Inicio | Ministerio del Interior · Web viewEl riesgo se materializo en el periodo, por lo que se aumento la calificación y el riesgo pasa de moderado a importante, se cambio el

Ministerio del InteriorRepública de Colombia

INFORME

DE SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN AL MAPA DE RIESGOS A 30JUNIO 2012

MINISTERIO DEL INTERIOR

BOGOTA 07/09/2012

Ministerio del Interior República de Colombia

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO………………………………………………………………..…………….….3

RIESGOS POR TIPO DE NIVEL ACTUALIZADOS A JUNIO 30 DE 2012…………4

OBSERVACIONES GENERALES……………………………………………….…...15

CONCLUSIONES………………………………………………………………………16

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OBJETIVO

El presente informe se realiza con el fin de verificar el comportamiento de los riesgos durante el periodo comprendido entre el 01 de enero a 30 de junio de 2012, analizar la aplicación de acciones preventivas y/o correctivas, para que el resultado de cada uno de los procesos sea evaluado según el caso por la Alta Dirección y procurar así la permanente administración de los riesgos por los responsables de los procesos y la mejora continua del sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior

RIESGOS POR TIPO DE NIVEL ACTUALIZADOS A 30 JUNIO 2012

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El seguimiento realizado con corte a diciembre de 2011 presentó un total de 58 riesgos, esta actualización que fue la base para realizar el presente seguimiento con corte a 30 de Junio de 2012, nos arroja 58 riesgos en cada uno de los niveles así:

7 riesgos en nivel Importante después de controles.

7riesgos en nivel moderado después de controles.

20 riesgos en nivel Tolerable después de controles.

24 riesgos en nivel Aceptable después de controles.

Para un total de 58 los cuales se analizan a continuación por cada tipo de nivel Así:

Es importante el compromiso frente a la entrega del reporte de seguimiento y actualización de los riesgos para así poder analizar el estado de exposición al riesgo que tiene la entidad. De otra manera es imposible determinar el estado de estos riesgos si no existe compromiso para entregar estos reportes semestralmente ya que los responsables de los procesos son los que tienen el conocimiento de sus actividades y el estado actual de los riesgos.

RIESGOS CON CALIFICACIÓN INACEPTABLE DESPUÉS DECONTROLES:

Inaceptable

De acuerdo al reporte recibido de cada uno de los responsables de los procesos del Ministerio del Interior no se presentan riesgos con esta valoración en este periodo de seguimiento.

RIESGOS CON CALIFICACIÓN IMPORTANTE DESPUÉS DE CONTROLES:

Importante

Riesgo Descripción Proceso y/ Subproceso Resumen de acciones tomadas

Incumplimiento No atender las solicitudes de las comunidades negras, afrocolombianas, raizales y Palenqueras.

Aplicación y Ejecución de Normas / Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras

Se siguen efectuando respuestas a la materialización del riesgo con acciones correctivas para atacar directamente la causa y responder de la mejora manera para que las solicitudes que están

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Riesgo Descripción Proceso y/ Subproceso Resumen de acciones tomadasrepresadas sean respondidas, para esto se esta revisando el procedimiento con el fin de observar las deficiencias en el proceso de las certificaciones y/o autoreconocimientos de la población afrocolombiana, por otro lado se esta buscando la contratación para se pueda suplir y responder adecuadamente la cantidad de solicitudes recibidas en la dirección, lo que muestra que se inician acciones para resolver el problema y deben realizarse seguimientos a estas para su correcta ejecución por parte de los responsables.Riesgo Materializado

Inadecuada Defensa Judicial

Sucesos negativos que afectan la adecuada defensa judicial de la entidad, las actuaciones de carácter prejudicial y los trámites administrativos relativos al cobro coactivo y al pago de sentencias y conciliaciones

Gestión de Asuntos Jurídicos / Gestión de lo Contencioso

Se ajusta el riesgo para que quede más claro y relacionado al proceso, quedando así: Inadecuada Defensa Judicial. Se define ajusta la fecha de la acción preventiva la cual permite una primera atención a la falta de personal desde el subproceso, por lo que se espera tenga efectos y la que se verificará y apoyará desde la oficina Asesora jurídica en su cumplimiento en la medida de lo posible.

Pérdida, deterioro y/o robo de bienes

Que se extravíen los bienes asignados a cada responsable

Gestión de Recursos Administrativos y Financieros/Gestión de Recursos Administrativos

El riesgo cuenta con 4 controles preventivos que son efectivos y uno que no es efectivo por lo que se implementan dos acciones preventivas con el fin de hacerlo efectivo y revisar con el próximo seguimiento su comportamientose debe vigilar permanentemente la aplicación de controles y las acciones correctivas para evitar la materialización del riesgo.

Incumplimiento No realizarle Seguimiento al Mapa de Riesgos, Conformidad del Producto y/o Servicio, Revisión

Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional

El riesgo esta materializado por la falta de compromiso de los procesos de reportar a Tiempo la información para consolidar el informe final, se aplican medidas correctivas y

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por la Dirección se aplica el plan de contingencia para que sea llevado a cabo en la revisión por la dirección.

Perdida de registros documentales

Por daños o ataques a los sistemas informáticos ocasionado por programas elaborados intencionalmente por terceros (SPAM, Hackers, Pishing e Ingeniería Social.)

Gestión de Tecnologías de Comunicación y Divulgación/ Gestión de Tecnologías

El riesgo se encuentra con una alerta, debido a que no se cuenta con los contratos para antivirus y mantenimiento preventivo de equipos por lo que se realizan acciones correctivas para volver a hacer aplicados los controles planeados en el mapa para evitar la posibilidad de materialización, el riesgo vuelve a Importante después de controles.

Omisión Por el incumplimiento en las obligaciones de las funciones de supervisión.

Gestión Contractual El riesgo se encuentra materializado a pesar de haber realizado acciones preventivas en el periodo debido al compromiso de los responsables de reportar los informes de supervisión, no fue posible evitarla, por lo que se plantean tres (3) acciones correctivas para atacar el riesgo. ya partir de una de ellas realizar la aplicación del plan de contingencia. VIGILAR El RIESGO

Incumplimiento Las actividades que se definen para eliminar los hallazgos no se ejecutan a tiempo

Seguimiento y Control El riesgo se materializo en el periodo, por lo que se aumento la calificación y el riesgo pasa de moderado a importante, se cambio el control preventivo el cual se espera hacer efectivo en el segundo semestre del año, se incluyen 3 Controles Correctivos buscando atender la materialización, se debe vigilar permanentemente el cumplimiento a las acciones y en el caso que no sean efectivas en el corto plazo se debería realizar un replanteamiento de las mismas Buscando tratar adecuadamente el riesgo y administrarlo.

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Para el nivel importante es necesario tener en cuenta que el riesgo materializado del subproceso Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras debe vigilarse permanentemente por parte de los responsables que en este caso son los directos responsables de las actividades en el proceso y de la oficina de control interno al tener acciones correctivas en ejecución y un riesgo reiterativo en materialización.

Así mismo el subproceso de Gestión de lo contencioso y Gestión de Recursos Administrativos tienen acciones preventivas que deben ser vigiladas permanentemente para que no se materialice el riesgo, esto debido a su alta calificación.

De la misma manera se requiere permanentemente vigilancia, y cumplimiento de las acciones planeadas en el Mapa de Riesgos del proceso Gestión Contractual.

Es importante dentro del proceso de Seguimiento y Evaluación verificar el cumplimiento de las acciones de mejora y si es necesario replantear las mismas, en los casos que se observe no surtan efectos sobre la eliminación de las causas.

RIESGOS CON CALIFICACIÓN MODERADO DESPUÉS DE CONTROLES:

Moderado


Incumplimiento No realizar la suscripción de los acuerdos de gestión por parte de los Gerentes Públicos

Gestión del Talento Humano/Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional

De acuerdo al reporte y al haberse materializado en el anterior periodo(a 31 diciembre de 2011), se observa la aplicación de controles preventivos los cuales evitarán que se vuelva a presentar esta situación con el riesgo se han adelantado los acuerdos de gestión de los gerentes públicos y están en proceso dentro de los plazos estipulados por la ley para los recientemente posesionados.

Inexactitud Datos o estimaciones equivocadas o incompletas que no permiten entregar información apropiada al ciudadano

Gestión de Tecnologías de Comunicación y Divulgación/ Gestión de Servicio al Ciudadano

Se incluye el plan de contingencia hecho muestra la planeación de medidas que buscan reducir el riesgo, si llegase a materializarse, se tiene una acción preventiva para desarrollarse

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Desinterés Datos o estimaciones generados en la Información de Trámites y Servicios al Ciudadano.

Gestión de Tecnologías de Comunicación y Divulgación/ Gestión de Servicio al Ciudadano

Se incluye el plan de contingencia hecho muestra la planeación de medidas que buscan reducir el riesgo si llegase a materializarse, se tiene una acción preventiva para desarrollarse en el segundo semestre la cual esta relacionada al control preventivo del riesgo, permanece su calificación

Fallas de Hardware y/o Fallas de Software

Defectos en los componentes dispositivos y/o accesorios físicos o de sistema operativo, programas y aplicativos de informática que impiden el correcto funcionamiento.

Gestión De Tecnologías De Comunicación E Información / Gestión de Tecnologías

Se perdió la efectividad del control por lo que se aumenta la calificación del riesgo al no contar con antivirus y pasa a moderado, es de vital importancia que se efectué la contratación del mismo para proteger los equipos del ministerio y reducir la materialización del riesgo ayudando de esta manera a hacer efectivo el control y administrar el riesgo.

Incumplimiento No atender las citaciones de los debates de control político en el Congreso.

Diseño de Proyectos de Normas/Gestión de Asuntos Legislativos

Las acciones preventivas quedan como controles preventivos a aplicarse según sea el caso quedando así el riesgo con 4 controles preventivos. Debido a que el riesgo presento una situación particular con respecto a unas respuestas y no fue posible atenderlas a tiempo por la falta de información de otras dependencias del ministerio, hecho que no materializó el riesgo, pero genera una alerta, se tomo la decisión de realizar una acción preventiva para que se sensibilice sobre el cumplimiento de estas peticiones, esta se ejecutará con plazo a 31 de agosto, por este motivo el riesgo permanece con la calificación para este periodo.

Incumplimiento No atender las solicitudes de asistencia, asesoría y acompañamiento que realizan Entidades Públicas y comunidad en

Aplicación y Ejecución de Normas / Gestión para la Seguridad Y Convivencia Ciudadana

El riesgo se encuentra materializado para el periodo inicialmente denotando la aplicación de la acción preventiva planeada, así como también el plan de contingencia como medida de

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general. respuesta al riesgo, y finalmente con la novedad de la no asistencia por demora en tramites administrativos para asignar la comisión pertinentemente, por lo que se recomienda revisar la posibilidad de agilizar los tramites de este tipo, en aras de atender oportunamente al ciudadano en estos casos.

Incumplimiento La no liquidación de los contratos y/o convenios en los términos exigidos en las minutas, procedimientos y lo dispuesto en la Ley y demás normas concordantes.

Gestión Contractual A pesar de ser un riesgo materializado desde el periodo anterior se cuenta con una acción planeada que es el plan de contingencia el cual se esta desarrollando de acuerdo a lo planeado para que así se liquiden los contratos que están pendientes, el riesgo se ha administrado durante el año 2012,y se están aplicando lo s controles preventivos, pero permanece su calificación hasta tanto se cumpla la meta.

RIESGOS CON CALIFICACIÓN TOLERABLE DESPUÉS DE CONTROLES

Tolerable


Demora Tardanza en la entrega de información para la elaboración del anteproyecto de presupuesto

Planeación Y Direccionamiento

El riesgo reduce su calificación debido a la acción realizada, la aplicación de la misma se deja como acción preventiva para su aplicación en el segundo semestre, en aras de seguir administrando el riesgo

Desinformación Cuando no llegan los documentos para actualizar la historia laboral

Gestión del Talento Humano/ Administración del Talento Humano

El riesgo una acción preventiva planeada la cual se esta empezando a realizar con el fin de sensibilizar al personal de Ministerio, esta se espera dentro del segundo semestre del año.

Incumplimiento No recibir oportunamente la legalización de los viáticos y de los

Gestión del Talento Humano/ Reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje

A pesar de estar materializado el riesgo, Se observa la correcta aplicación de la herramienta de riesgos

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gastos de viaje así como el plan de contingencia, y las acciones creadas para evitar una nueva materialización.

Incumplimiento No cumplir con el seguimiento a la presentación, discusión y aprobación de los Proyectos de Acto Legislativo y Proyectos de Ley en cada una de sus etapas.


El riesgo esta administrado mediante se implementan dos controles los cuales eran acciones preventivas y al ser efectivas se toman para administrar el riesgo permanentemente, se reduce la calificación de Moderado a tolerable y se incluye un control preventivo para minimizar la probabilidad y el impacto del riesgo

Incumplimiento No realizar conceptos jurídicos y cuadros comparativos de vigencia de Proyectos de Ley y de Acto Legislativo.


El riesgo esta administrado,se respondieron a tiempo los conceptos y cuadros durante el primer semestre del año sin necesidad de solicitar plazos adicionales, por lo tanto el riesgo disminuye su probabilidad para situarse de Moderado en una valoración Tolerable.

Incumplimiento No atender las solicitudes de asistencia, asesoría y acompañamiento requeridas y programadas para las Entidades Territoriales.

Aplicación y Ejecución de Normas / Gobierno y Gestión Territorial

El riesgo esta administrado, se realizaron las acciones planeadas las cuales permitieron reducir la calificación en probabilidad ya que atacaron las causas y de esta manera disminuyeron el riesgo de Moderado a Tolerable se plantearon dos acciones, las cuales buscan seguir minimizando el riesgo

Inconsistencia Inconsistencia de la información que debería suministrar los actores involucrados en la valoración del riesgo de violaciones a los derechos humanos en contra de la población civil

Aplicación y Ejecución de Normas / Gestión para la Seguridad Y Convivencia Ciudadana

El riesgo se administró y ejecutó correctamente con las acciones planeadas por lo que la misma se deja como control preventivo para aplicarse permanentemente en el proceso, de acuerdo a esto se reduce la probabilidad del riesgo y pasa a Tolerable, adicionalmente con el compromiso de seguir mitigando el riesgo, se realiza una acción preventiva, después de controles para aplicar en el segundo semestre.

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Desacierto Equivocación o error presentado en la viabilización de proyectos y la asignación de recursos.

Aplicación y Ejecución de Normas / Financiación de Proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana

Se mantiene en nivel tolerable procurándose volver efectivo el control planteado en la herramienta con la acción planeada esto durante el segundo semestre.

Desacierto Tomar decisiones inadecuadas de acuerdo a la información suministrada por las Federaciones y Confederación.

Vigilancia Y Control /Inspección, Vigilancia y Control a Las Federaciones Y Confederación Nacional de Acción Comunales

Se observa una correcta aplicación en la materialización del riesgo con el plan de contingencia (Expedición de un acto administrativo de modificación o de revocatoria) en la medida de corregir, el error inducido al tomar decisiones inadecuadas de acuerdo a la información suministrada por las Federaciones y Confederación, es por esto que se debe aplicar la acción preventiva, con el fin de evitar una nueva materialización del riesgo.

Inconsistencia Falencias en la elaboración y solicitud presupuestal por generación de hechos cumplidos

Gestión Asuntos Administrativos y Financieros / Gestión de Recursos Financieros

El riesgo se encuentra en un nivel tolerable, se espera se aplique una acción preventiva a 31 de agosto con el fin de reducir la causa 1 retrasos en el envió de la información, se debe vigilar su ejecución.

Inexactitud Consiste en Estados financieros que no presentan razonablemente la situación de la Entidad por Presentación no Razonable de los Estados Financieros.


El riesgo cuenta con un control preventivo que se esta aplicando, y una acción preventiva para mitigar su posible materialización

Error Errores incurridos en: pagos erróneos. (Doble Pago y/o inoportuno de las Obligaciones)


El riesgo cuenta con un control preventivo actualmente aplicado y una acción preventiva, la cual busca reducir la probabilidad del riesgo para seguir mitigando la posible materialización del riesgo.

Incumplimiento No se entregan oportunamente los informes de ley

Seguimiento y Control Se ajusta el control preventivo, se desarrollo una acción durante el periodo conel fin de controlar el tema de informes de ley, se esta desarrollando una acción preventiva, lo cual muestra el riesgo administrado.

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Incumplimiento Se presentan No Conformidades y/o Carencia en la Implementación de los Elementos del MECI dentro de los procesos.

Seguimiento y Control El riesgo cuenta se rediseña de acuerdo a las condiciones actuales del proceso se ajusta su descripción, causas y consecuencias, control preventivo y plan de contingencia se incluye una acción preventiva para minimizarle riesgo.

Prevaricato Prevaricato o Abuso de Autoridad por Omisión de denuncia

Seguimiento y Control El riesgo cuenta con dos controles preventivos y una acción preventiva que se ha venido ejecutando durante el año buscando con esto administrar el riesgo

Encubrimiento Influencia en las auditorías

Seguimiento y Control El riesgo se encuentra administrado, se ha aplicado el control y se tiene una acción preventiva para minimizar el riesgo


Inadecuado manejo de expedientes y documentos

Seguimiento y Control El riesgo se encuentra administrado y reduce su calificación para el periodo, se implementa una acción preventiva para seguir administrando el riesgo.

Desinterés Baja dedicación al diseño y aplicación de instrumentos y herramientas de control interno.

Seguimiento y Control Se ejecuto una acción en el primer semestre la cual reduce la calificación del riesgo a un nivel tolerable y posterior a la calificación se obtuvo Aceptable, el riesgo se encuentra administrado

Desinterés Ignorancia y desconocimiento de las recomendaciones formuladas para el mejoramiento de la gestión.

Seguimiento y Control Se tiene planeada una acción que se ejecutará en el segundo semestre la cual busca minimizar el riesgo y mantenerlo administrado

Omisión No realizar la evaluación del sistema de Control Interno.

Seguimiento y Control Se ajusta la descripción para hacer mas claro el riesgo, se incluye acción preventiva y se cambia le control preventivo buscando minimizar el riesgo

RIESGOS CON CALIFICACIÓN ACEPTABLE DESPUÉS DE CONTROLES

Aceptable

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ProcesosEstratégicos

Planeación y direccionamiento 4

Gestión del Talento Humano

Administración del Talento Humano 1Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional 2Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional 1Gestión de tecnologías de Comunicación e InformaciónComunicación y Divulgación Institucional 1Procesos Misionales

Diseño de Proyecto de Normas

Gestión de Proyectos de Decreto y Resoluciones Ejecutivas 1

Aplicación y Ejecución de Normas

Coordinación de los Procesos Electorales 1Promoción de los Mecanismos Instancias y Canales de Participación Ciudadana 1Asuntos Indígenas, ROM Y Minorías 1Derechos Humanos 1Consulta Previa 1Financiación de Proyectos Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia 1Proceso de Apoyo

Gestión de Asuntos Jurídicos

Actuaciones Administrativas 1Asuntos Religiosos No Católicos 2

Gestión De Asuntos Disciplinarios1

Gestión Contractual 1

Los riesgos descritos a continuación que no contaban en el periodo anterior con plan de contingencia y tenían una calificación Aceptable, fueron ajustados y se les incluyo esta herramienta que busca atender de manera preventiva y/o correctiva el

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riesgo y que no se pueda entorpecer el debido funcionamiento de los objetivos del Ministerio estos quedaron así:

Riesgo Descripción Proceso y/ Subproceso

Plan de contingencia


Pérdida de documentos, archivos, soportes y demás información

Gestión Documental

Capacitar a funcionarios responsables de archivos de gestión y que actúen como multiplicadores.

Incumplimiento La entidad no cumple con la normatividad vigente para efectuar la transferencia del archivo de gestión al archivo central y de los documentos históricos al archivo general de la Nación

Gestión Documental

Capacitar a funcionarios responsables de archivos de gestión y que actúen como multiplicadores.

Usurpación Coadministración a través de autorizaciones o refrendaciones, u otros actos propios de la administración.

Seguimiento y Control

Monitorear las actividades de acuerdo a cada tarea asignada.

OBSERVACIONES GENERALES DEL SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN AL MAPA DE RIESGOS

1. La actualización y seguimiento de los riesgos debe ser una labor a la que se le preste la atención necesaria por parte de los responsables, los líderes de los procesos y/o subprocesos, y la Alta Dirección, pues de acuerdo a los resultados de esta tarea, se encuentran las dificultades dentro de la entidad respecto a lo analizado en el mapa de riesgos y de manera constructiva se pueden encontrar las soluciones a las mismas.

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2. Se reitera la necesidad de actualizar el mapa de riesgos del proceso de Formulación y Adopción de Políticas, el cual no presenta ningún documento vigente posterior a la escisión del Ministerio hasta la fecha, lo que ocasiona que no se pueda contar con un mapa de riesgos actualizado para dicho proceso y con información para consolidar el informe de la conformidad del producto y/o servicio e indicadores para la medición del mismo. A la fecha se están realizando comunicaciones conjuntamente entre la oficina asesora de planeación y los responsables del proceso de Formulación y adopción de políticas con el fin de iniciar la debida actualización de los documentos del proceso para iniciar con las tareas pendientes.

3. Se observa igualmente que algunos procesos aun carecen de una cultura organizacional para que se evidencien los problemas de una manera constructiva para solucionarlos,se genera desconfianzaen las personas para evidenciar los problemas puesto que se cree, que al hacerlo, esto sea contraproducente.Esta situación dificultaen algunos casos el levantamiento óptimo de los riesgos para la entidad.

4. La respuesta oportuna de las solicitudes recibidas en cada uno de los procesos y/o Subprocesos del Ministerio del Interior debe ser tenida en cuenta permanentemente, ya que esta es una obligación legal y esto coadyuvará en un usuario satisfecho.

5. Es importante el compromiso que debe existir en cada uno de los procesos con el fin de mejorar como entidad permanentemente, haciendo que las tareas no se vuelvan desgastantes para obtener la información requerida.

CONCLUSIONES

Se logra una mayor eficacia, eficiencia y efectividad en la administración de los riesgos al aplicar y vigilar permanentemente los controles preventivos reduciendo así su probabilidad o impacto y la materialización del mismo.

La inclusión del plan de contingencia preventivo con el fin tener medidas planeadas para responder a una materialización del riesgo en el proceso de Gestión Documental, Gestión de Servicio al Ciudadano y Seguimiento y

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Control muestra un avance en lo conveniente y adecuado para el Ministerio del Interior que es el enfoque preventivo frente a los riesgos.

La correcta aplicación del plan de contingencia en el subproceso de Reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje, muestra que el tener medidas correctivas planeadas hace más efectiva la acción de respuesta frente a una materialización del riesgo en la entidad, e incentiva que debe ir acompañado de medidas de tratamiento correctivas al riesgo para evitar su reincidencia. Lo que nos lleva a una mejora continua en el sistema integrado de Gestión Institucional y así obtener una mayor eficacia eficiencia y efectividad en la respuesta a estas situaciones.

Medidas de respuesta planeadas dentro del proceso Vigilancia y Control muestran que el plan de contingencia como medida correctiva frente al acto administrativo que fue necesario revocar, nos llevan a tomar acciones inmediatas para corregir los inconvenientes presentados y así buscar la manera para controlar más la información que suministran las federaciones y confederación y evitar así una nueva materialización en el riesgo, mostrando una conveniencia y adecuación para el Ministerio del Interior.

El seguimiento realizado muestra un avance significativo en la entidad, en el sentido de apropiación de la necesidad de atacar los riesgos de manera preventiva lo que genera una atención previaevitando la materialización y haciendo necesario la aplicación de los controles de los riesgos para su prevención.

Es importante vigilar permanentemente desde los Procesos y/o Subprocesos la efectiva aplicación de las acciones definidas ya sean preventivas y/o correctivas después de controles esto con el fin de ejecutarlas correctamente y al evidenciar dificultades en su desarrollo se deberá citar una mesa de trabajo para que junto a la Oficina Asesora de planeación,se implementen los ajustes a las mismas y evitar que esto afecte el riesgo y así minimizar la posibilidad de materializacióndel mismo.

La aplicación y vigilancia permanente de las acciones correctivas es una primera atención a la necesidad de mejora de los subprocesos, para que esto se lleve a cabo es importante se atiendan las solicitudes represadas de manera eficaz, eficiente y efectiva en el subproceso de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras, aplicando las acciones correctivas planteadas en el Mapa de Riesgos pues la respuesta oportuna al usuario,además de ser obligatorio ,es un compromiso del Ministerio del Interior

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con el ciudadano, lo que nos llevará a una mejora en el Sistema Integrado de Gestión Institucional.

La agilidad en los trámites administrativos internos realizada mediante los ajustes necesarios en los procedimientos de la entidadque permitan aprobar traslados pertinentemente al territorio nacional en cumplimiento de actividades misionales y no permitan se materialice el riesgo atender las solicitudes de asistencia, asesoría y acompañamiento que realizan Entidades Públicas y comunidad en general del subproceso Gestión para la Seguridad y Convivencia Ciudadana permitirá el cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad realizando una mejora enmarcada en aras de atender pertinentemente la solicitudes requeridas por y a la entidad.

El riesgo del proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional referente al (incumplimiento al no realizarle Seguimiento al Mapa de Riesgos, Conformidad del Producto y/o Servicio, Revisión por la Dirección) se identificó para realizar un seguimiento periódico a los riesgos, Producto y/o Servicio, Revisión por la Dirección y mantener los riesgos administrados, identificados los productos y/o servicios no conforme tal que estas herramientas sean una fuente principal para la toma decisiones en la entidad a través de la revisión por la direcciónya que muestran su adecuación y conveniencia para la entidad por medio de su aplicación en el sistema de Gestión de calidad. Sin embargo es importante el compromiso en la entrega del seguimiento ya que esto retrasa el informe del estado del mapa de riesgos para la entidad.

Para el riesgo en valoración Importante, Pérdida, deterioro y/o robo de bienes, se deben aplicar las acciones preventivas propuestas que permitan la sensibilización al personal pues esto minimiza la posibilidad materialización del mismo y asíse vigilan los bienes del Ministerio desdeel compromiso y buen manejo que cada responsable de a los mismos.

La adecuada vigilancia y aplicación de acciones correctivas y preventivas para que no se repita la materialización de un riesgo tal como Incumplimiento al no realizar la suscripción de los acuerdos de gestión por parte de los Gerentes Públicos, evidencia una mejora en la medida de atención a las políticas del riesgo reduciendo el mismo.

Al no recibir reportes de las oficinas responsables de seguimiento y actualización de los riesgos se dificulta la aplicación de la Guía de Administración y Control del riesgo y se incurren en dudas si las acciones de

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mejora se están ejecutando o ejecutaron adecuadamente para aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema en el ministerio. Así como si el riesgo se ha materializado y se respondió adecuadamente con acciones inmediatas para evitar la situación. Realizar esto mostraría un avance permanente y compromiso en la mejora del Sistema integrado de Gestión Institucional.

La adecuada observación y aplicación de los controles por parte de los responsables de los procesos permite una precisa administración al riesgo para minimizar la materialización de los riesgos en la entidad.

Para la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Institucional es importante se apoyen las acciones preventivas planeadas (Solicitar ante las directivas y dependencias pertinentes, la implementación de las medidas tendientes a dotar adecuadamente el grupo, a fin de que pueda cumplir idóneamente con su función) en el Subproceso Gestión de lo Contencioso esto en aras de prevenir la materialización del riesgo (Sucesos negativos que afectan la adecuada defensa judicial de la entidad, las actuaciones de carácter prejudicial y los tramites administrativos relativos al cobro coactivo y al pago de sentencias y conciliaciones) con calificación Importante el cual debe tenerse en vigilancia permanente.

Al realizarse los ajustes sugeridos al mapa de riesgos del subproceso Gestión de lo contencioso y aclarando su relación a la descripción del riesgo se encuentra que la entidad esta implementando los cambios necesarios en la herramienta con el fin de identificar adecuadamente los riesgos asociados a los procesos del Ministerio del Interior.

Para la contratación programada de mantenimientos que realiza el Ministerio del Interior es importante que los mismos sean realizados con antelación suficiente y que estos cumplan los requisitos para llevarse a cabo, de la misma manera se apoyen desde los responsables de suscribir los contratos ya que estos son adecuados y convenientes para la entidad, para que así finalmente se lleven a cabo las actividades necesarias en la entidad, ya que esto minimiza el riesgo (defectos en los componentes dispositivos y/o accesorios físicos o de sistema operativo, programas y aplicativos de informática que impiden el correcto funcionamiento).

Es importante desde la herramienta Mapa de Riesgos en el subproceso de Gestión de Tecnologías, aplicar su política evitando la materialización de los riesgos ya que a partir de su alerta, al no contar con un antivirus se aumenta la

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calificación del riesgo y la entidad se expone a que se presenten estos en cualquier momento, por lo que la contratación e instalación del mismo en el Ministerio de Interior debe ser tema primordial para que se eviten los efectos negativos y se puedan afectar el hardware y software y así aumentar la eficacia de los controles para el subproceso.

Al cumplir con las acciones correctivas planeadas con respecto a las labores represadas del proceso de Gestión contractual, se observa que el riesgo (incumplimiento por la no liquidación de los contratos y/o convenios en los términos exigidos en las minutas, procedimientos y lo dispuesto en la Ley y demás normas concordantes) materializado desde el periodo anterior, se encuentra adecuado y conveniente para el sistema de Gestión de la Calidad del Ministerio pues esto evidencia la mejora en los procesos del Ministerio al tener menos contratos represados y una efectividad en el cumplimiento.

El cumplimiento de compromisos adquiridos en la supervisión debe ser una compromiso que deben cumplir los supervisores asignados a cada contrato, es por esto que el riesgo (omisión, por el incumplimiento en las obligaciones de las funciones de supervisión) esta materializado ya que no se entregan a tiempo los informes de supervisión el adecuado manejo de este por parte del proceso Gestión Contractual, mediante la aplicación de lasa acciones correctivas planeadas llevara a una mejora en la entidad.

Materializado un riesgo, es de vital importancia el cumplimiento de acciones correctivas tales como (Enviar alarmas sobre las acciones vencidas a cada uno de los responsables y/o observaciones que contribuyan al cumplimiento de las mismas para subsanar los hallazgos establecidos).y su vigilancia en el proceso de Seguimiento y control hace que los hallazgos encontrados en el Ministerio de Interior de las diferentes fuentes ya sean auditorias internas o externas u otros, se lleven a cabo con el cumplimiento de los procesos para que de esto resulte la obtención de una mejora continua en los procesos de la Entidad.

Elaboro:

____________________________Andrés Mauricio Pacheco Parra

Reviso

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Jacinto Montero Lora

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