INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA GESTIÓN DE LA …€¦ · salud, la Institución cuenta con una Unidad Móvil Asistencial la cual permite la accesibilidad de las personas en situación

2016

JORGE HERNÁN RESTREPO

CONTROL INTERNO

JORGE HERNÁN RESTREPO

CONTROL INTERNO21/01/2016

INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIA GESTIÓN DE LA INTERVENCIÓN

FARMACIA INFORME FINAL

I.P.S. DEL MUNICIPIO DE

CARTAGO, E.S.E. VALLE DEL CAUCA Nit: 836.000.386-0

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CÓDIGO: EVCI.814.55.30.FO.05

INFORMES DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

VERSIÓN 2

Fecha Aprobación 22/07/2011

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE

ÁREA DE GESTIÓN CLÍNICA O ASISTENCIAL

GESTIÓN DE LA INTERVENCIÓN – GESTIÓN DE FARMACIA

VIGENCIA 2015



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Cartago, 21 de Enero de 2016

Doctor HUGO EDUARDO CEDEÑO ESPINOZA

Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca

Estimado Doctor Hugo Eduardo Cedeño: Como Auditor Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al

Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2016, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría de segunda generación parte al proceso de gestión de la intervención, subproceso Tercerizado de farmacia.

Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de

auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la norma ISO 19011.

Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los

correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas.

Agradezco la colaboración recibida del personal de la Farmacia, para el desarrollo del

trabajo.

Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada

Atentamente,

JORGE HERNAN RESTREPO Auditor Líder



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CONTENIDO

N° Pág.

1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME 4

2. OBJETIVO 4

3. ALCANCE 4

4. 1. PROCESO AUDITADO 4

5. 1. HECHOS RELEVANTES 4

6. 2. METODOLOGÍA 9

7. 3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 10

8. FORTALEZAS 14

9. 4. DEBILIDADES – OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 15

10. 5. RECOMENDACIONES 21

11. 6. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 22

12. 7. ANEXO 1. LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA 23

13. 8. CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA 27



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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

08 de Enero de 2016 21 de Enero de 2016

2. OBJETIVO

Evaluar la gestión de la entrega de medicamentos de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. a través de la auditoria de los indicadores de eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del

servicio farmacéutico.

3. ALCANCE

La auditoría tendrá como alcance las vigencias 2014 y 2015.

4. PROCESO AUDITADO

Área de gestión de la rehabilitación– Gestión farmacéutica

5. HECHOS RELEVANTES

La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se

realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos

administrativos.

En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud, Ambuq y Caprecom es de aproximadamente 60.000 usuarios, además de la población pobre no asegurada.

La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la



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Sede hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de

salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud, la Institución cuenta con una Unidad Móvil Asistencial la cual permite la accesibilidad de las personas en situación de vulnerabilidad del Municipio.

El servicio de farmacia (suministro de medicamentos) se contrató en el segundo semestre de

la vigencia 2015 con la Empresa MEDIVALLE SF SAS, el contrato legalizado fue el N° 039 por valor de novecientos sesenta millones de pesos ($960.000.000), esta Empresa es representada legalmente por Anderson Gaminara Angulo, el contrato se suscribió bajo la

modalidad de capitación; se observa que en el primer semestre de la citada vigencia no se realizaron procedimientos de contratación para el suministro de medicamentos.

El objeto del contrato N° 039 de 2015 fue el siguiente: “SUMINISTRAR DE MANERA CONTINUA Y PERMANENTE, LOS MEDICAMENTOS E INSUMOS POS QUE SE

ENCUENTRAN REGULADOS POR EL ACUERDO 029 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2011, Y LAS DEMÁS NORMAS QUE LO ADICIONEN, MODIFIQUEN O SUSTITUYAN Y POR LAS CLÁUSULAS DEL PRESENTE CONTRATO A LOS CENTROS DE SALUD URBANOS,

PUESTOS DE SALUD RURALES Y A LA SEDE HOSPITALARIA PERTENECIENTES A LA I.P.S. DEL MUNICIPIO DE CARTAGO E.S.E., DE IGUAL MANERA, DISPENSAR LOS

MEDICAMENTOS A LA TOTALIDAD DE USUARIOS DE LAS EPS CON LAS CUALES LA IPS DEL MUNICIPIO DE CARTAGO VALLE E.S.E TENGA CONTRATOS VIGENTES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO”.

Las obligaciones del contratista consignadas en el contrato fueron las siguientes:

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Son obligaciones del CONTRATISTA en general, cumplir

a cabalidad con el objeto contractual y desarrollar las siguientes actividades:

a) Entregar a los usuarios de las EPS-S con las cuales el contratante tenga relación

contractual que se encuentren en la bases de datos que suministren dichas EPS en el

momento de la firma del presente contrato, validada por La Secretaría de Salud Municipal, los medicamentos e insumos incluidas en el POS, según formulación que realicen los

médicos o los especialistas de la I.P.S. Municipal.

b) Llevar control de los medicamentos con el objeto de prevenir su vencimiento, obtener su

cambio oportuno y cumplir con los requisitos mínimos que garanticen su conservación de acuerdo a la normatividad vigente.



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c) Garantizar que los medicamentos que en virtud del contrato se suministren, sean de

reconocida calidad y contengan en su presentación el número de registro INVIMA correspondiente. Para efectos de la supervisión del contrato, el contratista deberá conservar en sus archivos, por el termino del contrato y por el que establezcan las normas generales de

archivo, el listado de medicamentos que suministrara a los usuarios de la IPS, con el número de registro sanitario de cada uno de los laboratorios fabricantes, dicho listado podrá ser

verificado, por el supervisor en cualquier tiempo.

d) Mantener en las farmacias ubicadas en la IPS DEL MUNICIPIO DE CARTAGO ESE un

Stock con la cantidad necesaria de medicamentos para garantizar la entrega oportuna a los usuarios de la IPS, para lo cual se elaborara a la firma del contrato acta suscrita por las

partes, la cual se actualizara, mes a mes con el listado de medicamentos que no fueron entregados de inmediato, es decir de los que generaron pendientes, dicho Stock, podrá ser verificado por el supervisor del contrato o por un delegado de este, y de ser necesario ante

quejas presentadas por los usuarios sobre entregas inoportunas, este requerirá al contratista para que cumpla con el Stock acordado, la Gerencia, podrá con sus recursos adquirir los medicamentos que hagan falta, suministrarlos a los dependientes del contratista, mediante

acta, o en su defecto directamente a los usuarios; y posteriormente, descontar los valores, al precio al que adquirió los medicamentos o insumos más el 12% del valor, al momento de

efectuar los pagos, operación que se tendrá en cuenta en el acta de liquidación final del contrato.

e) Mantener abiertas y funcionando las droguerías que conforman la Red de Distribución

convenida en los horarios de atención establecidos.

f) Garantizar el suministro de medicamentos en la Sede Hospitalaria las 24:00 horas de

lunes a lunes y en las Sedes Ambulatorias (Ciprés, San Joaquín, Zaragoza) de las 7:00 a

las 11:30 y de las 13:00 a las 17:30 horas de lunes a viernes.

g) Abstenerse de entregar medicamentos con base en fórmulas no diligenciadas

completamente o que presenten enmendaduras, borrones o tachones, o que superen los 03 días de su expedición.

h) Verificar que la formula o prescripción médica esté elaborada por el personal de salud

competente y que cumpla con las características del Artículo 17 del Decreto 2200 de



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2005, cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 19, del citado Decreto.

i) Abstenerse de cambiar medicamentos prescritos en las respectivas fórmulas médicas

por otro medicamento similar o elementos de otra índole por su propia decisión o insinuación del usuario.

j) Almacenar y conservar los medicamentos objeto del contrato, de conformidad con las

reglamentaciones legales vigentes. El incumplimiento a esta obligación legal, será causal de terminación unilateral del contrato en lo que al suministro de medicamentos se refiere,

por parte de EL CONTRATANTE.

k) Atender en condiciones de igualdad y oportunidad a la población objeto del presente

contrato, frente a los demás usuarios.

l) Atender oportuna y eficazmente las solicitudes que le formule la I.P.S. en el desarrollo

y ejecución del objeto del presente contrato.

m) Cumplir con los ordenamientos éticos y morales que impone el ejercicio de las

actividades, objeto del presente contrato.

n) Entregar al CONTRATANTE a la presentación de la factura, copia de las factura de

venta como soporte de la transacción realizada; entregar el original de la misma al

momento de la cancelación por parte del Contratante.

o) Contratar a su costa al personal encargado de la administración y manejo de las

respectivas farmacias, y en ningún caso exigirá relación de carácter laboral entre el personal contratado y LA I.P.S.

p) Pagar los aportes a la seguridad social integral y parafiscales a que haya lugar de su

personal, presentando mensualmente copia de dichos aportes a la I.P.S.

q) En caso de mora superior a cinco días en el pago de salarios al personal que suministra



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los medicamentos, por parte de MEDIVALLE SF SAS, esta empresa autoriza expresamente a

la IPS del Municipio de Cartago ESE, para que esta entidad pague directamente a este personal sus salarios y los gastos de seguridad social, valores que serán descontados del pago mensual.

r) El contratista se obliga a entregar los medicamentos una vez formulados, de manera

inmediata, en caso de que se presenten pendientes, estos deberán entregarse, dentro de Las 48 HORAS siguientes a su solicitud por parte del usuario, de conformidad con lo establecido en la Resolución 1604 de 2013.

s) Presentar los siguientes informes mensualmente: SISMED, relación de pacientes con

polifarmacia, indicadores con tiempo de espera para la entrega de medicamentos, proporción de fórmulas entregada de manera completa, proporción de fórmulas entregadas de manera oportuna, RIPS de la cápita, RIPS del evento, 4505, semaforización, listado mínimo de stock

de medicamentos en cada una de las sedes, indicadores de oportunidad en fórmulas.

t) Capacitaciones al personal de la IPS sobre el manejo de antibióticos equivalencias y

buenas prácticas de dilución y estabilidad de medicamentos, procesos de servicio farmacéutico uso racional de medicamentos entre otros. Ruta de eventos adversos y

farmacovigilancia (ruta de recolección de medicamentos vencidos) Cronograma de capacitaciones a los usuarios y funcionarios de la Institución.

v) Manejo y supervisión de faltantes ruta para notificar faltantes.



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6. METODOLOGÍA

Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

Determinación de los procedimientos de auditoría

Elaboración de papeles de trabajo

Elaboración de listas de chequeo para los requisitos del suministro de medicamentos

Obtención y análisis de evidencias

Revisión documental

Revisión de procedimientos

Observación directa

La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente

son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado.



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Durante el procedimiento auditor se revisaron los registros que la farmacia utiliza para el cálculo del indicador de oportunidad, los mismos se administran en una hoja electrónica, la

cual se consolida mensualmente y se reporta al área estadística. Entrega de medicamentos

MES COOSALUD AMBUQ CAPRECOM TOTAL

Enero 7820 7732 0 15552

Febrero 6747 6960 0 13707

Marzo 7211 7633 0 14844

Abril 6884 7070 13954

Mayo 6761 7569 0 14330

Junio 6426 7400 0 13826

Julio 6650 7873 0 14523

Agosto 6334 7183 0 13517

Septiembre 6906 7992 0 14898

Octubre 6834 8267 0 15101

Total 68573 75679 0 144252

Fuente: Medivalle

Cumplimiento

Mes Cumplimiento

Enero 98%

Febrero 92%

Marzo 99%

Abril 99%

Mayo 100%

Junio 100%

Julio 100%

Agosto 100%

Septiembre 100%

7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA



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Octubre 100%

TOTAL 99%

Fuente: Medivalle

Se revisaron los manuales adoptados por la Farmacia los cuales fueron actualizados en la vigencia 2015, los revisados fueron los siguientes:

Protocolo de Dispensación Ambulatorio MEDIVALLE

Protocolo de Dispensación Hospitalario MEDIVALLE

Procedimiento Recepción, verificación técnica y almacenamiento de medicamentos y/o

dispositivos médicos. Se revisaron los mecanismos de control de temperatura y humedad relativa, para el registro

de este control se emplea el siguiente formato.

Gráfico 1, Registro de temperatura y humedad relativa

Fuente: Medivalle

GTC - FT - 04

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PAGINA

1 DE 1

CIUDAD: DEPARTAMENTO: MES: AÑO:

SEDE:

DIA

HORA DEL

REGISTRO

(A.M.)

REGISTRO

TEMPERATURA

AMBIENTE 15ºC - 30ºC

REGISTRO

HUMEDAD

MAXIMO 70%

FIRMA

FUNCIONARIODIA

HORA DE

REGISTRO

(P.M.)

REGISTRO

TEMPERATURA

AMBIENTE 15ºC - 30ºC

REGISTRO

HUMEDAD

MAXIMO

FIRMA

FUNCIONARIO

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31

GESTIÓN TECNICA

REGISTRO DE TEMPERATURA AMBIENTE & HUMEDAD RELATIVA

RESPONSABLE AREA:

IDENTIFICACION DEL EQUIPO:

Fecha de Vigencia:

UBICACION DEL EQUIPO:

OBSERVACIONES:

MAÑANA TARDE



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Gráfico 2, Dispositivo de control de temperatura y humedad relativa

Fuente: Medivalle

Uno de los factores neurálgicos que se revisó durante el procedimiento auditor fueron los

mecanismos de control empleados para la entrega de faltantes y pendientes, se evidencio la existencia de controles informales, los pendientes son enviados al lugar de residencia de los usuarios, sin embargo no se generan registros suficientes para evidenciar el funcionamiento

de este mecanismo.

Gráfico 3, formato de mecanismos pendientes

Fuente: Medivalle



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El mecanismo de control de vencimientos fue revisado, se evidencian políticas para la realización de las verificaciones periódicas, se llevan registros a lápiz y se asignan responsables por cada estantería.

Gráfico 4, Registro de control de vencimientos

Fuente: Medivalle El procedimiento auditor permitió la verificación del cumplimiento de los requisitos

contractuales, se constató que la farmacia tiene puntos de atención dispuestos en los diferentes centros asistenciales, prestando servicio las veinticuatro (24) horas en urgencias y

hospitalización.

Gráfico 5, Punto de atención Farmacia Sede Hospitalaria

Fuente: Control Interno IPS del Municipio de Cartago E.S.E.



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Se observó mejoramiento en torno a la logística de la farmacia, la reducción en las quejas por faltantes es un indicador de importancia.

Coordinación del proceso, uno de los factores de éxito de la farmacia, es la importante

labor de coordinación y liderazgo que se ejerce.

Se aprecian controles técnicos orientados a garantizar la operación efectiva del servicio de suministro de medicamentos.

La realización continúa de capacitaciones y sensibilizaciones orientadas al personal de la

IPS del Municipio de Cartago E.S.E. es una fortaleza identificada.

Se aprecia la resolutividad en la entrega de los medicamentos intrahospitalarios, gracias a la conformación de la red de prestadores que se gestionó por parte del contratista.

Se aprecia el mejoramiento en la coordinación de la farmacia, ya que se le da evidencio que se le da solución a la mayoría de las solicitudes realizadas por los coordinadores de la

sede hospitalaria.

Se resalta la labor del Regente de farmacia ya que se evidencia la creación y seguimientos a procesos y procedimientos, acompañamiento en asesorías y consultas

realizadas por los diferentes funcionarios de la Institución.

8. FORTALEZAS



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1. Indicador de oportunidad en la entrega de medicamentos: Durante el

procedimiento auditor se evidencio que el Indicador de oportunidad en la entrega de medicamentos es calculado deficientemente, los registros utilizados no tienen en cuenta la variable tiempo, los días de espera para la entrega de la prescripción son

omitidos en el cálculo; por otro lado, se dan por entregadas satisfactoriamente fórmulas que fueron dispensadas de forma incompleta.

El anexo tecnico de la Resolución 1446 de 2006 establece la ficha tecnica basica del indicador denominado “Oportunidad de entrega de medicamentos POS”, este define la

siguiente definición operacional: Numerador Número total de medicamentos POS

ordenados por el médico que son entregados por la farmacia desde la primera vez que el afiliado o su representante presenta la fórmula.

Denominador Número total de medicamentos POS solicitados a la farmacia por el afiliado o su representante durante el período

Unidad de medición Relación porcentual Factor 100

Formula de calculo Divide numerador entre el denominador y se multiplica por 100. El resultado se presenta con una cifra decimal

La debilidad en el calculo del indicador se presenta en el numerador, ya que no se tiene en cuenta el tiempo de entrega de los diferentes intems que hacen parte de la

formula, los medicamentos registrados como pendientes no son tenidos en cuenta.

Causa: Diseño del indicador de oportunidad en la entrega de medicamentos

Efecto: La gestión en torno al suministro de medicamentos no es medida y analizada de

forma real.

Criterio: Resolución 1446 de 2006

9. DEBILIDADES O HALLAZGOS



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2. Infraestructura de la Farmacia: Durante el procedimiento auditor se evidencio que

las paredes de la farmacia presentan humedades que pueden afectar la operación y conservación de los medicamentos dispuestos, por otro lado se evidencian ventanas

en la bodega que no aíslan efectivamente el calor.

Grafico 6, Imágenes bodega de la Farmacia


Causa: Deficiencias en las obras de mantenimiento efectuadas, afectación de obras

anteriores

Efecto: Afectación de las condiciones ambientales controladas de la farmacia

Criterio: Resolución 2003 de 2014



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3. Verificación de vencimientos: Se observaron mecanismos para el control de

vencimiento de medicamentos, se evidencio que cada uno de los actores de la farmacia tienen asignadas determinadas estanterías y debe realizar los chequeos

programados para constatar la respectiva semaforización, la debilidad encontrada tiene relación con el registro de las verificaciones, ya que los mismos son realizados a

lápiz, esto no garantiza la confiabilidad, transparencia y trazabilidad del control implantado.

Grafico 7, Formato de semaforización

Fuente: Control Interno IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Causa: Desconocimiento de los preceptos y ordenamiento en materia de gestión

documental y control de registros

Efecto: Posible materialización del riesgo de vencimiento de medicamentos

Criterio: NTC GP 1000 de 2009 - 4.2.4.

4. Evidencias de análisis de incidentes y eventos adversos: Durante la auditoria se

observó que los actores de la farmacia realizan eventualmente análisis de posibles

incidentes y/o eventos adversos, de estos procedimientos no se generan actas o informes que permitan evidenciar la realización de los citados análisis, se denotan

deficiencias en el control de registros.



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Causa: Desconocimiento de los preceptos y ordenamiento en materia de gestión

documental y control de registros

Efecto: Inefectividad en el diseño de controles y en la ejecución de acciones de

mejoramiento

Criterio: NTC GP 1000 de 2009 - 4.2.4.

5. Peticiones, quejas y reclamaciones: Se identificó que la farmacia contratada no

cuenta con mecanismos propios para recepcionar y gestionar peticiones, quejas y

reclamaciones, no se observaron mecanismos que permitan a los usuarios radicar directa o indirectamente las PQR; por otro lado no se evidenciaron acciones de

mejoramiento derivadas de las quejas presentadas en el SIAU de la IPS relacionadas con el servicio de suministro de medicamentos.

Causa: Deficiencias en la modelación del proceso misional

Efecto: Limitado mejoramiento y posible incumplimiento en los tiempos de respuesta de

mecanismos de participación ciudadana

Criterio: Ley 1437 de 2011 y Ley 1438 de 2011 articulo 76.

6. SISMED: Durante el procedimiento auditor se observó Incumplimiento en la

presentación del informe denominado SISMED, de acuerdo a lo evidenciado en el

informe de interventoría y supervisión del mes de octubre de la vigencia 2015 del contrato 039 y de acuerdo a lo manifestado por la líder del área de almacén y suministros de la Empresa Social del Estado, se determinó que la Farmacia no

entrega con oportunidad la información requerida para presentar el citado informe, situación que se configura en incumplimiento de las obligaciones del contratista.

Causa: Deficiencias en el sistema de información de la Farmacia

Efecto: Posibles procesos sancionatorios

Criterio: Contrato 039 de 2015 y Circular 01 de 2007

7. RIPS: Los Registros Individuales de Prestación de Servicios entregados por la

Farmacia, no cumplen con criterios técnicos y de consistencia, ya que no superan los validadores de la Gobernación del Valle del Cauca y del Municipio de Cartago, los



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controles implantados por el tercero son insuficientes o poco efectivos, de acuerdo a

información suministrada por el Área de sistemas la Institución solo reporta RIPS de medicamentos de urgencias.

Causa: Deficiencias en el diseño y operación de los controles del proceso

Efecto: Incumplimiento en el reporte de actividades y posible desequilibrio financiero

Criterio: Resolución 3374 de 2000 y Resolución 1531 de 2014 Ministerio de Salud y Protección Social

8. Gestión documental: Se evidencio que la farmacia contratada no realiza

procedimientos de gestión documental adecuados que permitan la conservación y consulta de los documentos propios de su gestión, se evidencio la utilización de AZ las

cuales no permiten asegurar la preservación de los documentos.

Grafico 8, Archivo documental de la Farmacia

Fuente: Control Interno IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Causa: Deficiencias en la modelación de los procesos de apoyo

Efecto: Perdida, daño y deterioro de documentos de la Farmacia

Criterio: Ley 594 de 2.000 Art. 2.

9. Registro de pendientes: Se observó que los formatos de pendientes no son

diligenciados de forma oficial en todos los casos, se evidencio un caso donde estos

formatos no se utilizan y los actores del proceso de farmacia optan por plasmar en una



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VERSIÓN 2


nota anexa el medicamento faltante, esta práctica debilita la calidad de los controles

implantados.

Grafico 9, Formula pendiente


Causa: Informalidad de los controles implantados en el proceso

Efecto: Inefectividad de los controles, insatisfacción del usuario

Criterio: Contrato 039 de 2015

10. Competencias del personal: Durante el procedimiento auditor se evidencio que la

mayoría de empleados que integran la farmacia no cumplen con los requisitos de

estudios establecidos en la normatividad aplicable, los actores en su mayoría no tienen las mil seiscientas (1.600) horas de técnico farmacéutico.

Causa: Procesos informales y escasos controles en la selección del personal

Efecto: Incumplimiento en la normatividad vigente, posibles eventos adversos y deficiencias

en la atención al usuario

Criterio: Decreto 4904 de 2009



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Es recomendable que los manuales, guías y protocolos adoptados por la farmacia se codifiquen de forma particular, es fundamental que la estructura documental de la farmacia sea propia.

Es recomendable que cuando se realicen capacitaciones o sensibilizaciones que no se encuentren descritas taxativamente en las cláusulas contractuales, se solicite al representante legal de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y al Supervisor del contrato

aprobar la modificación en las temáticas a dictar.

La integración de las actividades de capacitación que realiza la farmacia al plan institucional de capacitaciones es una importante mejora, ya que de esta forma se intervienen problemas

y necesidades relevantes de la Entidad.

Es recomendable que las capacitaciones realizadas y orientadas a funcionarios públicos de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. cuenten con el respectivo registro fotográfico y que

las mismas sean evaluadas.

Se recomienda a la Empresa Social del Estado realizar con oportunidad los trámites respectivos ante las UES (Unidad Ejecutora de Saneamiento) para la custodia,

administración y dispensación de medicamentos de control especial.

10. RECOMENDACIONES



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La Oficina de Control Interno como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión del proceso auditado es favorable, desde la perspectiva del sistema de control

interno, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos.

El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las

acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

Miembros del Equipo auditor y firma

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO CLAUDIA ALEJANDRA SANCHEZ C

Asesor de Control Interno Profesional Universitario

11. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA



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VERSIÓN 2


ANEXO 1

LISTAS DE CHEQUEO



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VERSIÓN 2


LISTA DE CHEQUEO

N° CRITERIO C NC NA OBSERVACIÓN

1 Indicadores de la Farmacia, oportunidad, satisfacción.

X

Oportunidad no distingue cuantas órdenes completas se dispensan, dan por entendido

que entregando uno de los medicamentos formulados se cumple con toda la orden, el

indicador se encuentra en 3 días.

2 Verificación del mecanismo de entrega de medicamentos en casa

X

Se implementó informalmente

en 2015, en el 2016 se está implementando oficialmente.,

3 Registro de pendientes para la entrega de medicamentos

X

El formato no está impreso, no se toma la firma del usuario, se está diseñando la ruta para la

entrega de medicamentos en casa, en la actualidad se entregan en casa pero los

registros no son oficiales.

4 Infraestructura de la Farmacia, cumplimiento de

estándares habilitantes X

Se evidenciaron adecuaciones

de infraestructura en la farmacia en la vigencia 2015, no se ha realizado autoevaluación de

estándares de habilitación.

5 Mecanismos de verificación de vencimientos X

Cada funcionario tiene estanterías asignadas para realizar la verificación

correspondiente, se aprecia formato de verificación diligenciado a lápiz.



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6 Verificar farmacovigilancia X Se realizan análisis y reportes, sin embargo no quedan registros de los mismos

7 Verificación manual de calidad de la Farmacia y procedimientos

X

Se evidencio que el manual de calidad fue actualizado en la vigencia 2015 por la farmacia

tercerizada.

8 Verificar socialización del manual de calidad de

la Farmacia X

Se apreciaron socializaciones de los manuales y

procedimiento de la farmacia en la vigencia 2015

9 Mecanismos de control de temperatura X

Se observaron mecanismos

pertinentes de control de temperatura.

10 Manejo de peticiones, quejas y reclamaciones X

No se observaron mecanismo

para la recepción de PQR por parte de la Farmacia.

11 Planeación de la Farmacia X La matriz central de Medivalle realiza la planeación, no fue

posible verificar

12 Gestión del talento humano de la Farmacia X Cronograma de capacitaciones, se ejecutó en la vigencia 2015

13 Actividades de formación y capacitación X

14 Hoja de vida de los actores de la Farmacia X

La mayoría de los empleados de la farmacia no cumple con los requisitos de estudios, los

cuales tienen relación 1.600 horas de técnico farmacéutico

15 Informe SISMED, obligación S. X

Por problemas internos no se ha

dado cumplimiento oportuno al informe SISMED



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VERSIÓN 2


16

Capacitaciones continúas al personal asistencial de la Institución, en temas como manejo de

antibióticos, seguridad del paciente, biodisponibilidad y bioequivalencia.

X

Se ha dado cumplimiento a las

capacitaciones, sin embargo no con apego total a las temáticas plasmadas en las obligaciones

contractuales

17 Disponibilidad las 24 horas X

18 Presentar informes: X

19 Relación de pacientes con polifarmacia X

El regente manifiesta que la IPS

y la Farmacia no tienen los mecanismo suficientes para generar este informe

20 Indicadores con tiempo de espera X

El regente manifiesta que la IPS y la Farmacia no tienen los

mecanismo suficientes para generar este informe

21 Proporción de fórmulas entregadas de forma completa

X

22 RIPS de la cápita X

23 RIPS del evento X

24 4505 X

25 Semaforización X Se realiza adecuadamente

26 Listado mínimo stock de medicamentos en cada

sede X

Se presenta el informe

adecuadamente

27 Indicadores de oportunidad en formulas X

28 Toma de decisiones en torno a PQR recepcionadas directamente por la IPS

X Se realizaron actividades como capacitaciones

29 Dirección del servicio farmacéutico X

30 Existencia y funcionamiento de comité de farmacia y terapéutica

X

TOTAL

19 9 2



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VERSIÓN 2


ANEXO 2

CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA



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VERSIÓN 2


CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE

AUDITORIA

RESPUESTA DEL LÍDER DE

PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)

CONCLUSIÓN DE LA

AUDITORIA

1. Indicador de oportunidad en la entrega de medicamentos: Durante el

procedimiento auditor se evidencio que el Indicador de oportunidad en la entrega de medicamentos es calculado

deficientemente, los registros utilizados no tienen en cuenta la variable tiempo, los días de espera para la entrega de la prescripción

son omitidos en el cálculo; por otro lado, se dan por entregadas satisfactoriamente fórmulas que fueron dispensadas de forma

incompleta.

2. Infraestructura de la Farmacia: Durante el procedimiento auditor se evidencio que

las paredes de la farmacia presentan humedades que pueden afectar la operación y conservación de los medicamentos

dispuestos, por otro lado se evidencian ventanas en la bodega que no aíslan efectivamente el calor.

3. Verificación de vencimientos: Se observaron mecanismos para el control de vencimiento de medicamentos, se evidencio

que cada uno de los actores de la farmacia tienen asignadas determinadas estanterías y debe realizar los chequeos programados

para constatar la respectiva semaforización, la debilidad encontrada tiene relación con el registro de las verificaciones, ya que los

mismos son realizados a lápiz, esto no garantiza la confiabilidad, transparencia y trazabilidad del control implantado.

4. Evidencias de análisis de incidentes y eventos adversos: Durante la auditoria se observó que los actores de la farmacia

realizan eventualmente análisis de posibles incidentes y/o eventos adversos, de estos



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VERSIÓN 2


procedimientos no se generan actas o informes que permitan evidenciar la realización de los citados análisis, se

denotan deficiencias en el control de registros.

5. Peticiones, quejas y reclamaciones: Se

identificó que la farmacia contratada no cuenta con mecanismos propios para recepcionar y gestionar peticiones, quejas y

reclamaciones, no se observaron mecanismos que permitan a los usuarios radicar directa o indirectamente las PQR;

por otro lado no se evidenciaron acciones de mejoramiento derivadas de las quejas presentadas en el SIAU de la IPS

relacionadas con el servicio de suministro de medicamentos.

6. SISMED: Durante el procedimiento

auditor se observó Incumplimiento en la presentación del informe denominado SISMED, de acuerdo a lo evidenciado en el

informe de interventoría y supervisión del mes de octubre de la vigencia 2015 del contrato 039 y de acuerdo a lo manifestado

por la líder del área de almacén y suministros de la Empresa Social del Estado, se determinó que la Farmacia no

entrega con oportunidad la información requerida para presentar el citado informe, situación que se configura en

incumplimiento de las obligaciones del contratista.

7. RIPS: Los Registros Individuales de

Prestación de Servicios entregados por la Farmacia, no cumplen con criterios técnicos y de consistencia, ya que no superan los

validadores de la Gobernación del Valle del Cauca y del Municipio de Cartago, los controles implantados por el tercero son

insuficientes o poco efectivos, de acuerdo a información suministrada por el Área de sistemas la Institución solo reporta RIPS de

medicamentos de urgencias.



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VERSIÓN 2


8. Gestión documental: Se evidencio que la farmacia contratada no realiza procedimientos de gestión documental

adecuados que permitan la conservación y consulta de los documentos propios de su gestión, se evidencio la utilización de AZ las

cuales no permiten asegurar la preservación de los documentos.

9. Registro de pendientes: Se observó que

los formatos de pendientes no son diligenciados de forma oficial en todos los casos, se evidencio un caso donde estos

formatos no se utilizan y los actores del proceso de farmacia optan por plasmar en una nota anexa el medicamento faltante,

esta práctica debilita la calidad de los controles implantados.

10. Competencias del personal: Durante el

procedimiento auditor se evidencio que la mayoría de empleados que integran la farmacia no cumplen con los requisitos de

estudios establecidos en la normatividad aplicable, los actores en su mayoría no tienen las mil seiscientas (1.600) horas de

técnico farmacéutico.

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