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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
PROCEDIMIENTO DE RENDICION DE CUENTAS A LA CIUDADANIA-
2015
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, Diciembre 14 de 2.015
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Contenido
1. OBJETIVO .................................................................................................................................................... 3
2. METODO ..................................................................................................................................................... 3
3. JUSTIFICACION ............................................................................................................................................ 3
4. INFORME .................................................................................................................................................... 4
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1. OBJETIVO
En ejecución de su proceso de evaluación a la gestión institucional, la Oficina de Control Interno en
el mes de Diciembre de 2015 realizó seguimiento al cumplimiento de las actividades contenidas en
el Plan de Mejoramiento del Proceso de Rendición de Cuentas, consolidado y aprobado por la
Oficina Asesora de Planeación y presentado a esta Oficina, el 18 de Septiembre de 2015 mediante
NURC 3-2015-018555.
2. METODO
La Oficina de Control Interno, con base en el Plan de Mejoramiento del Plan de Rendición de
Cuentas consolidado por la Oficina Asesora de Planeación, solicitó a cada una de las dependencias
involucradas el avance de las actividades a ejecutar, ante lo cual se recibieron las respuestas y con
ese insumo, se procedió a realizar el informe que ahora nos ocupa.
3. JUSTIFICACION
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y los
Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la Oficina de
Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de
la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos;
así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de
la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente,
de acuerdo con la evolución de la Entidad.
El presente ejercicio de seguimiento se realiza de acuerdo con las funciones de control posterior a
cargo de la Oficina de Control Interno, donde se pueda dar cuenta del cumplimiento por parte de
las dependencias al plan de mejoramiento suscrito, permitiendo que el proceso de Rendición de
Cuentas por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, sea permanente, eficiente, efectivo y
eficaz, y que se encuentre conforme a las necesidades que el sector Salud requiere.
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Aunado a lo anterior, con base en el “INFORME AUDIENCIA PÚBLICA RENDICIÓN DE CUENTAS
VIGENCIA 2014” presentado por la Oficina de Control Interno el XX de Septiembre de 2015,
mediante NURC XXXXXXX, y que también se encuentra publicado en la página web de la entidad
siguiendo el enlace: http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Default.aspx?tabid=1173, este
seguimiento e informe se presentan atendiendo el compromiso definido en “las Conclusiones y
Recomendaciones”, en las cuales se determinó lo siguiente: “Seguimiento: El proceso permanente de
Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, en su ejecución permitió elaborar un documento que contiene un
inventario de acciones adelantadas en materia de Rendición de Cuentas por la Superintendencia Nacional de
Salud en los tres (3) componentes del proceso, el cual servirá como insumo para el mejoramiento continuo
del procedimiento referenciado. En desarrollo de dicha actividad, se generó un plan de mejoramiento a
ejecutar por parte de las áreas o dependencias involucradas, al cual la Oficina de Control Interno le realizará
seguimiento en el mes de Noviembre de 2015, permitiendo establecer los avances, grado de implementación
del plan de mejoramiento y las eventuales oportunidades de mejora que se avizoren, para ejecutar el proceso
en la vigencia de 2016.”
4. INFORME
En ejecución de su proceso de evaluación a la gestión institucional, la Oficina de Control Interno
realizó seguimiento al cumplimiento de las actividades contenidas en el Plan de Mejoramiento del
Proceso de Rendición de Cuentas, y a través del presente informe de seguimiento da a conocer los
avances y/o finalización de cada una de las tareas propuestas.
De conformidad con los lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función
Pública (DAFP) en su Manual Único de Rendición de Cuentas (Pág. 54), el presente informe será
publicado en la página web institucional en el mes de Diciembre de 2015.
A continuación se transcriben los requerimientos, acciones de mejora, área responsable, fecha
máxima de ejecución y avance de la actividad que apoya la acción.
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REQUERIMIENTO ACCIÓN DE MEJORA RESPONSABLE FECHA DE
EJECUCION SEGUIMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La información general de la entidad y los canales de atención al ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co, debe estar actualizada. Así mismo, el vínculo al sitio Web de la entidad debe ser válido y la información básica de la entidad disponible debe coincidir con la información publicada en el sitio Web de la entidad.
Actualización de la plataforma estratégica. Revisar la utilidad del formulario de negación de servicios y desmontarlo o corregir dirección
Oficina Asesora de Planeación
Delegada de Protección al Usuario
31/12/2015
El Link ya no se llama plataforma estratégica, se desagregó en: Funciones, Estructura Organizacional. Los componentes de la plataforma estratégica que estaban desactualizados, como los objetivos institucionales, los valores y principios se actualizaron en la intranet y web de la Superintendencia.
Consultas interactivas de información
Crear espacios de consulta interactiva
Oficina de Comunicaciones
Delegada de Protección al Usuario
28/09/2015
1. Actualmente se cuenta con la opción de chat en línea a través del sitio web (http://190.131.200.235:8083/chatsupersalud/)
2. En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y febrero del 2016; se contará con espacios de Foro y Blog
Objetivos y funciones Actualizar plataforma estratégica
Oficina Asesora de Planeación 31/08/2015
El Link ya no se llama plataforma estratégica, se desagregó en: Funciones, Estructura Organizacional. Los componentes de la plataforma estratégica que estaban desactualizados, como los objetivos institucionales, los valores y principios se actualizaron en la intranet y web de la Superintendencia.
Organigrama. Descripción estructura orgánica con funciones y deberes
Eliminar uno de los link para no duplicar esfuerzos o por lo menos hacerlos congruentes.
Secretaría General
31/12/2015
Se unificó la información en el link de la página conózcanos/talento humano, donde se encuentra la estructura organizacional conforme a los requerimientos de la ley 1712/2014.
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Localización física con sedes y horarios de atención al público
Se recomienda corregir dicha información y dejar un solo link que direccione a esta información
Delegada de Protección al Usuario 31/12/2015
En el Link al que están obligadas todas las Entidades conforme a la Ley 1712 de 2.014, aparecen claramente las direcciones y horarios tanto de la Sede Central de la Entidad como de las Regionales.
Directorio de agremiaciones y asociaciones
Actualizar el Directorio de Asociaciones y demás agrupaciones del sector y ubicarlo en un sitio accesible
Delegada de Protección al Usuario
31/12/2015
Actualmente en la página web de la Entidad, se pueden consultar las Entidades del Sector y algunas agremiaciones, ingresando en el home, desde la opción Entidades del Sector. En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016, también se contará con esta información.
Estados Financieros Actualizar dicha publicación
Secretaría General
31/08/2015 Ya se encuentran publicados los Estados financieros de las últimas dos (2) vigencias. A la fecha, se encuentran publicados los estados financieros a Octubre de 2015
Informes de los Entes de Control que vigilan la Entidad
Integrar los informes de los entes de control en un solo link
Oficina de Control Interno
30/09/2015
En la página actual, siguiendo el link conózcanos/mecanismos de control, se encuentran unificados los accesos a los entes de Control Externos a la Entidad. En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016, se encontrarán en un solo ítem los accesos a Entes de Control, y Oficina de Control Interno.
Plan de Mejoramiento Crear espacio especial para este tema
Oficina de Control Interno
30/09/2015
En la página actual, siguiendo el link conózcanos/políticas, planes y programas/Planes de mejoramiento, se encuentran los informes presentados sobre seguimientos a los planes de mejoramiento suscritos con Entes Externos. En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016, se encontrarán en un solo ítem los accesos a Entes de Control y Oficina de Control Interno. En la página de la Oficina de Control Interno, se encuentran todos los informes rendidos por esta dependencia, desde la vigencia 2014, dentro de los que se encuentra el que se denomina Seguimiento a Recomendaciones presentados por la Oficina de Control Interno, en la que se exponen las acciones de mejora o correctivas implementadas por las dependencias auditadas por la Oficina de Control Interno
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Información para niños Mejorar este espacio (mayor interoperatividad)
Oficina de Tecnologías de la información 31/08/2016
El nuevo portal que se obtendrá a través de la ejecución del Contrato 112 de 2014, contará con una explicación didáctica del actual formulario de PQR. Dicha explicación está apoyada con imágenes y opciones de respuesta válidas.
Información para población vulnerable
Implementar estos espacios en la página
Oficina de Comunicaciones.
Delegada de Protección al Usuario
01/09/2016
1. En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016 contará con una versión en idioma inglés y con opciones de accesibilidad para personas en condiciones de discapacidad, mediante el cumplimiento de la norma NTC-5854, niveles de conformidad A y AA.
2. Para generar información en diferentes lenguas, es importante contar con la actualización de caracterización de usuarios, que sirva como insumo para el diseño de estrategias de comunicación para las Etnias del País.
Información de defensa judicial
Actualizar información según requerimientos GEL
Oficina Asesora jurídica
31/10/2015
El Estado Colombiano cambio su plataforma de aplicativo que se denominaba LITIGOB a Ekogui, obteniendo mención por parte de la Agencia de Defensa Judicial del Estado Colombiano, información sobre la cual dentro del término previsto la Oficina de Control Interno presentó informe que se encuentra publicado en la Página Web de la Entidad.
Preguntas y respuestas frecuentes
Actualizar este link Oficina de Comunicaciones.
Delegada de Protección al Usuario
Grupo GEL 31/10/2015
En la versión actual de la página web de la Entidad, el enlace a Preguntas Frecuentes se encuentra actualizado y contiene 6 grupos de preguntas a saber: i) Sobre Supersalud y Circular Única; ii) peticiones y reclamos; iii) Generalidades del SGSSS; iv) Aseguramiento; v) temas económicos; y vi) atención y prestación de servicios: En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016, también se contará con esta información.
Noticias Actualizar el link en este sentido
Oficina de comunicaciones
31/12/2015
Actualmente las noticias publicadas cuentan con la fecha de su publicación debajo del título de cada una, aunque aparece con la descripción “Última actualización”. De igual forma se podrá ver en la nueva versión del sitio web.
Glosario Reubicar este link Delegada de Protección al Usuario
31/12/2015
Actualmente el Glosario existe, pero la reubicación, con la actualización respectiva, se viene trabajando por parte de la Superintendencia Delegada en la actualización del Glosario y se verá reflejada en la nueva Página Web que será lanzada Enero-Febrero de 2.016
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Resultados de la evaluación a funcionarios y el seguimiento a los acuerdos de gestión de los funcionarios principales.
Publicar resultados de evaluación de desempeño
Grupo Talento Humano
15/09/2015
En la intranet se encuentra publicado un informe general de los resultados de la evaluación del desempeño, bajo el siguiente link: Informe evaluación de desempeño – segundo semestre 2014 Además, en la página Web siguiendo el link conózcanos/talento humano/evaluación de desempeño, se encuentran publicados los acuerdos según su pertinencia: o Acuerdo 137 de 2010 o Acuerdos de gestión Ley 2009 de 2004 o Acuerdos de gestión 2014
Política editorial y de actualización
Publicar política editorial con las demás políticas de la Entidad
Oficina Asesora de Planeación
31/10/2015
Esta actividad es liderada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional y se encuentra en ejecución. Para el primer trimestre de 2016, se espera ajustar la política a la metodología establecida en el Proceso Formulación, Implementación y Evaluación de las Políticas Institucionales. Una vez se culmine está actividad se incluirán las respectivas directrices en los Procesos que lidera la Oficina (Comunicación Informativa y Comunicación Organizacional) y se realizará la respectiva socialización.
Publicación de datos abiertos
Actualizar el link de datos abiertos e incluir este requerimiento. Publicar los activos de información en el portal exigido
Grupo GEL
24/09/2015
Con corte Noviembre de 2.015, no se han aprobado los activos de información y se encuentran en construcción. Se gestionó la Plantilla para el Registro de Activos de Información - Transparencia Activa.
Encuestas de opinión Implementar encuestas de opinión en la página, sobre temas de interés comunitario y de la entidad
Delegada de protección al Usuario
Oficina de Comunicaciones
31/12/2015
En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016, se contará módulo de Encuesta
Mecanismos de participación en línea
Diseñar e implementar espacios de participación en línea con la Comunidad
Delegada de protección al Usuario
Oficina de Comunicaciones
31/12/2015
En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016 se contará con espacios de Foro y Blog. Actualmente se cuenta con la opción de chat en línea a través del sitio web. (http://190.131.200.235:8083/chatsupersalud/) en donde hay comunicación de doble vía en tiempo real.
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Otros idiomas Revisar la página Web e implementar mecanismos de comunicación en otros idiomas y lenguas
Oficina de Comunicaciones
Oficina de Tecnologías de la Información
Grupo GEL
01/10/2015
En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016, se contará con una versión completamente en idioma inglés.
Estrategias de Promoción
Diseñar estrategias de promoción de la SNS en los ITEM que especifica el FURAG
Oficina de Comunicaciones
Grupo GEL
31/12/2015
Actualmente se realizan estratégicas de promoción a través del sitio web y nuestras Redes Sociales (Facebook, Twitter y Youtube) De acuerdo a lo solicitado en la pregunta 27 del formulario FURAG, la Superintendencia Nacional de Salud ha adelantado las siguientes acciones de promoción dirigidas a los ciudadanos, usuarios o grupos de interés: b) Los espacios de participación c) Información disponible en el sitio web d) Disponibilidad de Datos Abiertos f) Mapa de riesgos de corrupción y medidas para mitigarlo.
Usabilidad (Los diferentes espacios en línea con los que cuenta la Entidad, a través de los cuales presta trámites y servicios)
Diseñar e implementar espacios de usabilidad de trámites y servicios
Oficina de Tecnologías de la información
Oficina de Comunicaciones 30/09/2015
En la nueva versión del sitio web a lanzarse entre Enero y Febrero del 2016 cumplirá con los lineamientos de usabilidad de GEL.
Servicios en línea (Certificaciones y constancias)
Diseñar e implementar la obtención de constancias y certificaciones en línea
Delegadas
Secretaría General
30/09/2015
Se viene trabajando para poner a operar en la página web las certificaciones laborales de los Funcionarios de la Entidad, ya que ante adquisición de nuevo software que apoya la liquidación de nómina; esta utilidad dejo de funcionar; y se espera inicialmente entre a operar en la Intranet y luego que con el lanzamiento de la nueva página Web en Enero- Febrero de 2.016, esta pueda funcionar a través de la página web, para lo cual ya la Institución suscribió un contrato para estos efectos.
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De cara a los usuarios y vigilados, se continuara trabajando en la vigencia 2.016, con el objeto de poder emitir certificaciones relativas a las actividades misionales de la Entidad, sin embargo es preciso señalar que una vez que los vigilados reportan información a través de Circular única (RVCC) genera la constancia del reporte por parte de los vigilados, una vez que la información es reportada por aquellos.
Medición de la satisfacción de los usuarios
Implementar herramientas en línea para medir la satisfacción de los Usuarios de los servicios y trámites que surten ante la SNS
Oficina de tecnología
31/08/2016
El nuevo portal contará con un módulo de Encuestas, donde se podrán publicar encuestas de satisfacción por parte de las diferentes dependencias de la Entidad.
Espacios electrónicos para el Control Social
Diseñar espacios en línea de dialogo con los organismos que ejercen control social
Delegada de Protección al Usuario
Oficina de Tecnologías de la Información
Grupo GEL
31/08/2016
Se tiene previsto para las mejoras que se adelanten al portal en el 2016, implementar estos espacios
Discusión y consulta en línea sobre la planeación estratégica
Abrir espacios de consulta sobre la planeación estratégica de la Entidad
Oficina Asesora de Planeación Delegadas 30/11/2015
En el nuevo portal existirán foros y blogs para realizar esta gestión.
Seguimiento en línea a la democracia electrónica
Abrir espacios de consulta sobre la planeación estratégica de la Entidad
Oficina Asesora de Planeación
Oficina de Tecnologías de la Información
31/08/2016
En el nuevo portal a través de los blogs y foros con que se contará, la ciudadanía podrá adelantar una participación democrática
Política de administración del sitio web
Redactar política de administración y responsabilidades para el manejo y sostenibilidad de la
Oficina de Comunicaciones estratégicas
Grupo GEL 31/12/2015
En la página actual, se puede consultar la política editorial realizando búsqueda en normativa/resoluciones, en el link: (http://www.supersalud.gov.co/supersalud/Archivos//Resoluciones/2013/R_2013_Norma_002286.pdf) En el nuevo portal se tiene acceso a través de un link, aunque actualmente se está revisando el nuevo manual GEL por parte de la Oficina Asesora de Planeación, con el fin de realizar los ajustes
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información del portal web de la entidad
correspondientes de acuerdo con los lineamientos del nuevo manual y las necesidades de la Superintendencia Nacional de Salud.
Responsables de información
Generar políticas de operación de la página web
Gestión Documental
Oficina de Comunicaciones
Grupo GEL
31/12/2015
Desde el Grupo de Gestión Documental se adelantaron actividades de apoyo técnico para la Migración del Nuevo Portal Web y construcción de la primera versión del Registro de Activos de Información En paralelo se realizaron otras actividades adicionales y complementarias, a saber: 1. Se elaboraron inventarios en estado natural con el fin de
mapear la información e identificar sus responsables. 2. Se elaboraron inventarios documentales desde el apoyo que
se dio en la organización de archivos de gestión a las dependencias.
3. Se realizaron las entrevistas para elaboración de TRD, lo que permite confirmar la producción documental e identificación de sus responsables según las etapas del flujo documental en cada proceso.
En este momento se están consolidando las políticas de operación para el cargue, eliminación, actualización y archivo de la información de la página web, de conformidad con las disposiciones normativas que regulan la materia. Esta actividad es liderada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional y está programada para ser finalizada en el primer trimestre de 2016.
En las anteriores actividades, se encuentran algunas que están proyectadas para ejecutarse durante la vigencia 2016, y
sobre las cuales mediante esta recopilación de información, se presenta el avance a la fecha.
Ellas son:
Información para niños, Información para población Vulnerable, Medición de Satisfacción de los Usuarios, Espacios
Electrónicos para el Control Social, Seguimiento en Línea a la Democracia Electrónica, en los cuales se indica que estos
ítems quedaron contemplados y serán evidenciados, con el nuevo portal web de la Entidad.
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De acuerdo con lo reportado por cada una de las dependencias involucradas en el cumplimiento de
las actividades objeto del Plan de Mejoramiento al Proceso de Rendición de Cuentas a la
Ciudadanía, y con los soportes aportados por la Oficina de Tecnologías de la Información, el Portal
Web de la Entidad está en proceso de modernización, para lo cual se suscribió el contrato 112 de
2014, y a la fecha se encuentra en periodo de finalización con la proyección de tener la nueva página
disponible al público, entre los meses de Enero y Febrero de 2016.
Cabe señalar, que dentro de las actividades que hacen posible el cambio del portal web, se han
involucrado las dependencias enunciadas en este informe, las cuales ejecutaron actividades que
permiten dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de
la Función Pública; en lo que hace referencia a la participación ciudadana, y cuyas acciones de
mejora se aplican al portal actual, en lo que permite la plataforma, y algunas otras se evidenciarán
con la nueva página web.
En este orden de ideas, se puede evidenciar que la Entidad, a través de sus dependencias ha venido
desarrollando las acciones de mejora acordadas en el Plan de Mejoramiento que ahora se evalúa
por parte de la Oficina de Control Interno, sin embargo se reitera, que algunas acciones tendrán
efectividad, una vez entre en funcionamiento la nueva Página Web de la Institución, para lo cual se
suscribió el Contrato No. 112 de 2.014.
Ante lo expuesto, se recomienda que las dependencias de la Institución, con el apoyo de la Oficina
de Tecnologías de la Información, puedan concluir satisfactoriamente las acciones anteriormente
enunciadas y para aquellos casos que apuntan al cumplimiento a los parámetros establecidos por
Gel (Gobierno en Línea del Gobierno Nacional), como es el caso de expedición de certificaciones
en línea, puedan materializarse acciones que permitan evidenciar el cumplimiento de estos, en
procura de lograr un mejoramiento de la atención ciudadana, a través de mecanismos electrónicos,
buscando por tanto cumplir en cabal forma con la Misión y Visión Institucional.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: Eddna Dueñas Monsalve-Profesional Especializado Oficina de Control Interno.
