Embed Size (px)
Citation preview
1
Informe de Auditoría Interna Auditoría Integral 2016
Fecha auditoría: 2 noviembre de 2016 a 15 de enero de 2017
Tipo de auditoría Auditoría Integral Fecha del informe 20 de febrero de 2017 Código Informe de Auditoría CIMEN 2016 – 11, 12 y 13
Proceso Auditado Formulación e Implementación de Políticas públicas – Dirección de Calidad Educación Prescolar Básica y Media
Aspecto auditado Auditoría de Calidad, Ambiental y Control Interno
Período auditado 1° de noviembre de 2015 a 30 de septiembre de 2016
Evaluación General de la Auditoría
Lista de Destinatarios Datos de Contacto de los auditores
Nombre Cargo Nombre Cargo
Pablo Jaramillo Quintero Viceministro de Educación
Preescolar, Básica Y Media
Jesús Ayala Ávila Experto Evaluación de Impacto OCI
Daniel Ricardo González Gerente Jornada Única Jonnathan Ricardo Cortes Auditor OCI
Kelly Johanna Gordillo Gómez Auditor OCI
Ruth Yaneth Ruiz Álvarez Auditor de Calidad
John Nepher Téllez Montaña Auditor de Calidad
2
Tabla de contenido
1. GENERALIDADES .......................................................................................................................................................................... 3 1.1. Objetivo ................................................................................................................................................................................................................ 3 1.2. Alcance ................................................................................................................................................................................................................. 3 1.3. Metodología ......................................................................................................................................................................................................... 3 1.4. Criterios de auditoría ............................................................................................................................................................................................ 4 1.5. Fuentes de Información ....................................................................................................................................................................................... 4 1.6 Limitaciones.............................................................................................................................................................................................................. 4 2. RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................................................................... 5 2.1. Riesgos y evaluación de controles .................................................................................................................................................................. 5 2.2. Resultados de Auditoría por política pública y proyecto .............................................................................................................................. 5
2.2.1. JORNADA UNICA: ............................................................................................................................................................................... 5
2.2.1.1. Componente pedagógico ............................................................................................................................................................. 5
2.2.1.2 Componente del recurso humano .......................................................................................................................................... 6
2.2.1.3 Componente de alimentación escolar ................................................................................................................................... 7
2.2.1.4 Componente de infraestructura educativa ........................................................................................................................... 6
2.3 Conclusiones ...................................................................................................................................................................................................... 8 2.4 Recomendaciones ............................................................................................................................................................................................. 8 3 INFORME DETALLADO ................................................................................................................................................................. 10
3
1.1. Objetivo Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de los Macro procesos de “Diseño y formulación de Políticas Públicas”, “Implementación de Políticas Publicas” y “Monitoreo y Aseguramiento” en la política de Jornada Única, desde el Viceministerio de Educación Preescolar, Básica y Media; de acuerdo al Plan Nacional de Desarrollo y al cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión. 1.2. Alcance El alcance de la auditoría integral, comprende la evaluación de la política pública de Jornada Única; se analizaron los siguientes aspectos:
• Infraestructura (Aulas Educativas)
• Requerimiento docentes
• Alimentación Escolar
• Tecnologías de la información y telecomunicaciones
• Seguimiento al Plan de Acción e Indicadores
• Seguimiento al Mapa de Riesgos y controles
El periodo definido como objeto de revisión es el comprendido entre 1° de noviembre de 2015 a 30 de septiembre de 2016
1.3. Metodología
La metodología establecida por la OCI para la realización de auditorías integrales, se enmarca en las siguientes etapas:
• La etapa de planeación, mediante la cual se hace el reconocimiento del proceso y se determinan las actividades que serán objeto de auditoria.
• La etapa de ejecución, mediante la cual se efectúa la revisión y análisis de las actividades establecidas en las fichas técnicas del proceso y/o la normatividad que lo rige, se determina el cumplimiento del proceso y/o las acciones que a bien considere el auditor, el análisis de
1. Generalidades
4
la información solicitada al área responsable, todo ello mediante la aplicación de diferentes técnicas de auditoria, de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoria de aceptación en Colombia.
• Por último y luego de surtir el proceso de socialización preliminar del informe, se pasa a la última etapa mediante la cual se emite el Informe Final de la auditoría practicada.
1.4. Criterios de auditoría
• Ley 1753 de 2015 Plan Nacional de Desarrollo
• Decreto 501 de 2016, “Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación para reglamentar la Jornada Única
en los establecimientos educativos oficiales y el Programa para la Implementación de la Jornada Única y el Mejoramiento de la Calidad
de la Educación Básica y Media”
• Decreto 1525 de 2016, “Por el cual establece la estructura y funcionamiento de la Junta Administradora del Fondo de Financiamiento
de la Infraestructura Educativa Preescolar, Básica y Media”
• Ley 1474 de 2011 “Ley Anticorrupción”
• Los Macroprocesos "Diseño y Formulación de Políticas Públicas” e “Implementación de Políticas Publicas" publicados en el SIG,
mecanismos de autoevaluación, Planes de acción, Mapa de Riesgos y puntos de control., Norma ISO 14001:2004, ISO 9001:2008 y
NTCGP:1000: 2009
1.5. Fuentes de Información
a. Normatividad vigente b. Entrevista con los responsables del proceso y los contratistas que intervienen en el mismo. c. Documentación soporte entregada por el Área.
1.6 Limitaciones. No se presentaron limitaciones en el desarrollo de la auditoria.
5
2.1. Riesgos y evaluación de controles
El Viceministerio de Educación Preescolar Básica y Media, identificó los riesgos del Macroproceso “Diseño y Formulación de Políticas
Públicas” e “Implementación de Políticas Públicas” en Educación Básica y Media, los cuales se evidenciaron en la matriz de riesgos,
suministrada por la Subdirección de Desarrollo Organizacional con corte a noviembre del 2016; sin embargo, faltan las etapas de calificación,
de riesgos y de controles para la determinación del riesgo residual.
2.2. Resultados de Auditoría por política pública y proyecto
2.2.1. JORNADA UNICA:
Por medio de la Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 Todos por un Nuevo País” se
establece que, “El servicio público educativo se prestará en las instituciones educativas en jornada única” y que “El Gobierno Nacional
y las entidades territoriales certificadas en educación diseñarán planes de implementación, de forma gradual, de la jornada única en
un plazo que no supere al año 2025 en las zonas urbanas y el 2030 para las zonas rurales”
Para el diseño e implementación de la JORNADA UNICA, el Ministerio de Educación Nacional en cabeza del Viceministerio de
Educación Preescolar, Básica y Media, en el ámbito de sus competencias, viene adelantando acciones para el fortalecimiento y apoyo
a las entidades territoriales en los componentes de la Jornada única establecidos por el Decreto 501 de 2016, así:
2. Resumen Ejecutivo
6
2.2.1.1 Componente pedagógico
Dotación de textos con énfasis en el área de matemáticas e inglés, así como la formación a 2.250 docentes desde el Programa “Todos a
Aprender”.
2.2.1.2 Componente del recurso humano
La Dirección de Fortalecimiento a la Gestión Territorial a través de la Subdirección de Recursos Humanos del Sector Educativo, brindó las
orientaciones sobre la administración de las plantas de personal y de cargos proporcionando las herramientas necesarias para que cada
entidad realice el análisis adecuado de los perfiles del personal docente necesarios para implementar la Jornada Única. De esta manera entre
los años 2015 y 2016 la Jornada Única cuenta con 3609 cargos, 3111 para docentes de aula y 498 docentes líderes de apoyo.
0En los establecimientos educativos de las zonas rurales se evidencian debilidades en este componente por carencia o escasez de docentes
calificados (especialización) para ser líderes, situación que puede constituirse en un riesgo para la implementación de la jornada única en los
tiempos previstos.
2.2.1.3 Componente de infraestructura educativa
Para la implementación de la Jornada Única, las Entidades Territoriales Certificadas deben priorizar la infraestructura disponible y en buen
estado para el desarrollo de ella.
Mediante el artículo 59 de la Ley 1753 de 2015 se crea el Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa (FFIE) como cuenta
especial del Ministerio de Educación Nacional para atender las erogaciones en el desarrollo de los proyectos del Plan Nacional de
Infraestructura Educativa (PNIE).
Con la creación del PNIE se establece la adecuación, construcción de los espacios físicos necesarios para la ampliación de la cobertura
educativa y la implementación de la Jornada Única Escolar.
7
Con el objeto de “Administrar y pagar las obligaciones que se deriven de la ejecución del Plan Nacional de Infraestructura Educativa, a través
del patrimonio autónomo constituido con los recursos transferidos del Fondo de Infraestructura Educativa Preescolar, Básica y Media, creado
por el artículo 59 de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015”, se suscribió el Contrato 1380 de 2015 con el Consorcio FFIE Alianza BBVA
El Consorcio anteriormente mencionado en su reunión de supervisión No. 10, celebrada el 25 de enero de 2017; reportó lo siguiente:
• El Ministerio ha efectuado desembolsos por 295.193 millones.
• Se han firmado 49 contratos de los cuales 13 son de obra, 13 de interventoría, 21 de prestación de servicios y 1 de arrendamiento
para la oficina del FFIE.
• Los empleados que ejercen actividades para la Unidad de Gestión del FFIE se encuentran vinculados con contrato a término
indefinido, 81 personas y con contrato por prestación de servicios 14 personas.
• Se han aprobado 104 actas de obra de construcción de establecimientos educativos.
Del análisis de la información suministrada a esta auditoria se concluyen las siguientes situaciones que podrían representar riesgos para la
sostenibilidad de esta política pública:
• Desde la unidad de Gestión del FFIE se ha avanzado en la contratación de obras para las nuevas aulas estudiantiles para atender
la demanda de la Jornada Única. Sin embargo, se presentan retrasos en la contratación de los constructores e interventores de
las obras de estas aulas poniendo en riesgo el cumplimiento de las metas de gobierno, teniendo en cuenta que se debía contar
con 305.516 aulas construidas para el 2015 y 687.411 para el 2016.
• Se presentan debilidades en el seguimiento a las actividades de la Unidad de Gestión del FFIE, por parte del Ministerio, dicha
Unidad no ha presentado oportunamente los informes de gestión a la Subdirección de Acceso, Dirección de Cobertura y a la
Gerencia de Jornada Única
2.2.1.4 Componente de alimentación escolar
En la vigencia 2016, de los 466 establecimientos educativos visitados por el Ministerio de Educación Nacional, 318 aplican la estrategia
de PAE la cual contó con una inversión de cofinanciación de $117.023 millones, dando prioridad a las instituciones educativas que se
8
encuentran en la estrategia. Sin embargo, en la implementación del PAE en Jornada Única se encuentran debilidades como falta de
dotación y ausencia de restaurante escolar.
2.3 Conclusiones
a. Desde la Subdirección de Recursos Humanos del Sector se diseñó un perfil para los docentes líderes, donde uno de sus requisitos es contar con especialización. Sin embargo, por la falta de docentes especializados en las zonas rurales; se realizará el ajuste en los requisitos permitiendo la equivalencia de experiencia por especialización.
b. De acuerdo con el primer informe entregado por el Consorcio Gerencia Estratégica, con quien el Ministerio suscribió el Contrato 1266 de 2016, cuyo objeto es “Desarrollar la gerencia del proyecto para la implementación de la intervención in situ requerido por el programa de Jornada Única, en sus componentes: estratégicos, administrativos, técnico-operativos y seguimiento" se observa que en la implementación de la jornada única se encontraron obstáculos tales como: falta de baterías sanitarias, restaurante escolar, entrega de raciones alimentarias, insuficiencia de docentes, entre otros. Situaciones que requieren ser atendidas a medida que se vaya implementando la Jornada en cada uno de los establecimientos.
c. El equipo auditor solicitó a la Unidad de Gestión FFIE los informes de seguimiento correspondiente al PNIE, los cuales no fueron se suministrados; aunque se pudieron evidenciar documentos de reuniones de supervisión del Consorcio FFIE Alianza BBVA, donde se relaciona el detalle de contratos firmados y de pagos para la construcción de la infraestructura educativa
d. La matriz de riesgos de los procesos no se encuentra completamente diligenciada.
2.4 Recomendaciones
a. Agilizar la adopción de equivalencias entre estudios y experiencia para los docentes líderes de las zonas rurales, y así evitar retrasos en su contratación, que puedan llegar a afectar la implementación de la Jornada Única.
b. Como se mencionó anteriormente no se tuvo acceso a los informes de seguimiento, en consecuencia se requiere que la Unidad de Gestión del FFIE entregue informes de gestión técnicos y financieros al Ministerio para el seguimiento periódico de las actividades, avances y ejecuciones realizadas por esta Unidad.
9
c. Verificar que en los establecimientos educativos donde se apruebe la Jornada Única, cuenten con la disponibilidad y capacidad de los docentes, servicio de restaurante, baños, fortalecimiento en aulas tecnológicas y de idiomas, así como la integración de materias lúdicas (artes, deportes).
d. Teniendo en cuenta lo mencionado en el numeral 2.3 literal e; se debe contemplar realizar seguimientos al PNIE, donde se revisen los avances aplicables a la política de la Jornada Única.
e. Revisar y completar la matriz de riesgos de los procesos, con el fin de que se constituya en una herramienta gerencial que permita el control de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
10
RESULTADOS AUDITORIA AL SISTEMA DE CALIDAD
Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
NC 001
DISEÑO Y FORMULACION E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA
MACROPROCESO FORMULACION POLITICA PUBLICA
En el proceso de FORMULACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS EN EDUCACIÓN, si bien se cuenta con documentación sobre la formulación del Programa de Jornada Única, no se evidenció de forma organizada para consulta la documentación relacionada con la fuente primaria o inicial de la información como: antecedentes, la identificación de necesidades y fuentes de datos referentes a la formulación del Programa Jornada Única. Norma: NTC GP 1000:2009 Requisito Afectado Numeral y Descripción: Lo que podría generar incumplimiento de los numerales: 4.2 Gestión Documental 4.2.1 literal d). La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: … d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Impacto: Leve
3 Informe Detallado
11
RESULTADOS AUDITORIA AL SISTEMA DE CALIDAD
Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
NC 002
FORMULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA
ASISTENCIA TECNICA Las Fichas Técnicas describen algunas actividades que no son ejecutadas dentro del Programa de Jornada Única y algunas de estas, de acuerdo a los auditados, no deben ser ejecutadas dentro del programa, lo cual genera una necesidad de revisión y posibles ajustes a la ficha técnica, tales como: a. En el procedimiento "Prestación, seguimiento y evaluación de la asistencia técnica" identificado con el código M-FT-IP-AS-00-02, correspondiente al proceso de ASISTENCIA TÉCNICA, y de acuerdo a las actividades 3 y 4, si bien se cuenta con evidencia de la ejecución de asistencia técnica, es importante mantener los registros que den cuenta de dichas acciones de acuerdo a lo definido en la citada ficha, puesto que no se evidencia el registro de la información de Asistencia Técnica mediante el respectivo Sistema de información. b. En el procedimiento "Formulación de Políticas Públicas en Educación" identificado con código M-FT-DP-PP-00-01, perteneciente al proceso de FORMULACION DE POLÍTICAS PÚBLICAS EN EDUCACIÓN, en su actividad No.14, referente a "Identificar los espacios y mecanismos de participación de las partes interesadas para la construcción de la política", donde los auditados manifiestan que no se realizó, puesto que dicha política ya estaba establecida por el Plan Nacional de Desarrollo, entre otros documentos legales. c. En el procedimiento "Planeación y Programación de la Asistencia Técnica" identificado con el código M-FT-IP-AS-00-01, perteneciente al proceso de ASISTENCIA TÉCNICA, las actividades 9, 17 y 31 establecen la elaboración/ajuste del portafolio de asistencia técnica, la concertación de este con los aliados y la publicación de la programación o reprogramación de las
N/A
12
RESULTADOS AUDITORIA AL SISTEMA DE CALIDAD
Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
asistencias técnicas en el “Sistema de Información de Asistencia Técnica”, a lo cual, los auditados manifestaron que no se manejaba un portafolio, que este no se concertaba con los aliados, puesto que las asistencias las establecía directamente el MEN, por ende las asistencias técnicas no se registraban en el Sistema de Información de Asistencia Técnica debido a que no tenían acceso a dicho sistema. Norma: NTCGP1000:2009, ISO 9001:2015 Requisito Afectado Numeral y Descripción: Se podría generar el incumplimiento de los numerales: 4.2.1 Generalidades. La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: … d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. 4.2.3 Control de documentos. Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: … b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. 4.2.4 Control de los registros…La entidad debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Impacto: Leve
13
RESULTADOS AUDITORIA AL SISTEMA DE CALIDAD
Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
NC 003
IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICA
PÚBLICA
Retroalimentar al equipo y al aliado En el procedimiento "Prestación, Seguimiento y Evaluación de la Asistencia Técnica" identificado con el código M-FT-IP-AS-00-02, perteneciente al proceso de ASISTENCIA TÉCNICA, en el marco de la actividad número 4 referente a "Retroalimentar al equipo y al aliado”, si bien se relató que posterior a finalizar el ciclo de asistencias técnicas se realizaba reunión de retroalimentación con los equipos de trabajo, no se evidenciaron actas de reunión donde se registraran dichas actividades. Norma: NTC GP 1000:2009
Requisito Afectado Numeral y Descripción:
Se podría generar el incumplimiento de los numerales: 4.2.4 Control de los registros. Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de la calidad deben controlarse...Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables Impacto: Leve
N/A
