(INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL …iyoin.org/wp-content/uploads/2016/01/GUIDANCE-OPREC-IYOIN-LC-P… · 2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi

IYOIN Indonesian Youth Opportunities in International networking

Web: www.iyoin.org; FB: www.facebook.com/indonesianyoin; Twitter: www.twitter.com/iyoinorg; IG: www.instagram.com/iyoinorg;

Email: [email protected].

Share and Synergize

OPEN RECRUITMENT IYOIN LOCAL CHAPTER PADANG 2015-2016 (INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)

LOCAL CHAPTER GUIDANCE

EXECUTIVE COMMITTEE IYOIN LOCAL CHAPTER 2015/2016




Share and Synergize

APPLICANT REQUIREMENTS Applicant Requirements: 1. Indonesian youths aged in range of 18 and 30.

2. Currently is not joining any politically affiliated organization(s).

3. Highly social spirited and high loyalty.

4. Committed to work and focus in IYOIN for the term of responsibility.

5. Have high mobilization.

6. Willing to work voluntarily.




Share and Synergize

File Requirements

1. (one) IYOIN’s Board of Committee Local Chapter Booklet Application

2. (one) Essay (Theme: Melalui IYOIN untuk Indonesia)

3. (one) Semi-formal photo

Essay must contain in minimum of 350 words and maximum of 500 words.

Please submit your Booklet Application and Essay in Adobe Reader format (.pdf).

Please submit your photo in JPG format (.jpg).

BOOKLET AND ESSAY IS NOT OBLIGATED TO BE WRITTEN IN ENGLISH.

PLEASE SUBMIT YOUR APPLICATION FORM THE LATEST ON:

16th FEBRUARY 2016 at 23:59:59 GMT+7 Name your files within this format:

IYOINLCPADANG_POSITION_DEPARTMENT_YOURNAME.pdf (for Booklet

n Essay)

IYOINLCPADANG_POSITION_DEPARTMENT_YOURNAME.jpg (for Photo)

For example:

IYOINLCPADANG_STAFF_PROJECT_HESTIDWISEPTINI

PLEASE UPLOAD ALL OF FILE REQUIREMENTS ALONG

WITH YOUR SUBMISSION IN THE EMAIL IN .RAR

(PORTFOLIO AND ALL LINKS ARE INCLUDED IF YOU

ARE APPLYING FOR CEDIT DEPARTMENT)

SEND YOUR SUBMISSION IN THE E-MAIL BODY WITHIN THIS FORMAT:

SUBJECT: IYOINLCPADANG_NAME_POSITION_DEPARTMENT

NAME:

POSITION APPLIED:

DEPARTMENT APPLIED:

REGION:

VIDEO LINK: (FOR CEDIT APPLICANTS//IF ANY)

PERSONAL WEBSITE OR BLOG LINK: (FOR CEDIT APPLICANTS//IF ANY)

Send to: [email protected]




Share and Synergize

SPECIAL REQUIREMENTS For applicant who applies for position in Creative Design and Information Technology Department, If you have graphic or video design or personal website or personal blog Please attach the link of your graphic and videoshared in the form If you have videography skill Please attach link(s) of your video(s) in the form Please pay attention that we only consider you to fill position in this division based on your portfolio




Share and Synergize

OPEN RECRUITMENT FLOW

1. Applicant downloads Booklet and Guidance of Open Recruitment in http://www.iyoin.org/padang

2. Applicant fill in the Booklet and upload all the file requirements then send it within the format mentioned above to email: [email protected]

3. First announcement regarding the administration selection will be posted in IYOIN Website in www.iyoin.org/padang

4. Interview will be held at February 20th and 21th 2016 and applicant’s interview schedule will be informed later.

5. Final Announcement will be posted in www.iyoin.org.

http://www.iyoin.org/padangmailto:[email protected]




Share and Synergize

OPEN RECRUITMENT TIMELINE

1. Deadline of Form Submitting : 16th February 2016; 23:59 GMT+7

2. First Announcement : 18th February 2016

3. Interview Confirmation : 19th February 2016

4. Interview : 20-21th February 2016

4. Final announcement : 22th February 2016




Share and Synergize

Tugas pokok dan fungsi Local Executive Committee IYOIN

Deputy Executive Director (DED)

Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak dalam organisasi Local Chapter dan

membantu memimpin Executive Director dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan

dibantu oleh, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh departemen (Project

Department, Creative Design and Information Technology Department, Public Relation

Department, Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership

Department).




Share and Synergize

Tugas pokok dan fungsi pengurus IYOIN Local Chapter

Deputy Executive Director

Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak dalam organisasi Local Chapter dan

membantu memimpin Executive Director dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan

dibantu oleh, Secretary, Treasury, beserta seluruh departemen (Project Department,

Creative Design and Information Technology Department, Public Relation Department,

Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership Department).




Share and Synergize

Tugas pokok dan fungsi:

1. Berkewajiban membantu Executive Director dalam memimpin organisasi dan

pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal

organisasi IYOIN Local Chapter.

2. Membantu Executive Director menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan

bersama dalam organisasi IYOIN Local Chapter.

3. Berkewajiban membantu Executive Director memberikan pertanggungjawabannya di

akhir periode kepengurusan kepada pengurus, member dan publik secara transparan

dan informatif.

4. Menggantikan fungsi Executive Director dalam kapasitas tanggung jawab jika

berhalangan hadir dalam setiap kegiatan baik internal maupun eksternal IYOIN Local

Chapter.

5. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local

Chapter.

Secretary 1 dan Secretary 2

Bertanggung jawab mengelola seluruh kesekretariatan IYOIN bersama-sama guna untuk

kelancaran organisasi.

Tugas pokok dan fungsi

1. Bertanggung jawab dan mengatur penataan, implementasi dan pengawasan

terhadap seluruh kerja administrasi, kesekretariatan, pengarsipan, dan protokoler

kegiatan dari seluruh sistem kegiatan dan kinerja IYOIN Local Chapter.

2. Bertanggung jawab dan mengatur, menganalisis, mengimplementasi, dan

mengevaluasi kinerja admininistrasi Secretary 2.

3. Membuat laporan kegiatan IYOIN setiap 1 bulan sekali sebagai pertanggungjawaban

seluruh aktivitas kinerja kepengurusan bersama-sama dengan Executive Secretary 2.

4. Membuat laporan kegiatan IYOIN dalam 1 tahun periode kepengurusan sebagai

pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan bersama-sama dengan

Executive Secretary 2.




Share and Synergize

5. Menggantikan fungsi Executive Director dan Deputy Executive Director

dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir.

6. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local

Chapter.

Treasury

Bertanggung jawab mengelola seluruh persoalan finansial serta pengelolaan sirkulasi dan

transaksi keuangan IYOIN Local Chapter.

Tugas pokok dan fungsi:

1. Menentukan kebijakan dan bekerja dalam urusan keuangan, perbendaharaan

keuangan, dan anggaran IYOIN Local Chapter.

2. Berkewajiban membuat, menyediakan dan menyusun neraca finansial IYOIN Local

Chapter secara terstruktur.

3. Mengkoordinasi pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja yang telah disetujui

seluruh committee.

4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan pendanaan baik dari internal maupun

eksternal IYOIN Local Chapter.

5. Bertanggung jawab terhadap pembukuan, verifikasi, dan pengeluaran IYOIN Local

Chapter.

6. Bertanggung jawab terhadap penyusunan laporan keuangan secara periodik.

7. Menggantikan fungsi Executive Director, Deputy Executive Director, dan Secretary

dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir.

8. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director.




Share and Synergize

Project Department

Project merupakan departemen yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan

pelaksanaan keseluruhan program kerja IYOIN Local Chapter, baik itu Monthly Project, By

Moment/Additional Project, serta Social Charity Project. Project Department membawahi 3

divisi yaitu Monthly Project Division, By Moment/Additional Project Division, dan Social

Charity Project Division. Masing-masing divisi dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh

beberapa staff.

Tugas pokok dan fungsi Monthly Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan Monthly

Project, yaitu berupa OLEC (Online or Offline Lecturer) yang diadakan setiap sebulan

sekali.

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik

implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi Monthly

Project IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat

sekitar.

Tugas pokok dan fungsi By Moment/Additional Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan By

Moment/Additional Project bersama-sama dengan keseluruhan departemen IYOIN

Local Chapter, yaitu berupa Seminar Pendidikan dan Kepemudaan serta Additional

Project.

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik

implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi By

Moment/Additional IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga

masyarakat sekitar.

Tugas pokok dan fungsi Social Charity Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan annual

project berupa Peduli Indonesia Project dan English Club, bersama-sama dengan

keseluruhan departemen IYOIN Local Chapter.




Share and Synergize

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja,

baik implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja Social

Charity Division IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga

masyarakat sekitar.

Program Kerja:

1. OLEC (Online or Offline Lecturer) – Program Kerja Wajib

Project kuliah online atau offline yang diadakan sebulan sekali via online atau offline,

berisi pemaparan pemateri yang mendapatkan beasiswa di luar negeri dan

mendapatkan Opportunities in International Networking. Pemaparan pemateri

secara umum meliputi penjelasan beasiswa atau Opportunities yang ia dapatkan,

proses mendapatkan beasiswa atau Opportunities, pengalamannya mendapatkan

beasiswa atau Opportunities dan topik-topik lain yang ada kaitannya dengan

beasiswa atau Opportunities serta pemateri tersebut. Program kerja ini berada

dibawah tanggungjawab Monthly Project Division.

2. English Club – Program Kerja Wajib

Project yang dibuat untuk meningkatkan bahasa inggris pemuda-pemudi Indonesia

dengan berbagai metode yang dibimbing oleh mentor berpengalaman.

3. Seminar Pendidikan dan Kepemudaan – Program Kerja Wajib

Seminar yang diadakan sekali dalam satu periode kepengurusan. Seminar ini berisi

kegiatan dan pembahasan-pembahasan terkait pendidikan dan kepemudaan.

Program kerja ini berada dibawah tanggungjawab By Moment/Additional Project

Division.

4. Additional Project – Program Kerja Tidak Wajib

Additional project adalah project tambahan yang akan diadakan sekali dalam satu

periode kepengurusan. Project ini bersifat additional, yang nantinya akan

direncanakan bersama para manajer dan staff project, serta departemen lain dalam

IYOIN Local Chapter. Deskripsi project menyusul, tergantung konsep yang

direncanakan nanti.

5. Peduli Indonesia – Program Kerja Wajib dan Serentak seluruh Local Chapter




Share and Synergize

Kegiatan bakti sosial yang diadakan sekali dalam satu periode kepengurusan

dan dilaksanakaan di akhir kepengurusan yang sekaligus mengakhiri semua program

kerja dari Project Department.

Creative Design and Information Technology Department (CEDIT)

Creative and Design Department merupakan departemen yang memiliki peran untuk

menjadikan IYOIN lebih menarik dipandang publik melalui visual gambar ataupun video

serta bertanggung jawab dalam pemeliharaan website serta akun-akun media sosial IYOIN

Local Chapter. CEDIT dibagi menjadi 2 Divisi, Graphic and Video Design Division dan IT

Development and Maintenance Division.

Tugas Pokok dan Fungsi Graphic and Video Design Division

1. Bertanggung jawab seluruh produksi desain berbentuk gambar ataupun video untuk

kebutuhan kegiatan dan program kerja IYOIN Local Chapter.

2. Bertanggung jawab mendokumentasikan seluruh kegiatan IYOIN Local Chapter.

Tugas Pokok dan Fungsi IT Development and Maintenance Division

1. Bertanggung jawab dan memelihara website IYOIN.org

2. Bertanggung jawab dan memelihara akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter.

Program Kerja Creative Design and Information Technology Department:

1. Design Center

Pembuatan poster dan atau video publikasi terkait keselurahan acara IYOIN Local

Chapter serta mendesain segala macam materi yang dibutuhkan departemen IYOIN

Local Chapter (Brosur, Poster, Template Kesekretariatan, Sertifikat, Merchandise dll).

2. Documentation Center

Mendokumentasi segala aktifitas, kegiatan, serta acara IYOIN dan IYOIN Local

Chapter.

3. IT Center

Mendesain, memelihara, dan menjaga semua akun media sosial + website IYOIN

dengan baik.




Share and Synergize

4. Greetings Publikasi

Pembuatan poster dan atau video publikasi ucapan terkait hari-hari penting

Indonesia dan IYOIN Local Chapter.

5. Yearbook

Pembuatan Yearbook kepengurusan IYOIN Local Chapter bersama beberapa

Departemen terkait.

6. Video Dokumenter The Story of IYOIN

Pembuatan Catatan Perjalanan kepengurusan IYOIN Local Chapter selama satu tahun

periode dalam bentuk video.

Public Relation Department

Public Relation Department merupakan departemen yang bertanggung jawab menjaga dan

menyebarkan citra dan nama baik IYOIN serta memperluas jaringan yang bermanfaat untuk

keberlangsungan IYOIN. Public relation departemen membawahi dua divisi yaitu production

dan MICE (Meetings, Incentives, Conference, Exhibition). Masing-masing divisi dipimpin oleh

Manager dengan dibantu beberapa staff.

Tugas Pokok dan Fungsi Production Division :

1. Bertanggung jawab dalam pembuatan berita atau tulisan tentang acara yang dibuat

oleh IYOIN dan menyebarkannya ke pihak terkait dan public.

2. Bertanggung jawab dalam pemberitaan atau pemberian informasi ke publik tentang

acara yang diadakan oleh IYOIN.

3. Bertanggung jawab atas pembuatan isi dan konten dari website IYOIN.

4. Bertanggung jawab atas pembuatan database relasi terkait.

Tugas Pokok dan Fungsi MICE Division :

1. Memberikan pengetahuan/informasi dan penjelasan kepada pihak terkait (media

partner, komunitas, IYOIN seluruh Indonesia termasuk Local Chapter, calon anggota

IYOIN, dan publik).




Share and Synergize

2. Membangun kerjasama dengan pihak terkait untuk memperlancar

program kerja setiap departemen dalam IYOIN Local Chapter.

3. Menciptakan ketertarikan untuk mengenal IYOIN lebih dekat ke masyarakat.

4. Bertanggung jawab atas semua konten dan isi media sosial IYOIN.

Program Kerja Public Relation Department:

1. Spreading Information

Menyebar informasi dan mempromosikan IYOIN melalui radio-radio dan media

informasi lainnya.

2. Tighten brotherhood

Mempererat komunikasi dan hubungan IYOIN dengan pihak dalam dan luar IYOIN

seperti IYOIN Local Chapter dan nasional serta komunitas lain.

3. Pembekalan mengenai Public Relation

Memberi pembekalan tentang public relation untuk para pengurus dan juga member

IYOIN yang akan diselenggarakan sesuai kesepakatan tim departemen PR.

4. Magaziyoines

Bekerjasama dengan CEDIT Department untuk membuat E-majalah bulanan IYOIN.

5. Additional Program Kerja

Program kerja yang akan dibentuk setelah Public Relation Departement terbentuk.

Human Resource Development Department

HRD merupakan departemen yang bertanggungjawab atas pengembangan diri dan kualitas

dari kinerja pengurus IYOIN. Terdapat 2 divisi dibawah naungan departemen HRD, yakni

Recruitment and Allocation Division dan Development and Evaluation Division.

Tugas Pokok dan Fungsi Recruitment and Allocation Division:

1. Bertanggungjawab atas perekrutan anggota IYOIN dimulai dari:

a. Stage preparation (formulir/ booklet, interview, FGD (jika ada).

b. Stage selection (menentukan apakah calon anggota diterima sebagai anggota

atau tidak).

2. Bertanggungjawab atas alokasi anggota baru ke divisi yang tepat dengan karakter,

kemampuan, dan keinginan calon anggota.




Share and Synergize

3. Bertanggungjawab atas seleksi atau alokasi anggota IYOIN yang

mengajukan pindah tugas/ divisi/ department dengan pertimbangan karakter,

kemampuan dan keinginan calon anggota.

Tugas Pokok dan Fungsi Development and Evaluation:

1. Bertanggungjawab atas development anggota IYOIN dari aspek internal maupun

eksternal melaui seluruh kegiatan kepengurusan IYOIN.

2. Bertanggungjawab atas kontrol kinerja setiap anggota IYOIN.

3. Bertanggungjawab atas tindakan evaluasi kinerja setiap anggota IYOIN.

4. Bertanggungjawab atas seleksi rewarding,warning dan firing setiap anggota IYOIN.

5. Bertanggungjawab atas maintaining databasemember IYOIN.

Program Kerja:

1. Recruitment event

Open recruitment untuk anggota baru IYOIN, dilakukan 2 kali selama 1 periode

kepengurusan. Durasi setiap event kurang lebih selama 2 bulan.

2. Team Bonding

Event refeshing masing-masing team dan selama event berlangsung, team

diberikan hak untuk terbebas dari jobdesc dan kewajibannya sebagai pengurus

IYOIN, maksimal 4 hari untuk 1 kali event team bonding (terbebas dari

kewajibannya). Event berbeda-beda sesuai kesepakatan team bersangkutan dan

keputusan dibebaskan mulai dari tempat dan teknis bonding.

3. Monthly Report

Laporan kinerja perbulan yang dipresentasikan oleh setiap department dan

dilakukan secara online (melalui media sosial). Dilakukan malam hari, mulai dari

pukul 7 pm hingga selesai. Setiap department merepresentasikan reportnya

menggunakan 1 buah gambar yang merangkum keseluruhan report. Monthly

report dilakukan setelah mengisi development control report yang diisi secara

individu.

4. Periodly Report




Share and Synergize

Laporan kinerja per periode (ex: per kuartal atau percaturwulan) yang

dipresentasikan dan dilakukan secara offline (bertemu tatap muka dalam meeting

besar). Dilakukan dengan durasi kurang lebih 4-5 jam untuk laporan kinerja

dan planning kinerja untuk 1 periode kedepan.

5. Awarding event

Pemberian penghargaan kepada anggota dengan kinerja terbaik. Kategori awarding

diberikan untuk staff terbaik, manager terbaik, direktur terbaik, project terbaik

(annual dan additional project terbaik akan diberikan pada akhir kepengurusan).

Awarding event akan dilaksanakan di dalam IYOIN Gathering.

6. IYOIN Gathering

Merupakan periodly report terakhir dalam 1 term/ masa kepengurusan IYOIN

dengan tambahan event:

a. Farewell Party

b. Handover (penyerahan kepengurusan anggota lama ke anggota baru)

c. Awarding event

7. Update Member & Alumni Event

Dilakukan setiap bulan kepada seluruh member dan alumni IYOIN untuk

mengupdate informasi pribadi mereka dalam member database IYOIN. Database

akan digunakan untuk membentuk group di media sosial dan maintainin

relationship melalui invitation kepada seluruh member untuk hadir ataupun

kontribusi dalam project/ event IYOIN.

Fundraising and Partnership Department

Merupakan departemen yang memiliki tugas pokok mengupayakan sumber-sumber dana

dengan cara mengembangkan berbagai kreativitas unit usaha yang ada dengan tujuan untuk

membiayai kegiatan-kegiatan IYOIN. Turut serta dalam melakukan penggalangan dana

melalui kerjasama insitusi ke komunitas-komunitas maupun publik. Serta bertanggung

jawab untuk membangun kerjasama dengan berbagai institusi serta memelihara relasi yang

baik dengan para mitra. Serta terlibat dalam tim untuk menyusun strategi secara

keseluruhan serta mendukung kegiatan‐kegiatan fundraising dan Partnership IYOIN.




Share and Synergize

Tugas Pokok dan Fungsi Fundraising Division :

- Bertanggung jawab dalam mencari sumber pendanaan dengan cara

mengembangkan berbagai produk kreativitas.

- Bertanggung jawab dalam mengelola Sumber Daya Informasi yang ada untuk

menjadikan passive income.

- Dan bertanggungjawab melaporkan pemasukan dari hasil fundraising ke publik.

Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division :

- Membangun kerjasama dengan berbagai komunitas, institusi serta memelihara relasi

yang baik dengan para mitra maupun donatur.

- Bekerjasama dengan berbagai pihak untuk mempermudah program kerja setiap

departemen dalam IYOIN.

- Dan menjaring donatur maupun relasi terkait untuk membatu dalam kegiatan IYOIN.

Program Kerja Fundraising and Partnership Department:

1. One Day Market

Kegiatan rutinan yang dilakukan pengurus iyoin menjulkan barang-barang yang

bernilai ekonomis yang bersifat ofline

2. IYOIN Store

Sebuah Portal Store Marchandise IYOIN Online yang dimana menjual Kaos, Mug, Tas

dan aksesoris lainnya bertemakan Pendidikan, Kepemudaan, Sosial dan Jaringan

Internasional baik untuk pria dan wanita.

3. SponshorshipDay

Menjaring relasi untuk kepentingan khusus diluar segmentasi IYOIN dengan

ketentuan-ketentuan tertentu. Menjaring, menjaga hubungan dengan baik dan

mendata untuk keperluan database yang akan dilakukan sepanjang periode

kepengurusan.

4. PartnershipDay




Share and Synergize

Kegiatan menjaring partner untuk bekerjasama dengan IYOIN dengan sistem

simbiosis mutualisme. Menjaring, menjaga hubungan dengan baik dan mendata

untuk keperluan database yang akan dilakukan sepanjang periode kepengurusan.

5. Additional Pogram kerja

Program kerja yang akan dibentuk oleh pengurus setelah Fundraising dan

Partnership Departement terbentuk.




Share and Synergize

Malang, 26 Januari 2016

Founder IYOIN

Documents

(INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL …iyoin.org/wp-content/uploads/2016/01/GUIDANCE-OPREC-IYOIN-LC-P… · 2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi