INDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA IV. VALORACIÓN …esap.edu.co/portal/wp-content/uploads/2018/07/... · Lista de Chequeo Contratos por Licitación-CTU CU Menor Cuantía RE-A-CT-13

ID PROCESO SUBPROCESO ACTIVO DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO IDIOMA PROPIETARIO DE LA INFORMACIÓN CUSTODÍO DE LA INFORMACIÓN FISICA DIGITAL C I D CID PROCESOVALOR TOTAL DEL

ACTIVO

1 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓNACTAS COMITÉ EDITORIAL RE-

S-SC-07

Actas

CitaciónESPAÑOL

SECRETARIA TECNICA DEL GRUPO

DE PUBLICACIONES

GRUPO DE PUBLICACIONES Y

RECURSOS EDUCATIVOS

Archivo de Gestión de la

facultad de

investigaciones

y archivo de Gestión de

publicaciones

File Server G, Correo, M A A M MISIONAL A INTERNA

2 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓNACTAS CONCEJO DE

INVESTIGACIONES RE-S-SC-07

Actas

Citación

Soportes

ESPAÑOL FACULTAD DE INVESTIGACIONES FACULTAD DE INVESTIGACIONES


facultad de

investigaciones


3 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓNACTAS DE REUNIONES RE-S-

SC-07

Actas

Citación

Soportes



facultad de

investigaciones


4 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN CIRCULARESCircular

SoportesESPAÑOL FACULTAD DE INVESTIGACIONES FACULTAD DE INVESTIGACIONES


facultad de

investigaciones


5 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN

CONVOCATORIA GRUPOS DE

INVESTIGACION

CONSOLIDADOS

Apertura de la convocatoria

Publicación y difusión de convocatoria

Acta recepción de proyectos RE-S-GC-07

Ficha única de presentación de proyectos RE-M-IN-03

Formato Único para la Evaluación de Proyectos de

Investigación Grupos Colciencias RE-M-IN-07

Publicación de resultados

Acta de consolidación de resultados y Aval Institucional

(Acta RE-S-GC-07 y Resolución)



facultad de

investigaciones

File Server G, Correo,

Página Web, intranet, SIFIB A A M MISIONAL A PUBLICA


CONVOCATORIA GRUPOS DE

INVESTIGACION EN

FORMACION



Acta recepción de proyectos RE-S-GC-07



Investigación Grupos Colciencias RE-M-IN-07

Acta de consolidación de resultados y selección de

proyectos RE-S-GC-07


Proyección Acto Administrativo de Reconocimiento



facultad de

investigaciones



7 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓNCONVOCATORIA JOVENES

TALENTO



Acta recepción de Propuestas RE-S-GC-07

Ensayo

Ficha de Evaluación de Ensayos RE-M-IN-08

Formato de Valoración de Entrevista Grupal RE-M-IN-09

Acta de consolidación de resultados RE-S-GC-07


Proyección Acto Administrativo de Reconocimiento



facultad de

investigaciones



8 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN CONVOCATORIA SEMILLEROS



Acta recepción de Propuestas RE-S-GC-07



Semilleros de Investigación RE-M-IN-05


Acta de consolidación de resultados y Selección y

Reconocimiento ( Acta RE-S-GC-07 y Resolución )



facultad de

investigaciones



9 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN INFORMES DE GESTIONInformes

AnexosESPAÑOL FACULTAD DE INVESTIGACIONES FACULTAD DE INVESTIGACIONES


facultad de

investigaciones

File Server G, Correo, PC

de responsableM A M M MISIONAL A INTERNA


PROYECCION Y DIVULGACION

DE LA INVESTIGACION -

EVENTOS

Agenda

Programación de la socialización

Registro de invitaciones

Registro de asistencia

Memorias



facultad de

investigaciones


Página Web, PC del

responsable, SIRECEC

M A M M MISIONAL A INTERNA


PROYECCION Y DIVULGACION

DE LA INVESTIGACION-

PUBLICACION LIBROS

Listado de productos de investigación

Remisión a pares académicos

Formato para Evaluación de Productos Académicos para

Publicación RE-M-IN-14

Acta de aprobación comité de publicaciones (RE-S-GC-07)

Concepto final del par evaluador

Producto final



facultad de

investigaciones


del responsable,M A MA A MISIONAL A INTERNA

12 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN PUBLICACION REVISTAS

Convocatoria

Formato - Carta de Compromiso Arbitraje RE-M-IN-17

Formato para Evaluación de Productos Académicos para

Publicación RE-M-IN-14

Borradores preliminares

Comunicaciones

Borradores evaluados

Acta de aprobación Comité Editorial RE-S-GC-07

Corrección de estilo y edición

Arte preliminar

Documento final



facultad de

investigaciones


del responsable, OPEN

SYSTEM JOURNAL

M A MA A MISIONAL A INTERNA

13 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓNGRUPOS DE INVESTIGACION

CONSOLIDADOS

Plan operativo RE-M-IN-20

Comunicaciones

Seguimiento Presupuestal RE-M-IN-11

Informe Final y/o Producto

Avances académicos

ESPAÑOLFACULTAD DE INVESTIGACIONES

DIRECTOR DE PROYECTOFACULTAD DE INVESTIGACIONES


facultad de

investigaciones

File Server G, CD, Correo M A A M MISIONAL A INTERNA

14 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓNGRUPOS DE INVESTIGACION

EN FORMACION


Comunicaciones



Avances académicos




facultad de

investigaciones


15 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN SEMILLEROS


Comunicaciones

Avance Académico RE-M-IN-10






facultad de

investigaciones


INDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA

V. CLASIFICACIÓN DEL

ACTIVO DE INFORMACIÓN

II. PROPIEDAD DEL ACTIVOUBICACIÓN

I. IDENTIFICACIÓN DEL ACTIVO DE INFORMACIÓNATRIBUTOS DE LA (TRIADA) TIPOS DE PROCESOS

IV. VALORACIÓN ACTIVOS


ACTIVO








PROYECTO DE

INVESTIGACION DE INTERES

INSTITUCIONAL

Solicitud

Evaluación de proyectos

Proyección convenio

Ejecución del convenio

Informes

Comunicaciones

Producto final



facultad de

investigaciones


17 INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN DERECHOS DE PETICIÓN PQRS

Reclamaciones



facultad de

investigaciones


del responsable, PQRSA A A A MISIONAL A SENSIBLE

18 CAPACITACIÓN CAPACITACIÓN PLANES DE ACCIÓN

Plan de Calidad de capacitación DC-M-CP-05

Subproyecto de inversión

Plan de Acción de Capacitación RE-M-CP-32

ESPAÑOL OFICINA DE CAPACITACIONES PLANEACIÓN N/A Página Web, intranet, MB B A B MISIONAL M PUBLICA

19 CAPACITACIÓN CAPACITACIÓN PROGRAMAS

Comunicaciones del proceso

Derechos de petición

Registro y control de correspondencia SAG RE-M-CP-15

Consecutivos de correspondencia Proceso de

Capacitación RE-M-CP-17

Análisis de la Demanda de Capacitación RE-M-CP-01

Portafolio de Servicios DC-M-CP-04

Cronograma de oferta de capacitación RE-M-CP-29

Bitácora de Diseño y Desarrollo RE-M-CP-27

Tabla de Control del Servicio de Capacitación RE-M-CP-26

Guía para evaluar resultados, efectos e impactos de la

capacitación DC-M-CP-03

Banco de programas DC-M-CP-01

Hoja de vida del Banco de Programas

Ficha para la presentación de programas de capacitación

(RE-M-CP-39)

Banco de Capacitadores RE-M-CP-18

Hoja de vida del Banco de Capacitadores

Ficha de captura de información para el Banco de

Capacitadores RE-M-CP-03

Evaluación competencias docentes del capacitador RE-M-

CP-04

Trámite a quejas y reclamos

Registro de control al servicio no conforme RE-S-GC-05

Acciones correctivas - preventivas RE-E-GE-08

Control de acciones correctivas y preventivas RE-E-GE-09

ESPAÑOL OFICINA DE CAPACITACIONES OFICINA DE CAPACITACIONES N/AACTIVEDOCUMENT,

SIRECEC, M MA MA A MISIONAL A INTERNA

20GESTIÓN JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

ACTAS COMITÉ DE

CONTRATACION

Actas Aprobación de Borradores de Pliegos Procesos de

Contratación.

Actas Aprobación definitivos de Pliegos Procesos de

Contratación.

Actas Estudio y Aprobación Respuesta a Observaciones

Procesos de Contratación en sus diferentes etapas.

Actas aprobación Evaluaciones Procesos de Contratación.

ESPAÑOL GRUPOS TÉCNICOSOFICINA ASESORA JURÍDICA Y

ASUNTOS LEGALES

Archivo de Gestión en la

oficina de contratos

SECOP, File Server G,

Correo, Disco duro

extraíble,

B A A M APOYO M PUBLICA


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALESCONCEPTOS JURÍDICOS

Solicitud concepto

Acto administrativo según corresponda procedimiento

revisión actos administrativos (si aplica)

Concepto emitido

ESPAÑOLOFICINA ASESORA JURÍDICA Y

ASUNTOS LEGALES

OFICINA ASESORA JURÍDICA Y

ASUNTOS LEGALES


oficina jurídica y archivo

físico en la oficina de

contratación

ACTIVEDOCUMENT, File

Server G, Disco duro

extraíble, Correo

B A M M APOYO M PUBLICA


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

CONTRATOS CON

FORMALIDADES PLENAS

Hoja de Ruta Contratos y Convenios RE-A-CT-11

Lista de Chequeo Contratos por Licitación-CTU CU Menor

Cuantía RE-A-CT-13 ( si aplica)

Lista de Chequeo Contratos Prestación de Servicios

Profesionales y Contratos de Prestación de Servicios No

Profesionales RE-A-CT-14 (si aplica)

Estudio de Conveniencia y Oportunidad para Inversión

y/o Funcionamiento Área Ejecutora RE-A-CT-46


y/o Funcionamiento Área Financiera RE-A-CT-69


y/o Funcionamiento Área Jurídica RE-A-CT-68

Expedición Autoriza RE-A-CT-51 (si aplica)

Acredita RE-A-CT-49 (si aplica)

Estudio de Mercadeo (si aplica)

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Constancia electrónica y/u oficio radicado ante la Cámara

de Comercio de Bogotá RE-A-CT-36 (si aplica)

Aviso Convocatoria Pública RE-A-CT-52 (si aplica)

Borradores Pliegos de Condiciones Licitación Pública (si

aplica) RE-A-CT-72

Borradores Pliegos Condiciones Proceso de Menor

Cuantía RE-A-CT-24 (si aplica)

Borradores Pliegos de Condiciones Concurso de Méritos

RE-A-CT-25 (si aplica)

Borradores Pliegos de Condiciones Selección Abreviada

adquisición de Bienes y Servicios de Condiciones Técnicas

y Uniformes de Común Utilización Definitivos y


ASUNTOS LEGALES


ASUNTOS LEGALES


oficina de contratación


Correo, Disco duro

extraíble,



ACTIVO








LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

CONVENIOS

ÍNTERADMINISTRATIVOS

Hoja de Ruta Contratos y Convenios RE-A-CT-11

Lista de Chequeo Convenios y Contratos

Interadministrativos RE-A-CT-12




y/o Funcionamiento Área Financiera RE-A-CT-69



Certificado de disponibilidad presupuestal (si aplica)

Documentos legales

Minuta Convenio Marco de Cooperación RE-A-CT-06 (si

aplica)

Minuta Convenio Específico Concursos Meritocráticos RE-

A-CT-07 (si aplica)

Minuta Convenio Específico de Capacitación RE-A-CT-08 (

si aplica)

Registro Presupuestal ( si aplica)

Entrega del Contrato al Contratista RE-A-CT-57

Designación Supervisión Contratos y/o Convenios RE-A-

CT-10

Formato informe Mensual y/o Periódico de Supervisión

de Contratos - Convenios y Certificación de Pago RE-A-CT-

48 (si aplica)

Solicitud de modificación, prórroga y/o adición (Si aplica)

Minuta prorroga, adición y/o modificación al contrato RE-

A-CT-31 (si aplica)

Formato Informe Final de Supervisión de Contratos -


ASUNTOS LEGALES


ASUNTOS LEGALES




Correo, Disco duro

extraíble,



LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

DEMANDA CONTENCIOSO

ADMINISTRATIVO

Demanda

Oficio informando al despacho judicial

Revisión del fallo

Información proporcionada por las instancias pertinentes

según demanda o tutela

Contestación de la demanda RE-A GJ-06

Poder Representación Judicial RE-A GJ-05

Oficio aportando pruebas de cumplimiento de fallo RE-A

GJ-23

Oficio comunicando fallo RE-A GJ-26

Oficio solicitando información para demandas RE-A GJ-22

ESPAÑOL OFICINA DE DEFENSA JUDICIAL OFICINA DE DEFENSA JUDICIALArchivo de Gestión de

defensa judicialN/A A M M M APOYO M SENSIBLE


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

DEMANDA JURISDICCIÓN

COACTIVA

Demanda

Revisión del fallo

Oficio informando al despacho judicial




Contestación demanda RE-A GJ-06


defensa judicialN/A M MA A A APOYO M INTERNA


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

TRAMITES CONCILIATORIOS

DE ACCIONES DE REPETICION

Ficha Técnica Acción de Repetición (si aplica)

Ficha Técnica de Conciliación (si aplica)

Oficio Convocatoria Comité de Conciliación

Invitación al Funcionario de la Dirección de Defensa

Judicial de la Nación

Acta de la Sesión del Comité de Conciliación

Oficio Remisorio Abogado Externo

Poder

Acto Administrativo para pago por Conciliación

Informe de Gestión a la Dirección de Defensa Judicial y

del Derecho.


defensa judicialEKOGUI M A A M APOYO M INTERNA


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALESTUTELAS




Tutela

Fallo

Contestación tutela RE-A GJ-07

Impugnación


defensa judicialN/A M A A M APOYO M INTERNA


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALESDERECHOS DE PETICIÓN

Solicitud

RespuestaESPAÑOL


ASUNTOS LEGALES


ASUNTOS LEGALES




Server G, Correo, PQRSA A A A APOYO M SENSIBLE


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALES

INFORMES A ENTIDADES DE

CONTROL

Informe Sistema General de Información Administrativa

del Sector Público SUIP

Informes Cámara de Comercio

Informe Mapa de Riesgos (si aplica)

Informe de Austeridad RE-A-CT-02

Informe Contraloría General de la Nación

Informe Gestión Comité de Conciliación RE-A GJ-11 (si

aplica)


ASUNTOS LEGALES


ASUNTOS LEGALES

Archivo de Gestión de

cada oficina jurídica

ACTIVEDOCUMENT, PC del

responsable, File Server G,

Disco duro extraíble,

M M M M APOYO M INTERNA


LEGALES

JURIDICA Y ASUNTOS

LEGALESINFORMES DE GESTIÓN

Solicitud

Comunicaciones

Informe

Solicitud documental al sistema de gestión de calidad RE-

S GC-06

Control de acciones correctivas y preventivas RE-E GE-09

(si aplica)

Acciones correctivas y preventivas RE-E GE-08 (si aplica)

Control Entrega Contratos para Firma Ordenador del

Gasto RE-A-CT-73 (si aplica)

Control Entrega Contratos Para Registro Sice RE-A-CT-74

(si aplica)

Relación de resoluciones tramitadas RE-A GJ-04

Registro de Correspondencia RE-A GJ-03

Relación tutelas RE-A GJ-02

Relaciones procesos judiciales RE-A GJ-01 (si aplica)

Registro de Correspondencia RE-A-CT-01

Relación Contratos SIGEB RE-A-CT-03


ASUNTOS LEGALES

SUPERVISOR DEL CONTRATO


ASUNTOS LEGALES


cada oficina jurídica

ACTIVEDOCUMENT, PC del

responsable, File Server G,

Correo


31 CAPACITACIÓN ALTO GOBIERNO PLANES DE ACCIÓN Plan de Calidad de capacitación DC-M-CP-05 ESPAÑOLSUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIONSUBDIRECCIÓN DE ALTO GOBIERNO N/A

File Server G, PC del

responsable, CorreoM A A M MISIONAL A INTERNA


ACTIVO







32 CAPACITACIÓN ALTO GOBIERNOPROGRAMAS DE

CAPACITACIÓN


Bitácora de Diseño y Desarrollo RE-M-CP-27

Banco de Capacitadores RE-M-CP-18

Tabla de control del servicio de capacitación

Agenda académica del programa o evento de

capacitación

Registro de asistencia a eventos de capacitación RE-M-CP-

07

Hoja de vida del Banco de Capacitadores

Identificación de temáticas recurrentes RE-M-CP-41

Ficha de presentación de programas de capacitación

Evaluaciones de reacción y satisfacción

Listado de asistentes certificados

Listado de certificados firmados no reclamados

Ficha de captura de información para el Banco de

Capacitadores RE-M-CP-03

ESPAÑOLSUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO

DEPARTAMENTO DE CAPACITACION

SUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIONN/A File Server G, M A A M MISIONAL A INTERNA

33 CAPACITACIÓN ALTO GOBIERNOREGISTROS DE EVENTOS DE

CAPACITACIÓN

Registro de eventos

Banner

Certificado

Encuesta

ESPAÑOLSUBDIRECCION DE ALTO GOBIERNO

DEPARTAMENTO DE CAPACITACION

OFICINA DE SISTEMAS Y

TECNOLOGIAN/A SIRECEC, Página Web, M A A M MISIONAL A INTERNA

34 DOCENCIAREGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICOACTAS DE GRADO

Actas Generales Pregrado

Actas Generales Postgrados

Libros de Registros de Títulos

ESPAÑOLOFICINA DE REGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICO

OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICO

Libros Generales en el

archivo de Gestión de la

oficina de registro y

control

File Server G, M MA MA A MISIONAL A INTERNA


ACADÉMICOACTAS DE REUNIÓN Actas de trabajo interno ESPAÑOL


ACADÉMICO


ACADÉMICO



control

N/A M M M M MISIONAL A INTERNA


ACADÉMICOHISTORIAS ACADEMICAS

Recibo de pago servicio público de agua

Certificado de ingresos y retenciones

Fotocopia Acta de grado de bachiller o Carta certificado

terminación bachillerato

Fotocopia diploma de bachiller

Acta de Grado pregrado

Copia afiliación a EPS o fotocopia carné

Fotocopia documento de identidad

Fotocopia libreta militar o Carta compromiso trám ite

libreta militar

Pruebas del icfes

Otros anexos proceso de inscripción

Credencial de inscripción del aplicativo Academusoft

Recibo de pago derechos de inscripción

Certificado Electoral

Recibo de pago matrícula

Registro de matricula RE-M-DC-13

Paz y Salvo Financiero

Comunicaciones del estudiante

Resoluciones Matrícula de Honor

Resoluciones Devolución de Derechos

Histórico de Notas

Ficha de inscripción trabajo de grado pregrado RE-M-DC-

25

Ficha inscripción trabajo de grado posgrado RE-M-DC-24

Ficha resumen opción de grado asignaturas de posgrado

RE-M-DC-27

Ficha resumen opción de grado practica administrativa

ESPAÑOLOFICINA DE REGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICO


ACADÉMICO



control

Digitalizado en el archivo

de gestión documental y

Telebucaramanga

A MA A A MISIONAL A SENSIBLE


ACADÉMICOINDICADORES DE GESTIÓN Indicadores ESPAÑOL


ACADÉMICO


ACADÉMICON/A

ACADEMUSOFT, File

Server G, B A A M MISIONAL A PUBLICA


ACADÉMICO

INFORMES ENTIDADES DE

CONTROL

Comunicaciones

InformeESPAÑOL


ACADÉMICO


ACADÉMICON/A STOM, SNIES, SPADIES B A A M MISIONAL A PUBLICA


ACADÉMICOINFORMES DE GESTION

Comunicaciones

InformeESPAÑOL


ACADÉMICO


ACADÉMICON/A SNIES, SPADIES B A A M MISIONAL A PUBLICA


ACADÉMICOPROCESO DE ADMISIONES

Listado de convocados a curso de inducción pregrado RE-

M-DC-09ESPAÑOL


ACADÉMICO


ACADÉMICON/A

ACADEMUSOFT, File

Server G, Correo, página

Web,

A MA MA A MISIONAL A SENSIBLE


ACADÉMICO

REGISTRO DE

CALIFICACIONES

Registro de notas sistema Academusoft - Docentes

Notas extraordinarias (RE-M-DC-14

Notas Direcciones Territoriales

Notas Sede Central

ESPAÑOL FACULTADESOFICINA DE REGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICO



control

ACADEMUSOFT, Correo, A MA MA A MISIONAL A SENSIBLE


ACADÉMICO

CERTIFICADOS Y

CONSTANCIAS DE ESTUDIOCertificados y constancias de estudio ESPAÑOL


ACADÉMICO


ACADÉMICO



control

Correo A MA B M MISIONAL A SENSIBLE

43 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

DC-A-GD-01 Minimanual de Uso y Aplicación de TRD

RE-A-GD-03 Formato Afuera

RE-A-GD-12 Rotulo Identificación carpetas

RE-A-GD-13 Rótulos Identificación cajas o mobiliario de

archivo

Formatos

ESPAÑOLSUBDIRECCIÓN DE SECRETARIA

GENERAL

SUBDIRECCIÓN DE SECRETARIA

GENERAL


Subdirección de Secretaría

General

File Server D de los

equipos de computoMB M B B APOYO B PUBLICA

44 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTALConsecutivo comunicaciones

oficiales enviadasConsecutivo de los comunicados de ventanilla única ESPAÑOL


GENERAL


GENERAL



General

N/A B A A M APOYO M PUBLICA

45 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTALTABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

RE-A-GD-06 Formato Encuesta para Elaborar TRD

Inventarios RE-A-GD-02

RE-A-GD-10 Cuadro de clasificación documental

Trd RE-A-GD-08

RE-A-GD-04 Formato de Eliminación en el Archivo de

Gestión y Central

Cronograma de Transferencias

RE-A-GD-05 Formato Acta Entrega Documentos AGN


GENERAL


GENERAL



General


equipos de computoB A A M APOYO M PUBLICA

46 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTAL Inventarios Inventario de información que procesa y gestiona la ESAP ESPAÑOL CADA GRUPO DE LA ESAPSUBDIRECCIÓN DE SECRETARIA

GENERAL



General


equipos de computoM A A M APOYO M INTERNA


ACTIVO







47 GESTIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTALTABLA DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL

Tvd RE-A-GD-07

Inventarios RE-A-GD-02

RE-A-GD-10 Cuadro de clasificación documental

RE-A-GD-04 Formato de Eliminación en el Archivo de

Gestión y Central

Cronograma de Transferencias


GENERAL


GENERAL



General


equipos de computoB A A M APOYO M PUBLICA

48GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN Código Fron End Página Web Maquetación y diseño de la página web ESPAÑOL SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN

OFICINA DE SISTEMAS E

INFORMÁTICAN/A Servidor página Web B MA MA A APOYO M PUBLICA

49GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

PIEZAS DE COMUNICACIÓN Y

CONTENIDOS

Documento de ajuste al plan

Portafolio de servicios

Informe consolidado de comunicación externa

Periódico nuevo municipio

Avisos de prensa

programas de TV construyendo

Mensaje de televisión

Cuñas radiales

Video institucional

Boletines de prensa

Accesorios

Fotografía

pendones

ESPAÑOL SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓNArchivo de gestión del

grupo de comunicaciones

PC del responsable, Disco

duro extraíbleB MA MA A APOYO M PUBLICA

50GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓN INTERNA

Memorandos

Oficios y cartas

Circulares

Documento de necesidades y expectativas internas

ESPAÑOL SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓNArchivo de gestión del

grupo de comunicaciones


duro extraíbleM MA MA A APOYO M INTERNA

51 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANOACTAS COMISIÓN DE

PERSONAL

Acta

Convocatoria

Orden del día

Soportes

ESPAÑOL OFICINA DE TALENTO HUMANO OFICINA DE TALENTO HUMANOArchivo de Gestión de la

oficina

Intranet, Comisión

Nacional de Servicio Civil,

PC del responsable,

M A A M APOYO M INTERNA

52 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO

ACTAS DE COMITÉ DE

BIENESTAR SOCIAL,

ESTIMULOS E INCENTIVOS

Acta

Convocatoria

Orden del día

Soportes


oficina

Intranet, Comisión

Nacional de Servicio Civil,

PC del responsable,


53 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANOACTAS COMITÉ PARITARIO DE

SALUD OCUPACIONAL

Convocatoria a elección de representantes de los

trabajadores

Acta de apertura de votación

Acta de cierre de las votaciones

Acta de registro de votantes

Acta No. 1 reunión COPASO

Comunicación al Ministerio de la Protección Social de la

conformación del COPASO

Convocatoria a designación del empleador

Convocatoria a reunión

Resolución conformación del COPASO

Soportes actas


oficinaPC del responsable, M A A M APOYO M INTERNA

54 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO CONSTANCIAS LABORALES Formato de solicitud de constancias laborales RE-A-TH-02 ESPAÑOL OFICINA DE TALENTO HUMANOOFICINA DE TALENTO HUMANO

SOLICITANTES

Archivo de escritorio del

responsableFile Server G, A MA MA A APOYO M SENSIBLE

55 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO

EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO PERSONAL DE

PLANTA

Comunicaciones oficiales

Formatos de Evaluación de la Comisión Nacional del

Servicio Civil

Recursos de la vía gubernativa para la evaluación anual

ESPAÑOL OFICINA DE TALENTO HUMANOOFICINA DE TALENTO HUMANO

SOLICITANTES


oficina de talento humano

PC de los responsables de

cada dependenciaMA MA MA MA APOYO A RESERVADA

56 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO HISTORIAS LABORALES

Resolución de nombramiento

Oficio de notificación del nombramiento RE-A-TH-56

Oficio de aceptación del nombramiento

Formato único de hoja de vida

Fotocopia cédula de ciudadanía

Certificados o diplomas de estudio

Certificados de experiencia laboral

Fotocopia de libreta militar

Fotocopia de licencia de conducción

Certificado médico de aptitud laboral

Certificado de antecedentes disciplinarios

Fotocopia Certificado judicial

Acta de posesión RE-A-TH-52

Formato de afiliación a seguridad social y caja de

compensación RE-A-TH-01

Registro civil de nacimiento de hijos menores de 21 años

Evaluación, selección y pruebas

Resolución de escalafón

Comunicaciones

Formato liquidación de cesantías

Liquidación de prestaciones sociales

Certificaciones

Promoción

Evaluación periodo de prueba

Evaluaciones posteriores

Solicitud de vacaciones

Liquidación de vacaciones y primas de vacaciones

Tarjeta control de vacaciones

ESPAÑOLOFICINA DE TALENTO HUMANO

SERVIDOR PUBLICO

OFICINA DE TALENTO HUMANO

SOLICITANTES


oficina de talento humano

File Server G, PDF, esta en

proceso el proceso de

digitalización de las HV

MA MA MA MA APOYO A RESERVADA

57 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANOINFORMES A ENTIDADES DE

CONTROLInforme de pre-pensionados ESPAÑOL


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTES


oficina de talento humanoACTIVEDOCUMENT MA MA MA MA APOYO A RESERVADA

58 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO INFORMES DE GESTIÓN


Informe de novedades ante el DAFP

Informe SNIES


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTES


oficina de talento humanoACTIVEDOCUMENT A MA A A APOYO M SENSIBLE

59 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO INSTRUMENTOS DE CONTROL Préstamo Historias Laborales RE-A-TH-59 ESPAÑOLOFICINA DE TALENTO HUMANO

SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTES


responsableN/A M A M A APOYO M INTERNA


ACTIVO







60 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANOPLAN INSTITUCIONAL DE

CAPACITACIÓN

Acta de comité comisión de personal RE-S-GC-07

Actas de compromiso de cada una de las áreas

involucradas para trabajar el pic RE-S-GC-07

Actas de identificación de formadores RE-S-GC-07

-conformación del equipo,

Consolidar necesidades de capacitación

-definición del problema de aprendizaje,

Evaluación de Satisfacción Cliente Interno (Funcionarios

ESAP) RE-A-TH-71"

-ficha de -evaluación del aprendizaje individual

Ficha de formulación del proyecto de aprendizaje:

Indicadores de impacto

Informe de aprendizaje del proyecto

Informe de ejecución e impacto del plan

Memorandos a cada jefe

Oficio de solicitud de capacitación

-plan de aprendizaje,

Plan institucional de capacitación

Registro de asistencia RE-S-GC-08


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTESN/A

Página Web, PC del

responsable, B A A M APOYO M PUBLICA

61 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO SALUD OCUPACIONAL

Cronograma de actividades y tareas a desarrollar

Plan de salud ocupacional

Programa de salud ocupacional


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTESN/A


duro extraíble personalM A A M APOYO M INTERNA

62 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO HIGIENE INDUSTRIALPanorama factores de riesgos de la ESAP

Plan de emergenciasESPAÑOL


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTESN/A



63 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO MEDICINA DEL TRABAJO


Cronograma de entrega de resultados médicos

Diagnostico de salud ocupacional

Historia clínica

Informe de la entidad que realiza los exámenes

ocupacionales

Informes de la ARP

Recomendaciones

Resultados de los exámenes médico ocupacionales


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTES


responsable


duro extraíble personalMA MA MA MA APOYO A RESERVADA

64 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO SEGURIDAD INDUSTRIAL

Carnetización ARP

Comunicaciones oficiales a la ARP

Comunicaciones oficiales COPASO, EPS y trabajador

Incapacidad

Listado de funcionario participantes en actividades

deportivas, culturales y recreativas

Reporte accidente de trabajo

Resolución de la comisión


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTES


responsable



65 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO VINCULACION DE PERSONAL

Novedades

Planta por cargos

Planta relación funcionarios


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTES


oficina de talento humanoSIGEP MA MA A A APOYO M RESERVADA

66 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANOCONVOCATORIAS Y

CONCURSOS

Comunicaciones Oficiales

Inclusión vacantes definitivos a la OPEC

Informes a la Comisión Nacional del Servicio Civil


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTESN/A SIMO B A A M APOYO M PUBLICA

67 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANONOMBRAMIENTO EN

CARRERA

CDP

Comunicación de aceptación o rechazo

RE-A-TH-52 Acta de posesión

RE-A-TH-54 Estudio de habilidades y experiencia laboral

RE-A-TH-56 Comunicación de nombramiento

Resolución


SERVIDOR PUBLICO


SOLICITANTESN/A SIMO B A A M APOYO M PUBLICA

68 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO NOMBRAMIENTO ORDINARIO

CDP





Resolución


SERVIDOR PUBLICO


ASESORIAS Y ASISTENCIAN/A Correo B A A M APOYO M PUBLICA

69 GESTIÓN TALENTO HUMANO TALENTO HUMANONOMBRAMIENTO

PROVISIONALES

CDP


Permiso Comisión Nacional del Servicio Civil




Resolución


SERVIDOR PUBLICO


SERVIDOR PUBLICO


oficina de talento humanoIntranet, B A A M APOYO M PUBLICA

70 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVAANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Plan de necesidades

Anteproyecto de gastos

Anteproyecto de ingresos

ESPAÑOL GESTIÓN ADMINISTRATIVAOFICINA DE PLANEACIÓN GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

Archivo de Gestión

administrativa

Aplicativo SIIF NACION

File Server G, Pc del

responsable

B MA MA A APOYO M PUBLICA

71 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA CIRCULARESCircular

SoportesESPAÑOL GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Archivo de Gestión local

Correo Electrónico

ACTIVEDOCUMENTB A A M APOYO M PUBLICA

72 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVAINFORMES A ENTIDADES DE

CONTROLInforme ESPAÑOL GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Archivo de Gestión local

Aplicativo

TRANSPARENCIA POR

COLOMBIA

SIRECEC

ACTIVEDOCUMENT

MA MA MA MA APOYO A RESERVADA

73 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA INFORMES DE GESTION Informe ESPAÑOL GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Archivo de Gestión localCorreo Electrónico

B A A M APOYO M PUBLICA

74 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA INTRUMENTOS DE CONTROL

Planilla de control trámite y entrega de registros

presupuestales

Solicitud de Certificados de Disponibilidad Presupuestal

Control Contratos a Liquidar

Registro de Comunicaciones Recibidas

ESPAÑOL GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA N/A File Server G M A A M APOYO M INTERNA

75 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA

SEGUIMIENTO A FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS Y

MISIONALES

Oficios

MemorandosESPAÑOL GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Archivo de Gestión local ACTIVEDOCUMENT M A A M APOYO M INTERNA


ACTIVO







76 GESTIÓN ADMINISTRATIVAINFRAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTOEXPEDIENTE DE VEHICULOS

Factura

Tarjeta de propiedad

BDAT

Impuestos

Orden de entrada a almacén

Certificado de paz y salvo

Certificado de disponibilidad presupuestal

Informes

Tarjeta de mantenimiento

Comunicaciones

ESPAÑOLINFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO

INVENTARIOS

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO

INVENTARIOS

Archivo de Gestión local Aplicativo SEVEN MB A A M APOYO M PUBLICA


MANTENIMIENTOINFORMES DE GESTION Informe ESPAÑOL

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO

INVENTARIOS

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO

INVENTARIOS

N/A ACTIVEDOCUMENT MB A A M APOYO M PUBLICA


MANTENIMIENTOINSTRUMENTOS DE CONTROL

Formato servicio de fotocopiado RE-A-GA-03

Solicitud de ingreso de personal fuera del horario laboral

RE-A-GA-05

Formato mantenimiento de vehículos RE-A-GA-04

Solicitud de mantenimientos generales RE-A-GA-02

Solicitud préstamo de RE-A-GA-07

Formato salida de elementos RE-A-GA-06


MANTENIMIENTO

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO Archivo de Gestión local

PC del responsable

File Server G

B M M B APOYO B PUBLICA


MANTENIMIENTOPLAN ANUAL DE

MANTENIMIENTO

Plan

SoportesESPAÑOL

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO Archivo de Gestión local

PC del responsable

File Server G

MB M M B APOYO B PUBLICA


MANTENIMIENTOSEGUROS

Pólizas

Seguros

Comunicaciones

Siniestros

Comunicaciones

Denuncio

Informes

Liquidación Indemnización

Cotizaciones

Fotocopia proveedor

Cámara y comercio

Certificaciones Bancarias

Acta Recibo satisfacción

Factura


MANTENIMIENTO

GRUPO DE CONTABILIDAD

CONTRATOS


contratos

ACADEMUSOFT

PC del responsable

File Server G



MANTENIMIENTOSERVICIOS PUBLICOS


Cuadro control de servicios públicosESPAÑOL

INFREAESTRUCTURA Y

MANTENIMIENTO GRUPO DE CONTABILIDAD


contabilidadFile Server G MB MA A M APOYO M PUBLICA

82 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ALMACÉN E INVENTARIOS BAJA DE BIENES

Listado de bienes

Concepto técnico

Acta comité de inventarios

Resolución

Acta de entrega

Comprobante de baja

Comunicaciones

ESPAÑOL ALMACEN E INVENTARIOS ALMACEN E INVENTARIOS Archivo de Gestión localAplicativo SEVEN

File Server GMB A A M APOYO M PUBLICA

83 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ALMACÉN E INVENTARIOSCOMPROBANTES DE EGRESO

ELEMENTOS DE CONSUMO

Pedido elementos de oficina RE-A-GA-10

Pedido tóner y cartucho RE-A-GA-11

Entrega de elementos de cafetería RE-A-GA-08

Comprobante

Comunicaciones

ESPAÑOL ALMACEN E INVENTARIOS GRUPO DE CONTABILIDAD Archivo de Gestión localAplicativo SEVEN

File Server GMB M M B APOYO B PUBLICA

84 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ALMACÉN E INVENTARIOSCOMPROBANTES DE

INGRESO

Factura

Copia contrato

Comprobante

Comunicaciones

ESPAÑOL ALMACEN E INVENTARIOS ALMACEN E INVENTARIOS

Archivo de Gestión localAplicativo SEVEN

File Server GMB M M B APOYO B PUBLICA

85 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ALMACÉN E INVENTARIOS

INFORME DEPRECIACIÓN Y

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS

FIJOS

Informe depreciación

Informe conciliación

Comunicaciones

ESPAÑOLGRUPO DE CONTABILIDAD

ALMACÉN E INVENTARIOS

GRUPO DE CONTABILIDAD

ALMACÉN INVENTARIOS

Archivo de Gestión local

Archivo Contabilidad

Aplicativo SEVEN

File Server G

SIIF Gestión (Aplicativo

Externo)

B MA MA A APOYO M PUBLICA

86 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ALMACÉN E INVENTARIOS INVENTARIOS INDIVIDUALES

Toma física de inventarios

Comunicaciones

Comprobantes de traslado

Inventario físico definitivo anual

Paz y salvo

Comunicaciones

ESPAÑOL ALMACEN E INVENTARIOS ALMACEN E INVENTARIOS Archivo de Gestión LocalAplicativo SEVEN

File Server GM M M M APOYO M INTERNA

87 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEACTAS DE COMITÉ TÉCNICO

DE SANEAMIENTO CONTABLE

Convocatoria

Acta

Soportes

Comunicación

ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión de la

oficina

ACTIVEDOCUMENT,

CorreoM A M M APOYO M INTERNA

88 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEBOLETÍN DIARIO DE

TESORERIA

Cuentas de cobro

Movimientos financierosESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE


oficinaN/A M A A M APOYO M INTERNA

89 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEDECLARACIONES

TRIBUTARIAS

Información exógena nacional y Distrital

RequerimientosESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE


oficinaFile Server G, DIAN M A M M APOYO M INTERNA

90 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEDECLARACION DE INDUSTRIA

Y COMERCIODeclaración de reteica ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE



91 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEDECLARACION DE INGRESOS,

GASTOS Y PATRIMONIODeclaración de ingresos ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE



92 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLE DECLARACION DE IVA Declaración de IVA ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión de la


93 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEDECLARACION RETENCION EN

LA FUENTE, IVA Y TIMBRE

Declaración retefuente

Informes

Requerimientos

Declaración de IVA

Declaración Timbre

Informes

Acta de Comité Técnico de saneamiento contable

Seguimiento Direcciones Territoriales

ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión de la


94 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLEINFORME A ENTIDADES DE

CONTROL

Medios Magnéticos

Informe impresoESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE


oficinaACTIVEDOCUMENT M A A M APOYO M INTERNA

95 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLE INFORME DE GESTIONMedios Magnéticos

Informe impresoESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLE


oficinaACTIVEDOCUMENT M A A M APOYO M INTERNA

96 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLE

INFORME DE

HABILITACIONES

FINANCIERAS

Informe ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión de la

oficinaACTIVEDOCUMENT M A M M APOYO M INTERNA

97 GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN CONTABLE ESTADOS FINANCIERSO Estados financieros ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión de la

oficina

Página Web, intranet,

Correo, PC del responsableB MA B M APOYO M PUBLICA


ACTIVO







98 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTAL

CERTIFICADO DE

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal

POAI RE-A-GF-01

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal al

presupuesto de funcionamiento RE-A-GF-02

Libro radicador CDP

Viabilidad técnica

Certificado de disponibilidad presupuestal

Planilla registro atención a usuarios RE-A-GF-03

ESPAÑOLDIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA

ESAPOFICINA PRESUPUESTAL


oficinaPC del responsable, SIIF, M A A M APOYO M INTERNA

99 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTALINFORME A ENTIDADES DE

CONTROLInforme ESPAÑOL OFICINA PRESUPUESTAL

CONTRALORIA

DANE

SNIES

N/APC del responsable,

Correo, M A M M APOYO M INTERNA

100 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTALINFORME DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL MENSUAL

Reporte de ejecución de gastos

Reporte de ejecución de reservas

Informe de ingresos y gastos RE-A-GF-10

Informes de gestión

Comunicaciones

Soportes

ESPAÑOL OFICINA PRESUPUESTAL OFICINA PRESUPUESTAL N/A

ACTIVEDOCUMENT,

Correo, PC del

responsable, Página Web

M A B M APOYO M INTERNA

101 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTALINFORME DE SALDOS DE

DISPONIBILIDADInforme ESPAÑOL OFICINA PRESUPUESTAL OFICINA PRESUPUESTAL N/A

ACTIVEDOCUMENT,

Correo, PC del responsableM B B B APOYO B INTERNA

102 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTAL LIBERACIONES


Registros presupuestales

Solicitud



ESAPOFICINA PRESUPUESTAL N/A

SIIF, Correo, PC del

responsableM B B B APOYO B INTERNA

103 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTAL REGISTROS PRESUPUESTALES

Libro radicador CDP

Registro de proveedores RE-A-GF-04

Copia del contrato

Orden de compra

Resolución


Solicitud

CDP

ESPAÑOL OFICINA PRESUPUESTAL

OFICINA DE CONTRATOS

CONTABILIDAD

TESORERIA


oficinaSIIF, File Server G M MA MA A APOYO M INTERNA

104 GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTALTRASLADOS

PRESUPUESTALES

Solicitud de traslado

Aprobación de traslado

Traslado

Modificaciones al presupuesto



ESAPOFICINA PRESUPUESTAL


oficinaFile Server G, Correo, SIIF M M M M APOYO M INTERNA

105 GESTIÓN FINANCIERA COMPRASPLAN AN UAL DE

ADQUISICIONES PAA

Circular de requerimiento de información anteproyecto.

Plan de necesidades

Requerimientos de Personal – RE-A-GA-13

Requerimientos de Bienes por funcionamiento o

Inversión - RE-A-GA-14

Requerimiento de Servicios por funcionamiento o

inversión – RE-A-GA-15

Requerimiento Elementos para Obra Pública – RE-A-GA-

16

Estudio de Mercado RE-A-GA-17

Plan de Compras – RE-A-GA-18

Acta Comité Directivo Aprobando Plan de Compras

Plantilla Registro Plan de Compras SISE

Publicación Plan de Compras WEB

Memorando al Grupo de Presupuesto

Desagregación del presupuesto

Solicitud Cotización

Cotizaciones

Estudios de Mercado – RE-A-GA-17

Eco Área Financiera

Memo de remisión de Documentos a Contratación

Plan de compras - seguimiento - SIGEB

Solicitud de modificación plan de compras

Outlook de ejecución de plan de compras

Plan de Compras modificado y registro SICE


ESPAÑOL GRUPO DE COMPRAS GRUPO DE COMPRAS N/APágina Web, SECOP, File

Server G, CorreoB MA M M APOYO M PUBLICA

106 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERA AJUSTES CONTABLES

Notas debito

Notas crédito

Soportes

ESPAÑOL GRUPO DE RECAUDO Y CARTERA GRUPO DE RECAUDO Y CARTERAArchivo de Gestión de la

oficina

Aplicativo SEVEN

File Server GB MA M M APOYO M PUBLICA

107 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERAFINANCIACION A

ESTUDIANTES

Base de datos de matriculas

Solicitud de aprobación de financiación letras RE-A-GF-06

Comprobantes de entrega títulos valores de crédito

estudiantil RE-A-GF-07

Solicitud de aprobación de financiación libranza RE-A-GF-

15

Seguimiento a estudiantes

Soportes de financiación con ICETEX

Paz y salvos


oficinaGESTASOFT M MA MA A APOYO M INTERNA

108 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERAGESTIÒN DE COBRO A

ESTUDIANTES

Oficios remitidos a deudores

Boletín deudores morosos

Registro de Atención telefónica

Orden de matricula


oficinaFile Server G, USB M MA M M APOYO M INTERNA

109 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERAGESTIÓN DE COBRO

CONVENIOSComunicaciones ESPAÑOL

GRUPO DE RECAUDO Y CARTERA

DIFERENTES DEPENDENCIAS QUE

SUSCRIBEN LOS CONVENIOS

GRUPO DE RECAUDO Y CARTERAArchivo de Gestión de la

oficinaFile Server G, USB M MA B M APOYO M INTERNA

110 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERA

GESTIÓN DE COBRO

PERSUASIVO DE

PARAFISCALES

Oficios remitidos a deudores

Respuestas del aportante

Liquidación oficial de aportes

Resoluciones de constitución del título

Resolución acuerdos de pago


oficinaFile Server G, USB M MA A A APOYO M INTERNA

111 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERAGESTION DE RECAUDO

APORTES PARAFISCALES

Listado de aportantes Ley 21

Facturas

Comunicaciones aportantes ley 21/82

Actas de reunión con entidades recaudadoras y

beneficiarias de LEY 21


oficinaFile Server G, USB M A A M APOYO M INTERNA

112 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERASEGUIMIENTO A

DIRECCIONES TERRITORIALES

Comunicaciones

Circulares

Actas de visitas a Direcciones Territoriales


oficina


Server G, Correo, USBM M M M APOYO M INTERNA


ACTIVO







113 GESTIÓN FINANCIERA RECAUDO Y CARTERA INFORME DE GESTIÒN

Informe

Soportes

Planes de mejoramiento control interno y contraloría


oficinaFile Server G, USB, Correo B A M M APOYO M PUBLICA

114 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIABOLETIN DIARIO DE

TESORERIA

Reporte movimiento diario

Consignaciones

Cuentas por pagar

Solicitudes de reembolso

Registro de proveedores RE-A-GF-04

RUT

Resoluciones

Soportes pago EPS y pensión

Facturas

Cuentas de cobro

Registro presupuestal


Informe diario de caja y bancos

RE-A-GF-13 Control de tramites ordenes de pago

RE-A-GF-16 Radicación de cuentas

Control salida de boletines RE-A-GF-11

RE-A-CT-48 Informe único de supervisión de contratos

ESPAÑOL GRUPO DE TESORERIA GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión del

grupo contableFile Server G, SIIF NACION M MA MA A APOYO M INTERNA

115 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIACERTIFICADO DE INGRESOS Y

RETENCIONESCertificado ESPAÑOL

MINISTERIO DE HACIENDA

GRUPO DE TESORERIAGRUPO DE TESORERIA N/A

Correo, PC del

responsable, SIIFM MA A A APOYO M INTERNA

116 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIA CERTIFICADO DE ICA Certificado ESPAÑOLMINISTERIO DE HACIENDA


Correo, PC del


117 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIACERTIFICADO DE RETENCION

DE IVACertificado ESPAÑOL

MINISTERIO DE HACIENDA


Correo, PC del


118 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIA COMPROBANTES DE EGRESO

Orden de servicio

Solicitud de Disponibilidad Presupuestal


Registro Presupuestal

Cotización

Certificado o informe de interventoría

Factura o cuenta de cobro

Resolución de Pago

ESPAÑOL GRUPO DE TESORERIA GESTIÓN CONTABLEArchivo de Gestión del

grupo de tesoreríaFile Server G, SIIF NACION A MA MA A APOYO M SENSIBLE

119 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIA CONCILIACIONES BANCARIAS

Extractos

Notas debito

Notas crédito

Libro auxiliar de bancos

Cuentas bancarias

Conciliación bancaria mes anterior

Conciliación bancaria mes re-a-gf-09

ESPAÑOL GESTIÓN CONTABLE GRUPO DE TESORERIA N/A ACTIVEDOCUMENT M MA MA A APOYO M INTERNA

120 GESTIÓN FINANCIERA TESORERIA CORRESPONDENCIA Comunicaciones u oficios ESPAÑOL GRUPO DE TESORERIA GRUPO DE TESORERIAArchivo de Gestión del

grupo de tesoreríaACTIVEDOCUMENT M A A M APOYO M INTERNA

121ASESORÍA Y ASISTENCIA

TÉCNICA

ASESORÍA Y ASISTENCIA

TÉCNICAA ENTIDADES DEL ESTADO

Solicitud y respuesta RE-M-AT-05 / RE-M-AT-07

Seguimiento a la propuesta

Desarrollo de la propuesta

Informes

Desarrollo jurídico

Informe Final

Certificado de satisfacción

ESPAÑOL ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICAArchivo de Gestión de la

oficinaFile Server G, Correo, M A A M MISIONAL A INTERNA


TÉCNICA


TÉCNICACONCURSO DE MERITOS

Solicitud y respuesta RE-M-AT-06 / RE-M-AT-22 / RE-M-

AT-30 7 RE-M-AT-31 / RE-M-AT-04

Seguimiento a la propuesta RE-M-AT-05 / RE-M-AT-07

Cronograma concurso de méritos RE-M-AT-09 / RE-M-AT-

27

Convocatoria RE-M-AT-12 / RE-M-AT-23

Acta de apertura de inscripciones RE-M-AT-34

Inscripciones RE-M-AT-15 / RE-M-AT-24 / RE-M-AT-56 /

RE-M-AT-58

Acta de cierre de inscripciones RE-M-AT-36

Evaluación de requisitos del cargo DC-M-AT-11 / RE-M-AT-

25

Evaluación de antecedentes DC-M-AT-10 / RE-M-AT-26

Recursos de reclamación contra la lista de admitidos y no

admitidos RE-M-AT-33

Respuesta a los recursos de reclamación (para lista de

admitidos y no admitidos)

Publicación definitiva de la lista de admitidos y no

admitidos RE-M-AT-38

Citación prueba de conocimientos

Aplicación prueba escrita de conocimientos RE-M-AT-45

Calificación de la prueba de conocimientos y publicación

de resultados

Recursos de reclamación contra los resultados de la

prueba de conocimientos

Respuesta a los recursos de reclamación RE-M-AT-42

Publicación definitiva resultados prueba escrita de

conocimientos, entrevistas y valoración de antecedentes


oficina


Página WebM A A M MISIONAL A INTERNA


TÉCNICA


TÉCNICACONSULTAS SISCAP

Consulta y respuesta

RE-M-AT-59 Control Consultas - SISCAP -

RE-M-AT-60 Encuesta satisfacción servicio del SISCAP

RE-M-AT-69 Formato Único de Consultoría Personal

RE-M-AT-75 Control Consultas SISCAP

RE-M-AT-52 Estadísticas - Consultorio de Administración

Pública - SISCAP

RE-M-AT-55 Consolidado Estadísticas Consultorio de

Administración Pública - SISCAP


oficinaSISCAP M B B B MISIONAL M INTERNA


TÉCNICA


TÉCNICAINFORMES DE GESTIÓN Solicitud y respuesta ESPAÑOL ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA N/A


Server G, PC del

responsable

M M A M MISIONAL A INTERNA

125 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICA INFORMES DE GESTIÓN

Comunicaciones

Informes de gestión

Informes de mantenimiento de HW y SW

ESPAÑOLOFICINA DE SISTEMAS E

INFORMÁTICA


INFORMÁTICA


Oficina de sistemas e

informática

File Server G M A MA A APOYO M INTERNA


ACTIVO







126 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICA HARDWARE (Oficios)

Comunicaciones

Consolidado de necesidades de adquisición o

mantenimiento

Oficios


INFORMÁTICA


INFORMÁTICA



informática

File Server G M A A M APOYO M INTERNA

127 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICASOFTWARE (Licencias

programas de instalación)

Actas de capacitación y seguimiento

Actualización, mejoras o ajustes de software

Bitácora Backups RE-A-GT-01

Cintas magnéticas

Comunicaciones

Licencia paquetes comerciales

Licencias programas de instalación

Manuales técnicos

Medio de instalación de Software


INFORMÁTICA


INFORMÁTICA



informática

File Server G M B MA M APOYO M INTERNA

128 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICA SOPORTE TÉCNICO

Comunicaciones

Creación de usuario de red RE-A-GT-03

Formato Asignación Salas de Informática RE-A-GT-04

Respuesta del soporte

Salas de Informática RE-A-GT-02

Servicio de videoconferencia RE-A-GT-05

Solicitud de soporte


INFORMÁTICA


INFORMÁTICA



informática

N/A M A M M APOYO M INTERNA

129 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICASOFTWARE (Manuales

técnicos)Manuales de las aplicaciones ESPAÑOL


INFORMÁTICA


INFORMÁTICA



informática

File Server G M B B B APOYO B INTERNA

130 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICASOFTWARE (Formato

Bitácoras)

Formato donde se registran las copias y respaldos de

informaciónESPAÑOL


INFORMÁTICA


INFORMÁTICAN/A File Server G M A A M APOYO M INTERNA

131 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICASOPORTE (Formato de

creación de usuarios)

Formato donde se solicita y se autoriza la creación de

usuariosESPAÑOL


INFORMÁTICA


INFORMÁTICA



informática

File Server G A A MA A APOYO M SENSIBLE

132 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICA

SOPORTE (Formato

Asignación Salas de

Informática RE-A-GT-04)

Formato donde se genera la solicitud ESPAÑOLOFICINA DE SISTEMAS E

INFORMÁTICA


INFORMÁTICA



informática

File Server G M MB MB MB APOYO B INTERNA

133 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICASOPORTE (Salas de

Informática RE-A-GT-02)Formato en Excel donde se registra la asignación de salas ESPAÑOL


INFORMÁTICA


INFORMÁTICAN/A File Server G M MB MB MB APOYO B INTERNA

134 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICA

SOPORTE (Servicio de

videoconferencia RE-A-GT-

05)

Cronograma de capacitaciones y demás servicios de

videoconfecniaESPAÑOL


INFORMÁTICA


INFORMÁTICAN/A Página Web MB MB MB MB APOYO B PUBLICA

135 GESTIÓN TECNOLÓGICA TECNOLÓGICASOPORTE (Solicitud de

soporte)

Formato de registro para fallos de video beam y

comunicaciones satelitalesESPAÑOL


INFORMÁTICA


INFORMÁTICAN/A Página Web MB MB MB MB APOYO B PUBLICA

136 GESTIÓN TALENTO HUMANO NOMINA Y VIATICOSCERTIFICACIONES BONOS

PENSIONALES

Solicitud

Soportes

Certificación

ESPAÑOL NOMINA Y VIATICOS GRUPO DE TALENTO HUMANOArchivo de Gestión en

talento humanoACTIVEDOCUMENT M MA MA A APOYO M INTERNA

137 GESTIÓN TALENTO HUMANO NOMINA Y VIATICOS COMISIONES DE SERVICIO

Solicitud de comisión RE-A-TH-08

CDP

Resolución

Registro presupuesta

ESPAÑOL NOMINA Y VIATICOSSECRETARIA GENERAL

GRUPO DE NOMINA Y VIATICOS


secretaria general u grupo

de nomina y viáticos

Correo, File Server G,

Boletín diario de

contabilidad,

M A M M APOYO M INTERNA

138 GESTIÓN TALENTO HUMANO NOMINA Y VIATICOS NOMINA

Nomina

Resumen de nomina

Reporte contable y presupuestal

Reporte de aportes parafiscales

Reporte de cesantías

Planillas de pago aportes en línea

Descuentos de nómina

Resoluciones novedades de nómina

Resoluciones vinculación catedráticos

Memorandos novedades de nomina

ESPAÑOL NOMINA Y VIATICOSGESTION DE TECNOLOGIAS E

INFORMACIÓN


oficina de contabilidad y

grupo de Nomina y

viáticos

HUMANA WEB MA MA MA MA APOYO A RESERVADA

139 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIM

ADQUISICION DE MATERIAL

BIBLIOGRAFICO Y

DOCUMENTAL

Solicitud de compra de material bibliográfico RE-A-GI-12

Sugerencia de adquisición de libros RE-A-GI-11

Estudio de conveniencia y oportunidad RE-A-CT-46

Entrega de material bibliográfico a bibliotecólogas RE-A-

GI-37

Formato único informe de supervisión contratos-

convenios y certificación de pagos RE-A-CT-48

ESPAÑOL GRUPO DE BIBLIOTECA GRUPO DE BIBLIOTECAArchivo de Gestión de

bibliotecaN/A B B A B MISIONAL M PUBLICA

140 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIMBOLETINES ULTIMAS

PBLICACIONES

Boletín últimas publicaciones RE-A-GI-36

Tablas de contenido de las nuevas publicacionesESPAÑOL GRUPO DE BIBLIOTECA GRUPO DE BIBLIOTECA


biblioteca

Correo, Página Web,

intranetB B B B MISIONAL M PUBLICA

141 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIM INFORMES ESTADÍSTICOS

Formato en blanco para estadísticas - Áreas RE-A-GI-01

Formato en blanco para estadísticas - colecciones RE-A-GI-

02

Encuesta análisis de usuarios RE-A-GI-62


bibliotecaIntranet M A B M MISIONAL A INTERNA

142 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIM INVENTARIO DE LIBROSCarta remisoria entrega de libros

Catalogo virtualESPAÑOL GRUPO DE BIBLIOTECA GRUPO DE BIBLIOTECA


bibliotecaCorreo, File Server G M M B B MISIONAL M INTERNA

143 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIMPRESTAMOS EN SALA Y

DOMICILIO

Ficha registro de usuarios RE-A-GI-18

Formato de préstamo RE-A-GI-03

Control de multas RE-A-GI-31

Formato de registro de usuarios RE-A-GI-16

Pago multa con libro RE-A-GI-07

ESPAÑOL GRUPO DE BIBLIOTECA

GRUPO DE BIBLIOTECA

OFICINA DE TECNOLOGIAS E

INFORMACIÓN


bibliotecaOLIDB M A MA A MISIONAL A INTERNA

144 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIMPRESTAMOS

INTERBIBLIOTECARIOS

Planilla de préstamo interbibliotecario RE-A-GI-17

Convenio canje y préstamo interbibliotecario nacional RE-

A-GI-42

Solicitud de atención usuarios externos-stock impreso RE-

A-GI-24

Servicio de préstamo interbibliotecario-stock impreso RE-

AGI-25

Convenio de canje interbibliotecario internacional RE-A-

GI-41


biblioteca

Carpeta compartida

prestamos

interbibliotecarios, Correo

M A A M MISIONAL A INTERNA

145 DOCENCIA BIBLIOTECA Y CDIM

SEGUIMIENTO A AREAS

ADMINISTRATIVAS Y

MISIONALES

Actas de visita y capacitación Direcciones Territoriales

ComunicacionesESPAÑOL GRUPO DE BIBLIOTECA GRUPO DE BIBLIOTECA


bibliotecaFile Server G M M A M MISIONAL A INTERNA

146 DOCENCIAPUBLICACIONES Y

RECURSOS EDUCATIVOSACTAS COMITÉ EDITORIAL

Soportes

Cuadro Consolidado de necesidades


ESPAÑOLGRUPO DE PUBLICACIONES Y

RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOS

Archivo de Gestión del

grupo de publicaciones y

recursos educativos

File Server U, M A A M MISIONAL A INTERNA


RECURSOS EDUCATIVOS

ACTAS COMITÉ

PUBLICACIONES

Soportes

Cuadro Consolidado de necesidades



RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOS



recursos educativos



ACTIVO








RECURSOS EDUCATIVOSPRÉSTAMO DE EQUIPOS

Solicitudes de préstamo (FORMATO RE-A-GI-45)

Consecutivos de préstamos (FORMATO RE-A-GI-47)ESPAÑOL


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOS



recursos educativos

File Server G M M B B MISIONAL M INTERNA


RECURSOS EDUCATIVOSDERECHOS DE AUTOR

Solicitud de ISBN, Código de Barras

Solicitud Inscripción de obra literaria

Comunicaciones Oficiales


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOS



recursos educativos



RECURSOS EDUCATIVOS

EDICIÓN DE LIBROS, REVISTAS

Y CARTILLAS

Ordenes de producción (Formato predeterminado)

Imposiciones aprobadas

Comunicaciones oficiales de depósito legal

Formato de entrega RE-4-A-GI-67


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOSN/A


cada dependenciaB M M B MISIONAL M PUBLICA


RECURSOS EDUCATIVOS

EDICIÓN DE OTROS

MATERIALES GRÁFICOS

Comunicación oficial de solicitud con VoBo. de la

Subdirección Académica

Solicitud en formato predeterminado

Planilla control del servicio RE-A-GI-49


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOSN/A


cada dependenciaM B B B MISIONAL M INTERNA


RECURSOS EDUCATIVOS

EVALUACIÓN DEL SERVICIO

AUDIOVISUAL

Encuestas de satisfacción (FORMATO RE-A-GI-66)

Informe de fabulación de encuestas

Plan de Compras

Justificaciones y sugerencias

Informe de satisfacción del cliente (FORMATO RE-S-GC-

11)


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOS



recursos educativos

N/A M B B B MISIONAL M INTERNA


RECURSOS EDUCATIVOS

MANTENIMIENTO DE

EQUIPOS

Hoja de vida equipos préstamo (FORMATO RE-A-GI-59)

Solicitud de mantenimientoESPAÑOL


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOSN/A Correo M B B B MISIONAL M INTERNA


RECURSOS EDUCATIVOSPLAN DE ACTIVIDADES

Cronograma De Actividades A Desarrollar (Formato Re-

Agi-58)ESPAÑOL


RECURSOS EDUCATIVOS


RECURSOS EDUCATIVOS



recursos educativos

Correo, PC del profesional

encargadoM B B B MISIONAL M INTERNA

155 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO ACTAS COMITÉ CURRICULARActas

SoportesESPAÑOL FACULTAD DE PREGRADO FACULTAD DE PREGRADO


facultad de pregrado,

LOKER, y Archivo central

File Server G, PC del

responsable, USB

personal, CD

A A A A MISIONAL A SENSIBLE

156 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO ACTAS DE NÚCLEOSActas

SoportesESPAÑOL FACULTAD DE PREGRADO FACULTAD DE PREGRADO




File Server G M M A M MISIONAL A INTERNA

157 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADOBECAS EXCELENCIA

ACADEMICA

Convenio Carlos Lleras Restrepo

Acta de adición al convenio

Actas modificatorias al Convenio

Oficios a Registro y Control Académico solicitando

promedio académico del beneficiario

Oficios de Registro y Control Académico informando

promedio

Oficios de los beneficiarios o de los egresados

Oficios de respuesta a los beneficiarios o egresados

Oficios recibidos del ICETEX

Oficios enviados al ICETEX

Oficios recibidos de las Dependencias donde sea

requerido

Oficios enviados a las Dependencias donde sea requerido

ESPAÑOL FACULTAD DE PREGRADO FACULTAD DE PREGRADO




PC del responsable de

cada núcleoM A A M MISIONAL A INTERNA

158 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO CONCEPTOS ACADEMICOSSolicitud

RespuestaESPAÑOL FACULTAD DE PREGRADO FACULTAD DE PREGRADO




Página Web, carpeta en

Drive, PC del responsableM M M M MISIONAL A INTERNA

159 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO

DESARROLLO DE LA

FORMACIÓN ACADÉMICA

INTEGRAL

Seguimiento de horas cátedra dictadas

Registro diario de clases

Formato de servicios no conforme

Solicitud del estudiante

Respuesta al estudiante

Solicitud del y al docente

Respuesta al y del docente

Plan anual de mejoramiento docente

Consolidado de notas

Formato solicitud cursos vacacionales RE-M-DC-22

Quejas o reclamos

Soportes de quejas y reclamos

Respuestas a quejas y reclamos

ESPAÑOL FACULTAD DE PREGRADO FACULTAD DE PREGRADO




Disco duro extraíble, PC de

cada responsable, CorreoM M M M MISIONAL A INTERNA

160 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO GUIAS DE CATEDRA

Propuesta de guía de cátedra

Acta de reunión de núcleo

Oficio remitiendo la guía de cátedra aprobada por el

coordinados de núcleo a la facultad de pregrado

Guía de cátedra aprobada

ESPAÑOLFACULTAD DE PREGRADO

DOCENTESFACULTAD DE PREGRADO




File Server G, PC de cada

responsable,

ACTIVEDOCUMENT,

ACADEMUSOFT

A MA A A MISIONAL A SENSIBLE

161 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO INFORMES DE GESTIÓNSolicitud

InformeESPAÑOL

FACULTAD DE PREGRADO





File Server G, PC de cada

responsable, CDM B M B MISIONAL M INTERNA


ACTIVO







162 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO OPCIONES DE GRADO

Registro de asistencia

Acta de reunión

Formato de convocatoria a practicantes

Oficio a registro y control académico

Certificación de registro y control

Carta a registro y control enviado

Notificaciones a estudiantes

Aceptación por parte de la entidad en donde se realizara

la opción de grado

Paz y salvo financiero de biblioteca y bienestar

Recibo de pago de matricula

Acta de comité curricular

Carta a oficio del comité circular de asignación del asesor

Resolución de vinculación

Plan de trabajo

Formato de evaluación metodológica de los informes de

grado

Oficios aprobatorios de primer, segundo y último informe

de trabajo de grado

Notas y calificaciones de la opción de grado con materias

de postrados

RE-M-DC-27 Ficha Resumen Opción de Grado Asignaturas

de Postgrado

RE-M-DC-32 Evolución asesor administrativo y financiero

RE-M-DC-33 Registro de asesoría académica a

practicantes

Solicitud de asesor académico

Costos de aprobación de los informes de asesor






ACADEMUSOFT,

ACTIVEDOCUMENTA M A M MISIONAL A SENSIBLE

163 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO PROCESO DE SELECCIÓN

Actas de Comité de Admisiones

Listado de Convocados a Curso de Inducción

Aplicación criterios de selección de aspirantes a

programas de pregrado

Oficio al Grupo de Registro y Control Académico

remitiendo

Encuestas de Expectativas

Resultados de la aplicación de los criterios de selección.



Archivo transitorio y de

registro académico,


pregrado

N/A M MA A A MISIONAL A INTERNA

164 DOCENCIA FACULTAD DE PREGRADO PROCESO DISCIPLINARIOS

Queja, denuncia o hecho relevante.

Indagación preliminar.

Investigación disciplinaria.

Auto de cargos

Pruebas

Fallo

Apelación

Fallo de definitivo.

Comunicaciones







ACADEMUSOFT,

LIMESURVEY

M MA MA A MISIONAL A INTERNA

165 DOCENCIAMEJORAMIENTO

ACADEMICO Y CURRICULAR

ACREDITACIÓN DE

PROGRAMAS ACADÉMICOS

Condiciones iniciales

Encuestas de autoevaluación

Informe de resultados encuestas

Matriz de acciones de mejoramiento

Informe de autorregulación e implementación de

acciones de mejoramiento

Documentos institucionales del proceso

Informes de preparación visita de pares académicos del

consejo nacional de acreditación

Informe de pares académicos del consejo nacional de

acreditación

Informe de ajustes y respuesta a los pares académicos

Resolución de acreditación

Actas Reuniones de Acreditación


ESPAÑOLGRUPO DE MEJORAMIENTO

ACADÉMCIO Y CURRICULAR

GRUPO DE MEJORAMIENTO


Archivo de escritorio de la

abogadaPC del abogada M A M M MISIONAL A INTERNA



ACREDITACIÓN

INSTITUCIONAL








Informes de preparación visita de verificación instancia

competente

Informe de verificación por la instancia competente

Informe de ajustes y respuesta a la instancia competente

Certificación de acreditación






ACADÉMCIO Y CURRICULARArchivo de Gestión local

File Server G

PC del responsableM A A M MISIONAL A INTERNA



ACREDITACIÓN

INTERNACIONAL








Informes de preparación visita de verificación instancia

competente

Informe de verificación por la instancia competente

Informe de ajustes y respuesta a la instancia competente

Certificación de acreditación







File Server G



ACTIVO









DISEÑO DE PROGRAMAS

ACADÉMICOS

Solicitud interna del diseño de nuevo programa

académico

Informes y avances del diseño de programa académico

Condiciones de calidad del nuevo programa académico

Informe pares académicos del MEN

Solicitud de registro calificado

Registro calificado

Actas Reuniones de diseño de Programas

Bitácora de Diseño de Programas Académicos

Curriculares





ACADÉMCIO Y CURRICULARArchivo de Gestión local N/A M MA M M MISIONAL A INTERNA



RENOVACIÓN DE REGISTROS

CALIFICADOS

Condiciones de calidad

Solicitud de renovación de registro calificado

Informes de la solicitud de renovación

Informe pares académicos del MEN

Registro calificado renovado






File Server G

PC del responsableM MA M M MISIONAL A INTERNA



PROYECTO DE

INTERNACIONALIZACIÓN DEL

CURRICULO

Política de internacionalización del currículo

Diagnostico de necesidades

Informes de convocatorias para intercambios académicos

Informes de gestión del proyecto

Actas de reuniones de internacionalización

Informes de desarrollo de convenios

Informe de beneficiarios de convenios

Actas de reunión en relación a convenios






File Server G

PC del responsableM A M M MISIONAL A INTERNA

171 DOCENCIA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA CIRCULARESCirculares

SoportesESPAÑOL SUBDIRECCION ACADEMICO SUBDIRECCION ACADEMICO


subdirección académica

PC de la secretaria de la

subdirección académicaB MA M M MISIONAL A PUBLICA

172 DOCENCIA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICAINFORMES A ENTIDADES DE

CONTROLInforme ESPAÑOL SUBDIRECCION ACADEMICO SUBDIRECCION ACADEMICO




subdirección académicaM MA MA A MISIONAL A INTERNA

173 DOCENCIA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICASEGUIMIENTO A AREAS

FUNCIONALES Y MISIONALES


Memorando

Informes

Soportes

Plan de trabajo y cronograma de actividades

Requerimientos internos

Seguimiento a metas

Indicadores de gestión

Informes de departamento

ESPAÑOL SUBDIRECCION ACADEMICO SUBDIRECCION ACADEMICOArchivo de Gestión de la



subdirección académicaM A A M MISIONAL A INTERNA

174 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIOACTAS DE COMITÉ DE

BIENESTAR

Acta

SoportesESPAÑOL GRUPO DE BIENESTAR GRUPO DE BIENESTAR Archivo de Gestión Local N/A B A M M MISIONAL A PUBLICA

175 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO CONVIVENCIA

RE-M-DC-85 Inscripción Actividades de Bienestar

Universitario

RE-M-DC-40 Asistencia Actividades Programadas

Bienestar Universitario (Revisar con RE-S-GC-08)

RE-M-DC-42 Asistencia Profesores Bienestar

Universitario

RE-M-DC- 86 Evaluación del Desempeño de los docentes

de Bienestar Universitario

Taller

Conferencias

Formato de asignación de casilleros

Formato de apertura de casilleros y entrega de elementos

encontrados

ESPAÑOL GRUPO DE BIENESTAR GRUPO DE BIENESTAR Archivo de Gestión local ACADEMUSOFT B M M B MISIONAL M PUBLICA

176 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO CULTURA


Universitario




Universitario

RE-M-DC- Evaluación del Desempeño de los Instructores

Invitaciones

Convenios

Formato de asistencia profesores Bienestar Universitario

RE-M-DC-42


177 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO RECREACIÓN


Universitario

Inscripción curso de natación ESAP

Inscripción de equipos para campeonato interno ESAP




Universitario

RE-M-DC- Evaluación del Desempeño de los Instructores

SALUD


Universitario

RE-M-DC-84 Asistencia Actividad Bienestar Universitario


178 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO EVALUACIONES DE SERVICIOS

Encuesta Satisfacción de Bienestar Universitario

Tabulación de la encuesta

Evaluación


179 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO HISTORIAS MÉDICAS formato de historia médica ESPAÑOL EXTERNO IPS GRUPO DE BIENESTAR Archivo de Gestión local Software de la IPS MA MA MA MA MISIONAL MA RESERVADA

180 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO HISTORIAS ODONTOLÓGICAS Atención Odontológica programada ESPAÑOL EXTERNO IPS GRUPO DE BIENESTAR Archivo de Gestión local Software de la IPS MA MA MA MA MISIONAL MA RESERVADA

181 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO HISTORIAS PSICOLÓGICAS Formato de consulta - servicio de psicología ESPAÑOL EXTERNO IPS GRUPO DE BIENESTAR Archivo de Gestión local Software de la IPS MA MA MA MA MISIONAL MA RESERVADA

182 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO INFORME DE GESTIÓN

Informes de ejecución presupuestal de Bienestar

Universitario

RE-M-DC-43 Informes Actividades de Bienestar

Universitario



ACTIVO







183 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO INSTRUMENTOS DE CONTROLRE-M-DC-38 Préstamo Elementos Bienestar Universitario

RE-A-GA-06 Salida de elementosESPAÑOL GRUPO DE BIENESTAR GRUPO DE BIENESTAR Archivo de Gestión local ACADEMUSOFT B M M B MISIONAL M PUBLICA

184 DOCENCIA BIENESTAR UNIVERSITARIO PLANES DE ACCIÓN

Encuesta de Diagnóstico de Necesidades

Informe de Diagnóstico de Necesidades

Plan de Acción de Bienestar Universitario

Comunicaciones


185 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO ACTAS COMITÉ CURRICULAR

Convocatoria

Orden del Día

Acta

Soportes

ESPAÑOL FACULTAD DE POSGRADOS FACULTAD DE POSGRADOSArchivo de Gestión de la

facultad de posgradosFile Server G, M A M M MISIONAL A INTERNA

186 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADOACTAS CONSEJO DE

FACULTAD

Convocatoria

Orden del Día

Acta

Soportes

ESPAÑOL FACULTAD DE POSGRADOS FACULTAD DE POSGRADOSArchivo de Gestión de la

facultad de posgrados

File Server G, Celular

personal cuando se graban

las reuniones

M A M M MISIONAL A INTERNA

187 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO DERECHOS DE PETICIÓNSolicitudes

RespuestasESPAÑOL FACULTAD DE POSGRADOS FACULTAD DE POSGRADOS


facultad de posgrados,

correo certificado

PQRS, ACTIVEDOCUMENT,

CorreoA A M M MISIONAL A SENSIBLE

188 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO

DESARROLLO DE LA

FORMACIÓN ACADÉMICA

INTEGRAL

Registro de asistencia a salón

Registro de clases programadas a distancia RE-CDC-70

Formato de registro diario de clase RE-M-DC-16

Formato de seguimiento horas tutoriales RE-M-DC-23

Formato servicio no conforme

Registro de notas

Solicitud revisión nota

Formato reporte extraordinario de notas RE-M-DC-14

Solicitud del estudiante Quejas y Reclamos

Respuesta solicitud

ESPAÑOLFACULTAD DE POSGRADOS

ESTUDIANTESFACULTAD DE POSGRADOS



correo certificado

File Server G, Correo M M M M MISIONAL A INTERNA

189 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO GUÍA DE CÁTEDRA

Propuesta guía didáctica de cátedra

Acta Comité Curricular

Comunicación al docente solicitando ajuste


Guía de Cátedra ajustada





correo certificado


190 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO MÓDULOS

Propuesta temática

Ajuste

Oficio solicitud ajustes

Oficio al docente comunicando aprobación

Módulo


Comunicación al docente solicitando ajustes

Módulo ajustado






correo certificado


191 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO EVENTOS DE CAPACITACIÓN

Convocatoria

Registro de Asistencia

Informe





correo certificado


Página WebB A M M MISIONAL A PUBLICA

192 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADOINFORMES A ENTIDADES DE

CONTROL

Solicitud

InformeESPAÑOL

FACULTAD DE POSGRADOS




correo certificado


Página WebB A A M MISIONAL A PUBLICA

193 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADOINFORMES A OTRAS

ENTIDADES

Solicitud

InformeESPAÑOL





correo certificado


Página WebA A M M MISIONAL A SENSIBLE

194 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO INFORMES DE GESTIÓNSolicitud

InformeESPAÑOL





correo certificado


Página WebM M M M MISIONAL A INTERNA

195 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO

OFERTA DE PROGRAMAS

ACADÉMICOS

CURRICULARES

Correos electrónicos

Formato identificación necesidades de los usuarios

Propuesta de necesidades y expectativas

Propuesta de creación, modificación, suspensión o

supresión de programas curriculares

Concepto acerca de la propuesta

Acta Comité curricular, Acta Consejo de Facultad,

Acta Consejo Académico, Acta Consejo Directivo





correo certificado

Página Web B A A M MISIONAL A PUBLICA

196 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADOPROGRAMACIÓN DEL

CALENDARIO ACADÉMICO

Propuesta de apertura de nuevas cohortes

Resolución de apertura de cohortes






correo certificado


Página WebB A M M MISIONAL A PUBLICA


ACTIVO







197 DOCENCIA FACULTAD DE POSTGRADO RESOLUCIONES RESOLUCIÓN ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS

RESOLUCIÓN SNIES PROGRAMASESPAÑOL SECRETARIA GENERAL


SECRETARIA GENERAL



correo certificado

File Server G, Página Web B A A M MISIONAL A PUBLICA

198 DOCENCIAMEJORAMIENTO Y

DESARROLLO DOCENTE

ACTAS COMITÉ DE

ASIGNACION DE PUNTAJE

Convocatoria

Acta

Formato para evaluación de la productividad académica

asignación puntos salariales

Anexos

ES-INGGRUPO DE MEJORAMIENTO Y

DESARROLLO DOCENTE

GRUPO DE MEJORAMIENTO Y

DESARROLLO DOCENTEArchivo de Gestión local

Correo Electrónico por

GmailMA MA M A MISIONAL A RESERVADA


DESARROLLO DOCENTE

ACTAS COMITÉ DE PERSONAL

DOCENTE

Convocatoria

Acta

Anexos

ESPAÑOLGRUPO DE MEJORAMIENTO Y

DESARROLLO DOCENTE




GmailMA MA M A MISIONAL A RESERVADA


DESARROLLO DOCENTEASCENSOS DOCENTES

Radicación de solicitudes y soportes

Criterios para la evaluación de productividad académica

libros de texto

Formato de evaluación de productividad académica libro

derivado de la investigación.

Evaluación de la productividad académica- libro de

ensayo

Actas

Notificación de no aprobada

Evaluación pares académicos

Convocatoria


DESARROLLO DOCENTE



PC del responsable

File Server GB MA M M MISIONAL A PUBLICA


DESARROLLO DOCENTECLASIFICACION DE DOCENTES

Radicación de hojas de vida

Registro en base de datos

Formato tiempo de clasificación docente

Actas clasificación

Informe de clasificación

Notificación


DESARROLLO DOCENTE



File Server G

PC del responsableA A M M MISIONAL A SENSIBLE


DESARROLLO DOCENTE

EVALUACION DEL

DESEMPEÑO DOCENTE

Instrumentos de evaluación docente

Matriz de evaluación para sustentación oral sobre

documento escrito concurso docente público de méritos

Actas

Registros y reportes sistema RYCA

Informes de análisis y correlación

Informe del coordinador de núcleo o del coordinador

académico territorial

Evaluación docente socializada

Diagnóstico de necesidades


DESARROLLO DOCENTE



File Server G



DESARROLLO DOCENTE

PLAN ANUAL DE

MEJORAMIENTO DE

DESARROLLO DOCENTE

Diagnóstico de necesidades de perfeccionamiento y

capacitación docente

Plan de trabajo académico de profesores de carrera

Informe de evaluación del plan anual de mejoramiento

docente

Informes de seguimiento


DESARROLLO DOCENTE




GmailB M A M MISIONAL A PUBLICA

Documents

INDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA IV. VALORACIÓN …esap.edu.co/portal/wp-content/uploads/2018/07/... · Lista de Chequeo Contratos por Licitación-CTU CU Menor Cuantía RE-A-CT-13