OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL - EVALUACIÓN ESTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA IN-TEGRADO DE GESTIÓN

BOGOTÁ D.C., MARZO 2016

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EVALUACIÓN ESTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DEGESTIÓN

I. OBJETIVO

Evaluar el estado de implementación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo al Plande Acción emitido por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de laCircular 157 de 2013 y sus modificaciones.

II. OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Evaluar el avance de implementación de los productos del Sistema Integrado de Gestiónde acuerdo a los parámetros establecidos en la herramienta SISIG y reportar dicho infor-me a través del aplicativo dispuesto por la Alcaldía Mayor de Bogotá (Con corte al 31 dediciembre de 2015).

2. Revisión de procedimiento “Matriz de Cumplimiento Legal” que consolida los requisitos le-gales y/o normativos, asociados a los Subsistemas del Instituto.

3. Verificar el cumplimiento de lo establecido en las resoluciones de cada subsistema.

III. ALCANCE

El alcance va dirigido a la verificación de los 45 productos que dan cumplimiento a laimplementación del Sistema Integrado de Gestión, evaluando la gestión realizada por cadaresponsable de los subsistemas que lo conforman, con corte al 31 de diciembre de 2015.

Se tendrán en cuenta los informes de implementación y las verificaciones cruzadas querealizó la Secretaría Mayor de la Alcaldía de Bogotá, así como los resultados obtenidos en elaplicativo SISIG.

IV. METODOLOGIA

Se realizó la auditoria de acuerdo al procedimiento Auditorias Internas de Control Interno y alas normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen indagaciones, revisióny obtención de evidencias, con el fin de dar el soporte necesario para apoyar las conclusio -nes obtenidas.

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Al final de la auditoría se obtuvo como resultado el presente informe final el cual tiene comoobjeto comunicar las observaciones, recomendaciones, oportunidades de mejora y/o hallaz-gos, para que se definan para implementen controles que aseguren la confiabilidad en losresultados de la gestión y lograr el cumplimiento de la normatividad enunciada en el cumpli-miento de la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

Es de resaltar que es responsabilidad de cada una de las dependencias la implementaciónde los subsistemas y los requisitos que comprenden el Sistema Integrado de Gestión.

V. GENERALIDADES

Mediante el Decreto 651 de 2011 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, creó el Sistema Integradode Gestión Distrital, como una herramienta de gestión institucional y, a través del Decreto652 de 2011 que adopta la Norma Técnica Distrital “NTD-SIG 001:2011”, documento dondese consignan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, im-plementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distri -tales y agentes obligados. Así mismo, el Acuerdo No. 489 de 2012, en su Artículo 43. Seña-la el Fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional, y establece comometa: “Implementar en el 100% de las entidades el Sistema Integrado de Gestión”

Teniendo en cuenta que el Numeral 2 del Artículo 2 del Decreto Distrital 334 de 2013, esta-blece que los Jefes de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debeninformar sobre los “resultados del avance de la implementación y sostenibilidad del SistemaIntegrado de Gestión”, para ello se han realizado las mediciones a través del aplicativo delSistema Integrado de Gestión de las Entidades Distritales – SISIG (con corte a 31 de diciem-bre 2014 y 30 de junio de 2015) diseñado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor deBogotá, así como esta evaluación la cual tiene como fin, que se tomen decisiones frente alestado actual del SIG en cumplimiento de la normatividad vigente.

Por medio de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, se ha venido trabajando uncronograma acumulativo para realizar el seguimiento a la implementación del SIG, aprobadoen el mes de febrero de 2015 por la Comisión, el cual se establece:

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Fuente: Informe de Resultados Avance Implementación del Sistema Integrado de Gestión en el Distrito Capital, Bogotá, 09 de octubre de 2015

El Instituto ha obtenido en estos cortes los siguientes resultados:

Corte a 31 dediciembre de 2013

Corte a 30 de juniode 2014

Corte a 31 dediciembre de 2014

Corte a 30 de juniode 2015

Corte a 31 dediciembre de 2015

Parcial 18.09% Parcial 29.73% Parcial 40.88% Parcial 69.82% Parcial *Acumulado 67% Acumulado 83% Acumulado 80.00% Acumulado 79.00% Acumulado *

*No se ha registrado, evaluación que debe realizarse antes del 15 de febrero de 2016.

Fuente: Informes de Resultados Avance Implementación del Sistema Integrado de Gestión en el Distrito Capital, Bogotá, 31 de octubre de 2014 y 09 deoctubre de 2015.

Se observa que el Instituto ha venido implementando el Sistema Integrado de Gestiónparcialmente en los diferentes cortes: 31 de diciembre de 2013 en un 18% de 27%programado; 30 de junio de 2014 en un 30% de 36% programado; 31 de diciembre de 2014en un 41% de 51% programado y 30 de junio de 2015 en un 79% de 80%, mejorando laimplementación a través del tiempo, pero comparado con el promedio de implementación delas Entidades y Organismos Distritales se encontraría por debajo, dado que es de un 84%,con 5 puntos de diferencia.

Para este último trimestre la Secretaría General programó una verificación cruzada de 36productos, que se realizó en el último trimestre (octubre y noviembre) de la presentevigencia, por parte de los auditores del Distrito, verificando aleatoriamente algunosproductos. Para el IDRD la verificación se realizó el 30 de noviembre de 2015, en dondeevaluaron nueve productos de los cuales tres subieron calificación y un producto bajo lacalificación.

Los productos que subieron calificación son: Programa de Inducción y Reinducción (De 30 a100), Procedimientos Reporte de Accidentes de Trabajo (De 0 a 100) y Procedimientos deAuditorias (De 9 a 57). El producto que bajo, calificación fue Revisión por la Dirección (De 78a 39). Obteniendo entonces una nueva calificación total de 89% diez puntos más a laobtenida en el corte a 30 de junio de 2015, aclarando que solamente se verificaron nueveproductos de 36 productos programados para esta evaluación.

También es de aclarar que por parte de la Alcaldía Mayor de Bogotá, no se generaron todoslos 9 lineamientos de los productos programados para el corte a 31 de diciembre de 2015,quedando pendientes los del Procedimiento de Comunicaciones y el del Cuadro de Mando

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Integrado, razón por la cual no se puede valorar el total de los 45 productos.

VI. IMPLEMENTACIÓN SIG

Esta Oficina, realizó una verificación general de los 43 productos entregados por laSecretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, evidenciando el estado actual ycumplimiento de cada uno con sus respectivos soportes:

En los siguientes productos se observó su cumplimiento en el aplicativo ISOLUCION, endonde se evidencia el soporte que da cumplimiento al producto evaluado:

- Política y Objetivos- Objetivos Estratégicos- Política del SIG- Misión- Visión- Objetivos del SIG- Portafolio de Bienes y Servicios- Mapa de Procesos- Responsabilidad y Autoridad- Procedimiento de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales- Control de Documentos- Código de Ética- Plan de Capacitación- Plan de Inducción y Reinducción- Programa de Bienestar- Procedimiento de Reporte y Control de No Conformidades- Acciones de Mejora- Acciones Preventivas- Acciones Correctivas- Procedimiento Registro, Investigación y Análisis de los Incidentes- Procedimiento Investigación de Accidentes Laborales- Participación Ciudadana- Controles para la prestación del Servicio- Procedimiento Reporte de Accidentes de Trabajo- Planes Operativos- Planes de Mejoramiento- Manual del SIG

Estos veintiséis (27) elementos se encuentran a la fecha en un 100% de cumplimiento,

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respecto a la evaluación anterior realizada con corte a 30 de junio de 2015 por medio delSISIG, varían catorce (14) elementos de los cuales: dos (2) tenían una calificación entresetenta (70) y ochenta y cinco (85), seis (6) entre noventa (90) y noventa y cinco (95), dos(2) en treinta (30) y cuatro (4) en cero (0).

En cuanto a los siguientes productos se evidencia su cumplimiento con la Oficina Asesorade Planeación:

- Caracterización de Procesos- Mecanismos de Medición de la Satisfacción de los Usuarios y Partes Interesadas

Estos dos (2) elementos se encontraban en un 100% y al verificarlos continúan con lamisma calificación.

Los productos faltantes (14 productos) se encuentran en proceso por las siguientes razones:

1) Plan de Comunicaciones: Este producto se encuentra en la verificación final por parte delJefe de Oficina del Área de Comunicaciones.

2) Activos de la Información: Continúan con el desarrollo de la matriz, dados lineamientos dela ley 1712 de 2014 y la clasificación de la información para lo cual necesitan el apoyo delÁrea de Archivo y Correspondencia.

3) Referenciación Competitiva: Se encuentra en proceso la estandarizar de lareferenciación competitiva, las directrices ya fueron suministradas por RC CONSULTORES,pendiente revisar información con el Área Deportes.

Este producto según el lineamiento dado, debe promover los ejercicios de referenciaciónentre las entidades y organismos Distritales con el fin de lograr la búsqueda sistemática ycontinúa de experiencias que pueden aportar positivamente al fortalecimiento de su gestión.Así mismo, con este lineamiento se pretende fortalecer el desarrollo e implementación delSistema Integrado de Gestión Distrital, en el que a partir del análisis de los resultados de losejercicios de referenciación, se pretende aportar a la mejora e innovación del know how (elsaber cómo) de la entidad, dando cumplimiento a los requisitos establecidos en el numeral6.15. Referenciación Competitiva de la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011 y en laMatriz de Análisis de los Productos (Matriz de Enfoque, Implementación y Resultado) dadapor la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

4) Normograma: Respecto a este lineamiento, se entregaron los normogramas a finales dela vigencia sobre los requisitos legales relacionados con operación, seguridad y salud en eltrabajo, ambiente, seguridad informática y gestión documental, pero no se alcanzaban arealizar las verificaciones correspondientes por parte de la Oficina de Control Interno, para lo

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cual se programara para la vigencia 2016. Se elaboró el procedimiento respectivo el cual seencuentra en ISOLUCION para su consulta.5) Plan Institucional de Respuesta a Emergencias – PIRE: Producto en proceso paraelaborar el Plan Institucional de Respuestas a Emergencias – PIRE, se evidencia que elIDIGER envió comentarios y observaciones al IDRD para corregir los documentos, a lafecha no se han corregido y no se ha reenviado al IDIGER para su aprobación.Responsabilidad de la Subdirección Técnica de Parques. Es el producto que menos se haavanzado.

6) Control de Registros: Falta generar la estandarización de los cuadros de caracterizacióndocumental como listado maestro de registros, responsabilidad de la Secretaría General.

7) Política de Riesgos SIG: Se encuentra pendiente para su actualización, en cuanto selevanten los mapas de riesgos de cada subsistema.

8) Mapa de Riesgos: Se encuentra en proceso el diligenciamiento de las Matrices de Riesgode Seguridad y Salud en el trabajo, seguridad de la información, ambiental y riesgodocumental, las cuales se observa que han presentado demoras e incumplimientos a loscompromisos con la Oficina Asesora de Planeación.

9) Sistema de Gestión de Unidades de Información: No sean estandarizado losprocedimientos de gestión documental, entre ellos están: administración decorrespondencia, centro de documentación, gestión de archivo y préstamo de documentosen archivo a la fecha no se han entregado por parte de Secretaria General ajustados para laposterior revisión de la Oficina Asesora de Planeación. Responsabilidad de la SecretariaGeneral.

10) Gestión Documental: No sean estandarizado los procedimientos de gestión documental,entre ellos están: administración de correspondencia, centro de documentación, gestión dearchivo y préstamo de documentos en archivo a la fecha no se han entregado por parte deSecretaria General ajustados para la posterior revisión de la Oficina Asesora de Planeación.Responsabilidad de la Secretaria General.

11) Procedimiento Auditorias SIG: No se han programado las auditorias del SIG, solamentese tiene el procedimiento aprobado, se encuentra pendiente para programarlas para el 2016.

12) Revisión por la Dirección: Se encuentra pendiente debido a que no se han realizado lasauditorias del SIG insumo principal para su elaboración, dado que en la vigencia 2015solamente se realizó la Revisión de la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad.

13) Responsabilidad Social: Este lineamiento se encuentra en proceso de construcción dadoque se entregó en octubre del 2015 por parte de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

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14) Identificación y Atención Necesidades de Infraestructura Física: Este lineamiento seencuentra en proceso de construcción dado que se entregó en octubre 2015 por parte de laAlcaldía Mayor de Bogotá.

Adicionalmente para implementar los Subsistemas de Gestión, se debieron crear controlesoperacionales por cada subsistema, de la mano con RC CONSULTORES con el fin deidentificar aquellas operaciones y actividades sobre las que es necesario aplicar medidas decontrol, como consecuencia de su influencia en los riesgos identificados en el Instituto, y deesta forma planificar tales actividades para que se desarrollen bajo condiciones controladas.

La base de este control operacional, está precisamente en establecer y mantener políticas,planes, procedimientos, metodologías e instructivos documentados que garanticen que lasoperaciones y actividades de la organización se desarrollan en concordancia con loscriterios operacionales fijados en la Entidad y así evitar desviaciones respecto a laplaneación y programación establecida.

Los controles operacionales pendientes se describen a continuación (informaciónsuministrada por RC CONSULTORES):

Controles Operacionales de Seguridad

- Se encuentra pendiente la plantilla los PVE Ergonómico, PVE psicosocial y el visual.

- No se evidencia entrega de los programas incluido el documento del SG-SST.

- No se evidencia la caracterización de accidentalidad por diagnóstico, actualizacióndel diagnóstico sociodemográfico, y el modelo de exámenes médicos ocupacionales.

Controles Operacionales Ambientales

- Plan de Gestión de Residuos Peligrosos y No Peligrosos desactualizado.

- No se ha entregado los Programas de Gestión Ambiental.

- En cuanto a los instructivos de uso del agua, uso de energía, uso del papel no se hanentregado sus modificaciones

- Los procedimientos de uso eficiente de recursos y el de incidentes y accidentesambientales, no se han entregado y este último no se ha avanzado en el tema.

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Controles Operacionales de Seguridad de la Información

- Pendiente finalizar el diligenciamiento de los “Cuadros de Clasificación documental”

- Pendiente finalizar la elaboración de la matriz de análisis de riesgos. Actualmentedesde el área de sistemas está solicitando información a los procesos paracompletarla.

- Se encuentra en desarrollo, establecer competencia del personal que tendráresponsabilidades sobre el subsistema de Gestión de Seguridad de la Información.

- En espera y ajuste de los procedimientos: Otorgar acceso a los medios deprocesamiento de información, monitoreo del uso de los medios de procesamiento deinformación y protección del intercambio de información, con la colaboración de losadministradores de cada una de las plataformas tecnológicas (bases de datos,servidores, antivirus, seguridad de la información y comunicaciones), este último debeser revisado y ajustado por el proceso “Gestión Documental”, SubdirecciónAdministrativa y Financiera” y “Oficina de Comunicaciones”.

- El Área de sistemas, tiene pendiente ajustar y aprobar la versión final del documentoplan de contingencias.

- Pendiente actualizar los resultados de la medición en ISOLUCION, a partir de losindicadores del área de sistemas y objetivos de seguridad de la informacióndefinidos.

Al evaluar estos catorce (14) elementos, se determina que tres (3) elementos se reportaronque se encontraban en un 100% de porcentaje implementación en el aplicativo SISIG, perose observa que están alrededor de un 80% a 90%: Plan de Comunicaciones, Sistema deGestión de Unidades de Información y Política de Administración del Riesgo.

Los otros productos se encuentran en desarrollo, pero los productos con corte al 30 de juniode 2015, deberían haber cumplido las características evaluadas al 100% dado que hanpasado más de 6 meses de la programación establecida por la Secretaría General de laAlcaldía Mayor, entre ellos se encuentran seis (6) productos: Revisión por la Dirección, PlanInstitucional de Respuesta a Emergencias, Control de Registros, Normograma, Mapa deRiesgos SIG, Procedimiento Auditorias del SIG. Pero cabe resaltar que de estos productosuno (1) se encuentra con una muy baja implementación lo cual no es aceptable para elestado en que se encuentra la Entidad en la implementación del SIG: Plan Institucional de

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Respuesta a Emergencias.

Respecto a la evaluación con corte a 31 de diciembre de 2015 que se realizó por elaplicativo SISIG en donde se evaluaron los 45 elementos el Instituto obtuvó un porcentajede implementación de un 71.345%, en donde nuevamente sobresale el Plan Institucional deRespuesta a Emergencias con un porcentaje de 0%, así mismo se encuentran 5 productosmás pero son elementos que sus lineamientos se dieron a finales de la vigencia 2015 y loscuales se encuentran en proceso de implementación así mismo, igualmente los otros cinco(5) productos mencionados anteriormente reportan una implementación entre el 27% y el75% y a su vez se incluyen los productos de: Responsabilidad y Autoridad, Plan deComunicaciones, Controles para la Prestación del Servicio, Caracterización de Procesos,Mecanismos de Medición de la Satisfacción de los Usuarios y Partes Interesadas, Sistemade Gestión de unidades de Información, Política de Administración del Riesgo,Procedimiento de Comunicaciones, Sistema de Medición y Seguimiento Estructurado yResponsabilidad Social, componentes que los lineamientos se dieron en el segundosemestre del 2015 (Se anexa evaluación del porcentaje de implementación del SIG,aplicativo SISIG de la Alcaldía Mayor de Bogotá).

VI. OBSERVACIONES Y HALLAZGOS

A continuación se presentan las observaciones y hallazgos que ésta evaluación determina,con el fin de determinar y promover el mejoramiento. Se deberá generar un plan de acciónpara los hallazgos describiendo sus causas, correcciones si amerita, acciones correctivas,responsables y fechas de cumplimiento a través del formato “Plan de Mejoramiento de laContraloría Distrital” para su aprobación por parte de esta Oficina y posteriormente serpublicado en el aplicativo ISOLUCION, una vez quede en firme el presente informe. Encuanto a las observaciones si el auditado las considera igualmente deberá generarlas en elaplicativo ISOLUCION e informar a esta Oficina:

Observaciones

A continuación se relacionan las observaciones para su consideración:

Observación 1. Oficina Asesora de Planeación. Se recomienda continuar con la coordina-ción de la implementación frente al Informe y observaciones dadas en la verificación cruzadaque realizó la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Observación 2. Todos los Responsables de los Subsistemas. Para el corte del 31 de

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diciembre de 2015, se tenía programado la entrega de nueve (9) productos de los cuales;dos (2) productos la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá no ha entregado loslineamientos pertinentes, cinco (5) se encuentran en proceso de implementación y dos (2)se encuentran en revisión y aprobación.

Dado lo anterior y en general se hace necesario que los responsables que se encuentrancon elementos pendientes para la implementación del SIG, definan un cronograma detrabajo para cumplir con la implementación del SIG, para así lograr el 100% de laimplementación y cumplir los tiempos establecidos por la Secretaría General de la AlcaldíaMayor de Bogotá.

Observación 3. Todos los Responsables de los Subsistemas. Continuar con laconsolidación y validación de la información de las matrices de aspectos e impactosambientales (PACA - PIGA). Así como tener en cuenta las recomendaciones de la SecretaríaDistrital de Ambiente, sobre la matriz para los 5 escenarios (UDS, UCAD, PARLACIO DELOS DEPORTES, COMPLEJO ACUATICO Y CAMPIN). Se sugiere comenzar aimplementarla en esta vigencia, realizando los seguimientos y mediciones respectivas encada matriz.

Observación 4. Todos los Responsables de los Subsistemas. Tener en cuenta lasobservaciones descritas y los compromisos adquiridos con las matrices de riesgo a validar:

- Seguridad y Salud Ocupacional – S&SO: Socializar, ejecutar las acciones así comolas mediciones y seguimientos respectivos de las matrices de peligros y riesgos delos parques y riesgos. ÁREA DE TALENTO HUMANO

- Gestión de la Seguridad de la Información –SGSI: Incluir los controles del Plan deManejo (indicadores, acciones, entre otros). ÁREA DE SISTEMAS

- Gestión Ambiental – SGA: Frente a la matriz del PIGA realizar las medicionesrespectivas, implementarla y la del PACA validarla lo antes posible y comenzar arealizar las mediciones de la presente vigencia. ÁREA DE APOYO CORPORATIVO

- Gestión Documental y Archivo – SIGA: Realizar nuevamente una validación con laSecretaría General del IDRD, dado que se cambió de administración. Igualmenteiniciar la implementación y mediciones en la presente vigencia. SECRETARIAGENERAL

Observación 5. Todos los Responsables de los Subsistemas. Se recuerda que todos losresponsables de los subsistemas deben cumplir las funciones descritas en la Resoluciónlineamientos dados en la Resolución No. 658 del 2014, “ARTICULO DECIMO TERCERO:Funciones de los Equipos Técnicos:

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1. Se efectuarán reuniones de carácter ordinario, para revisar la implementación,mantenimiento y mejoramiento continuo del subsistema. De las reuniones, seelaborarán actas, donde consten las decisiones y el seguimiento a los compromisosadquiridos en cada sesión realizada.

2. Elaborar, revisar y actualizar la documentación necesaria para dar cumplimiento a losrequerimientos establecidos en NTD SIG 001 :2011.

3. Implementar las acciones y controles operacionales establecidos en cada subsistemade conformidad con la normatividad vigente.

4. Establecer los indicadores de gestión, realizar las mediciones y el análisis de datos.5. Generar las acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias para el

fortalecimiento continúo del subsistema a su cargo, así como realizar el seguimientoa las mismas.

6. Presentar al Comité del SIG informes sobre resultados y propuestas frente a laimplementación, mantenimiento y mejoramiento continúo de cada subsistema.

7. Las demás requeridas para el funcionamiento eficaz de cada subsistema, queincluyen las establecidas en las respectivas resoluciones de conformación decomités”

Observación 6. Todos los Responsables de los Subsistemas. Si bien es cierto que más del70% de los productos e información del Sistema Integrado de Gestión están publicados enel aplicativo ISOLUCION, no se evidencia una socialización y/o difusión del sistema queinteriorice a todos los niveles de la entidad que cuenta el Instituto (funcionarios ycontratistas), lo cual debió ser paralelo a la implementación de cada producto, con el fin deque se apropien de este nuevo instrumento de coordinación y gestión para el mejoramientodel servicio a la ciudadanía y el ciudadano.

Se recomienda establecer un plan de comunicación o una campaña masiva de socializaciónpor subsistema del Sistema Integrado de Gestión, pasando por lo básico hasta los temasmás complejos.

Hallazgos

A continuación se presentan los hallazgos que deben suscribir un plan de mejoramiento enel aplicativo ISOLUCIÓN:

Hallazgo 1. No se evidencia a la fecha el cumplimiento de los lineamientos dados para elproceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión – SIG, en el tiempo

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establecido por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Corte a 31 de junio de2015 tener implementado 36 productos al 100%, igualmente en el corte de 31 de diciembrede 2015 se continua evidenciando que no se han implementado, los siguientes productos:Revisión por la Dirección: Producto el cual contaba con una calificación por el SISIG concorte a 30 de junio de 2015 de 78%, pero en la calificación dada por la verificación cruzadaque realizó la Secretaría General de la Alcaldía Mayor el 30 de noviembre de 2015 bajo estacalificación a 39% y para la calificación por el SISIG con corte a 31 de diciembre de 2015 de28% bajando igualmente. RESPONSABILIDAD DE LA OFICINA ASESORA DEPLANEACIÓN.

Plan Institucional de Respuesta a Emergencias: Este producto es el que más bajacalificación tiene en la evaluación realizada por el SISIG con corte a 30 de junio de 2015,con un 5%, incumpliendo el requisito 5.5 Preparación y Respuesta ante Emergencias(teniendo en consideración lo establecido en la Resolución 1016 de 1989 del Ministerio deTrabajo y el Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de la Protección Social.). Para lacalificación por el SISIG con corte a 31 de diciembre de 2015 fue de 0%.RESPONSABILIDAD DE LA SUBDIRECCIÓN TÉCNICA DE PARQUES.

Control de Registros: Aunque este producto cuenta con el procedimiento aprobado ypublicado en el aplicativo ISOLUCION, no se ha estandarizado los cuadros decaracterización documental como listado maestro de registros. Obtuvo una calificación en elSISIG de 82% con corte al 30 de junio de 2015. Dado esto se reevaluó la calificación en elSISIG con corte a 31 de diciembre de 2015 obteniendo un 56% bajando respecto a laanterior. RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARÍA GENERAL

Normograma SIG: Producto con una calificación de 94% en el aplicativo SISIG con corte al30 de junio de 2015, aunque cuenta con el procedimiento y la matriz de requisitos legales nose ha realizado la evaluación periódica de lo legal, que permite evaluar los requisitos legalesrelacionados con los subsistemas que conforman el SIG, dado lo anterior esta calificaciónbajo según el SISIG con corte a 31 de diciembre de 2015 a 75%. RESPONSABILIDADOFICINA DE CONTROL INTERNO.

Procedimiento Auditorias del SIG: La calificación con corte al 30 de junio de 2015, en elaplicativo del SIG reportaba 9%, pero en la calificación dada por la verificación cruzada querealizó la Secretaría General de la Alcaldía Mayor el 30 de noviembre de 2015 subió a 57%,dado que no se han realizado auditorias bajo la NTD SIG 001:2011. Pero para el corte a 31de diciembre de 2015 calificación dada por el SISIG fue de un 71% subiendo respecto a laanterior. RESPONSABILIDAD OFICINA DE CONTROL INTERNO.

Hallazgo 2. De 17 productos que tenían un porcentaje de implementación del 100% por elaplicativo SISIG con corte al 30 de junio de 2015, 3 productos se observó que continúan en

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AlCAloiA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

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Sistema de Gestión de Unidades de Información: No se han actualizado los procedimientosrelacionados con este producto: Administración de correspondencia, centro dedocumentación, gestión de archivo, y préstamo de documentos en archivo, calificaciónobtenida a 31 de diciembre de 2015 del 58%. RESPONSABILIDAD SECRETARíAGENERAL.

Política de Administración del Riesgo: Se encuentra pendiente para su actualización, dadoque se deben involucrar todos los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión,calificación obtenida a 31 de diciembre de 2015 del 90%. OFICINA ASESORA DEPLANEACIÓN.

Hallazgo 3. Subdirección Administrativa y Financiera - Área apoyo Corporativo -PIGA. De acuerdo a los documentos que dan por implementado los componentes que serelacionan con el Subsistema de Gestión Ambiental a la fecha no se evidencia los siguientessoportes aprobados y socializados en el aplicativo ISOLUCION:

1. Programa ambiental 20152. Programa ambiental 20163. Plan de Gestión de Residuos Peligrosos y No Peligrosos desactualizado4. Actualización de los Instructivos de uso del agua, uso de energía, uso del papel5. Actualización de los procedimientos de uso eficiente de recursos y el de incidentes y

accidentes ambientales.

Atentamente,

LUIS FRA I CO CANTE CÉSPEDESJefe Oficina de Control Interno

Proyecto: Eduardo Torres Lugo - Profesional Especializado Oficina de Control Interno ~

Calle 63 No. 59A .06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coInfo: Linea 195Código Postal: 111221 ~8

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,BoGOTAMEJORPARA TODOS

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