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INFORME DE GESTIÓN
Gestión Documental
2014 - 2015
Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario
Departamento Administrativo
de la Defensoría del
Espacio Público
400 SAF
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TABLA DE CONTENIDO
1.1 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA TECNOLOGÍA: .......................................................................... 3
1.1.1 ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................. 3
1.1.2 RECOMENDACIONES Y PUNTOS RELEVANTES - GESTIÓN DOCUMENTAL ..............................10
1.1.3 SISTEMA DE CORRESPONDENCIA (CORDIS) .............................................................................11
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SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE CONTROL
DISCIPLINARIO INFORME DE GESTIÓN
DESDE EL 01/10/2014 HASTA 18/12/2015
La Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario tiene a su
cargo todos los procesos de soporte del Departamento Administrativo de la
Defensoría del Espacio Público y un proceso transversal de atención al cliente y/o
usuario:
Graficó 1 – Mapa de Procesos del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público
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1.1 GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA TECNOLOGÍA:
1.1.1 ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El área de gestión de la información cuenta con el siguiente personal:
Un (1) profesional universitario
Dos (2) asistenciales
Un (1) profesional contratista
Cinco (5) técnicos contratistas
Un (1) Subcontratista
1.1.1.1 GESTIÓN DOCUMENTAL 2014
Estandarización de procedimientos de archivos del DADEP. Procedimiento: Archivo de Documentos Unificado dentro del Proceso de gestión de la información y la tecnología.
1.1.1.1.1 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
Por parte del área de Gestión documental se elaboró el cronograma de transferencias
documentales las cuales quedaron programadas para ser entregadas a partir del día 04
de junio de 2014.
Para el primer semestre se programaron 5 transferencias documentales de las cuales
fueron entregadas 4 y reprogramada 1, para un % de cumplimiento y oportunidad del
80%:
(Transferencias realizadas / Transferencias programadas)*100 4/5 = 80%
1.1.1.1.2 VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA 2014
1. La adecuación de la planta física en dos puntos de radicación, siendo líderes en el
Súper Cade CAD en la atención para las personas con discapacidad.
2. El escaneo e indexación del documento completo remisorio y sus
correspondientes anexos.
3. Evacuación de la correspondencia dos veces al día, dando trámite más
rápidamente a las solicitudes recibidas para la Entidad.
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4. La consulta de la imagen de los documentos radicados en tiempo real, debido a
que una vez se recibe el documento inmediatamente se escanea y se indexa
5. Se realiza una base de datos de todas las imágenes indexadas mes a mes.
A lo largo del año 2013 se realizaron 18.586 radicaciones, y en el año 2014 aumento en
un 22.23% alcanzando 22.719 radicaciones.
MES Nº DE
RADICADOS
ENERO 1707 FEBRERO 1903 MARZO 2040 ABRIL 1880 MAYO 2085 JUNIO 1557 JULIO 2164 AGOSTO 1716 SEPTIEMBRE 2035 OCTUBRE 2154 NOVIEMBRE 1754 DICIEMBRE 1724
TOTAL 22719
1.1.1.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 2015
Conformación de equipo técnico para la construcción de una nueva versión de
las Tablas de Retención Documental con base en los procesos y procedimientos
vigentes con la metodología propuesta por el Archivo de Bogotá de conformidad
con lo establecido en el Decreto 2578 de 2012 y el Acuerdo 04 de 2013 del
Archivo General de la Nación. Se realizó la contratación de un Profesional en
Archivística y dos técnicos en TRD.
Durante 2015 se realizaron 5 jornadas de capacitación sobre el diligenciamiento
los cuadros de caracterización documental. Así mismo, se realizaron
capacitaciones sobre Clasificación Documental y asignación de tipos
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documentales en el Programa de Gestión Documental ORFEO con base en las
TRD de cada dependencia.
Se realizó la actualización del Procedimiento Control de Registros dando
alcance a las políticas de operación y a diferentes aspectos relacionados con el
Sistema Integrado de Gestión.
Se realizó la actualización de los formatos: Cuadro de Clasificación Documental,
Cuadro de Caracterización Documental.
Escaneo de 85.067 folios correspondientes a transferencias documentales y
expedientes contractuales.
Verificación aleatoria del procesamiento técnico de los expedientes
contractuales vigencia 2015 de la Oficina Jurídica y foliación de 37.040 folios.
Centralización de los Contratos de Arrendamiento y CAMEPS en la Oficina
Asesora Jurídica.
Redefinición de actividades en el proceso de Gestión Documental
En las transferencias realizadas durante 2015 se recibieron 51
Cajas contenedoras de 298 Carpetas de las diferentes Series documentales.
Traslado del centro de documentación a la Subdirección de Registro
Inmobiliario, debido a que la colección bibliográfica se enfoca en temas
técnicos del espacio público y los usuarios que solicitan este trámite u/o
servicio son atendidos por esta Subdirección.
1.1.1.2.1 VOLUMENES CONSOLIDADOS – ARCHIVOS DE GESTIÓN
Metros lineales de archivo fÍsico Aprox. Metros lineales organizados Aprox.
Indicador: Metros Lineales
Organizados/Total Metros
Lineales
779,5 519,25 67%
Volumen aproximado de imágenes
Areas Administrativas
2.240.220
INDICADOR DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS DE AREAS ADMINISTRATIVAS DADEP
NOVIEMBRE 2015
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Cajas
X200
Metros
LinealesCajas
Metros
Lineales
DIRECCIÓN 23 5,75 8 2 31 7,75
OAJ 737 184,25 574 143,5 1311 327,75
OAP 55 13,75 7 1,75 62 15,5
OCI 225,5 12 3 34
8,5
OAS 15 3,75 4 1 19 4,75
SRI 39 9,75 29 7,25 68 17
SAI 93 23,25 16 4 109 27,25
SAF-DESPACHO 35 8,75 10 2,5 45 11,25
TALENTO HUMANO 91 22,75 75 18,75 166 41,5
DISCIPLINARIOS 24 6 14 3,5 38 9,5
CONTABILIDAD 154 38,5 29 7,25 183 45,75
PRESUPUESTO 150 37,5 34 8,5 184 46
RECURSOS FISICOS 179 44,75 97 24,25 276 69
GESTION DOCUMENTAL 460 115 132 33 592 148
TOTAL 2077 519,25 1041 260,25 3118 779,5
VOLUMENES APROXIMADOS DE ARCHIVOS FISICOS POR DEPENDENCIA - NOV DE 2015
DEPENDENCIAS
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO DE GESTION
Total Cajas
Total
Metros
Lineales
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1.1.1.2.2 AMPLIACIÓN DEL ALCANCE DEL OBJETO CONTRATO DE MENSAJERÍA:
Con el fin de aprovechar un recurso humano, se incluyeron las siguientes
actividades a realizar por un funcionario de la empresa de mensajería:
Generación de base de datos desde CORDIS para identificar el correo de
8hrs, 24 hrs y especializado.
Organización de los oficios del físico vs base de datos
Ingreso de dirección en base de datos
Clasificación en los siguientes grupos: Consecutivo, gestión, mensajería,
correo electrónico, ventanilla, anónimos y entrega personal.
Identificación de pruebas de entrega de las diferentes dependencias
Escaneo e indexación de comunicados
Registro en CORDIS de la entrega de los oficios personales
Ingreso información de correo devuelto en CORDIS.
1.1.1.2.3 CORRECCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Revisión de la información institucional de todas las vigencias desde la creación
de la entidad, para comprender los cambios en la estructura orgánica.
Se verificó los cambios efectuados entre las versiones de TRD 2003 y 2006 para
verificar los cambios en funciones que dieron origen a estos cambios.
Se verificó los oficios de solicitudes de ajustes en las TRD para aplicar los que se
encontraban acordes con la vigencia, dentro de lo cual se encontró que varios
cambios solicitados no se encontraban ajustados, así como otros que no eran
procedentes.
Se realizó el documento de presentación de la TRD al Consejo Distrital de
Archivo, en el cual se amplió la visión para los evaluadores de acuerdo a la
metodología empleada para la corrección de la TRD, el cual contiene la
Introducción, el marco normativo de legislación archivística, de espacio público y
de actos administrativos del DADEP; los aspectos institucionales donde se
encuentra la creación de la entidad, funciones, visión, misión, objetivos
estratégicos, estructura orgánica, codificación de las áreas y descripción de los
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objetivos de los grupos de trabajo; se explica la metodología para la elaboración
de la TRD donde se comentan los antecedentes documentales de la entidad, la
recopilación y análisis de la información, cuadro de clasificación documental y la
valoración documental; finalmente se explica la estructura de la Tabla de
retención documental, donde se explica el formato empleado, se comenta la
presentación de la TRD para aprobación del Comité, se comenta como se
elaborará la aplicación y la respectiva actualización.
Se realizó el documento de presentación de la TRD para aprobación del Comité
SIG del DADEP.
1.1.1.2.4 PRODUCTOS FINALES
1 Cuadro de Clasificación Documental
8 Tablas de Retención Documental
1 Documento de presentación
1 Documento de control de cambios (para uso interno del DADEP para aplicar los
procedimientos al cumplir los tiempos de retención).
1.1.1.3 COMPARATIVOS TRD 2003 Y 2006 Vs TRD CORREGIDA
CANTIDAD DE SERIES
2003 2006 VERSIÓN CORREGIDA 2015
32 52 45
CANTIDAD DE SUBSERIES
2003 2006 VERSIÓN CORREGIDA 2015
88 204 148
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CANTIDAD DE TRD
2003 2006 VERSIÓN CORREGIDA 2015
18 18 8
1.1.1.4 INDICADORES DEL PROCESO DEFINIDOS EN 2015 PARA 2016
1.1.1.4.1 CLASIFICACIÓN DE COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS
a. Objetivo: Este Indicador permite conocer el porcentaje de errores en la
clasificación de las comunicaciones externas recibidas para generar
acciones correctivas al interior del área encargada
b. Propósito: Controlar y Mejorar la clasificación de las comunicaciones
externas recibidas
c. Tipo: Eficiencia
d. Fórmula: Errores de Clasificación / tamaño de la muestra de
comunicaciones externas recibidas
e. Responsable de la Medición: Carolina Rincón
f. Responsable del análisis del indicador y de la definición de acciones:
Carolina Rincón
1.1.1.4.2 SOLICITUDES DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO NO ATENDIDAS
a. Objetivo: Este Indicador permite conocer el porcentaje de atención de las
solicitudes de expedientes en archivo e identificar las causas de la no entrega
del expediente para determinar acciones de mejora con el fin de atender el
100% de las solicitudes
b. Propósito: Satisfacer los requerimientos de préstamos de expedientes de
archivo
c. Tipo: Eficiencia
d. Fórmula: Número solicitudes no atendidas / Número solicitudes realizadas
e. Responsable de la Medición: Eliana Hernández
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f. Responsable del análisis del indicador y de la definición de acciones:
Carolina Rincón
1.1.1.4.3 NÚMERO DE FOLIOS PROCESADOS EN ARCHIVO
a. Objetivo: Este Indicador permite conocer el volumen de folios producidos en
la Entidad procesados bajo técnicas de archivo, con el fin de dar
cumplimiento a la normatividad archivística vigente y dar respuesta a
requerimientos de entes de control; del resultado de este indicador se
definirá la asignación de recursos para el área de Gestión Documental
b. Propósito: Identificar el volumen de la producción de documentos esenciales
de la entidad
c. Tipo: Eficiencia
d. Fórmula: Número folios procesados / Número folios recibidos en archivo
e. Responsable de la Medición: Eliana Hernández / Marelbi Pinto
f. Responsable del análisis del indicador y de la definición de acciones:
Carolina Rincón
1.1.2 RECOMENDACIONES Y PUNTOS RELEVANTES - GESTIÓN DOCUMENTAL
Realización del inventario de Activos de Información
Diseño del programa de gestión de documentos electrónicos
Creación del Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
Levantamiento del Inventario en estado natural del Archivo Central
Tablas de Control de Acceso - restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.
Actividades de ajuste según las necesidades de la Entidad debido a la
implementación de ORFEO.
Diseño de gestión de documentos electrónicos
Creación del Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
Levantamiento del Inventario en estado natural del Archivo Central
Diseño de gestión de documentos electrónicos
Creación del Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
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Levantamiento del Inventario en estado natural del Archivo Central
Tablas de Control de Acceso - restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos
Actividades de ajuste según las necesidades de la Entidad debido a la
implementación de ORFEO
1.1.2.1 VENTANILLA DE CORRESPONDENCIA EN EL APLICATIVO CORDIS 2015
Se definieron nuevos controles al proceso de Correspondencia, verificando la
Clasificación de las comunicaciones recibidas en ventanilla, la finalización dentro de
los tiempos de Ley y la calidad en la digitalización de las Comunicaciones recibidas
en ventanilla. A continuación se relaciona, el volumen de comunicaciones
Mes N. Radicados
Enero 1722
Febrero 2155
Marzo 2282
Abril 1979
Mayo 2028
Junio 1921
Julio 2328
Agosto 1987
Septiembre 2203
Octubre 2100
Noviembre 2071
Diciembre 947
Total 23723
1.1.3 SISTEMA DE CORRESPONDENCIA (CORDIS)
A continuación se relaciona una muestra representativa de los volúmenes y tipos
documentales administrados en el sistema CORDIS.
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El sistema CORDIS no tiene la opción de generar un reporte que permita extraer
rápidamente la información del total de documentos radicados, para hacer el
respectivo análisis, esta funcionalidad actualmente solo existe para el caso de los
derechos de petición, razón por la cual se implementa el Programa de Gestión
Documental ORFEO
CONTRATISTAS PLANTA (CONTRATISTAS + PLANTA) MENSUAL
29 16 25 4
DERECHOS DE PETICIÓN RADICADOS PROMEDIO POR:
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EMPLEADO DE PLANTA AL QUE MAS SE LE RADICA DERECHOS DE PETICIÓN:
CHALOT GAVIRIA VELANDIA 123
EMPLEADO CONTRATISTA AL QUE MAS SE LE RADICA DERECHOS DE PETICIÓN:
LAURA CAROLINA URREA OCHOA 197
A través de este aplicativo se radicaron para el primer semestre de 2015 un total de
3.928 peticiones todas ellas bajo:
• DERECHO DE PETICIÓN - CERTIFICACIÓN
• DERECHO DE PETICIÓN - CONSULTA CONCEPTOS
• DERECHO DE PETICIÓN - DENUNCIO INVASIÓN
• DERECHO DE PETICIÓN - INFORMACIÓN
• DERECHO DE PETICIÓN - INTERÉS GENERAL
• DERECHO DE PETICIÓN - INTERÉS PARTICULAR
• DERECHO DE PETICIÓN - LEY 5
• REQUERIMIENTOS ORGANISMOS DE CONTROL
• REQUERIMIENTOS TRIBUNALES Y JUZG. (5DIA)
Y repartieron para su gestión en 9 dependencias del DADEP:
• DESPACHO DEFENSORÍA ESPACIO PÚBLICO
• OFICINA DE CONTROL INTERNO
• OFICINA DE PLANEACIÓN
• OFICINA DE SISTEMAS
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• OFICINA JURÍDICA
• SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
• SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN INMOBILIARIA Y E.P
• SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO INMOBILIARIO
• VENTANILLA - DADEP
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A partir del total de 3.927 peticiones radicadas con estado finalizado y en trámite
durante el 1º semestre de 2015 se elaboró un indicador llamado “Tasa de Radicados
Vencidos” el cual nos indica del total de peticiones radicadas cual porcentaje ha estado
por fuera de los tiempos o términos (días) de acuerdo con su tipología.
