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Informe
de Gestión
2014
2014
Director General
Carlos Alberto Zapata Cárdenas
Secretaria General
Claudia Ivonne Factor Lugo
Subdirectora del Sistema Nacional de Archivos
Ruth Helena Vallejo Sierra
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico
John Alexander González Flores
Subdirectora de Gestión del Patrimonio Documental
Natasha Eslava Vélez
Subdirectora de Asistencia Técnica y
Proyectos Archivísticos
Clara Inés Beltrán Herrera
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Edgar Ramiro Serrano Rozo
Documento consolidado por la Oficina Asesora de Planeación
Informe de Gestión
TABLA DE CONTENIDO
ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................................... 2
ÍNDICE DE GRÁFICOS ..................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA ................................................................................. 5
1.1. Modernización de los archivos públicos ............................................................... 5
1.2. Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos (SNA) ........... 5
1.3. Recuperación y conservación del patrimonio documental del país ...................... 6
1.4. Fortalecimiento institucional ................................................................................. 6
2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN .................................................................. 8
2.1. Gestión financiera ................................................................................................ 8
2.2. Infraestructura ..................................................................................................... 9
2.3. Gestión contractual ............................................................................................ 11
2.4. Gestión humana ................................................................................................ 11
3. PROYECTOS DE INVERSIÓN ................................................................................. 12
3.1. Implantación del sistema nacional de archivos en Colombia ............................. 12
3.2. Preservación del patrimonio documental colombiano ........................................ 31
3.3. Aplicación sistema integral nacional de archivos electrónicos nacional – SINAE 41
3.4. Renovación e implementación de tecnologías de la información ....................... 44
2014
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Balance general ejes estratégicos vs. Proyectos de inversión ............................. 7
Tabla 2. Relación de ingresos 2014 ................................................................................... 9
Tabla 3. Estado final proyectos de infraestructura física .................................................. 10
Tabla 4. Estado final proyecto de implantación del SNA en Colombia ............................. 12
Tabla 5. Subactividades relacionadas al acompañamiento .............................................. 12
Tabla 6. Capacitación a comunidades ............................................................................. 13
Tabla 7. Capacitaciones regionales ................................................................................. 14
Tabla 8. Comunicaciones usuarios internos y externos ................................................... 15
Tabla 9. Capacitaciones realizadas 2014 ......................................................................... 16
Tabla 10. Capacitaciones por línea de venta de servicios ................................................ 16
Tabla 11. Ejecución de becas 2014 ................................................................................. 16
Tabla 12. Metas alcanzadas en el diseño e implementación de la política relacionada con
DDHH .............................................................................................................................. 18
Tabla 13. Sensibilización y capacitaciones DDHH ........................................................... 19
Tabla 14. Actividades implementación de políticas .......................................................... 20
Tabla 15. Total contratos 2014 ........................................................................................ 23
Tabla 16. Actividades ejecutadas en transferencias ........................................................ 24
Tabla 17. Porcentaje de avance de la Implementación .................................................... 27
Tabla 18. Acciones de inspección, control y vigilancia. .................................................... 29
Tabla 19. Consolidado población por año ........................................................................ 30
Tabla 20. Visitas de inspección según su orden .............................................................. 30
Tabla 21. Estado final proyecto de preservación del patrimonio documental. .................. 32
Tabla 22. Consolidado ferias de servicio al ciudadano ..................................................... 33
Tabla 23. Consolidado usuarios AGN .............................................................................. 33
Tabla 24. Consolidado procesamiento material bibliográfico............................................ 34
Tabla 25. Consolidado fotocopias 2014 ........................................................................... 35
Tabla 26. Consolidado comunicaciones internas ............................................................. 35
Tabla 27. Consolidado comunicaciones externas ............................................................ 36
Tabla 28. Estado final proyecto de aplicación SINAE....................................................... 41
Tabla 29. Estado final proyecto de renovación e implementación de tecnologías de la
Información. ..................................................................................................................... 45
Informe de Gestión
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Ejecución presupuesto de gastos ...................................................................... 8
Gráfico 2. Procesos contractuales 2014........................................................................... 11
Gráfico 3. Resultados de comités técnicos ...................................................................... 14
Gráfico 4. Asistencias por tema ....................................................................................... 22
Gráfico 5. Comparativo anual de asistencias técnicas realizadas .................................... 23
Gráfico 6. Ingresos vigencia 2014 .................................................................................... 24
Gráfico 7. Documentación 2014 ....................................................................................... 26
Gráfico 8. Implementación 14001 en el AGN ................................................................... 27
Gráfico 9. Avances bimestrales de la implementación ..................................................... 28
Gráfico 10. Comportamiento visitas de inspección y vigilancia ........................................ 31
Gráfico 11. Discriminación de visitas por departamento ................................................... 31
Gráfico 13. Estrategia de participación ciudadana - reconocimiento de MINTIC .............. 36
Gráfico 13. Resultados en redes sociales ........................................................................ 36
2014
INTRODUCCIÓN
De conformidad con lo establecido en la Constitución Nacional de la República de
Colombia y la ley de participación ciudadana, el proceso de rendición de cuentas, propicia
los espacios para socializar y retroalimentar una relación de doble vía entre la
administración y la ciudadanía que permite incentivar el buen desempeño y
comportamiento de las entidades y sus equipos de trabajo.
El Archivo General de la Nación – AGN es una entidad del orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura, la cual fue creada para dirigir y coordinar la Función Archivística y el
Sistema Nacional de Archivos, coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y
conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental del país como parte integral
de la riqueza cultural de la Nación.
Así pues, el AGN en concordancia con su plan estratégico “Hacia un programa de gestión
documental electrónico 2011-2014” y el plan nacional de desarrollo “Prosperidad para
Todos”, a través del siguiente informe de gestión pone a consideración de la ciudadanía
los resultados obtenidos en la ejecución de los proyectos de inversión, los logros y metas
alcanzados durante el período enero –diciembre 2014.
Informe de Gestión
1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA
El AGN tiene como objetivo principal lograr la formulación, coordinación, control y
seguimiento de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental con el fin de
garantizar el acceso a la información, contribuir a salvaguardar los derechos de los
ciudadanos y apoyar el desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los trámites de
la administración pública a través de la gestión documental articulada con el uso de la
tecnología.
Para dar cumplimiento a este objetivo la Entidad cuenta con cuatro (4) ejes estratégicos
que se presentan a continuación.
1.1. Modernización de los archivos públicos
Objetivos Estratégicos
- Modernizar y adecuar la política archivística a las exigencias de la sociedad actual y a
los avances de las tecnologías de la información.
- Apoyar la modernización de los archivos públicos del país y la gestión documental a
través de las tecnologías de la información y la comunicación.
- Fomentar la adopción de estándares de gobierno para metadatos e interoperabilidad
que permitan una mayor convergencia y trabajo interinstitucional en documento
electrónico y gestión de archivos y en la distribución y el intercambio de documentos
electrónicos entre los sistemas de gobierno.
- Desarrollar proyectos relacionados con el portafolio de servicios.
- Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio
documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad
cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.
Para el desarrollo de estos objetivos, se encuentran inscritos ante el Departamento
Nacional de Planeación (DNP) los siguientes proyectos de inversión.
- Aplicación del Sistema Nacional Integral de Archivos Electrónicos
- Implantación del Sistema Nacional de Archivos
1.2. Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos (SNA)
Objetivos Estratégicos
- Fortalecer el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la política pública de
archivos.
2014
- Establecer y desarrollar el sistema de información del Sistema Nacional de Archivos –
SISNA.
- Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio
documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad
cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.
Para el desarrollo de estos objetivos, se encuentra inscrito ante el DNP el proyecto de
inversión:
- Implantación del Sistema Nacional de Archivos.
1.3. Recuperación y conservación del patrimonio documental del país
Objetivos Estratégicos
- Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio
documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad
cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.
Para el desarrollo del objetivo, se encuentra inscrito ante el DNP el proyecto de inversión:
- Preservación del Patrimonio Documental Colombiano.
1.4. Fortalecimiento institucional
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
- Desarrollar una política de gestión del conocimiento para el crecimiento y compromiso
del talento humano en el AGN que impulse la adecuada gestión documental.
- Adecuar estructuralmente al AGN con el marco normativo vigente.
- Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión.
- Fortalecer la Infraestructura tecnológica y física de la Entidad.
- Fortalecer la Gestión Sostenible.
Para el desarrollo de estos objetivos, se encuentran inscritos ante el DNP los siguientes
proyectos de inversión:
- Remodelación y Adquisición del Inmueble Aledaño al Edificio.
- Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN.
- Renovación e Implementación de TIC en el AGN.
- Mejoramiento, dotación y Adecuación del Inmueble para la creación del Archivo
Intermedio de las Entidades Públicas Liquidadas.
Informe de Gestión
- Implantación Sistema Nacional de Archivos en Colombia.
Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN
para su preservación y difusión672.253.262$ 337.524.850$ 334.728.412$
Realizar procesos de investigación prevención, diagnostico y
recuperación de la documentación, perteneciente al AGN y demás
actores del SNA172.216.582$ 33.979.000$ 138.237.582$
Organizar (clasificar, ordenar, describir) fondos documentales del
Archivo General de la Nación levantamiento de diagnostico e
inventario de fondos documentales del Archivo General de la Nación437.580.335$ 378.738.200$ 58.842.135$
Divulgar y difundir a los colombianos, y/o partes interesadas, por
diversos medios el patrimonio documental archivístico del AGN y
demás actores del SNA367.949.821$ 132.797.821$ 235.152.000$
Adquisición de Bienes del Patrimonio Documental 50.000.000$ 50.000.000$ -$
TOTAL PROYECTO 1.700.000.000$ 933.039.871$ 766.960.129$
Aplicación Sistema Integral
Nacional de Archivos
Electrónicos Nacional - SINAE
Generación de un modelo de lineamientos para el Sistema de Gestión
Documental208.000.000$ 147.652.000$ 60.348.000$
Fortalecer la modernización y eficiencia del Estado a traves de la revision y
evaluacion de las TRD y TVD de los actores del SNA 154.110.000$ 139.250.000$ 14.860.000$
Desarrollar la adecuación normativa 59.700.000$ 59.700.000$ -$ Fomentar el desarrollo de proyectos archivísticos y desarrollo de proyectos
venta de servicios3.550.759.651$ 2.926.655.151$ 624.104.500$
Diseñar e implementar el SISNA 166.284.060$ 36.284.061$ 129.999.999$ Articular las instancias e instituciones del SNA (capacitación archivística,
comités, consejo y eventos) 580.805.295$ 189.905.959$ 390.899.336$
Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA 282.400.500$ 178.881.000$ 103.519.500$ Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la conformación y la
protección de sus archivos 78.192.993$ 48.489.993$ 29.703.000$
Diseñar e implementar la política publica relacionada con la gestión y
administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica47.441.500$ 27.441.500$ 20.000.000$
Diseñar e implementar la política publica relacionada con la gestión y
administración de los archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y
otros archivos especiales
30.527.000$ 30.527.000$ -$
Beca de investigación “los archivos y los derechos humanos” 52.992.000$ 52.992.000$ -$
Fortalecer y modernizar el AGN 50.787.001$ 50.787.001$ -$
TOTAL PROYECTO 5.054.000.000$ 3.740.913.665$ 1.313.086.335$
Remodelacion de inmueble 50.000.000$ 5.000.000$ 45.000.000$
TOTAL PROYECTO 50.000.000$ 5.000.000$ 45.000.000$
Mantenimiento Instalaciones Locativas 493.452.800$ 66.900.000$ 426.552.800$
Mantenimiento Sistema Eléctrico 61.665.042$ -$ 61.665.042$
Mantenimiento Sistema Hidráulico 5.238.458$ -$ 5.238.458$
Mantenimiento Sistema Mecánico 26.942.798$ -$ 26.942.798$
Mantenimiento Sistema De Seguridad 15.361.476$ -$ 15.361.476$
Mantenimiento Sistema De Ventilación Y Aire Acondicionado 14.750.000$ -$ 14.750.000$
Mantenimiento y Calibración de Equipos de GCR 15.000.000$ -$ 15.000.000$
TOTAL PROYECTO 632.410.574$ 66.900.000$ 565.510.574$
Soporte Sistemas de información y apoyo administrativo 1.060.475.901$ 70.237.000$ 990.238.901$
Fortalecimiento Tecnológico 407.524.099$ -$ 407.524.099$
TOTAL PROYECTO 1.468.000.000$ 70.237.000$ 1.397.763.000$
M EJORAM IENTO, DOTACIÓN Y
ADECUACIÓN DEL INM UEBLE
PARA LA CREACIÓN Y
PUESTA EN
FUNCIONAM IENTO DEL
ARCHIVO INTERM EDIO DE LAS
ENTIDADES FINANCIERAS
PUBLICAS LIQUIDADAS
Adecuación y Mantenimiento Anual de la Bodega 543.000.000$ 23.517.239$ 519.482.761$
$ 9.655.410.574 $ 4.987.259.775 $ 4.668.150.799
Gastos Generales
3. R
ecu
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Co
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Patr
imo
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Do
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men
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aís
PRESERVACIÓN DEL
PATRIM ONIO DOCUM ENTAL
COLOM BIANO
Eje
EstratégicoPROYECTO DNP ACTIVIDADES
Recursos por
actividadServicios Personales
RENOVACIÓN E
IM PLEM ENTACIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORM ACIÓN EN EL
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
TOTAL PLAN DE ACCIÓN INVERSION 2014
1. M
od
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izació
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s
Arc
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s
IM PLANTACIÓN SISTEM A
NACIONAL DE ARCHIVOS EN
COLOM BIA
2. F
ort
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cim
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Nacio
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4. F
ort
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cim
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REM ODELACIÓN Y
ADQUISICIÓN DEL INM UEBLE
ALEDAÑO AL EDIFICIO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN
M ANTENIM IENTO Y
ADECUACIÓN DE LAS
INSTALACIONES DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
Tabla 1. Balance general ejes estratégicos vs. Proyectos de inversión
2014
2. INFORME EJECUTIVO DE LA GESTIÓN
En el presente informe se describe la gestión adelantada en el periodo Enero 2014 –
Diciembre 2014 del Archivo General de la Nación.
2.1. Gestión financiera
Efectuamos compromisos presupuestales por valor de $18.322.875.002 (94.89% del
total del presupuesto), $ 8.846.030.897 corresponden a funcionamiento y $9.476.844.105
corresponden a inversión.
Gráfico 1. Ejecución presupuesto de gastos
El presupuesto se ha ejecutado conforme a lo planeado y de acuerdo con el PAA. Frente
a las metas, se han superado las planteadas para inversión (96.75%) en un 2.58%,
mientras que para funcionamiento (92.84%) la ejecución estuvo por debajo de lo planeado
en un 1.22%, principalmente en gastos de personal, debido a que no fue posible proveer
la totalidad de los cargos de la planta global de la entidad. En General las expectativas
Informe de Gestión
presupuestales sobre las actividades misionales de la entidad se cumplieron lo cual
permitió cumplir la misión institucional y las funciones asignadas al AGN.
Tabla 2. Relación de ingresos 2014
DESCRIPCION INGRESOS
PRESUPUESTADOS 2014
INGRESOS RECAUDADOS
MAYOR (MENOR)RECAUDO
I-INGRESOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS
9.575.000.000 15.285.177.506 5.710.177.506
A-INGRESOS CORRIENTES 5.448.200.000 10.570.929.039 5.122.729.039
NO TRIBUTARIOS 5.448.200.000 10.570.929.039 5.122.729.039
VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 5.448.200.000 8.468.535.256 3.020.335.256
TASAS, MULTAS Y CONTRIBUCIONES
0 2.102.393.783 2.102.393.783
B-RECURSOS DE CAPITAL 4.126.800.000 4.714.248.467 587.448.467
RENDIMIENTOS FINANCIEROS 662.600.000 1.246.222.250 583.622.250
RENDIMIENTOS FINANCIEROS 662.600.000 1.246.222.250 583.622.250
RECURSOS DEL BALANCE 3.464.200.000 3.468.026.217 3.826.217
EXCEDENTES FINANCIEROS 3.464.200.000 3.464.200.000 0
OTROS RECURSOS DEL BALANCE 0 3.826.217 3.826.217
En materia de ingresos de la Entidad, se superó la expectativa en todos los conceptos de
ingresos propios excepto los excedentes financieros, (Tabla 2).
2.2. Infraestructura
El Archivo General de la Nación cuenta con tres proyectos de inversión mediante los que
implementan acciones para fortalecer su infraestructura, son ellos:
Remodelación y adquisición del inmueble aledaño al edificio del AGN
Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble para la creación y puesta en
funcionamiento del archivo intermedio de las entidades financieras públicas
liquidadas
Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN
El fortalecimiento de la infraestructura física es un factor relevante en el desarrollo de las
funciones misionales de la Entidad puesto que permite prestar un mejor servicio a los
colombianos, para lo cual es necesario contar con los recursos que permitan una mayor
2014
eficacia de la gestión. El avance de ejecución de los proyectos mencionados se puede
observar en la siguiente tabla:
Tabla 3. Estado final proyectos de infraestructura física
Proyecto/actividad
Ejecución
presupuestal /
Obligación
Avance de
metas %
Presupuesto asignado
al proyecto/actividad
Presupuesto
ejecutado
proyecto/actividad
Remodelación y Adquisición del Inmueble
aledaño al Edificio del Archivo General de
la Nación99,3% 100,0% 50.000.000$ 49.645.648$
Mantenimiento y Adecuación de las
Instalaciones del Archivo General de la
Nación88,2% 91,6% 632.410.574$ 557.939.959$
Mejoramiento, dotación y adecuación del
inmueble para la creación y puesta en
funcionamiento del Archivo Intermedio de
las Entidades Financieras Publicas
Liquidadas
80,0% 86,5% 543.000.000$ 434.212.093$
Durante la vigencia 2014 cumplió con el mantenimiento a tres sedes: Sede Central,
Inmueble aledaño y Bodega Santander; los principales logros en infraestructura física
para la vigencia son:
Ejecución de obras de reforzamiento de la fachada de la casa aledaña a fin de
garantizar la estabilidad de la estructura.
Desarrollo de los diseños arquitectónicos, estructurales, hidráulicos y eléctricos del
edificio administrativo del Archivo Santander.
Mantenimiento de sistema de bombeo y lavado de los tanques de 5m3.
Revisión del sistema de ventilación y regulación de la operación del sistema de
ventilación mecánica con la puesta a punto y bobinado de los motores.
Estudios de suelos, extracción de núcleos e informe de vulnerabilidad y estudios
de suelos edificios AGN Centro y Bodega Santander.
Traslado de las UPS de la Entidad lográndose eliminar la falla de temperatura del
equipo y mejorar las condiciones de operación de las UPS.
Instalación de divisiones y aires acondicionados en las salas de capacitación para
mejorar las condiciones locales.
Informe de Gestión
2.3. Gestión contractual
Durante la vigencia 2014, se llevaron a cabo 382 procesos de contratación dirigidos a
través de la Oficina Asesora Jurídica, de los cuales el 84% corresponde a contratos
directos en la modalidad de órdenes de prestación de servicios personales requeridos por
la Entidad.
Gráfico 2. Procesos contractuales 2014
En el Gráfico 2, se muestra como la siguiente categoría con mayor representatividad es la
contratación realizada a través de invitaciones de mínima cuantía (7%), seguida de la
selección abreviada de menor cuantía (4%) y selección abreviada por subasta inversa
(3%).
2.4. Gestión humana
En la vigencia 2014 desarrollamos actividades en las áreas de Capacitación, Sistema de
Estímulos, Seguridad y Salud en el Trabajo y otro tipo de acciones llevadas a cabo:
La semana de la Salud entre el 25 de Noviembre al 1 de Diciembre de 2014, en la
cual se programaron 22 actividades con la participación de 118 personas.
Se actualiza el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del
Archivo General de la Nación mediante la Resolución 041 de 2014.
Se actualiza el Plan de Emergencias y se efectuó simulacro de evacuación del 14
de Octubre de 2014.
El Plan Institucional de Formación y Capacitación se desarrollaron 45 temáticas,
con una duración 349 horas y un total de 597 asistentes.
En Bienestar Social, desarrollamos 16 actividades de calidad de vida laboral y
servicios sociales, con 470 asistentes; se otorgaron 4 becas y 3 apoyos
educativos.
2014
3. PROYECTOS DE INVERSIÓN
Se describe a continuación la gestión realizada en el AGN para cada uno de los proyectos
de inversión de la Entidad.
3.1. Implantación del sistema nacional de archivos en Colombia
El estado final de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:
Tabla 4. Estado final proyecto de implantación del SNA en Colombia
Proyecto/actividad
Ejecución
presupuestal /
Obligación
Avance de
metas %
Presupuesto asignado
al proyecto/actividad
Presupuesto
ejecutado
proyecto/actividad
Implantación Sistema Nacional
de Archivos en Colombia98,0% 89,6% 5.054.000.000$ 4.958.324.372$
3.1.1. Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la conformación
y la protección de sus archivos.
El AGN adelanta procesos de interlocución con comunidades pertenecientes a los grupos
étnicos del país, mediante los cuales se busca establecer escenarios de diálogo
intercultural encaminados a aportar los elementos y herramientas que éstas consideren
relevantes y útiles para su proceso de consolidación étnica y cultural. A partir de estos
procesos se ha logrado compartir y discutir nociones sobre la memoria, el patrimonio
cultural y documental, los archivos, los documentos y los procesos para su organización y
conservación, abordados desde los ámbitos social y archivístico.
También se están efectuando aproximaciones a aspectos sobre la tradición oral, la
propiedad intelectual en las comunidades, la protección de conocimientos tradicionales y
su relación con la protección de los archivos.
Tabla 5. Subactividades relacionadas al acompañamiento
METAS UNIDAD AVANCE
% VALOR INICIAL
EJECUCIÓN
(%)
Inicio y concertación
de talleres con 3
comunidades
Acompañamiento a 3
comunidades
(Bolívar, Cauca,
Tolima, Putumayo)
4 Visitas 100 $40.843.000 100
Informe de Gestión
METAS UNIDAD AVANCE
% VALOR INICIAL
EJECUCIÓN
(%)
Estudio jurídico Ley 594 y normatividad
relacionada con comunidades negras, afro
descendientes, palenqueras, raizales
1 documento 100 Personal de
Planta -
Acopio bibliográfico y documental
(elaboración de documentos para divulgación
NASA y YAGUARA)
1 Base de
datos 100
Personal de
Planta -
Capacitación a comunidades Gastos de
viaje 100 17.603.000 100
La experiencia resultante de la puesta en marcha del acompañamiento del AGN busca
incidir en el fortalecimiento institucional que requieren las instancias organizativas de los
Pueblos y Comunidades Indígenas de Colombia en el entendido de que tanto los cabildos
y resguardos, como las demás organizaciones que los agrupan, al cumplir funciones de
tipo administrativo producen y reciben documentos en desarrollo de sus actividades y
asuntos.
Tabla 6. Capacitación a comunidades
ASPECTO DESCRIPCIÓN
Comunidades capacitadas 9 comunidades
Actividades realizadas
Entrega de materiales: Fotografías en físico y digitalizadas (377,
4 diplomas, una foto enmarcada), tomos de Inspección de
Policía restaurados y digitalizados (6 libros, un cuadernillo, 4
carpetas y dos dvd) y base de datos de documentos.
Seguimientos y registros para la producción de un audiovisual.
Visitas, prediagnósticos y reuniones de concertación
Gestión de realización de talleres por Módulos.
Inicio y concertación de
talleres
Se iniciaron y concertaron talleres con 6 comunidades:
Consejo Comunitario de la Cuenca del Río Cacarica
(autoridades)
Cabildo Mayor Indígena de la zona del Bajo Atrato (autoridades
Camizba - Embera)
Cabildo Indígena de Guambia – Pueblo Misak
Pueblo Awá (Puerto Caicedo, Putumayo. Rastreo histórico
Ministerio de Cultura)
Pueblo Camëntsá (Sibundoy, Putumayo).
6. Pueblo Arhuaco (Sierra Nevada).
2014
3.1.2. Articular las instancias e instituciones del SNA
Se realizó el acompañamiento, capacitación y seguimiento para los planes, programas y
proyectos relacionados con los Consejos Territoriales de Archivo, los Archivos Generales
departamentales, distritales y municipales.
Se llevaron a cabo reuniones con los Consejos Territoriales de Archivos mensualmente
en los departamentos de Sucre, Cauca, Vaupés, Choco, Huila, Cundinamarca, Nariño,
Buenaventura, Cartagena, Caquetá, Boyacá y Bogotá. A continuación se relacionan los
principales resultados de esta gestión:
Tabla 7. Capacitaciones regionales
N° DE CURSOS 26
N° DE DPTOS 8
TOTAL DE PARTICIPANTES 6763
INVERSIÓN TOTAL(PASAJES Y VIÁTICOS) $ 171.722.491
Comités técnicos del SNA
Se desarrollaron 11 reuniones semestrales de los Comités Técnicos Asesores del SNA –
CTA en región Caribe (Sucre y Bolívar), Región Pacífico (Cauca, Chocó, Nariño,
Buenaventura), Región Llanos (Vaupés)Región Centro Sur – Amazonas (Huila y
Caquetá), Región Centro Oriente (Cundinamarca, Boyacá y Distrito Capital), convocadas
por el AGN.
Gráfico 3. Resultados de comités técnicos
Informe de Gestión
Desarrollo de la caracterización de ciudadanos usuarios o grupos de interés del
servicio de capacitación archivística y otros servicios del SNA
Se caracterizó a los usuarios investigadores y protocolos notariales.
Actualización del Manual de Servicio al Ciudadano2014 y de la carta de trato digno
al ciudadano.
Realización de cuatro (4) talleres y capacitaciones sobre servicio al ciudadano.
En desarrollo de la campaña de comunicaciones: “El servicio al ciudadano nuestra
razón de ser”, se diseñaron y visualizaron 23 fondos de pantalla.
Realización de seguimiento a la aplicación del protocolo de atención telefónica.
Revisión y mejoras de la arquitectura de la información de la sección de servicio al
ciudadano del portal web.
Tabla 8. Comunicaciones usuarios internos y externos
TOTAL
COMUNICACIONES RECIBIDAS: 9013
PQRSD RECIBIDAS: 1549
COMUNICACIONES ENVIADAS: 9657
MEMORANDOS: 2628
Red nacional de archivos
En desarrollo de esta actividad se adelantaron las siguientes acciones:
Apoyo en la construcción del documento “Red Nacional de Archivos – Documento
de Trabajo”, en lo correspondiente a las herramientas tecnológicas y documento
de socialización del proyecto RNAH.
Elaboración de la propuesta de Estructura Web – Procedimiento de registro e
interacción de la RNAH.
Definición del procedimiento de interacción de contacto con los Archivos Histórico
para los propósitos de los proyectos Red Censo BIC.
Ajuste al procedimiento de registro a la Red Nacional de Archivos Históricos.
Elaboración de los modelos de comunicación para solicitud de apoyo y envío de
formularios para diligenciamiento por parte de los Archivos Históricos.
Planificación y desarrollo del Programa de Capacitación Archivística
Se realizaron todos los eventos programados en la parrilla de capacitación y se
atendieron los eventos que por demanda fueron contratados.
2014
Tabla 9. Capacitaciones realizadas 2014
N° CURSOS 21
TOTAL PARTICIPANTES 2089
INGRESOS POR INSCRIPCIONES $145.505.800
EGRESOS $213.442.936
INGRESOS TOTALES $74.216.441
Tabla 10. Capacitaciones por línea de venta de servicios
N° ENTIDADES 4
TOTAL HORAS 702
TOTAL PARTICIPANTES 503
INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS $267.869.940
EGRESOS $5.514.860
UTILIDAD $262.355.080
3.1.3. Beca de investigación “Los archivos y los derechos humanos” y Beca
de investigación “Archivos fotográficos” – Programa Nacional de
Estímulos.
La investigación debe sistematizar el conjunto de experiencias (individuales y/o colectivas)
del nivel nacional, regional o local. El ganador fue el grupo constituido Información,
Conocimiento y Sociedad. Línea Archivos memoria y Sociedad
Tabla 11. Ejecución de becas 2014
ACTIVIDAD METAS EJECUCIÓN VALOR GANADOR
Beca de investigación los
Archivos y los Derechos
Humanos Tutoría,
supervisión
y gestión
100 % $1’008.000
Grupo constituido Información,
Conocimiento y Sociedad.
Línea Archivos memoria y
Sociedad
Beca de investigación
archivos fotográficos del
siglo XX
100 % $52’992.000 Colección ITC
En la beca de investigación de archivos fotográficos se recibieron 13 aspirantes a la beca,
de las cuales todas tienen un valor histórico notable. Se eligió el que más se ajustaba a
las exigencias de la convocatoria (colección ITC) pues es una colección fotográfica que se
encuentra en riesgo físico, además del gran valor histórico que posee.
Informe de Gestión
3.1.4. Desarrollar la adecuación normativa
En cuanto a esta actividad se realizaron los siguientes avances en materia normativa:
Proyecto del Acuerdo por el cual se reglamenta la gestión documental para
archivos relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario en el Marco del Conflicto Armado Interno Colombiano, el
cual se encuentra para aprobación por el Consejo Directivo.
Proyecto del Acuerdo por el cual se reglamenta la Gestión Electrónica de
Documentos, el cual se encuentra para aprobación del Consejo Directivo.
Actualización de la Ley 594 de 2000.
Expedición Decreto Entidades en Liquidación – Decreto 029 de 2015.
Expedición Acuerdo Sistema Integrado de Conservación – Acuerdo 006 de 2014.
Elaboración Proyecto de Reglamentación Libros del Comerciante.
Elaboración Proyecto de Reglamentación archivos de empresas de vigilancia,
especialmente los videos.
Elaboración Proyecto de Reglamentación archivos judiciales, con énfasis en los
que se graban en CD´S o medios magnéticos, en conjunto con el Consejo
Superior de la Judicatura, el convenio con el Consejo Superior de la Judicatura fue
aprobado por este y está próximo a suscribirse con el AGN, para desarrollar el
proyecto y realizar capacitaciones a nivel nacional.
Elaboración Proyecto de Acuerdo Cuadros de Clasificación documental.
Proyecto de Inspección y vigilancia fue sancionado por el Presidente de la
República como el Decreto 106 de 2015.
Expedición Decreto 1100 de 2014 que trata el tema de Bienes de Interés Cultural.
En conjunto con la oficina de transparencia de la Presidencia de la República se
trabajó el proyecto de Decreto que reglamenta la Ley de Transparencia, que fue
sancionado por el Presidente de la República como el Decreto 103 de 2015.
Expedición Acuerdo 007 de 2014 que reglamenta la reconstrucción de expedientes
de archivo.
Expedición Acuerdo 008 de 2014 por medio del cual se reglamenta la prestación
de servicios archivísticos.
Expedición Acuerdo 002 de 2014 por medio del cual se reglamenta la organización
de expedientes de archivo.
3.1.5. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y
administración de los archivos de derechos humanos y memoria
histórica
Los avances más importantes se circunscriben principalmente al desarrollo de la política e
identificación de las necesidades normativas para la protección de los archivos
2014
relacionados con los derechos humanos y el conflicto armado interno en Colombia, en las
entidades que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley General de
Archivos, Ley 594 de 2000.
Tabla 12. Metas alcanzadas en el diseño e implementación de la política relacionada con DDHH
METAS UNIDAD EJECUCIÓN VALOR
Diseño de política y expedición normativa
relacionada con la protección de Archivos de
memoria histórica y derechos humanos.
(protocolo archivístico, plan de registro de
archivos especiales)
1 Documento 100% $18’565.000
Capacitaciones derechos humanos y archivos 3 Capacitaciones 100% Personal de Planta
Visitas de seguimiento a entidades Visitas a 10
entidades 70% Personal de Planta
Sistematización y análisis de la información
sobre archivos de derechos humanos en
Colombia.
1 Documento 100% Personal de Planta
Visitas de seguimiento a archivos de DDHH y
memoria histórica Gastos de viaje 100% $12’000.000
Diseño de política y expedición normativa relacionada con la protección de
Archivos de memoria histórica y derechos humanos
Definición y concertación del plan de trabajo para la elaboración del protocolo de política
archivística y de gestión documental, definición de objetivos, principios orientadores,
salvaguarda de la información, criterios misionales, alcance y ámbito de aplicación y la
coordinación interinstitucional de los archivos referidos a las violaciones de DDDHH e
Infracciones al Derecho Internacional Humanitario de las que trata la Ley 1448 de 2011.
Con lo anterior, se cuenta con la primera versión completa del protocolo, la cual se
encuentra en revisión interna por parte del AGN y del CNMH para establecer las
correcciones y precisiones necesarias.
Capacitación en Derechos Humanos y archivos
Se llevó a cabo la sensibilización y capacitación presencial mediante videoconferencias y
talleres en los que se dan lineamientos para el levantamiento de información sobre los
archivos de DDHH, DIH y se conocen las actividades desarrolladas en este sentido por
las entidades territoriales y nacionales que atienden a las víctimas, para la identificación
de los documentos que se generan en ese trámite.
Informe de Gestión
Tabla 13. Sensibilización y capacitaciones DDHH
Sistematización y análisis de la información sobre archivos de derechos humanos
en Colombia
El Grupo de Inspección, Control y Vigilancia elaboró un documento inicial que tiene como
objetivo presentar un balance general sobre las acciones dirigidas a las víctimas por cada
una de las entidades, haciendo énfasis especial en las acciones vinculadas con la
producción documental de Archivos de derechos humanos existentes en las entidades.
El documento presenta para cada entidad las acciones que se están realizando en
atención a las víctimas e implementación de la ley. La fuente principal de esta información
es el Informe del Gobierno Nacional para las Comisiones Primeras de Senado y Cámara
presentado en agosto de 2013.
Se presentaron observaciones a la implementación de la Ley de Víctimas a cargo de los
organismos de control y se emplearon como fuente el primer informe de seguimiento y
monitoreo a la implementación de los decretos ley de víctimas indígenas, negras,
afrocolombianas, palenqueras, raizales y ROM 2013 y el segundo informe de seguimiento
y monitoreo a la implementación de la ley de víctimas y restitución de tierras 2012-2013.
Entidad Población
atendida
Consejo Superior de la Judicatura seccional Bogotá. 6 de junio 50
Universidad de Antioquía. 18 a 20 de junio 70
Universidad Pontificia Bolivariana Bucaramanga. 18 de julio 50
Sena regional Tolima. 25 de julio 160
Ejercito (curso venta de servicios). 27 de agosto 25
Policía Nacional. 30 de septiembre 40
Barranquilla (consejo departamental de archivos). 14 de
octubre
25
Curso básico (programado). 22 de octubre 13
Ejercito (curso venta de servicios). 29 de octubre 35
TOTAL 863
2014
3.1.6. Diseñar e implementar el SISNA
La construcción de la base de datos del SNA permitió tener un conocimiento del
estado en que se encuentran las entidades del SNA, en materia de capacitación,
asistencia técnica e indicadores de gestión.
Las propuestas de actos administrativos para el desarrollo normativo y la emisión de
conceptos técnicos, sirvieron de base para responder adecuadamente las solicitudes e
inquietudes formuladas por las entidades, en el marco de los nuevos retos derivados
de la actualización normativa del AGN y la apropiación de modelos y sistemas
desarrollados por el estado.
Capacitaciones en 16 ciudades: Bogotá, Medellín, Cúcuta, Bucaramanga,
Villavicencio, Cali, San Andrés, Barranquilla, Bogotá (Sector Cultura), Ibagué,
Pasto, Neiva, Popayán, Pereira, Tunja Y Puerto Carreño
Elaboración de las especificaciones y análisis de requerimientos, diseño y arquitectura
del Banco de Proyectos de Gestión Documental y el Archivo Nacional Digital,
correspondientes a los módulos del Sistema de Información del Sistema Nacional de
Archivos – SISNA.
Formulación de la Guía Metodológica del modelo de madurez del Sistema de Gestión
Documental.
Elaboración de los manuales para la implementación de los instrumentos archivísticos
(PINAR, PGD)
Elaboración de objetos virtuales, diagramación y herramientas infografías de
sensibilización, capacitación y divulgación.
Elaboración de dos (2) Objetos Virtuales de Aprendizaje (OVAS) y seis (6) infografías
para la promoción y divulgación de temas archivísticos.
3.1.7. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y
administración de los archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos,
orales y otros archivos especiales.
Tabla 14. Actividades implementación de políticas
METAS UNIDAD EJECUCIÓN VALOR INICIAL
Investigación sobre manejo técnico y archivístico de
documentos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y
otros archivos especiales
propuesta de
norma y propuesta
de guía
100% $32.769.000
Diseño de política sobre manejo de archivos audiovisuales,
sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales 1 Documento 100% Personal de Planta
Visitas a entidades 10 Visitas 100% Personal de Planta
Durante el año 2014 se llevaron a cabo:
Cuatro (4) Reuniones de trabajo.
Tres (3) Plenarias
Informe de Gestión
Elaboración de un borrador del decreto por el cual se reglamentan los títulos I, IV, V y
XI de la ley 594 de 2000, el título III de la ley 1379 de 2010, los artículos I y III de la ley
814 de 2003, y se establecen otras disposiciones sobre la conservación y
preservación de documentos audiovisuales, sonoros, fotográficos, y otros archivos
especiales y en soportes diferentes al papel.
Investigación sobre manejo técnico y archivístico de documentos audiovisuales,
sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales.
Se han recopilado normas y propuestas internacionales y nacionales sobre el tema que
han dado como resultado la elección de acciones que deben llevarse a cabo para
desarrollar esta política a partir de la Ley 594 de 2000, planteando la iniciación del trabajo
bajo la modalidad de redes diferenciadas así:
Red de fonotecas, centros de documentación y archivos sonoros.
Red de fototecas, centros de documentación y archivos fotográficos.
Articulación con el SIPAC y las iniciativas para archivos audiovisuales del Ministerio de
Cultura.
Asimismo, se realizaron visitas a once (11) entidades con el objetivo de conocer el estado
de conservación y las necesidades que presentan diferentes entidades alrededor del país
con respecto a la gestión de estos documentos.
3.1.8. Fomentar el desarrollo de proyectos archivísticos y desarrollo de
proyectos venta de servicios
Las asistencias técnicas prestadas por temática para la vigencia 2014 fueron:
2014
Gráfico 4. Asistencias por tema
Lo anterior evidencia el interés y la importancia que estos temas tienen en las entidades
públicas, así como la toma de conciencia sobre su responsabilidad que consideran deben
tener en cuenta la aplicación de metodologías y lineamientos del Archivo General de la
Nación.
Se recibieron un total de 115 solicitudes, siendo atendidas 101 de ellas a través de la
misma cantidad de asistencias técnicas a las diferentes entidades solicitantes, quedando
pendientes por asistir técnicamente catorce (14) entidades, las cuales serán visitadas a
partir del mes de enero de 2015, de acuerdo con la disponibilidad de presupuesto, recurso
humano (profesionales) y las posibilidades de traslado a las diferentes regiones del país.
Las 101 asistencias técnicas se prestaron en 18 departamentos, la mayor cantidad en la
ciudad de Bogotá con un porcentaje de 57%, debido a la facilidad de desplazamiento y la
concentración de entidades en esta ciudad, le siguen Cundinamarca con 7%, y Antioquia
con el 5% entre los más visitados. El porcentaje de atención es del 88 %, el cual es
bastante significativo, teniendo en cuenta que hay limitaciones recursos económicos,
humanos, de desplazamiento, entre otros.
1 1
5 1
4 2
1 3
1 1
2 4
1 2 2
5 1 1 1
23 2
3 21
1 1
14 2
4
Asesoría en Consolidación de Proyectos en Materia…
Condiciones Depósitos de Archivo
Conservación
Creación de Archivo
Digitalización
Encuesta Nacional de Victimas
Gestión Documental
Infraestructura Tecnológica
Microfilmación
Organización Acervo Informático
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Programa de Gestión Documental - PGD
Sensibilización
Tablas de Valoración Documental - TVD.
0 5 10 15 20 25
Tem
as A
rch
ivis
tico
TOTAL DE ASISTENCIAS
Informe de Gestión
Gráfico 5. Comparativo anual de asistencias técnicas realizadas
Desarrollo de proyectos archivísticos.
La mayoría de los ingresos propios del Archivo General de la Nación provienen de la
suscripción de contratos con entidades públicas, los contratos en la vigencia 2014
ascendieron a 43, los cuales se discriminan en la siguiente tabla.
Tabla 15. Total contratos 2014
Los ingresos por venta de servicios proyectos durante la vigencia 2014 fue de $10,571
millones de pesos, logrando un cumplimiento del 194% del presupuesto establecido, en
la gráfica se muestra la participación de los ingresos por los diferentes conceptos.
2014
Gráfico 6. Ingresos vigencia 2014
3.1.9. Fortalecer la modernización y eficiencia del estado a través de la
revisión y evaluación de las TRD y TVD de los actores del SNA
Con el propósito de contribuir a la recuperación del patrimonio documental se elaboró un
documento que desarrolla el procedimiento para la realización de las transferencias
secundarias que las entidades públicas del orden nacional deben realizar al AGN.
Tabla 16. Actividades ejecutadas en transferencias
ACTIVIDADES EJECUTADO CANTIDAD AVANCE
Política de recuperación y difusión del
patrimonio histórico documental.
Un (1) documento sobre transferencias secundarias
(procedimiento) e informe de cumplimiento del
Decreto 1515 de 2013 por parte de las entidades.
100%
Evaluar y/o convalidar Tablas de
Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental.
Ochenta y siete (87) conceptos técnicos de
evaluación.y cinco (5) tablas convalidadas 174%
Planear, coordinar y recibir las
transferencias secundarias que por
TRD o TVD deben realizar las
entidades del Estado al AGN.
Doce (12) cronogramas de transferencias
secundarias concertadas.
Cuarenta y cuatro (44) informes de visita de
socialización del Decreto 1515 de 2013 y revisión de
transferencias secundarias.
Un (1) acuerdo de servicios con la Subdirección del
Sistema Nacional de Archivo.
107%
Identificar y realizar visitas a entidades
privadas con el fin de promover la
recuperación de los archivos.
Cinco (5) conceptos técnicos de valoración de
archivos privados 25%
Proponer una metodología para el
Registro Único de Series Documentales
(RUSD) los datos requeridos para la
inscripción.
Una (1) metodología y un (1) formato de entrega de
información de una forma estándar. 100%
REPRODUCCIONES EN MICROFILM Y FOTOCOPIAS
1%
ARRENDAMIENTOS20%
SERVICIOS EDUCATIVOS4%
PROYECTOS ARCHIVISTICOS
75%
IMPRESOS Y PUBLICACIONES
0%
INGRESOS PRESUPUESTALESVIGENCIA 2014
Informe de Gestión
Logros:
Documentamos el procedimiento para la realización de las transferencias secundarias
que las entidades públicas del orden nacional deben realizar al AGN.
Conjuntamente con (12) de las entidades obligadas a transferir la documentación de
carácter histórico al AGN se logró definir cronogramas de transferencias.
Se realizaron cuarenta y cuatro (44) visitas de socialización del Decreto 1515 de 2013
y se cotejo las transferencias secundarias programadas. Resultado de estas
actividades se lograron quince (15) la transferencia.
Realizamos cinco (5) visitas a archivos privados, aprovechando los desplazamientos
de algunos funcionarios del Grupo a las regiones.
Desarrollamos el módulo de Inscripción por WEB en el registro único de series
documentales – RUSD, el cual se puede realizar a través de la sede electrónica
“archivogeneral.gov.co”; el cual está enmarcado en la normatividad archivística
vigente.
Se desarrolló como parte del programa específico de documento electrónico, en el
marco del proyecto sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo y en el
cual se diseñó el flujo del procedimiento electrónico y se automatizo el procedimiento
para la convalidación de TRD y TVD.
3.1.10. Fortalecer y modernizar el AGN
El AGN centró sus esfuerzos en la implementación, mantenimiento y mejora continua de
su Sistema Integrado de Gestión compuesto por el Sistema de Gestión de Calidad basado
en la norma GP-1000, el Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001 y el
MECI.
Sistema de Gestión de Calidad
Durante la vigencia 2014, el grupo SIG se centró en la actualización total de la
documentación establecida para los 14 procesos, realizando el seguimiento y validación
de los procedimientos existentes.
2014
Gráfico 7. Documentación 2014
Como se puede observar (Gráfica 8), cuatro de los catorce procesos alcanzaron el 100%
de la actualización de la documentación. Asimismo, se reportan a los procesos de Gestión
de Servicios Archivísticos y de Inspección, Control y Vigilancia como los procesos críticos
en cuanto a la actualización de su documentación que se encuentra por debajo del 50%.
El ciclo de mejora inicia una vez se presenten los indicadores 2015, ya que es una
actividad que se realiza en conjunto con la Oficina de Control Interno y los jefes de
Procesos.
Sistema de Gestión Ambiental
Durante la vigencia 2014, el AGN proyecto su gestión ambiental hacia un modelo de
gestión internacional dado por la ISO 14001, desarrollando actividades de planificación,
adopción e implementación de los requisitos de dicha norma a la Entidad en miras de dar
el manejo adecuado a los aspectos ambientales propios y su respectivo cumplimiento
legal.
Informe de Gestión
Gráfico 8. Implementación 14001 en el AGN
Dando cumplimiento a los requisitos - numerales de la NTC ISO 14001:2004, el
porcentaje de avance de cada uno de los requisitos principales dictados por la norma
durante la vigencia, se pueden observar en la siguiente tabla.
Tabla 17. Porcentaje de avance de la Implementación
NUMERAL SECCIÓN %
4.1 Requisitos Generales 90
4.2 Política ambiental 100
4.3 Planificación 97
4.4 Implementación y operación 90
4.5 Verificación 99
4.6 Revisión por la Dirección 100
Se debe resaltar que durante esta fase de implementación las actividades desarrolladas
se centraron en la actualización y generación de los procedimientos obligatorios, la
realización de actividades que aportaron al avance de los demás numerales y de la
socialización y articulación del sistema dentro de la entidad.
2014
Gráfico 9. Avances bimestrales de la implementación
Como se observa en el gráfico anterior, se avanzó en todas las fases de implementación
de la norma, dando cumplimiento a las actividades programadas dentro del plan de acción
aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
Emisión de conceptos ambientales para compras
El AGN demostró su compromiso con el medio ambiente, iniciando la integración del
componente ambiental en sus procesos de compras y adquisiciones, mediante la emisión
de 368 conceptos técnicos ambientales con el fin de poner en marcha acciones de
prevención y mitigación de los impactos ambientales ocasionados por el consumo de
productos y servicios dado que hacen parte del momento previo a la contratación
realizada en la Entidad.
Campañas ambientales
Se realizaron a lo largo del año publicaciones internas mediante el uso del papel tapiz
para la socialización de campañas ambientales enfocadas a la promoción de buenas
prácticas en el manejo de la estrategia Cero Papel y a la creación de la conciencia
ambiental en los usuarios sobre la importancia de las diferentes temáticas ambientales.
Informe de Gestión
Modelo Estándar de Control Interno
Se realizó la actualización de dicho modelo de acuerdo con la normatividad vigente,
adelantando socializaciones y capacitaciones a los funcionarios de la entidad.
3.1.11. Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA
Respecto a las visitas de Inspección, control y vigilancia, a continuación se describen las
acciones adelantadas por el Grupo de Inspección y Vigilancia en cumplimiento de sus
actividades: Tabla 18. Acciones de inspección, control y vigilancia.
ACCIONES 2014
Población objetivo del SNA 11.655
Inspección a entidades reportadas por denuncias de particulares, entes de control y solicitudes
de parte y de oficio 57
Actividades de seguimiento a entidades del Orden Nacional, en el cumplimiento de las Leyes
594 de 2000 y 1444 y 1448 de 2011 y Directiva PGN 001 de 2010. 80
Actividades de seguimiento a entidades del Orden Nacional, en el cumplimiento de las Leyes
594 de 2000 y 1444 y 1448 de 2011 y Directiva PGN 001 de 2010. 390
2014
ACCIONES 2014
Seguimiento a las solicitudes realizadas en entidades territoriales promotores regionales del
Ministro de Cultura. 91
Verificación del funcionamiento de consejos territoriales de archivos, mediante la revisión de los
informes semestrales. 25
Seguimiento a la ejecución de convenios interadministrativos realizados con alcaldías y
gobernaciones 0
Control a la ejecución de planes de mejoramiento archivístico, suscritos por entidades del
Orden Nacional y Territorial 151
Realización de visitas de inspección y seguimiento 182
Seguimiento a proyectos presentados al programa ADAI en el territorio nacional. 1
TOTAL DE ACCIONES ADELANTADAS 1466
La siguiente tabla ilustra el crecimiento de la población objeto del Sistema Nacional de
Archivos en los últimos cinco (5) años.
Tabla 19. Consolidado población por año
AÑO POBLACIÓN OBJETO
2010 8.721
2011 8.724
2012 7.855
2013 11.609
2014 11.659
Para el 2014 el Grupo de Inspección y Vigilancia fijo una meta de 240 visitas de
inspección a entidades, de las cuales se llevaron a cabo 182 correspondiente a un 76%
de cumplimiento. La distribución de las mismas correspondió a 37 Entidades de Orden
Nacional (20%) y 145 del Orden Territorial (80%).
Tabla 20. Visitas de inspección según su orden
VISITAS DE INSPECCION Y VIGILANCIA CANTIDAD %
Orden Nacional 37 20%
Orden Territorial 145 80%
TOTAL VISITAS 182 100%
Informe de Gestión
Gráfico 10. Comportamiento visitas de inspección y vigilancia
Gráfico 11. Discriminación de visitas por departamento
3.2. Preservación del patrimonio documental colombiano
El avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:
4
19
1
7 6
4 3 3
4 3
15 16
5 4
5
20
11
13
2
3%
13%
1%
5% 4%
3% 2% 2%
3% 2%
10% 11%
3% 3%
3%
14%
8%
9%
1%
0
5
10
15
20
25
NÚ
MER
O D
E V
ISIT
AS
DEPARTAMENTO
2014
Tabla 21. Estado final proyecto de preservación del patrimonio documental.
Proyecto/actividad
Ejecución
presupuestal /
Obligación
Avance de
metas %
Presupuesto asignado
al proyecto/actividad
Presupuesto
ejecutado
proyecto/actividad
Preservación del Patrimonio
Documental Colombiano98,7% 98,1% 1.700.000.000$ 1.677.187.369$
3.2.1. Adquisición de bienes del patrimonio documental
Durante la vigencia, fueron dados a consulta diversos fondos
documentales históricos:
Ministerio de Relaciones Exteriores: Pasaportes – Visas
(1970-1989)
Hospital San Juan de Dios en Liquidación: Actas Comité
Científico, Programa “Mamá Canguro”, Planos del
Hospital.
Ministerio de Salud: Planos de hospitales del país: 8.933
planos (1935-2008)
Divulgar y difundir a los colombianos el patrimonio documental archivístico del
AGN y demás actores del SNA
El Grupo de Investigación y Fondos Documentales
Históricos llevó a cabo las siguientes Exposiciones
Documentales:
“LA ESCLAVITUD EN COLOMBIA: Yugo y
Libertad 1566-1851” (Quibdó)
“Presencia del bacilo de Hansen en Colombia”.
(Lepra)
Muestra Documental fotográfica sobre el terremoto de la ciudad de Popayán en el
año 1983. Esta muestra fue dada en préstamo al AGN por parte del SENA de
Popayán, y fue expuesta en los pasillos aledaños al auditorio.
Propósito de los 100 años de la Primera Guerra Mundial: “LA GRAN GUERRA:
Narrativas y vivencias al final de una era”. Exposición coordinada por el Instituto
Caro y Cuervo, en circuito con exposiciones complementarias en la Biblioteca
Nacional y el Archivo de Bogotá.
Informe de Gestión
Feria internacional del libro & ferias nacionales de servicio al ciudadano
Entre los días 29 de abril y 12 de mayo, el AGN participó con la presentación de un stand
en la 27ª Feria Internacional del Libro de Bogotá. Allí se contó con la presencia de
múltiples visitantes y de grupos de estudiantes de todas las edades, los cuales se
divirtieron aprendiendo a partir de los fondos documentales históricos que conserva el
AGN. Tabla 22. Consolidado ferias de servicio al ciudadano
N° FERIAS NACIONALES 6
N° DEPARTAMENTOS VISITADOS 6
TOTAL CIUDADANOS ATENDIDOS 511
TOTAL ACTIVIDADES 128
MATERIAL PUBLICITARIO 7
CHARLAS DICTADAS 50
ENTREGA DE INFORMACIÓN 326
Consultas Patrimonio Documental
Prestamos servicios de atención de consultas del patrimonio documental de la Nación que
custodia el AGN a los investigadores, usuarios notariales y usuarios de la biblioteca
especializada.
Tabla 23. Consolidado usuarios AGN
A lo largo del año ingresaron títulos, por la modalidad de canje o donación. La mayoría de
éstos correspondieron a publicaciones elaboradas por Investigadores consultando los
fondos históricos, que se comprometen, en el momento de tramitar su Carnet de
Investigador, a entregar un ejemplar de su trabajo para la Biblioteca.
Descripcion Total
Investigadores 1.946
CONSULTAS DE LOS
INVESTIGADORES DE LOS FONDOS
HISTORICOS 14.333
USUARIOS NOTARIALES 7.654
Total 23.933
2014
NÚMERO DE TÍTULOS INGRESADO: 85
La Biblioteca Especializada realizó el procesamiento de material bibliográfico, como se
muestra en la tabla a continuación.
Tabla 24. Consolidado procesamiento material bibliográfico
Reprografía (fotocopia, heliografía) de protocolos notariales y documentación de los
fondos históricos.
Descripcion Total
Biblioteca Especializada -
catalogacion libros 535
Consulta matrial Bibliografico
Investigadores 1.946
CONSULTAS DE LOS
INVESTIGADORES DE LOS FONDOS
HISTORICOS 14.333
USUARIOS NOTARIALES 7.654
Material Bibliografico
Número de títulos 1.608
USUARIOS EXTERNOS 906
Elaboración carnets de Investigadores: 527
LIBRERÍA Venta de LIBROS 1.405
Visitas Guiadas
Solicitudes Recibidas: 340
Visitas Realizadas: 447
Personas Asistentes: 6.337
Informe de Gestión
Tabla 25. Consolidado fotocopias 2014
REPORTE DE FOTOCOPIAS SOLICITADAS TOTAL
POR INVESTIGADORES 199
POR USUARIOS NOTARIALES 2706
CANTIDAD TOTAL DE FOTOCOPIAS SOLICITADAS POR USUARIOS 67613
Comunicación Interna
Con el fin de mantener una comunicación interna institucional lo hacemos a través de
Tabla 26. Consolidado comunicaciones internas
MEDIO META RESULTADO % de cumplimiento
BOLETÍN INTERNO 12 Boletines 17 Boletines 100%
PAPEL TAPIZ 100 imágenes 121 imágenes 100%
CARTELERA 96 publicaciones
151 publicaciones: Noticias destacadas,
bienestar, gestión estratégica y de interés
general.
100%
TELEVISOR 24 publicaciones 187 publicaciones 100%
INTRANET N/A 12 Notas N/A
Comunicación Externa
Tenemos varios canales de contacto y hacer presencia en los diferentes medios, los
cuales durante la vigencia 2014 realizamos las siguientes actividades:
2014
Gráfico 12. Estrategia de participación ciudadana - reconocimiento de MINTIC
Tabla 27. Consolidado comunicaciones externas
MEDIO META RESULTADO %
PÁGINA WEB 210 118 Publicaciones 56%
FACEBOOK 10.000 “Me gusta” 10.404 “Me gusta” 100%
TWITTER 10.000 Seguidores 10.238 Seguidores 100%
BOLETÍN EXTERNO 12 Boletines 15 Boletines 100%
CORREOS MASIVOS N/A Aprox. 550 correos informativos N/A
ARCHIVOS DE PUERTAS
ABIERTAS
12 ARCHIVOS
PARTICIPANTES
10 Archivos
500 participantes en Bogotá D.C. 83%
PROGRAMA RADIAL N/A 37 programas a través de CyC Radio y UN
Radio N/A
PROGRAMA DE TV N/A 3 programas N/A
BOLETINES,
CUBRIMIENTO Y
MONITOREO
12 Boletines 30 Boletines 100%
Gráfico 13. Resultados en redes sociales
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
12.000
Twitter Facebook
3.800
5.640
7.770 7.558
10238 10404
Informe de Gestión
Difusión Asociación Latinoamericana de Archivos
Iniciamos el 1° de agosto con 12 países:
Chile, Colombia, España, Portugal, Brasil,
República Dominicana, Puerto Rico,
Paraguay, Uruguay, México, Ecuador y
Venezuela. El 24 de septiembre se vinculó
Cuba a la iniciativa.
Durante el desarrollo de la #SinergiaALA,
Puerto Rico creó cuentas en Facebook y
Twitter, España, Costa Rica y República
Dominicana, crearon cuentas en Twitter y Paraguay creó su cuenta en Facebook.
Hemos hecho más de 1000 publicaciones en Twitter con el hashtag #SinergiaALA.
Hemos contado con publicaciones en Facebook con más de 100 "Me gusta", como la
infografía de cómo construir mi archivo personal (de Colombia), en la cuenta de Archivos
Estatales.
3.2.2. Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN
para su preservación y difusión
Compra de 10 computadores, cinco (5) scanner cama plana A3 y dos (2) scanner
cama plana para digitalización de negativos de fotografía.
Conversión de rollo microfilm a imagen digital de 650.000 imágenes. La actividad
consiste en digitalizar el rollo de microfilm obteniendo como producto final las
imágenes digitales de los fotogramas, imágenes que facilitan la consulta por medio de
la base de datos, tanto en el AGN como vía internet a través de la página web de la
institución.
Creación de signatura topográfica y migración de 629.065 imágenes que
corresponden al 89.87 % del total planeado. Esta actividad consiste en el ingreso de
las imágenes producto de la digitalización en la base de datos ArchiDoc.
Digitalización de 622.061 imágenes (100%). La digitalización, al igual que la
microfilmación, propende por la conservación, preservación y seguridad de los
documentos, además, permite facilitar la consulta de éstos por medio de la base de
datos, tanto en el AGN como vía internet a través de la página web de la institución.
Digitalización y/o microfilmación de 13.632 mapas y planos, documentos de gran
formato que se digitalizan mediante toma fotográfica o mediante escaneo en el
2014
scanner de gran formato. La actividad se enfocó en la culminación de la digitalización
de las mapotecas 1 a 8 las cuales contiene lo mapas y planos históricos del AGN.
Levantamiento del inventario de rollos de microfilm que se encontraban en la bóveda
de seguridad- Depósito 27 AGN y Archivo de Bogotá..
Mantenimiento correctivo y preventivo del 80% de los equipos de reprografía mediante
la ejecución de tres contratos: Contrato Interprocesos -equipo digitalizador de rollos de
microfilm Mekel Mach V; Contrato Albatech - cámaras de microfilmación, lectores de
microfilm y maquina procesadora de rollos; y el Contrato Terra-ferme - equipos de
digitalización ScanRobot.
Microfilmación de 733 rollos de Fondos Documentales del AGN y Revelado y
duplicado de 1700 Rollos de microfilm cumpliendo la meta propuesta.
Revisión, alistamiento y conversión de imagen digital a rollo de microfilm de 141 rollos,
lo que correspondería al 40,29% de la meta inicial que era 350 rollos.
3.2.3. Organizar los fondos documentales del AGN
Se realizó el informe de diagnóstico integral de los fondos del AGN y la propuesta de
intervención con el fin de implementar un Plan estratégico Archivístico a corto,
mediano y largo plazo de actualización de los fondos, incluyendo la Guía General.
Se culminó el inventario en estado natural de la Sección Archivo Anexo II – Paquetes
(depósito 5), compuesto por 1396 cajas.
Se elaboró y desarrolló la metodología para la identificación, actualización y registro
de archivos históricos, mediante la construcción de documentos y formatos que
permitieran articular este proceso, realizando 2 pruebas piloto con la Universidad
Nacional de Colombia. A la par, se cumplió con la primera parte de esta labor la cual
consistía en la identificación archivos históricos para lo cual se enviaron diferentes
comunicaciones a las regiones, solicitando información puntual sobre el tema.
Se realizó el ingreso de la información contenida en 690 cajas, producto del proceso
de descripción a la Base de Datos ArchiDoc, Asimismo se normalizaron términos para
generar consultas acertadas.
Finalizando la vigencia del año 2014, se pudo contar con una sustancial mejora en la
herramienta de consulta de los documentos históricos en línea a través de la web: la
nueva versión de ArchiDoc permitió acceder remotamente a los fondos digitalizados,
con la nueva opción de utilizar diversos tipos de navegador, ya se cuenta con la
opción de descargar imágenes e imprimir, girar imágenes, entre otras opciones. Esta
actualización, evidenció un incremento notable en el promedio de consultas que pasó
de 25 mil al año a más de 72 mil en el mes de noviembre y en diciembre 62,177.
Informe de Gestión
Se inició el proceso de organización de las tarjetas alfabéticas y decadactilares
contenidas en 12 cajas.
Se realizaron 20 visitas a entidades del orden nacional del nivel central para brindar
acompañamiento respecto a la implementación de la Norma ISAD-G (Norma
internacional para la descripción archivística) para las transferencias de los
documentos Históricos a la entidad.
3.2.4. Realizar procesos de investigación, prevención, diagnóstico y
recuperación de la documentación, perteneciente al AGN y demás
actores del SNA.
Se realizó el diagnóstico general del acervo documental del AGN, mediante
diagnósticos aleatorios de los fondos documentales ubicados en los depósitos 1, 2, 3,
7, 8, 11, 16 y 18 y el diagnóstico puntual en fondos como Bienes Nacionales,
Ministerio de Gobierno (República), Ministerio de Minas y Energía (Transferencias),
Notarías Quinta y Sexta (Notarías) y la serie Narváez Borda, del Fondo Academia
Colombiana de Historia, entregando informes bimestrales de las actividades
realizadas.
El Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental - GCRPD apoyó
la realización del curso virtual “Vivamos el Patrimonio”, mediante la revisión y
actualización de las guías de aprendizaje, preparación de contenidos, montaje y
desarrollo de la primera cohorte, con la apertura de los grupos códigos 751100 y
751148, del cual fueron entregados en 3 informes.
Se realizó el desempaste y almacenamiento de documentos en proceso de
digitalización pertenecientes a nueve fondos documentales y mediante contrato
interadministrativo se desempastaron 20 legajos del Archivo Histórico de Valledupar,
dentro del proceso de intervención y recuperación de este acervo documental. En total
se desempastaron 118 tomos, superando la meta programada de 100 tomos.
Se realizó el estudio y prueba experimental del deterioro de los sellos de oblea y cera
y su relación con el estado de conservación de los documentos, en fondos de la
Sección Colonia, presentando una propuesta de intervención integral de dichos fondos
dos informes dando cumplimiento a lo programado.
Se realizó el estudio caracterización de encuadernaciones en pergamino
pertenecientes al acervo documental de cinco estilos diferentes, con el fin de realizar
una propuesta de tratamiento para cada uno y dejar constancia de la importancia de
este material usado como cubierta de libros manuscritos de archivo o impresos en la
época de la Colonia y principios de la República.
2014
Se realizó el estudio verificación del comportamiento del papel térmico para la
preservación de la información, con el fin de evaluar alguna alternativa como
respuesta a las solicitudes de concepto técnico realizadas por diferentes entidades del
país.
Se realizó el estudio verificación del comportamiento de los productos fúngicos
extracto de semilla de toronja y el extracto de Neemen diferentes concentraciones y
tiempos de acción, como alternativa para la desinfección de depósitos y áreas
utilizadas en el AGN, con el fin de evaluar su efecto fungicida.
Se identificaron los pigmentos y fibras de documentos constitutivos del acervo
documental del AGN: 5 muestras mensuales, como apoyo a los procesos de
intervención y en respuesta a solicitudes realizadas por clientes externos.
Se realizaron procesos de intervención de 8.555 folios con deterioro medio y alto
pertenecientes al patrimonio documental de la Nación principalmente en proceso de
digitalización superando la meta programada de 6.000 folios.
Se realizó la intervención de 39 documentos de mapas y planos de gran formato
superando la meta de 5 documentos de gran formato programados, incluyendo mapas
de la Sección Mapas y Planos del AGN y una colección de 31 caricaturas del maestro
Jaime Molina, pertenecientes al Archivo Histórico de Valledupar.
Se realizó el monitoreo mensual de la temperatura, la humedad relativa y el nivel de
contaminantes atmosféricos al interior de los depósitos y áreas de almacenamiento
documental, con el propósito de detectar posibles variaciones que pudieran generar
procesos de deterioro sobre los documentos.
Se realizó el monitoreo mensual de los depósitos y zonas en las cuales se almacenan
documentos, mediante la toma de muestras de ambientes y superficies, con el fin de
establecer el nivel de contaminación biológica al interior y tomar las medidas
necesarias para evitar procesos de deterioro sobre éstos. Así mismo, se realizaron
monitoreos en diferentes oficinas y áreas administrativas, con el propósito de
identificar la necesidad de realizar desinfecciones por nebulización para optimizar la
calidad del aire en los puestos de trabajo de los funcionarios del AGN.
Se realizó el acompañamiento a los procesos de diagnóstico e intervención de
documentos realizados en el Laboratorio de Restauración, tomando las muestras que,
por solicitud de los restauradores, se requería analizar para determinar la presencia de
microorganismos (hongos y/o bacterias) en soportes documentales en proceso de
intervención y/o diagnóstico.
Se adelantaron conversaciones con diferentes entidades para apoyar una propuesta
de formación y dichos resultados se presentaron en dos informes dando cumplimiento
a lo programado.
Informe de Gestión
Se realmacenaron, identificaron y repararon 500 unidades mapas, planos y
documentos de gran formato que requerían cambio de unidad de almacenamiento
(carpeta) o que carecían de ella; asimismo, se realizaron reparaciones menores en
aquellos que por su estado de conservación así lo requerían.
3.3. Aplicación sistema integral nacional de archivos electrónicos nacional –
SINAE
El avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:
Tabla 28. Estado final proyecto de aplicación SINAE
Proyecto/actividad
Ejecución
presupuestal /
Obligación
Avance de
metas %
Presupuesto
asignado al
proyecto/actividad
Presupuesto
ejecutado
proyecto/actividad
Aplicación Sistema Integral
Nacional de Archivos
Electrónicos Nacional - Sinae
100,0% 100,0% 208.000.000$ 207.999.965$
3.3.1. Generación modelo lineamientos sistema de gestión documental
Durante la vigencia 2014 tuvimos los siguientes logros:
Elaboración, implementación y actualización de la Tabla de Retención Documental –
TRD institucional.
Actualización del Programa de Gestión Documental
Se diseñó el Plan Institucional de Archivos, se presentaron avances al comité de
desarrollo administrativo en sesión del 30 de septiembre de 2014.
Las metas establecidas para la vigencia 2014 se sustentaron en la definición de 3(tres)
líneas de trabajo, así:
Línea 1: Investigación, Innovación y Desarrollo Tecnológico: articular los actores de
archivo, planeación y tecnología en torno a la generación y gestión de conocimiento
pertinente y oportuno, que responda a las necesidades y tendencias, a través del
monitoreo de modelos, metodologías, políticas, y buenas prácticas en gestión documental
soportada en TIC’s y análisis de aplicabilidad bajo el contexto nacional.
Se obtuvo como resultado:
Articulación, coordinación, apoyo y desarrollo de actividades que contribuyeron a la
implementación de la Estrategia GEL.
2014
Elaboración de un Instrumento de encuestas que reúne temas de firma electrónica,
interoperabilidad, estándares gestión documental y SGDE.
Documento de evaluación de modelos de innovación y apropiación de tecnologías.
Generación de Informes estadísticos sobre las prácticas utilizadas en el manejo de
apropiación de tecnologías de la información archivística
Guía metodológica que permita definir, documentar y desarrollar proyectos de
investigación, desarrollo, innovación en materia archivística y gestión de documentos
electrónicos.
Línea 2: Herramientas Tecnológicas: apropiación tecnológica a través de análisis de
tendencias y referentes tecnológicos basados en soluciones de software libre que den
soporte a la gestión documental en sus diferentes fases.
Logramos:
Implementación L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística
Herramientas software en materia de descripción archivística y gestión documental
expuesta a través de L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística.
Artículos publicados en L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística.
Análisis comparativo Herramientas Gestión documental basado en Moreq2
Guías de instalación y uso de herramientas software libre.
Propuesta metodológica para la promoción de iniciativas innovadoras en materia
apropiación de tecnologías y buenas prácticas archivísticas en la gestión de
documentos electrónicos y su aplicación en las entidades del estado.
Documento análisis de tendencias sobre alternativas de software de código abierto.
Crear, administrar espacios de colaboración a través de la conformación de grupos y
comunidades virtuales en materia de instalación y uso de herramientas software libre
sobre temáticas priorizadas.
Semana de Innovación.
Análisis, Instalación, configuración parametrización de herramienta web que permita la
gestión y seguimiento de tareas de la implementación de la estrategia GEL.
Elaboración documento de análisis de tendencias sobre herramientas de software libre
utilizadas en materia de gestión documental.
Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías (Calculadora,
Recorrido Virtual, Gestor de Ideas).
Línea 3: Formación y Apropiación de Conocimiento / Asistencia Técnica: disponer
de mecanismos y contenidos que faciliten la transferencia de conocimiento en torno a la
gestión documental.
Informe de Gestión
Logros:
Propuesta metodológica para el diseño general de un programa de e-learning.
Documento de la arquitectura de la información e implementación de los micrositios
para la publicidad de los eventos de Preservación Digital y semana de innovación.
Conceptos Técnicos
Herramienta E-learning.URL: http://192.168.0.111:8081/
3.3.2. Análisis, investigación y formulación de modelos y herramientas en
Gestión Documental.
Se apoyó la formulación de herramientas, guías y demás documentos propuestos por la
Subdirección TIADE para facilitar la apropiación por parte de las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas de directrices relacionadas con la adopción e
implementación de herramientas y aplicaciones para la gestión de documentos
electrónicos de archivo.
Logros:
Guía de tablas de control de acceso
Guía para el análisis y diseño de sistemas y formulación de proyectos informáticos en
gestión electrónica de documentos
Guía de migración y conversión de documentos electrónicos
Proceso de interoperabilidad y gestión documental
3.3.3. Elaboración arquitectura Preservación Digital y adaptación de
dispositivos móviles.
Logros:
Manual de usuario de micrositios–ALA
Plantillas, licenciamientos, material de capacitación a usuarios.
Manual de usuario de micrositios - Semana de innovación
Informe de entrega de los micrositios de ALA, innovación, Intranet y página web
3.3.4. Laboratorio de innovación digital archivística.
Se obtuvieron como resultados:
Planeación, programación, ejecución y evaluación de la semana de la innovación
tecnológica archivística, como estrategia para la apropiación de tendencias,
2014
identificación de casos de éxito, mejores prácticas y alternativas tecnológicas que
brindan soporte a la gestión documental.
Servicios técnicos para apoyar las actividades de cargue de contenidos,
mantenimiento técnico y pruebas al portal web del AGN, la intranet institucional, el
laboratorio de innovación digital archivística y los micrositios del grupo de innovación,
conforme a las necesidades institucionales de la estrategia de divulgación de los
proyectos del Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE e
implementación Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos – SISNA.
Formulación de herramientas estratégicas de autoevaluación, orientadas a establecer
mejores prácticas de gestión documental para las entidades del Estado, en el marco
de los objetivos previstos en el proyecto Sistema Integral Nacional de Archivos
Electrónicos – SINAE.
Documento de lineamientos generales para que las entidades que lo requieran
puedan alcanzar el nivel básico del modelo de madurez del Sistema de gestión
documental elaborado por el Archivo General de la Nación.
Documento de identificación de elementos básicos de armonización del modelo de
madurez del Sistema de gestión documental, con un sistema integrado de gestión.
Implementación de los lineamientos del manual Gobierno en Línea, en gestión de
contenidos, desarrollo e implementación de los componentes o módulos de la página
web e intranet institucional, para optimizar su funcionalidad, conforme con la
arquitectura de información definida por el AGN.
Ejecución de actividades de análisis, desarrollo y verificación de cumplimiento de los
requisitos funcionales y no funcionales de la implementación y puesta en producción
del módulo de Censo del SISNA, así como del módulo II del Archivo Nacional Digital,
conforme a los módulos del Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos
– SISNA, como aporte a la estructuración y articulación del Sistema Integral Nacional
de Archivos Electrónicos SINAE.
Capacitación, soporte técnico, suministro de insumos y parametrización de la interfaz
gráfica de la biblioteca virtual del Archivo General de la Nación, de conformidad con
los requerimientos previstos en el anexo técnico de este proceso de selección.
3.4. Renovación e implementación de tecnologías de la información
El avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:
Informe de Gestión
Tabla 29. Estado final proyecto de renovación e implementación de tecnologías de la Información.
Proyecto/actividad
Ejecución
presupuestal /
Obligación
Avance de
metas %
Presupuesto
asignado al
proyecto/actividad
Presupuesto
ejecutado
proyecto/actividad
Renovación e Implementación
de Tecnologías de la
Información en el Archivo
General de la Nación
99,1% 98,1% 1.468.000.000$ 1.454.435.519$
3.4.1. Fortalecimiento Tecnológico
Principales resultados de la gestión realizada:
Adquisición y puesta en funcionamiento de nuevos equipos de cómputo y de
impresoras empresariales para agilizar las actividades de los funcionarios
pertenecientes a las diferentes oficinas de la Entidad.
Actualización de tecnología e infraestructura de la entidad con la compra de equipos
para dotar a las diferentes áreas de nueva tecnología (computadores impresoras y
escanners)
Adquisición y puesta en funcionamiento de nuevos servidores para actualizar los que
se tenían ya que presentaban una obsolescencia de 5 años.
Adquisición y puesta en funcionamiento de 5 escáner de alto rendimiento para realizar
la digitalización del acervo documental
Adquisición de licencias y software de Office y Antivirus y renovación de la licencia del
UTM FORTINET 200b.
Adquisición y puesta en funcionamiento de 5 proyectores ubicados en las salas de
capacitación.
3.4.2. Soporte sistemas de información y apoyo administrativo
Como principales resultados de la gestión realizada a lo largo del año 2014 se encuentran
los siguientes:
Seguimiento al contrato 543 de ETB cumplimiento de las obligaciones soporte a los
canales de internet Hosting y solución de SGDEA.
2014
Procedimientos electrónicos actualizados: Inspección y Vigilancia, Conceptos
técnicos, gestión de comunicaciones oficiales; Procedimientos creados; Capacitación
archivística y Registro Único de Series Documentales – RUSD.
Asistencia de incidencias en el sistema JIRA, soporte técnico presencial de un mes,
manuales actualizados de procedimientos, suministro de certificados digitales (firma),
estampado cronológico (ilimitado), certificados SSL (2), licencias de movilidad (10), y
migración del SGDEA de servidores ETB a servidores AGN – sede centro.
Actualización y puesta en producción de la nueva versión de Archidoc para el acceso
desde cualquier dispositivo con internet a los documentos históricos que conserva el
archivo general de la nación, así mismo prueba piloto de la versión interna web para
ser implementada la próxima vigencia.
Instalación de nuevos servidores, un sistema de almacenamiento y se migraron todos
los servicios que estaban en los servidores antiguos con sus respectivas bases de
datos, se creó una nueva máquina para la consola de antivirus, se creó una máquina
para las actualizaciones de los sistemas operativos y se implementó una solución de
virtualización.
Se implementó la nueva versión de Archidoc que permite la consulta de documentos
históricos en línea desde cualquier dispositivo móvil garantizando que cualquier
persona en cualquier lugar del mundo pueda acceder a los documentos que conserva
el AGN
Mantenimiento de la red de datos del AGN, segmentación lógica y arreglo físicos de
puntos de red y organización de centros de cableado, con el fin de garantizar el
mejoramiento de la red y así mismo se puede realizar el restablecimiento del servicio
de una manera más rápida.
2200 soportes técnicos a las diferentes dependencias de la entidad a través de la
mesa de ayuda y elaboró hoja de vida de cada uno de los equipos, con su respectivo
hardware y software instalado, además se realizó mantenimiento preventivo a 120
equipos de cómputo de la Entidad.
Soporte y mantenimiento del aplicativo SICOF cumpliendo con todos los ítems del
anexo uno del contrato de prestación de servicios.
En cuanto al sistema de seguridad de la información se consolida:
Plan de sensibilización
Inventario de activos de información del SGSI fase 2
Inventario de datos abiertos de la política archivística, gestión estratégica, servicios
archivísticos y del GIV
Inventario de datos abiertos de servicios archivísticos
Informe de Gestión
Inventario de datos abiertos de GIV
Guía metodológica de gestión del riesgo
Inventario de datos abiertos del proceso de Gestión Estratégica
Política de tratamiento de datos
Inventario de datos abiertos de la subdirección del sistema nacional de archivos
Matriz de análisis de riesgos del sistema de seguridad de la información fase 2 y
matriz de selección controles SGSI fase 2
Inventario datos abiertos del área de gestión financiera
Seguimiento, controles y políticas del grupo de sistemas
Procedimientos de monitoreo de recursos TIC, control de cambios TIC, y gestión de
incidentes.
