Inovāciju pārneseSTARPATSKAITES SAGATAVOŠANAS PRASĪBAS

2014.gada 2.septembris

STARPATSKAITE - termiņiJāiesniedz par pirmo projekta īstenošanas gadu:

01/10/2013 – 30/09/2014 (LTRK 01.11.2013.-30.10.2014.)Iesniegšanas termiņš Aģentūrā – 30.10.2014. (LTRK līdz 30.11.2014.) Tiešsaistē (LPP link) Papīrformātā vienā eksemplārā (Vaļņu iela 1, Rīgā, LV-1050) Elektroniskā veidā: irina.stolarova@viaa.gov.lv

STARPATSKAITE – sastāvdaļas1) saturiskā atskaite PDF formātā (SA), kas ir jāiesniedz tiešsaistē un

papīrformātā (ar parakstu un zīmogu) sasniegtais progress pret plānoto projekta iesniegumā + satura dokumentu kopijas (pielikumi SA J. “Annexes to the Report”)

+ jānorāda FA numerācija “Reference number”.2) finanšu atskaite Excel formātā (FA), kas ir jānosūta Aģentūrai

elektroniskā veidā un jāiesniedz papīrformātā (ar parakstu un zīmogu) SA summas (K. “Financial Report”) = FA summas (A.1, A.2). + finanšu dokumentu kopijas (sakārto atbilstoši projekta izdevumu

pozīcijām, atzīmējot iesniegtos dokumentus atbilstoši FA esošajai numerācijai “Reference number”)

3) ADAM datu bāze - jāaktualizē informācijaPamatinformācija par projektu – angļu, vācu, franču valodās

SA pievienojamo dokumentu saraksts - I1. Satura dokumentu kopijas: Par partneru sanāksmēm: partneru sanāksmes

programma, protokols (apliecināts ar parakstu) un reģistrācijas lapa ar dalībnieku parakstiem (FA A.4 tabula „Travel and Subsistence” un/vai A.6 tabula “Other Costs”);

Par partneru/īstenotāja rīkotajiem semināriem/ konferencēm – pasākuma programma un reģistrācijas lapa ar dalībnieku parakstiem (FA A.6 tabula „Other Costs” un A.4 tabula „Travel and Subsistence”, ja attiecināms);

SA pievienojamo dokumentu saraksts - II

Par dalību citu organizāciju rīkotajās konferencēs vai semināros – pasākuma programma un prezentētie materiāli, publikācijas (FA A.4 tabula „Travel and Subsistence” vai/un A.6 tabula „Other Costs”);

Informācijas izplatīšanas materiāli (FA A.6 tabula „Other Costs” vai/un A.7 tabula „Sub-contracting Costs”);

Projekta produkta viena kopija (ja jau ir pieejams) – elektroniskā veidā.

FA pievienojamo dokumentu saraksts - III

2. Finanšu dokumentu kopijas: Maksājumu uzdevumi, kas apliecina finansējuma

pārskaitīšanu visiem partneriem (FA A.2c tabula „Details of Bank Transfers between Contractor and Partners and the remaining LDV funds attributable to the Contractor”);

Apakšuzņēmumu līgumi, rēķini (FA A.7 tabula „Sub-contracting Costs”).

Finanšu atskaite Visi izdevumi ir jānorāda EUR. Veicot pārrēķinu citās valūtās, ir

jāizmanto EK noteiktais un EK mājas lapā publicētais valūtas kurss, kāds bija avansa pārskaitījuma mēnesī (2013.gada oktobris) no Aģentūras projekta koordinatoram. Šī prasība attiecās uz visām projekta izmaksām (projekta īstenotāja un partneru veiktajām izmaksām).

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=2009-2&Delim=,&Language=en

PVN ir attiecināmās izmaksas, ja organizācija nevar atgūt PVN no valsts (atskaitei ir jāpievieno organizācijas apliecinājums, ka tā nevar atgūt PVN no valsts).

Finanšu atskaiteA.1. – Total Project CostsA.1a – “Contractual Budget” – atbilstoši Finansēšanas līgumam (Annex

II “Estimated eligible budget ”)A.2 -“Income” partneru griezumā = A.1 “Actual Income” jānorāda

1.avansa summa + faktiskais līdzfinansējums (priekšfinansējums)Budžeta izdevumu pozīcijas:TIEŠĀS IZMAKSAS• A.3 “Staff Costs”• A.4 “Travel and Subsistence Expenses”• A.5 “Equipment Costs” (līdz 10% no kopējām tiešajām izmaksām)• A.6 “Other Costs”• A.7 “Sub-contracting Costs” (līdz 30% no kopējām tiešajām izmaksām)NETIEŠĀS IZMAKSAS (līdz 7% no kopējām tiešajām izmaksām)

Staff costs

Staff costs

Projekta personāla dienas likmes:nedrīkst pārsniegt EK noteiktās (Aģentūras mājas lapā)

un projekta iesniegumā norādītās maksimālās likmes (8 stundas darba dienā) attiecīgajai amata kategorijai;

ir jābalsta uz iestādes vidējām likmēm un esošo atalgojuma politiku projektā noteiktajām personāla kategorijām.

aprēķinā ir jāiekļauj visi sociālie nodokļi, atvaļinājuma pabalsti (neieskaitot prēmijas vai cita veida izmaksas).

Travel and Subsistence Costs• Projekta darba plānā un budžetā iekļautie, ar projektu

saistītie braucieni.• Ir pieskaitāmas personāla, kas strādā projektā,

komandējumu izmaksas.• Komandējuma izdevumi trešajām pusēm ir jānorāda

tabulā “Other costs”.• FA ailē “Objective of the trip” konsekventi jālieto

viens nosaukums vienam pasākumam/komandējumam gan FA citās tabulās, gan SA, gan pievienotajos dokumentos!

Travel Costs - ceļa izdevumi

• Izdevumi par transporta izmantošanu (t.sk. ceļojuma apdrošināšana) uz/no komandējuma vietu projektā plānotajās valstīs (LLP programmas valstīs), t.i., pirmajā un pēdējā brauciena dienā). Transporta izdevumi pārējā laikā ir jāpieskaita pie uzturēšanās izdevumiem (“Subsistence Costs”).

• Balstīti uz faktiskajām izmaksām!• Pamatojot braucienu uz/no komandējuma vietas ar

iestādes privāto transportu, ir jāpiemēro iestādē un valstī esošie noteikumi grāmatvedības uzskaitē, t.sk., piemērojot EK ierobežojumu EUR 0,22 x km

Subsistence Costs - uzturēšanās izdevumi

• Viesnīcas izdevumi, dienas nauda, vietējais transports.• Aprēķinot dienu skaitu, par kurām ir piemērojama dienas

uzturēšanās likme, jāņem vērā, ka pilna komandējuma diena ietver nakšņošanu komandējuma vietā (1 diena + 1 nakts).

• Par komandējuma dienu bez nakšņošanas piemēro proporcionālo samazinājumu 50% no uzturēšanās izmaksu likmes.

• Maksimālais komandējuma dienu skaits = pasākuma dienu skaits + maksimāli 1 diena ceļam (0,5 – turp, 0,5 – atpakaļ), ja ir lielāks ceļa dienu skaits, jāiesniedz pamatojums.

• Uzturēšanās izdevumi nevar pārsniegt EK noteiktās maksimālās uzturēšanās likmes (publicētas Aģentūras mājas lapā).

Equipment Costs• Pamatlīdzekļi un aprīkojums (līdz 10% no kopējām tiešajām

projekta izmaksām).

• Tiek attiecinātas aprīkojuma izmaksas to nolietojuma apjomā projekta īstenošanas laikā (jāiesniedz skaidrojums par pamatlīdzekļu un aprīkojuma nolietojuma normu aprēķinam saskaņā ar Latvijas vai attiecīgā partnera valsts nodokļu likumā noteikto un attiecīgās iestādes iekšējo grāmatvedības politiku)

• Ir attiecināmi izdevumi tikai projekta aktivitāšu nodrošināšanai un nav attiecināmi administrēšanas izdevumi!

• FA ailē “Purpose” jānorāda kādas projekta aktivitātes ietvaros ir iegādāts/nomāts aprīkojums (WP)

Other costs• Ar noteiktu aktivitāšu īstenošanu vai projekta produktiem

saistītie izdevumi: informācijas izplatīšana, tulkošana, pavairošana, projekta

mājas lapas; semināru organizēšana (telpu īre, kafijas pauzes), semināru

materiāli; trešo pušu (eksperti, studenti) komandējumu izdevumi; ar projekta publicitāti saistītie izdevumi, autortiesību ieguve,

informācijas materiālu ieguve, konferenču dalības maksas, izstāžu dalības maksa utt.

• FA ailē “Purpose” jānorāda kādas projekta aktivitātes ietvaros ir veikti izdevumi (WP), vai konkrēts pasākuma nosaukums.

Sub-contracting Costs

• Apakšuzņēmumu līgumi (līdz 30% no kopējām tiešajām projekta izmaksām).

• Projekta vadīšana un administrēšana nevar būt apakšuzņēmuma līguma priekšmets!

• Apakšuzņēmumu līgumi nevar tikt noslēgti ar partneriestāžu personālu vai iestādi!

• FA ailē “Sub-contract activities” jānorāda apakšuzņēmuma līguma priekšmets, kādas projekta aktivitātes ietvaros tas ir noslēgts (WP).

Netiešie izdevumi

• Atbilstoši Finansēšanas līgumā noteiktajam procentam (līdz 7% no projekta kopējām tiešajām izmaksām)

• Visi izdevumi, kas ir saistīti ar projekta administrēšanu:– datortehnikas izmantošana,– kancelejas preces,– telefons, fakss, internets,– kopēšana,– biroja telpu īre + komunālie izdevumi.

• Jābūt netiešo izmaksu aprēķināšanas un uzskaites metodikai

Neattiecināmās izmaksas

• izpirkšanas izmaksas,• bankas konta atvēršanas un apkalpošanas

izmaksas,• pārlieku lieli izdevumi,• valūtas konvertācijas izdevumi.

ADAM datu bāze

http://www.adam-europe.eu. Informācija par projektu jāaktualizē atbilstoši

paveiktajam projektā (jābūt norādei uz projekta mājas lapu), ievietojot izstrādātos produktus (ja jau ir pieejami);

Informācija sadaļā “Project Information” ir jāievieto angļu, franču un vācu valodās (tulkošanas izmaksas var segt no budžeta pozīcijas “Other Costs”).

Starpatskaites izvērtēšanas laiks Aģentūrā

• 70 kalendārās dienas pēc starpatskaites iesniegšanas dienas.

• + 30 kalendārās dienas, ja tiks pieprasīta papildu informācija vai dokumenti (oficiāls pieprasījums).

• 2.avansa maksājums:40% apmērā, ja ir izlietoti 70% no 1.avansa

maksājuma;tiks veikts 20 kalendāro dienu laikā pēc starpatskaites

apstiprināšanas dienas (oficiāls paziņojums).

Informācija, kontakti

Informācija: www.viaa.gov.lv - “Mūžizglītības programma” - “Leonardo da Vinci” -“Inovāciju pārneses projekti” - Dokumenti un veidlapas - 2013.gada projekti

Kontakti:Profesionālās un pieaugušo izglītības projektu nodaļas vecākā programmas speciālisteIrīna StoļarovaTālr. 67814740E-pasts: irina.stolarova@viaa.gov.lv