UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORSEDE SANTO DOMINGO

CARRERA DE COMERCIO Y ADMINISTRACION

COMPUTACION APLICADA

MODULO SISTEMA CONTABLE MONICA

Cuarto “A”

AUTORA: Gabriela Elizabeth RoseroTUTOR: Ing. Alba Rivas

Santo Domingo, Julio 2012

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INDICE

Introducción…………………………………………………………………………..3

Objetivos………………………………………………………………………………4

La Dialectica …………………………………………………………...………….…5

Conclusiones………………………………………………………………………. 8

Recomendaciones………………………………………………………………..… 9

Bibliografía………………………………………………………………………..…10

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SISTEMA CONTABLE MONICA 8.5

Es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc. es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador.

Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rapidos e instrucciones sencillas. Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fácil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría con papel y lápiz, o con una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejémplo Ud. no necesita manejar los otros módulos o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y muchas veces términos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer una factura.

1. REQUERIMIENTOS PARA SU COMPUTADOR

Debido a que Monica utilizar tecnología de avanzada (Almacena información en archivos SQL los cuales se utilizan en grandes corporaciones por su solidez y su confiabilidad ) , es recomendable que utilice un computador moderno

Para usar MONICA en la versión de Windows : Computador con windows XP (SP3) ó versiones siguientes. Recomendamos

computadores con windows 7 o versiones siguientes. Computador con 1 GB de memoria RAM. recomendamos almenos 2 GB. Disco duro con almenos 2 GB y velocidad mínima de acceso 7500 RPM.

Recomendamos que el disco sea el mas rápido posible Monitor color con resolución de almenos 1024 x 768 px . Impresora de 80 columnas (Recomendable impresora laser ó de inyección

"Deskjet"). En modo de "Punto de Venta" puede usar impresora de recibos. En red de computadoras se recomienda velocidad de transmisión de 100 Mbits

ó superior

Recomendamos que su computador tenga acceso al internet en todo momento a fin de que Mónica le de acceso instantáneo al cambio del dólar, mapas de su ciudad, chequeo de licencia , etc.

2. CARACTERISTICAS

MONICA para Windows trae mas de 30 adiciones, entre ellas podemos ver:

Mejorado para aceptar la contabilidad de su país. (NCF) Al crear un artículo o cliente la secuencia del código puede ser automática.

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Módulo de facturación ha sido mejorado. Punto de venta (acepta lector de código de barras). Conexión a Internet, puede enviar sus facturas, estimados, directamente del

programa. Impresión de códigos de barra de los productos del inventario. Inventario con fechas de vencimiento. Kardex ha sido mejorado para aceptar costeo promedio. Módulo de cuentas por cobrar ha sido mejorado. Contabilidad por terceros y fuentes. Más de 15 nuevos reportes. Mayor velocidad de trabajo. Fácil instalación Cálculo de comisión para vendedores. Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por ejemplo Ud.

puede definir una Factura, Crédito fiscal, recibo. Módulo contable ahora está integrado de una manera más eficiente al resto de

módulos. Copias de respaldo automáticas. Etiquetas para los artículos del inventario. Productos ahora pueden ser definidos como físicos, servicios, ocasionales. Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor número de reportes

financieros. Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente. Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato

ASCII, Excel, Lotus. Es más rápido de trabajar en redes Novell. Punto de venta ahora permite mayor cantidad de impresora de recibos, gavetas

de dinero. Se han agregado mayor cantidad de reportes, y mejor funcionalidad en el uso

del programa, más de 20 sugerencias dadas por nuestros usuarios que lo harán muy útil en su país

3. MÓDULOS PRINCIPALES

Aunque el sistema MONICA tiene múltiples utilidades y opciones, le presentaremos los principales módulos

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3.1. Inventarios

Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de items en sus archivos. Así mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en ordenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos. Por ejemplo Ud. puede tener un catálogo de todos sus productos en su computador.

3.2. Cuentas Por Cobrar

Cuando Ud. vende al crédito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.

Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.

3.3. Cuentas Por Pagar

Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores les debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.

3.4. Cuentas Corrientes

Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depósitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconciliación con el estado de cta. de su banco.

3.5. Contabilidad

Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable ó utilizar la que viene diseñada especialmente para su país! el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupación de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario, Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance Tributario, etc.

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4. INSTALACION DE MONICA

PASO 1

PASO 2

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PASO 3 PASO 4

PASO 6PASO 5

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Una vez Terminado de Instalar el Programa aparecerá lo siguiente

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PRESENTACION DE LOS MODULOS DEL MONICA

5. MODULO PARAMETROS

5.1. CREACION DE UNA NUEVA EMPRESA

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Luego aparecerá un cuadro siguiente en el cual podrá crear o adicionar otra empresa o a su vez eliminar una que ya estuviera creada.

Luego aparecerá otro cuadro en el cual deberá llenar los datos de la empresa, en el cual le piden si desea obtener el inventario, datos del cliente y tabla de cuentas de otra empresa que este utilizando el mismo programa contable. luego que se llena los datos deseados de la empresa se pone clic en iniciar.

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Si esta seguro de los datos llenados, pone un clic en SI para continuar.

Y aparecerá un cuadro de texto clic en ACEPTAR, como el siguiente:

5.2. OPCION GENERALES

Aquí se encuentra la configuración de la Empresa con la información BASICA, CONTABLES Y ACCESORIOS de la misma.

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5.2.1. INFORMACION BASICA

5.2.1.1. NOMBRE DE LA EMPRESA

Aquí se registra la información básica de la Empresa tal cual indica el ejemplo

1.2.3.4.5.

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5.2.1.2. Moneda/Fecha/Idioma Redondeo

5.2.1.3. Contadores estimados, Ordenes

5.2.1.4. Facturas ( Formatos, contadores, etc.)

En esta opción se configura la forma o el formato de factura que se desee que salga, o que se maneje, esto es puede ser una, dos o tres clases de facturas, según el criterio, tal cual indica el siguiente grafico.

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5.2.1.5. Símbolo (logo) de la Empresa

Aquí se coloca, el símbolo o logo que requiere o se quiera para el negocio o empresa en el cual se este manejando, como muestra el cuadro siguiente:

AQUÍ SE BUSCA EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRE ARCHIVADO EL LOGO QUE SE QUIERE UTILIXAR PARA LA EMPRESA

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5.2.2. CONTABLES

Aparecerá las siguientes opciones luego de hacer un CLIC en contables

5.2.2.1. Inicio de la Contabilidad

1.2.3.4.5.

Después de registrar la fecha aparecerá este cuadro el cual se pondrá ACEPTAR

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5.2.2.2. Definición de la Contabilidad

5.2.2.3. Cuentas por Cobrar

En esta opción se configurara cuantos días tiene el cliente para el pago de sus haberes y el porcentaje de mora que se aplicara según sea el caso.

5.2.2.4. Fuentes de Contabilidad

Aquí se crea las cuentas que intervienen en el proceso de compra y venta de los productos con sus respectivos Ingresos y Egresos.

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5.2.2.5. Ingresar RUC

En esta opción se registra el RUC de los Clientes y Proveedores que tiene la empresa para sus respectivas facturas de ventas y compras.

Al hacer CLIC en CREAR RUC aparecerá el siguiente cuadro en el cual se llenara la información que se pida de acuerdo si es cliente o proveedor, luego se guarda el registro.

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5.3. ACCESO

Dentro del Modulo de parámetros hay esta opción de ACCESO, en esta opción se podrá definir a las personas que tendrán acceso al programa o ciertas opciones específicas de acuerdo a la configuración que desee, donde se elige la opción MAESTRO, el usuario tendrá acceso a todo lo que compete el sistema Monica; al hacer CLIC en esta opción saldrá el siguiente cuadro:

Aquí podrá crear, modificar o a su vez eliminar el usuario que se desee, se llana las opciones correspondientes y se escoge a los módulos u opciones que se requiera para determinado usuario.

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6. MODULO DE CLIENTES Y PROVEEDORES

Dentro de este modulo se puede observar la lista de clientes y proveedores que cuenta la empresa, al hacer CLIC en el modulo donde dice CLIENTES y PROVEEDORES aparecerá el siguiente cuadrito:

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7. MODULO INVENTARIO

7.1. INGRESO DE PRODUCTOS O ARTICULOS DENTRO DEL INVENTARIO PARA LA VENTA

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Aparecerá el siguiente cuadro luego de hacer CLIC en Crea Prod. Y se llena la información necesaria para el artículo.

Una vez llenada la información necesaria del producto ACEPTAR

Y luego aparecerá en lista el producto o los productos creados

Para crear un Producto o Articulo Nuevo para la Venta

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7.2. ORDEN DE COMPRA DE PRODUCTOS

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Al momento de hacer CLIC en compras luego se elige la opción de CREAR, y aparecerá el siguiente cuadro.

Se llena los respectivos datos para la orden de compra con los artículos que se necesite, que dando de la siguiente manera:

Se debe colocar el porcentaje del impuesto al IVA y si es que hubiera descuento y el porcentaje de retención en la fuente, Luego se guarda y de la siguiente manera queda realizada la Orden de Compra:

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7.2.1. RECIBIR LA COMPRA

Luego que se realiza la orden de compra, a continuación vamos a RECIBIR la compra del proveedor para que ingrese al KARDEX y sume a INVENTARIO.

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Hacemos un clic en recibir tal como indica la imagen anterior, luego aparecerá el siguiente cuadro colocamos el numero de orden de compra que realizamos, y aceptamos.

Aparecerá el siguiente cuadro y confirmamos y si esta correcto, ahí también nos saldrá la fecha máximo de pago, aceptamos

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7.3. ORDEN DE COMPRA EN EFECTIVO CON DESCUENTO

EJEMPLOS

TRANSACCION

Mayo 28:

Según orden de compra No. 101, se solicita a Importadora Jhon’s Sport, la siguiente Mercadería:

35 JEANS Talla 6 a 12,45 c/u

50 JEANS Talla 8 a 12,45 c/u

60 JEANS Talla 10 a 13.50 c/u

Se cancela en efectivo por lo cual nos realizan un descuento del 5%.

De la misma forma se registra la Orden de compra con el proveedor que dando de la siguiente manera:

ASIENTO CONTABLE

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FECHA DETALLE DEBE HABER

28-05-2012 ___1___

COMPRAS 1868.25

IVA COMPRAS 212.98

CAJA 1970.07

DESCUENTO COMPRAS 93.41

RET. IMP. RENTA 1% 17.75

Registramos el asiento contable en el sistema quedando de la siguiente manera:

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