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INFORME 1era JORNADA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

(Día Mundial de la Metrología)

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Bogotá D.C.

2016 – 05 – 20

INFORME 1era JORNADA DE RENDICIÓN DE CUENTAS Oficina Asesora de Planeación

1. Introducción El documento Conpes No. 3654 de 2010 establece la política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos, documento en el cual se señala que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que “(…) busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno1. El fin último de rendir cuentas a la ciudadanía es afianzar la relación Estado – Ciudadano, de modo tal que se pueda establecer un proceso permanente de comunicación, consolidar una cultura informativa, de transparencia y diálogo. En este sentido, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en cumplimiento al desarrollo de la política de Rendición de Cuentas definida en el Conpes No. 3654 de 2010, ha desarrollado una serie de guías de apoyo para la construcción del proceso en las entidades. Además, en cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” se debe elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, y realizar seguimiento tres (3) veces al año, cada cuatro (4) meses. Entre tanto, la Ley 1757 del 6 de julio de 2015 “Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática" incorpora el título IV “De la Rendición de Cuentas”, cuyo principio y elementos (artículo 49) definen que éste es un “(…) proceso que se constituye en una actitud permanente del servidor público, son: continuidad y permanencia, apertura y transparencia, y amplia difusión y visibilidad. Así mismo, se fundamenta en los elementos de información, lenguaje comprensible al ciudadano, dialogo e incentivos” 2. Teniendo en cuenta lo anterior, el presente informe tiene como propósito principal documentar la primera Jornada de Rendición de Cuentas desarrolla por el INM durante la vigencia 2016, evento que se llevó a cabo el 20 de Mayo en el marco del Día Mundial de la Metrología con enfoque “Mediciones en un mundo dinámico”. En este informe se describen las actividades, metodología y recursos utilizados durante dicha jornada, así como los resultados obtenidos previa, durante y después de la jornada de Rendición de Cuentas.

1. Estrategia para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, 2da Versión, página 12

2. Ley 1757 de 2015, Título IV De la Rendición de Cuentas, Capítulo I, artículo 49, página 16


1. Alcance La primera jornada de Rendición de Cuentas del INM durante la vigencia 2016 se desarrolló de manera presencial y con transmisión en vivo y Video Streaming el 20 de mayo de 2016 en el marco del Día Mundial de la Metrología “Mediciones en un mundo dinámico” en el espacio de las 13:00 a las 13:30 horas. Durante esta jornada se realizó una presentación de los siguientes temas con corte al 30 de abril de 2016: Presupuesto 2015 – 2016, Cumplimiento de metas 2015 – 2016, Gestión 2015 – 2016, Contratación 2015 – 2016, Acciones de mejoramiento 2015 – 2016, los cuales fueron seleccionados atendiendo las sugerencias del Manual Único de Rendición de Cuentas del DAFP. 2. Descripción metodológica La primera jornada de Rendición de Cuentas de 2016 se desarrolló bajo la metodología de Audiencia Pública Participativa y Espacio de Diálogo a través de Video Streaming, en el cual se realizaron actividades establecidas en los subcomponentes: Información de calidad y en lenguaje, Diálogo de doble vía con la ciudadanía e Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas contempladas en la Estrategia de Rendición de Cuentas 2016, como fueron:

2.1. Consolidación de la información a presentar en la Jornada de Rendición de Cuentas, según los temas sugeridos del Manual Único de Rendición de Cuentas.

2.2. Convocatoria realizada a la ciudadanía en general, servidores y contratistas del INM, universidades, otras entidades públicas (Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Presidencia de la República, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo), organizaciones sociales, veedurías y/u organismos de control, entre otros, invitándolos a participar a través de diferentes medios de comunicación.

2.3. Sensibilización sobre la importancia y ventajas de la Rendición de Cuentas realizada para los servidores y contratistas de la entidad.

2.4. Desarrollo de la Jornada de Rendición de Cuentas.

2.5. Resultados de la aplicación de la encuesta de evaluación de la Jornada de Rendición de Cuentas.

3. Resultados 3.1. Consolidación de la información a presentar en la Jornada de Rendición de Cuentas según los temas sugeridos del Manual Único de Rendición de Cuentas

Se realizó la priorización y organización de temas a presentar en la primera jornada de Rendición de Cuentas de la vigencia actual, para lo cual se tuvieron en cuenta los resultados de todas las acciones y metas de la entidad de la vigencia 2015 y para el periodo de Enero 01 a Abril 30 de 2016, con excepción de los resultados del cumplimiento de los Planes de Acción que se presentaron a 31 de marzo, información que fue solicitada a cada una de las áreas responsables. La entidad buscó atender las sugerencias descritas en el Manual Único de Rendición de Cuentas, consolidó en una presentación de Power Point con 31 diapositivas la información más relevante, la cual fue previamente revisada y aprobada finalmente por el ingeniero Carlos Porras, director de la entidad. A continuación se muestra un resumen de dicha presentación:


Ilustración 1

Igualmente se fijó como consulta pública los temas a presentar mediante la publicación en la Página Web de la entidad desde el 17 de mayo. No obstante, no se recibieron sugerencias ni propuestas al correo de [email protected]. A continuación se evidencia el proceso de consulta pública:

Ilustración 2

mailto:[email protected]


Por el web master de la entidad, se evidenció que el registro del número de participantes que consultaron la página web de la entidad durante todo el período de consulta pública, reportando 133 visitas:

Ilustración 3 3.2. Convocatoria realizada a la ciudadanía en general, servidores y contratistas INM, universidades, otras entidades públicas (Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Presidencia de la República, Ministerio de Comercio, Industria y Turismo), organizaciones sociales, veedurías y/u organismos de control, entre otros, invitándolos a participar a través de diferentes medios de comunicación

La convocatoria de invitación a participar en la primera jornada de Rendición de Cuentas se realizó de manera pública y directa a través de la Página Web del INM, redes sociales y correo electrónico. Esta convocatoria tuvo una acogida efectiva, toda vez que la entidad obtuvo la asistencia esperada:

a. Página Web:

Ilustración 4

b. Correo electrónico: se enviaron aproximadamente 200 correos electrónicos de forma personalizada:


Ilustración 5

c. Redes sociales:

Ilustración 6


3.3. Sensibilización sobre la importancia y ventajas de la Rendición de Cuentas realizada para los servidores y contratistas de la entidad

La sensibilización sobre la importancia y ventajas de la Rendición de Cuentas realizada a los servidores y contratistas de la entidad se realizó a través de la cartelera digital de la institución, papel tapiz de los equipos de cómputo y correo institucional, la misma fue próspera porque incentivó la participación de manera presencial y por conexión video streaming:

Ilustración 7

Ilustración 8


3.4. Desarrollo de la Jornada de Rendición de Cuentas

La jornada se desarrolló en el auditorio de la entidad en el marco del Día Mundial de la Metrología el 20 de mayo, cuyo espacio específico para la exponer los temas de la Rendición de Cuenta fue de 30 minutos (13:00 a 13:30) con espacio para preguntas. Adicionalmente se realizó la transmisión en vivo y directo por conexión video streaming. La participación y asistencia de manera presencial y virtual fue exitosa, toda vez que los participantes presenciales cubrieron la capacidad del Auditorio, el espacio físico, logística, sonido y material audiovisual estuvo adecuado:

Ilustración 9 Ilustración 10

Durante todo el evento en el Día Mundial de la Metrología la información presentada en las exposiciones realizadas por las entidades públicas y privadas (Ministerio de Industria, Turismo y Comercio - MinCit, Superintendencia de Industria y Comercio - SIC, Organismo Nacional de Acreditación Colombiana - ONAC, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación - ICONTEC, Physikalisch Tecnische Bundesanstalt - PTB, Universidad Nacional, Asociación Nacional de Organismos de Evaluación de la Conformidad – ASOSEC), información que, aunque no se enmarcó en temas directos de Rendición de Cuentas, fue de total interés para la ciudadanía en general y partes interesadas, toda vez que los mismos resumían la importancia que enmarca la Metrología en el quehacer diario, el desarrollo que cada entidad viene realizando con temas de Metrología según la especialidad, así como la relación directa de temas que se vienen trabajando con el Instituto Nacional de Metrología, en varias exposiciones mostraron hasta cifras de los recursos que vienen invirtiendo en proyectos conjuntos con el INM.

La exposición de los temas de Rendición de Cuentas la realizó el ingeniero Carlos Porras, Director General del INM, utilizando lenguaje claro y comprensible para el ciudadano:



Un total de 129 participantes asistieron de manera presencial al auditorio del INM, de los cuales 38 fueron servidores y contratistas de la entidad, entre ellos:

Ilustración 13

89 fueron los participantes que estuvieron por conexión video Streaming desde las 07:38 hasta las 13:32 horas, entre los cuales se puede evidenciar que están servidores y contratistas de la entidad, empresas y ciudadanía en general:

Personas Conectadas, conexiones únicas 89, entre ellas:


Las características técnicas de la transmisión por conexión Video Streaming fue:

Acceso a Plataforma: Link de acceso: https://inmcolombia.adobeconnect.com/dia_mundial_de_la_metrologia:

https://inmcolombia.adobeconnect.com/dia_mundial_de_la_metrologia


Ilustración 16

Plataforma:

Ilustración 17

Durante el evento:

Ilustración 18


Los videos de las presentaciones en el Día Mundial de la Metrología, incluida la Jornada de Rendición de Cuentas se incluyeron en el siguiente link: https://inmcolombia.adobeconnect.com/p4aledcan7m/

Los videos compartidos, fueron:

Ilustración 19

Las presentaciones realizadas durante el evento, fueron:

Ilustración 20

Al final de la presentación y desarrollo de la primera Jornada de Rendición de Cuentas de 2016 se abrieron los canales de comunicación para que los participantes informaran sus inquietudes, dudas u observaciones, y sólo de uno de los participantes conectado por Video Streaming logueado con nombre “Sandra”, hizo una pregunta: ¿Cuándo publican el informe de la Jornada de Rendición de Cuentas?, la misma fue respondida de manera inmediata por el ingeniero Carlos Porras, informando que se publicará el informe la siguiente semana del día del evento

3.5. Resultados de la aplicación de la encuesta de evaluación de la Jornada de Rendición de Cuentas

La encuesta de evaluación fue desarrollada al final de la Jornada de Diálogo por 71 participantes presenciales, cuyos resultados más importantes se describen a continuación: 1. Medio por el cual se enteró de la Realización de la Jornada de Diálogo

https://inmcolombia.adobeconnect.com/p4aledcan7m/?OWASP_CSRFTOKEN=a9cf6f10b396ccbc1bea35b9bb95f241bf7ca9bda9870fb219e6832ea35bf4f4


El 59% informó que a través de “Invitación Directa” (42 encuestados), 24% “Otro medio” (17 encuestados) y 17% “Publicación en la Web” (12 encuestados):

Ilustración 21

2. ¿La explicación sobre el procedimiento de las intervenciones en la Jornada de Diálogo fue? El 90% que corresponde a 64 encuestados, informó que la explicación en las intervenciones fue “Clara”, el 6% con 4 encuestados “No respondieron” y el 4% con 3 encuestados informaron que estuvo “Confuso” el procedimiento de las intervenciones:

Ilustración 22

3. ¿La oportunidad para que los asistentes inscritos opinen durante la jornada de Diálogo fue? El 51% con 36 encuestados consideraron “Normal” el espacio para opinar durante la jornada de diálogo, el 41% (29 encuestados) lo consideraron como “Adecuado”, el 5% con 4 encuestados informaron que fue “Insuficiente” y el 3% con 2 encuestados “No respondieron”:

Ilustración 23

4. ¿El tiempo de exposición con el informe de la gestión institucional fue? El 68% de las respuestas (48 encuestados) informaron que fue “Adecuado” el tiempo de exposición, el 22% (16 encuestados) informaron que fue “Muy Largo” el tiempo de exposición, el 6% (4 encuestados) “No respondieron” y el 4% con 3 encuestados informaron que el tiempo de exposición fue “Corto”:

17%

59%

24%

0%Publicación en la Web 12

Invitación directa 42

Otro Medio 17

No responden 0

90%

4%6%

Clara 64

Confusa 3

No respondieron 4

41%

51%

5%3%Adecuada 29

Normal 36

Insuficiente 4

No responden 2


Ilustración 24

5. ¿La información presentada responde a sus intereses? El 96% de las respuestas (68 encuestados) respondieron que la información “Si” fue de su interés, mientras que el 4% informó que “No”:

Ilustración 25

6. ¿Dio a conocer los resultados de la gestión de la entidad?

El 91% de los encuestados (65) informaron que la jornada “Si” dio a conocer los resultados de la gestión de la entidad, el 6% (4 encuestados) “No respondieron” y el 3% informaron que “No” se dio a conocer los resultados de la gestión de la entidad:

Ilustración 26

7. ¿Consultó la información sobre la gestión de la entidad antes de la Jornada de Diálogo? El 79% de los encuestados (56) informó que “No” consultaron la información sobre la gestión de la entidad antes de la Jornada de Diálogo, el 20% (14 encuestados) informaron que “Si” consultaron la información antes de la Jornada de diálogo y el 1% con 1 encuestado “No respondió”:

22%

68%

4% 6% Muy Largo 16

Adecuado 48

Corto 3

No respondieron 4

96%

4%0%

Si 68

No 3

No responden 0

91%

3%6%

Si 65

No 2

No responden 4


Ilustración 27

8. Según su experiencia, primordialmente, ¿La Jornada de Diálogo permite a los ciudadanos o usuarios de los servicios de la entidad? Utilidad? El 56% de los encuestados (40) informó que la jornada permite “Informarse de la gestión anual”, el 27% de los encuestados (19), informó que la jornada permite “Proponer mejoras a los servicios”, el 16% (11 encuestados) informó que permite “Evaluar la gestión” y el 1% con 1 encuestado informó que la Jornada permite “Presentar quejas”:

Ilustración 28

9. ¿Volvería a participar en otra Jornada de Diálogo de esta entidad? El 100%, con 71 encuestados, informó que “Si” volvería a participar en una jornada de diálogo como la presentada en la entidad:

Ilustración 29

10. ¿Considera necesario que las entidades públicas continúen realizando Jornadas de Diálogo?

El 98% (69 encuestados) consideró que “Si” es necesario que las entidades públicas continúen realizando jornadas de dialogo como la presentada, el 1% con 1 encuestado respondieron que “No” y hubo 1 encuestado que “No respondió”:

20%

79%

1%Si 14

No 56

No responden 1

16%

1%

56%

27%

0% Evaluar la gestión 11

Presentar quejas 1

Informarse de la gestión anual 40

Proponer Mejoras a los servicios 19

No responden 0

100%

0%0%

Si 71

No 0

No responden 0


Ilustración 30

De la pregunta para proponer un tema de su interés sobre la gestión de esta entidad para próximas Jornadas de Diálogo, de los 71 encuestados, 42 de ellos presentaron temas de interés, los cuales se describen a continuación:

N° Tema de interés

1 Respecto a: Organismos Autorizados de Verificación Metrológica (OAVM)

2 ¿Cuáles son las magnitudes que maneja el Instituto Nacional de Metrología? ¿Cuáles son las magnitudes que con mayor frecuencia se usa en Colombia?

3 Competitividad dentro de la metrología, Dentro de las variables manejadas; cuales son las más solicitadas en materia de empleo, trabajo y empresa; Adelantos por parte del (INM) en materia de impulsar la metrología en Colombia; ¿Cómo el INM impulsaría la metrología en Colombia?

4 Visitas a locaciones del instituto para conocer más de adentro sobre todas las actividades que realizan

5 Nuevos laboratorios y equipos en Colombia, cumplimiento de los objetivos propuestos

6 Reglamentación técnica sobre los instrumentos de mediación de instituciones educativas

7 Caracterización de los instrumentos de medición, avances y comparaciones en cuanto a la metrología en varios países

8 OAVM

9 OAVM

10 Bioquímico y Biomedicina

11 Laboratorios de metrología

12 Bioquímica y Biomedicina a profundidad

13 Laboratorios de metrología Bioquímica y Biomedicinas a profundidad

14 Bioquímica

15 Desarrollo e investigación en procesos, procedimientos y equipos con las mediciones

16 Profundizar más sobre los laboratorios de calibración en Colombia

17 Laboratorios clínicos de metrología

18 Difundir más información a la gente en general para la población sepa que es metrología y no la confundan con otras!

98%

1%1%

Si 69

No 1

No responden 1


19 Me gusta que trataran más el tema de presión ya que es muy importante para nuestro sistema de metrología

20 La importancia que tiene la metrología en las empresas colombianas, aplicando un sistema de gestión de las mediciones con la norma 10017

21 La necesidad que se presenta mediante la metrología, ventajas y desventajas

22 Estatus funcionamiento SIMEL

23 Como acreditar que procesos se necesita para que lo certifique la ONAC

24 Vinculaciones prácticas entre el INM y SENA en los laboratorios de metrología, para aprendices Sena; y así potenciar y emprender grupos de investigaciones para el desarrollo colombiano a nivel nacional y en el exterior

25 Gestión de la calidad enfocado a otros sistemas integrados como los HSEQ

26 Dar a cosas las actividades que están abiertas para el público en general

27 Temas puntuales de metrología en el servicio

28 Posibilidades de participación y cooperación mutua con el propósito de fortalecer redes

29 Unificación de conceptos de metrología

30 Me gustaría más dialogo sobre la certificación de los proyectos

31 Normatividad en transporte vertical

32 Normatividad en transporte vertical

33 Tecnología de aplicación metrológica

34 Proyección y plan de desarrollo

35 Transporte vertical y la importancia y que fallas se presentan aquí en Colombia

36 Asesoramiento sobre los diferentes tipos de laboratorios de colaboración

37 Conocimiento de sistemas de software del 56M

38 Apoyo de INM a la sub red académica

39 Oportunidades para que los estudiantes labores y se capaciten dentro de las organizaciones

40 Gases, efecto invernadero, huella de carbono

41 Lo que respecta a los OAVM

42 Actualización de criterios, acreditación para laboratorios (CMC, incertidumbre, confirmación y validación de métodos)

Las respuestas a las inquietudes de los temas de interés planteados por los participantes se publicarán en el mes de junio en la Página Web de la entidad.


5. Conclusiones

La Jornada de Rendición de Cuentas desarrollada el 20 de mayo fue efectiva. Se contó con la participación de 129 asistentes de manera presencial, y virtual mediante conexión Video Streaming estuvieron 89 asistentes.

Contemplar la Jornada de Rendición de Cuentas en el evento del Día Mundial de la Metrología aseguró la participación de asistentes de diferentes grupos de interés, así como también los diferentes temas presentados durante todo el evento aunque no estuvieran enmarcados como Rendición de Cuentas hicieron parte inherentemente, toda vez que en cada presentación de las entidades públicas y/o privadas expositoras especificaron la relación directa de la metrología en su campo y el trabajo conjunto desarrollándose con el Instituto Nacional de Metrología.

71 asistentes desarrollaron la encuesta de la Evaluación de la Jornada de Rendición de Cuentas. La entidad buscó cumplir con las acciones propuestas en su Estrategia de Rendición de Cuentas 2016, así como

en los requisitos contemplados en el Manual Único de Rendición de Cuentas del DAFP. Los canales de comunicación efectivos para la convocatoria fueron: publicación en la página web, invitación

directa y redes sociales. Las expectativas de los grupos de interés, el tiempo y manejo de sala fue adecuado. Los participantes informaron

además, que se dio a conocer los resultados de la gestión de la entidad. Sobre el conocimiento de que es una jornada de diálogo en rendición de cuentas, los participaron respondieron

“Informarse de la gestión anual”, por lo tanto es necesario mayor difusión en socializar que la participación del ciudadano es importante en los procesos de rendición de cuentas para que ayuden a la entidades a “Proponer mejorar a los servicios”.

La entidad realizó actividades de sensibilización a los servidores y contratistas de la entidad informando la importancia y ventajas de rendir cuentas.

En los resultados de la encuesta de Evaluación de la Jornada de Rendición de Cuentas se evidenció también que se registraron 42 inquietudes sobre nuestra Jornada, demostrando participación y retroalimentación por parte de los asistentes.

De las conclusiones se puede determinar lo siguiente:

Logros:

Excelente convocatoria tanto presencial (cupo total del Auditorio) como por conexión Video Streaming

En los temas presentados en el Día Mundial de la Metrología se relacionaron directamente con lo que se viene trabajando con el INM, es decir se rindió cuentas en todas las presentaciones de las entidades expositoras

La transmisión Video Streaming genera menores costos, facilidad y comodidad para los asistentes

Se utilizó lenguaje claro y comprensible para el ciudadano

Aceptación, interés y logros en el desarrollo del tiempo de la agenda, temas y manejo de escenarios.

Participación de entidades públicas y/o privadas, universidades e instituciones educativas, asistentes como estudiantes, y diferentes cargos

Retos:


Utilizar otras metodologías para rendir cuentas a la ciudadanía como, foros, grupo focal, mesa de trabajo, observatorios ciudadanos, consejeros o espacios formales de participación ciudadana

Continuar desarrollando Jornada de Rendición de Cuentas por medios de comunicación como Video Streaming y/u otros virtuales

Asegurar y mejorar el sonido para las próximas Jornadas de Rendición de Cuentas

Acciones de mejora;

Generar mecanismos que permitan interlocución de doble vía, toda vez que dejaron 42 preguntas o inquietudes frente a los temas presentados en la Jornada de Rendición de Cuentas, pero de manera escrita en el formato de Encuesta de Evaluación de la Jornada de Rendición de Cuentas, pero no la información de manera presencial durante la Jornada

6. Anexos

Listas de Asistencia; Dieciseis (16) folios, 1 archivo en medio magnético Encuesta de la Evaluación Jornada de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, aplicadas de manera

presencial; Setenta y uno (71) folios Informe de Rendición de Cuentas; Dieciocho (18) folios Presentación de la Jornada de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía; archivo en pdf con treinta y uno (31)

folios

_________________________________ ERIKA BIBIANA PEDRAZA GUEVARA

Elaboró: Mayer Flórez Cárdenas

Fecha: 2016-05-27

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