Inicio | Ministerio del Interior · Web view2020/08/28 · Con excepción de los trámites de inversión que sean de distribución presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crédito

MINISTERIO DEL INTERIOR PROCESO

PLANEACIÓN, DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO y COMUNICACIONES

VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO

TRÁMITES PRESUPUESTALES

PÁGINA 1 de 17FECHA

DE VIGENCI

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1. OBJETIVO

Realizar trámites presupuestales de traslado, adición, reducción, aplazamiento, desaplazamiento, levantamientos previos conceptos DGPPN (Dirección General del Presupuesto Público Nacional) y DNP (Departamento Nacional de Planeación), incorporaciones y vigencias futuras del Ministerio del Interior que afecten las apropiaciones presupuestales o el uso de estas, con el propósito de garantizar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento a los objetivos misionales de la Entidad.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con las solicitudes del trámite presupuestal por parte de las Dependencias del Ministerio del Interior y termina con la comunicación a los interesados de la aprobación o negación del trámite presupuestal por parte de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional – DGPPN; y la implementación de acciones necesarias para el mejoramiento continuo del proceso.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1. Los tramites presupuestales inician con la identificación de necesidades por parte de las dependencias, que se presentan ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y una vez aprobado este, se comunica a la dependencia solicitante.

3.2. Todo trámite presupuestal debe realizarse a través de la Oficina Asesora de Planeación.3.3. Para trámite presupuestal en materia de inversión se debe consultar las guías, instructivos y

manuales del DNP.3.4. Identificar las necesidades cuantitativas y cualitativas.3.5. Consolidar los documentos requeridos3.6. Cargar la Información en el Sistema de Información Financiera -SIIF3.7. Por trámite presupuestal se requieren los siguientes documentos soporte:

a) Adición de recursos por donación:

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Acto administrativo- Certificación de recaudo expedida por el órgano receptor.

Si es un trámite de inversión.- Concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación (DNP)

b) Adición al presupuesto

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Acto administrativo

Fecha Entrada en Vigencia: Vr. 02; 30/12/2019




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c) Traslado Presupuestal

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Acto administrativo- Certificado de disponibilidad de modificación presupuestal con los rubros

contracreditados- Registro de la solicitud en SIIFSi es un trámite de inversión.- Concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación (DNP)

d) Distribución presupuestal Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Acto administrativo- Registro de la solicitud en SIIF

e) Distribución Presupuestal Departamento Nacional de Planeación – DNP.

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Acto administrativo- Registro de la solicitud en SIIF


f) Vigencias futuras.

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Certificado de disponibilidad Presupuestal - Registro de la solicitud en SIIF- Concepto técnico-económico favorable del Ministerio.


Si es un trámite que supera el periodo de gobierno- Copia documento CONPES de Declaratoria de importancia Estratégica

g) Levantamiento de previo concepto.

- Oficio de solicitud





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- Justificación técnica

h) Creación, Habilitación, Modificación de Rubro Presupuestal

- Oficio de solicitud- Justificación técnica

i) Viabilidad Presupuestal para Modificaciones de Plantas de Personal.

- Oficio de solicitud- Justificación técnica- Proyectos de Decreto (previo a la solicitud ante la Oficina Asesora de Planeación debe

tramitarse la suscripción de este con el jefe de la entidad y con el Departamento Administrativo de la Función Pública)

4. DEFINICIONES O GLOSARIO

4.1. Adición Presupuestal: Incremento en el monto de las apropiaciones o autorizaciones máximas de gasto para cada vigencia fiscal. Son modificaciones positivas al Presupuesto General de la Nación, que buscan adecuarlo a nuevas condiciones que se presentan en la ejecución y que no fueron contempladas en la etapa de programación presupuestal.

4.2. Adición por Donación: Son ingresos sin contraprestación pero con la destinación que establezca el donante, recibidos de otros gobiernos o de instituciones públicas o privadas de carácter nacional o internacional. Deben ser incorporados en el PGN a través de la expedición de un decreto del Gobierno nacional, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor y concepto previo favorable del DNP cuando se trate de gasto de inversión.

4.3. Aplazamiento Presupuestal: Apropiación suspendida para su afectación mediante Decreto del Gobierno Nacional. Estas operaciones consisten en reducir o aplazar total o parcialmente partidas presupuestales que el Gobierno nacional aprueba mediante decreto previo concepto del Consejo de Ministros. Se hace en cualquier mes del año fiscal, A diferencia de la reducción presupuestal, el aplazamiento es una operación presupuestal de carácter temporal de suspensión de autorizaciones de ejecución de apropiaciones, que puede ser levantada o modificada en su composición, teniendo en cuenta los requisitos que para estos efectos defina el decreto por el cual se ordena el aplazamiento respectivo. Las modificaciones de aplazamiento también se llevan a cabo por decreto del Gobierno nacional, previo concepto del consejo de Ministros o quien este delegue.

4.4. Apropiación Presupuestal: Autorización máxima de gasto incluida en el anexo del Decreto de liquidación presupuestal para una entidad durante una vigencia fiscal determinada.

4.5. Autorizaciones: Corresponde, al levantamiento de restricciones o condicionamientos para la ejecución de partidas contenidas en el gasto de inversión del Presupuesto General de la Nación. También Se incluyen dentro de esta clasificación, el concepto





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previo favorable que debe emitir el Departamento Nacional de Planeación - DNP en lo relacionado con el componente de inversión cuando se pretende adquirir obligaciones con cargo a vigencias fiscales posteriores.

4.6. Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN. Es la plataforma para el registro y la sistematización de los proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación que debidamente formulados y evaluados permiten tomar decisiones de inversión para que se generen los bienes y/o servicios necesarios para el mejoramiento de la calidad de vida y el bienestar de la sociedad colombiana.

4.7. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Puede ser de tipo gasto (para la suscripción de compromisos) y tipo modificación (con el fin de modificar el anexo de decreto de liquidación del presupuesto de cada vigencia).

4.8. Compromiso: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto. Se realizan en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la Ley y deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal.

4.9. Contracrédito: Consiste en restarle a la apropiación inicial la cantidad por trasladar. Es decir, es una reducción de un rubro presupuestal, previa certificación donde haga constar que las operaciones que se pretenden contracreditar y que servirán de base para abrir un crédito, se encuentran libres de afectación presupuestal.

4.10. Crédito: Consiste en sumarle al rubro inicialmente aprobado el valor trasladado de otra partida. Es decir, es una adición de un rubro presupuestal, soportado sobre el rubro que se ha contracreditado.

4.11. Control de Formulación: Verificación del cumplimiento de los requisitos de los proyectos de inversión. El cumplimiento de los requisitos de los proyectos de inversión pública será responsabilidad de la Oficina de Planeación de la entidad ejecutora o quien haga sus veces.

4.12. Control de Formulación Técnico: Revisa el proyecto conforme a su competencia, pertinencia y confiabilidad técnica, financiera, económica y metodológica, respecto de la misión, objetivos, lineamientos y planes establecidos por parte de la entidad ejecutora. Al frente de este rol se encontrará la oficina de planeación de la entidad, puesto que ésta es quien tiene el conocimiento técnico de los objetivos, lineamientos y planes que desarrollan la misión institucional de la entidad. Aspectos clave que revisa el control de formulación:-La competencia de la entidad ejecutora para llevar a cabo el proyecto de inversión.-La pertinencia del proyecto y su grado de asociación a la misión y al Plan de Acción de la entidad ejecutora.-Los estándares técnicos y metodológicos bajo los cuales fue formulado el proyecto de inversión.

4.13. Control Entidad Jefe de Planeación: Revisa la información registrada por su técnico de control de Formulación, de acuerdo a los aspectos que deben revisarse enfocado a las políticas de la entidad. Si desea puede dejar la misma información del técnico o modificarla si lo requiere. Realiza el envío al siguiente rol.





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4.14. Control de Viabilidad Técnico: Revisa el proyecto conforme a su competencia, pertinencia y confiabilidad técnica, financiera, económica y metodológica, respecto de los objetivos, lineamientos y estándares establecidos en la política sectorial respectiva. Al frente de este rol se encuentra la oficina de planeación de la entidad líder sectorial.

Aspectos clave que revisa el control de viabilidad: -Determina si los proyectos se enmarcan dentro de los lineamientos y estándares técnicos delimitados dentro de su política sectorial. -La generación de valor agregado de proyecto de inversión para el desarrollo del sector.-La viabilidad, consistencia, integralidad y confiabilidad técnica y financiera de los proyectos de inversión.

4.15. Control Cabeza Sector Jefe de Planeación: Revisa la información registrada por su técnico de control de Viabilidad, de acuerdo con los aspectos que deben revisarse enfocado a las políticas del sector. Si desea puede dejar la misma información del técnico o modificarla si lo requiere. Realiza el envío al siguiente rol.

4.16. Control Posterior de Viabilidad Técnico: Este control corresponde a una mirada transversal que se le hace al proyecto, por parte de las direcciones técnicas del Departamento Nacional de Planeación-DNP. Una vez se ha dado control posterior, el proyecto podrá ser registrado, devuelto o archivado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional.

Aspectos clave que revisa el control posterior de viabilidad: -Consistencia técnica del proyecto.-Articulación del proyecto con políticas transversales.-Aseguramiento de la existencia de los elementos necesarios para llevar a cabo el seguimiento al proyecto.

4.17. Control Posterior de Viabilidad Subdirector: Revisa la información registrada por su técnico de control de viabilidad técnico, de acuerdo con los aspectos que deben revisarse enfocado a la parte técnica del proyecto. Si desea puede dejar la misma información del técnico o modificarla si lo requiere. Este rol es el único que puede realizar el Registro del Proyecto o Archivarlo.

4.18. Creación, Habilitación, Modificación de Rubro Presupuestal: Es la operación presupuestal por la cual se autoriza la creación, modificación o habilitación de un rubro presupuestal de gastos de funcionamiento, servicio de la deuda para un órgano que hace parte del PGN o de concepto de ingresos. Es de anotar que este rubro puede ser utilizado por más de un órgano del PGN. Los rubros solo podrán crearse si existe un título legal que permita realizar el gasto que les daría origen. En el caso de la creación de un rubro, este puede ser utilizado por más de un órgano del PGN. Los rubros solo podrán crearse si existe un fundamento legal que permita percibir el ingreso o realizar el gasto requerido. La habilitación de los existentes rubros se da en la clasificación por parte de una entidad, debe elaborarse con base en la presentación del soporte legal para su respectiva habilitación, este debe estar contemplado en el Catálogo de Clasificación Presupuestal - CCP.

4.19. Desaplazamiento: consiste en el levantamiento de la suspensión de autorizaciones de ejecución de apropiaciones





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4.20. Departamento Nacional de Planeación - DNP. Es un organismo técnico asesor del Gobierno Nacional, el Departamento Nacional de Planeación impulsa una visión estratégica de país, lidera y orienta la formulación del Plan Nacional de Desarrollo y la programación y seguimiento de los recursos de inversión.

4.21. Distribución presupuestal Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Es una operación a través de la cual una entidad desagrega parcial o totalmente los recursos asignados a un rubro determinado, sin cambiar su destinación, entre uno o varios rubros. Se pueden hacer distribuciones en el presupuesto de ingresos y gastos, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano. se someterán a aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

4.22. Distribución Presupuestal Departamento Nacional de Planeación – DNP: Es una operación a través de la cual una entidad desagrega parcial o totalmente los recursos asignados a un rubro determinado, sin cambiar su destinación, entre uno o varios rubros. Se pueden hacer distribuciones en el presupuesto de ingresos y gastos, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano. se someterán a aprobación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional. Tratándose de gastos de inversión, requerirán el concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación - Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas.

4.23. Gastos de Funcionamiento: Los que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley, tales como gastos de personal, gastos generales y transferencias corrientes.

4.24. Gastos de Inversión: Conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado en el Banco Proyectos de Inversión Nacional - BPIN, encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el campo de la estructura física, económica y social.

4.25. Incorporaciones: Operaciones presupuestales originados por los convenios interadministrativos o contratos celebrados entre sí por los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación y que afectan sus presupuestos.

4.26. Levantamiento Previo Concepto: es el trámite donde una entidad solicita ante la autorización para el uso de los recursos parciales o totales apropiados en este tipo de rubros.

4.27. Modificaciones presupuestales: Ajustes en las apropiaciones del presupuesto que buscan adecuarlo a nuevas condiciones económicas, sociales particulares presentadas durante la ejecución de los proyectos o los gastos de funcionamiento y que no fueron previstas en la etapa de programación presupuestal.

4.28. Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento –total o parcial- de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibles pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

4.29. Pago: Es el acto mediante el cual, la entidad pública desembolsa el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o consignación en la cuenta bancaria del beneficiario. Así, se extingue la respectiva obligación y tiene en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificando el saldo en bancos.





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4.30. Presupuesto: Estimación de ingresos y gastos que le permiten al Sector público, cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para la satisfacción de las necesidades de la población según la naturaleza del Sector Interior durante una vigencia fiscal determinada.

4.31. Previo concepto4.32. Reducción Presupuestal: Disminución en el monto de las apropiaciones disponibles.4.33. Registro Presupuestal: Registro mediante el cual se afecta en forma definitiva el

presupuesto, garantizando que éste sólo se utilizará para el fin solicitado. Define el valor, el plazo y la forma de pago de las obligaciones a que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso.

4.34. Perfil Programador Presupuestal SIIF: A través de este rol, las Unidades Ejecutoras pueden registrar sus propuestas de presupuesto de gastos para una vigencia fiscal determinada, en la cual se deben programar los valores para cada rubro presupuestal, de igual manera puede realizar modificaciones de versiones de programación presupuestal para el anteproyecto de PGN.

4.35. Perfil Consolidador Programación Presupuestal SIIF: Este rol del SIIF nación permite Oficializar Versiones de Programación Presupuestal para el Anteproyecto de PGN y Quitar el Atributo de “Versión Oficial a Versiones de Programación Presupuestal” para el Anteproyecto de PGN.

4.36. Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF-: Herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. La administración general, está a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4.37. Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas - SUIFP. Es un sistema de información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas.

4.38. Traslados Presupuestal: Es una operación a través de la cual se adelantan créditos y contracréditos en el presupuesto de gastos. entre los rubros presupuestales de funcionamiento o entre los proyectos de un mismo programa y subprograma de inversión que no alteran los valores inicialmente aprobados en la Ley de Presupuesto.

4.39. Viabilidad Presupuestal para Modificaciones de Plantas de Personal: son operaciones que cubren el análisis de costos y cargos de las entidades de que trata el artículo 3 y 4 del Estatuto Orgánico de Presupuesto para aprobación por parte del Director General del Presupuesto Público Nacional representen o no un costo futuro para el Estado. Este análisis y aprobación por parte de la DGPPN se denomina viabilidad presupuestal y es requisito previo para la aprobación por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública:

4.40. Vigencias Futuras: Son autorizaciones otorgadas para la asunción de obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias posteriores. Las vigencias futuras pueden ser ordinarios o excepcionales, sin perjuicio de lo anterior, como regla general, la autorización de vigencias futuras en su monto máximo, el plazo y las condiciones, deben consultar las metas plurianuales del marco fiscal de mediano plazo –MFMP; en lo relacionado con proyectos de inversión nacional deben contar con el concepto previo favorable del Departamento Nacional de Planeación - DNP y el Ministerio del Ramo; y no





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pueden superar el periodo de gobierno, salvo los proyectos de gasto de inversión los cuales pueden superar tal periodo siempre y cuando el Consejo Nacional de Política Económica y Social –CONPES los declare de importancia estratégica.

4.41. Vigencias futuras ordinarias en ejecución de contratos: son autorizaciones para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras con el fin de adicionar los contratos que se encuentren en ejecución, sin que se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal. Cuando se requiera ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar el monto de este y ello implique afectación de presupuestos de posteriores vigencias fiscales, se solicita la sustitución de la apropiación presupuestal que respalda el compromiso, por la autorización de vigencias futuras, en este caso las apropiaciones sustituidas quedan libres y disponibles.


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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO y

COMUNICACIONESVERSIÓN 02

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADNo. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD O TAREA

CARGO O ROL O PERSONA

RESPONSABLE

DOCUMENTOS O REGISTRO

QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDADEstablecer la necesidad de modificación presupuestal o autorización al presupuesto y remitir documentos soporte a la Oficina Asesora de Planeación - OAP. por tipo de gasto (funcionamiento o inversión) y tipo de cuenta (rubro presupuestal).

Las modificaciones presupuestales por iniciativa de la Entidad aplican para los siguientes trámites:

a) Adición por donaciónb) Adición al presupuestoc) Traslado Presupuestald) Distribución presupuestal Ministerio de Hacienda y Crédito Público.e) Distribución Presupuestal Departamento Nacional de Planeación – DNP.

Para el caso de autorizaciones presupuestales aplica los trámites de:f) Vigencias futuras.g) Levantamiento de previo concepto.h) Creación, Habilitación, Modificación de Rubro Presupuestali) Viabilidad Presupuestal para Modificaciones de Plantas de Personal.

Para los anteriores casos, continuar en la actividad No. 02. Si son modificaciones presupuestales producto de directriz del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el procedimiento inicia en la actividad 11 y aplica para los siguientes trámites:

a) Reducción de presupuesto.b) Aplazamiento de recursos.c) Modificación de aplazamiento de recursos.

Nota 1: La justificación técnica de la solicitud que se remite a la OAP, debe precisar la base legal y la base de cálculo con la cual se proyecta la necesidad de recursos.

Nota 2: Dependiendo del tipo de solicitud, se debe verificar los documentos requeridos para el trámite, contemplados en las condiciones generales del procedimiento numeral 3.7.

Nota 3: Es responsabilidad del solicitante del trámite gestionar los documentos soporte del mismo ante las demás dependencias del ministerio y remitir la documentación a la OAP.

Nota 4: Para el caso de inversión, el formulador del proyecto debe solicitar, a través de correo electrónico a la OAP, el turno de trámite presupuestal en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas -SUIFP, cuando este aplique.

Directores, subdirectores,

Jefes de Oficina,

Coordinadores y Asesores

Memorando


INICIO


1

2 6

Funcionamiento y traslado

Inversión

3

7

Funcionamiento y v futura

1Aclaraciones

9

Funcionamiento sin Obs.

3 5

No Distribución DNP o APV

Distribución P.DNP O APV

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QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDADNota 5: Para trámites presupuestales de entidades del sector, la OAP revisa y conceptúa teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el DNP.

Analizar la viabilidad técnica de la solicitud teniendo en cuenta lo planteado en la actividad 1, verificando los requisitos legales y técnicos aplicables a cada tipo de modificación o autorización, y se realiza retroalimentación a la dependencia vía correo electrónico.

Nota 1: Si se requieren aclaraciones, se regresa a la actividad 1. Si es un trámite de inversión y no hay observaciones, se pasa a la actividad 3. Si el trámite es de funcionamiento, es un traslado presupuestal y no hay observaciones, se pasa a la actividad 6.

Si es de funcionamiento y es una autorización de vigencia futura se pasa a la actividad 7. Si es de funcionamiento y no es ninguno de los trámites anteriormente señalados y no existen observaciones, se continúa con la actividad 9.

Nota 2: Para el caso de inversión se genera el turno de SUIFP con el rol del PPTO y se comunica vía correo electrónico al interesado cuando este aplique. para el caso de distribución presupuestal de DNP o Agencia Presidencial de Cooperación Internacional -APC, no se requiere turno presupuestal.

Nota 3: Si el trámite es de inversión y se identifica la necesidad de crear un nuevo proyecto de inversión, se debe realizar acorde con lo establecido en el procedimiento “Registro y seguimiento de proyectos de inversión”.

Coordinador del Grupo de Programación

y Gestión Presupuestal

o Servidor Público del Grupo de

Programación y Gestión

Presupuestal.

Correo electrónico

Registro SUIFP turno presupuestal

Registrar solicitud en el SUIFP y remitir proyecto para viabilidad técnica en el módulo Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN.

El formulador debe asociar el proyecto al turno del trámite presupuestal comunicado por la OAP y actualizar la ficha del proyecto en el módulo BPIN, acorde con lo establecido en el procedimiento “Registro y seguimiento de proyectos de inversión”, adjuntando los soportes.

Una vez finalice la actualización, debe remitir por SUIFP el proyecto para revisión por parte de la OAP.

Nota 1: Si el proyecto de inversión es nuevo, se debe realizar el trámite de la ficha BPIN con la opción en SUIFP “Asociar Turno a proceso de viabilidad” acorde con los manuales del DNP.

Nota 2: La revisión y filtros técnicos de proyectos de inversión se encuentran documentados en el procedimiento de “Registro y seguimiento de proyectos de inversión”.

Nota 3: Para el caso de las distribuciones de presupuesto de


Jefes de Oficina,

Coordinadores y Asesores

Registro en SUIFP y correo

electrónico


2


2

3

4 10

Sí aprueba

No aprueba

17

5 6

Concepto favorable traslado

Sin concepto favorable

9NO

7Vigencia

futura

17

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QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDADDNP o APC se continua con la actividad 4, si no es uno de estos trámites se continua con la actividad 5.

Enviar comunicación con solicitud de recursos a DNP o APC dependiendo el trámite, adjuntando los documentos soporte.

Nota 1: Dichas entidades revisan la solicitud de recursos y si lo consideran viable realizan la respectiva gestión de recursos ante la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas – DIFP, del DNP y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Posterior a dicha gestión, se comunican los resultados a la OAP. Se pasa a la actividad 10.

Nota 2: Si durante la revisión de la solicitud o gestión ante la DIFP del DNP y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no se aprueba la modificación presupuestal, se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite.

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Oficio o correo

electrónico

Solicitar concepto favorable de la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP.

Posterior a la viabilidad del área técnica del DNP, se solicita concepto favorable de la DIFP a través del módulo de Ejecución del SUIFP, rol Proyecto PPTO de la OAP.

Nota 1: Se deben ingresar los documentos soporte del trámite presupuestal, acorde con los instructivos de trámites presupuestales del DNP.

Nota 2: Posterior al cargue con el rol Proyecto PPTO, se remite la solicitud al rol de Entidad Jefe de Planeación, quien, a su vez, remite dicha solicitud a la DIFP del DNP.

Nota 3: Si no se tiene concepto favorable de la DIFP, la OAP lo comunica al interesado y se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite. Si se tiene concepto favorable y el trámite que se está realizando es de traslado, se continúa con la actividad 6. Si es autorización de vigencia futura se continua con la actividad 7. Si no es ninguno de estos trámites se continúa con la actividad 9.

Jefe Oficina Asesora de

Planeación o Coordinador del Grupo de Programación

y Gestión Presupuestal.

Registro en SUIFP



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QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDAD

Elaborar y remitir Resolución de Traslado Presupuestal.

La resolución se elabora de acuerdo con los rubros relacionados en la solicitud de traslado presupuestal y con el concepto favorable DNP cuando sea del caso.

Se remite el proyecto de Resolución a la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para revisión y obtención de visto bueno en el acto administrativo. Se debe anexar copia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP y solicitud de la dependencia.

Posteriormente se remite a la Subdirección Administrativa y Financiera para revisión y obtención de visto bueno en el acto administrativo. Se debe anexar copia del CDP y solicitud de la dependencia.

Finalmente se remite a la Secretaría General para su revisión y obtención de la firma del Ministro (a).

Nota 1: Firmada la resolución por el (la) Ministro (a), se hace numerar y fechar en Secretaría General, y se continúa con la actividad 7. Si no se firma la Resolución se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite



y Gestión Presupuesta., Jefe Oficina

Asesora Jurídica,

Subdirector Administrativo y Financiero,

Secretaría General

Memorando o correo

electrónico

Remitir solicitud a la subdirección Administrativa y Financiera para expedición de registro previo en el SIIF nación.




Correo electrónico

Expedir registro previo en el SIIF nación y remitir a OAP.

Coordinador Financiero y

Contable

Registro SIIF


7

8


4

91 se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite. 0

SÍ

NO

17 se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite. 0

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QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDAD

Enviar solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante oficio, incluyendo los documentos soporte del trámite. (justificación técnica y económica, CDP, Registro previo SIIF).

Nota 1: Los traslados presupuestales deben radicarse en físico y registrarse en la Sede electrónica del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, SITPRES, donde se deben cargar los siguientes documentos: Oficio de solicitud, justificación técnica, acto administrativo, CDP, registro previo SIIF. Para el caso de los demás trámites se radica a través de SITPRES.

Nota 2: Con excepción de los trámites de inversión que sean de distribución presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Dirección General del Presupuesto Público Nacional - DGPPN evalúa la solicitud y en caso de aprobarla, remite la respuesta firmada a la Entidad con respecto al trámite y hace el registro en el SIIF Nación II cuando se requiera. Si no se aprueba la modificación, finaliza el trámite.

Nota 3: Para el caso de trámite presupuestal de inversión de distribución presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Oficina de Planeación de dicha entidad, evalúa la solicitud y en caso de aprobarla, realiza el respectivo trámite ante la DIFP del DNP y la DGPPN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y comunica los resultados del trámite. Si no se aprueba el trámite presupuestal, se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite.

Nota 4: En caso de que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público encuentre un error en el trámite, solicita el respectivo ajuste a la Entidad y se reprocesa la solicitud hasta la actividad que corresponda.

Nota 5: De aprobarse el trámite presupuestal, se continúa con la actividad 10.

Jefe Oficina Asesora de Planeación

o Coordinador

del Grupo de


Presupuestal.

Oficio de solicitudRegistro

SITPRES



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QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDAD

Comunicar al solicitante, a los interesados y al área financiera, la aprobación del trámite mediante correo electrónico. Se debe verificar que la aprobación del trámite sea coherente con la solicitud de la entidad.

Nota 1: Previo a la comunicación, la OAP debe verificar que la respuesta emitida sea coherente con la solicitud planteada.

Nota 2: Para el caso de modificaciones presupuestales se continúa con la actividad 11, de lo contrario se pasa a la actividad 17 para archivo y finaliza el trámite.




Correo electrónico

Informar vía email a los responsables de la ejecución del presupuesto, la decisión del aplazamiento y/o reducción de recursos.

Para el caso de modificaciones presupuestales producto de directriz del Ministerio de Hacienda y Crédito Público aplica para los siguientes trámites:

d) Reducción de presupuesto e) Aplazamiento de recursos f) Modificación de aplazamiento de recursos.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, basado en los artículos 76 y 77 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, podrá en cualquier mes del año fiscal, previo concepto del Consejo de Ministros, reducir o aplazar total o parcialmente las apropiaciones presupuestales, entre otros, cuando la coherencia macroeconómica así lo exija. Cuando se estime que los recaudos del año puedan ser inferiores al total de los gastos y obligaciones contraídas o cuando no se perfeccionen los recursos del crédito autorizados.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público comunica a las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, la decisión de aplazar o reducir el presupuesto para lo cual fija la cuota que cada entidad debe cumplir, indicando los montos por funcionamiento e inversión. Dado lo anterior, la OAP retrasmite dicha información a las dependencias vía email.

Nota 1: La OAP puede realizar una propuesta de aplazamiento o reducción acorde con la información compartida por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y si dicha entidad lo permite.




Correo electrónico

Solicitar ajustes en los rubros o montos presupuestales a aplazar o reducir.

Los responsables de la ejecución del presupuesto


Jefes de Oficina,

Correo electrónico


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PROCESOPLANEACIÓN,



PROCEDIMIENTO



DE VIGENCI

A

28/08/2020



RESPONSABLE


QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDADproponen los rubros presupuestales y los montos a aplazar o reducir, teniendo en cuenta la información suministrada por la OAP, tratando de minimizar el impacto en los objetivos y metas propuestas. Esta información debe ser remitida a la OAP para su evaluación y posterior remisión al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Nota 1: Para el caso de aplazamiento de recursos, la solicitud de desaplazamiento debe ser compensada en el mismo monto, con una propuesta de aplazamiento.

Coordinadores o Asesores

Evaluar y tramitar las solicitudes de ajustes de los rubros y montos presupuestales a aplazar o reducir, acorde con la información suministrada por las dependencias, se definen los rubros presupuestales y montos a aplazar o reducir, y se remite la propuesta consolidada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Se debe revisar la información y validar el cumplimiento de requisitos.

Nota 1: La información debe ser radicada por SITPRES.

Nota 2: La DGPPN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público evalúa la propuesta remitida por la Entidad y define los montos por rubro presupuestal que se aplazan o reducen, para lo cual se genera un acto administrativo.

Nota 3: El Ministerio de Hacienda y Crédito Público afecta en el SIIF, los rubros presupuestales aplazados o reducidos.




Oficio con acto

administrativo

Registro SITPRES

Validar la información y comunicar vía email a los interesados la aprobación del trámite presupuestal.

Comunicar al solicitante, a los interesados y al área financiera, el resultado del trámite. Se debe verificar que la aprobación del trámite sea coherente con la solicitud de la entidad.

Nota 1: Previo a la comunicación, la OAP debe verificar que la respuesta emitida sea coherente con la solicitud planteada.




Correo electrónico


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PROCESOPLANEACIÓN,



PROCEDIMIENTO



DE VIGENCI

A

28/08/2020



RESPONSABLE


QUE SE USAN EN LA

ACTIVIDAD

Actualizar y remitir los proyectos de inversión para viabilidad técnica en el módulo BPIN, acorde con lo establecido en el procedimiento “Registro y seguimiento de proyectos de inversión”.El formulador del proyecto, acorde con los recursos disponibles, actualiza la ficha BPIN del proyecto.


Jefes de Oficina,

Coordinadores o Asesores

Registro en SUIFP

Establecer las acciones necesarias para el mejoramiento continuo del proceso.

Coordinador del Grupo de Programación

y Gestión Presupuestal

Archivar toda la documentación generada a lo largo del procedimiento, siguiendo los lineamientos del procedimiento “Organización del archivo de gestión”

Funcionarios del grupo de

programación y gestión

presupuestal

Procedimiento Organización del Archivo de

Gestión

6. PUNTOS DE CONTROL EN EL PROCESO

No. Punto de Control Criterio de AceptaciónÁrea u Oficina

o Dirección Responsable

Cargo o Rol o Persona

Responsable del Control

Frecuencia

2

Analizar la viabilidad técnica de la solicitud teniendo en cuenta lo planteado en la actividad 1, verificando los requisitos legales y técnicos aplicables a cada tipo de modificación o autorización, y se realiza retroalimentación a la dependencia vía correo electrónico.

Verificar el cumplimiento de los requisitos legales y

técnicos aplicables a cada tipo de modificación o

autorización

Oficina Asesora de Planeación.

Coordinador del Grupo de

Programación y Gestión Presupuestal

o Servidor Público del Grupo de


Presupuestal.

Cada vez que se presenta un

tramite

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción Fecha

02 El procedimiento de modificó en los siguientes aspectos:

1. Se modifico el nombre del procedimiento, cambio la palabra “modificación” por la palabra “tramites”.

2. Se unificaron dos procedimientos, (procedimiento de modificaciones presupuestales y el Procedimiento Autorizaciones de Vigencias Futuras del Ministerio del Interior y

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FIN




VERSIÓN 02

PROCEDIMIENTO



DE VIGENCI

A

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Versión Descripción Fecha

Conceptos de Viabilidad para Vigencias Futuras del Sector), esta fusión se realiza debido a que la autorización de vigencias futuras también hace parte de los trámites presupuestales, en ese sentidos se unifican todos en un solo procedimiento para su mayor practicidad y aplicación

3. Se actualizó a la nueva plantilla vigente de procedimiento.4. Se ajustó el objetivo, el alcance y las condiciones generales.5. Se complementaron las definiciones del glosario.6. Se ajustaron las actividades conforme a los nuevos lineamientos.7. Los anexos 2 y 3 pasaron al procedimiento de programación y gestión presupuestal. 8. Se eliminan el anexo 1 debido a que no corresponde a los soportes requeridos para

el trámite. También elimina el anexo 4, debido a que hace parte del procedimiento “Trámite de pago de pasivos exigibles - vigencias expiradas”.

8. CONTROL DE FORMALIZACIÓN

ELABORÓ

FRANCISNEY DÍAZ RODRÍGUEZ Profesional Especializado

Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ

JUAN DAVID ARIAS Coordinador Grupo de Presupuesto

Oficina Asesora de Planeación EDNA PAOLA NAJAR RODRÍGUEZ

Jefe de Oficina Asesora de PlaneaciónValidado a través del correo

[email protected] con fecha del 28/08/2020

FORMALIZÓ

EDNA PAOLA NAJAR RODRÍGUEZJefe de Oficina Asesora de Planeación


mailto:[email protected]

Documents

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