INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓNintranet.umng.edu.co/wp-content/uploads/2020/03/27... · Centros de trabajo de las Sedes Bogotá y Campus Nu eva Granada. Alcance unificado

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización

ES-P-SG-02-F-025 Versión 17

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. ORGANIZACIÓN

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

1.2. SITIO WEB: http://www.umng.edu.co

1.3. LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL:

Carrera 11 No 101-80 Bogotá D.C, Colombia

Dirección del sitio permanente

(diferente al sitio principal)

Localización (ciudad - país)

Actividades del sistema de gestión, desarrollados en

este sitio, que estén cubiertas en el alcance

Sede Campus Nueva Granada: Km 2 Vía Cajicá,

- Zipaquirá

Zipaquirá, Cundinamarca,

Colombia

Prestación del servicio educativo

Sede Facultad de Medicina: Transversal 4 No 59-00

Bogotá D.C., Cundinamarca,

Colombia

Prestación del servicio educativo

1.4. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN:

OHSAS 18001:2007, ISO 14001: 2015

Diseño y prestación de servicios de educación superior en pregrado, postgrado, investigación,

innovación y extensión ofrecidos en las Instalaciones de la Universidad Militar Nueva Granada en

los Centros de trabajo de las Sedes Bogotá y Campus Nueva Granada.

OHSAS 18001:2007, ISO 14001: 2015

Design and provision of higher education services in undergraduate, postgraduate studies, research, innovation and extension offered in the Universidad Militar Nueva Granada premises in the work centers of Bogota and Nueva Granada Campus headquarter

1.5. CÓDIGO IAF: 37.

1.6. CATEGORÍA DE ISO/TS 22003: N.A

1.7. REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTIÓN:

OHSAS 18001:2007, ISO 14001: 2015

1.8. REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre: B.G Alfonso Vaca Torres

Cargo: Vicerrector General




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Correo electrónico [email protected] gestió[email protected]

1.9. TIPO DE AUDITORÍA:

🗆 Inicial o de Otorgamiento

🗆 Seguimiento

X Renovación

🗆 Ampliación

🗆 Reducción

🗆 Reactivación

🗆 Extraordinaria

🗆 Actualización

🗆 Migración (aplica para ISO 45001)

Aplica toma de muestra por multisitio: Si X No □

Auditoría combinada: Si □ No X

Auditoría integrada: Si X No □

1.10. Tiempo de auditoría Fecha Días de auditoría

Etapa 1 N.A N.A

Preparación de la auditoría en sitio y elaboración del plan 2019-10-08 1

Auditoría en sitio 2019-10-21/25 4,5

1.11. EQUIPO AUDITOR

Auditor líder LUZ ADRIANA ARCHILA RAMIREZ

Auditor N.A

Experto Técnico N.A

1.12. DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN

Código asignado por ICONTEC Norma – Sistema Certificado

No.

Fecha de

Aprobación

Fecha de

Vencimiento

OHSAS

18001:2007

OS-

CER508440

2016-12-28 2019-12-27

ISO 14001:2015 SA-

CER502658

2016-11-25 2019-11-24

Fecha de aprobación inicial

Fecha de próximo vencimiento:

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

2.1. Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

2.2. Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos

legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de

requisitos de gestión

2.3. Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener

expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

2.4. Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

mailto:[email protected]




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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

3.1. Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información

documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la

norma, otros requisitos aplicables que la organización suscriba y documentos de origen externo

aplicables.

3.2. El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan

de auditoría, que hace parte de este informe.

3.3. La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la

Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información

documentada.

3.4. Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el

alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su

cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento.

3.5. El equipo auditor manejó la información suministrada por la Organización en forma confidencial y la

retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante

el proceso de auditoría.

3.6. Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.

3.7. ¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de preocupación,

reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento):

Si □ No □ N.A X

3.8. Se aplicó toma de muestra de múltiples sitios SI X, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en

qué fechas:

Sede Principal: Carrera 11 No 101-80 Bogotá: 2019-10-21, 24,25

Sede Campus Nueva Granada – Cajicá: 2019-10-22

Sede Facultad de Medicina: 2019-10-23

3.9. ¿En el caso del Sistema de Gestión auditado están justificados los requisitos no aplicables acordes con

lo requerido por el respectivo referencial?

Si □ No □ N.A X

3.10. ¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio de acuerdo al listado de contratos o

proyectos entregado por la Organización?:

Si □ No □ N.A X




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3.11. ¿Es una auditoría de ampliación o reducción?

Si □ No X

3.12. ¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto

o servicio (Por ejemplo, el numeral 8.3, de la norma ISO 9001:2015), este se incluye en el alcance del

certificado?:

Si □ No □ NA X Existe aplicabilidad a todos los requisitos de OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2015.

3.13. ¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos

que realiza, por ejemplo, habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de

construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?:

Si X No □

Cajicá Resolución 2892 de 2009 expedida por la CAR para concesión de agua subterránea, por 10 años. Resolución 1123 de 2005 expedida por la CAR para concesión de agua subterránea, por 10 años. Recurso de reposición en contra de la resolución No. 2182 de 2019-07-18, presentada ante la CAR, por la cual se niega un permiso de vertimientos y una autorización de ocupación de cauce. Resolución 0790 de 2014: autorización para ocupación de cauce con la construcción de obras hidráulicas. Sede de Facultad de Medicina: Registro de vertimientos ante la secretaria de medioambiente 2014-07-08 provenientes de laboratorios, área administrativa y aéreas comunes. Inscripción como Acopiador primario de aceite usado radicado en 2017-12-28, con número de inscripción No. 3570, ante secretaria distrital de ambiente. . Calle 100: Inscripción como Acopiador primario de aceite usado radicado en 2018-09-24, con número de inscripción No. 3663, ante la secretaria distrital de ambiente. Formato único de registro de elementos de publicidad exterior visual de fecha 2018-04-16, para 3 avisos de publicidad exterior, ante secretaria distrital de ambiente.

3.14. ¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo,

relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la

certificación, cambios en el alcance de la certificación diferentes a ampliación o reducción, entre otros?

Si X No □ Cambio en la alta dirección de la Universidad: Para el presente año las directivas son: Rector:

BG Luis Fernando Puentes Torres, Vicerrector: BG Alfonso Vaca Torres, también se presentaron

cambios en las vicerrectorías: académica, investigación, administrativa y campus.

Adicionalmente, La Organización ha solicitado en esta auditoría de Renovación que se unifique la redacción del alcance para OHSAS 18001: 2007 e ISO 14001:2015, con cobertura a las 3 sedes actuales.




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Alcance anterior OHSAS 18001:2007:

Servicios de educación superior en pregrado, postgrado, investigación y extensión ofrecidos en las

instalaciones de la Universidad Nueva Granada en: La Sede Principal Calle 100, Sede Facultad de

Medicina y Sede Campus Nueva Granada.

Alcance anterior ISO 14001:2015:


innovación y extensión ofrecidos en las Instalaciones de la Universidad Militar Nueva Granada en los

Centros de trabajo de las Sedes Bogotá y Campus Nueva Granada.

Alcance unificado para OHSAS 18001:2007, ISO 14001: 2015


innovación y extensión ofrecidos en las Instalaciones de la Universidad Militar Nueva Granada

en los Centros de trabajo de las Sedes Bogotá y Campus Nueva Granada.

3.15. ¿Si la organización realiza actividades del alcance en turnos nocturnos que no pueden ser visitadas

en el turno diurno, estas fueron auditadas en esta auditoría?

Si □ No □ N.A X

3.16. ¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide

en la conformidad del producto y/o servicio que afectan la satisfacción del cliente?

Si □ No □ N.A X

3.17. ¿Se presentaron, durante la auditoría, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría

inicialmente acordado con la Organización?

Si □ No X

3.18. ¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría del ciclo de certificación? Si □ No X

3.19. ¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión

sobre las NC identificadas durante la auditoría?

Si □ No X NA □

3.20. ¿Aplica restauración para este servicio?

Si X No □ N.A □ Se anexa carta de la Universidad solicitando Restauración.

3.21. Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no

conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces, así:

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No




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norma y la evidencia del incumplimiento)

1

OHSAS 18001:2007 4.3.1 La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles no se cumple con lo establecido en el procedimiento GI-SS-P-4 identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos. Evidencia: En la matriz de peligros y riesgos para la sede de la calle 100 se encontró la valoración para el riesgo de posible incendio un nivel de consecuencia de 8, valor que no existe en la metodología de la GTC 45, sin embargo, la peor consecuencia se establece como la muerte. Para el riesgo de sismo se valora el nivel de consecuencia como 10, lesiones sin incapacidad, mientras que se determina como peor consecuencia la muerte. En el riego biomecánico el nivel de consecuencia se califica como 10 lesiones sin incapacidad, pero puede generar incapacidades temporales.

Se capacitó al personal involucrado en SST en la metodología de la Identificación de Peligros y Valoración del Riesgo GTC 45. Se definió el cronograma para las inspecciones de las áreas con el fin de actualizar e identificar los peligros existentes. Se ejecutaron las inspecciones programadas en cada una de las sedes de la Universidad. Se actualizó la matriz de identificación de peligros y valoración de los riesgos producto de las inspecciones realizadas. Se socializó a los grupos de interés los peligros identificados producto de la actualización de la matriz de peligros y valoración de los riesgos. Se realizó seguimiento a la implementación de las medidas de intervención propuestas. Se verificó la eficacia del plan de acción para asegurar que se elimina la causa raíz. CERRADA

F

SI

2 ISO 14001:2015 10.2 No se registró la corrección y acción correctiva para la no conformidad identificada en el monitoreo realizado en marzo del 2018, en el parámetro DBO5, que excede el máximo permitido para vertimientos de aguas residuales domésticas y de uso en servicios. Evidencia: Informe de laboratorio ambiental de SGS de Marzo 2018 para PTAR de Cajicá

Se documentó en KAWAK la corrección y acción correctiva producto del resultado del monitoreo de DBO5 de la planta de tratamiento de aguas residuales de la sede Campus Nueva Granada. Se capacitó a los funcionarios de Gestión ambiental sobre el procedimiento de Acciones y de Mejora. Se documentó en el Módulo de Mejoramiento Continuo de Kawak, las correcciones y/o acciones correctivas derivadas de las actividades de Gestión Ambiental, como: Inspecciones, evaluación

SI




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del cumplimiento legal, auditorias, pruebas de laboratorio, entre otras. Se realizó seguimiento periódico al cumplimiento de las actividades propuestas en los diferentes planes de acción. Se verificó la eficacia del plan de acción para asegurar que se elimina la causa raíz. CERRADA

3

ISO 14001:2015 9.1.1.b Los indicadores que miden el desempeño en la disminución de consumos de papel, agua y energía eléctrica de las sedes de Calle 100, Medicina y Cajicá, no permiten observar la tendencia de disminución. Evidencia: Estadísticas del 2018 e indicadores de: Consumos de agua (m3) Consumos de energía eléctrica (kWh) Consumos de hojas de papel.

Se realizó la actualización de los Indicadores de Gestión Ambiental, de manera relativa los cuales permitan evidenciar el desempeño del Sistema. Se recolectó la información pertinente y medir los indicadores del Sistema de Gestión Ambiental. Realizar el Análisis de las tendencias y/o comportamiento de los indicadores. Se generaron las acciones pertinentes a partir de los resultados obtenidos. Se realizó seguimiento periódico al cumplimiento de las actividades propuestas en los diferentes planes de acción. Se verificó la eficacia del plan de acción para asegurar que se elimina la causa raíz. CERRADA

SI

3.22. Esta auditoría no fue testificada por un organismo de acreditación.

4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

Como resultado de la auditoría, el equipo auditor declara la conformidad y eficacia del sistema de gestión auditado basados en el muestreo realizado. A continuación, se hace relación de los hallazgos de auditoría:

4.1 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos. Desde la Rectoría el Compromiso Granadino con la excelencia, que complementa la obligación con la tradición histórica, que mantiene en el largo plazo la filosofía de la Universidad.




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Los seis ejes programáticos establecidos por la dirección, porque son los pilares del proyecto Rectoral para el cuatrenio, interactuando con las 6 líneas de acción que atiende los requerimientos propios de y para el crecimiento de la institución. El Plan institucional de desarrollo 2020 – 2030 conforme a lo regido por el Gobierno Nacional – pacto por la equidad, basados en mesas de trabajo juiciosas y minuciosas, porque participan todos los integrantes de la comunidad Neogranadina, con mucha pasión e interés por el nuevo proyecto institucional, para el logro de los objetivos propuestos. Los nuevos canales de comunicación establecidos para los estudiantes y demás comunidad educativa, con varias posibilidades `porque es la forma de percibir al estudiante y demás partes interesadas para atender en oportunidad sus requerimientos. Los 19.032 estudiantes (134 programas – 34 pregrados – 12 facultades – 28 especializaciones - 50 especializaciones médico quirúrgicas – 2 Doctorados – 104 convenios) – 70 grupos de investigación (apoyo de Colciencias para incentivar la investigación) - 30 patentes aprobadas - 1.532 docentes, porque evidencia el aporte de la universidad al desarrollo del País como “Templo del Conocimiento”. El proyecto de incorporar al sistema integrado la norma 27000 el programa de implementación para el año 2021, de tal manera que se asegura la integridad en el manejo de toda la información de la institución. El Programa Saber para Servir: 589 becas para personas con discapacidad y el Programa Horizonte Productivo: Horticultura para soldados porque evidencia la Proyección Social Institucional. La realización de la semana del sistema integrado adelantada en Agosto con acompañamiento de la Defensa Civil, como estrategia para sensibilizar al personal en la preparación de respuesta ante emergencias. Las actividades adelantadas en el último periodo apuntando a la mejora continua entre otras: Curso

Internacional para extranjeros de estudiantes de Polonia, Cuatro (4) Convenios Internacionales para

aplicación de pasantías y mapeo de datos para Desarrollo Sostenible, Construcción del plan de Cooperación

Internacional, Curso virtual de 50 horas sobre seguridad y salud en el trabajo para apoyo a empresarios, La

realización de Jornadas de detección de riesgo cardiovascular y patologías crónicas en funcionarios de la

facultad de medicina; Mejoras en Laboratorios agregados y concretos – estructura – de calidad de aguas –

depósito de reactivos.

4.2 Oportunidades de mejora

En la Dirección: Para que se Fortalezca el análisis de resultado de indicadores de gestión para el proceso estratégico, con el fin de tomar de decisiones que ayuden al mejoramiento del sistema de gestión integral. De igual forma para que en un siguiente ejercicio de actualización de los mapas de riesgos se profundice y detalle la identificación y descripción de los riesgos susceptibles de presentarse en los procesos del Sistema de Gestión, a fin de considerar todos los aspectos fundamentales que pueden afectar la eficiencia y eficacia de la misma.




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Un Sistema de Riesgos no es estático en cuanto a los posibles que se presentan, por tal motivo es pertinente comprometer a los líderes de los procesos / áreas para que en la medida que se puedan observar nuevos riesgos que no han sido documentados en la matriz de riesgos del proceso, exista la posibilidad de reportarlos y gestionarlos a través del uso de las acciones preventivas. Asegurar el despliegue para todos los procesos / áreas / Puntos de atención de la Organización, a fin de que todos conozcan de sus riesgos y se encuentren en la capacidad de gestionarlos, controlarlos y mitigarlos. En Gestión Integral:

Para que se asegure la toma de muestras de los procesos para el ejercicio de la auditoria, de igual forma considerar los tiempos de cierre eficaces para el plan de seguimiento de los hallazgos, con el propósito de no dejar acciones abiertas por mucho tiempo. En la gestión del cambio: Para que al respecto se fortalezca el desarrollo de actividades enfocadas en sensibilizar a los colaboradores, acerca de la importancia de generar cambios de mejora continua con enfoque a la innovación y como cultura organizacional que facilita y beneficia el desarrollo de la Institución, el cumplimiento de objetivos y metas y la satisfacción de expectativas de las Partes interesadas, entre otros aspectos. En Talento Humano: Para que se tengan en cuenta en las evaluaciones de desempeño de los docentes, criterios de ISO 14001 y OHSAS 18001 desde el área de Talento Humano como instrumento para mejorar el planteamiento de objetivos y hacer razonable la información obtenida. Para que se avance en un programa sobre la toma de conciencia, construyendo o basados en elementos que los colaboradores necesitan saber y aplicar en su trabajo para lograr los objetivos de la Institución. Profundizar en el análisis de tendencias y recurrencias en los hallazgos de los sistemas ambiental y de SST

para que permita evidenciar de manera asertiva las mejoras logradas en el sistema de gestión integral.

Asegurar que se revisa la matriz de riesgos ambientales en coherencia cuando por alguna circunstancia se materializa alguno de estos riesgos ó cambian su valoración, con énfasis en la priorización.

5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado

5.1.1. Solicitudes o comunicaciones de partes interesadas, por ejemplo, para ISO 14001, OHSAS 18001,

ISO 45001 La Universidad expresa que no ha recibido comunicaciones de partes interesadas en el último periodo.




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Ocurrencia de incidentes (accidentes o emergencias) en los sistemas de gestión: La Universidad cuenta con el Procedimiento de reporte e investigaciones de accidentes laborales GI-

SSP8 Versión 7 de fecha 2019-09-04.

Para el sistema de gestión ambiental se han establecido objetivos y metas asociados a la política integral y a los aspectos ambientales significativos; de igual manera, se contempla el compromiso de prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros, y la mejora continua. Sin embargo se presentó en: 2019-01-08 Campus Nueva Granada – contratista mantenimiento a arboles utilizó glifosato 2019-09-01 campus nueva granada - Vertimiento en red de aguas lluvias producto de lavado de zonas Se realizaron las respectivas investigaciones y se socializaron las lecciones aprendidas. Se han establecido los objetivos y los programas asociados a la política integral y los peligros identificados; de igual manera, se contempla el compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades, el cumplimiento de requisitos legales y la mejora continua. El objetivo integral N.° 11, el cual se fundamenta en la prevención de incidentes y enfermedades en la comunidad neogranadina que puedan afectar la salud y la seguridad en el desarrollo de sus actividades, para tal fin se han implementado los indicadores mínimos descritos la resolución 0312 del 2019, de los cuales se puede concluir: Durante el mes de junio de 2019 comparado con el mismo periodo del 2018, se tuvo una disminución

de 0,02 en el número de accidentes (5AT), y un aumento del 1,08 en el número de días perdidos (36días).

Acumulado al mes de junio de 2019 comparado con el mismo periodo del 2018, se tuvo una

disminución 0,30 en el número de accidentes (33AT), y una disminución del 1,84 en el número de días perdidos (137días).

5.1.2. En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los

plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su recurrencia y describirá brevemente cómo fueron atendidas. N.A X

5.1.3. ¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo

evaluado? Si □ No X

5.1.4. ¿Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los

resultados esperados?: Si X No □

5.1.5. ¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001) Si X No □.




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5.2. Relación de no conformidades detectadas durante el ciclo de certificación

Auditoría Número de no conformidades Requisitos

Renovación 2019 OHSAS 18001:2007 Cinco (5) no conformidades menores ISO 14001:2015 Tres (3) no conformidades menores

OHSAS 18001:2007 Incumplimiento a los requisitos: 4.4.2, 4.4.6 e), 4.4.6 e), 4.3.1.b), 4.4.6.e) ISO 14001:2015 7.2 d), 8.1 d), 8.1 d)

1ª de seguimiento del ciclo 2020

OHSAS 18001: 2007 debe Migrar a ISO 45001:2018

N.A N.A

2ª de seguimiento del ciclo 2021

N.A N.A

Auditorias especiales (Extraordinaria, reactivación, ampliación)

N.A N.A

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si □ No X

5.3 Análisis del proceso de auditoría interna

La Universidad planifica y ejecuta sus auditorías internas con periodicidad anual de acuerdo a lo definido en el Procedimiento Auditorías Internas Integrales GIMA PRO 7 Versión 13 de fecha 2019-03-13. Dicho Procedimiento describe las actividades de planeación, ejecución, informe y seguimiento, para determinar el cumplimiento de las disposiciones planificadas, la implementación y la eficacia, con apoyo de los formatos de programa de auditoría, plan de auditoría, acciones correctivas, e informe. La auditoría interna se realizó en el transcurso del año 2019 en 51 jornadas, con 86 auditores internos. Se evidenció que el programa cubre todos los procesos del sistema de gestión. Como resultado de esta auditoría interna para OHSAS 18001:2007 se presentaron 21 no conformidades; para ISO 14001:2015 se presentaron 10 no conformidades a las cuales se les realizaron: Análisis de causas y plan de mejoramiento. Se analiza recurrencia de hallazgos tendientes a ejercer seguimiento.

5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección

La Revisión por la Dirección se realiza mediante 2 jornadas en el año. La última se realizó el día 05 septiembre de 2019, se aprovechó como jornada de sensibilización y socialización frente a las nuevas directivas de la Universidad, el periodo de la revisión es del primer semestre de 2019, los datos todos a corte junio 30 de 2019. El Informe incluye todos los elementos de entrada y salida para los esquemas OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2015. Se establecieron conclusiones sobre la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación con la dirección estratégica del sistema integrado de gestión. La revisión por la dirección se relaciona con la mejora continua del sistema de gestión, facilitando la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección.




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6. USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACIÓN

6.1. ¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)? Si X No □ Se le recuerda a la Organización que el logo de certificación de ICONTEC, solo puede ser usado de acuerdo con lo establecido en el Manual de Aplicación E-GM-001.

6.2. ¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo con lo establecido en el reglamento ES-

R-SG-001 y el Manual de aplicación E-GM-001? Si X No □ NA □.

6.3. ¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si □ No X NA □

6.4. ¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (¿vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.?

Si □ No X La Organización ha solicitado en esta auditoría de Renovación que se unifique la redacción del alcance para OHSAS 18001: 2007 e ISO 14001:2015.




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7. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORÍA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORÍA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS

¿Se presentaron no conformidades mayores? SI □ NO X ¿Se presentaron no conformidades menores de la auditoria anterior que no pudieron ser cerradas en esta auditoría? SI □ NO X ¿Se presentaron no conformidades menores detectadas en esta auditoría que por solicitud del cliente fueron revisadas durante la complementaria? SI □ NO X En caso afirmativo diligencie el siguiente cuadro: N.A X Fecha de la verificación complementaria: N.A X

NC Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la

norma y la evidencia del incumplimiento)

Evidencia obtenida que soporta la solución

¿Fue eficaz la acción? Si/No

No conformidades mayores identificadas en esta auditoría

N.A N.A N.A N.A

No conformidades pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron

N.A N.A N.A N.A

No conformidades detectadas en esta auditoría que fueron cerradas

N.A N.A N.A N.A

8. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001

SI NO

Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión

Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión

Se recomienda renovar los Certificados del Sistema de Gestión ISO 14001:2015, OHSAS 18001:2007

X

Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda reducir el alcance del certificado

Se recomienda reactivar el certificado

Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda migrar el certificado del Sistema de Gestión

Se recomienda restaurar los certificados, una vez finalice el proceso de Renovación X

Se recomienda suspender el certificado

Se recomienda cancelar el certificado

Nombre del auditor líder: LUZ ADRIANA ARCHILA RAMIREZ Fecha

2019 11 20




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9. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME

Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 (Adjuntar el plan a este formato y el ES-I-SG-08-F-001, cuando aplique)

X

Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión N.A

Anexo 3 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas Aceptación de la organización firmada.

X

ANEXO 1

PLAN DE AUDITORÍA

EMPRESA: UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

Dirección del sitio : Carrera 11 No 101-80 Bogotá D.C, Colombia

Representante de la

organización: B.G Alfonso Vaca Torres

Cargo: Vicerrector General Correo

electrónico [email protected] gestió[email protected]

Alcance:

ISO 9001:2015

Diseño y prestación de servicios de Educación superior en pregrado y posgrado en las Facultades de Ciencias

Básicas y Aplicadas, Ciencias Económicas, Derecho, Educación y Humanidades, Ingeniería, Medicina y Ciencias

de la Salud, Relaciones Internacionales, Estrategia y Seguridad y Facultad de Estudios a Distancia; Investigación

e innovación y emprendimiento; y Extensión, que incluye educación continua y actividades de proyección social

OHSAS 18001:2007, ISO 14001: 2015


innovación y extensión ofrecidos en las Instalaciones de la Universidad Militar Nueva Granada en los

Centros de trabajo de las Sedes Bogotá y Campus Nueva Granada

CRITERIOS DE AUDITORÍA ISO 9001:2015 + OHSAS 18001:2007 + ISO 14001:2015 la

documentación del Sistema de Gestión

Tipo de auditoría :

INICIAL U OTORGAMIENTO X SEGUIMIENTO X RENOVACION AMPLIACIÓN REDUCCIÓN

REACTIVACIÓN EXTRAORDINARIA ACTUALIZACIÓN





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Nota aclaratoria:

RENOVACION para ISO 14001:2015 + OHSAS 18001:2007

SEGUIMIENTO para ISO 9001:2015

Aplica toma de muestra por multisitio: X Si

No

Existen actividades/procesos que

requieran ser auditadas en turno

nocturno:

Si

X No

Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su

organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán

cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de apertura de la

auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades

que serán auditadas.

Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video, si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización).

En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas

previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios

para el equipo auditor.

La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del

equipo auditor de ICONTEC.

El idioma de la auditoría y su informe será el español.

Los objetivos de la auditoría son:

Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.

Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.

Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.

Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de gestión R-SG-001.

Auditor Líder ISO

9001:

María del Socorro

Rodríguez Morales (MSR)

Correo electrónico / Celular

[email protected] 3153563450





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Auditor Líder ISO

14001 + OHSAS

18001:

Luz Adriana Archila Ramirez

(LAA)

Correo

electrónico /

Celular

[email protected] 3166167437

Experto técnico: N.A

Fecha/ Sitio (si hay

más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría

PROCESO / REQUISITOS

POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE

(Todas las personas que serán

entrevistadas en la auditoría)

Sede Principal: Carrera 11 No 101-80 Bogotá

2019-10-21

LUNES

08:00 09:00

Reunión de apertura y Presentación Institucional

MSR -LAA

Rector: BG. Luis Fernando Puentes Torres

Vicerrector General: BG Alfonso Vaca Torres

Vicerrector Académico: Dra. Claudia Helena Forero Forero

Vicerrector de Investigaciones: Dra. Martha Jeaneth Patiño Barragán

Vicerrector Administrativo: MG Gustavo Adolfo Ocampo Nahar

Vicerrector Campus Nueva Granada: Coronel Gustavo Enrique Becerra Pacheco

Jefe de la Oficina de Direccionamiento Estratégico: Cr. Ernesto Pinzón Uribe

Jefe de la Oficina de Protección al Patrimonio: Cr. Armando José Pinzón Rengifo

Jefe de la División de Gestión de Calidad: Ing. Claudia Buitrago

Líderes de procesos

Decanos y Directores de las Unidades Académicas

09:00 10:30

Macroproceso:

Direccionamiento

Estratégico e Inteligencia

Competitiva Procesos:

MSR -LAA







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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



Direccionamiento Estratégico Planificación y Revisión del SIG Identificación y Seguimiento de Grupos de Interés

Contexto. Partes

interesadas. Alcance.

Liderazgo, compromiso.

Política. Roles,

responsabilidades,

autoridad, Recursos.

Planificación. Riesgos,

oportunidades. Objetivos.

Cambios. Revisión por la

dirección.

9001: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1,

5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3, 9.3,

9.3.1, 9.3.2, 9.3.3

14001: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1,

5.2, 5.3, 6.1, 6.2.1, 6.2.2,

9.1.1, 9.3

18001: 4.1, 4.2, 4.3.3, 4.4.1,

4.6







Ing. Nathaly Acero López

Dra. Mónica Padilla Hernández

Dra. Yvonne Rojas Tavera

Ing. Jonathan Celeno Duran

Dra. Nubia Delgado Mateus

Ing. Nathalia Cañón Torres

Dr. Oscar Pinzón Hernández

Dra. Yoana Mireya Rojas Muñoz

Ing. María Elizabeth Bejarano Novoa

Dra. Magda Viviana Bautista

Ing, Mayra Aldana

10:30

12:00

Macroproceso:

Investigación e Innovación

Procesos:

Investigación Innovación y Emprendimiento

9001:

MSR


Jefe de la División Científica: Doctora Diana Caicedo

Jefe de la División de Investigación e Innovación Campus: Sandra Cecilia Lesmes

Jefe de la División de Desarrollo Tecnológico e




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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



6.1 Riesgos y

Oportunidades

8.3 Diseño y Desarrollo

8.7 Control de las salidas no

Conformes

9.1 Seguimiento, Medición,

Análisis y Evaluación

Innovación Campus: Dra. Helena Patricia Jiménez

Jefe de la Editorial; Dr. Carlos Arturo Arias

Ing. Claudia Buitrago



10:30 12:00

Investigación de

incidentes.

18001: 4.5.3.1

14001: Incidentes

ambientales y ciclo de vida

LAA


Ing. Jonathan Celeno Duran Ing. Nubia Delgado Mateus




Ing. Mayra Aldana

12:00 13:00 ALMUERZO

13:00 15:00

Proceso:

Gestión del Talento

Humano

Recursos humanos.

Funciones, responsabilidad y

autoridad. Competencias,

formación y toma de

conciencia. Comunicación.

Ambiente de trabajo.

Rendición de cuentas.

Participación y consulta.

9001: 5.3, 7.1.2, 7.2, 7.3 14001: 5.3, 7.1, 7.2, 7.3 18001: 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3

MSR -LAA

Jefe de la División de Talento Humano: Mayor Carlos Alberto Henao Rayo

Dra. Gloria Milen Gómez Orjuela

Dra. Ruby Esperanza Díaz Caballero






Ing. Mayra Aldana

15:00 16:30

Macroproceso: Gestión

Integral MSR -LAA





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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



Proceso:

Medición, Análisis y Mejoramiento

Auditorías Internas, no

conformidades, acciones

correctivas y preventivas

9001: 9.2.1, 9.2.2, 10.2 14001: 9.2.1, 9.2.2, 10.2 18001: 4.5.5, 4.5.3.2

Verificación de procesos de

origen externo (out

sourcing), cuyo resultado

incide en el producto o

servicio y que hacen parte

del alcance de certificación

Verificación de evidencias

para el cierre de no

conformidades de la

auditoria anterior.

Verificación del uso del logo

en los diferentes medios de

publicidad usados por la

empresa









Ing. Mayra Aldana

16:30 17:00 Balance del equipo auditor MSR -LAA

Sede Campus Nueva Granada - Cajicá

2019-10-22

MARTES

08:00

10:00

Macroproceso: Gestión de

Laboratorios y

Departamentos

Proceso: Apoyo a la

Academia

Recursos, Infraestructura.

9001: 7.1.1, 7.1.3

Aspectos ambientales,

Control operacional, toma

MSR -LAA

Jefe División de Laboratorios Campus: Doctor Luis Carlos Vargas Figueredo

Ing. Laura Susana Silva

Ing. Alejandra Rosero Cárdenas








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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



de conciencia,

comunicación,

preparación y respuesta

ante emergencias.

14001: 8.1, 7.3, 7.4, 8.2

Peligros, riesgos, Control

operacional,

comunicación,

participación y consulta,

preparación de respuesta

ante emergencias.

18001: 4.3.1, 4,3.2, 4.3.3,

4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.2.



Ing. Mayra Aldana

10:00 13:00

Macroproceso: Académico

Proceso: Gestión

Académica Facultad de

Estudios a Distancia

Recursos. Apoyo.

Planificación y control

operacional. Control de la

producción y de la provisión

del servicio. Identificación y

trazabilidad. Propiedad del

cliente o proveedores.

Preservación del producto.

Control de cambios.

Liberación del producto.

Control de salidas no

conformes.

9001: 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3,

7.1.4, 7.1.5, 8.1, 8.5.1, 8.5.2,

8.5.3, 8.5.4, 8.5.6, 8.6, 8.7

Recorrido por las

instalaciones – Entrevistas

con el personal

MSR -LAA

Decana de la Facultad de Educación a Distancia: Ing. Paula Colorado Ordoñez

Representante de la Vicerrectoría Académica: Dr. Jair Rojas Campos

Representante de la Vicerrectoría Académica: Dr. Martha Patricia Sanabria









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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE





de conciencia,

comunicación,


ante emergencias.

14001: 8.1, 7.3, 7.4, 8.2


operacional,

comunicación,



ante emergencias.

18001: 4.3.1, 4,3.2, 4.3.3,

4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.2.

13:00 14:00

ALMUERZO

14:00 16:30


(Continuación)

Proceso: Gestión


Relaciones, Estrategia y

Seguridad.

Recursos. Apoyo.








Control de cambios.



conformes.

Decana de la Facultad de Relaciones, Estrategia y Seguridad: Dra. Denisse Amara Grandas



Dra. Maira Fernanda Zambrano









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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



9001: 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3,

7.1.4, 7.1.5, 8.1, 8.5.1, 8.5.2,

8.5.3, 8.5.4, 8.5.6, 8.6, 8.7

Recorrido por las


con el personal



de conciencia,

comunicación,


ante emergencias.

14001: 8.1, 7.3, 7.4, 8.2


operacional,

comunicación,



ante emergencias.

18001: 4.3.1, 4,3.2, 4.3.3,

4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.2.

16:30 17:00 Balance del equipo auditor MSR -LAA

Sede Facultad de Medicina

2019-10-23

MIERCOLES 08:00

11:00


(Continuación)

Proceso: Gestión


Medicina y Ciencias de la

Salud

Recursos. Apoyo.






MSR -LAA

Decana de la Facultad de Medicina y Ciencias de la salud: Dra. Eliana Patricia Ramírez



Dr. Iván Alberto Méndez





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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE





Control de cambios.



conformes.

9001: 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3,

7.1.4, 7.1.5, 8.1, 8.5.1, 8.5.2,

8.5.3, 8.5.4, 8.5.6, 8.6, 8.7

Recorrido por las


con el personal



de conciencia,

comunicación,


ante emergencias.

14001: 8.1, 7.3, 7.4, 8.2


operacional,

comunicación,



ante emergencias.

18001: 4.3.1, 4,3.2, 4.3.3,

4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.2.






11:00 13:00 Traslado a sede principal

Calle 100 y almuerzo MSR -LAA


2019-10-23

MIERCOLES

13:00 13:30 Balance ISO 9001 MSR

13:30 14:30 Reunión de cierre ISO 9001 MSR Vicerrector General: BG Alfonso Vaca Torres




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más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE




Ing. Natalia Cañón Torres


13:00 17:30


Integral

Proceso:

Medición, Análisis y Mejoramiento

Medición y seguimiento del

desempeño

18001: 4.5.1

14001: 9.1.1

LAA






Ing. Mayra Aldana

17:30 18:00 Balance del día LAA


2019-10-24

JUEVES 08:00 10:30

Recorrido por las


con el personal



de conciencia,

comunicación,


ante emergencias.

14001: 8.1, 7.3, 7.4, 8.2


operacional,

comunicación,



ante emergencias.

18001: 4.3.1, 4,3.2, 4.3.3,

4.4.3, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.2.

LAA






Ing. Mayra Aldana




Página 25 de 38


más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



10:30

12:00


Integral

Proceso: Seguridad y

Salud en el Trabajo

Identificación de peligros,

valoración de riesgos y

determinación de los

controles. Objetivos y

programas. Gestión del

cambio.

18001: 4.3.1, 4.3.3

LAA





12:00 13:00

ALMUERZO

13:00

16:30


Integral

Proceso: Seguridad y

Salud en el Trabajo

Identificación y Evaluación

de Requisitos legales

Preparación y Respuesta

ante emergencias

18001.2007: 4.3.2, 4.5.2,

4.5.1, 4.4.7

LAA





16:30 17:00 Balance del equipo auditor LAA


2019-10-25

VIERNES 08:00

09:30 Macroproceso: Gestión

Integral

Proceso: Gestión

Ambiental

Requisitos legales

ambientales y de otra

LAA







Página 26 de 38


más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



índole. Evaluación del

cumplimiento legal.

Preparación y Respuesta

ante emergencias

14001: 6.1.3, 9.1.2, 8.2.


Ing. Mayra Aldana

09:30 10:30


Integral

Proceso: Gestión

Ambiental

Objetivos ambientales,

acciones para abordar

riesgos y oportunidades

14001:6.2.1, 6.1.4

LAA




Dra. Magda Viviana Bautista Ing. Mayra Aldana

10:30 11:00 Balance del equipo auditor –

Preparación de Informe LAA

11:00 12:00 Reunión de cierre LAA













Página 27 de 38


más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



Líderes de procesos

Decanos y directores de las Unidades Académicas

Observaciones: La metodología de la auditoría será mediante el uso del ciclo PHVA. En la reunión de apertura se precisarán

los horarios detalladamente. La duración de las entrevistas puede variar dependiendo del tema y hallazgos de la auditoría.

Se verificará el cumplimiento del Reglamento de la Certificación ICONTEC de Sistemas de Gestión y en los Manuales de

Imagen y Aplicación de los Certificados. Se verificará la integridad del original del Certificado ICONTEC de Sistema de Gestión

entregado a la empresa. Se hará el seguimiento a las acciones correctivas planteadas para las no conformidades pendientes

y a los aspectos por mejorar establecidos en la auditoría anterior, por lo que se requieren las evidencias documentadas de

las acciones realizadas para efectuar el cierre respectivo. Se solicitará un listado de los documentos y registros del sistema

de gestión para la auditoría.

Se verificarán los planes de calidad, los programas ambientales y los programas de seguridad y salud en el trabajo.

Se verificarán los registros de las quejas y reclamaciones recibidas de los clientes, de comunicaciones recibidas de partes

interesadas, de incidentes ambientales y de incidentes y enfermedades laborales.

Se verificarán los registros de cualquier circunstancia relacionada con enfermedades originadas por el trabajo o accidentes

de trabajo, así como el tratamiento dado a los mismos, en el caso de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Se verificarán los registros de eventos o incidentes adversos al Sistema de Gestión certificado o la parte interesada pertinente.

Se verificarán los registros de las investigaciones y las sanciones impuestas por la autoridad competente por incumplimiento

de requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance de la certificación y de los requisitos de Sistema de Gestión.

Durante toda la auditoría de ISO 9001:2015 se verificarán [7.5] Información documentada, [7.5.1] Generalidades, [7.5.2]

Creación y actualización, [7.5.3] Control de la información documentada, [5.2] Política, [5.2.2] Comunicación de la política de

la calidad, [5.3] Roles, responsabilidades y autoridades en la organización, [6.2] Objetivos de la calidad y planificación para

lograrlos, [7.1.2] Personas, [7.2] Competencia, [7.4] Comunicación, [9.1] Seguimiento, medición, análisis y evaluación, [10.2]

No conformidad y acción correctiva, [10.3] Mejora continua.

Durante toda la auditoría de ISO 14001:2015 se verificarán [7.5] Información documentada, [7.5.1] Generalidades, [7.5.2]

Creación y actualización, [7.5.3] Control de la información documentada, [5.2] Política ambiental, [5.3] Roles,

responsabilidades y autoridades en la organización, [6.2] Objetivos ambientales y planificación para lograrlos, [7.2]

Competencia, [7.4] Comunicación, [9.1] Seguimiento, medición, análisis y evaluación, [10.2] No conformidad y acción

correctiva, [10.3] Mejora continua.

En la auditoría de OHSAS 18001:2007 se verificarán [4.4.5] control de documentos, [4.5.4] control de registros, [4.2] política

de SySO, [4.3.3] objetivos y programas, recursos, funciones, [4.4.1] responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad, [4.4.2]

competencia, formación y toma de conciencia, [4.4.3] comunicación, participación y consulta, [4.5.1] seguimiento y medición

del desempeño, [4.5.3] investigación de incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas.

Esta auditoría no es testificada por un Organismo de Acreditación.




Página 28 de 38


más de uno)

Hora de

inicio de

la

actividad

de

auditoría

Hora de

finalización

de la

actividad de

auditoría


POR AUDITAR

EQUIPO

AUDITOR

CARGO Y NOMBRE



Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así como también de

acceso a la documentación del sistema de gestión.

Fecha de emisión del plan de auditoría: 2019-10-08

ANEXO 2

No aplica.

ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.

● Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidades en 2019-11-15 y recibieron observaciones por parte del auditor líder.

● Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptadas por el auditor líder en 2019-11-15.

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA

No. 1 de 5

No - Conformidad Mayor Norma(s): OHSAS 18001:2007

ISO 14001:2015

Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 4.4.2 7.2.d)

Descripción de la no conformidad: La Organización no se asegura de evaluar la eficacia de las capacitaciones dadas a las personas que realizan trabajos bajo su control, que afectan el desempeño del Sistema de Gestión Integral Institucional.




Página 29 de 38

Evidencia: No se evidencia cómo se evalúa la eficacia de las capacitaciones ambientales y de SG- SST, dadas al

Personal de la Universidad Militar Nueva Granada en sus diferentes sedes.

Corrección Evidencia de Implementación

Fecha

Evaluar el entendimiento de las temáticas (actividades pertinentes) referentes al SGA y SG-SST cuando se realicen actividades de socialización, capacitación, lúdicas, etc. a todos los niveles de la organización

Información Documentada de evaluación

2020-06-30

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porqués, espina de pescado, etc…). CAUSA RAIZ: El proceso de evaluación de personal administrativo y docentes no se encuentra

articulado con el Sistema Integrado de Gestión.

Causa No. 1: Falta de Toma de conciencia frente al SIG por parte de los grupos de interés.

Causa No. 2: Ausencia de aplicación de encuestas y evaluaciones que permiten identificar el

entendimiento de la información suministrada.

Causa No. 3: No se aplica un análisis para determinar la clasificación que permita reforzar temas con

bajo rendimiento o desempeño en las capacitaciones del Sistema Integrado de Gestión.

Acción correctiva Evidencia de Implementación

Fecha

Realizar mesa de trabajo con los procesos responsables con el fin de establecer la articulación de los procesos de evaluación y el sistema integrado de gestión

Actas de reunión

2019-10-30

Actualizar y socializar la resolución de capacitación incluyendo el articulo ARTÍCULO CUARTO: Dentro de los ocho (8) días siguientes a la realización de la capacitación, el funcionario deberá presentar un informe en el que se señale como mínimo, los siguientes aspectos:

Aprendizajes obtenidos con la capacitación

Utilidad de la misma en el desempeño del cargo

Expectativas cumplidas y dejadas de cumplir con la capacitación

Planteamiento de una estrategia para socializar lo aprendido con los compañeros de oficina.

Informe de capacitación

2019-11-30

Revisar, actualizar y socializar el formato de evaluación de impacto de las capacitaciones apoyadas y realizadas por la Universidad Militar Nueva Granada incluyendo los temas sobre el Sistema Integrado de Gestión.

Formato de evaluación

de impacto

2019-11-30




Página 30 de 38

Realizar balance y análisis de los resultados obtenidos en la evaluación de impacto de las de las capacitaciones apoyadas y realizadas por las universidad incluyendo los temas sobre el Sistema Integrado de Gestión


de impacto

2020-08-30

Articular el plan de capacitación del sistema integrado de gestión de la Universidad, con el Sistema Integral de evaluación profesoral con el fin de medir su impacto en relación con toma de decisiones, toma de conciencia y la eficiencia de la gestión.

Plan de capacitación del

Sistema Integrado de gestión

2020-11-30

Construir la política integral de formación y desarrollo profesoral con el fin de brindar los lineamientos institucionales relacionados con las capacitaciones realizadas desde el sistema integrado de gestión.

Política Integral de

Formación

2020-06-30

Implementar estrategias de medición del impacto de las comunicaciones emitidas a los grupos interés respecto al Sistema Integrado de Gestión.


de impacto

2020-06-30

Socializar la modificación de instrumento de evaluación de desempeño laboral de personal administrativo a los líderes de proceso y funcionarios administrativos

Instrumento de evaluación de

desempeño laboral de personal

2020-06-30

Implementar el instrumento de evaluación del desempeño laboral de personal administrativo un ítem cualitativo donde se evidencia la participación del funcionario el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad previa información suministrada por las divisiones responsables.

Instrumento de evaluación de

desempeño laboral de personal

2020-06-30

Adecuar o articular el plan de capacitación anual, conforme a los resultados obtenidos en la evaluación del desempeño laboral de personal administrativo

Plan de capacitación anual

2020-06-30

Formular los planes de acción producto del resultado de la medición del impacto de las comunicaciones emitidas a los grupos interés respecto al Sistema Integrado de Gestión.

Planes de acción 2020-06-30


No. 2 de 5


Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 4.4.6 e)

Descripción de la no conformidad: La organización no aplica controles operacionales en donde su ausencia podría conducir a desviaciones de su Política y Objetivos de SG- SST

Evidencia: No se evidenció que el Programa Académico de Administración de la Seguridad y Salud Ocupacional,

cuando realiza actividades de trabajo en alturas, aplica un permiso de trabajo (Resolución 1409 de 2012-

art. 17).




Página 31 de 38

No se evidenció que el Programa de trabajo seguro en alturas que aplica la Organización actualmente

para su personal, aplica permiso de trabajo (Resolución 1409 de 2012- art. 17), control de arnés y

eslingas, entre otros.


Fecha

Socializar el procedimiento para la aplicación del permiso de trabajo seguro en alturas a los grupos de interés pertinentes.

Procedimiento para la aplicación

del permiso trabajo seguro en

alturas

2019-11-30

Aplicar el formato de permiso de trabajo seguro en alturas para las actividades que lo requieran.

Permiso trabajo seguro en alturas

2019-11-30

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porqués, espina de pescado, etc…). CAUSA RAÍZ: No existe una articulación del Programa de Trabajo Seguro en alturas con las

necesidades del Programa Académico de Administración en Salud Ocupacional

CAUSA No. 1: No se ha identificado el peligro y valorado el riesgo asociado al trabajo en alturas dentro

del proceso de gestión académica, apoyo a la academia y otros.

CAUSA No. 2: El Programa de Trabajo Seguro en Alturas Vigente no se encuentra actualizado y

legalizado

CAUSA N° 3: El alcance del programa de prevención contra caída en alturas no contempla todos los

grupos de interés.


Fecha

Actualizar la matriz de peligros y determinar el nivel de riesgo involucrando los procesos de la universidad.

Matriz de peligros 2019-12-30

Socializar a los grupos de interés la actualización de la matriz de peligros.

Actas de socialización Matriz

de peligros

2020-03-31

Revisar y actualizar el documento maestro del Plan de Trabajo Seguro en Alturas y sus respectivos registros a la luz de la normatividad legal vigente y las necesidades del Programa Académico.

Plan de trabajo seguro en alturas

2020-01-31

Socializar el Programa para Trabajo Seguro en Alturas para Funcionarios, Trabajadores Oficiales, Estudiantes en práctica y Contratistas de la UMNG.

Programa de trabajo seguro en alturas

2020-03-13

Ejecutar las actividades descritas en el programa prevención contra caída en alturas.

Programa de trabajo seguro en alturas

Permanente

Validar la afiliación de ARL en nivel de riesgo 5 para estudiantes que realicen prácticas de Trabajos Seguros en Alturas.

Afiliaciones ARL Permanente




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Revisar a través de auditorías internas e inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo el cumplimiento del programa prevención contra caída en alturas

Informes de auditorias internas

Permanente

Retroalimentar los resultados de las auditorías e inspecciones en las actividades de TSA a todos los niveles de la organización

Actas de socialización

Conforme al cronograma

de inspecciones y al programa de auditoria

Formular los planes de acción producto de los hallazgos identificados en las auditorías e inspecciones en las actividades de TSA a todos los niveles de la organización.

Planes de acción Conforme al cronograma

de inspecciones y al programa de auditoria


No. 3 de 5


ISO 14001:2015

Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 4.4.6 e) 8.1.d)

Descripción de la no conformidad: La organización no aplica controles operacionales en donde su ausencia podría conducir a desviaciones de su Política y Objetivos del Sistema de Gestión Integral.

Evidencia: En el recorrido por la Instalaciones de la Sede Calle 100, se encontró en el Centro de Acopio – Zona de residuos peligrosos, un densímetro nuclear para su disposición final. Nota: Al indagar sobre el tema los auditados manifestaron que fue devuelto por la Fuerza Aérea hace más de un año.


Fecha

1. Organizar expediente con los antecedentes del Densímetro

Nuclear en la Universidad Militar Nueva Granada. 2. Realizar la reubicación del Densímetro Nuclear a un sitio que

cumpla con las condiciones adecuadas para el almacenamiento temporal de este tipo de equipo con radiaciones ionizantes, sin que este afecte la seguridad y salud de las partes interesadas.

3. Realizar mesas de trabajo de carácter prioritario entre las siguientes divisiones: División de laboratorios, División de servicio Generales, Almacén, Inventarios, Oficina Jurídica y Oficina de Protección al Patrimonio (Seguridad y salud en el trabajo y Gestión Ambiental); la mesa tendrá como finalidad realizar la socialización de los siguientes puntos:

2019-11-16




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Que disposición temporal se le va a asignar al equipo.

Utilidad del equipo para fines investigativos.

Presupuesto para realizar las acciones respectivas correspondientes.

Selección de medidas de seguridad preventivas con la manipulación y transporte del equipo.

Solicitar visita técnica a proveedores que presten el servicio de revisión y mantenimiento de estos equipos los cuales son utilizados en los estudios de suelos para construcción, lo anterior con el fin de hacer un diagnóstico del estado actual del mismo y evaluar el riesgo que éste puede estar generando. Así mismo que nos puedan proveer de una ficha técnica para el manejo y disposición

Expediente del Densímetro

Actas de mesas de trabajo

Informe de visita técnica

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porqués, espina de pescado, etc…). CAUSA RAÍZ: La Universidad Militar no cuenta con un inventario actualizado de los equipos que

requieren de una disposición final especial o que generen una afectación a la salud.

No existen un protocolo definido para la manipulación de equipos especiales con el fin de evitar

afectaciones a la seguridad y salud de los trabajadores.

CAUSA No.1: Carencia de información técnica para destinar el almacenamiento adecuado de los equipos

especiales que contiene la Universidad.

CAUSA No. 2: Falta de control en el proceso de reintegro y baja de equipos para destrucción y disposición

final.

CAUSA No. 3: No existen registros de cómo proceder en caso de presentarse la generación de residuos

peligrosos nucleares


Fecha

Documentar el procedimiento para el manejo de residuos de equipos con radiación ionizante.

Procedimiento para el manejo de residuos de equipos con radiación ionizante.

2020-04-30

Socializar el procedimiento para el manejo de residuos de equipos con radiación ionizante.

Actas de socialización 2020-06-15

Consolidar el inventario de equipos existente en la Universidad, con el fin de validar cuales de estos requieren de un manejo especial en el momento de que se cumpla su vida útil.

Inventario de equipos 2020-06-30

Consolidar una matriz de identificación de peligrosidad de equipos por área, considerando los componentes de seguridad y salud en el trabajo.

Matriz de identificación de peligrosidad de equipos

2020-08-30

Socializar la matriz a las áreas directamente involucradas. Actas de socialización 2020-09-30




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Evaluar y destinar el lugar adecuado de almacenamiento interno en la Universidad, para aquellos equipos especiales que contengan un grado de radioactividad considerable que puede llegar a afectar la salud.


Realizar lección aprendida sobre residuos nucleares y potencialmente peligrosos.


Realizar inspecciones con el fin de validar el cumplimiento de los estándares definidos de equipos identificados con peligrosidad alta

Registros de Inspecciones

2020-11-30

Formular los planes de acción producto de los hallazgos identificados en las inspecciones.



No. 4 de 5


Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 4.3.1. b)

Descripción de la no conformidad: No se evidencia que la Organización identifica los peligros y valora los riesgos asociados a los contratistas de sus diferentes sedes.

Evidencia: La matriz de riesgos con última fecha de actualización 2019-03-08 para el campus de Cajicá, no evidencia

la identificación de riesgos del contratista vigilancia privada con y sin armas, fumigaciones entre otros.

La matriz de riesgos con última fecha de actualización 2019-03-08 para la facultad de salud no evidencia

la identificación de riesgos para contratista de obras civiles en ejecución en el último periodo.


Fecha

Actualizar la matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y establecimiento de controles de la UMNG incluyendo los contratistas.

Matriz de identificación de peligros

2020-06-30

Socializar los cambios de la identificación de los peligros a los grupos de interés pertinentes.

Acta de socialización 2020-08-30




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Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porqués, espina de pescado, etc…). CAUSA RAIZ: No se tienen identificados en su totalidad a los contratistas de la UMNG

Causa No. 1: No se cuenta con la matriz de peligros de los contratistas de personería jurídica y natural

que prestan servicios en la Universidad Militar Nueva Granada.

Causa No. 2: No se incluye como requisito contractual la presentación de la matriz de peligros previo a

realizar actividades o prestar servicios en la Universidad Militar Nueva Granada.

Causa No. 3: No se hace un control frente a los peligros asociados a las actividades que realizan los

contratistas en la Universidad Militar Nueva Granada.


Fecha

Identificar y consolidar la información de los contratistas que prestan servicios en la UMNG.

Lista de contratistas 2020-01-20

Consolidar las matrices de los contratistas que prestan servicios en la UMNG

Matriz de contratistas 2020-02-28

Actualizar el manual de contratistas y en el proceso contractual, la obligatoriedad los requisitos aplicables en temas de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.

Manual de Contratistas 2020-03-31

Hacer seguimiento a las matrices de los contratistas y a la implementación de los controles establecidos mediante auditorias e inspecciones.

Informes de auditorías y registros de inspecciones

2020-05-22

Formular los planes de acción derivados de los hallazgos de la auditoria e inspecciones realizada a los contratistas o proveedores.

Planes de acción

2020-06-12

Seguimiento al cumplimiento de los planes de acción por parte de los contratistas y proveedores.

Registros de seguimiento

Conforme a las fechas del plan de acción


No. 5 de 5


ISO 14001:2015

Requisito(s):

X No - Conformidad Menor 4.4.6 e) 8.1.d)




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Descripción de la no conformidad: La organización no aplica controles operacionales en donde su ausencia podría conducir a desviaciones de su Política y Objetivos del Sistema de Gestión Integral.

Evidencia: En el recorrido por las Instalaciones la Sede Calle 100, se encontró: Para la muestra aleatoria seleccionada de los proveedores de cafetería, no se asegura el control de temperaturas de congelación y refrigeración de los alimentos. En el Edificio de Laboratorios – Bloque F, se encontró: Asfaltos: Productos reenvasados sin identificación. Vertimiento de aceites en zona de almacenamiento de materiales. Sillas y otros elementos en mal estado almacenadas en sitio. En la muestra aleatoria de los puestos de trabajo revisados durante el recorrido, se encontraron: cajas, bolsos, sombrillas bajo escritorios; muchos documentos y artículos sobre los escritorios, dificultando la realización de actividades rutinarias.


Fecha

Socializar al laboratorio de pavimentos I y II el Sistema Globalmente Armonizado focalizando el etiquetado, vertimientos, orden y aseo empleando la metodología establecida por la Oficina Protección al Patrimonio.

Acta de

socialización

2019-11-15

Verificar y ajustar en el laboratorio de Pavimentos el etiquetado de los productos de acuerdo a lo establecidos por la Oficina Protección al Patrimonio.

Etiquetado de

productos

2019-11-22

Realizar la disposición y entrega de elementos del Laboratorio sin uso y/o que cumplieron su vida útil al almacén general de la Universidad.

Listas de elementos de

laboratorio

2019-11-20

Capacitar a las personas que realizan el control de temperaturas en las cafeterías sobre la importancia y el protocolo para el cumplimiento de este requisito.

Listas de capacitaciones

2019-11-15

Realizar seguimiento periódico sobre el cumplimiento del control de la temperatura por parte del contratista.

Registros de inspecciones

Periódico

Promover y poner en marcha directrices de Orden y Aseo a nivel institucional

Actas de socialización

2020-01-30




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Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porqués, espina de pescado, etc…). CAUSA RAÍZ: Debilidad en la implementación de los controles operacionales asociados a los

peligros e impactos ambientales.

CAUSA No.1: Falta de apropiación de las normas del Sistema Globalmente Armonizado y de Seguridad

y Salud para el trabajo.

CAUSA No. 2: Debilidad en la toma de conciencia por parte de los grupos de intereses sobre la

importancia del cumplimento de los controles operacionales para el cuidado de la salud y la preservación

el medio ambiente.


Fecha

Realizar capacitación de las normas del Sistema Globalmente Armonizado y normas de Seguridad y Salud para el trabajo para los laboratoristas del Laboratorio de Pavimentos I y II.

Listas de asistencia capacitación

2019-11-15

Realizar inspecciones con el fin de verificar el cumplimiento con las directrices asociadas al Programa de Riesgo Químico.

Registros de inspecciones

2020-11-30

Verificación periódica de elementos que no se requieren o cumplieron su vida útil con el propósito de realizar las disposiciones pertinentes.

Registros de inspección

2020-06-30

Formular los planes de acción producto de las inspecciones asociadas al riesgo químico.


Actualizar el manual de Gestión de Proveedores y Contratistas con el propósito ampliar los requisitos de cumplimiento legal frente a los aspectos de seguridad, salud en el trabajo y ambiente.

Manual de gestión de proveedores y

contratistas

2020-02-28

Realizar las Inspecciones periódicas por parte de la sección de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, validando los controles operacionales asociados a los establecimientos de venta de alimentos.

Registros de inspección

2019-12-31

Definir estrategias para generar una cultura de compromiso institucional a fin de garantizar el cumplimiento de las responsabilidades de los supervisores de las cafeterías.

Documento estratégico

2019-21-31

Establecer actas de compromiso con los proveedores y contratistas frente al cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley y por la Universidad.

Actas de compromiso con proveedores y

contratistas

2019-12-31

Presentar informes trimestrales a la Oficina Jurídica sobre el incumplimiento de los proveedores de establecimiento de venta de alimentos, a fin de tomar acciones legales correspondientes, cuando este se requiera.

Informes trimestrales de la oficina Jurídica

2019-12-31

Revisar y/o ajustar los formatos de seguimiento de los supervisores frente a los criterios de supervisión para los establecimientos que presten servicios de venta de alimentos.

Formatos de seguimiento

2019-12-31

Realizar capacitación a los supervisores de las cafeterías en sitio por un ente externo.

Listas de asistencia capacitaciones

2020-01-30




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Desarrollar pruebas Microbiológicas con el fin de garantizar la inocuidad de los alimentos para evitar posibles afectaciones a la salud de los usuarios de las cafeterías.

Registros de pruebas microbiológicas

Permanentemente

Formular una Directiva permanente de espacios de trabajo libres de acumulación de elementos, orden y aseo de lugares de trabajo.

Generación de directiva

2020-01-31

Socializar y poner en marcha la directiva de orden y aseo Registro de socialización Directiva

2020-02-28

Programar y realizar actividades lúdicas que permitan a los funcionarios identificar los elementos necesarios para su labor y aplicar la técnica de las 5 S y las 3 R en la parte ambiental.

Registro de actividades lúdicas

2020-06-30

Realizar inspecciones periódicas de orden y aseo que permitan validar el cumplimiento e implementación de la directiva transitoria.

Registros de Inspecciones

2020-09-30

Formular los planes de acción derivados de los hallazgos identificados en las inspecciones periódicas de orden y aseo

Planes de acción Conforme a la

programación de los

planes de acción

Nota: Es importante que la organización realice un buen análisis de causa para evitar que la no conformidad se repita y el plan de acción sea devuelto por el equipo auditor, por lo cual les sugerimos consultar la guía para la solución de no conformidades, disponible en la página web de Icontec. Ruta: www.icontec.org – Documentos servicios ICONTEC ó a través del link: http://www.icontec.org/Paginas/Documentos-servicios-icontec.aspx

http://www.icontec.org/Paginas/Documentos-servicios-icontec.aspx

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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓNintranet.umng.edu.co/wp-content/uploads/2020/03/27... · Centros de trabajo de las Sedes Bogotá y Campus Nu eva Granada. Alcance unificado