatividad del bien y solicita el informe técnico de baja a la unidad correspondiente.

2. La Unidad de Ingeniería Clínica, la Oficina de Estadística e Informática, la Unidad de Mantenimiento o Farmacia, revisa el bien según corresponda y emite el informe técnico de baja de bienes por inoperatividad o deterioro.

3. La Unidad de Verificación y Control Patrimonial:

3.1 Prepara el expediente adjuntando toda la documentación que se genere.

3.2 Determina la causal de la baja del bien y verifica que no posea afectaciones.

3.3 Elabora el informe de baja con la recomendación de disposición final del bien.

4. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración y Director General, revisa el expediente y aprueba la baja y dispone el destino final del bien.

5. La Unidad de Control Patrimonial elabora el proyecto de resolución de baja y solicita las firmas correspondientes, obtenida la aprobación registra la baja del bien en el sistema.

6. La Oficina de Economía realiza la baja del sistema contable.

7. La Unidad de Control Patrimonial remite la resolución de la baja al SBN.

FIN

ENTRADAS


Solicitud de informe técnico de baja

Oficina/Servicio Mensual Mecanizado


84

SALIDAS


Resolución de baja SBN Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:


85

EXPEDIENTE

PROCESO

PROCEDIMIENTO

BAJA DE BIENES (ACTIVOS FIJOS , MEDICAMENTOS E INSTRUMENTOS MÉDICOS)

LOGISTICO INTEGRADO



Patrimonial

Inicio

Solcita informe técnico de

baja

FinFECHA:

Jefe de Servicio/Oficina


MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

SUB PROCESO

Determina la causal de la

baja

Verifica que bien no posea

afectaciones

Aprueba baja

Remite resolución de baja

a la SBN

Registra baja en el sistema

Realiza baja del sistema

contable

Ingeniería Clínica/OEI/

Mantenimiento/Farmacia Director de Sistema Administrativo II


Sectorial III

Prepara expediente

iINFORME

Revisa el bien y emite el

informe técnico de baja

RESOLUCIÓN

EXPEDIENTE

Elabora informe de baja

con la recomendación de

disposición

Elabora resolución de bajaRESOLUCIÓN

Firma resolución de baja

RESOLUCIÓN

Firma resolución de baja

1

1

EXPEDIENTE

Aprueba baja y dispone

destino del bien


CODIGO : LOG-OL-21

CONTROL DE BIENES


86





Transferencia o Donación de Bienes FECHA:

CODIGO: LOG-OL-22

PROPÓSITO Establecer las disposiciones para realizar la donación o transferencia de bienes en estado de baja.




INDICADOR UNIDAD DE



Porcentaje Archivo de Patrimonio Unidad de Verificación y

Control Patrimonial

NORMAS



VIVIENDA


INICIO

1. La unidad de Verificación y Control Patrimonial:

1.1 Recibe la solicitud de donación o transferencia

1.2 Verifica la disponibilidad del bien

1.3 Elabora el informe técnico recomendando la donación o transferencia del bien.

2. El Director de la Oficina Ejecutiva de Administración evalúa y aprueba la solicitud.

3. La unidad de Verificación y Control Patrimonial:

3.1 Elabora el proyecto de resolución de transferencia y solicita las firmas correspondientes.

3.2 Realiza la entrega del bien y suscribe con el beneficiario el acta de entrega- recepción.

FIN

ENTRADAS


Solicitud de informe técnico de baja

Oficina/Servicio Mensual Mecanizado

SALIDAS


Resolución de baja del bien

SBN Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:



87

PROCESO

PROCEDIMIENTO

TRANSFERENCIA O DONACIÓN DE ACTIVOS

LOGISTICO INTEGRADO

Inicio

FECHA:

Director de Programa Sectorial III

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

SUB PROCESO

Director de Programa Sectorial

Recibe solicitud de

donación o transferencia

Verifica disponibilidad de

bien


Fin



iINFORME

Elabora informe técnico

recomendando la donación

o transferencia

APROBACIÓN

Evalúa solicitud y aprueba

RESOLUCION

Elabora proyecto de

resolución de transferencia

RESOLUCION

Firma resolución

RESOLUCION

Firma resolución

ACTA DE

RECEPCION

ENTREGA

Realiza entrega de bien y

subscribe el acta de

entrega- recepción

CODIGO : LOG-OL-22

CONTROL DE BIENES


88





Control de Ingreso y Consumo de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-23

PROPÓSITO Controlar y reportar el ingreso y uso de los Insumos Químicos y Productos Fiscalizados adquiridos por el INSN.

ALCANCE A la oficina de Logística y a los Servicios Usuarios de Insumo Químico y

Productos Fiscalizados.

MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N° 27657 y su Reglamento D.S N° 013-2002-SA Ley de Control de Insumos Químicos y productos Fiscalizados Nº 28305 y su

Reglamento D.S. Nº 084-2006-PCM.


INDICADOR UNIDAD DE


Nº de diferencias detectadas entre el registro de IPQF de Logística y registro

de IPQF de los Servicios

Diferencias detectadas

Certificado de Usuarios Reporte de consumo de

IQPF de servicios Oficina de Logística

NORMAS




INICIO

Ingreso y Registro

1. Si el ingreso es por adquisición, la Unidad de Almacén, Valoración y Distribución de la Oficina de Logística:

1.1 Recepciona el Insumo Químico y Productos Fiscalizados (IQPF) según el procedimiento “Recepción y Verificación de Bienes”

1.2 Solicita al proveedor registrarse en el certificado de usuarios de IQPF el día de la recepción.

1.3 Interna y despacha el IQPF según el procedimiento “Internamiento y Registro de Bienes”, pasa al punto 3.

2. Si el ingreso es por transferencia entre servicios, el Responsable del Servicio que transfiere:

2.1 Entrega el IPQF con memorándum.

2.2 Registra salida en Kardex.

2.3 Informa transferencia a la Oficina de Logística vía correo electrónico, pasa al punto 3.

3. El Responsable del Servicio o Personal asignado que recibe el IPQF:

3.1 Registra el ingreso de IQPF en Kardex.

3.2 Almacena el IPQF según condiciones de conservación y seguridad establecidas en la Ley de Control de Insumos Químicos y Productos Fiscalizados.

Consumo y Registro

4. El Responsable del Servicio o Personal asignado usuario del IPQF:

3.3 Consume el IPQF según necesidad y registra la salida en el kardex e informa al personal asignado de la Oficina de Logística vía correo electrónico.

3.4 Periódicamente verifica el saldo en Kardex

Si el saldo es menor al stock mínimo requerido, realiza el requerimiento del IPQF detallando


89

las características del insumo según el procedimiento de “Determinación de Valores Referenciales y Aprobación de Expediente de Contratación”, o solicita la transferencia del IPQF previa verificación de la disponibilidad con el Servicio que transfiere.

Si el saldo es mayor al stock mínimo requerido, continua con el registro del consumo del IPQF.

3.5 En caso se identifique el robo, hurto, derrame, excedente o pérdida, reporta inmediatamente a la Oficina de Logística para iniciar la investigación correspondiente.

5. El Personal asignado de la Oficina de Logística reporta al término de 24 horas de conocido el hecho a la Unidad de Antidrogas de la PNP que expidió el Certificado de Usuario.

Reporte Mensual

6. El Responsable del Servicio o Personal asignado usuario del IPQF, mensualmente elabora el reporte de consumo del IPQF y lo remite a la Oficina de Logística con el visto bueno del Responsable del Servicio. En el caso de presentarse un incidente de robo, hurto, derrame, excedente o pérdida de IQPF deberá incluir el incidente en el reporte con el sustento del caso.

7. El Personal asignado de la Oficina de Logística:

8.3 Revisa el reporte de consumo de IQPF de los servicios correspondiente y registra en Kardex.

8.4 Revisa los ingresos de IQPF en el certificado de usuarios de IQPF y registra en Kardex.

8.5 Concilia lo registrado en el reporte de consumo de servicios y el certificado de usuarios.

8.6 Registra el Ingreso y Uso de IQPF en el sistema virtual del Ministerio de Producción.

8.7 Imprime el sustento de envío y archiva.

FIN

ENTRADAS


Certificado de Usuarios de IQPF

Unidad de Almacén, Valoración y Distribución

Mensual Manual

SALIDAS


Registro de Ingreso y Uso de IQPF

Ministerio de Producción

Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS:

ANEXOS: a) Flujograma del Procedimiento b) Certificado de Usuario de IQPF c) Kardex - Servicio usuario del IPQF d) Reporte de Consumo de IQPF de Servicios e) Kardex de IPQF - Logística

90

PROCESO

SUB PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-23

LOGISTICO INTEGRADO

CONTROL DE INGRESO Y CONSUMO DE INSUMOS QUÍMICOS Y PRODUCTOS FISCALIZADOS

Inicio

CONTROL DE BIENES

FECHA:


Fin

¿Identifica

robo, hurto, derrame,

excedente o

pérdida?

SI

NO

Servicios Usuarios de Insumo Químico y Productos Fiscalizados (IQPF)

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

Solicita a Proveedor

registrarse en el certificado

de usuarios de IQPF el día

de su recepción

Registra el ingreso de IQPF

en kardex

Revisa reporte de consumo

de IQPF de los servicios y

registra en Kardex

Revisa ingresos de IQPF en

el certificado de usuarios de

IQPF y registra en kardex

Registra el Ingreso y Uso de

IQPF en el sistema virtual

del Ministerio de Producción

Imprime sustento de envío y

archivar

Reporta inmediatamente

Reporta al término de 24

horas de conocido el hecho

a la Unidad Antidrogas de la

PNP que expidió el

Certificado de Usuario

REPORTE IQPF

Elabora el reporte de

consumo mensual de IQPF

del Servicio y remite con el

VºBº del responsable del

servicio

Unidad de Almacén,

Valoración y DistribuciónPersonal Asignado

Recepciona IQPF según

procedimientos establecidos

Interna y despacha el IQPF

según procedimientos

establecidos

Concilia lo registrado en el

reporte de consumo de

IQPF de los servicios y el

certificado de usuarios

Consume el IPQF según

necesidad, registra salida en

el kardex e informa al

personal asignado de la


Responsable del Servicio/ Personal Asignado que recibe IPQF

¿Saldo es menor al

stock mínimo?NO

SI

Verifica saldo en kardex

Realiza requerimiento según

procedimiento establecido

con el informe técnico o

solicita transferencia según

disponibilidad de IPQF

Almacena IPQF según

condiciones de conservación

y seguridad establecidas

¿Ingreso de

IPQF es por adquisición

o transferencia?

Adquisición

Transferencia

1

1

Responsable del Servicio que

transfiere

MEMORAMDUM

Transfiere IPQF con

memorándum y registra

salida en Kardex e informa

al personal asignado de la


91

Anexo b

92

Anexo c

93

Anexo d

94

Anexo e

95



SUB PROCESO PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Requerimiento de bienes producidos por el INSN

FECHA:

CODIGO: LOG-OL-24

PROPÓSITO Establecer las actividades que se requieren para solicitar y controlar el servicio imprenta o costura.




INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE

Orden de trabajo atendidas versus orden

de trabajo emitidas Porcentaje

Archivo de la Unidad de Almacén, Valorización y

Distribución Almacén

NORMAS



Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional R.J N° 335-90-INAP/DNA


INICIO

1. El usuario identifica la necesidad de formatos o prendas y remite su requerimiento al Almacén adjuntando el modelo de ser un nuevo formato o prenda.


2.1 Verifica el stock de formatos o prendas.

2.2 Si existe stock, realiza la distribución del formato o prenda requerida.

2.3 Si no existe stock de prenda o formato, verifica si existe stock de los materiales/insumos a utilizar.

2.4 De existir stock de materiales e insumos, calcula la cantidad de material a usar y emite la PECOSA.

2.5 Emite la Orden de Trabajo por el servicio requerido y entrega a Imprenta o Costura con el material/insumo (pasa al punto 3).

2.6 De no existir stock de materiales e insumos, coordina con la Unidad de Servicios Complementarios el requerimiento de materiales/insumos a la Dirección de Logística.

3. La Imprenta o Costura elabora el formato o prenda requerida y entrega el producto final con la orden de trabajo y PECOSA firmada al Almacén.


4.1 Recibe los formatos o prendas y valoriza el servicio incluyendo el costo de mano de obra, materiales y servicios adicionales que intervinieron en la elaboración del producto.

4.2 Ejecuta el procedimiento de Internamiento y Registro de Bienes y Distribución de las prendas y formatos requeridos.

FIN

ENTRADAS


Requerimiento de formatería o prendas

Unidades orgánicas/ Almacén

Mensual Mecanizado


96

SALIDAS


Orden de Trabajo/ PECOSA

Almacén Mensual Mecanizado

DEFINICIONES:

REGISTROS: Orden de Trabajo


97

ORDEN DE

TRABAJO

REQUERIMIENTO

PROCESO

PROCEDIMIENTO

CODIGO : LOG-OL-24

LOGISTICO INTEGRADO

Coordina requerimiento

de materiales con la Unidad

de Servicios

Complementarios

Calcula material a utilizar

Inicio



Usuario

Realiza requerimiento

adjuntando modelo en caso

de nuevo formato o prenda

Elabora formato o prenda

requerida y firma

documentosRecibe formatos o prendas y

valoriza el servicio y

materiales utilizados

Fin

FECHA:

REQUERIMIENTO DE BIENES PRODUCIDOS EN EL INSN

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

VERSION 1.0

SUB PROCESO PRESTACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

¿Existe stock

de materiales?NO

SI

Unidad de Servicios Complementarios

(Imprenta – Costura)

¿Existe stock?

Verifica niveles de stock de

formatería y prendas

existentes

SI

NO

Verifica disponibilidad de

materiales e insumos

Oficina de Servicios Genenerales

Emite PECOSA valorizada y

Orden de Trabajo

PECOSA

Entrega material a Imprenta

o Costura con documentos

RECEPCIÓN DE

BIENES

INTERNAMIENTO Y

REGISTRO DE

BIENES

1

1



DISTRIBUCIÓN DE

BIENES

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