INSTALASI DAN CARA PENGGUNAAN Aplikasi Fingerprint Attendance Management

[BwA] 08567251500 / 081286165147 [email protected] / [email protected] @ CMI 2011

INSTALASI DAN CARA PENGGUNAAN SOFTWARE ATTENDANCE MANAGEMENT

(UNTUK GURU DAN PEGAWAI)

PROSEDUR INSTALASI SOFTWARE ATTENDANCE MANAGEMENT

A. INSTALASI SOFTWARE ATTENDANCE MANAGEMENT 1. Klik setup.exe dalam directory attsetup

2. Klik next, ikuti petunjuk penginsatalan sampai selesai (finish)




CARA PENGGUNAAN SOFTWARE ATTENDANCE MANAGEMENT

A. Menjalankan Aplikasi

1. Buka Aplikasi Attendance Management di desktop atau pada start menu windows, seperti terlihat pada gambar di bawah

2. Klik dua kali icon tersebut, Maka aplikasi terbuka seperti terlihat pada gambar di bawah


B. Cara Penggunaan Aplikasi

1. Konfigurasi Mesin finger dan Aplikasi Sebelum Aplikasi di operasikan, pastikan mesin terkoneksi dengan aplikasi dan pastikan fingerprint sudah di konfigurasikan baik IP address per- mesin, format waktu, waktu dan tanggal sesuai dengan system di komputer. Cara mengkoneksikan Mesin ke dalam aplikasi adalah sebagai berikut : - Delete / hapus terlebih dahulu semua mesin default yang terdaftar pada aplikasi sampai daftar

benar-benar kosong, dengan cara mengklik salah satu daftar mesin lalu klik icon “del device”, atau “klik kanan – delete” lalu tekan “yes”

- Buat daftar mesin baru dengan cara, Klik add device

- Muncul tampilan “Device Manage”, lalu seting sesuai dengan IP mesin finger yang sudah di atur IP Address mesinnya, sehingga setingan seperti yang terlihat pada gambar di bawah

- Klik Save. - Jika terdapat dua mesin, tambahkan satu mesin dengan cara klik Add, lalu seting nama dan ip

yang berbeda (sesuai dengan ip mesin finger), setelah itu klik “save”.


- Keluar dari pengaturan mesin.

- Pada “device list”, otomatis akan muncul 1 pengaturan mesin yang sudah di tambahkan dengan

status masih disconnect atau belum terhubung, untuk memastikan agar mesin terkoneksi dengan aplikasi yaitu dengan cara memilih mesin lalu klik tombol “connect”, atau bisa dengan cara klik kanan mesin yang terdaftar, lalu “connect”

- Jika berhasil maka tampilan akan terlihat seperti gambar di bawah

2. Import data Pegawai ke dalam mesin finger menggunakan aplikasi Attendance Management

Sebelum data di import ke dalam mesin, pertama kali data pegawai/guru di import dulu ke dalam database aplikasi, setelah data guru terimport ke dalam database aplikasi, baru data tersebut di upload ke dalam mesin finger, langkah-langkahnya adalah :


- Klik icon “Employees”

- Maka akan muncul tampilan employees list seperti gambar di bawah

- Klik icon “import “, untuk mengimport data dari CSV file yang pastinya sudah di buat dan di siapkan terlebih dahulu. Untuk format data dalam bentuk CSV bisa di manfaatkan dengan data yang sudah pernah digunakan untuk import guru ke dalam aplikasi PAS


- Muncul tampilan “import user data”, klik import

- Pilih CSV file, klik “browse” pada Source file Name untuk mencari data guru dalam format CSV di direktori komputer.

- Misalnya, yang sudah di persiapkan adalah file “01_Biodata_Pegawai guru.csv”, lalu klik “Open”


- Untuk pegawai,yang diperlukan hanyalah no.id, dan nama, jadi pada tahapan ini kita pilih AC.

No di dalam list “field”, lalu pilih pada coloumn 1 sehingga pada ac name terlihat angka 1 di sampingnya, setelah itu pilih juga “Name” pada list “Fields” dan pilih coloumn 4 sehingga di list “Name” terlihat angka 4 di sampingnya seperti yang terlihat pada gambar di bawah


- Tekan Next, dan pastikan short date, longdate, short time, dan long time sesuai dengan setingan yang di terapkan pada konfigurasi waktu di saat instalasi PAS

- Klik Next, lalu klik Execute untuk melihat hasil data yang sudah di import seperti gambar di bawah ini,


- Klik save, dan lihat hasilnya seperti gambar di bawah

- Klik tanda silang (x) pada jendela untuk keluar dari jendela “Employe List”, lalu saatnya mengimport data ke dalam mesin finger, pastikan mesin finger didalam daftar mesin berstatus “terkoneksi”, setelah itu pilih menu “Upload user info and FP” pada menu utama di samping kiri layar.


- Jendela “From PC to Device” terbuka, pastikan daftar department, mesin finger sudah terseleksi, setelah itu klik tombol “upload”, sampai proses selesai (100%)

- Jika Proses sudah selesai, periksa data di dalam mesin finger apakah data sudah benar-benar masuk ke dalam mesin, caranya yaitu pada mesin finger tekan menu M/OK, pilih User, Pilih Atur User, lalu lihat apakah terdapat data guru/pegawai yang sudah di import?, jika sudah berarti upload ke mesin sudah sukses. “lihat status tiap user pada daftar user di mesin finger, status pada kolom fp masih “0”, yang menandakan bahwa semua user masih belum mempunyai data finger atau sidik jari tiap user belum di enroll


3. Proses Enroll sidik jari tiap pegawai ke dalam mesin finger Pada tahapan ini, kita akan melakukan proses pendaftaran sidik jari tiap user/pegawai, sehingga masing2 user berstatus 1 atau 2 pada kolom fp dalam mesin, yang menandakan bahwa user tersebut mempunyai data record finger sebanyak 1 atau 2 sidik, langkah-langkah peng-enrollanya adalah sebagai berikut : - Klik icon “Employees”

- Jendela “Employees List” tampil di layar. - Terlihat data-data guru pada kolom di sebelah kanan. - Untuk memulai proses “Enroll”, pertama-tama pada kolom “Fingerprint manage”, pilih nama

mesin yang ingin kita koneksikan, lalu pastikan “fingerprint device” terpilih lalu pilih tombol “Connect” sampai tombol “Enroll” pun aktif.


- Klik salah satu user yang ingin di daftarkan sidik jarinya, lalu klik tombol “enroll”. Tampilan Fingerprint Registration muncul di layar. (perhatikan mesin!! otomatis layar berubah ke layar proses enroll)

- Sebelum user/pegawai/guru meletakan salah satu jarinya, tentukan terlebih dahulu jari mana yang akan di daftarkan ke dalam mesin finger, caranya yaitu klik terlebih dahulu jari yang akan di daftarkan (missal: ibu jari) pada gambar tangan di tampilan windows Fingerprint registration.


- Setelah di pilih, maka user/pegawai/guru sudah bisa di persilahkan meletakkan salah satu jari yang sudah di tentukan ke dalam tempat enroll pada mesin finger. (proses ini dilakukan sebanyak 3 x dalam sekali enroll sebagai backup posisi jari), dan pastikan setelah 3 x enroll cobalah sekali lagi dengan meletakkan jarinya untuk uji coba, apakah jari yang di daftarkan sudah terbaca oleh mesin. Ulangi langkah di atas untuk pendaftaran sidik jari ke semua user/pegawai/guru sampai status user pada colom fp di mesin finger sudah berangka “1” dalam artian finger pada user sudah terdaftar sebanyak 1 kali dan tidak menutup kemungkinan finger di daftarkan melebihi dari satu sidik jari atau status kolom fp di mesin adalah 2 atau lebih.

4. Keamanan Aplikasi, Menentukan User sebagai Super Administrator (pengelola finger)

- Pilih Menu “Administrator” pada tab “maintenance/option” yang terletak di sebelah kiri. Maka jendela “Administrators” tampil di layar. Klik Tombol “Administrator”, lalu pilih “Super Administrator”,

- Jendela “Department Employee list” tampil, lalu pilih salah satu “user” yang di tunjuk sebagai super administrator dan tekan tombol “OK”


- Ganti Password Administrator, dalam aplikasi ini password administrator default adalah “no id / no induk” tiap user, untuk menggantinya tekan tombol “modify password”, isi “Old Password” dengan “nomor Id/AC No.” lalu isikan “password baru” di form “New Password”, dan verivikasi lagi password baru di form “Verify New Password”, lalu Tekan “OK”.

- Tutup Aplikasi dan coba buka kembali aplilkasi “Attendance Management”, - Coba lihat, tampilan Login to Sytem muncul di layar, Isi User Name dengan nama asli user yang

sudah di pilih sebagai “Super Administrator”, - lalu isikan pula Password dengan password baru. Dan klik “Login”


5. Menentukan Jadwal Masuk dan Keluar

Pada tahapan ini, pihak administrator akan menentukan jadwal masuk dan keluar sebagai landasan agar system dapat mengidentifikasi waktu masuk user pada saat absen dengan mesin finger. Caranya yaitu:

- Klik “Maintenance Timetables” pada tab Employee Schedule”,

- Tampil di layar jendela wizard pengeaturan waktu masuk dan keluar, isi pada tiap pengaturan sesuai dengan kebijakan sekolah / perusahaan, klik next sampai dengan selesai (finish).


6. Langkah implementasi atau simulasi percobaan pada system fingerprint Pada awal simulasi, pastikan fingerprint di rubah waktunya sebelum jam masuk, pada kali ini asumsi untuk setingan jam masuk adalah jam 07:00. Rubahlah waktu di mesin finger, dan waktu di system computer kurang dari jam 07:00 wib, misalnya: jam 06:30. - Setelah waktu pada system mesin finger dan system computer di rubah, cobalah salah satu user

atau beberapa pegawai mengabsen lewat mesin finger.

- Setelah beberapa pegawai mengabsen dengan finger, saatnya untuk melihat hasilnya. Awal pertama kali data yang sudah terecord di dalam mesin harus di import terlebih dahulu ke dalam database aplikasi, sebelumnya pastikan status mesin dalam “machine List” terkoneksi, jika sudah terkoneksi, cara upload record dari mesin ke komputer yaitu pada tab menu “machine” klik “ download Attendance Logs”, maka proses download record data berjalan, tunggu sampai tampilan proses hilang. Dan status log pada panel kanan bawah adalah “[fp_1] recorded downloaded : ** New Record : **”


- Klik “AC Log” pada daftar Icon di panel Tools

- Jendela Search Employee’s Attendance checking Record tampil. Dan Lihat Status user yang

sudah absen dengan cara menseting “time range” sesuai hari yang inginkan, lalu klik “Search”.

- Untuk melihat Laporan keseluruhan user/pegawai/guru yang sudah absen, telat, ataupun tidak absen (alpa) bisa di lihat dengan cara memilih tombol icon “Report”, pada panel tools di menu utama,

- lalu tentukan waktu yang ingin di lihat laporannya, dan klik “Calculate”, maka hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah


- Finish -

Tutorial by Bahroini win Ahmad [BwA]

CMI Technical Support

08567251500 / 081286165147

[email protected] / [email protected]

@2011

Documents

INSTALASI DAN CARA PENGGUNAAN Aplikasi Fingerprint Attendance Management