INFORME FINAL DE AUDITORIA GESTIÓN DE FACTURACIÓN

2016

JORGE HERNÁN RESTREPO

CONTROL INTERNO

01 NOVIEMBRE DE 2016

INFORME FINAL DE AUDITORIA GESTIÓN DE FACTURACIÓN

I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO, E.S.E.

VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0

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CÓDIGO: GE.CI.814.55.30.FO.05

INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

VERSIÓN 3

Fecha Aprobación 05/06/2013

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORIA

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIÓN DE FACTURACIÓN

VIGENCIA 2016



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VERSIÓN 3


Cartago, 01 de Noviembre de 2016 Doctor MARCO ANTONIO ACEVEDO RIVERA Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca Estimada Doctora: Como Auditor Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2016, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría realizada al subproceso de facturación. Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la Norma ISO 19011. Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas. Agradezco la colaboración recibida del personal del subproceso de facturación, para el desarrollo del trabajo. Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada Atentamente, ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO BIBIANA ANDREA SAAVEDRA NAGLES Asesor de Control Interno Asesora Sistema de Gestión de Calidad



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CONTENIDO

N°

Pág.

1.

FECHA DE AUDITORIA E INFORME 4

2.

OBJETIVO 4

3. ALCANCE

4

4. 1. PROCESO AUDITADO 4

5. 1. HECHOS RELEVANTES 2.

4

6. 2. METODOLOGÍA 5

7.

FORTALEZAS 6

8.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA 7

9. 3. DEBILIDADES – OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 12

10. 4. RECOMENDACIONES 17

11. 5. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 18

12. 6. ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA 20

13.

7. CUADRO OBSERVACIONES DE AUDITORIA 23



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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

07 de Octubre de 2016 01 de Noviembre de 2016

2. OBJETIVO Evaluar la gestión del subproceso de facturación en materia de admisión, liquidación y recaudo de servicios de salud, contratados en las modalidades de evento y cápita. 3. ALCANCE La evaluación tendrá en cuenta el periodo 2015 - 2016 4. PROCESO AUDITADO

Gestión financiera / Gestión de facturación

5. HECHOS RELEVANTES La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos administrativos. En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud, Ambuq y Caprecom es de aproximadamente 60.000 usuarios. La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la Unidad hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de



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salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud. La Entidad tiene en la actualidad contratos por la modalidad de capitación y evento con las EPSS Coosalud y Ambuq. 6. METODOLOGÍA Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

Determinación de los procedimientos de auditoría

Elaboración de papeles de trabajo

Obtención y análisis de evidencias

Revisión documental

Revisión de procedimientos

Observación directa La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado. Lista de documentos revisados

Caracterización del proceso

Arboles de problema del subproceso

Indicadores de gestión del subproceso de facturación

Reportes de concurrencia

Actas de facturación

Comunicaciones oficiales internas

Expedientes del coordinador de facturación



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Se destaca la realización de evaluaciones periódicas a los actores del proceso de facturación. Se observa que la Coordinación de facturación envía periódicamente a las directivas de la Institución, la evaluación de producción y errores de los facturadores de los diferentes servicios. Se observó la generación periódica de reportes de actividades pendientes por liquidar por cada facturador, estos controles permiten disminuir la incidencia de glosas administrativas y pérdida de recursos económicos. Se observaron actas de facturación en las cuales se evidencia la realización de sensibilizaciones y capacitaciones orientadas a subsanar los errores y fallos más observados en los actores del subproceso de facturación. Se observó en la vigencia 2016 mejoramiento en torno al registro de las remisiones por parte de los actores del subproceso de facturación. Los controles que se vienen realizando permiten reducir el impacto en el registro de información y liquidación de servicios de salud. La implementación del nuevo sistema de información SIHOS, ha permitido que los servicios ambulatorios sean liquidados antes de ser realizados. Se evidencia que los tiempos de respuesta son los definidos en la ley 1438 de 2011 y el porcentaje de glosa es inferior al 5%.

7. FORTALEZAS



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El subproceso de facturación hace parte del proceso de apoyo denominado gestión financiera, este es liderado en el nivel directivo por el Subgerente Administrativo y Financiero y tiene un líder de proceso del nivel técnico denominado coordinador de facturación. En la estructura organizacional se evidencia que el coordinador de facturación depende directamente el directivo Subgerente administrativo y financiero; dentro de los actores del proceso se identifican contratistas encargados de realizar pre-auditoría de cuentas; se observó que líder del subproceso realiza labores relacionadas con gestión de cartera, esta situación permite determinar que las funciones no se encuentran estandarizadas. Tabla 1, Facturadores según servicio

SERVICIO N° DE FACTURADORES

Consulta externa 11

Urgencias 6

Promoción y prevención 1

Total 18

Fuente: Facturación Tabla 2, Indicadores de gestión del subproceso de facturación

Denominación del indicador

2012 2013 2014 2015

Facturación de servicios modalidad capitación

0 0 0 104%

Facturación de servicios modalidad evento

0 0 0 94%

Radicación de facturas modalidad capitación

0 0 0 3

8. DESARROLLO DE LA AUDITORIA



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Radicación de facturas modalidad evento

0 0 0 97%

Recaudo de copagos y cuotas moderadoras

0 0 0 85%

Consolidado facturación 0 0 0 99%

Evaluación de desempeño personal asociado al proceso administrativo de facturación

0 0 0 2,50%

Fuente: Facturación Problemas relevantes identificados por el subproceso de facturación Problema 1 El Departamento de cuentas médicas viene presentando problemas, en la liquidación de servicios por modalidad de evento y la radicación oportuna de la facturación generada. Causas

Dificultades en el cierre oportuno de las historia clínicas

Escasos controles por parte del personal de vigilancia en las salidas de los usuarios

Falta de compromiso por parte del personal administrativo y asistencial Efectos

Detrimento patrimonial

Pérdida de recursos

Consolidado de cartera poco confiable Problema 2 No existe información discriminada de las facturas canceladas por parte de las EPS, lo cual genera problemas en la consolidación de la información en el departamento de cartera y



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contabilidad. Causas

Las EPS no reportan los valores cancelados por número de factura

No se cuenta con acceso a la información de los pagos realizados

Falta de organización por parte de las EPS Efectos

No se puede contabilizar el pago realizado a las facturas

Dificultad en el cruce de cartera

Consolidado de la información poco confiable Caracterización del subproceso de facturación Tabla 3, Caracterización del subproceso de facturación

PROCESO: AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCEDIMIENTO: GESTION FINANCIERA ( FACTURACION)

OBJETIVO: Registrar, digitar y facturar los servicios de salud a las EPS-S, EPS-C, Aseguradoras y otras entidades

LIDER DEL PROCESO: Coordinador de Facturación y Jefe de Sistemas

ENTRADA / INSUMO

PH VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

SALIDA USUARIOS PROCESOS

Proveedor Entrada PRODUCTO

Y/O SERVICIO

INTERNO EXTERNO

Gerencia Subgerencia Administrativa y financiera Talento humano Coordinador de facturación Jefe de sistemas

Solicitud de capacitaciones a los facturadores. Actos administrativos Resoluciones, acuerdos.

P

Definir plan de acción, indicadores de gestión y mapa de riesgos. Conocimiento de la normatividad actual sobre facturación Coordinar la programación de capacitación con talento humano Evaluaciones y notificación de errores al personal administrativo de facturación.

Plan de acción, indicadores y mapa de riesgos. Evidencias de capacitaciones. Personal capacitado Resultados de evaluaciones.

Todos los Facturadores- Auxiliares del Call center

Usuario

EPS- FOSYGA y H Identificación del usuario Archivo de Subgerencia Usuarios



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usuario Solicitud de servicio de salud requerido por el usuario

Facturación de servicios de salud y generación de RIPS

facturación por capitación y evento. Generación de RIPS

Administrativa y financiera- Subgerencia Científica- Área de cartera

EPS-S EPS-C

Facturadores

Facturas generadas a la contratación por capitación y eventos

H

H

Auditoría a la facturación. Buscar errores e inconsistencias entre los facturado y lo ordenado en las historias clínicas. Anulación de facturas por errores de registros Corrección de errores. Auditoria de pertinencia administrativa Notificación de las inconsistencias en la generación de RIPS

Reporte de errores de facturación. Reporte de inconsistencias en generación de RIPS Informe de auditoría. Informe de RIPS

Subgerencias Facturadores Coordinador de facturación

EPS-S EPS-C Aseguradoras

Subgerente Científico Auditor medico Control interno

Informes de auditorias

V

Plan de mejora Socialización de errores Capacitaciones como plan de mejora

Plan de mejoramiento acciones correctivas y preventivas

Facturadores de centros de salud, área de urgencias y hospitalización.

EPS-S EPS-C Aseguradoras

POLITICAS DE OPERACIÓN

CONTROLES

INDICADORES

Bases de datos actualizadas a cada uno de los contratos vigentes. Auditoria de facturas Auditoria de RIPS Notificación y corrección de errores Capacitaciones Evaluaciones

Eficacia: Errores de facturación: Número total de errores en facturación detectados y gestionados / Número total de facturas realizadas. Eficiencia: facturas generadas: Número total de facturas generadas sin errores / numero notal de usuarios atendidos en un tiempo determinado. Efectividad: Porcentaje de glosas: Número total de facturas generadas / número total de glosas generas por pertinencia administrativa. Tasa de satisfacción global: Facturas generadas por evento y capitación radicadas en los tiempos establecidos en Resolución 3047 de 2008.

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION



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INFORMACION PRIMARIA

QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA

Actualizaciones en normas y procesos de salud El Ministerio de La protección Social Leyes, acuerdos, decretos y resoluciones

INFORMACION SECUNDARIA

QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA

Mecanismos de facturación Coordinador de facturación Mediante memorandos

Actualización en normatividad Coordinador de facturación Por medio de capacitaciones

Socialización de contratos Coordinador de facturación Mediante memorandos

Errores de facturación Coordinador de facturación Mediante reuniones y capacitaciones

Errores en generación de RIPS Jefe de sistemas Mediante oficio

RECURSOS

HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIERO

Técnico profesional en administración en salud Auxiliares administrativo en salud

Software SG1, computadores, impresoras y papelería Dinero: base de caja

SISTEMAS INTEGRADOS

NTCGP 1000:2009 CALIDAD

MECI 1000:2005 CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO

4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.

1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1. Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Auto evaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.

Política 1. Desarrollo del Talento Humano. Política 2. Democratización de la Entidad Pública. Política 4. Moralización y Transparencia de la Gestión Pública.

Fuente: MECI actualizado.



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1. Estandarización de procedimientos: Se evidencia que se realiza auditoría de las

órdenes versus la facturación de manera periódica, pero no existe un proceso estandarizado que permita tener controles de las actividades ejecutadas y de la conformidad de las mismas, los procedimientos del subproceso de facturación no se encuentran documentados, estandarizados, adoptados y divulgados, estas situaciones dificultan la gestión, evaluación y seguimiento del mismo, además de la consecución de los objetivos.

La caracterización del subproceso de facturación se encuentra desactualizada y el objetivo consignado en la misma orienta al hacer y no a los resultados que debe lograr el subproceso de facturación relacionado con la efectiva liquidación de cuentas o facturas que permitan a la institución generar los ingresos requeridos para tener estabilidad financiera y presupuestal.

2. Planeación del subproceso de facturación: Aunque se cuenta con un plan de acción

asociado al subproceso de Facturación el mismo no se alinea de forma efectiva con los objetivos estratégicos de la Institución, la planeación del subproceso no se encuentra articulada con el direccionamiento de la Entidad.

Causa: Existencia de procedimientos desactualizados y deficientes controles que

permitan su revisión y actualización

Efecto: Resultados de gestión deficientes en el subproceso de facturación y

posible pérdida de ingresos para la Institución

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Modulo de control de planeación y gestión

Causa: Deficiencias en la metodología empleada para la formulación del plan de

desarrollo institucional y falta de integralidad entre los diferentes

instrumentos de planeación institucional

Efecto: Bajo impacto de las acciones ejecutadas por el subproceso de facturación


9. DEBILIDADES O HALLAZGOS



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3. Talento Humano en salud: Se evidencio que el subproceso de facturación no cuenta con

personal certificado en las competencias laborales para desarrollar como asociados las actividades propias del área de facturación, se evidencia incumplimiento en la normatividad vigente en materia de talento humano en salud; se observó que en la vigencia 2013 el actual Coordinador de facturación realizó la gestión para certificar al personal de planta y contratistas del subproceso, sin embargo los actores que fueron certificados en la época no se encuentran en la actualidad vinculados al subproceso de facturación, se denota debilidad relacionada con rotación interna y externa.

4. Reprocesos y duplicidades en el subproceso de facturación: Durante el

procedimiento auditor se observaron errores recurrentes en la facturación de servicios de

salud por parte de los facturadores, situación ampliamente evidenciada y documentada

por los líderes del proceso, estas situaciones generan para la Institución incremento de

los gastos por concepto de carga administrativa y desperdicio de recursos como el papel,

de igual forma genera pérdida de ingresos; uno de los casos analizados es el de la

facturación de elementos incluidos en servicios como lancetas y tirillas, antes estas

situaciones el auditor de cuentas debe refacturar generando de esta forma sobre costos

en materia administrativa y desperdicio de papel. Por otro lado se observaron gran

proporción de facturas anuladas por deficiente facturación.

Causa: Deficientes procedimientos de selección de personal y debilidades en los

perfiles requeridos para el desarrollo de cargos y procesos

Efecto: Incumplimiento de objetivos del subproceso debido a la falta de

competencias del saber de los actores del mismo

Criterio: Ley 1164 de 2007 – Ley de talento humano en salud

Causa: Deficiencias en la selección del personal que integra el subproceso y

debilidades en torno a la estandarización del subproceso

Efecto: Incumplimiento de los objetivos del subproceso de facturación y

afectación de la situación financiera de la Entidad




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5. Cierre de historias clínicas: Se evidencio durante la auditoria, que una de las

situaciones problema de mayor impacto negativo para el subproceso, es el no cierre oportuno en el sistema de información de la historia clínica de urgencias por parte de los médicos, esta situación afecta el normal funcionamiento del subproceso y en especial la radicación de facturas ante las EPSS, generándose en ocasiones radicaciones extemporáneas, la ineficiente operación del sistema de información por parte de los médicos afecta el cumplimiento en los tiempos de radicación de facturas.

6. Gestión de errores en del subproceso de facturación: Durante el procedimiento auditor se evidenció que el líder del proceso reporta periódicamente a las directivas los errores, evaluaciones, mediciones y seguimientos realizados a los actores del subproceso de facturación, sin embargo no se observaron evidencias del análisis realizado en espacios de decisión como el comité de gerencia, el reporte de errores realizada por el líder de proceso no ha sido utilizada para la toma de decisiones. Se observó truncamiento del ciclo PHVA debido a que no se realizan actividades en la fase del actuar por parte de las directivas de la Institución.

7. Control de ingreso y egreso de pacientes: Se observaron deficiencias en el

funcionamiento de las actividades de apoyo de vigilancia y portería, se evidencia la fuga de pacientes y el egreso de usuarios sin boletas de salida en el servicio de urgencias, los controles implantados por la Institución para administrar los riesgos de fuga de pacientes han sido inefectivos y no se han tomado medidas pertinentes para mejorar los mismos,

Causa: Problemas culturales por parte de los médicos de la Entidad y debilidades

en el seguimiento

Efecto: Radicación extemporánea de facturas

Criterio: Decreto 943 de 2014, Decreto 4747 de 2007 y Resolución 3047 de 2008

Causa: Subvaloración del proceso de facturación en la cadena de valor de la

Entidad

Efecto: Permanencia en el tiempo de errores recurrentes que conllevan al

incumplimiento de objetivos del subproceso

Criterio: Decreto 943 de 2014 – Modulo de control de evaluación y seguimiento



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estas situaciones generan pérdida de recursos económicos y fallos en la prestación del servicio de salud.

8. Recaudo de copagos y cuotas moderadoras: Durante la revisión documental se

evidencio que el recaudo de copagos y cuotas moderadoras se ve afectado en su

normalidad debido a usuarios que manifiestan no tener dineros para cancelar la

respectiva cuota, el subproceso de facturación se ve afectado en sus resultados debido a

la ausencia dentro de la estructura organizacional de un profesional en trabajo social que

acompañe y complemente las actividades del facturador en torno a la exoneración de

pagos a los usuarios.

9. Matriz de contratación: Se observó que los facturadores del servicio de urgencias no

administran adecuadamente la matriz de contratación entregada por los líderes del

subproceso, esta herramienta de gestión es subvalorada por los actores del proceso, esta

situación conlleva a la materialización de riesgos asociados a la presentación de errores

en la facturación de servicios de salud que a su vez se pueden convertir en glosas y

pérdida de recursos económicos para la Entidad.

Causa: Debilidades en los controles implantados para la administración de los

riesgos identificados

Efecto: Incrementos de incidentes y eventos adversos y pérdida de recursos

económicos


Causa: Modelación deficiente de la estructura del subproceso de facturación

Efecto: Incumplimiento de objetivos del subproceso de facturación


Causa: Debilidades en la modelación del subproceso y deficiencias en la cultura

organizacional

Efecto: Presentación de errores recurrentes que conllevan al incumplimiento de

los objetivos del subproceso



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10. Compensación de los actores del subproceso de facturación: Durante el

procedimiento auditor, se evidencio que los actores del subproceso que prestan servicios

de facturación en el área de urgencias se encuentran en su mayoría inconformes con la

compensación recibida por su labor, esto, ya que consideran tener una asignación similar

a la de los actores del servicio de consulta externa y manifiestan que la exigencia en el

servicio de urgencias es mayor, debido a la complejidad de la facturación, la atención de

usuarios conflictivos y lo extenso de los turnos, esta situación afecta el cumplimiento de

los objetivos y la normalización del subproceso.

11. Gestión documental del subproceso: Dentro de los documentos revisados en el procedimiento auditor, se encontraron algunos formatos que no cuentan con procesos de control de calidad, algunos formatos como los denominados test 1 y test 2 no se encuentran codificados y aprobados por el líder del sistema integrado de gestión administrativa SIGA, es necesario que el subproceso de facturación se ciña a los preceptos normativos internos y externos en materia de gestión documental.

Nota: Las anteriores debilidades deberán ser subsanadas a través de acciones de mejoramiento, sin perjuicio de realizar los ajustes y modificaciones producto de las anotaciones generadas en las listas de chequeo de los contratos.


Causa: Modelación deficiente de la estructura del subproceso de facturación y

subvaloración del mismo

Efecto: Incumplimiento de objetivos del subproceso de facturación


Causa: Fallas en la articulación e integración de los subsistemas del SIGA

Efecto: Producción documental deficiente

Criterio: Ley 594 de 2000



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Se recomienda mejorar los procesos de selección de los actores del proceso de facturación generando perfiles pertinentes para los estudios y experiencia requeridos en facturación.

Se recomienda realizar arqueos permanentes a las diferentes cajas del subproceso de facturación, dejando la evidencia pertinente.

Es recomendable realizar actividades de educación y sensibilización que permitan mejorar la cultura de la revisión por parte de los facturadores adscritos al subproceso.

Se recomienda proponer un mecanismo de publicación de las matrices de contratación que facilite que las mismas se encuentren siempre disponibles en el servicio de urgencias, además es recomendable publicar las mismas de forma proactiva en la página web institucional.

Mejorar el cumplimiento de la ley anti-trámites en torno a las autorizaciones de servicios de salud, disponer de personal idóneo para tramitar las autorizaciones de los usuarios ante las EPSS ante la inexistencia de mecanismos virtuales.

Realizar convenios con instituciones de educación para certificar los actores del subproceso de facturación.

Solicitar a talento humano, capacitaciones en la humanización del servicio y sentido de pertenencia

Estandarizar los procedimientos del subproceso de facturación y revisar la caracterización adoptada en torno al objetivo y las actividades del ciclo PHVA.

Considerar la posibilidad jurídica, técnica y administrativa de crear mecanismo para el cobro de glosas a los responsables de las mismas.

10. RECOMENDACIONES



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La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión del subproceso de facturación es aceptable, Desde la perspectiva del sistema de control interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos. El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

Miembros del Equipo auditor y firma

JORGE HERNÁN RESTREPO BIBIANA ANDREA SAAVEDRA NAGLES Asesor de Control Interno Asesora sistema de Gestión de Calidad

11. CONCLUSIONES



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ANEXO 1 LISTAS DE CHEQUEO



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LISTA DE CHEQUEO

Proceso Auditado: GESTIÓN FINANCIERA / GESTIÓN FACTURACIÓN

Auditor Líder: JORGE HERNÁN RESTREPO

Área o departamento: FACTURACIÓN

Responsable: ALCIBIADES ROMERO

N° CRITERIO

C NC NA OBSERVACIÓN SUBPROCESO DE FACTURACIÓN

1 El subproceso de facturación se encuentra caracterizado

X

2 Objetivo del subproceso de facturación X

El objetivo encontrado está orientado a actividades y a realizar, no se orienta a resultados a alcanzar

3 Existen planes específicos del subproceso de facturación

X

4 Se encuentran documentados, adoptados y socializados los procedimientos del subproceso de facturación

X No se evidenciaron procedimientos documentados, estandarizados, adoptados y divulgados

5 ¿Cuenta el subproceso con los recursos necesarios y suficientes para la operación exitosa del mismo?

X

6 El talento humano se encuentra motivado y existe equidad en las funciones asignadas

X

Se evidencio no conformidad por parte de los facturadores de urgencias en torno a la remuneración, consideran que la misma debe ser diferenciada con relación a la de consulta externa

7 La capacitación de los facturadores contratados por la Entidad es suficiente para el desempeño de las funciones

X

8

Existen niveles de autoridad y responsabilidad en el subproceso, las funciones están distribuidas lógica y técnicamente?

X



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9 Se evalúa el desempeño de los facturadores de la Institución?

X Se observó la realización de evaluaciones periódicas

10 Se gestionan los errores de la facturación X

Se observó el reporte de errores por parte de los líderes del proceso, sin embargo existen falencias

11 Se calculan y analizan periódicamente indicadores de gestión del subproceso de facturación?

X

12 La validación o verificación de derechos se realiza de forma clara?

X

Existen falencias en la validación o verificación de derechos debido a la no estandarización de los procedimientos

13 Se toman decisiones con fundamento en los informes de auditoría realizados por el líder de proceso?

X

Se observó que las directivas de la Entidad no analizan los reportes entregados por los líderes de proceso

14 Se realizan auditorias y arqueos de caja de forma permanente?

X Se observó la realización periódica de auditorías, no se observó la ejecución de arqueos de caja

15 La gestión de RIPS es oportuna y efectiva X

16 Se liquidan adecuadamente las cuentas X Se observaron falencias en torno a la liquidación de cuentas

17 Se pierden recursos económicos producto de deficiencias o fallos en la facturación?

X Se observa que la Institución pierde recursos debido a errores que no se subsanan

18 Se parametrizar adecuadamente los contratos en el sistema de información

X

19 Se realiza auditoria previa a las facturas X

20 Se registran adecuadamente las remisiones X Se observó mejoramiento en torno al registro de las remisiones

21 Existe cultura de la revisión por parte de los facturadores de la Institución

X No se observa cultura de revisión por parte de los actores del subproceso de facturación



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22

Se hace seguimiento a las glosas, se realizan reuniones para retroalimentar a los facturadores y personal asistencial acerca de las mismas?

X En las reuniones que se realizan con los facturadores se socializan las glosas generales

23 Existen mecanismos para el cobro de glosas por errores en la liquidación de servicios de salud

X

Se observaron controles relacionados con la generación de reportes periódicos de actividades no facturadas, sin embargo no existen mecanismos orientados al cobro de glosas administrativas

24 Las matrices de contratación se divulgan ampliamente a los facturadores y demás actores del proceso

X

Se observa que los líderes del proceso divulgan ampliamente las matrices de contratación, son embargo los facturadores no tienen controles adecuados para consultar este mecanismo

25 Se recaudan efectivamente los recursos correspondientes a copagos?

X

26 Tramita la institución las autorizaciones requeridas por el usuario?

X

Se observó que la IPS no cumple totalmente la ley anti-tramites en esta materia de autorizaciones ante EPSS

27 Actividades de evaluación y medición de las competencias de los facturadores

X

Se evidencian evaluaciones periódicas a los actores del proceso de facturación, al parecer las mismas no son empleadas en la toma de decisiones

28 Gestión documental del subproceso de facturación

X

Se observan test los cuales no se encuentran estandarizados y no tienen procedimientos de calidad

29 Compensación del talento humano X

Se observa que los facturadores del servicio de urgencias tienen una compensación similar a los de consulta externa



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ANEXO 2 CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA



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CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA

RESPUESTA DEL LÍDER DE PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA

1.Estandarización de procedimientos: Se evidencia que se realiza auditoría de las órdenes versus la facturación de manera periódica, pero no existe un proceso estandarizado que permita tener controles de las actividades ejecutadas y de la conformidad de las mismas, los procedimientos del subproceso de facturación no se encuentran documentados, estandarizados, adoptados y divulgados, estas situaciones dificultan la gestión, evaluación y seguimiento del mismo, además de la consecución de los objetivos. La caracterización del subproceso de facturación se encuentra desactualizada y el objetivo consignado en la misma orienta al hacer y no a los resultados que debe lograr el subproceso de facturación relacionado con la efectiva liquidación de cuentas o facturas que permitan a la institución generar los ingresos requeridos para tener estabilidad financiera y presupuestal.

2. Planeación del subproceso de facturación: Aunque se cuenta con un plan de acción asociado al subproceso de Facturación el mismo



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no se alinea de forma efectiva con los objetivos estratégicos de la Institución, la planeación del subproceso no se encuentra articulada con el direccionamiento de la Entidad.

3. Talento Humano en salud: Se evidencio que el subproceso de facturación no cuenta con personal certificado en las competencias laborales para desarrollar como asociados las actividades propias del área de facturación, se evidencia incumplimiento en la normatividad vigente en materia de talento humano en salud.

4. Reprocesos y duplicidades en el subproceso de facturación: Durante el procedimiento auditor se observaron errores recurrentes en la facturación de servicios de salud por parte de los facturadores, situación ampliamente evidenciada y documentada por los líderes del proceso, estas situaciones generan para la Institución incremento de los gastos por concepto de carga administrativa y desperdicio de recursos como el papel, de igual forma genera pérdida de ingresos; uno de los casos analizados es el de la facturación de elementos incluidos en servicios como lancetas y tirillas, antes estas situaciones el auditor de cuentas debe refacturar generando de esta forma sobre costos en materia administrativa y desperdicio de papel. Por otro lado se observaron gran proporción de



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facturas anuladas por deficiente facturación.

5. Cierre de historias clínicas: Se evidencio durante la auditoria, que una de las situaciones problema de mayor impacto negativo para el subproceso, es el no cierre oportuno en el sistema de información de la historia clínica de urgencias por parte de los médicos, esta situación afecta el normal funcionamiento del subproceso y en especial la radicación de facturas ante las EPSS, generándose en ocasiones radicaciones extemporáneas, la ineficiente operación del sistema de información por parte de los médicos afecta el cumplimiento en los tiempos de radicación de facturas.

6. Gestión de errores en del subproceso de facturación: Durante el procedimiento auditor se evidenció que el líder del proceso reporta periódicamente a las directivas los errores, evaluaciones, mediciones y seguimientos realizados a los actores del subproceso de facturación, sin embargo no se observaron evidencias del análisis realizado en espacios de decisión como el comité de gerencia, el reporte de errores realizada por el líder de proceso no ha sido utilizada para la toma de decisiones. Se observó truncamiento del ciclo PHVA debido a que no se realizan actividades en la fase del actuar por parte de las directivas de la Institución.



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7. Control de ingreso y egreso de pacientes: Se observaron deficiencias en el funcionamiento de las actividades de apoyo de vigilancia y portería, se evidencia la fuga de pacientes y el egreso de usuarios sin boletas de salida en el servicio de urgencias, los controles implantados por la Institución para administrar los riesgos de fuga de pacientes han sido inefectivos y no se han tomado medidas pertinentes para mejorar los mismos, estas situaciones generan pérdida de recursos económicos y fallos en la prestación del servicio de salud.

8. Recaudo de copagos y cuotas moderadoras: Durante la revisión documental se evidencio que el recaudo de copagos y cuotas moderadoras se ve afectado en su normalidad debido a usuarios que manifiestan no tener dineros para cancelar la respectiva cuota, el subproceso de facturación se ve afectado en sus resultados debido a la ausencia dentro de la estructura organizacional de un profesional en trabajo social que acompañe y complemente las actividades del facturador en torno a la exoneración de pagos a los usuarios.

9. Matriz de contratación: Se observó que los facturadores del servicio de urgencias no administran adecuadamente la matriz de contratación entregada por los líderes del subproceso, esta herramienta de gestión es subvalorada por los actores del proceso, esta situación conlleva a la materialización de



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riesgos asociados a la presentación de errores en la facturación de servicios de salud que a su vez se pueden convertir en glosas y pérdida de recursos económicos para la Entidad.

10. Compensación de los actores del subproceso de facturación: Durante el procedimiento auditor, se evidencio que los actores del subproceso que prestan servicios de facturación en el área de urgencias se encuentran en su mayoría inconformes con la compensación recibida por su labor, esto, ya que consideran tener una asignación similar a la de los actores del servicio de consulta externa y manifiestan que la exigencia en el servicio de urgencias es mayor, debido a la complejidad de la facturación, la atención de usuarios conflictivos y lo extenso de los turnos, esta situación afecta el cumplimiento de los objetivos y la normalización del subproceso.

11. Gestión documental del subproceso: Dentro de los documentos revisados en el procedimiento auditor, se encontraron algunos formatos que no cuentan con procesos de control de calidad, algunos formatos como los denominados test 1 y test 2 no se encuentran codificados y aprobados por el líder del sistema integrado de gestión administrativa SIGA, es necesario que el subproceso de facturación se ciña a los preceptos normativos internos y externos en materia de gestión documental.



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Documents

INFORME FINAL DE AUDITORIA GESTIÓN DE FACTURACIÓN