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Informe del estado del Sistema de Control Interno Marzo a junio de 2014

En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

Oficina de Control Interno 2014

OFICINA DE CONTROL INTERNO

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Componente Ambiente de control

El Código de Ética o decálogo de valores y el Código de Buen Gobierno. Se construyó de acuerdo a la conformación de la estructura de la Unidad y estilo de Dirección, que permite definir principios y valores éticos que cumplan los funcionarios y demás servidores de la Unidad en el desempeño de sus funciones y en el buen trato hacia las Víctimas de una parte, y de otra, hacia sus jefes, superiores y compañeros de trabajo. Este código de ética fue aprobado por medio de Resolución 0223 de 26 marzo del 2014, en ella se encuentran los valores: 1. Compromiso, 2. Equidad, 3. Confianza, 4. Imparcialidad, 5. Lealtad, 6. Respeto, 7. Responsabilidad, 8. Calidad en el Servicio, 9. Tolerancia, 10. Transparencia. 11 Integridad y 12. Acción sin daño. Programa de Inducción. Se elaboró un documento el cual contempla 4 fases, cuya finalidad es contribuir a la formación integral de los servidores públicos. Por medio de la implementación del programa se busca facilitarles a los nuevos empleados su proceso de integración al servicio de la Administración Pública y a la cultura organizacional específica de la entidad u organismo a la que se haya vinculado. A continuación se presenta el cronograma de actividades del programa de inducción.

Actividades y cronograma

Fuente: Grupo de Gestión del Talento Humano, Plan de Inducción 2014

Subsistema de Control Estratégico 1

Acuerdos, compromisos o Protocolos Éticos

Desarrollo del Talento Humano

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• Plan de Incentivos. Este Plan se formulará y se adoptará a través de Resolución. De este Plan se ha profundizado en el tema de Bienestar Social. En cuanto al tema de estímulos, se empezará a desarrollar actividades de reconocimiento y estimulo una vez se adopte el Plan de Incentivos.

• Programa de Bienestar. Tiene como objetivo aplicar integralmente las políticas de bienestar

social, estímulos e incentivos de tal forma que se garantice la atención en aspectos de ambiente laboral, capacitación enfocada al bienestar laboral, recreación y salud, la Unidad ha realizado 1 Feria del Hombre, 1 Feria de la mujer, 8 Mesas de Trabajo Autocuidado y 1 Actividad de Celebración del Día del Servidor Público.

- Revisión y seguimiento periódico a los indicadores. Asociados a cada área misional y de

apoyo a través del tablero de control. Este instrumento permite medir a partir del resultado de cada indicador, su avance frente a la meta anual y frente a la programación mensual para conocer de primera mano las alertas y tomar las acciones correctivas necesarias.

Fuente: Oficina Asesora de Planeación, corte a mayo Seguimiento semanal a la ejecución presupuestal por proyecto y áreas y reservas presupuestales constituidas en el año 2013 para ejecutarse en el 2014. En el tablero de control de seguimiento al Presupuesto se observa que la ejecución de la Unidad cuenta con un cumplimiento del 35% en obligaciones con respecto a las apropiaciones vigentes con corte al mes de junio.

Estilo de Dirección

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Fuente: Oficina Asesora de Planeación, corte a julio 7 vigencia 2014

- El seguimiento mensual a la implementación del Plan de Acción. Este seguimiento ha permitido tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para el alcance de las metas. En el seguimiento de esta herramienta se realiza seguimiento mensual a los indicadores de (i) víctimas indemnizadas, (ii) número de personas reconocidas como víctimas y (iii) colocación de atención humanitaria.

- Socialización de lineamientos. Instrucciones al cuerpo directivo a través de Comité

Directivo. Se ha desarrollado trece (13) Comités. Junto a esto, se imparten directrices y se hace seguimiento a la Gestión Territorial a través de dos (2) Comités Directivos Territoriales. De igual forma, se presentaron avances en la implementación de la política en el marco de dos (2) Comités del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.

Socialización de lineamientos de política en temas de especial importancia como: I) Subsistencia Mínima; II) Protocolo de Retornos y Reubicaciones; III) Sistemas de información, dirigidos a diferentes grupos de interés.

- Comunicación. Con los funcionarios y contratistas sobre temas de relevancia de la entidad, a

través de quince (15) editoriales SUMA. Adicionalmente se participó en tres (3) Videos institucionales dirigidos a hacer pedagogía y divulgación de la ejecución de la Ley, cuatro (4) Video noticias con Paula, y cuatro (4) Programas de Televisión.

- Intervenciones en dos (2) espacios de relacionamiento con las víctimas de especial

protección; I) Instalación del I Encuentro de Representantes de Víctimas con Discapacidad; II) Encuentro de Mujeres Víctimas del conflicto armado. Intervención en la conmemoración Día Nacional de la Memoria y Solidaridad con las Víctimas “Reparar a las víctimas es construir paz”.

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- Participación en espacio de exaltación a la labor que realizan los funcionarios públicos de la

Entidad. - Participación en la campaña antifraude que busca sensibilizar a los funcionarios de la entidad

y del SNARIV sobre cómo prevenir el fraude y promover acciones positivas en favor de la población víctima.

- Saludo de bienvenida en diplomado sobre formulación de proyectos para la implementación

de la Ley de Víctimas y restitución de tierras, dirigido a funcionarios de gobernaciones, alcaldías y líderes de organizaciones de víctimas.

- Impulsó a la presentación de los logros alcanzados por la entidad durante dos años de

funcionamiento; y tres años de sancionada la ley de víctimas y restitución de Tierras.

Componente Direccionamiento Estratégico

• Seguimiento a la Ejecución Presupuestal. La ejecución presupuestal de la vigencia a junio 30 de 2014 de la Unidad, alcanza a nivel de Compromisos el 47.85% y los pagos ascienden al 35.21% de los recursos asignados, un nivel apropiado de ejecución, transcurridos los primeros 6 meses de la vigencia. Las Cuentas por Pagar se han ejecutado en un 100%. Las Reservas Presupuestales al 30 de junio se han ejecutado al 49.11%, si bien estos recursos se pueden ejecutar hasta el 31 de diciembre, se recomienda realizar las gestiones pertinentes para ejecutar los compromisos adquiridos, en razón a que de no ejecutarse los recursos fenecen.

Fuente: Grupo de Gestión Financiera

• Seguimiento Plan Anticorrupción. En el mes de abril se realizó seguimiento al Plan con los componentes: 1. Mapa de riesgos de corrupción., 2. Estrategia Antitrámites. 3. Estrategia de rendición de cuentas, 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano que contiene una

Planes y Programas

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estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, implementada en el cumplimiento de lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

• Seguimiento al Modelo integrado de Planeación y Gestión. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las políticas, la Oficina de Control Interno de la Unidad, realizó el seguimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión con corte a 30 de marzo de 2014, en donde la Entidad presentó un avance del 47%. La OCI, presentó un informe, así como las observaciones y recomendaciones generadas.

• Marco de Gestión Ambiental y Social: El equipo de seguridad y gestión en el trabajo promovió

por medio de documento firmado por la directora “política de seguridad salud en el trabajo y medio ambiente”, en el cual se compromete a desarrollar las siguientes acciones: 1. Generar el uso racional de los recursos como energía, agua y diversos materiales generando ahorro y contribuyendo así a la conservación del medio ambiente. 2. Destinar recursos económicos, materiales y equipo humano para cumplir los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo y medio ambiente.

• El mapa de procesos: presenta una visión general del sistema organizacional de la entidad, donde se presentan los procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y de Seguimiento y Control. El mapa de procesos se encuentra publicado en la intranet y se ha venido divulgando a través de reuniones con las diferentes áreas. En el mes de junio se actualizó el mapa incluyendo un nuevo proceso “control interno disciplinario.

Fuente: Página web de la Unidad

• Caracterizaciones de los procesos definidos dentro del mapa de procesos bajo la implementación del Sistema Integral de Gestión. Estas caracterizaciones contienen las

Modelo de Operación por Procesos

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políticas de operación de cada proceso. Se encuentran publicadas en Intranet 21 caracterizaciones de 21 procesos definidos.

• Estructura Organizacional: La estructura orgánica de la Unidad para la Atención y Reparación

Integral a Víctimas se encuentra reglamentada bajo el Decreto 4802 del 20 de diciembre de 2011. Las funciones y competencias de cada uno de sus funcionarios se encuentra regido por acto administrativo- Resolución 002 de 23 de enero de 2012, por medio del cual la Unidad adoptó su “Manual Especifico de Funciones y Competencias, modificado por las Resoluciones 012 de 13 de febrero y 058 del 23 de marzo, ambas de 2012 y la Resolución 1602 de junio de 2012 por la cual se distribuyen los cargos de la planta de la Unidad. Adicionalmente, se cuenta con el organigrama de funcionamiento de la Unidad. Así mismo, se emite la Resolución 2043 de 31 de octubre de 2012 y la Resolución 782 de 2013, por medio de las cuales se crean grupos de trabajo en la Unidad y se les asigna funciones. Así mismo, la resolución 00239 de 28 de marzo de 2014 que modifica parcialmente la resolución 2043 de 2013. Adicionalmente, se cuenta con el organigrama de funcionamiento de la Unidad. Se actualiza el manual de funciones el cual se encuentra en versión preliminar para la revisión de la Dirección General.

Fuente: Página web de la Unidad

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Componente Administración del Riesgo

• Contexto Estratégico: El Modelo Estándar se define como una herramienta de gestión orientada a desarrollar acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejora continua, a través del desarrollo de tres capacidades básicas que son: Autocontrol, Autogestión y la Autoevaluación. La Unidad, para cumplir con esta actividad diseño una metodología, la cual se implementó en el primer semestre de 2014.

• Identificación de Riesgos, Análisis de Riegos, Valoración de Riesgos: La Oficina Asesora de

Planeación ha realizado sesiones de trabajo para el levantamiento del mapa de riesgos y el Plan de respuesta al riesgo, según la metodología propuesta. A la fecha de la revisión la OCI encontró que la Unidad cuenta con 11 mapas de riesgos de los siguientes procesos: Gestión de Prevención y Atención a Emergencias, Participación y visibilización de las víctimas, Gestión de Tecnologías de la información, Gestión Jurídica, Gestión de la Información, Evaluación Independiente, Gestión de Registro y Valoración, Gestión Documental, Gestión Administrativa, Gestión Contractual y Gestión de Atención al Ciudadano.

• Políticas de Administración de Riesgos: La Unidad cuenta con la siguiente política de riesgos

“La Unidad administra, gestionando integralmente sus riesgos en los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de control, a fin de optimizar su eficacia y eficiencia a través de la identificación, análisis y valoración de riesgos y la definición de estrategias para su mitigación.”, publicada en la página web de la UARIV.

Componente Actividades de Control

Se encuentran publicadas en la página web las siguientes políticas:

Política de atención a víctimas, Política de Planeación y Control, Política de Adquisición de Bienes y Servicios, Política de desconcentración,

Subsistema de Control de Gestión 2

Administración del Riesgo

Políticas de Operación

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Política de Comunicación, Política de Manejo de Información, Política Bienestar Laboral, Política de Gestión del Talento Humano, Política de Gestión Integral de Riesgos y; Política de Calidad

Con corte al mes de junio se aprobaron 110 procedimientos de 144 definidos. Quedan pendientes por aprobar 34 procedimientos.

Con el levantamiento y caracterización de procesos y procedimientos, se ha identificado al interior de cada diagrama de flujo los respectivos puntos de control. La Oficina de Planeación junto con un equipo consultor está desarrollando una nueva herramienta de la Unidad llamada “Sisgestión”, esta herramienta que sirve para para tener un control gerencial de la gestión integral de la Unidad. Esta herramienta permite obtener reportes de los proyectos por área, proceso entre otras variables, en este momento esta herramienta está en desarrollo.

Fuente: Página web de la Unidad

Procedimientos

Controles

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Se diseñaron los indicadores por proceso de acuerdo con los objetivos del Sistema Integrado de Gestión definidos para cada proceso, con el fin de medir la eficiencia, eficacia y efectividad. Adicionalmente, se definieron los parámetros que obligan a la revisión de los indicadores en forma periódica y su adaptación a las diferentes circunstancias que pueden afectar la Entidad. La entidad cuenta con el Plan de Acción, Tablero de Control e Indicadores de Gobierno.

Indicadores SISMEG

# Nombre Indicador Meta 2014

Avance Junio

30 Avances Cualitativos Meta Cuatrienio

1* Atención Humanitaria de Emergencia entregada a grupos étnicos **

100% 68,45% A junio de 2014 se ha colocado atención humanitaria de emergencia a 7.866 hogares étnicos de 11.492 solicitudes de hogares étnicos tramitados avalados. 100%

2* Atención Humanitaria de Emergencia a hogares víctimas del desplazamiento

100% 96,63%

En el periodo comprendido entre enero - junio de 2014, se colocó atención humanitaria de emergencia a 40.750 hogares de 42.169 hogares cuyas solicitudes fueron tramitadas avaladas. Del total de colocaciones realizadas, a la fecha de corte del reporte enviado por el banco habían sido cobradas 21.113 solicitudes. Las ayudas colocadas tienen 35 días calendario de disponibilidad en el banco para ser cobradas. Así mismo el operador bancario tiene unos tiempos establecidos para el cierre de los procesos, los cuales generan que la información reportada a 30 de junio no refleje con exactitud las operaciones a dicha fecha. Por último, del total de las solicitudes de hogares con colocación de la Atención Humanitaria de Emergencia se reportan a la fecha de corte 5.725 solicitudes de hogares que fueron pagadas pero no cobradas por los hogares.

100%

3**** Centros Regionales de Atención y Reparación Integral a Víctimas en funcionamiento

27 6

A 30 de Junio de 2014 se tienen acumulados 24 Centros Regionales, los cuales están en diferentes fases de desarrollo, Así: 6 Terminados- en Funcionamiento (3 Medellín-(Caunces, Palermo, Belencito), Valledupar y 2 Centros Dignificar de Bogotá (Ciudad Bolívar y Chapinero)) 16 En proceso de construcción (Apartadó, San José del Guaviare, Tame, Cúcuta, El Charco, Soacha, Curumaní, el Molino, Quibdó, Montería , Policarpa, Santander de Qulichao, Sincelejo, Pitalito, Soledad, Arauca) 2 Convenios Suscritos con los municipios y en proceso de selección por parte de éstos para la construcción : (Florencia, Buenaventura)

27

4** Entidades certificadas en su contribución al goce efectivo de los derechos de las víctimas

35 0

La certificación a entidades se realiza en el mes de diciembre de cada vigencia, por lo cual la cantidad de entidades certificadas se tendrá en dicho mes. A continuación se reportan los avances en la preparación de esta actividad correspondientes al mes de junio: 1. En relación a la contratación de la consultoría de certificación vigencia 2013 * Publicación aviso de convocatoria, análisis del sector, estudios previos y proyecto de pliego de condiciones para la contratación de la consultoría de certificación vigencia 2013. 06-06-2014 * Publicación de las respuestas a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.17-06-2014 * Publicación del pliego de condiciones definitivo. 18-06-2014 2. En relación a ajustes a los criterios para la certificación a las entidades del orden nacional * Reunión con IGAC, se estableció que uno de los criterios de certificación vigencia 2013 serían los fallos de restitución, sin embargo no es posible dado que no hay un instrumento o herramienta que dé cuenta del avance del proceso. Por tal motivo se avanzará en el mismo para la vigencia 2014.

35

Indicadores

11

# Nombre Indicador Meta 2014

Avance Junio

30 Avances Cualitativos Meta Cuatrienio

5 Mesas de participación con víctimas representadas instaladas (ACUMULADO)

600 0

Teniendo en cuenta la expedición de la Resolución 01448 del 26 de diciembre de 2013, los periodos de las Mesas de Participación se modificaron, así: Mesas municipales: periodo entre el 20/04/2013 y el 19/04/2015. Mesas Departamentales: periodo entre 20/05/2013 y el 29/05/2015 Mesa nacional: Entre el 20/06/2013 y el 19/06/2015. Dado que la cantidad de mesas instaladas no ha sufrido variaciones, el número de mesas instaladas para la vigencia 2014 es la misma de 2013. A la fecha, se cuenta con actas de instalación de 657 mesas. La Subdirección de Participación, con el apoyo de FENALPER, está gestionando la consecución de las actas de instalación de la totalidad de las mesas de participación.

600

6** Misiones Humanitarias de prevención y atención de emergencias

Por Demanda 675 Se han realizado 584 misiones humanitarias de prevención y 91 misiones

humanitarias de atención de emergencias. Por Demanda

7*** Mujeres víctimas de violencia sexual acompañadas en su plan de reparación individual

7.358 614 Durante el 2014 se han formulado 614 planes de Atención Asistencia y Reparación Integral en el componente de Reparación, en el Mes de junio se construyeron 266 Planes de Atención Asistencia y Reparación Integral en el componente de Reparación a Mujeres víctimas de violencia sexual.

19.441

8 Municipios asesorados en la formulación de los planes de contingencia.

80 37 A junio 30 de 2014 se han acompañado en la formulación del plan de contingencia a 37 municipios. 320

9* Niños, niñas y adolescentes indemnizadas con encargo fiduciario constituido

5.256 11134

Durante el año 2014 con fecha corte Junio 30 se han constituido 11.134 Encargos fiduciarios por monto de $ 43.268.028.861.95 distribuidos de la siguiente manera: - NNA Decreto 1290: 3368 por un valor de $19.322.279.095,00 - NNA Ley 1448: 7766 Giros por un valor de $23.945.749.766,95

15.787

10*

Niños, niñas y adolescentes indemnizadas que al cumplir la mayoría de edad siguen en el programa de acompañamiento **

100% 100%

Con corte a 30 de junio se ha realizado la entrega de la Indemnización a 472 Jóvenes quienes cumplieron 18 años y a los cuales la registraduría les hizo entrega de su documento de identidad, para de esta forma cumplir con los requisitos para recibir su indemnización por medio del encargo fiduciario y de esta manera iniciaron su proceso de reparación integral

100%

11* Niños, Niñas y Adolescentes Víctimas acompañadas en su plan de reparación individual

5.256 3169

Durante el 2014 se han formulado 3.169 planes de Atención Asistencia y Reparación Integral en el componente de Reparación a Adolescentes, Específicamente en el mes de junio de 2014 se formularon 224 Planes de Atención Asistencia y Reparación Integral en el componente de Reparación a Adolescentes que están próximos a recibir su indemnización a través de encargo fiduciario.

15.787

12** Porcentaje de solicitudes de atención humanitaria de emergencia y transición atendidas

100% 25%

En el periodo comprendido entre enero - junio de 2014, se colocó atención humanitaria a 155.754 solicitudes de 622.597 solicitudes tramitadas avaladas. Del total de colocaciones realizadas, han sido cobradas por la población 78.927 solicitudes. Es de resaltar que la población tiene 35 días calendario para efectuar el cobro. Así mismo es importante tener en cuenta que el operador bancario tiene unos tiempos establecidos para el cierre de los procesos, los cuales generan que la información reportada a 30 de junio no refleje con exactitud las operaciones a dicha fecha. Por último, del total de las solicitudes con colocación de la Atención Humanitaria se reportan a la fecha de corte 10.010 solicitudes que fueron pagadas pero no cobradas por los hogares.

100%

13* Procesos de retorno o reubicación con planes formulados **

100% 69% Es importante aclarar que para este año los planes de retorno y reubicaciones se contaran de forma acumulada según las actualizaciones que se den. A la fecha se han formulado 82 planes de retorno, de un total de 120 que se tienen proyectados.

100%

14* Sujetos colectivos étnicos víctimas con plan de reparación acompañados

140 0 No se muestra avance durante este periodo, ya que no se ha iniciado el proceso correspondiente a consulta y pre consulta previa. 140

12

# Nombre Indicador Meta 2014

Avance Junio

30 Avances Cualitativos Meta Cuatrienio

15* Sujetos colectivos víctimas con plan de reparación acompañado y formulado

280 4

Con corte a 30 de Junio se encuentran aprobados dieciocho (18) Planes de Reparación Colectivos correspondientes a los siguientes sujetos: El Salado, Libertad, ATCC, Universidad de Córdoba, el Tigre, Organización Femenina Popular, Municipio de San Carlos (Antioquia), ANMUCIC - Capitulo El Zulia, la Gabarra, Las Palmas, Santa Rosa, San Francisco, Pueblo Bello, El Dorado, Narrar para Vivir, Corregimiento de Chinulito, Pita - Corregimiento la tabla de Repelón y El Palmar (Nariño). Se encuentran en fase de diseño, formulación y validación cincuenta y ocho (58) Planes de Reparación Colectivos no étnicos.

280

16 Unidades Móviles Integrales en funcionamiento 37 22

Acumulado a 30 Junio 2014, se realizaron 705 jornadas, número de solicitudes remitidas a las rutas de atención 53.487 con 49.299 Víctimas atendidas, en el mes de Junio 2014 se realizaron 128 jornadas de atención, el número de solicitudes remitidas 8.831 y víctimas atendidas 7.986. Así mismo, en cuanto a transporte, Acumulado al 30 junio 2014 se realizaron 510 servicios, en el mes de Junio 2014 se ejecutaron 144 servicios de transporte.

37

17* Víctimas acompañadas en su plan de reparación individual 105.120 24.324

A Junio de 2014 se han formulado 24.324 Planes. En el mes de Junio de 2014 se construyeron 4.345 Planes de Atención Asistencia y Reparación Integral en el componente de Reparación con la participación de las víctimas en los diferentes lugares del País.

277.730

18 Víctimas indemnizadas por hechos diferentes al desplazamiento en los municipios de consolidación

4.212 1.184 Se indemnizó en los municipios de consolidación 1.184 víctimas por valor de $9.132 millones.

19* Víctimas indemnizadas por hechos diferentes al desplazamiento

100.230 16.093

Durante el año 2014 con fecha corte Junio 30 se han indemnizado 16093 víctimas por hechos victimizantes diferentes al Desplazamiento Forzado por monto de $ 120.709.338.919,00 distribuidos de la siguiente manera: - Decreto 1290: 10979 giros por un valor de $66.167.824.800,00 - Ley 418: 11 giros por un valor de $160.160.000,00 - Ley 1448: 1689 giros por un valor de $34.266.025.024,00 - SENTENCIAS JUSTICIA Y PAZ: 6 giros por un valor de $49.280.000,00 - NNA Decreto 1290: 3368 por un valor de $19.322.279.095,00 - NNA Ley 1448: 40 Giros por un valor de $743.770.000,00

385.846

20 Víctimas indemnizadas por desplazamiento 48.008 19.763

Durante el año 2014 con fecha corte Junio 30 se han indemnizado 19763 víctimas por hecho victimizante Desplazamiento Forzado por monto de $ 120.709.338.919,00 distribuidos de la siguiente manera: - Ley 1448: 12037 giros por un valor de $46.686.541.986,00 - NNA Ley 1448: 7726 Giros por un valor de $23.201.979.767,00

57.000

Fuente: Oficina Asesora de Planeación, Corte a junio * Los metas previstas son la definidas Metas del Plan Nacional de Atención y reparación integral a víctimas - (Conpes 3726 de 2012). **Las metas son definidas por demanda. *** Meta sobreestimada dado el subregistro en este hecho victimizante **** Indicador Acumulado

El Manual de Procedimientos o Manual del Sistema Integrado de Gestión se encuentra a la fecha en construcción.

Manual de Procedimientos

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Componente Información

La Unidad cuenta con actividades para facilitar el acceso a las víctimas por medio de las Unidades móviles, Derechos de Petición, Estrategia intervención de puntos, Canal telefónico, Mensajes de Texto y kioscos. Unidades Móviles: Acumulado a 30 Junio 2014, se realizaron 705 jornadas, número de solicitudes remitidas a las rutas de atención 53.487 con 49.299 Víctimas atendidas, en el mes de Junio 2014 se realizaron 128 jornadas de atención, el número de solicitudes remitidas 8.831 y víctimas atendidas 7.986. Derechos de Petición: Acumulado a Junio se han recibido 568.299 derechos de petición de los cuales 344.976 se han contestado en términos y 163.150 se han respondido fuera de términos, existe un rezago acumulado de respuestas a los derechos de petición de 126.907 casos, de los cuales 69.954 se encuentran en trámite en el canal escrito y los restantes 56,953 casos se encontraban escalados en las diferentes áreas y los principales cuellos de botella se registran en:

1. El 50,14 % de los casos (28.555) están escalados en la Subdirección de Valoración y Registro, de

los cuales el 99,15% (28.313) de los casos se encuentran vencidos los términos.

2. El 33,44 % de los casos (19.047) están escalados en la EATSAAH de los cuales el 18,84% (3,588) de los casos se encontraban vencidos los términos.

3. El 5,56 % de los casos (3,169) están escalados en Área de Gestión Documental y Archivo de los

cuales el 99.87% (3.165) de los casos se encuentran vencidos los términos. 4. El 4,48% de los casos (2,549) se encuentran Pendientes por Directriz entre la Unidad y PQR, de

los cuales el 100% (2.549) se encuentran vencidos en los términos. 5. El 2,36% de los casos (1,346) se encuentran escalados en la Subdirección de Reparación

Individual, de los cuales el 99.78% (1,340) se encuentran vencidos en los términos. 6. El 1,56 % de los casos (888) se encuentran escalados Sub dirección de asistencia y atención

humanitaria, de los cuales el 93,81% (833) se encuentran vencidos en los términos. 7. El 1,00% de los casos (570) se encuentran escalados en la Dirección de Reparaciones, de los

cuales el 99,82% (569) se encuentran vencidos en los términos. 8. El total de derechos de petición recibidos durante el mes Junio que cumplirán términos en el

mismo mes son 14,382 de estos se contestaron 8.567 y 5,311 se encuentran en proceso de solicitud de insumo en las áreas misionales. Basado en estas cifras el indicador resulta de 13,878 casos tramitados sobre 14,382 el resultado es 96.49%.

Estrategia intervención de puntos: De marzo a junio se ha realizado proceso de intervención a los Puntos de Atención de: Garzón, Pitalito, Buenaventura, Tuluá, Florencia y Montañita. Suba (Bogotá),

Información Primaria

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Neiva, Armenia, Pereira, Manizales, Tame, Arauquita, Arauca, Bucaramanga, Florida Blanca, Pasto, Cúcuta y Popayán. El acumulado al mes de mayo se ha intervenido 15 Puntos de Atención lo cual equivale al 50% de la meta planteada.

Canal Telefónico: Acumulado al 30 de Junio han ingresado:

1. INBOUND: LLamadas de entrada 3.119.600 de las cuales se han contestado 1.068.949 con un

nivel de atención del 35,19%.

2. VIDEO LLAMADA: se han recibido 43.552 videos llamadas y se han contestado 38.468 con un nivel de atención del 87,57%.

3. CHAT WEB: se han recibido 370.055 y se han contestado 153.704 con un nivel de atención del 41,70%.

4. VIRTUAL HOLD, se ofreció a 110.831 víctimas, aceptaron el servicio 70.441 y fue devuelta la llamada a 35.819 lo cual equivale a un 73% de porcentaje de devolución de llamada.

Mensajes de Texto: se han enviado 2.154.050 mensajes de texto a víctimas informando ayuda humanitaria y campañas de información de los cuales se han procesado correctamente 2.152.813 y han sido rechazados 1.237. Encuesta de satisfacción. A través del canal telefónico la realizaron 5.754 víctimas arrojando un top two box del 88,18% %

Kioscos. durante el año 2014 con corte a Junio se han radicado un total de 9519 peticiones a través de los Kioscos virtuales de los cuales se han tramitado 6559 peticiones (69%), se encuentra pendientes por insumo 1057 (11%) y están en proceso de respuesta 1903 (20%). Durante el mes de Junio se radicaron un total de 1890 solicitudes en los Kioscos virtuales de los cuales se tramitaron 466 (25%), se encuentran pendientes por insumo 241 (13%) y están en proceso de respuesta 1216 (64%) Solicitudes. Realización de focus group. Se realizaron 3 sesiones (charlas) con 3 grupos de 10 personas cada grupo (Víctimas residentes en la ciudad de Bogotá). Las charlas se realizaron la última semana del mes de febrero y primera del mes de marzo. Corresponde al cumplimiento del 100% de la meta.

Para el manejo de Gestión Documental se utiliza el aplicativo ORFEO. A través de este aplicativo se maneja toda la correspondencia perteneciente a la Unidad. Se realizan capacitaciones para actualizar las tablas de retención documental.

Información secundaria

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ACTIVIDADES NOMBRES DE DEPENDENCIAS TOTAL

Capacitación sobre aplicación de Tablas de Retención Documental

– TRD y sobre el manejo del sistema Orfeo.

Oficina Asesora de Comunicaciones Grupo de Gestión de Talento Humano.

2

Actualizaciones de TRD con las

dependencias.

Grupo de Defensa Judicial.

Grupo de Actuaciones administrativas y conceptos.

Grupo de Apoyo Judicial.

Dirección de Asuntos Étnicos

Subdirección de Valoración y Registro

Subdirección de Prevención y Emergencias.

Subdirección de Reparación Colectiva.

7

Se obtuvo vistos bueno de TRD de jefes de dependencias.

Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria

Oficina de Control Interno 2

Elaboración procedimientos de TRD.

Elaboración de TRD.

Actualización de TRD. 2

Organización de archivo dependencias.

Subdirección Reparación Individual.

Subdirección Reparación Individual.

Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria.

3

Publicación de TRD en Página web.

Se envió 37 TRD a comunicaciones para la publicación en página Web.

37 TRD

Fuente: Grupo de Gestión Administrativa y Documental, Corte a junio.

De igual forma, la Información Jurídica, especialmente la que tiene que ver con Acciones Constitucionales se maneja a través del aplicativo ASTREA. La información de Bienestar Social se comunica a través de correo electrónico. Se comunica y transmite a todos los funcionarios y colaboradores de la Unidad, mensajes de condolencias; anuncios de torneos deportivos, anuncios de convocatorias, novedades de talento humano, todo lo referente a la seguridad y salud ocupacional; agendas culturales y servicios sociales. De igual manera esta información es publicada en la Intranet.

La Oficina de Tecnologías de la Información cuenta con un procedimiento de administración de infraestructura tecnológica cuyo propósito es describir la gestión que se realiza en relación a los ámbitos tecnológicos de comunicaciones y conectividad, dotación tecnológica y centro de datos, con los cuales se les brinda a los usuarios los servicios de:

• Servicio de dotación tecnológica. Este producto ofrece a la Unidad el soporte de primer nivel

mediante la Mesa de Servicios de Tecnológicos, así como la administración, soporte,

Sistemas de Información

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mantenimiento y seguimiento de los elementos tecnológicos instalados y la entrega de elementos tecnológicos y componentes para equipos de cómputo y periféricos de propiedad de la UNIDAD. Se ha dotado tecnológicamente durante el primer semestre de 2014 a las siguientes sedes de la Unidad, con puestos de trabajo, equipos de cómputo, puntos de red, adecuaciones eléctricas, red regulada y normal, iluminación, accesorios, cableado estructurado, centros de cableado, sistemas de impresión y equipos de comunicación, internet y telefonía IP, según las necesidades por demanda de las sedes:

o Mitú o Medellín - Mezanine o Bogotá - Calle Real o Bogotá - Bavaria o Puerto Inírida o Arauca

Servicios Centro de Datos. Este producto ofrece a la Unidad una infraestructura virtualizada que permite alojar, procesar, custodiar, disponer y asegurar los Sistemas de Información, aplicaciones y sus bases de datos, e información de la Unidad bajo un esquema de poder de computo (memoria, disco, procesamiento, licenciamiento de sistema operativo, bases de datos, entre otros) por demanda. Dicha infraestructura cuenta con comunicaciones internas entre los centros de datos principal y alterno, dadas en términos de: Servicios de Internet, Canal dedicado entre ellos y las herramientas de seguridad de acceso a los mismos. De igual forma ofrece un servicio de correo, con el cual se provee y garantiza a la Unidad cuentas corporativas con una capacidad de 1 Gb por buzón y comunicación unificada Lync, soporte y administración, planes de mantenimiento y de seguridad al servidor de correos y acceso vía internet a través de Webmail OWA. Toda la infraestructura cuenta con servicio de administración el cual incluye administración técnica, seguimiento, monitoreo, alertas, mantenimiento preventivo y correctivo, informes técnicos, entre otros, durante 7x24x365 días.

Servicio de Conectividad y Telefonía. Brinda la conectividad a nivel de redes de voz y datos, intercambio de información, comunicación e interacción tanto interna como externa, lo que implica el uso del Internet, canales de datos, comunicación móvil y de la infraestructura de telefonía IP.

• La Unidad ha dispuesto a través de la Oficina de Tecnologías de la Información una infraestructura tecnológica que soporta los 54 sistemas de información, productos y aplicaciones existentes a corte de junio. Cuenta con equipo de profesionales que apoya a las dependencias en la creación, soporte y mantenimiento de herramientas, sistemas de información y/o aplicaciones para la automatización de procesos en la Unidad. Este equipo está a cargo de la creación e implementación de los procedimientos de desarrollo de nuevos sistemas de información y/o funcionalidades en sistemas existentes, y mantenimiento y soporte a sistemas de información y aplicaciones.

• La Oficina de Tecnologías de la Información se encuentra en proceso de implementación del

Sistema de Gestión de Seguridad de la Información sobre dos procesos misionales durante el 2014, labor que ha generado salidas como políticas y alcance las cuales se encuentran en proceso de aprobación, levantamiento de activos de información y matriz de riesgos, generando políticas y mecanismos que aseguren el flujo de información obtenida o generada por la Unidad.

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Componente Comunicación Pública

La Unidad ha publicado en la página web información del Estados Financieros, Proyectos de Inversión, Presupuesto de la Unidad, Plan de Acción, Informe de Rendición de Cuentas, información sobre puntos de atención, ruta de atención y reparación, indicación de cómo se efectúa la valoración y el registro, la realización de subastas públicas de bienes administrados por el Fondo para la Reparación de las Víctimas, mensajes de autocontrol, entre otros en el trascurso del año.

En el primer semestre del año, la Oficina de Asesora de Comunicaciones ha elaborado, publicado en la web y enviadas a medios nacionales y/o regionales 378 comunicados de prensa. En el periodo marzo-junio se ha hecho 253 notas.

Durante el primer semestre del año, los medios de comunicación nacional han publicado 3.826

con mención directa a la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, lo que significa un ahorro en free press estimado en $138.526.636.153,01. En el periodo marzo – junio, se lograron 2.463 impactos en medios de comunicación nacional.

En la estrategia de prensa internacional se han logrado 243 publicaciones favorables en

portales de información internacional, distribuidas dentro del periodo marzo – junio, se lograron 202 impactos en medios de comunicación internacional.

Los resultados alcanzados en free press sobre el tema de víctimas y restitución de tierras, en

los 31 medios de comunicación con más audiencia en Colombia. En el periodo marzo a abril, el 86% de la información tuvo tono favorable y/o informativo; y el 14% negativo y/o balanceado.

Se han enviado 17 boletines suma que fueron consultados en promedio de la siguiente manera: 335 servidores en marzo; 551 servidores en abril; 423 impactos en promedio en el mes de mayo y 376 impactos en promedio durante el mes de junio.

Se realizaron 47 actualizaciones en Intranet (es decir notas que se publican en la Intranet), que

reportan 1.235 impactos en marzo, 935 impactos en abril, 885 impactos en mayo y 645 impactos.

Se enviaron 5 actualizaciones de carteleras (23 módulos) y 51 flashes informativos.

Comunicación Organizacional

Comunicación Externa

Comunicación Interna

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Se celebró una jornada por el aniversario de la entidad que nos permitió llegar al 100%. Porcentaje final 59%.

Participación de servidores en el desfile del FITB, 109 personas, es decir 5%. Se realizó una encuesta de los canales de comunicación interna que fue contestada por 442

servidores, es decir, 22%. Porcentaje final. 29%. Celebración de los 3 años de la ley, lo que nos permitió llegar al 100% de los funcionarios. En el primer semestre del año, se ha llegado al 48% de los funcionarios y contratistas de la

Unidad con los distintos canales de comunicación interna y con campañas para toda la entidad.

Se informaron de manera directa 251.737 víctimas con piezas sobre oferta, derechos y canales de acceso puestas en canal telefónico, correo masivo y de manera presencial en ferias y jornadas de servicios.

Se elaboró una (1) estrategia antifraude. En cuanto a historias de vida y participación de víctimas en escenarios estratégicos se lograron

39 gestiones de la siguiente manera:

Video tipo documental LLAMADO “Colombia Sueña” con historias de vida de las víctimas. Programa de radio para socializar con las víctimas el Fondo para la Educación Superior. Historia breve de victima en nota periodística de El Nuevo Siglo. Se anexa enlace del medio:

http://www.elnuevosiglo.com.co/articulos/7-2014-las-v%C3%ADctimas-tendr%C3%A1n-respuestas-jaramillo.html

14 audios con víctimas de las Farc, para visibilizar el proceso de paz en La Habana. Historia de vida de una víctima de tortura para nota de actualidad. 15 perfiles de vida de víctimas de la Mesa Nacional para Alto Comisionado de Paz. 5 historias de deportistas para especial EL TIEMPO. Víctima en escenario estratégico - Programa Veredicto del Canal. Se creó una (1) estrategia de exención del servicio militar para víctimas.

De marzo a junio se han logrado los siguientes avances:

• Creación del G6, por orden de la directora general Paula Gaviria a la Oficina de Comunicaciones, grupo conformado por la Unidad, la Agencia Colombiana para la Reintegración (ACR), el Centro Nacional de Memoria Histórica, el Departamento para la Prosperidad Social (DPS), la Unidad

Comunicación para el desarrollo

Comunicación Estratégica

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Administrativa para la Consolidación Territorial y la Unidad de Restitución de Tierras, con quienes se está realizando una campaña conjunta en medios (Semana, Dinero, El Tiempo, programas radiales, spots de televisión y FILBO), adicionalmente, en el marco de la estrategia “Constructores de paz” se empezó la pauta de 4 spots publicitarios para televisión y 4 cuñas radiales (Adjuntos), y el diseño de pendones y material POP para eventos del convenio.

• Se han adelantado contactos con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones – Mintic, para el desarrollo de la página web del Sistema, el portal de datos abiertos y las aplicaciones móviles que se están desarrollando de forma conjunta.

• Definición de la campaña “La paz es posible, preparémonos para la paz” con diferentes entidades

del sector presidencia a través de la oficina del Alto Comisionado para la Paz (Colombia Joven, Urna de Cristal, Paicma, etc.).

• Desarrollo de una estrategia conjunta con el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA - para

emprender acciones de divulgación mediática de los resultados que se han conseguido con el trabajo coordinado.

• Diseño del Boletín para entidades del SNARIV informando los avances del Sistema, se hizo la coordinación con las oficinas de comunicaciones para la divulgación del mismo.

Con respecto a las noticias sobre las acciones que realiza la Unidad para las víctimas publicadas por otras entidades, destacamos la incidencia en más de 70 entidades entre las que se resaltan principalmente ministerios, instituciones del nivel nacional, gobernaciones y alcaldías. Adicionalmente hay una fuerte presencia de noticias de la Unidad en sitios web de ONG y organizaciones de cooperación

Se publicaron en página web e intranet de la Unidad durante los meses de marzo a junio de 2014:

• Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

• Política de No Fumadores

• Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad:

• Estrategia digital: La Oficina Asesora de Comunicaciones cuenta con la página web institucional www.unidadvictimas.gov.co, que reporta en el primer semestre del año 623.778 visitas.

• Se cuenta con las siguientes cuentas en redes sociales y número de seguidores a 30 de junio:

Fuentes internas de información

Medios de Comunicación

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twitter: 15.726 personas, flickr: 23 personas, Facebook: 5.974 personas y Youtube: 351 personas, para un total de 22.074 seguidores.

• Programa Institucional de TV: ‘Reparar para seguir’, se emite todos los domingos, a las 6:30

a.m. a través de Canal Uno.

• Mailling: A través de la cuenta de correo Repararparaseguir@unidadvictimas.gov.co llegamos a 14 mil víctimas incluidas en el registro único y a 158 periodistas comunitarios.

• Material impreso y digital: en el primer semestre se realizaron y/o aprobaron 351 piezas, como

libros, cartillas, plegables, para informar a las víctimas sobre sus derechos, para hacer pedagogía, con ellas y con los funcionarios de la Unidad y del Sistema SNARIV, para posicionar la entidad y mostrar los avances en la implementación de la política, los cuales siguen los lineamientos del manual de imagen de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas.

Autoevaluación Difusión de mecanismos de autocontrol. Se enviaron mensajes mensuales por medio de correo electrónico (masivo) y estos a su vez se encuentran disponibles tanto en la Intranet como en la página web de la Unidad. Adicionalmente, la OCI también realizó inducción respecto a los roles de la OCI resaltando la importancia del Autocontrol. Estas inducciones se han llevado a cabo durante el primer trimestre de 2014 en las Direcciones Territoriales Valle, Nariño, Atlántico y para la Dirección de Registro y Gestión de la Información.

Evaluación Independiente Presentación electrónica de la encuesta de MECI y el informe ejecutivo Anual de Control Interno, vigencia 2013, el cual arrojó indicador de madurez de 61,54%, calificado en nivel intermedio.

Subsistema Control de Evaluación 3

Evaluación del Sistema de Control Interno

Autoevaluación de Control

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Se realizaron durante el primer semestre las siguientes auditorias: 1. Fondo para la Reparación (Estados Financieros). 2. Fondo para la Reparación (Recepción y administración de los bienes inmuebles rurales y urbanos). 3. Liquidación de Impuestos. 4. Proceso de Nómina. 5. Ruta de Asistencia, Atención y Reparación Integral.

Auditoria Interna

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Planes de mejoramiento La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas ha suscrito cuatro (4) planes de mejoramiento con la Contraloría General de la República, a junio de 2014, a saber:

AUDITORÍA/ACTUACION NÚMERO DE HALLAZGOS FUNCIÓN ADVERTENCIA

ACTUACION ESPECIAL INDEMNIZACIONES 5 1

ACTUACION ESPECIAL PARTICIPACIÓN 19 0

ACTUACIÓN ESPECIAL SEGUIMIENTO MEDIDAS ASISTENCIA, ATENCION, PROTECCION, PREVENCION

26 0

AUDITORÍA REGULAR VIGENCIA 2012 69 7

TOTAL 119 8

De los ciento diecinueve (119) hallazgos y ocho (8) funciones de advertencia, la Unidad formuló trescientos trece (313) acciones de mejora con cuatrocientas veintisiete (427) actividades y cuatrocientas treinta y seis (436) unidades de medida. La OCI realizó seguimiento a los siguientes planes de mejoramiento suscritos con diferentes dependencias: Viáticos y Comisiones. Austeridad en el Gasto. Ejecución y Supervisión de Contratos. Planeación. PQR´s - Servicio al Ciudadano.

• Informe de seguimiento Derechos de Autor (Certificación de cargue del 14/03/2014 expedida por "derecho de autor").

Plan de Mejoramiento Institucional

Seguimiento

Plan de Mejoramiento por Procesos

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• Informe cuatrimestral del Control Interno (Enviado a la Doctora Paula Gaviria el 31/03/2014 bajo Radicado No. 20141500033813).

• Informe de hallazgos detectados por la Oficina de Control Interno (Correo electrónico a la Presidencia de la República de 10/03/2014).

• Seguimiento a las estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, publicado el 23 de mayo de 2014 en la página de la Unidad.

• Informe de seguimiento al plan de mejoramiento institucional - CGR.

• Informe seguimiento SISMEG vigencia 2014.

• Informe de seguimiento ejecución presupuestal a diciembre de 2013.

• Informe de seguimiento proyectos de inversión vigencia 2014.

• Informe de seguimiento al Plan Estratégico, Plan de Acción y tablero de control, primer trimestre 2014.

Atentamente, DIEGO HERNANDO SANTACRUZ SANTACRUZ Jefe Oficina de Control Interno Elaboró: LMCR y JGCG

Julio 31 de 2014