Informe Sistema Integrado

de Gestión

SEMESTRESEMESTRE

2015

2

Con el fin de propender por el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, la Ofi-

cina Asesora de Planeación ha venido brindado asesoría constante a las áreas para la crea-

ción, modificación o eliminación de documentos. Como resultado de esta labor durante el pri-

mer semestre del 2015 los responsables de los procesos del Sistema realizaron la modificación de

53 documentos. A continuación se describen las modificaciones realizadas por tipo de docu-

mento:

1. Gestión Documental

El 55 % de los documentos actualizados corresponden a formatos, donde las modificaciones

más significativas se encuentran en los procesos de Gestión Financiera y Gestión de Talento Hu-

mano, dado a la actualización del trámite de viáticos que implicó el cambio de responsable, al

igual que otros ajustes adicionales de acuerdo a lo establecido en la resolución 0415 del 11 de

junio de 2015 "Por medio de la cual se fija la escala de Viáticos en el Ministerio de Justicia y del

Derecho". A continuación se presenta el número de documentos modificados por proceso:

PROCESO No. Documentos

Aplicación de políticas y/o normas 2

Direccionamiento y Planeación Institucional 4

Gestión Administrativa 1

Gestión documental 1

Gestión contractual 1

Gestión del talento humano 14

Gestión Financiera 14

Gestión jurídica 2

Inspección, control y vigilancia 6

Mejoramiento continuo 8

TOTAL 53

3

Adicionalmente, como parte de la mejora continua del sistema, se

adelantó la documentación del subproceso denominado Fortale-

cimiento del principio de seguridad jurídica, bajo la responsabili-

dad de la Dirección de Desarrollo del Derecho y del Ordenamien-

to Jurídico.

Este nuevo subproceso tiene como objetivo Fortalecer el Principio

Constitucional de Seguridad Jurídica mediante la defensa del Or-

denamiento Jurídico, la formulación de proyectos normativos para

depurar el Ordenamiento Jurídico y la divulgación de la normativa

colombiana mediante la administración funcional del Sistema Úni-

co de Información Normativa SUIN-JURISCOL.

Otra de las labores adelantadas en el tema documental fue la actualización y publicación de

los nomogramas de los procesos del SIG

2. Gestión de Riesgos

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha implementado el seguimiento y administración de los

riesgos a partir de la aplicación de las metodologías definidas por el DAFP y la Secretaría de

Transparencia y la Guía y formato de Administración de Riesgos generados al interior de esta

cartera Ministerial.

Para el desarrollo de esta actividad se realizan reuniones periódicas con las diferentes Depen-

dencias, con el fin de revisar, de ser necesario actualizar, y hacer seguimiento a los riesgos identi-

ficados en los procesos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

4

En el marco de la administración de riesgos, se han identificado 113 riesgos, en 15 procesos y 12

subprocesos, de los cuales durante la vigencia 2014 se han materializado 5, a los cuales se les

hace seguimiento para prevenir que se vuelvan a materializar.

Como soporte a la administración de riesgos, se publican las matrices consolidadas en la página

web, identificando 19 riesgos de gestión y 12 riesgos de corrupción con calificación alta y extre-

ma.

Adicional a lo anterior, se publica en la intranet las matrices completas de la administración de

riesgos en los formatos modificables, con el fin de asegurar que las dependencias puedan reali-

zar seguimiento y actualizaciones cuando lo requieran.

3. Indicadores

Para el primes trimestre de 2015 en el tema de los indicadores se realizó una revisión y apoyo a

las dependencias para su recolección, consolidación y puesta a disposición para su consulta, a

través de los medios dispuestos para ello, los resultados por procesos de muestran a continua-

ción:

Se llegó a un porcentaje de cumplimiento del 95,35% en la gráfica se muestra del aporte signifi-

cativo por cada tipo de proceso.

5

Los indicadores son un conjunto de datos

que nos permiten medir de forma objetiva

los sucesos del mercado para poder respal-

dar acciones que se toman para cambiar el

resultados a futuro es decir dichos indicado-

res son el reflejo de la ejecución de las acti-

vidades programadas.

Durante el mes de mayo

se hizo el mes del indica-

dor invitando a las áreas

a revisar sus indicadores

y de ser necesarios cam-

biarlos o actualizarlos pa-

ra asegurar que midan el

proceso en la extensión

de sus actividades.

4. Identificación y Tratamiento del producto no conforme

Con el fin de facilitar la identificación y tratamiento de los productos y servicios no conformes, la

Oficina Asesora de Planeación realizó la actualización de la metodología e inicio la actualiza-

ción de las características de calidad de los productos y servicios de la entidad. A la fecha se

han actualizado los requisitos de los productos correspondientes a la Dirección de Desarrollo del

Derecho y del Ordenamiento Jurídico y la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos.

Adicionalmente, se realizó la actualización de las fichas técnicas de los productos, trámites y ser-

vicios del Ministerio de Justicia y del Derecho, con la finalidad de brindar a los usuarios una bre-

ve explicación de cada uno de los productos, servicios o trámites del Ministerio. En la actualidad

el Ministerio cuenta con 27 productos, 11 servicios y 8 trámites.

Por otra parte, se realizó la consolidación de los 4 productos o servicios no conformes que se

presentaron durante la vigencia 2014. La distribución por proceso y la descripción de dichos pro-

ductos se presenta a continuación :

Cabe anotar que para las mediciones de los indicadores del Ministerio se tienen establecidas

tres tipos de periodicidad las cuales son: trimestral, semestral o anual, dependiendo de la progra-

mación de cada dependencia para la ejecución de sus actividades por lo anteriormente ex-

puesto algunos indicadores no se reportaron en este trimestre.

6

PROCESO PRODUCTO NO CONFORME DESCRIPCIÓN

Inspección, Control

y Vigilancia Informes de visitas a los es-

tablecimientos penitencia-

rios y carcelarios

El informe producto de las visitas a

centros penitenciarios y carcelarios

está siendo elaborado sin tener en

cuenta el procedimiento y sus respec-

tivos formatos

Formulación y

Adopción de Políti-

cas

Documentos de Política Pú-

blica DMASC No diligenciamiento de los formatos

establecidos para la formulación de

las Política Públicas de la DMASC

(documento de Política).

Aplicación de políti-

cas y/o normas Trámites (Creación de Cen-

tros / Otorgamiento de Aval

para formar Conciliadores)

*Por desactualización normativa.

*Cuando no existe claridad en la infor-

mación divulgada del trámite.

Aplicación de políti-

cas y/o normas Oferta de servicios DMASC Información imprecisa y desactualiza-

da en los diferentes elementos o pie-

zas de comunicación donde se en-

cuentra la oferta de servicios DMASC

Los productos conformes identificados se describen a continuación:

7

Durante el primer semestre del año se realizó la revisión y ajuste de la matriz institucional del

plan de mejoramiento, de acuerdo a las auditorías internas realizadas por la Oficina de Con-

trol Interno durante el último trimestre del 2014 y primer trimestre del 2015. Esta actualización

también fue replicada en las matrices de planes de mejoramiento individuales de cada una

de las dependencias de la Entidad.

Los resultados de esta actividad son los siguientes:

5. Planes de Mejoramiento

Adicionalmente, se brindó a las dependencias que así lo requirieron, acompañamiento y ase-

soría en la formulación de acciones que conllevarán a subsanar las situaciones evidenciadas

en los diferentes ejercicios de auditoría, así mismo se apoyó la realización del seguimiento a las

acciones ya planteadas con anticipación.

Ahora bien, mensualmente y de acuerdo a los reportes de las áreas, se realizó la consolidación

del seguimiento a las acciones establecidas y se retroalimentó cada una de las matrices indivi-

duales de las dependencia. Lo anterior con el objetivo de brindar la información necesaria a

la Oficina de Control interno para la realización de los reportes e informes trimestrales que de-

ben ser presentados al Señor Ministro.

8

De acuerdo con el Decreto 943 de 2014, el Ministerio

de Justicia y del Derecho actualizó en la vigencia

2014 el Modelo Estándar de Control Interno MECI, de

acuerdo con los requerimientos y plazos estableci-

dos.

Durante el primer semestre, la Oficina asesora de

planeación adelantó acciones conducentes al

mantenimiento del Modelo.

Con relación al componente de direccionamiento es-

tratégico, se han fortalecido las acciones relacionadas

con planes, programas y proyectos, mediante el desa-

rrollo de las siguientes actividades:

Se generó el Plan estratégico y plan de acción, de acuerdo con los lineamientos esta-

blecidos.

Actualización del procedimiento de proyectos de inversión, ajustándolo a los nuevos

requerimientos del seguimiento a la ejecución.

Para la programación de la vigencia 2016, el MJD reformuló el portafolio de proyectos

de inversión y apoyó a las entidades del sector en la formulación de los proyectos a su

cargo.

Se formuló el anteproyecto de presupuesto y se generó el plan de uso de recursos pre-

supuestales

6. Modelo Estándar de Control Interno

Participación en la construcción del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018.

9

Para el componente Administración de riesgo, se revisaron, actualizaron, reportaron y

se hizo seguimiento a los riesgos identificados en los procesos.

Frente al módulo de evaluación y seguimiento, se realizan actividades de autoevalua-

ción institucional, mediante el reporte de indicadores, reporte de producto no confor-

me, encuestas de satisfacción, Normograma y acciones de mejoramiento.

Frente al componente de auditorías de calidad, se realizó el comité virtual para apro-

bar el plan de auditorías – vigencia 2015, adicionalmente se realizaron acciones de se-

guimiento a los planes de mejoramiento 2014 y se adelantaron las auditorías progra-

madas.

Con relación al eje transversal de información y comunicación, se adelantan accio-

nes para actualizar la documentación relacionada con información interna y externa y

la actualización de los diferentes canales de comunicación, como la página web, la

intranet y los diferentes portales del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Con relación a los indicadores de gestión, se asesoró a las dependencias en la revisión

y actualización de los indicadores de procesos y en el reporte para cada trimestre.

Frente a los elementos modelo de operación por procesos y políticas de operación, se

realiza acompañamiento a las dependencias para actualizar la documentación del Sis-

tema Integrado de Gestión y el mapa de procesos.

10

7. Administración de trámites - SUIT

De acuerdo a las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Públi-

ca y dando cumplimiento a la política de racionalización de trámites, se ha orientado la admi-

nistración y racionalización de los trámites en el Ministerio de Justicia y del Derecho a partir de

los siguientes objetivos:

Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimi-

zación y automatización, los trámites mejorando la transparencia en las actua-

ciones administrativas.

Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites por medios elec-

trónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos.

Contribuir a la mejora del funcionamiento interno del Ministerio que cumplan

una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mis-

mas mediante el uso de las tecnologías de la información.

Para el cumplimiento de estos objetivos durante el primer semestre de 2015 se formuló la estrate-

gia antitrámites la cual hace parte integral del “Plan anticorrupción y de Servicio al Ciuda-

dano”, publicado en la página web de la entidad el 31 de enero de 2015 en el siguiente link:

http://www.minjusticia.gov.co/Portals/0/Documentos%20Mauricio/3.%20Minjusticia%

Esta estrategia establece las actividades concretas a desarrollar durante la presente vigencia

para mejorar, racionalizar y simplificar los trámites específicamente los que se encuentran a car-

go de la Dirección de Métodos de Solución de Conflictos y la Subdirección de Control y Fiscali-

zación de sustancias químicas.

Teniendo en cuenta la actualización del soporte normativo que rige cada uno de los trámites,

se realizaron reuniones con las dependencias responsables de manejar cada trámite para iden-

tificar y realizar la respectiva actualización de la información cargada en el aplicativo SUIT 3.0.

Producto de esta actualización desde el Departamento Administrativo de la Función Pública

surgieron observaciones a la información cargada, los cuales se encuentran en proceso de vali-

dación por parte de los responsables de cada trámite para realizar los ajustes finales y tramitar

para aprobación.

11

La siguiente ilustración muestra los formatos Integrados en proceso de revisión y validación final.

8. Sistema de Gestión Ambiental

Por lo anterior y con el fin de contribuir en la implementación de dicho sistema, la Ofi-

cina Asesora de Planeación en coordinación con la Secretaría General, elaboró el

Plan de Implementación del Sistema de Gestión Ambiental, con el fin de definir los

lineamientos y acciones para diseñar implementar el Sistema de Gestión Ambiental.

Con el fin de implementar acciones que permitan mitigar, prevenir y controlar los im-

pactos ambientales generados por las actividades diarias, el Ministerio inició, en cabe-

za de la Secretaría General, la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, el

cual fue adoptado por la entidad a través de la resolución 0336 del 15 de mayo de

2015.

12

Adicionalmente, con el fin de incentivar la participación personal de la entidad se

elaboró la Estrategia de comunicaciones del Sistema de Gestión Ambiental, a través

de la cual se busca difundir los requerimientos y beneficios del sistema. Como herra-

mientas de comunicación se propusieron la intranet, los protectores y fondos de pan-

talla, las pantallas informativas y un boletín virtual.

En desarrollo de esta estrategia, la Oficina Asesora de Planeación ha apoyado en la

elaboración de protectores y fondos de pantallas de temática ambiental.

9. Modelo Integrado de Planeación y Gestión

La gerencia pública moderna y eficiente bus-

ca un Estado con capacidad permanente

para mejorar su gestión, sus espacios de parti-

cipación y su interlocución con la sociedad,

en procura de la prestación de mejores y más

efectivos servicios.

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión

articula el quehacer del Ministerio, mediante

los lineamientos de cinco políticas de desarro-

llo administrativo y el monitoreo y evaluación

de los avances en la gestión institucional. El

talento humano y los recursos administrativos,

tecnológicos y financieros se convierten en el

soporte para el cumplimiento de las metas ins-

titucionales y de Gobierno.

13

A continuación se presenta el cum-

plimiento global del MIPG del primer

trimestre del año 2015. Dicho cumpli-

miento corresponde al promedio de

lo planeado VS ejecutado en cada

una de las 5 políticas y a su vez se

hace una comparación con los re-

sultados del año 2014 durante el mis-

mo periodo.

POLITICA % I TRIMESTRE 2014 % I TRIMESTRE 2015

ACUMULADO

AÑO 2015

(BASE 100)

1. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO 77% 72% 8%

2. TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y

SERVICIO AL CIUDADANO 100% 100% 13%

3. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 100% 100% 48%

4. EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 100% 100% 28%

5. GESTIÓN FINANCIERA 83% 100% 21%

Como resultado de la gestión del primer trimestre 2014 vs. 2015, se puede observar

que el promedio de ejecución entre los dos períodos ha mejorado , si bien en la polí-

tica 1 disminuye 5 puntos porcentuales, situación que se presenta por el cambio de

plan de gobierno y la generación del nuevo Plan de Desarrollo, sin embargo la mejo-

ra sustancial se presenta en la política 5, relacionada con la Gestión financiera, en la

cual el cumplimiento subió con respecto al año anterior 13 puntos porcentuales.

Comparativo 1er trimestre 2014 Vs.

1er trimestre 2015

14

Gestión Misional y de Gobierno 72%

Transparencia, Participación y

Servicio al Ciudadano 100%

Gestión del Talento Humano 100%

Eficiencia Administrativa 100%

Gestión Financiera 100%

Cumplimiento general 94%

Este indicador refleja el cumplimiento de

las actividades desarrolladas en cada

una de las políticas durante el primer tri-

mestre del año, dando un cumplimiento

porcentual del 94% de lo programado.

Cumplimiento porcentual por acciones ejecutadas

Cumplimiento porcentual por acciones ejecutadas

Gestión Misional y de Gobierno 8%

Transparencia, Participación y

Servicio al Ciudadano 13%

Gestión del Talento Humano 48%

Eficiencia Administrativa 28%

Gestión Financiera 21%

Cumplimiento general 24%

Este indicador refleja el avance acumula-

do del año 2015 para el cumplimiento de

las actividades desarrolladas en cada

una de las políticas, dando un cumpli-

miento acumulado del 24%. BASE 100

Cumplimiento del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión Primer Trimestre 2015